BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX
BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX
AREA CONTRATANTE: DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
I. Objeto de la Invitación a Cotizar.
El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Bancóldex requiere contratar el servicio de soporte y actualizaciones del software MEGA para el período 2018-2019, con base en la siguiente cantidad de licencias las cuales ya fueron adquiridas por el Banco:
Módulo | No Licencias |
MEGA Architecture | 4 |
MEGA Process BPMN | 9 |
MEGA Process BPMN + Control & Risk | 2 |
MEGA Exhange | 1 |
MEGA Publisser | 1 |
MEGA Meta Studio | 1 |
MEGA Supervisor | 1 |
II. Condiciones Generales
Prestar el servicio de soporte y actualizaciones para la aplicación MEGA sobre las licencias propiedad del Banco e instaladas en sitio.
Que la empresa sea un canal autorizado por el fabricante del software MEGA para prestar el servicio de soporte y actualización, para lo cual debe adjuntar una certificación dirigida a Bancóldex.
El soporte debe ser prestado por personal especializado en el software MEGA.
La propuesta debe especificar de forma detallada la lista compromisos que adquiere el proponente para ofrecer el servicio de soporte y actualizaciones.
La propuesta debe contener la lista detallada de los acuerdos de niveles de servicio.
La propuesta deberá dejar abierta la posibilidad de cambiar el esquema de soporte individual para Bancóldex, a un esquema de soporte y actualizaciones de multi- compañía.
III. Criterios de Evaluación
Para la evaluación de las propuestas se tendrán en cuenta los siguientes criterios:
Experiencia del proponente para acreditar el conocimiento del aplicativo, aportando certificaciones emitidas por las entidades contratantes o adjuntando copia de los contratos celebrados donde se especifiquen los servicios que ha prestado relacionados con el software MEGA.
Menor precio de la propuesta.
IV. Presentación de la propuesta
Toda consulta referente a esta invitación, debe dirigirse a Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx a través del correo electrónico xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx, quien dará respuesta escrita y por este mismo medio.
Agradecemos enviarnos su propuesta a más tardar el 5 xx xxxxx de 2018 a las 4:00:00 pm, en la Xxxxx 00 Xx. 00 A – 15, piso 39 área de correspondencia, Bogotá D.C., Oficina de Correspondencia de Bancóldex, dirigidas a Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx.
El Proponente presentará una sola propuesta en idioma español en original (medio físico) y copia (Medio Magnético) en formato PDF o TIFF Grupo IV en blanco y negro, y almacenadas en medios magnéticos no re grabables, tales como disco compacto – CD-R, disco versátil digital DVD-R u otros. En caso de existir discrepancia entre el contenido del documento en medio magnético y el contenido del documento en medio físico, se preferirá el documento en medio físico. La propuesta deberá contener una carta de presentación y aceptación firmada por el Representante Legal (Anexo 1) del proponente en la que declarará expresamente que acepta los términos y condiciones establecidos en la presente Invitación, en sus adendas y anexos. Cualquier información adicional que el proponente considere necesario presentar, debe incluirla o adjuntarla a la Propuesta que entregue de acuerdo con las fechas establecidas para el cierre de la invitación. Una vez radicada la Propuesta en la oficina de correspondencia de Xxxxxxxxx, ésta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional, a menos que Bancóldex lo haya requerido expresamente de oficio con el fin de dar claridad a la información incluida en la propuesta. La presentación de la Propuesta implica que el
proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en la presente invitación.
Las propuestas presentadas deberán contener:
1. Anexo No. 1 Carta de presentación de la propuesta
2. Anexo No. 2 “Carta de Conocimiento y Aceptación de los Valores Institucionales”
4. Anexo No. 3 “Confidencialidad y Tratamiento de Datos Personales”
5. Anexo No. 4 “Certificación sobre seguridad en el trabajo.”
6. Certificado de Existencia y Representación Legal de conformidad con la legislación colombiana. El certificado deberá ser original y no podrá tener más de sesenta (60) días de expedición al momento de presentación de la propuesta.
7. En el evento que aplique, acta del órgano social respectivo autorizando al Representante Legal de la persona jurídica para presentar la presente propuesta y celebrar el contrato con Bancóldex como administrador del Banco de Comercio Exterior de Colombia en caso que resulte seleccionado.
8. Poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma ante notario y/o apostillado según sea el caso, cuando se actúe por representación.
9. Copia del Registro Único Tributario (RUT) del proponente.
10. Estados Financieros certificados o dictaminados de los últimos dos (2) años completos, con notas aclaratorias.
11. Certificación bancaria indicando la cuenta a la que debe hacerse la transferencia electrónica de fondos de pago.
12. Propuesta Técnica, en el cual se describa las actividades que se enuncian en el numeral II de la presente invitación.
Evaluación de la Capacidad Administrativa
La evaluación de la capacidad administrativa se llevará a cabo por parte del Departamento de Servicios Administrativos del Banco a través de una entrevista que tiene como propósito general validar, entre otros aspectos del proponente, su trayectoria empresarial, portafolio de productos, cartera de clientes, cobertura xx xxxxxxx, enfoque estratégico de negocio, infraestructura física, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
En términos organizacionales, se indagará sobre su estructura, si es por línea de negocio, productos, funcional, matricial. Si tiene operaciones en otras ciudades o países, se pregunta cómo opera el modelo de administración, a quién reporta, etc.
Adicionalmente, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos relacionados con Responsabilidad Social Corporativa:
- Capital humano: Planta de personal, políticas generales de contratación y compensación, planes xx xxxxxxx, programas de bienestar y beneficios, índices de rotación, entre otros.
- Relaciones con la comunidad: Las actividades que por iniciativa propia emprende el proponente con el fin de apoyar el desarrollo de la comunidad en la que desarrolla sus operaciones.
- Programas o actividades de cuidado del medio ambiente, dependiendo del impacto de sus operaciones sobre éste.
- Cumplir con las disposiciones contenidas en el Decreto 1072 de 2015 y demás normas que regulen la seguridad y salud en el trabajo, respecto del personal que designe para la prestación de los servicios objeto del presente contrato.
También, se brinda un espacio abierto para cualquier atributo empresarial que el proponente considere importante compartir con el Banco.
Evaluación Capacidad Jurídica
La evaluación de la capacidad jurídica se llevará a cabo por parte del Departamento Jurídico del Banco y corresponde a las actividades tendientes a validar la capacidad del proponente para presentar la propuesta y celebrar el respectivo contrato en el evento que resulte adjudicado en el proceso de selección.
Evaluación Capacidad Financiera
El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales. Para ello deberá cumplir como mínimo con los siguientes indicadores:
a) Razón de liquidez = Activo Corriente / Pasivo corriente
La razón de liquidez debe ser mayor o igual a 1,5 salvo en aquellas compañías cuya actividad económica principal sea proveer productos o servicios informáticos y de tecnología especializados (servicios de conectividad, centro de datos, proveedores de software) cuya razón de liquidez deberá ser mayor o igual a 0.5.
b) Razón de endeudamiento = Pasivo / Total Pasivo + Patrimonio
La razón de endeudamiento debe ser menor o igual al 60% salvo en aquellas compañías cuya actividad económica principal sea proveer productos o servicios informáticos y de tecnología especializados (servicios de conectividad, centro de datos, proveedores de software) donde deberá ser menor o igual al 75%.
Estos indicadores deben ser enviados por los proponentes y ser calculados con los datos de los estados financieros certificados o dictaminados con corte al 31 de diciembre del último año disponible.
Para la validación de esta información, el proponente deberá adjuntar la totalidad documentación solicitada de acuerdo con el numeral IV (Presentación de la propuesta) de la presente invitación.
Adicionalmente, el Banco realizará una evaluación financiera complementaria de los proponentes revisando entre otros aspectos, liquidez, endeudamiento y rentabilidad, indicadores que se compararán con el promedio del sector. Así mismo, se revisará el endeudamiento del proponente en Centrales de Riesgo y la calificación respectiva.
V. Propuesta económica:
La propuesta deberá contemplar el precio en pesos colombianos, si este es en dólares se deberá especificar la TRM con la cual se hará el pago. La prestación del servicio de soporte y mantenimiento para las licencias del software MEGA es hasta el 30 de enero de 2018.
Es pertinente indicarle que la remisión de esta invitación a cotizar, así como la presentación de una cotización por su parte, no genera a su favor expectativa o derecho adquirido alguno de cara a la celebración del contrato objeto de la presente invitación, por lo que Bancóldex no asumirá ningún tipo de perjuicio o costo que con el proceso de selección pudiese generarle.
VI. Documentos
Para efectos de la presente invitación a cotizar, se deben remitir los siguientes documentos:
Certificado de existencia y representación legal no mayor a sesenta (60) días.
Registro Único Tributario
Los documentos que acrediten el cumplimento de las Condiciones Generales.
Certificado de pago de seguridad social y aportes parafiscales de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Propuesta económica.
VII. Duración del Contrato:
El contrato tendrá una duración hasta el 30 de enero del año 2019.
El plazo correspondiente podrá ser prorrogado o ampliado por las partes de común acuerdo mediante xxxxx xx xxxxxx, con anterioridad al vencimiento del mismo.
Finalmente, con la presentación de su propuesta, autoriza al Banco para que sus datos personales sean utilizados con la única y exclusiva finalidad de adelantar el proceso de selección, así como para ejecutar el contrato que se celebre en el evento en que resulte seleccionado. De igual forma, acepta que el Banco maneje los datos personales suministrados de acuerdo con lo establecido en sus manuales de Políticas y Procedimientos de Datos Personales, las cuales podrá consultar en la página web de Bancóldex xxx.xxxxxxxxx.xxx
VIII. Términos Jurídicos
RÉGIMEN JÚRDICO APLICABLE: En atención al régimen de contratación de Bancóldex, el presente proceso de selección y la contratación que de él se derive, se encuentran sometidos a las normas del Derecho Privado Colombiano.
VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN: El Proponente está obligado a responder por la veracidad de la información entregada durante el proceso de selección de Proponentes, BANCÓLDEX, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el Proponente presente para el desarrollo de esta invitación es veraz y corresponde a la realidad. No obstante, BANCÓLDEX, se reserva el derecho de verificar toda la información suministrada por el Proponente.
PROPIEDAD INTELECTUAL: El Proponente renuncia a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., a cualquier derecho de propiedad, uso, goce, reproducción, distribución, comunicación pública y transformación sobre el objeto, los documentos y productos que resulten del objeto de la presente invitación, renuncia que se entenderá otorgada por el Proponente, mediante su participación en la presente convocatoria. (Se ajusta dependiendo del objeto de la invitación).
CLÁUSULA DE RESERVA: BANCÓLDEX se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente invitación, y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así
conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de los proponentes.
IX. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES
Estudios para participar en la Invitación: Corresponde a todo proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la Propuesta, incluyendo, pero sin limitarse a los estudios técnicos, contables, tributarios, entre otros; asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, que no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto. La presentación de una Propuesta implicará que el Proponente realizó los estudios, análisis y valoraciones pertinentes para prepararla y, por lo mismo, no se reconocerá sobrecosto alguno derivado de deficiencias en ellos
Instrucciones para contestar la Invitación: Las Propuestas recibidas que no cumplan los requisitos y no vengan acompañadas de la documentación exigida en ésta convocatoria, serán excluidas del proceso de evaluación.
Si el Proponente lo estima conveniente, podrá adicionar a su propuesta información suplementaria a la solicitada en esta invitación, siempre y cuando dicha información sea suministrada dentro del término establecido para la entrega de las Propuestas.
La Propuesta debe ser presentada en español y todas sus páginas deben estar enumeradas en forma ascendente consecutiva, con el correspondiente índice o tabla de contenido que permita su fácil consulta.
Requisitos para participar: Para efectos de la presente invitación podrán presentarse los proponentes que cumplan con los siguientes requisitos:
1. Ser persona jurídica, nacional o extranjera con sucursal en Colombia, que cumpla con los requisitos establecidos en estos términos de referencia.
2. El proponente deberá acreditar la experiencia exigida en el numeral 3.1. de la presente invitación.
4. Tener la capacidad financiera exigida.
5. El proponente favorecido debe estar en disponibilidad de iniciar y ejecutar el objeto de la presente convocatoria según las necesidades del Banco, disponibilidad que se presumirá con la sola presentación de la Propuesta.
6. Aportar oportunamente toda la documentación exigida en la presente invitación.
X. GARANTÍA DEL CONTRATO
Para la ejecución del Contrato, el adjudicatario deberá constituir a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex NIT 800.149.923-6 una garantía bancaria o un seguro de cumplimiento, en formato de entidades particulares, expedido por una compañía de seguros o establecimiento bancario, debidamente autorizado por las autoridades colombianas, el cual deberá contener los amparos que se mencionan a continuación:
Cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato con una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del precio del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) meses más.
CON EL FIN DE QUE LA VIGENCIA DEL SEGURO SEA CONGRUENTE CON EL INICIO DE VIGENCIA DEL CONTRATO, LA CUAL INICIA CUANDO SE PRODUCE LA LEGALIZACIÓN DEL MISMO, EL SEGURO DEBERÁ PRESENTARSE CON UNA VIGENCIA ADICIONAL DE UN (1) MES RESPECTO DE LAS VIGENCIAS INDICADAS EN LOS ANTERIORES NUMERALES.
Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con Bancóldex (cupo de crédito aprobado con Bancóldex).
XI. AUTORIZACIONES SOBRE USO DE INFORMACIÓN, HABEAS DATA Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Con la presentación de las propuestas, los proponentes autorizan al Banco para que sus datos personales y los informados en relación con el equipo de trabajo propuesto, sean utilizados con la única y exclusiva finalidad de adelantar el proceso de selección así como para ejecutar el contrato que se celebre en el evento de la adjudicación de la misma.
Para ello, los proponentes de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2012, deberán cumplir con las obligaciones contenidas en el Anexo 2 sobre Confidencialidad y Tratamiento de Datos Personales en relación con los datos personales de los contratistas, de los proyectos, equipo ejecutor o profesionales vinculados a los proyectos, y en general frente a cualquier persona vinculada a su propuesta.
De igual forma, acepta que el Banco maneje los datos personales suministrados de acuerdo con lo establecido en su manual de Políticas y Procedimientos de Datos Personales, las cuales podrá consultar en:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx/0000_XXXxXXXXX_XX_XXXXXXXXXXX_XX_XXX OS_PERSONALES_2016.pdf.
En caso de que los servicios a contratar impliquen el levantamiento y entrega de bases de datos personales, el Contratista se obliga a obtener de parte de los titulares de la información, las autorizaciones respectivas, de tal forma que el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. pueda hacer uso de los datos personales y la información, atendiendo lo preceptuado en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Lo anterior de conformidad con la política de tratamiento de datos mencionada.