Contratación de Servicios Profesionales de una Empresa o Profesional que realice una Auditoría Externa Financiera correspondiente al Periodo 2023
Contratación de Servicios Profesionales de una Empresa o Profesional que realice una Auditoría Externa Financiera correspondiente al Periodo 2023
El Colegio Farmacéuticos xx Xxxxx Rica por acuerdos tomados por su Junta Directiva en sesión extraordinaria N°11-2023 del 29 xx xxxx del 2023, mediante acuerdo N°252-2023, recibirá ofertas en las direcciones de correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx y xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx a partir del día 10 xx xxxxx 2023 y hasta el 01 de julio 2023 a las 16:00 horas para Contratación de Servicios Profesionales para la realización de Auditoría Externa para su periodo enero 2023 – diciembre 2023
Fechas a considerar:
Fecha de publicación: 05 xx xxxxx 2023
Fecha de inicio de recepción de ofertas: 10 xx xxxxx 2023 Fecha de cierre de recepción de ofertas: 01 xx xxxxxx 2023
Fechas de recepción de consultas y aclaraciones: 12 xx xxxxx al 28 de julio del 2023, a los correos: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx , xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx
Fecha para comunicar la adjudicación: 08 xx xxxxxx 2023
CONTRATACIÓN DIRECTA
CD-GFC-0003-05-2023
SECCIÓN I: Condiciones Generales
1. Invitación a concursar:
El Colegio de Farmacéuticos xx Xxxxx Rica, ubicado en: San Xxxxxxx xx Xxxxxxx, 750 metros al este del PriceSmart de Xxxxxxxx xx Xxxxx, contiguo al Colegio de Contadores Públicos, Avenida 47 (Chile Perro) y calle 39; invita a concursar a todas aquellas personas físicas o jurídicas interesadas con formación académica y profesional como auditores y que demuestren estar en capacidad de adjudicarse el servicio que aquí se solicita para la Contratación Directa CD-GFC-0003-05-2023:
“Contratación de Servicios Profesionales de una Empresa o Profesional que realice una Auditoría Externa correspondiente al Periodo 2023”
2. Objeto de la contratación:
Dictaminar la razonabilidad de los estados financieros del Colegio de Farmacéuticos xx Xxxxx Rica del periodo comprendido de enero 2023 a diciembre 2023, así como evaluar su sistema de control interno de acuerdo a la normativa vigente, con un Dictamen Año Presupuestario al 31 de diciembre del 202, para ser presentado a la Junta Directiva en la primer quincena de febrero 2024 y un corte al 31 de octubre 2023 para ser presentado ante la Asamblea General de Colegiados el domingo 10 de diciembre 2023
3. Presentación de la Oferta:
3.1. Los oferentes deben presentar su oferta de acuerdo con los requerimientos legales y especificaciones técnicas contenidas en este cartel.
3.2. La persona que suscriba la oferta, sea a título personal o en representación de una firma de auditoría, deberá indicar su nombre y apellidos, sus calidades, número de identificación, número de teléfono y fax, dirección electrónica, e iguales datos de su representada, si fuera el caso.
3.3. La oferta debe presentarse vía correo electrónico en idioma español, a los correos: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx y xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx , debidamente suscrita por la persona responsable de presentar la oferta.
3.4. Las ofertas deberán ser presentadas en forma ordenada, separando la información legal, técnica y de precios en forma clara.
3.5. Quien o quienes participen en esta contratación se comprometen al fiel cumplimiento de las especificaciones establecidas en este pliego de condiciones y a las disposiciones xx Xxx de la Contratación Administrativa y su Reglamento, y demás normas jurídicas que regulan esta materia.
3.6. El solo hecho de presentar la oferta implica plena aceptación de todas las cláusulas, condiciones e instrucciones de esta contratación, por lo que deberá indicar expresamente en cada ítem que “entiende y acepta” cada una de las condiciones del cartel.
3.7. Las ofertas que se presenten tardíamente, se recibirán, pero no serán evaluadas.
3.8. En la Oferta se debe indicar el plazo de vigencia de la misma, el cual no podrá ser menor de 30 días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas. En caso de no indicarse la vigencia de la oferta, se tomará para todo efecto la vigencia mínima solicitada por el cartel, si el oferente indicara en su oferta únicamente días, se entenderán para todos los efectos como días hábiles.
4. Disponibilidad Presupuestaria:
4.1. Se cuenta con los recursos presupuestarios necesarios para cubrir estos servicios, en la partida de Servicios en Ciencias Económicas.
5. Requisitos del Oferente:
5.1. El trabajo estará bajo la dirección y responsabilidad de un profesional que cumpla con los requisitos que a continuación se exponen, y que se encuentre debidamente Incorporado(a) y activo al Colegio Profesional respectivo (debe presentar copia de los atestados en la oferta). En caso de firma estar debidamente inscrita en el Colegio de Contadores Públicos.
6. Requisitos de Formación Académica:
6.1. Licenciatura universitaria en Contaduría Pública, Requisito Obligatorio.
6.2. En caso de que la oferta sea presentada mediante una firma de auditores que ofrezca los servicios especificados, el oferente debe detallar en este punto el nombre de los (las) profesionales que desempeñaran los trabajos en el Colegio de Farmacéuticos xx Xxxxx Rica. En la oferta se deben presentar los atestados de los profesionales en los que se haga constar que cuentan con la formación académica profesional competente, conocimientos técnicos como los expuestos anteriormente y certificaciones de experiencia en este tipo de servicios.
6.3. El oferente debe demostrar que ha realizado trabajos de Auditorías en Colegios Profesionales o en al menos tres instituciones públicas o empresas similares mediante certificación extendida por las instituciones o empresas públicas o similares donde realizó los trabajos.
SECCIÓN II: Requisitos Legales:
1. Certificaciones Legales:
1.1. Todo oferente jurídico debe presentar certificación vigente de la personería jurídica, indicando el capital social y representación, en la cual se detalle cómo está constituida la Junta Directiva de la empresa, y que se indique quienes ostentan la representación judicial y extrajudicial de la sociedad, así como las facultades respectivas. En caso de ser oferente físico, solamente debe aportar copia de la cédula de identidad.
2. Otros Documentos:
2.1. Los oferentes deberán presentar los siguientes documentos:
2.1.1.Número de cédula jurídica y/o copia de cédula de identidad. Si se presenta oferta a título de empresa jurídica, se debe presentar la copia de la cédula de identidad del representante legal y de los profesionales ofrecidos para la ejecución del trabajo.
2.1.2.El oferente deberá adjuntar el currículum vitae y fotocopia de atestados académicos de la persona o personas que realizarán el trabajo, lo anterior con el fin de verificar la preparación académica de la o las personas que llevarán a cabo el trabajo.
2.1.3.Aportar certificación de estar incorporado en el Colegio de Profesionales respectivo.
3. Declaración Jurada:
3.1. Todo oferente deberá presentar Declaración Jurada que indique lo siguiente: 3.1.1.Encontrarse al día en el pago de los impuestos nacionales, según lo establecido en el
artículo 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
0.0.0.Xx estar afectado por ninguno de los casos de imposibilidad para contratar con la Administración, de conformidad con lo establecido en el artículo 22 o 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa.
3.1.3.Que no le alcanza ninguna de las prohibiciones establecidas en el Artículo No. 19 del Reglamento General de Contratación Administrativa.
3.1.4.Indicar que no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración Pública, por alguna de las causales que establece el artículo 100 y 100 bis de la Ley de Contratación Administrativa.
3.1.5.Indicar que no se encuentra inhabilitado para el ejercicio del comercio o se encuentren declarada en estado de insolvencia o quiebra.
3.1.6.Indicar que no les alcanza las prohibiciones, las limitaciones y los impedimentos previstos en toda normativa que rige la propia profesión.
3.1.7.Indicar que se encuentra al día con el pago de cuotas obreras patronales o arreglo de pago de las cuotas citadas con la Caja Costarricense de Seguro Social y con la presentación y pago de impuestos. (Presentar certificación).
3.1.8.Indicar que no se mantiene nexo con miembros de la Junta Directiva o personal administrativo del Colegio de Farmacéuticos xx Xxxxx Rica.
SECCIÓN III: Especificaciones Técnicas:
1. Alcance del servicio:
1.1. Dictaminar la razonabilidad de los estados financieros del Colegio de Farmacéuticos xx Xxxxx Rica del periodo comprendido de enero 2023 a diciembre 2023.
1.2. Evaluar el sistema de control interno del Colegio de Farmacéuticos xx Xxxxx Rica de acuerdo a la normativa vigente.
SECCIÓN IV: Otros Requerimientos e Información:
1. Inicio del Servicio:
1.1. Los servicios adjudicados iniciarán dentro de los 08 días hábiles posteriores a la firma del contrato. Una vez firmado el contrato, se realiza una primera reunión con el o los profesionales contratados, la tesorería y representantes de la Unidad Financiero Contable del Colegio, donde se programarán las reuniones.
1.2. El adjudicatario deberá coordinar el servicio con la Unidad Financiero Contable para realizar al menos 3 visitas para revisar los estados financieros y realizando una Carta de Gerencia por cada visita realizada:
1.2.1.Primera visita: Estados Financieros de enero, febrero, xxxxx, xxxxx y mayo del 2023. 1.2.2.Segunda visita: Estados Financieros xx xxxxx, xxxxx, agosto, setiembre y octubre del
2023.
1.2.3.Tercera visita: Estados Financieros de noviembre y diciembre del 2023.
1.3. El adjudicatario deberá prestar el servicio en sus propias oficinas, los requerimientos de información se brindarán por medio de correo electrónico, las labores de campo deberán ser previamente coordinadas con la persona a cargo de este contrato.
1.4. Quien resulte contratado deberá utilizar su propio equipo de cómputo y los útiles que requiera para la ejecución de las labores asignadas.
2. Duración del Servicio:
2.1. En la oferta se debe indicar el tiempo estimado que tardará en realizar el servicio de auditoría solicitado, el cual la sumatoria de los tiempos estimados no debe superar los 30 días, y debe garantizar la entrega xxx xxxxx preliminar de octubre 2023 antes del 30 de noviembre 2023 y el Informe final antes del 15 de febrero 2024
3. Confidencialidad:
3.1. El adjudicatario se compromete a mantener la confidencialidad sobre toda la información recibida por parte del Colegio de Farmacéuticos xx Xxxxx Rica, ya sea verbal o escrita.
3.2. El oferente debe indicar expresamente en su oferta que acepta la siguiente cláusula de confidencialidad.
“El oferente que resulte adjudicatario, asume la responsabilidad de que la información a la cual tenga acceso como parte del presente contrato, así como su personal, se va a manejar de forma confidencial por un período de tres (3) años a partir del otorgamiento del contrato; y por tanto no debe divulgar, revelar, exhibir, mostrar, comunicar, utilizar y/o emplear a su favor o en el de terceros.”
3.3. Durante el proceso de contratación y ejecución del contrato, el incumplimiento de este acuerdo por parte del adjudicatario podrá ser causal de rompimiento del contrato, sin
perjuicio de las eventuales acciones judiciales y legales a que se podría hacer acreedor el adjudicatario, así como la reparación de los daños y perjuicios ocasionados.
4. Presentación de Informes:
4.1. El oferente deberá presentar en primera instancia al equipo económico del Colegio: 4.1.1.Estados Financieros Auditados
4.1.2.Carta a la Gerencia
4.1.3.Informes finales, se deberá entregar un documento digital en formato .pdf firmado digitalmente antes del 15 de febrero 2024
SECCIÓN V: Condiciones Económicas y Evaluación:
1. Precio:
1.1. El Oferente deberá indicar en su propuesta económica el valor total en colones separando el sub total, IVA y total general.
1.2. Debe indicar el valor de la hora profesional.
2. Forma de pago y Modalidad:
2.1. El Colegio de Farmacéuticos xx Xxxxx Rica cancelará al adjudicado en pagos parciales según los avances sin adelantos. El pago de la factura se realizará en 15 días naturales después de recibido cada avance, siendo distribuidos de la siguiente manera: 30% posterior a recibir la primera Carta a la Gerencia, 30% posterior a recibir la segunda Carta a la Gerencia y 40% posterior a entrega del dictamen final recibidos a satisfacción por parte de la Junta Directiva del Colegio de Farmacéuticos xx Xxxxx Rica.
2.2. Los datos para facturación son los siguientes: 2.2.1.Nombre de Factura: Colegio de Farmacéuticos de CR 2.2.2.Cédula Jurídica: 0-000-000000
2.2.3.Provincia: San Xxxx 2.2.4.Cantón: Moravia 2.2.5.Distrito: San Xxxxxxx
2.2.6.Dirección exacta: 750 metros este del PriceSmart de Xxxxxxxx xx Xxxxx. 2.2.7.Correo: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx
2.2.8.Contacto: Lic. Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx
2.2.9.El recibido a satisfacción contempla la entrega del informe final y la aprobación del mismo; así como la exposición de los resultados ante el equipo económico del Colegio y Asamblea General.
3. Factores de Evaluación:
3.1. Entre las ofertas admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a realizar la calificación de cada oferta bajo la siguiente metodología:
3.1.1.Factores de Evaluación:
- Experiencia de la firma en auditorias similares = 50%
- Monto de la oferta = 50%
- Total = 100%
3.2. EXPERIENCIA DE LA FIRMA/AUDITOR EN AUDITORIAS SIMILARES: 50%
3.2.1.Experiencia en evaluaciones que cumplan con requerimientos técnicos y profesionales similares a los establecidos en este pliego de condiciones. Se evaluará la cantidad de dichas auditorías realizadas por el oferente, en los últimos 5 años, de la siguiente forma:
Experiencia basada en cantidad de recomendaciones | Porcentaje asignado |
De 1 a 3 | 30% |
De 4 a 5 | 40% |
Más de 5 | 50% |
3.2.2.Todo oferente debe contar con experiencia demostrable en la realización de Servicios de auditoria similares a los solicitados en este pliego de condiciones; debe haber ejecutado estos servicios de forma previa (entre enero del 2016 y diciembre del 2022), lo cual debe certificar mediante la presentación de una Declaración Jurada en la cual exponga un cuadro resumen de los distintos servicios de auditoria ejecutados en los últimos 5 años, dicho cuadro debe contener la siguiente información:
3.2.2.1. Nombre completo de la empresa o institución al que prestó el servicio.
3.2.2.2. Fecha y duración del estudio.
3.2.2.3. Número de teléfono y contacto a donde se pueda solicitar referencias del servicio prestado.
3.2.2.4. Esta Declaración Jurada debe presentarse acompañada de recomendaciones o certificaciones extendidas por la empresa o institución que recibió el servicio, la asignación de puntaje de este apartado se realizará en función de la cantidad de certificaciones que acompañen esta declaración jurada tal como se expuso en el cuadro anterior.
3.2.2.5. Estas cartas o certificaciones de trabajos realizados pueden ser presentadas en original o copia; estas cartas deben contener como mínimo la siguiente información:
3.2.2.5.1. Nombre completo de la empresa o institución al que prestó el servicio.
3.2.2.5.2. Número de teléfono y contacto de la empresa que gira la carta a favor del oferente.
3.2.2.5.3. Detalles del servicio prestado para verificar si efectivamente son actividades similares a las requeridas por el Colegio.
3.2.2.5.4. Fecha en que se brindó el servicio.
3.2.2.6. Si se presentaran varias cartas, certificaciones, o constancias extendidas por una sola institución o empresa, se tomará en cuenta para el cumplimiento de esta condición, únicamente como una sola referencia.
3.3. MONTO DE LA OFERTA (PRECIO): 50%
3.3.1.A la oferta que presente el precio más bajo entre las aceptables se le asignará los 50 puntos para este factor. Importante resaltar que solo se aceptan ofertas en colones, las mismas deben incluir todos los impuestos.
3.3.2.El puntaje de las restantes ofertas aceptables se determinará por medio de la siguiente fórmula:
Donde:
3.3.2.1. % obtenido =
Precio menor cotizado Precio de la oferta a evaluar
× 50 .
Precio Menor = Corresponde al menor precio de todas las ofertas.
Precio Oferta = Corresponde al precio de la oferta que se está evaluando.
0.0.0.Xx adjudicación recaerá en la oferta que obtenga el mayor puntaje de las ofertas que hayan resultado elegibles. Para los cálculos de puntaje que impliquen el manejo de decimales, se utilizará el truncar los dos primeros decimales.
4. Criterio de Desempate:
4.1. En caso de existir empate en el puntaje final, luego de la evaluación de las ofertas, se elegirá la que mejor convenga al Colegio de Farmacéuticos xx Xxxxx Rica, considerando en primer lugar la experiencia del oferente y luego el precio.
4.2. De subsistir tal condición, se resolverá de conformidad con el último párrafo del artículo 55 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
5. Adjudicación:
5.1. La elegibilidad de la oferta está condicionada a que se ajuste a las condiciones y especificaciones del cartel, de tal manera que cualquier incumplimiento relativo a las condiciones o especificaciones significativas xxx xxxxxx, constituye motivo de exclusión.
5.2. Las ofertas serán evaluadas en las siguientes etapas, las cuales deben satisfacer para obtener la adjudicación:
5.2.1.Primera Etapa:
5.2.1.1. Elegibilidad Legal: Todos los oferentes y sus respectivas ofertas deberán cumplir los requisitos legales exigidos en el presente pliego de condiciones y en la Legislación vigente para optar por la adjudicación.
5.2.1.2. Elegibilidad Técnica: Todas las ofertas deberán cumplir con los requisitos mínimos y especificaciones técnicas básicas exigidas en el cartel de licitación para optar por la adjudicación.
5.2.2.Segunda Etapa:
5.2.2.1. Evaluación de Ofertas: Una vez que se determine cuáles ofertas cumplen con los requisitos señalados en los puntos anteriores, éstas serán evaluadas aplicando los “Criterios de evaluación” incluidos en este cartel y la adjudicación
si procediere, la cual recaerá sobre el oferente que, cumpliendo con todos los requisitos y condiciones, obtenga la mejor calificación.
6. Plazo adjudicación:
6.1. El Colegio de Farmacéuticos xx Xxxxx Rica procederá a adjudicar la presente contratación dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de entrega de las ofertas, pudiéndose prorrogar por un plazo igual en casos calificados, que por la complejidad y trámites administrativos lo amerite.
6.2. El adjudicatario de esta contratación no podrá traspasar o ceder los derechos derivados de la adjudicación en firme a terceros, sin previo consentimiento y por escrito de Colegio de Farmacéuticos xx Xxxxx Rica.
7. Obligaciones del Adjudicatario:
7.1. El contratista tendrá la obligación de realizar la totalidad de los servicios adjudicados bajo su entera responsabilidad.
7.2. El adjudicatario claramente al presentar su oferta, acepta que el Colegio de Farmacéuticos queda libre de toda responsabilidad civil, directa, indirecta o laboral como consecuencia de esta contratación.
7.3. El adjudicatario asumirá todas las obligaciones derivadas de la ejecución del trabajo, tales como cuotas de la Caja Costarricense de Seguro Social, Riesgos Profesionales, Obligaciones Obrero Patronales, Póliza de Riesgos del Trabajo, etc. quedando el Colegio de Farmacéuticos totalmente desligado y no manteniendo ninguna relación de este tipo con el adjudicatario o con los trabajadores que este designe.
7.4. La presente contratación bajo ningún supuesto podrá generar beneficios de orden laboral (vacaciones, aguinaldo, preaviso, cesantía, etc.).
8. Multas y Sanciones:
8.1. Si existiera atraso imputable al adjudicatario en la entrega del objeto adjudicado, éste autoriza a la Junta Directiva del Colegio de Farmacéuticos para que, por concepto de cláusula penalidad y como indemnización, le rebaje del pago respectivo por el o los objetos adjudicados, la suma correspondiente al 1% (uno por ciento) del valor no entregado, por cada día hábil de atraso (con respecto al plazo ofrecido), hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del importe total del contrato, momento en el cual se tendrá por definitivo el incumplimiento contractual.
9. Rescisión del Contrato:
9.1. El Colegio de Farmacéuticos podrá rescindir unilateralmente el presente contrato por razones de fuerza mayor, caso fortuito, o por razones de interés público, en cuyo caso serán de aplicación las normas de los artículos 11 de la Ley de Contratación Administrativa y 214 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Contratación: Servicios de Auditoría Externa Financiera | Código: CD-GFC-0003-05-2023 | |
Gestión Financiero Contable | Página 10 de 10 |
9.2. Si la rescisión se originara en razones de fuerza mayor o caso fortuito, el Colegio deberá resarcir por completo la parte efectivamente ejecutada y los gastos en que haya incurrido razonablemente el contratista en previsión de la ejecución total del contrato.
9.3. La rescisión contractual por mutuo acuerdo únicamente podrá ser convenida cuando existan razones de interés público y no concurra causa de resolución no imputable al contrato.
Favor hacer llegar sus observaciones o solicitud de aclaración con: Xx. Xxxx Xxxxx Xxxx Xxxxx: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx