Contract

Términos de Contrato aplicables a las actividades de Validación y Verificación de Control Union Services S.A.C., en adelante denominada la “Compañía” y al Aplicante, denominado en adelante el “Principal”.

1. GENERAL

1.1 Los servicios estándar de la Compañía podrán incluir todos o cualquiera de los siguientes tipos de compromiso: Verificación, Validación, Proyectos de común acuerdo o una combinación de los mismos para proyectos u organizaciones.

2. CARTA OFERTA

2.1 Al firmar y devolver una oferta realizada por la Compañía, el Principal entra en un acuerdo formal con la Compañía (en adelante “Acuerdo”) en los términos y condiciones especificados en la mencionada carta oferta, así como en todos los demás documentos (incluyendo estos Términos de Contrato) que son y han sido declarados explícitamente aplicables al Acuerdo (en adelante denominados los “Documentos”).

2.2 Antes de cualquier cotización o acuerdo, se debe obtener información suficiente sobre alcance, objetivo, criterios, nivel de aseguramiento y materialidad de la v/v. La cotización se elaborará sobre la base de la información obtenida.

3. OBLIGACIONES Y LIMITACIONES DEL PRINCIPAL

3.1 El Principal no podrá ceder ninguno de sus derechos u obligaciones en virtud del Acuerdo y los Documentos a terceros.

3.2 A menos que el Principal actúe conforme a los términos del Acuerdo y los términos de los Documentos, éste no puede referirse o dar alguna indicación respecto a cualquier Documento, de manera tal que dé la impresión de que los productos o las unidades del Principal fueron obtenidos o se mantienen de acuerdo con los términos de los Documentos.

3.3 El Principal deberá retirar y/o rectificar cualquier publicación, indicación o información engañosa o incorrecta, a solicitud de la Compañía con respecto a sus actividades validadas o verificadas, y tomar cualquier otra medida que se requiera a satisfacción de la Compañía.

3.4 El Principal no podrá en ningún momento (i) hacer uso de una declaración otorgada por la Compañía para actividades para las cuales no se ha otorgado dicha declaración ni (ii) hacer uso de indicaciones de la Compañía en productos que no han sido aprobados por ésta de acuerdo con los procedimientos de validación y verificación, y (iii) si el Principal proporciona copias de las declaraciones a otras (terceras) partes, los documentos deberán ser reproducidos en su totalidad o como se especifica en el esquema de validación/verificación.

3.5 El Principal deberá abstenerse de utilizar una certificación de sistemas (calidad) otorgada por la Compañía de manera que dé a entender que el producto o servicio ha sido aprobado por la Compañía.

3.6 El Principal deberá abstenerse de actuar de tal manera que pudiera potencialmente, afectar una indicación y/o declaración de la Compañía de manera negativa.

3.7 El Principal deberá informar de inmediato a la Compañía en cuanto conozca el uso incorrecto y/o no autorizado de una indicación de la Compañía y/o una publicación engañosa o incorrecta que se refiera a la Compañía.

4. VALIDACIÓN/ VERIFICACIÓN

4.1 La Compañía llevará a cabo las validaciones o verificaciones o dispondrá que una tercera parte la lleve en su representación, de acuerdo con los términos de los Documentos con el fin de determinar si las condiciones convenidas, como se menciona en los Documentos, están siendo cumplidas por el Principal.

4.2 Si la Compañía, a su sola discreción, considera necesario y razonable realizar verificaciones adicionales, el costo de estas verificaciones correrán por cuenta del Principal. Dichos costos estarán basados en la tarifa anual acordada entre la Compañía y el Principal, siendo cargados sobre la base de los costos reales realizados.

4.3 El Principal deberá realizar todas las coordinaciones que sean necesarias para llevar a cabo las actividades de validación/verificación, incluyendo, pero sin limitarse a las disposiciones necesarias para examinar la documentación por parte de la Compañía. Adicionalmente, el Principal deberá brindar a la Compañía, y a cualquier autoridad que intervenga en el proceso de validación/verificación (incluyendo pero sin limitar a organismos de acreditación, dueños de esquema, observadores), acceso a todas las áreas, equipos, locales, personal y unidades comprendidas dentro del alcance del Acuerdo, así como a los registros (incluyendo, pero no limitado a los informes de auditoría interna), y a los subcontratistas del Principal que sean pertinentes, para el objetivo de la inspección respectiva, por lo que deberá haber personal a disposición para la resolución de quejas.

4.4 Si la Compañía indica que se requieren muestras para el propósito de la validación/verificación, el Principal deberá facilitar dichas muestras para su análisis, las cuales deberán ponerse a disposición de la Compañía, libre de todo costo.

4.5 El Principal da su consentimiento a la Compañía para el envío de sus muestras y uso de los laboratorios subcontratados por la Compañía, cuando necesite realizar análisis en ellos.

5. OPINIÓN

5.1 Si se confirma la declaración al Principal, dicha opinión es tomada teniendo en cuenta el periodo de tiempo al cual corresponde la información de la declaración proporcionada por el principal.

5.2 Los compromisos o acuerdos verbales efectuados con respecto a la opinión por o con el personal de la Compañía o la parte encargada de las validaciones/verificaciones en representación de la Compañía, no vinculan a ésta en forma alguna. Sólo después de la opinión a través de la confirmación de la declaración formal por escrito por la Compañía, la opinión será otorgada por ésta última al Principal.

6. CONFIDENCIALIDAD

6.1 La Compañía adoptará todas las medidas necesarias para garantizar que toda información de la que tome conocimiento en relación con las validaciones/verificaciones realizadas (en adelante, la “Información”) se tratará de manera confidencial; y no revelará la Información a ningún tercero, sin el consentimiento previo del Principal, cuando sea necesario, excepto en la medida que la ley y/o los Documentos lo requieran.

6.2 Para ganar o mantener la confianza en la certificación, la Compañía proporcionará acceso adecuado a la divulgación de información no confidencial acerca de las conclusiones de validaciones/verificaciones específicas (por ejemplo, validaciones/verificaciones en respuesta a quejas) para las partes interesadas.

6.3 El Principal adoptará las medidas necesarias para garantizar que toda información en relación con el método de validación/verificación empleada por la Compañía sea tratada de manera confidencial. Asimismo, no se divulgará ninguna información sobre el método de validación/verificación a terceros, sin el consentimiento previo y por escrito del Principal, salvo que la ley y/o los Documentos lo requieran.

6.4 La información sobre el Principal obtenida xx xxxxxxx distintas al cliente (por ejemplo, denunciante, autoridad reguladora) será confidencial entre la Compañía y el Principal. El proveedor (fuente) de esta información será confidencial para la Compañía y no se compartirá con el Principal, a menos que la fuente esté de acuerdo.

6.5 La compañía es responsable, a través del acuerdo, de la gestión obtenida y creada durante la validación/verificación.

6.6 La compañía debe informar al cliente, a priori, de la información que pretende difundir para dominio público.

6.7 Excepto por la información que el cliente haga disponible al público, o cuando se acuerde con el cliente, toda la información se considera privada y debe ser tratada como confidencial.

6.8 La compañía cuando sea requerido por ley o autorizado por contrato a difundir información confidencial, el cliente debe ser notificado de la información que se va a difundir, a menos que sea prohibido por ley.

7 INDICACIONES

7.1 El Principal debe, al recibir la notificación de la suspensión o retirada de la certificación del sistema de gestión, suspender todo uso de todo el material publicitario /declaraciones que contenga una referencia a la validación/verificación, según las instrucciones de la Compañía, y revisar todo el material publicitario cuando el alcance de la certificación se haya reducido.

7.2 El derecho a usar las indicaciones de la Compañía se otorga al Principal sobre una base no exclusiva.

7.3 El Principal tiene la libertad de publicar que tiene derecho a hacer uso de las indicaciones de la Compañía en productos certificados que cuentan con un certificado de alcance.

7.4 Al hacer referencia a la aprobación de la declaración de validación/verificación otorgada por la Compañía en los medios de comunicación, tales como: documentos, folletos o publicidad, el Principal deberá cumplir en todo momento con los requisitos impuestos por el organismo de validación/verificación o como especifica el programa de validación/verificación.

7.5 El Principal deberá cumplir con los requisitos que se pueden prescribir en el programa de validación/verificación en relación con el uso de marcas de conformidad, y sobre la información relacionada con el producto.

8 MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

8.1 La Compañía está facultada para modificar unilateralmente (los términos de) los Documentos.

8.2 La Compañía informará al Principal, por escrito, mediante una primera notificación, sobre cualquier modificación a los Documentos que guarde relación con el Acuerdo y notificará al Principal la fecha en que dichas modificaciones a los Documentos entrarán en vigor.

8.3 En caso de modificación a (los términos de) los Documentos que se contempla en el artículo 8.1 del presente documento, el Principal queda sujeto incondicionalmente a los términos de estos nuevos documentos. La Compañía y el Principal reconocen y aceptan que dichos términos modificados reemplazan a los términos pertinentes de los Documentos anteriores desde la fecha de entrada en vigor de las modificaciones.

8.4 Los Procesos de Común Acuerdo PCC pueden evolucionar o modificarse durante el compromiso si los usuarios previstos se hacen responsables de la suficiencia de dichos procedimientos teniendo en cuenta sus propósitos.

8.5 Si las circunstancias le impiden al verificador implementar los procedimientos, el verificador debe intentar obtener el acuerdo de los usuarios previstos para modificar los procedimientos. Si no se puede alcanzar un acuerdo, el verificador debe describir la restricción en el informe o retirarse del compromiso.

9 RESPONSABILIDAD E INDEMNIZACIÓN

9.1 La responsabilidad de la Compañía con relación a reclamos por pérdidas, daños o gastos, cualquiera sea su naturaleza y cualquiera sea la forma en que hayan surgido con respecto a un incumplimiento de contrato y/o el no ejercicio del debido cuidado por parte de la Compañía, no excederá, bajo ninguna circunstancia, a una suma agregada total equivalente a diez (10) veces la tarifa anual por pagar con respecto a los servicios específicos requeridos bajo el contrato particular con la Compañía que da lugar a tales reclamos; disponiéndose, sin embargo, que la Compañía no tendrá responsabilidad con respecto a ningún reclamo por daños indirectos o consecuentes, incluyendo lucro cesante y/o pérdida de negocio futuro y/o pérdida de producción y/o cancelación de contratos suscritos por el Principal. En aquellos casos en que la tarifa o comisión por pagar se relacione con una serie de servicios y se presente un reclamo con respecto a uno de estos servicios, la tarifa o comisión se prorrateará para los fines de este párrafo mediante referencia al tiempo estimado requerido para llevar a cabo cada servicio.

9.2 El Principal salvaguardará e indemnizará a la Compañía por los daños que ésta pueda sufrir debido a la inobservancia de las restricciones gubernamentales internacionales de importación y exportación por parte del Principal.

9.3 Un verificador puede realizar un Procesos de Común Acuerdo PCC si los usuarios previstos están de acuerdo en las actividades de recopilación de evidencias y asumen la responsabilidad de los procedimientos para sus propósitos.

9.4 Roles y responsabilidades del usuario previsto:

a) son responsables de la materia;

b) asumen la responsabilidad de la suficiencia de los Procesos de Común Acuerdo PCC para sus propósitos;

c) asumen el riesgo de que podrían malinterpretar o de algún modo usar inapropiadamente los hallazgos informados adecuadamente por el verificador

9.5 Roles y responsabilidades del verificador:

a) es imparcial con respecto a los usuarios previstos y a la materia;

b) asume el riesgo de que la aplicación errada de los procedimientos puede dar lugar a que se informen hallazgos inapropiados;

c) asume el riesgo de no informar los hallazgos apropiados o que se informen de modo inexacto;

d) no es responsable de establecer las diferencias entre los Procesos de Común Acuerdo PCC y un compromiso de aseguramiento.

10 COMISIONES

10.1Salvo que se indique o acuerde expresamente lo contrario por escrito, los valores cotizados por o acordados con la Compañía serán valores netos y, por lo tanto, no incluirán el Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA) o Impuesto General a las Ventas (IGV).

10.2El Principal deberá pagar una comisión sobre la base del número de días requeridos para la verificación y/o validación (incluyendo los días de viaje) y los costos de verificación y/o validación (tales como costos de administración, opinión de verificación y/o validación, etc.). Las visitas de verificación y/o validaciones adicionales que la Compañía estime razonables y necesarias se facturarán de acuerdo con los términos de los Documentos pertinentes.

10.3Otros costos (tales como gastos de viaje y alojamiento, costos de análisis y costos por el envío de la declaración de verificación y/o validación por correo registrado) serán facturados directamente basados en los costos efectivamente incurridos.

10.4La Compañía se reserva el derecho de variar la tarifa acordada basada en cifras de índices nacionales (internacionales) o en la política de la Compañía. La Compañía notificará al Principal todo cambio en la estructura de la tarifa por lo menos tres meses antes del día que entra en vigor.

10.5En caso de cancelación de la visita de verificación y/o validación por parte del Principal o la Compañía (debido al incumplimiento en el pago de la factura), todos los costos ya incurridos para la visita de verificación y/o validación, tales como, pero sin limitarse a, los costos de los pasajes aéreos, visa, vacunas, etc. se cargarán en todo caso al Principal.

10.6Si el Principal desea efectuar alguna modificación o adición al Acuerdo con respecto a las unidades y/o productos que se deben verificar y/o validar después de la suscripción del Acuerdo, la Compañía otorgará su consentimiento a estas modificaciones o adiciones en la medida que se pueda esperar razonablemente que así lo hará. Si las modificaciones o adiciones que el Principal desea realizar suponen costos adicionales, la Compañía cargará el íntegro de tales costos adicionales al Principal.

11 PAGO

11.1En caso la Compañía no haya recibido el pago de una factura remitida para una visita de validación/verificación con dos (2) semanas de anticipación, la visita de validación/verificación se cancelará. 11.2El Principal renuncia a todo derecho a compensar los importes cargados por y entre las partes. La compensación de importes de crédito y/o reclamos con pagos pendientes a la Compañía está expresamente

prohibida.

12 PLAZOS DE VIGENCIA Y RESOLUCIÓN

12.1El Acuerdo entrará en vigencia en la fecha en que la carta oferta sea firmada y devuelta por el Principal, y se mantendrá vigente hasta tanto se realice la validación/verificación cotizada. Si el Principal requiere realizar otra validación/verificación deberá enviar nuevamente una solicitud con las actividades correspondientes

hasta obtener una nueva oferta para la cual la tarifa anual podrá ser incrementada según lo determine la Compañía.

12.2A menos que expresamente se disponga lo contrario en este ToC o, en su defecto, por escrito entre la Compañía y el Principal, durante el Plazo Inicial, el Acuerdo no podrá concluirse de forma anticipada. En Caso el Principal decida dejar sin efecto de forma unilateral el presente Acuerdo dentro del Plazo Inicial o sus renovaciones, deberá pagar a favor de la Compañía una penalidad equivalente al 20% de la tarifa anual de licencia establecida en el numeral 2 de la Carta Oferta o la nueva tarifa comunicada oportunamente en caso de renovaciones.

12.3La Compañía podrá resolver el Acuerdo con efecto inmediato por razones de incumplimiento grave, mediante notificación escrita al Principal, sin necesidad de considerar un periodo de notificación en los siguientes eventos:

(i) el Principal ha actuado contrariamente a los términos del Acuerdo y/o de los Documentos;

(ii) el Principal hace un mal uso de las declaraciones de validación/verificaciones obtenidas de la Compañía en cualquier forma;

(iii) el Principal ha sido declarado en quiebra o si se ha solicitado su declaración en quiebra o si se le ha otorgado una suspensión de pagos;

(iv) el Principal no cumple con pagar algún importe que adeuda a la Compañía dentro de un mes luego del vencimiento del plazo de pago; o

(v) el Principal daña el nombre, reputación o negocio de la Compañía de cualquier forma.

12.4 En caso de finalización del Acuerdo por cualquier motivo:

(i) el Principal devolverá la declaración de verificación/validación a la Compañía por correo registrado dentro del tiempo acordado luego de resuelto el Acuerdo;

(ii) todos los derechos del Principal derivados del Acuerdo quedarán terminados con efecto inmediato;

(iii) la Compañía no estará bajo la obligación de reembolsar la comisión ya cancelada por el Principal;

(iv) la Compañía estará bajo la obligación de mantener la confidencialidad de la Información en la medida posible, salvo que deba divulgar dicha Información según lo requerido por las leyes o los términos y condiciones de los Documentos;

(vi) el Principal no podrá seguir usando las indicaciones y/o certificados de la Compañía, deberá retirar estas indicaciones y/o certificados, e informará a la Compañía sobre esto.

13 APELACIONES

13.1 El Principal solamente podrá apelar una decisión de certificación de la Compañía, o solicitar a la Compañía reconsideración de una decisión adoptada en relación con el tema de la validación/verificación.

13.2 Las apelaciones deberán ser recibidas por la Compañía dentro de las 6 (seis) semanas posteriores a la opinión de validación/verificación.

13.3 Se procesan únicamente las apelaciones por escrito en idioma español o inglés dirigidas a la oficina de la Compañía en Perú.

13.4 La Compañía procesará la apelación e informará al Principal por escrito en español o inglés sobre la decisión con respecto a la apelación, incluyendo los motivos o sustentos, dentro de los 3 (tres) meses de recibida la apelación.

13.5 La Compañía será responsable de todas las decisiones adoptadas durante el proceso de trámite de las apelaciones y estas serán tomadas por personas que no han participado en la decisión objeto de la apelación, con el fin de salvaguardar la imparcialidad.

13.6 La investigación y la decisión sobre las apelaciones no darán lugar a ninguna acción discriminatoria.

13.7 El proceso para manejar las apelaciones debe incluir al menos lo siguiente:

• Una descripción del proceso para recibir, justificar, investigar la apelación y decidir qué acciones se tomarán en respuesta;

• Rastreo y registro de la apelación, incluidas las acciones para resolverla;

• Aseguramiento de que se tomen las medidas apropiadas.

• La compañía que recibe la apelación debe ser responsable de reunir toda la información necesaria para determinar si la apelación está justificada.

• La compañía debe acusar de recibido la apelación y proporcionar al apelante el resultado y, si corresponde, los informes de progreso.

13.8 La decisión sobre la apelación será tomada o revisada y aprobada por personas que no hayan participado en la decisión objeto de la apelación.

14 DISPUTA, LEY APLICABLE Y COSTOS (EXTRA) JUDICIALES

14.1 Toda disputa que surja entre las partes será decidida exclusivamente por una Corte competente en Perú, a menos que la Compañía prefiera otra corte competente internacional.

14.2 Todos los acuerdos celebrados entre la Compañía y el Principal están sujetos a las leyes peruanas.

14.3 Todos los costos judiciales y extrajudiciales incurridos por la Compañía debido al incumplimiento en el pago de una factura (en forma oportuna) serán asumidos por el Principal. Se considera que los costos extrajudiciales ascienden a no menos del 15% del importe reclamado.