MANUAL DE CONTRATACIÓN PRESENTACIÓN

MANUAL DE CONTRATACIÓN PRESENTACIÓN

Atendiendo lo dispuesto en las normas vigentes que rigen los contratos de las entidades estatales, y adicionalmente, la regulación existente sobre toda contratación que se adelante con recursos públicos, la Dirección Nacional de Derecho de Autor ha actualizado y aprobado el presente MANUAL DE CONTRATACION, en donde se consignan las obligaciones respecto a las actuaciones institucionales para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

El Manual mencionado incluye los procedimientos internos a utilizar en los diferentes procesos de contratación para la selección de contratistas, acorde a las características particulares que presenta la Dirección Nacional de Derecho de Autor, los cuales deben adelantarse dentro de estrictas condiciones de responsabilidad, economía y transparencia que garanticen una escogencia objetiva de la mejor propuesta.

Es importante mencionar y destacar que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Les son aplicables igualmente las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.

1. ASPECTOS BÁSICOS DE LA CONTRATACIÓN

El proceso de contratación en Colombia se encuentra regulado por la Ley

80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios en

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especial el Decreto 1510 de 2013, entre otros, y está sujeto a constantes modificaciones, que deben ser tenidas en cuenta por los operadores en el curso de los procesos contractuales, con el fin de evitar inconvenientes que puedan viciar los mismos.

Esta nueva dinámica contractual se ha suscitado, como componente para la búsqueda de la consolidación de los fines esenciales del Estado, bajo el amparo de la colaboración de la provisión de los proveedores de bienes y servicios, bajo el designio de los principios de la función pública y bajo el criterio principal con el cual ha sido concebida la Agencia de Contratación COLOMBIA COMPRA EFICIENTE, para organizar el proceso de compras y contratación con lo cual se pretende que la actividad sea más eficiente.

Es indiscutibles afirmar que el éxito del proceso contractual se logra con el cumplimiento de cada uno de los pasos y etapas consagrados en las normas, y con la coordinación entre las diferentes dependencias o instancias que participan en el mismo, se presenta este Manual de Contratación y de Supervisión, que servirá de guía de gestión y orientación en el desarrollo de la actividad contractual, buscando garantizar que la adquisición de bienes y servicios para el cumplimiento de los fines de la DNDA, y que éste se realice con los más altos niveles de eficiencia y efectividad y que la supervisión de los contratos se desarrolle conforme a las normas legales, buscando el cumplimiento de los cometidos institucionales. Por lo tanto, la DNDA, con el presente manual, pretende dar efectivo cumplimiento a lo establecido por el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, que establece que:

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“Las entidades estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del presente decreto.”

La nueva normativa incorpora las mejores prácticas internacionales en la planeación de la contratación y las compras públicas, hace ajustes en el registro único de proponentes, en la capacidad residual, en la subasta inversa, en el concurso de méritos, en la aplicación de acuerdos comerciales y en el régimen de garantías, entre otros.

En tal sentido, se detallan a continuación los lineamientos aprobados por la Dirección General de la entidad, acorde con la condición jurídica, presupuestal y administrativa de la Unidad Administrativa Especial.

1.1 MARCO LEGAL

La Dirección Nacional de Derecho de Autor es una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio del Interior, la cual posee personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente. El régimen jurídico aplicable en materia presupuestal, de administración de personal y de contratación, será el mismo que rige para los establecimientos públicos, ajustados para ello a la naturaleza jurídica y la estructura determinada en el Decreto número 2041 del 29 xx xxxxxx de 1991.

El régimen para la contratación en la Dirección Nacional de Derecho de Autor se ajusta a lo dispuesto el Estatuto General de Contratación Pública y demás normas que lo reglamenten o complementen, en especial las que se mencionan a continuación:

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 Ley 80 de 1993. “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.

 Ley 1150 de 2007. “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”

 Decreto 4170 de 2011 “Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación”

 Documento CONPES 3714 de 2011 “Del riesgo previsible en el marco de la política de contratación pública”

 Ley 1450 de 2011 “Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014”

 Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

 Decreto Ley 019 de 2012 Artículo 227 – “Por el cual se expide la Ley Antitrámites”

 Decreto 1510 de 2013. “Por el cual se reglamenta el Sistema de Compras y Contratación Pública”

LEYES QUE REGLAMENTA EL DECRETO 1510 DE JULIO 17 DE 2013

Ley 80 de 1993	Por el cual se expide el Estatuto General de Contratación Pública. Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 679 de 1994, 626 de 2001, 2170 de 2002, 3629 y 3740 de 2004, 959, 2434 y 4375 de 2006; 2474 de 2008 y 2473 de 2010. (Los decretos derogados en su integridad por el Dec 1510 de 2013 son el Dec. 734 de 2012 y Dec. 1397 de 2012)
Ley 1150 de 2007	Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la

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transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones

generales sobre la contratación con recursos públicos”

NORMATIVA APLICABLE

 Ley 87 de 1993. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.

 Ley 190 de 1995. “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”.

 Ley 361 de 1997. “Por la cual se establecen mecanismos de integración social de las personas con limitación y se dictan otras disposiciones”.

 Ley 489 de 1998. “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

 Ley 599 de 2000. “Por la cual se expide el Código Penal”.

 Ley 610 de 2000. “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías”.

 Ley 617 de 2000. “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la ley

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orgánica de presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional”.

 Ley 678 de 2001. “Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado, a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición”.

 Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.

 Ley 789 de 2002. “Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo”.

 Ley 816 de 2003. “Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación pública”.

 Ley 819 de 2003. “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones”.

 Ley 828 de 2003. “Por la cual se expiden normas para el Controla la Evasión del Sistema de Seguridad Social”.

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 Ley 905 de 2004. “Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre la promoción del desarrollo de la micro, pequeña, mediana empresa colombiana y se dictan otras disposiciones.

 Ley 996 de 2005. “Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, de conformidad con el artículo 152 literal

f) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones.

 Ley 1450 de 2011. “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010 – 2014”.

 Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”

 Ley 1508 de 2012. “Por la cual se establece el régimen Jurídico de las Asociaciones Público Privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones”

 Decreto 1477 de 1995. “Por el cual se reglamenta la Ley 190 del 6 xx xxxxx de 1995 en materia de publicación de contratos en el Diario Único De Contratación Pública”.

 Decreto 2232 de 1995. “Por medio del cual se reglamenta la Ley 190 de 1995 en materia de declaración de bienes y rentas e informe de actividad económica y así como el sistema de quejas y reclamos”.

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 Decreto 327 de 2002.”Por medio del cual se deroga el Decreto 2504 de 2001 y se reglamenta el parágrafo 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993”.

 Decreto Ley 4170 de 2011. “Por la cual se crea la Agencia Nacional de contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-, se determinan sus objetivos y estructura”.

 Decreto 019 de 2012. “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública."

Es necesario tener presente que el Decreto 111 de 1996, las leyes de presupuesto, los decretos de liquidación, normas sobre austeridad del gasto y las relacionadas con la distribución del presupuesto en la Dirección Nacional de Derecho de Autor, también forman parte del marco legal de contratación de la entidad. Igualmente, son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas materias no reguladas por el Estatuto General de Contratación Pública.

1.2 ALCANCE

El Manual de Contratación contempla las disposiciones que regulan la actividad contractual, los procedimientos y las actividades de planeación, ejecución y control de los procesos de contratación de bienes, servicios y otros tipos de contratos a celebrar por la Dirección Nacional de Derecho de Autor, identificando y responsabilizando a las dependencias y servidores públicos que intervienen en ellos, de manera que se facilite el

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normal, eficiente y económico desarrollo en la ejecución de las actividades contractuales.

1.3 PRINCIPIOS DE LA CONTRATACION

La contratación en la Dirección Nacional de Derecho de Autor se regirá bajo los siguientes principios:

 Igualdad: La entidad buscará que todas las personas se encuentren en un plano de igualdad y por lo tanto reciban el mismo tratamiento y oportunidad en los procesos de contratación.

 Buena fe: Todas las etapas que se surtan en el proceso de contratación se realizarán bajo los postulados de la buena fe, la cual se presume en todas las actividades que se adelanten.

 Celeridad: Las normas y procedimientos establecidos en este manual deben ser utilizados como un medio para agilizar las decisiones y para que los trámites de la contratación se cumplan con eficiencia y eficacia.

 Eficiencia: La Dirección Nacional de Derecho de Autor se obliga en sus procesos contractuales a la correcta asignación y utilización de los recursos de tal forma que garantice un costo razonable.

 Publicidad: Se suministrará a las autoridades y a los particulares que lo soliciten, la información pertinente sobre los procesos de contratación.

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 Transparencia: Las actuaciones contractuales se deberán establecer en forma clara y honesta dentro de los procesos de selección, contratación y ejecución. En consecuencia la escogencia del contratista se efectuará siempre a través de una de las siguientes modalidades: licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa o mínima cuantía, según lo señala el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la Ley 1450 de 2011 y la Ley 1474

de 2011.

 Economía: La Dirección Nacional de Derecho de Autor en virtud de este principio, realizará los procesos para la selección, contratación y ejecución de los contratos con la mayor celeridad posible y utilizando la menor cantidad de recursos, sin que afecte la calidad de los procesos.

 Responsabilidad: En virtud de las actuaciones contractuales, los servidores públicos, los contratistas, consultores, asesores e interventores deberán responder por sus actuaciones y omisiones contrarias al derecho, que causen perjuicio a la entidad.

 De la ecuación contractual: En los contratos estatales se mantendrá la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o de contratar, según el caso. Si dicha igualdad o equivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptarán en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento.

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 Selección Objetiva: Es compromiso realizar una selección objetiva, en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca sin que sus decisiones se vean afectadas por factores de afecto, interés o cualquier otra motivación subjetiva, según se establece en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 88 de la Ley 1474 de 2011.

1.4 COMPETENCIA

Le compete al Director General de la Dirección Nacional de Derecho de Autor ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y escoger contratistas, según el caso, en su calidad de representante legal de la entidad, según lo señala el artículo 11, numeral 1 de la ley 80 de 1993.

El representante legal de la entidad podrá delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo. En ningún caso, el representante legal quedará exonerado por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.

1.5 RESPONSABILIDAD

La responsabilidad de los intervinientes en el proceso contractual, es la siguiente:

 La entidad: Por actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones que causen perjuicios.

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 Los servidores públicos: Tendrán responsabilidad disciplinaria, fiscal civil y penalmente por sus acciones y omisiones.

 Los contratistas: La responsabilidad es civil y penalmente por sus acciones y omisiones.

 Los consultores, interventores, asesores y supervisores: Tendrán responsabilidad civil, disciplinaria y penal tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato respectivo, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables que causen daño o perjuicio a las entidades derivado de la celebración y ejecución del contrato en los que hayan ejercido o ejerzan funciones de consultoría, interventoría, asesoría o supervisión.

2. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

La adquisición de bienes, servicios y/u obras en la Dirección Nacional de Derecho de Autor, tendrá como soporte para su ejecución la elaboración y aprobación por parte de la Dirección General de un plan de compras y contratación anual, para lo cual se requiere el concurso de todas las dependencias en el proceso de identificación y requerimiento de las necesidades en cada vigencia. Al respecto, debemos tener en cuenta en los siguientes aspectos:

2.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (art. 74 Ley 1474 de 2011 y art 4 del Decreto 1510 de 2013)

La Dirección Nacional de Derecho de Autor elaborará anualmente el plan anual de adquisiciones que contiene la lista de bienes, obras y

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servicios que requiere para el cumplimiento de los fines y objetivos institucionales que le competen, acorde con los recursos presupuestales que se le asignen para cada vigencia fiscal.

E•Nl ePcelasindadAdneuaadlqudireir AdquisicionPeslabunsecaacromunica•rPliannfdoermAdaqcuiisóicnionúetsil y

tebmiepneras ny/ao saerlvoicsiosproveedor•eDsetpeormteinnacrivailaebsiliddaed las entidapardoebsadeostatales, para

qupaeraéscutomspplirarticipen de las•aEdlaqbuoriasricpilaonnaensuqalue hace el Estado.

funciones de la

entidad

de adquisiciones

El Plan Anual de Adquisic•iAopnreobsaerspluannadeherramienta para: (i) facilitar a las

adquisiciones

entidaEdnestreastdataales identificar, registrar, programar Syaldiidvualgar sus

necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

En el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad debe señalar la necesidad, identificar el bien, obra o servicio utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista y la fecha aproximada en la cual la Entidad iniciará el proceso de contratación. El referido documento debe realizarse conforme a los lineamientos de Colombia Compra Eficiente y al formato que dicha Entidad provea para realizar el plan.

Para ello dentro de la vigencia anterior todas las dependencias elaborarán su plan anual de adquisiciones con base en sus necesidades y lo remitirán a la Coordinación de Xxxxxxx, quién consolidará la información y conjuntamente con el Subdirector Administrativo, estructurarán una propuesta de plan anual de adquisiciones ajustada a los recursos disponibles.

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Durante el segundo semestre de cada vigencia, la propuesta será remitida a la Dirección General, jefes de dependencia y coordinadores de grupo para conocimiento y observaciones pertinentes, regresándola nuevamente a la Subdirección Administrativa para los ajustes necesarios y remitiéndola finalmente al Director General de la entidad para la aprobación.

En el mes de diciembre de cada vigencia y una vez se conozca el decreto de liquidación del Presupuesto Público Nacional, se revisará nuevamente el plan anual de adquisiciones para hacer los correctivos necesarios que hagan compatible la propuesta con los recursos asignados.

Cuando se requiera la adquisición de un bien, servicio u obra no incluido en el plan anual de compras y contratación aprobado, será necesario adelantar el trámite para modificar y actualizar el citado plan de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, actividad bajo la responsabilidad del Subdirector Administrativo.

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Es importante anotar que el Plan Anual de Adquisiciones no obliga a la DNDA a efectuar los procesos de adquisición que están allí contenidos e igualmente no se deben registrar lo relativo a Caja Menor, Nómina y Servicios Públicos.

Conforme se establece en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y en el artículo 6 del Decreto 1510 de 2013, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, se debe publicar el Plan Anual de Adquisiciones en la página web de la DNDA y en el SECOP, como parte del plan de acción requerido en el citado artículo. Igualmente, la DNDA debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia y de forma imperativa deberá hacerlo cuando: i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección y/o origen de los recursos ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios; iii) excluir obras, bienes y/o servicios o iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones.

2.1.1. Hacer – Desarrollo del proceso contractual

De conformidad con la normatividad vigente, la cuantía, el tipo de contrato a celebrar y lo establecido en el plan de adquisiciones, la Coordinadora del Grupo de Compras a través de la Subdirección Administrativa dará inicio al proceso de contratación de acuerdo a lo establecido en este manual y los procedimientos indicados para el efecto.

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Etapa Previa

Etapa Precontractual

ENTRADAS

Plan de Compras

Etapa

Contractual

Etapa Postcontractual

Adquisiciones SALIDAS

2.1.2.Etapa previa – Requisitos mínimos

Esta etapa va desde la aprobación del plan de adquisiciones para la vigencia hasta que se da inicio a la selección de contratista en cualquiera de las modalidades de selección contempladas en la ley.

El proceso de contratación solo puede dar inicio previa verificación de los siguientes requisitos mínimos:

a) Estudios y documentos previos con sus correspondientes soportes

b) Matriz de riesgos.

c) Certificado de disponibilidad presupuestal.

d) Designación del Comité Asesor y Evaluador cuando aplica.

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e) Autorizaciones y aprobaciones que se requieran para contratar cuando se requiera.

• Plan de

Adquisiciones

Etapa Previa • Estudios previos aprobados

• CDP vigente

• Designación del

Entradas

• Ajustar Estudios previos y matriz de riesgos.

• Expedir CDP

• Designar comite asesor y

evaluador

• Obtener autorizaciones

comité asesor y evaluador (cuando aplique)

• Autorizaciones y aprobaciones para contratar

Salidas

2.1.3.Etapa precontractual – Evaluación y selección de contratista

En esta etapa comprende la planeación, preparación y realización del proceso, por lo que en esta etapa la DNDA evalúa y selecciona sus contratistas de forma objetiva en función de su capacidad para suministrar bienes y/o servicios de acuerdo con los requisitos establecidos por la entidad y a la favorabilidad para esta de acuerdo a las

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diferentes modalidades de selección, una vez elegido la DNDA se compromete a suscribir el respectivo contrato.

Esta etapa comprende el momento en que la DNDA exterioriza su voluntad de celebrar un contrato a través de un aviso de convocatoria pública para la contratar la adquisición de un bien, obra o servicio hasta la suscripción del contrato o la comunicación de la aceptación de la oferta que es cuando se entiende el contrato perfeccionado.

2.1.3.1. Características

a) La DNDA a través del aviso de convocatoria que se publica en la página web de la Entidad y el Portal Único de Contratación da a conocer la intención de contratar un determinado bien o servicio.

b) Los proponentes interesados deben presentar su oferta conforme a lo establecido en el pliego de condiciones o invitación publica acreditando los requisitos habilitantes y los demás requerimientos que la Entidad considere pertinentes y proporcionales conforme al bien o servicio a contratar, el sector en el que se encuentra el bien o servicio y el presupuesto aprobado.

c) Con el cierre y entrega de propuestas empieza la etapa de evaluación el cual consta de una evaluación preliminar de las ofertas recibidas con su respectivo traslado a los proponentes, termino en el cual la Entidad puede o no recibir observaciones acerca de este primer informe de evaluación. Una vez vencido el término de traslado, la Entidad responde las observaciones en el evento en que estas se hayan presentado y posteriormente, realiza el informe de evaluación definitivo. Cada uno de estos informes se publica en la página web y el SECOP.

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d) Esta etapa culmina con la selección del proponente que cumpla con los requisitos habilitantes y demás requerimientos conforme al pliego de condiciones o invitación pública y que satisfaga los intereses y necesidades de la Entidad. Se hace la adjudicación del contrato la cual se formaliza con la comunicación al proponente favorecido en la cual se da a conocer la disposición de la DNDA de celebrar el contrato, y la oportunidad para suscribirlo. En este momento la DNDA queda vinculada con el proponente, acto que no es revocable.

2.1.3.2. Requisitos

a) Los términos de la convocatoria deben ser claros, objetivos, justos y completos.

b) El solicitante del bien o servicio en la Entidad debe incluir en los pliegos de condiciones o invitación pública toda la información del producto y/o servicio por adquirir, cuando sea apropiado:

a. los requisitos para la aprobación del producto y/o servicio, procedimientos, procesos y equipos.

b. Los requisitos para calificación del personal.

c. Los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad.

c) Los criterios para la evaluación y selección del contratista deben hacerse públicos y respetarse en el momento de tomar la decisión de adjudicación. Es indispensable dejar registro de esta decisión y de las acciones necesarias derivadas de estas.

d) Conforme al principio de publicidad todas las actas, informes, actos administrativos, pliegos de condiciones, invitaciones públicas, anexos o cualquier otro documento relacionado con los

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procesos de contratación que expida la Entidad deben publicarse en el SECOP y pagina web de la Entidad.

• CDP Vigente

• Estudios Previos

• Autorizaciones y aprobaciones para contratar.

• Comité de contratos

• Comité estructurador, asesor y evaluador designado (cuando aplique)

Entradas

Etapa Precontractual

• Divulgarlos terminos

• Evaluar propuestas recibidas.

• Seleccionar proponente

• Contrato Adjudicado

Salida

Las actividades para seleccionar el proponente se realizan conforme a la ley según la modalidad de contratación que aplique.

2.2 MODALIDADES DE SELECCIÓN

Para adelantar el proceso de selección de contratistas en la Dirección Nacional de Derecho de Autor, la misma se hará teniendo en cuenta las modalidades de selección contempladas en la Ley 1150 de 2007, Ley 1450 de 2011, Ley 1474 de 2011 y Decreto 1510 de 2013, aplicando para ello los principios de economía, transparencia y responsabilidad

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contenidos en la Ley 80 de 1993 y los postulados que rigen la función administrativa. Las modalidades de selección para la escogencia de contratistas, serán las siguientes:

2.2.1 Licitación pública

La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones contempladas en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007,

artículo 274 de la Ley 1450 de 2011 y Decreto 1510 de 2013 Título I Capítulo I Artículos 38 y 39.

Cuando la entidad estatal así lo determine, la oferta en un proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el decreto reglamentario vigente.

El procedimiento identificado con el código PR01 en el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad establecido para la licitación pública, hace parte del presente Manual.

SIN

subasta inversa

Licitación Pública

CON

subasta inversa

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2.2.1.1. Licitación pública con subasta inversa

Cuando el único factor a tomar en consideración para la selección del contratista es el precio y bienes y/o servicios objeto de contratación son de características uniformes y de común utilización en la licitación se debe aplicar el procedimiento de subasta inversa para la selección del proponente.

Estudios de documentos previos

Aviso de Convocatoria

Proyecto de Pliegos (10 días antes de apertura)

Acto de apertura

Pliego de Condiciones

Verificación de Requisitos habilitantes

Subasta Ofrecimiento más favorable a la entidad

Audiencia de Adjudicación

Posibilidad de descartar ofertas artificialmente bajas

La entidad debe señalar las variables técnicas y económicas sobre los cuales los oferentes pueden realizar la puja.

2.2.1.2. Licitación pública sin subasta inversa

Cuando existen otros factores diferentes al precio o los bienes y/o servicios no son de características técnicas uniformes no se debe aplicar el procedimiento de subasta inversa para la selección del proponente.

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Estudios de documentos previos

Verificación de Requisitos habilitantes

Ofrecimiento más favorable a la entidad

Aviso de

Convocatoria

Pliego de

Condiciones

Audiencia de Adjudicación

Proyecto de Pliegos

Acto de apertura

10 DÍAS

2.2.1.3. Audiencias en la licitación (art. 39 del Decreto 1510 de 2013)

En la etapa de selección de la licitación son obligatorias las audiencias de: a) asignación de riesgos, y b) adjudicación. Si a solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de riesgos.

En la audiencia de asignación de riesgos, la DNDA debe presentar la matriz de riesgos la cual contiene la tipificación y distribución de los riesgos para hacer la asignación de riesgos definitiva.

La DNDA debe realizar la audiencia de adjudicación en la fecha y hora establecida en el cronograma, la cual se realizará de acuerdo con las reglas establecidas para el efecto en el Pliego de Condiciones. En todo caso, deberá observarse lo siguiente:

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0. En la audiencia los oferentes se comunicaran las respuestas dadas por la DNDA a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio de la DNDA requieran análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.

1. La DNDA debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes.

2. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente y estar limitada a la duración máxima que la DNDA haya señalado con anterioridad.

3. La DNDA puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado con antelación en el Secop.

4. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda.

2.2.2 Selección abreviada

Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra

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o servicio, pueden adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Serán causales para la modalidad de selección abreviada en la Dirección Nacional de Derecho de Autor, las siguientes:

 La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de subasta inversa, acuerdo marco de precios o adquisición en bolsa de productos.

Corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Los bienes y servicios de común utilización son los ofrecidos masivamente en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de las necesidades de la entidad.

El diseño o características descriptivas de un bien o servicio hace referencia al conjunto de notas distintivas que determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales.

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No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad así lo exija, circunstancia que deberá acreditarse en los estudios previos.

Para la adquisición de estos bienes y servicios, siempre que el reglamento así lo señale, se deberá hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdo marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsa de productos, sin consideración la cuantía del contrato a realizar.

Los procedimientos identificados con los códigos PR02 y PR-3 en el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad establecidos para subasta inversa y bolsa de productos respectivamente, hacen parte del presente Manual.

 Contratación de menor cuantía

Es aquella cuyo valor está determinado en función del presupuesto anual de la entidad expresado en salarios mínimos legales mensuales.

Conforme lo estipula el numeral b del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y considerando que el presupuesto anual de la Dirección Nacional de Derecho de Autor es inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía para la entidad será hasta 280 salarios mínimos legales mensuales.

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El procedimiento identificado con el código PR04 en el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad establecido para la menor cuantía, hace parte del presente Manual.

Contratación Menor Cuantía(*)

1. Publicación proyecto xx xxxxxx 5 días hábiles

2. Manifestar interés para conformar la lista de oferente (3 días desde apertura)

3. El plazo para presentar propuesta no puede ser inferior a 5 días hábiles

4. Sorteo para conformar lista de oferentes (No pueden ser más de 10 oferentes)

5. Evaluación

el término (3 días) no puede ser mayor al de presentación propuesta salvo motivación (Publicación y traslado informes de evaluación)

6. Adjudicación

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 Selección abreviada por declaratoria de desierta de la licitación

En los casos en que se declare desierta una licitación pública, si persiste la necesidad de contratar y la entidad no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada, aplicando las reglas señaladas para el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía. No se aplicará lo relacionado con la manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes.

La entidad podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación.

2.2.3 Concurso de méritos (art 66 al 72 del Decreto 1510 de 2013)

Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos de arquitectura en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación (lista corta: que se conforma para un solo proceso o concurso). En este último caso, la conformación de lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes mediante resolución motivada, que se entenderá notificada en estrados a los interesados utilizando para el efecto, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según el caso. Es claro que en ninguno de los dos casos el precio es el factor de escogencia.

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El procedimiento identificado con el código PR06 en el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad establecido para el concurso de méritos, hace parte del presente Manual.

Concurso de Méritos

Concurso abierto

Concurso con precalificación

Lista corta

Concurso abierto

Los concursos de méritos que adelante la DNDA, se realizarán por regla general por el sistema de concurso abierto que implica la convocatoria abierta a todos los interesados para presentar propuesta técnica en este caso la selección se adelantará de conformidad al siguiente procedimiento

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Aviso convocatoria pública

• CAopnveorcattuorriaaa presentar

manifestaciones de interés

Publicación proyecto pliegos

(10 días antes acto apertura en PTD y 5 días antes en PTS)

Acto administrativo de apertura

Publicación de pliegos definitivos e invitación a presentar propuestas

Presentación de las ofertas

Solicitud de expresiones de interes

Evaluación propuesta técnica

Observaciones y sugerencias apreciaciones entidad

Manifestaciones de interés

Publicación lista

Elaborar y publicar Informe de Evaluación con la calificación técnica y el orden de elegibilidad y citacióna audiencia

Traslado del Informe (3 días hábiles)

Audiencia de Apertura propuesta económica elegible y adjudicación

Concurso con preclasificación

En la etapa de planeación del concurso de méritos, la DNDA puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente. En los casos en que la SDM opte por

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adelantar concursos de méritos con preclasificación de que trata el Capítulo III del Título I del Decreto 1510 de 2013 por su conveniencia o por obligatoriedad legal se realizará conforme al Procedimiento

Aviso convocatoria pública-

Convocatoria a presentar

manifestaciones de interés

Publicación proyecto pliegos

(10 días antes acto apertura en PTD y 5 días antes en PTS)

Verificación de requisitos habilitantes

Elaboración de Informe de Evaluación

Observaciones y s -

ugerencias al pre

pliego-apreciaciones entidad

Presentac ión de ofertas

Publicación pliego de condiciones

Traslado Informe Evaluación

(max. 3 días hábiles)

Apertura propuesta económica

Manifestaciones de interés

Acto

admi vode

nistrati

apertura

Verificación propuesta económica

Adjudicac ión o declarato ria desierta

2.2.4 Contratación directa

Procede la modalidad de contratación directa para la selección de contratistas, en los siguientes casos:

 Urgencia manifiesta

La Ley 80 de 1993 estableció esta figura jurídica con el fin de dotar a las entidades públicas de un mecanismo de contratación expedito cuando se presenten situaciones excepcionales que impidan la

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realización de alguno de los procedimientos contemplados en las normas vigentes para la selección de contratistas.

De conformidad con el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, la contratación mediante esta figura procede cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección existentes.

De presentarse algunas de las situaciones referidas, la DNDA procederá conforme a lo establecido en los artículos 41 al 43 de la Ley 80 de 1993 y demás normas que regulen la materia debiendo, en todo caso, como ya se anotó, justificar la necesidad de acudir a este mecanismo.

 Contratos interadministrativos (art. 2 de la ley 1150 y art. 76 del Decreto 1510 de 2013)

Las entidades señaladas en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993 celebrarán directamente contratos entre ellas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Cuando fuere del caso y de conformidad con lo dispuesto por las normas orgánicas de presupuesto serán objeto del correspondiente registro presupuestal.

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Se exceptúan los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos, encargos fiduciarios y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas o las sociedades de economía mixta con participación mayoritaria del estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades territoriales sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en procesos de licitación pública o contratación abreviada de acuerdo con lo dispuesto en los numerales 1 y 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Se exceptúan de esta modalidad de selección los contratos de seguros de la entidad.

 Ausencia de pluralidad de oferentes

Se considera que no existe pluralidad de oferentes, cuando:

a. No exista más de una (1) persona inscrita en el Registro Único de Proponentes.

b. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor o por ser proveedor exclusivo, circunstancia que debe constar en el estudio previo que soporta la contratación.

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 Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

La entidad podrá contratar directamente la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin ser necesario la obtención previa de varias ofertas, condición que deberá constar por escrito por parte del ordenador del gasto.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad.

Para la contratación de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el respectivo contrato.

Conforme al artículo 73 del Decreto 1510 de 2013, el acto administrativo de justificación de la contratación directa no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

 Arrendamiento y adquisición de inmuebles

Sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, las entidades estatales podrán adquirir, previas las

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autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa.

Para efectos de la adquisición de inmuebles, las entidades estatales solicitarán un avalúo comercial que servirá como base de la negociación. Dicho avalúo podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Xxxxxxx Xxxxxxx o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado que se encuentre en el Registro Nacional de Avaluadores.

De igual manera, la entidad pública adquiriente deberá contar con un estudio previo, que contemple diferentes alternativas en el sector del municipio de que se trate, en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles de similares características, caso en el cual deberán ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas.

En relación con el contrato de arrendamiento, la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones xx xxxxxxx, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga la entidad a efecto de establecer las condiciones xx xxxxxxx, se dejará constancia escrita en el respectivo expediente de la contratación

El procedimiento identificado con el código 10-0-7 en el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad establecido para la contratación directa, hace parte del presente Manual.

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Contratación directa

• Acto administrativo que justifica

• Causal que se invoca

• Objeto a contratar

Estudios previos

• Presupuesto contratación

Contratación

• Condiciones que se exigirían a proponentes

• Lugar consulta estudios previos

2.2.5 Mínima Cuantía (art. 84 al 87 del Decreto 1510 de 2013)

Procede la selección del contratista a través de la modalidad de mínima cuantía, cuando el valor de la contratación no excede xxx xxxx por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, teniendo en cuenta lo establecido en el Capítulo V del Título I del Decreto 1510 de 2014.

El procedimiento identificado con el código PR05 en el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad establecido para la contratación de mínima cuantía, hace parte del presente Manual.

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Estudios previos

Mínima Cuantía

•Invitación pública

•Verificar y evaluar ofertas

•Aceptar oferta más favorable

•Comunicar la aceptación

Contratación

3. ACTIVIDADES EN LA CONTRATACIÓN

Se detallan a continuación los componentes y acciones que hacen parte de las fases de contratación pública, a saber:

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• Contrato adjudicado

Etapa Contractual • Bienes y/o servicios adquiridos a satisfacción y/o

Entradas

• Suscripción del contrato

• Supervisión del contrato

• Aplicación del regimen sancionatorio

• Indemnizaciones

Salidas

3.1 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

Ajustados a la normatividad vigente (numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y art 20 del Decreto 1510 de 2013), los contratos que celebre la Dirección Nacional de Derecho de Autor requerirán de estudios y documentos previos realizados por el jefe de la dependencia que solicita el bien, servicio u obra, en los que se establezca la necesidad, conveniencia y oportunidad de la celebración del contrato y se presente un estudio del sector y xxx xxxxxxx, determinación de los requisitos habilitantes y evaluación del riesgo a través de una matriz y todos los demás aspectos que considere necesarios para complementar su estudio, lo cual servirá de base para la elaboración xxx xxxxxx de condiciones o de la invitación a cotizar, de manera que los proponentes puedan valorar

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adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad y la distribución de los riesgos que la entidad propone.

Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o invitación, según corresponda.

Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, en la misma oportunidad señalada en el párrafo anterior, la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del proceso de contratación y contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección:

 Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación.

 Descripción del objeto a contratar con las especificaciones esenciales, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

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 La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

 El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La entidad no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos.

 Los criterios para selecciona la oferta más favorable.

 El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo a través de la matriz de estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles.

 Las garantías que la Entidad contempla exigir en el proceso de contratación.

 La indicación de si el proceso de contratación esta cobijado por un Acuerdo Comercial o TLC.

El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección. Cuando la modificación de los elementos mínimos implique cambios fundamentales de los mismos, la entidad con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura.

Se entiende que los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboración y publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones, sin perjuicio de los ajustes que puedan darse durante el

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proceso de selección. En todo caso, permanecerán a disposición del público por lo menos durante el desarrollo del proceso de selección.

Conforme se establece en el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea la contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda.

Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, previo a la apertura del proceso la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer su viabilidad e impacto social, económico y ambiental, incluso en aquellos contratos en el cual el diseño se incluye en el objeto del mismo.

Estudio del sector y xxx xxxxxxx

Dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013, el jefe de la oficina solicitante del bien o servicio deberá hacer durante la etapa de planeación el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo.

En el caso del estudio xx xxxxxxx, se tendrá en cuenta el valor del bien o servicio conforme a las cotizaciones y dado el caso los valores de fletes (Cuando a ello haya lugar), seguros y demás gastos en que deba incurrir el proveedor para la entrega de los bienes o servicios, así como las condiciones de pago, volúmenes y en general, todos aquellos factores que afecten el precio del bien o del servicio.

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3.1.1. Componentes del estudio previo para el proceso de Mínima Cuantía

Dado lo reglamentado por el artículo 84 del Decreto 1510 de 2013, el jefe de la oficina solicitante deberá elaborar unos estudios previos que deben contener lo siguiente:

1. La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato y su justificación.

5. El plazo de ejecución del contrato.

6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

3.1.2. Determinación de requisitos habilitantes.

En razón a lo ordenado por el artículo 16 del Decreto 1510 de 2013, el área respectiva de la DNDA, deberá establecer los requisitos habilitantes en los pliegos de condiciones o en la invitación, teniendo en cuenta: (a) el riesgo del proceso de contratación; (b) el valor del contrato objeto del proceso de contratación; (c) el análisis del sector económico respectivo; y

(d) los documentos y elementos jurídicos necesarios para acreditar la experiencia, capacidad jurídica, organizacional y de ser el caso financiera de los proponentes.

3.1.3. Evaluación del riesgo.

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La DNDA, a través del área solicitante del bien o servicio, deberá evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente, de conformidad a lo establecido por el artículo 17 del Decreto 1510 de 2013.

3.1.4. Capacidad Residual (k).

El interesado en celebrar contratos de obra con la DNDA, deberá acreditar su capacidad residual o K de contratación conforme al art. 18 del Decreto 1510 de 2014 para lo cual debe presentar los siguientes documentos:

1. La lista de los contratos en ejecución suscritos con entidades estatales y con entidades privadas para ejecutar obras civiles, así como el valor y plazo de tales contratos, incluyendo los contratos de concesión y los contratos de obra suscritos con concesionarios.

2. La lista de los contratos en ejecución, suscritos con entidades estatales y con entidades privadas para ejecutar obras civiles, así como el valor y plazo de tales contratos, incluyendo los contratos de concesión y los contratos de obra suscritos con concesionarios, en los que el proponente tenga participación en sociedades, consorcios o uniones temporales. En estos eventos, deberá acreditarse el porcentaje de participación en los mismos.

3. Los estados financieros certificados o auditados de los últimos dos

(2) años, suscritos por el interesado o su representante legal y por el contador o por el revisor fiscal, si está obligado a tenerlo, o el

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auditor o contador si no está obligado a tener revisor fiscal, los cuales deben reflejar el estado de resultados y el balance general. Si el interesado tiene menos de dos (2) años de constituido, los estados financieros deben cubrir el término desde la fecha de su constitución, hasta la fecha xx xxxxx mensual inmediatamente anterior a la presentación de los mismos.

La DNDA debe calcular la capacidad residual exigida para cada año de ejecución del contrato objeto del proceso de contratación, de acuerdo con la metodología que defina Colombia Compra Eficiente. Para el efecto, se debe tener en cuenta la utilidad operacional antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización, las inversiones en activos fijos y las inversiones en capital de trabajo neto operativo. Así mismo, la DNDA debe considerar los saldos de los contratos que deban ejecutarse durante el año de cálculo de la capacidad residual.

La DNDA debe determinar, en los pliegos de condiciones, la capacidad residual para cada proceso de contratación de obra pública, teniendo en cuenta el tipo de obra, el valor y la vigencia del contrato y su cronograma de pagos, de acuerdo con la metodología que defina Colombia Compra Eficiente.

3.1.5.Disponibilidad presupuestal:

La solicitud de expedición del CDP se debe tramitar diligenciando el formato dispuesto para tal fin y se radicará para revisión y visto bueno del ordenador del gasto. Surtido este trámite, Presupuesto emitirá el certificado de disponibilidad presupuestal de acuerdo con el valor

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solicitado en los estudios previos, respetando el Plan Anual de Adquisiciones mencionado y la normatividad presupuestal vigente.

En el evento en que un contrato sea adicionado en valor, se expedirá un nuevo certificado de disponibilidad presupuestal.

Cuando la ejecución del contrato deba realizarse en varias vigencias, la Coordinadora de Xxxxxxx debe presentar la solicitud correspondiente ante la Subdirección Administrativa de la Entidad, con el fin de que estas, tramiten la correspondiente autorización para comprometer vigencias futuras, ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

3.1.6. Existencia de trato nacional.

La DNDA debe conceder trato nacional a:

(a) Los oferentes de bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales;

(b) A los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno nacional haya certificado que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado; y

(c) A los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia.

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El Ministerio de Relaciones Exteriores debe expedir el certificado por medio del cual se acredite la situación mencionada en el literal (b) anterior en relación con un Estado en particular, lo cual no es requerido para acreditar las situaciones a las que se refieren los literales (a) y (c) anteriores. Para constatar que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional en un Estado, el Ministerio de Relaciones Exteriores debe revisar y comparar la normativa en materia de compras y contratación pública del respectivo Estado para lo cual puede solicitar el apoyo técnico del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y de Colombia Compra Eficiente, dentro de sus competencias legales.

Los certificados para acreditar la condición a la que se refiere el literal

(b) anterior deben ser publicados en la forma y oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente. La vigencia de los certificados será de dos años contados a partir de la fecha de su expedición, sin perjuicio de que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo o Colombia Compra Eficiente soliciten al Ministerio de Relaciones Exteriores su revisión con ocasión de la expedición de nueva normativa en el Estado sobre el cual se expide el certificado. Colombia Compra Eficiente puede determinar vía circular la forma como el Ministerio de Relaciones Exteriores debe constatar que los oferentes de bienes y Servicios nacionales gozan de trato nacional y de revisar y comparar la normativa en materia de compras y contratación pública para la expedición del certificado.

3.1.7. Incentivos en la contratación pública.

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La DNDA debe establecer en los pliegos de condiciones para la contratación, dentro de los criterios de calificación de las propuestas, los incentivos para los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional.

Este incentivo no es aplicable en los procesos para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes.

3.1.7.1. Convocatorias limitadas a Mipyme.

La DNDA debe limitar a las Mipyme nacionales con mínimo un (1) año de existencia la convocatoria del Proceso de Contratación en la modalidad de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos cuando:

1. El valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; y

2. La DNDA haya recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La DNDA debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación.

3.1.7.2. Limitaciones Territoriales.

La DNDA puede realizar convocatorias limitadas a Mipyme nacionales domiciliadas en los departamentos o municipios en donde se va a ejecutar el contrato. La Mipyme debe acreditar su domicilio con el registro

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mercantil o el certificado de existencia y representación legal de la empresa.

3.1.7.2. Acreditación de requisitos para participar en Convocatorias Limitadas.

La Mipyme nacional debe acreditar su condición con un certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si está obligado a tenerlo o el contador, en la cual conste que la Mipyme tiene el tamaño empresarial establecido de conformidad con la ley.

En las convocatorias limitadas, la DNDA debe aceptar solamente las ofertas de Mipyme, Consorcios o Uniones Temporales formados únicamente por Mipyme y promesas de sociedad futura suscritas por Xxxxxx.

3.2 CONVOCATORIA PÚBLICA

La convocatoria pública es indispensable para la escogencia de contratistas a través de las siguientes modalidades de selección: licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos.

El aviso de convocatoria pública contendrá la siguiente información:

1. El nombre y la dirección de la DNDA

2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la DNDA, atenderá a los interesados en el proceso de contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes

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deben presentar los documentos en desarrollo del proceso de contratación.

3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.

4. La modalidad de selección del contratista.

5. El plazo estimado del contrato.

6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.

7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la DNDA cuenta con la disponibilidad presupuestal.

8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.

10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación.

11. Indicar si en el proceso de contratación hay lugar a precalificación.

12. El cronograma.

13. La forma como los interesados pueden consultar los documentos del proceso.

En los procesos de contratación adelantados bajo las modalidades de selección de mínima cuantía y contratación directa, no es necesaria la expedición y publicación del aviso de convocatoria en el Secop.

3.3 PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES Y PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVOS

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Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos específicos de cada modalidad, y de los requisitos exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones (Proyecto y definitivo) deberá detallar los requerimientos para la presentación de la propuesta, y contener al menos lo siguiente de acuerdo art. 22 del Decreto 1510 de 2013:

1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.

Esta información se presentará siempre en documento separable xxx xxxxxx de condiciones, como anexo técnico, el cual será público salvo expresa reserva.

2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.

3. Los fundamentos del proceso de selección, términos, procedimientos y demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de ofertas, así como la evaluación y ponderación de las mismas y la adjudicación del contrato.

4. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.

5. Las condiciones de costo y/o calidad que la DNDA debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

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6. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.

7. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

8. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

9. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes.

10.Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones.

11. La mención de si la DNDA y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Xxxxxxx Xxxxxxxxx.

00. Los términos, condiciones y minuta del contrato.

13. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

14. El plazo dentro del cual la DNDA puede expedir adendas. Conforme se establece en el numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, cuando la entidad lo estime conveniente, de oficio o a solicitud de un número plural de posibles oferentes, dicho plazo se podrá prorrogar antes de su

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vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado.

En todo caso no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales.

15. En el cronograma de los procesos de contratación la DNDA, deberá señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, para su publicación en el SECOP y para el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y pago (de acuerdo con los señalado en el pliego).

NOTA: No se requiere pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo alguna de las causales de contratación directa y en los contratos cuya cuantía sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.

En desarrollo de procesos de contratación, el pliego de condiciones debe cumplir términos y requisitos de carácter normativo, los cuales se mencionan a continuación:

3.3.1. Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones. (Art. 23 del Decreto 1510 de 2013)

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Los interesados pueden hacer observaciones o comentarios al proyecto xx xxxxxx de condiciones, a partir de la fecha de publicación de los mismos:

(a) durante un término xx xxxx (10) días hábiles en la licitación pública; y

(b) durante un término de cinco (5) días hábiles en la selección abreviada y el concurso de méritos.

3.3.2. Modificación xxx xxxxxx de condiciones

 La modificación xxx xxxxxx de condiciones se realizará a través de adendas. La entidad señalará en el cronograma xxx xxxxxx el plazo máximo dentro del cual pueden expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.

 La DNDA puede expedir adendas para modificar el cronograma, una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.

 La DNDA debe publicar las adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas, y teniendo en cuenta la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública, pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación.

 Para efecto de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, se entenderá que han retirado el respectivo pliego de condiciones del

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proceso licitatorio, quienes hayan presentado observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones o hayan asistido a la audiencia de distribución del riesgo a que se refiere el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, cuando se realice con anterioridad a la apertura del proceso.

3.3.3. Factores de Desempate (art. 33 del Decreto 1510 de 2013)

En caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, la DNDA escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del proceso de contratación. Si persiste el empate, escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del proceso de contratación, y así sucesivamente, hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones.

Si persiste el empate, la DNDA debe utilizar las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales:

1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

2. Preferir las ofertas presentadas por una Mipyme nacional.

3. Preferir la oferta presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por lo menos por una Mipyme nacional, que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y

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(c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura.

4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley, que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condiciones de discapacidad, a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

5. Utilizar un método aleatorio para seleccionar el oferente, método que deberá haber sido previsto en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación.

3.3.4. Publicidad de los proyectos de pliegos de condiciones y pliegos de condiciones definitivos

Cuando se trate de las modalidades de selección licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, la entidad publicará los proyectos de pliegos de condiciones y los pliegos de condiciones definitivos, en la siguiente forma:

 En los casos de licitación pública y concurso de méritos, el proyecto xx xxxxxx de condiciones se hará por lo menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura.

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 En el caso de selección abreviada y concurso de méritos, el proyecto xx xxxxxx de condiciones se hará con antelación no inferior a cinco

(5) días hábiles a la fecha del acto que ordena la apertura.

La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección. Las observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones deben ser presentadas dentro de los términos mencionados anteriormente, y los pliegos de condiciones definitivos podrán incluir los temas planteados en las observaciones, siempre y cuando sean relevantes.

La aceptación o rechazo de las observaciones se hará de manera motivada, agrupando aquellas de naturaleza común. Se exceptúa de esta obligación cuando se seleccione al contratista bajo alguna de las causales de contratación directa y en los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la menor cuantía.

3.3.5 Reglas de subsanabilidad

En todo proceso de selección primará lo sustancial sobre lo formal, y en consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.

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Los requisitos necesarios podrán ser requeridos en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación. En el caso de subasta, la posibilidad deberá ejercerse hasta el momento previo a su realización.

Será rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla.

En ningún caso se podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

3.3.6 Ofrecimiento más favorable

La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuara las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.

En la licitación pública y la selección abreviada de menor cuantía, la DNDA debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta: (a) la

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ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio; si la DNDA, decide determinar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones:

1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

2. Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de funcionamiento, tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

3. Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo, la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes de la DNDA relacionadas con el objeto a contratar, mayor xxxxxxxx de los riesgos, servicios o bienes adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.

4. El valor en dinero que la DNDA asigna a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.

La DNDA debe calcular la relación costo-beneficio de cada oferta, restando del precio total ofrecido los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La

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mejor relación costo-beneficio para la Comisión es la de la oferta que una vez aplicada la metodología anterior tenga el resultado más bajo.

La DNDA debe adjudicar al oferente que presentó la oferta con la mejor relación costo-beneficio y suscribir el contrato por el precio total ofrecido

Para la evaluación de propuestas en procesos de licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos, la entidad designará un comité asesor y evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados que deberá realizar dicha labor de manera objetiva.

El comité asesor y evaluador, el cual estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación adoptada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en la cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el comité, deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

Cuando de conformidad con la información al alcance de la entidad se estime que el valor de una oferta resulta artificialmente baja, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones, el comité recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.

3.3.7 Acto administrativo de apertura del proceso de selección

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El Director General de la entidad, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, en donde se señalará:

1. El objeto de la contratación a realizar.

2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.

3. El Cronograma.

4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos.

5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.

7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.

Cuando proceda el uso de la modalidad de selección de contratación directa, sólo se publicará: a) El acto administrativo que contendrá el señalamiento de la causal que invoca, la determinación del objeto a contratar; el presupuesto de la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes o al contratista y la indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en la contratación por urgencia manifiesta. b) Contrato, adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre sanciones ejecutoriadas; y c) Acta de liquidación de mutuo acuerdo o el acto administrativo de liquidación unilateral. Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

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En la modalidad de selección de mínima cuantía, con la firma de la invitación por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno.

El proceso de selección podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, señalando en el acto motivado que así lo determine, cuando a juicio de la entidad se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso. Este término podrá ser mayor si la entidad así lo requiere, de lo cual se dará cuenta en el acto que lo señale.

En el evento en que ocurra o se presente durante el desarrollo del proceso alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 69 del Código Contencioso Administrativo, la entidad revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección.

3.3.8. Publicidad en el Secop

La entidad será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados al proceso de contratación, lo cual se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Único de Contratación. Acorde con cada modalidad de selección, deberán publicarse, entre otros, los siguientes documentos:

 Aviso de convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones de interés cuando se trate de precalificación para el concurso de méritos.

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 Proyecto xx xxxxxx de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.

 Observaciones y sugerencias a los proyectos xx xxxxxx de condiciones.

 Documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las citadas observaciones.

 Matriz de distribución y asignación de riesgos del proceso de contratación

 La lista corta del concurso de méritos.

 Acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección.

 La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta del concurso de méritos.

 Pliego de condiciones definitivos y anexos.

 Acta de la audiencia de aclaración xx xxxxxx de condiciones y otras aclaraciones que se presenten en el proceso.

 Acta de audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles.

 Acto administrativo de suspensión del proceso.

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 Acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.

 Adendas a los pliegos de condiciones.

 Informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

 Informe de evaluación del Concurso de Méritos a que se refiere el Decreto 1510 de 2013.

 Informe de verificación de requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización; y la que corresponde a la conformación dinámica de la oferta mencionada en el Decreto 1510 de 2013.

 Acto administrativo de adjudicación.

 Comunicación de aceptación de oferta.

 Acta de audiencia pública de adjudicación en los casos de licitación pública.

 Acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección.

 Contrato, adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas.

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 Acta de liquidación de mutuo acuerdo o acto administrativo de liquidación unilateral.

Adicionalmente a las consideraciones mencionadas anteriormente, debe tenerse en cuenta lo siguiente respecto a la publicidad documental:

 La publicación de los actos y documentos debe hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta dos

(2) años después de la fecha de liquidación del contrato, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta.

 La información general sobre licitaciones públicas será remitida electrónicamente una vez suscrito el contrato dentro de los 10 días del mes siguiente a su suscripción a la Cámara de Comercio correspondiente.

4. CONTRATOS ESTATALES

En relación con los contratos estatales, deben hacerse algunas consideraciones aplicables a ellos, a saber:

4.1 MARCO CONCEPTUAL

Conforme al artículo 32 de la Ley 80 de 1993 los contratos estatales son actos jurídicos generadores de obligaciones que celebran las entidades enunciadas en el art. 2 del Estatuto de la Contratacion previstos en el

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derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.

De conformidad con lo establecido en las disposiciones constitucionales y legales vigentes deben considerarse, entre otras, las siguientes disposiciones:

 En las estipulaciones de los contratos estatales, se tendrá en consideración los fines y principios previstos en la Ley 00 xx 0000, xxx xxxxxxxx xx xx xxxxx xx, la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos que caracteriza a los contratos conmutativos (Artículo 28 de la Ley 80 de 1993).

 Las estipulaciones de los contratos serán las que de acuerdo con las normas establecidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, así como las normas civiles, comerciales que correspondan a su esencia y naturaleza (Artículo 40 de la Ley 80 de 1993).

 Los contratos celebrados por las entidades estatales se perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y que éste acuerdo se eleve a escrito. Para su ejecución se tendrá en cuenta la aprobación de la garantía, la existencia del correspondiente registro presupuestal y la acreditación xxx xxx y salvo del proponente y el contratista en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social, así como los propios xxx Xxxx, ICBF y Caja de Compensación Familiar. En caso tal que NO se encuentre obligado a cancelar aportes parafiscales por virtud de la Reforma Tributaria (Ley 1607 de 2012 – Impuesto CREE), el proponente deberá indicar dicha

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circunstancia. (Artículo 41 de la Ley 80 de 1993, artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 71 del Decreto 111 de 1995).

 Los contratos estatales son intuito personae y no podrán cederse sin previa autorización escrita de la entidad contratante.

 Las entidades estatales podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales.

 Todo contrato legalmente celebrado es una ley para los contratantes y no puede ser invalidado sino por consentimiento mutuo de las partes o por causas legales (artículo 1602 del Código Civil).

4.2. PARTICIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.

Los partícipes del sistema de compras y contratación pública de la DNDA, para efectos del Decreto 1510 de 2013 son:

1. La Dirección Nacional de Derecho de Autor.

2. Colombia Compra Eficiente.

3. Los oferentes en los Procesos de Contratación.

4. Los contratistas.

5. Los supervisores.

6. Los interventores.

7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.

4.2.1. Comité Asesor y Evaluador:

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En los procedimientos de selección de contratistas bajo las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, el Director General designará mediante acto administrativo un Comité Asesor y Evaluador.

En virtud a lo establecido por el Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013, la DNDA designará un Comité Asesor y Evaluador, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos.

El Comité Asesor y Evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del Comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada, en materia administrativa, disciplinaria, fiscal y penal.

En el evento en el cual el Director General, no acojan la recomendación efectuada por el Comité Asesor y Evaluador, deberán justificar su decisión.

Los miembros del Comité Asesor y Evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.

4.2.1.1. Funciones del Comité Asesor y Evaluador:

Este Comité deberá evaluar y calificar las propuestas presentadas dentro del proceso de selección, de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. Deberá verificar que las

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garantías de seriedad de la propuesta cumplan las condiciones solicitadas en el pliego de condiciones y el cumplimiento de los requisitos habilitantes desde el punto de vista jurídico, técnico y financiero, así como las condiciones de experiencia.

Recomendar procedimientos que mejoren la eficiencia y economía del proceso de selección de que haga parte, así como interpretar un aspecto controversial de los pliegos o de las normas de contratación, bajo la tutela y el acompañamiento de la Oficina asesora Jurídica.

Presentar los respectivos informes de evaluación preliminar y definitiva, recomendar al Director General el sentido de la decisión a adoptar, de conformidad con la evaluación efectuada y proyectar la respuesta a las observaciones a la evaluación.

El Comité Asesor y Evaluador estará integrado por un número plural e impar de personas. Será responsabilidad de los miembros del Comité Asesor y Evaluador, verificar que los lineamientos establecidos en el estudio previo, pliego de condiciones y anexos relacionados con los requisitos habilitantes o ponderables y los anexos del proceso, sean claros, correctos, precisos, que no den lugar a mal entendidos o errores de interpretación en su posterior evaluación, y una vez observados los mismos, recomendarán los ajustes que se consideren pertinentes realizar, antes del vencimiento del período legal establecido para la emisión de adendas. El silencio frente a los pliegos definitivos y las respectivas adendas establecidas, se entenderá como aprobaciones por parte del Comité a los diferentes aspectos evaluables.

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Una vez se dé traslado del informe de evaluación, y sean presentadas las observaciones al mismo por parte de los oferentes, estas serán remitidas inmediatamente a los respectivos miembros del Comité Asesor y Evaluador, de acuerdo a la temática de las mismas. En todo caso, las observaciones deberán estar resueltas con dos (2) días de antelación a la fecha en que se desarrollará y se presentará la recomendación de adjudicación.

La recomendación de adjudicación debe ser emitida y suscrita por todos los miembros del Comité Asesor y Evaluador; el día de la respectiva sustentación ante la Sala de comisionados o ante el Presidente, deberán estar presentes todos los miembros del Comité.

4.2.2. Área o dependencia que requiere el servicio.

La dependencia que requiere la contratación del bien o servicio, es la encargada de elaborar los estudios previos, estudios del sector o de planeación, estudios xx xxxxxxx, la evaluación de los riesgos y la determinación de los requisitos habilitantes, de que tratan los artículos 15, 16, 17, 18 y 20 del Decreto 1510 de 2013, para el inicio del proceso contractual. Así mismo, tiene la obligación de entregar completos todos los documentos, en medio físico y magnético, para la iniciación del proceso de selección a la Subdirección Administrativa.

Los estudios previos deberán ser cuidadosamente elaborados por el área que requiere la contratación, de manera que no existan errores en la forma y el fondo, que puedan prestarse a equívocos en la selección objetiva del contratista. En caso de que se presenten estas situaciones y no puedan ser corregidas de oficio por la Coordinacion de Compras, la

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documentación será devuelta al área respectiva, para la correspondiente modificación o adecuación. En todo caso, la Oficina Asesora Jurídica brindará asesoría permanente y necesaria a las áreas que lo requieran, para la consolidación de los estudios previos, en materia legal y normativa, siempre bajo el cometido de lograr la consolidación del proceso contractual.

4.2.3. Conformación del comité de contratos

Conforme lo establece la Ley 80/93 de contratación administrativa, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1510 de 2012, la Dirección Nacional de Derecho de Autor tendrá un Comité de Contratos, conformado por servidores públicos, encargado de evaluar las propuestas en los diferentes procesos de selección de contratistas en la modalidad de mínima cuantía que adelante la entidad para adquirir bienes y/o servicios.

El Comité de Contratos deberá realizar la labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. Dicho Comité estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará al Director General de la entidad el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación aceptada.

En el evento de no acoger la recomendación efectuada por el Comité de Contratos, deberá justificarlo en acto administrativo con el que culmine el proceso.

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La función del Comité de Contratos en los procesos de Mínima Cuantía está dirigida a verificar los requisitos habilitantes del proponente cuya oferta sea la de menor valor.

La integración del Comité de Contratos de la Dirección Nacional de Derecho de Autor conforme a la Resolución 136 del 14 xx xxxx de 2009 es la siguiente:

 Delegado del Nominador

 Jefe Oficina Asesora Jurídica o su delegado

 Subdirector Administrativo

 Coordinador del Grupo de Compras

 Servidor solicitante del bien y/o servicio

El Comité de Contratos podrá invitar a sus reuniones a todas las personas que estime conveniente (Servidores públicos o particulares) con el propósito de garantizar en lo que a él le atañe, una selección objetiva en cumplimiento de los principios de economía, transparencia y responsabilidad y los postulados que rigen la función administrativa. Adicionalmente, el Director General podrá modificar la conformación del Comité de Contratos, acorde con la complejidad o conocimientos requeridos para la adquisición de bienes o servicios, informando por escrito a los servidores designados para esa labor.

4.3. PARTES DEL CONTRATO

En la celebración de todo contrato por parte de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, deberá examinarse, en primer término, los elementos

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constitutivos del contrato a celebrar, tales como los sujetos, el objeto, la capacidad y la pertinencia institucional.

 Sujetos

Cuando la Dirección Nacional de Derecho de Autor actúe en calidad de contratante o contratista, se aplicarán a los contratos suscritos las disposiciones de la contratación pública que le sean aplicables y las del derecho civil y comercial.

 Objeto

El objeto contractual es el fundamento sobre el cual las partes asumen derechos y obligaciones. Dada su importancia, es perentorio describirlo de manera clara y precisa, indicando los detalles técnicos, de contenido, de cantidad, de valor y demás aspectos que sean necesarios y convenientes para la caracterización e identificación inequívoca del bien o servicio a contratar.

 Capacidad

Es la aptitud para obrar jurídicamente, adquirir derechos y contraer obligaciones, a través de la manifestación de la voluntad libremente expresada. Toda persona es legalmente capaz para contratar, excepto aquellas que la ley declara incapaces (Artículos 1502 y 1503 del Código Civil).

 Pertinencia institucional

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Todo contrato que celebre la entidad, en calidad de contratante o contratista, debe estar ligado a su Misión, y en consecuencia, estar orientado al cumplimiento de los fines estatales.

4.2 TIPOS DE CONTRATOS

 Contrato de Obra

Son contratos de obra los que celebra la entidad para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

 Contrato de Consultoría

Son contratos de consultoría los referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión, interventorías, asesorías, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

 Contrato de Prestación de Servicio

Son aquellos que celebren las entidades para adelantar actividades relacionadas con su administración o funcionamiento, y sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

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 Contrato de Compraventa

Son los que tienen por objeto la adquisición de bienes muebles o inmuebles requeridos por la entidad para su funcionamiento o la prestación de los servicios a su cargo.

Cuando el objeto del contrato es adquirir bienes muebles con entregas periódicas o continuas diferidas en el tiempo, ajustándose a pedidos de la entidad o a una programación de suministro de acuerdo con las necesidades de la entidad, el contrato se denomina de suministro.

 Contrato de Seguros

Es el contrato que celebran las entidades públicas para asegurar los bienes e intereses patrimoniales que les pertenezcan o de los cuales sean legítimamente responsables, con compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país.

 Contrato Interadministrativo

Son aquellos que celebran directamente las entidades señaladas en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.

4.3 FORMA DEL CONTRATO ESTATAL

Los contratos que se celebren en la Dirección Nacional de Derecho de Autor xxxxxxxxx por escrito, salvo en la selección de proveedor utilizando

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la modalidad de mínima cuantía, y no requerirán ser elevados a escritura pública, a excepción de aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad.

4.4 CONTENIDO DEL CONTRATO ESTATAL

Las estipulaciones de los contratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en la Ley 80 de 1993, correspondan a su esencia y naturaleza.

En los contratos que celebren las entidades estatales podrán incluirse las modalidades, condiciones, y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de la ley y a los de la buena administración.

Los contratos celebrados por la Dirección Nacional de Derecho de Autor, han de contener como mínimo las siguientes cláusulas:

 Identificación de las partes

En la parte inicial del contrato han de identificarse plenamente las partes que lo celebran, esto es, identificación del Representante Legal de la entidad o a quien se delegó esta facultad; nombre e identificación del contratista y NIT.

Cuando la Dirección Nacional de Derecho de Autor actúa como contratante, se debe precisar el nombre del representante legal,

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documento de identificación, cargo y normas que facultan al servidor que en su representación suscribe el contrato.

El contratista se identificará por su nombre y documento de identificación. Si actúa en representación de una persona jurídica, deberá presentar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio donde tenga su domicilio principal. Si representa un consorcio o unión temporal, igualmente debe acreditar esta modalidad mediante el respectivo contrato de consorcio o unión temporal.

Cuando el monto del contrato supere la cuantía autorizada por la Asamblea o Junta Directiva de la persona jurídica, el representante legal o gerente, o quien legalmente deba suscribir el contrato, deberá anexar la autorización específica de la Asamblea o Junta Directiva para tal fin.

 Objeto

El objeto del contrato lo constituye el efecto directo que la entidad se propone alcanzar y la consecución de los fines que ella busca.

El objeto debe precisarse con toda claridad en el texto del contrato y ha de reunir todas las especificaciones de los bienes o servicios, en cuanto a su descripción, cantidad, calidad y demás características que propendan por su correcta ejecución y eviten confusión en cuanto a las obligaciones plasmadas en el texto del contrato.

 Valor y forma de pago

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El valor del contrato lo constituye la remuneración pactada en favor del contratista, como contraprestación al cumplimiento de sus obligaciones. Este valor incluye los impuestos que estén a cargo del mismo.

En el contrato se pueden pactar libremente pagos totales anticipados, cuando estrictamente deba pagarse de esta manera, y anticipos por cuantía máxima del cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato antes de IVA. El anticipo se entrega al contratista con el fin de que pueda sufragar los gastos inherentes al cumplimiento de sus obligaciones y con esa exclusiva destinación.

En el contrato puede pactarse la entrega de dinero al contratista en calidad de anticipo o de pago anticipado, siempre y cuando el dinero que se otorgue en tal calidad esté asegurado, conforme a lo dispuesto en las normas vigentes.

Es requisito para todo pago que el contrato se encuentre perfeccionado y legalizado.

 Plazos del contrato

Al hablar de plazo del contrato, deberá distinguirse entre el plazo de vigencia o duración del mismo y el plazo de ejecución de las obligaciones del contrato, especialmente cuando la entidad actúa como contratante.

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El plazo de vigencia o de duración del contrato comprende, además del plazo de ejecución, aquel acordado por las partes para efectos administrativos. En consecuencia, tanto el plazo de vigencia como el plazo de ejecución deberán expresarse claramente en las cláusulas del contrato.

El plazo de ejecución es el término dentro del cual el contratista debe cumplir con sus obligaciones, fundamentalmente la realización del objeto contractual; este plazo empezará a contarse de manera general cuando se cumplan todos los requisitos de legalización.

Tratándose de contratos de obra, consultoría y aquellos que por su naturaleza lo requieran, se establece como requisito para la ejecución, la suscripción del acta de iniciación del contrato correspondiente.

 Obligaciones generales de las partes

Serán obligaciones del contratista todas aquellas derivadas de la naturaleza del contrato a celebrar y, en especial, a título enunciativo, las siguientes:

a. Lograr la correcta y oportuna ejecución del objeto contractual.

b. Cumplir con las condiciones pactadas y que han de respetarse para garantizar la debida ejecución; por ejemplo: cumplimiento de los cronogramas establecidos, presentación de informes periódicos y finales, atención a los requerimientos hechos por el interventor, entre otros.

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c. Ejecutar el contrato dentro de los mejores criterios de calidad; en consecuencia, debe garantizar la calidad de los bienes y servicios contratados.

d. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones y obstáculos.

e. Pagar los impuestos si a ello hubiere lugar.

f. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.

g. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.

h. Dar cumplimiento al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007

i. Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub- contratistas o dependan del contratista.

j. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.

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k. Suministrar todos los recursos técnicos y el apoyo logístico que se requiera para llevar a cabo el desarrollo del contrato.

l. No ceder ni subcontratar el presente contrato, sin la autorización previa y escrita de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, so pena de las sanciones a lugar.

m. Garantizar la calidad de sus servicios

n. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato.

o. Constituir las garantías requeridas por la entidad

p. Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.

Serán obligaciones de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, en su condición de contratante, todas aquellas derivadas de la naturaleza del contrato a celebrar y, en especial, a título enunciativo, las siguientes:

a. Pagar el precio adecuado y oportuno correspondiente a la contraprestación pactada.

b. Facilitar al contratista la ejecución del objeto contractual.

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c. Adelantar todas aquellas conductas derivadas de la interpretación del principio constitucional de la buena fe en las actuaciones contractuales.

d. Propender por la solución directa y amigable en los casos de controversia

e. Garantías o mecanismo de cobertura de riesgos

5. ETAPA CONTRACTUAL

Esta etapa comprende la elaboración y perfeccionamiento del contrato, la constitución y aprobación de la garantía, la publicación y el pago de impuestos, cuando a ello haya lugar; la ejecución del objeto contractual y el seguimiento del mismo.

5.1. Perfeccionamiento, ejecución y legalización del contrato

De conformidad con las normas vigentes, los contratos de la DNDA se perfeccionarán cuando se logre acuerdo sobre su objeto, la contraprestación y éste se eleve a escrito (artículo 41 Ley 80 de 1993).

Para la ejecución se requiere el registro presupuestal, la legalización de la garantía y el acta de inicio cuando haya lugar a ésta. Lo anterior de acuerdo a lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

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De acuerdo a lo establecido por el artículo 34 del Decreto 1510 de 2013, en el cronograma, la DNDA debe señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el Secop y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato.

5.2. Garantía

Garantía o mecanismo de cobertura de riesgos, es el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante, a favor de esta o a favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros, la seriedad de su ofrecimiento; el cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación; la responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas y los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el contrato.

La garantía se mantendrá vigente durante toda la vida del contrato y hasta su liquidación, y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. El mecanismo de cobertura del riesgo es único, y solo en los eventos previstos en la reglamentación vigente, la garantía de cumplimiento podrá ser dividida por etapas contractuales.

5.2.1. Clases de garantías

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Como mecanismos de cobertura de riesgo en todos los procesos contractuales, los oferentes o contratistas podrán otorgar cualquiera de las siguientes garantías:

a. Contrato de seguro contenido en una póliza.

b. Patrimonio Autónomo

c. Garantía bancaria

5.2.2. Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de las obligaciones

La garantía o mecanismo de cobertura debe amparar las diferentes clases de riesgo que se derivan del ofrecimiento o del contrato, según sea el caso, y que, de manera enunciativa, se señalan en las normas vigentes. Se incluirán únicamente como riesgos amparados aquellos que correspondan a las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato, y los que son propios del respectivo trámite contractual.

Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento. El mecanismo de cobertura que se otorgue para garantizar la seriedad de los ofrecimientos hechos, deberá amparar por lo menos, los siguientes riesgos:

a. La no suscripción del contrato sin justa causa.

b. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los pliegos para la

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adjudicación del contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prórrogas no excedan de tres meses.

c. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato.

d. El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.

Riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales. El mecanismo de cobertura único que se otorgue para garantizar las obligaciones que surjan del contrato deberá amparar, cuando menos, los siguientes riesgos:

a. Buen manejo y correcta inversión del anticipo.

b. Devolución del pago anticipado.

c. Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se haya pactado en el contrato.

d. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales.

e. Estabilidad y calidad de la obra.

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f. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados.

g. Calidad del servicio.

h. Los demás incumplimientos de obligaciones que la entidad considere deben ser amparados.

Cubrimientos de otros riesgos. En adición a las coberturas de los eventos citados, la entidad deberá exigir en los contratos de obra y aquellos que por su objeto o naturaleza lo considere necesario, el otorgamiento de pólizas de seguros que la protejan de las eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista.

Cláusula de indemnidad. En todos los contratos deberán las entidades incluir una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantenerlas indemnes de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista

5.2.3. Suficiencia de la garantía

Respecto a la suficiencia de las garantías, debe tenerse en cuenta las siguientes reglas:

a. Seriedad del ofrecimiento. El valor garantizado con el mecanismo único de cobertura de los riesgos derivados del

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ofrecimiento no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado, y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.

b. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de los amparos de anticipo y de pago anticipado deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y, su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

c. Pago anticipado. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

d. Cumplimiento. El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación. En caso de no haberse convenido el término para la liquidación, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto.

e. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El valor no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%)

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del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres (3) años más.

f. Estabilidad y calidad de la obra. El valor deberá determinarse en cada caso de acuerdo con el objeto, valor, naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia se iniciará a partir del recibo a satisfacción de la obra por parte de la entidad y no será inferior a cinco (5) años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

g. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos.

h. Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

i. Responsabilidad extracontractual. El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del

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valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (200 SMLMV) al momento de expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.

j. En el evento en que se deban amparar otros riesgos, la suficiencia de la garantía deberá fijarse por la entidad, teniendo en cuenta el objeto del contrato y la naturaleza de tales riesgos.

Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura de riesgo. Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstitos, en los interadministrativos, en los de seguros y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía a que se refiere la Ley 1474 de 2011, caso en el cual la entidad determinará la necesidad de exigirla, atendiendo la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.

La entidad podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en procesos de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, así como en los concursos de méritos.

5.2.4. Aprobación de la garantía de cumplimiento

Antes del inicio de la ejecución del contrato, la entidad contratante aprobará la garantía, siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.

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5.2.5. Indivisibilidad de la garantía

La garantía de cobertura del riesgo es indivisible. En consecuencia, la DNDA en los pliegos de condiciones para la contratación debe indicar las garantías que exige en cada etapa del contrato o cada periodo contractual así:

1. La DNDA debe exigir una garantía independiente para cada etapa del contractual, cuya vigencia debe ser por lo menos la misma establecida para la etapa del contrato o período Contractual respectivo.

2. La DNDA debe calcular el porcentaje o valor asegurado para cada etapa del contrato de acuerdo con las reglas de suficiencia de las garantías establecidas en el presente Manual.

3. Antes del vencimiento de cada etapa del contrato o cada período contractual, el contratista está obligado a obtener una nueva garantía que ampare el cumplimiento de sus obligaciones para la etapa del contrato o período contractual subsiguiente; si no lo hiciere se aplicarán las reglas previstas para el restablecimiento de la garantía.

Si el garante de una etapa del contrato o un período contractual decide no continuar garantizando la etapa del contrato o período contractual subsiguiente, debe informar su decisión por escrito a la DNDA con seis (6) meses de antelación del vencimiento del plazo de la garantía. Este aviso no afecta la garantía de la etapa

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contractual o período contractual en ejecución. Si el garante no da el aviso con la anticipación mencionada y el contratista no obtiene una nueva garantía, queda obligado a garantizar la etapa del contrato o el período contractual subsiguiente.

5.2.6. Vigencia de las garantías

El mecanismo de cobertura de los riesgos de seriedad de la oferta deberá amparar las obligaciones surgidas del ofrecimiento hasta la celebración y perfeccionamiento del respectivo contrato.

La garantía única de cumplimiento que se otorgue para cubrir las obligaciones derivadas de la ejecución y cumplimiento del contrato, deberá tener vigencia hasta la finalización del término previsto en la ley para la liquidación del contrato, sin perjuicio de los riesgos que requieran un término mayor.

5.2.7. Restablecimiento o ampliación de la garantía.

Cuando con ocasión de las reclamaciones efectuadas por la DNDA, el valor de la garantía se reduce, la DNDA debe solicitar al contratista restablecer el valor inicial de la garantía tal cual lo determina el art. 127 del Decreto 1510 de 2013.

Cuando el contrato es modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, la DNDA debe exigir al contratista ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.

La DNDA debe prever en los pliegos de condiciones para la Contratación el mecanismo que proceda para restablecer la garantía

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cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla.

5.2.8. Efectividad de las garantías.

La DNDA conforme al art. 128 del Decreto 1510 de 2013 debe hacer efectivas las garantías previstas en este numeral así:

1. Por medio del acto administrativo en el cual la DNDA declare la caducidad del contrato y ordene el pago al contratista y al garante, bien sea de la cláusula penal o de los perjuicios que ha cuantificado. El acto administrativo de caducidad constituye el siniestro.

2. Por medio del acto administrativo en el cual la DNDA impone multas, debe ordenar el pago al contratista y al garante. El acto administrativo correspondiente constituye el siniestro.

3. Por medio del acto administrativo en el cual la DNDA declare el incumplimiento, puede hacer efectiva la cláusula penal, si está pactada en el contrato y ordenar su pago al contratista y al garante. El acto administrativo correspondiente es la reclamación para la compañía de seguros.

5.2.7. Multas

En los contratos que celebre la Dirección Nacional de Derecho de Autor se podrán pactar cláusulas sobre multas. Cuando durante el desarrollo de un contrato se observen incumplimientos parciales en su

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ejecución, a instancias del supervisor o la persona encargada de la vigilancia y control, se seguirá el siguiente procedimiento:

a. Se exigirá al contratista, por escrito, corregir las falencias detectadas y dar estricto cumplimiento a las obligaciones pactadas en el contrato. Si fuere posible, debe precisarse el plazo o condiciones en las cuales se deben hacer los correctivos necesarios y retomar la programación que rige para el respectivo contrato.

b. Si después de haberse producido la exigencia antes citada, persisten los hechos que dan origen al incumplimiento, y que ponen en peligro el objeto contratado, el supervisor presentará un informe debidamente firmado dirigido al Subdirector Administrativo detallando los aspectos que se consideran factor de incumplimiento y su posición técnica frente a dicho incumpliendo, para que se proceda a adelantar las acciones correspondientes.

5.2.8. Contrato de seguro. (art. 129 al 139 del Decreto 1510 de 2013)

5.2.8.1. Amparos.

El objeto de cada uno de los amparos debe corresponder al definido en los artículos 115, 116 y 117 del Decreto 1510 de 2013.

Los amparos deben ser independientes unos de otros respecto de sus Riesgos y de sus valores asegurados. La DNDA solamente puede reclamar o tomar el valor de un amparo para cubrir o indemnizar el valor

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xxx xxxxxx cubierto. Los amparos son excluyentes y no se pueden acumular.

5.2.8.2. Cesión del contrato.

Si hay lugar a cesión del contrato a favor del garante, este está obligado a constituir las garantías previstas en el contrato.

5.2.8.3. Exclusiones.

La DNDA solamente admitirá las siguientes exclusiones en el contrato de seguro que ampara el cumplimiento de los contratos que suscriba y, cualquier otra estipulación que introduzca expresa o tácitamente exclusiones distintas a estas, no producirá efecto alguno:

1. Causa extraña: esto es la fuerza mayor o caso fortuito, el hecho de un tercero o la culpa exclusiva de la víctima.

2. Daños causados por el contratista a los bienes de la DNDA no destinados al contrato.

3. Uso indebido o inadecuado o falta de mantenimiento preventivo al que está obligada la DNDA.

4. El deterioro normal que sufran los bienes entregados con ocasión del contrato garantizado como consecuencia del transcurso del tiempo.

5.2.8.4. Inaplicabilidad de la cláusula de proporcionalidad.

En el contrato de seguro que ampara el cumplimiento, la compañía de seguros no puede incluir la cláusula de proporcionalidad y tampoco otra cláusula similar en el sentido de que el valor asegurado ampara los

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perjuicios derivados del incumplimiento total del contrato garantizado pero frente a un incumplimiento parcial, la compañía de seguros solamente paga los perjuicios causados en proporción al incumplimiento parcial de la obligación garantizada. La inclusión de una cláusula en ese sentido no producirá efecto alguno.

5.2.8.5. Improcedencia de la terminación automática y de la facultad de revocación del seguro.

La garantía única de cumplimiento expedida a favor de la DNDA no expira por falta de pago de la prima ni puede ser revocada unilateralmente.

5.2.8.6. Requisitos del seguro de responsabilidad civil extracontractual.

El amparo de responsabilidad civil extracontractual debe cumplir los siguientes requisitos:

1. Modalidad de ocurrencia. La compañía de seguros debe expedir el amparo en la modalidad de ocurrencia. En consecuencia, el contrato de seguro no puede establecer términos para presentar la reclamación, inferiores a los términos de prescripción previstos en la ley para la acción de responsabilidad correspondiente.

2. Intervinientes. La DNDA y el contratista deben tener la calidad de asegurado respecto de los daños producidos por el contratista con ocasión de la ejecución del contrato amparado, y serán beneficiarios tanto la DNDA como los terceros que puedan resultar afectados por la responsabilidad del contratista o sus subcontratistas.

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3. Amparos. El amparo de responsabilidad civil extracontractual debe contener además de la cobertura básica de predios, labores y operaciones, mínimo los siguientes amparos:

a) Xxxxxxxxx expresa de perjuicios por daño emergente y lucro cesante.

b) Xxxxxxxxx expresa de perjuicios extrapatrimoniales.

c) Xxxxxxxxx expresa de la responsabilidad surgida por actos de contratistas y subcontratistas, salvo que el subcontratista tenga su propio seguro de responsabilidad extracontractual, con los mismos amparos aquí requeridos.

d) Xxxxxxxxx expresa xx xxxxxx xxxxxxxx.

e) Cobertura expresa de vehículos propios y no propios.

5.2.8.7. Mecanismos de participación en la pérdida por parte de la Entidad asegurada.

En el contrato de seguro que ampara la responsabilidad civil extracontractual solamente se pueden pactar deducibles hasta xxx xxxx por ciento (10%) del valor de cada pérdida y en ningún caso pueden ser superiores a dos mil (2.000) smmlv.

No serán admisibles las franquicias, coaseguros obligatorios y demás formas de estipulación que impliquen la xxxxxxxx de parte de la pérdida por la entidad asegurada.

5.2.8.8. Protección de los bienes.

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La DNDA debe exigir a su contratista un contrato de seguro que ampare responsabilidad cuando con ocasión de la ejecución del contrato existe riesgo de daño de los bienes propiedad de la DNDA. La Entidad debe definir el valor asegurado en los pliegos de condiciones.

5.2.9. Patrimonio Autónomo: clase de garantía (art. 140 al 145 del Decreto 1510 de 2013)

El contrato xx xxxxxxx mercantil por medio del cual se crea el patrimonio autónomo que sirve de garantía para la oferta o el cumplimiento del contrato en los términos de los artículos 115 y 116 del Decreto 1510 de 2013, debe cumplir con los siguientes requisitos e incluir los siguientes aspectos:

1. El fideicomitente debe ser el oferente o el contratista o quien esté dispuesto a garantizar sus obligaciones y tenga la facultad para hacerlo, y la sociedad fiduciaria autorizada para el efecto por la Superintendencia Financiera o quien haga sus veces.

2. La DNDA debe ser el beneficiario del patrimonio autónomo

3. La sociedad fiduciaria está obligada a realizar los actos necesarios para la conservación de los bienes fideicomitidos o adoptar las medidas necesarias para que quien los tenga garantice dicha conservación.

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4. La sociedad fiduciaria debe periódicamente hacer las valoraciones y avalúos sobre los bienes que constituyen el patrimonio autónomo, para velar por la suficiencia e idoneidad de la garantía.

5. La sociedad fiduciaria debe avisar a la DNDA y al fideicomitente dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en la que tiene noticia de la insuficiencia del patrimonio autónomo para el pago de las obligaciones garantizadas, causada por la disminución del valor xx xxxxxxx de los bienes que lo conforman y exigir al fideicomitente el remplazo o aumento de los bienes fideicomitidos para cumplir con las normas relativas a la suficiencia de la garantía.

6. La obligación del fideicomitente de remplazar o aumentar los bienes fideicomitidos dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la solicitud que haga la sociedad fiduciaria.

7. El procedimiento para el remplazo de bienes o para la incorporación de nuevos bienes al patrimonio autónomo.

8. El procedimiento que debe seguirse frente al incumplimiento del oferente o del contratista.

9. Las obligaciones de la sociedad fiduciaria incluyendo sus obligaciones de custodia y administración de los bienes, verificación periódica del valor del patrimonio autónomo, rendición de cuentas e informes periódicos.

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10. La forma como procede la dación en pago de los bienes fideicomitidos para lo cual es necesario que haya trascurrido más de un

(1) año desde la fecha en la cual la DNDA solicitó a la sociedad fiduciaria ejecutar la garantía y no ha sido posible realizar los bienes fideicomitidos. En este caso, la DNDA debe recibir la dación en pago por el cincuenta por ciento (50%) del avalúo actualizado de los bienes, sin perjuicio de que la DNDA persiga el pago del perjuicio causado que no haya sido íntegramente pagado.

5.2.9.1. Admisibilidad de bienes para conformar el patrimonio autónomo.

Los bienes o derechos fideicomitidos para crear el patrimonio autónomo que sirve de garantía en los términos de los artículos 115 y 116 del Decreto 1510 de 2013, deben ofrecer a la DNDA un respaldo idóneo y suficiente para el pago de las obligaciones garantizadas.

La DNDA solamente puede aceptar como garantía el patrimonio autónomo conformado con los siguientes bienes y derechos:

1. Valores que pueden conformar las carteras colectivas xxx xxxxxxx financiero o la participación individual del contratista en carteras colectivas. La DNDA reconocerá para efectos del cálculo del valor de la garantía hasta el noventa por ciento (90%) del monto de tales valores.

2. Inmuebles libres de limitaciones de dominio con un valor superior a dos mil (2.000) smmlv, que generen rentas en un (1) año por valor mayor al cero punto setenta y cinco por ciento (0,75%)

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mensual del precio de realización establecido en el avalúo que debe realizar un experto, de acuerdo con el númeral 5.2.9.2 del presente Manual de Contratación. Estas rentas no pueden estar a cargo del contratista garantizado y deben hacer parte del patrimonio autónomo. La DNDA reconocerá para efectos del cálculo del valor de la garantía hasta el setenta por ciento (70%) del valor del avalúo de los bienes inmuebles fideicomitidos.

5.2.9.2. Avalúo de los bienes inmuebles fideicomitidos.

La sociedad fiduciaria debe ordenar el avalúo de los bienes inmuebles, el cual debe hacerse bajo el criterio de valor de realización a corto plazo para efectos de determinar la suficiencia de la garantía. La sociedad fiduciaria debe actualizar el avalúo con la frecuencia establecida en las normas aplicables. Si el avalúo disminuye en más xx xxxx por ciento (10%) de año a año, el fideicomitente debe aportar nuevos bienes para que la garantía sea suficiente.

El avalúo debe estar a cargo de una institución especializada inscrita en el Registro Nacional de Evaluadores que lleva la Superintendencia de Industria y Comercio. La remuneración de los Evaluadores y de los costos del avalúo debe ser cubierta por la sociedad fiduciaria con cargo a los recursos del fideicomiso.

5.2.9.3. Certificado de Garantía.

La sociedad fiduciaria debe expedir a nombre de la DNDA un certificado de garantía en el cual conste la siguiente información:

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