PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y POSTCONTRACTUAL INCLUIDA LA LIQUIDACIÓN

El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior – ICETEX, se transformó mediante la Ley 1002 de 2005, en entidad financiera de naturaleza especial con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio vinculado al Ministerio de Educación Nacional. Los derechos y obligaciones que se encontraban en cabeza de ICETEX como establecimiento público del orden nacional continúan a favor y a cargo del mismo con su nueva naturaleza jurídica.

La necesidad de transformar la naturaleza jurídica del ICETEX surgió a partir de las limitaciones tanto organizacionales como presupuestales y normativas para responder efectivamente la demanda de crédito educativo y cumplir con la ampliación de cobertura en la educación superior. Por lo anterior, la transformación de la entidad se presentó como una alternativa efectiva para fortalecer financieramente al ICETEX, canalizar un mayor volumen de recursos al sector educativo, ampliar el portafolio de productos y servicios, y realizar nuevas operaciones autorizadas.

El Decreto 380 de 2007, mediante el cual se establece la estructura del ICETEX y se determinan las funciones de sus dependencias, establece en el artículo 10 las funciones de la Secretaría General, entre las que se encuentra en el numeral 12, la de “Dirigir y controlar los procesos de contratación en sus etapas precontractual, contractual y de liquidación con base en las especificaciones técnicas presentadas por las áreas, de acuerdo con el plan de acción y conforma a las disposiciones legales aplicables a la Entidad,” y en el numeral 15 la de ”Dirigir y efectuar seguimiento y control a los informes que sobre la actividad contractual debe rendir la Entidad a las diferentes autoridades, organismos o entidades.”

Para llevar a cabo las funciones que en materia de contratación legalmente le ha sido conferida, actualmente la herramienta tecnológica que soporta el seguimiento y control de las actividades relacionadas con los procesos de contratación, es un repositorio de documentación en bases de datos tradicionales como Excel y Word , que demanda una alta carga manual para su actualización, administración y manejo; adicionalmente, no permite la interrelación entre los componentes del proceso denominado Gestión Contractual, el cual incluye la ejecución, supervisión o interventoría y liquidación generando en términos generales, el riesgo de pérdida del control en la documentación, reprocesos, demoras en estadísticas y consultas y consolidación de información.

Con base en la información recogida, la preparación manual de los reportes que debe presentar el ICETEX, se vuelve muy dispendiosa y desgastante para el área respectiva, información que debe reportarse por mandato legal, o por solicitud de los órganos de control y vigilancia, lo que impide inclusive contar con indicadores de gestión y el balanceo de cargas, entre otros.

De otra parte, uno de los temas recurrentes en los resultados de las auditorías internas y externas, es la falta de seguimiento y control al ejercicio de la interventoría, lo cual, contribuye, en gran medida, la falta de una herramienta que le permita al interventor, contar con la información en tiempo real de la ejecución del contrato, que le sirva de recordatorio para el cumplimiento de las obligaciones que le representa el ejercicio de su función.

El ICETEX, no cuenta con un mecanismo sistematizado y consolidado que permita interrelacionar los procesos involucrados con la gestión contractual desde la planeación del presupuesto con la formulación del Plan Anual de Adquisiciones – PAA - por cada área a sus propias necesidades, el cumplimiento de la etapa precontractual, contractual y post-contractual.

Teniendo en cuenta que en el mercado existen soluciones tecnológicas ya desarrolladas que ofrecen la experiencia, integralidad y funcionalidad de todos los componentes, y demás requisitos identificados en un sistema de seguimiento y control a la contratación, se determina la necesidad de adquirir una solución tecnológica para el ICETEX, a través de un proceso público en el que se verifiquen las mejores condiciones técnicas, económicas, además, de la experiencia del proponente y futuro contratista, en la implementación de soluciones que soporten los procesos de selección y el ejercicio de la ejecución, supervisión e interventoría partiendo de la planeación contractual.

La implementación de una herramienta tecnológica ya desarrollada requiere menor tiempo para su aplicación, mejorando la eficiencia de la solución.

Además, esta herramienta se hace indispensable para la rendición de cuentas y suministro de información a los interesados en los procesos contractuales que adelante el ICETEX para la ejecución de sus proyectos, con lo cual, se busca garantizar de una manera sistematizada la aplicación de los principios generales de la contratación a la gestión contractual de la Entidad.

BENEFICIOS PARA EL ICETEX

Dicha herramienta debe permitir dejar evidencia de la trazabilidad de lo actuado durante cada etapa que se surta dentro en el proceso contractual, identificando así las etapas y tiempos de cada actividad y con ello dejando la trazabilidad completa del proceso, buscando automatizar la información del proceso.

El ICETEX tiene la obligación de realizar el seguimiento, vigilancia y control de manera oportuna a su actividad contractual, con el fin de generar bases de datos más confiables que logre el afianzamiento de los controles y facilite su consulta.

La Secretaría General y el Grupo de Contratación del ICETEX, entre otras funciones, tiene la responsabilidad de canalizar la información proveniente de las diferentes áreas y dependencias que integran la estructura de la entidad, que presentan las necesidades de contratación que requieran, consolidando el Plan Anual de Adquisiciones – PAA - previa aprobación de la Junta Directiva del ICETEX del presupuesto anual respectivo, así como la revisión y validación de la documentación que se genere en el proceso contractual como tal hasta su adjudicación, entregándose la supervisión al responsable para la ejecución, pagos y liquidación.

Así mismo, asesorar a las dependencias del ICETEX, en la gestión contractual en todas sus etapas, contribuyendo adicionalmente a las labores de vigilancia y control por parte del Representante Legal y/o Ordenadores del Gasto al seguimiento del cumplimiento de las funciones de los supervisores y/o interventores de los contratos que suscriba el ICETEX.

Resulta beneficioso al ICETEX, que a través de la implementación de una herramienta tecnológica de fácil acceso, permita organizar y optimizar la planeación y gestión contractual, con miras a facilitar y optimizar el cumplimiento de los principios de eficacia, economía, celeridad, planeación, calidad, entre otros, señalados en el Manual de Contratación del ICETEX y buscando mecanismos que en conjunto generen alertas de seguimiento y con ello identificar oportunidades de mejora, así como el análisis del comportamiento de los mismos.

El ICETEX, considera que para atender las necesidades expuestas anteriormente, y teniendo en cuenta que actualmente no existe un software a la fecha que pueda cumplir con las necesidades de información requeridas por los entes de control y/o las solicitadas de la Alta Dirección, Comités y demás órganos asesores de la Entidad, se requiere como apoyo a la gestión contractual contratar la adquisición de un software que cumpla con las citadas necesidades y con ello buscar que los procesos de contratación se cumplan de acuerdo con los planes y programas del ICETEX, el Plan Anual de Adquisiciones así como las normas vigentes aplicables en la materia.

Igualmente, resulta relevante señalar que el ICETEX, cuenta con la certificación de calidad, razón por la cual, requiere mantener y actualizar de manera continua dicha certificación. Al implementar un Sistema de Gestión Contractual a través de una herramienta sistematizada, el ICETEX, contará, con una solución integral que facilita la planeación, implantación, automatización, control y mantenimiento del proceso contractual, generando una eficiente distribución de la información con notificaciones en tiempo real, determinación de recursos y definición de las actividades propias del sistema de gestión contractual, al igual que se busca que la herramienta, apoye directamente la operación y funcionamiento de la Entidad, reduciendo costos, optimizando los procesos y aumentando los niveles de productividad.

Relación estratégica del objeto contractual con la planeación institucional

La presente contratación se realiza en desarrollo del Plan Estratégico Institucional 2011 – 2014, el Plan de Mejoramiento presentado a la Contraloría General de la República para el año 2014 y el Plan Anual de Adquisiciones, que corresponde a la reforma transversal que hace referencia a la gestión contractual, que buscan mejorar el funcionamiento del conjunto de la Entidad, en las áreas estratégicas y de alto impacto. Entre los programas prioritarios se destacan: (1) gestión contractual; (2) gestión de activos; (3) gestión jurídica pública, (4) sistemas de información, (5) servicio al ciudadano, y (6) supervisión y control.

En desarrollo del programa de gestión contractual, el ICETEX, busca (i) incrementar la efectividad en los procesos contractuales, (ii) promover la eficiencia y eficacia de los procesos contractuales del ICETEX, (iii) ofrecer trazabilidad de la información contractual en tiempo real, así como la optimización y reducción de tiempos evitando reprocesos contractuales y maximizando el control y seguimiento post-contractual, (iv) disminución de riesgos legales, (v) actualización simultánea de los expedientes únicos contractuales, lo cual facilita la labor de supervisión y/o interventoría de los contratos, así como la posterior revisión y consulta por parte de los diferentes entes de control.

Por lo anteriormente expuesto, se hace necesario contratar el suministro, implementación y puesta en marcha de un software ya desarrollado que permita realizar el seguimiento y control de las actividades relacionadas con los procesos de contratación del ICETEX, desde la etapa preparatoria y en las precontractual, contractual y postcontractual incluida la liquidación, para lo cual de acuerdo al sondeo xx xxxxxxx realizado por la Dirección de Tecnología y el estudio del sector de aplicaciones tecnológicas o desarrollos de software, se determina que según la cuantía de la contratación, el proceso de selección deberá tramitarse de acuerdo al procedimiento que para el efecto establece el Manual de Contratación de la Entidad, a través de Invitación por Lista Corta.

CONVOCATORIA A VEEDURÍAS CIUDADANAS

Se convoca a todas la Veedurías Ciudadanas establecidas de conformidad con la Ley, a participar en el presente proceso de Invitación por Lista Corta, a partir de esta convocatoria y durante las etapas precontractual, contractual y postcontractual, realizando las recomendaciones escritas que consideren necesarias, e interviniendo en las audiencias que se convoquen durante el proceso, caso en el cual se les suministrará toda la información y documentación que soliciten, publicada en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx .

El costo de las copias y las peticiones presentadas seguirán las reglas previstas en el Artículo 29 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y la Resolución interna de la Entidad No. 0971 del 6 de diciembre de 2011.

PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN”

En caso de conocerse situaciones de corrupción en el desarrollo de este proceso de selección, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial “lucha contra la corrupción” a través de los números telefónicos: (0) 0000000, (0) 0000000, (0) 0000000, (0) 0000000; vía fax al número telefónico (0) 0000000; la línea transparente del programa, a los números telefónicos: 018000913040 o (0)0000000; en el correo electrónico: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx; al sitio de denuncias del programa, en el Portal de Internet: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx; correspondencia o personalmente, en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X.

El proponente deberá diligenciar el Anexo No. 5 - PACTO DE INTEGRIDAD el cual hace parte de los documentos jurídicos habilitantes.

CAPITULO I

1. ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

1.1. OBJETO DE LA INVITACIÓN POR LISTA CORTA

Contratar el suministro, implementación y puesta en marcha de un software ya desarrollado que permita realizar el seguimiento y control de las actividades relacionadas con los procesos de contratación del ICETEX, desde la etapa preparatoria y en las precontractual, contractual y postcontractual incluida la liquidación

1.2. ALCANCE DEL SERVICIO Requerimientos Funcionales

La herramienta a adquirir, ya debe existir en el mercado y en funcionamiento, debe permitir hacer seguimiento y control a las fases del proceso contractual y generar los informes establecidos por ley, por los entes de vigilancia y control y los que el ICETEX requiera para hacer más eficiente su gestión contractual.

Se describe a continuación las fases que comprenden el proceso contractual del ICETEX y las etapas de cada una de ellas:

A) Fase Preparatoria:

1. Etapa Planeación Contractual:

(i) Justificación, Análisis de Conveniencia y Oportunidad

(ii) Estudio xx Xxxxxxx

(iii) Riesgos previsibles

(iv) Inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones – PAA - y aprobación del comité de contratación.

(v) Expedición de CDP

2. Etapa Estudio Previo:

- Elaboración y presentación de Estudios Previos:

(i) Justificación Análisis de Conveniencia y Oportunidad

(ii) Parte Técnica

(iii) Estudios xx Xxxxxxx y

(iv) Riesgos previsibles

B) Fase Pre-contractual:

- De acuerdo a la clase de contrato se define el proceso de selección y se elabora de acuerdo a este:

(i) Proyecto y/o de Pliegos de Condiciones

(ii) Elaboración de Invitaciones a Ofertar.

- El Comité de Contratación:

(1) Aprueba el objeto a contratar

(2) Revisar y emite opinión a los proyectos de pliegos de condiciones y/o al pliego de condiciones definitivo y de las Invitaciones a Ofertar.

- Área de Contratos: de acuerdo a la modalidad o forma de selección del contratista se procede:

Selección pública

Publicaciones en el SECOP y/o en la página Web de la entidad:

 Estudio Previo y Proyecto xx xxxxxx de condiciones

 Observaciones Pliegos.

 Respuesta Observaciones.

 Pliego de condiciones definitivo y Acta Apertura del Proceso.

 Observaciones al pliego de condiciones definitivo.

 Audiencia de aclaración de observaciones y/o de Asignación de riesgos. (OPCIONAL y DISCRECIONAL para el ICETEX)

 Respuesta observaciones.

 Adendas.

 Acta de cierre.

 Informes de Evaluación y Observaciones a los Informes de Evaluación.

 Respuestas del proponente a observaciones hechas en los Informes de Evaluación.

 Informe final con pronunciamiento a las respuestas de observaciones.

 Decisión de adjudicación o Declaración desierto del proceso.

Subasta Inversa

- Similar a la selección pública

Lista Corta

Publicaciones en el SECOP y/o en la página Web de la entidad:

 Estudio Previo

 Invitaciones a Cotizar (mínimo 3)

 Pliego de condiciones

 Observaciones al pliego de condiciones.

 Adendas.

 Informes de Evaluación y Observaciones.

 Respuestas del proponente a observaciones hechas en los Informes de Evaluación.

 Informe final con pronunciamiento a las respuestas de observaciones.

 Decisión de adjudicación o Declaración desierto del proceso.

Contratación Directa

Publicaciones en el SECOP y/o en la página Web de la entidad:

 Estudio de Previo

 Invitaciones a Cotizar (mínimo 3)

 Criterios Base de selección

 Informes de Evaluación.

 Decisión de adjudicación o Declaración desierto del proceso.

Contratación Directa mediante una sola cotización

 No hay pluralidad de oferentes

 Prestación de servicios profesionales

 Urgencia extrema o manifiesta

 Enajenación de bienes inmuebles

 Compra o arriendo de bienes inmuebles

 Proveedor extranjero cuando no pueda ser ofrecido por nacional, o cuando teniendo representación o distribución en Colombia se justifique beneficio técnico y económico, respecto del nacional o domiciliado en Colombia.

Mínima Cuantía

 Contratación con única consideración la del precio xx xxxxxxx.

C) Fase Contractual

- Suscripción de: (i) Contrato, (ii) Ordenes contractuales, (iii) Comunicación de aceptación, (iv) Otros

- Registro Presupuestal - RI

- Aprobación Garantías

- Notificación al Supervisor y/o interventor

- Acta de Inicio si requiere

D) Fase de Ejecución y Liquidación

- Informes de Ejecución, entregables o productos

- Pagos

- Otro si, Adicionales, Modificaciones, similar

- Acta de Liquidación

- Formato de reevaluación

1.3. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

El presente proceso de Invitación por Lista Corta se regirá por la Constitución Política, especialmente por lo consagrado en sus Artículos 209 y 267, por el Artículo 8° de la Ley 1002 de 2005, por los Artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, por el Artículo 38 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 del 17 de septiembre de 2013, la Ley 1474 de 2011, el Decreto 019 de 2012 – Decreto Anti trámite, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecido en la Constitución Política y en la Ley, en especial lo consagrado en el artículo 8º y 9º de la Ley 80 de 1993; el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 que adicionó el literal j) al Numeral 1° y un inciso al Parágrafo 1° del Artículo 8 de la Ley 80 de 1993, el Numeral 4º del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, los artículos 1, 2, 3, 4 y 90 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), así como las demás disposiciones legales vigentes en materia civil y comercial que le sean aplicables.

1.4. PRESUPUESTO OFICIAL Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El presupuesto oficial asignado para esta contratación de acuerdo al estudio xx xxxxxxx llevado a cabo por la Secretaría General y la Dirección de Tecnología es de DOSCIENTOS NOVENTA MILLONES DE PESOS ($290.000.000,00) IVA incluido.

Para respaldar presupuestalmente la contratación, la Entidad cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No. CDP EF-2014-208 del 10 xx xxxxx de 2014 por valor de $290.000.000,00 expedido por el Coordinador del Grupo de Presupuesto del ICETEX.

1.5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo del presente Contrato será de seis (6) Meses contados desde la fecha de suscripción del acta de inicio, una vez perfeccionado y legalizado el contrato. Para la implementación de la aplicación, se deben garantizar 12 meses de soporte y mantenimiento una vez finalizada la implementación.

1.6. FORMA DE PAGO

El ICETEX cancelará al CONTRATISTA el valor del presente contrato de la siguiente manera: 1. Un primer pago correspondiente al 30% del valor total del contrato: A la instalación y parametrización del aplicativo aprobada por la interventoría, entrega de las licencias de uso y garantía. 2. Un segundo pago correspondiente al 20% del valor total del contrato a la integración las aplicaciones existentes en el ICETEX. y un tercer pago correspondiente al 50% del valor total del contrato a la puesta en producción de la aplicación.

1.7. ENTIDAD CONTRATANTE

La Entidad contratante es el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx” - ICETEX, entidad financiera de naturaleza especial, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, creada por el Decreto Ley N°2586 de 1950, reorganizada por el Decreto Ley N°3155 de 1968 y transformada mediante la Ley 1002 de 2005 y el Decreto 380 de 2007.

1.8. DOCUMENTOS DE LA INVITACIÓN POR LISTA CORTA

 Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad.

 Certificado de disponibilidad presupuestal No. CDP EF-2014-208 del 10 xx xxxxx de 2014 por valor de

$290.000.000,00.

 Pliego de Condiciones.

 Publicación xxx xxxxxx de condiciones en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx.

 Invitaciones para presentar propuesta.

 Consolidado de observaciones al pliego de condiciones.

 Publicación de la respuesta a las observaciones xxx xxxxxx de condiciones en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx.

 Adendas (si las hubiere).

 Publicación de los adendas en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx (si las hubiere).

 Acta de cierre del plazo para presentar propuestas y apertura de las mismas.

 Informe de evaluación.

 Consolidado de observaciones a los informes de evaluación (si las hubiere).

 Informe final y decisión de adjudicación.

1.9. CONSULTA XXX XXXXXX DE CONDICIONES

Cualquier persona podrá consultar el pliego de condiciones, de manera gratuita, en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx.

No son admitidas las consultas telefónicas, ni personales, ni tendrá fuerza vinculante para El ICETEX cualquier pronunciamiento verbal.

Cualquier persona podrá presentar observaciones al pliego de condiciones. Estas observaciones podrán ser presentadas hasta la fecha señalada para el efecto en el cronograma del proceso.

El ICETEX dará contestación a las observaciones recibidas mediante publicación en su página Web, hasta la fecha prevista en el cronograma del proceso. Las áreas o dependencias técnicas que se requieran según cada caso, serán las encargadas de sustentar las correspondientes respuestas a las observaciones formuladas por los interesados en el proceso contractual.

En el mismo término, el ICETEX podrá modificar el pliego de condiciones mediante adenda publicada en su página Web, hasta un (1) día antes del cierre del proceso en días hábiles y horarios laborales, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011.

1.10. CONTENIDO E INTERPRETACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES

En el pliego de condiciones, sus anexos y adendas, se describen detallada y claramente, el objeto a contratar los requerimientos para la presentación de la propuesta, los aspectos técnicos, económicos, financieros y de capacidad jurídica y de organización exigidos, los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos y demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las propuestas y su evaluación y ponderación, así como las de adjudicación del contrato; las razones y causas para el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierta del proceso, las condiciones de celebración del contrato, disponibilidad presupuestal, forma de pago, mecanismos de cobertura de riesgos y en general todos los asuntos relativos al proceso que estima que el proponente debe tener en cuenta para elaborar y presentar su propuesta.

Todos estos factores deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada, por lo tanto, el pliego de condiciones es uno con los anexos, formatos y adendas. Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propias interpretaciones, conclusiones o análisis, efectúe el proponente, son de su exclusiva responsabilidad.

El detalle y la descripción del objeto, sus características y condiciones técnicas deberán analizarse por los proponentes en el documento que como anexo técnico se acompaña al pliego de condiciones y que hace parte integral del mismo.

El orden de los capítulos y cláusulas de este Pliego de Condiciones, tampoco debe ser interpretado como un grado de prelación entre los mismos y los títulos utilizados en el sirven sólo para identificar textos, y no afectarán la interpretación de los mismos.

Con la presentación de la propuesta, el proponente manifiesta que estudió el pliego de condiciones, sus anexos, formatos, adendas, comunicaciones y todos los documentos del proceso de selección, que obtuvo las aclaraciones solicitadas, que conoce la naturaleza de los servicios objeto de la convocatoria, sus costos y tiempo de ejecución, que formuló su propuesta de manera libre, seria, precisa y coherente, y que además, se acoge a lo establecido en el Manual de Contratación del ICETEX, y demás normas aplicables.

1.11. CORRESPONDENCIA

Para efectos de la radicación de cualquier documento o comunicación dirigida al ICETEX en desarrollo del presente proceso, los proponentes deberán tener en cuenta que para que dichos documentos sean considerados por la Entidad, es necesario que éstos cuenten con el adhesivo (sticker) a través del aplicativo mercurio, el cual contiene número de radicación, fecha y hora asignado en la ventanilla de correspondencia, único punto válido de radicación de correspondencia de la Entidad, ubicado en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x, xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, que atiende en jornada continua de las 8:00 horas a 16:30 horas - de lunes a viernes, excepto festivos.

Toda comunicación o solicitud referente al presente proceso deberá formularse por escrito y radicarse en la Oficina de Correspondencia del ICETEX, o por medios electrónicos de acuerdo con lo indicado en el siguiente numeral, debidamente identificada con el nombre, número correspondiente de la Invitación por Lista Corta y dirigida a la Secretaría General del ICETEX; cualquier tipo de comunicación entre los proponentes y EL ICETEX se canalizará a través de la Secretaría General; así mismo las solicitudes se responderán mediante comunicación escrita o documento publicado en la página web xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx.

1.12. COMUNICACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

EL ICETEX, en cumplimiento de lo previsto en el Artículo 58 del Acuerdo N°030 del 17 de septiembre de 2013

– Manual de Contratación, aprobado por la Junta Directiva del ICETEX y con el fin de facilitar la comunicación interactiva con los proponentes durante el desarrollo del presente proceso de selección, ha dispuesto la dirección electrónica xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx a través de la cual los proponentes podrán enviar sus observaciones o solicitudes de aclaraciones.

De igual forma se podrán consultar todos los actos de la administración relacionados con el proceso en la página Web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx, así como en la Secretaría General en donde estará disponible toda la información del proceso para los proponentes, con el fin de garantizar la transparencia del mismo.

1.13. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN POR LISTA CORTA

Ver Anexo No. 6 (Cronograma del proceso).

CAPÍTULO II

2. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

2.1. PUBLICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES

El pliego de condiciones será publicado, y podrá ser consultado gratuitamente, en la página Web xxx.xxxxxx.xxx.xx, a partir de la fecha que se señala en el cronograma del proceso. Anexo No. 6 (Cronograma del proceso).

Así mismo se encontrará disponible, de manera física, en la Secretaría General del ICETEX ubicada en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, donde podrá ser consultado personalmente en el horario de 8:00 horas a 16:30 horas - de lunes a viernes, excepto los días festivos.

No son admitidas las consultas telefónicas y no tendrá fuerza vinculante para la entidad cualquier pronunciamiento verbal por parte de funcionarios de la misma.

2.2. APERTURA DEL PROCESO

EL ICETEX dará apertura al proceso de selección a partir de la publicación xxx xxxxxx de condiciones y de las Invitaciones a presentar propuesta en la página Web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx.

2.3. OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES

Cualquier persona podrá presentar observaciones al pliego de condiciones, hasta la fecha prevista para el efecto en el cronograma del proceso de selección.

Estas observaciones podrán ser radicadas en la Entidad o enviarse al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx. EL ICETEX dará las correspondientes respuestas, en la fecha establecida en el cronograma del proceso.

Las solicitudes de modificación por parte de los interesados serán procedentes siempre y cuando:

 Hayan sido radicadas en EL ICETEX dentro del horario de atención al público o remitidas al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, desde la fecha de publicación xxx xxxxxx de condiciones y hasta la fecha señalada en el cronograma para el efecto.

 Se indique claramente el numeral xxx xxxxxx de condiciones, que se solicita modificar y el fundamento de la solicitud.

 Se señale claramente el nombre y cédula de ciudadanía de la persona interesada, la condición en la que actúa y su dirección física y electrónica.

Las consultas y respuestas no suspenderán el plazo para la presentación de las propuestas.

En ningún caso habrá aclaraciones ni comunicaciones verbales con los proponentes que puedan afectar los términos y condiciones de este pliego y sus adendas.

Corresponde a todos los interesados en el presente proceso de selección informarse de todas las modificaciones y hacer seguimiento al proceso por los medios electrónicos mencionados.

EL ICETEX no asume responsabilidad alguna por la forma o medio electrónico que utilicen los proponentes para enviar sus observaciones al pliego de condiciones y demás documentos publicados por la entidad.

EL ICETEX podrá utilizar cualquiera de los medios virtuales o físicos que estén a su alcance, para notificar las respuestas a las observaciones y a las solicitudes de aclaración xxx xxxxxx de condiciones, así como los demás documentos publicados por la Entidad.

2.4. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Y ADENDAS

El ICETEX responderá dentro del término señalado en el cronograma, y dando cumplimiento al principio de economía y celeridad previsto en el Artículo 209 de la Constitución Política, las solicitudes de aclaración y/o modificación que cumplan con los requisitos señalados en el numeral anterior.

El ICETEX no asume responsabilidad alguna por la forma o medio electrónico que utilicen los oferentes para enviar sus observaciones, preguntas, solicitudes de aclaración o comentarios al pliego de condiciones y al informe de evaluación.

El ICETEX podrá utilizar cualquiera de los medios virtuales o físicos para notificar la respuesta a las observaciones y a las solicitudes de aclaración al Pliego de Condiciones, así como a las observaciones presentadas al informe de evaluación.

Si con ocasión de las observaciones efectuadas por los interesados al pliego de condiciones se evidencia la necesidad de modificar alguna(s) de las condiciones o especificaciones señaladas, el ICETEX modificará el pliego mediante adendas.

La Entidad sólo expedirá ADENDAS hasta el día anterior a la fecha prevista para el cierre del proceso de selección, la publicación de éstas adendas se realizará en días hábiles y horarios laborales, dando aplicación a lo previsto en el Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011.

La fecha y hora de recepción en el ICETEX de correos electrónicos enviados por interesados o proponentes, serán las registradas en el servidor del ICETEX o del portal (según el caso) en el momento de ingreso de cada correo electrónico; serán tenidos en cuenta todos correos que lleguen siempre y cuando se encuentren dentro del horario de atención al usuario del ICETEX.

En consecuencia, será responsabilidad de los oferentes e interesados el adoptar las medidas pertinentes para que los correos electrónicos que envíen, sean recibidos en el ICETEX dentro los plazos y hora límite establecida en este Pliego de Condiciones.

2.5. PLAZO PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS

El plazo para la entrega de propuestas es aquel comprendido entre la fecha señalada para la apertura del presente proceso de selección y la fecha establecida en el cronograma para el cierre de la misma, señalado en el Anexo No. 6 (Cronograma del proceso).

Este plazo podrá ser prorrogado hasta por la mitad del término fijado inicialmente, ya sea cuando lo estime conveniente la Entidad, o cuando lo solicite un número plural de posibles proponentes y EL ICETEX así lo apruebe, en aras de garantizar una suficiente participación de proponentes.

2.6. CIERRE DEL PROCESO Y ENTREGA DE PROPUESTAS

Las personas interesadas en participar en el presente proceso de selección podrán presentar propuestas hasta el día y hora señalados en el Anexo No. 6 (Cronograma del proceso) radicándolas por escrito en la ventanilla de correspondencia del ICETEX ubicada en el Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x, xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X.

La verificación de la fecha y hora de entrega de las propuestas se hará a través del sistema de gestión documental MERCURIO, en el cual queda registrada de manera automática la fecha y hora de recibo de toda la correspondencia que se recibe de manera personal en la Sede Principal del ICETEX.

2.6.1. Acta de Cierre

Vencido el plazo señalado en el inciso anterior, se trasladarán las propuestas recibidas a la Sala de Juntas de la Secretaría General del ICETEX, en donde se levantará un acta suscrita por los funcionarios asistentes, en la que constará el nombre de los oferentes, el valor de la propuesta, el número de folios de la propuesta y se verificará que las propuestas cumplan con los requisitos exigidos en el presente Capítulo xxx xxxxxx de condiciones y se consignarán las observaciones correspondientes.

Las propuestas presentadas después de la fecha y hora establecida para el cierre del presente proceso de selección no serán tenidas en cuenta para el proceso de evaluación.

2.6.2. Hora Legal

La Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio, link xxxx://xxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/ de acuerdo con lo establecido en el Numeral 5 del Artículo 20 del Decreto 2153 de 1992 y en la Directiva No. 0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "la Superintendencia de Industria y Comercio, mantiene, coordina y da la hora legal Colombiana”.

Se entenderán presentadas dentro del término aquí previsto, todas las propuestas que se entreguen oportunamente, en la fecha y lugar indicados en este pliego de condiciones. En ningún caso EL ICETEX se hará responsable del retardo de los proponentes en la entrega de sus propuestas, por lo que resulta de su exclusiva responsabilidad el prever el cumplimiento del horario y sitio establecido.

2.7. RETIRO DE PROPUESTAS

El proponente podrá solicitar el retiro de su propuesta mediante escrito dirigido al ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., hasta la fecha prevista para el cierre del proceso de selección. En tal caso, en la diligencia de cierre del proceso y apertura de propuestas, no se abrirán los sobres que contengan el original y las copias de la propuesta del proponente que solicitó el retiro y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas.

2.8. SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El proceso de selección podrá ser suspendido por EL ICETEX cuando a juicio de éste se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y que puedan afectar la culminación del proceso.

2.9. PRÓRROGA DEL PLAZO DEL PROCESO DE INVITACIÓN POR LISTA CORTA

El plazo del proceso de selección, entendido como el término que debe transcurrir entre el primer día de publicación xxx xxxxxx de condiciones y hasta la fecha prevista para la entrega de las propuestas indicada en este pliego, podrá prorrogarse por EL ICETEX antes del vencimiento del mismo.

Cualquier prórroga del plazo de cierre del proceso de selección por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, será comunicada a los interesados por medio de adendas que harán parte del presente Pliego de Condiciones, que se podrán expedir hasta el día anterior a la fecha prevista para el cierre del proceso de selección, y serán publicadas en días hábiles y horarios laborales, en consonancia con lo previsto en el Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011.

2.10. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

2.10.1. Comité Evaluador

Las propuestas serán estudiadas y analizadas por el Comité Evaluador constituido en el artículo 19 del Manual de Contratación del ICETEX y recomendará al ordenador del gasto, adjudicar o declarar desierto el presente proceso.

El Comité Evaluador designado por el ICETEX verificará y/o evaluará las propuestas, según lo previsto en el presente pliego de condiciones y teniendo en cuenta los criterios de capacidad jurídica, experiencia, capacidad técnica y capacidad financiera de los proponentes.

El Comité evaluador deliberará con la asistencia de todos sus miembros. Las decisiones serán tomadas por mayoría, y constarán en un acta que deberá ser aprobada y firmada por todos los miembros del Comité al finalizar la sesión correspondiente.

Una vez verificados los aspectos habilitantes, se procederá a la ponderación del ofrecimiento más favorable para la Entidad, de acuerdo a lo contemplado en el numeral denominado “Evaluación de las propuestas” del presente pliego de condiciones.

El Comité evaluador presentará a la Secretaria General el informe de evaluación, que será publicado en la página web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx por un término un (1) día hábil para que los proponentes durante dicho plazo presenten observaciones por escrito a la Secretaría General del ICETEX.

2.10.2. Aclaraciones a las Propuestas Presentadas Solicitadas por el Comité Evaluador

De conformidad con el Artículo 20 y siguientes del Acuerdo N°030 del 17 de septiembre de 2013 aprobado por la Junta Directiva del ICETEX, el Comité Evaluador podrá solicitar por escrito al proponente hasta el momento de la adjudicación, las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes sobre los puntos dudosos o confusos de las propuestas, sin que por ello pueda el proponente adicionar, modificar, completar o mejorar su propuesta, ni el ICETEX hacer variación alguna a los términos de la misma o violar los principios fundamentales que rigen el presente proceso de selección.

El ICETEX tomará de las aclaraciones de los Proponentes únicamente los aspectos que satisfagan su interés de aclaración.

Las solicitudes de aclaración y las respuestas correspondientes se harán por escrito, estas últimas dentro del plazo previsto en la respectiva solicitud, so pena que su incumplimiento por parte del proponente requerido, generen el rechazo de la propuesta.

2.10.3. Modificación del cronograma del proceso después del cierre del mismo

De acuerdo al número de propuestas presentadas, la complejidad en la evaluación de las mismas, los requerimientos que se realicen a los proponentes para que subsanen las propuestas, y las observaciones que se realicen a los Informes de Evaluación y a las propuestas presentadas, la Entidad podrá expedir adendas para modificar el cronograma del proceso en las etapas pendientes de surtirse, una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, las cuales se publicarán en días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m.

2.11. PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN

La Secretaría General del ICETEX publicará el informe de evaluación en la página Web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx por un término de un (1) día hábil, para que los oferentes, dentro de dicho término, presenten las observaciones por escrito en la Secretaría General del ICETEX.

2.12. ADJUDICACIÓN

Una vez concluya el proceso de evaluación, se ordenarán los puntajes de mayor a menor y se le adjudicará el contrato al proponente que tenga el mayor puntaje, siempre que el mismo no sea inferior a Sesenta (60) PUNTOS.

La adjudicación del proceso de selección se realizará de conformidad con lo establecido en el Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N° 030 del 17 de septiembre de 2013.

Con base en el informe de evaluación, el Representante Legal de la entidad, o su delegado, comunicará al proponente seleccionado la adjudicación del contrato.

2.12.1. Efectos de la Adjudicación

La adjudicación obliga tanto al ICETEX como al adjudicatario. No obstante, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y su suscripción sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad, o si se demuestra que la adjudicación se obtuvo por medios ilegales, EL ICETEX podrá revocar su decisión de adjudicación y podrá adjudicar el contrato al proponente calificado en segundo lugar si lo hubiere.

2.12.2. Suscripción del Contrato

Una vez comunicada la adjudicación, el proponente favorecido deberá suscribir el respectivo contrato en la sede principal del ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la comunicación.

2.12.3. Renuencia del Proponente Favorecido a la Suscripción del Contrato

En caso que el proponente seleccionado se negare a suscribir el contrato, se procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía, y se adjudicará el contrato al proponente calificado en segundo lugar, si lo hubiere, siempre que tuviere un puntaje mínimo de sesenta (60) puntos.

2.12.4. Legalización del Contrato

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes del plazo señalado por el ICETEX, deberán entregarse en la sede principal del ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., los documentos relativos a la legalización del contrato. Dentro de este término, el proponente adjudicado debe constituir la garantía, y cancelar los impuestos a que hubiere lugar.

2.13. ACTO DE DECLARATORIA DE DESIERTA

En caso que no sea posible la adjudicación, el ICETEX declarará desierto el presente proceso de selección por los motivos o causas que impidan la selección objetiva de la propuesta más favorable para la Entidad, ya sea porque las propuestas no cumplan con las condiciones señaladas en este pliego de condiciones para ser objeto de adjudicación, porque no se presenten propuestas, o por cualquier otra causa que impida su escogencia, mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se señalarán, en forma expresa y detallada, las razones que han conducido a esa decisión y lo notificará a todos los proponentes. Contra dicho acto procede únicamente el recurso de reposición.

En el evento de declaratoria de proceso desierto, y si persiste para EL ICETEX la necesidad de contratar el servicio objeto del presente proceso, se adelantará dicha contratación conforme lo dispuesto en el Manual de Contratación del ICETEX.

2.14. DEVOLUCIÓN DE LAS PROPUESTAS

Una vez finalizado el proceso de selección, los proponentes no favorecidos con la adjudicación del contrato podrán acercarse a la Secretaría General del ICETEX, para reclamar las copias de sus propuestas, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que se expida el acto de adjudicación del proceso. Si no se acercaren a reclamar las copias de sus propuestas dentro del plazo señalado, EL ICETEX procederá al archivo de la propuesta original y a la destrucción de las copias.

2.15. DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA

Al(los) adjudicatario(s) del contrato no se le devolverá(n) la Garantía de Seriedad de la Propuesta, sino hasta tanto éste(os) haya(n) cumplido a cabalidad con los requisitos previos de perfeccionamiento del contrato celebrado, siempre que haya sido aprobada la Garantía del contrato. A los demás proponentes, se les devolverá después del perfeccionamiento del contrato celebrado con el(los) adjudicatarios del proceso de selección. El ICETEX pondrá a disposición de los demás proponentes la Garantía de Seriedad de la propuesta a partir de los diez (10) días hábiles siguientes a la adjudicación.

En el evento que se declare desierto el proceso de selección, el ICETEX pondrá a disposición de los proponentes la Garantía de Seriedad de la Propuesta, a partir de los diez (10) días hábiles siguientes a tal declaratoria.

CAPÍTULO III

3. REQUISITOS MÍNIMOS DE PARTICIPACIÓN

Los requisitos mínimos de participación de carácter jurídico, financiero y técnico, determinaran si la propuesta presentada es hábil o no hábil para efecto de ser evaluada y calificada.

Para presentar propuesta el proponente deberá cumplir previamente con los siguientes requisitos mínimos:

3.1. REQUISITOS MÍNIMOS DE ÓRDEN JURÍDICO

 Tener la calidad de persona jurídica o natural debidamente constituida e inscrita en la correspondiente Cámara de Comercio. Para las propuestas conjuntas todos y cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán cumplir con este requisito.

 Tener incluido en su objeto social, actividades relacionadas con el objeto a contratar en servicio y/o desarrollo y/o implementación de herramientas informáticas o software o sistemas de información, lo cual se acreditará con la presentación del Certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva Cámara de Comercio o el documento equivalente. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, al menos uno de los integrantes deberá acreditar este requisito.

 Haber sido constituida como mínimo cinco (5) años antes de presentar la propuesta. Para las propuestas conjuntas por lo menos uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberá cumplir con este requisito.

 Tener la capacidad jurídica para contratar de conformidad con la ley.

 No encontrarse relacionado en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República. Se deberá acreditar este requisito tanto por la persona jurídica como por su Representante Legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los integrantes deberá acreditar, en forma independiente, este requisito tanto por la empresa como por el Representante Legal de cada uno de los consorciados o unidos temporalmente.

 No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad, ni prohibiciones para contratar consagradas en los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993, en el artículo 127 de la Constitución Política de Colombia y en los demás eventos de prohibición previstos en la Ley 610 de 2000, en el Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 del 17 de septiembre de 2013 y en las demás normas vigentes relacionadas con esta materia, artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, Artículos 0, 0, 0, 0, 0, 00 de la Ley 1474 de 2011, y demás normas pertinentes, ni encontrarse en conflicto de intereses con el ICETEX.

 En la carta de presentación de la propuesta (Anexo No. 1) el proponente debe afirmar bajo la gravedad del juramento, el cual se entiende cumplido con la presentación de la propuesta, que no se halla incurso en ninguna de las causales de incompatibilidad o inhabilidad previstas en la constitución y en ley.

 Acreditar que el Representante Legal del proponente ha sido facultado para presentar la propuesta y firmar el contrato, mediante documento expedido por el órgano social competente, en caso de que tenga limitaciones en tal sentido.

3.2. REQUISITOS MÍNIMOS DE ORDEN FINANCIERO

El proponente deberá acreditar que cumple con los indicadores financieros de Razón corriente igual o mayor a una (1) vez, un capital de trabajo igual o superior al 25% del valor total del presupuesto oficial, un nivel de endeudamiento total máximo del 75% y rentabilidad del patrimonio con resultado positivo.

Los anteriores indicadores financieros deben cumplirse con corte a Diciembre 31 de 2013.

En el caso de Consorcios y/o Uniones Temporales, para la verificación de sus indicadores financieros, se consolidarán los estados financieros, ponderando de acuerdo con el porcentaje de participación de cada integrante previamente establecido en el documento del Consorcio o de la Unión Temporal, con los cuales se determinarán los índices financieros anteriormente establecidos y se ubicarán en el rango respectivo.

3.3. REQUISITOS MÍNIMOS DE ORDEN TÉCNICO

3.3.1. Experiencia

El proponente deberá demostrar a través de la certificación correspondiente que ha desarrollado, implementado y puesto en funcionamiento la herramienta ofrecida, por lo menos en una (1) una entidad oficial. Dicha experiencia debe certificarse por contrato suscrito durante los últimos (4) cuatro años, contados con anterioridad a la fecha de presentación de la propuesta o cierre del presente proceso de selección.

Igualmente el proponente debe demostrar que la solución ofrecida está enfocada a las normas de contratación estatal (Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007), sin embargo que puede ser aplicable y parametrizable al régimen de contratación actual del ICETEX, de acuerdo con los anexos y documentos que hacen parte integral del presente pliego de condiciones.

El proponente deberá aportar los datos de las personas con quienes se podrá verificar la información consignada en la relación suscrita por el representante legal o el funcionario competente.

En caso de Consorcios o Uniones Temporales, la experiencia podrá ser acreditada por alguno de los integrantes que conforman el Consorcio o Unión Temporal y será evaluada de acuerdo a la sumatoria de las experiencias que acrediten cada uno de sus integrantes.

3.3.2. Requisitos Técnicos Mínimos

El proponente deberá cumplir con la totalidad de las especificaciones técnicas de la prestación de servicios, de acuerdo a lo establecido en el Capítulo IV de este pliego de condiciones, para lo cual deberá responder punto a punto cada uno de los aspectos establecidos en el citado capítulo.

3.3.3. Recurso Humano

El proponente deberá ofrecer el siguiente recurso humano para el desarrollo del proyecto.

3.3.3.1. Un (1) Gerente del proyecto: Dedicación Tiempo completo

Se debe incluir la hoja de vida y las certificaciones correspondientes que soporten los siguientes requisitos:

Área del conocimiento

Profesional en Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Industrial.

Experiencia general

Al menos cuatro (4) años de experiencia general, contados a partir del grado profesional y acreditar la Tarjeta profesional.

Experiencia específica

En los cuatro (4) años de experiencia, al menos debe haber participado en dos (2) proyectos relacionados con el objeto del contrato en el sector público.

El gerente será el encargado de garantizar el cumplimiento oportuno y eficiente del objeto contractual, a través de la supervisión y seguimiento a la ejecución de las actividades y cronograma presentado por la firma y validado por el ICETEX.

3.3.3.2. Dos (2) Profesionales de parametrización: Dedicación Tiempo completo

Se debe incluir la hoja de vida y las certificaciones correspondientes que soporten los siguientes requisitos:

Área del conocimiento

Profesional en Ingeniería de Sistemas

Experiencia general

Al menos dos (2) años de experiencia general, contados a partir del grado profesional y acreditar la Tarjeta profesional.

Experiencia específica

En los dos (2) años de experiencia, al menos debe haber participado en un (1) proyecto de implantación de aplicativos que soporten los procesos de contratación en entidades públicas.

Los profesionales de parametrización serán los encargados de realizar el diseño del deber ser y la parametrización en la aplicación a adquirir.

3.3.3.3. Dos (2) Profesionales de Soporte: Dedicación Tiempo completo

Se debe incluir la hoja de vida y las certificaciones correspondientes que soporten los siguientes requisitos:

Área del conocimiento

Estudios de pregrado en Ingeniería de Sistemas.

Experiencia general

Al menos dos (2) años de experiencia general, contados a partir del grado profesional y acreditar la Tarjeta profesional.

Experiencia específica

En los dos (2) años de experiencia, al menos debe haber participado en un (1) proyecto de implantación de aplicativos que soporten los procesos de contratación en entidades públicas.

Los profesionales de soporte serán los encargados de brindar apoyo funcional y técnico del aplicativo, una vez el mismo, este parametrizado de acuerdo a la realidad institucional aprobada en el deber ser.

En caso de las ingenierías, la experiencia profesional se computará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior, de conformidad con el artículo 229 del Decreto- Ley 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, no obstante para el ejercicio de la profesión deberá contar y acreditar la tarjeta profesional.

Las certificaciones a través de las cuales se acredite la experiencia del personal deberán contener como mínimo, lo siguiente:

• Nombre de la empresa

• Cargo desempeñado

• Tiempo de vinculación

• Intensidad horaria

• Funciones realizadas

• Firma de la persona competente y datos de contacto.

• Fecha de expedición

En caso de Consorcios o Uniones Temporales, el recurso humano podrá ser acreditada por alguno de los integrantes que conforman el Consorcio o Unión Temporal.

3.3.4. Capacitación y Acompañamiento (Cumple – No cumple).

El proponente deberá garantizar mínimo ciento sesenta (160) horas de capacitación, distribuidas en técnica, administración y usuario final.

Así mismo, el proponente deberá garantizar mínimo ciento sesenta (160 horas) de acompañamiento técnico y funcional para la implementación de la herramienta.

Para cumplir lo anterior, el proponente deberá presentar una manifestación expresa de su representante legal, en donde se comprometa a garantizar las horas mínimas para capacitación y acompañamiento establecidas anteriormente.

3.4. DE LOS PROPONENTES

3.4.1. Quienes Pueden Participar

Podrán participar en el presente proceso de selección, las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública o privada, consorcios y/o uniones temporales y todos los demás entes legalmente constituidos, en cuyo objeto social esté incluida actividades iguales o similares a las de esta contratación relacionados con servicio y/o desarrollo y/o implementación de herramientas informáticas o software o sistemas de información, que tengan capacidad legal para contratar y que no se encuentren incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad consagradas en las leyes colombianas vigentes.

Podrán presentar propuesta personas jurídicas o naturales de manera independiente o en forma conjunta a través de Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra forma de asociación permitida por la Ley.

3.4.2. Personas naturales nacionales y extranjeras.

Si el proponente es persona natural nacional deberá anexar los siguientes documentos básicos:

a) Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

b) Certificado de Inscripción en el Registro Mercantil, si tiene esta obligación de acuerdo con el artículo 19 del Código de Comercio.

Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país, deberán aportar el documento que acredite la inscripción correspondiente en el país donde tienen su domicilio principal. A falta de dicho documento, deberán presentar la certificación de inscripción en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio.

Adicionalmente, deberán además acreditar un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato, así como para representarlas judicial y extrajudicialmente.

El Registro Mercantil deberá haber sido expedido con fecha no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre.

3.4.3. Personas Jurídicas Nacionales de Naturaleza Privada.

Se consideran personas jurídicas nacionales de naturaleza privada, aquellas constituidas con anterioridad a la fecha en la que vence el plazo para la presentación de la propuesta dentro del proceso de selección, conforme la legislación colombiana y con domicilio en Colombia, con aporte de origen privado.

Deberán cumplir con los siguientes requisitos:

En todo caso, deberá mencionarse el documento mediante el cual se dio la autorización para la presentación de la propuesta y para la suscripción del contrato, impartida por el órgano competente, sin perjuicio que será responsabilidad de la persona jurídica correspondiente, asegurarse de haber cumplido con todos los requisitos presupuestales y administrativos necesarios para obligarse y para poder ejecutar adecuada y oportunamente las obligaciones que contrae mediante la presentación de la propuesta.

 Acreditar que el proponente tiene la capacidad legal para participar en el proceso de selección, presentar propuesta, celebrar y ejecutar el contrato.

3.4.4. Personas Jurídicas de Naturaleza Pública

Se consideran personas jurídicas de naturaleza pública aquellas entidades conformadas bajo las leyes de la República de Colombia, que por virtud de la ley o del acto que autorice su constitución y según la participación estatal que se registre en ellas, deban someterse al régimen de derecho público, trátese de entidades territoriales o descentralizadas funcionalmente de cualquier orden.

Deberán cumplir con los siguientes requisitos:

 Acreditar su existencia y representación legal, salvo que dicha existencia y representación se deriven de la constitución o la Ley. Para el efecto, deberán mencionarse los documentos y actos administrativos que conforme a la Ley fueron expedidos en cada caso por la autoridad competente con las formalidades y requisitos exigidos por la Ley para su eficacia y oponibilidad ante terceros. En todo caso, deberá mencionarse el documento mediante el cual se dio la autorización para la presentación de la propuesta y para la suscripción del contrato, impartida por el órgano competente, sin perjuicio que será responsabilidad de la persona jurídica correspondiente, asegurarse de haber cumplido con todos los requisitos presupuestales y administrativos necesarios para obligarse y para poder ejecutar adecuada y oportunamente las obligaciones que contrae mediante la presentación de la propuesta.

 Acreditar que el ente público proponente tiene la capacidad legal para participar en el proceso de selección, presentar propuesta, celebrar y ejecutar el contrato.

 Permisos de funcionamiento y de operación.

3.4.5. Personas jurídicas, públicas o privadas, de origen extranjero

Para los efectos previstos en este numeral se consideran personas jurídicas públicas o privadas de origen extranjero, las sociedades que no han sido constituidas de acuerdo con la legislación nacional, sea que tengan o no domicilio en Colombia a través de sucursales.

Las propuestas de personas jurídicas de origen extranjero se someterán en todo caso a la legislación colombiana. Para su participación deberán cumplir con los siguientes requisitos:

 Acreditar su existencia y representación legal, a efectos de lo cual deberán presentar un documento expedido por la autoridad competente en el País de su domicilio, expedido con treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha del cierre del plazo de recepción de propuestas, en el que conste su existencia, objeto y vigencia, y el nombre del Representante Legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente con indicación de sus facultades, en el cual se señale expresamente que el Representante Legal no tiene limitaciones para presentar la propuesta, suscribir el contrato y comprometerse a través de su propuesta. Cuando el Representante Legal tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar adicionalmente copia del acta en la que conste la decisión del órgano social correspondiente que autorice al Representante Legal para la presentación de la propuesta, la suscripción del contrato y su ejecución y para actuar en los demás actos requeridos para la contratación en el caso de resultar adjudicatario.

 En este certificado debe constar que la persona jurídica de que se trate, está constituida como mínimo cinco (5) años de anticipación a la fecha de presentación de la propuesta y que su término de duración no será inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más;

 El proponente sin domicilio en Colombia deberá presentarse mediante un apoderado en los términos de la Ley y antes de la ejecución del contrato establecer una sucursal en Colombia, y garantizar la atención a clientes y usuarios en las ciudades donde ICETEX tiene puntos de atención, de acuerdo con las estipulaciones del Código de Comercio, cuya existencia no sea inferior al término de vigencia del contrato y un (1) año más;

En todos los casos el proponente deberá cumplir con todos y cada uno de los requisitos legales exigidos para la validez en Colombia de documentos expedidos en el exterior, con el propósito de poder obrar como prueba, conforme lo dispuesto en los Artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil, y en las demás normas vigentes.

3.4.6. Apoderado

Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia deberán acreditar en el País un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, participar y comprometer a su representado en las diferentes instancias del presente proceso de selección, suscribir los documentos de declaraciones que se requieran así como el contrato ofrecido, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con el presente pliego de condiciones, así como para representarla judicial o extrajudicialmente.

El poder que otorga las facultades, en caso de ser expedido en el exterior, deberá cumplir todos y cada uno de los requisitos legales exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior, con el propósito que puedan obrar como prueba conforme lo dispuesto en los artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil y demás normas vigentes.

Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal y, en tal caso, bastará para todos los efectos la presentación del poder común otorgado por todos los participantes del Consorcio o Unión Temporal. Para proponentes en Consorcio o Unión Temporal, todos sus miembros deben cumplir con este requisito.

3.5. PROPUESTAS CONJUNTAS

Los consorcios o uniones temporales deberán cumplir con todos los requisitos generales que para dichas formas de participación conjunta se señalan en el presente pliego de condiciones, y según con lo señalado en el numeral 5.9.1.3 del mismo.

CAPITULO IV

4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO

La herramienta debe contener los siguientes módulos:

 WorkFlow. Que permita la parametrización de las etapas contractuales de cada uno de los tipos procesos de acuerdo a la ley, incluyendo los pasos de cada una de ellas, así como la incorporación de listas de chequeos de los documentos requeridos para surtir cada una las etapas. Para tal fin el Sistema debe controlar que antes de iniciar una nueva etapa se culmine completamente la anterior, con las validaciones correspondientes, es decir que el proceso esté acorde con el flujo de trabajo definido por el ICETEX.

 Adjuntar archivos. Basada en la parametrización de las listas de chequeos, se debe poder efectuar un proceso de Carga (upload) de los archivos que soportan estas listas.

 Anotaciones. Se debe poder incorporar en cualquier paso de una etapa contractual, observaciones o anotaciones por parte de los responsables.

 Notificaciones. La herramienta debe poder generar notificaciones a los usuarios que hacen parte del proceso contractual para avisar sobre: Cumplimiento de los tiempos previstos en las etapas de los procesos gestionados, avances en las tareas asignadas a un funcionario o de un proceso, etc. Para ello deberá estar en capacidad de integrarse a un sistema de mensajería como Outlook.

 Administración de usuarios. Debe estar en capacidad de definir usuarios administradores y usuarios funcionales. Para la gestión de procesos deberá poder asignar usuarios que puedan gestionar las etapas, los que deben recibir las notificaciones, los que pueden cambiar el estado a los mismos, etc.

 Reportes. La herramienta debe estar en capacidad de generar reportes de diversa índole gerencial, operativa, etc.

A continuación se detalla cada uno de estos requerimientos de acuerdo a las etapas del proceso de contratación en el ICETEX.

4.1. Planear la contratación

Objetivo. Proyectar las necesidades de contratación por las áreas del ICETEX, de tal manera que se cuente con un Presupuesto Anual aprobado y un Plan Anual de Adquisiciones, que sea una herramienta para la toma de decisiones y que permita realizar seguimiento a la satisfacción de las necesidades de las áreas y a sus niveles de acuerdo de servicio, así como, el seguimiento en el cumplimiento de las obligaciones adquiridas para obtener dicha satisfacción.

Alcance. Este proceso inicia con la aprobación del presupuesto anual de cada vigencia por parte de la Junta Directiva del ICETEX y de la formulación del Plan Anual de Adquisiciones y finaliza con la publicación del plan anual de adquisiciones publicado y aprobado.

La herramienta tecnológica a adquirir deberá proporcionar mecanismos de seguimiento, control y alarmas para la correcta administración de las actividades propias de la gestión de Presupuesto y Plan Anual de Adquisiciones.

Generalidades

No.	DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS FASE PREPARATORIA (PLANEAR LA CONTRATACIÓN)
1	Permitir la parametrización de contratos por cuantía que arroja la forma de selección del contratista o Subasta Inversa.
2	Permitir la parametrización de contratos por tipo de contrato: 1 prestación de servicios, 2 obra, 3 suministro, 4 consultoría, 5 compraventa, 6 seguros, 7 intermediación de seguros, 8 concesión, 9 contrato de colaboración, 10 contrato de mandato, 11 contrato interadministrativo, 12 convenio, 13 encargo fiduciario, 14 fiducia pública, 15 Otros,
3	Permitir la Parametrización de Contratos por dependencias
4	Permitir la parametrización de contratos por clase de contratos según Manual de Contratación del ICETEX, 1) Contratos, 2) Órdenes Contractuales, 3) Comunicación de Aceptación1 4) Contratos de Cupo Fijo (Ac 30/2013 artículo 30).
5	Permitir la parametrización de fechas por actividad y por tarea
6	Permitir la parametrización de tiempos por actividad y por tarea
7	Permitir la parametrización de documentos y formatos de base por tipo y cuantía, y su trazabilidad
8	Permitir la parametrización de la secuencia de eventos por intermedio de flujos de trabajo, por actividades y por tarea
9	Permitir el manejo de lista de chequeo por actividades del Flujo de trabajo con posibilidad de indicar obligatorias, opcionales, cuales no aplican para el proceso y cuales se cumplen.
10	Se debe poder permitir reversar y anular pasos de un proceso, dejando la historia del rechazo y el cumplimiento. Esto aplica únicamente para perfiles previamente definidos.
11	Permitir registrar y controlar las diferentes etapas e instancias de trámite por las que tiene que pasar un documento, contemplando cualquier modelo de gestión, por ejemplo: radicación; envío, revisión y retorno desde dependencias, firmas del representante legal y contratista; legalización, archivo en expediente único y cierre del mismo.

No.	DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS FASE PREPARATORIA (PLANEAR LA CONTRATACIÓN)
12	Permitir consultas del texto de los documentos, teniendo la opción de modificarlo si el trámite lo permite, por parte de los perfiles autorizados para ello, con trazabilidad del perfil que modifica y la dependencia.
13	Permitir el disparo de alertas por vencimiento de fecha de eventos tales como vencimiento de contratos, pólizas, informes, liquidaciones y otros desde el inicio del proceso de la planeación contractual.
14	Permitir el escalonamiento de eventos por ausencia del titular o cualquier otro funcionario delegado para el efecto.
15	Permitir la parametrización de responsables por actividad – fase y etapa
16	Permitir la parametrización de tiempo programado
17	Permitir la parametrización de tiempo ejecutado
18	Permitir la reprogramación de tiempos
19	La solución debe permitir configurar por parte del usuario los días que maneja el trámite para comparar la ejecución de los procesos.
20	La solución debe permitir el control de indicadores por actividad – fase y etapa
21	El sistema debe permitir la elaboración de documentos prediseñados como: contratos, adiciones y demás documentos en formato Excel o Word, de acuerdo con las necesidades de la entidad, así como formatos base para Actas del Comité de Contratación y Comité Evaluación
22	La solución debe permitir la agrupación y des-agrupación de sub-proyectos por proceso de contratación.
23	Permitir el registro de los planes de contratación para vigencia futura con control de apertura de períodos de solicitud y de cuáles de los registrados se encuentran dentro de la línea base.
24	Permitir la autorización de traslado de un proceso de presupuesto a contratación
25	Permitir el cálculo automático de fechas de inicio de estudio y etapa precontractual a partir de la fecha de ejecución del contrato.
26	Permitir suspender procesos de contratación.
27	Reprogramación de tiempos por modificación de cuantías o tipo de contrato
28	Permitir la parametrización de formatos por proceso de contratación y tipo de contrato
29	Permitir la parametrización de flujo del proceso de contratación por etapas y sus actividades
30	Permitir el diligenciamiento de formatos a partir de la información gestionada en la base de datos del sistema
31	Permitir la generación de reportes parametrizables
32	Permitir las consultas parametrizables
33	Permitir el registro de contratistas una vez adjudicado el contrato
34	Permitir contar con una única base de datos consolidada para consultas y exportable a Excel
35	Permitir parametrizar aquellas particularidades derivadas de las circulares, directivas e instructivos que regulan la gestión contractual en el ICETEX y las actualizaciones que del mismo se haga y el ICETEX le informe al proveedor que se adjuntan al presente documento.

4.2. Plan Anual de Adquisiciones para la Contratación – PAA -

No.	DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS FASE PREPARATORIA
1	Integrar la información gestionada por cada dependencia del plan anual de adquisiciones – PAA -.
2	Permitir la generación del reporte del plan anual de adquisiciones y su consolidación para reportar a la página web de Colombia Compra Eficiente y en la página web del ICETEX.
3	Permitir el seguimiento y control del plan anual de adquisiciones – PAA - así como sus correspondientes actualizaciones.
4	Facilitar la generación de cronogramas de cada proceso planeado que permita la toma de decisiones y el seguimiento al cumplimiento de los mismos con el fin de alcanzar las metas establecidos por el ICETEX y satisfacer las necesidades de manera oportuna.
5	Realizar la integración con el sistema financiero APOTEOSYS que permita el control del presupuesto proyectado por rubro de acuerdo con el contrato.
6	Debe permitir agrupar el Plan Anual de Adquisiciones por su afinidad facilitando a la Secretaría General – Grupo de Contratación cumplir con la política de buscar economía y optimización de los recursos, buscando satisfacer las necesidades con un mínimo de esfuerzo, conformando necesidades de contratación globales que abarquen requerimientos comunes que permitan obtener compras o adquisiciones en volumen.
7	La herramienta debe permitir el registro de vigencias futuras, de acuerdo con el Sistema del ICETEX.
8	La herramienta debe permitir el control de los Acuerdos de Nivel de Servicios definidos por el ICETEX, para cada proceso en particular.
9	La herramienta debe permitir contar con un punto de control en cuanto a que se encuentre incluido en el Plan Anual de Adquisiciones, para contratación de bienes, obras y/o servicios. Debe permitir la excepción de los convenios en los que se realicen transferencias establecidas por ley y que jurídicamente requieran realizarse por contrato o convenio y o a Fondos en Administración y/o Alianzas Estratégicas y Convenios Internacionales y/o Contratos y/o convenios con Instituciones de Educación Superior – IES.
10	La herramienta debe permitir que cada vez que el plan Anual de Adquisiciones requiera modificación y/o ajuste y/o adición sea sometido al comité de contratación del ICETEX.

4.3. Generación del estudio previo Objetivo.

Permitir que el área del ICETEX que requiera la necesidad, defina oportunamente y con la calidad, la información requerida para dar inicio a los procesos de selección de contratistas a través del aplicativo de estudio previo de contratación.

Alcance.

Inicia con el seguimiento al plan anual de adquisiciones – PAA - establecido para la vigencia y finaliza con la gestión de legalización en el aplicativo del estudio previo y la radicación del estudio previo en Secretaria General - Grupo de Contratación del ICETEX.

No.	DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS GENERACIÓN DE ESTUDIO PREVIO
1	El sistema debe permitir la elaboración de documentos base prediseñados en formato Excel o Word, teniendo la opción de modificarlo, por parte de los perfiles autorizados para ello, con trazabilidad del perfil que modifica y la dependencia.
2	Permitir el control de la integridad del estudio previo, para continuar o no con el proceso, para lo que debe validar que el estudio previo contenga mínimo:  Nombre del proyecto o iniciativa  Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer indicando los antecedentes de la contratación.  Objetivos institucionales - Permitir que se describa la relación estratégica del objeto a contratar con la planeación institucional. Situación actual - Antecedentes indicando como se beneficia el ICETEX, con la nueva contratación.  Plan anual de adquisiciones  Vigencias futuras  Valor  Objeto  Alcance del Objeto (de ser necesario)  Obligaciones del Contratista  Obligaciones del ICETEX  Plazo  Forma de pago  Cantidad de bienes  Especificaciones técnicas mínimas del objeto a contratar bien, obra o servicio. - Experiencia técnica mínima que se requieren del proponente - Xxxxxx Xxxxxx de trabajo - Capacitaciones - Mantenimientos  Entrega del bien obra o servicio (condiciones, forma y lugar).  Entregables y/o productos  Análisis de los riesgos previsibles en la ejecución contractual  Indicar la propiedad de los productos y la información del contrato  Análisis Comparativo de las cotizaciones para obtener el valor del presupuesto de la contratación  Presupuesto de la contratación a nivel detallado o discriminado  Criterios de calificación desde el punto de vista técnico
3	La herramienta debe proveer o permitir la generación de notificaciones vía email a las áreas respecto a las observaciones que surjan al estudio previo
4	El sistema debe integrar al estudio previo el ítem o más de un ítem del plan anual de adquisiciones – PAA - conservando la trazabilidad de rubros, autorizaciones y productos del citado plan.
5	Parametrizar la modalidad de selección del contratista de acuerdo con la cuantía.
6	Permitir adjuntar el ESTUDIO XX XXXXXXX y sus soportes
7	Parametrizar la designación del supervisor o los supervisores del contrato.
8	Parametrizar la inclusión de datos del Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP-

4.4. Fase Pre-contractual Seleccionar y contratar Adjudicar contratos

Objetivo. Convocar, evaluar y seleccionar a la persona natural o jurídica, que ofrezca las condiciones técnicas, económicas y administrativas que más se ajusten a los requerimientos determinados por el ICETEX para la contratación de un bien, obra o servicio.

Alcance. Este proceso inicia con la radicación del Estudio previo en la Secretaría General – Grupo de Contratos y culmina con la adjudicación del contrato quien resulte seleccionado.

No.	DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS FASE SELECCIONAR Y CONTRATAR
1	Permitir adjuntar el Acta del Comité de Contratación aprobadas y firmadas por todos sus integrantes y asistentes que aprueba el objeto contractual y punto de control para continuar el proceso.
2	Facilitar la generación de cronogramas de cada proceso de selección que permitan la toma de decisiones y el seguimiento al cumplimiento de los mismos.
3	La herramienta debe permitir la evaluación técnica, jurídica y financiera simultáneamente por las áreas designadas y elaborar un documento que las consolide para ser sometidas a consideración del Comité Evaluador, su aprobación y posterior publicación.
4	Permitir la devolución del proceso: i) Por requerir ajustes la etapa de estudio previo ii) por devolución definitiva, con trazabilidad
5	La herramienta debe permitir el control de los Acuerdos de Nivel de Servicios definidos por el ICETEX para cada proceso en particular. (Tiempos de respuesta).
6	La herramienta debe permitir la elaboración automática de los documentos requeridos por cada proceso y permitir su edición según sea el desarrollo de cada proceso.
7	La herramienta debe permitir el control y relacionar los certificados de disponibilidad presupuestal, las autorizaciones de vigencias futuras y los registros de presupuesto que soportan cada proceso.
8	La herramienta debe permitir controlar la información que pueda ser publicada a través del portal Web y en el SECOP.
9	La herramienta debe permitir la administración de adjudicaciones parciales en los procesos en donde se prevea esta situación.
10	La herramienta debe interactuar con la información del Plan Anual de Adquisiciones – PAA - que proporcionará el contratista y los demás sistemas de información definidos por el ICETEX o por Ley si los mismos brindan los servicios
11	Elaboración de Pliegos de condiciones
12	Selección xx xxxxxx modelo por modalidad de selección tipo y cuantía
13	Selección de anexos a partir de formatos predefinidos
14	Consulta directa de pliegos similares al que está en proceso
15	Control de adendas
16	Ponderación por factor de escogencia (lista de chequeo y cálculos)
17	Posibilidad de definir los criterios de evaluación agrupados por área (Financiera)
18	Estudio técnico (documento comparativo)
19	Estudio financiero (Documento comparativo y cálculo de indicadores)
20	Emitir acta de aceptación de ofertas (documento)
21	Estudio económico (Cálculo)

No.	DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS FASE SELECCIONAR Y CONTRATAR
22	Elaboración minuta del contrato con conexión a la base de datos
23	Trámite de documentación (lista de chequeo formatos )
24	Control y aplicación de multa por retardo en entrega de documentos.
25	Manejo de Flujos de trabajo para aplicación de multas, actividades propias de la ejecución del contrato y actas.
26	Estado del proceso por cumplimiento de eventos.
27	Se debe poder adjudicar en un mismo proceso de selección más de un contrato a diferente proponente.
28	El sistema debe guardar la trazabilidad del plan anual de adquisiciones - PAA - reflejando en esta etapa acumulados de planes de compra -
29	Establecer punto de control para el chequeo y Verificación de Consulta online a las listas de control SARLAFT que establezca el ICETEX.
30	Registro de la designación de supervisión del contrato.
31	Permitir la parametrización de contratos celebrados o vigentes por cuantía
32	Permitir la parametrización de contratos celebrados o vigentes por dependencias
33	Permitir la parametrización de contratos celebrados o vigentes por tipo de contrato
34	Permitir adjuntar el Acta del Comité de Evaluador aprobadas y firmadas por todos sus integrantes y asistentes que aprueba el objeto contractual y punto de control para continuar el proceso.

4.5. Fase Contractual Perfeccionamiento de contratos

Objetivo. Formalizar la adjudicación y celebración de los contratos o convenios o acuerdos mediante la firma del documento respectivo y la verificación del cumplimiento de los requisitos necesarios para iniciar la ejecución de los contratos.

Alcance. Este proceso inicia con la firma del contrato o convenio después de haber adelantado el proceso de selección correspondiente, y culmina con la recepción de los requisitos de ejecución para pasar a la fase de ejecución del contrato.

No.

DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS FASE SELECCIONAR Y CONTRATAR – PERFECCIONAMIENTO DE

CONTRATOS

Todos los documentos que se deriven del proceso de contratación de una obra, bien o servicio, deberán generarse la captura de información o de documentos adjuntos y deben reposar en una carpeta virtual que permita la consulta permanente por parte de todos los funcionarios del ICETEX desde su puesto de trabajo según su perfil (que crea y conforme la biblioteca de contratación) y deberá preservarse de conformidad con la tabla de retención documental por 20

años. Los documentos deben ser almacenados como imágenes históricos.

La herramienta debe permitir el control y almacenamiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución de cada contrato.

La herramienta debe permitir el registro y control de los diferentes pasos de cada documento, contemplando el modelo de

gestión documental.

La herramienta debe disponer de una interface con el procesador de texto Microsoft Word para facilitar la construcción del

texto de los documentos a través de las plantillas predefinidas y gestionables, las cuales deben ser alimentadas de manera dinámica con la información que se registre en la base de datos en cualquiera de los procesos.

Permite la consulta de los documentos y en caso de poseer autorización la modificación posterior del texto en línea si el

documento aún no se encuentra formalizado.

No.

DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS FASE SELECCIONAR Y CONTRATAR – PERFECCIONAMIENTO DE

CONTRATOS

La herramienta debe permitir el registro y gestión xx xxxxxxxxx o adiciones, modificaciones o prórrogas a contratos,

transacciones, la generación de documentos y el respectivo seguimiento junto con los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.

La herramienta debe permitir el seguimiento, control y alarmas de las garantías que amparen los contratos y disponer de mecanismos de registro y captura de las mismas, estipulando xxxxx, certificados, valores asegurados y las vigencias de

las mismas, tomadoras y demás de acuerdo con lo establecido en el formato con el que actualmente cuenta el ICETEX para el efecto.

La herramienta debe permitir el registro, generación y cargue de todos los posibles documentos que hacen parte integral del contrato, a saber: actas de inicio, pólizas, actas de recibo, informes de seguimiento, supervisión e interventoría y demás documentación y hacer interface con las entregas al almacén, de acuerdo con los formatos establecidos para el

efecto.

La herramienta debe controlar todas las actividades y el vencimiento de los contratos y convenios, notificar su ejecución o terminación con antelación teniendo en cuenta los acuerdos de nivel de servicio para el trámite correspondiente.

La herramienta debe permitir que los procesos se adelanten, controlando los perfiles y autorizaciones teniendo en cuenta

las dependencias con base en el tipo de contrato y el monto del mismo.

Parametrizar la asignación de la numeración de los contratos de manera consecutiva y por año.

Parametrizar el envío del contrato para toma de firma por parte del contratista o constituyente o aliado y del ordenador del

gasto al área respectiva.

Parametrizar el recibido del contrato debidamente suscrito por las partes, sin exceder de un mes calendario al registro de su envío, so pena de anulación automática del número del contrato, con autorización centralizada por jerarquía para

aumentar plazo.

Parametrizar punto de control para el Registro presupuestal.

Parametrizar la captura de datos y aprobación de garantía de acuerdo al tipo de contrato y por perfil de usuario.

Cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, notificación electrónica al supervisor del contrato, con los

adjuntos de la biblioteca de contratación necesarios.

La herramienta debe permitir la notificación a superior jerárquico de la inactividad del superviso o interventor en la ejecución de sus funciones o de las área en la gestión de las solicitudes de modificación o liquidación.

4.6. Fase de Ejecución y Liquidación Administrar la contratación

Iniciar la ejecución

Objetivo. Coordinar las acciones necesarias para garantizar que la ejecución del contrato inicie en los términos acordados por las partes, cumpliendo con los requisitos contractuales correspondientes.

Alcance. Este proceso inicia con la notificación que hace la Coordinación de Contratación al superviso o Interventor informando sobre el perfeccionamiento del contrato y de los requisitos de legalización y ejecución. Posteriormente el Interventor realiza un análisis de cómo se va dar inicio a la ejecución del contrato-convenio, llegando a un acuerdo el Interventor y el Contratista. Y finaliza con el giro en caso de existir anticipo o primer pago de acuerdo con los entregables.

No.	DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS FASE ADMINISTRAR LA CONTRATACIÓN
1	La herramienta debe permitir el cambio de interventorías y llevar un histórico de las mismas definiendo periodos así mismo debe permitir las interventorías individuales y/o colegiadas.
2	La herramienta debe permitir al interventor la generación y carga de los documentos definidos por el ICETEX, que se encuentran formalizados en el Sistema de Gestión de Calidad y los que considere necesarios para realizar el seguimiento tanto técnico, jurídico y financiero del contrato, así como permitir tener puntos de control para la generación de estos documentos.
3	La herramienta debe generar las notificaciones internas y externas automáticas de conformidad con los procedimientos definidos por el ICETEX y dependiendo de cada documento.
4	La herramienta debe permitir que las comunicaciones formales realizadas entre el contratista y el interventor se asocien y visualicen a través de la misma. Las comunicaciones informales (mail o telefónicas) pueden ser cargadas o registradas en la solución.
5	La herramienta debe generar los certificados de pago según el formato establecido por el ICETEX, el cual debe ser gestionable y permitir llevar control sobre las mismas.
6	En todo caso la información registrada, gestionada o cargada sobre los contratos y convenios estará consolidada en la base de datos de la solución de contratación. Registrar la información del contrato auto poblando la información que se encuentre disponible en la base de datos para el proceso.
7	Valores del contrato en moneda nacional y extranjera en un mismo contrato.
8	Parametrizar y/o registrar la tasa de cambio
9	Parametrizar y/o Registrar Salario mínimo por año
10	Parametrización y/o Registro de fechas de adjudicación, legalización e inicio de la ejecución
11	Permitir el auto poblado y/o registro de los datos generales del contratista (En unión Temporal, consorcios, sociedades escindidas en caso de ser necesario) etc.
12	Permitir por intermedio de una lista de chequeo el control de la información de legalización del contrato.
13	Permitir por una lista de chequeo el ingreso de las actividades de inicio de la interventoría
14	Permitir el control por actividad, responsables y tiempos
15	Permitir el seguimiento de la guía de supervisión y/o interventoría
16	Permitir el registro y control de Garantías, amparos, tiempos, valor, compañía, etc.
17	Permitir el registro y control de seguros
18	Permitir el seguimiento al pago del anticipo y/o anticipo
19	Permitir la gestión de autorizaciones de pagos de acuerdo con los formatos establecidos por el ICETEX,
20	Permitir el control de todas las actas que hacen parte integral del contrato, bien sean de inicio, suspensión, reanudación, terminación anticipada de mutuo acuerdo u otras.
21
22	Registro y control periódico de pago de aportes parafiscales: ARP, Pensión, EPS, Cajas de compensación, dotación, etc. Con fechas, valores, fondo FIC (Fondo de la Industria de la Construcción) para lo que se requiera
23	Permitir el control del impacto social
24	Permitir la parametrización de las actividades de ejecución ítem y valores
25	Permitir realizar el seguimiento al avance del contrato en porcentaje de tiempo y/o en presupuesto del contrato.
26	Permitir el trámite y gestión de actas de modificación bilateral
27	Permitir la elaboración y legalización de las actas
28	Se debe permitir el registro xx xxxxxxxxx o adiciones a contratos, como lo son otrosí y prórrogas, con su respectivo seguimiento y pólizas.
29	Registrar todos los posibles interventores y/o supervisores que tenga un contrato a lo largo de su ejecución ya sean personas naturales, jurídicas, internas o externas.
30	Permitir el seguimiento al pago del anticipo

No.	DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS FASE ADMINISTRAR LA CONTRATACIÓN
31	Permitir la gestión de autorizaciones de Pago de acuerdo a los formatos establecidos por el ICETEX,
32	Permitir el control de reclamaciones del contratista
33	Permitir el control de las actividades generadas de la reclamación
34	Permitir el registro de sanciones económicas en valor por evento
35	Permitir el registro de multas económicas en valor por evento
36	Permitir el control de los recurso de reposición presentado por el contratista
37	Permitir el seguimiento del comportamiento de los pagos, para tal fin debe poder integrarse con la información que suministra el aplicativo APOTEOSYS del ICETEX.
38	Permitir el registro de la información de caducidad de contratos
39	Permitir el registro de los recursos de reposición
40	Permitir la Parametrización de actividades para recibo definitivo de obra según tipo de contrato
41	Permitir la elaboración y gestión del acta de recibo de servicios, productos, de bienes o de obras
42	Permitir el control de documentos y tramites finales
43	Permitir la evaluación de los clientes administrativos y operativos EVALUACIÓN DE PROVEEDEROS de acuerdo con el formato establecido por GESTION DE CALIDAD.
44	Permitir el control de productos y documentos entregados.
45	Permitir el manejo de la liquidación unilateral del contrato por Resolución Unilateral.
46	Permitir el seguimiento de los indicadores de los diferentes procesos.
47	Permitir el disparo de alertas por vencimiento de fecha de eventos tales como vencimiento de plazos (desde el inicio del proceso contractual) así como de contratos, de pólizas, de tareas y/o agotamiento de recursos.
48	Permitir el control del presupuesto pagado y proyectado por rubro y contrato
49	Generar alertas y comunicaciones para Seguimiento de Liquidaciones de los contratos que así lo requieran.
50	Adjuntar documentos generados en la etapa de ejecución, pagos y liquidación del contrato.
51	Xxxxxx al que acceda el supervisor o la interventoría para revisar el estado de la ejecución del contrato y su posterior recomendación de cumplimiento o de incumplimiento, con la posibilidad de sugerir la imposición de multas o de otras sanciones.

4.7. Verificar la ejecución

Objetivo. Garantizar que la ejecución del contrato inicie en los términos acordados por las partes, supervisar y controlar la acción del contratista, para verificar que se cumplan las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales, financieras y presupuestales, establecidas en los contratos.

Alcance. Este proceso inicia con la notificación que hace la coordinación de contratos al supervisor o interventor, para que el interventor o supervisor analice de como dará inicio a la ejecución del contrato en busca del cumplimiento total de lo estipulado en el contrato/convenio que tiene ejecutar el contratista y finaliza con el registro en un acta de seguimiento, informe parcial o final del cómo ha sido el comportamiento de la ejecución del contrato/convenio en cuanto a los aspectos financieros o físicos que están definidos en las cláusulas del mismo.

No.

DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS FASE ADMINISTRAR LA CONTRATACIÓN

La herramienta debe permitir generar y controlar los siguientes formatos y debe permitir al administrador funcional la generación de nuevos formatos.

Acta de inicio, actas de suspensión, actas de reanudación y/o de reinicio, acta terminación de mutuo acuerdo y/o anticipada. Etc.

Actas de seguimiento a la ejecución del contrato Certificados de cumplimiento para pago Informes de interventoría parcial y final

Informe de verificación de especificaciones técnicas Informe de ingreso al almacén de los bienes adquiridos

Informe de ingreso al centro de documentación, entre otros.

4.8. Adicionar, prorrogar o modificar contrato

Objetivo. Elaborar y formalizar la adición, prorroga o modificación de los contratos mediante la firma del documento respectivo y la verificación del cumplimiento de los requisitos necesarios.

Alcance. Este proceso inicia con la solicitud por el supervisor o interventor de la elaboración de la adición, prórroga o modificación del contrato o convenio, y culmina con el archivo de los documentos soporte en la carpeta correspondiente y según las normas de archivística.

No.

DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS FASE ADMINISTRAR LA CONTRATACIÓN

Para la generación de esta documentación se realizara un campo en que el área o supervisor responsable detalle la justificación de modificación, otro si, prorroga, adicional, con el registro de los campos según el caso para la generación

de los mismos al igual que en la fase contractual así como los documentos y formatos indicados en el Sistema de Gestión de Calidad y en los documentos allí relacionados.

Generación de alarmas o notificaciones del monto de las adiciones, así como límites al

50% del valor del contrato para evitar que se pueda efectuar una adición por encima de este valor.

4.9. Informes

La herramienta debe permitir la generación de informes a través de un reporteador dinámico de fácil manejo para los usuarios funcionales y se requieren los siguientes informes preestablecidos de acuerdo a los formatos que se requieran.

No.	DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS INFORMES DEL SISTEMA
1	Generación del informe de cumplimiento al plan anual de adquisiciones – PAA -
2	Generación del informe de estudios previos de contratación en estudio y radicados
3	Generación del informe cumplimiento de acuerdos de Nivel de Servicio
4	Generación del informe del estado de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.
5	Generación del informe de vencimiento de contratos próximos a vencer

No.	DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTOS INFORMES DEL SISTEMA
6	Generación del informe de vencimiento de garantías, Alertas con base en correos electrónicos a las personas involucradas en el proceso de contratación y al a funcionaria encargada de la aprobación de garantías.
7	Permitir el control de Ejecución
8	Permitir la generación del informe de la relación de cesión de derechos de autor
9	Permitir la generación del informe para la rendición de la cuenta, Formulario SIRI, Formulario De Calificación De Riesgo Institucional Sistema XXXXXX
10	Permitir la generación del reporte del Plan Anual de Adquisiciones
11	Permitir la generación del reporte contratos principales
12	Permitir la generación del Reporte adiciones a contratos
13	Permitir la generación del informe de contratos en ejecución.
14	Permitir la generación del informes de datos estadísticos del acumulado de la contratación a la fecha de solicitud del reporte
15	Permitir la generación del informe del listado de procesos por abogado.
16	Permitir la generación de contratos liquidados
17	Permitir la generación de informes por clase de contrato
18	Permitir la generación de informes del listado general de todos los Procesos de Contratación
19	Permitir la generación del listado de Procesos por Dependencia
20	Permitir informe mensual de contratos suscritos con Instituciones de Educación Superior IES
21	Permitir la generación del informe de contratos suscritos y vigentes con personas naturales Y/O con personas jurídicas
22	Permitir que en la Base de Datos se identifiquen los contratos por tipo, forma de selección, en ejecución, por liquidarse, liquidados y aquellos suscritos con las Instituciones de Educación Superior IES para otorgamiento de crédito educativo.
23	Permitir la consulta en línea de los contratos adjudicados, y perfeccionados por parte de las demás áreas del ICETEX.
24	Permitir Informe Trimestral SIGEP para el Departamento Administrativo de la Función Pública
25	Permitir Diligenciamiento de los formatos F5.1, F5.2, F5.3, F5.4 y F5.5- Relación Contractual de la CONTRALORIA.
26	Permitir que se verifique que para la creación del proceso de los procesos de contratación que requieran publicación en la página web que se ha elaborado el Formato F119 y para la publicación de los Formatos F5.1, F5.2, F5.3, F5.4 y F5.5- Relación Contractual CONTRALORIA.
27	Permitir generar informes estadísticos de la gestión contractual. REPORTES
28	Permitir la generación de informe por contratos celebrados o vigentes por cuantía
29	Permitir la generación de informe por contratos celebrados o vigentes por Dependencias
30	Permitir la generación de informe por contratos celebrados o vigentes por tipo de contrato

4.10. Requerimientos Generales Funcionales

DESCRIPCIÓN

Todos los módulos deben generar seguimientos o alertas, los cuales, deberán tener un flujo electrónico de elaboración,

revisión y aprobación con notificación electrónica y escalonamiento, permitiendo la parametrización de usuarios.

El software deberá ofrecer la capacidad de realizar la distribución electrónica de documentos a los funcionarios con responsabilidad sobre las tareas de elaboración, revisión y aprobación, para que surtidas todas las etapas, los documentos aprobados reemplacen a los documentos obsoletos de forma automática.

No	DESCRIPCIÓN
3	El software, deberá contener herramientas que permitan la administración de la documentación vigente y obsoleta, esto es, controlar los cambios, conservar los documentos obsoletos y mantener actualizado el listado maestro de documentos y registros, utilizando el mecanismo de elaboración, revisión y aprobación.
4	Debe permitir la generación xx xxxxxxxxxx parametrizables.
5	Permitir la generación de reportes y gráficos en tiempo real para el análisis y toma de decisiones para los módulos que permitan la generación de información cuantitativa.
6	Permitir la visualización de la imagen corporativa del ICETEX en los documentos a generar y la marca registrada del ICETEX.
7	Permitir exportar y cargar datos al aplicativo, en formatos de la suite de oficina (Word®, Excel®, PDF) archivos planos, txt, csv, bajo los lineamientos del ICETEX.
8	Permitir la interrelación de los diferentes componentes, en aras de garantizar la integralidad del sistema.
9	Realizar la migración de los documentos para garantizar la administración y control de los mismos, dentro de la aplicación.
10	Garantizar el versionamiento de los documentos automáticamente y el control y trazabilidad de los mismos.
11	El sistema debe ser parametrizable, permitiendo el ajuste a la metodología y la terminología de la Entidad.
12	El sistema debe permitir la actualización legal necesaria aplicable al ICETEX, en temas de contratación
13	El sistema debe permitir realizar la migración de datos (bases de datos en Excel), de los consecutivos contratos hasta la fecha 2014. (base de datos personas naturales, contratos, ordenes de servicio y/o convenios) y Base de datos de Contratos con Instituciones de Educación Superior. Modelos de dichas bases de datos serán adjuntadas al presente pliego de condiciones. Sin embargo la totalidad de las bases de datos sólo serán entregadas al proponente seleccionado una vez adjudicado el presente proceso de selección).

4.11. Requerimientos no Funcionales

Los requerimientos no funcionales corresponden a las características técnicas que el Sistema debe proveer, los cuales se describen a continuación:

No.

DESCRIPCIÓN

La solución debe ser soportada en arquitectura WEB como mínimo debe correr en navegadores Google Chrome, Mozilla FireFox, Safari e Internet Explorer en las versiones actuales xxx xxxxxxx.

El navegador de Internet no debe requerir ninguna modificación o instalación de plugins, applets, o similares para que el software funcione, ni requerir soporte técnico al usuario para poder operar la aplicación.

Debe ser un aplicativo WEB, desarrollado en .NET de Microsoft, y la capa de presentación debe ajustarse a las especificaciones establecidas por el ICETEX.

El sistema de información a adquirir, debe funcionar sobre los motores de base de datos relacionales Oracle 11G - Linux

soportadas por el ICETEX.

El sistema debe garantizar el manejo eficiente de los recursos hardware utilizados por la base de datos, así como, la eficiencia de las transacciones y el manejo óptimo de errores y contenciones.

Las aplicaciones deben poder integrarse para enviar correos electrónicos con un servidor estándar SMTP.

Permitir exportar datos a herramientas suite de oficina (Word, Excel, PDF, Presentación en power point, imágenes) archivos planos, txt, csv, bajo las especificaciones técnicas de los reportes y las salidas en archivo, indicadas en los

requerimientos funcionales.

Ser parametrizable en todas sus funcionalidades, procesos e interface de usuario. Todos los valores desplegados en listas, deberán tener la funcionalidad de adicionar, modificar, eliminar y consultar, de tal manera que los usuarios

autorizados puedan administrar su contenido.

No.	DESCRIPCIÓN
9	La aplicación debe proveer tableros de control para análisis integral de la información en todas sus etapas.
10	Ser escalable, lo cual, permitirá que sea instalado en plataformas de diferentes tamaños y robustez.
11	Permitir recuperación de caídas de forma remota; establecer la arquitectura para garantizar la continuidad del servicio y alta disponibilidad, permitiendo reparaciones de la infraestructura en caliente.
12	La generación de reportes debe proveer tiempos de respuesta aceptables
13	El sistema debe proveer un esquema de Backup que, en caso de evento fortuito, el personal capacitado para la instalación, lo pueda utilizar para efectos de instalación.
14	Las pantallas deben ser de fácil uso (amigables e intuitivas) para el usuario final, tendiendo un flujo de navegación acorde al proceso implementado, y debe permitir obtener ayudas funcionales en línea.
15	La aplicación debe permitir integrarse con herramientas de inteligencia de Negocios y/o ofrecer un generador de reportes para el usuario final. Debe permitir al usuario diseñar y generar reportes no estandarizados de acuerdo a necesidades específicas; para esto, debe contar con un sistema que genere reportes eligiendo los campos de la base de datos a incluir. Para esto, el proponente seleccionado, deberá capacitar a los usuarios en el manejo del generador de reportes.
16	Desarrollar talleres de capacitación con el personal designado por el ICETEX en el componente técnico del sistema implantado.
17	Desarrollar talleres de capacitación con el personal designado por el ICETEX en el uso del sistema implantado.
18	El sistema debe permitir la navegación en dispositivos móviles como android, IOs, Windows Mobile, con la seguridad establecida por el ICETEX.

4.12. Requerimientos de Seguridad

No.	DESCRIPCIÓN
1	Permitir el manejo de mensajes de error, mensajes de ayuda y mensajes de confirmación en la ejecución de procesos, de manera parametrizable
2	Permitir realizar seguimiento a las operaciones críticas efectuadas por los usuarios, mediante un log de transacciones y permitir su consulta a nivel de usuario final.
3	Permitir la definición y administración de niveles de acceso a las funcionalidades del sistema, de tal forma que se asocien roles a las funcionalidades, los usuarios definidos se asocien a los roles existentes y para cada funcionalidad se definan privilegios de consulta, adición, modificación, borrado y ejecución de procesos.
4	El esquema de seguridad manejado, debe permitir la integración con servicios de directorios basados en el estándar LDAP, especialmente para las funcionalidades que permiten autenticación, autorización, administración y almacenamiento de datos de usuarios. A través de esta funcionalidad, el usuario ingresa autenticándose con el método asignado (el más común es usuario y password o certificados digitales). Luego tiene a su disposición el acceso a las aplicaciones de la entidad con la ventaja que no debe volver a autenticarse en cada una de ellas. Según la madurez que se posea de esta herramienta
5	Manejar estatus de tareas realizadas con fechas, horas y usuario para efectos de auditoría informática.
6	Poseer políticas de seguridad para componentes externos para integración de información.

No.	DESCRIPCIÓN
7	El sistema debe proveer un mecanismo de aseguramiento de integridad de toda la información registrada en la base de datos. Esta integridad, debe ser estructural, referencial y de restricción funcional. Lo anterior, permite asegurar la inalterabilidad de la base de datos por un mecanismo que no sea el autorizado. Se deben generar tablas de auditoría en el sistema.
8	Considerar aspectos de seguridad relacionados a su utilización a través de redes públicas, garantizando la confidencialidad e integridad de la información y acceso a ella.
9	El sistema debe proveer un mecanismo de aseguramiento de integridad de toda la información registrada en la base de datos. Esta integridad, debe ser estructural, referencial y de restricción funcional.
10	No se debe permitir dos o más sesiones simultáneas con el mismo usuario.

4.13. Flexibilidad del sistema

No.	DESCRIPCIÓN
1	La configuración de los parámetros de instalación no debe requerir modificaciones al código fuente de la instalación.
2	Funcionar en múltiples plataformas de hardware y sistema operativo para las estaciones de trabajo de los usuarios.
3	Ser totalmente independiente de la topología de red utilizada, es decir, el sistema debe poder funcionar en múltiples esquemas de comunicación, tanto para equipos conectados remotamente, como para equipos conectados por una red LAN, WAN o Internet y todas las combinaciones anteriormente descritas.

4.14. Interfaces con otros sistemas

No.

DESCRIPCIÓN

Permitir la interoperabilidad con APOTEOSYS (Sistema financiero del ICETEX), el proveedor deberá desarrollar la interface

de acuerdo con los requerimientos técnicos suministrador por el proveedor de este sistema.

El sistema debe estar habilitado para implementar servicios Web cuando estos se requieran

4.15. Requerimientos de Documentación

No.

DESCRIPCIÓN

Entregar la documentación de la aplicación tales como manual de requerimientos técnicos, manual de instalación, manual

de administración y manual de usuario final.

4.16. Propiedad del Software y Licenciamiento

El proponente seleccionado, deberá entregar documentación que certifique la propiedad intelectual y patrimonial del Aplicativo y se obliga a ceder al ICETEX los derechos de uso a perpetuidad y el licenciamiento del sistema de información, el cual debe contemplar el uso ilimitado de usuarios al Sistema. El contratista deberá asumir a sus expensas, la defensa del ICETEX en caso de presentarse alguna reclamación judicial o extrajudicial por violación de uso de patentes o derechos de autor, propiedad intelectual o propiedad patrimonial.

El contratista se obliga a transferir el conocimiento de manera total y sin limitación alguna al ICETEX de los derechos patrimoniales que le corresponden sobre las parametrizaciones, procesos, procedimientos internos y datos que resulten del contrato que se suscriba como resultado del proceso de selección.

 Antes de implantar el sistema de información, el contratista deberá realizar el levantamiento de la información necesaria para la implantación del aplicativo. Para estas etapas los documentos deben ser aprobados por el interventor del contrato. Para el documento del “deber ser” se requiere la aprobación y el interventor del contrato.

 El contratista debe disponer del hardware y software requerido para el desarrollo del objeto del contrato.

 El desarrollo de las actividades establecidas en el contrato debe realizarse en las instalaciones del contratista.

 La instalación, montaje y puesta en marcha será la infraestructura tecnológica del ICETEX, de acuerdo a los requerimientos establecidos para el funcionamiento del aplicativo.

 Realizar reuniones con el personal del ICETEX, con el fin de aclarar, precisar y detallar los prototipos y la parametrización, con respecto a los requerimientos funcionales y no funcionales de cada una de las etapas del contrato y hacer las observaciones a que haya lugar debido al objeto del contrato; el curso y sus procesos. En estas reuniones se dispondrá un espacio para aclaraciones, solución de inquietudes, solicitar ajustes y definir pautas a seguir.

 Todas las reuniones entre el contratista y el ICETEX, deberán ser documentadas, mediante acta, donde se consignarán los motivos, objeto, actividades realizadas, aprobación de acciones, de entregables y conclusiones - decisiones.

 Todos los entregables del proyecto deberán contar con la aprobación de personal del ICETEX que en este caso es la Coordinación de Contratación y la Dirección de Tecnología en lo que le compete a cada una.

 El contratista comunicará oportunamente al interventor las circunstancias surgidas en desarrollo del contrato, que puedan afectar el objeto del mismo, la calidad del servicio o el correcto cumplimiento de sus obligaciones, cualquiera sea la causa u origen y sugerir a través de aquel las posibles soluciones, so pena de constituir causal de terminación del contrato por incumplimiento.

 El proponente debe presentar el cronograma de trabajo, el cual detallará lo siguiente:

- Etapas, acciones, fechas y equipo responsable de su ejecución

- Los ajustes al plan se manejarán bajo un control de cambios del contrato.

- Plan de capacitación.

 El cronograma será validado por el ICETEX.

 Entregará informes mensuales donde se comparará la ejecución del contrato.

 Para todas las actividades del contrato se debe ir generando documentación a medida que se avanza en el proceso.

 Deberá entregar al ICETEX, los planes de prueba del sistema, que abarquen como mínimo las pruebas funcionales, pruebas técnicas, pruebas de stress y pruebas test de penetración al sistema. Para la entrega de cada módulo, el contratista deberá entregar las pruebas realizadas según el plan de pruebas, para que sean revisadas y aprobadas por la Interventoría.

Las pruebas realizadas por el proponente seleccionado, deberán estar certificadas de modo que las funcionalidades que se entreguen para pruebas, deberán tener una calidad suficiente para asegurar que no se presente más de un 1% de errores, independientemente del tipo de error (de presentación, base de datos o funcionalidad), con respecto al número de funcionalidades a probar. Las funcionalidades se considerarán recibidas a satisfacción, cuando no se presenten errores, lo cual se respaldará con un acta de la interventoría, acompañada de los resultados de las pruebas.

 Capacitar al personal designado por el ICETEX, en el conocimiento técnico del Sistema de Información.

 Al finalizar el contrato se deberá entregar los siguientes productos:

- Plan del proyecto.

- Acta de aprobación del cumplimiento y de entrega al interventor del contrato de las funcionalidades implantadas del Sistema de Información.

- Documento de Análisis y Diseño.

- Documento de Especificaciones Funcionales.

- Prototipo debidamente aprobado.

- Manual técnico.

- Manuales de usuario.

- Artefactos de despliegue (archivo EAR o WAR, archivos de configuración

- del aplicativo).

- Acta de paso a producción y aceptación de las pruebas finales en producción.

- Acta de entrega y aprobación del usuario final.

- Cesión de derechos de uso sobre el software implantado y todos sus componentes.

- Acta de recibido de tecnología y el área usuaria.

La no entrega o incumplimiento de cualquiera de los entregables se considera incumplimiento del contrato. El contratista deberá brindar soporte a la aplicación desde la puesta en producción y durante un año.

El contratista deberá brindar garantía y soporte a la aplicación desde la puesta en producción y durante un año, una vez finalizado el contrato.

El contratista se obliga a realizar los ajustes necesarios en caso de cambio de normatividad o por cualquier circunstancia en la operación, durante el periodo de garantía y soporte de la aplicación, sin costo adicional para el ICETEX.

CAPÍTULO V

5. DE LAS PROPUESTAS

5.1. PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS

El proponente deberá elaborar la propuesta por su cuenta y riesgo, de acuerdo con lo solicitado en el presente pliego de condiciones y las modificaciones producidas por adenda, en caso que la hubiere, e incluir dentro de la propuesta toda la información exigida, allegando los documentos requeridos. La propuesta junto con los ajustes que se puedan presentar por solicitud del ICETEX, formarán parte integral del contrato.

El proponente debe tener en cuenta todos los costos en que incurrirá para alcanzar la realización del objeto del contrato derivado del presente proceso. Los costos para la preparación y presentación de la propuesta correrán por cuenta exclusiva del proponente y a riesgo de éste, razón por la cual EL ICETEX no reconocerá suma alguna, ni efectuará rembolso de ninguna naturaleza por tal concepto.

Las propuestas deberán venir escritas a máquina o en computador, foliadas en orden consecutivo ascendente y con un índice, donde se relacione el contenido total de la propuesta. Las propuestas no deben presentar enmendaduras o tachaduras en ninguno de sus folios, ya que, de presentarse, pueden ser descalificadas del proceso. Las propuestas deberán entregarse en el lugar y hasta el día fijado para el cierre del proceso.

Cada proponente deberá presentar única y exclusivamente una propuesta, la cual deberá comprender la totalidad del objeto del proceso de selección y ajustarse en todo a los requisitos, especificaciones y condiciones previstas en el pliego de condiciones.

El proponente deberá allegar toda la documentación exigida en los mismos y en sus anexos o formatos debidamente diligenciados, en el mismo orden en que fueron solicitados.

Las enmiendas de la propuesta deberán ser convalidadas con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta. Sin este requisito, las enmiendas no se considerarán válidas.

Por el hecho de presentar la propuesta, el proponente acepta las condiciones y especificaciones xxx Xxxxxx de Condiciones y de sus anexos o formatos, al igual que de cualquier modificación que realice EL ICETEX durante el proceso.

En la propuesta no se deben colocar, pegar, recortar o sobreponer elementos como propaganda, cintas, fotos o autoadhesivos que alteren o impidan conocer su información original.

Los Proponentes presentarán las propuestas en sobres cerrados que incluirán un original y dos (2) copias de la misma.

La información contenida en las copias de las propuestas, debe coincidir en su totalidad con el original de la propuesta.

En caso de presentarse alguna diferencia entre el original de la propuesta y las copias, prevalecerá la información consignada en el original, y entre éste último y las contenidas en los CD´ prevalecerá el texto impreso.

Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letras y números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras.

Los documentos deberán venir debidamente foliados en orden ascendente y en carpetas argolladas.

Todos los formatos que en el pliego de condiciones se indiquen deben estar diligenciados en su totalidad, pudiendo ser requeridos por EL ICETEX cuando se hayan omitido los que sirvan para verificar las condiciones del proponente o soporten el contenido de la propuesta, pero no cuando constituyan factores de escogencia, o se relacionen con la falta de capacidad para presentar la propuesta, o acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, casos en los cuales tales omisiones no podrán ser subsanadas.

Todas las propuestas deberán presentarse personalmente, no se aceptarán propuestas enviadas por correo ordinario o certificado, ni fax; la información contenida en las copias debe coincidir en su totalidad con el original de la propuesta y en caso de presentarse alguna diferencia prevalecerá la información consignada en el original. Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letra y números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras.

En acatamiento a la Ley 2ª de 1979 (Defensa del Idioma) y de su Decreto Reglamentario 2744 de 1980, todos los documentos de la propuesta, correspondencia y los documentos intercambiados entre los proponentes y EL ICETEX, deberán estar escritos en idioma castellano. No se aceptan en otro idioma.

Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma castellano, deberán presentarse acompañados de la respectiva traducción, pero deberán presentarse consularizados o apostillados, según el caso. Los documentos expedidos en el extranjero deben estar sujetos a lo dispuesto en las normas legales vigentes del Código de Procedimiento Civil y/o Convenio de la Haya según el país de origen. El proponente que ofrezca personal con títulos académicos otorgados en el exterior, deberá acreditar o certificar en su propuesta que los mismos cumplen con la normatividad vigente y aplicable.

El valor de la propuesta económica debe presentarse en moneda legal colombiana para efectos de dar claridad en la comparación de las propuestas.

No habrá exenciones en la responsabilidad de los datos, informes, documentos y resultados que se suministren tanto en el proceso de selección como en el desarrollo del contrato producto del mismo.

Los sobres deberán estar dirigidos de la siguiente manera, especificando en cada uno si es Original o Copia y contener la siguiente información, así:

INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” – ICETEX-

Invitación por Lista Corta No. 007 de 2014 Propuesta para contratar: (objeto).

Proponente: (Diligenciar el espacio).

Dirección, Ciudad, Teléfono, Fax, correo electrónico: (Diligenciar el espacio). Contenido Sobre: (original y/o copia).

5.2. EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Presentada la propuesta, y una vez finalizado el plazo previsto para su presentación, ésta es irrevocable. Por ello, una vez transcurrido dicho término, el proponente no podrá retirar ni modificar los efectos ni el alcance de la propuesta, so pena de indemnizar los perjuicios que su revocación le cause a EL ICETEX, aparte de la efectividad de la garantía de seriedad de la propuesta, salvo por la causal de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente.

La presentación de la propuesta por parte del proponente constituye evidencia de que estudió completamente las especificaciones, formularios y demás documentos que se le entregaron; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de EL ICETEX sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, y que ha aceptado que este pliego de condiciones es completo, compatible, entendible y adecuado para identificar el objeto del proceso de selección y del contrato que de la propuesta se derive; que ha aceptado los compromisos de confidencialidad y de integridad y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar el valor, plazo y demás aspectos de su propuesta.

5.3. VIGENCIA Y ALCANCE DE LA PROPUESTA

Las propuestas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección o de sus prórrogas si las hubiere.

Durante este período el proponente no podrá retirar su propuesta ni modificar los términos o condiciones de la misma.

5.4. INFORMACIÓN INEXACTA

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 83 de la Constitución Política, EL ICETEX presume que toda la información que el proponente xxxxxxx a este proceso es veraz, y corresponde a la realidad.

En caso de que compruebe que la información suministrada o los documentos aportados no coinciden con la realidad o son contradictorios, será causal de rechazo. Las razones serán expuestas en el informe de evaluación.

El ICETEX podrá designar funcionarios con el fin de verificar la información que los proponentes han consignado en sus propuestas.

5.5. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Los proponentes deberán indicar en su propuesta cuáles de los documentos aportados son de carácter reservado e invocar la norma que ampare dicha reserva, para así dar cumplimiento a lo establecido a la Ley 57 de 1985. Si el proponente no hace pronunciamiento expreso amparado en la Ley se entenderá que toda la propuesta es pública. En todo caso, el ICETEX se reserva el derecho de revelar dicha información a sus funcionarios o asesores, con el fin de evaluar la propuesta.

5.6. REGLAS DE SUBSANABILIDAD

En este proceso de selección primará lo sustancial sobre lo formal y por lo tanto, no se rechazará una propuesta por la ausencia de requisitos formales o por la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la propuesta, y que NO constituyan factores de escogencia. En estos casos se solicitará aclaración al proponente.

Los requisitos o documentos subsanables podrán ser solicitados por el ICETEX en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, y deberán ser subsanados dentro del plazo señalado por el ICETEX, en todo caso no se permitirá que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad jurídica para presentar la propuesta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, ni que se modifique, adicione o mejore el contenido o alcance de la propuesta.

Para efectos de subsanar la no presentación de alguno de los documentos exigidos, o precisar la información sobre los presentados, siempre que sean subsanables, el proponente tendrá el término que señale el ICETEX, contado a partir de la fecha de la comunicación enviada por el ICETEX vía correo electrónico o fax indicados en la propuesta, debiendo presentar dentro de aquel, debidamente subsanado, el documento solicitado, so pena que su incumplimiento genere el rechazo de la propuesta.

5.7. PROHIBICIÓN DE PRESENTAR PROPUESTAS ALTERNATIVAS O PARCIALES

No se aceptarán propuestas alternativas ni parciales, en caso de que se presenten serán rechazadas.

5.8. IMPUESTOS Y DEDUCCIONES

Serán por cuenta del PROPONENTE todos los gastos, impuestos, tasas y contribuciones nacionales, departamentales y municipales, en que incurra o deba incurrir para la presentación de la oferta, así como el valor de la prima de la garantía de seriedad de la misma y sus modificaciones.

5.9. DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER LA PROPUESTA

5.9.1. Documentos de Contenido Jurídico

5.9.1.1. Carta de Presentación de la Propuesta

Deberá estar firmada por el representante legal del oferente (para personas jurídicas), por el representante en caso de consorcio o unión temporal, o por apoderado debidamente constituido, evento en el cual se debe anexar el original del poder autenticado donde se especifique si se otorga poder para presentar la oferta, o para participar en todo el proceso de selección y suscribir el contrato en caso de adjudicación. La carta de presentación se deberá diligenciar de conformidad con el formato anexo al pliego de condiciones. (Anexo No. 1).

La oferta será rechazada cuando el oferente no presente la carta o esta no se encuentre suscrita por la persona legalmente facultada para ello o por persona distinta a la autorizada.

Deberá adjuntarse la fotocopia del documento de identidad de quien suscribe la carta de presentación.

5.9.1.2. Certificado de Existencia y Representación Legal

El oferente debe allegar el Certificado de Existencia y Representación Legal o registro mercantil en caso de personas naturales expedidos por la Cámara de Comercio respectiva o del documento idóneo para ello en el cual se pueda verificar que su objeto social incluye actividades que estén relacionadas con el objeto del presente proceso de selección sobre servicio y/o desarrollo y/o implementación de herramientas informáticas o software o sistemas de información, con una fecha de expedición en ambos casos no mayor a un (1) mes, a la fecha de presentación de la propuesta.

El oferente deberá acreditar que la duración de su empresa o sociedad no es inferior al plazo ofrecido para la ejecución del contrato y un (1) año más, contado a partir de la firma del contrato. El no cumplimiento de este requisito será causal de rechazo de la propuesta.

Cuando el Representante Legal del proponente tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar adicionalmente copia del acta en la que conste la decisión del órgano social correspondiente que autorice previamente al Representante Legal para la presentación de la propuesta, la suscripción del contrato y para actuar en los demás actos del proceso de selección y requeridos para la contratación, en el caso de resultar adjudicado. Para las propuestas conjuntas todos y cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán presentar este documento, en caso de tener limitación estatutaria.

Cuando la fecha de expedición de los certificados expedidos por la Cámara de Comercio no se encuentre dentro de la requerida o no se anexe la correspondiente autorización de la Junta Directiva del proponente, el ICETEX solicitará el respectivo documento o las aclaraciones que se consideren pertinentes. La autorización de la Junta fechada con posterioridad al cierre del plazo para la presentación de las propuestas será causal de rechazo.

En ofertas conjuntas, cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, deberá aportar dicho certificado y la autorización de la Junta Directiva respectiva si así se requiere.

5.9.1.3. Documento de Conformación del Consorcio o Unión Temporal

Si la oferta es presentada por un Consorcio o Unión Temporal, se debe anexar el documento suscrito por sus integrantes, en el cual se demuestre el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley.

El documento de conformación del consorcio o unión temporal deberá contener la siguiente información:

 Indicar en forma expresa si su participación es a título de Consorcio o Unión Temporal y en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del ICETEX.

 Designar para todos los efectos el representante del Consorcio o la Unión Temporal.

 Señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre los miembros del Consorcio o la Unión Temporal y en este último caso sus respectivas responsabilidades.

 Señalar la duración del Consorcio o la Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior a la duración del contrato y un año más.

 Adjuntar a la propuesta el certificado de existencia y representación legal, atendiendo lo exigido para estos documentos en el presente pliego de condiciones.

En atención a lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, los integrantes del Consorcio o Unión Temporal en el documento de constitución, para efectos del pago, en relación con la facturación deben manifestar:

 Si la facturación la van a efectuar, en representación del consorcio o la unión temporal, uno de sus integrantes, caso en el cual debe informar el NIT de quien factura.

 Si la facturación la van a presentar en forma separada cada uno de los integrantes del Consorcio o la Unión Temporal, caso en el cual deben informar el NIT de cada uno de ellos y la participación de cada uno en el valor del contrato.

 Si la facturación la va a realizar el Consorcio o Unión Temporal con su propio NIT, caso en el cual se deberá indicar.

 Además se debe señalar el porcentaje en el valor del contrato que corresponda a cada uno de los integrantes, el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos.

El documento de conformación de consorcio y/o unión temporal deberá contener todas sus modificaciones y/o adiciones realizadas a la fecha de cierre del proceso. Una vez presentada la propuesta, el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal no podrá ser adicionado o modificado, sin previa autorización expresa de la Entidad.

El Consorcio o la Unión Temporal que no presente el documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal incurrirá en causal de rechazo; Si lo presenta, pero existen dudas sobre su contenido, el ICETEX podrá solicitar aclaración sobre los términos consignados en el documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal.

5.9.1.4. Cumplimiento del pago de aportes xx xxx en seguridad social

De conformidad con lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por la Ley 828 de 2003, el oferente, deberá allegar certificación expedida por el revisor fiscal, si lo tuviere o a falta de este por su representante legal, en la que se acredite el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje de sus empleados cuando a ello hubiere lugar. La certificación debe acreditar el pago de dichos aportes durante los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre para la presentación de las propuestas. Para el caso de los consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá aportar dicho certificado.

El oferente que no se encuentre al día en el pago de dichos aportes incurrirá en causal de rechazo; la no presentación o presentación incompleta de dicho documento será subsanable.

5.9.1.5. Responsabilidad Fiscal

El oferente que participe en el presente proceso de selección no debe estar incluido en el último boletín de responsabilidades fiscales expedido por la Contraloría General de la Nación. En los casos de consorcios o uniones temporales, ninguno de sus miembros deberá estar incluido en el citado boletín.

El oferente que se encuentre incluido en el boletín de responsabilidades fiscales incurrirá en causal de rechazo.

5.9.1.6. Responsabilidad Disciplinaria

Certificado de antecedentes disciplinarios del Representante Legal del proponente, vigente en la fecha de presentación de la propuesta, expedido por la Procuraduría General de la Nación. Para las propuestas conjuntas todos y cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán presentar este documento.

5.9.1.7. Registro Único Tributario

Los oferentes deberán presentar el Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN. En ofertas conjuntas, cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, deberá aportar dicho documento.

El oferente que no esté inscrito en el RUT incurrirá en causal de rechazo. La no presentación de la certificación, será subsanable.

5.9.1.8. Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública

Los oferentes deberán presentar el Formato de Hoja de Vida de la Función Pública, ya sea para persona natural o jurídica, debidamente diligenciado y firmado por el representante legal. Este formato podrá ser consultado y se podrá acceder al mismo a través de la página web: xxx.xxxx.xxx.xx

5.9.1.9. Certificación bancaria

Los oferentes deberán presentar certificación bancaria en donde se establezca la cuenta bancaria activa en donde en caso de ser adjudicatario del proceso de selección, se realicen la transferencia de recursos, de acuerdo al valor y forma de pago establecidos en el respectivo contrato.

5.9.1.10.Garantía de seriedad de la propuesta

El oferente para presentar su propuesta deberá constituir en favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX”- ICETEX-

NIT. 899.999.035-7, en FORMATO ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS con una compañía de seguros o entidad bancaria establecida en el país, y cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera, GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA por un valor asegurado correspondiente al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial, con vigencia de por lo menos TRES (3) MESES contados a partir del cierre del plazo para la presentación de las propuestas.

Este documento deberá presentarse en original. En caso de prórroga del cierre del presente proceso de selección, esta garantía deberá constituirse a partir de la nueva fecha de cierre.

El ICETEX se reserva el derecho de solicitar la ampliación del término de vigencia o el incremento del valor asegurado de la póliza de seriedad de la oferta o cualquier otra modificación en la medida en que ello sea necesario.

La garantía debe tomarse de conformidad con el nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Superintendencia Financiera y la Cámara de Comercio respectiva.

Cuando la propuesta la presente un consorcio o unión temporal, la garantía deberá ser tomada a nombre de todos y cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal con su respectivo NIT, indicando en el cuerpo de la póliza, el nombre del consorcio o unión temporal, tal y como aparece en el documento de conformación.

De presentarse errores o inconsistencias en el nombre del beneficiario, tomador, vigencia, monto asegurado, formato, o cuando no se refiera a la presente Invitación por Lista Corta, faltare la firma de la aseguradora o el tomador, cuando se presente en fotocopia o no se allegaren las condiciones generales, el ICETEX podrá solicitar las correcciones o aclaraciones del caso.

Si el oferente no presenta la Garantía de Seriedad de la Propuesta será motivo de rechazo.

La garantía de seriedad de la propuesta de los oferentes que no resultaren favorecidos, será devuelta dentro de los diez (10) días siguientes al perfeccionamiento del contrato que resulte del presente proceso de selección.

Al oferente se le hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta cuando:

 Solicite el retiro de su propuesta después del cierre del proceso de selección, salvo en caso de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente.

 Si el proponente a quien se le adjudique el contrato no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en este pliego de condiciones o en su propuesta.

 Si el proponente a quien se le adjudique el contrato no suscribiere el contrato, o no cumple con los requisitos para la ejecución del contrato dentro de los términos señalados por la entidad, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados.

Todo lo anterior, sin menoscabo de las acciones conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados.

En estos eventos, el ICETEX podrá adjudicar el contrato al oferente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea favorable para la entidad, para lo cual expedirá una resolución motivada.

5.9.2. REQUISITOS DE ORDEN FINANCIERO

5.9.2.1. Estados Financieros Básicos

El proponente deberá presentar los estados financieros básicos a diciembre 31 de 2012 y a diciembre 31 de 2013; estos deben estar debidamente certificados y dictaminados, e incluirse sus respectivas notas.

Los estados financieros básicos son el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de flujo de efectivo. Los Balances deberán venir debidamente clasificados (Activo y Pasivo Corriente, a largo plazo, y Fijo y Patrimonio) y los Estados de Resultados (Ingresos Operacionales, no Operacionales, Costos, Gastos Operacionales y no operacionales, Utilidades y provisiones de Impuestos) según sus estructuras. Así mismo, deberán presentarse debidamente firmados por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, en caso de que lo hubiere.

En el evento que los proponentes se encuentren exentos o excluidos de la elaboración de alguno de los estados financieros básicos, deberán adjuntar copia de la norma que los ampara para tal situación.

5.9.2.2. Tarjetas Profesionales

Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida, por ambas caras, de la(s) tarjeta(s) profesional(es), de quien(es) firma(n) los estados financieros (Xxxxxxxx y/o Revisor Fiscal).

5.9.2.3. Certificados de Antecedentes Disciplinarios

Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida de los respectivos certificados de antecedentes disciplinarios, expedidos por la Junta Central de Contadores con una vigencia no mayor a tres (3) meses, del contador y/o Revisor Fiscal.

5.9.2.4. Certificación de los Estados Financieros

De conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, se debe anexar certificación de los estados financieros, la cual consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

5.9.2.5. Dictamen a los Estados Financieros

Los Estados Financieros a diciembre de 2012 y 2013, deben presentarse dictaminados por el revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado (Ley 222/95, artículo 38). Los contadores que firmen, certifiquen o dictaminen los Estados Financieros, deben anexar la certificación de vigencia y antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores (Ley 43/90 y Resolución 074/02 de la Junta Central de Contadores).

En el evento que los proponentes se encuentren exentos o excluidos del dictamen a los estados financieros, deberán adjuntar la norma que los ampara para tal situación.

5.9.2.6. Declaración Tributaria del Impuesto xx Xxxxx y Complementarios

El proponente que esté obligado a ello, deberá presentar la declaración tributaria del impuesto xx xxxxx del año 2012, para lo cual se mantendrá la respectiva reserva.

5.9.2.7. Otros Aspectos Financieros

En propuestas conjuntas (consorcios o uniones temporales), cada uno de sus integrantes debe aportar en forma individual cada uno de los documentos financieros requeridos.

Los estados financieros deben conservar uniformidad en el registro de las operaciones, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad (Decreto 2650/93 artículo 3º).

El ICETEX podrá realizar los cruces de información con las entidades encargadas del control jurídico y/o financiero de los proponentes. Si existieren inconsistencias entre los documentos que soportan la propuesta y las verificaciones realizadas, la propuesta será rechazada.

El proponente que presente la documentación de carácter financiero de forma incompleta, será requerido para que la entregue. Si no lo hace, o si los documentos aportados no cumplen con los requisitos exigidos, la propuesta será rechazada.

La verificación de los requisitos financieros se realizará una vez revisado el cumplimiento de la presentación de todos los documentos financieros requeridos. Se estudiarán y analizarán los requisitos financieros y documentos financieros exigidos en este Pliego de Condiciones, verificando su estricto cumplimiento.

5.9.2.8. Parámetros Financieros Exigidos

En el caso de Consorcios y/o Uniones Temporales, para la verificación de sus indicadores financieros se consolidarán los estados financieros, ponderando de acuerdo con el porcentaje de participación de cada integrante previamente establecido en el documento del Consorcio o de la Unión Temporal, con los cuales se determinarán los factores de verificación y se ubicarán en el rango respectivo.

Para verificar los indicadores financieros estipulados, se utilizarán las siguientes fórmulas:

 Para verificar la liquidez del proponente se aplicará la siguiente fórmula: RAZÓN CORRIENTE: ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE.

 Para verificar el capital de trabajo se aplicará la siguiente fórmula: CAPITAL DE TRABAJO: ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE

 Para verificar el nivel de endeudamiento se aplicará la siguiente fórmula: NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: (PASIVO TOTAL / ACTIVO TOTAL) X 100

 Para verificar la rentabilidad del patrimonio se aplicará la siguiente fórmula: RENTABILIDAD = UTILIDAD NETA / PATRIMONIO

5.9.3. REQUISITOS DE ORDEN TÉCNICO

5.9.3.1. Propuesta técnica

El oferente deberá presentar oferta técnica de acuerdo a las exigencias establecidas en los Capítulos IV y V del presente pliego de condiciones.

5.9.3.2. Certificaciones de experiencia específica

El proponente deberá acreditar con las certificaciones respectivas, la experiencia mínima establecida en el numeral 3.3.1. del presente pliego de condiciones.

Para ser tenidas en cuenta dichas certificaciones, deberán contener como mínimo el nombre de la entidad contratante, el contratista, el objeto, el valor, el plazo y el cumplimiento satisfactorio del contrato (calificaciones de excelente, bueno o recibido a satisfacción o expresiones similares). La certificación debe contener el nombre, el cargo, la dirección y el teléfono de quien las expida.

En caso de certificaciones de contratos ejecutados como integrante de una unión temporal o consorcio, se deberá discriminar el porcentaje de participación del proponente en el mismo.

En todo caso, el proponente podrá presentar en la propuesta, documentos como contratos, actas de recibo a satisfacción, actas de terminación o de liquidación, en los cuales se pueda inferir la información requerida por la Entidad, para efectos de la verificación de la experiencia mínima requerida en este pliego de condiciones.

Para tal efecto el proponente deberá diligenciar el Anexo No. 7 - Relación de Experiencia del Proponente.

En caso de propuestas presentadas por consorcios y/o uniones temporales, para la verificación de la experiencia específica, se tendrán en cuenta las certificaciones sin importar que integrante la acredite, las cuales deben cumplir en conjunto con lo requerido en el presente numeral.

En caso de discrepancia entre la información contenida en las certificaciones de cumplimiento y en el Anexo No. 7 - Relación de Experiencia del Proponente, prevalecerá la consignada en las certificaciones aportadas en la propuesta.

La entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes. Si se advierten discrepancias entre esta información y lo establecido por la entidad contratante, el proponente incurrirá en - causal de rechazo.

El oferente que no acredite la experiencia y el cumplimiento mínimo requerido en las certificaciones, incurrirá en causal de rechazo, siempre y cuando el proponente no haya subsanado lo requerido por la Entidad, dentro del plazo dado para el efecto.

5.9.3.3. Certificaciones de experiencia específica del recurso humano

El proponente deberá acreditar con las certificaciones respectivas, el cumplimiento del perfil y la experiencia mínima establecida en el numeral 3.3.3 del presente pliego de condiciones para el recurso humano ofrecido.

5.9.3.4. Capacitación y Acompañamiento

El proponente deberá presentar una manifestación expresa de su representante legal, en donde se comprometa a garantizar las horas mínimas para capacitación y acompañamiento establecidas en el numeral

3.3.4 de este pliego de condiciones.

5.9.4. REQUISITOS DE ORDEN ECONÓMICO

El Proponente, deberá presentar su propuesta económica, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas establecidas en el presente documento.

La propuesta económica debe expresarse en pesos, en Moneda Legal Colombiana, para lo cual el Proponente deberá diligenciar en su totalidad el Anexo No. 8 - Propuesta Económica, so pena de rechazo. El valor total de la propuesta no podrá ser superior al cien (100%) por ciento del presupuesto oficial que contempla este proceso de selección, so pena de rechazo de la propuesta.

En caso de presentarse errores aritméticos en la determinación del valor total de la propuesta económica que superen el 1% del valor de la propuesta, ésta será rechazada.

Para que sea válida la corrección, las tachaduras, borrones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del proponente. En caso contrario, se tomará como valido el texto original. Las enmendaduras de precios que aparezcan en la propuesta, deberán confirmarse con nota al margen y firma del Proponente.

Si existiere discrepancia entre cifras y textos, se dará prelación a los textos.

Cualquier modificación que implique afectar el valor del contrato se realizará de ser viable, legal y contractualmente, previa disponibilidad presupuestal.

El valor del presente contrato comprende todos los costos directos e indirectos derivados de su ejecución; incluye entre otros los gastos directos e indirectos, de administración, impuestos a cargo del contratista, las deducciones a que haya lugar y en general, todo costo en que incurra el contratista para la ejecución del objeto del contrato; por consiguiente, el ICETEX no reconocerá valor alguno por reajustes efectuados por el contratista por concepto de costos, gastos, actividades adicionales que aquel requiera para ejecutar el contrato y que fueron previsibles al momento de presentación de su oferta. Se entenderá que todos los impuestos y deducciones generales del contrato corren por cuenta del contratista.

La propuesta económica del Proponente debe incluir el IVA e indicarlo claramente. Si no se indica en la propuesta este valor, el ICETEX lo entenderá incluido dentro del valor total de la oferta y así lo aceptará el Proponente. Si el proponente por alguna circunstancia legal no es responsable del IVA, así deberá determinarlo explícitamente en su propuesta económica.

El ICETEX no reconocerá ningún reajuste de precios durante la vigencia del contrato. Los errores y omisiones de estos precios, serán responsabilidad exclusiva del Proponente.

Si el ICETEX al realizar la suma de los valores incluidos en la propuesta, encuentra que esta no corresponde a la cifra total de la misma, el oferente aceptará como valor de su oferta la cifra que obtenga el ICETEX.

El Proponente que no presente oferta económica para la totalidad de los ítems contemplados en el Anexo 8 - Propuesta Económica, incurrirá en causal de rechazo.

El Proponente adjudicado pagará todos los impuestos, derechos, tasas y similares que se deriven del Contrato y por lo tanto, la omisión en el pago será de su absoluta responsabilidad.

5.9.4.1. Validez de la propuesta económica

Tres (3) meses contados a partir de la fecha de cierre del plazo para la presentación de las propuestas y la apertura de las mismas, incluidas las prórrogas si las hubiere.

5.10. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS

Serán causales de rechazo de las propuestas, las siguientes:

a) No adjuntar la carta de presentación de la propuesta, o la presentación de la carta sin firma, o firmada por persona distinta al Representante Legal del Proponente o a quien estatutariamente tenga la facultad de comprometer al Proponente y dentro del plazo otorgado por la Entidad, no presentarla firmada.

b) Presentación de varias propuestas por el mismo Proponente, por si o por interpuesta persona (en Consorcio, Unión Temporal o individualmente).

c) La no acreditación por las personas jurídicas Proponentes que su objeto social le permite desarrollar el objeto del Proceso de Selección o que el término de duración no sea superior al de la vigencia del contrato y un (1) año más. En caso de Consorcio o Unión Temporal, la no acreditación por lo menos de uno de sus integrantes, de que su objeto social les permite desarrollar el objeto del Proceso de Selección o que el término de duración no sea superior al de la vigencia del contrato y un (1) año más.

d) La limitación de facultades del Representante Legal para presentar propuesta y suscribir el contrato y no subsanarlo antes de la adjudicación del proceso de selección.

e) Encontrarse el Proponente incurso en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades de que trata el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y Manual de Contratación de ICETEX.

f) La no conformación del Consorcio o Unión Temporal con anterioridad a la presentación de la propuesta o la no presentación del documento que acredite su conformación. También constituye causal de rechazo no expresar en el documento de conformación del Consorcio o de Unión Temporal que su término de duración o el de sus integrantes no será inferior a la vigencia del contrato y un año (1) año más.

g) No señalar las reglas básicas que regulen las relaciones de los consorciados o unidos temporalmente, o no fijar el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes o no designar representante del Consorcio o Unión Temporal o la extralimitación de funciones de este en los términos de este Pliego de Condiciones.

h) Cuando la persona natural o jurídica Proponente o al menos un integrante del Consorcio o la Unión Temporal no acrediten estar debidamente facultados para ejercer actividades similares a las del objeto a contratar en la Cámara de Comercio o en el documento idóneo para ello, o cuando la fecha de expedición del certificado respectivo sea superior a treinta (30) días y no se haya subsanado el documento a pesar del requerimiento que en tal sentido haga ICETEX, o si en el aportado no consta que la persona natural o jurídica se constituyó con anticipación a la fecha de la presentación de la propuesta o no consta que su vigencia es igual a la duración del contrato y un año (1) año más.

i) Cuando el Proponente o su Representante Legal en caso de personas jurídicas, o cualquier integrante de Consorcios o Uniones Temporales o su Representante Legal se encuentren reportados en el boletín de responsables fiscales.

j) No acreditar la debida constitución de apoderado en Colombia y la suficiencia de las facultades a él otorgadas por parte de las Sociedades Extranjeras Proponentes, de acuerdo con lo exigido en el pliego o cuando el término de duración de sus facultades no abarca hasta la constitución de la sucursal en Colombia.

k) La no presentación del poder, cuando la propuesta sea presentada a través de apoderado.

l) Los Proponentes que no estén inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), al momento de presentar la propuesta.

m) Cuando no se presente la propuesta económica o no se indique claramente el valor de la herramienta tecnológica ofrecida o supere la propuesta económica el valor del presupuesto oficial establecido para esta contratación.

n) Cuando no presente propuesta técnica o no cumpla con todas las especificaciones técnicas mínimas establecidas en el Pliego de Condiciones.

o) Cuando la propuesta se reciba con posterioridad a la fecha y hora fijadas para el cierre del proceso o haya sido enviada por correo ordinario o certificado, correo electrónico o fax, o entregada en oficina o dependencia diferente a la indicada en el Pliego de Condiciones.

p) Cuando se presente la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición o modalidad que represente un condicionamiento de la propuesta para la adjudicación del Proceso de Selección.

q) Cuando el Proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de disolución o liquidación de sociedades.

r) Cuando la propuesta no cumpla con los indicadores financieros mínimos establecidos en el presente Pliego de Condiciones.

s) Cuando no presente los estados financieros debidamente certificados y dictaminados dentro del término señalado por ICETEX a pesar de haber sido requerido por ella, o cuando el dictamen sea negativo o cuando se hayan presentado con salvedades que tengan relación o incidencia respecto de la propuesta presentada de conformidad con lo estipulado en la Ley 222 de 1995.

t) Cuando no se presente la Garantía de Seriedad de la Propuesta, o no se presente el certificado de modificación de la misma, pese al requerimiento de ICETEX o presentarlo extemporáneamente.

u) Cuando se compruebe que la información suministrada por el Proponente o los documentos allegados no coincidan con la realidad o sean contradictorios en los aspectos jurídicos, financieros, económicos o técnicos.

v) El no encontrarse al día en el pago de aportes parafiscales al momento del cierre del presente Proceso de Selección.

w) Cuando el Proponente no aporte a pesar del requerimiento los certificados de antecedentes disciplinarios vigentes de las personas allí indicadas, en donde conste que no hayan sido sancionados.

x) Cuando no se presenten las certificaciones que acrediten la experiencia del Proponente, exigida como requisito de verificación o habilitante en el Presente Xxxxxx a pesar de habérsele requerido o no se demuestre la experiencia exigida.

y) Cuando el Proponente habiendo sido requerido por el ICETEX no xxxxxxx los documentos, información o aclaraciones solicitadas, sin las cuales no sea posible valorar objetivamente y en condiciones de igualdad las propuestas. En ningún caso podrá subsanarse la falta de capacidad para presentar la propuesta, los criterios de calificación establecidos, ni acreditarse circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

z) Cuando se presenten propuestas parciales o alternativas.

aa) Cuando se compruebe confabulación entre un Proponente y funcionarios de ICETEX y/o con otros Proponentes para influir en la evaluación de las propuestas y/o en la decisión de adjudicación que tome la administración.

bb) Cuando se compruebe que al Proponente o a uno de los integrantes de las diversas formas de asociación que presente propuesta se le declaró la caducidad administrativa de algún contrato celebrado con anterioridad, mediante acto administrativo en firme, durante los últimos cinco (5) años, contados a partir de la presentación de la propuesta.

cc) Cuando se compruebe que un Proponente ejerció alguna influencia sobre el proceso de evaluación de las propuestas o sobre la decisión de adjudicación de ICETEX.

dd) Cuando el ICETEX establezca por cualquier medio que el Proponente se encuentra incluido en listas de control para el lavado de activos y financiación del terrorismo, acorde con las políticas aprobadas por la Junta Directiva.

CAPITULO VI

6. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

6.1. COMITÉ EVALUADOR Y PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN

De conformidad con lo señalado en el Artículo 19 del Acuerdo No. 030 del 17 de septiembre de 2013 - Manual de Contratación del ICETEX, las propuestas serán evaluadas por un Comité evaluador, quienes analizarán las propuestas con arreglo a los principios señalados en el Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia y los criterios establecidos en el presente pliego de condiciones.

El Comité Evaluador podrá solicitar a cada proponente las aclaraciones que considere necesarias. Las aclaraciones que rinda el proponente no podrán modificar la propuesta presentada.

El Comité deliberará con la asistencia de todos sus miembros. Las decisiones serán tomadas de manera unánime, y constarán en un acta que deberá ser aprobada al finalizar la sesión correspondiente.

El Comité Evaluador presentará a la Secretaría General el informe de evaluación de los aspectos jurídicos, financieros, técnicos y económicos de las propuestas presentadas, el cual será publicado en la página web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx, por un término de un (1) día hábil, de acuerdo con las fechas señaladas en el cronograma del presente proceso de selección (ver Anexo No. 6), para que los oferentes, durante dicho término, presenten sus observaciones por escrito en la Secretaría General del ICETEX, ubicada en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x, xx xx Xxxxxx xx Xxxxxx X.X.

El ICETEX expedirá el informe final, que incluirá un pronunciamiento sobre las observaciones planteadas a las propuestas y las respuestas a ellas y la decisión sobre la adjudicación o no del proceso de selección.

6.2. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS HABILITANTES

Esta verificación tiene por objeto estudiar, analizar y comprobar que los oferentes cumplan con los requisitos mínimos de participación establecidos en los Capítulos III y IV, así como con la presentación de los documentos de orden legal, financiero y técnico establecidos en el Capítulo V del presente pliego de condiciones.

Esta verificación no tendrá puntaje pues se trata de requisitos de participación que habilitan o descalifican las propuestas.

Todos y cada uno de los documentos exigidos en este pliego de condiciones son obligatorios para los proponentes y para cada una de las firmas que conforman la Unión Temporal o el Consorcio, en caso de propuestas conjuntas.

Serán hábiles las propuestas que cumplan con la totalidad de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros mínimos de participación señalados en los Capítulos III, IV y con la presentación de los documentos señalados en el Capítulo V de este pliego de condiciones y adendas, si las hubiere.

6.3. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Una vez el Comité Evaluador verifique el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros habilitantes procederá a la evaluación de las propuestas que cumplan con la totalidad de exigencias establecidas en el presente pliego de condiciones y asignará el puntaje que corresponda a cada propuesta habilitada, de acuerdo con lo señalado en el presente numeral y de acuerdo con la siguiente ponderación:

Criterios de Evaluación	Puntuación
Experiencia adicional relacionada de los profesionales	20 Puntos
Horas de Acompañamiento adicionales (Soporte)	20 Puntos
Costo del contrato de actualización y mantenimiento hasta 14% del valor total	20 Puntos
Valor	30 Puntos
Apoyo a la Industria Nacional	10 Puntos
PUNTAJE TOTAL	100 Puntos

Para la asignación del puntaje de los criterios establecidos anteriormente, se establecen los siguientes parámetros:

CRITERIO DE CALIFICACIÓN		PUNTAJE	OBSERVACIONES
1. EXPERIENCIA ADICIONAL RELACIONADA DE LOS PROFESIONALES
1.1. Gerente de proyecto		10	Mayor a 2 participaciones en proyectos de implantación de software de sistemas integrados de gestión en el sector público
1.2. Profesional de parametrización		5	Mayor a 1 participación en proyectos de implantación de software de sistemas integrados de gestión en el sector público
1.3. Profesional de soporte		5	Mayor a 1 participación en proyectos de implantación de software de sistemas integrados de gestión en el sector público
2. HORAS DE ACOMPAÑAMIENTO ADICIONALES (SOPORTE)	Por cada 10 horas adicionales de acompañamiento técnico y funcional para la implementación de la herramienta.	20	5 puntos por cada 10 horas hasta el máximo de puntaje. (Se debe presentar manifestación expresa del representante legal del proponente, indicando el número de horas adicionales de acompañamiento ofrecidas)

CRITERIO DE CALIFICACIÓN		PUNTAJE	OBSERVACIONES
3. COSTO DEL CONTRATO DE ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO HASTA 14% DEL VALOR TOTAL Y CON INCREMENTOS ANUALES DE ACUERDO CON LO SEÑALADO PARA EL IPC.	Por cada 2% menos en el costo del contrato de actualización y mantenimiento	20	5 puntos por cada 2%. (Se debe presentar manifestación expresa del representante legal del proponente, indicando el porcentaje de descuento ofrecido para el costo de actualización y mantenimiento).
4. MENOR VALOR		30
5. PROTECCIÓN A INDUSTRIA NACIONAL	Proponente de origen colombiano	10

6.3.1. PARÁMETROS PARA EVALUAR LOS CRITERIOS DE CALIFICACIÓN

Adicional a los parámetros de evaluación establecidos en el cuadro precedente, los proponentes deberán tener en cuenta además los siguientes aspectos de dichos criterios, así:

6.3.1.1. Propuesta Económica – Menor Valor - 30 puntos

En este criterio, se busca obtener un beneficio económico para el Instituto, teniendo en cuenta que para el mismo es primordial utilizar sus recursos de manera eficiente, en orden a cubrir todas sus obligaciones y requerimientos con el presupuesto asignado a la entidad, en tal sentido se otorgará el mayor puntaje al proponente que ofrezca el menor valor por la herramienta tecnológica o software a adquirir.

El proponente que ofrezca el menor valor por la herramienta tecnológica o software ofrecido para la realización del objeto a contratar de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidas en este pliego de condiciones, obtendrá el mayor puntaje, es decir 30 puntos.

Los demás proponentes se evaluarán proporcionalmente de acuerdo a la siguiente fórmula: Menor valor propuesta económica

-------------------------------------------------------------------------- X 30 = Puntaje de calificación

Valor propuesta a evaluar

Para la evaluación de este factor, se tendrá en cuenta el valor total de la herramienta tecnológica o software ofrecido en el Anexo No. 8 – PROPUESTA ECONÓMICA de las propuestas habilitadas. Para efectos de ser comparables las propuestas económicas, se evaluará el valor consignado en la casilla correspondiente a VALOR TOTAL DEL CONTRATO INCLUIDO IVA del citado Anexo.

Será causal de rechazo no diligenciar todos los ítems del Anexo No. 8 y exceder el presupuesto oficial establecido en el presente pliego de condiciones.

6.3.1.2. Evaluación Apoyo a la Industria Nacional – 10 puntos

En los términos de la ley 816 de 2003 “por medio de la cual se apoya a la Industria Nacional a través de la Contratación Pública”, el ICETEX asignará el siguiente puntaje:

FACTOR

PUNTAJE

1. Proponente que oferte servicios con el 100% de personal nacional

2. Proponente que oferte servicios con personal nacional y extranjero

3. Proponente que oferte servicios con personal extranjero

Para la evaluación del apoyo a la industria nacional, ley 816 de 2003, el proponente deberá presentar debidamente diligenciada y suscrita bajo la gravedad del juramento por el Representante Legal, una manifestación expresa de apoyo a la industria nacional, estableciendo el porcentaje que ofrece de personal de origen nacional o extranjero, de acuerdo al modelo establecido en el Anexo No. 9 - CERTIFICACIÓN APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (LEY 816/2003) de este pliego de condiciones.

6.4. CALIFICACIÓN TOTAL

La calificación total obtenida por cada uno de los Proponentes, será el resultado de la sumatoria de las calificaciones parciales en cada uno de los aspectos calificados es decir, la suma del puntaje obtenido por capacidad técnica, evaluación económica y apoyo a la industria nacional.

6.5. PUNTAJE MÍNIMO DE ADJUDICACIÓN

El puntaje mínimo que debe obtener un proponente para ser objeto de adjudicación de esta Invitación por Lista Corta es de Sesenta (60) PUNTOS.

6.6. CRITERIOS DE DESEMPATE

Una vez concluido el proceso de verificación y de evaluación y cumplidos todos los requisitos xx xxx, se procederá a la adjudicación del proceso de selección a las propuestas que haya obtenido el mayor puntaje.

Se entenderá que hay empate entre dos propuestas y proponentes, cuando hayan obtenido igual xxxxxxx. En el caso de empate entre los proponentes habilitados, la adjudicación se resolverá en el siguiente orden:

 Xx proponente que haya acreditado mayor xxxxxxx en la evaluación económica.

 Xx proponente que haya acreditado mayor puntaje en la evaluación de Costo del contrato de actualización y mantenimiento.

 Xx proponente que haya acreditado mayor xxxxxxx en el criterio de Horas de acompañamiento adicionales (soporte).

 Xx proponente que haya acreditado mayor xxxxxxx en el criterio de Experiencia adicional relacionada de los profesionales.

 Si subsiste el empate, se seleccionará el proponente que acredite que su origen es nacional.

 Si continua el empate se dirimirá mediante sorteo por el sistema de balotas que se realizará en el lugar que designe la Entidad en la ciudad de Bogotá.

CAPÍTULO VII

7. ANÁLISIS DE RIESGOS

El precio del contrato y utilidad para el CONTRATISTA que resulte adjudicado en el proceso de selección, se concreta en sus propios cálculos y estimaciones, y en la dimensión que él haga del alcance de su oferta, especialmente lo relacionado a la aplicación de los recursos humanos, técnicos y económicos para optimizar y ofrecer un precio por sus servicios y productos a entregar.

Tales estimaciones y cálculos deben considerar el contexto antes descrito, y todos los fenómenos, actividades y buenas prácticas, que sus conocimientos sobre la actividad y su estado actual indiquen que, en forma responsable y cuidadosa, deben ser observados. Estas pueden hacer variar la intensidad de los riesgos aquí estudiados, dado que al hacer sus ofrecimientos el contratista puede exacerbar, aumentar o disminuir las estimaciones de riesgo. Igualmente debe considerar la condición de ejecución por etapas y los términos en que se encuentran establecidas las causales de terminación anticipada indicadas en las reglas de participación incluida lo estipulado en la cláusula resolutoria. De esta forma, queda claro que los valores que se registran en las reglas de participación y los riesgos señalados, no constituyen una garantía que esté extendiendo la entidad contratante, para el cálculo de los ingresos y utilidad esperada del futuro contratista.

Debe tenerse en cuenta que los eventos de fuerza mayor, caso fortuito y eventos imprevisibles, en cuanto a las cargas de este contrato tendrán un tratamiento especial, en la medida que sea factible hacerlo, mediante la obligación de suscribir pólizas de daños reales y patrimoniales.

MATRIZ DE RIESGO

Tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles:

TIPIFICACIÓN

ASIGNACIÓN

ESTIMACION

Riesgos por la estimación de precios o costos.

Nota: Se presenta o materializa cuando el contratista reclama que los costos ofrecidos son bajas a los del mercado.

Diferente es el hecho de príncipe o la teoría de la imprevisión.

Este riesgo lo debe asumir el contratista quien propuso o acepto los precios en el proceso objetivo de selección.

Si en la contratación los pliegos exigían valorar en la propuesta impuestos directos o indirectos, el riego lo asume el contratista.

No se reconoce suma alguna al contratista y si se genera algún perjuicio a la entidad se debe interponer las multas, cláusula y garantías respectivas

Riesgos por incumplimiento de las obligaciones

Todos los riesgos que se hagan efectivos con culpa del contratista serán de su cargo y no podrán en ningún evento compensarse o reconocerse. Si afectan alguna de las obligaciones contractuales o el objeto del contrato se procederá a exigir el siniestro garantizado en la respectiva garantía única.

Igual al anterior

TIPIFICACIÓN	ASIGNACIÓN	ESTIMACION
Riesgo por bienes adicionales. Nota: Se materializa cuando se requieren bienes adicionales a los contratados.	A cargo de la entidad: Si son necesarios y en beneficio del interés general lo asumirá la entidad, previo el cumplimiento de los requisitos legales contractuales; esto es, disponibilidad previa, documento adicional registrado y la ampliación de las garantías. A cargo del contratista: Si entrega bienes sin los requisitos legales y disponibilidades previas lo asume el contratista.	El valor correspondiente a los bienes adicionales
Riesgo por incumplimiento de subcontratistas.	Lo debe asumir el contratista quien tiene el control y la supervisión de dichos contratos.	No se reconoce suma alguna al contratista y si se genera algún perjuicio a la entidad se debe interponer las multas, cláusula y garantías respectivas
Riesgo por demora en el pago de los valores del contrato. Nota: Se materializa cuando se cumplen los plazos establecidos para realizar los pagos conforme a lo estipulado en el contrato.	Lo asume el Contratista: Durante los tres primeros meses siguientes al cumplimiento del plazo. Los pagos están sujetos al PAC. Lo asume el ICETEX: Si después de los tres meses posteriores al cumplimiento del plazo para el pago no se ha cancelado al contratista el ICETEX asumirá este riesgo.	Se reconocerán los intereses moratorios correspondientes al valor no cancelado.
Riesgo por no expedición del seguro o de la ampliación de garantías	Lo asume el contratista	No se reconoce suma alguna al contratista y si se genera algún perjuicio a la entidad se debe interponer las multas, cláusula y garantías respectivas
Riesgos asociados durante el plazo para la entrega de los bienes. Todos los riesgos derivados hasta la entrega como embalaje, transporte, bodegajes pueden generar costos o desequilibrio contractual por causas propias o ajenas al contratista	Los asume el contratista	Igual al anterior
Riesgos por demoras en la importación de los bienes o consecución de las materias primas.	Los asume el contratista.	No se reconoce suma alguna al contratista y si se genera algún perjuicio a la entidad se debe interponer las multas, cláusula y garantías respectivas

CAPÍTULO VIII

8. ASPECTOS GENERALES DEL CONTRATO

8.1. TIPO DE CONTRATO

Contrato de suministro.

8.2. OBJETO DEL CONTRATO

Contratar el suministro, implementación y puesta en marcha de un software ya desarrollado que permita realizar el seguimiento y control de las actividades relacionadas con los procesos de contratación del ICETEX, desde la etapa preparatoria y en las precontractual, contractual y postcontractual incluida la liquidación

8.3. VALOR DEL CONTRATO

El valor del contrato será hasta la suma de DOSCIENTOS NOVENTA MILLONES DE PESOS ($290.000.000,00) IVA incluido.

8.4. FORMA DE PAGO DEL CONTRATO

8.5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

8.6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

8.6.1. Asignar un gerente del proyecto, el cual, debe encargarse de realizar y gestionar las respectivas actas y documentación que se genere en desarrollo del contrato y hacer seguimiento al cronograma de trabajo.

8.6.2. Presentar los informes de avance del proyecto de implementación de la solución.

8.6.3. Entregar el cronograma de trabajo detallado con el recurso humano que trabajara en cada una de las etapas de levantamiento de información, parametrización, entrega y despliegue del aplicativo.

8.6.4. Entregar e implantar la solución que cumpla con todos los requerimientos funcionales y no funcionales establecidos en el alcance y anexo técnico.

8.6.5. Brindar la capacitación funcional y técnica del aplicativo implementado una vez la aplicación este parametrizada de acuerdo a la realidad institucional definida en el alcance del proyecto y los prototipos del deber ser aprobados por la Secretaría General y Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología así como el Grupo de Contratación y el Interventor del contrato que se suscriba.

8.6.6. Entregar la licencia de uso del aplicativo, la cual, se emitirá por tiempo indefinido y sin límite de usuarios

8.6.7. Xxxxxxx el servicio de garantía y soporte durante un año después de terminado el contrato a través de un equipo de trabajo de acuerdo con el acuerdo de nivel de servicio que se defina conjuntamente.

8.6.8. Realizar las pruebas funcionales y técnicas, asegurando la calidad del servicio antes de la entrega al usuario final.

8.6.9. Brindar acompañamiento en puesto de trabajo al usuario final, una vez el aplicativo este en producción y brindar la capacitación necesaria con el fin de reforzar el uso y determinar si se requiere ajustes o mejoras.

8.6.10. Entregar el manual de administrador, Manual de Usuario, Manual Técnico, Guías Rápidas de usuarios con sus respectivos videos enfocados al usuario.

8.6.11. Transferir el conocimiento de manera total y sin limitación alguna al ICETEX, de los derechos de uso que le corresponden sobre las parametrizaciones, procesos, procedimientos internos y datos que resulten del presente contrato.

8.6.12. Presentar periódicamente según se haya definido en la cláusula de forma de pago, las facturas para su pago, junto con el visto bueno del supervisor del contrato, la acreditación del cumplimiento de las obligaciones laborales, de seguridad social y parafiscal según el caso.

8.6.13. Entregar los bienes en el sitio y en las condiciones señaladas en los requerimientos funcionales y técnicos.

8.6.14. Cumplir con todas las condiciones técnicas, económicas, comerciales y de calidad de los productos suministrados, de la forma en que se definieron en la oferta.

8.6.15. Reportar por escrito cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados y en este sentido, colaborar en lo que sea necesario para que el servicio contratado se cumpla de manera satisfactoria y que éste sea de la calidad requerida.

8.6.16. Constituir y presentar las garantías en la forma y condiciones exigidas.

8.6.17. Mantener la reserva legal sobre la información o documentación del ICETEX, guardar confidencialmente y no divulgar la información que haya recibido o que reciba para el cumplimiento del contrato y responder ante la ICETEX y ante terceros por cualquier violación a dicha reserva.

8.6.18. Obrar con buena fe en las distintas etapas contractuales evitando las dilaciones y en trabamientos que pudieran presentarse, y obligándose no sólo a lo pactado expresamente, sino a todo lo que corresponda a la naturaleza del mismo, según la ley, la costumbre mercantil o la equidad natural.

8.6.19. Cumplir con las especificaciones del servicio, tal y como se establecen en el Capítulo IV xxx xxxxxx de condiciones de la Invitación por Lista Corta No. 007 de 2014.

8.6.20. Acreditar, de conformidad con lo señalado en el artículo 46 del Acuerdo de Junta Directiva de ICETEX N° 030 del 17 de septiembre de 2013, el cumplimiento del pago mensual de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Cajas de Compensación Familiar, mediante certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal según el caso.

8.6.21. Cuando el Proponente sea Consorcio o Unión Temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integran, deberán certificar que se encuentran en cumplimiento de la anterior obligación, al momento de presentar la propuesta.

8.6.22. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan por escrito por parte del ICETEX, acorde con la naturaleza del contrato.

8.6.23. Las demás que por la naturaleza del contrato le corresponda cumplir al Contratista.

El ICETEX se compromete a:

1) Cancelar el valor del contrato en la forma y oportunidad pactada.

2) Ejercer la supervisión del contrato para efectos de lograr la correcta ejecución del mismo.

3) Exigir la presentación de los recibos que acrediten el cumplimiento del pago de aportes- al Sistema de Segundad Social Integral en salud y pensión.

4) Solicitar al contratista los informes periódicos y de acuerdo al plan de trabajo relacionados con la ejecución y avance del contrato.

5) Cumplir en su totalidad con los requerimientos funcionales y tecnológicos.

8.7. ENTREGABLES DEL CONTRATO

EL CONTRATISTA deberá presentar en desarrollo del contrato, la siguiente Documentación Técnica:

8.1.1. Plan de Trabajo de la implementación de la solución.

8.1.2. Medios magnéticos y licencia del software de carácter perpetuo.

8.1.3. Sistema de contratación instalado y en funcionamiento.

8.1.4. Capacitación para todos los funcionarios del ICETEX intervinientes en los procesos a nivel nacional, dicha capacitación incluye registro con firma por cada funcionarios y/o contratista que deben ser capacitados para el aplicativo, así como su correspondiente certificación.

8.8. GARANTÍAS DEL CONTRATO

EL CONTRATISTA deberá constituir dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, una garantía expedida en el formato “GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO” en favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” -ICETEX. NIT. 899.999.035-7 FORMATO ENTIDADES PÚBLICAS con una

compañía de seguros, establecida en el país y cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que ampare los siguientes riesgos:

A) CUMPLIMIENTO: Deberá garantizar el cumplimiento general del contrato, por el veinte por ciento (20%) del valor del mismo, con una vigencia que cubra el plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.

B) CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL SOFTWARE OFRECIDO: Deberá garantizar la calidad y correcto funcionamiento del software ofrecido por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia que cubra el plazo del mismo y un (1) año más.

C) CALIDAD DEL SERVICIO: Deberá garantizar la calidad de los servicios conexos al suministro del software contratado por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia que cubra el plazo del mismo y cuatro (4) meses más.

D) PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: Deberá garantizar el pago de los salarios y prestaciones sociales del personal utilizado para llevar a cabo la ejecución del contrato equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato con una vigencia igual al plazo del mismo y tres (3) años más.

Las vigencias de estos amparos deberán ajustarse a la fecha de iniciación del contrato y de todas las modificaciones que surjan en desarrollo del mismo, igualmente la Garantía Única de Cumplimiento requiere aprobación de la Secretaria General del ICETEX para la ejecución del contrato de conformidad con lo establecido en el artículo 29 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo de Junta Directiva No. 030 del 17 de septiembre de 2013), siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de casa instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.

8.9. CLÁUSULA PENAL MORATORIA

Las partes convienen en pactar la imposición de multas sucesivas a favor del ICETEX, en caso xx xxxx o incumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato adjudicado, por una suma equivalente al 0.1% del valor del mismo, por cada día xx xxxx o de incumplimiento. (Esta cláusula no se incorporará cuando las leyes así lo prohíban o cuando el contratista se encuentre excluido de la misma según las normas vigentes). El procedimiento para la imposición de las multas será el establecido en el artículo 52 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 de 2013 y por el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

8.10. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

En caso de presentarse grave incumplimiento de las obligaciones por parte del CONTRATISTA que afecten el normal desarrollo del contrato o que lleven a la paralización del servicio contratado, El CONTRATISTA se obliga para con el ICETEX a pagar una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato adjudicado, a título de indemnización, para imputar al valor de los perjuicios que ésta llegare a sufrir en caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones que por medio del presente documento adquiere, sin perjuicio de lo establecido para el caso de las multas. El valor de la cláusula penal pecuniaria que se haga efectiva se considerará como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios causados al ICETEX. (Esta cláusula no se incorporará cuando las leyes así lo prohíban o cuando el contratista se encuentre excluido de la misma según las normas vigentes).

8.11. SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA

El contrato será objeto de supervisión ya sea de manera externa o interna a través de los funcionarios que para el efecto sean designados por la Secretaría General del ICETEX.

 Funciones de la Supervisión o Interventoría

Serán funciones de la Supervisión o Interventoría para la vigilancia del contrato objeto de la presente Invitación por Lista Corta, las señaladas en los artículos 50 y 51 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 del 17 de septiembre de 2013).

8.12. IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES

EL PROPONENTE seleccionado deberá cancelar los impuestos, tasas y contribuciones nacionales, departamentales y municipales, que se generen de la ejecución del contrato.

8.13. MODIFICACIONES AL CONTRATO

El ICETEX podrá acordar con EL PROPONENTE seleccionado las modificaciones que estime convenientes y necesarias mientras se trate de elementos accidentales del contrato. Las modificaciones deberán justificarse en forma expresa y previa.

El contrato podrá ser objeto de adiciones que no superen el cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato.

Cuando la modificación o adición implique un costo adicional, el ICETEX apropiará los recursos necesarios antes de la suscripción del documento respectivo.

8.14. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

El contrato será objeto de liquidación. En el acta de liquidación constará el porcentaje del objeto contractual ejecutado, el cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes, y los saldos a favor de las partes si los hubiere. También se determinarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y, si es del caso, se declararán x xxx y salvo. Si no se logra un acuerdo en relación con la liquidación, el ICETEX podrá efectuar una constancia de terminación y liquidación unilateral del contrato.

8.15. EXCLUSIÓN LABORAL

El contrato no generará ninguna vinculación laboral entre EL ICETEX y EL CONTRATISTA ni entre el ICETEX y los dependientes del CONTRATISTA. En consecuencia, ni EL CONTRATISTA ni sus dependientes tendrán derecho laboral alguno ni podrán reclamar prestación social alguna al ICETEX. Por lo tanto, el ICETEX sólo contrae la obligación de pagar el precio convenido, ya que son a cargo del CONTRATISTA todos los gastos que ocasione el cumplimiento de las obligaciones que por el contrato adquiere, incluyendo el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones a sus trabajadores.

8.16. CESIÓN DEL CONTRATO

EL CONTRATISTA no podrá ceder los derechos y obligaciones que se deriven del contrato, salvo autorización expresa y escrita del ICETEX.

8.17. GASTOS DEL CONTRATO

Todos los gastos que ocasione el cumplimiento del contrato, serán por cuenta del CONTRATISTA. El ICETEX podrá entonces rechazar los servicios que no reúnan la calidad requerida en el contrato.

8.18. SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO

Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, se podrá de común acuerdo entre las partes, suspender temporalmente la ejecución del contrato mediante la suscripción de un acta donde conste tal evento, sin que para los efectos del plazo extintivo se compute el tiempo de la suspensión.

8.19. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

Los conflictos que se presenten durante la ejecución del objeto contractual, se solucionarán mediante los mecanismos de arreglo directo y conciliación. En caso de que estos mecanismos llegaren a fracasar, se acudirá a la jurisdicción competente.

8.20. INDEMNIDAD

EL CONTRATISTA se obliga a mantener indemne al ICETEX, por cualquier situación o hecho que se derive de la celebración, ejecución, desarrollo, terminación y/o finalización de este contrato o cualquier negocio o negocios jurídicos específicos que se deriven de él o por reclamaciones de terceros o usuarios y/o clientes del ICETEX, y por tanto EL CONTRATISTA se obliga a asumir la defensa del ICETEX y las sanciones, sentencias, conciliaciones, costas de la misma, incluidos los honorarios de abogados, así como las indemnizaciones a las que hubiera lugar. Presentada una reclamación judicial o extrajudicial, EL ICETEX notificará al CONTRATISTA, quien asumirá de inmediato la defensa.

8.21. CONFIDENCIALIDAD

EL CONTRATISTA, con la suscripción del contrato, se compromete a guardar estricta reserva y secreto en relación a la información confidencial que se suministre con ocasión de este contrato o durante su ejecución y hasta su liquidación. En tal sentido, deberá entenderse por "información confidencial" toda la información que EL ICETEX, le suministre, en desarrollo del objeto contractual.

PARÁGRAFO PRIMERO: Que no podrá ser considerada como confidencial la información que sea susceptible de ser conocida mediante la utilización xx xxxxxxx regulares y legales de información ni la información que sea de público conocimiento.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Que de no ser así, se presume que toda información intercambiada entre las partes es confidencial, y debe adecuarse a lo establecido en el presente contrato, salvo que el ICETEX, exprese lo contrario.

PARÁGRAFO TERCERO: Que de conformidad con lo señalado en esta Cláusula, la información confidencial que sea recibida por el CONTRATISTA, será exclusiva y únicamente utilizada para los fines para los cuales fue suministrada y no podrá ser revelada a terceros salvo autorización expresa de la parte que suministró la información.

Dado en Bogotá D. C., 21 xx Xxxx de 2014

ORIGINAL FIRMADO CAMPO XXXXX XXXX PERILLA

Secretario General (E) ICETEX

ORIGINAL FIRMADO

VoB. Técnico XXXXXX XXXXX XXXXX XXXXXXX

Vicepresidente de Operaciones y Tecnología ICETEX

Revisó : Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx – Coordinadora Grupo de Contratación Revisó Técnicamente : Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx – Director de Tecnología

Proyectó : Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx – Abogado Secretaría General

ANEXO No. 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

BOGOTA D. C.,

Señores

INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR

¨XXXXXXX XXXXXX XXXXX¨ -ICETEX-

REF.: INVITACIÓN POR LISTA CORTA No. 007 de 2014

El(los) suscrito(s), actuando en nombre y representación de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX y declaramos):

ofrece (mos)

1. Que tengo(tenemos) poder y/o representación legal para firmar y presentar esta Propuesta y, en consecuencia, que esta Propuesta y el Contrato que llegare a celebrarse en caso de Adjudicación, compromete totalmente a la(s) persona(s) jurídica(s)) que legalmente represento.

2. Que ninguna otra persona o Entidad, diferente a las aquí nombradas, tiene participación en esta oferta o en el Contrato que será el resultado de este proceso de selección y que, por lo tanto, solamente los firmantes están vinculados a dicha oferta.

3. Que hemos estudiado, conocemos, entendemos y aceptamos el contenido de todos los documentos que hacen parte xxx Xxxxxx de Condiciones de la INVITACIÓN POR LISTA CORTA No. 007 de 2014 y sus Anexos, así como de todas las adendas a los pliegos de condiciones, ( ), y demás condiciones e informaciones necesarias para la presentación de esta Propuesta, y aceptamos totalmente todos los requerimientos, obligaciones y derechos establecidos en dichos Pliegos y documentos.

4. Que renunciamos a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los documentos del presente proceso de selección.

5. Que reconocemos la responsabilidad que nos concierne en el sentido de conocer técnicamente las características y especificaciones de los productos y servicios que nos obligamos a producir y prestar y asumimos la responsabilidad que se deriva de la obligación de haber realizado todas las evaluaciones e indagaciones necesarias para presentar la Propuesta, sobre un examen cuidadoso de las características del negocio, de conformidad con lo previsto en el Pliego de Condiciones.

6. Que aceptamos y reconocemos que cualquier omisión en la que hayamos podido incurrir y que pueda influir en nuestra Propuesta, no nos eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que nos lleguen a corresponder como futuros contratistas y renunciamos a cualquier reclamación, reembolso o ajuste de cualquier naturaleza o situación que surja y no haya sido contemplada por nosotros en razón de nuestra falta de diligencia en la obtención de la información.

7. Que nuestra Propuesta básica cumple con todos y cada uno de los requerimientos y condiciones establecidos en los documentos de la Invitación por Lista Corta No. 007 de 2014, sin incluir excepción o condicionamiento alguno para la Adjudicación.

8. Que no existe ninguna falsedad en nuestra Propuesta y que asumimos total responsabilidad frente al ICETEX cuando los datos suministrados sean falsos o contrarios a la realidad, sin perjuicio de lo dispuesto en el Código Penal y demás normas concordantes.

9. Que la información suministrada con nuestra Propuesta no fija condiciones artificialmente bajas con el propósito de obtener la Adjudicación del Contrato.

10. Que con la presentación de la propuesta nos comprometemos a cumplir TODOS los requerimientos descritos en el presente pliego de condiciones.

11. Que aceptamos y autorizamos al ICETEX para que verifique la información aportada con nuestra

Propuesta.

12. En la eventualidad de que nos sea adjudicado el Contrato, nos obligamos incondicional y solidariamente a:

i. Firmar y ejecutar el Contrato, en los términos y condiciones previstos en el Pliego de Condiciones de la INVITACIÓN POR LISTA CORTA No. 007 de 2014, en la minuta del Contrato y en sus Anexos.

ii. Asumir todas las obligaciones emanadas de nuestra Propuesta y de la Adjudicación hasta la efectiva suscripción del Contrato.

iii. Cumplir dentro de los plazos fijados en el Pliego de Condiciones y en la minuta del Contrato todos los trámites necesarios para la firma, legalización y ejecución del mismo.

13. Que de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones, adjunto se presenta la totalidad de la documentación solicitada en el mismo.

14. Que a solicitud del ICETEX me(nos) obligo(amos) a suministrar cualquier información necesaria para la correcta evaluación de esta Propuesta.

15. Que la presente Propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados.

16. Bajo la gravedad del juramento manifiesto (manifestamos) que:

(i) No me(nos) encuentro(encontramos) ni personal ni corporativamente, incurso(s) en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en el artículo 8 y 9 de la Ley 80 de 1993; el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 que adicionó el literal j) al Numeral 1° y un inciso al Parágrafo 1° del Artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y en el Numeral 4 del Artículo 38 de la Ley 734 de 2002 y demás disposiciones legales vigentes y no me(nos) encuentro(encontramos) en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar;

(ii) No me(nos) encuentro(encontramos) incurso(s) en ninguna causal de disolución y/o liquidación y que no me(nos) encuentro(encontramos) adelantando un proceso de liquidación obligatoria o concordato;

(iii) No me(nos) encuentro(encontramos) en proceso de reestructuración según lo previsto en la Ley 1116 de 2006 y que no me(nos) encuentro(encontramos) reportados en listas del Sistema de Administración del Riesgo para el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT.

(iv) No me(nos) encuentro(encontramos) reportado(s) en el Boletín de Responsables Fiscales vigente, publicado por la Contraloría General de la República, de acuerdo con lo previsto en el numeral 4 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, en concordancia con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000.

(v) He (hemos) cumplido con mi (nuestras) obligación(es) de aporte con los sub-sistemas de seguridad social en salud, riesgos profesionales y pensiones, así como mi (nuestras) obligaciones de aporte a las Cajas de Compensación Familiar, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje, de conformidad con lo señalado artículo 46 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N° 030 del 17 de septiembre de 2013.

(vi) Que no he sido (o que ninguno de los miembros de la sociedad que represento o los miembros del consorcio o unión temporal hemos sido) objeto de imposición de multas o incumplimientos dentro de los tres años anteriores a la fecha de presentación de la propuesta. (En caso de haber sido objeto de imposición de multas o incumplimiento deberá diligenciarse el siguiente cuadro:

Multa
Contrato No.	Cantidad	Vigencia en la que se impuso	Entidad que la impuso

Incumplimientos
Contrato No.	Cantidad	Vigencia en la que se impuso	Entidad que la impuso

(vii) De conformidad con las especificaciones técnicas contempladas en el Capítulo IV del presente pliego de Condiciones de la Invitación por Lista Corta No. 007 de 2014, hago constar que he leído y acepto en su TOTALIDAD cada uno de los compromisos puntualizados allí. Por lo anterior adjunto a esta propuesta todos los documentos técnicos solicitados, así como la información requerida para el proceso verificación y evaluación de la misma.

La información relativa al Proponente que podrá ser utilizada por EL ICETEX para todos los efectos del presente proceso de selección es la siguiente:

Nombre del Proponente: NIT del Proponente: Régimen:

Representante legal del Proponente: Documento de identidad del representante legal del Proponente: Dirección del Proponente: Ciudad: Teléfono del Proponente:

Fax del Proponente:

Correo electrónico del Proponente:

ANEXO No. 2 - MODELO CONFORMACIÓN CONSORCIO

Por medio del presente escrito hacemos constar que hemos constituido el CONSORCIO

para participar en la Invitación por Lista Corta No. 007 de 2014

que tiene por objeto seleccionar propuesta para XXXXXXX. Integrantes del consorcio:

1. Nombre:

C.C. o NIT:

2. Nombre:

C.C. o NIT: Aportes: Porcentaje (%) con el que participa cada integrante:

Duración: Por el plazo del contrato y un (1) año más.

Compromiso: Al conformar el consorcio para participar en la INVITACIÓN POR LISTA CORTA, sus integrantes se comprometen a:

1. Participar en la presentación conjunta de la propuesta, así como a suscribir el contrato.

2. Responder en forma solidaria e ilimitada por el cumplimiento total de la propuesta y de las obligaciones que se originen del contrato suscrito con EL ICETEX.

3. Responder en forma solidaria por todas las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato.

4. No ceder su participación en el consorcio a otro integrante del mismo.

5. No ceder su participación en el consorcio a terceros sin la autorización previa de EL ICETEX.

6. No revocar el consorcio durante el tiempo de duración del contrato y un (1) año más.

ORGANIZACIÓN INTERNA DEL CONSORCIO: Para la organización del Consorcio, hemos designado como Representante Legal a , quien tendrá las siguientes facultades:

Para constancia se firma el presente documento en , a los ( ) días del mes de de

NOMBRES Y FIRMAS:

NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo, su contenido podrá ser variado por los PROPONENTES.

ANEXO No. 3 - MODELO CONFORMACIÓN UNIÓN TEMPORAL

Por medio del presente escrito hacemos constar que hemos constituido la UNIÓN TEMPORAL

, para participar en la Invitación por Lista Corta No. 007 de 2014, que tiene por objeto seleccionar propuesta para XXXXXXXX

Integrantes de la Unión Temporal:

1. Nombre:

C.C. o NIT:

2. Nombre:

C.C. o NIT:

Aportes: Porcentaje (%) con el que participa cada integrante:

Duración: Por el plazo del contrato y un (1) año más.

Compromiso: Al conformar la unión temporal para participar en la INVITACIÓN POR LISTA CORTA, sus integrantes se comprometen a:

1. Participar en la presentación conjunta de la propuesta, así como a suscribir el contrato.

2. Responder en forma solidaria e ilimitada por el cumplimiento total de la propuesta y de las obligaciones que se originen del contrato suscrito con EL ICETEX.

3. Responder ante las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

4. No ceder su participación en la unión temporal a otro integrante de la misma.

5. No ceder su participación en la unión temporal a terceros sin la autorización previa de EL ICETEX.

6. No revocar la unión temporal durante el tiempo de duración del contrato y un (1) año más.

ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA UNIÓN TEMPORAL: Para la organización de la Unión Temporal hemos designado como Representante Legal a

, quien tendrá las siguientes facultades:

Para constancia se firma el presente documento en , a los días del mes de

de .

NOMBRES Y FIRMAS:

NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo. Su contenido podrá ser variado por los PROPONENTES

ANEXO No. 4 - MODELO CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO PARAFISCALES

LITERAL C) DEL ARTÍCULO 46 DEL ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA DEL ICETEX N° 030 DEL 17 DE SEPTIEMBRE DE 2013

Yo , identificado con cédula de ciudadanía No.

, en mi calidad de de la empresa con NIT No. , bajo la gravedad del juramento manifiesto que la empresa ha cumplido durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de expedición de la presente certificación, con los pagos al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales y con los aportes parafiscales correspondientes a todos sus empleados vinculados por contrato de trabajo, por lo que declaro que se encuentra x XXX Y SALVO con las Empresas Promotoras de Salud -EPS-, los Fondos de Pensiones, las Administradoras de Riesgos Profesionales -ARP-, las Caja de Compensación Familiar, el ICBF y el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA-.

Firma

Identificación No. En calidad de: Ciudad y fecha:

NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo. Su contenido podrá ser ajustado por los PROPONENTES.

ANEXO No. 5 - PACTO DE INTEGRIDAD

El suscrito a saber , domiciliado en la ciudad de

, identificado con No. quien obra en

, (Escribir si obra en nombre propio o en calidad de representante legal de alguna persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal) y en adelante se denominará el PROPONENTE, manifiesta su voluntad de asumir de manera unilateral, el presente PACTO DE INTEGRIDAD, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

PRIMERO: Que EL ICETEX adelanta el proceso de Invitación por Xxxxx Xxxxx Xx. 000 xx 0000, xxxx xxxxxx xx: “CONTRATAR EL SUMINISTRO, IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE UN SOFTWARE YA DESARROLLADO QUE PERMITA REALIZAR EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DEL ICETEX, DESDE LA ETAPA PREPARATORIA Y EN LAS PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y POSTCONTRACTUAL INCLUIDA LA LIQUIDACIÓN.”

SEGUNDO: Que es interés del PROPONENTE apoyar la acción del Estado Colombiano y del ICETEX para promover la cultura de la probidad y fortalecer la transparencia en los procesos de contratación.

TERCERO: Que siendo el interés del PROPONENTE participar en la INVITACIÓN POR LISTA CORTA mencionada en el considerando primero, se encuentra dispuesto a suministrar la información propia que resulte necesaria para aportar transparencia y objetividad al proceso y en tal sentido suscribe el presente documento y asume los siguientes compromisos:

1. EL PROPONENTE no ofrecerá ni dará sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público en relación con su propuesta, con el proceso de INVITACIÓN POR LISTA CORTA, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.

2. EL PROPONENTE no permitirá que nadie, bien sea empleado suyo o un agente comisionista independiente, o un asesor o consultor lo haga en su nombre.

3. EL PROPONENTE impartirá instrucciones a todos sus empleados, agentes, asesores y a cualquiera otro representante suyo, exigiéndole el cumplimiento en todo momento de las Leyes de la República de Colombia en el presente proceso de INVITACIÓN POR LISTA CORTA y la relación contractual que podría derivarse de ella y les impondrá las siguientes obligaciones:

No ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago a los funcionarios del ICETEX, ni a cualquier otro servidor público o privado que pueda influir en la adjudicación de la propuesta, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia sobre funcionarios públicos, pueda influir sobre la adjudicación de la propuesta.

No ofrecer pagos o halagos a los funcionarios del ICETEX, durante el desarrollo del contrato que se suscriba si llegase a ser elegida su propuesta.

4. EL PROPONENTE no efectuará acuerdos o realizará actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de INVITACIÓN POR LISTA CORTA.

5. EL PROPONENTE se compromete a verificar toda la información, que a través de terceros deba presentar a la Entidad para efectos de este proceso de selección.

6. EL PROPONENTE asumirá la responsabilidad por el suministro de información inconsistente, imprecisa o que no corresponda a la realidad, en el presente proceso.

7. EL PROPONENTE actuará bajo los principios de la ética, la moral, las buenas costumbres, la probidad y en general bajo los principios de transparencia que rigen la contratación administrativa.

8. EL PROPONENTE asume a través de la suscripción del presente compromiso, las consecuencias previstas en este pliego de condiciones si se verificare el incumplimiento de los compromisos de integridad.

9. El PROPONENTE manifiesta y garantiza a través de la suscripción del presente documento, que conoce y respetará las reglas establecidas en el pliego de condiciones y, en consecuencia, aceptará las decisiones que en cumplimiento del mismo tome la Administración.

En constancia de lo anterior, y como manifestación de la aceptación de los compromisos unilaterales incorporados en este pliego de condiciones, se firma el mismo en la ciudad de Bogotá, D.C., a los días del mes de de .

NOMBRE Y FIRMA DEL PROPONENTE

ANEXO No. 6 CRONOGRAMA DEL PROCESO

De conformidad con lo establecido en el Artículo 38 del Acuerdo No. 030 de 2013 “Manual de Contratación del ICETEX”, el cronograma de este proceso de selección será el siguiente:

DESCRIPCIÓN

FECHA

Publicación Pliego de Condiciones e invitaciones a presentar propuesta

22 xx xxxx de 2014

Observaciones a los pliegos de Condiciones por parte de los interesados

Hasta el 28 xx xxxx de 2014, a las 5:30 pm.

Respuesta a las observaciones y adendas por parte del ICETEX

Hasta el 05 xx xxxxx de 2014

Cierre del Proceso y Recepción de Propuestas

09 xx xxxxx de 2014 a las 3:00 p.m. Las propuestas serán radicadas en el punto de radicación de correspondencia a través del aplicativo mercurio, en EL ICETEX ubicado en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x xx Xxxxxx X.X.

Evaluación de las propuestas

Del 10 al 17 xx xxxxx de 2014

Publicación del informe de evaluación y término para que los proponentes presenten observaciones al mismo por escrito en la Secretaría General

18 xx xxxxx de 2014

Publicación del pronunciamiento de la Entidad sobre las observaciones planteadas a las propuestas y a los informes de evaluación, y la decisión final de la adjudicación

24 xx xxxxx de 2014

Suscripción y legalización del contrato

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de notificación de la resolución de adjudicación del proceso de selección

Los plazos señalados en este cronograma podrán ser objeto de modificación según criterio del ICETEX.

ANEXO No. 7 - RELACIÓN DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

(DEBE SER SOPORTADO CON LAS CERTIFICACIONES)


PROPONENTE
FECHA:
CONTRATOS CON LOS CUALES ACREDITA EXPERIENCIA		FECHA INICIACIÓN	FECHA TERMINACIÓN	OBJETO	CUMPLIMIENTO	MODALIDAD DE PARTICIPACIÓN
CONTRATANTE	VALOR	FECHA INICIACIÓN	FECHA TERMINACIÓN	OBJETO	CUMPLIMIENTO	MODALIDAD DE PARTICIPACIÓN




T O T A L

EN EL CASO DE EJECUCIÓN DE CONTRATOS EN UNIÓN TEMPORAL O CONSORCIO, SE DEBERÁ INDICAR LA PARTICIPACIÓN DE LA FIRMA EN PORCENTAJE (%) ANEXAR CERTIFICACIONES EN ORIGINAL O FOTOCOPIA.

Atentamente,

Firma del Representante Legal del proponente

C.C. de

Nombres y apellidos del representante legal del proponente.

Cada una de las certificaciones presentadas por el proponente, deben venir en papelería de la entidad contratante, no se acepta papelería sin el logo y datos de la compañía, a menos que la Entidad Certifique que no expide certificaciones en papelería con logo. La falta de firma de dicha certificación será causal de no evaluación, es decir no se le otorgará puntaje.

ANEXO NO. 8 - PROPUESTA ECONÓMICA

SUMINISTRO, IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE UN SOFTWARE YA DESARROLLADO QUE PERMITA REALIZAR EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DEL ICETEX, DESDE LA ETAPA PREPARATORIA Y EN LAS PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y POSTCONTRACTUAL INCLUIDA LA LIQUIDACIÓN

VALOR PROPUESTA

VALOR SOFTWARE

IVA (16% - SI APLICA)

VALOR TOTAL CONTRATO INCLUIDO IVA

* El valor ofertado contempla todos los costos directos e indirectos que el contrato requiera, de acuerdo a las especificaciones y requerimientos técnicos establecidos por el ICETEX.

Atentamente,

Nombre Completo y Firma de Empresa que Certifica

Identificación No. En calidad de: Ciudad y fecha:

ANEXO No. 9

CERTIFICACIÓN APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (LEY 816/2003)

MARQUE CON X SEGÚN SU PROPUESTA

ORIGEN PRINCIPAL DE LOS

SERVICIOS PROPUESTOS

NACIONAL (*)

IMPORTADO

DILIGENCIAR EL SIGUIENTE CUADRO ÚNICAMENTE SI LA OFERTA CORRESPONDE A SERVICIOS DE ORIGEN EXTRANJERO:

SERVICIOS - PERSONAL - INSUMOS	Componente Nacional (%)	Componente Extranjero (%)

Nombre Completo y Firma de Empresa que Certifica

Identificación No. En calidad de: Ciudad y fecha:

ANEXO No. 10 - MINUTA DEL CONTRATO

Entre los suscritos, xxxxxxxxxxx identificada con la cédula de ciudadanía N° xxxxxxxxxxx expedida en xxxxxxxxxxxxxxx, quien en su calidad de Vicepresidente de Operaciones y Tecnología nombrado mediante Resolución N° xxx del XX de XX de XXX, posesionado mediante Acta N° XX del XX° de XXXX de 2014, delegado para contratar, según el numeral 2º del artículo quinto de la Resolución N° 1071 del 26 de noviembre de 2013, actúa en nombre y representación del INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR XXXXXXX XXXXXX XXXXX -ICETEX- NIT. 899.999.035- 7, Entidad Financiera de

naturaleza especial, creada mediante el Decreto-Ley 2586 de 1950, reorganizada por el Decreto Ley 3155 de 1968 y transformada por la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, reestructurada por el Decreto N° 380 de 2007, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, y quien para efectos del presente documento se denominará el ICETEX, NIT. 899.999.035-7 por una parte, y por la otra identificado con cédula de ciudadanía No. expedida en , actuando en nombre y Representación Legal de , NIT , debidamente facultado para la celebración del presente, quien en lo sucesivo se denominará el CONTRATISTA, hemos convenido en suscribir el presente contrato de suministro, previas las siguientes consideraciones: a) Que mediante publicación xxx xxxxxx de condiciones e invitación a presentar propuestas el día de de 2014, se dio apertura al proceso de Invitación por Lista Corta No. 007 de 2014, cuyo objeto es Contratar el suministro, implementación y puesta en marcha de un software ya desarrollado que permita realizar el seguimiento y control de las actividades relacionadas con los procesos de contratación del ICETEX, desde la etapa preparatoria y en las precontractual, contractual y postcontractual incluida la liquidación. b) Que el proceso de selección se adelantó bajo la modalidad de Invitación por Lista Corta, conforme al artículo 38 del Manual de Contratación del ICETEX. c) Que según consta en el Acta de Cierre de la Invitación por Lista Corta se presentaron propuestas de las siguientes compañías: d) Que una vez evaluadas las propuestas, el comité evaluador recomendó adjudicar la Invitación por Lista Corta No. 007 de 2014, al(los) proponente(s) indicado(s) en el Acta. e) Que la Entidad cuenta con la disponibilidad presupuestal suficiente para atender las obligaciones que emanen de la suscripción del contrato de seguro adjudicado. f) Que mediante Resolución No. de se adjudicó la Invitación por Lista Corta en comento a la(s) firma(s) g) Que con base en las anteriores consideraciones y conforme a lo dispuesto en el pliego de condiciones, el ICETEX y el CONTRATISTA hemos acordado suscribir el presente contrato de suministro, con observancia de lo dispuesto en las normas civiles y comerciales, el Manual de Contratación de la Entidad y sus normas concordantes y reglamentarias, las cuales se establecen así: CLÁUSULA PRIMERA.–OBJETO: Contratar el suministro, implementación y puesta en marcha de un software ya desarrollado que permita realizar el seguimiento y control de las actividades relacionadas con los procesos de contratación del ICETEX, desde la etapa preparatoria y en las precontractual, contractual y postcontractual incluida la liquidación. CLÁUSULA SEGUNDA.- PLAZO: El plazo del presente Contrato será de xx

(x) meses, contados a partir del acta de iniciación, previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. CLÁUSULA TERCERA.- VALOR: Para todos los efectos legales, el valor del contrato es hasta por la suma de XXXXX MILLONES XXXX MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($XXX.XXX.XXX,oo) incluido IVA. CLÁUSULA CUARTA.- FORMA DE PAGO: El ICETEX cancelará al CONTRATISTA el valor del presente contrato de la siguiente manera: El ICETEX cancelará al CONTRATISTA el valor del presente contrato de la siguiente manera: 1. Un primer pago correspondiente al 30% del valor total del contrato: A la instalación y parametrización del aplicativo aprobada por la interventoría, entrega de las licencias de uso y garantía. 2. Un segundo pago correspondiente al 20% del valor total del contrato a la integración las aplicaciones existentes en el ICETEX y un tercer pago correspondiente al 50% del valor total del contrato a la puesta en producción de la aplicación. PARAGRAFO PRIMERO: Cada uno de los pagos por evento se harán previa presentación de los siguientes documentos: (i) La factura o cuenta de cobro correspondiente; (ii) El certificado de cumplimiento a satisfacción expedido por la Supervisión del contrato. (iii) La Certificación expedida por el Representante legal o

revisor fiscal, en la que acredite estar al día en los aportes al Sistema General de la Seguridad Social, así como los propios xxx XXXX, ICBF y Cajas de Compensación Familiar y parafiscales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 46 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo 030 del 17 de septiembre de 2013). PARÁGRAFO SEGUNDO: Los pagos se efectuarán a través de transferencia electrónica en la cuenta bancaria que EL CONTRATISTA haya informado por escrito al ICETEX. CLÁUSULA QUINTA.- IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: El valor del contrato de acuerdo con lo previsto en las Cláusulas Tercera – Valor y Cuarta – Forma de Pago del presente contrato, está disponible en el Rubro G311002004005003 MANTENIMIENTO SOFTWARE, según consta en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP EF-2014-208 del 10 xx xxxxx de 2014 expedido por el Coordinador del Grupo de Presupuesto del ICETEX. CLÁUSULA SEXTA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En virtud del presente Contrato EL CONTRATISTA adquiere las siguientes obligaciones: 1. Cumplir con las obligaciones generales y específicas que se generen de la naturaleza jurídica del contrato de suministro, implementación y puesta en marcha de un software ya desarrollado que permita realizar el seguimiento y control de las actividades relacionadas con los procesos de contratación del ICETEX, desde la etapa preparatoria y en las precontractual, contractual y postcontractual incluida la liquidación. 2. Desarrollar el contrato, de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas por el ICETEX, en las condiciones y con el personal ofrecido en la propuesta.

3. Asignar un gerente del proyecto, el cual, debe encargarse de realizar y gestionar las respectivas actas y documentación que se genere en desarrollo del contrato y hacer seguimiento al cronograma de trabajo. 4. Presentar los informes de avance del proyecto de implementación de la solución. 5. Entregar el cronograma de trabajo detallado con el recurso humano que trabajara en cada una de las etapas de levantamiento de información, parametrización, entrega y despliegue del aplicativo. 6. Entregar e implantar la solución que cumpla con todos los requerimientos funcionales y no funcionales establecidos en el alcance y anexo técnico. 7. Brindar la capacitación funcional y técnica del aplicativo implementado una vez la aplicación este parametrizada de acuerdo a la realidad institucional definida en el alcance del proyecto y los prototipos del deber ser aprobados por la Secretaría General y Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología así como el Grupo de Contratación y el Interventor del contrato que se suscriba. 8. Entregar la licencia de uso del aplicativo, la cual, se emitirá por tiempo indefinido y sin límite de usuarios. 9. Xxxxxxx el servicio de garantía y soporte durante un año después de terminado el contrato a través de un equipo de trabajo de acuerdo con el acuerdo de nivel de servicio que se defina conjuntamente. 10. Realizar las pruebas funcionales y técnicas, asegurando la calidad del servicio antes de la entrega al usuario final. 11. Brindar acompañamiento en puesto de trabajo al usuario final, una vez el aplicativo este en producción y brindar la capacitación necesaria con el fin de reforzar el uso y determinar si se requiere ajustes o mejoras. 12. Entregar el manual de administrador, Manual de Usuario, Manual Técnico, Guías Rápidas de usuarios con sus respectivos videos enfocados al usuario. 13. Transferir el conocimiento de manera total y sin limitación alguna al ICETEX, de los derechos de uso que le corresponden sobre las parametrizaciones, procesos, procedimientos internos y datos que resulten del presente contrato. 14. Presentar periódicamente según se haya definido en la cláusula de forma de pago, las facturas para su pago, junto con el visto bueno del supervisor del contrato, la acreditación del cumplimiento de las obligaciones laborales, de seguridad social y parafiscal según el caso. 15. Entregar los bienes en el sitio y en las condiciones señaladas en los requerimientos funcionales y técnicos. 16. Cumplir con todas las condiciones técnicas, económicas, comerciales y de calidad de los productos suministrados, de la forma en que se definieron en la oferta. 17. Reportar por escrito cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados y en este sentido, colaborar en lo que sea necesario para que el servicio contratado se cumpla de manera satisfactoria y que éste sea de la calidad requerida. 18. Constituir y presentar las garantías en la forma y condiciones exigidas. 19. Mantener la reserva legal sobre la información o documentación del ICETEX, guardar confidencialmente y no divulgar la información que haya recibido o que reciba para el cumplimiento del contrato y responder ante la ICETEX y ante terceros por cualquier violación a dicha reserva. 20. Obrar con buena fe en las distintas etapas contractuales evitando las dilaciones y en trabamientos que pudieran presentarse, y obligándose no sólo a lo pactado expresamente, sino a todo lo que corresponda a la naturaleza del mismo, según la ley, la

costumbre mercantil o la equidad natural. 21. Cumplir con las especificaciones del servicio, tal y como se establecen en el Capítulo IV xxx xxxxxx de condiciones de la Invitación por Lista Corta No. 007 de 2014. 22. Acreditar, de conformidad con lo señalado en el artículo 46 del Acuerdo de Junta Directiva de ICETEX N° 030 del 17 de septiembre de 2013, el cumplimiento del pago mensual de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Cajas de Compensación Familiar, mediante certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal según el caso. Cuando el Proponente sea Consorcio o Unión Temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integran, deberán certificar que se encuentran en cumplimiento de la anterior obligación, al momento de presentar la propuesta. 23. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan por escrito por parte del ICETEX, acorde con la naturaleza del contrato. 24. Las demás que por la naturaleza del contrato le corresponda cumplir al Contratista. CLÁUSULA SÉPTIMA.- OBLIGACIONES DEL ICETEX: En virtud del presente Contrato EL ICETEX se obliga a: 1. Pagar el valor establecido en la Cláusula Tercera.- Valor del presente contrato. 2. Vigilar, supervisar y/o controlar la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato 3. Proporcionar la información y documentación requerida para la normal ejecución del objeto contractual. 4. Exigir la presentación de los recibos que acrediten el cumplimiento del pago de aportes- al Sistema de Segundad Social Integral en salud y pensión. 5. Solicitar al contratista los informes periódicos y de acuerdo al plan de trabajo relacionados con la ejecución y avance del contrato. 6. Cumplir en su totalidad con los requerimientos funcionales y tecnológicos. CLÁUSULA OCTAVA.- ENTREGABLES: EL CONTRATISTA deberá presentar la siguiente Documentación Técnica: 1. Plan de Trabajo de la implementación de la solución. 2. Medios magnéticos y licencia del software de carácter perpetuo. 3. Sistema de contratación instalado y en funcionamiento.

4. Capacitación para todos los funcionarios del ICETEX intervinientes en los procesos a nivel nacional, dicha capacitación incluye registro con firma por cada funcionarios y/o contratista que deben ser capacitados para el aplicativo, así como su correspondiente certificación. CLÁUSULA NOVENA.- GARANTÍAS: EL CONTRATISTA constituirá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, una garantía expedida en el formato “GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO” en favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” -ICETEX. NIT. 899.999.035-7 FORMATO ENTIDADES PÚBLICAS con una compañía de seguros, establecida en el país y cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que ampare los siguientes riesgos: A) CUMPLIMIENTO: Deberá garantizar el cumplimiento general del contrato, por el veinte por ciento (20%) del valor del mismo, con una vigencia que cubra el plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más. B) CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL SOFTWARE OFRECIDO: Deberá garantizar la calidad y correcto funcionamiento del software ofrecido por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia que cubra el plazo del mismo y un (1) año más. C) CALIDAD DEL SERVICIO: Deberá garantizar la calidad de los servicios conexos al suministro del software contratado por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia que cubra el plazo del mismo y cuatro (4) meses más. D) PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: Deberá garantizar el pago de los salarios y prestaciones sociales del personal utilizado para llevar a cabo la ejecución del contrato equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato con una vigencia igual al plazo del mismo y tres (3) años más. PARÁGRAFO PRIMERO: La vigencia de estos amparos deberá ajustarse a la fecha de iniciación del contrato y de todas las modificaciones que surjan en desarrollo del mismo. PARÁGRAFO SEGUNDO: La Garantía Única de Cumplimiento requiere aprobación de la Secretaria General del ICETEX para la ejecución del contrato de conformidad con lo establecido en el artículo 29 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo de Junta Directiva No. 030 del 17 de septiembre de 2013). La aprobación mencionada se dará siempre y cuando la garantía reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de casa instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso. CLÁUSULA DÉCIMA.- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: EL CONTRATISTA manifiesta bajo la gravedad del juramento que no se encuentra incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en el artículo 8 y

9 de la ley 80 de 1993, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, ni en los artículos 1, 2, 3, 4 y 90 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y demás normas vigentes, reglamentarias y concordantes, ni encontrarse en conflicto de intereses con el ICETEX. El juramento se entiende prestado con la suscripción del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA.- SUPERVISIÓN: La vigilancia y control de la ejecución del presente contrato estará a cargo del funcionario que para el efecto designe el ICETEX. Serán funciones de la Supervisión del contrato, las señaladas en el artículo 51 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No.030 del 17 de Septiembre de 2013, las previstas en los artículos 83 y 84 de la ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y las que se señalan a continuación: a) Colaborar con EL CONTRATISTA para la correcta ejecución del objeto del Contrato. b) Verificar que EL CONTRATISTA cumpla las obligaciones previstas en el presente contrato. c) Determinar de acuerdo con los procedimientos y procesos, el tiempo en que EL CONTRATISTA debe realizar las actividades contratadas. d) En caso de incumplimiento por parte EL CONTRATISTA de cualquiera de sus obligaciones contractuales, adelantar los trámites necesarios para la aplicación de las sanciones contractuales a que haya lugar.

e) En los eventos de adición, prórroga, cesión o cualquier modificación del contrato, solicitar el trámite respectivo mínimo con diez (10) días de anticipación a la fecha de vencimiento del contrato para el caso de las adiciones o a la fecha en la cual se pretende suscribir el documento para el caso de las modificaciones. f) Verificar la conformidad de los aportes mensuales al Régimen General del Sistema de Seguridad Social y parafiscales. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA.- MODIFICACIONES AL CONTRATO: Cualquier modificación al presente contrato deberá hacerse por escrito. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA.- RÉGIMEN LEGAL Y JURISDICCION: El presente contrato está sometido en un todo a la ley colombiana y se rige por las disposiciones civiles y comerciales pertinentes, al Manual de Contratación del ICETEX, adoptado mediante Acuerdo 030 del 17 de 2013; y en todo aquello que no esté regulado de manera expresa, por las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y demás normas reglamentarias y concordantes. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA.- MULTAS: En virtud del deber de control y vigilancia sobre el presente contrato, y de conformidad con lo establecido en los Incisos Primero y Segundo del Artículo 52 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo No. 030 del 17 de septiembre de 2013), EL ICETEX tendrá la facultad de pactar con EL CONTRATISTA las multas con el fin de conminarla al cumplimiento de sus obligaciones, en los términos que establece en el presente contrato. Para tales efectos, las partes acuerdan que en caso de incumplimiento de alguna de las obligaciones adquiridas EL CONTRATISTA o cumplidas deficientemente o por fuera del término estipulado para cada obligación, se causará una multa equivalente hasta el uno por mil (1/1000) del valor del contrato por cada día calendario transcurrido a partir de la fecha prevista para el cumplimiento de dichas obligaciones. La imposición de la multa atenderá los criterios de razonabilidad, proporcionalidad y gravedad de la obligación incumplida. Si pasaren más de treinta (30) días calendario, sin que EL CONTRATISTA haya cumplido, la actividad obligacional en xxxx, el ICETEX podrá terminar el presente contrato, ya que la xxxx por más de treinta (30) días se considera un incumplimiento grave. El monto máximo de las multas a imponer será equivalente al valor asegurado mediante el amparo de cumplimiento. PARÁGRAFO: El procedimiento aplicable para la imposición de multas será el consagrado en el Parágrafos Tercero del artículo 52 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo No. 030 del 17 de septiembre de 2013), o el que se encuentre vigente al momento de aplicación. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA.- PENAL PECUNIARIA: En caso de declaratoria de incumplimiento EL CONTRATISTA pagará a EL ICETEX a título de Cláusula Penal Pecuniaria una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presente Contrato. PARÁGRAFO: El procedimiento aplicable para la declaratoria de incumplimiento será el consagrado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) o el que se encuentre vigente al momento de su aplicación. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA.- NATURALEZA DE LA VINCULACIÓN: Este contrato no genera vinculación laboral entre EL ICETEX y EL CONTRATISTA, ni entre EL ICETEX y los dependientes del CONTRATISTA, en consecuencia ni EL CONTRATISTA ni sus dependientes tendrán derecho laboral alguno ni podrán reclamar prestación social alguna a EL ICETEX. PARÁGRAFO: Para todos los efectos, del presente contrato se entiende que EL CONTRATISTA prestará sus servicios por su cuenta y riesgo, con autonomía e independencia técnica y administrativa, en

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PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y POSTCONTRACTUAL INCLUIDA LA LIQUIDACIÓN

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