MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

PROCESO: GESTIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE DEL NORTE Y EL ORIENTE AMAZÓNICO CDA

GUAINÍA, GUAVIARE Y VAUPÉS 2015

TABLA DE CONTENIDO

CAPÍTULO 1: DE LOS ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

1.1. NATURALEZA JURÍDICA DE LA CORPORACIÓN CDA

1.2. ALCANCE

1.3. APLICABILIDAD

1.4. GESTIÓN DE CALIDAD

1.5. PRINCIPIOS DE LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES

1.6. CONTENIDO

1.7. NORMATIVIDAD

1.8. COMPETENCIA PARA CELEBRAR CONTRATOS

1.9. PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

1.10. CONCEPTOS Y DEFINICIONES

1.10.1. Estudios y documentos previos

1.10.2. Especificaciones o características del bien o servicio requerido (Componente Técnico)

1.10.3. Cuantías de la contratación

1.10.4. Competencia para contratar

1.10.5. Delegación para contratar:

1.10.6. Licitación Pública

1.10.7. Selección Abreviada

1.10.8. Concurso de méritos

1.10.9. Contratación Directa:

1.10.10. Contratación de mínima cuantía

1.10.11. Pliego de Condiciones

1.10.12. Adenda

1.10.13. Plazo de la licitación

1.10.14. Anticipo

1.10.15. Pago anticipado

CAPÍTULO 2: DE LA VIGILANCIA Y CONTROL DE LA CONTRATACIÓN

2.1. VIGILANCIA CONTRACTUAL

2.2. COMITÉS EVALUADORES

2.2.1.Designación

2.2.2.Funciones del comité evaluador

2.2.3.Funciones adicionales del comité de evaluación

2.2.4.Inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses del comité evaluador. aspectos generales

2.3. PARTICIPACIÓN COMUNITARIA Y VEEDURÍAS CIUDADANAS

2.4. FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS

CAPÍTULO 3: DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA DESARROLLAR LA GESTIÓN CONTRACTUAL. ETAPA PRECONTRACTUAL

3.1. DE PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

3.2. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

3.2.1.Responsables

3.3. ESTUDIO DE COSTOS Y MERCADO

3.4. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LOS ESTUDIO DE COSTOS:

3.4.1.Análisis del sector 3.4.2.Condiciones comerciales 3.4.3.Forma de pago

3.5. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

3.6. ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN LA ETAPA DE PLANEACIÓN

CAPÍTULO 4: DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

4.1. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

4.2. REQUERIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN

4.2.1.Descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

4.2.2.Ubicación proceso en el plan de acción de la corporación CDA

4.2.3.Forma de satisfacer tal necesidad

4.2.4.Objeto a contratar, especificaciones e identificación del contrato a celebrar.

4.2.4.1. Objeto

4.2.4.2. Alcance del objeto contractual

4.2.4.3. Especificaciones técnicas

4.2.4.4. Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos

4.2.4.5. Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas – UNSPSC.

4.2.4.6. Partes.

4.2.4.7. Plazo

4.2.4.8. Lugar de ejecución del contrato.

4.2.4.9. Identificación del contrato que se pretende celebrar.

4.2.4.10. Obligaciones de las partes.

4.2.4.11. Modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

4.2.4.12. Valor estimado del contrato y justificación del mismo, indicando las variables que calculen el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen.

4.2.4.13. Análisis del Sector.

4.2.4.14. Condiciones comerciales

4.2.4.15. Forma de pago.

4.2.4.16. Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales

4.2.4.17. Rendimientos Financieros

4.2.4.18. Criterios para seleccionar la oferta más favorable

4.2.4.19. Análisis de Riesgo y forma de mitigarlo.

4.2.4.20. Garantías que la Entidad Estatal exigirá en el Proceso de Contratación.

4.2.4.21. Indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.

4.2.4.22. Convocatorias Limitadas a Mipyme

4.2.4.23. Comité Evaluador

4.2.4.24. Tipo De Supervisión y/o Interventoría

4.2.4.25. Otros documentos necesarios para la contratación.- Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

4.2.4.26. Estudios técnicos y diseños

4.3. MODALIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN

4.4. ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

4.5. MODIFICACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS

4.6. REFRENDACIÓN JURÍDICA

CAPÍTULO 5: DE LAS GARANTÍAS EN LA CONTRATACIÓN

5.1. ESTABLECIMIENTO DE GARANTÍAS

5.2. CLASES DE GARANTÍAS

5.3. APROBACIÓN DE LAS GARANTÍAS 5.3.1.Garantía de Cumplimiento 5.3.2.Remisión de documentos al Supervisor 5.3.3.Trámite de pagos

CAPÍTULO 6: DE LOS RIESGOS EN LA CONTRATACIÓN

6.1. ANÁLISIS DE RIESGO, SU ASIGNACIÓN Y LA FORMA DE MITIGARLO

6.2. DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS EN LOS CONTRATOS ESTATALES

6.3. OBLIGATORIEDAD DE LA AUDIENCIA DE ASIGNACIÓN DE RIESGOS

CAPÍTULO 7: DE LA ETAPA CONTRACTUAL

7.1. CONTRATOS ESTATALES

7.1.1.Contrato de Obra.

7.1.2.Contrato de Consultoría

7.1.3.Contrato de prestación de servicios

7.1.4.Contrato de compraventa y suministro

7.1.5.Encargos fiduciarios y fiducia pública

7.1.6.Contrato de seguros

7.1.7.Contrato de intermediarios de seguros

7.1.8.Contrato de enajenación de bienes

7.1.9.Contratos Llave en Mano

7.2. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

7.3. EJECUCIÓN DEL CONTRATO

7.4. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL

7.4.1.Ejercicio de las funciones de supervisión y/o interventoría de los contratos

7.4.2.Procedimiento para el ejercicio de la función de supervisión y/o interventoría

7.4.2.1. Momento y plazo para el ejercicio de la función de supervisión

7.4.2.2. Manifestaciones de inconformidad de supervisores y/o interventores de los contratos en relación con la ejecución de los contratos

7.4.2.3. Cumplimiento de órdenes del ordenador del gasto, como consecuencia de irregularidades o circunstancias que afecten el normal desarrollo de un contrato

7.4.2.4. Liquidación de los contratos

7.4.2.5. Principios del ejercicio de la función de supervisión y/o interventoría en el seguimiento de los contratos.

7.4.2.6. Desarrollo de las actividades de supervisión y/o interventoría

7.4.2.7. Funciones generales de los supervisores y/o interventores

7.4.2.8. Funciones administrativas

7.4.2.9. Funciones técnicas

7.4.2.10. Funciones financieras y contables

7.4.2.11. Funciones legales

7.4.2.12. Prohibiciones

7.4.2.13. Responsabilidades

7.4.2.14. Disposiciones especiales para la supervisión y/o interventoría de los contratos de obra

7.4.2.15. Funciones administrativas del supervisor y/o interventor de los contratos de obra

7.4.2.16. Modificación a los contratos

7.4.2.17. Adición de los contratos

CAPÍTULO 8: DE LA PRÓRROGA, SUPENSIÓN, OTROSI, CESIÓN DEL CONTRATO Y CLÁUSULAS EXPECCIONALES.

8.1. PRÓRROGA

8.2. SUSPENSIÓN

8.3. OTROSÍ

8.4. CESIÓN DEL CONTRATO

8.5. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES

8.6. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

8.7. MULTAS Y SANCIONES (cláusula penal)

8.7.1.MULTA

8.7.2.CLÁUSULA PENAL

8.8. DEBIDO PROCESO

CAPÍTULO 9: DE LAS SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL

9.1. MECANISMOS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETO CONTRACTUAL

9.2. PROCEDIMIENTO DE IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO

9.2.1.Trámite en caso de incumplimiento contractual.

9.2.2.Imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. 9.2.3.Resolución del incumplimiento o imposición de sanción 9.2.4.Notificación y recursos

9.2.5.Publicación de los actos y sentencias sancionatorias

CAPÍTULO 10: DE LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO Y SU LIQUIDACIÓN

10.1. TERMINACIÓN DEL CONTRATO

10.1.1. Causas Normales

10.1.2. Causas Anormales

10.2. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

10.3. REGLAS PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

10.4. LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO Y UNILATERAL

10.5. OBLIGACIONES POSTERIORES A LA LIQUIDACIÓN

10.6. ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES

CAPÍTULO 11: DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS – PROCEDIMIENTOS, GENERALIDADES.

11.1. CONVOCATORIA PÚBLICA

11.2. PUBLICIDAD DEL LOS PROCESOS DE SELECCIÓN:

11.3. PLIEGO DE CONDICIONES

11.3.1. Contenido xxx xxxxxx de condiciones

11.3.2. Disposición xxx xxxxxx para consulta y/o retiro de fotocopias

11.4. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

11.5. SUSPENSIÓN DEL PROCESO

11.6. PRÓRROGA DE LOS PLAZOS DEL PROCESO CONTRACTUAL

11.7. PROCESO DE SELECCIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA

11.7.1. Procedimiento Licitación Pública

11.8. SELECCIÓN ABREVIADA.

11.8.1. Procedimiento Selección Abreviada

11.8.2. Selección abreviada de menor cuantía.

11.8.3. Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por subasta inversa.

11.8.4. Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes en bolsas de productos.

11.8.5. Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de acuerdos marco de precios

11.8.6. Selección abreviada para la enajenación de bienes muebles e inmuebles de la corporación CDA

11.8.6.1. Enajenación de bienes de la corporación CDA

11.8.6.2. Pliegos para la enajenación de bienes de la Corporación CDA

11.9. CONCURSO DE MÉRITOS

11.9.1. Procedimiento selección Concurso de Méritos

11.10. CONTRATACIÓN DIRECTA:

11.10.1. Procedimiento Contratación Directa.

11.10.2. Urgencia manifiesta. (Artículo 42 Ley 80 de 1993)

11.10.3. Contratos o convenios interadministrativos:

11.10.3.1.Justificación

11.10.3.2.Procedimientos para la suscripción de convenios

11.10.3.3.Definición y alcances:

11.10.3.4.Procedimiento de celebración de convenios

11.10.3.4.1. Objeto

11.10.3.4.2. Alcance

11.10.3.4.3. Etapas para la celebración de convenios

11.10.3.4.4. Justificación de la necesidad y documentos previos

11.10.3.4.5. Elaboración del proyecto de minuta 11.10.3.4.6. Viabilidad del contenido del proyecto 11.10.3.4.7. Firma y comunicación

11.10.3.5.Acta de inicio / ejecución del convenio 11.10.3.6.Acta de liquidación 11.10.3.7.Instancias involucradas:

11.10.3.7.1. La Revisión de Convenios 11.10.3.7.2. Ejecución de convenios 11.10.3.7.3. Erogación económica

11.10.3.7.4. Convenios que impliquen recepción de fondos

11.10.3.7.5. Suscripción de Convenios y Acuerdos – Firmas Autorizadas

11.10.3.8.Intervinientes y funciones

11.10.3.8.1. Director General

11.10.3.8.2. Secretario General

11.10.3.9.Tipología de convenios y acuerdos

11.10.3.9.1. Xxxxxxxx Xxxxx:

11.10.3.9.2. Acuerdo Específico

11.10.3.9.3. De Cooperación 11.10.3.9.4. De acceso a la información 11.10.3.9.5. De Pasantías Académicas 11.10.3.9.6. De Capacitación

11.10.4. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

CONTROL DE DOCUMENTOS

11.10.5. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales

11.10.6. Adquisición de inmuebles

11.10.7. Arrendamiento de inmuebles

11.11. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

11.11.1. Procedimiento Mínima Cuantía

11.12. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

11.12.1. Procedimiento Evaluación de Proveedores

CAPÍTULO 12: DE LOS MODELOS Y FORMATOS

12.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

12.2. ETAPA CONTRACTUAL

PRESENTACIÓN DEL MANUAL

El Gobierno Nacional al expedir el Decreto 4170 el 3 de noviembre de 2011, consideró que es una necesidad de País generar una política clara y unificada en materia de compras y contratación pública, con lineamientos que sirvan de guía a los administradores públicos en la gestión y ejecución de recursos, que permita que su quehacer institucional pueda ser medido, monitoreado y evaluado y genere mayor transparencia en las compras y la contratación pública.

En este orden de ideas, mediante dicho Decreto creó la Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–con el objetivo de desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado.

Con la expedición el 00 xx xxxxx xx 0000 xxx Xxxxxxx 1510 de 2013 (Ahora Decreto 1082 del 00 xx Xxxx 0000 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional y demás decretos que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.), se desarrolló la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 4170 de 2011, dejando sin vigencia legal la totalidad del Decreto 734 de 2012, xxxxx reglamentario de la Normativa de Contratación. Su artículo 2.2.1.2.5.3. ordena a las Entidades Estatales contar con un Manual de Contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición de dicho Decreto, por lo que este Reglamento Interno, además de la aplicación de la Normativa Contractual, se aplican los Lineamientos Generales para la expedición de los Manuales de Contratación establecidos por Colombia Compra Eficiente en el Documento LGEMC-01.

Como novedad en la expedición de los manuales de contratación, Colombia Compra Eficiente en el Documento LGEMC-01, dispone: “Las Entidades Estatales en los Manuales de Contratación no deben incluir los procesos sancionatorios contra los contratistas y tampoco incluir o repetir las normas legales y reglamentarias.”

En consecuencia, este Manual de Contratación forma parte de los procesos de la Corporación CDA que integran el Sistema de Gestión de Calidad en la norma NTC GP 1000:2009 en el numeral 7.4 - Adquisición de Bienes y Servicios, bajo los principios de la función administrativa, la cual se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía,

imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia, estableciendo directrices y parámetros como guías de las actividades en cada una de las etapas de los procesos de selección contractual que adelante la Corporación CDA, acogiendo lo prescrito en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 1082 del 00 xx Xxxx 0000 y demás decretos que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, la Ley 1474 de 2011, así como en las demás normas de contratación estatal, de igual manera, se distribuyen las actividades y las responsabilidades de quienes participamos en la contratación.

Se le exige a funcionarios y contratistas de la Corporación CDA leerlo y ponerlo en práctica como una herramienta para el cumplimiento del proceso contractual, los fines de la contratación pública, la mejora continua de estos procesos por todos nosotros, así como el Plan de Acción “Ambiente sano, calidad de vida y desarrollo humano sostenible para el Norte y el Oriente Amazónico”.

Saludos.

XXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXX

Director General

CAPÍTULO 1

DE LOS ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

1.1. NATURALEZA JURÍDICA DE LA CORPORACIÓN CDA:

La Corporación para el Desarrollo Sostenible del Norte y el Oriente Amazónico, CDA, en adelante Corporación CDA fue creada por el artículo 34 de la Ley 99 de 1993 como una Corporación Autónoma Regional sujeta al régimen que trata dicho artículo.

Además de las funciones propias de las Corporaciones Autónomas Regionales, tiene como encargo principal promover el conocimiento de los recursos naturales renovables y del medio ambiente de la región del Norte y el Oriente Amazónico y su utilización; ejercer actividades de promoción de investigación científica y transferencia de tecnología; dirigir el proceso de planificación regional de uso del suelo para mitigar o desactivar presiones de explotación inadecuadas del territorio; fomentar la integración de las comunidades tradicionales que habitan la región y de sus métodos ancestrales de aprovechamiento de la naturaleza al proceso de conservación, protección, y aprovechamiento sostenible de los recursos, y de propiciar con la cooperación de entidades nacionales e internacionales, la generación de tecnologías apropiadas, para la utilización y conservación de los recursos de la Amazonía Colombiana.

La jurisdicción de la Corporación CDA comprende el territorio de los departamentos de Vaupés, Guainía y Guaviare; tiene su sede en la ciudad de Inírida, y subsedes en San Xxxx del Guaviare y Mitú.

Los órganos de Dirección y Administración de la Corporación CDA lo conforman:

1. La Asamblea Corporativa

2. El Consejo Directivo, y

3. El Director General

1.2. ALCANCE:

Este Manual de Contratación forma parte de los procesos que integran el Sistema de Gestión de Calidad en la NTC GP 1000:2009 en el numeral 7.4 - Adquisición de Bienes y Servicios, bajo los principios de la función administrativa, la cual se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Se aplicará a todos los procesos contractuales que adelante la Corporación CDA, conforme al texto que se consagra a continuación.

1.3. APLICABILIDAD:

Las disposiciones del presente Manual se aplican a todos los negocios jurídicos y contratos que celebre la Corporación CDA, con las personas que tengan capacidad para contratar, naturales o jurídicas, de derecho público o privado, nacionales o extranjeras, en desarrollo de sus funciones institucionales para la ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos sobre medio ambiente y recursos naturales renovables, en la ejecución de su Plan de Acción “Ambiente sano, calidad de vida y desarrollo humano sostenible para el Norte y el Oriente Amazónico” y de las normas legales vigentes sobre su disposición, administración, manejo y aprovechamiento de estos, conforme a las regulaciones, pautas y directrices expedidas por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, la ley 99 de 1993, la Ley 1450 del 16 xx xxxxx de 2011, Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014, y demás normas legales vigentes.

1.4. GESTIÓN DE CALIDAD:

Con la expedición de este Manual la Corporación CDA persigue el mejoramiento continuo y la estandarización de la contratación, en el cual participan todos sus funcionarios y contratistas, entregando a cada uno de estos una responsabilidad en el proceso, orientado hacia los objetivos y metas institucionales, y lograr la satisfacción total de los usuarios, optimizando la administración y control de los recursos naturales en busca del desarrollo humano sostenible en los departamentos de Guainía, Guaviare y Vaupés.

1.5. PRINCIPIOS DE LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES:

Las actuaciones de los funcionarios y contratistas que intervengan en los procesos contractuales de la Corporación CDA se desarrollarán de conformidad con los postulados constitucionales, los principios de la Contratación Pública, del Sistema Presupuestal, los que orientan la Función Administrativa, por las reglas de interpretación contractual y los principios generales del derecho.

1.6. CONTENIDO:

Este Manual de Contratación establece las funciones internas en materia contractual, tareas en virtud de la delegación o desconcentración de funciones, las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual, como guía y orientación en el desarrollo de dicha actividad, constituyéndose en una herramienta de trabajo para los servidores públicos y contratistas de la Corporación CDA, y especialmente para quienes tienen la responsabilidad de adelantar los trámites de los procedimientos.

PARÁGRAFO: Las actividades establecidas en este Reglamento garantizan que la adquisición de bienes y servicios para el cumplimiento de los fines de la Corporación CDA, se realicen con los más altos niveles de eficiencia y efectividad y que la supervisión de los contratos se realice conforme a las normas legales, buscando siempre el cumplimiento de los fines estatales.

1.7. NORMATIVIDAD:

Los contratos que celebre la Corporación CDA se regirán por las disposiciones señaladas en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 del 10 de enero de 2012, Decreto Reglamentario 1082 del 00 xx Xxxx 0000 y demás leyes y decretos que lo modifiquen, adicionen o sustituyan; así como las normas señaladas en el presente Manual. En lo no regulado en ellas, se regirán por las disposiciones comerciales y civiles, así como las pertinentes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, (Ley 1437 del 00 xx xxxxx xx 0000) x xxx xxxxxxxxxxxx xx Xxxxxxxx Compra Eficiente. (Sección 5 del Decreto 1082 de 2015).

1.8. COMPETENCIA PARA CELEBRAR CONTRATOS:

La competencia para ordenar, dirigir, adjudicar y celebrar el proceso de contratación a nombre de la Corporación CDA, estará única y exclusivamente en cabeza de su Director General; no obstante, podrá delegar esta facultad en cada caso que sea requerido en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo, en los términos de la Ley

489 de 1998 o la normatividad legal que la adicione o modifique, mediante acto administrativo particular y concreto. Estas delegaciones serán ejercidas directamente por el funcionario autorizado, bajo su responsabilidad, y no podrá subdelegarlas.

PARÁGRAFO: El funcionario delegado deberá mantener informado al Director General de los pasos dados en cumplimiento de la delegación, así mismo le informará de cualquier circunstancia de incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista o de la Corporación CDA, de no hacerlo, incurrirá en falta disciplinaria.

1.9. PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA: Son partícipes del sistema de compras y contratación pública:

 Las Entidades Estatales que adelantan Procesos de Contratación.

 Colombia Compra Eficiente.

 Los oferentes en los Procesos de Contratación.

 Los contratistas.

 Los supervisores.

 Los interventores.

 Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.

1.10. CONCEPTOS Y DEFINICIONES

1.10.1. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS:

Son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben contener los siguientes elementos: (i) La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso de Contratación; (ii) El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto; (iii) La modalidad de selección del contratista y su justificación; incluyendo los fundamentos jurídicos; (iv) El valor estimado del contrato y su justificación.

Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, se debe incluir la forma como se calculó y soportar los cálculos de presupuesto; (v) Los criterios para seleccionar la oferta más favorable;(vi) El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo; (vii) Las garantías que se exigirán en el Proceso de Contratación; (viii) La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial; (ix) Análisis del sector desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo. La elaboración de los Estudios y Documentos Previos, será responsabilidad del área que requiere la contratación directamente o de Los Subdirectores y sus funcionarios.

1.10.2. ESPECIFICACIONES O CARACTERÍSTICAS DEL BIEN O SERVICIO REQUERIDO (COMPONENTE TÉCNICO):

Son todas las características de los bienes, servicios u obras a contratar, definidas por el área requirente en el documento de requerimiento. En caso de incluirse personal indicar las cantidades, calidades y condiciones de este.

1.10.3. CUANTÍAS DE LA CONTRATACIÓN:

Las cuantías de la contratación se establecen para efectos de escoger la modalidad de selección del contratista, cuando el valor es el factor determinante de la contratación. Al

inicio de cada vigencia anual, la Subdirección Administrativa y Financiera, establece las cuantías de la contratación de la Corporación CDA, dando cumplimiento a lo previsto por el literal b) del numeral 2°, del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Dichas cuantías se determinan en función de su presupuesto anual.

1.10.4. COMPETENCIA PARA CONTRATAR:

Capacidad o aptitud para celebrar contratos, otorgada por la ley al representante legal de las entidades estatales.

1.10.5. DELEGACIÓN PARA CONTRATAR:

Encargo que hace el Representante Legal de la Entidad en funcionarios de los niveles autorizados legalmente, para celebrar contratos a nombre de la entidad que representa.

1.10.6. LICITACIÓN PÚBLICA:

Modalidad de selección del contratista por regla general, salvo las excepciones previstas en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. En consecuencia, esta modalidad se utiliza cuando el valor del bien, servicio u obra a adquirir excede la menor cuantía a que se refiere el literal b) del numeral 2°, del artículo 2° de la ley indicada.

1.10.7. SELECCIÓN ABREVIADA:

Se refiere a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual, de acuerdo a las causales contenidas en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

1.10.8. CONCURSO DE MÉRITOS:

Modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrá utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. Se debe seleccionar a los contratistas a través de esta modalidad, para la prestación de servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y para los proyectos de arquitectura.

1.10.9. CONTRATACIÓN DIRECTA:

Es la modalidad de selección que procede solamente en los casos señalados en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, Subsección 4 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan.

1.10.10. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA:

Modalidad que se utiliza cuando el valor de la contratación no excede xxx xxxx por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, independientemente de su objeto.

1.10.11. PLIEGO DE CONDICIONES:

Es el documento elaborado por la Entidad, que contiene las condiciones, requisitos y exigencias a las cuales deben sujetarse las propuestas y el contrato a celebrar, las cuales deben cumplir los proponentes que aspiren a contratar con el Estado.

1.10.12. ADENDA:

Documento mediante el cual se modifica los pliegos de condiciones.

1.10.13. PLAZO DE LA LICITACIÓN:

Término que transcurre entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre (fecha y hora límite para presentar las propuestas), que se señalará en los pliegos de condiciones de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato.

1.10.14. ANTICIPO:

El anticipo no es un pago, se trata de recursos de la entidad que se entregan al contratista, con el fin de que estos se destinen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente. El monto del anticipo no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato (Artículo 40 Ley 80 de 1993, parágrafo).

En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos

recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista. (Artículo 91 Ley 1474 de 2011).

1.10.15. PAGO ANTICIPADO:

Es un pago que se realiza al contratista de manera anticipada, y como tal, dichos recursos pertenecen al contratista.

CAPÍTULO 2

DE LA VIGILANCIA Y CONTROL DE LA CONTRATACIÓN

2.1. VIGILANCIA CONTRACTUAL:

Conforme a lo estipulado en los artículos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998 que facultan a los representantes legales de las entidades públicas para crear y organizar Comités Internos de Trabajo con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas y programas de la entidad, y los Lineamientos Generales para la expedición de los Manuales de Contratación establecidos Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente - LGEMC-01, es menester la creación de los siguientes Comités:

2.2. COMITÉS EVALUADORES:

2.2.1.DESIGNACIÓN:

De conformidad con lo expuesto por el artículo 2.2.9.1.4. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, una vez recibido el requerimiento y los estudios y documentos previos y definida la modalidad de selección que se utilizará para llevar a cabo la contratación, se procederá, cuando aplique, el Director General de la Corporación o quien haya Delegado, designará el respectivo comité evaluador, el cual estará conformado por servidores públicos o particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación, por licitación, selección abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía. El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

PARÁGRAFO. Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales. La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.

2.2.2.FUNCIONES DEL COMITÉ EVALUADOR: El Comité Evaluador, tendrá entre otras, las siguientes funciones:

 Dar estricto cumplimiento a lo establecido en el Estatuto de Contratación Estatal y en especial en los artículos 23 y 26 de la Ley 80 de 1993 en relación con la responsabilidad de los servidores públicos.

 Participar en la estructuración de los aspectos técnicos, jurídicos y/o económico financieros, cuando así se solicite, con la oportunidad requerida y fijando criterios que sean de posible cumplimiento para los proponentes.

 Realizar la evaluación de las propuestas o de las manifestaciones de interés en procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos o mínima cuantía en que hayan sido designados. Dicha labor deberá realizarse de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones o en la invitación pública según el caso y haciendo una revisión detallada de cada uno de los documentos que hacen parte de la propuesta.

 Los informes de evaluación se deberán entregar en la fecha requerida en la remisión de las propuestas, y así contar con el tiempo necesario para su revisión y ajustes.

 Dar respuesta a las observaciones presentadas por los interesados en los procesos, en las etapas de observaciones al Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones, Pliego de Condiciones Definitivo e Informes de Evaluación por parte de los proponentes en este último evento, en los tiempos establecidos en la solicitud de respuesta.

 Solicitar al proponente cuando sea necesario, la aclaración de las propuestas. Las aclaraciones deben solicitarse y analizar sus respuestas dentro del término de evaluación establecido en el cronograma del proceso. Nota: No podrán establecerse dentro de los informes de evaluación ítems pendientes de verificación por aporte de documentos de los proponentes.

 En caso de requerirse a un proponente por estimarse que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, analizar las explicaciones del mismo y recomendar su rechazo o continuidad con base en su análisis, explicando sus razones.

 Recomendar al Director General el rechazo o aceptación de las ofertas presentadas dentro de la convocatoria pública cuando se estime que los valores ofertados son artificialmente bajo previo análisis de las explicaciones ofrecidas por el proponente.

 Recomendar al Director General o a quien haya Delegado la competencia para adelantar el proceso contractual, el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada.

 Participar en las Audiencias de Aclaración de Pliegos de Condiciones, Juntas de Licitación Adquisiciones y Contratación Directa, Audiencias de Adjudicación y demás reuniones citadas por el Director General relacionadas con los procesos de selección de proponentes en los que han sido designados.

 Cumplir a los tiempos establecidos en el cronograma del proceso en todas las etapas.

 Suscribir y radicar el informe de evaluación de proponentes.

2.2.3.FUNCIONES ADICIONALES DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN:

Además de las funciones anteriores, para los procesos de selección a través de concurso de méritos abierto o con precalificación, el comité asesor constituido tendrá a cargo el asesoramiento a la entidad en el proceso del contenido de los requerimientos en la precalificación y evaluación las ofertas técnicas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en primer y segundo lugar en el orden de calificación.

2.2.4.INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES DEL COMITÉ EVALUADOR. ASPECTOS GENERALES:

 El Comité Evaluador estará sujeto a las inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses establecidos en la ley y este Reglamento.

 El carácter asesor del Comité no exime a sus miembros de la responsabilidad del ejercicio de la labor recomendada.

 Las decisiones adoptadas por los miembros del comité asesor respecto de la evaluación de las ofertas presentadas se constituyen en recomendación al ordenador del gasto o a su delegado.

 Si la entidad no cuenta total o parcialmente con el personal idóneo para la valoración de las ofertas, podrá celebrar contratos de prestación de servicios para ello.

 El Director General de la Corporación CDA podrá de manera motivada apartarse de las recomendaciones que realice el comité Evaluador.

 Por tener el carácter de asesor y cuando el Director General lo estime conveniente podrá ponerse a consideración del Comité la celebración de acuerdos, convenios o contratos que no provengan de procesos de convocatoria pública.

2.3. PARTICIPACIÓN COMUNITARIA Y VEEDURÍAS CIUDADANAS:

Conforme a la ley 489 de 1998, y dentro de la Democratización y Control Social de la Administración Pública, todo contrato que celebre la Corporación CDA, estará sujeto a la vigilancia y control ciudadano. Para facilitar la labor de participación, las veedurías ciudadanas, establecidas de conformidad con la ley, podrán desarrollar su actividad durante cualquiera de las etapas de la contratación, por lo cual tendrán acceso directo a toda la documentación e información que se genere y que requieran para el cumplimiento de tales tareas. Todas las peticiones o solicitudes de información que sean presentadas por esta veeduría, tendrán prelación en su atención, frente a las demás señaladas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

2.4. FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS:

Los funcionarios y contratistas de la Corporación CDA tienen la obligación de vigilar la actuación contractual de la entidad, a su vez los servidores públicos y particulares involucrados en la contratación, encargados de los procesos de adquisición de bienes, servicios y obra, lo consultarán y seguirán todas las actividades de este manual.

CAPÍTULO 3

DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA DESARROLLAR LA GESTIÓN CONTRACTUAL ETAPA PRECONTRACTUAL

3.1. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN:

Las necesidades contractuales de la Corporación CDA, obedecerán a la planeación de las mismas dentro del Plan de Acción “Ambiente sano, calidad de vida y desarrollo

humano sostenible para el Norte y el Oriente Amazónico”, el Plan Operativo Anual, el Plan Anual de Adquisiciones y el Presupuesto Anual, de tal forma que sólo podrán ser viabilizadas aquellas contrataciones de inversión o funcionamiento previstas en estos documentos, según corresponda, todo lo cual deberá ser verificado por el servidor público responsable de elaborar los estudios y documentos previos para las diferentes modalidades de selección.

3.2. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES:

El Plan Anual de Adquisiciones es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, es independiente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión. Debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en la SUBSECCIÓN 4 Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, y según los lineamientos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.

3.2.1.RESPONSABLES:

Tienen la responsabilidad de elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, de actualizarlo y de publicarlo en la página web de la Corporación CDA, la Oficina Asesora de Planeación y la Subdirectora Administrativa y Financiera, y de publicarlo en el SECOP la Secretaria de Contratación.

3.3. ESTUDIO DE COSTOS Y MERCADO:

Para establecer el valor que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, el funcionario responsable de la realización de los estudios previos hará el análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad.

3.4. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LOS ESTUDIO DE COSTOS: Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:

3.4.1.ANÁLISIS DEL SECTOR:

En esta etapa la Corporación CDA debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, se tendrá en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector. Este análisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos habilitantes.

3.4.2.CONDICIONES COMERCIALES:

Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.

3.4.3.FORMA DE PAGO:

Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).

Acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando la Tesorería cuente con los recursos líquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre la Corporación CDA se podrá pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto no podrá exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993. Todos los convenios y contratos que estipulen el desembolso de anticipo, también dirá la forma como éste deberá amortizarse. Si el convenio o contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el valor del anticipo más los impuestos y las retenciones a que hubiere lugar, no podrán ser igual al 100% de la apropiación de la vigencia, debido a la dinámica contable.

3.5. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

La solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal la efectuará la dependencia donde surja la necesidad de la contratación ante la Subdirección Administrativa y Financiera, quien expedirá el correspondiente Certificado que respalda la contratación.

3.6. ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN LA ETAPA DE PLANEACIÓN:

N°	ACTIVIDAD	RESPONSABLE
1	Designación del Comité Asesor y Evaluador (Acto administrativo).	Director General
2	Elaboración de Estudios y Documentos Previos	Funcionario que requiere la contratación
3	Solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).	Funcionario que requiere la contratación
4	Refrendación jurídica de los estudios previos	Secretario General /o Director General
5	Elaboración de los pre pliegos	Funcionario que requiere la contratación
6	Desarrollo de la modalidad de selección: Publicaciones, Resolución de Apertura, observaciones, adendas, comunicaciones, audiencias, recibo de propuestas, evaluación, adjudicación o declaratoria de desierta.	Funcionario que requiere la contratación, Director General y Comité Evaluador

CAPÍTULO 4

DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

4.1. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS:

Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se refleja el análisis que el funcionario de la dependencia de la Corporación CDA ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan de Acción y el Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación.

Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto xx Xxxxxx de Condiciones, Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Corporación CDA, así como la distribución de riesgos que se propone.

4.2. REQUERIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN:

De acuerdo con la modalidad de selección aplicable, el área o dependencia en la cual surge la necesidad de la contratación debe realizar la solicitud de contratación y diligenciar el formato de “Estudios Previos de Conveniencia y oportunidad” que contiene

los requerimientos mínimos establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. Del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan y las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007. Sin perjuicio de lo descrito, la dependencia solicitante debe incluir todos los demás aspectos que considere necesarios para complementar los estudios. Con la presentación de los estudios y documentos previos al Secretario General o al Director General para su refrendación se surte el requerimiento de la respectiva contratación. Los estudios previos, entre otros aspectos, deben contener:

4.2.1.DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN:

Expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué, por qué y para qué de la contratación. Para ello se debe tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con el ordenamiento jurídico.

En este punto se debe consignar la historia del por qué se necesita contratar y lo esperado con la contratación a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar la inversión de los recursos del Estado, como evidencia de la debida planeación. Xxxx describirse la necesidad de realizar el proyecto y la contratación de servicios, obras y bienes, haciendo especial énfasis en los aspectos más relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la situación y enumeren los problemas, dificultades y complicaciones que se están presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratación.

Responder a las preguntas de qué necesito contratar, por qué necesito contratar, para qué necesito contratar y la relación que existe entre la necesidad identificada y el objeto contratar. En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:

 La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.

 Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.

 Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.

 Relación entre la contratación y el rubro presupuestal del que derivan sus recursos.

4.2.2.UBICACIÓN PROCESO EN EL PLAN DE ACCIÓN DE LA CORPORACIÓN CDA:

Indicar puntualmente el proyecto enunciando la Línea – Programa –. (En caso de no corresponder a un proyecto de inversión, indicar el recurso que afecta.

4.2.3.FORMA DE SATISFACER TAL NECESIDAD:

Descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y porqué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o pre diseño o la contratación de un servicio).

4.2.4.OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son:

4.2.4.1. Objeto: Es la forma en que la Administración establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar. Para su elaboración se recomienda tener en cuenta: identificar el tipo de contrato y los propósitos que se buscan con el proceso contractual, sin incluir cantidades, fechas o lugares específicos. Se recomienda evitar elaborar objetos largos que detallen las obligaciones del contrato o el alcance del mismo.

4.2.4.2. Alcance del Objeto Contractual: En este punto se indica la fecha, el lugar, la cantidad de bienes, la población beneficiaria, y demás condiciones de tiempo, modo y lugar en que se desarrollará el objeto contractual.

4.2.4.3. Especificaciones técnicas: La definición técnica de la necesidad y su soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.

Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que serán verificados por la entidad como requisito habilitante, DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el período de evaluación de las ofertas. Servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte etc. Cuando se trate de un proceso de selección para la selección de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la ficha deberá contener, como mínimo:

 Denominación de bien o servicio;

 Clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios;

 La identificación adicional requerida;

 La unidad de medida;

 La calidad mínima, y

 Los patrones de desempeño mínimos

4.2.4.4. Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos: En este punto se deja constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato. Cuando el contrato incluye diseño y construcción se deben adjuntar los respectivos documentos técnicos, ejemplo: cálculos, planos, entre otros.

4.2.4.5. Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas - UNSPSC: Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones. Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la forma en que las entidades del Estado definen sus objetos contractuales y aquella en la que adquieren sus productos. Si es posible incluir diferentes bienes y/o servicios en un mismo proceso de contratación, se deben incluir todos los códigos en un mismo renglón en el Plan Anual de Adquisiciones. De otro modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos en procesos independientes puesto que las modalidades de adquisición son diferentes.

Siempre se debe analizar que entre más códigos se incluyan en un mismo proceso de contratación, existe la posibilidad de que menos proveedores ofrezcan de manera integral todos los bienes y/o servicios involucrados en el proceso particular. Por lo tanto, la forma de codificar tiene un impacto directo sobre la competencia y la optimización de los recursos públicos. Ver Guía para la Codificación de Bienes y Servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx

4.2.4.6. Partes: Son quienes intervienen en la relación contractual. Todo contrato estatal es una relación jurídica conformada por dos extremos, en el que uno de ellos es una entidad estatal de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. El otro extremo de la relación la constituye una persona natural o jurídica –de derecho público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión

temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley. (Artículos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993).

4.2.4.7. Plazo: Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración. Se debe especificar si el plazo corresponde a meses, días hábiles o calendario. Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad.

No obstante lo anterior, los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, si los recursos fueron autorizados con vigencias futuras o se encuentran expresamente autorizados en las directrices y políticas expedidas cada año por Consejo Departamental de Política Fiscal (CODFIS), o existe un régimen especial para el manejo de los recursos, como es el caso de los recursos provenientes del Sistema General de Regalías, de convenios internacionales, entre otros.

4.2.4.8. Lugar de ejecución del contrato: Es el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato.

4.2.4.9. Identificación del contrato que se pretende celebrar: Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, para identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.

4.2.4.10. Obligaciones de las Partes: Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual.

4.2.4.11. Modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección: En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de selección. Es esencial determinar la naturaleza contractual para poder precisar

la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.

En este punto se explica la modalidad de contratación que aplica para el proceso de contratación y las normas que lo fundamentan (para el efecto este numeral deberá ser justificado por el servidor público que desempeña el rol jurídico). Nota: Para el caso de contratación directa se debe justificar las razones que soportan dicha modalidad, en virtud del principio de selección objetiva, lo cual servirá de fundamento para la expedición del acto administrativo que justifica la contratación directa en los casos que aplique.

4.2.4.12. Valor estimado del contrato y justificación del mismo, indicando las variables que calculen el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen: Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:

4.2.4.13. Análisis del sector: En esta etapa la entidad estatal debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector. Este análisis debe previo al establecimiento de los requisitos habilitantes.

4.2.4.14. Condiciones Comerciales: Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.

4.2.4.15. Forma de Pago: Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros). Para

determinar la forma de pago deben tenerse en cuenta las directrices y políticas establecidas por el Consejo Departamental de Política Fiscal (CODFIS).

Acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando la Tesorería cuente con los recursos líquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre la Corporación CDA se podrá pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto no podrá exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

Todos los convenios y contratos que estipulen el desembolso de anticipo, contemplarán también la forma como éste deberá amortizarse. Si el convenio o contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el valor del anticipo más los impuestos y las retenciones a que hubiere lugar, no podrán ser igual al 100% de la apropiación de la vigencia, debido a la dinámica contable y sus efectos técnicos en el sistema SAP.

Para la constitución de anticipos deberá tenerse en cuenta:

 El anticipo solo puede ser pactado en los contratos de tracto sucesivo.

 En los contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por licitación pública el contratista deberá suscribir un contrato xx xxxxxxx mercantil para crear un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la Superintendencia Financiera.

 Para los demás contratos no contemplado en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, los desembolsos del anticipo se harán a una cuenta bancaria separada no conjunta, a nombre del contrato suscrito.

4.2.4.16. Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales: Los servidores que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de los procesos de contratación, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los análisis xxx xxxxxxx adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre y clasifique la información contable.

Al respecto la Secretaría de Hacienda estableció las directrices que en esta materia deben cumplirse. (Véase Circular N° 260 del 21 xx xxxxx de 2012, Circular 56 del 28 de enero de 2013, Circular N. 131 del 14 xx xxxxx de 2013,

Circular N°432 del 14 de noviembre de 2013 y Circular N° 444 del 20 de noviembre de 2013). Si durante alguna de las fases del proceso contractual (precontractual, contractual o pos contractual) se presentan dudas en los aspectos presupuestales, tributarios, financieros y contables, se debe elevar la consulta ante la Dirección de Contabilidad de la Secretaría de Hacienda.

4.2.4.17. Rendimientos financieros: La Corporación CDA no pactará reinversión de los rendimientos. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados en calidad de anticipo, pertenecerán a la Corporación CDA.

4.2.4.18. Criterios para seleccionar la oferta más favorable: Se hará acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo dicho por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los contratos en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, atendiendo la relación entre el contrato que se pretende celebrar, la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.

Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta: a) Riesgo del Proceso de Contratación; b) valor del contrato objeto de la Contratación; c) análisis del sector económico respectivo; y d) conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial. Se debe indicar así mismo, en este apartado del estudio previo, en prosa, la respuesta a los siguientes interrogantes:

 ¿La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del contrato?

 ¿La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratación es acorde con las condiciones financieras xxx xxxxxxx de los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?

 ¿Los requisitos habilitantes permiten la participación de la mayoría de los actores xxx xxxxxxx que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?

 ¿Quién cumple con los requisitos habilitantes está en posibilidad de cumplir con el objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso de Contratación?

Acto seguido se debe relacionar cuál de los factores de selección se eligió o eligieron, de acuerdo con la modalidad de selección que aplique. Si el precio del bien o servicio es regulado, se deberá indicar la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.

Dentro de los criterios de calificación de las propuestas se debe otorgar un puntaje a los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional. Para ello se debe tener en cuenta que el puntaje otorgado debe estar comprendido entre el diez

(10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales. Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.

Este incentivo no es aplicable para la Contratación Directiva ni en los procesos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

4.2.4.19. Análisis de Riesgo y forma de mitigarlo: Las entidades estatales tienen la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación (sin excepción alguna), teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.

En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el Proceso de Contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.

Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las entidades estatales examinen en el pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado.

De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos. El análisis de riesgos se hará por todos los integrantes del comité asesor evaluador, sin embargo el técnico, según el conocimiento y la experticia, es quien debe identificar los riesgos. Ver Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx

4.2.4.20. Garantías que la Entidad Estatal exigirá en el Proceso de Contratación. Estimados los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en el artículo 2.2.1.2.3.1.1. y siguientes de la SECCIÓN 3 Garantías, SUBSECCIÓN 1 Generalidades del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan. En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones. No serán obligatorias en:

 Los contratos de empréstito

 Los contratos interadministrativos

 Los contratos de seguro

 Los contratos que se celebren con grandes superficies.

 Los contratos celebrados por contratación directa.

 Los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía.

4.2.4.21. Indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial: En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, las entidades públicas deberán indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. Ver Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx. Se debe verificar:

 Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.

 Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.

 Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mantendrá publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar tal verificación. Adicionalmente, para realizar la verificación de la aplicación de los acuerdos comerciales a los procesos de selección, deberá verificarse el Manual explicativo que para el efecto expida el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y el Departamento Nacional de Planeación

Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si están o no cubiertos por los mismos.

La entidad para efectos de la contratación respectiva y en caso que la misma esté cobijada por alguno de los acuerdos comerciales vigentes suscritos por Colombia, en materia de compras estatales, dará aplicación en todo el proceso contractual los principios y deberes comunes que constituyen el núcleo de las obligaciones internacionales de Colombia en este tema:

 Trato Nacional y no discriminación

 Plazos para la presentación de ofertas

 Publicación xxx Xxxxxx de Condiciones en Internet – Accesibilidad

 Especificaciones técnicas claras y necesarias

 Condiciones de participación esenciales

 Experiencia previa que no discrimine la participación de los proponentes en procesos de selección.

 Conservación de registros

 Reglas de origen

 Transparencia

 Compensaciones

 Revisión nacional de impugnaciones.

En este ítem de los estudios previos se debe tener en cuenta, los países con los cuales se tenga la obligación de Trato Nacional con fundamento en el Principio de Reciprocidad de conformidad con los artículos 20 y 21 Ley 80-1993.

Adicionalmente, el artículo 2.2.1.2.4.1.3. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, indica que el trato nacional se concederá a: (a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales; (b) a los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya certificado que los oferentes de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado. En este caso el certificado es expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores y puede ser consultado en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxx- nacional-por reciprocidad; y (c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia, los cuales pueden ser consultados en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/Xxxxxxx.xxxx

4.2.4.22. Convocatorias Limitadas a Mipyme: En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme de acuerdo con las reglas señaladas en los artículos 2.2.1.2.4.2.2. y siguientes del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan. En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme cuando:

 El valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

 La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación.

 La entidad puede realizar convocatorias limitadas a Mipyme nacionales domiciliadas en los Departamentos de la jurisdicción de la Corporación CDA o municipios en donde se va a ejecutar el contrato.

4.2.4.23. Comité Evaluador: El número del acto administrativo que designa el Comité y sus integrantes deberá relacionarse en los estudios previos.

4.2.4.24. Tipo De Supervisión y/o Interventoría: De acuerdo con el Manual de Supervisión e Interventoría se deberá indicar y justificar el tipo de interventoría.

Nota: Para las contrataciones de mínima cuantía los estudios previos contendrán los numerales señalados anteriormente, salvo en lo relacionado con la indicación de si el Proceso de Contratación está limitado a un Acuerdo Comercial y la convocatoria limitada a Mipyme.

4.2.4.25. Otros documentos necesarios para la contratación.- Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Existe la obligación por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de contratación las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos. (Véase Ley 80 de 1993 artículo 25). Para el caso de la Corporación CDA, se debe garantizar cuando el proceso entre para la recomendación de inicio al Comité Interno de Contratación, la existencia del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el que se gestiona a través de la Subdirección Administrativa y Financiera.

4.2.4.26. Estudios técnicos y diseños: Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o pre factibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros. Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar re procesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras. Es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de documentos adicionales. El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada meticulosamente por el técnico encargado del proceso.

4.3. MODALIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN:

La modalidad de selección o contratación aplicable será definida por el área o dependencia en la cual surge la necesidad de la contratación en el estudio previo, y deberá ser refrendada tal definición, una vez revisado jurídicamente por el Secretario General o el Director General de la Corporación CDA.

4.4. ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA:

Los estudios previos para la contratación de mínima cuantía, según lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, contendrán la siguiente información:

 La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

 La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

 Las condiciones técnicas exigidas.

 El valor estimado del contrato y su justificación.

 El plazo de ejecución del contrato.

 El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

4.5. MODIFICACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS:

Los estudios previos que requieran modificarse después de publicado el proyecto xx xxxxxx de condiciones, serán ajustados dejando en el respectivo estudio la constancia de tales modificaciones y la justificación de las mismas. Si tal modificación fuere necesaria con posterioridad a la apertura del proceso de selección, se podrá cumplir siempre que se trate de simples ajustes en los montos que no alteren las variables de su estimación o de cambios en elementos no esenciales del contrato a celebrar.

De ser necesario efectuar ajustes o modificaciones que afecten los elementos sustanciales señalados en este artículo, la Corporación CDA con fundamento en el numeral 2 del artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de enero 18 de 2011) y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura. Para estos eventos, el jefe de la dependencia solicitante o donde surge la necesidad contractual, deberá coordinar con la Secretaría General, el alcance y extensión de las modificaciones requeridas a fin que se precise jurídicamente la necesidad o no de revocar el acto de apertura.

4.6. REFRENDACIÓN JURÍDICA:

Para su refrendación jurídica, control administrativo y presupuestal, los estudios previos con sus documentos soportes y las disponibilidades presupuestales serán remitidos en medio físico o vía papiro al Secretario General; en ausencia de éste, al Director General de la Corporación CDA, los cuales estudiará y refrendará dentro de los tres (3) días siguientes de su recibo, ya sea para iniciar el proceso de selección o elaborar el

respectivo contrato. Sin la totalidad de los elementos indicados en artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, y los que sean exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección, no se refrendarán dichos documentos, ni se dará inicio al proceso contractual.

CAPÍTULO 5

DE LAS GARANTÍAS EN LA CONTRATACIÓN

5.1. ESTABLECIMIENTO DE GARANTÍAS:

De conformidad con lo establecido en los artículos 2.2.1.2.3.1.1. y siguientes del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, las garantías a exigir en el proceso contractual deben establecerse desde la elaboración de los estudios previos y deben cubrir los riesgos derivados del cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de la entidad con ocasión de:

 La presentación de las ofertas.

 Los contratos y su liquidación.

 Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, que deben estar garantizadas en los términos de la ley y del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan.

5.2. CLASES DE GARANTÍAS:

Las clases de garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones con la entidad, son:

 Contrato de seguro contenido en una póliza.

 Patrimonio autónomo.

 Garantía Bancaria.

Para la aplicación de las diferentes clases de garantías se deberá tener en cuenta lo previsto en los artículos 2.2.1.2.3.1.1. hasta el 2.2.1.2.3.4.1. Del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan. En la contratación directa, de mínima cuantía, de empréstito ni en los de seguro la exigencia de garantías no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe constar en los estudios y documentos previos. Ver artículo 7 de la Ley 1150 de 2007.

5.3. APROBACIÓN DE LAS GARANTÍAS:

Las garantías serán aprobadas por el Secretario General o el Director General para la presentación de la oferta y para la ejecución del contrato, una vez se encuentre perfeccionado el contrato, según sea el caso y que se hallen constituidas en legal forma y en los términos previstos en los pliegos de condiciones o en el contrato.

5.3.1.GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO:

La Secretaria de la Oficina de Contratación, por el medio más expedito entregará copia del contrato al contratista para que constituya la garantía de cumplimiento y/o demás pólizas a que haya lugar según la naturaleza y cuantía del contrato, de conformidad con las reglas que regulen la materia.

5.3.2.REMISIÓN DE DOCUMENTOS AL SUPERVISOR:

Cumplidos los requisitos establecidos en los numerales anteriores, se remitirán al supervisor del contrato todos los antecedentes incluyendo una copia de la propuesta, copia del contrato perfeccionado con requisitos de ejecución. Así mismo se remitirá copia del contrato a la Gerencia Administrativa y Financiera.

5.3.3.TRÁMITE DE PAGOS:

Para el trámite de los pagos establecidos en el contrato, se deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 19 Del Derecho de Turno de la Ley 1150 de 2013, en relación a que se “(…) respetarán el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas. (…) Lo dispuesto en este numeral no se aplicará respecto de aquellos pagos cuyos soportes hayan sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del cumplimiento de requisitos previstos en el contrato del cual se derivan”.

CAPÍTULO 6

DE LOS RIESGOS EN LA CONTRATACIÓN

6.1. ANÁLISIS DE RIESGO, SU ASIGNACIÓN Y LA FORMA DE MITIGARLO

La Corporación CDA realizará un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación conforme al artículo

anterior. Para la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, la Corporación CDA lo exigirá para todas las modalidades de selección de conformidad con lo estipulado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y deberá realizarse para cada caso concreto, en razón que éstos riesgos varían dependiendo del objeto de la contratación.

Al elaborar los estudios previos el funcionario debe tener en cuenta que los riesgos que deben estimarse, tipificarse y asignarse son solamente los previsibles, para lo cual hay que entender que el concepto de previsibilidad se refiere a los eventos que razonablemente pueden esperarse que ocurran en condiciones normales y que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

De conformidad con lo anterior, los riesgos regulatorios, legislativos, tributarios no deberán incluirse en el texto de los estudios previos, ni pliegos de condiciones. La fuerza mayor y el caso fortuito no son susceptibles de preverse, precisamente la imprevisibilidad es su característica.

Se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, puedan alterar el equilibrio financiero del mismo; así el riesgo será previsible en la medida en que el mismo sea identificable y cuantificable. Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuma directamente la Corporación CDA, corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo.

El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a la Corporación CDA hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del proyecto. Para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que la Corporación CDA examine en el pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de sus contratos, incluso los contratos en el sector privado. De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos. El análisis de riesgos se hará por todos los integrantes del Comité Asesor Evaluador, sin embargo el técnico, según el conocimiento y la experticia, es quien debe identificar los riesgos. Ver Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx

6.2. DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS EN LOS CONTRATOS ESTATALES:

Conforme a lo ordenado por el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, en los pliegos de condiciones o sus equivalentes deberán incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación. En las licitaciones públicas, los

pliegos de condiciones de la Corporación CDA deberán señalar el momento en el que, con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva.

6.3. OBLIGATORIEDAD DE LA AUDIENCIA DE ASIGNACIÓN DE RIESGOS:

Como lo prevé el artículo 39 del Decreto 1150 de 2013, la audiencia de asignación de Riesgos, es obligatoria, en ella la Corporación CDA debe presentar el análisis de Riesgos efectuado y hacer la asignación de Riesgos definitiva.

CAPÍTULO 7

DE LA ETAPA CONTRACTUAL

7.1. CONTRATOS ESTATALES:

Los contratos estatales son todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades públicas, previstos en el derecho privado, disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, entre los cuales se encuentran los descritos a título enunciativo en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 definiendo a continuación los siguientes:

7.1.1.CONTRATO DE OBRA:

Los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

7.1.2.CONTRATO DE CONSULTORÍA:

Los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

7.1.3.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS:

Los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos solo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.

7.1.4.CONTRATO DE COMPRA VENTA Y SUMINISTRO:

Contrato en que una de las partes se obliga a trasmitir la propiedad de una cosa y la otra a pagarla en dinero. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio. Cuando el precio consista parte en dinero y parte en otra cosa, se entenderá permuta si la cosa vale más que el dinero, y venta en el caso contrario. Para los efectos de este numeral se equipararán a dinero los títulos valores de contenido crediticio y los créditos comunes representativos de dinero. (Artículo 905. Código de Comercio).

El contrato de suministro, se enmarca dentro del contrato de compraventa con entregas periódicas, catalogados como contratos de tracto sucesivo. (Artículo 968. Contrato de Suministro Definición. El suministro es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios).

7.1.5.ENCARGOS FIDUCIARIOS Y FIDUCIA PÚBLICA:

Son lo que tienen por objeto la administración o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que las entidades estatales celebren. Lo anterior sin perjuicio de lo previsto en el numeral 20 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 (Los fondos destinados a la cancelación de obligaciones derivadas de contratos estatales podrán ser entregados en administración fiduciaria o bajo cualquier otra forma de manejo que permita la obtención de beneficios y ventajas financieras y el pago oportuno de lo adeudado.).

Los encargos fiduciarios y los contratos xx xxxxxxx pública solo podrán celebrarse por las entidades estatales con estricta sujeción a lo dispuesto en la Ley, únicamente para objetos y con plazos precisamente determinados. En ningún caso las entidades públicas fideicomitentes podrán delegar en las sociedades fiduciarias la adjudicación de los contratos que se celebren en desarrollo del encargo o de la fiducia pública, ni pactar su remuneración con cargo a los rendimientos del fideicomiso, salvo que éstos se encuentren presupuestados.

La selección de las sociedades fiduciarias a contratar, públicas o privadas, se hará con rigurosa observancia del procedimiento de licitación. Los excedentes de tesorería de las entidades estatales, se podrán invertir directamente en fondos comunes ordinarios administrados por sociedades fiduciarias, sin acudir a un proceso de licitación pública.

Los actos y contratos que se realicen en desarrollo de un contrato xx xxxxxxx pública o encargo fiduciario cumplirán estrictamente con las normas previstas en la ley contractual, así como con las disposiciones fiscales, presupuestales, de interventoría y de control a las cuales esté sujeta la entidad estatal fideicomitente.

Sin perjuicio de la inspección y vigilancia que sobre las sociedades fiduciarias corresponde ejercer a la Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera) y del control posterior que deben realizar la Contraloría General de la República y las Contralorías Departamentales, Distritales y Municipales, según sea el caso, sobre la administración de los recursos públicos por tales sociedades, la entidad ejercerá un control sobre la actuación de la sociedad fiduciaria en desarrollo de los encargos fiduciarios o contratos xx xxxxxxx de acuerdo con la Constitución Política y las normas vigentes sobre la materia.

La fiducia que se autoriza para el sector público en la Ley de Contratación Estatal, nunca implicará transferencia de dominio sobre bienes o recursos estatales, ni constituirá patrimonio autónomo del propio de la respectiva entidad, sin perjuicio de las responsabilidades propias del ordenador del gasto. A la fiducia pública le serán aplicables las normas del Código de Comercio sobre fiducia mercantil, en cuanto sean compatibles con lo dispuesto en la ley indicada.

So pena de nulidad no podrán celebrarse contratos xx xxxxxxx o subcontratos en contravención del artículo 355 de la Constitución Política. Si tal evento se diese, la entidad fideicomitente deberá repetir contra la persona, natural o jurídica, adjudicataria del respectivo contrato.

7.1.6.CONTRATO DE SEGUROS:

El contrato de seguro es el acuerdo por el cual una de las partes, el asegurador, se obliga a resarcir de un daño o a pagar una suma de dinero a la otra parte, tomador, al verificarse la eventualidad prevista en el contrato, a cambio del pago de un precio, denominado prima, por el tomador. El contrato de seguro puede tener por objeto toda clase de riesgos si existe interés asegurable, salvo prohibición expresa de la ley. El contratante o tomador del seguro, que puede coincidir o no con el asegurado, por su parte, se obliga a efectuar el pago de esa prima, a cambio de la cobertura otorgada por el asegurador, la cual le evita afrontar un perjuicio económico mayor, en caso de que el siniestro se produzca.

7.1.7.CONTRATO DE INTERMEDIARIOS DE SEGUROS:

El artículo 5º del Decreto 663 de 1993, por el cual se actualizó el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, dispone que son intermediarios de seguros “los corredores, las agencias y los agentes”, cuya función consiste en la realización de las actividades que allí mismo se contemplan. El artículo 40 de este Estatuto repite la definición de corredores de seguros contenida en el artículo 1347 del Código de Comercio, en la siguiente forma:

“Artículo 40. Sociedades Corredoras de seguros. 1. Definición. De acuerdo con el artículo 1347 del Código de Comercio, son corredores de seguros las empresas constituidas o que se constituyan como sociedades comerciales, colectivas o de responsabilidad limitada, cuyo objeto social sea exclusivamente ofrecer seguros, promover su celebración y obtener su renovación a título de intermediarios entre el asegurado y el asegurador”. Y en el artículo siguiente, se definen los agentes y las agencias, así:

“Artículo 41. Agentes y agencias. 1. Definición. Son agentes colocadores de pólizas de seguros (...) las personas naturales que promuevan la celebración de contratos de seguro (...) y la renovación de los mismos en relación con una o varias compañías de seguros o sociedades de capitalización.

2. Alcances de la representación de la agencia. La agencia representa a una o varias compañías de seguros de un determinado territorio, con las facultades mínimas señaladas en este capítulo.

7.1.8.CONTRATO DE ENAJENACIÓN DE BIENES:

Es aquel mediante el cual la entidad traspasa la propiedad de sus bienes muebles o inmuebles a terceros.

7.1.9.CONTRATOS LLAVE EN MANO:

El contrato llave en mano, es aquel que generalmente tiene por objeto la confección de una obra material, incluyendo suministro de equipos e instalación, en condiciones tales que el contratante pueda ponerla en marcha al momento en que se le entrega. Dicha obra material, puede ser mueble o inmueble.

Así, cuando el contratista se compromete a suministrar equipos, plantas, redes, centrales, estaciones, subestaciones y bienes similares, debidamente instalados y en funcionamiento en los sitios designados por la entidad contratante comprometiéndose a realizar todas las obras de construcción, instalación, montaje, ensamblaje, ensayos y

demás que se requieran, se configuraría un contrato llave en mano. Estos contratos se asimilan, generalmente, a contratos de obra a precio fijo o global y en ellos los contratistas adquieren la obligación de entregar al operador, en estado de utilización y bajo su responsabilidad, determinadas obras generalmente sobre inmuebles.

7.2. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO:

Los contratos se perfeccionarán cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, se eleve a escrito y se firme por las partes.

7.3. EJECUCIÓN DEL CONTRATO:

Para la ejecución se requerirá que se cumpla con las condiciones previstas en el inciso 2° del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley 179 de 1994, compilado en el artículo 71 del Estatuto Orgánico de Presupuesto Decreto-ley 111 de 1996, esto cuando además de la aprobación de la garantía, se cuenta con las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de contratación con recursos de vigencias futuras, de conformidad con la ley orgánica del presupuesto; así se requerirá que se efectúe el correspondiente registro presupuestal.

En este sentido, advirtió el Consejo de Estado (radicación 19970534601 (23966) del 28 xx Xxxxx de 2012), que si bien la aprobación de la garantía, condicionan la iniciación del contrato; su ejecución, vigencia y plazo, se sujeta a que la póliza cumpla con los requisitos legales y que la administración los avale, sin que le esté dado a la entidad demorar su aprobación o negarla por mera liberalidad. El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx Xxxx, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

NOTA. Lo anterior sin perjuicio de los requisitos que se establezcan en cada modalidad de contratación, como necesarios para el inicio del contrato acorde con su naturaleza.

7.4. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL:

Tal como lo indica el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011; con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, la Corporación CDA está obligada a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

La SUPERVISIÓN consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma Corporación CDA a través de un funcionario del nivel directivo, asesor o profesional designado por el Director General o a quien este Xxxxxxx. Para la supervisión, la Corporación CDA podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

La INTERVENTORÍA consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Corporación CDA, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la Corporación CDA puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Corporación CDA a través del supervisor. El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la Corporación CDA.

7.4.1.EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DE SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA DE LOS CONTRATOS:

El ejercicio de la función de Supervisión y/o Interventoría y seguimiento de la ejecución contractual comprenderá, entre otras funciones, las siguientes:

 La revisión de los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de los derechos y obligaciones de las partes y, en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.

 La intervención formal en la coordinación, vigilancia y control del desarrollo del objeto contratado, para garantizar a la Corporación CDA, que las obligaciones contractuales se han cumplido y que este puede tramitar los pagos correspondientes al contratista, previo al cumplimiento de las obligaciones contractuales y las reglas establecidas para los pagos de seguridad social y aportes parafiscales (Artículo 50 Ley 789 de 2002 y Ley 1150 de 2007)

 La expedición de informes sobre la ejecución del contrato y en especial el informe anexo al acta de recibo parcial y/o final que sustente el debido pago de las obligaciones contraídas por el contratista.

 La intervención formal en la liquidación de los contratos, dejando constancia sobre los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso de divergencias presentadas.

7.4.2.PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA

Este trámite deberá seguirse conforme a las fases y etapas establecidas en el procedimiento de la licitación pública código AGABS-CP-11-PR-06, el cual deberá ser consultado en el sistema de gestión integrado (SIGI) debido a sus actualizaciones constantes.

7.4.2.1. Momento y plazo para el ejercicio de la función de supervisión:

 Los Supervisores de los Contratos, serán funcionarios del nivel directivo, asesor o profesional designados por los ordenadores del gasto, de acuerdo a la propuesta presentada en el Estudio Previo, para la supervisión de un contrato determinado, comenzará su actividad, una vez se encuentre perfeccionado, esto es, suscrito el contrato.

 La oficina jurídica - coordinación de contratos, o quien haga sus veces, le informará al Supervisor mediante comunicación sobre el cumplimiento de los requisitos de legalización y ejecución. Se le enviará con fotocopia del contrato.

 En caso de requerirse el cambio de la supervisión del contrato, este se hará mediante comunicación escrita del ordenador del gasto, la cual se dará a conocer al contratista de la misma forma.

 Para cualquier eventualidad que requiera confrontar, podrá consultar el expediente original completo en la Coordinación de Contratos - Oficina Jurídica o quien haga sus veces.

 En todo caso, el Supervisor de los Contratos vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente, y su función solo terminará una vez se haya suscrito el acta de liquidación que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes. Para los contratos que por su naturaleza no requieran de liquidación, su responsabilidad terminará una vez se haya suscrito el acta de recibo a satisfacción.

En los contratos que, no obstante se haya suscrito el acta de liquidación, se mantienen obligaciones o prestaciones a cargo del contratista en el tiempo con posterioridad a esta, el supervisor mantiene su función de vigilar la ejecución y el cumplimiento de las mismas a satisfacción de la entidad, y en particular vigilará porque se extiendan o amplíen las garantías del contrato, para avalar las obligaciones que se deban cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

7.4.2.2. Manifestaciones de inconformidad de supervisores y/o interventores de los contratos en relación con la ejecución de los contratos:

 Cuando los Supervisores y/o interventores de Contratos se manifiesten en desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en un contrato, o con la forma de los actos, documentos o circunstancias examinadas, deberá sin excepción, formular todos sus reparos por escrito.

 Xxxxxx reparos deberán ser motivados con razonamientos fundados en hechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado y deberán comprender todas las observaciones y objeciones correspondientes.

 El Supervisor y/o interventor dará cuenta al ordenador del gasto, y a la Secretaría General de la Corporación CDA de los resultados más relevantes de su desempeño y recomendará las actuaciones que considere más convenientes u oportunas para la normal ejecución del contrato.

 El Supervisor y/o interventor podrá solicitar al ordenador del gasto, la revisión de los actos que considere perjudiciales para los intereses de la Corporación CDA.

 Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecución de un contrato que amenace su paralización, es obligación del Supervisor y/o interventor informar por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos al ordenador del gasto, para iniciar las acciones correspondientes.

 Los supervisores y/o interventores designados podrán solicitar su cambio o remoción de esta función ante el Director General, siempre y cuando demuestre un conflicto de intereses (inhabilidades o incompatibilidades), dentro de los tres

(3) días siguientes a la notificación de la designación, una vez allegada la solicitud, el Ordenador del gasto analizará la viabilidad o no de la solicitud.

Las observaciones presentadas por los supervisores y/o interventores con ocasión de la ejecución del contrato, deberán ser serias y fundadas, so pena de incurrir en las respectivas sanciones disciplinarias, que por entrabar el curso

normal de la ejecución del contrato sean atribuidas a la administración. En todo caso quienes ejerzan esta función, deberán tener en cuenta las previsiones contenidas en la Ley 1474 de 2011.

7.4.2.3. Cumplimiento de órdenes del ordenador del gasto, como consecuencia de irregularidades o circunstancias que afecten el normal desarrollo de un contrato: Los Supervisores y/o interventores de los contratos que suscriba la Corporación CDA, están en la obligación de acatar las observaciones y decisiones que adopte el ordenador del gasto, en los eventos de discrepancias en la ejecución del contrato y no están autorizados a expedir recibos a satisfacción para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tanto no se tenga pronunciamiento favorable del mismo para ese efecto.

7.4.2.4. Liquidación de los contratos: Los Supervisores y/o interventores de los contratos que suscriba la Corporación CDA están en la obligación de entregar los informes de cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas con sus respectivos soportes para la respectiva liquidación de los contratos. En este momento deberá quedar documentalmente acreditado que se consumaron todos los requisitos necesarios para el cumplimiento de la obligación a cargo de la Corporación CDA, y del resultado favorable de la comprobación formal y material del cumplimiento de las obligaciones del contratista.

7.4.2.5. Principios del ejercicio de la función de supervisión y/o interventoría en el seguimiento de los contratos:

 La función de supervisión y/o interventoría en el seguimiento de los contratos se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual y demás funcionarios que tengan que ver con la ejecución del contrato, pero siempre acatando las autorizaciones previas que se hayan previsto para la toma de decisiones en la celebración y ejecución del contrato.

 La función de supervisión y/o interventoría en el seguimiento de los contratos que suscriba l la Corporación CDA, tiene carácter interno y tiene por objeto garantizar la debida e impecable ejecución del objeto contratado y el cabal cumplimiento de las obligaciones pactadas.

 La función de supervisión y/o interventoría en el seguimiento de los contratos se ejercerá previa designación del Director General, en funcionarios que como mínimo tengan un perfil profesional que permita garantizar idoneidad en el desarrollo de sus funciones y el estricto cumplimiento de normas técnicas, administrativas y/o legales.

 La función de supervisión y/o interventoría en el seguimiento de los contratos se ejercerá en sus modalidades de intervención formal y material. La intervención formal consistirá en la verificación del cumplimiento de los requisitos que sean necesarios e indispensables para la ejecución y desarrollo del objeto contratado. En la intervención material, se deberá comprobar y certificar la efectiva y real ejecución y cumplimiento del objeto contratado.

7.4.2.6. Desarrollo de las actividades de supervisión y/o interventoría: Para lograr una adecuada supervisión en los contratos, quien ejerza esta actividad deberá tener en cuenta que es necesario llevar a cabo todos los controles en la ejecución del contrato desde el punto de vista administrativo, técnico, financiero, contable y legal contando para ello con el apoyo requerido de las dependencias correspondientes de la Corporación CDA.

Cuando la Corporación CDA requiera de Interventorías externas se designará como supervisores de estos contratos a un funcionario idóneo de la dependencia que genera la necesidad de la contratación, sobre la que se ejercerá la respectiva interventoría. El Director General designará al funcionario supervisor. En el caso del interventor se contratará bajo las reglas de la modalidad de contratación que corresponda y sus calidades serán definidas en los correspondientes estudios y documentos previos.

La Secretaria de la Oficina de Contratación, o quien haga sus veces, entregará los documentos necesarios para el cumplimiento de las funciones como supervisor a la persona que se designe, se le remitirá copia del contrato además se le informará la fecha en la que se aprobó la respectiva garantía o la fecha en la cual el contrato inicia su ejecución de conformidad con lo establecido en el respectivo instrumento contractual.

En el momento de ser comunicados de la designación como supervisores o interventores, deberán informar inmediatamente bajo juramento a la oficina jurídica o quien haga sus veces, que no se encuentran incursos en causales de inhabilidad, incompatibilidad, impedimento o conflicto de intereses respecto del contratista de conformidad con las disposiciones legales.

7.4.2.7. Funciones generales de los supervisores y/o interventores:

 Conocer y analizar los estudios y documentos previos, factibilidad, viabilidad y diseños de los proyectos, las especificaciones técnicas, los pliegos de

condiciones, los anexos, la propuesta, así como las normas y reglamentos aplicables a la ejecución del contrato.

 Exigir al contratista los programas de trabajo, inversiones y/o entregas, revisarlos, aprobarlos o solicitar su modificación, cuando haya lugar. Así mismo, verificar durante todo el tiempo de desarrollo del contrato el cumplimiento de lo dispuesto en él, así como el cumplimiento de lo estipulado en dichos programas verificando los plazos del contrato en general.

En caso de modificaciones, adiciones, prórrogas o suspensiones, si quien la solicita es el contratista, deberá exponer mediante escrito dirigido al supervisor o interventor, las razones técnicas o de fuerza mayor que obligan a modificar o ajustar el contrato. El trámite de la solicitud le corresponderá exclusivamente al supervisor y/o interventor quien deberá presentarla a la entidad y velará que no se validen atrasos imputables al contratista.

El supervisor y/o interventor deberá enviar el documento original a la oficina del Ordenador del Gasto para su correspondiente visto bueno y trámite. Posteriormente el documento de solicitud de modificación, adición o prórroga, deberá ser remitido a la Secretaría General, o quien haga sus veces, para que obre dentro de la carpeta del contrato y se realice la respectiva novedad contractual, sin la cual no podrá iniciarse su ejecución.

En caso de suspensión del contrato deberá tramitarse por el supervisor, con la respectiva aprobación del Director General, y se remitirá a la Secretaría General, o quien haga sus veces, para que obre en el instrumento contractual.

 Verificar la disponibilidad de recursos técnicos y humanos por parte del contratista al momento de iniciación del contrato respectivo y durante la ejecución del contrato.

 Realizar la inspección y el control de calidad de los bienes, servicios, trabajos, materiales y obras ejecutadas, labor que comprenderá los análisis que sean necesarios. En el cumplimiento de esta función verificará que tanto los bienes, trabajos, materiales y obra ejecutada cumplan con las especificaciones del caso, rechazando unos y otros cuando no cumplan con la calidad exigida.

 Ordenar la suspensión de los trabajos, obras o entregas que se estén ejecutando en forma indebida, hasta que el contratista realice los ajustes del caso para cumplir con las especificaciones adecuadas para su ejecución.

 Someter a consideración del Director General:

 Las modificaciones al proyecto, a los diseños y a las especificaciones que consideren convenientes, señalando las razones técnicas del caso.

 Las solicitudes de prórroga del plazo y de adición al valor del contrato deberán realizarse con la debida antelación a la fecha del vencimiento del plazo inicial de ejecución del contrato, debidamente sustentadas y con la justificación técnico-económica, según el caso. En estos casos deberá hacer el estimativo de las modificaciones y del valor del contrato que ellas conllevan.

 Las suspensiones, y los motivos por los cuales se procede a su realización.

 Emitir conceptos y solicitar visto bueno ante el área técnica interesada en el proceso, antes de que sean ejecutadas obras o adelantados trabajos complementarios no previstos, así como sobre lo correspondiente a nuevos precios unitarios propuestos por el contratista, analizando su incidencia en el valor del contrato. En ningún caso deberá permitirse la ejecución del contrato o trabajos no previstos sin el perfeccionamiento del contrato adicional así como sin el lleno de los demás requisitos legales correspondientes.

 En lo relacionado con los contratos de obra, deberá inspeccionar los trabajos vigilando el cumplimiento de las normas de seguridad industrial. Para ello exigirá al contratista entre otras: la señalización de seguridad apropiada, la observancia de las normas de seguridad y manejo adecuado de explosivos y materiales inflamables, prudencia en la utilización de los equipos y vehículos, y las medidas de higiene indispensables para la conservación de la salud de los trabajadores.

 Realizar la revisión técnica final previa a la entrega definitiva de las obras o trabajos, bienes suministrados y servicios, elaborando el acta de recibo definitivo, el recibo a satisfacción o ingreso al almacén en donde conste que el contratista ha cumplido a cabalidad con el objeto para el cual fue contratado.

 Presentar informes periódicos, según el plazo del contrato, sobre el desarrollo de este, informando sobre el estado de ejecución y cumplimiento a la Secretaría General o quien haga sus veces. Cuando sea del caso, solicitar a la Secretaría General y al funcionario en quien se hubiere delegado la competencia para adelantar el proceso contractual, la aplicación de las sanciones correspondientes a que hubiere lugar, lo que deberá hacerse con la debida antelación al vencimiento del plazo de la ejecución, acompañada de la totalidad de los requerimientos que durante el término de vigencia del contrato le hubiere hecho al contratista, debidamente acompañada de la correspondiente justificación.

 Todas las demás funciones de carácter técnico consignadas en el contrato o que se deriven de la ejecución de este.

7.4.2.8. Funciones administrativas: El control administrativo de la ejecución de los contratos comprende las siguientes actividades:

 Analizar los antecedentes del contrato (estudios de factibilidad, viabilidad y diseños, estudios de necesidad y conveniencia, pliegos de condiciones) según el caso, la propuesta u oferta del contratista, así como las normas y reglamentos aplicables a la ejecución y liquidación del contrato.

 Acordar con la dependencia que requirió el proceso, la organización de los recursos técnicos y administrativos necesarios, para lograr que la ejecución del contrato se realice de acuerdo a las condiciones particulares del mismo.

 Informar al contratista sobre la organización, normas y procedimientos internos de la Corporación CDA relacionado con el manejo del respectivo contrato, así como sobre las normas de seguridad industrial que sean pertinentes.

 Exigir la documentación necesaria para la legalización de los contratos y remitirla a la Oficina Jurídica, o la dependencia competente según sea el caso, para su revisión y aprobación.

 Suscribir con el contratista el Acta de Iniciación, cuando sea el caso, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de cumplimiento de requisitos de legalización y ejecución del contrato o dentro del plazo que se determine.

 Cuando se entreguen anticipos, velar porque el giro se haga oportunamente al contratista con los recursos correspondientes, con el criterio suficiente para permitir la organización y rápida ejecución del contrato. Igualmente, controlar la correcta inversión del anticipo entregado al contratista en la forma establecida en el contrato, en todo caso verificando el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley 1474 de 2011.

 En ningún caso el supervisor o interventor podrá autorizar la entrega de los dineros correspondientes al anticipo sin haber aprobado el programa de inversión del anticipo.

 Requerir al contratista en los términos contractuales, a fin de que xxxxxxx la información correspondiente a la correcta inversión del anticipo, constitución de la fiducia o patrimonio autónomo, con sus respectivos soportes.

 El supervisor o interventor deberá velar porque el anticipo se utilice única y exclusivamente en los gastos directos en que el contratista deba incurrir con ocasión de la ejecución del contrato, sin que en ningún caso se pueda destinar el anticipo a cubrir gastos de la legalización del contrato o atender el pago de impuestos a que haya lugar en razón del mismo, todo lo anterior de conformidad con lo establecido en los estudios y documentos previos, pliegos de condiciones e información de cláusulas generales de los contratos que suscriba la Corporación CDA. Los equipos o materiales comprados con dineros del anticipo deberán permanecer en la obra, a menos que, con la autorización del supervisor o interventor se reemplacen por otros de las mismas características.

 Informar a la dependencia que requirió el proceso, Director General y a la Secretaría General, o quien haga sus veces, sobre el desarrollo del contrato, utilizando los mecanismos establecidos para tal fin por la Entidad.

 Así mismo velar porque en los eventos en que el contratista deba rendir informes lo haga de acuerdo con lo establecido en el contrato, los estudios previos, los pliegos de condiciones o los requerimientos efectuados por la Corporación CDA.

 Exigir, aprobar y hacer cumplir, en cada caso en particular, las obligaciones correspondientes según la naturaleza de cada contrato, así como sus posteriores modificaciones.

 Ejercer la vigilancia y control sobre el cumplimiento, por parte del contratista, de todas las obligaciones contractuales, para lo cual debe estar familiarizado con el contrato, el pliego de condiciones y las especificaciones, así como conocer la propuesta del contratista y las normas y reglamentaciones aplicables en la ejecución del contrato.

 Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del contratista a las instalaciones de la Entidad.

 Prestar la colaboración necesaria a las comisiones evaluadoras designadas por la Entidad y suministrarles todos los datos e información que ellos demanden, sin perjuicio de la reserva legal a que tales datos e informaciones se encuentren sometidos.

 Coordinar con las diferentes dependencias de la Entidad el desarrollo de los compromisos adquiridos, que deben realizarse de acuerdo con la programación establecida para la ejecución del contrato.

 Exigir al contratista la satisfacción de las reclamaciones surgidas por los perjuicios causados a terceros con ocasión de la ejecución del contrato.

 Requerir y poner en conocimiento del garante del contrato los hechos que generan daños a terceros y/o a la entidad con ocasión del desarrollo del contrato y sus posibles incumplimientos.

 Informar oportunamente a la dependencia que requirió el proceso, al Director General y al Secretario General o quien haga sus veces, sobre la ocurrencia de hechos imputables al contratista que puedan causar perjuicio a la Entidad, en razón de la ejecución del contrato y colaborar en la solución de los mismos.

 Estudiar las sugerencias, reclamaciones y consultas de los contratistas, y cuando sea pertinente dar traslado de ellas, dentro de los ocho (8) días calendarios siguientes al recibo de las mismas al Ordenador del Gasto, con su respectivo concepto, fijando y sustentando la posición de la supervisión y/o interventoría en relación con el tema.

 Recomendar de forma motivada y escrita al Director General la suscripción de cualquier novedad contractual que se deba celebrar.

 Determinar e informar por escrito al Director General sobre la necesidad de que se autoricen las mayores o menores cantidades de acuerdo al objeto contractual.

 Expedir los certificados de recibo a satisfacción de bienes, servicios u obras, tanto parciales como definitivo, los cuales serán soporte para efectuar los respectivos pagos, en el cual se informará de manera clara y precisa el porcentaje del cumplimiento de las obligaciones objeto del contrato, el valor a pagar acorde con los referidos porcentajes y lo estipulado en el contrato de conformidad con los formatos adoptados para tal fin, y el cumplimiento del pago de aportes al sistema de seguridad social integral debidamente soportado, como lo establece el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, artículo 50 de la Ley 7879 de 2002 y la Ley 1562 de 2012, para los casos en que aplique.

x Presentar el informe de supervisión o interventoría en el formato adoptado para tal fin el cual deberá incluir además, una relación de la utilización de los materiales cuando a ello hubiere lugar y un informe detallado del desarrollo de la supervisión y/o interventoría y del contrato sobre el cual se ejerza esta. Todos los informes deben ser enviados periódicamente a la dependencia que requirió el proceso y a la Secretaría General de la Corporación CDA o quien haga sus veces en Original.

 Cuando sucedan hechos de fuerza mayor o caso fortuito, deberá suscribir el acta de suspensión respectiva con la aprobación del Director General y enviarla a la Secretaría General, o quien haga sus veces, de forma inmediata. Para ello el supervisor realizará una evaluación de los hechos acaecidos, las causas que los motivaron y la diligencia con que el contratista actuó ante la ocurrencia de estos.

 Suscribir con el contratista todas las actas a que haya lugar, (Inicio, suspensión, reinicio, de recibo parcial o total, terminación y liquidación de los contratos) y tramitarlas para la aprobación de las dependencias competentes de acuerdo a lo estipulado por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan.

 El supervisor y/o interventor deberá exigir al contratista la ampliación de las garantías otorgadas, por el término de la adición y/o prórroga del contrato; en caso de suspensión, antes de suscribir el acta pertinente de reiniciación. En caso de renuencia del contratista, deberá informar de ello a la Secretaría General o quien haga sus veces, y a la dependencia que requirió el proceso, con el fin de que se tomen las medidas pertinentes.

 Requerir al contratista por escrito cuando las obligaciones no marchen de acuerdo con el programa de trabajo e inversiones, los avances de las metas físicas sean inferiores a lo programado, las entregas acordadas no se cumplan en su oportunidad o cuando se presenten defectos de calidad en las pruebas y ensayos especificados. Del requerimiento deberá enviar copia al Director General y a la Secretaría General o quien haga sus veces.

 Exigir el cumplimiento de los términos y plazos estipulados en el contrato, e informar oportunamente los incumplimientos o demoras y atrasos que puedan dar origen a la aplicación de sanciones.

 El supervisor y/o interventor solicitará la imposición de las sanciones pertinentes en todos los casos en que se presente cualquiera de las causales establecidas.

 Velar por el buen uso de los equipos y herramientas de propiedad de la Entidad entregados al contratista a cualquier título, así como supervisar y controlar el contrato de alquiler de los mismos, si es del caso.

 Proyectar y hacer seguimiento a la correspondencia que resulte conveniente en consideración a los requerimientos del servicio y el debido cumplimiento de las obligaciones entre la Entidad y el contratista, debiendo enviar estas

comunicaciones a la Oficina Jurídica o quien haga sus veces, para que obren en la carpeta del contrato.

 Solicitar acorde con las normas legales vigentes y con las estipulaciones contractuales, la elaboración del acta de terminación y liquidación del contrato, cuando haya lugar a ello, adjuntando los correspondientes soportes (Certificación de pagos, expedida por la Oficina de Pagaduría, Informe final de actividades, certificado de recibo definitivo a satisfacción suscrito por el supervisor y/o interventor, pago aportes salud y pensión si es persona natural, si es persona jurídica certificación del pago expedida por el representante legal o revisor fiscal, según corresponda, original de la factura si pertenece al régimen común, entrada al almacén si el objeto del contrato contiene adquisición de bienes, actualización de las pólizas cuando a ello hubiera lugar).

 En el caso de interventoría, esta deberá responder por el comportamiento del personal bajo su mando en las horas de trabajo, así como por el empleo de vehículos, maquinaria, equipos, herramientas, y otros bienes de propiedad de la Corporación CDA que utilice en desarrollo de la misma.

 Responder por el control, vigilancia y actualización de los plazos y valores amparados por la garantía única del contrato otorgada por el contratista, debiendo mantener siempre vigentes los plazos y cuantías estipuladas en el contrato. Para el efecto dentro del informe periódico deberá incluir información sobre el particular y enviarlos a la Secretaría General.

 Llevar en forma ordenada el archivo del contrato sujeto de supervisión o interventoría para ser entregado al Director General y/o la dependencia que requirió el bien, obra o servicio, cuando estos lo requieran. En todo caso los originales de dicho archivo deberán ser entregados simultáneamente con la elaboración de los documentos a la Secretaría General.

El archivo del contrato, deberá contener todos y cada uno de los documentos suscritos y presentados durante la etapa precontractual, contractual y pos contractual según sea el proceso de contratación.

7.4.2.9. Funciones técnicas: Control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes a la ejecución del contrato, el cumplimiento de las especificaciones técnicas, de calidad contenidos. Para esto se deberá:

 Verificar permanentemente el cumplimiento de los requisitos y especificaciones técnicas y de calidad de la obra, bienes o servicios que se estipule en el objeto del contrato.

 Exigir la reposición o cumplimiento a satisfacción del objeto contractual entregado cuando este sea defectuoso, deficiente o no cumpla con las especificaciones y condiciones de calidad pactadas. En el evento que no se logre a satisfacción el objeto del contrato, deberá informarse al ordenador del gasto y al garante del contratista para iniciar los trámites de reclamación y sancionatorios respectivos.

 Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado, llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes necesarios.

 Verificar que el contratista utilice el personal y los equipos ofrecidos, en las condiciones aprobadas por la Entidad.

 Coordinar el reintegro a la Entidad de los equipos ofrecidos, en las condiciones aprobadas por la Entidad.

 Las demás que a su juicio sean necesarias para la adecuada ejecución del contrato en concordancia con las establecidas en el presente Manual.

7.4.2.10. Funciones financieras y contables: El control financiero y contable del contrato contempla las siguientes actividades:

 Aprobar el plan de inversión del anticipo, cuando a ello haya lugar.

 Exigir al contratista la constitución de la fiducia o patrimonio autónomo irrevocable para los contratos que por disposición legal exigen el cumplimiento de este requisito, para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía.

 Velar por la entrega oportuna del pago anticipado, si a ello hubiere lugar.

 Velar porque el contratista presente en la Oficina de Gestión Financiera la documentación soporte para iniciar los trámites correspondientes al pago del contrato.

 Velar por la correcta inversión del anticipo del contrato.

 Verificar todos los soportes de la correcta inversión del anticipo presentados por el contratista.

 Aprobar los pagos de acuerdo con lo señalado en la respectiva cláusula de pago y de conformidad con las obligaciones contraídas contractualmente.

7.4.2.11. Funciones legales: Comprende acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento del Estatuto de Contratación Estatal y las disposiciones legales vigentes, tales como:

 Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores establecidos.

 Controlar las vigencias y monto amparado de las garantías.

 Verificar que los trabajadores que laboren en la ejecución del contrato se encuentren afiliados al sistema de seguridad social integral.

 Gestionar las prórrogas o modificaciones del contrato.

 Verificar que existan las licencias, permisos y autorizaciones necesarias y que se encuentren vigentes para la iniciación y durante el desarrollo y ejecución del contrato.

 Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las correspondientes soluciones.

 Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.

 Velar por que las garantías y pólizas constituidas para amparar el contrato se mantengan vigentes y acordes con los montos requeridos en el mismo.

7.4.2.12. Prohibiciones: El supervisor o interventor del contrato no puede sin la correspondiente consulta y autorización del Ordenador del Gasto:

– Autorizar modificaciones de las especificaciones o requisitos técnicos.

– Autorizar modificaciones de las condiciones contractuales.

– Autorizar prórrogas o mayores plazos.

– Autorizar adiciones.

– Autorizar suspensiones.

– Autorizar mayores cantidades de objeto contractual.

7.4.2.13. Responsabilidades: El supervisor y/o interventor responderá disciplinaria, fiscal, civil o penalmente por el incumplimiento de sus funciones, así como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño a la Corporación CDA.

El interventor o supervisor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables.

Cuando el Director General o su Delegado sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de

lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.

7.4.2.14. Disposiciones especiales para la supervisión y/o interventoría de los contratos de obra: En los contratos de obra, son funciones del supervisor y/o interventor, además de las relacionadas, las siguientes:

 Suministrar al contratista de obra los estudios y diseños del caso para de construcción de dicha obra, con el fin de que este ejecute correctamente el objeto contractual.

 Xxxxx la entrega de los predios correspondientes, en que se vayan a ejecutar las obras según el caso.

 Efectuar antes del inicio de la obra, una revisión detallada de las cantidades de obra contempladas en el contrato y en el pliego de condiciones, comparadas con las incluidas en el contrato, y en caso de discrepancia, solicitar al Grupo de Mantenimiento y Construcciones de la Entidad o quien haga sus veces, las informaciones o aclaraciones requeridas para solucionar dicha diferencia.

 Controlar y exigir el cumplimiento de los programas de trabajo e inversiones y de avance físico de obra y sus modificaciones.

 Exigir al contratista el cumplimiento de la secuencia estipulada en el programa de trabajo e inversiones y en el plan de utilización de equipo que acompañó a su propuesta, y velar porque los trabajos se ejecuten mediante la adecuada y oportuna utilización del equipo para cada clase de obra y de acuerdo con las normas de construcción.

 Evaluar y medir las obras ejecutadas por el contratista, y demás aspectos técnicos necesarios para elaborar las actas mensuales de obra.

 Cumplir y hacer cumplir al contratista todas las normas legales, reglamentarias y contractuales en lo concerniente a la legislación ambiental que se requiere en desarrollo de la ejecución del contrato.

7.4.2.15. Funciones administrativas del supervisor y/o interventor de los contratos de obra: Además de las funciones administrativas relacionadas anteriormente, el supervisor y/o interventor que se designe para la vigilancia de los contratos de obra tendrá entre otras las siguientes:

 Hacer constar en el acta de inicio y/o de seguimiento del contrato de obra el equipo disponible para su ejecución, así como su estado; igualmente se determinará el personal, campamentos, materiales existentes en la obra y cualquier otro dato importante para el desarrollo de esta.

 Solicitar los diseños, planos, carteleras y especificaciones necesarias para la ejecución de la obra y vigilancia del contrato, y suministrar dichos documentos en forma oportuna al contratista si aún no han sido entregados.

 Llevar un registro de obra o bitácora, para registrar en forma oportuna los aspectos sobresalientes durante la construcción, tales como el registro de órdenes, iniciación de las distintas etapas de la obra, modificaciones al proyecto, propuestas y autorizaciones, entradas y salidas del equipo del contratista, apertura de nuevas fuentes de trabajo, suspensiones de la obra y sus causas, y visitas de funcionarios.

 Exigir al contratista, cuando conste en los documentos del contrato, la permanencia en la obra del ingeniero residente y del personal técnico requerido, así como del equipo exigido como mínimo en buenas condiciones de funcionamiento, para poder cumplir con el programa de trabajo e inversión.

 Realizar visitas a la obra a fin de lograr el control de la misma.

 Elaborar oportunamente las actas de modificación de cantidades de obra y someterlas a consideración de la Entidad debidamente justificadas, para su aprobación. De igual manera una vez aprobada, realizar en conjunto con el contratista las modificaciones consecuentes en el programa de trabajo.

 Cuando se presenten ítems que no estén previstos en el contrato, el supervisor o interventor realizará un análisis de ellos junto con el contratista teniendo como base los rendimientos y costos de los insumos de la propuesta original.

 El Supervisor o interventor remitirá los resultados del estudio de qué trata el numeral inmediatamente anterior, al Grupo de Mantenimiento y Construcciones de la Entidad o quien haga sus veces, para su estudio y aprobación.

 Los nuevos ítems serán sometidos por el supervisor o interventor a la aprobación del Director General. Si como consecuencia de la aprobación de los nuevos ítems se requiere modificación del contrato en actividades, plazo o cuantía, el supervisor o interventor deberá tramitar oportunamente ante la Corporación CDA la correspondiente modificación, adición y prórroga del

contrato, en todo caso, antes de su ejecución y siempre cumpliendo con la normatividad aplicable.

 Dar a conocer al contratista lo pertinente a las normas para garantizar la seguridad de las obras y del personal durante todo el tiempo de ejecución.

 Enviar copia de todas las comunicaciones dirigidas al contratista, a la dependencia respectiva y a la Secretaría General de la Corporación CDA, o quien haga sus veces.

 Verificar que se cuenten con las licencias, permisos y autorizaciones necesarios para la realización de la obra y velar que la misma se ejecute dentro de los términos y condiciones establecidos en estas.

Las presentes funciones se entienden incorporadas a todos los contratos que celebre la Corporación CDA. En correspondencia con lo anterior, en todos los contratos que suscriba la Corporación CDA, se incluirá una cláusula mediante la cual se someta el mismo al cumplimiento del presente manual de contratación.

7.4.2.16. Modificación a los contratos: Cuando de manera excepcional se requiera celebrar un contrato adicional o adición, no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato inicial, expresado este en salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de interventoría. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el párrafo precedente.

La solicitud de modificación, adición, prórroga, suspensión, otrosí y cesión, deberá presentarse ante el ordenador del gasto, por parte del supervisor y/o interventor con el aval del área solicitante con la debida antelación al vencimiento del plazo del contrato, acompañada de los soportes, justificaciones y evaluaciones respectivas.

7.4.2.17. Adición de los contratos: Para las adiciones de los contratos se requiere:

 La solicitud del supervisor y/o interventor dirigida al Director General, avalada por el área requirente, con la justificación técnica y económica de la adición en valor del contrato; esta solicitud debe estar acompañada de la oferta del contratista si fuera el caso y un informe sobre el estado y ejecución del contrato.

Para el caso de contratos que cuenten con interventor, la solicitud debe ser avalada por el supervisor del contrato de Interventoría.

 Aprobación del ordenador del gasto.

 Disponibilidad presupuestal al igual que los documentos soporte para la adición.

Entre los documentos soporte se deben encontrar los siguientes:

- Solicitud de adición del supervisor y/o interventor del contrato.

- Los documentos de identificación del contratista dependiendo de si es persona natural o jurídica con sus soportes:

a. Certificado de la cámara de comercio

b. Cédula de ciudadanía del contratista o del representante legal, en caso de requerirse;

c. Consulta del boletín de responsabilidad fiscal;

d. Consulta de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación;

e. Consulta del certificado de antecedentes judiciales de la Policía Nacional;

f. Acreditación al cumplimiento a lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 50 de la Ley 789 de 2002;

g. Certificación de que el valor adicional no excede el cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado este en salarios mínimos legales mensuales.

El supervisor y/o interventor deberá presentar la solicitud de adición con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato. Para su ejecución debe suscribirse la novedad contractual y el registro presupuestal respectivo. Igualmente se deberá realizar el ajuste a la garantía otorgada en cuanto a su monto de adición.

CAPÍTULO 8

DE LA PRÓRROGA, SUPENSIÓN, OTROSI, CESIÓN DEL CONTRATO Y CLÁUSULAS EXPECCIONALES

8.1. PRÓRROGA:

Entendiendo prórroga como la ampliación del término de ejecución, la cual procede cuando el contratista o la entidad requieren la adición del término inicialmente pactado y esta es avalada por el supervisor y/o interventor y el área requirente. La solicitud de prórroga debe realizarse debidamente justificada, evaluada y avalada por el ordenador del gasto. Para la elaboración de la prórroga se requieren los siguientes soportes:

 Solicitud de prórroga del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso de contratos que cuenten con interventor, la solicitud debe ser avalada por el supervisor del contrato de Interventoría.

 Los documentos de identificación del contratista dependiendo de si es persona natural o jurídica con sus soportes:

a. Certificado de la cámara de comercio;

b. Cédula de ciudadanía del contratista o del representante legal, si se requiere;

c. Consulta del boletín de responsabilidad fiscal;

d. Consulta de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación;

e. Consulta del certificado de antecedentes judiciales de la Policía Nacional;

f. Acreditación al cumplimiento de lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

El supervisor y/o interventor deberá presentar la solicitud de prórroga con su respectiva justificación, antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato. Para su ejecución debe suscribirse la novedad contractual respectiva. Igualmente se deberá realizar el ajuste a la garantía otorgada en cuanto a su vigencia.

8.2. SUSPENSIÓN:

Podrá suspenderse la ejecución de un contrato, de común acuerdo, cuando se presenten circunstancias que son ajenas a la voluntad de las partes, o circunstancias de caso fortuito o fuerza mayor, que no permitan la ejecución del contrato temporalmente. Se realizará mediante actas de suspensión que indiquen la fecha a partir de la cual se lleva a cabo la suspensión, las causas que la motivaron, y la fecha a partir de la cual se reiniciará. En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión.

Para el reinicio se deberá suscribir acta entre el supervisor y/o interventor y el contratista, la cual llevará la cronología de lo ocurrido hasta la fecha en el contrato. El interventor o supervisor deberá exigir al contratista el ajuste a la garantía otorgada en cuanto a su vigencia. La suspensión debe estar aprobada por el Director General. El supervisor o interventor, deberá una vez suscrita el acta de suspensión remitirla a la Secretaría General de la Corporación CDA, para que obre en la carpeta del contrato el original.

8.3. OTROSÍ:

Si durante la ejecución del contrato se establece la necesidad de ajustar algunos términos o condiciones pactadas, diferentes a la adición de bienes, servicios u obra, valor y prórroga en tiempo, que impliquen modificar parte de lo convenido, para garantizar la

adecuada ejecución del contrato y el logro de los objetivos propuestos, se deberá elaborar la justificación respectiva de la modificación que se debe hacer al instrumento contractual.

Esta solicitud debe ser dirigida al ordenador del gasto quien evaluará la solicitud y dará o no viabilidad a ella. Si la solicitud realizada es viable, el ordenador del gasto la remitirá a la Oficina Jurídica o quien haga sus veces, para su elaboración y respectiva suscripción. En todo caso, dicho ajuste no podrá modificar el objeto del contrato.

8.4. CESIÓN DEL CONTRATO:

La cesión contractual es una institución originada en el derecho mercantil, que al tenor de lo dispuesto en el artículo 887 del Código de Comercio, consiste en la posibilidad de las partes para “…hacerse sustituir por un tercero, en la totalidad o en parte de las relaciones derivadas del contrato…”.

En concordancia con lo anterior, el artículo 41 de la Ley 80 de 1993 estableció que “Los contratos estatales son “intuito personae” y, en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de la entidad contratante”. La solicitud de cesión del contrato, debe ser remitida por el supervisor al ordenador del gasto, previa solicitud del contratista, para su respectiva autorización y trámite.

8.5. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES:

Son medios que pueden utilizar las Entidades Estatales para el cumplimiento del objeto y los fines de la contratación. Estas cláusulas (terminación, interpretación y modificación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad), se pactarán en los contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que constituya monopolio estatal, la prestación de servicios públicos o la explotación y concesión de bienes del Estado, así como en los contratos de obra. En los contratos de explotación y concesión de bienes del Estado se incluirá la cláusula de reversión. En los casos anteriormente previstos estas cláusulas se entienden pactadas aun cuando no se consignen expresamente en el instrumento contractual. Se podrán pactar estas cláusulas en los contratos de suministro y de prestación de servicios.

8.6. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES:

Las partes contratantes en caso de controversias contractuales buscarán solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad

contractual a través de los siguientes mecanismos de solución de conflictos: conciliación, amigable composición y transacción.

8.7. MULTAS Y SANCIONES (cláusula penal)

8.7.1.MULTA:

Consiste en la sanción pecuniaria que tiene como finalidad el constreñimiento, coerción, coacción y presión o apremio al contratista a darle cumplimiento a sus obligaciones, cuando en los términos y desarrollo del contrato, se observa que aquel no está al día en el cumplimiento de las mismas, que se encuentra en xxxx o retardado para satisfacer oportunamente, conforme al plazo pactado, los compromisos contractuales asumidos.

8.7.2.CLÁUSULA PENAL:

Es una estipulación propia del derecho común que se puede pactar bien sea como una estimación total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar por el incumplimiento de las obligaciones o bien como sanción, con independencia de los perjuicios que se causan en razón al incumplimiento del contrato.

8.8. DEBIDO PROCESO:

En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones pactadas en el Contrato, se garantizará al contratista el debido proceso previsto en el artículo 29 de la Constitución Política y la respectiva actuación administrativa se sujetará a lo señalado en los artículos 17 de la Ley 1150 de 2007 y 86 de la Ley 1474 de 2011.

CAPÍTULO 9

DE LAS SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL

9.1. MECANISMOS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETO CONTRACTUAL:

Para el cumplimiento de los fines de la contratación, la Corporación CDA al celebrar un contrato tendrá la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia en la ejecución del mismo. En consecuencia, con el exclusivo objeto de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo, y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación, podrá interpretar los documentos

contractuales y las estipulaciones en ellos convenidas, introducir modificaciones a lo contratado y, cuando las condiciones particulares de la prestación así lo exijan, terminar unilateralmente el contrato celebrado.

De igual forma la Corporación CDA pactará en sus contratos la facultad de imponer las multas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones, sometiéndose en todo caso a un procedimiento sumario, con respeto de las garantías constitucionales y legales como el derecho de defensa, contradicción y debido proceso, de manera previa a la imposición de la sanción, dejando constancia de todo ello en el acto administrativo de imposición.

Así mismo podrá declarar el incumplimiento, con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato, y afectar la garantía constituida o aplicar la caducidad legalmente prevista ante el incumplimiento grave del contratista y por las causales taxativamente señaladas. La cláusula penal y las multas así impuestas, se harán efectivas directamente por la Corporación CDA, en virtud del principio de Auto-tutela Administrativa, por lo que puede realizar compensación con las sumas adeudadas al contratista, afectación y cobro de la garantía, o cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo la jurisdicción coactiva.

PARÁGRAFO 1: Para efectos de dar aplicación a los mecanismos aquí señalados, será indispensable que el Interventor o Supervisor del contrato o convenio, presente informe detallado a la Dirección General, en el que señale el incumplimiento detectado y las razones conocidas para el mismo, con base en el cual será el Director General, quien determine la procedencia o no de la sanción contractual, con apoyo en la Secretaría General, en concordancia con lo dispuesto en los artículos siguientes.

PARÁGRAFO 2: En cumplimiento del expreso mandato legal, en los contratos que se celebren con personas públicas internacionales, o de cooperación, ayuda o asistencia, en los interadministrativos, en los de empréstito, donación y arrendamiento, o que tengan por objeto el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas, así como en los contratos de seguro; se prescindirá de la utilización de las cláusulas o estipulaciones excepcionales. No obstante podrá exigirse la garantía en todos aquellos eventos en que así se justifique en el estudio previo.

9.2. PROCEDIMIENTO DE IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO:

Para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, así como para la estimación de los perjuicios sufridos por la entidad contratante, y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la

entidad observará el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011; en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 del 18 de enero de 2011); y con el trámite señalado a continuación:

9.2.1.TRÁMITE EN CASO DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL:

 En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones contractuales, el interventor o supervisor requerirá oportunamente por escrito al contratista, con el fin de hacer cumplir las obligaciones adquiridas.

 Si la respuesta del contratista no es satisfactoria, el supervisor emitirá su concepto con un análisis objetivo, claro y preciso del objeto contractual en general, concepto determinante a la hora de definir las acciones legales a seguir por parte de la administración, remitirá inmediatamente los antecedentes al Secretario General o quien haga sus veces, quien analizará la situación, reiterará el requerimiento en caso de ser pertinente y procederá a adelantar las acciones legales pertinentes.

 Para emitir su concepto respecto a un posible incumplimiento del contratista, el deberá realizar un análisis objetivo, claro y preciso del objeto contractual en general, teniendo en cuenta que su concepto será determinante a la hora de definir las acciones legales a seguir por parte de la administración. Tal manifestación deberá estar lo suficientemente soportada, teniendo en cuenta que la responsabilidad por un eventual detrimento del patrimonio del estado a causa de una sentencia judicial, involucra a todos los servidores que intervienen en la actividad contractual.

9.2.2.IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO.

La Corporación CDA podrá declarar el incumplimiento contractual, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal. Para tal efecto observará el siguiente procedimiento:

 Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la Corporación CDA citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible,

atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

 En desarrollo de la audiencia, el Director General o su delegado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.

 Xxxxx lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.

 En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el jefe de la entidad o su delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. La Corporación CDA podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

9.2.3.RESOLUCIÓN DEL INCUMPLIMIENTO O IMPOSICIÓN DE SANCIÓN:

Examinados los argumentos y documentos presentados por el Contratista frente a su presunto incumplimiento, se decidirá sobre el mismo. Si de los mismos se configura el incumplimiento, la Corporación CDA mediante acto administrativo motivado, impondrá la multa que haya sido pactada en el contrato con el fin de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones, declarará el incumplimiento total o parcial y dispondrá la aplicación de la cláusula penal por los perjuicios que resultaren probados o a título de sanción; si resulta favorable la decisión para el contratista, se archivará la actuación.

9.2.4.NOTIFICACIÓN Y RECURSOS:

Contra las decisiones que profiera la Corporación CDA se surtirán tanto la notificación y los recursos como lo dispone el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 del 18 de enero de 2011); y

0.0.0.XX LA PUBLICACIÓN DE LOS ACTOS Y SENTENCIAS SANCIONATORIAS:

La parte resolutiva de los actos sancionatorios, una vez ejecutoriados, se publicará por dos (2) veces en medios de comunicación social escrita con amplia circulación en el territorio de jurisdicción de la Corporación CDA, y se comunicará a la cámara de comercio en que se encuentre inscrito el contratista sancionado. También se publicará en el Diario Oficial y se comunicarán a la Procuraduría General de la Nación. La publicación a que se refiere el presente artículo correrá a cargo del sancionado. Si este no cumple con tal obligación, la misma se hará por parte de la Secretaría General de la CDA, la cual repetirá contra el obligado.

CAPÍTULO 10

DE LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO Y SU LIQUIDACIÓN

10.1. TERMINACIÓN DEL CONTRATO:

Las formas de terminación del contrato estatal han sido trazadas por la doctrina y la jurisprudencia del máximo órgano de la jurisdicción contenciosa administrativa. Se han dividido en dos categorías: (a) normales y (b) anormales:

10.1.1. CAUSAS NORMALES:

Los modos normales son: (i) El cumplimiento del objeto; (ii) El vencimiento del plazo extintivo de duración del contrato; (iii) La terminación del plazo extintivo convenido para la ejecución del objeto del contrato; y, (iv) El acaecimiento de la condición resolutoria expresa, pactada por las partes.

10.1.2. CAUSAS ANORMALES:

Los modos anormales de terminación son: (i) La desaparición sobreviniente del objeto o imposibilidad de ejecución del objeto contratado; (ii) La terminación unilateral, potestad

excepcional del artículo 17 de la Ley 80 de 1993, en los contratos que sea procedente esta cláusula; (iii) La declaratoria de caducidad, otra de las potestades excepcionales, en los contratos que sea procedente esta cláusula; (iv) La terminación unilateral del contrato por: (a) violación del régimen de inhabilidades o incompatibilidades, (b) la nulidad de los actos administrativos que fundamentan el contrato, y, (c) la celebración del contrato expresamente prohibido; (v) El desistimiento o renuncia del contratista por la modificación unilateral del contrato en cuantía que afecte más del 20% del valor original del mismo, en los contratos que sea procedente esta cláusula excepcional; (vi) La declaratoria judicial de nulidad del contrato; y, (vii) La terminación de mutuo acuerdo entre las partes.

10.2. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO:

La liquidación del contrato se efectuará en los eventos, términos y condiciones previstos en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto 019 de 2012. Según la norma anotada, la liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; sin embargo la entidad podrá pactarlo en el contrato y proceder a la misma. Los plazos para la liquidación son los previstos en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993. En esta etapa es fundamental la actuación del supervisor o interventor del contrato quien en representación de la Entidad hará junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de lo pactado.

En las actas de liquidación de los contratos, constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo. Para el efecto, se debe tener en cuenta que cualquier acto de disposición que implique compromisos presupuestales adicionales, deberá contar con la apropiación presupuestal correspondiente y cuando a ello hubiere lugar deberá ser sometido a estudio y aprobación del Comité de Conciliación de la Entidad.

10.3. REGLAS PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS:

Los contratos que deban ser liquidados, lo serán dentro del término fijado en el pliego de condiciones o su equivalente, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato, o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

La proyección del Acta de Liquidación deberá ser realizada por el Interventor o el Supervisor del contrato y suscrita por éste y las partes intervinientes, con el visto bueno del Jefe de esa dependencia. En la misma constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y

poder declararse x xxx y salvo. También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente por la CDA, mediante acto administrativo que proyectará la secretaría general.

10.4. LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO Y UNILATERAL:

De conformidad con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, para los contratos en que proceda la liquidación, tanto en la de mutuo acuerdo como en la unilateral, la Entidad convocará al contratista para la suscripción del acta de liquidación; si efectuado el requerimiento no se logra la liquidación bilateral, la Corporación CDA podrá liquidar en forma unilateral dentro de los dos meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes.

El supervisor o interventor del contrato deberá apoyar a la Oficina Jurídica o a quien haga sus veces en los trámites administrativos requeridos para la suscripción del acta de liquidación bilateral, o en su defecto, para proyectar el acto administrativo de liquidación unilateral y se realicen los trámites pertinentes para su firma.

10.5. OBLIGACIONES POSTERIORES A LA LIQUIDACIÓN:

Corresponderá a la supervisión o al área que generó la necesidad, velar por el cumplimiento de las obligaciones contractuales dentro de las vigencias de las garantías

y/o el plazo para hacerlas efectivas. Hasta tanto no se cumplan estos plazos el seguimiento de las obligaciones posteriores a la liquidación no cesa, y se deberá allegar a la Secretaría General un informe final en el que se pueda constatar el cumplimiento efectivo para su respectivo cierre.

10.6. ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES:

Los documentos que soportan la contratación de la Entidad se conservarán bajo la guardia y custodia de la Secretaría General Oficina Contratación, sin perjuicio de los archivos que los supervisores con ocasión de su función puedan conservar.

CAPÍTULO 11

DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS PROCEDIMIENTOS, GENERALIDADES

11.1. CONVOCATORIA PÚBLICA:

En los procesos de selección por licitación, selección abreviada y concurso de méritos se hará convocatoria pública mediante un AVISO DE CONVOCATORIA que se publicará en el SECOP, de conformidad con las reglas de publicidad de los asuntos contractuales y con la indicación de la información señalada en el artículo 21 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan. Este aviso no es aplicable a la modalidad de contratación por mínima cuantía y contratación directa.

PARÁGRAFO: En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos en principio la convocatoria se limitará exclusivamente a Mypes y/o Mipymes siempre y cuando se cumpla con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1450 de 2011 y el artículo 152 y subsiguientes del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan. Convocatorias limitadas a Mypimes: el valor del proceso de contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de Estados Unidos de América (US$125.000).

11.2. PUBLICIDAD DEL LOS PROCESOS DE SELECCIÓN:

El artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, establece la forma como se debe garantizar la publicidad de todos los procedimientos de contratación a través del Sistema Electrónico

para la Contratación Pública SECOP, indicando las actuaciones y documentos que deben ser publicados en el referido portal, así como el término para el referido trámite;

11.3. PLIEGO DE CONDICIONES:

Es el documento mediante el cual se detallarán especialmente el objeto del contrato, su regulación jurídica, los derechos y obligaciones de las partes, la determinación y ponderación de los factores objetivos de selección y todas las demás circunstancias de tiempo, modo y lugar que se consideren necesarias para garantizar reglas objetivas, claras y completas. En todos los procesos de selección deberá elaborarse y publicarse el proyecto xx xxxxxx de condiciones y el pliego de condiciones definitivo, de conformidad a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan.

11.3.1. CONTENIDO XXX XXXXXX DE CONDICIONES:

De conformidad con en el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, se adoptaran los lineamientos xxx Xxxxxx de Condiciones Marco establecidos en el mismo; sin perjuicio de lo anterior la información mínima que debe contener el pliego de condiciones es la siguiente:

 La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.

 La modalidad del proceso de selección y su justificación.

 Criterios de selección, incluyendo factores de desempate e incentivos si hay lugar.

 Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

 Reglas aplicables a la presentación y evaluación de las ofertas, y la adjudicación del contrato.

 Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

 El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

 Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes.

 Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.

 La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial.

 Los términos, condiciones y minuta del contrato.

 Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

 El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas.

 El Cronograma.

El pliego de condiciones debe tener reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes, que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada y que aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierto del proceso.

11.3.2. DISPOSICIÓN XXX XXXXXX PARA CONSULTA Y/O RETIRO DE FOTOCOPIAS

Los pliegos de condiciones serán puestos a disposición para consulta y/o retiro de sus fotocopias en el Portal Único de Contratación y en la entidad, previo pago de las mismas por parte de los interesados.

11.4. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN:

El Director General, o quien este Delegue, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada, y concurso de méritos, conforme lo indica el artículo 2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan.

Para los casos de contracción de mínima cuantía y contratación directa no será exigible éste acto sin embargo para la contratación directa se expedirá un acto administrativo a través de cual se justifique, conforme a las reglas que se recogen en el presente manual. El acto administrativo de que trata la presente disposición señalará:

 El nombre y dirección de la Entidad Estatal.

 La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Corporación CDA atenderá a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación.

 El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.

 La modalidad de selección del contratista.

 El plazo estimado del contrato.

 La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.

 El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal.

 Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

 Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.

 Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en la Contratación.

 Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación.

 El Cronograma.

 La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.

11.5. SUSPENSIÓN DEL PROCESO:

El proceso de selección una vez abierto, podrá ser suspendido por el Director General, por un término no superior a quince (15) días hábiles, mediante el acto administrativo motivado que así lo determine, cuando se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso. Si se requiere una suspensión por un término superior al ya indicado, se dejará constancia de las razones de fuerza mayor que así lo imponen.

PARÁGRAFO. En el evento en que ocurra o se presente durante el desarrollo del proceso de selección alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 93 de la Ley 1437 de 2011, o cuando fuere necesario introducir modificaciones sustanciales al estudio, previo de conveniencia y oportunidad ya elaborado, el Director General revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección.

11.6. PRÓRROGA DE LOS PLAZOS DEL PROCESO CONTRACTUAL:

Cuando la Corporación CDA establezca que el plazo de la verificación y evaluación de las ofertas o de las manifestaciones de interés en el caso del concurso de méritos, previsto originalmente en los pliegos de condiciones o en el aviso de convocatoria respectivamente, no garantice el deber de selección objetiva, podrá prorrogarlo antes de su vencimiento, determinando un nuevo plazo que no podrá exceder del término inicialmente definido. El Director General o a quien haya delegado la competencia para el adelantamiento del proceso contractual, debe motivar el acto de trámite contentivo de la modificación. Esta facultad no podrá ser utilizada con desviación de poder ni con violación de las reglas establecidas en los numerales 1 y 4 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

11.7. PROCESO DE SELECCIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA:

De acuerdo con lo previsto por el numeral 1 del artículo 0x xx xx Xxx 0000 xx 0000, xx xxxxxxxxxx del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3, 4 y 5 del mencionado artículo, que hacen referencia a los procesos de Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa, y lo previsto por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, que hace referencia a la contratación de mínima cuantía. Igualmente se deberán aplicar todas las reglas contenidas en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

El proceso licitatorio inicia con la presentación por parte del funcionario de la dependencia que requiere la contratación en la Secretaría General o ante el Director general de la Corporación CDA de los estudios y documentos previos, así como el proyecto de pliegos, de acuerdo con lo previsto por los artículos 2.2.1.1.1.6.1. y 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, y lo descrito en el presente “Manual de Contratación”, para su refrendación.

Refrendados los estudios y documentos previos y el proyecto xx xxxxxx de condiciones, la Secretaria de Contratación u oficina que haga sus veces en el nivel desconcentrado, elabora la “Convocatoria Pública”, acorde con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.2.1.8. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan. El proyecto xx xxxxxx de condiciones y la convocatoria pública se publican conjuntamente en el SECOP.

De conformidad con lo previsto por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012, el cual modifica el numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, dentro de los diez (10) a veinte

(20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en la página Web de la entidad contratante y en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP).

Los avisos contendrán información sobre el objeto y características esenciales de la respectiva licitación. Por medio de resolución motivada el Director General o el funcionario en quien haya delegado la competencia para el adelantamiento del proceso contractual da apertura de la licitación.

Por su parte el artículo 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan en concordancia con el artículo 220 del Decreto 019 de 2012 que modificó el numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de se realizara la audiencia de asignación de riesgos. Si a solicitud de un interesado es

necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de riesgos.

Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, el Director General expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de la licitación hasta por seis (6) días hábiles.

Lo anterior no impide que dentro del plazo de la licitación, cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que la entidad contratante responderá mediante comunicación escrita, la cual remitirá al interesado y publicará en el SECOP para conocimiento público.

Las modificaciones al pliego de condiciones, se hacen a través de adendas, acorde a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan.

Las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en el pliego de condiciones. Los proponentes pueden presentar alternativas y excepciones técnicas o económicas siempre y cuando ellas no signifiquen condicionamientos para la adjudicación.

De acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en los pliegos de condiciones, se señalará el plazo razonable dentro del cual la entidad deberá elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables.

Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en el sitio que disponga la entidad por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. (Numeral 8 artículo 30 Ley 80 de 1993).

Así mismo estos informes deben publicarse en el SECOP. (Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Decreto. 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan). En caso que los integrantes del Comité evaluador se aparten de las decisiones consignadas en los estudios elaborados por el Comité Evaluador, deberán motivar su decisión.

Los plazos para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato se señalarán en los pliegos de condiciones, teniendo en cuenta su naturaleza, objeto y cuantía. El funcionario en quien se hubiere delegado la competencia para adelantar el proceso contractual, podrá

prorrogar dichos plazos antes de su vencimiento y por un término total no mayor a la mitad del inicialmente fijado, siempre que las necesidades de la administración así lo exijan.

Dentro del mismo término de adjudicación, podrá declararse desierta la licitación. En el evento previsto en el artículo 273 de la Constitución Política y en general en los procesos de licitación pública, la adjudicación se hará de forma obligatoria en audiencia pública, mediante resolución motivada, que se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia. (Artículo 9° Ley 1150 de 2007).

La audiencia pública de adjudicación de la licitación, se realizará en la fecha y hora establecida en el Cronograma, conforme a las reglas señaladas para tal efecto por la entidad, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan.

El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, este podrá ser revocado, caso en el cual, la entidad podrá aplicar lo previsto en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

11.7.1. PROCEDIMIENTO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA:

Este trámite deberá seguirse conforme a las fases y etapas establecidas en el procedimiento de la licitación pública código AGABS-CP-11-PR-01, el cual deberá ser consultado en el sistema de gestión integrado (SIGI) debido a sus actualizaciones constantes.

11.8. SELECCIÓN ABREVIADA:

De acuerdo con lo previsto por el numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, la Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía o la destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Las causales de selección abreviada previstas por la Ley que aplican a la Organización Electoral son:

 La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes, en cuyo caso se debe hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de

instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos;

 La contratación de menor cuantía. Se entenderá por menor cuantía los valores que se relacionan en el literal b) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales;

 La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto;

 La enajenación de bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de 1995;

 La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.

A continuación se muestran las diferentes causales de selección abreviada y el procedimiento aplicable a cada una de ellas. Lo anterior sin perjuicio de las demás causales contempladas en la norma y que excepcionalmente puedan ser aplicadas en la entidad. Teniendo en cuenta lo expuesto, a continuación se exponen los tres (3) procedimientos de selección abreviada más utilizados por la entidad:

11.8.1. PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA:

Este trámite deberá seguirse conforme a las fases y etapas establecidas en el procedimiento de la licitación pública código AGABS-CP-11-PR-02, el cual deberá ser consultado en el sistema de gestión integrado (SIGI) debido a sus actualizaciones constantes.

11.8.2. SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA:

El proceso de selección abreviada de menor cuantía inicia con la presentación por parte del funcionario de la dependencia que requiere la necesidad de contratación del bien, servicio u obra, acompañado de los estudios y documentos previos de acuerdo con lo previsto por el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, lo descrito en el presente “Manual de Contratación y demás normatividad pertinente”. Presentados los estudios y documentos previos y el proyecto de pliegos, el Secretario General o el Director General los refrenda si cumplen las condiciones legales.

Refrendados estos documentos, se remiten a la Secretaria de contratación para la elaboración de la “Convocatoria Pública”, acorde con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.2.1.2. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen,

complementen, adicionen o sustituyan y para esta modalidad de selección. El proyecto xx xxxxxx y la convocatoria pública se publican conjuntamente en el SECOP. El proyecto xx xxxxxx de condiciones de la selección abreviada se publica cuando menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura; su publicación no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.

Cumplido el término de publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones, el funcionario en quien se hubiere delegado la competencia para adelantar el proceso contractual ordena la apertura de la Selección Abreviada por medio de resolución motivada. En el pliego de condiciones se debe incluir el “cronograma” del proceso de selección abreviada, dentro del cual se debe señalar el término para presentar propuestas, de acuerdo con la naturaleza y el objeto a contratar.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto que ordena la apertura del proceso, los interesados deben manifestar su intención de participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de condiciones, acorde con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.2.20. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan.

Cuando el número de posibles oferentes sea inferior a diez (10), se conformará la lista con todos ellos, quienes podrán presentar propuesta para el correspondiente proceso de selección. En el evento que la lista de posibles oferentes sea superior a diez (10), en audiencia pública realizará sorteo entre ellos, para conformar un número xx xxxx (10) inscritos que tengan la posibilidad de presentar oferta.

Para la selección de la lista de los posibles oferentes la Entidad agrupará la totalidad de las personas jurídicas, en consorcio o unión temporal inscritas para esta convocatoria pública y sorteará de manera aleatoria un número no inferior a diez (10) inscritos. El procedimiento para la selección de la lista de los posibles oferentes se llevará a cabo mediante un sistema de balotas, como se enuncia a continuación:

 Se introducirá en un sobre amplio y debidamente protegido, un número de balotas igual al número de inscritos, identificadas cada una con un número de 0 a N unidades, de forma ascendente, el cual coincidirá con el orden en que se hayan inscrito en la lista de posibles oferentes;

 Aleatoriamente se sustraerá el número de balotas hasta completar la decena de inscritos que podrá presentar oferta en el proceso de selección;

 Una vez seleccionados se publicará la lista de posibles oferentes en la página Web.

Los oferentes pueden presentar observaciones al pliego de condiciones, las cuales se remiten a los integrantes de los Comités Evaluadores designados por el funcionario en

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quien se hubiere delegado la competencia para adelantar el proceso contractual, para su análisis y respuesta. En caso que las observaciones generen modificaciones al pliego de condiciones, éstas se harán mediante Adendas, las cuales serán expedidas conforme a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan.

Vencido el término para la presentación de ofertas, se realiza el acto de cierre y recepción de propuestas, a la hora y en el sitio establecido en el pliego de condiciones. Recibidas las ofertas, estas se remiten a los integrantes de los comités evaluadores, para su evaluación de acuerdo a las condiciones señaladas en el pliego de condiciones para la evaluación de las propuestas, así como para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables, en este informe, el comité recomienda o no al Director General la adjudicación del contrato. La entidad debe publicar el informe de evaluación de ofertas durante tres (3) días hábiles, término durante el cual los oferentes pueden presentar observaciones a la misma. Las observaciones se remiten al Comité evaluador para su análisis y respuesta. En caso que discrepancias de los integrantes del Comité evaluador, deberán motivar su decisión.

11.8.3. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR SUBASTA INVERSA:

La subasta inversa es el mecanismo de selección de contratistas, cuando los bienes o servicios a adquirir poseen características técnicas uniformes, la cual de conformidad con las reglas previstas en el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, en especial los artículos 2.2.1.2.1.2.1. al 2.2.12.1.2.6. y en los respectivos pliegos de condiciones.

11.8.4. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES EN BOLSAS DE PRODUCTOS:

Para llevar a cabo este procedimiento de selección abreviada, se aplicará el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, en especial los artículos 2.2.1.2.1.2.11 al 2.2.1.2.1.2.19, además de lo previsto en el Decreto 2555 de 2010 Modificado por el Decreto Nacional 3594 de 2010, Adicionado por el Decreto Nacional 4809 de 2011, Adicionado por el Decreto Nacional 0848 de 2013 y las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan y los reglamentos internos de bolsas de productos.

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11.8.5. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR COMPRA POR CATÁLOGO DERIVADO DE LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS:

Para llevar a cabo este procedimiento de selección abreviada, se aplicará el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, en especial los artículos 2.2.1.2.1.2.7. al 2.2.1.2.1.2.10, y las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan y los reglamentos internos de bolsas de productos.

11.8.6. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA CORPORACIÓN CDA:

Se tramita a través del procedimiento específico para enajenación de bienes del Estado contenido en el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, en especial los artículos 2.2.1.2.2.1.1. a 2.2.1.2.2.4.4.

11.8.6.1. Enajenación de bienes de la corporación CDA: Mediante este mecanismo de selección abreviada se podrán enajenar los bienes de la Corporación CDA, que no requiera para su uso o que sean obsoletos, excepto su propiedad accionaría. En este proceso se utilizará un mecanismo de subasta presencial en audiencia pública en donde se cumplirá la adjudicación, previa convocatoria pública, a través de la publicación del listado de los bienes en un diario de amplia circulación nacional, con la determinación del precio base.

Para cumplir la audiencia de adjudicación se seguirán, en lo pertinente, las reglas señaladas para la adjudicación de la licitación Pública, resaltando que previo a su realización, se leerá el informe en donde se dé a conocer el valor de las ofertas iniciales para que en la subasta pública, dando opción de mejorar la oferta, de acuerdo con las reglas xxx xxxxxx, el bien sea adjudicado al mejor postor.

En todo caso, para la venta de los bienes se debe tener como base el valor del avalúo comercial y ajustado en los gastos asociados al tiempo de comercialización esperada, administración, impuestos y mantenimiento, para determinar el precio mínimo por el que se debe enajenar. La venta implica que el interesado en adquirir bienes, debe consignar a órdenes de la Corporación CDA al menos el 20% del valor base de venta para participar en la oferta, depósito con el cual garantiza la seriedad de su ofrecimiento.

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PARÁGRAFO 1°: Cuando la venta de los bienes de la Corporación CDA deba efectuarse por el sistema xx xxxxxxxx, se hará a través del procedimiento de subasta que realicen las entidades financieras debidamente autorizadas para el efecto y vigiladas por la Superintendencia Bancaria. La selección de la entidad vendedora la hará la respectiva entidad estatal, de acuerdo con los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva y teniendo en cuenta la capacidad administrativa que pueda emplear cada entidad financiera para realizar los remates.

PARÁGRAFO 2°: Antes de iniciar los trámites de la venta de bienes de la Corporación CDA, la entidad ha debido culminar el proceso o estudio de estimación de la necesidad de la venta de aquellos, cumpliendo el trámite contable y fiscal.

11.8.6.2. Pliegos para la enajenación de bienes de la corporación CDA: Cuando se trate de la enajenación de bienes del Estado, contenidos en el Sección 2 Subsección 1 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, los estudios previos para esta modalidad deberá contener además de los indicados en el artículo anterior, y establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.1.3. de dicho Decreto, los establecidos en el artículo 2.2.1.2.2.1.9. ibídem, es decir, deben indicar las condiciones particulares que deben tener los posibles oferentes y lo siguiente:

1. Forma de pago del precio.

2. Formalidades para la suscripción del contrato de enajenación.

3. Término para otorgar la escritura pública, si hay lugar a ella.

4. Término para el registro, si hay lugar a ello.

5. Condiciones de la entrega material del bien.

6. La obligación del oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que utilizará para la compra del bien.

11.9. CONCURSO DE MÉRITOS:

A través de la modalidad de selección de concurso de méritos se seleccionarán los contratistas para la prestación de servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y para los proyectos de arquitectura.

Se entiende por contratos de consultoría, aquellos referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Igualmente, son contratos de consultoría los que

tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Esta modalidad de selección se debe cumplir conforme a lo estatuido en el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, en especial los artículos 2.2.1.2.1.3.1. al 2.2.1.2.1.3.7. Para el caso de proyectos de arquitectura la selección se realizará conforme con lo previsto en el Decreto 2326 de 1995 o las normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan. Ver procedimiento Concurso de Méritos.

11.9.1. PROCEDIMIENTO SELECCIÓN CONCURSO DE MÉRITOS:

Este trámite deberá seguirse conforme a las fases y etapas establecidas en el procedimiento de la licitación pública código AGABS-CP-11-PR-03, el cual deberá ser consultado en el sistema de gestión integrado (SIGI) debido a sus actualizaciones constantes.

11.10. CONTRATACIÓN DIRECTA:

La contratación directa procede únicamente para los casos establecidos en el numeral 4, del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007. En la entidad las causales más utilizadas son las siguientes:

11.10.1. PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DIRECTA:

Este trámite deberá seguirse conforme a las fases y etapas establecidas en el procedimiento de la licitación pública código AGABS-CP-11-PR-04, el cual deberá ser consultado en el sistema de gestión integrado (SIGI) debido a sus actualizaciones constantes.

11.10.2. DECLARACIÓN DE URGENCIA MANIFIESTA. (Artículo 42 Ley 80 de 1993)

Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de

selección públicos. La urgencia manifiesta se declara mediante acto administrativo motivado.

Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto del organismo o entidad estatal correspondiente.

“Control de la contratación de urgencia: Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, éstos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva entidad (…)”; para el caso de la Corporación CDA, la Contraloría General de la República.

El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta. (Artículo 43 Ley 80 de 1993).

11.10.3. CONTRATOS O CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS:

Los contratos o convenios interadministrativos constituyen otra causal de contratación directa, siempre que las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.

En relación con esta causal, se debe tener en cuenta los contratos exceptuados según el inciso 1° del literal c) del numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 92 de la Ley 1474 de 2011. Los contratos de seguro de las entidades estatales estarán exceptuados de la figura del contrato interadministrativo.

Para la celebración de contratos interadministrativos se deberá tener en cuenta lo indicado en el artículo 2.2.1.2.1.4.4. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, así como las demás disposiciones aplicables de dicho decreto, en especial los artículos 2.2.1.2.1.4.1. y 2.2.1.2.1.4.5.

11.10.3.1.Justificación: Los Convenios y/o Acuerdos interinstitucionales, a nivel nacional e internacional son instrumentos de Corporación CDA, para fortalecer sus funciones establecidas en el artículo 34 de la Ley 99 de 1993. Dichos Convenios y/o Acuerdos plasman la decisión xx xxxxx colaboración entre la Corporación CDA y otra u otras instituciones y organismos públicos y privados para el mejor logro de sus objetivos de Desarrollo Institucional.

Es política de la Corporación CDA, supervisar todos los Convenios y Acuerdos que celebre a través de los funcionarios que delegue el Director General, responsable de fortalecer el vínculo de esta con otras instituciones; con los sectores público, privado y social; así como también con organismos internacionales, fundaciones y agencias de apoyo a los procesos que implican la participación de la Corporación CDA a través de uno de sus ejes misionales.

Una revisión general de la actividad administrativa y, en especial, una revisión detallada de la actividad negocial de la administración revelan que ella puede tomar diversas facetas o revestirse de diferentes ropajes, marcados por todo el complejo sistema de actos jurídico-públicos en los cuales aparece la expresión de la voluntad de la administración.

La figura de los convenios de la administración como figura autónoma y diferenciada de los contratos que ella misma suscribe, así como de los actos administrativos proferidos en desarrollo de la actividad administrativa.

11.10.3.2.Procedimientos para la suscripción de convenios:

 Los Convenios y/o Acuerdos suscritos por la Corporación CDA procurarán concretar el logro de sus funciones misionales, mediante la asociación con otras entidades, con el propósito de cooperar en cumplimiento de la norma constitucional que impone como un deber la coordinación de las actuaciones de las autoridades administrativas para el cumplimiento de los fines del Estado.

 La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

En virtud del principio de coordinación, establecido en el artículo 6º de la Ley 489 de 1998 “(…) las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones con el fin de lograr los fines y cometidos estatales. En consecuencia, prestarán su colaboración a las demás entidades para facilitar el ejercicio de sus funciones y se abstendrán de impedir o estorbar su cumplimiento por los órganos, dependencias, organismos y entidades titulares.”

 El artículo 95 de la misma ley establece que las entidades públicas podrán asociarse con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, mediante la celebración de convenios.

11.10.3.3.Definición y alcances:

 El convenio o acuerdo puede sintetizarse como el negocio jurídico bilateral de la administración en virtud del cual esta se vincula con otra persona jurídica pública o con una persona jurídica o natural privada para alcanzar fines de interés mutuo en el marco de la ejecución de funciones administrativas; fines que, como es obvio, siempre deberán coincidir con el interés general consagrado en el artículo 209 de la Constitución Política.

 Como características más importantes de los convenios de la administración podemos citar las siguientes: a) El objeto de los convenios o acuerdos implica siempre el acuerdo de voluntades, las cuales permanecen como autónomas y separables, alrededor de unos fines e intereses comunes a las partes que intervienen en el vínculo; b) Las relaciones jurídicas surgidas del vínculo negocial generado por el convenio de la administración son de obligatorio cumplimiento por las partes involucradas; c) En el convenio o acuerdo solo es indispensable que una de las partes sea pública; no es necesario que ambas lo sean, puesto que aquel puede ser celebrado también con particulares (v. gr. convenios de ciencia y tecnología regulados en los Decretos 393 y 591 de 1991).

En todo caso, independiente de si se celebra con otra entidad pública o con particular, con el convenio debe buscarse el cumplimiento conjunto de funciones administrativas sin llegar a delegarlas, salvo en el convenio de descentralización por colaboración; d) El convenio o acuerdo constituye un objeto o una técnica especial para la gestión pública; esto es, para lograr la realización de los fines atribuidos por el ordenamiento a las entidades estatales.

 El derecho positivo colombiano trata bajo una regulación común las figuras del contrato y el convenio. Es decir, el régimen jurídico que gobierna la celebración y ejecución de esos acuerdos de voluntades es fundamentalmente el mismo, con excepción de algunos regímenes especiales consagrados expresamente por el propio ordenamiento y sin perjuicio de que la interpretación de las normas que son marco de estos convenios y contratos pueda ser diferente atendiendo la naturaleza del acuerdo de voluntades.

11.10.3.4.Procedimiento de celebración de convenios:

11.10.3.4.1. Objeto: Señalar el procedimiento para la celebración de convenios, mediante los cuales se establecen alianzas estratégicas y de cooperación entre la Corporación CDA y las diferentes empresas y/o entidades con el propósito de adelantar acciones conjuntas en temas de interés recíproco para cada una de las partes.

11.10.3.4.2. Alcance: Aplica para la celebración de convenios con otras entidades, desde la justificación de la necesidad, hasta la celebración del convenio.

 La Corporación CDA podrá celebrar convenios siempre y cuando los mismos tengan relación directa con su objeto.

 En el convenio no hay libertad de acordar el contenido porque este está prescrito por una norma de alcance general que lo impone, mientras que en el contrato hay libertad de establecerlo.

 El convenio interadministrativo es útil para el traslado de recursos públicos entre entidades públicas.

 En el convenio, ninguna de las partes tendrá interés patrimonial o de lucro; a diferencia de lo que suele suceder en los contratos, los intereses de las partes son públicos.

 En el convenio el beneficiario siempre será la comunidad. En el contrato, el contratista, por pequeño que sea, siempre buscará un beneficio.

 Los convenios no van precedidos de proceso de selección, porque se trata de priorizar necesidades para destinar recursos en orden a su satisfacción.

 Todos los Convenios y/o Acuerdos deben ser revisados, aprobados y registrados por la Secretaría General de la Corporación CDA. Toda actividad desarrollada en el marco del convenio y/o acuerdo la registrará el SUPERVISOR y comunicará a la Secretaría General para su control y seguimiento. Los ejemplares originales de todos los convenios y/o acuerdos permanecerán bajo la custodia de la Secretaría General de la Corporación CDA y deberán estar acompañados de la correspondiente Acta de Inicio.

11.10.3.4.3. Etapas para la celebración de convenios: La iniciativa para establecer un Convenio o Acuerdo tiene múltiples motivos asociados a las funciones legales de cada una de las entidades, por lo que las entidades deben expresar las características básicas del Convenio y/o Acuerdo que se quiere establecer.

11.10.3.4.4. Justificación de la necesidad y documentos previos: La entidad pública o privada solicitante, deberá elaborar un escrito mediante el cual se justifique

la necesidad de la suscripción del convenio, indicando el propósito y las razones de la solicitud, las cuales deben estar relacionadas con el objeto de las funciones que desarrollan.

Asimismo, deberán adjuntar todos los documentos que legalmente soportan la suscripción del convenio por parte de quien ostente la representación legal o las facultades para suscribir.

Estos documentos serán remitidos a la Secretaría General, quien adelantará y verificará la etapa previa a la suscripción de los mismos, con el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la elaboración de los contratos; así mismo dará trámite a la Oficina Jurídica, o quien haga sus veces, a fin de que se realice la respectiva minuta.

11.10.3.4.5. Elaboración del proyecto de minuta: La Secretaría General, o quien haga sus veces, gestionará la elaboración del proyecto de minuta de convenio a suscribirse, incorporando los medios y fines determinados en las reuniones previas y consignadas en la Justificación de la Necesidad. Posteriormente, será remitido mediante oficio y en medio magnético a la entidad; con el fin de que se surtan los trámites de viabilidad legal y técnico al contenido del proyecto de minuta.

11.10.3.4.6. Viabilidad del contenido del proyecto: La Secretaría General de la Corporación CDA, remitirá el proyecto de minuta a los directivos de las áreas cuya competencia sea determinante para dar viabilidad a las disposiciones del convenio. Dichas viabilidades configuran una condición indispensable y obligatoria para la suscripción del Convenio por parte del Secretario General o el Director General. La Secretaría General realizará una revisión final del documento y establecerá la fecha para la firma del mismo. En todo caso, previa a su suscripción se verificará y dará aprobación por parte de la Oficina Jurídica a su conformidad legal.

11.10.3.4.7. Firma y comunicación: La firma de los convenios por parte de la Corporación CDA, será la del Director general o a quien delegue caso en el cual se remitirán los documentos que soportan la contratación a la Decretaría General. Tras la firma del documento, la Secretaría General comunicará a las áreas y/o directivos designados como Supervisores del convenio, la suscripción del mismo y su remisión; con el fin de que ejerzan los roles que le son inherentes determinados en el presente Manual.

11.10.3.5.Acta de inicio/ejecución del convenio: Para contribuir al cumplimiento inmediato de los compromisos y generar instancias de cooperación tangibles,

los supervisores del convenio, una vez este sea suscrito, deberán concertar una reunión en la cual se suscribirá un acta de inicio, y se surtan las condiciones técnicas para la ejecución efectiva del convenio.

11.10.3.6.Acta de liquidación: Dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del plazo o en el término pactado en el convenio, se suscribe el acta de liquidación donde las partes acuerdan los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar para declararse x xxx y salvo. El acta se firma por los facultados para suscribir el Acta, avalado por quienes ejercieron los roles de supervisores.

11.10.3.7.Instancias involucradas:

11.10.3.7.1. La Revisión de Xxxxxxxxx: La Secretaría General, Oficina Jurídica – grupo contratos, o quien haga sus veces, y las direcciones o áreas cuya competencia es determinante para la celebración del acuerdo, son las responsables de la revisión de todos los convenios y/o acuerdos suscritos por la Corporación CDA previo a su firma.

11.10.3.7.2. Ejecución de Xxxxxxxxx: Los designados como supervisores en virtud del convenio, son los responsables de la instrumentación, seguimiento y evaluación de los mismos suscritos por la Registraduría Nacional.

11.10.3.7.3. Erogación Económica: Cuando un convenio y/o acuerdo requiera la erogación de recursos económicos y/o de infraestructura, se deberá contar con la asignación presupuestaria de la(s) Dirección(es) o Unidad(es) involucrada(s), según correspondiere.

11.10.3.7.4. Convenios que impliquen recepción de fondos: Cuando un convenio y/o acuerdo requiera para su realización recursos financieros externos (donativos en dinero o en especie, patrocinios, créditos, etc.) provenientes de Fundaciones, Agencias de Cooperación Internacional, ONG, instituciones públicas o privadas, o personas físicas, deberá intervenir la instancia a la que correspondiera la gestión y tramitación oficial de dichos recursos en la Corporación CDA.

11.10.3.7.5. Suscripción de Convenios y Acuerdos – Firmas Autorizadas: Solo el Director General de la Corporación CDA o la persona a quien expresamente faculte mediante acto administrativo, están autorizados para suscribir convenios y acuerdos.

11.10.3.8.Intervinientes y funciones:

11.10.3.8.1. Director general:

 Autorizar, mediante firma, los Convenios y/o acuerdos que por su importancia requiera de su firma.

 Presidir los actos protocolarios de firma de aquellos convenios y/o acuerdos que demanden su presencia.

11.10.3.8.2. Secretario general:

 Analizar las propuestas iniciales de Xxxxxxxxx y Acuerdos.

 Receptar y revisar la versión definitiva del convenio y/o acuerdo devuelta por su autoridad promotora y elevar a la firma de la autoridad correspondiente.

 Verificar los datos y documentos consignados, y entregarlos al interesado junto con el convenio y/o acuerdo original.

 Difundir los Convenios y Acuerdos que se suscriban a las áreas pertinentes.

 Evaluar las actividades y responsabilidades emanadas de un convenio y/o Acuerdo conjuntamente con los SUPERVISORES de la(s) dependencia(s) involucrada(s) para proceder a la renovación, modificación, rescisión o finalización de los compromisos u obligaciones.

11.10.3.9.Tipología de convenios y acuerdos: Los convenios y los acuerdos son documentos que reflejan el o los programas de colaboración acordados entre dos o más entidades y en los que se establecen las bases para el desarrollo de proyectos de diversa índole: impacto, trascendencia, pertinencia, naturaleza. Pueden agruparse en los siguientes tipos:

11.10.3.9.1. Xxxxxxxx Xxxxx: Establece un marco general para el desarrollo de programas (en las funciones sustantivas de la Registraduría Nacional) y enuncia las condiciones básicas de cooperación.

11.10.3.9.2. Acuerdo Específico: Documento emanado o no de un Convenio Xxxxx que incluye responsabilidades específicas a las que se sujetarán las partes involucradas para llevar a cabo un proyecto determinado.

11.10.3.9.3. De Cooperación: Establece las condiciones para compartir recursos, servicios y conocimientos poniéndolos al alcance de las entidades firmantes del Convenio y/o Acuerdo.

11.10.3.9.4. De acceso a la información: Establece las condiciones para el intercambio de información entre entidades, y poner al alcance de la entidad solicitante, el acceso a las bases de datos que produce y administra la Corporación CDA.

11.10.3.9.5. De Pasantías Académicas: Coadyuva al mejoramiento y actualización académicos de la comunidad bachiller y universitaria, mediante la movilidad estudiantil a través de mecanismos como pasantía, práctica académica o prestación de servicios sociales escolares. Así mismo, contribuye a la puesta en marcha de programas académicos conjuntos (diplomados, cursos de Educación Continua o de Capacitación). Define el marco de responsabilidad para el desarrollo de un proyecto académico-profesional que estudiantes de la entidad solicitante, llevarán a cabo en la Registraduría Nacional.

11.10.3.9.6. De Capacitación: Permite el intercambio académico para la formación específica o especializada del personal de las instituciones firmantes.

11.10.4. CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES EN EL MERCADO:

Acorde con el artículo 2.2.1.2.1.4.8. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta la contratación.

11.10.5. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDEN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES:

La entidad podrá contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando verifique la idoneidad y experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que se haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita, con fundamento con lo establecido en los estudios previos allegados por el área requirente.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. Adicionalmente, para esta contratación se deberá tener en cuenta que las actividades a desarrollar deberán ser de carácter temporal y no podrán satisfacer actividades administrativas de carácter permanente.

11.10.6. ADQUISICIÓN DE INMUEBLES:

Para efectos de la adquisición de inmuebles, se aplicarán las reglas del artículo 2.2.1.2.1.4.10. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, siendo necesario lo siguiente:

“(…)

1. Avaluar con una institución especializada el bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades que tiene la entidad estatal.

2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

(…)”

Adicionalmente se deberá tener en cuenta que el inmueble a adquirir debe cumplir con todas las normas urbanísticas exigidas en el ordenamiento jurídico y contra con todas las licencias y permisos que sean necesarios acorde con el POT de cada ciudad o municipio, debe contar con el uso de suelo permitido para la actividad (uso institucional) y encontrarse libre de gravámenes y limitaciones de dominio que puedan generar cargas adicionales a la entidad para lo cual se deberá realizar el respectivo estudio de títulos.

11.10.7. ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES:

Para el arrendamiento de bienes inmuebles se deberán aplicar las reglas del artículo 2.2.1.2.1.4.11. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, teniendo en cuenta lo siguiente:

“(…)

1. Verificar las condiciones xxx xxxxxxx inmobiliario en la ciudad en la que la entidad estatal requiere el inmueble.

2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública”.

De igual manera, se deberá contar con un estudio previo, que contemple diferentes alternativas en el sector del municipio de que se trate, en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles de similares características, caso en el cual deberán ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas”.

CONTROL DE DOCUMENTOS

11.11. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA:

La Ley 1474 de 2011 introdujo esta, como una modalidad de contratación adicional a las mencionadas en la Ley 1150 de 2007, aplicable para la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda xxx xxxx por ciento (10%) de la menor cuantía, independientemente de su objeto.

El proceso de contratación de mínima cuantía, se inicia con la presentación ante la Gerencia Administrativa y Financiera para el nivel central o en el área que corresponda en el nivel desconcentrado, de unos estudios previos conforme a lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan.

El procedimiento a aplicar para la contratación de mínima cuantía, es el establecido en el artículo 2.2.1.2.1.5.2. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan, el Manual de la Modalidad de Selección Mínima Cuantía publicado por Colombia Compra Eficiente y el presente manual se deberá tener en cuenta además de lo allí establecido, lo siguiente:

 La entidad no está obligada a exigir garantías en los Procesos de Contratación de mínima cuantía. La exigencia de garantías establecidas no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no, debe estar en los estudios y documentos previos.

 Los oferentes en la selección de mínima cuantía no están obligados a acreditar que están inscritos en el Registro Único de Proponentes (RUP) ni a presentar el certificado correspondiente.

La entidad debe verificar directamente los requisitos habilitantes a que haya lugar.

Cuando se pretendan adquirir bienes hasta por el monto de la mínima cuantía en grandes superficies, se deberá observar las reglas contenidas en el artículo 2.2.1.2.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o sustituyan.

11.11.1. PROCEDIMIENTO MÍNIMA CUANTÍA:

Este trámite deberá seguirse conforme a las fases y etapas establecidas en el procedimiento de la licitación pública código AGABS-CP-11-PR-05, el cual deberá ser consultado en el sistema de gestión integrado (SIGI) debido a sus actualizaciones constantes.

CONTROL DE DOCUMENTOS

11.12. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES:

Con el fin de dar cumplimiento a la norma técnica de calidad pública, se hace necesario que la Corporación CDA lleve a cabo la reevaluación de los proveedores, para el efecto los supervisores deberán seguir el procedimiento indicado por el SIGI.

11.12.1. PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES:

Este trámite deberá seguirse conforme a las fases y etapas establecidas en el procedimiento de la licitación pública código AGABS-CP-11-PR-07, el cual deberá ser consultado en el sistema de gestión integrado (SIGI) debido a sus actualizaciones constantes.

CAPÍTULO 12

DE LOS MODELOS Y FORMATOS

Se presentan en documento independiente, adjunto al presente manual los siguientes modelos, formatos y anexos:

12.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

 Modelo Resolución Adjudicación Selección Abreviada-

 Modelo Resolución Desierta Licitación –

 Modelo Estudio de Necesidad – Procesos

 Requerimiento y Modelo Estudio - Prestación de Servicios Personales

 Modelo Aceptación de Oferta

 Modelo Acta de Adjudicación o Declaratoria de Desierta

 Modelo Designación Comités

 Modelo Estudios previos - Invitación Pública

 Modelo Invitación Pública RNEC Y-O FRR -201X

 Relación de Entrega y Acta de Cierre

 Modelo Citación Notificación Personal – Adjudicación

 Modelo Notificación

 Modelo Resolución Apertura Licitación-

 Modelo Resolución Apertura Selección Abreviada

12.2. ETAPA CONTRACTUAL:

 Formato Acta de Inicio

 Formato Acta de Recibo Definitivo a Satisfacción

 Formato Acta de Suspensión

 Formato Acta de Reinicio

 Modelo Acta de Liquidación

 Modelo Adición y Prórroga

 Modelo Cesión del Contrato

 Modelo Contrato de Prestación de Servicios que no excede la mínima cuantía

 Modelo Contrato de Mínima Cuantía

 Modelo Contrato de Prestación de Servicios

 Modelo Pliego Selección Abreviada

 Modelo Pliego Concurso de Méritos

 Modelo Pliego Licitación Pública

 Modelo Pliego Subasta Inversa

Dado en la ciudad de Inírida Guainía, a los quince (04) días del mes de Diciembre del año dos mil quince (2015).

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Director General