DANIELA SANABRIA VILLATE 551784 LUIS ENRIQUE URIBE GARCIA 551783
IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA LEAN CONSTRUCTION PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL RECURSO HUMANO EN LAS ETAPAS DE PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA No. 231 FIP DEL 2019
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX 551784 XXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXX 551783
IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA LEAN CONSTRUCTION PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL RECURSO HUMANO EN LAS ETAPAS DE PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA No. 231 FIP DEL 2019
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX 551784 XXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXX 551783
DIRECTOR
XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX
Ingeniero Civil
xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx/xx-xx-xx/0.0/xxxx.xx
1.2. Planteamiento del Problema 9
1.2.1. Antecedentes del problema 9
1.2.2. Pregunta de investigación 10
1.2.3. Variables del problema 10
1.4.2. Objetivos específicos 11
3.1. Fases del trabajo de grado 24
3.2. Instrumentos o herramientas utilizadas 25
3.4. Alcances y limitaciones 25
Anexo 1. Herramientas de control y seguimiento 51
Anexo 2. Artículo en formato IEEE 54
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Categorías metodología Lean 13
Ilustración 2. Localización General 19
Ilustración 3. Contratos estatales 20
Ilustración 4. Esquema de la metodología a utilizar 22
Ilustración 5. Matriz De Seguimiento De Personal Vs Estado Proyectos 23
Ilustración 6. Formato De Cumplimiento De Compromisos Por El Profesional.
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Estándares internacionales en gestión de proyectos 16
Tabla 3. Personal Mínimo Requerido Según Pliego De Condiciones 27
Tabla 4. Personal contratado VS Personal mínimo requerido 31
Tabla 6. Meses con mayores sobrecostos 35
Tabla 7. Ejemplo diligenciamiento Formato De Cumplimiento De Compromisos Por El Profesional 41
Tabla 8. Ejemplo diligenciamiento Matriz De Seguimiento De Personal Vs Estado Proyectos 42
LISTA DE GRAFICAS
Grafica 1. Personal contratado Vs Personal mínimo requerido año 2019. 33
Grafica 2. Personal contratado Vs Personal mínimo requerido año 2020. 33
Grafica 3. Personal contratado Vs Personal mínimo requerido año 2021. 34
Grafica 4. Personal contratado Vs Personal mínimo requerido año 2022. 34
INTRODUCCIÓN
Dentro de cualquier proyecto, la mano de obra o recurso humano es parte esencial para el inicio, desarrollo y culminación de actividades y tareas que trae consigo un contrato. Sin embargo, en algunos casos las empresas no garantizan el óptimo uso xxx xxxxxxx humano, generando dos (2) posibles problemáticas, una en el que hay más tareas que personal para desarrollarlas, lo cual quiere decir, que existiría una sobrecarga de actividades a los pocos trabajadores contratados dando como resultado, un bajo rendimiento en las labores ejecutadas. Y un segundo escenario, donde se tiene exceso de personal y pocas tareas a desarrollar, representando disminución de utilidad o pérdida económica significativa a las empresas.
Es por esto, que nace la motivación de analizar lo sucedido con el personal del contrato de interventoría No. 231 del 2019, haciendo una comparativa entre lo ejecutado o realizado por parte de la directriz o gerencia de la empresa, versus un posible caso de implementación u optimización de recurso humano propuesto por uno de los empleados de este contrato y autor del presente documento, con el fin de, identificar y disminuir los posibles sobrecostos que desembocaron en el recorte del personal de un proyecto durante la etapa de ejecución, aumentar la productividad, evitar atrasos en los entregables, promover la continuidad (Disminución de renuncias), y demás aspectos que van en contra de la correcta ejecución técnica y financiera de un proyecto.
1. GENERALIDADES
Gestión integral y dinámica de las organizaciones
1.2. Planteamiento del Problema
Algunas empresas del sector constructor del país continúan basándose en un sistema convencional de trabajo, estructura laboral que genera deficiencias en los procesos, disminución de la productividad y dificulta la mejora continua, hechos que restan importancia a la planeación del proyecto, afectando el cumplimiento del alcance, costo y tiempo.
Por tal razón, en el contrato de interventoría No. 231 FIP 2019, se evidenciaron afectaciones de orden financiero debido a que, en la etapa inicial del proyecto, se realizó una contratación desequilibrada del personal (más personal del necesario), además de inconsistencias en los términos de los contratos laborales, como, por ejemplo, suspender temporalmente las labores y la deficiencia del control de la entrega oportuna de los insumos necesarios.
Teniendo en cuenta lo anterior, surge la necesidad de aplicar algún tipo de metodología que permita optimizar los procesos ejecutados en el contrato de Interventoría, como lo es Lean Construction, y a su vez realizar una mejora continua por parte de la empresa contratista.
1.2.1. Antecedentes del problema
De acuerdo a la ley 1474 del 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” [1] Se hace necesaria y obligatoria la existencia de la imagen de un interventor con el fin de prevenir y sancionar actos de corrupción. Es por esta razón que en día 20 xx xxxxx del 2019 se adjudica el contrato de interventoría No.231 del 20 xx xxxxx del 2019, al Consorcio Amauta PyD01 conformado por la Multinacional Española GOC S.A y PYME Colombiana Proyectos y Diseños S.A.S, los cuales tienen un porcentaje de participación del 70% y 30% respectivamente, y cuyo fin es, realizar la supervisión técnica, administrativa, financiera, legal, jurídica y ambiental de 29 proyectos con un
presupuesto inicial para su ejecución de $ 3.367.538.203,30 M/CTE y un plazo de ejecución hasta el 31 de diciembre de 2019 (9 meses aproximadamente).
Los tiempos de ejecución, costos, y alcance fueron modificados, prorrogados y/o adicionados por diferentes situaciones de fuerza mayor, pandemia, orden público, mayor permanencia y demás, que impedían el normal desarrollo del contrato, generando suspensiones de obra y por ende del control y seguimiento por parte de la interventoría contratada.
Según el libro Estrategias para la optimización de los recursos humanos, un director o gerente de proyectos, debe tener la capacidad de seleccionar al personal idóneo para obtener los resultados adecuados. Pues los colaboradores son la esencia de cualquier organización. Su descuido o cuidado puede ser el fracaso o éxito que tenga una empresa. [2]
1.2.2. Pregunta de investigación
¿Qué análisis metodológico se debió considerar dentro del proceso de contratación del recurso humano durante las etapas de planeación, ejecución y control del contrato de interventoría No.231 FIP del 2019?
Teniendo en cuenta la problemática presentada, las variables que se pueden presentar son:
● Comunicación de las áreas de la organización: Falta de comunicación entre las diferentes áreas que participan en el proyecto, Jurídica, administrativa, recursos humanos y técnica para definir las necesidades, alcances y limitaciones del contrato.
● Procesos administrativos: No existían medidas para evaluar el avance y el éxito del proyecto en las diferentes áreas y los recursos que hacen parte de Consorcio. .
● Destreza gerencial: Falta de soporte por parte del área ejecutiva en los procesos de contratación, falta de liderazgo del equipo de trabajo hacia el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
● Capacitación del personal: no se realizó la respectiva capacitación para un buen diligenciamiento de los entregables exigidos por la entidad contratante, para evitar reprocesos.
1.3. JUSTIFICACIÓN
Este proyecto de investigación busca mostrar una propuesta de optimización, con el fin de disminuir los sobrecostos a las que está expuesto un contrato tipo de interventoría, enfocándose en las variables referentes al recurso humano, distribución y seguimiento de actividades.
Como argumento a la idea anteriormente mencionada, se presenta como objeto de estudio un contrato, que inicialmente tenía una cuantía de $ 3.367.538.203,30 M/CTE y un plazo de ejecución a término definido, hasta el 31 de diciembre de 2019, el cual, después de tener un incremento en alcance, tiempo y cuantía afronta problemas administrativos, financieros y legales en su ejecución.
Este escenario se replica en diferentes contratos en Colombia, según las estadísticas presentadas por La Contraloría General de la Nación, luego de realizar el seguimiento en los departamentos del país, y encontrar que hay 1.093 proyectos en el país sin concluir, determinando que se debe a un mal manejo de planeación y dirección de los proyectos. [3]. Motivo por el cual, este proyecto busca establecer una herramienta metodológica basada en Lean Construction que permita optimizar el recurso administrativo y sea replicable para los demás contratos de interventoría.
1.4. OBJETIVOS
Establecer una alternativa metodológica basada en los lineamientos de Lean Construction que permita la optimización del recurso humano empleado en el contrato de interventoría No. 231 del 2019.
● Analizar los factores que generaron sobrecostos en el proceso de contratación del personal en el contrato de interventoría No. 231 del 2019.
● Establecer las herramientas basadas en lean construction para el control de los procesos de desempeño del contrato de interventoría.
● Comparar el recurso humano empleado versus el propuesto después de emplear la metodología Lean Construction en el contrato de interventoría No. 231 del 2019.
2. XXXXXX DE REFERENCIA
2.1. MARCO CONCEPTUAL
La gerencia de proyectos es la disciplina que organiza y administra los recursos, de forma tal que un proyecto sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Esto se logra por medio de un conjunto de conocimientos y buenas prácticas en torno a la ejecución de proyectos basados en la literatura. Uno de estos libros enfocados a la administración, dirección y gestión de proyectos es el PMBOK, y está dividido en dos secciones. La primera, habla sobre los contextos y procesos de un proyecto mientras que la otra abarca las áreas de conocimiento específico necesarias para la gestión de los proyectos. [4]
Por otra parte, el Project Management Institute (PMI) es una de las asociaciones profesionales de miembros más grandes del mundo que cuenta con medio millón de miembros e individuos titulares de sus certificaciones en 180 países. Es una organización sin fines de lucro que avala la profesión de la dirección de proyectos a través de estándares y certificaciones reconocidas mundialmente. Presenta en su PMBOK una guía para llevar a cabo de forma organizada los proyectos, basados en los 5 grupos de procesos que se pueden asemejar a las etapas de la formulación de proyectos. (Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, y Cierre). [5]
Es entonces cuando nace el concepto de Lean Construction para evitar o disminuir pérdidas, y se define más específicamente como la optimización de las actividades que agregan valor a un proyecto constructivo mientras se reducen o eliminan las que no lo hacen. Para ello, Lean Construction desarrolla herramientas específicas aplicadas a la ejecución de obra y a instaurar un sistema productivo que elimine o minimice los residuos.
En la metodología Lean se establecen 8 categorías de desperdicios o residuos [6]:
1. Talento no utilizado
2. Inventario
3. Movimiento
4. Espera
5. Transporte
6. Defectos
7. Sobre-producción
8. Sobre-procesamiento
Ilustración 1. Categorías metodología Lean
Fuente: xxxxx://xxxxxxx.xx/xxx-xx-xxxx-xxxxxxxxxxxx
Teniendo en cuenta la anterior imagen, las 2 categorías de desperdicio analizadas en el presente trabajo de grado serán, el talento no utilizado y el sobre- procesamiento. Teniendo claro que el talento humano no utilizado es la barrera que se pone al personal para limitar el uso de su conocimiento, experiencia y creatividad. Mientras que el sobre-procesamiento hace referencia a la acción de repetir un proceso por falta de calidad, contenido o desarrollo.
Para determinar las actividades que generan pérdidas en la construcción, se hacen observaciones cortas de las actividades que realiza un trabajador en obra, y se categorizan en tres grupos de trabajo: [7]
“…
● Trabajo productivo –TP– es el tiempo necesario que emplea un trabajador en producir alguna unidad de construcción, como la colocación de refuerzo, vaciado de concreto, mampostería, realización de informes entre otros.
● Trabajo contributivo –TC– es el tiempo que requiere realizar actividades complementarias y necesarias para que se tenga el producto, como limpieza de superficies, obras falsas para losas, columnas y seguridad industrial, entre otras
● Trabajo no contributivo –TNC– son las actividades que realizan los obreros y no generan valor al producto final, y son consideradas pérdidas, como los tiempos dedicados a esperas, ocio, reprocesos, descansos, entre otros Se busca la eficiencia del trabajo productivo minimizando los trabajos
contributivos y eliminando los tiempos de los trabajos no contributivos…”
La aplicación de esta filosofía en la construcción se fundamenta en la mejora de aspectos que inciden negativamente sobre la productividad en proyectos de construcción. Dos (2) de estos aspectos van directamente relacionados con la interventoría y son: [8]
1. Falta de supervisión de los trabajadores: hace referencia a la carencia o revisión y supervisión del personal de manera frecuente, dejando al azar actividades, labores, entre otras.
2. Alta rotación de trabajadores: hace referencia a los despidos o renuncias del personal de manera frecuente, ya sea por motivos de incumplimiento, condiciones laborales, salarios, carga laboral, etc. Esto afecta directamente la trazabilidad, conocimiento y tratamiento de la información dentro de un proyecto.
2.2. XXXXX XXXXXXX
Para esta investigación y/o proyecto, se pretende optimizar el recurso humano para el Consorcio Amauta PyD01, realizando una propuesta para reducir sobrecostos, implementando la metodología Lean Construction y los lineamientos descritos PMBOK 6 ED, para ello, partiremos entonces por definir y entender en qué consiste la Metodología y la aplicación de sus conceptos en la construcción como un nuevo pensamiento en la gestión de proyectos. Para tal fin, se dará una breve descripción de las teorías existentes o implementadas acerca del proyecto.
El sector de la ingeniería y la construcción se encuentra dentro de los principales sectores económicos y productivos a nivel mundial. El objetivo principal del PMI es promover la profesión de gerencia de dirección de proyectos, la ciencia y la práctica a nivel mundial, el objetivo es que las organizaciones adopten y utilicen esta metodología para que los proyectos tengan éxito. [9]
Dicho esto, La guía PMBOK dispone un dictamen de buenas prácticas de carácter direccional, administrativo y de gestión de proyectos. Con esto se busca el éxito de los proyectos, por medio de la ejecución de técnicas y herramientas que establecen 47 procesos distribuidos en 5 macro procesos generales.
Los 5 macro procesos son los siguientes: El principio está formado por 2 procesos los cuales son conceptualizar un plan o una totalmente nueva etapa de ejecución y obtener la autorización esencial para ejecutarlo. La idealización está constituida por 24 procesos los cuales permanecen asignados a la concreción y el establecimiento de fines. La ejecución está constituida por 8 procesos que involucran el adecuado manejo, conforme con la táctica adoptada y las actividades definidas en el plan para poder hacer la finalidad. El control y monitoreo permanecen compuestos por 11
procesos que son concurrentes con la supervisión y la evaluación del manejo que tiene el plan. Por último, está el cierre que está formado por 2 procesos que son el nivel de asentimiento y la satisfacción con el resultado final estos dos cierran el proyecto en su totalidad. [10]
Si bien es cierto que el éxito de todo proyecto nace desde su correcta planeación, en los proyectos de construcción se presentan cambios constantes, debido a que se ejecutan dentro de un ámbito muy complejo (alto grado de riesgo). Por esta razón, en ciertos casos, se hacen algunas fases para facilitar la oportunidad de revisar y perfeccionar los diseños del proyecto y chequear qué estrategias se pueden implementar como medidas para mejorar las actividades ejecutadas. [11]
Teniendo claro esto, se puede decir que la interventoría debe cumplir una serie de condiciones o aspectos dentro de un contrato, sin dejar a un lado el aspecto económico durante el desarrollo de los mismo. Estos aspectos son los siguientes: [12]
1. Técnico: Básicamente lo constituye el control y la supervisión técnica del proyecto. Este control y supervisión, debe comenzar con la recopilación, estudio y análisis de la información técnica que se requiere para ejecutar el proyecto; debe continuar con el control y seguimiento de todos los procesos constructivos respondientes al tipo de obra que se vaya a ejecutar.
2. Administrativo: Abarca todo el control y el seguimiento a todos los procesos de este tipo que se deben cumplir durante la marcha del compromiso contractual, a partir de la adjudicación del mismo hasta la liquidación final del contrato. En este aspecto se deben tener en cuenta los documentos propios de los contratos, los procedimientos establecidos para su elaboración, el manejo ejecutivo de las situaciones previstas e imprevistas, las cuales deben ajustarse a las normativas establecidas.
3. Contable: En este, la interventoría debe velar por la liquidación de los contratos y de la obra, revisión y aprobación de actas y facturas, control de inventarios
4. Legal: En este aspecto deben tenerse en cuenta todas las normativas legales vigentes, establecidas para los contratos, es decir, lo concerniente a la legalización, perfeccionamiento, plazos, compromisos laborales, cumplimiento cláusulas acordadas, sanciones, suscripción de contratos adicionales modificatorios al plazo o al valor, las reclamaciones y las garantías.
5. Económico: El aspecto económico tiene que hacerse durante toda la vida del proyecto y es de vital importancia, pues es el interventor, la imagen delegada por el ordenador del gasto, el cual debe cuidar que, en la práctica, las inversiones se realicen de acuerdo a la necesidad real y a los principios de eficiencia, eficacia, orden y austeridad, lo cual implica tomar las medidas
pertinentes que eviten extra costos y obras que en el terreno se detecten como innecesarias.
6. Ambiental: Dentro de este aspecto la interventoría se encarga de que se minimice el impacto ambiental que pueda ocasionar el proyecto sobre la comunidad en general y sobre el entorno tanto urbano como regional.
Para la guía, control y ejecución de buenas prácticas las organizaciones pueden tener en cuenta algunos estándares internacionales en gestión de proyectos. De esta manera estarán basados o guiados de una manera internacionalmente aceptada. En el siguiente cuadro se mencionan algunos de estos estándares.
Tabla 1. Estándares internacionales en gestión de proyectos.
Fuente: Xxxxxx-Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxx - Xxxxxxx-Xxxxx, Xxxxxxx
2.3. XXXXX XXXXXXXX
Teniendo en cuenta que en Colombia no existe una normativa que vigile u obligue a la optimización del recurso humano, no se hace necesario involucrar un marco jurídico para el desarrollo de la presente investigación. Sin embargo, la interventoría de proyectos en Colombia fundamenta su ejercicio a través de las normas establecidas por el Gobierno Nacional en temas de contratación pública. Como principal referente se tiene el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, establecido a través de la Ley 80 de 1993. Este estatuto ha tenido una serie de modificaciones en las últimas décadas. Algunas de las leyes que contienen reglas generales en materia de contratación pública e Interventoría son las que se presentan en la tabla No. 2. [13]
Norma | Descripción |
(Ley 64, 1978) | Por el cual se reglamenta el ejercicio de la Ingeniería |
(Decreto 2090, 1989) | Por el cual se aprueba el reglamento de honorarios para los trabajos de arquitectura. |
Estatuto de la Ley General de Contratación (Ley 80, 1993) | Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, que dispone las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. |
(Ley 400, 1997) | Por el cual se adoptan normas sobre construcciones sismo resistente. |
(Ley 527, 1999) | Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. |
(Ley 599, 2000) | Por la cual se expide el Código Penal. Capítulo IV. De la celebración indebida de los contratos. |
(Ley 678, 2001) | Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición. |
(Ley 734, 2002) | Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. |
(Ley 842, 2003) | Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones. |
Norma | Descripción |
(Ley 850, 2003) | Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas. |
(Ley 890, 2004) | Por la cual se modifica y adiciona el Código Penal. |
(Ley 1150, 2007) | Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. |
(Ley 1229, 2008) | Por la cual se modifica y adiciona la Ley 400 del 19 xx xxxxxx de 1997 |
(Ley 2474, 2008) | Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones. |
(Ley 1474, 2011) | Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. |
(Decreto 19, 2012) | Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública |
(Decreto 734, 2012) | Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones. |
Fuente: Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
2.4. MARCO GEOGRÁFICO
El Consorcio Amauta PYD01 y el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social – Fondo de Inversión para la Paz, suscribieron el Contrato de Interventoría Nº 231FIP - 2019 el 20 xx xxxxx de 2019, al cual le asignaron 29 proyectos en el departamento del Cauca.
Ilustración 2. Localización General
Fuente: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxx.xxxx
2.5. MARCO DEMOGRÁFICO
Para el desarrollo de la presente investigación no se cuenta con una muestra poblacional de estudio en específico y por lo tanto no se requiere establecer un marco demográfico.
2.6. ESTADO DEL ARTE
A lo largo de la historia, se ha logrado evidenciar el vacío que existe sobre la Interventoría en Colombia, teniendo en cuenta que antes la palabra interventor era utilizada para designar a aquellos que fiscalizan y vigilan los contratos de ferrocarriles y su puesta en marcha. Aproximadamente, en el año 1923, se comenzó a utilizar en obras distintas a los ferrocarriles, pero hasta el año 1976, mediante la jurisprudencia colombiana, se incorporó la definición del contrato de interventoría como de obras públicas y su asignación por concurso de méritos. [14]
En 1983 y 1989, salen los decretos 222 y 2090, respectivamente, el primero define al contrato de interventoría como un contrato de consultoría, y el segundo aborda más al detalle de las labores y funciones del Interventor, así como que su labor es completamente independiente de la construcción. Posteriormente, sale la Ley 80 de
1993, siendo esta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública que rige los contratos de las entidades estatales. En el capítulo III de dicha ley, expone los contratos estatales y sus cinco clases, siendo la interventoría parte de los contratos de consultoría y de obras, como se muestra en la ilustración 3:
Ilustración 3. Contratos estatales.
Fuente: Xxxxxx (2014)
En el año 1997, se publica la Ley 400 de 1997, en la que queda definido las funciones del interventor, supervisor y supervisión técnica, permitiendo diferenciar también las responsabilidades de cada uno. Ya en el 2011, teniendo en cuenta, las diferentes noticias respecto a la corrupción presentada en los contratos de obra, surge la ley 1474 de 2011, en el que establece las medidas administrativas para la lucha contra la corrupción.
Lo anterior mencionado, presenta a nivel general la evolución que ha presentado la interventoría a lo largo de la historia, evidenciando la importancia que ha ido tomando a medida de la actualización de diferentes leyes, por tanto, con este proyecto se pretende analizar la parte las gestiones administrativas de un contrato de Interventoría, con el fin de plantear un mejor a manejo al ejecutado, optimizando el recurso xx xxxxxxx humano, tomando como referencia la metodología Lean.
La metodología Lean, según el artículo publicado por el Tiempo, en Colombia ha tomado bastante fuerza, Según Xxxxxx, desde el 2003 se viene trabajando en el tema, pero ahora la idea es reforzarlo para incentivar la gestión entre los sectores público y privado, especialmente para que cuando esta 'comunión' fluya, los constructores tengan un terreno ganado, por ejemplo, para hacer Vivienda de Interés Social (VIS). [15]
"De hecho, ya hay casos para mostrar. Veinte empresas colombianas llevan
implementado los principios Lean Construction en Bogotá, Medellín y Manizales, con notables avances en su gestión. La construcción del conjunto residencial San Xxxxxxxxx, en Medellín, es una muestra de ello", señaló Xxxxxx.
En el 2015, la Cámara Colombiana de la Construcción CAMACOL, en el marco del Foro Internacional: Innovación en la Gestión Integral de Proyectos: Diseño, Logística y Eficiencia realizado en el marco de Expoconstrucción & Expodiseño 2015, hizo el reconocimiento a 18 empresas por la implementación de la metodología Lean, por la optimización de los procesos, las cuales fueron: Apiros, Amarilo, Arpro Arquitectos Ingenieros, Bioconstrucciones de Colombia, Construcciones Arrecife, Constructora Bolívar, Constructora Capital Bogotá, Corac Construcciones, Cusezar, Desarrolladora de Zonas Francas, Grecon Ingenieros, IC Constructora, Ingeurbe, Xxxxxx, Organización Construmax, Proksol, Prodesa, Triada y Urbanizadora Santafé de Bogotá Urbansa. [16]
3. METODOLOGÍA
El presente proyecto pretende establecer las oportunidades de mejora que se pueden generar en un contrato de interventoría con el uso de las herramientas de la Metodología Lean Construction.
Para obtener información acerca del estado actual del contrato, se realizará una matriz de seguimiento y control con la totalidad de proyectos a los cuales se está haciendo seguimiento y control por parte de la empresa de interventoría, y será alimentada por los diferentes residentes o coordinadores semanalmente. Por otra parte, se elaborará un formato de cumplimiento de compromisos por parte del personal, con el que se pretende llevar un control y seguimiento de los pendientes de cada profesional en el proyecto. Estas herramientas harán parte de la propuesta para implementar la metodología Lean Construction en el proyecto.
A continuación, se muestra de manera esquemática la metodología a utilizar que compone la propuesta a presentar:
Ilustración 4. Esquema de la metodología a utilizar
Fuente: Elaboración Propia
● MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE PERSONAL VS ESTADO PROYECTOS: esta base de datos servirá de control y guía, para registrar el estado actual de cada proyecto con cada personal designado para el apoyo, control y seguimiento de cada uno de ellos.
Ilustración 5. Matriz De Seguimiento De Personal Vs Estado Proyectos:
SEGUIMIENTO DE PERSONAL VS ESTADO PROYECTOS | ||||||||||||||
Fecha: | ||||||||||||||
No | Convenio | Depto | Municipio | Tipo | Valor del contrato | Plazo actualizado | Fecha inicio | Estado | Fecha de Suspensión | Fecha de reinicio | Fecha de terminación | Plazo pendiente por ejecutar | Profesionales designados | Observaciones y/o Recomendaciones |
Fuente: Elaboración Propia
● FORMATO DE CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS POR EL PROFESIONAL: este formato servirá para el control, seguimiento y cumplimiento de compromisos adquiridos por parte del personal que labora en el proyecto. De esta manera llevar una trazabilidad clara de los pendientes de cada profesional, evitando la acumulación y reprocesos durante la elaboración de entregables.
Ilustración 6. Formato De Cumplimiento De Compromisos Por El Profesional.
FORMATO GESTION DE ACTIVIDADES SEMANALES | |||||||
PROYECTO: | |||||||
N° DE CONTRATO: | ENTIDAD: | ||||||
PRESENTADO POR: | CARGO: | ||||||
PERIODO DEL REPORTE DEL : | AL: | ||||||
N° CONVENIO | DEPARTAMENTO | MUNICIPIO | ESTADO | PENDIENTES | GESTIONES ADELANTADAS EN EL PRESENTE PERIODO | SE REQUIERE APOYO DE: | |
OBSERVACIONES GENERALES: | |||||||
FIRMA: | |||||||
FECHA DE ENTREGA: | |||||||
Fuente: Elaboración Propia
3.1. FASES DEL TRABAJO DE GRADO
El presente trabajo de grado se desarrolla en 3 fases las cuales son:
● Recopilación y Organización de la información: se recolecta toda la materia prima necesaria para realizar el análisis de mejora u optimización. Dentro de estos se pueden destacar, las planillas de pago de seguridad social del personal, actas de los contratos para poder evidenciar aquellos tiempos en los que no era necesario cierto personal.
● Implementación y Ejecución: se identifican las inconsistencias presentadas durante la ejecución del proyecto, con el fin de determinar una alternativa de
la correcta distribución y optimización del recurso humano, disminuyendo sobrecostos.
● Cierre o Terminación, en donde se da finalización a los entregables del proyecto, documentos debidamente revisados y aprobados para que sean socializados con las directivas del Consorcio PyD01 para su conocimiento a modo de lección aprendida de éxitos y fracasos para implementar o evitar a futuro respectivamente.
3.2. INSTRUMENTOS O HERRAMIENTAS UTILIZADAS
● Planillas de Seguridad Social: Recopilar mes a mes desde el inicio del contrato, la cantidad de trabajadores a lo largo de la ejecución del proyecto.
● Análisis de los 29 proyectos: Analizar tiempos de ejecución, con sus respectivas suspensiones para evaluar la cantidad de personal requerido.
● Juicio de expertos: Verificar si es posible llevar a cabo una entrevista o reconocimiento de alguna técnica utilizada o existente.
● Herramientas ofimáticas: recolección y tratamiento de datos para un mejor control y seguimiento del contrato de Interventoría.
● Metodología Lean Construction: para la identificación de procesos que no generan ganancia, que por el contrario conllevan a reprocesos, pérdidas de tiempo, dinero y alcance.
3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA
Para el presente trabajo de investigación no se realizará la toma de una muestra poblacional como caso de estudio en particular.
3.4. ALCANCES Y LIMITACIONES
El presente trabajo de investigación tiene como fin analizar los procesos administrativos de 29 proyectos en el departamento del Cauca realizados por la gerencia del Consorcio Amauta PyD01 a lo largo de la ejecución del contrato de interventoría, para plantear una propuesta, de cómo hubiese sido el manejo adecuado del recurso humano según la Metodología Lean Construction, aplicado al fortalecimiento de las habilidades gerenciales y el enfoque de la gestión administrativa en los procesos de planeación, ejecución y control de la empresa.
Teniendo en cuenta que para el desarrollo del presente trabajo de investigación se requiere información del Consorcio Amauta PyD, puede existir una limitación respecto a la disponibilidad de la misma. De igual forma, se pueden presentar las siguientes limitaciones:
● En caso de que se retrase la ejecución del presente trabajo, puede verse afectado el cronograma establecido.
● Disponibilidad de tiempo de los investigadores y límite de entrega del producto final.
4. RESULTADOS Y ANÁLISIS
4.1 Para comparar el recurso humano empleado versus el propuesto después de emplear la metodología Lean Construction en el contrato de interventoría No.
231 del 2019, se realiza la recolección de información correspondiente al Departamento del Cauca, analizando así, un total de veintinueve (29) proyectos, de los cuales se sustrae la información xx xxxxxxx para realizar el estudio de cada uno de estos. Datos como, fecha de inicio, suspensiones, reinicios, fechas de terminación y personal mínimo requerido, según pliego de condiciones, se plasmaron en una base de datos, con el fin de identificar la realidad puntual de cada proyecto del departamento del Cauca. Ver tabla 3.
Tabla 3. Personal Mínimo Requerido Según Pliego De Condiciones
No. | MUNICIPIO | PLAZO (MES) | PERSONAL MINIMO REQUERIDO SEGÚN PLIEGO DE CONDICIONES | ||||
PERSONAL | CANTIDAD | DEDICACIÓN- MES | SALARIO TOTAL MES | TOTAL, PROYECTO SALARIOS MES | |||
1 | BOLIVAR | 11,07 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 4.459.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
2 | CAJIBIO | 11 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 4.459.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
3 | CALOTO | 8 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 6.172.900,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 30% | $ 639.900,00 | ||||
Inspector | 2 | 100% | $ 3.000.000,00 | ||||
4 | EL TAMBO | 11,07 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 4.459.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
5 | LA SIERRA | 11,07 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 4.459.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
6 | MIRANDA | 7,43 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 4.459.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
No. | MUNICIPIO | PLAZO (MES) | PERSONAL MINIMO REQUERIDO SEGÚN PLIEGO DE CONDICIONES | ||||
PERSONAL | CANTIDAD | DEDICACIÓN- MES | SALARIO TOTAL MES | TOTAL, PROYECTO SALARIOS MES | |||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
7 | PATIA | 11,07 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 4.459.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
8 | XXXXXXXX | 9,37 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 4.459.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
9 | SAN XXXXXXXXX | 11,07 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 4.459.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
10 | SANTANDER DE QUILICHAO | 7,17 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 2.959.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
Inspector | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
11 | XXXXXX | 9,17 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 2.959.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
Inspector | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
12 | SOTARA | 11,07 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 4.459.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
13 | TIMBIO | 10,7 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 6.172.900,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 30% | $ 639.900,00 | ||||
Inspector | 2 | 100% | $ 3.000.000,00 | ||||
14 | XXXXXXX | 8,9 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 4.459.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
15 | LA XXXX | 7 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 2.959.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
No. | MUNICIPIO | PLAZO (MES) | PERSONAL MINIMO REQUERIDO SEGÚN PLIEGO DE CONDICIONES | ||||
PERSONAL | CANTIDAD | DEDICACIÓN- MES | SALARIO TOTAL MES | TOTAL, PROYECTO SALARIOS MES | |||
Inspector | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
16 | SANTA XXXX | 8,5 | Profesional PGIO | 1 | 10% | $ 200.000,00 | $ 4.459.600,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 1 | 20% | $ 426.600,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
17 | FLORENCIA | 3,2 | Profesional PGIO | 1 | 30% | $ 600.000,00 | $ 4.433.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
18 | SANTANDER DE QUILICHAO | 9,22 | Profesional PGIO | 1 | 30% | $ 600.000,00 | $ 4.433.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
19 | SANTANDER DE QUILICHAO | 8,22 | Profesional PGIO | 1 | 30% | $ 600.000,00 | $ 4.433.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
20 | SANTANDER DE QUILICHAO | 7,27 | Profesional PGIO | 1 | 30% | $ 600.000,00 | $ 4.433.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
21 | CORINTO | 6 | Profesional PGIO | 1 | 30% | $ 600.000,00 | $ 4.433.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
22 | XXXXXXXX | 8 | Profesional PGIO | 1 | 30% | $ 600.000,00 | $ 4.433.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
23 | CALOTO | 10,19 | Profesional PGIO | 1 | 30% | $ 600.000,00 | $ 4.433.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
24 | JAMBALÓ | 7 | Profesional PGIO | 1 | 30% | $ 600.000,00 | $ 4.433.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
No. | MUNICIPIO | PLAZO (MES) | PERSONAL MINIMO REQUERIDO SEGÚN PLIEGO DE CONDICIONES | ||||
PERSONAL | CANTIDAD | DEDICACIÓN- MES | SALARIO TOTAL MES | TOTAL, PROYECTO SALARIOS MES | |||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
25 | VILLA RICA | 7 | Profesional PGIO | 1 | 30% | $ 600.000,00 | $ 4.433.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
26 | PUERTO XXXXXX | 6 | Profesional PGIO | 1 | 30% | $ 600.000,00 | $ 4.433.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
27 | XXXXXX | 5,15 | Profesional PGIO | 1 | 20% | $ 400.000,00 | $ 4.233.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
28 | TOTORÓ | 9,2 | Profesional PGIO | 1 | 30% | $ 600.000,00 | $ 4.433.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
29 | PATÍA | 9,29 | Profesional PGIO | 1 | 30% | $ 600.000,00 | $ 4.433.000,00 |
Residente | 1 | 100% | $ 2.333.000,00 | ||||
Social | 0 | 0% | $ 0,00 | ||||
Inspector | 1 | 100% | $ 1.500.000,00 | ||||
Fuente: Propia
Una vez recolectados los datos, se compara con las planillas de seguridad social pagadas por parte del Consorcio Xxxxxx XxX y se obtienen los resultados de la tabla 4, la cual muestra que, durante los 43 meses de ejecución del contrato de Interventoría en el departamento del Cauca, se tuvieron sobrecostos en 39 de los 43 meses. Esto se puede evidenciar en la columna denominada “DIFERENCIA”.:
Tabla 4. Personal contratado VS Personal mínimo requerido.
MES | TOTAL, MANO DE OBRA CONTRATADA | TOTAL, MANO DE OBRA REQUERIDA SEGÚN PLIEGO DE CONDICIONES | DIFERENCIA | SOBRECOSTOS |
jun-19 | $ 6.021.989 | $ 5.666.667 | $ 355.323 | $ 355.323 |
jul-19 | $ 12.731.315 | $ 8.250.883 | $ 4.480.431 | $ 4.480.431 |
ago-19 | $ 25.056.607 | $ 16.299.167 | $ 8.757.441 | $ 8.757.441 |
sep-19 | $ 53.366.573 | $ 67.835.867 | -$ 14.469.293 | N/A |
oct-19 | $ 67.113.695 | $ 90.322.030 | -$ 23.208.335 | N/A |
nov-19 | $ 66.316.935 | $ 51.935.300 | $ 14.381.635 | $ 14.381.635 |
dic-19 | $ 78.807.100 | $ 47.415.093 | $ 31.392.007 | $ 31.392.007 |
ene-20 | $ 78.807.100 | $ 44.117.230 | $ 34.689.870 | $ 34.689.870 |
feb-20 | $ 86.665.047 | $ 46.280.740 | $ 40.384.307 | $ 40.384.307 |
mar-20 | $ 83.920.735 | $ 39.230.093 | $ 44.690.641 | $ 44.690.641 |
abr-20 | $ 14.998.667 | $ 5.666.667 | $ 9.332.000 | $ 9.332.000 |
may-20 | $ 19.664.667 | $ 7.144.333 | $ 12.520.333 | $ 12.520.333 |
jun-20 | $ 60.555.334 | $ 22.512.067 | $ 38.043.268 | $ 38.043.268 |
jul-20 | $ 67.368.062 | $ 41.130.667 | $ 26.237.395 | $ 26.237.395 |
ago-20 | $ 74.342.659 | $ 32.043.567 | $ 42.299.092 | $ 42.299.092 |
sep-20 | $ 68.133.337 | $ 31.330.460 | $ 36.802.877 | $ 36.802.877 |
oct-20 | $ 73.157.135 | $ 59.216.517 | $ 13.940.618 | $ 13.940.618 |
nov-20 | $ 82.515.235 | $ 72.074.167 | $ 10.441.068 | $ 10.441.068 |
dic-20 | $ 73.704.979 | $ 72.765.560 | $ 939.419 | $ 939.419 |
ene-21 | $ 54.518.770 | $ 54.777.093 | -$ 258.323 | N/A |
feb-21 | $ 61.147.870 | $ 68.123.840 | -$ 6.975.970 | N/A |
mar-21 | $ 57.889.703 | $ 38.077.263 | $ 19.812.440 | $ 19.812.440 |
abr-21 | $ 57.889.703 | $ 29.191.873 | $ 28.697.830 | $ 28.697.830 |
may-21 | $ 55.792.551 | $ 9.531.653 | $ 46.260.897 | $ 46.260.897 |
jun-21 | $ 55.685.372 | $ 7.146.467 | $ 48.538.906 | $ 48.538.906 |
jul-21 | $ 56.009.319 | $ 30.667.980 | $ 25.341.339 | $ 25.341.339 |
ago-21 | $ 56.009.319 | $ 55.748.080 | $ 261.239 | $ 261.239 |
sep-21 | $ 58.517.713 | $ 58.086.780 | $ 430.933 | $ 430.933 |
oct-21 | $ 54.115.149 | $ 51.645.853 | $ 2.469.295 | $ 2.469.295 |
nov-21 | $ 50.748.881 | $ 45.614.990 | $ 5.133.891 | $ 5.133.891 |
dic-21 | $ 43.727.447 | $ 30.473.513 | $ 13.253.933 | $ 13.253.933 |
ene-22 | $ 44.636.086 | $ 6.799.687 | $ 37.836.399 | $ 37.836.399 |
feb-22 | $ 41.325.001 | $ 13.071.680 | $ 28.253.321 | $ 28.253.321 |
mar-22 | $ 44.133.636 | $ 14.880.727 | $ 29.252.909 | $ 29.252.909 |
abr-22 | $ 40.587.356 | $ 17.235.027 | $ 23.352.329 | $ 23.352.329 |
may-22 | $ 39.765.400 | $ 5.962.200 | $ 33.803.200 | $ 33.803.200 |
jun-22 | $ 39.480.833 | $ 5.963.973 | $ 33.516.860 | $ 33.516.860 |
jul-22 | $ 41.147.334 | $ 11.581.767 | $ 29.565.568 | $ 29.565.568 |
MES | TOTAL, MANO DE OBRA CONTRATADA | TOTAL, MANO DE OBRA REQUERIDA SEGÚN PLIEGO DE CONDICIONES | DIFERENCIA | SOBRECOSTOS |
ago-22 | $ 39.469.001 | $ 5.666.667 | $ 33.802.335 | $ 33.802.335 |
sep-22 | $ 30.014.334 | $ 5.666.667 | $ 24.347.668 | $ 24.347.668 |
oct-22 | $ 28.663.434 | $ 7.896.467 | $ 20.766.968 | $ 20.766.968 |
nov-22 | $ 21.348.333 | $ 5.666.667 | $ 15.681.667 | $ 15.681.667 |
dic-22 | $ 21.215.033 | $ 6.261.280 | $ 14.953.753 | $ 14.953.753 |
TOTAL | $ 2.187.084.749 | $ 1.346.975.267 | $ 840.109.482 | $ 885.021.403 |
Fuente: Propia
Una vez se obtienen los resultados de inversión e implementación de personal de manera mensual, por medio de las gráficas 1, 2, 3, y 4 se realiza la comparación anual de los gastos reales del recurso humano del contrato de interventoría vs el personal mínimo requerido según pliego de condiciones del proyecto (óptimo), con el fin de identificar el año de ejecución en el que se tuvieron mayores pérdidas y/o desequilibrio económico, dando como resumen la tabla 5.
AÑO | SOBRECOSTO |
2019 | $ 21.689.208 |
2020 | $ 310.320.888 |
2021 | $ 182.966.410 |
2022 | $ 325.132.976 |
Fuente: propia
Grafica 1. Personal contratado Vs Personal mínimo requerido año 2019.
AÑO 2019
$ 100.000.000
$ 90.000.000
$ 80.000.000
$ 70.000.000
$ 60.000.000
$ 50.000.000
$ 40.000.000
$ 30.000.000
$ 20.000.000
$ 10.000.000
$ 0
jun-19 jul-19 ago-19 sep-19 oct-19 nov-19 dic-19
TOTAL GASTOS REALES
TOTAL MIN REQUERIDO
Fuente: Propia
Grafica 2. Personal contratado Vs Personal mínimo requerido año 2020.
AÑO 2020
$ 100.000.000
$ 90.000.000
$ 80.000.000
$ 70.000.000
$ 60.000.000
$ 50.000.000
$ 40.000.000
$ 30.000.000
$ 20.000.000
$ 10.000.000
$ 0
TOTAL GASTOS REALES
TOTAL MIN REQUERIDO
Fuente: Propia
Grafica 3. Personal contratado Vs Personal mínimo requerido año 2021.
AÑO 2021
$ 80.000.000
$ 70.000.000
$ 60.000.000
$ 50.000.000
$ 40.000.000
$ 30.000.000
$ 20.000.000
$ 10.000.000
$ 0
TOTAL GASTOS REALES
TOTAL MIN REQUERIDO
Fuente: Propia
Grafica 4. Personal contratado Vs Personal mínimo requerido año 2022.
AÑO 2022
$ 50.000.000
$ 45.000.000
$ 40.000.000
$ 35.000.000
$ 30.000.000
$ 25.000.000
$ 20.000.000
$ 15.000.000
$ 10.000.000
$ 5.000.000
$ 0
TOTAL GASTOS REALES
TOTAL MIN REQUERIDO
Fuente: Propia
De acuerdo al resultado anterior, se establece que, para el departamento del Cauca, durante los 43 meses de ejecución del contrato de interventoría se evidencia un sobrecosto de $840.109.482 M/CTE con relación al total del personal que requerían según pliego de condiciones. Así mismo, de acuerdo a la gráfica 4 y la tabla 5, se evidencia que el año con mayor sobrecosto es el 2022, con un valor de $325.132.976 M/CTE, debido a la poca cantidad de proyectos activos de esa época y la falta de suspensión de personal de manera oportuna.
4.2 Para determinar los factores que generaron sobrecostos en el proceso de contratación del personal en el contrato de interventoría No. 231 del 2019, se analizaron los meses con mayor sobrecosto, obteniendo un total de trece (13) meses críticos o con mayor pérdida de recurso, que, para el presente caso de estudio, son aquellos meses que tuvieron un sobrecosto superior a los
$30.000.000 de pesos. La información resumen de proyectos activos y terminados, así como personal óptimo o mínimo requerido, y personal vinculado se evidencia en la tabla 5 relacionada a continuación:
Tabla 6. Meses con mayores sobrecostos
MES CRÍTICO | SOBRECOSTO | FACTORES DEL SOBRECOSTO |
Junio 2021 | $ 48.538.905,67 | Cantidad de proyectos activos: 1 de 18 Proyectos terminados: 11 Personal requerido según pliego: 5 Personal Vinculado: 26 Razones de suspensiones: Orden público que se presentó en el país generando escasez de materiales y dificultad del traslado del material y personal. |
Mayo 2021 | $ 46.260.897,33 | Cantidad de proyectos activos: 2 de 18 Proyectos terminados: 11 Personal requerido según pliego: 10 Personal Vinculado: 26 Razones de suspensiones: Orden público que se presentó en el país generando escasez de materiales y dificultad del traslado del material y personal. |
Marzo 2020 | $ 44.690.641,33 | Cantidad de proyectos activos: 11 de 29 |
MES CRÍTICO | SOBRECOSTO | FACTORES DEL SOBRECOSTO |
Proyectos terminados: 0 Personal requerido según pliego: 36 Personal Vinculado: 44 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar los diseños y presupuestos, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra. Inicia COVID | ||
Agosto 2020 | $ 42.299.092,00 | Cantidad de proyectos activos: 10 de 27 Proyectos terminados: 2 Personal requerido según pliego: 32 Personal Vinculado: 35 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar los diseños y presupuestos, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra. |
Febrero 2020 | $ 40.384.306,67 | Cantidad de proyectos activos: 11 de 29 Proyectos terminados: 0 Personal requerido según pliego: 36 Personal Vinculado: 50 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar los diseños y presupuestos, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra. |
Junio 2020 | $ 38.043.267,67 | Cantidad de proyectos activos: 7 de 28 Proyectos terminados: 1 Personal requerido según pliego: 23 Personal Vinculado: 30 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar |
MES CRÍTICO | SOBRECOSTO | FACTORES DEL SOBRECOSTO |
y aprobar los diseños y presupuestos, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra. | ||
Enero 2022 | $ 37.836.399,00 | Cantidad de proyectos activos: 2 de 13 Proyectos terminados: 16 Personal requerido según pliego: 8 Personal Vinculado: 19 Razones de suspensiones: Para el caso de diferentes proyectos, la Interventoría inicia la reclamación de sobrecostos para dar continuidad con las labores de control y seguimiento. Los costos de la interventoría deben ser asumido por la entidad territorial y el trámite o ajuste de costos tarda un tiempo considerable, por esta razón se suspende el contrato de obra. |
Septiembre 2020 | $ 36.802.876,67 | Cantidad de proyectos activos: 11 de 26 Proyectos terminados: 3 Personal requerido según pliego: 38 Personal Vinculado: 36 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar los diseños y presupuestos, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra. Adicionalmente, para este mes se evidencia que la Interventoría no cumplió con el personal mínimo requerido, pero aun así se presentó un sobrecosto debido a que se reportaron 26 personas con pago de seguridad social en la totalidad de días del mes (30 días), cuando en realidad solo un proyecto estuvo activo durante el mes, correspondiente únicamente a 6 personas, según pliego de condiciones. |
Enero 2020 | $ 34.689.870,00 | Cantidad de proyectos activos: 12 de 29 Proyectos terminados: 0 Personal requerido según pliego: 40 Personal Vinculado: 43 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos |
MES CRÍTICO | SOBRECOSTO | FACTORES DEL SOBRECOSTO |
de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar la estructuración una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra, por tanto, esta actividad se realiza en suspensión. | ||
Mayo 2022 | $ 33.803.200,00 | Cantidad de proyectos activos: 1 de 28 Proyectos terminados: 16 Personal requerido según pliego: 5 Personal Vinculado: 17 Razones de suspensiones: Para el caso de diferentes proyectos, la Interventoría inicia la reclamación de sobrecostos para dar continuidad con las labores de control y seguimiento. Los costos de la interventoría deben ser asumido por la entidad territorial y el trámite o ajuste de costos tarda un tiempo considerable, por esta razón se suspende el contrato de obra. |
Agosto 2022 | $ 33.802.334,67 | Cantidad de proyectos activos: 0 de 10 Proyectos terminados: 19 Personal requerido según pliego: 0 Personal Vinculado: 18 Razones de suspensiones: Para el caso de diferentes proyectos, la Interventoría inicia la reclamación de sobrecostos para dar continuidad con las labores de control y seguimiento. Los costos de la interventoría deben ser asumido por la entidad territorial y el trámite o ajuste de costos tarda un tiempo considerable, por esta razón se suspende el contrato de obra. |
Junio 2022 | $ 33.516.860,00 | Cantidad de proyectos activos: 1 de 13 Proyectos terminados: 16 Personal requerido según pliego: 6 Personal Vinculado: 18 Razones de suspensiones: Para el caso de diferentes proyectos, la Interventoría inicia la reclamación de sobrecostos para dar continuidad con las labores de control y seguimiento. Los costos de la interventoría deben ser asumido por la entidad territorial y el trámite o ajuste de costos tarda un |
MES CRÍTICO | SOBRECOSTO | FACTORES DEL SOBRECOSTO |
tiempo considerable, por esta razón se suspende el contrato de obra. | ||
Diciembre 2019 | $ 31.392.006,67 | Cantidad de proyectos activos: 13 de 29 Proyectos terminados: 0 Personal requerido según pliego: 44 Personal Vinculado: 43 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar los diseños y presupuestos, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra. Adicionalmente, para este mes se evidencia que la Interventoría no cumplió con el personal mínimo requerido, pero aun así se presentó un sobrecosto debido a que se reportaron 43 personas con pago de seguridad social en la totalidad de días del mes (30 días), cuando en realidad solo seis proyectos estuvieron activos durante el mes, correspondiente únicamente a 20 personas, según pliego de condiciones. |
Fuente: Propia
Una vez analizados lo trece (13) meses con mayor sobrecosto de los cuarenta y tres (43) meses de ejecución del contrato de interventoría, se determinó que para el año 2019 y 2020, la causa de suspensión con mayor ocurrencia, fue la falta de aprobación de diseños y presupuestos, debido a que los proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad requerían de este insumo, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra.
Adicionalmente, en el país declaran cuarentena debido al COVID-19, lo cual trajo consigo incertidumbre a todos los sectores económicos y empresas del país, llevando a muchas de estas al borde de la quiebra o incluso a tomar decisiones erróneas con respecto al manejo de personal.
Por otro lado, en el año 2021, se presentó el paro nacional afectando la compra y traslado de materiales a los frentes de trabajo por aproximadamente dos (2) meses, perjudicando el tiempo de ejecución de las obras, y trayendo consigo la principal razón del sobrecosto del año 2022. Año en el cual la interventoría inicia
la reclamación de sobrecostos para dar continuidad con las labores de control y seguimiento.
Así mismo, se evidencio que, en la mayoría de los meses, la interventoría contrató más personal del requerido según pliego de condiciones sin mantener la cantidad de proyectos activos del periodo analizado.
4.3 En cada empresa y/o proyecto es de vital importancia, establecer herramientas para el control de los procesos de desempeño del contrato. Por lo tanto, para el presente trabajo se estructuraron dos (2) formatos para llevar a cabo dicho control y seguimiento a los proyectos (Anexo 2). Uno de estos formatos, permite llevar el control del personal teniendo en cuenta el estado de cada proyecto (activo, suspendido, finalizado), y el segundo formato, realiza seguimiento y deja trazabilidad de la gestión de actividades semanales de cada personal contratado, así como los compromisos y/o pendientes que se tengan por parte de estos. A continuación, se ilustra la debida forma de diligenciarlos.
Tabla 7. Ejemplo diligenciamiento Formato De Cumplimiento De Compromisos Por El Profesional.
FORMATO GESTION DE ACTIVIDADES SEMANALES | |||||||
PROYECTO: | “Interventoría a los proyectos de infraestructura social y mejoramiento de condiciones de habitabilidad derivados de los convenios suscritos entre Prosperidad Social - FIP y las Entidades Territoriales u otros operadores, con el propósito de aportar a la inclusión socioeconómica, la generación de ingresos, la superación de la pobreza y la consolidación de territorios de la zona 5”. | ||||||
N° DE CONTRATO: | Contrato de Interventoría 231 de 2019 | ENTIDAD: | DPS | ||||
PRESENTADO POR: | Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | CARGO: | Residente de Interventoría | ||||
PERIODO DEL REPORTE DEL : | 24/04/2023 | AL: | 30/04/2023 | ||||
N° CONVENIO | DEPARTAMENTO | MUNICIPIO | ESTADO | PENDIENTES | GESTIONES ADELANTADAS EN EL PRESENTE PERIODO | SE REQUIERE APOYO DE: | |
454 | CAUCA | SAN XXXXXXXXX | SUSPENDIDO | Aprobación de informe mensual 11 | Se realiza reunión con supervisión para atender observaciones | No aplica | |
344 | CAUCA | CAJIBIO | EN LIQUIDACION | Aprobación informe final | Se realizan reuniones con contratista de obra para culminarlo a la entrega de documentación de cierre de actividades. | Municipio | |
OBSERVACIONES GENERALES: | |||||||
Para reiniciar el convenio 454 se requiere que la entidad territorial pague la mayor permanencia de Interventoría. | |||||||
FIRMA: | Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | ||||||
FECHA DE ENTREGA: | 2/05/2023 | ||||||
Fuente: Elaboración Propia
Tabla 8. Ejemplo diligenciamiento Matriz De Seguimiento De Personal Vs Estado Proyectos:
SEGUIMIENTO DE PERSONAL VS ESTADO PROYECTOS | |||||||||||||
Fecha: 31/12/22 | |||||||||||||
No | Convenio | Depto | Municipio | Tipo | Valor del contrato | Plazo actualizado | Fecha inicio | Estado | Fecha de Suspensión | Fecha de terminación | Plazo pendiente por ejecutar | Profesionales designados | Observaciones y/o Recomendaciones |
1 | 454 | CAUCA | SAN XXXXXXXXX | MCH | $ 927.886.422,00 | 11,07 | 4/09/2019 | SUSPENDIDO | 13/04/2022 | N/A | 6 | XXXXXXX XXXXXXXX | EN TRAMITE PAGO DE MAYOR PERMANENCIA |
2 | 344 | CAUCA | CAJIBIO | MCH | $ 1.014.336.927,00 | 11 | 23/09/2019 | TERMINADO | N/A | 18/11/2021 | 0 | XXXXXXX XXXXXXXX | PTE APROBACION INFORME FINAL |
3 | 305 | CAUCA | SANTANDER DE QUILICHAO | MCH | $ 446.428.572,00 | 6 | 26/10/2020 | SUSPENDIDO | 24/03/2022 | N/A | 2 | XXXX XXXXX | EN TRAMITE PAGO DE MAYOR PERMANENCIA |
4 | 346 | CAUCA | XXXXXX | XXX | $ 421.716.092,00 | 7 | 6/09/2019 | TERMINADO | N/A | 22/09/2021 | 0 | XXXX XXXXX | PTE APROBACION INFORME FINAL |
Fuente: Elaboración Propia
5. CONCLUSIONES
Desde el inicio del contrato de interventoría No.231 del 2019, en el departamento del Cauca se pudo evidenciar por parte de los trabajadores del contrato, un aparente desequilibrio entre la cantidad del personal contratado y proyectos activos a lo largo de la ejecución, lo que a su vez se veía reflejado en sobrecostos manifestados por la gerencia de la interventoría. Es por esto que se estudió más a fondo la realidad de la región del Cauca, obteniendo las siguientes conclusiones:
● Se establece a través de la alternativa Last Planner System de la metodología Lean Construction, los lineamientos de estudio y análisis mensual del personal empleado durante la ejecución del contrato de interventoría No. 231 del 2019, con el fin de identificar los posibles factores de pérdida, y generar herramientas de mejora para optimizar y llevar control al recurso humano en futuros contratos de la empresa. Además de reducir imprevistos y cumplir plazos de entrega por parte del personal.
● La comparación del recurso humano empleado por parte del Consorcio Xxxxxx XxX versus el solicitado en los pliegos de condiciones, después de emplear la metodología Lean Construcción en el contrato de interventoría No. 231 del 2019, dio como resultado un sobrecosto de $840.109.482,33 durante los 43 meses de ejecución del contrato. Sin embargo, también hubo 4 meses de ahorro o ganancia para la empresa, en donde se contrató menor cantidad de personal que el solicitado según pliegos. Estos meses fueron septiembre del 2019, octubre del 2019, enero del 2021, y febrero del 2021. El valor de ahorro total en estos 4 meses fue de $44.911.921.
● Se establecen dos (2) formatos de seguimiento como herramientas de control a los procesos de desempeño y ejecución del contrato de interventoría No.231 del 2019, con el fin de evitar posibles sobrecostos en proyectos futuros. Además, se realizó el diligenciamiento de cada uno de ellos, para mostrar la manera correcta de utilizarlos y obtener una mejora continua de los procesos de la empresa.
● El análisis de los factores que generaron sobrecostos del personal empleado en el contrato de interventoría No. 231 del 2019, en donde se pudo evidenciar que, en 39 de los 43 meses de ejecución de los proyectos de la regional del Cauca, se tuvieron sobrecostos asociados a la falta de optimización del recurso humano. De los 39 meses que generaron pérdida económica a la empresa, 13 meses fueron clasificados como críticos o con pérdidas económicas significativas (pérdida económica mensual superior a los
$30.000.000 de pesos), para estudiar más a fondo las razones o causales de
pérdida.
● Finalmente, se identificaron 2 causas principales de pérdida. Una por pagar salarios y planillas de personal en períodos de suspensión, lo cual ocurrió en los meses que se presentaron alteraciones de orden público en la región y contingencia por Pandemia COVID-19, escenario que nadie esperaba, y trajo incertidumbre económica, toma decisiones erróneas e incluso quiebra a empresas. Un segundo factor, por contratación desmedida de personal, lo cual se evidencia claramente en la tabla 5, donde se muestra el personal requerido según pliegos y estado de proyectos Vs el personal Vinculado, evidenciando un desbalance en las contrataciones de personal óptimo (menor) y lo Vinculado (mayor).
● A partir de la experiencia y por medio de la realización del presente estudio de caso, se pudo evidenciar la falencia administrativa y gerencial que existió en el contrato de interventoría No.231 del 2019, y se puede concluir que la clave de éxito de cualquier proyecto o contrato, radica en el adecuado seguimiento y control que se realice por parte de los autores que en él intervienen, es decir, desde lo gerencial, administrativo, jurídico, contable y operativo. Todas estas áreas o autores de un proyecto, deben estar sincronizados e informados para la toma de decisiones de manera oportuna, lo cual genera beneficio al proyecto de manera temporal, económica y de alcance según lo planeado o incluso mejor que este.
6. RECOMENDACIONES
● Las lecciones aprendidas hacen parte del crecimiento de las empresas y de las personas. La identificación de errores o falencias presentadas durante la ejecución de proyectos, ayuda a que no se vuelvan a repetir en el futuro, aumentando la probabilidad de éxito de los proyectos, facilitando el direccionamiento del gerente.
● Se recomienda que las empresas realicen capacitaciones internas al personal, en donde se explique el debido diligenciamiento de las herramientas de control y seguimiento (formatos), con el fin de optimizar y reducir el impacto negativo en los diferentes proyectos de la empresa.
● Se recomienda realizar una retroalimentación continua de los resultados que se estén presentando dentro de los proyectos en general, con el fin de fortalecer las falencias presentadas y hacer los respectivos correctivos de manera temprana, evitando así, problemas en las diferentes etapas de Planeación, control y seguimiento de proyectos.
7. BIBLIOGRAFÍA
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Magister en Ingeniería Industrial. Bogotá, Colombia
[14] XXXXXX, Xxxxxx; XXXXXX, Xxxxxxxx. (2015) La Interventoría Como Forma De Supervisión De Proyectos: La Experiencia Colombiana.
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[18] Xxxxxxx-Bogotá, L. T. (2021). Guía para la gestión eficiente en el desarrollo de un proyecto de construcción. Trabajo de Grado. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería. Programa de Ingeniería Civil. Bogotá, Colombia
[19] Xxxxxx-Xxxxxx, E. A., Xxxxxxxx-Xxxxxxxxx, S. Y., Xxxxxxxxx-Xxxxxxx, X. X. & Xxxxx- Xxxxxxxx, C. J. (2018). Análisis y desarrollo de la metodología bajo los procesos de planificación de la guía PMI para la empresa KAPPA INGENIERIAS & DISEÑOS SAS. Trabajo de Grado. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería. Programa de Ingeniería Civil. Especialización en Gerencia de Obras. Bogotá, Colombia.
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[21] Xxxxxxxxx-Xxxxxxxx, K. L. & Xxxxxxxx-Xxxxxxx, H. R. (2019). Propuesta de una metodología de gerencia de proyectos para las Pyme del sector de la construcción mediante los procesos de inicio y planificación de la guía Pmbok. Trabajo de Grado. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería. Programa de Ingeniería de Civil. Especialización en Gerencia de Obras. Bogotá, Colombia.
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[23] Xxxx-Xxxxxxx, H. F., Xxxxx-Xxxxxxxxx, N. L. & Xxxxxx-Xxxxxx, X. (2017). Implementación de la metodología Lean Construction para la optimización de recursos en la empresa Gramar S.A. Trabajo de Grado. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería. Programa de Ingeniería Civil. Especialización en Gerencia de Obras. Bogotá, Colombia
[24] Xxxxxxx-Xxxxx, X. & Xxxxxxx-Xxxxxxxxx, X. (2019). Beneficios al gestionar las buenas prácticas en las áreas de conocimiento de cronograma y costos basados en la guía PMBOK® 6ta edición en 11 pymes de tesis de investigación de la especialización en gerencia de obras de la Universidad Católica de Colombia de los años 2018 a 2019 del sector privado de la construcción en la ciudad de Bogotá. Trabajo de Grado. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería. Programa de Ingeniería de Civil. Especialización en Gerencia de Obras. Bogotá,
Colombia
[25] Xxxxxxx-Xxxxxxxx, L. V. & Xxxxxxx-Xxxxx, R. A. (2021). Principales factores causales del sobrecosto en proyectos de construcción colombianos: una consulta a profesionales del sector. Trabajo de Grado. Universidad Católica de Colombia.
Facultad de Ingeniería. Programa de Ingeniería Civil. Bogotá, Colombia
[26] Xxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxx (2015). Análisis de mejoramiento de los capítulos PMI a través de metodología lean en el sector de construcción Trabajo de Grado. Universidad Militar Nueva Granada. Facultad de Ingeniería. Programa de Ingeniería Civil. Bogotá, Colombia
[27] Xxxxxxxx-Xxxxxxx, A. P. & Xxxxx-Xxxxx, S. Y. (2020). Proceso con la metodología Lean Construction para proyectos de vivienda social en fase de estructura. Trabajo de Grado. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería. Programa de Ingeniería Civil. Especialización en Gerencia de Obras.
Bogotá, Colombia
[28] Xxxx-Xxxxxxx, C. A. & Xxxxxxxx-Xxxxx, L. E. (2020). Elaboración de una guía de procesos constructivos de sistemas de construcción modular, bajo la metodología lean construcción para la empresa Smart Brix, en el proyecto del Ministerio de Defensa Nacional en la ciudad de Bogotá. Trabajo de Grado. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería. Programa de Ingeniería Civil. Especialización en Gerencia de Obras. Bogotá, Colombia
[29] Xxxxxx-Xxxxxxxxx, F. A. & Xxxxx-Xxxxxxx, R. D. (2021). Diagnóstico del proyecto construcción de Ciclorruta Av. Calle 13 entre Kra 98 a kra 135 siguiendo las buenas prácticas de gestión de cronograma de acuerdo con la guía Pmbok séptima edición extensión construcción. Trabajo de Grado. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería. Programa de Ingeniería Civil. Especialización en
Gerencia de Obras. Bogotá, Colombia.
[30] Xxxxxxxxx, Xxxxxx; Xxxxxx, Xxxxxxxxx. (2015). Propuesta de un programa de coaching para la optimización del rendimiento y la productividad del personal en la empresa Greestile C.A. Trabajo de Grado. Universidad Nueva Esparta. Tesis de Grado de Administración
ANEXOS
ANEXO 1.
Herramientas de control y seguimiento
SEGUIMIENTO DE PERSONAL VS ESTADO PROYECTOS | |||||||||||||
Fecha: | |||||||||||||
No | Convenio | Depto | Municipio | Tipo | Valor del contrato | Plazo actualizado | Fecha inicio | Estado | Fecha de Suspensión | Fecha de terminación | Plazo pendiente por ejecutar | Profesionales designados | Observaciones y/o Recomendaciones |
FORMATO GESTION DE ACTIVIDADES SEMANALES | |||||||
PROYECTO: | |||||||
N° DE CONTRATO: | ENTIDAD: | ||||||
PRESENTADO POR: | CARGO: | ||||||
PERIODO DEL REPORTE DEL : | AL: | ||||||
N° CONVENIO | DEPARTAMENTO | MUNICIPIO | ESTADO | PENDIENTES | GESTIONES ADELANTADAS EN EL PRESENTE PERIODO | SE REQUIERE APOYO DE: | |
OBSERVACIONES GENERALES: | |||||||
FIRMA: | |||||||
FECHA DE ENTREGA: | |||||||
ANEXO 2. ARTÍCULO EN FORMATO IEEE
54
IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA LEAN CONSTRUCTION PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL RECURSO HUMANO EN LAS ETAPAS DE PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA No. 231 FIP DEL 2019
Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx 551784, Xxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx 551783,
Especialización de gerencia de obras, Facultad de Ingeniería
Universidad Católica de Colombia
Resumen— El presente proyecto nace con el fin de analizar lo sucedido con el personal del contrato de interventoría No. 231 del 2019, haciendo una comparativa entre lo ejecutado por parte de la gerencia de la empresa, versus un posible caso de implementación u optimización de recurso humano propuesto por uno de los empleados de este contrato y autor del presente documento. De esta manera poder identificar los factores y/o causas de sobrecostos que hubo en los 29 proyectos del departamento del Cauca del contrato de interventoría No. 231 del 2019 y disminuirlos u optimizarlos plasmando el personal mínimo que era necesario según pliegos de condiciones.
Palabras clave— Lean construction, optimización, ahorro, Pliego de condiciones, recurso humano, sobrecosto.
Abstract— This project was born in order to analyze what happened with the personnel of the audit contract No. 231 of 2019, making a comparison between what was executed by the company's management, versus a possible case of implementation or optimization of human resources. proposed by one of the employees of this contract and author of this document. In this way, it is possible to identify the factors and/or causes of cost overruns that occurred in the 29 projects of the audit contract No. 231 of 2019 in the department of Cauca and reduce or optimize them, reflecting the minimum personnel that was necessary according to the specifications.
Index Terms— Lean construction, Optimization, savings, Specifications, human resources, cost overrun.
I. Introducción
D entro de cualquier proyecto, la mano de obra o recurso humano es parte esencial para el inicio, desarrollo y culminación de actividades y tareas que trae consigo un contrato. Sin embargo, en algunos casos las empresas no garantizan el óptimo uso xxx xxxxxxx humano, generando dos (2) posibles problemáticas, una en el que hay más tareas que personal para desarrollarlas, lo cual quiere decir, que existiría una sobrecarga de actividades a los pocos trabajadores contratados dando como resultado, un bajo rendimiento en las labores ejecutadas. Y un segundo escenario, donde se tiene exceso de personal y pocas tareas a desarrollar, representando disminución de utilidad o pérdida
económica significativa a las empresas.
Es por esto, que nace la motivación de analizar lo sucedido con el personal del contrato de interventoría No. 231 del 2019, haciendo una comparativa entre lo ejecutado o realizado por parte de la directriz o gerencia de la empresa, versus un posible caso de implementación u optimización de recurso humano propuesto por uno de los empleados de este contrato y autor del presente documento, con el fin de, identificar y disminuir los posibles sobrecostos que desembocaron en el recorte del personal de un proyecto durante la etapa de ejecución, aumentar la productividad, evitar atrasos en los entregables, promover la continuidad (Disminución de renuncias), y demás aspectos que van en contra de la correcta ejecución técnica y financiera de un proyecto.
II.Antecedentes y justificación
De acuerdo a la ley 1474 del 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” [1] Se hace necesaria y obligatoria la existencia de la imagen de un interventor con el fin de prevenir y sancionar actos de corrupción. Es por esta razón que en día 20 xx xxxxx del 2019 se adjudica el contrato de interventoría No.231 del 20 xx xxxxx del 2019, al Consorcio Amauta PyD01 conformado por la Multinacional Española GOC S.A y PYME Colombiana Proyectos y Diseños S.A.S, los cuales tienen un porcentaje de participación del 70% y 30% respectivamente, y cuyo fin es, realizar la supervisión técnica, administrativa, financiera, legal, jurídica y ambiental de 29 proyectos en el departamento del Cauca, y otros más en los departamento xx Xxxxxx y Xxxxx del Cauca, para un total de 106 proyectos dentro del contrato global de interventoría.
Fig.1 Localización del Departamento del Cauca en Colombia.
La importancia de contratar una interventoría idónea nace de cifras como las presentadas por La Contraloría General de la Nación, luego de realizar el seguimiento en los departamentos del país, y encontrar que hay 1.093 proyectos en el país sin concluir, determinando que se debe a un mal manejo de planeación y dirección de los proyectos. [2]
Esta interventoría debía estar liderada por un gerente que buscara continuamente estrategias para la optimización de los recursos humanos, además de tener la capacidad de seleccionar al personal idóneo para obtener los resultados adecuados. Pues los colaboradores son la esencia de cualquier organización, su descuido o cuidado puede ser el fracaso o éxito que tenga una empresa. [3]. Sin embargo, la gerencia del contrato de interventoría No.231 descuidó y no llevó un control interno adecuado sobre el personal que contrataba. El estudio detallado por parte de los autores del presente artículo, determinó no solamente las posibles causas de las pérdidas económicas, sino también el sobrecosto que representó para la empresa la falta de seguimiento y gerencia adecuada al contrato, dando perdidas del orden de los 840 millones de pesos aproximadamente, solo en el departamento del Cauca, durante los 43 meses de ejecución del contrato en esta región.
Fig.2 Localización general de los municipios del departamento del Cauca.
III. Planteamiento y formulación del problema
Algunas empresas del sector constructor del país continúan basándose en un sistema convencional de trabajo, estructura laboral que genera deficiencias en los procesos, disminución de la productividad y dificulta la mejora continua, hechos que restan importancia a la planeación del proyecto, afectando el cumplimiento del alcance, costo y tiempo.
Por esta razón, en el contrato de interventoría No. 231 FIP 2019, se evidenciaron afectaciones de orden financiero debido a que, en la etapa inicial del proyecto, se realizó una contratación desequilibrada del personal (más personal del necesario), además de inconsistencias en los términos de los contratos laborales, como, por ejemplo, suspender temporalmente las labores cuando fuera necesario y la deficiencia en el control de entrega oportuna de los insumos necesarios.
Teniendo en cuenta lo anterior, surge la necesidad de aplicar algún tipo de metodología que permita optimizar los procesos ejecutados en
el contrato de Interventoría, como lo es Lean Construction, y a su vez realizar una mejora continua por parte de la empresa contratista. Planteado lo anterior la pregunta a responder será:
¿Qué análisis metodológico se debió considerar dentro del proceso de contratación del recurso humano durante las etapas de planeación, ejecución y control del contrato de interventoría No?231 FIP del 2019?
IV. Objetivos
A. Objetivo General
Establecer una alternativa metodológica basada en los lineamientos de Lean Construction que permita la optimización del recurso humano empleado en el contrato de interventoría No. 231 del 2019.
B. Objetivos Específicos
1) Analizar los factores que generaron sobrecostos en el proceso de contratación del personal en el contrato de interventoría No. 231 del 2019.
2) Establecer las herramientas basadas en lean construction para el control de los procesos de desempeño del contrato de interventoría.
3) Comparar el recurso humano empleado versus el propuesto después de emplear la metodología Lean Construction en el contrato de interventoría No. 231 del 2019.
X. Xxxxxx de referencia
X. Xxxxx Xxxxxxx
Para esta investigación y/o proyecto, se pretende optimizar el recurso humano para el Consorcio Amauta PyD01, realizando una propuesta para reducir sobrecostos, implementando la metodología Lean Construction y los lineamientos descritos PMBOK 6 ED, para ello, partiremos entonces por definir y entender en qué consiste la Metodología y la aplicación de sus conceptos en la construcción como un nuevo pensamiento en la gestión de proyectos. Para tal fin, se dará una breve descripción de las teorías existentes o implementadas acerca del proyecto.
El sector de la ingeniería y la construcción se encuentra dentro de los principales sectores económicos y productivos a nivel mundial. El objetivo principal del PMI es promover la profesión de gerencia de dirección de proyectos, la ciencia y la práctica a nivel mundial, el objetivo es que las organizaciones adopten y utilicen esta metodología para que los proyectos tengan éxito [4]. Dicho esto, La guía PMBOK dispone un dictamen de buenas prácticas de carácter direccional, administrativo y de gestión de proyectos. Con esto se busca el éxito de los proyectos, por medio de la ejecución de técnicas y herramientas que establecen 47 procesos distribuidos en 5 macro procesos generales.
Los 5 macro procesos son los siguientes: El principio está formado por 2 procesos los cuales son conceptualizar un plan o una totalmente nueva etapa de ejecución y obtener la autorización esencial para ejecutarlo. La idealización está constituida por 24 procesos los cuales permanecen asignados a la concreción y el establecimiento de fines.
La ejecución está constituida por 8 procesos que involucran el adecuado manejo, conforme con la táctica adoptada y las actividades definidas en el plan para poder hacer la finalidad. El control y monitoreo permanecen compuestos por 11 procesos que son concurrentes con la supervisión y la evaluación del manejo que tiene el plan. Por último, está el cierre que está formado por 2 procesos que son el nivel de asentimiento y la satisfacción con el resultado final estos dos cierran el proyecto en su totalidad [5].
Si bien es cierto que el éxito de todo proyecto nace desde su correcta planeación, en los proyectos de construcción se presentan cambios constantes, debido a que se ejecutan dentro de un ámbito muy complejo (alto grado de riesgo). Por esta razón, en ciertos casos, se hacen algunas fases para facilitar la oportunidad de revisar y perfeccionar los diseños del proyecto y chequear qué estrategias se pueden implementar como medidas para mejorar las actividades ejecutadas [6].
Fig.3 Estándares internacionales en gestión de proyectos.
VI. Metodología
El presente proyecto pretende establecer las oportunidades de mejora que se pueden generar en un contrato de interventoría con el uso de las herramientas de la Metodología Lean Construction.
Para obtener información acerca del estado actual del contrato, se realizará una matriz de seguimiento y control con la totalidad de proyectos a los cuales se está haciendo seguimiento y control por parte de la empresa de interventoría, y será alimentada por los diferentes residentes o coordinadores semanalmente. Por otra parte, se elaborará un formato de cumplimiento de compromisos por parte del personal, con el que se pretende llevar un control y seguimiento de los pendientes de cada profesional en el proyecto. Estas herramientas harán parte de la propuesta para implementar la metodología Lean Construction en el proyecto.
Fig.4 Esquema de la metodología a utilizar.
El presente trabajo de grado se desarrolla en 3 fases las cuales son:
A. Recopilación y Organización de la información: se recolecta toda la materia prima necesaria para realizar el análisis de mejora u optimización. Dentro de estos se pueden destacar, las planillas de pago de seguridad social del personal, actas de los contratos para poder evidenciar aquellos tiempos en los que no era necesario cierto personal.
B. Implementación y Ejecución: se identifican las inconsistencias presentadas durante la ejecución del proyecto, con el fin de determinar una alternativa de la correcta distribución y optimización del recurso humano, disminuyendo sobrecostos.
C. Cierre o Terminación, en donde se da finalización a los entregables del proyecto, documentos debidamente revisados y aprobados para que sean socializados con las directivas del Consorcio PyD01 para su conocimiento a modo de lección aprendida de éxitos y fracasos para implementar o evitar a futuro respectivamente.
VII. Resultados
A. Recurso humano Contratado Vs Solicitado en pliegos
Para comparar el recurso humano empleado versus el propuesto después de emplear la metodología Lean Construction en el contrato de interventoría No. 231 del 2019, se realiza la recolección de información correspondiente al Departamento del Cauca, analizando así, un total de veintinueve (29) proyectos, de los cuales se sustrae la información xx xxxxxxx para realizar el estudio de cada uno de estos. Datos como, fecha de inicio, suspensiones, reinicios, fechas de terminación y personal mínimo requerido, según pliego de condiciones, se plasmaron en una base de datos, con el fin de identificar la realidad puntual de cada proyecto del departamento del Cauca.
El sobrecosto total en el departamento del Cauca después de recolectar información de las planillas de pago de seguridad social, y compararlas con los valores de cotización que se pedían según pliegos de condiciones, fue de $840.109.482 437.
El desglose mensual de los sobrecostos se puede ver en la tabla 1, la cual muestra resaltado en color rojo, aquellos sobrecostos pagados por la empresa en planillas de seguridad social, que excedían el personal mínimo exigido por pliegos.
MES
TOTAL, MANO DE OBRA CONTRATADA
TOTAL, MANO DE OBRA REQUERIDA SEGÚN PLIEGO DE CONDICIONES
DIFERENCIA
jun-19 | $ 6.021.989 | $ 5.666.667 | $ 355.323 |
jul-19 | $ 12.731.315 | $ 8.250.883 | $ 4.480.431 |
ago-19 | $ 25.056.607 | $ 16.299.167 | $ 8.757.441 |
sep-19 | $ 53.366.573 | $ 67.835.867 | -$ 14.469.293 |
oct-19 | $ 67.113.695 | $ 90.322.030 | -$ 23.208.335 |
nov-19 | $ 66.316.935 | $ 51.935.300 | $ 14.381.635 |
dic-19 | $ 78.807.100 | $ 47.415.093 | $ 31.392.007 |
ene-20 | $ 78.807.100 | $ 44.117.230 | $ 34.689.870 |
feb-20 | $ 86.665.047 | $ 46.280.740 | $ 40.384.307 |
mar-20 | $ 83.920.735 | $ 39.230.093 | $ 44.690.641 |
abr-20 | $ 14.998.667 | $ 5.666.667 | $ 9.332.000 |
may-20 | $ 19.664.667 | $ 7.144.333 | $ 12.520.333 |
jun-20 | $ 60.555.334 | $ 22.512.067 | $ 38.043.268 |
jul-20 | $ 67.368.062 | $ 41.130.667 | $ 26.237.395 |
ago-20 | $ 74.342.659 | $ 32.043.567 | $ 42.299.092 |
sep-20 | $ 68.133.337 | $ 31.330.460 | $ 36.802.877 |
oct-20 | $ 73.157.135 | $ 59.216.517 | $ 13.940.618 |
nov-20 | $ 82.515.235 | $ 72.074.167 | $ 10.441.068 |
dic-20 | $ 73.704.979 | $ 72.765.560 | $ 939.419 |
ene-21 | $ 54.518.770 | $ 54.777.093 | -$ 258.323 |
feb-21 | $ 61.147.870 | $ 68.123.840 | -$ 6.975.970 |
mar-21 | $ 57.889.703 | $ 38.077.263 | $ 19.812.440 |
abr-21 | $ 57.889.703 | $ 29.191.873 | $ 28.697.830 |
may-21 | $ 55.792.551 | $ 9.531.653 | $ 46.260.897 |
jun-21 | $ 55.685.372 | $ 7.146.467 | $ 48.538.906 |
jul-21 | $ 56.009.319 | $ 30.667.980 | $ 25.341.339 |
ago-21 | $ 56.009.319 | $ 55.748.080 | $ 261.239 |
sep-21 | $ 58.517.713 | $ 58.086.780 | $ 430.933 |
oct-21 | $ 54.115.149 | $ 51.645.853 | $ 2.469.295 |
nov-21 | $ 50.748.881 | $ 45.614.990 | $ 5.133.891 |
dic-21 | $ 43.727.447 | $ 30.473.513 | $ 13.253.933 |
ene-22 | $ 44.636.086 | $ 6.799.687 | $ 37.836.399 |
feb-22 | $ 41.325.001 | $ 13.071.680 | $ 28.253.321 |
mar-22 | $ 44.133.636 | $ 14.880.727 | $ 29.252.909 |
abr-22 | $ 40.587.356 | $ 17.235.027 | $ 23.352.329 |
may-22 | $ 39.765.400 | $ 5.962.200 | $ 33.803.200 |
jun-22 | $ 39.480.833 | $ 5.963.973 | $ 33.516.860 |
jul-22 | $ 41.147.334 | $ 11.581.767 | $ 29.565.568 |
ago-22 | $ 39.469.001 | $ 5.666.667 | $ 33.802.335 |
sep-22 | $ 30.014.334 | $ 5.666.667 | $ 24.347.668 |
oct-22 | $ 28.663.434 | $ 7.896.467 | $ 20.766.968 |
nov-22 | $ 21.348.333 | $ 5.666.667 | $ 15.681.667 |
dic-22 | $ 21.215.033 | $ 6.261.280 | $ 14.953.753 |
TOTAL | $ 2.187.084.749 | $ 1.346.975.267 | $ 840.109.482 |
Tabla 1. Personal contratado VS Personal mínimo requerido
B. Sobrecostos anuales
Una vez se obtienen los resultados de inversión e implementación de personal de manera mensual, por medio de la tabla 1, se realiza la comparación anual de los gastos reales del recurso humano del contrato de interventoría vs el personal mínimo requerido según pliego de condiciones del proyecto (óptimo), con el fin de identificar el año de ejecución en el que se tuvieron mayores pérdidas y/o desequilibrio económico, dando como resumen la tabla 2.
AÑO | SOBRECOSTO |
2019 | $ 21.689.208 |
2020 | $ 310.320.888 |
2021 | $ 182.966.410 |
2022 | $ 325.132.976 |
Tabla 2. Sobrecosto anual.
Después de identificar el año con mayor pérdida para evidenciar más claramente la magnitud o la gravedad de la falta d control o seguimiento gerencial al contrato de interventoría, se plasma lo acontecido realmente en el año 2022 teniendo como resultado la figura 5.
Fig.5 Personal contratado Vs Personal mínimo requerido año 2022.
C. Factores de sobrecosto
MES CRÍTICO | SOBRECOSTO | FACTORES DEL SOBRECOSTO |
Junio 2021 | $ 48.538.905,67 | Cantidad de proyectos activos: 1 de 18 Proyectos terminados: 11 Personal requerido según pliego: 5 Personal Vinculado: 26 Razones de suspensiones: Orden público que se presentó en el país generando escasez de materiales y dificultad del traslado del material y personal. |
Mayo 2021 | $ 46.260.897,33 | Cantidad de proyectos activos: 2 de 18 Proyectos terminados: 11 Personal requerido según pliego: 10 Personal Vinculado: 26 Razones de suspensiones: Orden público que se presentó en el país generando escasez de materiales y dificultad del traslado del material y personal. |
Marzo 2020 | $ 44.690.641,33 | Cantidad de proyectos activos: 11 de 29 Proyectos terminados: 0 Personal requerido según pliego: 36 Personal Vinculado: 44 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar los diseños y presupuestos, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra. Inicia COVID |
Agosto 2020 | $ 42.299.092,00 | Cantidad de proyectos activos: 10 de 27 Proyectos terminados: 2 Personal requerido según pliego: 32 Personal Vinculado: 35 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar los diseños y presupuestos, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la |
Para determinar los factores que generaron sobrecostos en el proceso de contratación del personal en el contrato de interventoría No. 231 del 2019, se analizaron los meses con mayor sobrecosto de la tabla 1, obteniendo un total de trece (13) meses críticos o con mayor pérdida de recurso, que, para el presente caso de estudio, son aquellos meses que tuvieron un sobrecosto superior a los $30.000.000 de pesos. La información resumen de proyectos activos y terminados, así como personal óptimo o mínimo requerido, y personal vinculado se evidencia en la tabla 3 relacionada a continuación.
Agosto 2022 | $ 33.802.334,67 | Cantidad de proyectos activos: 0 de 10 Proyectos terminados: 19 Personal requerido según pliego: 0 Personal Vinculado: 18 Razones de suspensiones: Para el caso de diferentes proyectos, la Interventoría inicia la reclamación de sobrecostos para dar continuidad con las labores de control y seguimiento. Los costos de la interventoría deben ser asumido por la entidad territorial y el trámite o ajuste de costos tarda un tiempo considerable, por esta razón se suspende el contrato de obra. |
Junio 2022 | $ 33.516.860,00 | Cantidad de proyectos activos: 1 de 13 Proyectos terminados: 16 Personal requerido según pliego: 6 Personal Vinculado: 18 Razones de suspensiones: Para el caso de diferentes proyectos, la Interventoría inicia la reclamación de sobrecostos para dar continuidad con las labores de control y seguimiento. Los costos de la interventoría deben ser asumido por la entidad territorial y el trámite o ajuste de costos tarda un tiempo considerable, por esta razón se suspende el contrato de obra. |
Diciembre 2019 | $ 31.392.006,67 | Cantidad de proyectos activos: 13 de 29 Proyectos terminados: 0 Personal requerido según pliego: 44 Personal Vinculado: 43 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar los diseños y presupuestos, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra. Adicionalmente, para este mes se evidencia que la Interventoría no cumplió con el personal mínimo requerido, pero aun así se presentó un sobrecosto debido a que se reportaron 43 personas con pago de seguridad social en la totalidad de días del mes (30 días), cuando en realidad solo seis proyectos estuvieron activos durante el mes, correspondiente únicamente a 20 personas, según pliego de |
Febrero 2020 | $ 40.384.306,67 | Cantidad de proyectos activos: 11 de 29 Proyectos terminados: 0 Personal requerido según pliego: 36 Personal Vinculado: 50 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar los diseños y presupuestos, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra. |
Junio 2020 | $ 38.043.267,67 | Cantidad de proyectos activos: 7 de 28 Proyectos terminados: 1 Personal requerido según pliego: 23 Personal Vinculado: 30 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar los diseños y presupuestos, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra. |
Enero 2022 | $ 37.836.399,00 | Cantidad de proyectos activos: 2 de 13 Proyectos terminados: 16 Personal requerido según pliego: 8 Personal Vinculado: 19 Razones de suspensiones: Para el caso de diferentes proyectos, la Interventoría inicia la reclamación de sobrecostos para dar continuidad con las labores de control y seguimiento. Los costos de la interventoría deben ser asumido por la entidad territorial y el trámite o ajuste de costos tarda un tiempo considerable, por esta razón se suspende el contrato de obra. |
Septiembre 2020 | $ 36.802.876,67 | Cantidad de proyectos activos: 11 de 26 Proyectos terminados: 3 Personal requerido según pliego: 38 Personal Vinculado: 36 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar los diseños y presupuestos, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra. Adicionalmente, para este mes se evidencia que la Interventoría no cumplió con el personal mínimo requerido, pero aun así se presentó un sobrecosto debido a que se reportaron 26 personas con pago de seguridad social en la totalidad de días del mes (30 días), cuando en realidad solo un proyecto estuvo activo durante el mes, correspondiente únicamente a 6 personas, según pliego de condiciones. |
Enero 2020 | $ 34.689.870,00 | Cantidad de proyectos activos: 12 de 29 Proyectos terminados: 0 Personal requerido según pliego: 40 Personal Vinculado: 43 Razones de suspensiones: Para los 16 proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad, de acuerdo al contrato de obra, se requiere realizar y aprobar la estructuración una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra, por tanto, esta actividad se realiza en suspensión. |
Mayo 2022 | $ 33.803.200,00 | Cantidad de proyectos activos: 1 de 28 Proyectos terminados: 16 Personal requerido según pliego: 5 Personal Vinculado: 17 Razones de suspensiones: Para el caso de diferentes proyectos, la Interventoría inicia la reclamación de sobrecostos para dar continuidad con las labores de control y seguimiento. Los costos de la interventoría deben ser asumido por la entidad territorial y el trámite o ajuste de costos tarda un tiempo considerable, por esta razón se suspende el contrato de obra. |
Tabla 3. Meses con mayores sobrecostos.
Una vez analizados lo trece (13) meses con mayor sobrecosto de los cuarenta y tres (43) meses de ejecución del contrato de interventoría, se determinó que para el año 2019 y 2020, la causa de suspensión con mayor ocurrencia, fue la falta de aprobación de diseños y presupuestos, debido a que los proyectos de mejoramiento de condiciones de habitabilidad requerían de este insumo, una vez terminadas las visitas de diagnóstico para iniciar la etapa de obra.
Adicionalmente, en el país declaran cuarentena debido al COVID- 19, lo cual trajo consigo incertidumbre a todos los sectores económicos y empresas del país, llevando a muchas de estas al borde de la quiebra o incluso a tomar decisiones erróneas con respecto al manejo de personal.
Por otro lado, en el año 2021, se presentó el paro nacional afectando la compra y traslado de materiales a los frentes de trabajo por aproximadamente dos (2) meses, perjudicando el tiempo de ejecución de las obras, y trayendo consigo la principal razón del sobrecosto del año 2022. Año en el cual la interventoría inicia la reclamación de sobrecostos para dar continuidad con las labores de control y seguimiento.
Así mismo, se evidencio que, en la mayoría de los meses, la interventoría contrató más personal del requerido según pliego de condiciones sin mantener la cantidad de proyectos activos del periodo analizado.
D. Herramientas de control de procesos y proyectos
En cada empresa y/o proyecto es de vital importancia, establecer herramientas para el control de los procesos de desempeño del contrato. Por lo tanto, para el presente trabajo se estructuraron dos (2) formatos para llevar a cabo dicho control y seguimiento a los proyectos.
Uno de estos formatos, permite llevar el control del personal teniendo en cuenta el estado de cada proyecto (activo, suspendido, finalizado), y el segundo formato, realiza seguimiento y deja trazabilidad de la gestión de actividades semanales de cada personal contratado, así como los compromisos y/o pendientes que se tengan por parte de estos. A continuación, se ilustra la forma o estructura de cada uno de ellos.
Fig.6 Formato De Cumplimiento De Compromisos.
Fig.7 Formato Matriz De Seguimiento De Personal Vs Estado Proyectos.
VIII. Conclusiones
Desde el inicio del contrato de interventoría No.231 del 2019, en el departamento del Cauca se pudo evidenciar por parte de los trabajadores del contrato, un aparente desequilibrio entre la cantidad del personal contratado y proyectos activos a lo largo de la ejecución, lo que a su vez se veía reflejado en sobrecostos manifestados por la gerencia de la interventoría. Es por esto que se estudió más a fondo la realidad de la región del Cauca, obteniendo las siguientes conclusiones:
Se establece una alternativa metodológica basada en los lineamientos de Lean Construction, partiendo del estudio y análisis mensual del personal empleado durante la ejecución del contrato de interventoría No. 231 del 2019, con el fin de identificar los posibles factores de
pérdida, y generar herramientas de mejora para optimizar y llevar control al recurso humano en futuros contratos de la empresa.
La comparación del recurso humano empleado por parte del Consorcio Xxxxxx XxX versus el solicitado en los pliegos de condiciones, después de emplear la metodología Lean Construcción en el contrato de interventoría No. 231 del 2019, dio como resultado un sobrecosto de $840.109.482,33 durante los 43 meses de ejecución del contrato. Sin embargo, también hubo 4 meses de ahorro o ganancia para la empresa, en donde se contrató menor cantidad de personal que el solicitado según pliegos. Estos meses fueron septiembre del 2019, octubre del 2019, enero del 2021, y febrero del 2021. El valor de ahorro total en estos 4 meses fue de $44.911.921.
Se establecen dos (2) formatos de seguimiento como herramientas de control a los procesos de desempeño y ejecución del contrato de interventoría No.231 del 2019, con el fin de evitar posibles sobrecostos en proyectos futuros. Además, se realizó el diligenciamiento de cada uno de ellos, para mostrar la manera correcta de utilizarlos y obtener una mejora continua de los procesos de la empresa.
El análisis de los factores que generaron sobrecostos del personal empleado en el contrato de interventoría No. 231 del 2019, en donde se pudo evidenciar que, en 39 de los 43 meses de ejecución de los proyectos de la regional del Cauca, se tuvieron sobrecostos asociados a la falta de optimización del recurso humano. De los 39 meses que generaron pérdida económica a la empresa, 13 meses fueron clasificados como críticos o con pérdidas económicas significativas (pérdida económica mensual superior a los $30.000.000 de pesos), para estudiar más a fondo las razones o causales de pérdida.
Finalmente, se identificaron 2 causas principales de pérdida. Una por pagar salarios y planillas de personal en períodos de suspensión, lo cual ocurrió en los meses que se presentaron alteraciones de orden público en la región y contingencia por Pandemia COVID-19, escenario que nadie esperaba, y trajo incertidumbre económica, toma decisiones erróneas e incluso quiebra a empresas. Un segundo factor, por contratación desmedida de personal, lo cual se evidencia claramente en la tabla 5, donde se muestra el personal requerido según pliegos y estado de proyectos Vs el personal Vinculado, evidenciando un desbalance en las contrataciones de personal óptimo (menor) y lo Vinculado (mayor).
A partir de la experiencia y por medio de la realización del presente estudio de caso, se pudo evidenciar la falencia administrativa y gerencial que existió en el contrato de interventoría No.231 del 2019, y se puede concluir que la clave de éxito de cualquier proyecto o contrato, radica en el adecuado seguimiento y control que se realice por parte de los autores que en él intervienen, es decir, desde lo gerencial, administrativo, jurídico, contable y operativo. Todas estas áreas o autores de un proyecto, deben estar sincronizados e informados para la toma de decisiones de manera oportuna, lo cual genera beneficio al proyecto de manera temporal, económica y de alcance según lo planeado o incluso mejor que este.
Las lecciones aprendidas, hacen parte del crecimiento de las empresas y de las personas. La identificación de errores o falencias presentadas durante la ejecución de proyectos, ayuda a que no se vuelvan a presentar en el futuro, aumentan la probabilidad de éxito, y facilita el direccionamiento del gerente.
REFERENCIAS
[1] Gobierno nacional. LEY 1474 DE 2011. (En línea). (12 de Julio de 2011). Disponible en: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxx.xxx? i=43292
[2] Infobae. La Guajira encabeza la lista de departamentos con más elefantes blancos. (En línea). (12 xx xxxxx de 2022). Disponible en: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxxxxx/0000/00/00/xx- guajira-encabeza-la-lista-de-departamentos-con-mas-elefantes- blancos.
[3] Xxxxxxxxx, Xxxxxx. Estrategias para la optimización de los recursos humanos. Primera edición. México: Fis, 2004. Pág. 35
[4] Xxxxxx-Xxxxxxx, X. & Xxxxx-Xxx xxxxxxxx, S. (2021). Diagnóstico de la gestión del alcance, del tiempo y del costo, según las buenas prácticas del PMBOK 6ed, en un proyecto de mejoramiento de vías urbanas en el municipio de El Peñón, Cundinamarca. Trabajo de Grado. Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingeniería. Programa de Ingeniería Civil. Especialización en Gerencia de Obras. Bogotá, Colombia.
[5] Campus Madrid y Campus Barcelona, EAE BUSINESS SCHOOL, Guía PMBOK: definición, estructura y tips de estudio. Planeta Formación y Universidades, 2017, (En línea). Disponible en: xxxxx://xxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx.xxx.xx/xxx-xx-xx-xxxx-xxxxx-x- como-influye-en-la-administracion-de-proyectos/).
P. M. Institute, CONSTRUCT ION EXTENSION TO THE PMBOK® GUIDE, Campus Boulevard, Xxxxxxx Square: PMI Publications, 2016