PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR -

Como resultado del compromiso adquirido por el Gobierno Nacional, en el marco del Acuerdo Final xx Xxx, firmado con la Fuerzas Armadas Revolucionarias de Colombia – FARC-EP (Gobierno Nacional de Colombia, 2016), se establece la creación de la Jurisdicción Especial para la Paz - JEP, como mecanismo de justicia transicional, con el propósito de juzgar a los miembros de la Fuerza Pública, integrantes de las FARC y terceros participantes en el conflicto armado colombiano, desde sus orígenes y hasta la firma del mencionado Acuerdo, logrado el 24 de noviembre de 2016.

En el marco de la operación de la JEP, surge la necesidad del aseguramiento del componente documental, originado a partir del funcionamiento de la nueva entidad, en armonía con los principios rectores consagrados en la Ley General de Archivos (Presidencia de la Republica, 2000) y las disposiciones establecidas en el Decreto 1080 de 2015, por tanto, se ha previsto para la vigencia 2020 -2024, formular y desarrollar el Plan Institucional de Archivos - PINAR - de la entidad, mediante la aplicación de la metodología propuesta por el Archivo General de la Nación en el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos - PINAR (Xxxxxxxx, Xxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxx, & Xxxxx Xxxxxx, 2014), tomando como punto xx xxxxxxx el Diagnóstico Integral de Archivos - DIAR de la JEP (Servisoft S.A., 2019), resultado de la presentación de este documento que permitió establecer la situación actual de la entidad frente a la función archivística, identificando los aspectos críticos y riesgos sin importan su relevancia, para entrar a realizar el desarrollo de la formulación xxx XXXXX, comenzando con la relación directa de los aspectos críticos y riesgos, con los ejes articuladores presentados de conformidad con la metodología anteriormente señalada, a fin de identificar los aspectos priorizados por medio de la tabla de aplicación de criterios de evaluación para conocer el impacto del aspecto dentro de la entidad, que construye la visión estratégica xxx XXXXX de la misma donde establece su compromiso de mejora en cuanto a la función archivística se refiere.

Ahora bien, se formularon los objetivos para poder realizar la medición de la visión estratégica, teniendo en cuenta los criterios de evaluación y se presentan planes y proyectos que respondan a cada uno de los objetivos formulados.

Formulados los planes y proyectos, se realiza la construcción del xxxx xx xxxx, que para este caso se empleó la programación de proyectos con las técnicas y herramientas del PMBOK y para el seguimiento y control las técnicas del EVM.

Las técnicas y herramientas del PMBOK (Management Body of Knowledge), que son el cuerpo de conocimientos de proyectos, y se constituye en la gerencia de proyectos como la guía de los fundamentos para la dirección de los mismos, por su parte la técnica del EVM por sus siglas Earned Value Management es decir la gestión del valor ganado, que permite medir el desempeño del proyecto frente al costo y cronograma.

La incorporación de los fundamentos anteriormente señalados igualmente permitió realizar el seguimiento y control del conjunto de los planes y proyectos formulados.

2CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD

La Jurisdicción Especial para la Paz –JEP-, como componente de justicia del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición (Congreso de la República de Colombia, 2019), fue creada con el propósito de administrar justicia transicional, permitiendo así el espacio para documentar los delitos cometidos, por las partes involucradas, hasta el 01 de diciembre de 2016 y en el desarrollo del conflicto armado en Colombia.

2.1Misión

En este sentido, el Plan Institucional de Archivos –PINAR- de la JEP, se formula respaldado en el actuar de la entidad, dando cumplimiento de su Misión, que versa: “…Nuestra misión es administrar justicia para consolidar la transición hacia la paz y restaurar el tejido social, garantizando los derechos de las víctimas y la seguridad jurídica de los comparecientes, con enfoque territorial, diferencial y de género.”, de acuerdo a lo establecido en el Acuerdo AOG No. 022 de 2019.

2.2Visión

Por otra parte, la formulación xxx XXXXX, tiene en consideración el tiempo de vida de la entidad, proyectado a 15 años desde su conformación, aportando así al cumplimiento de su Visión, definida como sigue: “…Nuestra visión a 2033 es haber hecho justicia, esclareciendo y estableciendo las responsabilidades penales individuales sobre los crímenes más graves y representativos cometidos durante el conflicto armado colombiano y resolviendo la situación jurídica de todos los comparecientes a la JEP, contribuyendo así a la construcción de la paz y la reconciliación nacional.”

2.3Objetivos de la Jurisdicción Especial para la Paz

Así mismo, la formulación xxx XXXXX, se estructura como el instrumento que mediante su implementación se convierte en garantía documental, tanto para la Jurisdicción Especial para la Paz, como para los grupos de interés, que a ella acuden, en armonía con los Objetivos (Jurisdicción Especial para la Paz, s.f.) definidos por la entidad, relacionados a continuación: “…

Investigar, juzgar y sancionar los crímenes más graves y representativos ocurridos en el conflicto, priorizados por la Jurisdicción.
Resolver, dentro de un plazo razonable, las solicitudes, beneficios, y situación jurídica de los comparecientes ante la JEP.
Satisfacer los derechos de las víctimas a la justicia, la verdad y, contribuir a la satisfacción de los derechos a la reparación y no repetición como componente judicial del SIVJRNR, garantizando su participación efectiva ante la JEP.
Ser reconocidos como una entidad legítima y confiable, mediante la comunicación constante y clara de su gestión, y la activa participación de los distintos actores en la construcción de la paz y la búsqueda de la reconciliación.
Consolidar el fortalecimiento institucional que garantice la eficacia y la eficiencia en el cumplimiento de la misión de la Jurisdicción.”

2.4Estructura Orgánica

La Jurisdicción Especial Para la Paz, vigente desde marzo de 2017, mediante la aprobación del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición por parte del Senado de la Republica de Colombia, adopta su estructura orgánico funcional mediante la sanción del Acuerdo 002 del 26 de enero de 2018, complementado y modificado por el Acuerdo 04 del 05 de febrero de 2018, definiendo su estructura como se refleja en su organigrama, así:

Ilustración 1. Organigrama

Es importante destacar que el Plan Institucional de Archivos de la JEP, se formula atendiendo la naturaleza otorgada a la Entidad, a partir de la sanción de la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz (Congreso de la República de Colombia, 2019), que versa: “…La Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) estará sujeta a un régimen legal propio, con autonomía administrativa, presupuestal y técnica; administrará justicia de manera transitoria independiente y autónoma y conocerá de manera preferente sobre todas las demás jurisdicciones…”.

2.5Modelo de Gestión

En concordancia con lo dispuesto en la Resolución 820 de 00 xx xxxxx xx 0000 xx xx Xxxxxxxxxx Ejecutiva, como una buena práctica en gestión pública, la Jurisdicción Especial para la Paz optó por implementar un modelo de gestión propio, sustentado en el Artículo Transitorio No. 5 del Acto Legislativo 01 de 2017 (Congreso de la República, 2017) y el Acuerdo AOG 01 de 2018 (Jurisdicción Especial para la Paz, 2018), con respaldo en la Xxxxxxxxx X-000 xx 0000 (Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx, 0000), proferida por la Corte Constitucional y dado que la Jurisdicción Especial para la Paz es un órgano que no se encuentra dentro de la previsión legal del decreto 1499 de 2017 y la Ley 87 de 1993. Así, el Modelo de Gestión (Jurisdicción Especial para la Paz, 2019) planteado para la JEP, opera a través de cuatro dimensiones a saber: i) la dimensión estratégica; ii) la dimensión humana y cultura institucional; iii) la dimensión de arquitectura institucional; iv) la dimensión acceso a la justicia y grupos de interés. Finalmente, el centro o eje del Modelo, la Gestión de la administración de justicia.

Ilustración 2. Modelo de Gestión

Así mismo, en función de su modelo de gestión, la JEP centra su actividad en la operación por procesos estructurada en el Mapa de Procesos (Jurisdicción Especial para la Paz, 2019), para lo cual han definido cuatro frentes fundamentales, como se detalla en la Ilustración 3, así:

Ilustración 3. Mapa de Procesos

2.6Principios

El Plan Institucional de Archivos – PINAR se formula y desarrolla en cumplimiento y aplicación a los siguientes principios éticos, consignados en el Ley Estatutaria de la Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz (Congreso de la República de Colombia, 2019) :

Legalidad. La JEP cumplirá sus funciones garantizando la aplicación del principio de legalidad consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política.
Gratuidad. Tanto para víctimas, como para quienes intervengan en ella, la actuación procesal en el marco de la JEP no causará erogación alguna
Idioma. El idioma oficial en la actuación de la JEP será el castellano, sin embargo, los integrantes de pueblos y comunidades indígenas, afrodescendientes, raizales palenqueras y Rrom tienen derecho a utilizar su idioma Oficial y contaran con traductores e intérpretes facilitados por la JEP.
Centralidad de los Derechos de las Víctimas. En toda actuación del componente de justicia del SIVJRN se tomarán en cuenta tanto, los derechos de las víctimas, como la gravedad de los hechos.

Participación Efectiva de las Víctimas. Se garantizará la participación efectiva de las víctimas en la JEP, de conformidad con las normas de competencia.
Derechos de las Víctimas. Las víctimas gozan de los derechos a la verdad, justicia, reparación, y garantías de no repetición, para lo cual se debe garantizar a ellas un trato con equidad y oportunidad, de conformidad con la normatividad y las leyes.
Derecho de las Víctimas en casos de Violencia Sexual. La JEP garantizará a las victimas los derechos consagrados en la Ley.
Protección a los Procesados, las Víctimas, Testigos e Intervinientes. Se adoptarán medidas adecuadas y necesarias, para proteger los derechos de los procesados, las víctimas testigos e intervinientes que ante la JEP.
Enfoque Diferenciado. El funcionamiento de la JEP dará énfasis a las necesidades de las víctimas mujeres, niñas, niños y comunidades étnicas, acudiendo a un trato diferenciado en atención de a la jurisprudencia nacional e internacional aplicable.
Principio de Selección. La JEP, aplicará criterios de selección para concentrar el ejercicio de la acción penal en quienes tuvieron participación determinante en los hechos más graves y representativos.

Requisitos para el Tratamiento Especial. Para el tratamiento especial de la JEP es necesario aportar verdad plena, reparar a las víctimas y garantizar la no repetición.
Debido Proceso. Todas las actuaciones en la JEP, de conformidad con las reglas aplicables a la Jurisdicción Especial para la Paz, respetarán los derechos, principios · y garantías fundamentales del debido proceso.
Seguridad jurídica. Todas las actuaciones y procedimientos seguidos ante el Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación, y No Repetición, deben garantizar la seguridad jurídica para promover una paz estable y duradera.
Derecho Aplicable. Para efectos del SIVJRNR, los xxxxxx jurídicos de referencia incluyen principalmente el Derecho Internacional en materia de Derechos Humanos (DIDH) y el Derecho Internacional Humanitario (DIH).
Fuentes del Derecho en Materia Procesal. La Jurisdicción Especial para la Paz se regirá por los lineamientos establecidos en (i) la Constitución Política, (ii) los Actos Legislativos 1 y 2 de 2017 (iii) las normas sobre procedimiento que se expidan para el funcionamiento de la JEP conforme a lo establecido en el artículo transitorio 12 del Acto Legislativo 01 de 2017 y lo establecido en esta ley.
Doctrina Probable. Tres decisiones uniformes dictadas la sección de apelación del Tribunal para la Paz, sobre un mismo punto de derecho, constituyen doctrina probable.

La Paz Como Principio Orientador. Todos los operadores de la JEP deberán interpretar las normas pertinentes y tomar sus decisiones teniendo como principio orientador que la paz, como derecho síntesis, es condición necesaria para el ejercicio y disfrute de todos los demás derechos.
Deber del Estado de Respetar y Garantizar los Derechos Humanos. La responsabilidad de los destinatarios del SIVJRNR no exime al Estado de su deber de respetar y garantizar el pleno goce de los derechos humanos y de sus obligaciones, conforme a Derecho Internacional Humanitario y al Derecho Internacional de los Derechos Humanos.
Deber del Estado de Garantizar la Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición. El Estado colombiano tiene el deber de asegurar, la verdad, justicia, reparación, y medidas de no repetición, con respecto a las graves infracciones del DIH y graves violaciones de los derechos humanos.
Deber del Estado de Investigar, Esclarecer, Perseguir y Sancionar. En materia de justicia, conforme al DIDH, el Estado colombiano tiene el deber de debida diligencia en la investigación, esclarecimiento, persecución y sanción de las graves violaciones del DIDH y las graves infracciones del DIH.
Tratamiento Especial de Otras Conductas. La JEP, a través de las dependencias competentes, decidirá si extingue, revisa o anula las sanciones, investigaciones y sentencias impuestas por hechos ocurridos antes del 1 de diciembre de 2016-en contextos de disturbios públicos o en ejercicio de la protesta social, de conformidad con la ley 1820 de 2016.
Participación Política. En lo atinente a la participación política, se estará a lo dispuesto en el artículo transitorio 20 del Acto Legislativo 01 de 2017, en concordancia con las reglas dispuestas para tal fin.
Extinción de Investigaciones y Sanciones Penales Disciplinarias y Administrativas. La competencia de la Jurisdicción Especial para la Paz se limitará, bien a anular o extinguir la responsabilidad o la sanción penal disciplinaria, fiscal o administrativa impuesta por conductas relacionadas directa o indirectamente con el conflicto armado.
Entrada en Funcionamiento. El Estado deberá poner en marcha la JEP a la mayor brevedad desde la firma del Acuerdo Final.
Artículo 34. Temporalidad. El plazo para la conclusión de las funciones de la Jurisdicción Especial para la Paz consistentes en la presentación de acusaciones por la Unidad de investigación y Acusación será xx xxxx (10) años y un plazo posterior de cinco (5) años más para concluir su actividad jurisdiccional, plazo este último que de ser necesario podrá ser prorrogado una única vez.
Jurisdicción Especial Indígena. El Estado consultará con los pueblos indígenas los mecanismos de articulación y coordinación con la Jurisdicción Especial Indígena.
Prevalencia. La JEP conforme a lo establecido en el Acto Legislativo 01 de 2017, prevalecerá sobre las actuaciones penales, disciplinarias, fiscales o administrativas por conductas cometidas con ocasión, por causa y, en relación directa o indirecta con el conflicto armado.
Derecho de Defensa. Ante todos los órganos de la JEP las personas podrán ejercer su derecho de defensa.
Reparación Integral en el Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición. La reparación integral se hará conforme a lo establecido en el Acto Legislativo 01 de 2017.
Contribución a la Reparación de las Víctimas. En el marco del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición todos quienes hayan causado daños con ocasión del conflicto deben contribuir a repararlos.

2.7Decálogo de la Paz

La Jurisdicción Especial para la Paz, como parte su compromiso en la construcción de una paz estable y duradera, ha definido el “Decálogo para la Paz”, aplicable por sus servidores públicos, así:

Construir paz es ponerle el corazón a lo que hacemos.
Construimos paz y somos conscientes de que nuestros sentimientos y actuaciones pueden impactar a las personas de nuestro entorno.
El primer paso de la construcción xx xxx es el respeto.
Respetar a los demás implica saludar, despedirse y dar las gracias.
Somos transparentes en lo que hacemos y comunicamos.
Practicamos y fomentamos el diálogo como estrategia xx xxx.
Evitamos los estereotipos y las opiniones preconcebidas.
Administramos justicia con imparcialidad y transparencia.
Superamos los conflictos pacíficamente.
Trabajamos con compromiso y responsabilidad.

2.8Política de Gestión Documental

A partir de la firma del Acuerdo xx Xxx, inicia un periodo de transición, para dar cumplimiento a los compromisos adquiridos en el marco del Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera (Gobierno Nacional de Colombia, 2016), particularmente en lo establecido en el punto número cinco “5. Acuerdo sobre las Víctimas del Conflicto: “Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición”, incluyendo la Jurisdicción Especial para la Paz; y Compromiso sobre Derechos Humanos”, que implica la conformación del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición y por consiguiente la creación de la Jurisdicción Especial para la Paz, como el componente de Justicia del sistema.

Con la entrada en operación de la JEP se inicia también la generación de documentos, en el desarrollo de las funciones asignadas a la misma y por consiguiente, la necesidad de asegurar el componente documental, para dar cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 116 de la Ley estatutaria de la Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz, que entre otros aspectos contempla el cumplimiento de los principios rectores de la ley de archivo.

En concordancia con lo anteriormente expuesto, la entidad declara la Política Institucional de Gestión Documental, Archivo y Acceso a la Información (Xxxxxxx, 2019), que define los lineamientos y directrices orientados a garantizar una eficiente y transparente gestión de los documentos, el acceso y consulta de los mismos y el aseguramiento de los documentos como memoria documental del posconflicto y como patrimonio cultural mueble de la Nación, dimensiones a partir de las cuales se define la política.

3EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

En La Jurisdicción Especial la Paz – JEP se realizó el análisis frente a la situación actual en relación con los ocho (8) procesos de la gestión documental, producto de la aplicación del instrumento de medición DIAR, donde se evidenció que la entidad no cuenta con toda la reglamentación de archivo que le permita administrar correctamente los archivos; igualmente se detectó que al no contar con procesos de auditoría y control en gestión documental al interior de la misma, no se puede medir ni regular el cumplimiento de los elementos de la función archivística; la entidad no ha implementado el Sistema Integrado de Conservación SIC, pero en estos momentos se encuentra en proceso de afinación de la misma; al existir diferentes sistemas de información producto del desarrollo y necesidades de las para diferentes dependencias, es pertinente formular una política de integración entre los diferentes sistemas en la entidad, que se enlacen al sistema de gestión de contenidos de la misma que igualmente está en proceso de entrada a producción; al existir una cantidad de archivos producto de la gestión adelantada en relación con la misión de la entidad es decir la de administrar justicia, se debe garantizar la organización y digitalización de los archivos para el acceso y garantizar la memoria de la Entidad, lo anterior son los aspectos más relevantes que se categorizaron con los ejes articuladores y que obtuvieron mayor impacto, no obstante la particularidad de los otros aspectos se puede observar en el desarrollo de este documento. En este sentido se han desarrollado planes para mejorar estas problemáticas.

4METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS

Para realizar la identificación de los aspectos críticos se tomó como base en el “Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR” (Xxxxxxxx, Xxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxx, & Xxxxx Xxxxxx, 0000), puesto que la entidad no tiene antecedentes con la formulación del plan institucional de archivos – PINAR; así mismo se analizó la información recolectada en las diferentes dependencias de la entidad y presentada en el Diagnóstico Integral de Archivos - DIAR de la JEP (Servisoft S.A., 2019).

En concordancia con lo anterior, se procede a compilar la información recolectada en herramienta de Excel, mediante conformación de un nuevo Excel que agrupa la información de acuerdo con los ocho (8) procesos archivísticos, se tabula las respuestas obtenidas, mediante análisis por cada una de las preguntas realizadas de allí; se genera una matriz de calor que permite identificar los aspectos más críticos de la función archivística de la entidad.

4.1IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

De conformidad con la evaluación de la situación actual, se realiza la presentación de los aspectos críticos y riesgos identificados, e igualmente dentro de la perspectiva de la Política Institucional de Gestión Documental, Archivos y Acceso a la Información (Xxxxxxx, 2019).

En dicha Política se declaran tres dimensiones, a saber: Gestión Documental, Archivos y el Acceso a la Información.

Por lo tanto, la presentación de los aspectos críticos y los riesgos denota la ilación entre la identificación la política, y el contexto a que pertenece bien sea uno de los ocho (8) procesos de la gestión documental, y si pertenece a un instrumento archivístico:

ASPECTO_CRITICO	RIESGO
Desconocer la política de gestión documental	Desarticulación de la función archivística con la política de gestión documental
No hay conocimiento de los procesos y procedimientos de gestión documental para facilitar el manejo y acceso a la información en cualquier soporte.	Desconocimiento de las directrices, lineamientos, normas, procesos y procedimientos relacionados con la gestión documental Desconocimiento de responsabilidades y obligaciones de los funcionarios frente a la gestión documental Desconocimiento de las acciones a implementar en casos de desastre o siniestro, tendientes a salvaguardar los documentos e información. Pérdida de la información física, almacenada, procesada o manejada por cada dependencia. Desorganización del archivo Información desactualizada Efectividad en servicio xx xxxxxxxx y consulta Desgaste administrativo Afectación física de los documentos Afectación económica a la entidad
El recurso humano asignado para la organización de archivos no cuenta con toda la dedicación del tiempo necesaria para cumplir con la organización de los archivos de la dependencia	Pérdida de documentos Desorganización del archivo Información desactualizada Ineficacia en servicio xx xxxxxxxx y consulta Contratación de personal para re organizar el archivo en cada una de las dependencias
No se cuenta con todos los archivos digitalizados para procesos de consulta y trámite al interior de la Entidad	Pérdida y recuperación de información Ineficacia en servicio xx xxxxxxxx y consulta Gastos adicionales para digitalización
No se cuenta ni con comité de Valoración Documental de conformidad con el contexto de la Entidad, ni con el personal.	No se garantiza que se conservarán para el futuro los documentos con valores permanentes No se contara con las pruebas para generar verdad, justicia, reparación y evitar la impunidad
La entidad no cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos de conformidad con el modelo de requisitos para gestión de documentos electrónicos	Generación de documentos electrónicos y digitalizados sin la aplicación de estándares para su producción, trámite y preservación. Desvinculación de los documentos electrónicos al expediente al que pertenece Acumulación de documentos electrónicos de archivo sin organizar Uso inapropiado de recursos de almacenamiento de información Perdida de información al dejarla solo en un Equipo de Computo Perdida de confidencialidad de la información
No están elaborados los programas específicos	Desnormalización de la forma documental fija del documento Perdida de información para la continuidad de la operación de la entidad en caso de siniestro Incumplimiento de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo Incremento en volúmenes documentales físicos y electrónicos duplicada Perdida de información por obsolescencia
Inadecuada identificación y rotulación de las unidades de conservación	Dificultad para identificar y recuperar las unidades documentales
No se cuenta con las directrices para las Transferencias Documentales	Acumulación de archivo en las oficinas Dificultad para consulta de documentos
Los documentos de archivo no se encuentran organizados	Perdida de documentos e información Perdida de la memoria institucional Extracción deliberada de documentos de los expedientes Deterioro de los documentos Conformación de expedientes sin criterio técnico de clasificación documental
No se cuenta con Inventarios Documentales y No Realiza Descripción Archivística a Nivel xx XXXXX G / ISAAR (CPF)	Pérdida de documentos Dificultad para consulta de documentos
No hay políticas para garantizar la conservación y migración a nuevos soportes tecnológicos	Pérdida de información
No se ha implementado el Sistema Integrado de Conservación - SIC	Perdida de información por deterioro progresivo de los documentos Incapacidades frecuentes de los servidores por alteración de la salud
No se cuenta con estimación de crecimiento de documentos electrónicos y/o digitales para estimar la capacidad instalada requerida para almacenamiento	Imposibilidad de almacenamiento de documentos de archivo en el Sistema
No están definidos los requisitos de preservación de los documentos electrónicos de archivo	Impacto de la obsolescencia tecnológica No se realiza conversión de formatos, generando perdida de información No se puede garantizar la sostenibilidad económica de un sistema de almacenaje robusto a largo plazo
No se cuenta con el suficiente espacio con las condiciones mínimas requeridas para el almacenamiento y seguridad de documentos de archivo de la Entidad.	Pérdida de documentos Deterioro progresivo de los documentos Información desactualizada
Existen diferentes sistemas de información y sistemas de almacenamiento que no tienen política de operación o interoperabilidad	Dificultad en la búsqueda y recuperación de información Pérdida de documentos Información desactualizada Duplicidad de la información
No está definido el procedimiento para garantizar la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos y electrónicos	Pérdida de información Incumplimiento normativo Afectación económica a la entidad, por reconstrucción de expedientes Investigaciones disciplinarias
La entidad no cuenta la política cero papel	Incumplimiento normativo Afectación económica a la entidad, por compra de papel No uso de los sistemas de información
No se cuenta con un Programa de Auditoria y Control	Ausencia de aseguramiento de ejecución de las actividades relacionadas con la gestión documental Ausencia de aseguramiento del cumplimiento del componente normativo relacionado con la Gestión Documental. Reprocesos en los procesos y procedimientos, que generan afectación económica a la entidad
La entidad no cuenta con un reglamento de archivo	Pérdida de documentos Desorganización del archivo Información desactualizada Afectación en servicio xx xxxxxxxx y consulta Reproceso administrativo Afectación física de los documentos Afectación económica a la entidad Contrato de personal para reorganizar el archivo
No están establecidas las directrices relacionadas con producción, reproducción y tratamiento de documento físico y electrónicos	Generación de documentos electrónicos y digitalizados sin la aplicación de estándares para su producción y trámite Desvinculación de los documentos electrónicos al expediente al que pertenece
La Entidad no ha otorgado Voz y Voto al Jefe de Departamento de Gestión Documental en el Comité de Gestión para la Administración de Justicia	Incumplimiento normativo Aprobación de documentos y decisiones relacionadas con gestión documental sin el concepto técnico
No hay normalización para numerar los actos administrativos	Incumplimiento normativo
No se han estructurado los servicios de archivo	Pérdida de información por falta de controles Investigaciones disciplinarias
No se cuenta con puntos de radicación en el nivel territorial	Incumplimiento de la misión de la Entidad, por falta xx xxxxxxx de recepción de documentos Incumplimiento normativo Investigaciones disciplinarias Duplicidad de la información
No se cuenta con la definición clara de procesos, procedimientos, guías, manuales, flujos documentales actualizados para el proceso de gestión documental	Acumulación sin control de expedientes y documentos en los archivos de gestión Destrucción del patrimonio por eliminación de expedientes misionales Desconocimiento de la existencia de expedientes conformados y su contexto de producción Perdida de la oportunidad en la consulta y recuperación de los documentos de archivo

Tabla 1. Aspectos críticos y riesgos

5PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

En este aspecto se presentan los aspectos críticos anteriormente señalados, frente a cada uno de los ejes articuladores, en fundamento con la Ley 594 de 2000 Artículo 4 (Presidencia de la Republica, 2000).

Los valores son el resultado del proceso de análisis, puntuación y cruce realizado entre el aspecto crítico y los ejes articuladores estos últimos desde cinco (5) enfoques: administración de archivos, acceso a la información, preservación de la información, aspectos tecnológicos y de seguridad, y fortalecimiento y articulación.

En cada eje se validó y selecciono la existencia o no de la solución directa de cada aspecto crítico, frente a los diez (10) criterios de cada eje de conformidad con la tabla de criterios de evaluación del Manual de Formulación xxx XXXXX del AGN, es decir se evaluaron cincuenta (50) criterios por cada uno de los veintisiete (27) aspectos críticos, a continuación, se presenta el resultado de la matriz de prioridades para la JEP:

	PRIORIDAD EJES ARTICULADORES
ITEM	ASPECTO CRITICO	Administración de Archivos	Acceso a la Información	Preservación de la información	Aspectos tecnológicos y de seguridad	Fortalecimiento y Articulación	TOTAL
1	La entidad no cuenta con un reglamento de archivo	9	10	9	10	9	47
2	No se cuenta con un Programa de Auditoria y Control	9	9	9	10	9	46
3	Los documentos de archivo no se encuentran organizados	10	10	10	9	7	46
4	No están elaborados los programas específicos	8	10	9	10	8	45
5	No se cuenta con todos los archivos digitalizados para procesos de consulta y trámite al interior de la Entidad	10	8	10	9	7	44
6	No se cuenta ni con comité de Valoración Documental de conformidad con el contexto de la Entidad, ni con el personal .	9	8	10	8	8	43
7	No se ha implementado el Sistema Integrado de Conservación - SIC	9	8	10	10	5	42
8	Existen diferentes sistemas de información y sistemas de almacenamiento que no tienen política de operación o interoperabilidad	9	8	10	10	5	42
9	El recurso humano asignado para la organización de archivos no cuenta con toda la dedicación del tiempo necesaria para cumplir con la organización de los archivos de la dependencia	8	7	9	8	7	39
10	La entidad no cuenta la política cero papel	7	6	9	10	7	39
11	La entidad no cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos de conformidad con el modelo de requisitos para gestión de documentos electrónicos	9	8	6	10	5	38
12	No se cuenta con estimación de crecimiento de documentos electrónicos y/o digitales para estimar la capacidad instalada requerida para almacenamiento	8	8	10	7	5	38
13	No se cuenta con el suficiente espacio con las condiciones mínimas requeridas para el almacenamiento y seguridad de documentos de archivo de la Entidad.	8	5	9	10	5	37
14	No se han estructurado los servicios de archivo	7	10	10	7	3	37
15	No hay normalización para numerar los actos administrativos	8	8	8	3	6	33
16	No se cuenta con puntos de radicación en el nivel territorial	8	10	4	7	4	33
17	No están definidos los requisitos de preservación de los documentos electrónicos de archivo	8	5	8	5	6	32
18	No hay políticas para garantizar la conservación y migración a nuevos soportes tecnológicos	8	5	8	5	5	31
19	No hay conocimiento de los procesos y procedimientos de gestión documental para facilitar el manejo y acceso a la información en cualquier soporte.	8	7	4	5	6	30
20	No se cuenta con la definición clara de procesos, procedimientos, guías, manuales, flujos documentales actualizados para el proceso de gestión documental	7	8	2	3	8	28
21	No se cuenta con las directrices para las Transferencias Documentales	7	3	6	4	5	25
22	No están establecidas las directrices relacionadas con producción, reproducción y tratamiento de documento físico y electrónicos	6	7	2	5	4	24
23	Inadecuada identificación y rotulación de las unidades de conservación	5	5	6	3	4	23
24	No está definido el procedimiento para garantizar la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos y electrónicos	8	4	3	3	5	23
25	No se cuenta con Inventarios Documentales y No Realiza Descripción Archivística a Nivel xx XXXXX G / ISAAR (CPF)	6	6	5	2	2	21
26	La Entidad no ha otorgado Voz y Voto al Jefe de Departamento de Gestión Documental en el Comité de Gestión para la Administración de Justicia	3	0	3	5	10	21
27	Desconocer la política de gestión documental	2	1	1	3	4	11
	TOTAL	204	184	190	181	159

Tabla 2. Priorización de aspectos críticos

6VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN

A efectos de formular la visión estratégica, se tomó como base el resultado de la matriz de prioridades los aspectos críticos y ejes articuladores con sumatoria de impacto mayor a 40 señalados en el anterior punto de este documento:

ASPECTO CRITICO	TOTAL	EJES ARTICULADORES	VALOR
La entidad no cuenta con un reglamento de archivo	47	Administración de Archivos	204
No se cuenta con un Programa de Auditoria y Control	46	Preservación de la información	190
Los documentos de archivo no se encuentran organizados	46	Aspectos tecnológicos y de seguridad	184
No están elaborados los programas específicos	45	Acceso a la Información	181
No se cuenta con todos los archivos digitalizados para procesos de consulta y trámite al interior de la Entidad	44	Fortalecimiento y Articulación	159
No se cuenta ni con comité de Valoración Documental de conformidad con el contexto de la Entidad, ni con el personal.	43
No se ha implementado el Sistema Integrado de Conservación - SIC	42
Existen diferentes sistemas de información y sistemas de almacenamiento que no tienen política de operación o interoperabilidad	42

Tabla 3. Aspectos críticos vs. Ejes articuladores de mayor impacto.

En este sentido la visión estrategia es:

La Jurisdicción Especial para la Paz – JEP, fijará los lineamientos en materia de gestión documental de conformidad con el contexto de producción de la documentación, así mismo destinará los recursos necesarios para garantizar la organización, digitalización y conservación de los archivos de la Entidad.

7FORMULACIÓN DE OBJETIVOS

Para cumplir la visión estratégica de la entidad se plantearon los siguientes objetivos, asociados a cada uno de los aspectos críticos, producto de la interrelación con los ejes articuladores y que tuvieron mayor impacto en la evaluación:

ASPECTO CRITICO / EJES ARTICULADORES	OBJETIVOS
La entidad no cuenta con un reglamento de archivo	Elaborar el reglamento de archivo de conformidad con la Ley 594 de 2000, para que la entidad cuente con parámetros y lineamientos que mejoren la función archivística. Implementar el reglamento de archivo en la entidad por medio del programa de capacitación, para que los servidores apliquen de manera adecuada los parámetros y lineamientos de la función archivística
No se cuenta con un Programa de Auditoria y Control	Formular el plan de auditoría y control para la entidad direccionado a la gestión archivística, mediante aplicación de herramientas de calidad que permitan la evaluación y control permanente, para lograr una gestión documental de acuerdo a los estándares de calidad actuales. Implementar un programa de auditoría y control direccionado a los procesos de gestión documental, mediante la aplicación de técnicas especializadas según la normatividad vigente, para lograr un mejoramiento continuo en los procesos archivísticos.
Los documentos de archivo no se encuentran organizados	Organizar la documentación de cada una de las unidades administrativas, teniendo en cuenta la Ley general de Archivos, a través de la contratación del servicio de organización de archivo, para garantizar el acceso y conservación de la documentación
No están elaborados los programas específicos	Diseñar un portafolio de programas específicos de información análoga y digital, que cumplan con los estándares técnicos archivísticos, normativos y tecnológicos, con el fin de obtener una guía que garantice posteriormente una adecuada implementación y administración documental en la JEP
No se cuenta con todos los archivos digitalizados para procesos de consulta y trámite al interior de la Entidad	Digitalizar documentos de archivo físico, a través herramientas que permitan convertir información analógica en formato digital, para facilitar la gestión administrativa y mejorar los tiempos de consulta de documentos.
No se cuenta ni con comité de Valoración Documental de conformidad con el contexto de la Entidad, ni con el personal.	Analizar y definir los valores funcionales a través de macro valoración de los documentos de archivo, para determinar conservación y la disposición final.
No se ha implementado el Sistema Integrado de Conservación - SIC	Implementar el Sistema Integrado de Conservación - SIC enfocado a los procesos de la gestión documental, orientado a desarrollar medidas de control y seguimiento para la conservación preventiva de esta manera asegurar la perdurabilidad de los documentos que soportan la memoria institucional de la JEP.
	Fomentar al interior de la JEP la importancia del sistema integrado de conservación, mediante el programa de capacitación y comunicar las diferentes estrategias y medidas preventivas, para la conservación de los documentos en aras de lograr la integralidad documental en los diferentes soportes de almacenamiento.
Existen diferentes sistemas de información y sistemas de almacenamiento que no tienen política de operación o interoperabilidad	Formular una política de interoperabilidad de los diferentes sistemas de información de la JEP, mediante la aplicación de estándares y lineamientos, para facilitar la comunicación entre los mismos y garantizar la integridad de la información.

Tabla 4. Formulación de objetivos.

Por lo anterior, se identificaron los planes asociados a los objetivos definidos así:

ASPECTO CRITICO / EJES ARTICULADORES	OBJETIVOS	PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS
La entidad no cuenta con un reglamento de archivo	Elaborar el reglamento de archivo de conformidad con la Ley 594 de 2000, para que la entidad cuente con parámetros y lineamientos que mejoren la función archivística. Implementar el reglamento de archivo en la entidad por medio del programa de capacitación, para que los servidores apliquen de manera adecuada los parámetros y lineamientos de la función archivística	Plan de reglamento general de archivo
No se cuenta con un Programa de Auditoria y Control	Formular el plan de auditoría y control para la entidad direccionado a la gestión archivística, mediante aplicación de herramientas de calidad que permitan la evaluación y control permanente, para lograr una gestión documental de acuerdo a los estándares de calidad actuales. Implementar un programa de auditoría y control direccionado a los procesos de gestión documental, mediante la aplicación de técnicas especializadas según la normatividad vigente, para lograr un mejoramiento continuo en los procesos archivísticos.	Plan de Auditoría y Control para la gestión documental
Los documentos de archivo no se encuentran organizados	Organizar la documentación de cada una de las unidades administrativas, teniendo en cuenta la Ley general de Archivos, a través de la contratación del servicio de organización de archivo, para garantizar el acceso y conservación de la documentación	Proyecto de organización de archivos
No están elaborados los programas específicos	Diseñar un portafolio de programas específicos de información análoga y digital, que cumplan con los estándares técnicos archivísticos, normativos y tecnológicos, con el fin de obtener una guía que garantice posteriormente una adecuada implementación y administración documental en la JEP	Programas Específicos
No se cuenta con todos los archivos digitalizados para procesos de consulta y trámite al interior de la Entidad	Digitalizar documentos de archivo físico, a través herramientas que permitan convertir información analógica en formato digital, para facilitar la gestión administrativa y mejorar los tiempos de consulta de documentos.	Digitalización de archivos para proceso de consulta y tramite al interior de la entidad
No se cuenta ni con comité de Valoración Documental de conformidad con el contexto de la Entidad, ni con el personal.	Analizar y definir los valores funcionales a través de macro valoración de los documentos de archivo, para determinar conservación y la disposición final.	Valoración Documental
No se ha implementado el Sistema Integrado de Conservación - SIC	Implementar el Sistema Integrado de Conservación - SIC enfocado a los procesos de la gestión documental, orientado a desarrollar medidas de control y seguimiento para la conservación preventiva de esta manera asegurar la perdurabilidad de los documentos que soportan la memoria institucional de la JEP.	Sistema Integrado de Conservación Documental para la JEP
	Fomentar al interior de la JEP la importancia del sistema integrado de conservación, mediante el programa de capacitación y comunicar las diferentes estrategias y medidas preventivas, para la conservación de los documentos en aras de lograr la integralidad documental en los diferentes soportes de almacenamiento.	Plan de capacitación en Sistema Integrado de Conservación - SIC
Existen diferentes sistemas de información y sistemas de almacenamiento que no tienen política de operación o interoperabilidad	Formular una política de interoperabilidad de los diferentes sistemas de información de la JEP, mediante la aplicación de estándares y lineamientos, para facilitar la comunicación entre los mismos y garantizar la integridad de la información.	Plan de integración para los sistemas de información

Tabla 5. Formulación de Planes y Proyectos

8FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS XXX XXXXX

Los planes y proyectos se presentan respondiendo a cada uno de los objetivos planteados, con la siguiente estructura sugerida en la Manual formulación del Plan Institucional de Archivos - PINAR (Xxxxxxxx, Xxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxx, & Xxxxx Xxxxxx, 2014).

Plan de reglamento general de archivo

Objetivo
Elaborar el reglamento de archivo de conformidad con la Ley 594 de 2000, para que la entidad cuente con parámetros y lineamientos que mejoren la función archivística. Implementar el reglamento de archivo en la entidad por medio del programa de capacitación, para que los servidores apliquen de manera adecuada los parámetros y lineamientos de la función archivística
Alcance
Comienza con la articulación del reglamento general de archivos de conformidad con el conjunto de normas, acuerdos, leyes que aplican para el diseño, construcción y formulación de este documento, con fines de implementación y divulgación al interior de la Jurisdicción Especial para la Paz - JEP.

Responsable: Jefe de Departamento de Gestión Documental

Actividad	Responsable	Fecha de Inicio	Fecha Final	Entregable	Observaciones
Articular la estructura del reglamento de conformidad con la normativa archivística colombiana.	Abogado del Departamento de Gestión Documental	1/06/2020	8/06/2020	Documento con la relación normatividad que aplica en la materia.
Identificar las disposiciones generales de conformidad con el ordenamiento jurídico de la JEP.	Abogado del Departamento de Gestión Documental	13/06/2020	17/06/2020	Documento de articulación de la normativa archivística y ordenamiento de la JEP
Formular el reglamento general de archivos de la JEP.	Abogado del Departamento de Gestión Documental	20/06/2020	22/07/2020	Documento reglamento general de archivos de la JEP
Implementar el reglamento general de archivos de la JEP al interior de la misma.	Dirección Administrativa y Financiera	26/07/2020	12/08/2020	Acto administrativo de implementación del reglamento general de archivos de la JEP
Divulgar el reglamento general de archivos de la JEP al interior de la misma.	Subdirección de Comunicaciones	16/08/2020	19/09/2020	Publicación en la página Web de la JEP

INDICADORES
INDICADOR	ÍNDICE	SENTIDO	META
Identificar la normatividad aplicable	(# de entregable / Cantidad de entregables)*100	Creciente	100%
Reglamento formulado	(Reglamento formulado / Reglamento aprobado)*100	Creciente	100%
Reglamento difundido	(Reglamento difundido 47 / Unidades administrativas)100	Constante	100%

RECURSOS
TIPO	CARACTERÍSTICAS	OBSERVACIONES
Humano	1 Abogado	Profesional : Abogado con experiencia en 2 años.
Humano	1 Archivista	Profesional : Bibliotecología y Archivística con experiencia en 2 años.

tabla 6. Plan reglamento general de archivo.

Plan de Auditoría y Control para la gestión documental

Objetivo
Formular el plan de auditoría y control para la entidad direccionado a la gestión archivística, mediante aplicación de herramientas de calidad que permitan la evaluación y control permanente, para lograr una gestión documental de acuerdo a los estándares de calidad actuales. Implementar un programa de auditoría y control direccionado a los procesos de gestión documental, mediante la aplicación de técnicas especializadas según la normatividad vigente, para lograr un mejoramiento continuo en los procesos archivísticos.
Alcance
El Plan de Auditoría y Control inicial con la definición de los procesos a intervenir y finaliza con informe de lo encontrado en cada proceso.

Responsable: Jefe de Departamento de Gestión Documental

Actividad	Responsable	Fecha de Inicio	Fecha Final	Entregable	Observaciones
Formular el Plan de auditoría y control	Equipo del Departamento de Gestión Documental	1/02/2021	31/03/2021	Plan de auditoría y control
Revisar y aprobar el plan de auditoría y control	Control Interno	1/04/2021	30/04/2021	Plan de auditoría y control Sistema de Gestión Documental revisado y aprobado
Publicar programa de auditoría y control	Subdirección de comunicaciones	1/05/2021	10/05/2021	Programa de auditoría y control publicado
Realizar el proceso de socialización y capacitación	Archivista Departamento de Gestión Documental	15/05/2021	30/06/2021	Listado de asistencia Evaluación de capacitación
Realizar el cronograma anual de Auditorías y control	Archivista Departamento de Gestión Documental	1/07/2021	15/07/2021	Cronograma de auditorías y control	Su ejecución se realizará anual, durante el tiempo de vida de la JEP
Ejecutar programa de auditoría y control	Abogado del Departamento de Gestión Documental	16/07/2021	31/12/2021	Informes de auditoría y control
Implementar acciones de mejora y/o correctivas	Dependencias JEP	16/07/2021	31/12/2021	Plan de mejoramiento
Seguimiento al plan de mejoramiento	Jefe Departamento de Gestión Documental	16/07/2021	31/12/2021	Informes del Plan de mejoramiento

INDICADORES
INDICADOR	ÍNDICE	SENTIDO	META
Plan Auditoría formulado	(Plan Auditoría formulado aprobado / Plan entregado) *100	Creciente	100%
Plan Auditoría divulgado	(Plan Auditoría divulgado 47 / Unidades administrativas) 100	Creciente	100%
Plan Auditoría implementado	(Plan Auditoría implementado47 / Unidades administrativas) 100	Creciente	100%

RECURSOS
TIPO	CARACTERÍSTICAS	OBSERVACIONES
Humano	1 archivistas	Profesional: Bibliotecología y Archivística con mínimo dos años de experiencia en procesos de auditoría de gestión documental
Humano	1 Abogado	Profesional: Abogado con mínimo dos años de experiencia en procesos de auditoría de gestión documental

Tabla 7. Plan 2 auditoría y control para la gestión documental.

Proyecto de organización de archivos

Objetivo
Contratar la organización y digitalización certificada del archivo de la entidad aplicando las Tablas de Retención Documental
Alcance
Comienza con la formulación de los estudios previos para el proceso de contratación, ejecución, y monitoreo de control objeto de la contratación.

Responsable: Jefe de Departamento de Gestión Documental

Actividad	Responsable	Fecha de Inicio	Fecha Final	Entregable	Observaciones
Diseñar los estudios previos de conformidad con lo identificado en el diagnósitico integral de archivos y proceso de medición	Abogado del Departamento de Gestión Documental	1/04/2020	29/05/2020	Documento de estudio previo
Revisión y aprobación de los estudios previos	Jefe del Departamento de Gestión Documental	1/06/2020	19/06/2020	Documento de estudio previo aprobado
Realizar el proceso de contratación	Subdirector nacional de Contratación	23/06/2020	24/07/2020	Contrato suscrito
Desarrollar el plan para la Dirección del Proyecto	Contratista	3/08/2020	3/09/2020	Plan para la Dirección del Proyecto
Revisión y aprobación del plan para la Dirección del Proyecto	Jefe del Departamento de Gestión Documental	4/09/2020	11/09/2020	Plan para la Dirección del Proyecto aprobado
Diseñar instructivo de organización documental	Contratista	3/08/2020	3/09/2020	Instructivo de organización documental
Revisión y aprobación del instructivo de organización documental	Jefe del Departamento de Gestión Documental	4/09/2020	11/09/2020	Instructivo de organización documental aprobado
Preparar y realizar la entrega y punteo de las unidades de conservación a procesar	Jefe del Departamento de Gestión Documental	14/09/2020	28/10/2022	Acta de entrega
Realizar el punteo y recepción de las unidades de conservación a procesar	Contratista	14/09/2020	28/10/2022	Acta de entrega firmada y recibida a satisfacción
Realizar el embalaje cargue y descargue de las unidades de almacenamiento	Contratista	14/09/2020	28/10/2022	Acta de entrega y recepción de unidades de conservación
Almacenar las unidades de almacenamiento en los cuerpos de estantería	Contratista	14/09/2020	28/10/2022	Formato de inventario documental con identificación de signatura topográfica
Realizar el proceso de mapeo de las unidades de conservación	Contratista	14/09/2020	28/10/2022	Formato de inventario documental con identificación de signatura topográfica y señalética de almacenamiento
Realizar el proceso técnico de intervención archivística	Contratista	14/09/2020	9/12/2022	Formato de inventario documental actualizado

INDICADORES
INDICADOR	ÍNDICE	SENTIDO	META
Diseño de estudios previos	(Estudios previos diseñados / estudios previos aprobados) *100	Creciente	100%
Contrato suscrito	(Números de contratos adjudicados / Número de contratos suscritos) *100	Creciente	100%
Plan para la Dirección del Proyecto	(Número de planes aprobados / Número de planes solicitados) *100	Creciente	100%
Instructivo de organización documental	(Número de Instructivo de organización documental aprobado / Número de Instructivo de organización documental solicitado) *100	Creciente	100%
Cajas mapeadas	(Número xx xxxxx entregadas / Número xx xxxxx mapeadas) *100	Creciente	100%
Metros lineales organizados	(Número de metros lineales organizados / Número de metros lineales contratados a organizar) *100	Creciente	100%
Folios digitalizados	(Número de folios digitalizados / Número total de folios a digitalizar) *100	Creciente	100%

RECURSOS
TIPO	CARACTERÍSTICAS	OBSERVACIONES
Humano	1 Abogado	Profesional : Abogado con experiencia en 2 años en formulación de instrumentos archivísticos.
Humano	1 Archivista	Profesional : Bibliotecología y Archivística con experiencia en 2 años en formulación de instrumentos archivísticos.

tabla 8. Proyecto de organización de archivos.

Proyecto programas específicos PGD

Objetivo
Diseñar un portafolio de programas específicos de información análoga y digital, que cumplan con los estándares técnicos archivísticos, normativos y tecnológicos, con el fin de obtener una guía que garantice posteriormente una adecuada implementación y administración documental en la JEP
Alcance
Comienza con la formulación de los estudios previos para el proceso de contratación, ejecución, y monitoreo de control objeto de la contratación y finaliza con la aprobación de los programas específicos.

Responsable: Jefe de Departamento de Gestión Documental

Actividad	Responsable	Fecha de Inicio	Fecha Final	Entregable	Observaciones
Diseñar los estudios previos de conformidad con los programas específicos del PGD de la Entidad	Abogado del Departamento de Gestión Documental	1/04/2020	29/05/2020	Documento de estudio previo
Revisión y aprobación de los estudios previos	Jefe del Departamento de Gestión Documental	1/06/2020	19/06/2020	Documento de estudio previo aprobado
Realizar el proceso de contratación	Subdirector nacional de Contratación	23/06/2020	24/07/2020	Contrato suscrito
Formular el cronograma general para el desarrollo del programa específico	Contratista	3/08/2020	14/08/2020	Cronograma general
Revisión y aprobación del cronograma general para el desarrollo del programa específico	Jefe del Departamento de Gestión Documental	18/08/2020	21/08/2020	Cronograma general aprobado
Formular y presentar el programa específico	Contratista	24/08/2020	24/11/2020	Programa específico
Revisión y aprobación del programa específico	Jefe del Departamento de Gestión Documental	24/11/2020	30/11/2020	Programa específico aprobado

INDICADORES
INDICADOR	ÍNDICE	SENTIDO	META
Diseño de estudios previos	(Estudios previos diseñados / estudios previos aprobados) *100	Creciente	100%
Contrato suscrito	(Números de contratos adjudicados / Número de contratos suscritos) *100	Creciente	100%
Cronograma general para el desarrollo del programa específico	(Cronograma general para el desarrollo del programa específico/ Cronograma general para el desarrollo del programa específico aprobado) *100	Creciente	100%
Programa específico formulado	(Programa específico formulado / Programa específico formulado aprobado) *100	Creciente	100%

RECURSOS
TIPO	CARACTERÍSTICAS	OBSERVACIONES
Humano	1 Abogado	Profesional : Abogado con experiencia en 2 años en formulación de instrumentos archivísticos.
Humano	1 Archivista	Profesional : Bibliotecología y Archivística con experiencia en 2 años en formulación de instrumentos archivísticos.

Tabla 9. Proyecto programas específicos PGD.

Digitalización de archivos para proceso de consulta y tramite al interior de la entidad

Objetivo
Digitalizar documentos de archivo físico, a través herramientas que permitan convertir información analógica en formato digital, para facilitar la gestión administrativa y mejorar los tiempos de consulta de documentos.
Alcance
Inicia con conversión de los soportes físicos en las imágenes PDF-A con OCR y con certificado electrónico, hasta finalizar con la extracción de metadatos de cada imagen de acuerdo con el diccionario de metadatos definido por esta actividad.

Responsable: Jefe de Departamento de Gestión Documental

Actividad	Responsable	Fecha de Inicio	Fecha Final	Entregable	Observaciones
Agrupar los documentos de archivo a digitalizar.	Técnico de Archivo del Departamento de Gestión Documental	1/01/2021	28/02/2021
Diseñar matriz de extracción de metadatos para las imágenes a digitalizar	Profesional en archivística	1/03/2021	15/03/2021	Matriz metadatos imágenes
Diseñar los estudios previos	Jefe Departamento de Gestión Documental	1/03/2021	30/03/2021
Revisión y aprobación de los estudios previos	Jefe Departamento de Gestión Documental	1/04/2021	10/04/2021
Realizar el proceso de contratación	Subdirector de Contratación	11/04/2021	10/05/2021
Definición de Cronograma de Actividades	Firma externa/ Profesional en Gestión Documental	11/05/2021	15/05/2021
Alistar y retirar material abrasivo de los documentos a digitalizar	Contratista	16/05/2021	31/12/2021
Digitalizar, convertir a PDF-A, OCR y certificar documentos de archivo digitalizados	Contratista	17/05/2021	31/12/2021	Imágenes
Control de calidad de las características de las imágenes digitalizadas	Contratista	18/05/2021	31/12/2021	Informe de control de calidad
Extraer y registrar metadatos para cada imagen digitalizada	Contratista	19/05/2021	31/12/2021	Matriz metadatos imágenes
Control de calidad de los registros digitados para las imágenes	Contratista	20/05/2021	31/12/2021	Informe de control de calidad
Entregar archivos y registros de metadatos	Contratista	21/05/2021	31/12/2021	Acta de entrega

INDICADORES
INDICADOR	ÍNDICE	SENTIDO	META
Entregas	(Cantidad de entregas realizadas/ Cantidad de entregas programadas) *100	Creciente	100%
Calidad digitalización	(# de errores / cantidad total de imágenes digitalizadas) *100	Creciente	100%
Calidad metadatos	(# de errores / cantidad total de registros digitados) *100	Creciente	100%

RECURSOS
TIPO	CARACTERÍSTICAS	OBSERVACIONES
Humano	Auxiliar de Archivo	Experiencia en organización de archivos un (1) año
Humano	Profesional en archivística	Experiencia de un (1) año en liderazgo de proyectos
Humano	Digitalizador	Experiencia en digitalización de documentos de un (1) año
Humano	Técnico de archivo	Experiencia en control de calidad de archivos un (1) año
Tecnológicos	Escáner industrial 5650 fujitsu	La cantidad varía de acuerdo con la cantidad de personas que trabajen en el proyecto
Tecnológicos	Computador de escritorio última generación	La cantidad varía de acuerdo con la cantidad de personas que trabajen en el proyecto

Tabla 10. Digitalización de archivos para proceso de consulta y tramite al interior de la entidad.

Valoración Documental

Objetivo
Analizar y definir los valores funcionales a través de la macro valoración de los documentos de archivo, para determinar conservación y la disposición final.
Alcance
Inicia con la definición de la forma de realizar la valoración documental pasando por los criterios de macro valoración y termina con la valoración de todos los documentos de archivo del fondo documental de la entidad

Responsable: Jefe de Departamento de Gestión Documental

Actividad	Responsable	Fecha de Inicio	Fecha Final	Entregable	Observaciones
Conformar integrantes comisión de valoración documental	Jefe de Departamento de Gestión Documental	1/06/2021	30/06/2021	Contrato formalizado de los integrantes de la comisión
Crear comisión de valoración para valoras las series y procesos documentales	Jefe de Departamento de Gestión Documental	1/06/2021	30/06/2021	Acto administrativo para la creación de la comisión
Diseñar cronograma de valoración de documentos y cronograma de entregables	Comisión de valoración	1/07/2021	9/08/2021	Cronograma de valoración / Cronograma de entregables
Diseñar un manual de procedimientos para la valoración documental	Comisión de valoración	1/07/2021	2/08/2021	Manual de procedimientos para la valoración documental
Realizar valoración de documentos de archivo	Comisión de valoración	3/08/2021	1/12/2021	Informe de avance	Debe entregarse como mínimo dos informes de avance durante el periodo definido para la ejecución de este proyecto
Realizar control de calidad de los entregables	Profesional en Archivística	10/08/2021	15/12/2021	Informe de control de calidad
Entregar documento descriptivo de la valoración realizada al todo el fondo documental de la JEP	Comisión de valoración/Jefe de Departamento de Gestión Documental	16/12/2021	22/12/2021	Documento final	El entregable debe indicar las acciones a realizar con los documentos de archivo que reposan el todo el fondo documental donde se define la disposición final de los documentos de archivo de la JEP

INDICADORES
INDICADOR	ÍNDICE	SENTIDO	META
Cumplimiento	(Cantidad de entregables entregados/ 9)*100	Creciente	100%
Gestión	(Total de documentos de archivo valorados / Total de documentos de archivo del fondo documental) *100	Creciente	100%

RECURSOS
TIPO	CARACTERÍSTICAS	OBSERVACIONES
Humano	Historiador, Abogado, Ingeniero Industrial, Archivista	Se contratará un profesional para cada perfil y cada uno debe tener experiencia de 3 años en procesos de valoración documental

Tabla 11. Valoración documental.

Sistema Integrado de Conservación Documental para la JEP

Objetivo
Implementar el Sistema Integrado de Conservación - SIC enfocado a los procesos de la gestión documental, orientado a desarrollar medidas de control y seguimiento para la conservación preventiva de esta manera asegurar la perdurabilidad de los documentos que soportan la memoria institucional de la JEP.
Alcance
Inicia con la planificación de las actividades del SIC y finaliza con la implementación de la infraestructura, materiales, dispositivos de control, soportes documentales físicos o analógicos para todo tipo de información de la JEP

Responsable: Jefe de Departamento de Gestión Documental

Actividad	Responsable	Fecha de Inicio	Fecha Final	Entregable	Observaciones
Identificar los componentes del Sistema Integrado de Conservación - SIC a implementar	Jefe Departamento de Gestión Documental	1/03/2020	30/04/2020	Componentes del sistema integrado de conservación - SIC	La aplicación del sistema integrado de conservación es una actividad permanente
Diseñar los estudios previos	Jefe Departamento de Gestión Documental	1/05/2020	31/05/2020	Documento de estudio previo
Realizar el proceso de contratación	Subdirector nacional de Contratación	1/06/2020	30/06/2020	Contrato suscrito
Implementar el Sistema Integrado de Conservación - SIC	Contratista	1/07/2020	31/12/2020	Informes de Seguimiento del Plan de Conservación Documental

INDICADORES
INDICADOR	ÍNDICE	SENTIDO	META
SIC implementado	(Componentes implementados/componentes contratados) *100	Creciente	100%

RECURSOS
TIPO	CARACTERÍSTICAS	OBSERVACIONES
Humano	1 Archivista	Profesional: Bibliotecología y Archivística con experiencia mínima de dos años en formulación y aplicación de Sistema integrado de conservación.
Humano	1 Conservador	Profesional: Conservador con dos años en implementación de Sistema integrado de conservación.

Tabla 12. Sistema integrado de conservación documental para la JEP.

Plan de capacitación en Sistema Integrado de Conservación - SIC

Objetivo
Capacitar al recurso humano en el Sistema Integrado de Conservación - SIC, a través del acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la Nación, para garantizar la conservación y preservación de los documentos de la entidad. Fomentar el adecuado uso de los diferentes soportes para la conservación de los documentos y así garantizar su integridad, autenticidad, confiabilidad, durabilidad y el acceso a los mismos.
Alcance
Capacitar a los funcionarios y contratistas de la JEP en el Sistema Integrado de Conservación - SIC. Capacitar a funcionarios y contratistas de la JEP en el Sistema Integrado de Conservación –SIC, a través de la normativa que aplica para este proceso, garantizando la conservación de la información de cada una de las unidades administrativas

Responsable: Jefe de Departamento de Gestión Documental

Actividad	Responsable	Fecha de Inicio	Fecha Final	Entregable	Observaciones
Planeación de la Capacitación del Sistema Integrado de Conservación - SIC	Jefe Departamento de Gestión Documental / Profesional Especializado en Sistema Integrado de Conservación-SIC	1/02/2021	15/02/2021	Plan de Capacitación
Definición de temas de capacitación	Jefe Departamento de Gestión Documental / Profesional Especializado en Sistema Integrado de Conservación-SIC	16/02/2021	28/02/2021	Temática aprobada
Programación de Capacitaciones	Profesional Especializado en Sistema Integrado de Conservación-SIC	1/03/2021	15/03/2021	Cronograma de Capacitaciones
Ejecución de Capacitaciones	Profesional Especializado en Sistema Integrado de Conservación - SIC	16/03/2021	15/05/2021	Listados de Asistencia Evaluación de la capacitación
Evaluación de Seguimiento	Jefe Departamento de Gestión Documental / Profesional Especializado en Sistema Integrado de Conservación-SIC	16/03/2021	15/05/2021	Informe de Efectividad de la Capacitación

INDICADORES
INDICADOR	ÍNDICE	SENTIDO	META
Unidades Administrativas Capacitadas	(# de Unidades Administrativas Capacitadas/# de Unidades Administrativas a capacitar) *100	Creciente	100%
Capacitaciones ejecutadas	(# de Capacitaciones Ejecutadas/# de Capacitaciones Programadas) *100	Creciente	100%

RECURSOS
TIPO	CARACTERÍSTICAS	OBSERVACIONES
Humano	Profesional Especializados	Profesional: Profesional Especializado, con más de 3 años de experiencia en capacitación en Sistema Integrado de Conservación - SIC
Físicos	Salas o Auditorios para Capacitación	Salas o Auditorios dotados de sistema de proyección
Tecnológico	Computadores / Impresoras/ Video Beam	Las herramientas tecnológicas requeridas se estimarán en consideración del Plan de Trabajo y el Cronograma de Actividades
Financiero	Certificado de Disponibilidad Presupuestal	Los recursos financieros destinados para la ejecución del proyecto se estimarán en consideración del Plan de Trabajo y el Cronograma de Actividades

Tabla 13. Plan de capacitación en sistema integrado de conservación – SIC.

Plan de integración para los sistemas de información

Objetivo
Formular una política de interoperabilidad de los diferentes sistemas de información de la JEP, mediante la aplicación de estándares y lineamientos, para facilitar la comunicación entre los mismos y garantizar la integridad de la información.
Alcance
Inicia con la formulación y aprobación del Plan de integración para los sistemas de información de la JEP y finaliza c e implementación de la política de interoperabilidad.

Responsable: Jefe de Departamento de Gestión Documental

Actividad	Responsable	Fecha de Inicio	Fecha Final	Entregable	Observaciones
Formular una política para integrar los sistemas de información de la JEP	Grupo Interdisciplinario	1/04/2020	30/04/2020	Documento política para integrar los sistemas de información formulado
Revisión y aprobación de la política para integrar los sistemas de información	Jefe Departamento de Gestión Documental y Director de TI	4/05/2020	8/05/2020	Documento política para integrar los sistemas de información aprobado
Implementar la política para integrar los sistemas de información en la JEP	Dirección de Tecnologías de la Información	11/05/2020	29/05/2020	Acto administrativo de implementación de la política para integrar los sistemas de información en la JEP
Publicar la política de para integrar los sistemas de información en la JEP	Subdirección de Comunicaciones	1/06/2020	13/06/2020	Publicación en la página Web de la JEP

INDICADORES
INDICADOR	ÍNDICE	SENTIDO	META
Política formulada	(Política aprobada/Política formulada) *100	Creciente	100%
Política implementada	(# Sistemas integrados/# sistemas) *100	Constante	100%

RECURSOS
TIPO	CARACTERÍSTICAS	OBSERVACIONES
Humano	1 Abogado	Profesional : Abogado con experiencia en 2 años en formulación de instrumentos archivísticos.
Humano	1 Archivista	Profesional : Bibliotecología y Archivística con experiencia mínima de dos años en formulación de instrumentos archivísticos.
Humano	1 Ingeniero de Sistemas	Profesional: Ingeniero de Sistemas experiencia en interoperabilidad

Tabla 14. Plan de integración para los sistemas de información.

9MAPA XX XXXX

Como se mencionó anteriormente para la construcción del xxxx xx xxxx, se empleó la técnica del EVM por sus siglas Earned Value Management es decir la gestión del valor ganado, que permite medir el desempeño del proyecto frente al costo y cronograma, con el fin precisamente de realizar el monitoreo y control de los planes y proyectos formulados en el tiempo con la siguiente estructura:

	CORTO PLAZO (1 AÑO)	MEDIANO PLAZO (DE 1 A 2 AÑOS)		XXXXX XXXXX (XX 0 X 0 XXXX)
XXXXXX X XXXXXXXXX ASOCIADOS	2020	2021	2022	2023	2024
Plan de reglamento general de archivo
Plan de Auditoría y Control para la gestión documental
Proyecto de organización de archivos
Programas Específicos
Digitalización de archivos para proceso de consulta y tramite al interior de la entidad
Valoración Documental
Sistema Integrado de Conservación Documental para la JEP
Plan de capacitación en Sistema Integrado de Conservación - SIC
Plan de integración para los sistemas de información

Tabla 15. Xxxx xx xxxx.

10HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

De conformidad con el grupo de procesos de la dirección de proyectos, del PMBOK (Project Management Institute, 2017), se adoptó el grupo de procesos de monitoreo y control, a fin de analizar regular el progreso y desempeño de los planes y proyectos formulados, el control esta formulado frente al desempeño real, con el desempeño planificado, igualmente y de conformidad con la estructura de seguimiento y control propuesta en el manual de formulación xxx Xxxxx del AGN se incluyen los indicadores formulados en cada ficha de proyecto, con la meta en relación con los porcentajes de cada uno en los periodos de corto, mediano, y largo plazo, y los gráficos sugeridos para seguimiento:

Ilustración 4. Herramienta de seguimiento y control.

Ver anexo Aspectos Críticos / Seguimiento y Control

11DOCUMENTOS ASOCIADOS

Diagnóstico Integral de archivo.
Política Institucional de Gestión Documental, Archivos y Acceso a la Información.
Anexo Aspectos Críticos / Seguimiento y Control
Anexo Aspectos Críticos / Estudios xx Xxxxxxx Independientes por planes y proyectos.

12GLOSARIO

La terminología archivística utilizada en la elaboración del Plan Institucional de Archivos de la Jurisdicción Especial para la Paz tiene sustento en el Acuerdo 027 de 2006 (Archivo General de la Nación, 2006).

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación, que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Aspecto Crítico: Debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad entorno al cumplimiento de la función archivística

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Comité de Gestión para la Administración de Justicia: Es un órgano de asesoría y decisión que se encarga de orientar, articular y coordinar la ejecución de las acciones y estrategias para el diseño, implementación, evaluación y seguimiento del Modelo de Gestión adecuado a la naturaleza, estructura, procesos y régimen legal de la JEP (Jurisdicción Especial para la Paz, 2019).

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Earned Value Management (EVM): Es el valor ganado que nos informa sobre las desviaciones de costo y tiempo de un proyecto.

Ejes Articuladores: Es el instrumento metodológico basado en los principios de la función archivística dados en la (Ley 594 del 2000. Articulo 4), es el conjunto de políticas, estrategias, proyectos, acciones, entre otros que deben ser programadas y coordinadas para generar conciencia sobre la dimensión y gravedad de un problema.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que estos dan soporte, de compartir dato y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Mapa de procesos: Es la representación gráfica de los procesos que están presentes en una organización, mostrando la relación entre ellos y sus relaciones con el exterior. A su vez, los procesos pueden ser agrupados en Macroprocesos en función de las marcoactividades llevadas a cabo.

Xxxx xx Xxxx: Es el soporte que tiene la alta dirección desarrollada para formular, instrumentar y comunicar una estrategia centrada en la innovación, igualmente es un instrumento que persigue el mejoramiento de los procesos internos de la entidad.

Plan Institucional de Archivos – PINAR: Instrumento de la planeación de la función archivística, el cual se articula con los programas específicos formulados en el PGD y demás planes y proyectos previstos en la Entidad como parte de la planeación estratégica en los aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico y de gestión del cambio.

Priorización: La priorización consiste en determinar de manera objetiva, a través de una tabla de evaluación, el nivel de impacto de los aspectos críticos frente a los ejes articuladores que representan la función archivística.

Programa de Formas y Formularios: Permite realizar el análisis diplomático de los documentos independientemente de su soporte, delimitando y fijando sus características y atributos, con el propósito de crear las formas, formatos y formularios, denominándolos con nombres propios; permitiendo con ello establecer: tradición documental, autenticidad y tipología de los documentos, para facilitar la identificación clasificación y descripción de los documentos.

Programa de Gestión Documental – PGD: Instrumento por medio del cual se lleva a cabo la Planeación Operativa que responde a los interrogantes del ¿qué hacer?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿con qué? y ¿quién(es)?, es decir, que establece el conjunto de lineamientos y estándares para el desarrollo de los procesos y procedimientos administrativos y técnicos de la gestión documental definidos como la producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición de los documentos, conservación y preservación a largo plazo y valoración (Ministerio de Cultura, 2015) y formula los Programas Específicos, en el marco del concepto de ‘archivo total’ (Archivo General de la Nación, 2006), donde se contempla toda la producción de documentos físicos, electrónicos e híbridos, de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la Entidad y se promueve la ‘Gestión del Cambio’ hacia una cultura archivística organizacional articulada con las Política xx Xxxx Papel y Gobierno en Línea.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK): Es un instrumento desarrollado por el Project Management Institute (PMI), que establece un criterio de buenas prácticas relacionadas con la gestión, la administración y la dirección de proyectos mediante la implementación de técnicas y herramientas que permiten identificar un conjunto de 47 procesos, distribuidos a su turno en 5 macroprocesos generales, inicio, planificación, ejecución, control y monitorización y cierre.

Proyecto: Es el conjunto de actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo. Estas actividades se encuentran interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Sistema Integrado de Conservación (SIC): El objetivo de ésta Guía es orientar a las entidades obligadas, a través de una metodología sencilla a elaborar e implementar su Plan de Conservación Documental, haciendo especial énfasis en aspectos administrativos mediante el uso de recursos técnicos existentes, a partir de los cuales se determinarán fases, tiempos, recursos y productos. Es de precisar, que para el desarrollo de éste documento al interior de las Instituciones, se requiere de la cooperación, articulación, compromiso y coordinación permanente de la alta dirección y de los responsables de las áreas de archivo, con el fin de orientar las actividades planeadas a lo largo del tiempo, propendiendo por el aseguramiento de la información.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de Retención Documental - TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

13REFERENCIAS

Jurisdicción Especial para la Paz. Subdirección de Fortalecimiento Institucional. Modelo de Gestión. (s.f.).

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Corte Constitucional. (2017). Sentencia C-674. Reforma a la estructura organica del Estado en el marco del proceso para la terminación del conflicto armado en Colombia. Bogotá D.C., Colombia.

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Servisoft S.A. (01 de 10 de 2019). Diagnóstico Integral de Archivos. Bogotá.

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