UNIÓN EUROPEA ACUERDO DE DELEGACIÓN
UNIÓN EUROPEA ACUERDO DE DELEGACIÓN
T05-EUTF-HoA-ET-51-01 T05.545 (T005)
(el «Acuerdo»)
La Unión Europea, representada por la Delegación de la Unión Europea en la República Democrática Federal de Etiopía (la «Autoridad contratante»), por una parte, y la
Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) Xxxxxxx xx xxx Xxxxx Xxxxxxxxx, 0
00000 Xxxxxx, Xxxxxx NIF: ESQ2812001B,
en lo sucesivo, la «Organización»
por otra parte, (individualmente una «Parte» y en conjunto las «Partes») han acordado lo siguiente:
CONDICIONES ESPECIALES
Artículo 1 - Finalidad
1.1 El presente Acuerdo define las actividades encomendadas a la Organización para la ejecución de la Acción «Alianza Shire: Energy Access for Host Communities and Refugees in Shire», tal como se describe en el anexo I (la «Acción»). El presente Acuerdo establece las normas de aplicación y de pago de la contribución de la UE, y define las relaciones entre la Organización y la Autoridad contratante.
1.2 Se trata de una acción de varios donantes y la contribución de la UE está asignada.
1.3 Durante el desarrollo de las actividades, la Organización realizará las acciones siguientes:
a) Aplicar sus propios sistemas de contabilidad, control interno y auditoría, cuya evaluación preliminar de los pilares ha resultado positiva. En caso de que la evaluación de los pilares haya suscitado alguna reserva, la Organización cumplirá con las medidas ad hoc establecidas en el artículo 7.
b) Aplicar sus propios procedimientos de contratación, conforme a la evaluación preliminar de los pilares, y sus propias normas para la concesión de subvenciones, conforme a la evaluación preliminar de los pilares.
c) Llevar a cabo las actividades que se deben realizar en virtud del Acuerdo conforme a los principios de buena gestión financiera, transparencia y no discriminación, aplicando sus reglamentos y normas que han sido evaluados positivamente.
d) Utilizar libremente los reglamentos y normas que no hayan sido objeto de la evaluación preliminar en la medida en que no entren en conflicto con las disposiciones del presente Acuerdo.
1.4 La Acción es una acción exterior de la UE. La Acción se financia con cargo al Fondo Fiduciario de Emergencia de la Unión Europea para la estabilidad y la lucha contra las causas de la migración irregular y los desplazados en África.
1.5 La Organización enviará anualmente una declaración de gestión y un informe de auditoría o un dictamen control a la sede de la Comisión Europea.
1.6 El presente Acuerdo está sujeto a las disposiciones del Acuerdo marco entre la Comisión Europea y la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo de 27 de diciembre de 2016 que hace referencia a las versiones de PAGoDA2 y sus posteriores modificaciones.
Artículo 2 - Entrada en vigor, período de aplicación y plazo de contratación
Entrada en vigor
2.1 El Acuerdo entrará en vigor en la fecha en que lo firme la última de las dos Partes. Período de ejecución
2.2 El período de aplicación del Acuerdo («Período de aplicación») comenzará dos meses después de la fecha de la firma de la última Parte.
2.3 El Período de aplicación establecido en el anexo I es de 34 meses.
Plazo de contratación
2.4. La Organización firmará los contratos individuales de adquisición y subvención en aplicación del presente Acuerdo a más tardar 34 meses después de la fecha de entrada en vigor del mismo
Artículo 3 - Financiación de la Acción
3.1 El coste total de la Acción se estima en 4 760 260 EUR («Moneda del Acuerdo»), como se indica en el anexo III. La autoridad de contratación se compromete a aportar una contribución de la UE de hasta 3 050 000 EUR. El importe definitivo se establecerá de conformidad con los artículos 18 a 20 del anexo II.
3.2 Remuneración
La remuneración de la organización por parte de la autoridad contratante por la aplicación de las actividades encomendadas en virtud del presente Acuerdo será del 7 % del importe final de los costes directos subvencionables de la Acción que deberá reembolsar la autoridad contratante.
3.3 Los intereses generados por la prefinanciación no serán exigibles.
Artículo 4 - Informes descriptivos y financieros y acuerdos de pago
4.1 El porcentaje de prefinanciación es del 100 %.
4.2 Los pagos se efectuarán de conformidad con el artículo 19 del anexo II. Se aplicarán los siguientes importes, conforme a lo dispuesto en el anexo II:
Primera cuota de prefinanciación: 1 783 162 EUR
Otras cuotas de prefinanciación: 1 266 838 EUR tras el final de los períodos de notificación 1, 2 y 3 conforme a lo dispuesto en el anexo II
Saldo previsto del importe final de la contribución, si corresponde (conforme a lo dispuesto en el anexo II): 0 EUR
4.3 De conformidad con el artículo 3.4 de las Condiciones generales, la Organización facilitará trimestralmente y por meses informes descriptivos instantáneos sobre la ejecución de la Acción, en los que se describirán las actividades realizadas y se acumulará la medición (%) de los progresos, los hechos y cifras clave, los principales logros, las dificultades encontradas y las perspectivas para el período siguiente.
La Organización y la autoridad contratante acordarán un modelo de informe que deberá incluir también los requisitos adicionales de visibilidad conforme al artículo 7.1.2.
Asimismo, la Organización compartirá sistemáticamente con la autoridad contratante los informes elaborados por terceros en relación con la aplicación de las subvenciones y otras formas de ayuda financiera concedidas en el marco de la Acción, tal como se describe en el anexo I (Descripción de la Acción).
Artículo 5 - Idioma de comunicación y contacto
5.1 Todas las comunicaciones a la autoridad contratante en relación con el Acuerdo, incluidos los informes mencionados en el artículo 3 del anexo II, se llevarán a cabo en inglés. Si así lo solicita la autoridad contratante, irán acompañadas de una traducción o de un resumen en inglés cuando el idioma del Acuerdo no sea el inglés o el francés.
5.2 Cualquier comunicación relacionada con el Acuerdo se realizará por escrito, y deberá indicar el número y/o el título de la Acción y dirigirse a las direcciones siguientes.
5.3 Toda comunicación relativa al Acuerdo, incluidas las solicitudes de pago y los informes adjuntos, así como las solicitudes de modificación de las disposiciones relativas a las cuentas bancarias, se enviarán a:
Para la autoridad contratante
Jefe de Finanzas, Contratos y Auditoría de la Delegación de la Unión Europea en la República Democrática Federal de Etiopía
X.X. Xxx 0000, Xxxxx Xxxxx, Etiopía
Las copias del documento antes mencionado y la correspondencia de cualquier otra naturaleza se enviarán a
Jefe de la Sección de Cooperación de la Delegación de la Unión Europea en la República Democrática Federal de Etiopía
X.X. Xxx 0000, Xxxxx Xxxxx, Etiopía
Para la Organización
Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) Xxxxxxx xx xxx Xxxxx Xxxxxxxxx, 0
00000 Xxxxxx, Xxxxxx NIF: ESQ2812001B
5.4 El correo ordinario se considerará recibido en la fecha oficial de su registro en la dirección antes mencionada.
5.5 El punto de contacto dentro de la Organización que tendrá las competencias adecuadas para cooperar directamente con la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) a fin de facilitar las actividades operativas de esta última será:
Jefe de la Oficina de Acción Humanitaria
Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) Xxxxxxx xx xxx Xxxxx Xxxxxxxxx, 0
00000 Xxxxxx, Xxxxxx
Todos los intercambios relativos al Sistema de Exclusión y Detección Precoz se realizarán entre la autoridad contratante y la persona autorizada designada por la Organización, que es:
Jefe de la Oficina de Acción Humanitaria
Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) Xxxxxxx xx xxx Xxxxx Xxxxxxxxx, 0
00000 Xxxxxx, Xxxxxx
Artículo 6 - Anexos
6.1 Los siguientes documentos se adjuntan a las presentes condiciones especiales y son parte integral del Acuerdo:
Anexo I: Descripción de la Acción (incluyendo el Marco lógico de la Acción)
Anexo II: Condiciones generales para acuerdos de subvención o delegación de AP (la parte III sobre acuerdos de subvención de AP no es aplicable)
Anexo III: Presupuesto para la Acción.
Anexo IV: Formulario de identificación financiera Anexo V: Solicitud de pago estándar
Anexo VI: Plan de comunicación y visibilidad Anexo VII: Plantilla de declaración de gestión - N/A
Anexo VIII: Indicadores del Fondo Fiduciario de la Unión Europea (FFUE) para el Cuerno de África como parte del Sistema de Supervisión y Aprendizaje
6.2 En caso de conflicto entre las presentes condiciones especiales y cualquiera de sus Anexos, prevalecerán las disposiciones de las condiciones especiales. En caso de conflicto entre las disposiciones del anexo II «Condiciones generales» y las de los demás anexos, prevalecerán las disposiciones del anexo II «Condiciones generales».
Artículo 7 - Condiciones específicas adicionales aplicables a la Acción
7.1 Las presentes condiciones generales se complementan con las siguientes:
7.1.1 Cuando la aplicación de la Acción requiera la designación o el uso de una o más oficinas de proyectos, la Organización podrá declarar como costes directos
subvencionables los costes capitalizados y los operativos de la estructura si se cumplen todas las condiciones siguientes:
a) Cumplen los criterios de admisibilidad de costes mencionados en el artículo 18.1 del anexo II.
b) Están dentro de una de las siguientes categorías:
i) Gastos de personal, incluidos el personal administrativo y el gestor, directamente asignados a las operaciones de la oficina de proyectos. Las tareas indicadas en la descripción de la Acción (anexo I), realizadas por el personal asignado a la oficina del proyecto, serán directamente atribuibles a la aplicación de la Acción.
ii) Gastos de viaje y dietas para el personal y otras personas directamente asignadas a las operaciones de la oficina del proyecto.
iii) Gastos de depreciación, de alquiler o alquiler de equipos y activos que conforman la oficina del proyecto.
iv) Costes de contratos de mantenimiento y reparación adjudicados específicamente para las operaciones de la oficina del proyecto.
v) Costes de bienes fungibles y suministros adquiridos específicamente para las operaciones de la oficina del proyecto.
vi) Costes de servicios de TI y telecomunicaciones adquiridos específicamente para las operaciones de la oficina del proyecto.
vii) Costes de energía y agua suministrados específicamente para las operaciones de la oficina del proyecto;
viii) Costes de los contratos de administración de instalaciones, incluidos los honorarios de seguridad y los costes de seguros adjudicados específicamente para las operaciones de la oficina del proyecto.
c) La Organización declara los costes directos subvencionables de la oficina del proyecto como costes reales o costes de personal sobre la base de los costes unitarios determinados por la Organización con arreglo a su práctica contable habitual.
d) La Organización declara admisible únicamente la parte de los costes capitalizados y operativos de la oficina del proyecto correspondiente a la duración de la Acción y
i) el índice de utilización efectivo de la oficina del proyecto para los fines de la Acción; o bien
ii) el índice de utilización de una oficina del proyecto a efectos de la Acción, determinado por la Organización sobre la base de un método de asignación simplificado, siempre que dicho método se ajuste a las prácticas habituales de contabilidad y administración de la Organización, se aplique de manera coherente, independientemente de la fuente de financiación, y se base en una clave de asignación objetiva, justa y fiable.
7.1.2 Asimismo, y en relación con los requisitos actualizados de comunicación y visibilidad de la UE para los socios participantes en la ejecución, que entraron en vigor el 1 de enero de 2018, con carácter trimestral, o en caso logro de progresos significativos en el proyecto, el Contratista deberá proporcionar (mediante presentación electrónica) a la Autoridad contratante lo siguiente:
− Un álbum de fotos (de 10 a 20 fotos, incluyendo pies de foto descriptivos con los nombres de los beneficiarios, las actividades, la ubicación, etc.)
− Un vídeo corto (1-2 minutos como máximo): por ejemplo, de una actividad del proyecto o entrevistas con beneficiarios o socios (incluso si se crea con equipo básico como un teléfono inteligente)
− Historias de interés humano: pueden presentarse en formato de vídeo corto acompañado de texto o en formato de texto acompañado de fotos. Todas las historias deben destacar concretamente el impacto de la financiación en el beneficiario individual e incluir citas.
7.1.3 En lo que respecta a la supervisión de las actividades, los resultados y objetivos de los proyectos, además de lo previsto en las condiciones generales, se espera que el Contratista se mantenga en contacto regularmente con el equipo externo (Altai Consulting) (debe añadirse una nota al pie de página con el enlace a la página MLS del sitio web del FFUE) xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxx- learning-system-eutf-xxxx-africa-0_en) a cargo de la aplicación del Sistema de Supervisión y Aprendizaje (MLS) del FFUE para el Cuerno de África y proporcione, entre otras cosas, las siguientes interacciones e información:
− Al comienzo de la aplicación de la Acción, el Contratista entregará al equipo del MLS los conjuntos de datos (incluyendo una lista de actividades y resultados esperados) que se resumen en el marco lógico;
− Tan pronto como el proyecto y los planes de supervisión y evaluación (M&E) estén relativamente definidos, se espera que el Contratista interactúe con el equipo del MLS para revisar sus xxxxxx y herramientas de M&E, confirmar los indicadores de resultado del FFUE seleccionados que se incluirán en los informes de los proyectos y proporcionar valores objetivo para dichos indicadores (véase la tabla de 30 indicadores anexa al contrato).
− La AECID proporcionará trimestralmente valores desagregados sobre los progresos realizados conforme a los indicadores identificados anteriormente. Si no se ha medido ningún dato desde el trimestre anterior, también se informará al MLS en consecuencia.
El equipo del MLS hará todo lo posible para que las interacciones sean lo más cortas y eficientes posible y, cuando sea posible, para desplazarse a las instalaciones del Contratista a fin de reunirse en persona y responder a cualquier pregunta de las PI. El equipo del MLS elaborará un procedimiento estándar más detallado y lo pondrá a disposición del Contratista.
7.1.4 El artículo 11 de las condiciones generales se completa con lo siguiente: Artículo 11.7:
Cuando la Organización solicite una modificación del anexo I y/o III en relación con:
a) la transferencia entre líneas presupuestarias que implique una variación superior al 25 % del importe consignado inicialmente en relación con cada una de las líneas afectadas, o bien
b) la utilización de reservas para imprevistos a fin de permitir la asignación de fondos a nuevas partidas o ámbitos de las líneas presupuestarias existentes o, en el caso de nuevas líneas presupuestarias,
La decisión de la autoridad contratante se comunicará por vía electrónica en el plazo xx xxxx días hábiles a partir de la solicitud presentada por la Organización.
Ejecutado en Xxxx Xxxxx en dos originales en inglés, uno para la autoridad contratante y otro para la Organización.
Para la organización | Para la autoridad contratante |
Nombre XXXXXXXXX XX XXXX XXXXX XXXX | Nombre Xxxx Xxxxxx |
Cargo Jefe de Cooperación de AECID | Cargo Ministro consejero - Jefe de Cooperación |
Firma | Firma |
Fecha 4 xx xxxx de 2018 | Fecha 3/5/18 |