CONTRATO 275 DE 2021

A continuación, se presenta el Informe de Gestión correspondiente al periodo comprendido entre el 1 al 30 xx xxxxx de 2021 en el marco del Contrato de Operación 275. En el que se exponen los aspectos más sobresalientes de este periodo y su consolidado en los formatos establecidos por la Dirección de Lectura y Bibliotecas de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte.

El presente informe da cuenta del cumplimiento de las acciones relacionadas en el Plan de Acción V.01 (03JUN2021).

2. CUMPLIMIENTOS DE METAS A CORTE DEL 30 XX XXXXX

En el periodo comprendido entre el 01 al 30 xx xxxxx la ejecución general del Plan de Acción del Contrato de Operación 275 de 2021 se encuentra en 21,08% en indicador de proceso y en 29,24% en indicadores de producto, avance que se encuentra entre los estándares normales de ejecución por el tiempo de operación del Contrato.

A corte de este periodo se destaca las Líneas Colecciones, Gastos Generales y Comunicaciones cuyo avance en las metas se encuentran en el rango entre el 57,47% y el 32,12% mientras que en indicadores de producto sobresalen Gastos de Personal, Comunicación y Divulgación y Gestión TIC cuyos promedios de están entre el 70,26% y el 28,69%

2.1. BIBLIOTECAS

Ver adjunto “Informe de Gestión Mensual Junio_Bibliotecas” en la carpeta “Coordinación Operativa”.

2.2. INFORMACIÓN CUALITATIVA

2.2.1. COLECCIONES

BibloRed cierra el 30 xx xxxxx con una colección conformada por 676.633 volúmenes por valor de $00.000.000.000. Durante el mes ingresaron a la colección 1104 ejemplares por valor de $

34.232.039 y se pasaron a baja 70 ejemplares por valor de $ 2.110.849 por daño o pérdida del usuario (estos materiales son repuestos por el mismo usuario según lo estipulado en el proceso de reposición de materiales).

Durante el periodo, la línea de Colecciones desarrolló una serie de acciones y procesos necesarios para dar cumplimiento a los objetivos proyectados mediante el plan operativo del mes, dentro de los cuales se tenía la renovación de 10 títulos de publicaciones seriadas, la contratación de 3 OPS como apoyo a la gestión y la adquisición de insumos necesarios para el mantenimiento y procesamiento físico de colecciones.

Los procesos desarrollados por la línea para cumplir con las metas propuestas fueron:

● Publicaciones seriadas: Se tenía proyectada la renovación de 10 títulos, de estos, cinco fueron revistas y los otros cinco periódicos. Para estas renovaciones se realizó la respectiva gestión comercial con la que se obtuvo los documentos y las cotizaciones requeridas, esto en concordancia con el manual de contratación. Una vez se obtuvo toda esta documentación se realizó el proceso de contratación que dejó como resultado, la elaboración de cuatro órdenes de compra para la suscripción de 9 títulos y un total de 34 ejemplares, por un valor total de $4.699.300, de los cuales se han facturado $2.423.300.

El título faltante por suscribir (Diario El Nuevo Siglo), será contratado en el mes de julio, esto debido a que el proveedor no envió a tiempo toda la documentación que se le solicitó, el valor de este contrato es de $360.000.

● Contratación de OPS: Para el cumplimiento de esta acción se recibieron las hojas de vida y todos los documentos requeridos para contratar 3 personas como apoyo a la gestión por OPS. Una vez verificada esta documentación se procedió a desarrollar el proceso de contratación, lo que dejó como resultado, la elaboración de tres insumos de contratación por un valor total de $69.300.000, quedando como saldo presupuestal de esta acción una suma de $157.500.

Estas tres personas se contrataron por un periodo de 5 meses para completar, unificar y actualizar registros de autoridades en el Sistema de información bibliográfica. Estas personas realizarán sus cobros de manera mensual a partir xx xxxxxx.

● Adquisición de insumos: Durante este periodo se realizó el proceso de compra y contratación para la adquisición de una serie de insumos básicos y necesarios en el procesamiento de colecciones nuevas y el mantenimiento de estas en las bibliotecas de la Red. De acuerdo a lo anterior, se realizó un estudio xx xxxxxxx para adquirir cubiertas para libros necesarias para las nuevas colecciones que se compraran en el contrato 275 y que se forran en las máquinas de colecciones en Nivel central, el valor de esta compra fue de $16.314.305 de la cual ya se recibió factura.

Por otra parte, se realizaron tres órdenes de compra necesarias para adquirir insumos varios (Colbón, cartulina, rodillos, etc), Bandas de seguridad 3M, códigos xx xxxxxx y rótulos, dichas órdenes fueron por un valor total de $11.535.234.

Para esta línea del plan de acción queda un valor por ejecutar de $15.900.961, el cual se comprometerá y ejecutara en el mes de julio con la adquisición de las cubiertas para libros que se destinarán para los espacios de colecciones en las bibliotecas mayores de la Red y las máquinas que allí emplean (referencia distinta a las de nivel central).

● Acuerdo 098 y donaciones: En este mes la línea recibió 210 ejemplares por acuerdo 098 entregados por las empresas Norma y Panamericana Libros. No se recibieron donaciones de personas naturales o jurídicas.

El equipo de colecciones desarrollo las siguientes acciones:

· 1.104 ejemplares ingresados al SIB Pergamum.

· 13 títulos catalogados nuevos y 1.271 Autoridades normalizadas

· Verificación y control físico de 210 ejemplares entregados como Donación Acuerdo 098

· Entrega física de 11.896 ejemplares a las diferentes Unidades de Información de la red.

· Revisión de 117 títulos frente al sistema para conocer los ejemplares a ingresar por Donación y/o Acuerdo 098.

· Impresión de 2.794 códigos xx xxxxxx de los ejemplares ingresados al sistema.

· Rotulación de 1.519 ejemplares

· Instalación de bandas de seguridad a 1.194 ejemplares

· Forrado de 1.194 ejemplares

De acuerdo a lo proyectado para este mes frente a la meta del indicador “Registros de autoridades normalizadas”, presentamos una novedad en su cumplimiento; pues los Profesionales de Colecciones debieron dejar en pausa dicha actividad, ya que se les solicitó el apoyo para la toma física del muestreo de inventario bibliográfico acordado entre la Dirección de Lectura y Bibliotecas y la actual operación a los diferentes espacios de la Red.

2.2.2. SERVICIOS PARA LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO

La línea de Servicios para el Acceso a la Información y el Conocimiento – SIC- debe cumplir con 9 acciones establecidas en el plan de acción, enmarcada en diferentes estrategias y programas diferentes, con el objetivo de fortalecer el trabajo interlíneas dentro de la Red.

● Servicios Básicos (Afiliación a Biblored, Renovación afiliaciones, préstamo externo)

Teniendo en cuenta la reactivación de la Ciudad durante el mes xx xxxxx y con ella la retoma del horario habitual de las Bibliotecas, se evidencio un incremento en las visitas y el uso de los servicios básicos tanto en afiliaciones, préstamos y consulta en sala.

Fuente: Pergamum (Afiliaciones, renovaciones, préstamos)

SINBAD (Visitas, Consulta en sala)

Durante el mes xx xxxxx la meta de afiliación mantuvo un buen comportamiento esto debido a la reapertura total de los horarios de las bibliotecas duplicando el número de afiliaciones realizadas frente al mes anterior. En cuanto a la renovación de afiliaciones se presenta una fluctuación numérica que hace que esta no sea constante mes a mes, pues depende del número de vencimientos que se registren en cada espacio durante el periodo de análisis. La meta general xxx xxxxxxxx de material bibliográfico presentó un incremento del 25%.

Con el fin de realizar un análisis del comportamiento de los servicios por biblioteca, se dividen en tres grupos considerando las equivalencias entre su capacidad instalada, superficie y tamaño de la colección. Cabe aclarar que la BP Xxxxxx X. Xxxxxxxx está catalogada como una biblioteca mayor,

pero por su estructura, tanto física como organizacional se considerará dentro de este análisis en el segundo grupo.

● Visitas

El 8 xx xxxxx las bibliotecas retornaron a su horario habitual (Bibliotecas mayores: martes a sábado de 8:00 am a 8:00 pm y domingos de 9:30 am a 5:30 pm), esto aumentó el número de visitas de usuarios. Se mantiene el porcentaje de aforo permitido (30% sobre la capacidad instalada), así mismo, la programación cultural de las bibliotecas se está desarrollando de forma presencial (Club de no ficción, Club de ficción, hora del cuento).

Durante junio la biblioteca con mayor número de visitas registradas es la BP Xxxxxxxx Xxxxx con 19541 visitas, a pesar de su cierre en la semana del 21 xx xxxxx al 28 xx xxxxx (por el incremento de casos positivos para COVID en el equipo de funcionarios tanto de servicios como de administrativos), la BP Xxxxx Xxxxx reporta un ingreso bajo para este mes en relación con las demás.

En este grupo el espacio con mayor movimiento es BP Xxxxxx X. Xxxxxxxx, la única biblioteca mayor incluida, seguido que la BP Bosa, Suba y Xxxxxxxx, lo que responde de igual forma a la capacidad instalada de dichas bibliotecas y al comportamiento regular que mantienen en el servicio ofrecido. Del grupo de bibliotecas locales la BP Servitá registra un número de ingresos similar a bibliotecas de barrio, las variaciones si bien se generan según el contexto y las dinámicas territoriales y comunitarias de cada biblioteca, deberá ser objeto de análisis las estrategias que cada coordinador de biblioteca desarrolla en pro del reconocimiento local de la biblioteca y la promoción que desde cada una se hace al portafolio de programas y servicios de BibloRed.

En este grupo conformado por 8 bibliotecas, del cual hacen parte las Bibliotecas Públicas escolares de la ruralidad de Pasquilla y Sumapaz, se determina que las dinámicas en estos territorios son variables, por tanto, no son comparables y sus dinámicas se deben analizar desde las acciones propias en el territorio. Para el caso de Sumapaz, se ha tenido inconvenientes con el tema de conectividad, lo que dificulta la prestación de los servicios. Por otro parte podemos ver que las de mayor ingreso registrado son la BP Venecia y BP Puente Aranda..

● Afiliaciones por Biblioteca

La afiliación a Biblored, como un servicio de acceso para toda la población, se vio superada en su meta para el mes. Es notorio el buen comportamiento de esta meta debido a la creciente llegada de usuarios nuevos que además son convocados por distintas Bibliotecas.

Bibliotecas mayores encontramos las siguientes: BP Xxxxxxxx Xxxxx, BP Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxx y la BP Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, donde se puede evidenciar que la biblioteca con más afiliaciones para el mes xx xxxxx es la BP Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx con 992 afiliados nuevos. En cambio la que menos realizó fue la BP Xxxxx Xxxxx. Si bien para este mes desde la línea se indicaron una metas mínimas a cumplir, es deber de las bibliotecas y sus equipos aunar esfuerzos para lograr una cobertura amplia de nuevos usuarios de los servicios ofrecidos y estos esfuerzos responden a las cifras reportadas, por lo cual las bibliotecas Xxxxxxxx Xxxxx y Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxx, deben reforzar las campañas de afiliación y promover en sus localidades de acción la vinculación de nuevos usuarios.

Las bibliotecas locales con mayor número de afiliación son BP Suba, BP Xxxxxx X. Xxxxxxxx, BP Victoria y BP Bosa es notorio el buen comportamiento de esta meta debido a la creciente llegada de usuarios nuevos que además son convocados por distintas Bibliotecas en las que se aplican estrategia de afiliación a distancia, por ejemplo en la Biblioteca La Victoria donde se mantenía una funcionaria llamando a las referencias que entregaban los usuarios para verificar si estaban ellos mismos afiliados. Se pone en alerta la BP Arborizadora Alta y la BP La Peña ya que sus afiliaciones no son las esperadas, esto con el fin de crear nuevas estrategias y acciones para que logren alcanzar las metas propuestas.

Dentro de las Bibliotecas menores podemos encontrar que la BP Parque es la que mayor número de afiliaciones tiene debido a las diferentes estrategias que maneja para incentivar a los usuarios a que hagan parte de la Red. Y en relación con las de menos afiliaciones se encuentran BP Sumapaz como se explicó anteriormente esta biblioteca no es comparable con las demás debido a sus dinámicas propias del territorio. Y la BP Xxxxxx Xxxxx Xxxxx se llevará un seguimiento para crear nuestras estrategias de vinculación a nuevos usuarios para lograr cumplir con la meta establecida en el plan de acción para estas bibliotecas. Cabe aclarar que esta biblioteca tuvo cierre durante una semana por altos contagios por Covid 19 en sus funcionarios.

Las afiliaciones a la Biblioteca Digital que se empezaron a reportar como afiliaciones sumadas a las afiliaciones regulares del sistema Pergamum. Esta indicación fue recibida por la línea en la mesa técnica del mes de febrero en las que se reportaron las estadísticas del mes de enero del 2021, así que aquí hay una fluctuación en el índice numérico debido a que ahora se suma y se reportan dos formas de afiliación que no son necesariamente homólogas.

● Renovación Afiliación por Biblioteca

Este comportamiento no es fácil de proyectar debido a que en los históricos del 2020 de la línea no se contó la renovación como una meta y es por ahora un comportamiento difícil de anticipar, sin embargo es buena noticia verificar que una gran parte de los usuarios que se afilian a BibloRed suelen renovar dicha afiliación actualizando la información anualmente.

El comportamiento de las bibliotecas mayores se pudo evidenciar que la BPGGM fue la que más realizó renovaciones durante el mes con un 2419 y xxxxxxxx fue la que menos realizó renovaciones.

De acuerdo con las bibliotecas locales las que más realizaron renovaciones fueron las BP Suba y la BP La Victoria esto debido a las buenas prácticas que manejan cada una de ellas. Se deja en alerta las BP Arborizadora Alta y la BP La Peña ya que son los espacios con menos renovaciones, es importante aclarar que esta meta depende únicamente del trabajo interno de cada biblioteca.

Para las Bibliotecas menores sumapaz sigue siendo la biblioteca con meta baja en cuanto a las renovaciones pero se debe a que las dinámicas en estos territorios son variables, por tanto, no son comparables y sus dinámicas se deben analizar desde las acciones propias en el territorio. Para el caso de Sumapaz, se ha tenido inconvenientes con el tema de conectividad, lo que dificulta la prestación de los servicios. Mientras que BP Puente Aranda reporta el indicador más alto para renovaciones en el mes xx xxxxx.

● Préstamos de material bibliográfico

El grupo de bibliotecas mayores la conforman las Bibliotecas Públicas Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx – Xxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx – Tunal y Xxxxxxxx Xxxxx. Dentro de este grupo la BP JMSD tiene la mayor estadística xx xxxxxxxx, con una diferencia de 1825 préstamos, sobre la biblioteca con menor datos, la cual es la BP GGM. Dentro de la información dada por las bibliotecas, durante este mes se iniciaron las actividades presenciales, para lo cual, las BP JMSD da a conocer que tuvo un aforo completo según lo permitido por los protocolos de bioseguridad, caso contrario a lo que da a conocer la BP GGM, en donde manifiesta que muchas de las actividades no

alcanzaron los aforos esperados, esta diferencia en el cumplimiento de los aforos, se ve reflejada en este servicio.

El grupo de bibliotecas locales lo conforman 11 bibliotecas públicas, de las cuales las Bibliotecas Públicas Xxxxxxxxx Xxxx xx Xxxxxx - Xxxx y Xxxxxx X. Xxxxxxxx, tienen el comportamiento más alto en los préstamos, cabe resaltar que la BP CER es la única de este grupo que atiende el Servicio a Domicilio, junto con el grupo de las bibliotecas mayores, sin embargo, la BP xx Xxxx tiene 550 préstamos más que la BP CER. De las 11 Bibliotecas la mayoría resaltan datos por encima del mil, a excepción de las Bibliotecas Públicas Ferias, Marichuela, la Peña y Arborizadora Alta. La BP La Peña es la que menor cantidad de préstamos registra en el mes teniendo una diferencia de 598 préstamos por debajo de Marichuela, la cual es la que mayor préstamo tiene de las cuatro que no alcanzaron a superar los mil préstamos en el mes. Cabe resaltar que los coordinadores de estas últimas bibliotecas no manifestaron dificultades que puedan evidenciar el comportamiento de los datos.

Se tiene el grupo de las bibliotecas menores, conformado por 8 bibliotecas, del cual hacen parte las Bibliotecas Públicas escolares de la ruralidad de Pasquilla y Sumapaz. Las dinámicas en estos territorios son variables, por tanto, no son comparables y sus dinámicas se deben analizar desde las acciones propias en el territorio. Para el caso de Sumapaz, se ha tenido inconvenientes con el tema de conectividad, lo que dificulta la prestación de los servicios.

A parte de las dos bibliotecas rurales, se resalta la Biblioteca Pública La Giralda con el mayor dato estadístico en préstamos, superando por 808 préstamos a la Biblioteca Pública La Colina – Xxxxxx Xxxxx Xxxxx, la cual tiene uno de los comportamientos más bajos en las estadísticas de préstamos, sin embargo, esta biblioteca resalta que la cifras han ido mejorando. La Biblioteca Pública del Deporte – El Campín, es la que menor préstamo demuestra en este grupo, aunque cabe resaltar, que esta es la única biblioteca especializada de la RED y que su enfoque tiene que ser diferente, lo que puede ser la causa de este comportamiento.

Por último, el análisis realizado este mes a partir de la propuesta de división por grupos según la estructura de la biblioteca, será analizado el próximo mes y posiblemente tenga ajustes.

● Consulta en sala

Para este mes se promovieron 70 distintos materiales enfocados a abordar temáticas como medio ambiente, diversidad, género y algunos autores como Xxxx Xxxxxxxx y Xxxxx Xxxx Xxxxxx, de los cuales se prestaron y tuvieron consulta interna. Adicionalmente, se establecieron dos colecciones permanentes: por un lado la colección de artes escénicas, que busca consolidar a la biblioteca como un espacio sólido de búsqueda de este arte y por otro lado, la colección xx xxxxxx en sala infantil que busca ser un punto de apoyo alrededor del Servicio de información de emprendimiento e innovación y de los ciclos de talleres y procesos de siembra que se desarrollan habitualmente en las bibliotecas. Se puede ver que de acuerdo a la estrategia anteriormente mencionada la BP Xxxxx Xxxxx tuvo un mayor porcentaje de consulta en sala de acuerdo con las demás. (Como lo muestra la siguiente gráfica).

Se continúa con la estrategia de difusión de las colecciones para el interés y disfrute de los usuarios donde se hace un reconocimiento a efemérides a nivel nacional e internacional, así como siguiendo las temáticas definidas en la programación de la Red, con el objetivo de incentivar el préstamo y consulta de los mismos. Esto es un trabajo en conjunto con los mediadores de formación para generar sinergia en promoción de actividades y consulta de los recursos bibliográficos.

Para las bibliotecas locales se observa que la BP Suba, BP Xxxxxx X Xxxxxxxx y BP Xxxx fueron las que más tuvieron movimientos en sus colecciones, en cambio para este caso la BP Marichuela y BP Arborizadora Alta fueron las que su porcentaje estuvo bajo en relación con las demás.

Por último las BP Puente Aranda y BP La Giralda son las que tienen mayor rotación de sus colecciones en relación con la consulta interna y la que tiene poca afluencia es la BP Xxxxxx Xxxxx Xxxxx.

● Préstamos a Domicilio

Durante la operación se mantiene el servicio xx xxxxxxxx a domicilio, implementado durante la pandemia. Los datos que registra este servicio hacen parte de la estadística general de préstamos, sin embargo, se da a conocer el detalle de su comportamiento a continuación:

La Biblioteca Pública Mayor Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx - Xxxxx es la biblioteca con mayores solicitudes atendidas. el servicio sólo lo prestan las Bibliotecas Mayores.

● Servicios de Referencia

El cumplimiento de la meta del servicio de Referencia Virtual fue negativo, pero cabe aclarar que no afecta la meta establecida para este contrato pues de hecho se superó ampliamente. Esto está relacionado con el funcionamiento del chat de referencia virtual y la dificultad intrínseca para establecer una proyección ajustada, pues este es un servicio que puede verse disparado de un día para otro y depende más de los cambios generales del funcionamiento en los servicios que del

funcionamiento mismo del chat. Hasta ahora no se ha probado hacer alguna campaña alrededor del servicio ya que no se ha visto la necesidad y, de hecho, es importante mencionar que un servicio de estas características dependen más de estar a disponibilidad que de hacer énfasis en su utilidad. Se dejó en la mesa técnica del pasado 29 xx xxxxx la alerta de realizar el ajuste a esta meta para no sobrepasar en cumplimiento.

● Servicio de referencia bibliográfica

En junio también se retomó el servicio de referencia bibliográfica, el cual se realiza de manera articulada con las bibliotecas de Marichuela, Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx y Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx. Este servicio ha permitido ofrecer una opción que aporta a los procesos de investigación y formación académica de los usuarios y al mismo tiempo proporciona información de forma clara y oportuna para la identificación, localización y obtención de información específica. Sin embargo, aún no se cuenta con una ruta en el Sinbad para poder subir el reporte de este servicio.

● Servicio para la innovación y el emprendimiento

El cumplimiento de esta acción corresponde al 0.1% de avance en la implementación del servicio, dicho avance se determina a partir de las actividades registradas para la fase de alistamiento de la hoja xx xxxx donde el producto final será un documento. Se inició la ejecución de esta acción en el mes xx xxxxx.

● Servicio de información para la investigación

El cumplimiento de esta acción corresponde al 0.1 de avance en la implementación del servicio, dicho avance se determina a partir de las actividades registradas para la fase de alistamiento de la hoja xx xxxx donde el producto final será un documento. Se inició la ejecución de esta acción en el mes xx xxxxx.

● Análisis y propuesta de acciones sobre condiciones de uso de revistas impresas y materiales especiales

Para esta acción se está contextualizando en relación con el trabajo realizado en los contratos anteriores ya que no se tiene claro cuál es el objetivo inicial de esta meta establecida en el plan operativo, se pretende desde la SCRD realizar los ajustes necesarios para dar cumplimiento, por tal motivo no se ha logrado avanzar en el porcentaje estipulado para este mes.

● Maletas Viajeras

Durante el mes xx xxxxx se realizó un diagnóstico con todas las bibliotecas de la red sobre la necesidad de adquirir más maletas viajeras en este contrato cuyo resultado arrojó que no es necesario la compra de más. Por tal motivo el rubro de esta meta se traslada a una nueva acción la cual es la compra de insumos para los servicios básicos de afiliación, circulación y préstamo.

● Alianza BLAA

Esta alianza se ha mantenido activa en gestión, durante el mes xx xxxxx se ha tenido contacto para la verificación y entrega de materiales en préstamo y así quedar x xxx y salvo y realizar la

reactivación del convenio interinstitucional. Sin embargo, desde BibloRed y SCRD se está trabajando en la unificación de los procesos para el manejo y mejoramiento de estos servicios.

● Estrategia PBX

Para el mes xx xxxxx se inicia la articulación con el área de comunicaciones para trabajar de manera conjunta en la reactivación de este servicio.

● App Autopréstamo

Aplicación de autopréstamo para su verificación, con el equipo de Gestión TIC se ha validado la funcionalidad y con el equipo de Divulgación se han realizado varios ajustes en la presentación y diseño, está pendiente la aprobación por parte de la SCRD para darla a conocer a los usuarios con el apoyo del área de Divulgación.

DIFICULTADES

1. Se presentaron fallas técnicas en el sistema pergamum, situación que no permitió prestar el servicio con normalidad de préstamos y afiliaciones ya que los inconvenientes eran directamente del servidor principal. La caída del sistema Pergamum fue el fin de semana del 26 y 27 xx xxxxx por actualización.

2. Cierre de algunas bibliotecas de la red por el alto contagio de Covid 19 en nuestros colaboradores y desinfección de las instalaciones. xxxxx://xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxx- temporales-junio

● Xxxxxxxx Xxxxx del 21 xx xxxxx al 28 xx xxxxx.

● Xxxxxx Xxxxx Xxxxx del 22 xx xxxxx al 29 xx xxxxx.

● Victoria 22 y 23 xx xxxxx

2.2.3. COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN

La línea de comunicaciones llevó a cabo las actividades de acompañamiento, difusión y gestión de cada uno de sus procesos, haciendo énfasis en las actividades priorizadas por las líneas de la BibloRed y la Dirección de Lectura y Bibliotecas. Tales como los 20 años de la Red, los proyectos de comunicación local para las bibliotecas, acompañamiento y difusión de la programación, efemérides, entre otros.

Igualmente, se acompañó la difusión de estos procesos mediante la gestión de medios de comunicación, la producción y difusión de contenidos digitales en redes sociales y página web, boletines digitales, podcast y contenidos audiovisuales.

A continuación, se detalla el avance en cada uno de los procesos de la línea:

2.2.3.1. COMUNICACIÓN LOCAL Proyectos de comunicación local

Se realizó la documentación de las propuestas de dos proyectos de comunicación local, correspondiente al 50% de la meta de este indicador, los proyectos propuestos fueron: Recorridos virtuales para las bibliotecas mayores de la red y Creación de Accesibilidad web para el portal xxxxxxxx.xxx.xx, se dio inicio al proceso de contratación del primer proyecto (Recorridos 3D) y se adelantaron los acercamientos con proveedores del proyecto de accesibilidad.

Comunicaciones Política Pública LEO

Se organizaron las pautas y acciones de comunicación para el apoyo de visibilización de la fase diagnóstico de la Política Pública de Lectura, Escritura y Oralidad, para el presente año.

Programación

Se coordinó el cubrimiento y organización de la programación de actividades del plan de acción y actividades autónomas en las bibliotecas, este proceso es apoyado por el grupo de productores comunicadores, para este proceso se realizaron los protocolos de acompañamiento y cubrimiento tanto de actividades virtuales como presenciales.

Notas portal

Semanalmente se destacaron actividades de las bibliotecas para convocar la participación por parte de los usuarios, cada semana se cambian las bibliotecas destacadas para dar visibilidad a todos los espacios. También se realizaron noticias para procesos como eventos del Programa Nidos, y ganadores de becas del Plan Distrital de Estímulos de la Dirección de Lectura y Bibliotecas.

Cumpleaños Pasquilla

Se dio acompañamiento y organización a las acciones enmarcadas en la celebración del tercer cumpleaños de la Biblioteca Público Escolar Pasquilla, y se realizó la campaña de comunicación para la celebración.

Estrategia Orgullo LGBTIQ+

Se organizó y dio seguimiento a los contenidos propuestos para la celebración del orgullo LGBTIQ+ en los diferentes formatos digitales y canales donde tiene presencia BibloRed.

Estrategia 20 años

Se dio inicio a la estrategia de celebración de los 20 años de la Red, desde la línea organizó y dio seguimiento a las acciones desde cada uno de los frentes de comunicación del equipo.

Actualización de marca

Se realizó el proceso inicial para la actualización de marca y peticiones de comunicación en las 24 bibliotecas de la Red, con la realización de diferentes sesiones se organizó la prioridad de las solicitudes con la profesional de diseño y la líder del equipo.

Cubrimiento y acompañamiento a eventos y actividades

Durante el mes xx xxxxx se dio acompañamiento y apoyo a la realización de 34 actividades tanto virtuales como presenciales, tarea ejecutada por los productores comunicadores. Estas actividades corresponden a la programación realizada de manera general y también a actividades realizadas de forma autónoma en las bibliotecas. Adicionalmente también se dio apoyo por parte de estos profesionales a la ejecución y seguimiento de la estrategia de comunicación, facilitando la comunicación y la articulación de la línea con los equipos de trabajo de cada biblioteca.

2.2.3.2. REDES SOCIALES

Durante el mes xx xxxxx se realizaron 557 publicaciones, distribuidas entre: 99 Facebook, 38 Instagram, 420 Twitter, adicionalmente se ublicaron 13 videos en nuestro canal de YouTube y 5 en la plataforma TikTok, que creamos desde este mismo mes y que al día xx xxx cuenta con 46 seguidores y 116 likes.

En estas publicaciones también realizamos diferentes acciones para promover la lectura a través de efemérides. En el mes xx xxxxx publicamos 26 efemérides en distintas plataformas, entre ellas se destacan por su alcance el carrusel con datos curiosos sobre Xxxxxxx xx Xxxxx-Xxxxxxx en Instagram, siendo el quinto contenido más compartido en la historia de nuestra red social.

También realizamos la publicación de los contenidos semanales que corresponden a la estrategia planteada para el 2021, estos son: videos de Más que una Biblioteca, recomendados literarios en video desde las bibliotecas, los martes de CinEnCasa, los miércoles de trivias y encuestas en

Instagram, los jueves de preguntas y #TBTs, los viernes de poesía y los fines de semana de recomendados. Para estas labores contamos con las piezas gráficas y en diseño realizadas por el comunicador productor Xxxxx Xxxxxxxx, quien realizó todas las pregunta de trivias, encuestas, completar los poemas y los videos de CinEnCasa sobre el Día Mundial de los Océanos y las películas recomendadas sobre temáticas LGBTIQ+, de igual manera que todos los videos publicados en la cuenta de TikTok, entre los que destacamos el video de Xxxxxxxxxx y cumpleaños de la Red y el video el Día Nacional del Tamal, creando un total de 12 videos (horizontales, de tiktok y para historias) y 24 piezas gráficas.

También participamos en las sinergias del sector cultura, del distrito y publicamos las fotos y videos relacionados con nuestra programación y que llegaron a través de nuestros productores.

Durante este lapso también publicamos las piezas y mensajes correspondientes a 7 campañas creadas: Celebración de los 20 años, memes de afiliación a la Red, cumpleaños de la Biblioteca Pública Pasquilla, Exposición de Memoria e Historia documental de las bibliotecas en Bogotá, Orgullo LGBTIQ+ y promoción de nuestra cuenta de TikTok.

Realizamos impulsos de las campañas: BibloRed 20 años.

Charlas ciudadanas

Pódcast BibloRed Resuena

Pódcast Efemérides BibloRed

Para una inversión de 1.550.000 pesos y un alcance de 176.934 personas.

Igualmente, este mes se realizó el cambio de avatares en las redes sociales asociándolos a los contenidos y actividades LGBTIQ+ que publicamos y realizamos el cambio de nuestra imagen en todas las plataformas, con el look de la celebración de los 20 años.

Para esta celebración también hicimos un hilo colaborativo con el Sistema de Bibliotecas Públicas de Medellín, en el que hablamos de nuestros servicios en Bogotá, y los suyos en la capital antioqueña.

En el mes xx xxxxx se realizaron transmisiones cruzadas a través de Facebook con el Ministerio de Ciencias, sobre las charlas ciudadanas y con Nidos de Idartes en la celebración del día del padre.

2.2.3.3. BOLETINES EXTERNOS

El 22 xx xxxxx enviamos el boletín externo: ¡Recomendados para celebrar la diversidad con la Biblioteca Digital de Bogotá! a un total de 23.781 usuarios, de estos, 4.185 lo abrieron y encontraron contenidos como: La BDB Recomienda: Exposición digital sobre memoria histórica y documental de las Bibliotecas. Escúchalo en la BDB, pódcast Fuga de palabras. Aprende con la BDB: libro "La historia xx Xxxxx, la niña que tenía sombra de niño". Pasa la página con la BDB, Revista Arcadia sobre temas de género.

COMUNICACIÓN INTERNA

Durante el mes xx xxxxx se realizaron y se publicaron los siguientes contenidos en la intranet:

● Actualización de formatos en la Intranet (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx).

● XxxxxXxx celebra 20 años y tú eres parte fundamental de la celebración (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxx)

● Xxxxx Xxxxxx: el aventurero desconocido (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxx)

● Cáncer y la literatura (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx)

● Pasquilla: una biblioteca en la Bogotá rural (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx/xx-xxx/xxxxxxxxxxxxxx)

También se apoyó a otras áreas con la publicación de notas que nos solicitaron:

● Convocatoria de Formación de Cultura Digital e Innovación (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx)

● Laboratorio de cocreación 20 años BibloRed (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx)

Además, como parte de la estrategia de BibloReporteros, se acompañó a la Biblioteca Público Escolar Pasquilla en la creación de este texto:

● Pasquilla: una fiesta de tres años (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx/xx- red/cumpleanospasquilla).

También se realizó y se envió el boletín informativo mensual al público interno de BibloRed:

Sobre comunicaciones internas masivas, se enviaron los siguientes correos al público interno de BibloRed durante el mes xx xxxxx:

Finalmente, se ejecutó un presupuesto de $1.490.898 para una campaña de comunicación interna de prevención de Covid-19, para el regreso bioseguro de los funcionarios y las funcionarias de BibloRed.

2.2.3.4. CONTENIDO DE AUDIO

Durante el mes xx xxxxx se realizó la producción, la postproducción, la distribución en plataformas de audio (Spotify, Deezer, Apple Podcast, etc.) y la publicación de tres episodios de podcast:

● Xxxxxxxxxx BibloRed: El Orgullo LGBTIQ+, para acceder al audio clic aquí.

● BibloRed Resuena: La biblioteca y las huertas urbanas, para acceder al audio clic aquí.

● BibloRed Resuena: ¿Cómo cuidar tus libros?, para acceder al audio clic aquí.

En el ítem de asesorías para las bibliotecas en materia de audio y podcast se trabajó el podcast Voces de Familia en su segunda temporada, liderado por la Biblioteca Público Escolar Sumapaz y Pasquilla. Para acceder al archivo de la asesoría clic aquí.

Desde la línea de audio se generó contenido para las redes sociales, grabando, produciendo y postproduciendo voces para realizar audiogramas que acompañan diferentes estrategias.

● Tráiler podcast Mes del orgullo LGBTIQ+, para ver el contenido clic aquí.

● Tráiler para el podcast BibloRed Resuena Ep. 1, para ver el contenido clic aquí.

● Audiograma Xxxxxxxx Xxxxxx, para ver el contenido clic aquí.

● Audiograma Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx, para ver el contenido clic aquí.

● Audiograma Xxxx Xxxxxxxx, para ver el contenido clic aquí.

● Audiograma LGBTIQ+, para ver el contenido clic aquí.

En materia de administración y actualización de plataformas de audio donde reside el contenido de BibloRed, se crearon perfiles en Google Podcast Manager, Apple Podcast Connect y Amazon Music for podcasts allí se realizó la gestión y optimización SEO de las 2 líneas de audio y los 8 podcast de la Red.

Para seguir desarrollando la estrategia de audio vía WhatsApp se grabaron y difundieron las cuatro BibloNoticias (entrega semanal) recomendando actividades que se realizan en la Red, clic aquí para acceder al contenido. También se realizó una BibloNoticia para la entrega del boletín interno de BibloRed. para acceder al contenido clic aquí .

Por último se hizo la planeación y presentación de la estrategia del PBX “Línea de apoyo para el lector varado” a línea de Divulgación y Comunicaciones, a la Coordinación de Bibliotecas y a la línea de Servicios de la Red. Clic aquí para acceder al documento.

2.2.3.5. REALIZACIÓN AUDIOVISUAL

Creación, planeación y realización de piezas audiovisuales y cubrimiento de eventos

1. Preproducción, guión, realización y edición de 4 videos de “Programate”. Videos en que se encuentra programación destacada de la Red de Bibliotecas.

2. Preproducción, guión, realización y edición de un video para el día del padre, “Ser padre transforma, leer transforma”

3. Preproducción, realización y edición de un video para líderes y lideresas de la red de bibliotecas.

4. Realización y edición de un video en que Xxxxxx Xxxx, uno de los líderes de la red de bibliotecas, envía un saludo a la Biblioteca de Pasquilla con motivo de su Cumplaños.

5. Preproducción, realización y edición de dos videos de invitación a redes. Se realizaron cuatro

(4) fulles para el streaming de Youtube de Pasquilla y un video de la directora Vielsa.

6. Preproducción, guión, realización y edición de un video contando que la biblioteca también es “Huertas Bibliotecarias”. Se editó una serie de fulles de la directora de Lectura y Bibliotecas, Xxxxxxxx Xxxxxx.

7. Se grabó un video de invitación para el Picnic Literario para redes, se editó, musicalizó, y se hizo color.

8. Se hizo video Lo que más me gusta de la Biblioteca, en Pasquilla. Se hizo grabación, edición, música y color.

9. Se hizo el video Más que una Biblioteca de Pasquilla. Se hizo grabación, edición, música y color.

10. Se hizo el video Más que una Biblioteca de Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx. Se hizo grabación, edición, música y color.

11. Se hizo el video Recomendado de la Biblioteca de Pasquilla, se hizo grabación, edición, color y música.

12. Se hizo el video Recomendado de la Biblioteca Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx, se hizo grabación, edición, color y música.

13. Se tomaron fotografías para las actividades presenciales que se acompañaron.

Edición de las cortinillas de cierre para 9 videos. Algunos con corrección de edición, color, y música. Construcción de una cortinilla de cierre para los 20 años de BibloRed.

Actualización del banco de imágenes. (Naturaleza, Eventos, Bibliotecas)

2.2.3.6. DISEÑO

En el periodo xx Xxxxx de 2021 se realizaron para redes sociales 72 campañas de diseño las cuales fueron:

1. Logos 20 años de colores de la marca.

2. Pieza Xxxxxxxx

3. Programación taller fotografía

4. Memes afiliados

5. Cierres

6. Poema la cabeza

7. Wallpapers para computadores

8. Escritores Rusos

9. Día del estudiantes

10. Programación

11. Actualización patas logos con 20 años.

12. Audiograma Xxxxxx Xxxxx

13. BibloMóvil Portal Americas

14. Horarios Bibliotecas

15. Cumpleaños BibloRed

16. 20 años

17. Cierre Mayo 9

18. StreamYard actualización para 20 años

19. Programación

20. Plantillas Album

21. Infografía

22. Charla Cine Agua

23. Cumpleaños pasquilla

24. Plantilla preguntas

25. Poema Xxxxxxxx

26. Audiograma Xxxxxx

27. Plantilla IG stories 20 años

28. Taller de fotografía

29. Actividades JMSD

30. Biblored Postcast Portadas

31. Biblored Resuena Portadas

32. Nota para página web - Xxxxxxxx

33. Talleres

34. Efemérides Xxxxxxxx

35. Poema Mi padre

36. Cumpleños

37. Avatar Orgullo

38. Programación

39. Cuerres Junio 21

40. Efemérides Xxxxxx

41. Cine en casa

42. Charla ciudadana

43. Botones Destacados Instagram

44. Efemérides día del árbol

45. Efemérides Xxxxxx

46. TikTok Expectativa

47. Efemérides orgullo Gay

48. Cine en casa Desastres naturales

49. BibloMóvil

50. Expectativa EDL

51. Cumpleaños Tintal

52. Efemérides Xxxxxx Xxxxxx

53. Viernes de poesía Transexual

54. Taller escritura

55. Efemérides El principito

56. Cierre Suba

57. Audiogramas LGBTIQ+

58. Redes Historias

59. Evento Huertas

60. Plantilla Recomendados

61. Escuela de Lectores

62. Cine en Casa

63. Efemérides Xxxxxx

64. Editables cortinillas LPLV Tertulia

65. Efemérides Xxxxxxxx

66. Efemérides Xxxxx Xxxx

67. Taller Escritura creativa

68. Efemérides Xxxxxxxxx

69. Día de la juventud

70. Tertulia Literaria

71. Viernes de Poesía

72. Picnic Literario

Adicionalmente a la gestión de diseño para piezas de redes sociales y piezas para notas para la web que son adaptaciones de algunas de las piezas de eventos o efemérides, realizamos para comunicación local la gestión de diseño y producción de:

1. Ajuste de aviso Sala Labco

2. Actualización de branding para paneles de exposiciones en la biblioteca el Tintal.

3. Diseño e instalación de vinilo para Exposición 3 am en la Biblioteca Xxxxxxxx Xxxxx.

4. Pendones roll up generales y pendones 20 años.

5. Vinilos para la sala de Distrito gráfico de las Bibliotecas, Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx- Xxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx -Xxxxx y Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx.

6. Ajuste créditos de línea de tiempo en la Biblioteca Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx- Tintal.

7. Paquete para actualización de branding de 7 PPPs.

8. Diseño de Panel para Exposición Rituales Mayores Nasa.

A la fecha estos diseños se encuentran en producción y se realizarán las instalaciones y entregas en la primera semana del mes de Julio. La única pieza instalada es el panel de la exposición de 3 a.m.

Además de este material se realizaron otros solicitudes:

1. Presentación de plan de comunicaciones

2. Ajuste de formato Hoja de vida

3. Diversos ajustes a los formatos de actividades y eventos masivos

4. Tarjeta MailChimp 20 años

5. Stickers campaña bioseguridad para comunicación interna

6. Se realizó entrega de logotipo y material gráfico para Escuela de lectores

7. Entrega de patas logos 20 años para uso en la intranet

8. Plantillas para Post General

9. Plantillas para post 20 años

10. Plantillas para programación 20 años

11. Plantilla presentación general y 20 años

12. Plantilla Banner formulario 20 años.

13. Plantillas títulos y rótulos para uso de audiovisuales.

Portal web:

Visitas únicas del 1 al 30 xx xxxxx: 175.902

-Durante este mes se publicaron 39 noticias, 13 más que el período anterior que fueron 26.

-Se revisaron, aprobaron y publicaron 474 eventos, 280 más que el período anterior que fueron

194. Los eventos aprobados corresponden al rango del 9 xx xxxxx al 15 de julio.

-Para el cargue de las actividades del mes de julio se ajusta el módulo con la taxonomía correspondiente a la línea de Programación del campo línea misional correspondiente al contrato 275.

-Se brindó asesoría y se atendieron las solicitudes de promotores y coordinadores sobre los eventos publicados y a publicar durante el mes de julio.

-Por solicitud de la línea de Servicios, se ajustaron los horarios de las 23 bibliotecas públicas.

- Se agregó la sección Podcast BibloRed al menú principal de la página web.

-Participación en los laboratorios de la CDI sobre las mejoras en el formulario de afiliación de BibloRed.

-Se activa en la sección Podcast BibloRed - la galería web del concurso de ilustración Biblioteca Cárcel Distrital.

-Se publicaron 4 recursos en el módulo Recursos Recomendados.

-Se retiró del espacio Bibloestaciones la información de correo electrónico de las 12 que se encuentran publicadas.

-Se realizó reunión y posterior revisión de la información correspondiente a la Sección Escuela de Lectores para su maquetación y creación en el portal web de BibloRed.

Las 10 páginas más visitadas durante este mes fueron:

Boletín externo

El día 28 xx xxxxx se envió a 23,725 usuarios el segundo boletín externo del contrato 275. xxxxx://xxxxxxx.xx/xxx0x0x0000x/xxxxxxxxxx-xxxxxx-xxx-00-xxx-xx-xxxxxxxx

Las estadísticas de apertura son las siguientes:

2.2.3.7. PRENSA

Durante este período se inició la estrategia mediática para comunicar los 20 años de la Red, en los diferentes medios masivos. Una estrategia que está planeada para continuar implementándose durante el resto del año.

En junio se superó con creces la meta mensual asignada pues se obtuvieron 95 impactos en medios de comunicación, 45 por encima a la meta establecida, entre los que resaltan apariciones en cadenas nacionales como RTVC, Caracol Radio, HJCK medios de Bogotá como Canal Capital, el Nuevo Siglo y xx xxxxx como las emisoras universitarias de la Universidad Nacional.

En la parte editorial, se realizaron 25 textos noticiosos, cada uno con su respectivo proceso de edición, de los cuales 17 fueron escritos gracias al trabajo de la productora encargada por parte del área, realizando textos de efemérides como Xxxxx Xxxx Xxxxxx, conmemoración del fallecimiento de Xxxx Xxxxxxxx, recomendados sobre el Orgullo LGBTIQ+, homenaje al Día del padre, noticias de programación de las diferentes bibliotecas, entre otros.

Además, se envió un dossier de medios con los eventos destacados de BibloRed y con el anuncio de la creación del pódcast. Este producto fue enviado a 825 destinatarios y tuvo una tasa de apertura del 16%, además de obtener réplicas en medios xx xxxxx como Lapislázuli y la Gran Noticia.

Finalmente, en lo referente a los medios locales, se planteó y estructuró una estrategia de comunicación comunitaria que será implementada a partir del mes xx xxxxx.

Adjuntos:

Impactos en medios de comunicación:

xxxxx://xxxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx/x/0xxXX_xXxXxxxXXxXxxx0xXxxxXXXXXXXXXxxx0XxxxX/x dit?usp=sharing

Envío dossier de medios y 20 años BibloRed:

2.2.4. GESTIÓN TIC

En el mes xx xxxxx, se obtuvo un total de 527 casos, los cuales se registraron en la herramienta xx xxxx de ayuda GLPI, 507 casos representan un 96,20% que se cierran como resueltos, y 20 casos en espera que representan el 3,80%, se destaca 98,86% de casos registrados en la herramienta como requerimientos para un total de 521 y con el 1,14% se consideraron como incidencias para un total de 6 casos.

Se dio soporte a las incidencias reportadas por los colaboradores en el uso de Sinbad, este mes se realizó el ajuste de las líneas misionales, se ajustaron los programas de la línea de “Programación cultural” con la agenda para que desde el mes de julio puedan hacer el registro de las actividades promocionadas por agenda.

Se realizó la carga del plan de acción de las líneas misionales del convenio 324, se realizaron los ajustes solicitados en ambos modelos, tanto en metas como presupuesto.

Se actualizaron las cuentas de correo que cambiaron para los nuevos colaboradores y personal nuevo de la DLB para que puedan realizar el ingreso, la asignación de los espacios a los cuales deben reportar actividades.

Se realizan varias reuniones de seguimiento por Meet para ambos planes de acción y adicional, la creación de un acceso para que desde la biblioteca de la cárcel pudieran ingresar las estadísticas de préstamos, el tipo de contenido ya se tenía creado para el registro histórico de préstamos y consulta en sala que se cargó de los contenidos de Aleph, se adiciona el formulario y se está trabajando en la integración con la estadística de préstamos de Pergamum, para que el dato también se vea reflejado en este reporte. Como ganancia, se tiene que también pueden reportar las consultas en sala y que eventualmente el mismo formulario se puede utilizar para que otros espacios puedan reportar estas estadísticas.

Se realizaron algunos acompañamientos por Meet para los colaboradores nuevos o que presentaron inconvenientes en el reporte de actividades, en especial por que se venía trabajando con el contrato 275 y los misionales debía quedar con el convenio 324. Se realizó el ajuste de estos registros de forma masiva, lo que agilizó el proceso en comparación con otros cambios del plan de acción.

Se eliminaron algunos reportes que terminaron duplicados por el cambio de plan de acción. Para facilitar parte del proceso, se debió quitar la selección del plan de acción de los filtros de selección de los diferentes formularios de reporte y se integró directamente a cada programa. Lo mismo en los filtros de informes, se predeterminó en cada tipo, el contrato y programa al que pertenecen, menos los especiales ya que las líneas de apoyo reportan por 275 pero las misionales también reportan por especiales, pero con 324.

• Se participa en reunión para el análisis, flujo y mejoras en el proceso de afiliación, con el objetivo de agilizar el proceso para los usuarios y la unificación de recolección de información de los afiliados a biblioteca digital, dada la cantidad xx xxxxxx a analizar, las reuniones continúan para el mes de julio, una vez terminado el proceso y socializados los cambios, se procederá a realizarlos en los respectivos formularios.

• Se realiza seguimiento a los cambios en la aplicación de autopréstamo, desde la parte funcional se verifica que los cambios solicitados respecto a la información a mostrar del usuario, el material y fecha de vencimiento se correspondan y desde la línea de divulgación realizan el seguimiento de imagen institucional.

• Se realizó seguimiento a la consulta en sala y préstamos que se tenía pendiente con los analistas de Pergamum por ajustar entre Sinbad y los reportes del mismo sistema bibliográfico, luego de varios seguimientos los datos han quedado ajustados. Se quita el mensaje de Reporte en mantenimiento en el informe de consultas en sala desde Sinbad.

• Desde la DLB, requiere la siguiente información para las bibloestaciones desde el 2016, Total de afiliaciones, Total Préstamos, Total de personas atendidas, Total de actividades de promoción de lectura. Se extrae la información desde Sinbad y se consolida en dos hojas de cálculo con los totales de acuerdo a la solicitud.

• Se revisa el posible rediseño de la herramienta de afiliaciones y la unificación de base de datos.

• Se actualizó la información de nuevos colaboradores en la herramienta de evaluación de desempeño, para la evaluación del periodo de prueba.

• Se activó de nuevo el formulario de referencias bibliográficas, se activó el grupo y la cuenta de correo para el seguimiento.

• Se ha venido revisando el tema de los equipos de las bibliotecas que tienen acceso exclusivo al catálogo que dejó de funcionar con el cambio al nuevo servidor, se tiene listo para replicar en las bibliotecas.

Se presentó la novedad con la renovación del certificado de seguridad del módulo de administración del sistema bibliográfico, el domingo 27, el cual debió haberse enviado previamente al proveedor, pero no se tenía claro el proceso, desde soporte se solicitó a las bibliotecas llevar el préstamo y devolución de forma manual en Excel, mientras se resolvía el inconveniente, garantizando así el servicio al público, a las 3:00 p.m. se soluciono y se cargaron todas las transacciones realizadas durante el día. Para las próximas renovaciones anuales se tendrá en cuenta el envío previo del certificado y así no afectar el funcionamiento del sistema en las bibliotecas.

Adicionalmente, el 30 xx xxxxx se presentó una novedad de préstamos y devoluciones irregulares, con algunas cuentas de funcionarios del sistema bibliográfico en la biblioteca El Tintal, los cuales no habían atendido las indicaciones del área de Gestión TIC de cambiar la contraseña al momento de ser entregada por sus jefes, por lo que se presentó una suplantación, al parecer por personal que no fue contratado en el presente contrato 275, se le solicitó a la coordinación de la biblioteca requerir el cambio de clave obligatorio a todo el personal para evitar que se presenten nuevos casos. La biblioteca está gestionando las transacciones directamente para garantizar la normalización del material bibliográfico en el sistema. A partir de julio desde el área de gestión TIC se van a cambiar las contraseñas asignadas con datos adicionales al número de documento y se solicitó al proveedor la posibilidad de asignar la contraseña directamente por cada funcionario.

Al inicio del contrato 275, en abril, se les solicitó a todas las bibliotecas las novedades de personal para cancelar las cuentas del personal que ya no hace parte de XxxxxXxx, garantizando así, el acceso solo a personal contratado.

2.2.5. PLANTAS FÍSICAS Y MOBILIARIO

Con relación a las acciones relevantes del mes xx xxxxx se destaca que fue posible avanzar en los procesos en las etapas precontractual y contractual, de las actividades que se programaron para el periodo, así como programar la ejecución de las tareas previstas para cada uno de los contratos en desarrollo, de tal manera se destaca:

Logros

Se logró surtir los procesos de selección y contratación para las acciones programadas hasta el cierre del contrato, acorde a las frecuencias programadas.

● Mantenimiento de estanques, espejos de agua (actividad contratada hasta el mes de diciembre)

● Mantenimiento de Zonas verdes y jardines (actividad contratada hasta el mes de diciembre)

● Servicio de área protegida (actividad contratada hasta el mes de diciembre)

● Suministro de mobiliario tipo

● Lavado y desinfección de tanques de agua potable (actividad contratada para las dos frecuencias que corresponden hasta el final del periodo)

● Control integral de plagas y desinfección ambiental. (actividad contratada hasta el mes de diciembre, acorde a las frecuencias requeridas)

● Suministro de repuestos eléctricos (Actividad contratada por el total de recursos dispuestos en el plan de acción)

● Suministro de materiales de ferretería y construcción. (Actividad contratada por el total de recursos dispuestos en el plan de acción)

De igual manera se viene apoyando a la DLB en la revisión de nuevos espacios definidos para la ubicación de nuevas bibliotecas, la actividad incluye la elaboración de levantamientos arquitectónicos, evaluación del inmueble y registro fotográfico.

Dificultades

Si bien se logró avanzar en el desarrollo de los procesos que se tenían algo retrasados, en algunos casos las revisiones a los documentos técnicos por parte de la coordinación de contratación demandan tiempos largos que ocasionan demora en los procesos en su etapa precontractual, se aclara que esto puede corresponder al volumen de contratación demandado por todas las líneas de la red, lo que ocasiona una sobreesfuerzo por parte del personal profesional que presta sus servicios en el área de contratos.

Por otro lado si bien se programó un total de $ 524.989.638 quedó pendiente comprometer el valor de $ 270.000.000 correspondientes a la acción de fabricación y suministro de mobiliario complementario, actividad que no fue posible contratar dado que no se logró definir con precisión cuál sería la forma en la que la DLB tenía previsto invertir estos recursos, situación que ocasiona que la actividad no pudiera tener un avance durante el periodo.

2.2.5.1. COMPONENTE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

● Se efectuaron las respectivas remisiones a EMO de los funcionarios que ingresaron a la operación de la red

● Se realizó el reporte de accidente de trabajo presentado en la biblioteca Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx- el Tintal, con la respectiva notificación a la ARL y a la EPS.

● Se presentaron tres eventos clasificados como emergencia para área protegida, adicional se suscribieron los servicios con el nuevo operador para el resto de la vigencia.

● Se efectuó el proceso de contratación de todos los elementos de seguridad industrial requeridos para la operación de la red.

● Se dio continuidad a la organización, apoyo y logística del proceso de vacunación programada en la biblioteca Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx- el Tintal.

● Se programó y ejecutó una jornada de donación de sangre en la BP Xxxxxxxx Xxxxx.

● Se realizó la entrega de dotación seguridad industrial y bioseguridad para los funcionarios que ingresaron a la red.

● Se realizó trabajo conjunto con el área de divulgación, para la actualización y reposición de la señalética de bioseguridad de todas las bibliotecas de la red.

● Se generaron los respectivos informes de gestión para el seguimiento y control de los reportes COVID-19 generados por la biblioteca.

2.2.5.2. COMPONENTE GESTIÓN AMBIENTAL

No se generaron avances significativos en el tema ambiental dado que la línea se encontraba sin el profesional ambiental contratado.

2.2.6. CONTRATACIÓN

2.2.6.1. CONSOLIDADO TOTAL CONTRATOS 275 2021

● DETALLE DE CONTRATOS, ÓRDENES DE COMPRA, ÓRDENES DE SERVICIO POR ÁREAS CON CORTE AL 30 XX XXXXX DEL 2021.

● DETALLE DE CONTRATOS, ÓRDENES DE COMPRA, ÓRDENES DE SERVICIO POR ÁREAS, PERFECCIONADAS EN EL MES XX XXXXX DEL 2021.

La Base Contractual del Contrato de operación 275 de 2021 a corte del 30 xx xxxxx puede ser consultada en la carpeta denominada Contratación, de los anexos del presente informe, en el siguiente link: ÁNEXO 1 BASE CONTRACTUAL MES JUNIO.xlsx

● DETALLE DE SEGUIMIENTO CONTRATACIÓN (INVITACIONES A COTIZAR E INSUMOS DE CONTRATACIÓN REVISADOS Y PROCESADOS).

A continuación detallamos el proceso (Invitaciones a Cotizar):

Insumos de Contratación revisados:

La Base de seguimiento contractual (Insumos e invitaciones) del Contrato de operación 275 de 2021 a corte del 30 xx xxxxx, puede ser consultada en la carpeta denominada Contratación, de los anexos del presente informe como anexo 2, en el siguiente link: ÁNEXO 2 SEGUIMIENTO PROCESOS CONTRACTUALES.xlsx

2.2.6.2. APOYO A LA COORDINACIÓN OPERATIVA EN LA RESOLUCIÓN DE TUTELAS Y PQRS.

● Derecho de petición discriminación.Petición Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Radicados 20217100070702 y 20217100070882.

● Socialización empalme CAC Xxxxxxxx.

● Solicitud de verificación de hv en el sistema de contratación Biblored. Procedimiento Derechos de petición, acuerdos SCRD.

● Respuesta tutela 2021-00094

● Respuesta tutela 2021-131

● Respuesta tutela 110013105037-2021-00250-00

● Acción de Tutela 110014003007202100471

Nota: Los soportes de ejecución de los derechos de petición se pueden consultar en la base anexa al capítulo que sobre esta temática registra el presente informe. Respecto a

los expedientes de las tutelas se anexan al presente informe y pueden ser consultados en el siguiente link.

2.2.6.3. PROCESO ASEGURAMIENTO DE BIENES DE LA RED

Proceso de selección Corredor de Seguros:

El área de contratación realizó una invitación a cotizar a QUINCE (15) corredores de seguros, cuyo reconocimiento en el mercado, experiencia certificada y experticia en la ejecución de su objeto social, pudieran garantizar la idoneidad requerida para el corretaje necesario para la renovación de la pólizas 2021, seleccionando por obtener el mayor puntaje de acuerdo al cuadro comparativo y acta de calificación del proceso, a ITAÚ CORREDOR DE SEGUROS COLOMBIA S.A.

En ese sentido, se perfeccionó el contrato No. C275-OAF-2021-0056 cuyo objeto es: “ITAU CORREDOR DE SEGUROS COLOMBIA S.A. prestará sus servicios de corretaje de seguros, para la constitución de las pólizas generales del programa Biblored a partir del 30 xx xxxxx de 2021, mediante la asesoría permanentemente para el proceso de estudio xx xxxxxxx (convocatoria a aseguradoras) análisis del riesgo y seguimiento durante la vigencia de los contratos de seguros que se perfeccionen, en el marco del contrato 275 de 2021.”

Proceso de selección Aseguradora:

El pasado 21 xx xxxxx de 2021, se realizó invitación a las siguientes compañías de seguros:

● Seguros Mundial

● La Previsora

● SBS

● Aseguradora Solidaria

● Mapfre

● Axa Colpatria

● HDI

● SURA

● LIBERTY

● ALLIANZ

Fecha de Cierre: 28 xx xxxxx de 2021 a las 4:00 pm

El día 25 xx xxxxx de 2021, manifestaron interés las siguientes compañías:

● Aseguradora Solidaria

● La Previsora

● Seguros Mundial

Finalmente se presentó La Previsora y las otras dos radicaron desistimiento. SBS Seguros informó al cierre del proceso intención de participación y solicitud de prórroga del cierre, a fin pudiera adelantar las autorizaciones respectivas e internas que le permitieran reasegurar la renovación, en términos similares a la póliza vigente, dado que la cobertura de XXXX presenta un costo exorbitante dado el contexto nacional de movilizaciones sociales. Itaú acepta y prórroga el término de participación para el 29 xx xxxxx al medio día.

Como resultado se seleccionó a SBS seguros, dado que, en comparación con la otra propuesta, oferta una tasa más económica, ofrece mejora en los deducibles (5% de la pérdida sin mínimo) y límites y sublímites más favorables. El detalle de la selección y evaluación se puede detallar en el respectivo informe de ITAÚ.

Nota de cobertura y constitución de pólizas:

Se generó nota de cobertura y las pólizas se estarán constituyendo dentro de los siguientes 15 días hábiles, la cual se compartirá a todos los interesados.

Nota: El contrato C275-OAF-2021-0056 xxx xxxxxxxx de seguros ITAU SEGUROS DE COLOMBIA

S.A. se puede consultar en el Alfresco.

2.2.6.4. PROCESO CIERRE JURÍDICO AL 30 XX XXXXX:

Nota: Esta información se puede visualizar en detalle, consultando la Base Contractual del Contrato de operación 275 de 2021 a corte del 30 xx xxxxx, en el siguiente link: ÁNEXO 1 BASE CONTRACTUAL MES JUNIO.xlsx y al ALFRESCO donde se podrá consultar el cierre jurídico de cada contrato

2.2.7. CONTABILIDAD

Dando cumplimiento al objeto del contrato 275, para el mes xx xxxxx desde el área Contable Financiera se realizaron entre otras, las siguientes gestiones:

Aprobaciones de presupuesto solicitadas por todas las líneas

A continuación se detallan los insumos realizados por línea:

Administración y Financiera

Comunicaciones y Divulgación

Colecciones

Gastos de Personal

Gestión TIC

Plantas Físicas y Mobiliario

2.2.7.1. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

2.2.7.2. REPROGRAMACIÓN PLAN DE INVERSIÓN DEL ANTICIPO

De acuerdo a las necesidades expuestas en el comité administrativo No.3 del 29 xx xxxxx de 2021, sobre la destinación de recursos para las líneas de Colecciones y Servicios Públicos,, se dio aprobación a la reprogramación de los recursos del plan de inversión del anticipo

2.2.7.3. PAGOS EFECTUADOS DURANTE EL MES XX XXXXX

A continuación se resumen las órdenes de pago que se emitieron para el mes en mención:

En cuanto a la línea de colecciones no se realizaron pagos toda vez que de acuerdo al plan de inversión del anticipo no se dejaron asignados recursos para la línea.

2.2.7.4. INGRESOS Ingresos Facturados

En el mes xx xxxxx se facturaron los espacios de las cafeterías Tunal y Xxxxxxxx Xxxxx a la Señora Xxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, de los meses xx xxxxx y mayo por $431.267 y $ 1.612.212, respectivamente, igualmente el espacio del parqueadero a Aparcar por los meses abril y mayo por $7.803.107

El cliente Xxxxxxx realizó el respectivo pago el 11 xx xxxxx ($7.803.107)

Recaudos por multas sanciones reposiciones

Para el mes xx xxxx el total de recaudos ascendió a la suma de $6.698.200, la suma de $6.337.200 fue consignada a principios del mes xx xxxxx, quedando pendiente únicamente por consignar el valor de la biblioteca el Xxxxxxxx por $361.000, dinero que fue consignada a finales del mes xx xxxxx. De lo recaudado en el mes xx xxxxx $13.961, 600 para el cierre del mismo mes se realizó consignaciones por la suma de $8.022.800 y la diferencia $5.938.800, fueron consignados los primeros días del mes de julio de 2021.

Estas sumas fueron consignadas en la cuenta SERVICIOS AL CIUDADANO Y SANCIONES 150-18675- 7 del banco Popular.

Varios

● La Fundación para el Fomento de la Lectura -Fundalectura realizó el desembolso correspondiente a las liquidaciones de prestaciones sociales del personal con proceso de sustitución patronal por la suma de $16.141.980. Esta fue consignada a la cuenta de RECURSOS SEC-FUENTE SGP 000-00000-0 del Banco Popular.

● Por parte de la EPS SURA se recibió el pago de incapacidades del mes xx xxxxx, este dinero fue consignado por dicha entidad a la cuenta de Ahorros del Consorcio Biblored Cinde Proyectamos,

en el mes de julio serán transferidas a la cuenta RECURSOS SEC-FUENTE SGP 000-00000-0 del Banco Popular.

● El sistema contable se encuentra en parametrización, el Consorcio se ha comunicado con el proveedor para dar solución a novedades presentadas con el sistema. Por lo expuesto anteriormente, no se ha realizado la entrega oportuna a la Secretaría de la contabilidad con corte al 30 xx xxxxx de 2021.

De acuerdo a lo anterior y a fin de poder cumplir con este compromiso se contemplan las siguientes acciones:

- Requerir al proveedor de SIIGO

- Evaluar el cambio de SIIGO NUBE a SIIGO NORMAL

- Cambio de software contable

2.2.8. GASTOS DE PERSONAL

2.2.8.1. PLANTA DE PERSONAL

Con corte al 30 xx xxxxx de 2021, el Consorcio BibloRed CINDE PROYECTAMOS, contaba con 358 colaboradores en su planta de personal. Se anexa al informe de gestión la base de datos con la información de las personas vinculadas y retiradas con corte al 30 xx xxxxx de 2021.

La planta de personal se encontraba distribuida por género de la siguiente manera:

Contratación de personal: Durante el periodo comprendido del 01 al 30 xx xxxxx de 2021 se vincularon laboralmente 11 personas, distribuidos de la siguiente manera:

EMPLEO

CANTIDAD

Profesional Coordinador

Mediador de Formación - Bibliotecas

Asistente Administrativo

Auxiliar de Biblioteca - 36 Horas

Auxiliar de Biblioteca - 48 Horas

Selección

- Se conformó un banco de hojas de vida con las que se enviaron al correo xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx en el periodo del 17 al 21 xx xxxxx de 2021, en el marco de la convocatoria para proveer los empleos del Consorcio BibloRed CINDE PROYECTAMOS.

- En caso de presentarse una vacante la Secretaría preselecciona por grupos las hojas de vida y las remite por correo electrónico al profesional xx Xxxxxxx Humano para validar documentos.

- Talento Humano revisa que los candidatos cumplan con los requisitos establecidos en el anexo técnico xx Xxxxxxx Humano, en especial el numeral 3 perfiles y requisitos generales ítems 3.1, 3.2 y 3.3. En caso de requerirse, Talento Humano solicita a los candidatos los documentos faltantes para cumplir con el perfil del cargo, documentos que son remitidos al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx.

- Una vez Talento Humano valida el perfil, se envía por correo electrónico al profesional de la SCRD una matriz con las observaciones pertinentes a cada candidato.

- De acuerdo con las observaciones de la matriz el profesional de la SCRD, Xxxxxx Xxxx, informa a Talento Humano cuál es el candidato seleccionado, a lo que Talento Humano procede a comunicarse con los candidatos para solicitar los documentos de ingreso y de esta manera iniciar con el proceso de contratación.

- Posteriormente, se envía la información al área de Contratación para elaborar el contrato.

- Finalmente, se cita al colaborador para iniciar labores, se afilia a ARL, se firma contrato y se realizan las afiliaciones de EPS y Caja de compensación familiar.

Renuncias: Durante el periodo comprendido del 01 al 30 xx xxxxx de 2021 se retiraron 5 personas, generando vacancias distribuidas de la siguiente manera:

EMPLEO

CANTIDAD

Coordinador de Biblioteca Local

Profesional Junior

Auxiliar De Biblioteca 36 Horas

2.2.8.2. GASTOS DE PERSONAL

Pagos asociados a Salario, subsidio transporte, extra.

· Primer Quincena xx xxxxx 2021:

De acuerdo al sistema de información SIIGO y lo presentado para trámite durante la primera quincena del mes xx xxxxx de 2021, se realizó el pago de acuerdo a lo reflejado en la siguiente tabla:

N°

Empleados

Devengos

Deducciones

Valor Neto Pagado

356

$ 322.511.791

$ 24.660.545

$ 297.851.246

· Segunda Quincena xx xxxxx 2021:

De acuerdo al sistema de información SIIGO y lo presentado para trámite durante la segunda quincena del mes xx xxxxx de 2021, se realizó el pago de acuerdo a lo reflejado en la siguiente tabla:

N°

Empleados

Devengos

Deducciones

Valor Neto Pagado

363

$ 325.896.401

$ 26.044.089

$ 299.852.312

Para un mayor detalle se puede observar la matriz de control de gastos de personal.

· Horas Extras:

Dentro de la primera quincena del mes xx xxxxx se realizó el pago de horas extras a 17 colaboradores.

Dentro de la segunda quincena del mes xx xxxxx se realizó el pago de horas extras a 19 colaboradores

· Incapacidades:

Se reporta cuadro control de incapacidades como anexo para el control de las incapacidades.

· Pago De Prima:

En el mes xx xxxxx se realizó el pago de la prima correspondiente al primer semestre del año 2021.

N° Empleados

Devengos

Valor Neto Pagado

363

$ 115.994.602

· Seguridad Social:

El valor correspondiente a la seguridad social Periodo de Pensión 2021-05 y Salud 2021- 06 fue de:

Planilla N°

Tipo de Planilla

Concepto

Núm.

Empleados

Valor

9420793773

Biblored

356

$ 222.534.700

9420697972

OPS

$ 201.200

Total

$ 222.735.900

El valor que se pagó en el mes xx xxxxx fue de $222.735.900 y fue realizado el día 16 xx xxxxx de 2021.

· Resumen de Pagos

En la siguiente gráfica se podrá evidenciar el resumen de los valores dispersados por parte de nómina y demás erogaciones de dinero que ya tienen órdenes de pago emitidas:

Vacantes. De acuerdo a las vacantes que se ocasionaron durante el mes xx xxxxx y de las vacantes que no fueron provistas a lo largo de este periodo, el valor de los recursos dejados de ejecutar por los salarios, prestaciones sociales y parafiscales para el periodo xx xxxxx de 2021 es de $ 33.998.994. Para validar el detalle se anexa al informe de gestión la base de

datos provisión vacantes mayo 2021, la cual contiene de igual manera la información de las vacantes por área funcional con corte al 30 xx xxxxx de 2021.

De igual manera es preciso indicar que con corte a 30 xx xxxxx de 2021, se presentaban 13 vacantes distribuidas de la siguiente manera:

Cargo	Biblioteca	Fecha vacancia	Causa vacancia
Coordinador de Biblioteca Mayor	Xxxxxxxx Xxxxx	17-may	Renuncia del titular
Coordinador de Biblioteca Local	La Victoria	30-jun	Renuncia del titular
Profesional Senior	Nivel Central - Colecciones	21-abr	No se ha contratado
Profesional Junior	Gestión TIC	29-jun	Cargo creado
Profesional Junior	Plantas físicas	3-jun	Cargo creado
Auxiliar de Biblioteca 48 horas	Mirador	21-abr	No se ha contratado
Auxiliar de Biblioteca 36 horas	Xxxxxxxx Xxxxx	21-abr	No se ha contratado
Auxiliar de Biblioteca 36 horas	Xxxxxxxx Xxxxx	21-abr	No se ha contratado
Auxiliar de Biblioteca 36 horas	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx- Tintal	25-jun	Renuncia del titular

Auxiliar de Biblioteca 36 horas	Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx	21-abr	No se ha contratado
Auxiliar de Biblioteca 36 horas	Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx	4-may	Renuncia del titular
Auxiliar de Biblioteca 36 horas	Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx	19-may	Renuncia del titular
Auxiliar de Biblioteca 36 horas	Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx - Tunal	24-jun	Renuncia del titular

2.2.9. GASTOS GENERALES

Servicio de mensajería motorizada para la Red

Se cuenta con contrato C275-OAF-2021-0008 suscrito con la empresa MESSENGER S.A.S para los servicio que lidera la Coordinación Operativa y se presentan planillas de los servicios prestados durante el periodo del 01 al 30 junio por el mensajero, con el visto bueno de la supervisión el contratista procede a la radicación de la factura respectiva, por valor de $2.225.000 pesos siendo este el último pago para este contrato.

Servicio Transporte Nivel Central Cumplimiento Misional.

En ejecución del contrato C275-OAF-2021-0037 cuyo objeto es “EMPRESARIALES SAS, mediante su equipo técnico de conductores y flota asociada, prestará los servicios de transporte de pasajeros y carga, que se relacionan en el alcance del objeto, de conformidad con el agendamiento que realice la supervisión conforme la necesidad de Biblored y según las características, modalidad, clase de vehículos y tarifas respectivas, en el marco del contrato 275 de 2021.” Se presentaron un total 61 servicios de transporte discriminados en 52 servicios de pasajeros y 9 de carga por valor total de

$11.329.040 pesos.

ÁREA	No SOLICITUDES	SERVICIO	VALOR FACTURADO
B. PÚBLICA BOSA	1	CARGA	$ 124.000
B. PÚBLICA XXXXXXX	1	CARGA	$ 280.000
B. XXXXXXXX XXXXX	1	PAX	$ 172.650
CIENCIA Y CULTURA	2	PAX	$ 345.300
COLECCIONES	6	PAX	$ 1.900.700
COLECCIONES	5	CARGA	$ 1.652.900
COORDINACIÓN OPERATIVA	4	PAX	$ 1.921.500
DIVULGACIÓN	13	PAX	$ 1.093.000
FORMACIÓN	6	PAX	$ 240.000
GESTIÓN TIC	2	PAX	$ 759.140
INVENTARIOS	5	PAX	$ 200.000
PLANTAS FÍSICAS	9	PAX	$ 1.645.650
PLANTAS FÍSICAS	2	CARGA	$ 703.000

PROGRAMACIÓN Y ACTIVIDAD CULTURAL	2	PAX	$ 211.200
PROYECTOS EDITORIALES	2	PAX	$ 80.000
TOTAL	61	TOTAL	$ 11.329.040

Gastos de funcionamiento del Biblomóvil

Se cuenta con contrato C275-OAF-2021-0027 cuyo objeto es “EMPRESARIALES SAS mediante su equipo técnico y profesional, prestará el servicio de administración xx xxxxx del Biblomóvil de la Red Distrital de Bibliotecas Públicas-BibloRed, su prototipo modular de Biblioteca y su carrocería, garantizando el mantenimiento del vehículo y de todos sus elementos complementarios y accesorios, así como, su seguimiento y diagnóstico, gestión de conductores, control de combustible y otras acciones que permitan su operación rural y urbana, sostenibilidad técnico-mecánica y su conducción, en el marco del contrato 275 de 2021.” Se prestaron 4 servicios y se hizo la renovación del SOAT, con el visto bueno de la supervisión el contratista procede a la radicación de la factura respectiva por los servicios prestados, por valor de $3.030.644 pesos, siendo este el último pago para este contrato.

Prestación de servicios de mensajería motorizada para dar continuidad al préstamo de libros.

En ejecución del contrato C275-OAF-2021-0004 se presentan planillas de los servicios prestados durante el periodo del 01 al 30 xx xxxxx y se cuenta con el siguiente personal:

Las planillas que registran la gestión realizada por los mensajeros se encuentran como PDF en el drive en el siguiente enlace:

xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/x/0/xxxxxxx/000xXxxxXxXxX0xxXXXxxxx T5h DcAdAs8

Las planillas que registran la gestión realizada los mensajeros de relevos se encuentran como PDF en el drive en el siguiente enlace:

xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/x/0/xxxxxxx/0xXxXxXxxxXxX0X0XxXXXxx FgzYS wrimL

Se presenta la siguiente gráfica donde se puede validar la gestión del equipo de motorizados frente al proceso que se desarrolla como son entregas, recogidas y tránsito de material entre bibliotecas:

Se presenta paz y salvo por parte de las Bibliotecas en cuanto a material bibliográfico.

Con el visto bueno de la supervisión el contratista procede a la radicación de la factura respectiva, por valor de $32.064.000 pesos siendo este el último pago para este contrato.

2.2.10. SERVICIOS PÚBLICOS

Se recibieron y procesaron facturas con la distribución correspondiente a cada entidad responsable del pago de la siguiente manera:

Servicio de energía

Servicio de acueducto

Servicio de telefonía

Novedades

Se crea un nuevo cuadro para el control de los servicios públicos para mayor accesibilidad y claridad de la información.

Dificultad

No se finaliza el proceso de cesión de los contratos de telefonía e internet, por ello no se puede contar con usuario autorizado a los portales para el descargue de las facturas, vincular correos para recibir las mismas y realizar el cambio de titular de cada cuenta.

2.2.11. SERVICIO DE VIGILANCIA

Novedades relevantes del servicio Biblioteca Tintal

El día 17 xx xxxxx el supervisor de puesto de la Biblioteca El Tintal XXXXX XXXX, reporta que luego de realizar verificación de instalaciones evidencia que las 4 rejillas metálicas del desagüe, las cuales se encontraban instaladas en la parte externa de la salida de emergencia del auditorio sobre la Avenida Ciudad de Cali, fueron hurtadas. En este espacio no se cuenta con cámara de vigilancia, la existente pertenece a Biblored y se encuentra fuera de servicio desde hace mucho tiempo.

Contractual

Se realiza convocatoria para presentar ofertas en el proceso de contratación de los servicios de vigilancia para la vigencia julio – diciembre de 2021 con fecha de emisión del 18 xx xxxxx y terminación del proceso 28 junio, surgiendo en el desarrollo de evaluación la necesidad de realizar adenda No 1 de modificación de términos y extensión de la vigencia a la invitación con un nuevo cierre para el 2 de julio.

Esto conlleva a la elaboración de un otrosí de prórroga y adición presupuestal a favor de la compañía Expertos Seguridad LTDA con la finalidad de cubrir con los servicios hasta el 15 de julio de 2021, nueva vigencia del contrato mientras se lleva a cabo el proceso de selección del nuevo contratista que proveerá los servicios de vigilancia y seguridad privada para la Red.

Servicio de transporte de valores

Se realizó invitación a presentar propuesta técnica y económica para la prestación de los servicios de recepción, transporte, custodia y entrega de valores, en donde se invitó a participar a las empresas:

ITEM

NOMBRE O RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA

C.C. O NIT

TELEFONO

CORREO ELECTRÓNICO

Xxxxxx de Colombia S.A.

000.000.000-8

0000000- 4055060

impuestos@xxxxxx.c xx.xx

Bancach Valores LTDA

900.437.840-1

2316326- 2400580

pabloemiliodos@yah xx.xx

Compañía Colombiana de Seguridad Transbank LTDA

900.170.865-7

3377711

xxxxxxxx.xxxxxxxxx@ xxxxxxxx.xxx

Seguridad Movil de Colombia S.A.

000.000.000-2

0000000 EXT. 4765

xxxxxxxx@xxxxxx.xx m

Transporte de Valores del Sur LTDA

900.260.544-4

7314342

xxxxx.xxxxxxx@trans xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Transportadora de Valores Raf LTDA

901.190.478-9

5473960

juridicovaloreschico @xxxxx.xxx

Vatco Group LTDA

900.543.749-2

3003587

castellanosedith@ho xxxxx.xxx

Compañía Transportadora de Valores Prosegur de Colombia

000.000.000-0

0000000

xxxxxxx.xxxxxxxxx@ xxxxxxxx.xxx

Los invitados descritos en los numerales 1 al 8 fueron tomados como referentes del estudio del sector “Indicadores Financieros del Sector Vigilancia Y Seguridad Privada 2019” realizado por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/0000/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxx- vigilancia-y-seguridad-privada-2019/

De acuerdo al cronograma se hace el cierre de la invitación.

Plazo para presentar propuestas

11 xx xxxxx de 2021 a las 16 horas

La propuesta debe ser enviada al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx0@xxxxxxxx.xxx.xx con copia a los correos xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx; xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx

Con la novedad que para este proceso no se presentó ningún oferente, motivo por el cual se debe dar por desierta la invitación.

Dado el monto a contratar el cual asciende a la suma de $5.642.745 pesos se procede a realizar proceso para la contratación directa de los servicios, por lo que se les solicita a todas las empresas cotización de los servicios, solo la empresa Xxxxxx Colombia presenta cotización por los que nos encontramos realizando el trámite para el estudio de seguridad del consorcio para luego de este proceder con la contratación de los servicios.

2.2.12. ASEO Y CAFETERÍA

Personal de aseo

Capacitaciones al personal realizadas en la primera semana xx xxxxx sobre protocolos de bioseguridad y protocolos de limpieza y desinfección de superficies de alto contacto, realizada en el auditorio de la biblioteca Xxxxxxxx Xxxxx.

Insumos de aseo y cafetería

Se realiza convocatoria para presentar ofertas en el proceso de adquisición de insumos de aseo y cafetería para la Red, con fecha de emisión del 11 xx xxxxx y terminación del proceso el 17 junio, dando como resultado la selección del proveedor Industrias Biggest SA.

Esto conlleva a la elaboración de insumo de contratación y minuta para la contratación de este oferente.

Personal de aseo

Se realiza convocatoria para presentar ofertas en el proceso de contratación de los servicios de aseo y cafetería integral para la Red, con fecha de emisión del 11 xx xxxxx y terminación del proceso el 24 junio, una vez superadas todas las etapas evaluativas de este proceso dio como resultado la selección del oferente Ladoinsa Labores Dotaciones Industriales SAS.

Esto conlleva a la elaboración de insumo de contratación y minuta para la contratación de este oferente.

Desodorización xx xxxxx

Se realiza convocatoria para presentar ofertas en el proceso de contratación de los servicios de desodorización xx xxxxx, con fecha de emisión del 25 xx xxxxx y terminación del proceso el 29 junio dando como resultado la selección del oferente SS Colombia SAS. Se inicia proceso de vinculación contractual con este proveedor.

Dispensadores de agua

Se realiza convocatoria para presentar ofertas en el proceso de contratación para el alquiler de dispensadores de agua para la Red, con fecha de emisión del 25 xx xxxxx y terminación del proceso el 29 junio dando como resultado la selección del oferente Damsu SAS. Se inicia proceso de vinculación contractual con este proveedor.

2.2.13. GESTIÓN DOCUMENTAL

Se retoman conversaciones con la Secretaría de Educación, a través del funcionario Xxxxxx Xxxxxxxx del área gestión documental, donde se manifiesta la necesidad de revisar el tema del fondo documental acumulado Biblored- Sed. Por lo anterior, Israel solicita copia del inventario en estado natural, para su revisión y comentar la situación, con la Directora de Servicios Administrativos, Xxx Xxxxx Xxxxxx. Finalmente, revisaran la información enviada ( actas de reunión, correos electrónicos,) para analizar en contexto la situación y formularán un plan de trabajo, el cual comentaran a mediados del mes de Xxxxx, en una reunión virtual entre la SED,SCRD- Biblored y el Consorcio Cinde Proyectamos.

Se realizaron capacitaciones virtuales en el uso y acceso al gestor de archivos Alfresco, instructivo de archivo y correspondencia, para las bibliotecas, áreas misionales y administrativas de la Red,del contrato 275.

Gestión Administrativa y Contractual, para la compra de insumos de archivo ( Cajas, ganchos plásticos y separadores en cartulina blanca) con el proveedor Oficiar sas

Entrega de insumos de archivo por el proveedor Oficiar sas ( Carpetas, Cajas y Ganchos plásticos), para la organización del archivo físico , en las bibliotecas , áreas misionales y administrativas, durante el contrato 275.

Reuniones con funcionarios Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxx y Xxxxxx Xxxxxxx y Xxxxxxxxx Xxxxxxx de la SCRD-DLB, Biblored Gestion Documental, sobre retomar actividades de elaboración de propuesta del cuadro de clasificación documental, como requisito previo a la elaboración de las tablas de retención documental

Logros: retomar conversaciones y plan de trabajo con la SED, tema Fondo Documental acumulado Biblored Sed.

Retomar conversaciones con SCRD-DLB tema; tablas de retención documental Biblored-SCRD, para avanzar en el plan de trabajo articulado, durante el contrato 275

Dificultades: Por el tema del covid 19, están pendiente de llevar a cabo actividades operativas del área gestión documental.

2.2.14. INVENTARIOS

Logros: Actualización y creación de documentos partiendo del único documento que existía en BIBLORED para el proceso de inventarios. Se pasó de tener un documento único muy resumido, a tener documentos detallados para cada actividad, lo cual permite que cualquier persona nueva o que requiera aclaración. pueda realizar el paso a paso sin mayores dificultades, conociendo los actores que intervienen así como los documentos que requiere.

Se actualizó el FORMATO ÚNICO DE INVENTARIOS permitiendo ser utilizado de manera más clara y ya no se requiere formatos adicionales para autorizar la salida de elementos.

Se ha logrado finalizar procesos ante Almacén, que estaban sin terminar desde Diciembre.

Hemos llevado a cabo sensibilizaciones, tanto de manera presencial en las bibliotecas, cómo en reuniones con los coordinadores, con las que hemos logrado concientizar acerca de la

responsabilidad que se requiere para el manejo de los inventarios. La importancia de hacerse un autoseguimiento y así minimizar pérdidas o daños y que solo sean conocidos al momento de las tomas de inventario para entrega del contrato. Así mismo, para la entrega de elementos para baja y el diligenciamiento del formato, se ha reforzado en que el proceso solo finaliza cuando es la baja definitiva; durante el proceso, los responsables deben seguir pendientes primero, que el documento por ellos firmado, realmente llegue a su destino (OFICINA XX XXXXXXX DE LA SCRD) y con el proceso solicitado, que se evidencie en el sistema.

Dificultades: Completar la asignación de los inventarios a los colaboradores en todo nivel, Esto se ha dado, en parte a la falta de un archivo que permita identificar la ubicación de los elementos de cada área, por la rotación del personal interno, por la eliminación de cargos líderes en grupos importantes, que obliga a tener que incluir una obligación que permitiera asignar inventario a profesionales, cómo es el caso de las Bibliotecas Mayores o a los Mediadores, en el caso de las Bibliotecas Pequeñas.

No contar con firma digital, que permite utilizar el formato firmado como definitivo. En cambio, se puede utilizar la firma mecánica escaneada, sin embargo se requiere volver a tomar todas las firmas originales y hace que sea un doble trabajo en procesos ya finalizados.

Así mismo, para la entrega de elementos para baja y el diligenciamiento del formato, se ha resaltado la necesidad primero trasladar entre la bibliotecas elementos que aún sean funcionales, pero este tema debe ser reforzado con los líderes de las áreas técnicas

2.2.15. PQRS

A continuación, se detalla de forma cuantitativa lo correspondiente a las PQRS presentadas del 01 al 30 xx xxxxx del año en curso, a través del correo contactenos y de los buzones de las Bibliotecas de la Red.

Durante el periodo xx xxxxx por el correo xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx se recibieron un total de 157 PQRS y de las cuales a la fecha no hay ninguna pendiente de respuesta

De igual manera se recibieron en el mismo periodo xx xxxxx a través de los buzones de las 5 Bibliotecas Mayores y de 6 Bibliotecas Locales y de Barrio, un total de 46 PQRS y de las cuales a la fecha no hay ninguna pendiente de respuesta

2.2.15.1. CORREO CONTÁCTENOS - PQRS

2.2.15.2. BIBLIOTECAS - PQRS

Así mismo se relacionan las Bibliotecas Locales y de Barrio que no recibieron PQRS durante el periodo xx xxxxx:

2.3. Reuniones, Mesas Técnicas y Comités

En el siguiente cuadro se relacionan las mesas técnicas y las reuniones de mayor relevancia desarrolladas por la Coordinación Operativa de BibloRed en el mes xx xxxxx del 2021:

JUNIO // 2021

ACTIVIDAD

OBJETIVO

PARTICIPANTES

FECHA

LISTA DE ASISTENCIA

Documentos a adjuntar a las cuentas de cobro

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Proyectamos Colombia S.A.S. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx

02 xx xxxxx de 2021

Mesa Técnica de Colecciones y Servicios

Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx

Lady Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxx

02 xx xxxxx de 2021

Mesa técnica Infraestructura

Armonización Procesos - Revisión Metas, Cumplimiento plan operativo, etc.

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx

Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

02 xx xxxxx de 2021

Comité directivo DLB - Presencial

Articular todas las necesidades de cada línea de trabajo

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx xxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx.xx

Lady Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx xxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx xxxxx.xxxxx@xxxx.xxx.xx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx xxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx

03 xx xxxxx de 2021

Comité técnico y administrativo consorcio 275 de 2021

1. Informe de cumplimiento plan de acción y plan operativo de

Biblored ►avance presupuestal

►avance metas de proceso y producto

1.1 ►Presentación de necesidades por línea presentada

por cada líder. (5 minutos por línea)

2. Informe financiero del contrato 275 de 2021, con corte 31 xx xxxx de 2021, detallado por centros de costos, en donde se

incluya una columna con el detalle de los recursos disponibles a esa fecha.

3. Informe de otros ingresos del contrato 275 de 2021 con corte 31 xx xxxx de 2021, detallados

por concepto sin incluir el impuesto de IVA.

4. Informe de conciliación de recursos del contrato 275 de 2021, depositados en fiduciaria Popular con corte 31 xx xxxx de

2021.

5. Informe remuneración del contratista, facturada y

proyectada a la fecha del comité.

6. Informe de avance de los procesos de contratación.

7. Informe de avance en el proceso de renovación de pólizas de BibloRed, se solicita presentar cronograma y estudio xx xxxxxxx para el cumplimiento del mismo

en el mes xx xxxxx de 2021.

8. Observaciones administrativas, jurídicas y financieras

presentadas por la Supervisión y la DLYB.

9. Varios

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Del Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx

Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx

Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx

Xxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx

Lady Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx

Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

03 xx xxxxx de 2021

Seguimiento Consorcio BibloRed

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx gerenciatecnica@proyectamoscol xxxxx.xxx

Xxxxxxx Xxxxxxx - Contadora Proyectamos Colombia S.A.S.

04 xx xxxxx de 2021

Seguimiento Plan de Acción - Líneas Coordinación Operativa

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx

Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Lady Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx

Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Cañón Xxxx

08 xx xxxxx de 2021

Bibliotecas Puntos de Vacunación

Las bibliotecas como puntos de vacunación Covid-19

Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx

Lady Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx

08 xx xxxxx de 2021

Mesa Técnica Líneas

Seguimiento Plan de Acción - Líneas Coordinación Operativa

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx

Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Lady Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx

Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Cañón Xxxx

15 xx xxxxx de 2021

Verificación Vigilancia

Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx

16 xx xxxxx de 2021

Seguimiento Atención al ciudadano PQRS - DLB

"Proceso de gestión de las PQRS- Niltzen Xxxxx tiene a su cargo todo los que vienen de gobierno local y distrital, y de la misma DLB. Y el canal Bogotá me Escucha.

Se busca que unifiquemos la nominación y que PQRS es también de la dirección ya que no hay una BBR y un nivel central pues el programa hace parte de la DLB. El objetivo de la reunión es conocer cómo se lleva a cabo esta gestión desde BBR y unificar procesos.

Por parte de la Coordinación Operativa Xxxxxxx Cañón presenta los procesos como se hacen desde BBR de acuerdo a lo que se trabaja en la actualidad.

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx Montaña Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx xxxxxxx.xxxxx@xxxx.xxx.xx

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Cañón Xxxx

16 xx xxxxx de 2021

Reunión Virtual

Niltzen dice que ellos tienen un directorio con las personas que manejan los temas y hacer la solicitud directamente agilizaría el proceso. El compartirá la carpeta.

Pregunta qué función cumple cada quien: es necesario establecer quién se encarga de dar respuesta a qué asuntos y cómo se genera la memoria institucional de esos procesos de manera unificada y conocida por todos los que participan.

Informa además que van a hacer una revisión mensual o bimensual de la calidad de las respuestas para mejorar lo que se le dice al ciudadano. También calidad, oportunidad, satisfacción del ciudadano y otro aspecto.

Desde la Coordinación Operativa (Xxxxx Xxxxxx) propone hacer un encuentro taller muy eficiente en el que se muestre a las personas participantes cómo y quienes participaran, las herramientas de registro y las estrategias para asegurar la calidad del dato, de tal manera que todos puedan interactuar en un mismo momento y apropiar lo que se necesita para armonizar y llevar a cabo los procesos.

Se propone de manera previa a ese taller, una mesa de trabajo para definir los procedimientos y procesos, y herramientas que se van a unificar. Se reunirán primero Xxxxxxx, Xxxxxx y Xxxxxxxxxx y luego nosotros junto con el equipo para realizar el taller.

Inventarios BibloRed

Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Lady Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx

16 xx xxxxx de 2021

Comité directivo DLB - Presencial

articular todas las necesidades de cada línea de trabajo

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx xxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx.xx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx xxxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx xxxxx.xxxxx@xxxx.xxx.xx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

asisadministrativo@bibloamigos. org

Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx

Xxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx xxxx.xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx

Lady Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx

proadministrativo@bibloamigos.o rg

Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx

17 xx xxxxx de 2021

Reunión Virtual

Reunión Equipo Contratación

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx

Xxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx

18 xx xxxxx de 2021

Reunión Virtual

Mesa Técnica Líneas

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Del Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx

Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx

Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxx Lady Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx

Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx

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Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx

Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Cañón Xxxx

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Organizador

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx

21 xx xxxxx de 2021

Reunión Pago Herramientas Digitales

Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx

21 xx xxxxx de 2021

Formato de Cumplimiento

Observaciones dadas por la Secretaría respecto del formato 11 Aprobación Informes del contratista por la Supervisión y 12 Certificación de cumplimiento para pago, que se unificó en pasados días.

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx

Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx Lady Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Proyectamos Colombia S.A.S.

23 xx xxxxx de 2021

Presentación Comité

Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

23 xx xxxxx de 2021

Revisión Xxxxxx y Criterios Técnicos Contrato Vigilancia

Revisión Adenda y Criterios Técnicos Contrato Vigilancia

Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Proyectamos Colombia S.A.S. Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx

23 xx xxxxx de 2021

Reunión Virtual

Reunión para temas varios inventarios

Unificar algunos criterios base para nuestro día a día.

Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx

Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Valencia Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx

Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx

Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Ante

Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxx

Xxxx Xxxxxx Xxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx xx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxx de Oro Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx

Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxx.

24 xx xxxxx de 2021

Reunión para Definir Actividades y Responsabilidades Biblioteca de La Participación

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Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx xxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx xxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx profesionalcolecciones@biblored. xxx.xx

Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx

asistenteadministrativo6@biblore x.xxx.xx

xxxx.xxxxxx@xxxx.xxx.xx xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx x.xx xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx

.co smontoya@participacionbogota.g xx.xx

24 xx xxxxx de 2021

Reunión Virtual

Procedimiento facturas de ingreso al almacén

Reunión propuesta por la Secretaría para conocimiento del procedimiento de la adquisición de elementos que ingresan al almacén.

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx xxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx.xx

24 xx xxxxx de 2021

Pago certificado web

Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Valencia

25 xx xxxxx de 2021

Temas Atención al Ciudadano PQRS

Xxxxxxx Cañón Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx Montaña

25 xx xxxxx de 2021

Reunión Virtual

Simulacro Interno Comité Técnico y Administrativo No. 3

Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Cañón Xxxx

Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx xxxxxx.xxxxx@xxxx.xxx.xx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx

Xxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxx

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx

25 xx xxxxx de 2021

Reunión Virtual

Pre- Comité Técnico y Administrativo

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx

Lady Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx

28 xx xxxxx de 2021

Reunión equipo Coord. Central

Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxx

Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx

28 xx xxxxx de 2021

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Table of Contents

CONTRATO 275 DE 2021

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