Contract
1. OBJETIVO : Adquirir bienes y servicios en el marco de la autonomía Universitaria en concordancia con lo dispuesto en el artículo 57 de la ley 30 de 1992 y el Estatuto de Contratación, bajo la modalidad de Oferta Pública de Menor Cuantía, garantizando eficacia, eficiencia y oportunidad de la contratación, calidad en el bien o servicio suministrado y transparencia en el desarrollo del procedimiento. .
2. ALCANCE : Inicia desde la elaboración del Plan de Compras hasta la identificación de acciones de mejora, preventivas y Correctivas
3. RESPONSABLE
Los docentes, funcionarios de las diferentes dependencias académico/administrativas: Realizar la solicitud de adquisición de un bien o servicio contemplada en el Plan de Compras.
Los ordenadores del gasto: Analizar la solicitud, aprobarla y autorizar la contratación.
Los colaboradores en la contratación: adelantar el proceso contractual en cada una de sus etapas, una vez este autorizado por el Ordenador del Gasto.
Los supervisores: Garantizar el recibido a satisfacción de los compromisos contractuales. El proceso de gestión financiera: Efectuar el pago al proveedor.
El ordenador del gasto y el supervisor: Evaluar al proveedor.
4.a INSUMO 4.b PROVEEDOR
Solicitud de Adquisición de un Bien o Servicio | Docentes Directores de Unidades Académico Administrativo |
Autorización de Compra o Contratación del servicio | Ordenador del Gasto |
Registro de Proveedores Base de Datos | Oficina de Planeación y Desarrollo |
Plan de Compras | Rector y Consejo de Administración |
Cotizaciones y Propuestas | Proveedores |
Presupuesto | Consejo Superior |
Orden de Compra /Prestación de Servicio | Ordenador del Gasto |
5.a RESULTADOS | 5.b QUIEN RECIBE LAS SALIDAS |
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (Aprobación de la necesidad del bien o servicio) | Directores de Unidades Académico Administrativo Centro de Gastos |
Registro Único de Solicitud de Bienes y/o Servicios – Estudio xx Xxxxxxx - Convocatoria de Menor Cuantía | Directores de Unidades Académico Administrativo Centro de Gastos |
Lista de Chequeo para Revisión de Requisitos del Proceso Contractual (revisión de documentos del proveedores) | Directores de Unidades Académico Administrativo Centro de Gastos |
Selección de Proveedores – Cuadro Comparativo | Directores de Unidades Académico Administrativo Centro de Gastos |
Registro Presupuestal/ Registro PAC Orden de Compra Orden de Prestación de servicio | Proveedores Proceso Gestión Financiera ( Presupuesto, Revisoría de Cuentas, Contabilidad Tesorería |
Certificado de recibido a Satisfacción del bien o servicio | Ordenadores del Gasto Oficina xx Xxxxxxx y Servicios Proveedores Proceso Gestión Financiera ( Presupuesto, Revisoría de Cuentas, Contabilidad Tesorería |
6. REQUISITOS LEGALES:
- Ver Listado Maestro de Documentos Externos
7. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZAR:
- Plan de Compras
- Formato Único de Solicitud de Bienes y/o Servicios – Estudio xx Xxxxxxx
- Declaración de no inhabilidades y compromiso ético
- Capacidad Financiera del Proveedor
- Certificación para acceder la Información Proveedor
- Selección de Proveedores – Cuadro Comparativo
- Orden de Prestación del Servicio
- Orden de Compra – Contrato
- Lista de Requisitos en el Proceso Contractual
8. REGISTROS QUE SE DEBEN GENERAR:
- Orden de Compra/ Orden de Prestación de Servicios
- Certificado de Recibido a satisfacción del bien o servicio
- Orden de Pago
9.a. NOMBRE DEL INDICADOR 9.b. FÓRMULA 9.c. FRECUENCIA
Oportunidad en la realización del procedimiento de contratación | Tiempo entre la solicitud y la entrega del bien o servicio por parte del proveedor | Semestral |
Oportunidad en la realización del procedimiento de contratación | Tiempo entre la recepción del bien o servicio y la realización del pago | |
INICIO
Oficina de Planeación y Desarrollo/ Vicerrectoría Administrativa
Elaborar el Plan de Compras
En el mes xx Xxxxxx de cada año la Oficina de Planeación y Desarrollo solicitará a cada unidad académico administrativa una relación de los requerimientos de bienes y servicios para la siguiente vigencia, con el fin de consolidar el Plan de Compras.
P
Director de Departamento
/Docente / Funcionario
Solicitar la adquisición de bienes de acuerdo con el Plan de Xxxxxxx
P
En casos excepcionales debidamente motivados, el Rector tendrá la potestad de incluir bienes y servicios adicionales al plan inicial de compras
La solicitud se debe realizar en el Formato Único de Solicitud de Bienes y/o Servicios y será remitido al Ordenador del Gasto para su aprobación y la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal teniendo en cuenta el Plan de Compras y el presupuesto asignado.
no Ordenador del
Gasto
Verificar la necesidad de adquisición del bien y/o servicio solicitado
El Ordenador del Gasto debe revisar:
- Que la solicitud del bien o servicio este incluida en el Plan de Compras
- Determina la necesidad de la Compra o Servicio
- Verifica la Disponibilidad Presupuestal
- Verifica la Disponibilidad de Caja es decir el Certificado de Disponibilidad en el Plan Anual de Caja CPAC, con el fin de garantizar liquidez y efectuar el pago en el tiempo requerido.
1 día
H-V
La adquisición del bien o servicio cumple con los requisitos?
- Las especificaciones Técnicas registradas en la ficha técnica del producto se verifican por el Experto Técnico y el Ordenador del Gasto.
- Las especificaciones Jurídicas exigidas en el proyecto de convocatoria
- Las especificaciones Financieras exigidas en el proyecto de convocatoria
- Se determinan los criterios de adjudicación y el método de selección
- Se designa Supervisor/ Interventor.
1 día
Ordenador del Gasto
Ordenador del Gasto/ Solicitante
V
Si Expedir el
Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
H
Diseñar la Convocatoria Pública de Menor Cuantía definitiva
4
Código de la Convocatoria, Ciudad, Dependencia
Capítulo 1 Condiciones Generales.
Objeto, Cronograma, Generalidades, Documentos de verificación en el Banco de Proveedores, Responsabilidad del Oferente, Entrega de Propuestas, Condiciones de Presentación de la Oferta, Visita Técnica, Duración y/o tiempo de entrega, Disponibilidad Presupuestal, Asignación Contractual, Publicación del Resultado de Evaluación de las Propuestas, Supervisor y/o Interventor, Legalización, Requisitos y Forma de Pago, Régimen contractual aplicable
Capítulo 2. Revisión y evaluación de las propuestas.
Causales de rechazo de las propuestas, Revisión y evaluación de las propuestas, Revisión jurídica, Revisión financiera, Revisión Técnica y Factores de Evaluación.
Capítulo 3 Especificaciones Técnicas
Descripción de las características del bien o servicio solicitado.
El diseño de la Convocatoria Pública será de responsabilidad del solicitante del bien o servicio y se verificará en la Oficina de Compras y Contratación.
Se conformará el Comité Técnico que será el responsable de la Evaluación y Selección del Proveedor.
3
2 días
Ordenador del Gasto
Dar apertura a la Convocatoria Pública de Menor Cuantía
H
Esta actividad implica:
A. Registrar en la Plataforma de Contratación la intención de adquisición del bien o servicio.
B. Realizar el estudio xx xxxxxxx
C. La elaboración de los términos de la Convocatoria Pública de Menor Cuantía.
D. Dar apertura a la Convocatoria en la Plataforma de contratación de la Universidad xx Xxxxxx con el fin de invitar a presentar propuestas a los proveedores registrados en la Universidad o aquellos que se registren antes del cierre convocatoria.
Ordenador del Gasto
Recepcionar las propuestas
H
Las propuestas se recibirán en medio físico, en el horario y lugar señalado en el cronograma, previa inscripción en la Plataforma de Contratación, para tal efecto la propuesta debe adjuntar el certificado de inscripción en la Plataforma de Contratación de la Universidad xx Xxxxxx.
Para efectos de hora de cierre de la convocatoria, se tomará como referencia la hora oficial señalada en la página Web de la Superintendencia de Industria y Comercio. No podrá participar en la convocatoria, quien presente la propuesta de manera posterior a la fecha y hora de cierre. Luego el Ordenador del Gasto procede a revisar el cumplimiento de los requisitos de la Convocatoria en el formato de Revisión de requisitos del proceso contractual.
Ordenador del Gasto
Verificar el cumplimiento de los requisitos a los proveedores
V
Se debe realizar una verificación en el formato lista de chequeo del proceso contractual.
1 día
¿La propuesta
cumple con los No requisitos? V
Ordenador
Informar al del Gasto
proponente que no
se recepciona la
propuesta
H
Fin
Si
Ordenador del Gasto/ Comité Técnico
Evaluar las propuestas de los proveedores
V
Los factores a evaluar deben tener un peso ponderado que lo determina el Ordenador del Gasto. Entre los factores se pueden considerar la experiencia, el precio, servicio postventa, garantías, etc establecidos en la respectiva convocatoria.
Ordenador del Gasto/ Comité Técnico
Seleccionar el Proveedor
H
El Ordenador del Gasto a través del Comité Técnico procede a escoger al proponente que mejor cumpla con las especificaciones requeridas registrando esta información en el cuadro comparativo. Los resultados de la selección se publicarán por el término de un (1) día a través de la Plataforma de Contratación de la Universidad. Esta actividad debe quedar registrada en acta Cód. SGC-FR-01.
4
1 día
4
Ordenador del Gasto
Comunicar los resultados
El Ordenador del Gasto comunica los resultados de la selección del proveedor a los proponentes.
H
¿se presentaron objeciones?
V
Si
Ordenador Recepción de
del Gasto objeciones
H
Ordenador del Gasto
Resolver objeciones
Los proponentes tendrán un día para presentar objeciones, el Ordenador del Gasto dará traslado de estas al proponente seleccionado quien podrá pronunciarse en el término de un día. Cumplido dicho traslado el Ordenador del Gasto decidirá las objeciones y seleccionará definitivamente la propuesta con la mejor calificación.
NO
H
Ordenador del Gasto y el Funcionario encargado
Notificar a los proponentes los resultados finales de la selección del proveedor
H
Elaborar la Orden de Compra y/o la Orden
Ordenador de Prestación de
del Gasto Servicios
H
Ordenador del Gasto
Legalizar la Orden de Compra o Prestación del Servicio
H
Esta actividad se realizará teniendo en cuenta los requisitos para el perfeccionamiento y la ejecución, contenidos en el artículo 41 del Estatuto de Contratación Acuerdo 126 de diciembre del 2014 y las correspondientes firmas del contratista y el Ordenador del Gasto.
5
1 día
1 día
5
Aquí se empalma con Revisoría de Cuentas, Contabilidad y Tesorería.
Proveedor
Ordenador del Gasto
Constitución de la póliza del anticipo
Expedir el Registro
Presupuestal y RPAC del valor del contrato.
H
H
Ordenador Solicitar el pago del
del Gasto
anticipo al proceso de gestión financiera
El Ordenador del Gasto debe adjuntar el Registro Presupuestal, Registro PAC, la Póliza del Anticipo y la solicitud del pago
S
Aplica
i anticipos?
Los anticipos serán procedentes solamente para los contratos de que se ejecuten mediante contratación directa, oferta pública de menor mediana cuantía y para las compras en línea. Su monto no podrá sobrepasar el 50% del valor del contrato.
Expedir el Registro Presupuestal y
Expedir el Registro Presupuestal con el fin de perfeccionar el compromiso y afectar la apropiación presupuestal y
Ordenador del
Registro del Plan además se expide el Registro del Plan Anual de Caja con
Gasto
H
Anual de Caja
el de garantizar liquidez para efectuar el pago en el tiempo requerido.
Ordenador del Gasto
Solicitar la entrega de los bienes y/o servicios
Ordenador del Gasto/ Supervisor
Recibir y revisar los bienes y/o servicios
H
6
6
Ordenador
Expedir el cumplido
de la prestación de
¿Es compra de
del Gasto/ Supervisor
H
servicios
No bienes?
V
Sí
Expedir el certificado
Cuando se reciben los bienes o servicios el ordenador del gasto con el supervisor proceden a elaborar el certificado
Ordenador
de recibido a de recibido a satisfacción del bien o servicio y entregarlo a
del Gasto/ Supervisor
H
satisfacción del bien
la Oficina xx Xxxxxxx para el Ingreso en el Inventario, la asignación de la codificación Interna NUI y la expedición de la Nota de Xxxxxxx..
Ordenador del Gasto/ Supervisor
V
Evaluar al proveedor
A través del Formato de Evaluación de Proveedores
Revisoría de Cuentas
H
Se empalma con el procedimiento “Revisión de Cuentas”
Contabilidad
Se empalma con el procedimiento de “Liquidación y Causación de
Cuentas”
H
7
7
Tesorería
Se empalma con el procedimiento de “Pagos”
En este proceso se hace el pago o el desembolso del dinero correspondiente al Avance.
H
Ordenador del Gasto
Organizar la cuenta y solicitar el pago
H
Esta actividad se hace a través de la Plataforma de Contratación e implica:
1. Elaborar la Orden de Pago, este documento se elabora con base en la factura y a los demás soportes de la cuenta.
2. Organizar la cuenta, lo cual implica adjuntar todos los soportes de la mísma, de acuerdo al tipo de cuenta.
3. Solicita el pago de la cuenta, entregándola a la Oficina de Compras y Contratación.
Si se efectuó Anticipo se debe anexar la solicitud de Pago del Anticipo, el Registro Presupuestal y RPAC del Anticipo. La solicitud del Pago final del contrato se debe realizar teniendo en cuenta el pago realizado por concepto del anticipo.
Oficina de Compras y Contratación / Oficina de Control Interno
Evaluar el proceso Contractual
V
Se debe verificar una vez al mes el proceso Contractual en el Formato Seguimiento a la Contratación
Identificar acciones de mejora, preventivas y Correctivas
Oficina de Compras y Contratación
A
Fin