Código de Conducta para Proveedores y Contratistas del Grupo EPM
Código de Conducta para Proveedores y Contratistas del Grupo EPM
Coherentes con el direccionamiento estratégico del Grupo EPM, con el objetivo de establecer criterios de conducta para sus proveedores y contratistas en aspectos legales, éticos, ambientales, sociales y de gobierno; como expresión de la cultura corporativa y del concepto de empresa extendida, y teniendo en cuenta su evolución, el Grupo EPM expide el presente Código de Conducta incorporado en el relacionamiento con este grupo de interés.
El propósito de este documento es presentar el compromiso del Grupo EPM con los estándares éticos y transmitir a todos sus proveedores y contratistas las expectativas frente a la conducta ética que deben mantener en las relaciones comerciales con el Grupo.
La adopción de iniciativas voluntarias de sostenibilidad1, en las que se promueven temas de Responsabilidad Social Empresarial, Derechos Humanos, condiciones laborales, medio ambiente y anticorrupción y el propósito empresarial del Grupo EPM enfocado en la sostenibilidad, respaldan la formalización de este Código de Conducta.
Por lo anterior, todas las personas jurídicas o naturales del orden nacional o internacional, que se relacionan o tienen vínculos con el Grupo EPM, están llamados a asumir las conductas propias de la cultura organizacional del Grupo y, en consecuencia, hacer coincidir sus acciones con las declaraciones en las que están contenidos los valores y principios del Grupo.
El Grupo EPM se reserva el derecho a modificar este Código de Conducta. En tal sentido, se espera que los proveedores y contratistas acepten los cambios.
1. Derechos Humanos
Los proveedores y contratistas del Grupo EPM deben respetar los Derechos Humanos y ofrecer trato digno y respetuoso a sus empleados y a todas aquellas personas con las que se relacione en el cumplimiento de las actividades contempladas en su operación.
Como proveedor o contratista del Grupo EPM entiende los siguientes aspectos y se compromete a:
1 Dow Xxxxx Sustainability Index (DJSI), GRI, Pacto Global, ISO 26000, Transparencia por Colombia.
1.1. Rechazar y denunciar el empleo de mano de obra infantil2, así como todas aquellas prácticas de explotación sexual comercial de niños, niñas y adolescentes.
1.2. Rechazar y denunciar cualquier tipo de trabajo forzado o involuntario o bajo coacción, incluyendo condiciones de servidumbre, prisión, secuestro, esclavitud o trata de humanos.
1.3. Rechazar y denunciar cualquier tipo de abuso o irrespeto que atente contra la dignidad de los trabajadores, como: tratos crueles, inhumanos o degradantes, castigos corporales, prácticas discriminatorias, acoso físico, sexual, psicológico o verbal, injerencia arbitraria en la vida privada, la familia, el domicilio o la correspondencia.
1.4. Incentivar la igualdad de trato con los empleados y grupos de interés y no aceptar ningún tipo de discriminación por nacionalidad, opinión política, posición económica, raza, género, idioma, credo, orientación sexual o discapacidad. Igualmente, rechazar cualquier distinción fundada en la condición política, jurídica o internacional del país o territorio de cuya jurisdicción dependa una persona.
1.5. Rechazar cualquier acto que se interprete como restrictivo a la libertad de opinión y de expresión y al libre desarrollo de la personalidad de los trabajadores.
1.6. En caso de establecer contratos y convenios de servicios de vigilancia y seguridad, aceptar la inclusión explícita de compromisos de respeto y promoción de los Derechos Humanos. En ningún caso se prestarán estos servicios con participación de actores sociales que estén por fuera del marco constitucional y legal.
1.7. Participar en el desarrollo social de la comunidad y de los grupos de interés. Estar dispuesto a generar y participar en espacios de diálogo donde se aborden temas relacionados con Derechos Humanos.
2. Estándares Laborales
Los proveedores y contratistas del Grupo EPM deben proporcionar un entorno laboral seguro y saludable a sus empleados. Por lo tanto, se comprometen a:
2.1. Garantizar el pago de la remuneración justa y oportuna establecida por la ley para los trabajadores, con los beneficios legalmente establecidos y el número máximo de horas por día y por semana definido por la legislación aplicable.
2 El concepto infantil hace referencia a cualquier persona con edad inferior a la mínima establecida para trabajar en un país o países determinados.
2.2. Procurar un ambiente laboral limpio, seguro y saludable, con el apoyo de un programa de salud y seguridad en el trabajo que mitigue el riesgo sicosocial, en cumplimiento de todas las normas legales establecidas.
2.3. Proteger a los empleados y grupos de interés de cualquier riesgo químico, biológico y físico y de tareas que impliquen un gran esfuerzo físico, así como de los riesgos asociados a cualquier elemento utilizado por los empleados.
2.4. Realizar todos los controles apropiados, procesos de seguridad laboral, mantenimiento preventivo y medidas de protección técnica necesarias para mitigar los riesgos para la salud y seguridad en el lugar de trabajo. Cuando los riesgos no puedan controlarse adecuadamente con estos medios, debe proporcionar a los empleados el equipo de protección individual adecuado.
2.5. Reconocer y respetar los derechos legales de los empleados a asociarse libremente, afiliarse a sindicatos, buscar representación, afiliarse a los comités de empresa y a participar en negociaciones colectivas. También se compromete a respetar a los empleados que actúen como representantes de los demás trabajadores.
2.6. Estar abiertos a conocer los programas de fortalecimiento y desarrollo y, dependiendo de las capacidades y situaciones actuales de cada proveedor y contratistas, participar en dichos programas.
2.7. Ofrecer a los empleados formación idónea en las labores desempeñadas y generar oportunidades educativas.
3. Calidad y Medio Ambiente
Los proveedores y contratistas del Grupo EPM deben trabajar de forma eficaz y responsable por el medio ambiente e integrarán la calidad en sus procesos empresariales. Esto contempla los siguientes aspectos:
3.1. Procurar la protección y recuperación del medio ambiente, el cumplimiento de la normatividad nacional e internacional relacionada con el medio ambiente, la legislación ambiental vigente, las demás leyes, normas, resoluciones o acuerdos relacionados con la protección y conservación del medio ambiente que tengan relación con la actividad de la empresa y responder por las consecuencias que se deriven del incumplimiento de estas reglamentaciones y disposiciones.
3.2. Cumplir todos los requisitos y normativas aplicables sobre calidad generalmente reconocidos o acordados mediante contrato, para proporcionar
bienes y servicios que se ajusten de forma coherente a las necesidades del Grupo EPM, que funcionen y sean seguros según el uso previsto.
3.3. Considerar la promoción de prácticas y mejoras continuas en todas las operaciones y procesos, con el fin de trascender los requisitos establecidos por la ley y por los estándares xxx xxxxxxx.
3.4. Utilizar materiales y procesos que ayuden a la sostenibilidad del medio ambiente.
3.5. Tener en cuenta la importancia de la participación en iniciativas y tendencias universalmente aceptadas, relacionadas con la protección y conservación del medio ambiente.
3.6. Obtener y mantener actualizados todos los permisos, licencias, registros y restricciones necesarias referentes al tema.
3.7. Establecer o usar un sistema razonable de gestión medioambiental.
4. Prevención del fraude, la corrupción y el soborno
Los proveedores y contratistas del Grupo EPM deben dirigir sus empresas de forma ética y actuar con integridad. Por lo tanto, se comprometen a:
4.1. Manejar con transparencia, austeridad y pulcritud, los recursos que se le otorgan, asignan o entregan en custodia, entendiendo la naturaleza pública del Grupo EPM y su gestión empresarial.
4.2. Cumplir con los requisitos establecidos y las condiciones pactadas en los procesos de contratación, actuando con integridad, imparcialidad, honestidad y sinceridad, cumpliendo con todas las leyes y regulaciones aplicables a la organización o negocio.
4.3. Evitar cualquier tipo de influencia indebida, soborno o comportamiento antiético que vaya en contra de los valores institucionales.
4.4. No dar ni ofrecer dinero o similares como títulos valores, tarjeta regalo, bonos convertibles; tarjetas débito, etc. o cualquier otra dádiva a fin de que personas con competencia referida en la relación existente hagan o dejen de hacer algo relativo a sus funciones, o para que hagan valer la influencia de su cargo ante otro funcionario, servidor público, empleado o colaborador del Grupo EPM con la competencia correspondiente, a fin de que éstos hagan o dejen de hacer algo relativo a sus funciones.
4.5. Por ningún motivo dar regalos, ofrecer invitaciones, favores y/u hospitalidades, que tiendan a influenciar la imparcialidad de los empleados
del Grupo EPM o que puedan generar una situación obligante respecto a un tercero, exceptuando artículos promocionales que hagan parte de la cortesía en las relaciones comerciales.
4.6. Abstenerse de establecer relaciones con grupos ilegales y actores sociales que estén al margen de la Constitución y la ley. Contar con mecanismos de control adecuados que permitan prevenir la materialización de riesgos relacionados con el lavado de activos, la financiación del terrorismo, el fraude y la corrupción. En caso de estar obligado a tener un sistema para la prevención xxx xxxxxx de activos y la financiación del terrorismo, cumplir con la normatividad vigente de acuerdo con la ley aplicable.
4.7. Garantizar plenamente el derecho legítimo de propiedad y/o posesión sobre los productos y/o servicios que ofrezco.
4.8. Estar dispuesto a firmar un contrato de confidencialidad respecto de toda información del Grupo EPM que reciban empleados o asesores, de manera directa o indirecta en forma verbal o escrita, gráfica, en medio magnético o bajo cualquier otra forma.
4.9. Hacer uso adecuado de los mecanismos formales para plantear las quejas o inconformidades, con el fin de evitar juicios verbales y/o escritos, que puedan afectar la reputación o la imagen del Grupo EPM.
4.10. Notificar inmediatamente en caso de ser incluido en las listas vinculantes para Colombia conforme al derecho internacional o de ser sancionado por la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento xxx Xxxxxx de los Estados Unidos de Norteamérica (OFAC por sus siglas en inglés) conocida como Lista Xxxxxxx; la lista de la ONU o en las listas del Banco Mundial o del Banco Interamericano de Desarrollo –BID. En caso de representar una persona jurídica, nuestro aviso se extenderá cuando ello ocurra con socios o accionistas que tengan directa o indirectamente más del cinco por ciento (5%) de participación o acciones, miembros de junta directiva o representantes legales.
4.11. Ante el conocimiento de algún acto posiblemente indebido por parte de un servidor público, empleado o colaborador del Grupo EPM, de algún contratista o individuo en particular denunciar a través de la Línea Ética: “Contacto Transparente” (Con acceso en la página web xxx.xxx.xxx.xx)
4.12. En caso de estar obligado, cumplir con la Ley Estadounidense de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) y actuar en representación de alguna de las empresas que conforman el Grupo EPM, así como también con todas las leyes locales que traten sobre el soborno de los funcionarios gubernamentales nacionales o extranjeros.
4.13. No dar dinero ni ningún tipo de elemento de valor, ya sea de manera directa o indirecta, a funcionarios públicos, empleados de entidades controladas por el Estado o partidos políticos a fin de obtener un beneficio o ventaja indebida.
4.14. Llevar un registro detallado de todos los pagos efectuados (incluyendo regalos, comidas, atenciones o cualquier otra cosa de valor) en representación de alguna de las empresas pertenecientes al Grupo EPM o de los fondos provistos por alguna de ellas, con el fin de proporcionar una copia de este registro si se solicita.
4.15. Llevar un registro documental de todas las reuniones o negociaciones que se realicen con servidores públicos o particulares de manera que éstas sean transparentes y se desarrollen en un marco ético. El registro debe contener al menos: asistentes, lugar, hora de inicio y hora de finalización, fecha y asuntos tratados.
4.16. Declarar e informar oportunamente a la empresa del Grupo EPM con la cual se tenga la relación contractual o comercial, de cualquier conflicto de intereses potencial o real en el que sus empleados, directivos, miembros de Junta Directiva o Revisor Fiscal se vean inmersos. Lo anterior como compromiso de transparencia e integridad.
5. Protección de la Información
Los proveedores y contratistas del Grupo EPM deben realizar un manejo adecuado de la información, acorde a lo establecido por la ley.
Lo anterior implica la observancia de los siguientes aspectos:
5.1. Cumplir a cabalidad con la normatividad existente para la protección de los datos personales a los cuales tiene acceso en virtud de sus relaciones comerciales con el Grupo EPM y demás terceros.
5.2. Asumir el rol de responsable (o encargado) del tratamiento de los datos personales de los trabajadores del Grupo EPM y de cualquier otro miembro de los grupos de interés del Grupo (información del usuario, grupo familiar, condiciones de vivienda, datos socioeconómicos, entre otros) a los cuales acceda, y en consecuencia, asume la obligación de obtener el consentimiento para la finalidad prevista en el servicio; así como el deber de proteger tales datos personales y cumplir las obligaciones que como responsable (o encargado) le corresponden acorde con la ley aplicable.
5.3. Adoptar las medidas de seguridad, de confidencialidad, de acceso restringido y de no cesión en relación con los datos personales a los cuales accede, cualquiera que sea la forma de tratamiento, y en especial otorgará
protección a los datos sensibles, cuando acceda a este tipo de información al momento cumplir con sus compromisos contractuales con el Grupo EPM.
5.4. Respetar las cláusulas de confidencialidad y la propiedad intelectual perteneciente a terceros. Además, abstenerse de utilizar la marca o imagen del Grupo EPM con el objetivo de obtener usufructo, con el nombre de la organización.
6. Antimonopolio y Competencia Xxxx
Los proveedores y contratistas del Grupo EPM deben hacer sus negocios con transparencia como valor y principio de toda actuación; en consecuencia, solo deben participar en mercados que cumplan con las leyes antimonopolio y de competencia xxxx a nivel mundial.
Por lo tanto, el proveedor o contratista del Grupo EPM se compromete a:
6.1. Considerar la posibilidad de llevar a cabo alianzas estratégicas o adquisiciones que generen eficiencias y consoliden la participación en los mercados.
Formalizar los términos de la integración y firmar los documentos para proteger las partes antes de ejecutar acuerdos o actuar de manera coordinada.
6.2. En lo posible, celebrar acuerdos en los cuales se establezcan los términos para el adecuado intercambio de información entre competidores, en los que se respeten las normas de competencia y de ser necesario crear “equipos limpios”3.
6.3. Respetar el precio de venta o compra de bienes o servicios al que son ofrecidos o demandados en los mercados evitando fijar, concertar o manipular este precio.
6.4. Fijar las condiciones de venta referentes a plazos, condiciones, cantidades, entre otras, de manera autónoma y teniendo en cuenta la capacidad de la empresa, sus necesidades y las de cada cliente, como consecuencia de un proceso de negociación.
6.5. No realizar prácticas monopólicas que tengan como objeto obligar a los competidores de un mercado a producir, procesar, distribuir, comercializar o adquirir solamente cantidades limitadas de bienes y servicios para manipular los precios de los productos; ya que estas son consideradas prácticas
3 Equipos Limpios: comportamiento xxxx, sincero, correcto, transparente y honesto en una integración de empresas que trabajan unidas en un ámbito de respeto por la competencia para potenciar sinergias.
injustas que impiden la libre competencia xxx xxxxxxx y están prohibidas por la ley.
6.6. No dividir, distribuir, asignar o imponer porciones o segmentos de un mercado actual o potencial de bienes y servicios, mediante clientela, proveedores, tiempos o espacios determinados o determinables.
6.7. Actuar priorizando el interés general, el público consumidor y los competidores, y no sólo en busca de la mayor ganancia económica.
6.8. En caso de tener una posición de dominio, no abusar de ella perjudicando el correcto funcionamiento xxx xxxxxxx.
6.9. No establecer, concertar o coordinar posturas en las licitaciones, concursos, o subastas.
6.10. Actuar independientemente de los competidores, haciendo un análisis razonable de la manera más conveniente de comportarse, es decir no acordar con otros agentes xxx xxxxxxx o actuar en uso de posición de dominio, en el sentido de obstruir o impedir el acceso a los mercados de otros agentes.
6.11. Tratar a los clientes que tienen las mismas características de la misma forma, otorgándoles las mismas condiciones, es decir, no discriminar a un cliente por razones que no tengan una justificación de negocios, por capricho o la idea de obtener un lucro mayor.
Cada proveedor y contratista del Grupo EPM tiene la responsabilidad de garantizar que las personas directamente involucradas con el desarrollo de sus actividades comprendan y cumplan este Código de Conducta para Proveedores y Contratistas.
El que nuestros proveedores y/o contratistas incumplan o infrinjan este Código, podrá ser fundamento suficiente para finalizar la relación con el proveedor o contratista, según la gravedad de la infracción y las circunstancias particulares.
Aceptación de los términos
Cuando el proveedor y/o contratista seleccione en este sistema de información que acepta los términos, significa que la empresa garantiza la lectura, comprensión y acatamiento del Código de Conducta para Proveedores y Contratistas del Grupo EPM y autoriza al Grupo EPM o a un tercero contratado por la empresa a realizar actividades de auditoría, control o inspección aleatoria para corroborar el acatamiento de este Código, reconocer riesgos jurídicos y/o de reputación registrados o identificar cualquier tipo de inhabilidad o incompatibilidad que les impida contratar con el Grupo EPM, de acuerdo con los artículos 8, 9, 10, 44-49 de la Ley 80 de 1993 y/o que sea causal de eliminación de la oferta o terminación anticipada del contrato.