BASES
SUPERINTENDENCIA DE BANCA, SEGUROS Y ADMINISTRADORAS PRIVADAS DE FONDOS DE PENSIONES
CONCURSO PUBLICO N° 003/2015-SBS
BASES
CONCURSO PÚBLICO Nº 003/2015-SBS (PRIMERA CONVOCATORIA)
CONTRATACION DEL SERVICIO DE MICROGRABACIÓN DE DOCUMENTOS DE VALOR PERMANENTE CON VALOR LEGAL
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CONCURSO PUBLICO N° 003/2015-SBS
SECCIÓN GENERAL
DISPOSICIONES COMUNES DEL PROCESO DE SELECCIÓN
(ESTA SECCIÓN NO DEBE SER MODIFICADA EN NINGÚN EXTREMO, BAJO SANCIÓN DE NULIDAD)
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CAPÍTULO I
ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN
1.1. BASE LEGAL
- Ley N° 28411 - Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
- Decreto Legislativo N° 1017 - Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley.
- Decreto Supremo N° 184-2008-EF - Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante el Reglamento.
- Directivas del OSCE.
- Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Código Civil.
- Ley 27806 – Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública.
- Decreto Supremo Nº 007-2008-TR - Texto Único Ordenado de la Ley de Promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del acceso al empleo decente, Ley MYPE.
- Decreto Supremo Nº 008-2008-TR - Reglamento de la Ley MYPE.
Las referidas normas incluyen sus respectivas modificaciones, de ser el caso.
Para la aplicación del derecho deberá considerarse la especialidad de las normas previstas en las presentes Bases.
1.2. CONVOCATORIA
Se efectuará de conformidad con lo señalado en el artículo 51 del Reglamento, en la fecha señalada en el cronograma.
1.3. REGISTRO DE PARTICIPANTES
El registro de participantes se efectuará desde el día siguiente de la convocatoria y hasta un (1) día hábil después de haber quedado integradas las Bases. En el caso de propuestas presentadas por un consorcio, bastará que se registre uno (1) de sus integrantes, de conformidad con el artículo 53 del Reglamento.
La persona natural o persona jurídica que desee participar en el proceso de selección deberá contar con inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores (RNP) conforme al objeto de la convocatoria. La Entidad verificará la vigencia de la inscripción en el RNP y que no se encuentre inhabilitada para contratar con el Estado.
Al registrarse, el participante deberá señalar la siguiente información: Nombres, apellidos y Documento Nacional de Identidad (DNI), en el caso de persona natural; razón social de la persona jurídica; número de Registro Único de Contribuyentes (RUC); domicilio legal; teléfono y fax.
IMPORTANTE:
1.4. FORMULACIÓN DE CONSULTAS A LAS BASES
Las consultas a las Bases serán presentadas por un periodo mínimo de cinco (5) días hábiles, contados desde el día siguiente de la convocatoria, de conformidad con lo establecido en el artículo 55 del Reglamento.
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1.5. ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS A LAS BASES
La decisión que tome el Comité Especial con relación a las consultas presentadas constará en el pliego absolutorio que se notificará a través del SEACE, de conformidad con lo establecido en el artículo 54 del Reglamento, en la fecha señalada en el cronograma del proceso de selección.
El plazo para la absolución no podrá exceder de cinco (5) días hábiles contados desde el vencimiento del plazo para recibir las consultas.
IMPORTANTE:
• No se absolverán consultas a las Bases que se presenten extemporáneamente o que sean formuladas por quienes no se han registrado como participantes.
1.6. FORMULACIÓN DE OBSERVACIONES A LAS BASES
Las observaciones a las Bases serán presentadas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de haber finalizado el término para la absolución de las consultas, de conformidad con lo establecido en el artículo 57 del Reglamento.
1.7. ABSOLUCIÓN DE OBSERVACIONES A LAS BASES
El Comité Especial notificará la absolución de las observaciones a través del SEACE, de conformidad con lo establecido en el artículo 56 del Reglamento, en la fecha señalada en el cronograma del proceso de selección.
El plazo para la absolución no podrá exceder de los cinco (5) días hábiles desde el vencimiento del plazo para recibir observaciones.
El Comité Especial debe incluir en el pliego de absolución de observaciones el requerimiento de pago de la tasa por concepto de elevación de observaciones al OSCE.
IMPORTANTE:
• No se absolverán observaciones a las Bases que se presenten extemporáneamente o que sean formuladas por quienes no se han registrado como participantes.
1.8. ELEVACIÓN DE OBSERVACIONES AL OSCE
El plazo para solicitar la elevación de observaciones para el pronunciamiento del OSCE es de tres (3) días hábiles, computados desde el día siguiente de la notificación xxx xxxxxx absolutorio a través del SEACE.
Los participantes pueden solicitar la elevación de las observaciones para la emisión de pronunciamiento, en los siguientes supuestos:
1. Cuando las observaciones presentadas por el participante no fueron acogidas o fueron acogidas parcialmente;
2. Cuando a pesar de ser acogidas sus observaciones, el participante considere que tal acogimiento continúa siendo contrario a lo dispuesto por el artículo 26 de la Ley, cualquier otra disposición de la normativa sobre contrataciones del Estado u otras normas complementarias o conexas que tengan relación con el proceso de selección; y
3. Cuando el participante considere que el acogimiento de una observación formulada por otro participante resulta contrario a lo dispuesto por el artículo 26 de la Ley, cualquier otra disposición de la normativa sobre contrataciones del Estado u otras normas complementarias o conexas que tengan relación con el proceso de selección. En este caso, el participante debe haberse registrado como tal hasta el
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vencimiento del plazo para formular observaciones.
El Comité Especial, bajo responsabilidad, deberá remitir la totalidad de la documentación requerida para tal fin por el TUPA del OSCE, a más tardar al día siguiente de vencido el plazo para que los participantes soliciten la elevación de observaciones.
La emisión y publicación del pronunciamiento en el SEACE, debe efectuarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes de recibido el expediente completo por el OSCE
1.9. INTEGRACIÓN DE LAS BASES
Las Bases integradas constituyen las reglas definitivas del proceso de selección por lo que deberán contener las correcciones, precisiones y/o modificaciones producidas como consecuencia de la absolución de las consultas y de las observaciones, las dispuestas por el pronunciamiento, así como las requeridas por el OSCE en el marco de sus acciones de supervisión.
Una vez integradas, las Bases no podrán ser cuestionadas en ninguna otra vía ni modificadas por autoridad administrativa alguna, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad. Esta restricción no afecta la competencia del Tribunal para declarar la nulidad del proceso por deficiencias en las Bases.
El Comité Especial integrará y publicará las Bases teniendo en consideración los siguientes plazos:
1. Cuando no se hayan presentado observaciones, al día siguiente de vencido el plazo para formularlas.
2. Cuando se hayan presentado observaciones, al día siguiente de vencido el plazo para que los participantes soliciten la elevación de dichas observaciones para la emisión de pronunciamiento, siempre que ningún participante haya hecho efectivo tal derecho.
3. Cuando se haya solicitado la elevación de observaciones, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de notificado el pronunciamiento respectivo en el SEACE.
Corresponde al Comité Especial, bajo responsabilidad, integrar las Bases y publicarlas en el SEACE, conforme lo establecen los artículos 59 y 60 del Reglamento.
De conformidad con el artículo 31 del Reglamento, el Comité Especial no podrá efectuar modificaciones de oficio al contenido de las Bases, bajo responsabilidad.
1.10. FORMA DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Y ACREDITACIÓN
Todos los documentos que contengan información referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación se presentan en idioma castellano o, en su defecto, acompañados de traducción oficial o sin valor oficial efectuada por traductor público juramentado o traducción certificada efectuada por traductor colegiado certificado, salvo el caso de la información técnica complementaria contenida en folletos, instructivos, catálogos o similares, que puede ser presentada en el idioma original. El postor es responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos.
Las propuestas se presentarán en dos (2) sobres cerrados, de los cuales el primero contendrá la propuesta técnica y el segundo la propuesta económica.
Si las propuestas se presentan en hojas simples se redactarán por medios mecánicos o electrónicos y serán foliadas correlativamente empezando por el número uno.
Asimismo, cuando las propuestas tengan que ser presentadas total o parcialmente mediante formularios o formatos, éstos podrán ser llenados por cualquier medio, incluyendo el manual.
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En ambos supuestos, las propuestas deben llevar el sello y la rúbrica del postor o de su representante legal o mandatario designado para dicho fin, salvo que el postor sea persona natural, en cuyo caso bastará que éste o su apoderado, indique debajo de la rúbrica sus nombres y apellidos completos.
Las personas naturales podrán concurrir personalmente o a través de su apoderado debidamente acreditado ante el Comité Especial, mediante carta poder simple (Formato N° 1). Las personas jurídicas lo harán por medio de su representante legal acreditado con copia simple del documento registral vigente que consigne dicho cargo o a través de su apoderado acreditado con carta poder simple suscrita por el representante legal, a la que se adjuntará el documento registral vigente que consigne la designación del representante legal, expedido con una antigüedad no mayor de treinta (30) días calendario a la presentación de propuestas. (Formato Nº 1)
En el caso de consorcios, la propuesta puede ser presentada por el representante común del consorcio, o por el apoderado designado por éste, o por el representante legal o apoderado de uno de los integrantes del consorcio que se encuentre registrado como participante, conforme a lo siguiente:
1. En el caso que el representante común del consorcio presente la propuesta, éste debe presentar copia simple de la promesa formal de consorcio.
2. En el caso que el apoderado designado por el representante común del consorcio presente la propuesta, este debe presentar carta poder simple suscrita por el representante común del consorcio y copia simple de la promesa formal de consorcio.
3. En el caso del representante legal o apoderado de uno de los integrantes del consorcio que se encuentre registrado como participante, la acreditación se realizará conforme a lo dispuesto en el sexto párrafo del presente numeral, según corresponda.
IMPORTANTE:
• Las Entidades someten a fiscalización posterior conforme a lo previsto en el artículo
32 de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, la documentación, declaraciones y traducciones presentadas por el ganador de la Buena Pro.
1.11. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
La presentación de propuestas se realiza en acto público, en la fecha y hora señaladas en el cronograma del proceso.
El acto se inicia cuando el Comité Especial empieza a llamar a los participantes en el orden en que se registraron para participar en el proceso, para que entreguen sus propuestas. Si al momento de ser llamado el participante no se encuentra presente, se le tendrá por desistido. Si algún participante es omitido, podrá acreditarse con la presentación de la constancia de su registro como participante.
Los integrantes de un consorcio no podrán presentar propuestas individuales ni conformar más de un consorcio.
IMPORTANTE:
• En caso de convocarse según relación de ítems, los integrantes de un consorcio no podrán presentar propuestas individuales ni conformar más de un consorcio en un mismo ítem, lo que no impide que puedan presentarse individualmente o conformando otro consorcio en ítems distintos.
En el caso que el Comité Especial rechace la acreditación del apoderado, representante legal o representante común, según corresponda en atención al numeral 1.10, y este
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exprese su disconformidad, se anotará tal circunstancia en el acta y el Notario (o Xxxx xx Xxx) mantendrá la propuesta y los documentos de acreditación en su poder hasta el momento en que el participante formule apelación. Si se formula apelación se estará a lo que finalmente se resuelva al respecto.
Después de recibidas las propuestas, el Comité Especial procederá a abrir los sobres que contienen la propuesta técnica de cada postor, a fin de verificar que los documentos presentados por cada postor sean los solicitados en las Bases.
En el caso que de la revisión de la propuesta se adviertan defectos de forma, tales como errores u omisiones subsanables en los documentos presentados que no modifiquen el alcance de la propuesta técnica, o la omisión de presentación de uno o más documentos que acrediten el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos —siempre que se trate de documentos emitidos por autoridad pública nacional o un privado en ejercicio de función pública, tales como autorizaciones, permisos, títulos, constancias y/o certificados que acrediten estar inscrito o integrar un registro, y otros de naturaleza análoga, para lo cual deben haber sido obtenidos por el postor con anterioridad a la fecha establecida para la presentación de propuestas—, se actuará conforme lo dispuesto en el artículo 68 del Reglamento. Este es el único momento en que puede otorgarse plazo para subsanar la propuesta técnica.
En el caso de advertirse que la propuesta no cumple con lo requerido por las Bases, y no se encuentre dentro de los supuestos señalados en el párrafo anterior, se devolverá la propuesta, teniéndola por no admitida, salvo que el postor exprese su disconformidad, en cuyo caso se anotará tal circunstancia en el acta y el Notario (o Xxxx xx Xxx) mantendrá la propuesta en su poder hasta el momento en que el postor formule apelación. Si se formula apelación se estará a lo que finalmente se resuelva al respecto.
Después de abierto cada sobre que contiene la propuesta técnica, el Notario (o Xxxx xx Xxx) procederá a sellar y firmar cada hoja de los documentos de la propuesta técnica. A su vez, si las Bases han previsto que la evaluación y calificación de las propuestas técnicas se realice en fecha posterior, el Notario (o Xxxx xx Xxx) procederá a colocar los sobres cerrados que contienen las propuestas económicas dentro de uno o más sobres, los que serán debidamente sellados y firmados por él, por los miembros del Comité Especial y por los postores que así lo deseen, conservándolos hasta la fecha en que el Comité Especial, en acto público, comunique verbalmente a los postores el resultado de la evaluación de las propuestas técnicas.
Al terminar el acto público, se levantará un acta, la cual será suscrita por el Notario (o Xxxx xx Xxx), por todos sus miembros, así como por los veedores y los postores que lo deseen.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 64 del Reglamento, en los actos de presentación de propuestas y otorgamiento de la Buena Pro se podrá contar con la presencia de un representante del Sistema Nacional de Control, quien participará como veedor y deberá suscribir el acta correspondiente, su inasistencia no viciará el proceso.
1.12. CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONÓMICA
La propuesta económica (Sobre Nº 2) deberá incluir obligatoriamente lo siguiente:
La oferta económica, en la moneda que corresponda, incluidos todos los tributos, seguros, transportes, inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los costos laborales conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que pueda tener incidencia sobre el costo del servicio a contratar; excepto la de aquellos postores que gocen de exoneraciones legales. La Entidad no reconocerá pago adicional de ninguna naturaleza.
El monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen deberán ser expresados con dos decimales. Los precios unitarios podrán ser expresados con más de dos decimales.
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IMPORTANTE:
• Tratándose de un proceso según relación de ítems, cuando los postores se presenten a más de un ítem, deberán presentar sus propuestas económicas en forma independiente.1
1.13. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
La evaluación de propuestas se realizará en dos (2) etapas: La evaluación técnica y la evaluación económica.
Los máximos puntajes asignados a las propuestas son los siguientes: Propuesta Técnica : 100 puntos
Propuesta Económica : 100 puntos
1.13.1. EVALUACIÓN TÉCNICA
Se verificará que la propuesta técnica cumpla con los requerimientos técnicos mínimos contenidos en las presentes Bases. Las propuestas que no cumplan dichos requerimientos no serán admitidas.
Sólo aquellas propuestas admitidas y aquellas a las que el Comité Especial hubiese otorgado plazo de subsanación, pasarán a la evaluación técnica.
En aquellos casos en los que se hubiese otorgado plazo para la subsanación de la propuesta, el Comité Especial deberá determinar si se cumplió o no con la subsanación solicitada. Si luego de vencido el plazo otorgado, no se cumple con la subsanación, el Comité Especial tendrá la propuesta por no admitida.
Una vez cumplida la subsanación de la propuesta o vencido el plazo otorgado para dicho efecto, se continuará con la evaluación de la propuestas técnicas admitidas, asignando los puntajes correspondientes, conforme a la metodología de asignación de puntaje establecida para cada factor.
Las propuestas técnicas que no alcancen el puntaje mínimo de ochenta (80) puntos, serán descalificadas en esta etapa y no accederán a la evaluación económica.
1.13.2. EVALUACIÓN ECONÓMICA
Si la propuesta económica excede el valor referencial, será devuelta por el Comité Especial y se tendrá por no presentada, conforme lo establece el artículo 33 de la Ley.
La evaluación económica consistirá en asignar el puntaje máximo establecido a la propuesta económica de menor monto. Al resto de propuestas se les asignará un puntaje inversamente proporcional, según la siguiente fórmula:
Pi = Om x PMPE
Oi
Donde: | ||
i | = | Propuesta |
Pi | = | Puntaje de la propuesta económica i |
Oi | = | Propuesta Económica i |
Om | = | Propuesta Económica de monto o precio más bajo |
1 Luego de efectuada la evaluación técnica, cabe la posibilidad que dicho postor haya obtenido el puntaje necesario para acceder a la evaluación económica únicamente en algunos de los ítems a los que se presentó, por lo que, de acuerdo con el artículo 71 del Reglamento, correspondería devolver las propuestas económicas sin abrir, lo que no resultaría posible si la totalidad de las propuestas económicas del postor se incluyen en un solo sobre.
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PMPE = Puntaje Máximo de la Propuesta Económica
IMPORTANTE:
• En caso el proceso se convoque bajo el sistema de precios unitarios, tarifas o porcentajes, el Comité Especial deberá verificar las operaciones aritméticas de la propuesta que obtuvo el mayor puntaje total y, de existir alguna incorrección, deberá corregirla a fin de consignar el monto correcto y asignarle el lugar que le corresponda. Dicha corrección debe figurar expresamente en el acta respectiva.
• Sólo cuando se haya previsto (según el caso concreto) aceptar propuestas económicas que incluyan propuestas de financiamiento, la propuesta económica se evaluará utilizando el método del valor presente neto del flujo financiero que comprenda los costos financieros y el repago de la deuda. Se tomarán en cuenta todos los costos del financiamiento, tales como la tasa de interés, comisiones, seguros y otros, así como la contrapartida de la Entidad si fuere el caso, conforme a las disposiciones contenidas en el artículo 70 del Reglamento.
1.14. ACTO PÚBLICO DE OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO
En la fecha y hora señalada en las Bases, el Comité Especial se pronunciará sobre la admisión y la evaluación técnica de las propuestas, comunicando los resultados de esta última.
La evaluación de las propuestas económicas se realizará de conformidad con el procedimiento establecido en las presentes Bases.
La determinación del puntaje total se hará de conformidad con el artículo 71 del Reglamento.
El Comité Especial procederá a otorgar la Buena Pro a la propuesta ganadora, dando a conocer los resultados del proceso de selección a través de un cuadro comparativo en el que se consignará el orden de prelación en que han quedado calificados los postores, detallando los puntajes técnico, económico y total obtenidos por cada uno de ellos.
En el supuesto que dos (2) o más propuestas empaten, el otorgamiento de la Buena Pro se efectuará observando lo señalado en el artículo 73 del Reglamento.
Al terminar el acto público se levantará un acta, la cual será suscrita por el Notario (o Xxxx xx Xxx), por todos los miembros del Comité Especial y por los postores que deseen hacerlo.
El otorgamiento de la Buena Pro se presumirá notificado a todos los postores en la misma fecha, oportunidad en la que se entregará a los postores copia del acta de otorgamiento de la Buena Pro y el cuadro comparativo, detallando los resultados en cada factor de evaluación. Xxxxx presunción no admite prueba en contrario. Esta información se publicará el mismo día en el SEACE.
1.15. CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO
Cuando se hayan presentado dos (2) o más propuestas, el consentimiento de la Buena Pro se producirá a los ocho (8) días hábiles de la notificación de su otorgamiento en acto público, sin que los postores hayan ejercido el derecho de interponer el recurso de apelación. En este caso, el consentimiento se publicará en el SEACE al día hábil siguiente de haberse producido.
En el caso que se haya presentado una sola oferta, el consentimiento de la Buena Pro se producirá el mismo día de la notificación de su otorgamiento en acto público, y podrá ser publicado en el SEACE ese mismo día o hasta el día hábil siguiente.
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1.16. CONSTANCIA DE NO ESTAR INHABILITADO PARA CONTRATAR CON EL ESTADO
De acuerdo con el artículo 282 del Reglamento, a partir del día hábil siguiente de haber quedado consentida la Buena Pro o de haberse agotado la vía administrativa conforme a lo previsto en el artículo 122 del Reglamento, el postor ganador de la Buena Pro debe solicitar ante el OSCE la expedición de la constancia de no estar inhabilitado para contratar con el Estado.
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CAPÍTULO II
SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS DURANTE EL PROCESO DE SELECCIÓN
2.1. RECURSO DE APELACIÓN
A través del recurso de apelación se impugnan los actos dictados durante el desarrollo del proceso de selección, desde la convocatoria hasta aquellos emitidos antes de la celebración del contrato.
El recurso de apelación se presenta ante y es resuelto por el Tribunal de Contrataciones del Estado.
Los actos emitidos por el Titular de la Entidad que declaren la nulidad de oficio o cancelen el proceso, podrán impugnarse ante el Tribunal de Contrataciones del Estado.
2.2. PLAZOS DE INTERPOSICIÓN DEL RECURSO DE APELACIÓN
La apelación contra el otorgamiento de la Buena Pro o contra los actos dictados con anterioridad a ella debe interponerse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes de haberse otorgado la Buena Pro.
La apelación contra los actos distintos a los indicados en el párrafo anterior debe interponerse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes de haberse tomado conocimiento del acto que se desea impugnar.
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CAPÍTULO III DEL CONTRATO
3.1. DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
Dentro del plazo de doce (12) días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro o cuando esta haya quedado administrativamente firme, debe suscribirse el contrato. Dentro del referido plazo: a) El postor ganador debe presentar la totalidad de la documentación prevista en las Bases, b) La Entidad, de corresponder, solicita la subsanación de la documentación presentada y c) El postor ganador subsana las observaciones formuladas por la Entidad.
En el supuesto que el postor ganador no presente la documentación y/o no concurra a suscribir el contrato, en los plazos antes indicados, se procederá de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 148 del Reglamento, según corresponda.
El contrato será suscrito por la Entidad, a través del funcionario competente o debidamente autorizado, y por el ganador de la Buena Pro, ya sea directamente o por medio de su apoderado, tratándose de persona natural, y tratándose de persona jurídica, a través de su representante legal, de conformidad con lo establecido en el artículo 139 del Reglamento.
Para suscribir el contrato, el postor ganador de la Buena Pro deberá presentar, además de los documentos previstos en las Bases, los siguientes:
▪ Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado.
▪ Garantía de fiel cumplimiento.
▪ Garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias, en caso corresponda.
▪ Garantía por el monto diferencial de propuesta, en caso corresponda.
▪ Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los integrantes, de ser el caso.
▪ Código de cuenta interbancario (CCI).
3.2. VIGENCIA DEL CONTRATO
En aplicación de lo dispuesto en el artículo 149 del Reglamento, el contrato tiene vigencia desde el día siguiente de la suscripción del documento que lo contiene. Dicha vigencia rige hasta que el funcionario competente dé la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista y se efectúe el pago correspondiente.
3.3. DE LAS GARANTÍAS
3.3.1. GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO
El postor ganador debe entregar a la Entidad la garantía de fiel cumplimiento del contrato. Esta deberá ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original y tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.
De manera excepcional, respecto de aquellos contratos que tengan una vigencia superior a un (1) año, previamente a la suscripción del contrato, las Entidades podrán aceptar que el ganador de la Buena Pro presente la garantía de fiel cumplimiento y de ser el caso, la garantía por el monto diferencial de la propuesta, con una vigencia de un (1) año, con el compromiso de renovar su vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación.
IMPORTANTE:
• Al amparo de lo dispuesto en el artículo 39 de la Ley, en los casos de prestación de servicios de ejecución periódica, alternativamente, las micro y
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pequeñas empresas pueden optar que, como garantía de fiel cumplimiento, la Entidad retenga el diez por ciento (10%) del monto del contrato original. Para estos efectos, la retención de dicho monto se efectuará durante la primera mitad del número total de pagos a realizarse, de forma prorrateada, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo.
3.3.2. GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO POR PRESTACIONES ACCESORIAS
En caso el contrato conlleve a la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación o actividades afines, se otorgará una garantía adicional por este concepto, la misma que se renovará periódicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su presentación en ningún caso.
3.3.3. GARANTÍA POR EL MONTO DIFERENCIAL DE PROPUESTA
Cuando la propuesta económica fuese inferior al valor referencial en más xxx xxxx por ciento (10%) de éste, para la suscripción del contrato, el postor ganador deberá presentar una garantía adicional por un monto equivalente al veinticinco por ciento (25%) de la diferencia entre el valor referencial y la propuesta económica. Dicha garantía deberá tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.
3.4. REQUISITOS DE LAS GARANTÍAS
Las garantías que se presenten deberán ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática en el país al sólo requerimiento de la Entidad. Asimismo, deben ser emitidas por empresas que se encuentren bajo la supervisión de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, y deben estar autorizadas para emitir garantías; o estar consideradas en la lista actualizada de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú.
IMPORTANTE:
• Corresponde a la Entidad verificar que las garantías presentadas por los postores o contratistas cumplen con los requisitos y condiciones necesarios para su aceptación y eventual ejecución.
3.5. EJECUCIÓN DE GARANTÍAS
Las garantías se harán efectivas conforme a las estipulaciones contempladas en el artículo 164 del Reglamento.
3.6. ADELANTOS
La Entidad entregará adelantos directos, conforme a lo previsto en el artículo 171 del Reglamento, siempre que ello haya sido previsto en la sección específica de las Bases.
En el supuesto que no se entregue el adelanto en el plazo previsto, el contratista tiene derecho a solicitar la ampliación del plazo de ejecución de la prestación por el número de días equivalente a la demora, conforme al artículo 172 del Reglamento.
3.7. DE LAS PENALIDADES E INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
Las penalidades por retraso injustificado en la ejecución del servicio y las causales para la resolución del contrato, serán aplicadas de conformidad con los artículos 165 y 168 del Reglamento, respectivamente.
De acuerdo con los artículos 48 de la Ley y 166 del Reglamento, en las Bases o el contrato podrán establecerse penalidades distintas a la mencionada en el artículo 165 del
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Reglamento, siempre y cuando sean objetivas, razonables y congruentes con el objeto de la convocatoria, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse. Estas penalidades se calcularán de forma independiente a la penalidad por xxxx.
3.8. PAGOS
La Entidad deberá realizar todos los pagos a favor del contratista por concepto de los servicios objeto del contrato. Dichos pagos se efectuarán después de ejecutada la respectiva prestación; salvo que, por razones xx xxxxxxx, el pago del precio sea condición para la realización del servicio.
La Entidad deberá pagar las contraprestaciones pactadas a favor del contratista en la forma y oportunidad (pago único o pagos parciales) establecida en las Bases o en el contrato, siempre que el contratista los solicite presentando la documentación que justifique el pago y acredite la ejecución de la prestación de los servicios, conforme a la sección específica de las Bases
Para tal efecto, el responsable de otorgar la conformidad de la prestación de los servicios, deberá hacerlo en un plazo que no excederá de los diez (10) días calendario de ser éstos prestados, a fin que la Entidad cumpla con la obligación de efectuar el pago dentro de los quince (15) días calendario siguientes, siempre que se verifiquen las condiciones establecidas en el contrato.
En el caso que se haya suscrito contrato con un consorcio, el pago se realizará de acuerdo a lo que se indique en el contrato de consorcio.
En caso de retraso en el pago, el contratista tendrá derecho al pago de intereses conforme a lo establecido en el artículo 48 de la Ley, contado desde la oportunidad en que el pago debió efectuarse.
3.9. DISPOSICIONES FINALES
Todos los demás aspectos del presente proceso no contemplados en las Bases se regirán supletoriamente por la Ley y su Reglamento, así como por las disposiciones legales vigentes.
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SECCIÓN ESPECÍFICA
CONDICIONES ESPECIALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN
(EN ESTA SECCIÓN LA ENTIDAD DEBERÁ COMPLETAR LA INFORMACIÓN EXIGIDA, DE ACUERDO A LAS INSTRUCCIONES INDICADAS)
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CAPÍTULO I GENERALIDADES
1.1. ENTIDAD CONVOCANTE
Nombre | : | Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones |
RUC Nº | : | 20131370564 |
Domicilio legal | : | Xx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xx 000 – Xxx Xxxxxx |
Teléfono/Fax: | : | 000-0000 / 000-0000 |
Correo electrónico: | : |
1.2. OBJETO DE LA CONVOCATORIA
El presente proceso de selección tiene por objeto la contratación del servicio de micrograbación de documentos de valor permanente con valor legal.
1.3. VALOR REFERENCIAL2
El valor referencial asciende a S/. 8,494,310.00 (Ocho millones cuatrocientos noventa y cuatro mil trescientos diez y 00/100 Nuevos Soles), incluido los impuestos xx Xxx y cualquier otro concepto que incida en el costo total del servicio. El valor referencial ha sido calculado al mes xx xxxxx del 2015.
IMPORTANTE:
• Las propuestas económicas no pueden exceder el monto consignado en las Bases como valor referencial de conformidad con el artículo 33 de la Ley. No existe un límite mínimo como tope para efectuar dichas propuestas.
1.4. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
El expediente de contratación fue aprobado mediante Memorándum N° 186-2015-SAAG, el 29 xx xxxxx del 2015.
1.5. FUENTE DE FINANCIAMIENTO
Recursos propios.
1.6. SISTEMA DE CONTRATACIÓN
El presente proceso se rige por el sistema de precios unitarios, de acuerdo con lo establecido en el expediente de contratación respectivo.
1.7. ALCANCES DEL REQUERIMIENTO
El servicio a contratar está definido en los Requerimientos Técnicos Mínimos que forman parte de la presente Sección en el Capítulo III.
2 El monto del valor referencial indicado en esta sección de las Bases no debe diferir del monto del valor referencial consignado en la ficha del proceso en el SEACE. No obstante, de existir contradicción entre estos montos, primará el monto del valor referencial indicado en las Bases aprobadas.
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1.8. PLAZO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Los servicios materia de la presente convocatoria se prestarán en el plazo de doce (12) meses o hasta consumir el monto total contratado. Dicho plazo constituye un requerimiento técnico mínimo que debe coincidir con lo establecido en el expediente de contratación.
1.9. COSTO DE REPRODUCCIÓN DE LAS BASES
S/. 8.00 (Ocho y 00/100 Nuevos Soles)
1.10. BASE LEGAL
- Resolución SBS N° 8582-2014 Medidas de austeridad, racionalidad, disciplina en el gasto y de ingresos de personal para el Ejercicio 2015 en la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones.
Las referidas normas incluyen sus respectivas modificaciones, de ser el caso.
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CAPÍTULO II
DEL PROCESO DE SELECCIÓN
2.1. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN3
Etapa | Fecha, hora y lugar | |
Convocatoria | : | 30/04/2015 |
Registro de participantes | : | Del: 04/05/2015 Al: 02/06/2015 |
Formulación de Consultas | : | Del: 04/05/2015 Al: 08/05/2015 |
Absolución de Consultas | : | 15/05/2015 |
Formulación de Observaciones a las Bases | : | Del: 18/05/2015 Al: 22/05/2015 |
Absolución de Observaciones a las Bases | : | 29/05/2015 |
Integración de las Bases | : | 01/06/2015 |
Presentación de Propuestas | : | 10/06/2015. 10:00 horas |
* El acto público se realizará en | : | Xx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xx 000 – San Xxxxxx.. |
Calificación y Evaluación de Propuestas | : | Del 11/06/2015 al 16/06/2015 |
Otorgamiento de la Buena Pro | : | 17/06/2015: 10:00 horas |
* El acto público se realizará en | : | Xx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xx 000 – San Xxxxxx. |
2.2. REGISTRO DE PARTICIPANTES
El registro de los participantes es gratuito y se realizará en el Departamento de Logística de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, sito en Av. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Nº 185, San Xxxxxx, en las fechas señaladas en el cronograma, en el horario de 08:30 a 16:45 horas.
En el momento del registro, se emitirá la constancia o cargo correspondiente en el que se indicará: número y objeto del proceso, el nombre y firma de la persona que efectuó el registro, así como el día y hora de dicha recepción.
IMPORTANTE:
• Los participantes registrados tienen el derecho de solicitar un ejemplar de las Bases, para cuyo efecto deben cancelar el costo de reproducción de las mismas.
2.3. FORMULACIÓN DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES A LAS BASES
Las consultas y observaciones se presentarán por escrito, debidamente fundamentadas, ante la ventanilla xx Xxxx de Partes de la Entidad (Unidad de Trámite Documentario) o la que haga sus veces, sito en Av. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx N° 185 – San Xxxxxx, en las fechas señaladas en el cronograma, en el horario de 08:30 a 16:45 horas, debiendo estar dirigidos al Presidente del Comité Especial del CONCURSO PÚBLICO N° 003/2015-SBS, pudiendo ser remitidas adicionalmente al siguiente correo electrónico: xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx
3 La información del cronograma indicado en las Bases no debe diferir de la información consignada en el cronograma de la ficha del proceso en el SEACE. No obstante, de existir contradicción en esta información, primará el cronograma indicado en la ficha del proceso en el SEACE.
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2.4. ACTO PÚBLICO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Las propuestas se presentarán en acto público, en Av. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx N° 185 – San Xxxxxx, en la fecha y hora señalada en el cronograma. El acto público se realizará con la participación xx Xxxxxxx.
Se podrá contar con la presencia de un representante del Sistema Nacional de Control, quien participará como veedor y deberá suscribir el acta correspondiente. La no asistencia del mismo no vicia el proceso.
Las propuestas se presentarán en dos (2) sobres cerrados y estarán dirigidas al Comité Especial del CONCURSO PÚBLICO N° 003/2015-SBS conforme al siguiente detalle:
SOBRE N° 1: Propuesta Técnica. El sobre será rotulado:
Señores
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Av. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx N° 185 – San Xxxxxx Att.: Comité Especial
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Denominación de la convocatoria: Contratación del servicio de micrograbación de documentos de valor permanente con valor legal.
SOBRE N° 1: PROPUESTA TÉCNICA [NOMBRE / RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR]
SOBRE Nº 2: Propuesta Económica. El sobre será rotulado:
Señores
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Av. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx N° 185 – San Xxxxxx Att.: Comité Especial
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Denominación de la convocatoria: Contratación del servicio de micrograbación de documentos de valor permanente con valor legal.
SOBRE N° 2: PROPUESTA ECONÓMICA [NOMBRE / RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR]
2.5. CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS
2.5.1. SOBRE N° 1 - PROPUESTA TÉCNICA
Se presentará en un original y una copia.
El sobre Nº 1 contendrá, además de un índice de documentos 4 , la siguiente documentación:
4 La omisión del índice no descalifica la propuesta, ya que su presentación no tiene incidencia en el objeto de la convocatoria.
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Documentación de presentación obligatoria:
a) Declaración jurada de datos del postor. Cuando se trate de consorcio, esta declaración jurada será presentada por cada uno de los consorciados (Anexo Nº 1).
b) Declaración jurada de cumplimiento de los Requerimientos Técnicos Mínimos contenidos en el Capítulo III de la presente sección (Anexo Nº 2).
c) Declaración jurada simple de acuerdo al artículo 42 del Reglamento (Anexo Nº 3). En el caso de consorcios, cada integrante debe presentar esta declaración jurada, salvo que sea presentada por el representante común del consorcio.
d) Promesa formal de consorcio, de ser el caso, en la que se consigne los integrantes, el representante común, el domicilio común y las obligaciones a las que se compromete cada uno de los integrantes del consorcio así como el porcentaje equivalente a dichas obligaciones (Anexo Nº 4).
La promesa formal de consorcio deberá ser suscrita por cada uno de sus integrantes.
Se presume que el representante común del consorcio se encuentra facultado para actuar en nombre y representación del mismo en todos los actos referidos al proceso de selección, suscripción y ejecución del contrato, con amplias y suficientes facultades.
e) Declaración Jurada de Plazo de prestación del servicio (Anexo Nº 5).
f) Personal propuesto para el servicio (Anexo N° 8). El postor deberá presentar copia simple de (i) contratos de trabajo con su respectiva conformidad, (ii) certificados, (iii) constancias de trabajo o (iv) cualquier otro documento que, de manera fehaciente, que demuestre el tiempo de experiencia del Fedatario Juramentado en trabajos referidos al servicio de Fedatación Informática. Tomar en cuenta los requerimientos técnicos mínimos y los criterios de evaluación.
Además, el postor deberá presentar copia simple de los documentos que acrediten los siguientes requisitos del Fedatario Juramentado propuesto:
- Haber participado directamente en por lo menos un proyecto exitoso de implementación para la certificación de líneas de producción y/o almacenamiento de microformas en el sector Público en los últimos ocho
(08) años, para lo cual deberá adjuntarse el Contrato, la Conformidad y el Certificado de Idoneidad Técnica obtenido.
- Profesional con título de abogado.
- Encontrarse hábil para el ejercicio de la profesión.
- Contar con Diploma de Idoneidad Técnica de Fedatario Juramentado con especialización en Informática.
- Estar habilitado en el Registro Nacional de Fedatarios Juramentados, con especialización en Informática.
g) El postor deberá haber realizado por lo menos dos (02) proyectos de digitalización con valor legal como mínimo de 2’000,000 de imágenes cada proyecto, durante los últimos cinco (05) años. Xxxx acreditarse mediante la presentación de copia simple de contratos y su respectiva conformidad de culminación de la prestación del servicio o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente.
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h) Copia simple del Certificado de Idoneidad Técnica del Sistema de Producción y Almacenamiento de Microformas, para la digitalización con valor legal, el mismo que debe estar vigente a la fecha de presentación de la propuesta y durante la vigencia del servicio.
i) Copia simple de resolución emitida por el INDECOPI que acredite que el postor cuente con un sistema de procesamiento de documentos y administración de imágenes de su propiedad y registrado en el INDECOPI.
j) Copia simple de la resolución emitida por el INDECOPI que el postor cuente con un software de firma digital y sello de tiempo acreditados en el INDECOPI.
k) Documento que acredite que el postor cuenta con una línea de producción de microformas certificada de acuerdo a lo indicado por la NTP 392.030.2.2005. La certificación debe ser acreditada por un órgano certificador debidamente autorizado por INDECOPI.
l) Metodología de Gestión de Calidad de acuerdo a lo requerido en los Términos de Referencia. El postor deberá indicar los objetivos, políticas, procedimientos, formatos e indicadores que se implementarán durante el servicio y que garanticen la calidad del servicio.
m) Metodología de Gestión de Proyectos de acuerdo a lo requerido en los Términos de Referencia. El postor deberá indicar las políticas, procedimientos, formatos, herramientas que soportan la Metodología e indicadores que se implementarán durante el servicio.
n) Metodología de Preparación de acuerdo a lo requerido en los Términos de Referencia. El postor deberá indicar los objetivos, políticas, procedimientos y formatos que se implementarán durante el servicio.
IMPORTANTE:
• La omisión de alguno de los documentos enunciados acarreará la no admisión de la propuesta, sin perjuicio de lo señalado en el artículo 68 del Reglamento.
Documentación de presentación facultativa:
a) Factor Experiencia del Postor: Copia simple de contratos u órdenes de servicio, y su respectiva conformidad por la prestación efectuada; o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente. Adicionalmente, para acreditar experiencia adquirida en consorcio, deberá presentarse copia simple de la promesa formal de consorcio o el contrato de consorcio.
Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben presentar el Anexo N° 6,
referido a la Experiencia del Postor.
b) Factor Cumplimiento del Servicio: Constancias de prestación o cualquier otro documento que acredite el nivel de cumplimiento del postor, respecto de los servicios presentados para acreditar la experiencia del postor.
c) Factor Certificación ISO 9001:2008: Copia simple del certificado ISO 9001:2008 vigente a la fecha de presentación de propuestas.
IMPORTANTE:
• En caso exista contradicción entre la información presentada en la propuesta técnica, la propuesta será descalificada.
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• Todos los documentos que contengan información referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación se presentarán en idioma castellano o, en su defecto, acompañados de traducción oficial o sin valor oficial efectuada por traductor publico juramentado o traducción certificada efectuada por traductor colegiado certificado, salvo el caso de la información técnica complementaria contenida en folletos, instructivos, catálogos o similares, que podrá ser presentada en el idioma original. El postor será responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos.
2.5.2. SOBRE N° 2 - PROPUESTA ECONÓMICA5
El Sobre Nº 2 deberá contener la siguiente información obligatoria:
Oferta económica expresada en la moneda del valor referencial y el detalle de precios unitarios cuando este sistema haya sido establecido en las Bases (Anexo Nº 7).
El monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen deberán ser expresados con dos decimales. Los precios unitarios podrán ser expresados con más de dos decimales.
IMPORTANTE:
• La admisión de la propuesta económica que presenten los postores dependerá de si aquella se encuentra dentro los márgenes establecidos en el artículo 33 de la Ley y el artículo 39 de su Reglamento.
• En caso la información contenida en la propuesta económica difiera de la información contenida en la propuesta técnica, la propuesta económica será descalificada.
2.6. DETERMINACIÓN DEL PUNTAJE TOTAL
Una vez evaluadas las propuestas técnica y económica se procederá a determinar el puntaje total de las mismas.
El puntaje total de las propuestas será el promedio ponderado de ambas evaluaciones, obtenido de la siguiente fórmula:
PTPi = c1 PTi + c2 PEi
Donde:
PTPi = Puntaje total del postor i
PTi = Puntaje por evaluación técnica del postor i PEi = Puntaje por evaluación económica del postor i
Se aplicarán las siguientes ponderaciones:
c1 = Coeficiente de ponderación para la evaluación técnica.
= 0.70
c2 = Coeficiente de ponderación para la evaluación económica.
= 0.30
Donde: c1 + c2 = 1.00
5 De acuerdo con el artículo 63 del Reglamento la propuesta económica solo se presentará en original.
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2.7. REQUISITOS PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
El postor ganador de la Buena Pro deberá presentar los siguientes documentos para suscribir el contrato:
a) Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado.
b) Garantía de fiel cumplimiento del contrato. Presentar carta fianza.
c) Garantía por el monto diferencial de la propuesta, de ser el caso. Presentar carta fianza.
d) Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los integrantes, de ser el caso.
e) Código de cuenta interbancario (CCI). Anexo N° 9
f) Domicilio para efectos de la notificación durante la ejecución del contrato.
g) Copia de DNI del Representante Legal.
h) Copia de la vigencia del poder del representante legal de la empresa.
i) Copia de la constitución de la empresa y sus modificatorias debidamente actualizado.
j) Copia del RUC de la empresa.
IMPORTANTE:
• En caso de que el postor ganador de la Buena Pro sea un consorcio y la Entidad opte por solicitar como garantía para la suscripción del contrato carta fianza o póliza de caución, conforme a lo indicado por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones en los Oficios Nº 5196-2011-SBS y Nº 15072-2012-SBS, a fin de que no existan problemas en la ejecución de las mencionadas garantías, resulta necesario que éstas consignen en su texto, el nombre, denominación o razón social de todas y cada una de las personas naturales y/o jurídicas que integran el consorcio.
• Alternativamente, las micro y pequeñas empresas pueden optar que, como garantía de fiel cumplimiento, la Entidad retenga el diez por ciento (10%) del monto del contrato original. Para estos efectos, la retención de dicho monto se efectuará durante la primera mitad del número total de pagos a realizarse, de forma prorrateada, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo.
• La Entidad no podrá exigir documentación o información adicional a la consignada en el presente numeral para la suscripción del contrato.
2.8. PLAZO PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
Dentro del plazo de doce (12) días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro o cuando esta haya quedado administrativamente firme, debe suscribirse el contrato, plazo dentro del cual el postor ganador y la Entidad deberán realizar las acciones correspondientes para cumplir las disposiciones contenidas en el numeral 1 del artículo 148 del Reglamento.
La citada documentación deberá ser presentada en Xx. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xx 000 – San Xxxxxx.
2.9. FORMA DE PAGO
La Entidad deberá realizar el pago de la contraprestación pactada a favor del contratista de la siguiente forma:
Descripción | Porcentaje del Monto Total Contratado | Forma de Pago |
Etapa Pre Operativa | 5.00% | Contra los entregables de la Etapa Pre Operativa |
Etapa Operativa | 95.00% | Mensualmente, de acuerdo al importe correspondiente según la cantidad de imágenes digitalizadas |
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De acuerdo con el artículo 176 del Reglamento, para efectos del pago de las contraprestaciones ejecutadas por el contratista, la Entidad deberá contar con la siguiente documentación:
- Recepción y conformidad de Secretaria General.
- Informe del funcionario responsable del área usuaria emitiendo su conformidad de la prestación efectuada.
- Comprobante de pago
2.10. PLAZO PARA EL PAGO
La Entidad debe efectuar el pago dentro de los quince (15) días calendario siguiente al otorgamiento de la conformidad respectiva, siempre que se verifiquen las demás condiciones establecidas en el contrato.
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CAPÍTULO III
TÉRMINOS DE REFERENCIA Y REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
3.1 FINALIDAD PÚBLICA
Disponer de toda la información de los documentos con valor permanente, custodiados por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones (SBS) en imágenes digitales con valor legal, para contribuir de manera notable a la mejora de la eficiencia en la gestión y atención de los servicios brindados por Secretaria General, así como dotar de la seguridad jurídica a la información en términos de estándares de seguridad jurídico-informática internacionalmente aceptados y plasmados en la NTP 392.030.2 2005 Microformas; ello, de conformidad con las disposiciones del Decreto Legislativo N° 681, Reglamentado por el Decreto Supremo N° 009/92-JUS, el Decreto Legislativo N° 827, la Ley N° 26612, y sus respectivas normas modificatorias; requisitos aplicables para las organizaciones que operan con sistemas de producción de microformas.
En tal sentido se requiere:
• Digitalizar con valor legal los documentos con valor permanente, custodiados en el Archivo Central. La digitalización permitirá preservar, mantener y respaldar dicho acervo documentario físico.
• Grabar las imágenes (con valor legal), para ser cargados en el Gestor de Contenidos de la SBS, según estructura y metadata definida.
3.2 ANTECEDENTES
El enorme crecimiento de la documentación física que generan las distintas áreas de la SBS, ocasiona un complejo problema de almacenamiento de esa ingente cantidad de papeles que se encuentran clasificados en expedientes. La administración de dichos expedientes, se encuentra a cargo del Archivo Central de la SBS ubicado en Xx. Xxxx 000 – Xxxxxxx xx Xxxx.
Por otro lado, es necesario tomar las medidas de protección y de control que permitan asegurar la conservación, la preservación, la subsistencia y la disponibilidad de los documentos con valor permanente, a fin de posibilitar la correcta y oportuna disponibilidad del indicado acervo documentario para las consultas que se requieran.
3.3 OBJETIVO
Los objetivos del presente proyecto son:
• Preservar y mantener el respaldo ante posibles contingencias de deterioro y/o destrucción, con valor legal, debidamente indexado, de los documentos con valor permanente, que conforman el archivo de custodia.
• Mejorar y simplificar los actuales procesos de atención, mediante la explotación de las imágenes digitalizadas con valor legal a través del Gestor de Contenidos de la SBS.
3.4 PLAZO DE EJECUCION DEL SERVICIO
El servicio tendrá una duración máxima de doce (12) meses o hasta consumir el monto total contratado. El plazo de ejecución será contado a partir del día siguiente de la suscripción del contrato, el cual se divide en tres etapas: Pre-Operativa, Operativa y Cierre, configurándose de la siguiente manera:
3.4.1 ETAPA PRE-OPERATIVA.
Esta etapa consiste en la entrega de planes de trabajo y cronograma donde se incluya lo siguiente:
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• Plan de Metodología de Gestión de proyectos.
• Metodología de Preparación de Documentos.
• Cronograma de actividades e hitos de entrega.
• Plan de recojo y entrega de documentación con valor permanente al Archivo Central de la SBS.
• Estimación del número de medios portadores físicos a entregar.
• Cantidad considerada como mínima de producción mensual.
• El plazo de duración de esta etapa es de dos (02) meses, contados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato.
3.4.2 ETAPA OPERATIVA
Se inicia al día siguiente de culminada la etapa Pre-operativa. Tiene una duración máxima xx xxxx (10) meses o hasta consumir el monto total contratado. En esta etapa, el contratista deberá ejecutar el procesamiento digital de los documentos, indización de los documentos, control de calidad, firma del fedatario informático y grabado en microformas con valor legal. Asimismo, el contratista debe emitir y suscribir las actas de apertura, cierre y conformidad de los procesos de producción de microformas, así como sus testimonios, para dar fe pública de que se realizaron correctamente.
3.4.3 ETAPA DE TRANSFERENCIA Y CIERRE
Se inicia un (01) mes antes de la finalización de la etapa operativa. En esta etapa el contratista seguirá operando y al mismo tiempo procederá al cierre del servicio. Asimismo realizará la transferencia al Sistema de Producción y Almacenamiento en Microfromas (SPM) de los entregables finales, y la devolución de los documentos, de ser el caso, suministrados por la SBS. El plazo de duración de esta etapa es de un (01) mes paralelo al último mes de la etapa Operativa.
3.5 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
El servicio estará conformado por el siguiente producto:
Nro. | Producto | Plazo | Configuración |
1 | Micrograbación de los documentos | 12 meses | Tres (3) Etapas: • Pre-Operativa • Operativa • Transferencia |
3.6 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO
3.6.1 CARACTERÍSTICAS DEL ACERVO DOCUMENTARIO
a. La SBS estima que entregará al contratista la cantidad aproximadamente de 22 millones de imágenes durante la realización del presente servicio, a fin de que sean digitalizados con valor legal.
b. El tipo documental que será digitalizado en el presente producto, son los documentos de valor permanente.
c. El tipo de documentación a tratar es el siguiente:
• Papel cebolla: 5% aprox.- 95% documentos en otro tipo de papel.
• Documentos dañados: 3% aprox. - 97 % documentos en buen estado
• Papel en tamaño A4: 90% aprox. -10% documentos en otros tamaños
d. El contratista generará un archivo PDF que contenga todas las imágenes (folios) por cada documento o expediente completo que le sea entregado. Por lo tanto,
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un archivo PDF puede contener un documento o un expediente completo (varias imágenes) y cada imagen podría tener información en anverso y reverso. Las características técnicas y funcionales de la conversión de los documentos en imagenes con valor legal, a través del proceso de micrograbación, se describen más adelante.
3.6.2 PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO
El contratista debe ejecutar el servicio, sobre la base del plan de producción presentado ante la SBS. Al respecto, dicho Plan se entregará al inicio de la etapa Preoperativa.
3.6.3 PERFIL DEL FEDATARIO JURAMENTADO
El Fedatario Juramentado que proponga el postor deberá cumplir con los siguientes requisitos:
• Experiencia no menor de 3 años en trabajos referidos al servicio de Fedatación Informática.
• Haber participado directamente en por lo menos un proyecto exitoso de implementación para la certificación de líneas de producción y/o almacenamiento de microformas en el sector Público en los últimos ocho (08) años, para lo cual deberá adjuntarse el Contrato, la Conformidad y el Certificado de Idoneidad Técnica obtenido.
• Profesional con título de abogado.
• Encontrarse Hábil para el ejercicio de la profesión.
• Contar con Diploma de Idoneidad Técnica de Fedatario Juramentado con especialización en Informática.
• Estar habilitado en el Registro Nacional de Fedatarios Juramentados, con especialización en Informática.
3.7 CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO DE MICROGRABACIÓN
3.7.1 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA MICROGRABACIÓN
a. El contratista debe realizar el servicio de micrograbación considerando la firma digital del Fedatario juramentado en las imágenes, la misma que debe cumplir con lo establecido en la Ley Nº 26612 y el Decreto Supremo Nº 009-92-JUS, modificado y ampliado por el Decreto Supremo Nº 001-2000-JUS, de forma tal que aseguren, a esta Superintendencia, su aplicación de acuerdo a la legislación vigente y las normas complementarias establecidas por el ente regulador (INDECOPI). La fedatación debe contener todas las características definidas en la Norma Técnica Peruana correspondiente y que nos aseguren el valor legal de las imágenes. La participación del fedatario puede resumirse en:
- La dirección del proceso de digitalización y su responsabilidad, adoptando las providencias razonables para su supervisión, haciendo las comprobaciones necesarias para dar fe de lo actuado y emitir la correspondiente acta de conformidad.
- El establecimiento de una codificación de identificación con numeración correlativa de las diversas actas que suscriben conforme al reglamento.
- La obligación de conservar en calidad de custodia, libros ad hoc en el que se asientan las actas de apertura, cierre, conformidad y demás que fuesen necesarias para acreditar la idoneidad de los procesos de digitalización.
- La entrega de testimonios de las actas de apertura, cierre, conformidad y demás que fuesen necesarias a los interesados.
- La obligación de poder sustentar la secuencia jurídica – lógica del proceso de digitalización por el cual se obtuvieron las respectivas microformas digitales ante cualquier autoridad administrativa, judicial o extrajudicial.
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b. La línea de Digitalización que utilice el contratista debe estar certificada para la digitalización de documentos con Valor Legal de acuerdo a la NTP 392.030.2 2005.
c. La SBS podrá comprobar la habilitación de los Fedatarios Juramentados con especialización en Informática en el Registro Nacional de Fedatarios del Ministerio de Justicia. El Fedatario deberá encontrarse hábil en el Registro, a la fecha de la presentación de la propuesta y durante la ejecución del servicio.
d. La SBS podrá comprobar que los certificados digitales de los Fedatarios Juramentados con especialización en Informática que participen en el proceso tengan plena vigencia por la Autoridad de Certificación que los hayan expedido, asimismo podrá verificarse que el software de firmas digitales cumpla con lo establecido en las normas de microformas digitales respecto a la elaboración de microformas digitales.
El postor en la propuesta técnica debe demostrar que cuenta con el software de firma digital y software de sello de tiempo debidamente acreditado ante el INDECOPI, según las normas vigentes. Dicha acreditación será a través de una resolución emitida por el Organismo Público Especializado en mención.
El Esquema de la Norma Técnica Peruana NTP–392-030–2-2005 establece los requisitos que deben cumplir las organizaciones que operan sistemas de producción de microformas en medios de archivo electrónico, y administran su almacenamiento en condiciones de seguridad y conservación.
El postor deberá contar con la Certificación de la Idoneidad Técnica del Sistema de Producción y Almacenamiento de Microformas, expedida por el ente certificador autorizado, en cumplimiento con las Normas Técnicas indicadas por INDECOPI, la misma que será un entregable de la etapa Pre- Operativa.
e. El contratista deberá determinar la cantidad de folios que componen el lote a trabajar, de acuerdo a su capacidad instalada, diseño de planta y lo que soporte el equipo a utilizar, considerando el plan de producción diario y mensual exigido para el cumplimiento del servicio.
f. El tipo de procesamiento a utilizar para el servicio, dependerá de la experiencia y metodología que utilice el contratista. El contratista debe disponer de lo necesario, que le permita a la SBS, contar con las imágenes con valor legal, según lo dispuesto por los dispositivos legales correspondientes. Es potestad del contratista, de acuerdo a su metodología de trabajo, utilizar la modalidad de escaneo más adecuada, en base a su experiencia, siempre que se cumpla con lo señalado en el Manual Técnico del Sistema de Producción y Almacenamiento de Microformas de la Superintendencia, el mismo que será entregado al contratista.
g. Aquellos documentos que no puedan ser procesados para la digitalización, deberán ser informados al momento de su devolución, los mismos no se considerarán para facturación alguna. Se debe seguir la metodología de devolución implementada para tal fin.
h. El contratista es responsable de salvaguardar y mantener la integridad física y confidencialidad de todos los documentos proporcionados por la SBS con motivo del presente servicio. Asimismo, la documentación referida deberá ser devuelta al archivo que lo provee para su custodia. Por ninguna razón documento alguno será retirado de las instalaciones del Archivo Central sin autorización expresa de la SBS.
i. Los documentos serán micrograbados en el mismo orden de entrega y procesamiento.
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j. Todos los documentos entregados por la SBS al contratista ingresarán al proceso de Micrograbación, y se realizará una validación del estado de los documentos y la cantidad de unidades de almacenamiento recibidas.
k. La unidad de producción mensual de microformas, estará representado por el ciclo de producción, donde el contratista ejerce la supervisión y control de sus procesos para cumplir con la producción de microformas de un mes determinado.
Los aspectos a cubrir en un ciclo de producción “n” son los siguientes:
Fase de Preparación: La SBS realiza las actividades de coordinación para determinar los requerimientos priorizados, los cuales serán enviados al contratista para que planifique todas las actividades necesarias para la operación del ciclo de producción. En esta fase se tienen las siguientes actividades:
- Envío del plan de producción en base a la priorización realizada por la SBS.
- Acta de apertura del ciclo de producción.
- Recepción de documentos. Cabe indicar que esta actividad puede durar hasta la tercera semana de la fase de ejecución.
- Acta de aprobación del lote a trabajar.
- Traslado de documentos.
- Preparación de documentos.
- Abastecimiento de los documentos a las líneas de trabajo.
Fase de Ejecución: Se realizan las actividades definidas y planificadas en la fase de inicio, para atender lo programado en el ciclo, incluye las siguientes actividades:
- Digitalización.
- Indización.
- Control de calidad de las imágenes por parte del contratista.
- Control de calidad de las imágenes por parte del Fedatario.
- Control de calidad de las imágenes por parte de la SBS.
- Firma digital con Time Stamping.
Fase de Cierre: Se obtienen los indicadores y reportes, que permitan determinar los niveles de desempeño y producción del ciclo. Durante esta fase se terminan de revisar todos los entregables, se terminan de devolver todos los documentos utilizados a los archivos de la SBS y se aprueba el informe de cierre de ciclo por parte de la SBS. En esta fase se tienen las siguientes actividades:
- Informe de cierre de producción de imágenes.
- Acta de cierre de cada medio magnético.
- Generación de medios.
- Acta de conformidad del ciclo de producción.
- Acta de ingreso al microarchivo.
- Devolución de documentos.
3.7.2 PROCESO DE MICROGRABACIÓN
El contratista deberá contar con un sistema de procesamiento de documentos y administración de imágenes que permita convertir los documentos en imágenes digitales y datos de los índices asociados a las mismas. El postor en la propuesta técnica debe evidenciar que el sistema referido es de su exclusiva propiedad y que se encuentra registrada en el INDECOPI. Dicha acreditación será a través de una resolución emitida por el Organismo Público Especializado en mención; requiriéndose para tal fin, las siguientes capacidades:
- Recepción de documentos.
- Preparación de documentos.
- Digitalización de documentos.
- Indización de los documentos.
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- Control de calidad de las imágenes por parte del Proveedor.
- Control de calidad de las imágenes por parte del Fedatario.
- Control de calidad de las imágenes por parte de la SBS.
- Reproceso.
- Firma Digital de las imágenes Micrograbadas con Time Stamping.
- Grabación de los Medios Magnéticos.
- Control de Calidad de los Medios Magnéticos por parte de la SBS.
- Compaginación.
- Devolución de documentos.
- Entrega de imágenes con valor legal (según estructura especificada en el acápite
3.7.4 – Carga de Imágenes en el Sistema de Gestión Documental).
3.7.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE MICROGRABACIÓN
A continuación se realiza la descripción de los principales procesos, componentes y procedimientos que deben conformar el proceso central de micrograbación de documentos:
Recepción de Documentos
El contratista recogerá para cada ciclo de producción los documentos a trabajar, de las instalaciones del Archivo Central de la SBS, según la priorización y volúmenes establecidos en los planes de trabajo presentados por el contratista.
Como parte de la recepción se realizará un inventario detallado, para lo cual el contratista realizará el llenado del Formato de Transferencia Externa de Documentos (2 copias) (Apéndice N° 01) donde se anotará el tipo de documento, cantidad de hojas y de unidades de almacenamiento, fecha y hora de la recepción, número de lote entre otros datos.
El estado del documento con anotaciones o mutilaciones deberá ser colocado como observación en el formulario de recepción de la documentación. Esta actividad está concebida como conteo de la cantidad de folios y no como una foliación, así como la anotación de observaciones de los folios o cantidad de folios que estén en estado regular o deteriorado, no se requiere describir el estado de cada folio.
El medio físico para el traslado de documentos, que resulten necesarios, deberá ser provisto por el contratista conforme a su especialidad, análisis del estado de la documentación y en acuerdo con el responsable del Archivo Central de la SBS. Estos medios físicos se mantienen en propiedad del contratista al final del servicio.
El contratista revisará la conformidad de los documentos recibidos, luego sellará y firmará el respectivo Formulario de Recepción (2 copias), una de las cuales entregará al responsable del archivo y retendrá la segunda copia para su archivo propio. De existir inconsistencias en el contenido de la información, las anotará en el campo observaciones del formulario.
El contratista debe trasladar a sus Oficinas los documentos recibidos del Archivo Central de la SBS, según sea el caso, empleando medios de protección que aseguren la conservación y manutención intacta de la documentación recibida. Las medidas de seguridad a implementar en el acarreo de los documentos como mínimo deben asegurar la protección ante la exposición directa e indirecta del clima, considerar embalajes que los proteja de golpes previsibles (como caídas, amontonamiento, manipulación de paquetes, entre otros), así como la custodia y aislamiento ante terceras personas ajenas al servicio. El alcance de las medidas de protección, incluyen el transporte entre distintos locales.
La SBS confirma que se cumplirá con las entregas, conforme a la planificación aprobada y remitida con la debida anticipación.
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En caso de fuerza mayor que impida que la SBS cumpla con las entregas, se deberá evaluar el Manejo de Cambios de acuerdo a lo indicado en numeral 3.14 MANEJO DE CAMBIOS.
Preparación de Documentos
Se retirarán las ligas, amarres, bolsas y/o cajas de los documentos y se procederá con lo siguiente:
• Acondicionamiento físico, que comprende el alisado, desgrapado y expurgación de documentos (limpieza física del documento, correspondiente a elementos extraños que puedan afectar tanto su conservación como su procesamiento). Estas operaciones son necesarias para posibilitar la introducción de los documentos en los equipos de digitalización, considerando que usualmente van a ser manipulados por un sistema de carga y transporte automático.
• Estructuración en lotes de Producción, apropiados tanto para los procesos manuales como automáticos.
Digitalización de Documentos
El proceso por el que se obtiene la imagen digital de un documento es la digitalización. Esta operación es desarrollada por dispositivos como los escáneres y ha de realizarse de acuerdo con la naturaleza del documento (tamaño físico, consistencia, tipo de papel, entre otros) y con la de su contenido (texto, imágenes, fórmulas, entre otros).
De preferencia y en la medida de lo posible, se deberán utilizar escáneres de alto rendimiento con sistemas de alimentación y transporte automático. Además, el aplicativo usado para esta operación deberá contar con niveles de seguridad que no permitan al operador intervenir manualmente y aseguren la inalterabilidad de cada imagen digitalizada.
Para el caso de los documentos que por su constitución, o sea por sus características físicas o porque se encuentren en mal estado o deteriorados o cuyo tamaño se exceda, de modo tal que no puedan ser digitalizados de manera automática, los lotes podrán ser establecidos por el contratista. Los equipos de digitalización usados para estos documentos podrán ser de escaneo manual.
El contratista para la digitalización debe emplear la captura automática OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Indización de los Documentos
Para esta etapa, el contratista deberá contar con herramientas de producción para el ingreso masivo de información asociada a las imágenes. Los datos obtenidos de los documentos durante los procesos de captura de información, son catalogados de la siguiente manera:
• Índice del documento: numérico o alfanumérico que unívocamente determina e identifica el documento dentro del sistema de captura y posteriormente en el sistema de explotación. Se utiliza para indizar el documento en una base de datos. En caso el texto a ser indizado resulte muy extenso, la SBS evaluará lo que el contratista proponga en su metodología, como empresa especializada. No hay necesidad de realizar registro en mayúsculas.
• El contratista para la indización debe emplear métodos de captura automática OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Asimismo, podrá proceder a la captura mediante la digitación manual de caracteres (dependiendo del estado del contenido del documento).
Para el presente servicio, los índices de los documentos contenidos en los lotes de la SBS serán los definidos en el Apéndice N° 3: Criterios de Indización.
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Durante la etapa Pre Operativa, el contratista podrá plantear mejoras al proceso de Indización propuesta por la SBS con el fin de optimizar dicho proceso, la misma que deberá ser aprobada por la SBS para su implementación.
Control de Calidad de las Imágenes por parte del contratista
El sistema debe permitir revisar las imágenes del lote en la pantalla, para detectar prematuramente los problemas de digitalización y determinar si pueden seguir el flujo normal, o han de ser redigitalizadas.
El contratista, procederá de forma diaria a revisar el 100% de las imágenes de lotes procesados, correspondiente a un día de producción.
El contratista deberá contar con su sistema de control operativo y de gestión, el mismo que permitirá controlar y administrar la línea de producción.
Control de Calidad de las imágenes por parte del Fedatario
El Fedatario realiza el control de calidad de las imágenes digitalizadas a través del mismo sistema de producción. En caso se detecte un documento digitalizado con error, dicho documento será rechazado, por lo que retornará a la línea para el reproceso correspondiente. Por otro lado, en caso no se encuentren errores en ninguno de los documentos revisados en la muestra, esta última será aprobada y su resultado se inferirá al total de los documentos, quedando expeditos para el siguiente proceso.
El Control de Calidad del contratista y el Control de Calidad del Fedatario, deberán seguir como mínimo lo especificado en el Apéndice N° 4: Criterios de Control de Calidad.
El contratista está en la obligación de solucionar cualquier posible error encontrado, inclusive, posterior a la conformidad final, al margen de las penalidades a las que se haga merecedor.
Control de Calidad de las Imágenes por parte de la SBS
El contratista deberá proporcionar un aplicativo y acceso al personal de la SBS, para que pueda efectuar el control de calidad de la digitalización e indización, que permita revisar aleatoriamente las imágenes en base al Límite de calidad aceptable - LCA (1%) de muestra definido, para cada uno de los lotes y a su vez, deberá tener como mínimo un archivo *.log, donde se almacene el usuario, fecha, hora, conformidad o no conformidad.
El contratista entregará a la entidad, de forma diaria, los lotes para ser procesados por el control de calidad de la SBS.
La SBS aplicará la NTP ISO 2859-1:2009 para niveles de calidad aceptable del 1%. La SBS procesará todos los lotes entregados de forma diaria. El tamaño de la muestra será correspondiente al tamaño de lote en aplicación de la Norma Técnica indicada. Los valores de aceptación y rechazo resultarán de la aplicación de la norma y del nivel de calidad aceptable determinado. El control de Calidad se iniciará en inspección normal y pasará a inspección rigurosa o inspección reducida según los resultados del control de calidad en aplicación a la norma NTP ISO 2859-1:2009.
El contratista está en la obligación de solucionar cualquier posible error encontrado, siendo el plazo máximo para la revisión y corrección de las observaciones de cuatro
(04) días calendarios a partir de recibida la solicitud de modificación y/o corrección.
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Reproceso
En el caso de documentos faltantes y/o por incumplimiento de lo especificado en el Apéndice N° 4: Criterios de Control de Calidad, el sistema deberá contar con herramientas para el tratamiento individual de estos documentos, así como su capacidad de insertarlos en los lotes correspondientes.
Firma Digital de las Imágenes Micrograbadas con Time Stamping (Sello de Tiempo)
Una vez aprobados los lotes de imágenes, por parte de la SBS, se procede con la firma digital. Este proceso deberá ser realizado por el Fedatario, para lo cual no deberá modificar la extensión .pdf bajo ninguna circunstancia y la firma digital debe encontrarse embebida dentro del mismo archivo, en cada imagen y además debe encontrarse dentro de las propiedades del archivo, el certificado digital con el que fue firmado.
La firma digital debe contener sello de tiempo. El sellado de tiempo o Time Stamping es un mecanismo en línea que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico en el tiempo.
Tanto el Software de firma digital como el sello de tiempo deben estar acreditados ante INDECOPI. El postor en su propuesta técnica debe evidenciar la acreditación de lo indicado. Dicha acreditación será a través de una resolución emitida por el Organismo Público Especializado en mención.
Grabación de los Medios Magnéticos
Todas las microformas se almacenarán en discos ópticos Blu-Ray. El contratista deberá generar dos (02) juegos uno Original y otra Duplicado de discos ópticos Blu-Ray
– tipo WORM (Write Once Read Many) – ambos juegos se entregarán a la SBS. Para la grabación se procede de la siguiente manera:
- Primera Imagen: Tarjeta de Resolución Inicial.
- Segunda Imagen: Acta de Apertura del proceso de micrograbación.
- Archivos Intermedios: imágenes de los documentos grabados, base de datos que contiene los índices, archivo que describe los campos de la base de datos, software visor, software verificador de firmas digitales.
- Penúltima imagen: Acta de cierre del medio portador físico específico.
- Última imagen: Tarjeta de Resolución Final.
El contratista será el responsable de proporcionar los discos ópticos Blu-Ray, para el servicio. Los medios magnéticos deben estar completamente rotulados con la siguiente información como mínimo:
- Nombre del propietario de los documentos originales y de la organización productora de las microformas.
- Identificación del contenido.
- Código de identificación del medio portador.
- Serie del fabricante y/o número correlativo imborrable.
- Código vigente de identificación del Depositario de la Fe Pública, conforme x xxx.
- Fecha de elaboración.
- Calidad de original o duplicado.
Control de Calidad de los Medios Magnéticos por parte de la SBS
El personal de la SBS, en base a la NTP ISO 2859-1:2009, revisará y dará conformidad a la generación de los medios magnéticos con la información de las imágenes y metadata asociada. Posteriormente se elaborará y firmará el acta de conformidad del ciclo de producción, la cual servirá junto con el acta que firma el Fedatario como sustento para el pago de la factura.
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En caso se encuentre un error en los medios magnéticos, se le devolverá al contratista, para que proceda con una nueva grabación, en un plazo no mayor de seis (06) días calendarios.
Compaginación
Se realiza el ordenamiento de los documentos físicos de acuerdo a su posición original. Devolución de Documentos
Los documentos que se hayan terminado de procesar serán preparados por el contratista para su traslado al Archivo Central de la SBS. La SBS designará al (los) responsable (s) para que constate (n) la correcta devolución de los documentos.
Asimismo, el contratista realizará el llenado del Formulario de Devolución (2 copias) donde se anotará el tipo de documento, cantidad de hojas y unidades de almacenamiento, fecha y hora de la devolución y número de lote.
El responsable de la SBS revisará que los lotes estén debidamente cerrados (amarrados) y luego sellará y firmará el respectivo registro de devolución en el Formulario de Devolución (2 copias) Apéndice N° 2: Formato de devolución externa de documentos, una de las cuales quedará con el responsable de la SBS. De existir inconsistencias en el contenido de la información, las anotará en el campo observaciones del formulario.
Para dar cumplimiento a lo indicado, la SBS reservará un ambiente de trabajo en el Archivo Central de la SBS, que facilitará la realización de las labores descritas.
El contratista trasladará los documentos al Archivo Central de la SBS, empleando medios de protección que aseguren la conservación y manutención intacta de la documentación a devolver. Las medidas de seguridad a implementar en el acarreo de los documentos como mínimo deben asegurar la protección ante la exposición directa e indirecta del clima, considerar embalajes que los proteja de golpes previsibles (como caídas, amontonamiento, manipulación de paquetes, entre otros), así como la custodia y aislamiento ante terceras personas ajenas al servicio.
En caso la SBS requiera consultar físicamente algún documento que se encuentra en pleno proceso de producción, los mismos que serán excepcionales, se estima un volumen de hasta un 1% del total de la documentación en proceso del ciclo de producción, la documentación deberá estar disponible en tres (3) días útiles y serán devueltos para su digitalización en tres (3) días útiles.
El contratista asumirá la responsabilidad ante cualquier siniestro que eventualmente ocurriese con la documentación de la SBS entregada previamente al personal que labora para el contratista. Para dicho efecto, la SBS aplicará una penalidad equivalente a doscientos cincuenta nuevos soles (S/. 250.00) por documento, en caso de pérdida o deterioro.
Entrega de Imágenes
Una vez obtenida la conformidad de parte de la SBS, el contratista procederá con la entrega de imágenes, con valor legal, según la estructura definida en el acápite 3.7.4.
El plazo máximo de entrega de imágenes es de tres (03) días calendarios, desde su aprobación. Las imágenes deberán ser transportadas en discos externos.
3.7.4 CARGA DE IMÁGENES EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El contratista grabará los documentos escaneados, con un nombre referente a la siguiente estructura de directorios:
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<ruta_base>\00\00\00\00\doc0000000000.pdf
<ruta_base>\00\00\00\00\doc0000000001.pdf
<ruta_base>\00\00\00\00\doc0000000002.pdf
...
<ruta_base>\00\00\00\00\doc0000000099.pdf
<ruta_base>\00\00\00\01\doc0000000100.pdf
...
<ruta_base>\00\00\00\01\doc0000000199.pdf
...
<ruta_base>\00\00\00\99\doc0000009900.pdf
...
<ruta_base>\00\00\00\99\doc0000009999.pdf
...
<ruta_base>\00\00\01\00\doc0000010000.pdf
...
En esta estructura se puede ver cuatro niveles de directorios, cada nivel debe ser numerado del 00 al 99.
En el nivel final se deben almacenar los documentos. En cada nivel final solo deben existir 100 documentos, con un nombre compuesto por las cuatro carpetas que lo contienen, y una numeración del 00 al 99.
• Para cada documento escaneado, el contratista deberá almacenar la siguiente información, en una tabla de base de datos (en cualquier motor de base de datos):
COLUMNA | TIPO DE DATO |
NOMBRE_ARCHIVO | String (20) |
SIGLAS AREA PRINCIPAL | String (5) |
CAJA | String (10) |
CORRELATIVO | String (10) |
PERSONA JURIDICA/NATURAL | String (100) |
SERIE DOCUMENTAL | Number (6) |
DESCRIPCION SERIE DOCUMENTAL | String (4000) |
AÑO INICIO | Number (4) |
AÑO FIN | Number (4) |
3.8 RECURSOS A UTILIZAR
3.8.1 OFICINAS PARA LA EJECUCIÓN DEL SERVICIO
El presente servicio, será realizado en las instalaciones del contratista, para lo cual deberá contar con el equipamiento, infraestructura y recursos necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades asumidas para el presente servicio.
La línea de producción de microformas deberá encontrarse certificada al momento de la presentación de la propuesta y durante la ejecución del servicio, de acuerdo a lo indicado por la NTP 392.030.2 2005. Dicha certificado debe ser acreditado por un órgano certificador debidamente autorizado por INDECOPI.
Las instalaciones del contratista deberán estar ubicadas dentro del ámbito de Lima Metropolitana y la Provincia Constitucional del Callao.
3.8.2 POLÍTICAS DE SEGURIDAD
El contratista deberá dar cumplimiento a las políticas y estándares de la SBS, que apliquen al servicio de acuerdo a la solución del contratista, estas se han clasificado por su alcance en:
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- Firma de Compromiso de confidencialidad, al inicio del servicio, o al inicio de labores, todo el personal que trabaje para el contratista deberá firmar un compromiso de confidencialidad de la información que manejará. Este compromiso deberá firmarlo todo nuevo trabajador que ingrese a prestar servicio temporales o permanentes en el contratista, en el marco del servicio ofrecido a la SBS. Ver ejemplo en el Apéndice N° 5: Pacto de Confidencialidad.
- Desarrollo del Plan de Contingencia Tecnológico y dar un estricto cumplimiento del mismo. La presentación de este plan se realizará de acuerdo al Plan de Trabajo de la Etapa Operativa, aprobado por la SBS. Las políticas, normas y directivas de seguridad serán entregadas por la SBS al contratista.
- La SBS capacitará al inicio del servicio, al personal del contratista asignado al servicio, en las normas y procedimientos de seguridad que el contratista deberá aplicar.
3.9 ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO
A continuación, se describen los exigibles que se debe tener en cuenta para el buen desempeño del proyecto.
3.9.1 PLANES Y METODOLOGÍAS A SER PRESENTADOS POR EL CONTRATISTA Plan de Gestión de Alcance y Tiempo
El contratista desarrollará el Plan de Gestión de Alcance y Tiempo, el cual deberá incluir la Estructura Detallada del Trabajo (EDT) con un mínimo de 4 niveles sin considerar el nombre del servicio como un nivel, la matriz de entregables para cada una de las fases y etapas del servicio, y el cronograma resumido de las principales actividades del servicio. Dicho Plan incluirá como mínimo lo siguientes puntos:
- Resumen ejecutivo.
- Objetivo.
- Alcance.
- Definiciones y abreviaturas.
- Estructura detallada del trabajo.
- Matriz de entregables del servicio.
Plan de Gestión de Riesgos
El contratista desarrollará el Plan de Gestión de Riesgos, el cual tiene por objetivo prevenir situaciones potenciales que puedan afectar el desempeño de las operaciones en las líneas de producción. Para tal fin, se deberá presentar una metodología basada en las mejores prácticas del Project Management Institute (PMI). Dicho documento incluirá como mínimo lo siguiente:
- Resumen ejecutivo.
- Objetivo.
- Alcance.
- Definiciones.
- Mapa de riesgos.
- Matriz de administración de riesgos.
- Plan de contingencia del servicio.
Metodología de Gestión de Calidad
El postor presentará como parte de su propuesta técnica una Metodología de Gestión de Calidad, conforme a los lineamientos descritos a continuación.
- La SBS considera que la calidad de un servicio debe ser evaluada en todos sus estados y fases, tanto en nuevos procesos como en existentes, considerando el
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aseguramiento como medida preventiva a la detección de defectos y el control para subsanar los errores presentados.
- El postor deberá indicar en su Metodología de Gestión de Calidad, los objetivos, políticas, procedimientos, formatos e indicadores que se implementarán durante el servicio y que garanticen la calidad del servicio.
- La metodología deberá especificar las acciones de control y aseguramiento de calidad que tomará el postor para enfrentar los siguientes eventos no deseados:
• Captura de imágenes recortadas.
• Pérdida del documento físico de los documentos en alguna etapa del servicio.
• Procesamiento de documentos que necesitan ser restaurados.
• Devolución a la SBS documentos en estado de conservación inferior al entregado por el Archivo Central.
• Indexación física e indización lógica de documentos, previamente definida por la SBS, sin los elementos mínimos necesarios para la ubicación rápida del documento requerido.
Durante la etapa Pre-operativa, el contratista podrá hacer adaptaciones adicionales que la SBS considere necesarias a la Metodología entregada con la propuesta técnica, a fin de adecuarla a las necesidades del servicio, así como a los lineamientos de la SBS.
Metodología de Gestión de Proyectos
El postor presentará en su propuesta técnica la Metodología de Gestión de Proyectos conforme a los lineamientos descritos a continuación:
- El postor deberá indicar en su Metodología de Gestión de Proyectos las políticas, procedimientos, formatos, herramientas que soportan la Metodología e indicadores que se implementarán durante el servicio.
Durante la etapa Pre-operativa, el contratista deberá hacer las adaptaciones adicionales que la SBS considere necesarias al documento entregado con la propuesta técnica, para adecuarlo a las necesidades del servicio, así como a los lineamientos de la SBS.
La Metodología de Gestión de Proyectos debe ser aprobada por la SBS.
Metodología de Preparación de Documentos
El postor presentará como parte de su propuesta técnica una Metodología de Preparación, conforme a los lineamientos descritos a continuación:
- El contratista debe proporcionar los recursos necesarios para la ejecución de las actividades de expurgue de documentos, estas actividades deberán ser efectuadas por personal que conozca el manejo de técnicas apropiadas para tal fin.
- El postor deberá indicar en su Metodología de Preparación de Documentos, los objetivos, políticas, procedimientos y formatos que se implementarán durante el servicio.
- La metodología deberá incluir procedimientos relacionados a los siguientes aspectos:
• En caso los documentos se encuentren ilegibles, o deteriorados de tal forma que no se puedan identificar los datos necesarios o parte de ellos, no será responsabilidad del contratista deducir o indagar, procediendo a devolverse.
• Preparación de los documentos, estableciendo las especificaciones necesarias que aseguren la integridad de los documentos, respecto a propiedad, procedencia, cantidad y formatos.
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Los procedimientos a considerar en la Metodología de Preparación de Documentos a presentar por el contratista, será revisada y aprobada por la SBS.
Durante la etapa Pre-operativa, el contratista deberá hacer las adaptaciones adicionales que la SBS considere necesarias a la Metodología entregada con la propuesta técnica, a fin de adecuarla a las necesidades del servicio, así como a los lineamientos de la SBS. Esta metodología será aprobada por la SBS en la etapa Pre-operativa. El contratista tendrá un plazo de hasta un mes calendario antes de culminar la etapa pre operativa, para proponer cambios a la metodología. La SBS contará con el tiempo de una (1) semana calendario, para evaluar las propuestas de cambio en la metodología.
3.9.2 PROCEDIMIENTOS A SER PRESENTADOS POR EL CONTRATISTA:
A continuación se describen los exigibles que debe tener en cuenta el contratista para el buen desempeño del proyecto. Cabe indicar que durante la etapa Pre-operativa, el contratista deberá hacer las adaptaciones adicionales que la SBS considere necesarias a los planes, procedimientos y modelos propuestos a fin de adecuarlos a las necesidades del servicio.
Procedimiento de Recepción, Devolución y Traslado
El contratista desarrollará un procedimiento para la recepción y devolución de los documentos utilizados como insumo del presente servicio.
El contratista deberá indicar en el procedimiento cómo recibirá, trasladará y devolverá los documentos a las instalaciones fijadas, según el SERVICIO, qué medios de protección empleará para asegurar la conservación de la documentación recibida, cuáles serán los mecanismos de control empleados, como serán las coordinaciones con las áreas de la SBS y proveedores que interactúan en el servicio, etc.
3.10 ENTREGABLES
Durante la etapa Pre-Operativa, se definirán los criterios mínimos de aceptación de cada entregable con la finalidad que el contratista cumpla con esos criterios antes de presentar cualquier entregable.
La tarea del contratista respecto al íntegro del producto, concluye cuando haya satisfecho todos los entregables correspondientes a estos Términos de Referencia, así como a los entregables adicionales indicados en la propuesta técnica.
3.10.1 ENTREGABLES POR ETAPAS ETAPA PRE-OPERATIVA
En esta etapa el contratista deberá entregar como mínimo para revisión y/o aprobación de la SBS, lo siguiente:
Nro. | Entregable | Oportunidad de entrega |
01 | Plan de trabajo para la etapa Pre Operativa que incluye: o Alcance o Actividades, plazos y responsables. o Plan de recojo y entrega de documentación con valor permanente al Archivo Central de la SBS. | Segunda semana de Etapa Pre-operativa |
02 | Plan de trabajo para la etapa Operativa que incluye: o Alcance o Actividades, plazos y responsables. o Cronograma de actividades e hitos de entrega. o Plan de ciclos de Producción. o Plan de Metodología de Gestión de proyectos. o Metodología de Preparación de Documentos o Indicadores de Gestión por cada uno de los procesos | Antepenúltima semana de Etapa Pre-operativa |
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Nro. | Entregable | Oportunidad de entrega |
comprendidos en el servicio. o Estimación del número de XXX XXX a entregar. | ||
03 | Acta de aprobación del plan de trabajo de la Etapa Operativa | Penúltima semana de Etapa Pre-operativa |
04 | Matriz de Entregables del servicio. | Cuarta semana de Etapa Pre-operativa |
05 | Acta de cierre de la Etapa Pre Operativa | Al término de la etapa Pre Operativa |
06 | Pactos de Confidencialidad firmados. | Al término de la etapa Pre-Operativa |
ETAPA OPERATIVA
En esta etapa el contratista deberá entregar como mínimo para revisión y/o aprobación de la SBS, lo siguiente:
Nro. | Entregable | Oportunidad de entrega |
01 | Plan de trabajo actualizado. | Cada vez que se cambie el plan |
02 | Informe de seguimiento al Plan de Trabajo. | Mensual |
03 | Resumen ejecutivo de seguimiento al Plan de trabajo. | Mensual |
04 | Plan del ciclo de Producción. | Inicio de cada mes |
07 | Plan de Contingencia Tecnológico y Plan de Pruebas. | Segundo (02) mes de iniciada la etapa operativa y actualizada con frecuencia trimestral |
08 | Seguimiento a la Matriz de entregables y obligaciones. | Mensual |
09 | Acta de Conformidad de Microformas de los Documentos. | Al término del ciclo de producción mensual. |
10 | Acta de Conformidad de entrega de imágenes, con valor legal, según estructura y metadata definida. | Al término del ciclo de producción mensual |
ETAPA DE TRANSFERENCIA Y CIERRE
En esta etapa el contratista deberá entregar como mínimo para revisión y/o aprobación de la SBS, lo siguiente:
Nro. | Entregable | Oportunidad de Entrega |
01 | Informe Final del Servicio conteniendo: • Descripción de actividades. • Entregables ejecutados. • Indicadores de gestión del servicio. | Último mes del servicio |
02 | Plan de Capacitación y Transferencia para el personal de la SBS que deberá ser entregado al inicio de la etapa de Transferencia y Cierre. | Inicio del penúltimo mes del servicio |
03 | Acta de devolución de los documentos de la SBS. | Último mes del servicio |
04 | El total de microformas entregadas a la SBS. | Último mes del servicio |
05 | Acta de término del servicio. | Último mes del servicio |
3.11 CONSIDERACIONES QUE DEBE TENER EN CUENTA EL CONTRATISTA
- El contratista ejecutará el servicio a la SBS, quedando entendido que la información de la SBS que utilice el contratista para sus operaciones, es propiedad de la SBS, y su uso deberá realizarse en estricto cumplimiento conforme se establece en el Apéndice N° 5:
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Pacto de Confidencialidad. Por ningún motivo el contratista podrá hacer uso de dicho material para actividades distintas a las especificaciones en el presente documento o en el contrato.
- Cualquier cambio que sea necesario realizar en el servicio, se hará conforme a lo estipulado en el numeral 3.14 MANEJO DE CAMBIOS.
3.12 PERFIL MÍNIMO DEL POSTOR
- Contar con la Certificación de Idoneidad Técnica para la digitalización con valor legal, el mismo que debe estar vigente a la fecha de presentación de la propuesta y durante la vigencia del servicio. Para ese efecto, deberá adjuntar en su propuesta una copia simple del mismo.
- El postor deberá haber realizado por lo menos dos (02) proyectos de digitalización con valor legal como mínimo de 2’000,000 de imágenes cada proyecto, durante los últimos cinco (05) años. Xxxx acreditarse mediante la presentación de copia simple de contratos y su respectiva conformidad de culminación de la prestación del servicio o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente.
3.13 PACTO DE CONFIDENCIALIDAD
Se realizará un pacto de confidencialidad, en virtud del cual el contratista se obligará a no difundir, ni aplicar, ni comunicar a terceros información, base de datos ni cualquier otro aspecto relacionado a la Superintendencia, a la que tenga acceso durante la ejecución del servicio e inclusive una vez finalizado el presente servicio. En el caso de que el contratista incumpla el pacto de confidencialidad, la SBS a su sola discreción podrá rescindir el contrato, y además adoptar las acciones legales que correspondan. Este pacto deberá ser firmado por todo el personal que trabaje para el contratista y será presentado por el contratista adjudicado al término de la etapa Pre-Operativa. El detalle del formato se encuentra en el Apéndice N° 5: Pacto de Confidencialidad.
3.14 MANEJO DE CAMBIOS
3.14.1 CAMBIOS APLICABLES EN DEFINICIONES, VOLÚMENES Y MODIFICACIONES DE PROCESOS
Cualquier requerimiento que implique lo siguiente deberá regirse por la metodología establecida en el numeral 3.14.2:
- Cambios en los procesos definidos en las presentes Bases;
- Cambios en el alcance del servicio;
- Adición o reducción de procesos;
- Adición o reducción en la organización del servicio;
- Adición o reducción de los volúmenes descritos o de los entregables, descritos en el numeral ENTREGABLES.
- Cambios en los plazos establecidos;
3.14.2 PROCEDIMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE CAMBIOS
Cualquier requerimiento que implique cambios (adición o reducción) en las funciones, características de los servicios y costos materia del presente concurso, será tratado de la siguiente manera:
- Solicitud formal del requerimiento de cualquiera de las dos partes por escrito.
- Análisis detallado del requerimiento, calificación y estructura de costos del mismo a cargo del que solicita el requerimiento de cambio.
- Aprobación o rechazo de su implantación.
- Implantación del cambio de acuerdo a los procedimientos descritos a continuación.
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CONCURSO PUBLICO N° 003/2015-SBS
Tanto la SBS como el contratista pueden presentar una solicitud de Cambio Menor. El plazo de respuesta será de cinco (05) días calendarios para dar la respuesta respectiva al cambio solicitado.
De acuerdo a la calificación del requerimiento, éste seguirá el procedimiento de implantación correspondiente tomando en cuenta lo siguiente:
Cambio Menor: Cuando el requerimiento solicitado no implique Costos Adicionales debido a que se encuentra enmarcado en el alcance de lo establecido en los “Términos de Referencia del Servicio”.
Estos cambios consideran entre otros, mejoras que impliquen precisiones de forma en los servicios contemplados en las Bases, requerimientos que impliquen el intercambio de alguno de los servicios contemplados en las Bases o sus entregables, descritos en el numeral ENTREGABLES, por otros de valor equivalente.
Para estos casos, el CAMBIO MENOR pasará a formar parte del plan de trabajo correspondiente y cada parte se asegurará de cumplir con las responsabilidades que ésta genere. Cualquier CAMBIO MENOR será acordado por los representantes del contratista y la SBS, debiendo constar por escrito las razones que determinen la procedencia del cambio.
Cambio Mayor: Se aplicará para aquellos casos en los cuales el requerimiento solicitado no pueda ser manejado como cambio menor, dado que el monto adjudicado se ve afectado.
En cualquier momento de la vigencia del contrato, cualquiera de las partes podrá solicitar un CAMBIO MAYOR al servicio, solicitándolo por escrito a la otra parte. Dentro de los 30 días calendario de recepción de tal solicitud, la parte receptora enviará una respuesta a la otra parte. Si el CAMBIO MAYOR fue solicitado por la SBS, el contratista comunicará por escrito si éste puede ser realizado y su efecto en los procesos, sistemas, organización o términos y condiciones del Contrato. Si el contratista solicita el CAMBIO MAYOR, la SBS notificará por escrito al proveedor si autoriza su realización bajo los términos y condiciones revisados o lo rechaza.
Cualquier CAMBIO MAYOR que implique la contratación de prestaciones adicionales será regulado por lo dispuesto en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
3.15 RESPONSABILIDAD POR XXXXXX XXXXXXX
El contratista es el responsable por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los servicios ofertados por un plazo de un (01) año, contados a partir de la conformidad otorgada por la Entidad.
3.16 FORMA DE PAGO
La Entidad deberá realizar el pago de la contraprestación pactada a favor del contratista de la siguiente forma:
Descripción | Porcentaje del Monto Total Contratado | Forma de Pago |
Etapa Pre Operativa | 4.97% | Contra los entregables de la Etapa Pre Operativa |
Etapa Operativa | 95.03% | Mensualmente, de acuerdo al importe correspondiente según la cantidad de imágenes digitalizadas |
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Apéndice N° 1
Formato de Transferencia Externa de Documentos
INFORMACION GENERAL 1. Entidad: 2. Unidad Organica: 3. Datos de la remisión: 3.1. Nombre y apellidos de los remitentes: 3.2. Nombre y apellidos del receptor: 3.3. Año de la documentación a enviar: 3.4. Remisión Nº: | |
4. Descripción General de los Documentos a Transferirse: | |
5. Metros Lineales de Documentos a Transferirse: | |
6. Xxxxx, fecha y hora | 7. Lugar, fecha y hora |
Jefe o Encargado de la empresa receptora | Encargado del Archivo Central |
INVENTARIO DE REGISTRO
8. Nº DE ORDE N | 9. CODIG O DE LA SERIE | 10. TITULOS DE SERIES DOCUMENTALE S | 11. TIPO DE DOCUMENT O | 12. CANTIDA D DE HOJAS | 13. FECHAS EXTREMA S | 14. UNIDADES DE ALMACENAMIENT O | 15. NÚMER O DE LOTE | 16. CANTIDA D DE FOLIOS | 17. TOTAL DE METROS LINEALE S | 18. AÑOS DE CONSERVACIO N | 19. OBSERVACIONE S |
FIRMA DEL JEFE O ENCARGADO DE ENTIDAD EXTERNA
ENCARGADO DEL ARCHIVO
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Apéndice N° 2
Formato de Devolución Externa de Documentos
INFORMACION GENERAL 1. Entidad: 2. Datos de la remisión: 2.1. Nombre y apellidos de los remitentes: 2.2. Nombre y apellidos del receptor: 2.3. Año de la documentación a enviar: 2.4. Remisión Nº: | |
3. Descripción General de los Documentos a Transferirse: | |
4. Metros Lineales de Documentos a Transferirse: | |
5. Xxxxx, fecha y hora | 6. Lugar, fecha y hora |
Encargado del Archivo Central SBS | Jefe o Encargado de la empresa |
INVENTARIO DE REGISTRO
8. Nº DE ORDE N | 9. CODIG O DE LA SERIE | 10. TITULOS DE SERIES DOCUMENTALES | 11. TIPO DE DOCUMENT O | 12. CANTIDA D DE HOJAS | 13. FECHAS EXTREMA S | 14. UNIDADES DE ALMACENAMIENT O | 15. NÚMER O DE LOTE | 16. CANTIDA D DE FOLIOS | 17. TOTAL DE METROS LINEALE S | 18. AÑOS DE CONSERVACIO N | 19. OBSERVACIONE S |
FIRMA DEL JEFE O ENCARGADO DE ENTIDAD EXTERNA
ENCARGADO DEL ARCHIVO SBS
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Apéndice N° 3 Criterios de Indización
INDIZACIÓN EN EL SISTEMA DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS (SPM)
En el Sistema Producción y Almacenamiento de Microformas de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS), el proceso de indización consiste en la identificación y asignación de códigos, descriptores o encabezamientos de materia relativos a un documento, de modo que su contenido sea conocido y el índice creado pueda ayudar a recuperar elementos de información.
Actualmente, existen diversas formas para realizar el proceso de indización, cada una de las cuales da lugar a un tipo de índice con características especiales en su construcción y en su aplicación como dispositivo de recuperación de la información.
Las políticas de indización nos dice que debemos tener en cuenta los intereses de los usuarios, así como el tipo y volumen de la colección de documentos.
La SBS cuenta con un “Programa de Control de Documentos” (PCD) aprobado en el año 2007, mediante Resolución SBS Nº 1933-2007, es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo.
De acuerdo a lo establecido en el PCD, se han considerado los siguientes campos en la metadata o índices para la indización de los documentos en el sistema:
INDIZACION DEL DOCUMENTO
CAMPOS | DESCRIPCION XX XXXXXX |
Siglas Area Principal: * | Siglas del área a la que pertenece el documento. |
Caja: * | Número de caja que contiene el documento dentro del Archivo Central. |
Correlativo: | Número de correlativo asignado por el Archivo Central al documento. |
Persona Jurídica/Natural: | Nombre de la entidad que remite o a la que se emite el documento. |
Serie Documental: * | Número de un tipo de documento asignado por el Archivo Central. |
Descripción Serie Documental: * | Descripción detallada del documento. |
Año Inicio: * | Año más antiguo que presenta el documento. |
Año Fin: * | Año más reciente que presenta el documento. |
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Apéndice N° 4 Criterios de Control de Calidad
A continuación se describen los criterios de control de calidad que deben cumplir las imágenes y los índices para ser aceptados como conforme:
1. Aprobación de Imágenes
La imagen de un lote, será aprobada por el control de calidad de la SBS al cumplir con las siguientes consideraciones:
• La imagen deberá estar centrada y alineada.
• Imágenes de igual o mejor legibilidad que el documento original (tamaño máximo hasta A3)
• Las imágenes, en :
✓ Color de 24 bits.
✓ De 200 dpi a 400 dpi dependiendo de la calidad de la imagen.
✓ De 600 dpi para documentos tipo Fax (papel térmico).
• Visualización completa y legible de letras pequeñas y de detalles como sellos, número de folio, firmas, huellas digitales, manchas de corrector líquido, rayones a lapicero y logotipos tenues de fondo ó cualquier otra anotación.
• Integridad del documento: Deberá mostrarse tanto el anverso como el reverso del documento, es decir deberá visualizarse todo lo que el documento muestra en físico, por ejemplo: (i) sellos, (ii) tachones, (iii) misma orientación, (iv) escritos a lápiz, etc. Además, deben tener la misma orientación que el documento original.
2. Desaprobación de Imágenes
Se considerará que un folio ha sido mal digitalizado, cuando:
• La imagen del folio es ilegible total o parcialmente (siendo el original completamente legible).
• El folio no ha sido digitalizado en su totalidad.
• La imagen del folio digitalizado presenta manchas (puntos, manchas negras producto de cinta adhesiva, hongos, corrosión, entre otros) al no haber sido limpiados por el contratista.
• La imagen del folio no está alineada.
• La calidad visual de la imagen digitalizada es inferior a la del físico del folio
• El formato de la imagen no es el solicitado.
• Imágenes en las que el texto se presente con un “efecto” en forma de curva, al no haber sido correctamente extendido el folio durante la digitalización.
• Cuando la imagen presenta manchas producto de la digitalización, siendo el original completamente legible y sin manchas.
3. Desaprobación por Mala Indización
Se considerará que un folio ha sido mal indizado cuando:
• El dato del índice de la imagen no corresponda al que presenta el documento físico.
• Al no haber seguido el contratista, con los parámetros de indización indicados por la SBS, según lo detalla el APENDICE N° 3: CRITERIOS DE INDIZACION
• Al no haber sido identificados los índices del documento.
• Cuando los datos digitados no correspondan al dato del documento original.
De presentarse durante el proceso de producción de microformas criterios adicionales de calidad o mayores precisiones en la definición de los criterios de calidad, es factible que la SBS y el Proveedor elaboren documentos que definan y conceptualicen con mayor amplitud dichos criterios de calidad, a estos documentos se les denominará “Actas de Legibilidad”. Estos documentos deben ser aprobados por la SBS. En ningún caso, el contenido de las “Actas de Legibilidad” debe contravenir lo estipulado en las bases.
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Apéndice N° 5 Pacto de Confidencialidad
Yo, XXXXXX XXXXXX XXXXXX, identificado con DNI Nº XXXXX; que a la fecha desempeño el cargo de XXXXXX, en el marco de las bases y la propuesta técnica del (Concurso Público, Adjudicación Directa Selectiva, etc.) Nº XXXX-201X-SBS – Servicio para XXXXXXXX, brindado por la empresa (consorcio) YYYYYY S.A., me comprometo a no difundir, aplicar, ni comunicar a terceros ninguna información de la SBS ni del servicio, a la que tengo acceso durante la ejecución y después de la finalización del mismo.
Así mismo, me comprometo a no revelar información oral, escrita, secretos industriales relacionados con los productos de YYYYY, etc., que YYYY (Contratista) desarrolle, promociones, venda o comercialice, políticas o prácticas de negocio, políticas de la seguridad de la información de la SBS donde prestó el servicio. Que en caso que incumpliera con cuales quiera de las obligaciones estipuladas en este convenio, la SBS y el Proveedor están autorizados a iniciar todas las acciones judiciales o extrajudiciales necesarias para resarcirse del perjuicio.
Lima, 01 XXXX del 2015
{FIRMA}
Nombres y apellidos DNI
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CAPÍTULO IV
CRITERIOS DE EVALUACIÓN TÉCNICA
EVALUACIÓN TÉCNICA (Puntaje Máximo: 100 Puntos)
FACTORES DE EVALUACIÓN | PUNTAJE / METODOLOGÍA PARA SU ASIGNACIÓN | |
A. | EXPERIENCIA EN LA ACTIVIDAD (50.00 PUNTOS) | M = Monto facturado acumulado por el postor por la prestación de servicios de micrograbación y/o digitalización de documentos con valor legal M >= S/. 12,741,465.00 50.00 puntos M >= S/. 8,494,310.00 y < S/. 12,741,465.00: 45.00 puntos M >= S/. 4,247,155.00 y < S/. 8,494,310.00 40.00 puntos |
Criterio: Se evaluará considerando el monto facturado acumulado por el postor correspondiente servicios de micrograbación y/o digitalización de documentos con valor legal, durante un periodo de ocho (8) años a la fecha de la presentación de propuestas. Acreditación: La experiencia se acreditará mediante copia simple de: contratos u órdenes de servicio, y su respectiva conformidad por la prestación efectuada; o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente, con voucher de depósito, reporte de estado de cuenta, cancelación en el documento o certificados de calidad, correspondientes a un xxxxxx xx xxxx (10) servicios. En caso los postores presenten varios comprobantes de pago para acreditar la prestación de un solo servicio, se deberá acreditar que corresponden a dicho servicio; de lo contrario, se asumirá que los comprobantes acreditan servicios independientes, en cuyo caso solo se considerará, para la evaluación y calificación, los diez (10) primeros servicios indicados en el Anexo Nº 6 referido a la Experiencia del Postor. En el caso de servicios de ejecución periódica, sólo se considerará como experiencia la parte del contrato que haya sido ejecutada a la fecha de presentación de propuestas, debiendo adjuntarse copia de las conformidades correspondientes a tal parte o los respectivos comprobantes de pago. En los casos que se acredite experiencia adquirida en consorcio, deberá presentarse la promesa formal de consorcio o el contrato de consorcio del cual se desprenda fehacientemente el porcentaje de las obligaciones que se asumió en el contrato presentado; de lo contrario, no se computará la experiencia proveniente de dicho contrato. Asimismo, cuando se presenten contratos derivados de procesos de selección convocados antes del 20.09.2012, se entenderá que el porcentaje de las obligaciones equivale al porcentaje de participación de la promesa formal o del contrato de consorcio. En caso en dichos documentos no se consigne el porcentaje de participación se presumirá que las obligaciones se ejecutaron en partes iguales. Cuando en los contratos, órdenes de servicios o comprobantes de pago el monto facturado se encuentre expresado en moneda extranjera, debe indicarse el tipo de cambio venta publicado por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP correspondiente a la fecha de suscripción del contrato, de emisión de la orden de servicio o de cancelación del comprobante de pago, según corresponda. Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben llenar y presentar el Anexo Nº 6 referido a la Experiencia del Postor. | ||
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FACTORES DE EVALUACIÓN - OPCIONALES | PUNTAJE / METODOLOGÍA PARA SU ASIGNACIÓN | |
B. | CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO (20.00 PUNTOS) | Se debe utilizar la siguiente fórmula de evaluación: PCP= PF x CBC NC Dónde: PCP = Puntaje a otorgarse al postor. PF = Puntaje máximo al postor. NC = Número de contrataciones presentadas para acreditar la experiencia del postor. CBC = Número de constancias de prestación válidas. 20.00 puntos |
Criterio: Se evaluará el nivel de cumplimiento del postor, respecto de los servicios presentados para acreditar la experiencia del postor, en función al número de constancias de prestación presentadas que indiquen que no ha incurrido en penalidad. Acreditación: Mediante la presentación de un xxxxxx xx xxxx (10) constancias de prestación o cualquier otro documento que, independientemente de su denominación, indique, como mínimo, lo siguiente: 1. La identificación del contrato u orden de servicio, indicando como mínimo su objeto. 2. El monto correspondiente; esto es, el importe total al que asciende el contrato, comprendiendo las variaciones por adicionales, reducciones, reajustes, etc., que se hubieran aplicado durante la ejecución contractual. 3. Las penalidades en que hubiera incurrido el contratista durante la ejecución de dicho contrato. | ||
C. | EXPERIENCIA DEL PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO (20.00 PUNTOS) | Más de 5 años: 20.00 puntos Más de 4 hasta 5 años: 15.00 puntos Más de 3 hasta 4 años: 10.00 puntos |
Criterio: Se evaluará en función al tiempo de experiencia del Fedatario Juramentado en trabajos referidos al servicio de fedatación informática, que supere el requerimiento técnico mínimo. De presentarse experiencia ejecutada paralelamente (traslape), para el cómputo del tiempo de dicha experiencia sólo se considerará una vez el periodo traslapado. Acreditación: Mediante la presentación de copia simple de (i) contratos de trabajo con su respectiva conformidad, (ii) certificados, (iii) constancias de trabajo o (iv) cualquier otro documento que, de manera fehaciente, que demuestre el tiempo de experiencia. En el supuesto que el postor fuera una persona natural, la experiencia que acredite como tal, también podrá utilizarla para acreditar su experiencia como personal propuesto para la prestación del servicio, de ser el caso. Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben llenar y presentar el Anexo Nº 8. | ||
D. | CERTIFICACION ISO 9001:2008 (10.00 PUNTOS) Criterio: Se calificara al postor que con un sistema de gestión documental y/o sistema de micrograbación certificado con el ISO 9001:2008. Acreditación: Se acreditará mediante la presentación de la copia simple del certificado ISO 9001:2008 vigente a la fecha de presentación de propuestas. | Cuenta con un sistema de gestión documental y/o sistema de micrograbación certificado con el ISO 9001:2008. 10.00 puntos |
PUNTAJE TOTAL | 100.0 puntos | |
IMPORTANTE:
• Los factores de evaluación no pueden calificar con puntaje el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos.
• Para acceder a la etapa de evaluación económica, el postor deberá obtener un puntaje técnico mínimo de ochenta (80) puntos.
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CAPÍTULO V PROFORMA DEL CONTRATO
Conste por el presente documento, la contratación del servicio de micrograbación de documentos de valor permanente con valor legal, que celebra de una parte la SUPERINTENDENCIA DE BANCA, SEGUROS Y ADMINISTRADORAS PRIVADAS DE FONDOS DE PENSIONES, en
adelante LA SUPERINTENDENCIA, con RUC Nº 20131370564, con domicilio legal en Av. Xxxxxxxxx Xxxxxxxx N° 185 – San Xxxxxx, representada por [………..…], identificado con DNI Nº [………],, y de otra parte [……………….....................], con RUC Nº [. ], con domicilio legal
en [……………….....................], inscrita en la Ficha N° [……………….........] Asiento N° [……….......] del Registro de Personas Jurídicas de la ciudad de [………………], debidamente representado por su Representante Legal, [……………….....................], con DNI N° [………………..], según poder inscrito en la Ficha N° […………..], Asiento N° […………] del Registro de Personas Jurídicas de la ciudad de [… ], a quien en adelante se le denominará
EL CONTRATISTA en los términos y condiciones siguientes
CLÁUSULA PRIMERA: ANTECEDENTES
Con fecha [… ], el Comité Especial adjudicó la Buena Pro del CONCURSO PÚBLICO
Nº 003/2015-SBS para la contratación del servicio de micrograbación de documentos de valor permanente con valor legal, a [INDICAR NOMBRE DEL GANADOR DE LA BUENA PRO], cuyos detalles e importe constan en los documentos integrantes del presente contrato.
CLÁUSULA SEGUNDA: OBJETO
El presente contrato tiene por objeto la contratación del servicio de micrograbación de documentos de valor permanente con valor legal, conforme a los Términos de Referencia.
CLÁUSULA TERCERA: MONTO CONTRACTUAL
El monto total del presente contrato asciende a [CONSIGNAR MONEDA Y MONTO], [CONSIGNAR SI O NO] incluye IGV, de acuerdo al siguiente detalle:
Descripción | Porcentaje del Monto Total Contratado | Monto |
Etapa Pre Operativa | 4.97% | |
Etapa Operativa | 95.03% |
Este monto comprende el costo del servicio, seguros e impuestos, así como todo aquello que sea necesario para la correcta ejecución de la prestación materia del presente contrato.
CLÁUSULA CUARTA: DEL PAGO
LA SUPERINTENDENCIA se obliga a pagar la contraprestación a EL CONTRATISTA en Nuevos Soles, luego de la recepción formal y completa de la documentación correspondiente, según lo establecido en el artículo 181 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y de acuerdo a la siguiente forma:
Descripción | Porcentaje del Monto Total Contratado | Forma de Pago |
Etapa Pre Operativa | 4.97% | Contra los entregables de la Etapa Pre Operativa |
Etapa Operativa | 95.03% | Mensualmente, de acuerdo al importe correspondiente según la cantidad de imágenes digitalizadas |
Para tal efecto, el responsable de otorgar la conformidad de la prestación deberá hacerlo en un plazo que no excederá de los diez (10) días calendario de ser estos recibidos.
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CONCURSO PUBLICO N° 003/2015-SBS
LA SUPERINTENDENCIA debe efectuar el pago dentro de los quince (15) días calendario siguiente al otorgamiento de la conformidad respectiva, siempre que se verifiquen las demás condiciones establecidas en el contrato.
En caso de retraso en el pago, EL CONTRATISTA tendrá derecho al pago de intereses conforme a lo establecido en el artículo 48 de la Ley de Contrataciones del Estado, contado desde la oportunidad en el que el pago debió efectuarse.
CLÁUSULA QUINTA: DEL PLAZO DE LA EJECUCIÓN DE LA PRESTACIÓN
El plazo de ejecución del presente contrato es de doce (12) meses o hasta agotar el monto total contratado, de acuerdo al siguiente detalle:
- Etapa Pre Operativa: dos (02) meses, contados a partir del día siguiente de la fecha de suscripción del contrato.
- Etapa Operativa: diez (10) meses o hasta consumir el monto total contratado, contados a partir del día siguiente de la fecha de culminación de la Etapa Pre Operativa.
En aplicación de lo dispuesto en el artículo 149º del Reglamento, el contrato tendrá vigencia desde del día siguiente de la fecha de suscripción del documento que lo contiene hasta que el funcionario competente dé la conformidad de la recepción de la prestación a cargo de EL CONTRATISTA y se efectúe el pago.
CLÁUSULA SEXTA: PARTES INTEGRANTES DEL CONTRATO
El presente contrato está conformado por las Bases integradas, la oferta ganadora 6 y los documentos derivados del proceso de selección que establezcan obligaciones para las partes.
CLÁUSULA SÉTIMA: GARANTÍAS
EL CONTRATISTA entregó a la suscripción del contrato la respectiva garantía solidaria, irrevocable, incondicional y de realización automática a sólo requerimiento, a favor de LA SUPERINTENDENCIA, por los conceptos, importes y vigencias siguientes:
• De fiel cumplimiento del contrato7: S/. [CONSIGNAR EL MONTO], a través de la [INDICAR EL TIPO DE GARANTÍA Y NUMERO DEL DOCUMENTO, EMPRESA QUE LA EMITE]. Cantidad que es equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original, la misma que deberá mantenerse vigente hasta la conformidad de la recepción de la prestación.
IMPORTANTE:
• Al amparo de lo dispuesto en el artículo 39 de la Ley de Contrataciones del Estado, en los casos de prestación de servicios de ejecución periódica, si el postor ganador de la Buena Pro solicita la retención xxx xxxx por ciento (10%) del monto del contrato original como garantía de fiel cumplimiento deberá consignarse lo siguiente:
“De fiel cumplimiento del contrato: S/. [CONSIGNAR EL MONTO], a través de la retención que deberá efectuar LA ENTIDAD, durante la primera mitad del número total de pagos a realizarse, de forma prorrateada, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo.”
6 La oferta ganadora comprende a las propuestas técnica y económica del postor ganador de la Buena Pro.
7 En aplicación de lo dispuesto en el artículo 158 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, la garantía de fiel cumplimiento deberá ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original y tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.
De manera excepcional, respecto de aquellos contratos que tengan una vigencia superior a un (1) año, las Entidades podrán aceptar que el ganador de la Buena Pro presente la garantía de fiel cumplimiento y de ser el caso, la garantía por el monto diferencial de la propuesta, con una vigencia de un (1) año, con el compromiso de renovar su vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación.
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SUPERINTENDENCIA DE BANCA, SEGUROS Y ADMINISTRADORAS PRIVADAS DE FONDOS DE PENSIONES
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• Garantía por el monto diferencial de la propuesta8: S/. [CONSIGNAR EL MONTO], a través de la [INDICAR EL TIPO DE GARANTÍA Y NUMERO DEL DOCUMENTO, EMPRESA QUE LA EMITE], la misma que deberá mantenerse vigente hasta la conformidad de la recepción de la prestación.
CLÁUSULA OCTAVA: EJECUCIÓN DE GARANTÍAS POR FALTA DE RENOVACIÓN
LA SUPERINTENDENCIA está facultada para ejecutar las garantías cuando EL CONTRATISTA no cumpliera con renovarlas, conforme a lo dispuesto por el artículo 164° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
CLÁUSULA NOVENA: CONFORMIDAD DEL SERVICIO
La conformidad del servicio se regula por lo dispuesto en el artículo 176 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y será otorgada por la Secretaria General de LA SUPERINTENDENCIA.
De existir observaciones se consignarán en el acta respectiva, indicándose claramente el sentido de éstas, dándose al CONTRATISTA un plazo prudencial para su subsanación, en función a la complejidad del servicio. Dicho plazo no podrá ser menor de dos (2) ni mayor xx xxxx (10) días calendario. Si pese al plazo otorgado, EL CONTRATISTA no cumpliese a cabalidad con la subsanación, LA SUPERINTENDENCIA podrá resolver el contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades que correspondan.
Este procedimiento no será aplicable cuando los servicios manifiestamente no cumplan con las características y condiciones ofrecidas, en cuyo caso LA SUPERINTENDENCIA no efectuará la recepción, debiendo considerarse como no ejecutada la prestación, aplicándose las penalidades que correspondan.
CLÁUSULA DÉCIMA: DECLARACIÓN JURADA DEL CONTRATISTA
EL CONTRATISTA declara bajo juramento que se compromete a cumplir las obligaciones derivadas del presente contrato, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento.
CLÁUSULA UNDÉCIMA: RESPONSABILIDAD POR LA CALIDAD OFRECIDA Y POR VICIOS OCULTOS
La conformidad del servicio por parte de LA SUPERINTENDENCIA no enerva su derecho a reclamar posteriormente por defectos o vicios ocultos, conforme a lo dispuesto por el artículo 50° de la Ley de Contrataciones del Estado.
El plazo máximo de responsabilidad de EL CONTRATISTA es de un (1) año, contado a partir de la conformidad otorgada por LA SUPERINTENDENCIA.
CLÁUSULA DUODÉCIMA: PENALIDADES
Si EL CONTRATISTA incurre en retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, LA SUPERINTENDENCIA le aplicará una penalidad por cada día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente, en concordancia con el artículo 165 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
En todos los casos, la penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo a la siguiente fórmula:
Penalidad Diaria = | 0.10 x Monto |
F x Plazo en días |
8 En aplicación de los dispuesto por el artículo 160 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, cuando la propuesta económica fuese inferior al valor referencial en más xxx xxxx por ciento (10%) de éste en el proceso de selección para la contratación de servicios, para la suscripción del contrato el postor ganador deberá presentar una garantía adicional por un monto equivalente al veinticinco por ciento (25%) de la diferencia entre el valor referencial y la propuesta económica. Dicha garantía deberá tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.
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SUPERINTENDENCIA DE BANCA, SEGUROS Y ADMINISTRADORAS PRIVADAS DE FONDOS DE PENSIONES
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Donde:
F = 0.40 para plazos menores o iguales a sesenta (60) días.
Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, al contrato o, en caso que éstos involucrarán obligaciones de ejecución periódica, a la prestación parcial que fuera materia de retraso.
Esta penalidad será deducida de los pagos periódicos, de los pagos parciales o del pago final; o si fuese necesario se cobrará del monto resultante de la ejecución de las garantías de fiel cumplimiento o por el monto diferencial de la propuesta (de ser el caso).
Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, LA SUPERINTENDENCIA podrá resolver el contrato por incumplimiento.
La justificación por el retraso se sujeta a lo dispuesto por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, el Código Civil y demás normas aplicables, según corresponda.
OTRAS PENALIDADES
El contratista asumirá la responsabilidad ante cualquier siniestro que eventualmente ocurriese con la documentación de LA SUPERINTENDENCIA entregada previamente al personal que labora para EL CONTRATISTA. Para dicho efecto, LA SUPERINTENDENCIA aplicará una penalidad equivalente a S/. 250.00 (Doscientos cincuenta y 00/100 Nuevos Soles) por documento, en caso de pérdida o deterioro.
CLÁUSULA DÉCIMO TERCERA: RESOLUCIÓN DEL CONTRATO
Cualquiera de las partes podrá resolver el contrato, de conformidad con los artículos 40°, inciso c), y 44° de la Ley de Contrataciones del Estado, y los artículos 167° y 168° de su Reglamento. De darse el caso, LA SUPERINTENDENCIA procederá de acuerdo a lo establecido en el artículo 169° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
CLÁUSULA DÉCIMO CUARTA: DEL COMPROMISO Y CUMPLIMIENTO DE LA SEGURIDAD Y DE LA SALUD EN EL TRABAJO
EL CONTRATISTA se obliga a cumplir las normas vigentes y complementarias en materia de seguridad y salud en el trabajo, así como las clausulas adjuntas al presente contrato; siendo el incumplimiento de dichas obligaciones causal de resolución contractual, de conformidad con el artículo 167° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
CLÁUSULA DÉCIMO QUINTA: RESPONSABILIDAD DE LAS PARTES
Cuando una de las partes no ejecute injustificadamente las obligaciones asumidas, debe resarcir a la otra parte por los daños y perjuicios ocasionados, a través de la indemnización correspondiente. Ello no obsta la aplicación de las sanciones administrativas, penales y pecuniarias a que dicho incumplimiento diere lugar, en el caso que éstas correspondan.
Lo señalado precedentemente no exime a ninguna de las partes del cumplimiento de las demás obligaciones previstas en el presente contrato.
CLÁUSULA DÉCIMO SEXTA: MARCO LEGAL DEL CONTRATO
Sólo en lo no previsto en este contrato, en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en las directivas que emita el OSCE y demás normativa especial que resulte aplicable, serán de aplicación supletoria las disposiciones pertinentes del Código Civil vigente, cuando corresponda, y demás normas de derecho privado.
CLÁUSULA DÉCIMO SÉTIMA: SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
Las partes acuerdan que cualquier controversia que surja desde la celebración del contrato será resuelta mediante arbitraje de derecho con árbitro único, conforme a las disposiciones de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, y bajo la organización y administración de los Órganos del Sistema Nacional de Arbitraje del OSCE y de acuerdo con su Reglamento.
Facultativamente, cualquiera de las partes podrá someter a conciliación la referida controversia, sin perjuicio de recurrir al arbitraje en caso no se llegue a un acuerdo entre ambas, según lo señalado en el artículo 214° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
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CONCURSO PUBLICO N° 003/2015-SBS
El Laudo arbitral emitido es definitivo e inapelable, tiene el valor de cosa juzgada y se ejecuta como una sentencia.
CLÁUSULA DÉCIMO OCTAVA: FACULTAD DE ELEVAR A ESCRITURA PÚBLICA
Cualquiera de las partes podrá elevar el presente contrato a Escritura Pública corriendo con todos los gastos que demande esta formalidad.
CLÁUSULA DÉCIMO NOVENA: DOMICILIO PARA EFECTOS DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
Las partes declaran el siguiente domicilio para efecto de las notificaciones que se realicen durante la ejecución del presente contrato:
DOMICILIO DE LA SUPERINTENDENCIA: [ ]
DOMICILIO DEL CONTRATISTA: [CONSIGNAR EL DOMICILIO SEÑALADO POR EL POSTOR GANADOR DE LA BUENA PRO AL PRESENTAR LOS REQUISITOS PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO]
La variación del domicilio aquí declarado de alguna de las partes debe ser comunicada a la otra parte, formalmente y por escrito, con una anticipación no menor de quince (15) días calendario.
De acuerdo con las Bases, las propuestas técnico y económica y las disposiciones del presente contrato, las partes lo firman por duplicado en señal de conformidad en la ciudad de [. ] al
[CONSIGNAR FECHA].
“LA SUPERINTENDENCIA” | “EL CONTRATISTA” |
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CLAUSULAS CONTRACTUALES REFERIDAS AL COMPROMISO Y CUMPLIMIENTO DE LA SEGURIDAD Y LA SALUD EN EL TRABAJO
1. Política de Seguridad
Es política de la Superintendencia, garantizar la seguridad y la salud en el trabajo de sus trabajadores, contratistas y de terceras personas que se encuentren dentro de los locales de la institución.
La Superintendencia fomenta una cultura de prevención y mitigación de riesgos, a través de un adecuado sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, en concordancia con la normatividad pertinente, compromiso que debe asumir el Contratista, como responsable de la prevención de accidentes y enfermedades profesionales en cada una de las áreas donde ejecuten sus prestaciones.
2. Obligaciones del Contratista
Por medio del presente, el contratista se obliga a lo siguiente:
2.1. Asignar a la SBS personal que posea las habilidades y los conocimientos suficientes, adquiridos a través de los programas de capacitación y la propia experiencia acumulada a través de los años.
2.2. Capacitar adecuadamente a su personal respecto de los riesgos a los que está expuesto en función a las características de las labores o actividades que desarrolla y el cargo que ocupa.
2.3. Evaluación de los riesgos de las actividades que efectuará su personal, adoptando las medidas necesarias de control antes del inicio de las actividades.
2.4. Contar con las licencias y/o las certificaciones nacionales y/o extranjeras que sean requeridas y/o necesarias de acuerdo con la normativa vigente, según sea el trabajo o actividad a realizar.
2.5. Prevenir el impacto que sobre el medio ambiente tenga el manejo y la manipulación de residuos, materiales, insumos o sustancias químicas que sean utilizados y/o desechados en las actividades que son materia del presente contrato.
2.6. Cumplir con las reglas de conducta y de seguridad interna que disponga la Superintendencia.
2.7. Dar cumplimiento a las normatividad vigente sobre Seguridad y Salud en el trabajo, que a modo de referencia se mencionan las siguientes:
- Ley N° 29783 y sus modificatorias, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Decreto Supremo N° 005-2012-TR y sus modificatorias, Reglamento de la Ley N° 29783.
- Ley N° 28048. Ley de protección de la mujer gestante.
- Ley N° 27626, De las empresas especiales de servicios y cooperativas de trabajadores.
- Decreto Supremo N° 009-2004-TR, Reglamento de la Ley N° 28048.
- Resolución Ministerial N° 374-2008-TR, De protección de la mujer gestante.
- Decreto Supremo N° 042-F, Reglamento de Seguridad Industrial.
- Resolución Ministerial N° 480-2008/MINSA, que aprueba la NTS N° 068- MINSA/DGSP-V.1.
- Decreto Supremo N° 003-98-SA, Norma Técnica del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
- Decreto Supremo N° 015-2005-SA, Valores permisibles para agentes químicos en el ambiente de trabajo.
- Decreto Supremo N° 022-2001-SA, Reglamento sanitario para las actividades de saneamiento ambiental.
- Decreto Supremo N° 011-2006-Vivienda y sus modificaciones. Reglamento Nacional de Edificaciones.
- Resolución Ministerial N° 449-2001-SA-DM, Xxxxx Xxxxxxxxx para trabajos de desinfección, desinsectación, desratización, limpieza de ambientes, de tanques sépticos, etc.
- Resolución Ministerial N° 037-2006-MEM, Código Nacional de Electricidad.
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- Resolución Ministerial N° 111- 2013 Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo de las Actividades Eléctricas
- NTP 400.034, Andamios. Requisitos.
- Xxxxx X.050, Seguridad durante la Construcción.
La relación de normas nacionales descritas anteriormente, es solo referencial y no exime al contratista del cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable en materia de seguridad y salud, así como todas aquellas normas y lineamientos internos que la Superintendencia ponga en su conocimiento.
2.8. Conocer y difundir a su personal, el Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Superintendencia, así como todas las medidas para el cuidado de la seguridad y salud en el trabajo dispuestas por esta.
2.9. Contar con los implementos de seguridad adecuados para el tipo de trabajo que se va a realizar.
2.10. Proporcionará a su personal, los equipos de protección y la ropa de trabajo que sea la adecuada para resguardarlo de los potenciales daños por efectos mecánicos, contaminantes, químicos y biológicos, ambientales y/o meteorológicos. De igual forma, deberá controlar el correcto uso de estos elementos así como su calidad.
2.11. Suministrar todo los equipos y herramientas que su personal requiera para el desarrollo y ejecución adecuada de los trabajos o actividades contratados. Los mismos que deberán ser de óptima calidad, de características para su uso y encontrarse en buen estado. Cualquier situación que afecte el funcionamiento y la calidad de estos, deberá ser reemplazado y debe ser puesto en conocimiento inmediato del personal de la Superintendencia.
3. Facultades de la Superintendencia
La Superintendencia se reserva el derecho de supervisar en cualquier momento los equipos, elementos, sitios de trabajo, personal y documentos que sean necesarios para evaluar el cumplimiento y aplicación de las normas de Seguridad y Salud en el trabajo.
La Superintendencia se reserva el derecho de impedir las labores o actividades del personal del contratista que incumpla los citados procedimientos y normas. En caso esta situación se torne persistente y/o generalizada, la Superintendencia queda facultada a paralizar los trabajos y resolver el contrato sin lugar a reclamo por parte del contratista.
La Superintendencia se reserva el derecho de comunicar a la Autoridad de Trabajo cualquier incumplimiento por parte del contratista relacionado con las Normas de Seguridad y Salud en el Trabajo materia del presente contrato.
El contratista tiene el deber de dar estricto cumplimiento de las normas y disposiciones sobre seguridad y salud en el trabajo.
El incumplimiento de estas obligaciones es causal de resolución de contrato. La SBS se reserva el derecho de solicitar la acreditación sobre el cumplimiento de dichas obligaciones durante la ejecución contractual.
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FORMATOS Y ANEXOS
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FORMATO N° 1 9
MODELO DE CARTA DE ACREDITACIÓN
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
Señores
COMITÉ ESPECIAL
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Presente.-
[CONSIGNAR NOMBRE DEL POSTOR (PERSONA NATURAL, PERSONA JURÍDICA Y/O CONSORCIO)], identificado con DNI Nº [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA NATURAL] y
RUC Nº [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA], debidamente representado por su [CONSIGNAR SI SE TRATA DE REPRESENTANTE LEGAL EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA O DEL REPRESENTANTE COMÚN EN CASO DE CONSORCIOS, ASÍ COMO SU
NOMBRE COMPLETO], identificado con DNI Nº […………], tenemos el agrado de dirigirnos a ustedes, en relación con el Concurso Público N° 003/2015-SBS, a fin de acreditar a nuestro apoderado: [CONSIGNAR NOMBRE DEL APODERADO] identificado con DNI Nº [………], quien se encuentra en virtud a este documento, debidamente autorizado a realizar todos los actos vinculados al proceso de selección.
Para tal efecto, se adjunta copia simple de la ficha registral vigente del suscrito.10
…..………………………….…………………..
Firma, Nombres y Apellidos del postor o Representante legal o común, según corresponda
9 El presente formato será utilizado cuando la persona natural, el representante legal de la persona jurídica o el representante común del consorcio no concurra personalmente al proceso de selección.
10 Incluir dicho párrafo sólo en el caso de personas jurídicas.
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ANEXO Nº 1
DECLARACIÓN JURADA DE DATOS DEL POSTOR
Señores
COMITÉ ESPECIAL
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Presente.-
Estimados Señores:
El que se suscribe, [……………..], postor y/o Representante Legal de [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA], identificado con [CONSIGNAR TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD]
N° [CONSIGNAR NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD], con poder inscrito en la localidad de [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA] en la Ficha Nº [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA] Asiento Nº [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA],
DECLARO BAJO JURAMENTO que la siguiente información se sujeta a la verdad:
Nombre | o Razón | Social | : | ||
Domicilio | Legal | : | |||
RUC | : | Teléfono : | Fax : | ||
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
……...........................................................
Firma, Nombres y Apellidos del postor o Representante legal, según corresponda
IMPORTANTE:
• Cuando se trate de consorcios, esta declaración jurada será presentada por cada uno de los consorciados.
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ANEXO Nº 2
DECLARACIÓN JURADA DE CUMPLIMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
Señores
COMITÉ ESPECIAL
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Presente.-
De nuestra consideración:
Es grato dirigirme a usted, para hacer de su conocimiento que luego de haber examinado las Bases y demás documentos del proceso de la referencia y, conociendo todas las condiciones existentes, el postor ofrece el servicio de micrograbación de documentos de valor permanente con valor legal, de conformidad con los Términos de Referencia, las demás condiciones que se indican en el Capítulo III de la sección específica de las Bases y los documentos del proceso.
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
…….………………………….…………………..
Firma, Nombres y Apellidos del postor o Representante legal o común, según corresponda
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ANEXO Nº 3
DECLARACIÓN JURADA
(ART. 42 DEL REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO)
Señores
COMITÉ ESPECIAL
CONCURSO PÚBLICO Nº 003/2015-SBS
Presente.-
De nuestra consideración:
Mediante el presente el suscrito, postor y/o Representante Legal de [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA], declaro bajo juramento:
1.- No tener impedimento para participar en el proceso de selección ni para contratar con el Estado, conforme al artículo 10 de la Ley de Contrataciones del Estado.
2.- Xxxxxxx, aceptar y someterme a las Bases, condiciones y procedimientos del proceso de selección.
3.- Ser responsable de la veracidad de los documentos e información que presento a efectos del presente proceso de selección.
4.- Comprometerme a mantener la oferta presentada durante el proceso de selección y a suscribir el contrato, en caso de resultar favorecido con la Buena Pro.
5.- Conocer las sanciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como en la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
………………………….……………………….. Firma, Nombres y Apellidos del postor o Representante legal, según corresponda
IMPORTANTE:
• Cuando se trate de consorcios, esta declaración jurada será presentada por cada uno de los consorciados.
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ANEXO Nº 4
PROMESA FORMAL DE CONSORCIO
(Sólo para el caso en que un consorcio se presente como postor)
Señores
COMITÉ ESPECIAL
CONCURSO PÚBLICO Nº 003/2015-SBS
Presente.-
De nuestra consideración,
Los suscritos declaramos expresamente que hemos convenido en forma irrevocable, durante el lapso que dure el proceso de selección, para presentar una propuesta conjunta al CONCURSO PÚBLICO Nº 003/2015-SBS, responsabilizándonos solidariamente por todas las acciones y omisiones que provengan del citado proceso.
Asimismo, en caso de obtener la Buena Pro, nos comprometemos a formalizar el contrato de consorcio bajo las condiciones aquí establecidas (porcentaje de obligaciones asumidas por cada consorciado), de conformidad con lo establecido por el artículo 141 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Designamos al Sr. [..................................................], identificado con [CONSIGNAR TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD] N° [CONSIGNAR NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD],
como representante común del consorcio para efectos de participar en todas las etapas del proceso de selección y para suscribir el contrato correspondiente con la Entidad [CONSIGNAR NOMBRE DE LA ENTIDAD]. Asimismo, fijamos nuestro domicilio legal común en [. ].
OBLIGACIONES DE [NOMBRE DEL CONSORCIADO 1]: % de Obligaciones
▪ [DESCRIBIR LA OBLIGACIÓN VINCULADA AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA] [ % ]
▪ [DESCRIBIR OTRAS OBLIGACIONES] [ % ]
OBLIGACIONES DE [NOMBRE DEL CONSORCIADO 2]: % de Obligaciones
▪ [DESCRIBIR LA OBLIGACIÓN VINCULADA AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA] [ % ]
▪ [DESCRIBIR OTRAS OBLIGACIONES] [ % ]
TOTAL: 100%
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
..…………………………………. …………………………………..
Nombre, firma, sello y DNI del Nombre, firma, sello y DNI del
Representante Legal Consorciado 1 Representante Legal Consorciado 2
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ANEXO Nº 5
DECLARACIÓN JURADA DE PLAZO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Señores
COMITÉ ESPECIAL
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Presente.-
De nuestra consideración,
Mediante el presente, con pleno conocimiento de las condiciones que se exigen en las Bases del proceso de la referencia, me comprometo a prestar el servicio de micrograbación de documentos de valor permanente con valor legal en el plazo de doce (12) meses o hasta consumir el monto total contratado, de acuerdo al siguiente detalle:
- Etapa Pre Operativa: dos (02) meses, contados a partir del día siguiente de la fecha de suscripción del contrato.
- Etapa Operativa: diez (10) meses o hasta consumir el monto total contratado, contados a partir del día siguiente de la fecha de culminación de la Etapa Pre Operativa.
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
……..........................................................
Firma, Nombres y Apellidos del postor o Representante legal o común, según corresponda
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ANEXO Nº 6
EXPERIENCIA DEL POSTOR
Señores
COMITÉ ESPECIAL
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Presente.-
Mediante el presente, el suscrito detalla lo siguiente como EXPERIENCIA EN LA ACTIVIDAD:
Nº | CLIENTE | OBJETO DEL SERVICIO | N° CONTRATO / O/S / COMPROBANTE DE PAGO | FECHA11 | MONEDA | IMPORTE | TIPO DE CAMBIO VENTA12 | MONTO FACTURADO ACUMULADO13 |
1 | ||||||||
2 | ||||||||
3 | ||||||||
4 | ||||||||
5 | ||||||||
6 | ||||||||
7 | ||||||||
8 | ||||||||
9 | ||||||||
10 | ||||||||
TOTAL | ||||||||
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
………..........................................................
Firma, Nombres y Apellidos del postor o Representante legal o común, según corresponda
11 Se refiere a la fecha de suscripción del contrato, de la emisión de la Orden de Servicio o de cancelación del comprobante de pago, según corresponda.
12 El tipo de cambio venta debe corresponder al publicado por la SBS correspondiente a la fecha de suscripción del contrato, de la emisión de la Orden de Servicio o de cancelación del comprobante de pago, según corresponda.
13 Consignar en la moneda establecida para el valor referencial.
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ANEXO Nº 7
CARTA DE PROPUESTA ECONÓMICA (MODELO)
Señores
COMITÉ ESPECIAL
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Presente.-
De nuestra consideración,
Es grato dirigirme a usted, para hacer de su conocimiento que, de acuerdo con el valor referencial del presente proceso de selección y los Términos de Referencia, mi propuesta económica es la siguiente:
(a) Costo de la Etapa Pre Operativa (Nuevos Soles) | Etapa Operativa | COSTO TOTAL (a) + (c) | |
(b) Costo unitario por imagen (Nuevos Soles) | (c) Costo por 22,000,000 de imágenes (Nuevos Soles) | ||
La propuesta económica incluye todos los tributos, seguros, transportes, inspecciones, pruebas, y de ser el caso, los costos laborales conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda tener incidencia sobre el costo del servicio a contratar, excepto la de aquellos postores que gocen de exoneraciones legales.
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
……………………………….…………………..
Firma, Nombres y Apellidos del postor o Representante legal o común, según corresponda
IMPORTANTE:
• En caso de tratarse de una convocatoria bajo el sistema de precios unitarios, deberá requerirse que el postor consigne en la propuesta económica los precios unitarios y subtotales de su oferta.
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ANEXO N° 8
PERSONAL PROPUESTO PARA EL SERVICIO
Señores
COMITÉ ESPECIAL
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Presente.-
De nuestra consideración,
Mediante el presente el suscrito, postor y/o Representante Legal de [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA], declaro bajo juramento que la siguiente información se sujeta a la verdad:
Nombre y apellidos | Cargo | Documento de identidad (tipo y numero) | Tiempo de experiencia del Fedatario Juramentado en trabajos referidos al servicio de Fedatación Informática. |
Fedatario Juramentado |
[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]
………………………….………………………..
Firma, Nombres y Apellidos del postor o Representante legal, según corresponda
NOTAS:
1) Este documento tiene carácter de Declaración Jurada
2) El postor deberá presentar copia simple de (i) contratos de trabajo con su respectiva conformidad, (ii) certificados, (iii) constancias de trabajo o (iv) cualquier otro documento que, de manera fehaciente, que demuestre el tiempo de experiencia del Fedatario Juramentado en trabajos referidos al servicio de Fedatación Informática.
3) El postor deberá presentar copia simple de los documentos que acrediten los siguientes requisitos:
- Haber participado directamente en por lo menos un proyecto exitoso de implementación para la certificación de líneas de producción y almacenamiento de microformas en el sector Público en los últimos ocho (08) años, para lo cual deberá adjuntarse el Contrato, la Conformidad y el Certificado de Idoneidad Técnica obtenido.
- Profesional con título de abogado.
- Encontrarse hábil para el ejercicio de la profesión.
- Contar con Diploma de Idoneidad Técnica de Fedatario Juramentado con especialización en Informática.
- Estar habilitado en el Registro Nacional de Fedatarios Juramentados, con especialización en Informática.
4) La SBS se reserva el derecho de verificar la información presentada.
5) El postor podrá utilizar líneas adicionales en el mismo formato para completar su información.
6) NO SE DARÁ VALIDEZ A LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA SI NO SE DETALLAN LOS DATOS QUE PERMITAN EFECTUAR LA VERIFICACIÓN CORRESPONDIENTE.
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ANEXO N° 9
(Modelo de Carta para el abono con abonos en la cuenta bancaria del proveedor) LOGO DE EMPRESA SOLICITANTE
CARTA DE AUTORIZACIÓN
Lima, Señores
Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones Presente
Asunto: Autorización para el pago con abonos en cuenta
Por medio de la presente, comunico a usted los datos para el pago con abonos en nuestra cuenta de la empresa que represento:
Número de Cuenta:….………………………………………………………..…
Código de Cuenta Interbancario (CCI):……………………………………….
Tipo de Cuenta:………………………………………………………………….
Nombre del Banco:………………………………………………………………
Razón social:……………………………………………………………………..
Agradeceré se sirva disponer lo conveniente para que los pagos a nombre de mi representada sean abonados a la cuenta indicada.
Asimismo, dejo constancia que la factura a ser emitida por mi representada, una vez cumplida o atendida la correspondiente Orden de Compra y/o de Servicio o las prestaciones en bienes y/o servicios materia del contrato quedará cancelada para todos sus efectos mediante la sola acreditación del importe de la referida factura a favor de la cuenta en la entidad bancaria a que se refiere el primer párrafo de la presente.
Para cualquier comunicación al respecto sírvase coordinar con:
Nombre y Apellidos de la Persona:…………………………………………
Correo electrónico y N° Telefónico:…………………………………………
Atentamente,
Firma del proveedor o su representante legal
Nombre y apellidos Xxxxx Social de la Empresa
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