MANUAL DE CONTRATACIÓN

El presente Manual tiene por finalidad, determinar las políticas, las normas generales y los procedimientos para llevar a cabo los diferentes procesos contractuales, así como la asignación de responsabilidades de cada una de las áreas que intervienen en las diferentes etapas de contratación de la E.S.E. San Xxxxxxxxx I Nivel de Atención.

3.2 ALCANCE

Las disposiciones de este Manual de Contratación abarcan desde las disposiciones generales, las modalidades de contratación, los procedimientos a seguir en cada modalidad, formalidades, constitución de garantías, supervisión e interventoría, solución de controversias, contratación por servicios de salud, tercerización, outsourcing y externalidades del servicio de salud, hasta las disposiciones finales.

3.3 A QUIÉN VA DIRIGIDO

Este documento está dirigido a todos los colaboradores de la E.S.E San Xxxxxxxxx responsables de cualquier modalidad de contratación, el cual se aplicará a estos, con sujeción a las normas del derecho privado, en ejercicio de la autonomía de la voluntad de las partes.

3.4 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Gerencia - Subgerencia Administrativa y Finanaciera - Oficina Asesora Jurídica y de Contratación.

3.5 NORMATIVIDAD

 Constitución política de Colombia. Artículos 2. Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.

 Constitución política de Colombia. Artículos 6. Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

 Constitución política de Colombia. Artículos 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

 Ley 100 de 1993. Artículos, 195. Régimen jurídico. Reglamentado por el Decreto Nacional 1876

de 1994. Las empresas sociales de salud se someterán al siguiente régimen jurídico: Ver art. 2, Decreto Nacional 1919 de 2002. Numeral 6. En materia contractual se regirá por el derecho

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privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública.

 Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Artículo 13. Principios generales de la actividad contractual para entidades no sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

 Ley 1438 de 2011. Por medio de la cual se reforma el sistema general de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones. Artículo 76. Eficiencia y transparencia en contratación, adquisiciones y compras de las Empresas Sociales del Estado

 Ley 1438 de 2011. Artículo 78. Pasivo Prestacional de las empresas sociales del estado e instituciones del sector salud.

 Decreto 1876 de 1994. Por el cual se reglamentan los Artículos 96. Empresas Sociales Del Estado del carácter territorial, Articulo 97. Naturaleza Jurídica y Artículo 98. Régimen Jurídico del Decreto Ley 1298 de 1994 en lo relacionado con las Empresas Sociales del Estado.

 Decreto Ley 019 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública Artículo 3. MORALIDAD: La actuación administrativa debe ceñirse a los postulados de la ética y cumplirse con absoluta transparencia en interés común. En tal virtud, todas las personas y los servidores públicos están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas.

 Decreto 1510 de 2013. Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.

 Resolución 5185 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social. Por medio del cual se fijan los lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado adopten el Estatuto de Contratación que regirá su actividad contractual.

 Acuerdo Nº 17 de 1997. Por el cual se transforman los Establecimientos Públicos Distritales Prestadores de Servicios de Salud como Empresa Social del Estado, se crea la Empresa Social del Estado La Xxxxxxxxxx y se dictan otras disposiciones. Artículo 7. Patrimonio. Conforman el Patrimonio de la Empresa Social del Estado: Parágrafo 3. La cesión, concesión, arrendamiento, comodato o cualquier otra modalidad que disponga del uso de bienes inmuebles o equipos científicos propiedad de la Empresa Social del Estado deberá contar con la aprobación de las dos terceras partes de la junta directiva, incluido el voto favorable de los representantes de la comunidad. y Artículo 12. Funciones de la Junta Directiva. Son funciones de la Junta Directiva de la Empresa Social del Estado las siguientes del Concejo de Bogotá D.C. Numeral 10: Determinar el monto máximo hasta el cual podrá el Gerente comprometer a la Empresa Social del Estado a través de la celebración y suscripción de los contratos mediante los cuales la Empresa Social del Estado adquiera bienes y servicios. Numeral 11: Autorizar al Gerente de la Empresa Social del Estado la celebración de aquellos contratos que deba celebrar la Institución para adquirir bienes y servicios, cuya cuantía exceda el monto a que se refiere el numeral anterior. Numeral 20: Determinar los montos máximos hasta los cuales el gerente de la Empresa Social del Estado podrá delegar, en quienes ejerzan funciones de dirección de las

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Unidades Hospitalarias, la ordenación del gasto.

 Xxxxxxx 00 xxx 0000, xxx Xxxxxxx xx Xxxxxx X.X. Por el cual se fusionan algunas empresas sociales del estado adscritas a la secretaria distrital de salud de santa fe de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones. Artículo 7. Las Empresas Sociales del Estado que resultan de la fusión, se regirán por las disposiciones previstas en la Ley 100 de 1993, el decreto 1876 de 1994, el acuerdo 17 de 1997 y las normas que las deroguen o modifiquen Acuerdo Nº 8 del 28 xx Xxxx de 2104 de la Junta Directiva de la E.S.E. San Xxxxxxxxx.

3.6 GLOSARIO

Adendas: Documento por medio del cual la E.S.E. modifica o aclara los pliegos de condiciones, dentro del plazo correspondiente.

Acta de inicio: Es el documento por el cual se deja constancia de la fecha de inicio de la ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización, que permiten el inicio formal de actividades.

Acta de suspensión: Es el documento expedido por quienes suscribieron el contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo.

Acta de liquidación: Documento suscrito por el representante legal de la E.S.E., el supervisor del contrato y el contratista en el que se refleja el balance de la ejecución del contrato entre las partes con sujeción al presente manual.

Adjudicación: Es la decisión que pone termino a un proceso de selección por medio de la cual se determina la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que resulto favorecida por presentar la propuesta más favorable para la E.S.E.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (C.D.P): Documento expedido por el área financiera de la E.S.E., mediante el cual se afecta de manera preliminar el rubro presupuestal garantizando la apropiación que respalde el compromiso que se pretende adquirir con la contratación.

Registro Presupuestal (C.R.P): Es el documento mediante el cual se perfecciona el compromiso presupuestal y se afecta en forma definitiva la apropiación garantizando que esta no sea desviada a ningún otro fin.

Contratista: Persona(s) natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que se obliga(n) a cumplir una determinada prestación según las especificaciones del objeto de contrato a cambio de una contraprestación.

Contrato: El acuerdo de voluntades celebrado entre la E.S.E. San Xxxxxxxxx y una persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, mediante el cual se adquiere derechos y obligaciones.

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Pago Anticipado: Es un pago parcial del valor del contrato, previo al inicio de actividades, por el cual se dispone la administración y el manejo del recurso de acuerdo con la ejecución del contrato.

Proponente: Es la persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal que bajo cualquier modalidad de asociación, permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un proceso de selección.

Prorroga: Consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto en el contrato.

3.7 SIGLAS

A.P.C.: Administradora Publica Cooperativa A.R.L.: Administradora de Riesgos Laborales C.D.P.: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. C.O.N.F.I.S.: Consejo Superior de Política Fiscal C.R.P.: Certificado de Registro Presupuestal.

E.S.E.: Empresa Social del Estado

E.P.S.: Empresa Promotora de Salud

I.P.S.: Institución Prestadora de Servicios de Salud

N.A.: No Aplica

P.I.G.A.: Plan Institucional de Gestión Ambiental

S.I.G.: Sistema Integrado de Gestión

S.I.G.A.: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo

S.E.C.O.P.: Sistema Electrónico de Contratación Pública. S.M.M.L.V.: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente P.A.A: Plan Anual de Adquisiciones.

UNSPSC.: United Nations Standard Products and Services Code.

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4 PRESENTACIÓN

La Gerencia de la Empresa Social del Estado San Xxxxxxxxx en ejercicio de las atribuciones legales, especialmente las contenidas en la Ley 100 de 1993, el Acuerdo 17 de 1997 expedido por el Concejo de Bogotá D.C., Acuerdo Nº 08 del 00 xx Xxxx xx 0000 xx xx Xxxxx Directiva, Acuerdo 018 del 29 de Octubre de 2014 de la Junta Directiva y la Resolución Nº 002 del 05 de Enero de 2015, aprueba el presente manual.

5 DISPOSICIONES GENERALES

5.1 NATURALEZA JURÍDICA DE LA ESE SAN XXXXXXXXX

La EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SAN XXXXXXXXX I NIVEL DE ATENCIÓN, es una

categoría especial de entidad pública descentralizada adscrita a la Secretaría de Salud de Bogotá D.C., con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa por virtud del Acuerdo 17 de 1997 del Concejo de Bogotá y sometida al régimen jurídico previsto en el capítulo III, artículos 194, 195 y 197 de la Ley 100 de 1993.

La EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SAN XXXXXXXXX I NIVEL DE ATENCIÓN, tiene por

objeto la prestación de servicios de salud, entendidos como un servicio público a cargo del Estado y como parte integrante del Sistema General de Seguridad Social en Salud, acorde con lo consagrado en las Leyes 100 de 1993, 1122 de 2007 y 1438 de 2011 y en ejercicio del mismo, desarrolla acciones de promoción, prevención y rehabilitación.

5.2 FUNDAMENTO LEGAL DEL MANUAL

El contenido del presente Manual se fundamenta en los parámetros señalados por el Estatuto de Contratación de la E.S.E. SAN XXXXXXXXX I NIVEL DE ATENCIÓN, el cual se adopta por medio del Acuerdo No.08 de fecha 00 xx xxxx xx 0000 xxxxxxxx xxx xx Xxxxx Directiva de la ESE, el Decreto 1876 de 1994, el Acuerdo 17 de 1997 del Concejo de Bogotá y en especial por el numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993 dada su naturaleza jurídica de EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, y se regirá por las normas del derecho privado y demás disposiciones legales que reglamenten la materia, y todas las normas que lo modifiquen, complementen o adicionen, las cuales harán parte integrante de este documento.

Atendiendo a las nuevas disposiciones en materia de prevención de la corrupción, transparencia y agilidad en los procesos de contratación de las entidades estatales, se hace necesario ajustar el Manual de contratación de la E.S.E SAN XXXXXXXXX I NIVEL DE ATENCIÓN con el fin de actualizar la reglamentación de acuerdo con los cambios normativos y en coordinación con las políticas del Gobierno Nacional y Distrital.

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5.3 OBJETO

Establecer las directrices que rigen la contratación de la E.S.E. San Xxxxxxxxx a la luz de los principios de la contratación pública y las reglas establecidas en el Acuerdo No. 08 de fecha 00 xx xxxx xx 0000, xx xx Xxxxx Directiva “Por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la

E.S.E. SAN XXXXXXXXX I NIVEL DE ATENCIÓN”.

El Manual tiene por objeto definir el sistema de compras, ventas y contratación, así como las reglas de la actividad contractual, los principios aplicables a la misma, que permite el cumplimiento de los fines de la E.S.E., la continua y efectiva prestación de los servicios de salud a su cargo y el buen funcionamiento de la misma.

5.4 PRINCIPIOS EN LA CONTRATACIÓN

En todos los procesos de contratación que adelante la E.S.E. San Xxxxxxxxx I Nivel de Atención se deberán tener en cuenta los principios de la contratación pública, tales como debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía, celeridad, planeación, autonomía de la voluntad, ecuación contractual, interpretación de las reglas contractuales, los cuales se encuentran debidamente definidas en el Acuerdo No. 08 de fecha 00 xx xxxx xx 0000 xx xx Xxxxx Directiva “Por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la E.S.E. SAN XXXXXXXXX I NIVEL DE ATENCIÓN”.

5.5 CAPACIDAD Y LÍMITE PARA CONTRATAR.

Podrán celebrar contratos en representación de la E.S.E. San Xxxxxxxxx I Nivel de Atención, el Gerente y servidores públicos del nivel directivo que éste delegue mediante acto administrativo debidamente motivado.

Para la celebración de contratos que superen el 2% del presupuesto inicial de cada vigencia fiscal aprobado por el CONFIS Distrital, la Gerencia requerirá autorización de la Junta Directiva. Tal autorización debe solicitarse en el momento que en la fase precontractual se determine que el monto a contratar supere esta cuantía.

Se puede delegar por parte de la Gerencia, la suscripción de contratos en servidores públicos de nivel directivo por acto administrativo debidamente motivado, conservando la facultad de modificar la delegación o reasumirla en cualquier momento, hasta por el 0.5% del presupuesto inicial de cada vigencia fiscal aprobado por el CONFIS Distrital.

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5.6 FACULTADES DEL ORDENADOR DEL GASTO

Son facultades del ordenador del gasto la realización y dirección de los procedimientos de selección, la adjudicación, la celebración del contrato, sus prorrogas, modificaciones, y actos administrativos que se requieran expedir dentro de la ejecución del mismo, la aprobación de las garantías, la terminación del contrato, la imposición de multas, la aplicación de cláusulas excepcionales, declaratoria de incumplimiento y caducidad, la liquidación y las demás actividades inherentes al desarrollo del contrato.

6 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Atendiendo al principio de planeación, el objetivo del PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES es proyectar las necesidades de bienes y servicios de la E.S.E., que se requieren para lograr la misión institucional en términos de eficiencia y eficacia, en cumplimiento de los fines de la entidad.

Es una herramienta para facilitar a la E.S.E. San Xxxxxxxxx I Nivel de Atención, la identificación, registro, programación y divulgación de sus necesidades de bienes, obras y servicios.

Con la participación activa de la Subgerencia Administrativa, Subgerencia de Servicios de Salud, Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora Jurídica y de Contratación, área de Recursos Físicos, área Financiera y la participación de las demás áreas de la entidad, se debe elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretende adquirir durante el año respectivo.

El Plan Anual de Adquisiciones, es un documento de naturaleza informativa, los bienes, obras y servicios incluidos en el mismo pueden ser cancelados, revisados o modificados. Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la entidad estatal, ni la compromete a adquirir lo bienes, obras y servicios en el señalados.

6.1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN.

1. En el Plan de Adquisiciones se debe señalar la necesidad y contener los siguientes elementos:

a. Códigos UNSPSC.

b. Descripción.

c. Xxxxx estimada para el inicio del proceso de selección.

d. Duración estimada del contrato.

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e. Modalidad de Selección.

f. Fuente de los recursos.

g. Valor Total Estimado.

h. Valor estimado en la vigencia actual.

i. ¿Se requieren vigencias futuras?

j. Estado de solicitud de vigencias futuras.

k. Datos de Contacto del Responsable.

2. Los bienes, servicios u obras a contratar deben ser concordantes con los rubros que integran el presupuesto, de acuerdo con la naturaleza y el objeto a contratar.

3. La E.S.E. San Xxxxxxxxx I Nivel de Atención, podrá apoyarse en la unidad Colombia Compra Eficiente, para conocer los lineamientos y el formato que debe ser utilizado para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.

4. La E.S.E. San Xxxxxxxxx I Nivel de Atención, a cargo del Coordinador de Contratación, debe publicar su Plan Anual de Contratación así como sus actualizaciones en la página web y en el SECOP, teniendo en cuenta las disposiciones que para tal fin se expidan cada año.

5. En este Plan no se registra lo relativo a caja menor, nómina, y servicios públicos ni contratación de personal.

6. Las solicitudes de contratación deberán radicarse en la Oficina de Contratación por parte de quien requiere la necesidad.

7. Las áreas en las que surge la necesidad realizarán el seguimiento al cumplimiento de los cronogramas pactados dentro del Plan Anual de Adquisiciones.

8. Toda solicitud presentada al área de Contratación, deberá estar registrada en el Plan Anual de Adquisiciones, de lo contrario se someterá a aprobación del Comité de Contratación la inclusión de la misma en el Plan Anual de Adquisiciones, la cual estará debidamente justificada.

9. El responsable del requerimiento, someterá igualmente al Comité de contratación, cuando a ello haya lugar, los casos de exclusión de necesidades con su respectiva justificación.

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6.2 METODOLOGÍA.

Antes de finalizar cada vigencia y de acuerdo a las directrices impartidas por la entidad, las diferentes dependencias de la E.S.E. remitirán sus requerimientos de acuerdo a las necesidades de cada área, este será el insumo para la elaboración del Plan de Compras, posteriormente la información contenida en este Plan, servirá como base para la Elaboración del Plan de Adquisiciones.

6.3 ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.

El Comité de Contratación de la E.S.E. San Xxxxxxxxx I Nivel de Atención deberá aprobar la actualización del Plan Anual de Adquisiciones en los siguientes casos:

 Para incluir nuevas obras, bienes y o servicios.

 Excluir obras, bienes o servicios planeados.

7 FASES DE LA CONTRATACION

7.1 FASE DE PLANEACIÓN

Esta fase hará referencia a la construcción del Plan Anual de Adquisiciones descrita en el instructivo (GR-IN-8).

7.2 FASE PRECONTRACTUAL

El referente del área que solicita el bien, obra o servicio a contratar deberá formular la solicitud técnicamente justificada para la adquisición ante el ordenador del gasto, el cual debe estar incluido en el Plan de Anual Adquisiciones. Debe contener los siguientes requisitos mínimos:

7.2.1 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

Los estudios y documentos previos son el soporte para tramitar los procesos de contratación, los cuales deberán contener los siguientes elementos, además de los especiales para cada modalidad de selección:

a. El Objeto de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación.

b. Especificaciones, autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

c. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

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d. Análisis de los precios xxx xxxxxxx.

e. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo.

f. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable y la justificación de los mismos, en el caso que se requiera.

g. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.

h. Las garantías exigidas en el proceso de contratación.

7.2.2 RESPONSABLE

El líder de Contratación de la E.S.E. será la responsable de la fase precontractual de las diferentes modalidades de selección del contratista.

7.3 FASE CONTRACTUAL

Corresponde al periodo comprendido entre la suscripción del contrato y la publicación en el

S.E.C.O.P. u otro organismo establecido para tal efecto, pasando por la obtención del registro presupuestal y la aprobación de las garantías si las hay.

La Etapa contractual estará a cargo de la Oficina Jurídica y de Contratación de la E.S.E., la cual será la encargada de la elaboración, suscripción y perfeccionamiento de los contratos y órdenes. La Gerencia o su delegado para tal efecto, suscribirá el respectivo contrato u orden con el oferente seleccionado, pudiendo tener en cuenta las recomendaciones del Comité de Contratación, con base en las evaluaciones presentadas para cada proceso de selección de contratación.

Para el perfeccionamiento de todo contrato, se requerirá la firma de las partes y para su ejecución será necesario:

 Que se expida el Certificado de Registro Presupuestal correspondiente.

 Que se aprueben las garantías exigidas en el contrato.

 Las personas naturales que contraten con la E.S.E. en la modalidad de prestación de servicios, están obligadas a acreditar afiliación a los sistemas de salud y pensiones previstos en la Ley.

 El Representante Legal y/o Revisor Fiscal de las personas jurídicas que contraten con la

E.S.E. en la tipología de prestación de servicios, están obligadas a certificar el cumplimiento del Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, junto con la afiliación a la A.R.L.

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7.3.1 MODALIDADES, MECANISMOS DE SELECCIÓN Y PROCEDIMIENTOS A SEGUIR SEGÚN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

El proceso contractual es el conjunto de etapas, actividades y trámites que la E.S.E. San Xxxxxxxxx I Nivel de Atención, debe realizar para la adquisición y venta de los bienes, obras o servicios que se requieran para el cumplimiento de sus funciones. Para el desarrollo de sus fines y cumplimiento su misión, la E.S.E. podrá celebrar contratos con personas naturales, jurídicas, consorcios o uniones temporales.

En los procesos de contratación que adelante la E.S.E. se seguirán los trámites y procedimientos establecidos en el presente manual, conforme con lo indicado en el Estatuto de Contratación de la E.S.E. y demás normas concordantes y vigentes sobre la materia.

7.3.1.1 MÍNIMA CUANTÍA

Es el mecanismo de selección mediante el cual se celebran contratos haciendo uso de un trámite simplificado abreviado, ágil y expedito.

Esta modalidad de contratación se aplica a la contratación de necesidades de bienes y servicios cuyas cuantías sean inferiores a cuarenta (40) S.M.M.L.V.

7.3.1.1.1 Requisitos Para El Trámite:

Para esta contratación de mínima cuantía se requiere como mínimo:

 Manifestación de la necesidad de la obra, bien o servicio requerido por parte de la persona designada para tal fin y aprobación del ordenador del gasto.

 Elaboración de los estudios previos.

 Certificado disponibilidad presupuestal

 Solicitud de cotización utilizando cualquier medio de comunicación como: página web, telefónica, escrita, correo electrónico dejando en todos los casos la evidencia física, de la forma como se efectuó la invitación.

 Solicitar dos (2) ofertas como mínimo.

 Evaluación de los criterios jurídicos, técnicos y económicos.

 Aprobación del ordenador del gasto para adelantar la etapa contractual del proceso previo el cumplimiento de los requisitos legales.

Por esta modalidad, no se requiere evaluación ni recomendación por parte del Comité de Contratación.

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NOTA 1: Para determinar el valor estimado del contrato en la etapa de estudios previos, se utilizarían como medios de apoyo los datos históricos de contratación con que cuenta la entidad, referenciación con otras entidades públicas o privadas, correo electrónico o por cualquier otro medio, dejando la correspondiente evidencia física.

NOTA 2: Ver instructivo de contratación por mínima cuantía.

NOTA 3: Se identificarán y Valorarán los riesgos previsibles del futuro contrato.

7.3.1.2 MENOR CUANTÍA

El presente procedimiento se aplicará para la ejecución o adquisición de obras, bienes o servicios cuya cuantía sea superior a los cuarenta (40) S.M.M.L.V. e inferior al equivalente del 1% del presupuesto inicial aprobado por el CONFIS distrital.

7.3.1.2.1 Requisitos para el trámite:

Para esta contratación de menor cuantía se requiere como mínimo:

 Manifestación de la necesidad de la obra, bien o servicio requerido por parte de la persona designada para tal fin y aprobación del ordenador del gasto.

 Elaboración de los estudios previos.

 Certificado disponibilidad presupuestal

 Invitación a Cotizar la cual deberá ser publicada en la página web.

 Evaluación de los criterios jurídicos, técnicos y económicos. Para el caso de la evaluación financiera se deberá atender lo previsto en el instructivo de contratación por menor cuantía.

 Evaluación y recomendación por parte del Comité de Contratación.

 Aprobación del ordenador del gasto para adelantar la etapa contractual del proceso previo el cumplimiento de los requisitos legales.

NOTA 1: Para determinar el valor estimado del contrato en la etapa de estudios previos, se utilizarían como medios de apoyo los datos históricos de contratación con que cuenta la entidad, referenciación con otras entidades públicas o privadas, correo electrónico o por cualquier otro medio, dejando la correspondiente evidencia física.

NOTA 2: Ver instructivo de contratación por menor cuantía

NOTA 3: Se identificarán y Valorarán los riesgos previsibles del futuro contrato.

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7.3.1.3 MAYOR CUANTÍA

Corresponden a aquellos procesos contractuales mediante los cuales se formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y la E.S.E. seleccione la propuesta más favorable, de conformidad con las evaluaciones que se realicen. Se someterán a Invitación Pública todas las contrataciones que superen la cuantía equivalente de al 1.0% del presupuesto inicial aprobado por el CONFIS distrital e inferior al equivalente de al 2.0% del presupuesto inicial aprobado por el CONFIS distrital.

7.3.1.3.1 Requisitos para el trámite:

Para esta contratación de Invitación Publica se requiere como mínimo:

 Manifestación de la necesidad de la obra, bien o servicio requerido por parte de la persona designada para tal fin y aprobación del ordenador del gasto.

 Elaboración de los estudios previos.

 Certificado disponibilidad presupuestal

 Invitación Pública la cual deberá ser publicada en la página web y SECOP.

 Evaluación de los criterios jurídicos, financieros, técnicos y económicos.

 Evaluación y recomendación por parte del Comité de Contratación.

 Aprobación del ordenador del gasto para adelantar la etapa contractual del proceso previo el cumplimiento de los requisitos legales.

7.3.1.3.2 Pliego de Condiciones

En los procesos que se requieran, los pliegos de condiciones deberán contener:

a. La descripción técnica, detallada y completa del bien, obra o servicio a contratar.

b. La modalidad del proceso de selección y su justificación.

c. Los criterios de selección, los cuales deben ser claros y completos, que no induzcan a error a los oferentes o impidan su participación, y aseguren una selección objetiva.

d. Las condiciones de costo y/o calidad que la Empresa Social del Estado tendrá en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

e. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas y su evaluación, indicando los requisitos que otorguen puntaje con la descripción de los mismos, la manera como se evaluarán y ponderarán y las reglas de desempate, así como las reglas para la adjudicación del contrato.

f. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta, teniendo en cuenta que la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no

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necesarios para la comparación de propuestas, no servirá de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos.

g. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo o pago anticipado, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar, así como el manejo de cuenta especial, bajo la supervisión del contrato

h. El certificado de disponibilidad presupuestal.

i. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo entre las partes contratantes.

j. Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones.

k. Los términos, condiciones y minuta del contrato.

l. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

m. El plazo dentro del cual la Empresa Social del Estado puede expedir adendas.

n. El cronograma, el cual debe contener las fechas, horas, plazos para las actividades propias del proceso de contratación, los tiempos para presentar propuestas, adjudicar el contrato, suscribirlo y cumplir los requisitos necesarios para comenzar la ejecución.

x. Xxxxx físico o electrónico en donde se pueden consultar los términos de condiciones, estudios y documentos previos.

p. El lugar donde se debe hacer la entrega de las propuestas.

q. La aplicación o no de las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de la Administración Pública.

r. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de selección.

NOTA 1: Cuando se trate de Mayor cuantía, los pliegos de condiciones serán consolidados por el profesional abogado del área de Contratación, para lo cual se deberá contar con las especificaciones técnicas, financieras, económicas y jurídicas o según aplique.

NOTA 2: En cada proceso de selección se procederá a la evaluación de las ofertas presentadas por parte de las áreas correspondientes.

NOTA 3: Para determinar el valor estimado del contrato en la etapa de estudios previos, se utilizarían como medios de apoyo los datos históricos de contratación con que cuenta la entidad, referenciación con otras entidades públicas o privadas, correo electrónico o por cualquier otro medio, dejando la correspondiente evidencia física.

NOTA 4: Ver instructivo de contratación por Mayor cuantía.

NOTA 5: Se identificarán y Valorarán los riesgos previsibles del futuro contrato

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7.3.1.4 CASOS ESPECIALES DE CONTRATACIÓN DIRECTA.

Se podrá contratar de manera directa sin importar su cuantía, teniendo en cuenta la naturaleza del contrato en los siguientes casos:

1. Cuando a pesar de haberse verificado la entrega a sus destinatarios por cualquier medio de las solicitudes para presentar ofertas, incluidas la publicación en la página web de la

E.S.E. San Xxxxxxxxx no se hubiere recibido cotización u ofrecimiento alguno.

2. Cuando se hubiere declarado desierta una convocatoria pública.

3. Cuando se trate de urgencia manifiesta.

4. Contratos interadministrativos o convenios.

5. Contratos de Comodato o apoyo tecnológico y los insumos que se requieran para su funcionamiento.

6. Contratos complementarios o accesorios a los contratos de concesión suscritos por la E.S.E.

7. Convenios docencia - servicios.

8. Los contratos que se suscriban con proponentes seleccionados en negociación conjunta.

9. Contratos para la adquisición de bienes o servicios para el cumplimiento de fallos de tutela de manera inmediata

10. Contratos de servicios públicos o que tengan regulación de tarifas por el Estado.

11. Contratos para la adquisición de moléculas originales previo concepto o criterio médico.

12. Arrendamiento y enajenación de bienes inmuebles.

13. Cuando exista un proveedor exclusivo del producto.

NOTA: En todos aquellos casos en los cuales la E.S.E. celebre contratos por declaratoria de urgencia o emergencia nacional o distrital, el Gerente mediante acto administrativo motivado, podrá proceder a la celebración directa de los respectivos contratos, con las justificaciones y comunicaciones a los entes que haya lugar.

7.3.1.5 CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y ASISTENCIALES.

Corresponde a la contratación de personas naturales, servicios personales y/o de apoyo a la gestión administrativa y asistencial de la E.S.E., los cuales no pueden ser atendidos por personal de planta.

Para suscribir contratos de este tipo, se requerirá de la revisión por parte del responsable xx Xxxxxxx Humano de la E.S.E. o quien haga sus veces, de la planta de personal y el respectivo manual de funciones, para establecer que no se cuenta con personal de planta suficiente provisto que desarrollen actividades iguales o relacionadas con el asunto objeto de la contratación, situación que se acreditará con la respectiva certificación.

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NOTA: Ver Procedimiento

7.3.1.5.1 Tabla de Honorarios

La E.S.E. San Xxxxxxxxx contará con una Tabla de Honorarios y Servicios la cual debe contener como mínimo, el valor mensual máximo de honorarios a pagar y el perfil requerido para desempeñar el cargo. Esta tipología, también aplicará para cuando la E.S.E. contrate personal a través de Empresas de Servicios Temporales.

7.3.1.5.2 El Proceso Deberá Cumplir Previamente con los Siguientes Requisitos:

 Descripción del objeto a contratar: El objeto a contratar será la prestación de servicios para apoyar procesos administrativos o asistenciales.

 Perfil requerido: Se deberán establecer las condiciones académicas y de experiencia que necesita el contratista frente a la actividad que va a desarrollar.

 Especificaciones esenciales: Se deberán contemplar cada una de las actividades que debe desarrollar el contratista en el cumplimiento de su contrato.

 Plazo del contrato: Determinar el término de duración del contrato.

 Valor y forma de pago: Esta condición se debe contemplar en el contrato, estableciendo el costo y la forma de efectuar el pago.

7.3.2 OTROS MECANISMOS DE SELECCIÓN.

7.3.2.1 Generalidades

La E.S.E., bajo la modalidad que estime pertinente, podrá asociarse con otras empresas sociales del Estado con el fin de buscar economías de escala, calidad, oportunidad y eficiencia en sus compras. Dichas asociaciones deben estar precedidas de estudios técnicos que las justifiquen.

Se entenderán como mecanismos de selección los siguientes procesos, los cuales permiten a la

E.S.E realizar transacciones propias de adquisición de forma eficiente.

7.3.2.2 Procesos de Negociación Conjunta.

Con el fin de imprimir celeridad a los procesos de contratación de la E.S.E., cuando se trate de la compra o suministro de bienes o servicios necesarios para el cumplimento de la misión, se

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podrán adquirir estos bienes o servicios directamente a los proveedores seleccionados dentro del proceso de negociación conjunta en los cuales haya participado y que se haya adelantado en asociación con otras Empresas Sociales del Estado u otras entidades, siempre que los precios ofrecidos y/o la calidad de los insumos sean favorables para la E.S.E.

Estos procesos de negociación conjunta , buscaran consolidar la información pertinente a condiciones técnicas , económicas y de seguridad para cubrir las necesidades expuestas en relación con la eventual adquisición de insumos, medicamentos y/o material médico quirúrgico , sistemas de información , de control interno , de interventoría , gestión de calidad y auditoria , de recursos humanos y demás funciones administrativas necesarias para la prestación de los servicios de las instituciones participantes ; con base en la consolidación y las ofertas presentadas por proveedores sobre especificaciones técnicas y precios de venta , se conformaran los listados con las ofertas que técnica y económicamente sean las más favorables para la E.S.E . Una vez definidos los listados, se inician los procesos de compra de insumos de cada E.S.E, de forma independiente, de acuerdo con su plan de compras y disponibilidad presupuestal cumpliendo con los proceso administrativos, documentación Jurídica, Financiera, Técnica y Económica establecida en sus Manuales de Contratación y conservando su autonomía Administrativa.

7.3.2.3 Subasta Inversa

En los casos cuyo objeto de contratación sea bienes o servicios de características técnicas uniformes, y de común utilización, independiente de la cuantía, la E.S.E. podrá hacer uso de la subasta inversa presencial o electrónica mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones o en la ley, no obstante las siguientes reglas son aplicables en el proceso de subasta:

 Los pliegos de condición deben indicar fecha y hora del inicio de subasta; la periodicidad de los lances y el margen mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa.

 La oferta debe contener dos partes , la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el proceso de contratación y acredite el cumplimiento de la ficha técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente

 La entidad debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado.

 Habrá subasta inversa siempre q haya como mínimo 2 oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplan con la Ficha Técnica

 La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán variados los lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido.

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 Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, la entidad debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.

 Al terminar la presentación de cada lance, la entidad debe informar el valor xxx xxxxx más bajo.

 Si al terminar la subasta inversa se presenta empate, la E.S.E debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial .La subasta termina cuando los oferentes no hagan lances adicionales durante un periodo para la presentación de lances.

 La entidad estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el lance más bajo. En el acto de adjudicación , la Entidad Estatal indicará el nombre de los oferentes y el precio del último lance presentado por cada uno de ellos

 La E.S.E estructurara la subasta inversa de manera de que antes de la adjudicación , los participantes en la subasta no identifiquen las ofertas y los lances con el oferente que los presentan

 La E.S.E puede escoger si adelanta la subasta inversa electrónica o presencial. Si decide adelantar la subasta inversa electrónicamente debe fijar en los pliegos de condiciones el sistema que utilizará y los mecanismos de seguridad para el intercambio de mensajes de datos .Si en el curso de la subasta inversa electrónica se presenta fallas técnicas que impidan a los participantes presentar sus lances, la subasta debe ser suspendidas y cuando la falla técnica haya sido superada la entidad estatal debe reiniciar la subasta.

 Si por causas imputables al oferente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la información y de telecomunicaciones, durante la subasta inversa electrónica la conexión se pierde. la subasta continuará y la E.S.E entiende que el proveedor que pierde su conexión a

desistido de participar en el proceso.

7.3.2.4 Bolsas de Productos

Una vez se estandarice, tipifique, elabore y actualice un listado de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización susceptibles de adquisición por cuenta de entidades estatales, la Empresa Social del Estado podrá adquirir los bienes o servicios a través de la bolsa de productos.

En los casos de bolsas de productos cuyo objeto de contratación sea bienes o servicios de características técnicas uniformes, y de común utilización, independiente de la cuantía, la Empresa Social del Estado podrá hacer uso de este mecanismo de contratación, de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones.

7.3.2.5 Compra por Administradora Pública Cooperativa

Dando cumplimiento al Acuerdo No 400 de Septiembre 25 de 2009, por medio del cual se autorizó a las Empresas Sociales del Estado del Nivel Distrital constituir una Administradora

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Pública Cooperativa que oriente sus actividades a la comercialización de medicamentos, la ESE San Xxxxxxxxx I Nivel de complejidad del Distrito participó en la constitución de la APC Salud Bogotá y en razón al Convenio Interadministrativo de Cooperación No 2228 de 2012 con el Fondo Financiero Distrital de Salud cuyo objeto es aunar esfuerzos para proveer la adquisición de medicamentos con economía de escala, calidad, oportunidad y eficiencia con el apoyo de la Administradora Pública Cooperativa Salud Bogotá, la E.S.E podrá realizar procesos de selección para la adquisición de bienes y servicios, a través de la ADMINISTRADORA PUBLICA COOPERATIVA APC.

Son los mecanismos por el cual los hospitales de la Red Pública Distrital adquieren los bienes a través de la APC Salud Bogotá en las mejores condiciones xxx xxxxxxx.

7.3.2.6 Proceso de Contratación por Mecanismos Electrónicos

Es aquel que se realiza mediante la utilización de algún elemento electrónico cuando este tiene, o puede tener una incidencia real y directa sobre la presentación de la oferta, la formación de la voluntad o interpretación futura del acuerdo.

Los contratos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen plena validez de acuerdo a las normas vigentes. Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se reputarán auténticas para todos los efectos legales.

7.3.2.7 Colombia Compra Eficiente

Atendiendo lo dispuesto en el Decreto 1510 de 2013, el cual faculta a las entidades territoriales para realizar procesos de selección para la adquisición de bienes y servicios y con el ánimo de optimizar recursos y procesos, la E.S.E podrá hacer uso de la herramienta COLOMBIA COMPRA EFICIENTE.

Son aquellos mecanismos mediante el cual la E.S.E accede a los procesos de selección efectuados por COLOMBIA COMPRA EFICIENTE, en procura de garantizar eficacia y economía en los procesos contractuales. COLOMBIA COMPARA EFICIENTE ofrece herramienta para solicitantes y responsables de compra, así como ordenadores del gasto de entidades estatales a nivel nacional y territorial en todo el país estas herramientas están dirigidas a facilitar la ejecución del proceso de contratación y compra pública bajo los principios de valor del dinero público, eficacia, eficiencia, promoción de la competencia, manejo del riesgo, rendición de cuentas, publicidad y transparencia

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7.4 FASE DE SELECCIÓN

La Gerencia debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista. En los procesos de contratación por convocatoria pública, se deberá reunir el comité de apoyo que se designe para tal fin.

Para la selección del contratista debe tenerse en cuenta: precio, plazo, calidad del bien, obra o servicio a adquirir, solvencia económica del oferente, capacidad técnica y experiencia si es del caso.

7.4.1 CRITERIOS DE SELECCIÓN

La E.S.E. podrá establecer criterios habilitantes de selección atendiendo a los requerimientos técnicos de acuerdo a los bienes y servicios que se pretendan contratar. Así mismo podrá realizar evaluaciones de ofertas mediante puntaje para valorar la experiencia, idoneidad del personal y certificación de calidad de las empresas y demás criterios que considere necesarios teniendo en cuenta la naturaleza del objeto a contratar.

7.4.2 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La E.S.E realizará el proceso de evaluación de proveedores, ateniendo lo establecido en el Instructivo Evaluación de Proveedores (GR-IN-4), el cual será tenido en cuenta en los procesos.

7.4.3 POSIBILIDAD DE PRESENTAR OFERTAS PARCIALES

Las solicitudes de presentación de ofertas podrán permitir cuando haya lugar o el objeto del contrato lo permita, la posibilidad de que los oferentes presenten ofertas parciales, siempre y cuando traiga beneficio a la E.S.E. y los bienes, obras y servicios ofertados sean de primera calidad.

7.4.4 POSIBILIDAD DE LA E.S.E. PARA EFECTUAR ADJUDICACIONES PARCIALES

La E.S.E. San Xxxxxxxxx podrá realizar adjudicaciones parciales siempre y cuando la beneficie técnica y económicamente y los bienes, obras y servicios sean calificados de buena calidad.

Los pliegos de condiciones deberán señalar los criterios de selección para la escogencia de la oferta más favorable, teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista.

7.5 FASE DE EJECUCIÓN

Corresponde al periodo comprendido entre la legalización del contrato hasta el cumplimiento del plazo establecido dentro del mismo e incluirá:

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1. La forma de designación de la persona responsable encargada de las labores de supervisión e interventoría del contrato y del seguimiento a la ejecución del mismo dentro de una correcta actividad gerencial y adecuados criterios de gestión.

2. La obligación de hacer efectivas las cláusulas excepcionales, en caso de haberlas pactado en los contratos, cuando haya lugar a ello, dentro del plazo del contrato.

3. La necesidad de suscribir las actas de inicio del contrato, así como las prórrogas y adiciones si las hay, y las de suspensión del contrato en caso de presentarse dicha situación.

4. Las demás disposiciones por medio de las cuales se desarrolle la dirección general del contrato con el fin de garantizar su ejecución y las medidas para evitar su incumplimiento.

NOTA: El responsable de esta fase de la contratación será el supervisor de contrato y deberá ejecutar las actividades de acuerdo al Manual de Supervisión e Interventoría (GR-MA-5) vigente.

7.6 FASE DE LIQUIDACIÓN

Corresponde a la E.S.E liquidar los contratos de acuerdo con lo siguiente:

La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del plazo que acuerden las partes para tal efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la E.S.E, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la E.S.E tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

NOTA 1: Las órdenes cuando se hayan ejecutado al 100% no serán objeto de liquidación; se liquidarán automáticamente con el visto bueno del supervisor. Cuando existan saldos, se liquidarán conforme con lo establecido en el presente numeral. Los contratos de compra y arrendamiento por su naturaleza no serán objeto de liquidación.

NOTA 2: El responsable de esta fase de Liquidación será el supervisor de contrato.

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NOTA 3: Para efectos de liquidación de las ordenes de prestación de servicios, se dará aplicación a lo establecido en el inciso N°5 del Artículo 217 del decreto 019 de 2012.

8 FORMALIDADES DE LOS CONTRATOS

8.1 CLASES DE CONTRATOS

Independiente de su cuantía, cualquier acuerdo de voluntades que crea o transmita derechos y obligaciones a las partes que lo suscriben previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, se celebrará a través de contratos u órdenes.

8.1.1 ORDENES

Cuando la calidad del bien o servicio a adquirir no sea compleja o cuando la cuantía no supere el 1% del presupuesto inicial aprobado por el CONFIS, deberán contener como mínimo el objeto del contrato, obligaciones del contratista, el precio, el plazo para lo cual se establecerá un formato de manejo sencillo para la E.S.E. y deberá llevar la firma de la Gerencia y del Contratistas.

8.1.2 CONTRATOS

Cuando la calidad del bien o servicio a adquirir lo amerita o cuando la E.S.E. suscriba contratos superiores al 1% del presupuesto inicial aprobado por el CONFIS, deberá contar con las formalidades establecidas según la modalidad de contratación.

8.1.3 ANTICIPOS

La E.S.E. podrá pactar en cada contrato a celebrar la entrega de anticipos o pago anticipado, sin exceder el cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

8.1.4 ADICIONES A LOS CONTRATOS

Los contratos que celebre la E.S.E. se podrán adicionar cuantas veces sea necesario siempre y cuando exista una justificación que soporte la adición y las condiciones del mismo lo permitan; solo se podrá variar el precio de los bienes o servicios contratados en aquellos casos en que se generen diferencias por el cambio de normatividad o se presente un desequilibrio económico debidamente soportado.

NOTA: Se requerirá de autorización de Junta Directiva para aquellos contratos que aunque no necesitaron inicialmente autorización, con sus adiciones lleguen a superar el 2.0% del presupuesto inicialmente aprobado por el CONFIS Distrital, por esta única vez sin que supere el doble del valor autorizado, momento en el cual, se requerirá nuevamente de autorización de la Junta Directiva.

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8.1.5 PRORROGA A LOS CONTRATOS

En todos aquellos casos en los que se requiera, se podrá ampliar el término de ejecución del contrato, previa solicitud del supervisor debidamente justificada, sin que se supere el término de tres (3) años a partir de su perfeccionamiento y/o acta de inicio, tiempo en el cual deberá efectuarse el nuevo proceso contractual con antelación para dar inicio al nuevo contrato o solicitar autorización a la Junta Directiva para su prórroga si supera el porcentaje a que se refiere el artículo anterior. Se exceptúan de esta regulación los convenios interadministrativos, los comodatos, convenios de docencia, servicios y concesión.

8.1.6 MODIFICACIONES CONTRACTUALES

Cuando se presenten circunstancias especiales, debidamente comprobadas, que justifiquen la modificación de alguna de las cláusulas del contrato, salvo el objeto el cual permanece inmodificable, las partes suscribirán el “otrosí” modificatorio respectivo. En todos los casos, se requerirá el concepto técnico previo del supervisor del contrato el cual se incluirá en el formato de solicitud.

8.1.7 CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN

El Contratista no podrá ceder el Contrato ni los derechos u obligaciones derivados de él, ni subcontratar total o parcialmente sin la autorización previa, expresa y escrita de la Gerencia o el delegado de la E.S.E., siempre y cuando cuente con el visto bueno del supervisor del contrato.

8.2 RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN

Las áreas intervinientes en la etapa precontractual, deberán determinar y evaluar los Riesgos, combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto del evento, así como su forma de mitigarlo. Los conceptos de riesgo se encuentran definidos en el Artículo 23 del Acuerdo 08 de 2014.

8.3 CLAUSULAS EXCEPCIONALES

8.3.1 ESTIPULACIÓN DE LAS CLAUSULAS EXCEPCIONALES DE LOS CONTRATOS

En los contratos que celebre la E.S.E. cuyo objeto sea: Obra, concesión y explotación de bienes de la entidad, se incluirán discrecionalmente las cláusulas excepcionales de modificación unilateral, interpretación unilateral, terminación unilateral, caducidad y sometimiento a las leyes nacionales; no obstante, la E.S.E. podrá pactar estas cláusulas en los contratos de suministro y de prestación de servicios.

En los contratos de concesión se incluirá la cláusula excepcional de reversión. Las cláusulas excepcionales que se incluyan con arreglo a la presente disposición, se regirán por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 o en las normas que la sustituyan, modifiquen o deroguen.

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8.4 CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN

Corresponde a la Gerencia mediante acto administrativo, conformar el respectivo comité de contratación de la E.S.E. San Xxxxxxxxx y su funcionamiento.

9 CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS

9.1 ESTIPULACIÓN DE GARANTÍAS

En los contratos que la E.S.E. celebre, cuya cuantía supere los cuarenta (40) S.M.M.L.V. o dependiendo de la naturaleza del mismo, se exigirá de manera expresa que el CONTRATISTA se obligue a Constituir a favor de la E.S.E. SAN XXXXXXXXX I NIVEL DE ATENCIÓN, pólizas o garantías expedidas por Compañías de Seguros debidamente autorizadas para operar en Colombia. Corresponde al Contratista garantizar las obligaciones contractuales, mediante la constitución de una póliza única o garantía bancaria cuya póliza matriz se encuentra aprobada por la Superintendencia Financiera, a favor de la ESE, que ampare los siguientes riesgos

Los contratos que suscriba la E.S.E. dependiendo de la cuantía y naturaleza deberá pactar de manera expresa la constitución a favor de la E.S.E., de las garantías que amparen el negocio jurídico.

Los amparos que se exijan por parte de la E.S.E. deben corresponder a los siguientes:

9.1.1 SERIEDAD DE LA OFERTA

El oferente deberá constituir esta garantía, para precaver los perjuicios que se presenten en caso de que el seleccionado no se allane a la celebración del respectivo contrato. Su cuantía corresponderá a la que en cada caso se determine, la cual no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de la propuesta y tendrá una duración de cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta.

9.1.2 CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

El contratista deberá constituir esta garantía, para precaver los perjuicios que se deriven del incumplimiento de las obligaciones contractuales, independiente de las multas y la cláusula penal que se pacte en el contrato. Su cuantía corresponderá a la que en cada caso se determine, la cual no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto del contrato y una duración igual a la del plazo máximo previsto al momento de la suscripción del contrato y tres (3) meses más.

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9.1.3 CORRECTO MANEJO, BUENA INVERSIÓN Y REINTEGRO DE ANTICIPO EN EL CONTRATO U ORDEN

En todos los contratos u órdenes en que la E.S.E. pacte la entrega de anticipo, el contratista deberá constituir esta garantía para proteger a la E.S.E. de la apropiación o la destinación indebida de los dineros entregados al contratista como anticipo del contrato. Su cuantía deberá corresponder al cien por ciento (100%) de la suma entregada a título de anticipo dentro del contrato y su vigencia será igual a la requerida para su total amortización. Su aprobación será requisito previo para el desembolso del anticipo al contratista.

9.1.4 CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y SERVICIOS

El contratista deberá constituir esta garantía, para precaver las futuras eventualidades en que uno o varios bienes y/o servicios contratados, no reúnan las especificaciones o calidades exigidas para la contratación o que no sean aptos para los fines para los cuales fueron adquiridos, así como para precaver también los vicios de fabricación y la calidad de los materiales o componentes. Su cuantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y su vigencia será por la duración del contrato y seis meses más.

9.1.5 ESTABILIDAD DE LA OBRA

En los contratos de obra pública el contratista deberá constituir esta garantía para precaver que durante el periodo acordado la obra contratada, en condiciones normales de uso, no sufrirá deterioros imputables al contratista. Su cuantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del monto total del contrato y su vigencia será de cinco (5) años a partir de la aceptación o recibo final de la obra.

9.1.6 PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES

En los contratos de prestación de servicios a que haya lugar, el contratista deberá constituir esta garantía para precaver los eventos en que incurra en el no pago de las obligaciones laborales respecto de los trabajadores relacionados con la ejecución del respectivo contrato. Su cuantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del monto del contrato y su vigencia será de tres (3) años

9.1.7 RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

En los contratos a que haya lugar el contratista deberá constituir esta garantía para asegurar el pago de los perjuicios que el contratista ocasione a terceros por razón de la ejecución del contrato. Su cuantía no podrá ser inferior al veinte por ciento (20%) del monto del contrato y su vigencia será igual al plazo del contrato y tres (3) meses más.

9.1.8 SEGURO DE MANEJO DE RECURSOS PÚBLICOS PARA PARTICULARES

En los contratos a que haya lugar, independientemente del monto, el contratista deberá constituir esta garantía, para precaver la E.S.E. contra la comisión de delitos como hurto, abuso de confianza, falsedad, estafa de acuerdo con su definición legal, cometidos por el afianzado o

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personal que ejecuta el contrato en perjuicio de la E.S.E.. Su cuantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto del contrato y su vigencia será igual a la del plazo pactado en el contrato y cuatro (4) meses más.

9.1.9 PROVISIÓN DE REPUESTOS, ACCESORIOS Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE EQUIPOS

Para prevenir el incumplimiento de la provisión de repuestos y accesorios necesarios para los equipos o bienes adquiridos, su cuantía no será inferior al 5% del valor estimado de los repuestos o del valor del contrato y su plazo será durante la ejecución del contrato o un año (1) desde la entrega del repuesto o accesorio.

NOTA: En todos los casos que se requiera garantía, el contratista deberá aportar el original de la póliza constituida. Las prórrogas, adiciones o modificaciones que se surtan en la ejecución de los contratos sujetos a póliza, deberán ampliar las coberturas en tiempo y en valor de la póliza correspondiente dentro del término establecido.

Por la naturaleza del contrato sin importar la cuantía la E.S.E puede solicitar las garantías que considere pertinentes.

10 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS

Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual y con el fin de vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado, la E.S.E desarrollará dicha tarea, a través de un supervisor o un interventor, según lo indicado tanto en el Manual de Supervisión e Interventoría (GR-MA-5) como en el Estatuto de Contratación.

11 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

11.1 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Sin perjuicio que la E.S.E. acuda ante el juez competente para dirimir las controversias surgidas en el contrato, se pactarán en los mismos que las diferencias sean objeto de solución a través de arreglo directo, transacción, conciliación, amigable composición o arbitramento, para lo cual se acudirá a las disposiciones legales que regulan la materia, previo concepto del Comité de Conciliación de la E.S.E. San Xxxxxxxxx.

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11.2 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS ACTOS CONTRACTUALES

El supervisor o el interventor, podrán conminar al contratista para que cumpla con sus deberes, sin afectar el debido proceso dándole la oportunidad de conocer las causas del incumplimiento, conminándolo a ofrecer una respuesta en un término razonable y notificar cualquier decisión de la administración que se relacione con la manera como se decidió de fondo sobre el hecho o incumplimiento observado.

En la ejecución de una orden, contrato e inclusive de un convenio; la E.S.E. podrá conminar al contratista para que realice las actividades que conlleven al cumplimiento del objeto contractual y de las obligaciones pactadas. En este evento, el funcionario o el profesional de apoyo de la

E.S.E. que haya sido designado por La Gerencia para ejercer las actividades de supervisor del contrato o el Interventor que la E.S.E. haya contratado para tal fin, deberán durante la ejecución de la relación contractual:

a. Conocer los términos y cláusulas pactados en especial el objeto, plazo, obligaciones de las partes y el valor del contrato.

b. Identificar las causas que pongan en riesgo el cumplimiento del objeto contratado, la ejecución del objeto y las obligaciones contractuales pactadas.

c. Establecer las circunstancias, hechos y actuaciones en donde se observe que el contratista pueda llegar a incumplir, incumpla o haya incumplido el objeto, las obligaciones o cualquier otra cláusula de la relación contractual.

d. Requerir formalmente y por escrito al contratista para que corrija de manera inmediata el incumplimiento de las obligaciones pactadas. Este tipo de requerimientos deben elevarse de la siguiente manera:

1. Enviar el requerimiento por correo certificado a la dirección de notificación que reportó en su oferta o en la última que haya indicado para tal fin.

2. Se deberá consignar de forma clara y expresa las circunstancias o causas que generen el incumplimiento por parte del contratista, recomendando la orientación para el debido cumplimiento de las obligaciones contractuales. Se debe señalar un plazo razonable para que corrija o controvierta las causas planteadas por el Supervisor o el Interventor y además indicarse el sitio donde puede presentar sus explicaciones en forma escrita. Con este procedimiento se entenderá agotada la etapa de defensa o contradicción, previo a la imposición de una sanción.

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e. El supervisor o interventor del contrato deberá informar oportunamente mediante escrito dirigido al área jurídica o quien haga sus veces de la Empresa Social del Estado, el incumplimiento del contratista, acompañando los requerimientos realizados, las correspondientes pruebas y las respuestas dadas por el contratista si las hubiere.

f. El informe del supervisor o interventor del contrato deberá contener lo siguiente:

1. Clase de incumplimiento: Es decir, si el incumplimiento observado ha sido frente al objeto, las obligaciones del contratista, los anexos o la normatividad que regula el tipo de relación contractual.

2. Si el incumplimiento ya cesó y el contratista corrigió el rumbo contractual o si por el contrario no corrigió su conducta y continúa afectando la relación contractual.

3. Clase de perjuicio que pudo haberse provocado o se vaya a provocar por el incumplimiento observado, indicando el grado o porcentaje de afectación en la relación contractual, en el cumplimiento del objeto contractual. Y obligaciones contractuales, incluyendo los requerimientos formulados al contratista.

4. Descripción de la(s) respuesta(s) ofrecida (s) por el contratista a las observaciones planteadas.

11.3 MECANISMOS A APLICAR EN CASO DE INCUMPLIMIENTO

11.3.1 APLICAR LA CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

Si del análisis realizado por el área financiera y contratación o quien haga sus veces y se llegare a concluir que por el incumplimiento se haya detectado perjuicio para la E.S.E, o para alguno de sus usuarios, se podrá en el mismo acto de imposición de multa, decidir sobre la aplicación de la Cláusula Penal Pecuniaria, todo lo anterior atendiendo a la normatividad.

11.3.2 APLICAR LAS CLÁUSULAS EXCEPCIONALES

Igualmente, en el mismo acto en donde se decida sobre la imposición de Xxxxxx, y/o sobre la aplicación de la cláusula penal pecuniaria, se podrá aplicar cualquiera de las Cláusulas Excepcionales, de la siguiente manera:

11.3.2.1 Terminación Unilateral

La E.S.E. San Xxxxxxxxx, en acto administrativo debidamente motivado dispondrá la terminación anticipada del contrato en los siguientes eventos:

a. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo imponga.

b. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista.

c. Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista.

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d. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.

La iniciación de trámite concordatario no dará lugar a la declaratoria de terminación unilateral. En tal evento, la ejecución se hará con sujeción a las normas sobre administración de negocios del deudor en concordato. La E.S.E., dispondrá las medidas de inspección, control y vigilancia necesarias para asegurar el cumplimiento del objeto contractual e impedir la paralización del servicio.

11.3.2.2 Caducidad

Cuando se observe la imposibilidad por parte del contratista para que desarrolle el objeto contractual durante la ejecución del contrato y que con esta situación se pueda causar un perjuicio irremediable a la comunidad en general, se debe adelantar el proceso para la declaratoria de Caducidad. En este evento, la E.S.E. debe informar a la Cámara de Comercio, a la Superintendencia Nacional de Salud y a las demás autoridades competentes para el cumplimiento de la sanción si hubiere lugar a ello.

También podrá determinar de manera unilateral, sobre la pertinencia de aplicar las cláusulas excepcionales de Modificación e Interpretación Unilaterales, las cuales requieren el reconocimiento por parte de la E.S.E. de los valores que impliquen el restablecimiento del equilibrio contractual si resultare afectado.

12 CONTRATACIÓN POR VENTA DE SERVICIOS DE SALUD

12.1 RÉGIMEN APLICABLE

La Contratación por venta de servicios de salud se regirá por el Estatuto de contratación de la ESE, por la Ley 100 de 1993, las normas del Sistema General de Seguridad Social en Salud y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

12.2 COMPETENCIA PARA LA CONTRATACIÓN POR VENTA DE SERVICIOS DE SALUD

El Gerente de la E.S.E. San Xxxxxxxxx I Nivel de Atención, podrá contratar sin límite de cuantía cuando se trate de celebrar contratos de venta de servicios de salud o prestación de servicios de salud como Contratista, celebrados con entidades públicas del orden nacional o territorial, las empresas promotoras de salud de los regímenes subsidiado y contributivo, las entidades

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adaptadas y privadas con el mismo objeto, las administradoras de riesgos laborales y aseguradoras de riesgos en salud.

12.3 PLANEACIÓN DE LA VENTA DE SERVICIOS DE SALUD

La venta de servicios de salud se regirá, además por los contratos que se suscriban, por una Matriz de Contratación de venta de servicios de salud, la cual debe estar soportada en un análisis de riesgos frente a las tarifas xx xxxxxxx, costos, oferta y demanda de servicios, posibles rentabilidades sociales a asumir y la oportunidad de pago xxx xxxxxxx.

12.4 MATRIZ DE CONTRATACIÓN.

Resume los contratos actuales y supuestos tarifarios mínimos de la E.S.E. San Xxxxxxxxx, relaciona cada uno de los responsables de pago con los cuales tiene vigente un contrato de venta de servicios de salud, la modalidad de contratación, el número del contrato, la fecha de inicio y terminación del contrato incluidas todas sus prorrogas, el valor total en pesos incluidas todas las adiciones, las unidades de negocio que incluyen los servicios contratados y los respectivos servicios excluidos; en el caso de ser por la modalidad de capitación, incluye la población inicial y finalmente contratada y el valor mes usuario cancelado por cápita; en el caso de ser por la modalidad de evento, incluye el manual tarifario que regirá la contratación y el porcentaje adicional o a descontar con el cual se pagara el evento.

Para la suscripción de contratos de venta de servicios de salud la E.S.E. San Xxxxxxxxx deberá contar con una Matriz de Contratación aprobada, en donde se definan las tarifas mínimas que regirán para cada modalidad y el manual tarifario de contratación por un año. Para el efecto en el mes de febrero en sesión de Junta Directiva, se deberá presentar para su aprobación, la matriz de contratación propuesta que regirá las tarifas mínimas por cada modalidad y manual tarifario para la venta de servicios de salud por un año. La matriz de contratación aprobada por la Junta Directiva podrá ser ajustada en cualquier momento por solicitud debidamente justificada.

Los servicios de urgencias no requieren contratación previa, sin embargo es posible efectuar dicha contratación.

12.5 CONTRATACIÓN EN EL MARCO DEL TRABAJO EN RED

La E.S.E. garantizando el trabajo en red deberá en su contratación de servicios de salud contemplar lo siguiente:

La E.S.E. podrá a su criterio contratar lo que corresponde a su nivel de atención y/o complejidad de conformidad con los acuerdos de red. Estas condiciones de contratación, deben tener en cuenta la integralidad y complementariedad en la prestación del servicio.

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12.6 COMITÉ DE CONTROL DE LA CONTRATACIÓN DE LA VENTA DE SERVICIOS DE SALUD.

La Gerencia deberá mediante Resolución conformar un comité de seguimiento a la contratación de la venta de servicios de salud, el cual servirá de apoyo a la Gerencia en la contratación de venta de servicios de salud y tendrá como mínimo las siguientes actividades:

1. Hacer seguimiento y control de la ejecución de los contratos, así como en la evaluación de los resultados de los mismos.

2. Verificar las posibles inconsistencias en la ejecución, para poner en conocimiento xxx xxxxxxx tal situación y adoptar las medidas necesarias para darle cumplimiento al contrato.

3. Verificar el cumplimiento de coberturas, posibles recobros, periodos de radicación de cuentas y frecuencia de utilización de servicios.

4. Informar cuando el contrato se haya ejecutado en un 80%, con el objeto de proceder a las acciones a que haya lugar (adición o liquidación).

5. Evaluar en la renovación, adición o prorroga de los contratos de venta de servicios de salud lo siguiente:

a. El volumen de pacientes que ingresaron por remisión, por servicios contratados o por otros servicios.

b. Costos de los servicios prestados frente a las tarifas recibidas.

c. Pagos de acuerdo con lo pactado o definido en las normas.

d. Oportunidad en la recepción de solicitudes de autorización de prestación de servicios.

e. Respuesta oportuna a la solicitud de autorizaciones.

f. Porcentajes de glosas de acuerdo a la facturación radicada.

g. Porcentaje de glosas considerado justificado o injustificado.

h. Glosas pendientes por resolver.

i. Número de días que se tardó en glosar o pagar después de la radicación

j. Oportunidad en la actualización de las bases de datos.

k. Auditoría médica proactiva.

l. Resolución de controversias sobre la atención del paciente.

m. Oportunidad en la liquidación del contrato.

n. Referencias de otros prestadores de servicios.

o. En los contratos por capitación debe evaluar la población objeto, la frecuencia de uso y la concentración.

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13 TERCERIZACIÓN, OUTSOURCING O EXTERNALIZACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE SALUD

13.1 TERCERIZACIÓN, OUTSOURCING O EXTERNALIZACIÓN DE SERVICIOS

De conformidad con el Artículo 59 de la Ley 1438 de 2011 y la Circular Externa No 067 de 2010 de la Superintendencia Nacional de Salud, la E.S.E. podrá desarrollar sus funciones solamente de tipo asistencial mediante contratación con terceros, Empresas Sociales del Estado, entidades privadas o con operadores externos, previa verificación de las condiciones de habilitación conforme al sistema obligatorio de garantía en calidad.

13.2 CRITERIOS MÍNIMOS PARA TERCERIZAR, OUTSOURCING O EXTERNALIZAR UN SERVICIO

Para la aprobación de una tercerización, outsourcing o externalización de servicios de salud, se debe determinar con precisión la mejora en la eficiencia, calidad y/o oportunidad de los servicios y/o reducción de los costos. En la aprobación de estos contratos, la E.S.E. debe presentar un documento donde se analicen como mínimo las siguientes condiciones:

a. Identificar las mejoras de eficiencia, calidad y/o oportunidad de los servicios a entregar.

b. Determinar si los costos promedios totales transferidos por la Empresa Social del Estado al tercero son superiores a su costo.

c. La reducción de costos de la Empresa Social del Estado.

d. La frecuencia de uso de los servicios y la concentración de los servicios.

e. Los costos del monitoreo del contrato entregado.

f. La afectación el equilibrio financiero de los contratos.

g. La inversión necesaria para prestar el servicio y cuando se recuperaría, cuál sería la utilidad en la prestación del servicio para la Empresa Social del Estado.

h. La relación costo beneficio de entregar el servicio, cuando el tercero puede realizar a un menor costo con mayor o igual calidad una actividad.

Para la contratación por esta modalidad se deberá establecer inicialmente que el servicio a contratar no cumple con los lineamientos y/o las necesidades requeridas o carece de disponibilidad en la Red Pública. Preferiblemente por excepción procederá la tercerización, outsourcing o externalización de servicios de salud siempre que mediante la realización de un estudio previo se determine que variables tales como el cumplimiento de los estándares de calidad del servicio a contratar, y los costos obedezcan a lo referenciados en el mercado y se verifique que no se incurrirá en un desequilibrio financiero para la E.S.E. lo anterior de conformidad con la normatividad vigente.

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Siempre que se requiera prórroga o adición en los contratos de Tercerización, Outsourcing o Externalización de Servicios de Salud la E.S.E., que superen el 2% del presupuesto inicial aprobado por el C.O.N.F.I.S. Distrital, se deberá tener en cuenta la normatividad vigente.

14 DISPOSICIONES FINALES

14.1 REVISORÍA FISCAL

La E.S.E. San Xxxxxxxxx I Nivel de Atención, adelantará el proceso de selección y evaluación de la Revisoría Fiscal, conforme a los criterios definidos por la Junta Directiva, y presentará los resultados obtenidos con sus respectivas recomendaciones para su aprobación. Una vez la Junta Directiva designe al Revisor, la Gerencia adjudicara y suscribirá el contrato de prestación de servicios.

14.2 CONTROL SOCIAL.

La E.S.E. San Xxxxxxxxx convocará mediante publicaciones a la Veedurías ciudadanas para realizar control social, a cualquier proceso de contratación, caso en el cual se le suministrará toda la información y documentación pertinente que no haya sido publicada. El costo de las copias y la atención de las peticiones presentadas se realizarán según las reglas previstas en el Código Procesal Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás disposiciones vigentes sobre la materia.

14.3 CUMPLIMIENTO XXX X.X.X.X.

Es obligación del contratista hacer uso eficiente de los recursos hídricos y energéticos puestos a su disposición; de la misma manera contribuirá con la gestión de residuos y la gestión ambiental de la E.S.E. San Xxxxxxxxx I Nivel de Atención, promoviendo de esta manera hábitos que coadyuven a evitar la contaminación y la sobreexplotación de recursos, cuando la actividad contractual así lo exija. Estos compromisos deben estar contemplados en la minuta suscrita por el contratista, cuando su actividad contractual, tenga incidencia con el medio ambiente

NOTA: Los procesos de contratación en los cuales la E.S.E. San Xxxxxxxxx adquiera bienes, servicios y obras que puedan generar un impacto ambiental deberán contemplar lo establecido en el Acuerdo 540 del 2.013, expedido por el Concejo de Bogotá, por medio del cual se establecen los lineamientos del programa distrital de compras verdes.

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14.4 GESTIÓN DOCUMENTAL

Los soportes documentales resultantes de los diferentes procesos de contratación que adelante la E.S.E. San Xxxxxxxxx para cumplir con su Plan Anual de Adquisiciones, deberán cumplir con los lineamientos establecidos en el “Programa de Gestión Documental código GC-MA-9”, así mismo deberán cumplir con el procedimiento de “Control de Documentos y Registros, Código DE-PR-1”. Con lo anterior se garantizará la organización, conservación y custodia de dichos documentos, en cumplimiento de la “Política del Sistema Interno de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia (S.I.G.A.)”, enmarcada en el Subsistema de Gerencia de la Información del Sistema Integrado de Gestión adoptado por la E.S.E.

Así mismo, harán parte del Manual de Contratación, código GR-MA-2, todos los documentos relacionados en el numeral 15.1 del presente documento, los cuales podrán ser objeto de ajustes, modificaciones y/o aclaraciones cuando las necesidades institucionales así lo ameriten. Se garantiza la vigencia de cada uno de estos, si los mismos corresponden a la versión publicada en la intranet de la ESE San Xxxxxxxxx I Nivel.

CÓDIGO	DOCUMENTO
GR-IN-1	INSTRUCTIVO CONTRATACIÓN POR MÍNIMA CUANTÍA
GR-IN-4	INSTRUCTIVO EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
GR-IN-6	INSTRUCTIVO CONTRATACIÓN POR MENOR CUANTÍA

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GR-IN-7	INSTRUCTIVO CONTRATACIÓN POR MAYOR CUANTÍA
GR-IN-8	INSTRUCTIVO ELABORACIÓN DEL PLAN DE ADQUISICIONES
GR-IN-64	INSTRUCTIVO CONTRATACIÓN DIRECTA
GR-PR-1	PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE OBRAS, BIENES Y SERVICIOS
GP-PR-1	PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE PERSONAL POR O.P.S.
DE-PR-1	PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
GC-MA-9	PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
GR-MA-5	MANUAL SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
DE-MA-3	MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS
GR-GU-1	GUÍA VERDE DE LA CONTRATACIÓN
DE-PR-4	PROCEDIMIENTO MERCADEO
DE-MA-10	CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

15.2 DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS

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