RESPUESTA A OBSERVACIONES LICITACIÓN PÚBLICA No. SED- EF-01-2012

OBJETO: Contratar un Encargo Fiduciario para la administración y pago de los excedentes de los recursos del balance del Sistema General de Participaciones del Departamento de Risaralda y de los recursos asignados y transferidos por la Nación a través del Ministerio de Hacienda, para el pago de los costos de homologación y nivelación salarial del personal administrativo que labora en la Secretaría de Educación del Departamento de Risaralda.

Dentro del término establecido en el proyecto de pliegos de condiciones, se presentaron las siguientes OBSERVACIONES:

OBSERVACIÓN No. 1 SOCIEDAD FIDUCIARIA SANTANDER:

“… Numeral 2.1 Obligaciones del contratista.

Punto 3. Solicitamos nos aclaren quien define en que entidades se debe abrir las cuentas bancarias….”

R/ La Fiducia que resulte adjudicataria del contrato, será la encargada de definir en qué entidades bancarias manejará los recursos, el único requisito como lo manifiesta el pliego de condiciones, es que deben de estar vigiladas por la Superintendencia Financiera.

…Punto 6. Solicitamos definir régimen de inversión de los recursos…

R/ El régimen de inversión no se define, simplemente se deja claro que se debe dar la mejor rentabilidad cumpliendo con los parámetros del decreto 1525 de 2008.

… Punto 8. “El número de pagos a realizarse por parte de la fiduciaria mediante transferencia electrónica ACH, se estiman entre 450 y 500 transacciones.”

Favor aclarar si este numero de transacciones de efectuarán mensualmente o en otra periodicidad, si es otra por favor indicar cuál.

R/ El total de los beneficiarios a lo largo de todo el encargo fiduciario es de 450 a 500, Los pagos a los mismos se realizarán dos días hábiles después de recibida la información, que suministre la Secretaría de Educación Departamental y en esta misma medida se van realizando los pagos.

2. numeral 2.2 OBLIGACIONES DEL DEPARTAMENTO

Se debe incorporar como obligación del Departamento, la entrega oportuna de la información.

R/ La Secretaría de Educación Departamental entregará la información en el medio en que las partes convengan.

3. Numeral 8 Análisis de Riesgo.

El riesgo de retraso en los pagos también debe incorporarse al Departamento si este no entrega a tiempo las instrucciones completas que permitan su realización.

R/ La Secretaría de Educación Departamental deberá entregar la información oportuna para el pago, la cual debe de tener valor a pagar al beneficiario, valor a pagar a parafiscales, valor a pagar al abogado si es del caso, número de cuenta del beneficiario, planillas de salud y pensión y las demás información que se requiera.

4. Numeral 9 Garantías.

Valor de las garantías. Tener en cuenta que el valor sobre el cual se debe presupuestar es sobre el valor del contrato equivalente a la comisión fiduciaria o presupuesto máximo

$36.000.000.oo

R/ El valor de las garantías será sobre el presupuesto oficial.

5. Anexo No. 2 Cláusula Cuarta Obligaciones de la Fiduciaria.

Punto 21. “Elaborar y remitir oportunamente los informes que le sean solicitados por los entes de control con relación a la ejecución del presente ENCARGO FIDUCIARIO.”

¿Qué tipo de informes pueden requerir y con qué periodicidad?

R/ La Secretaría de Educación Departamental solicitará por escrito la información requerida para este tipo de informes, los cuales no podemos asegurar con que periodicidad deberán ser presentados, debido a que esto es potestad de cada ente de control.

Punto 29. “Los recursos que no sean cobrados o reclamados, deberán consignarse en depósitos judiciales“

¿Quién ordena estos depósitos, como se haría el control y posterior manejo y en el momento de terminación del negocio que pasaría si aún existen depósitos?

R/ El Departamento comunicará oportunamente el destino de los recursos sobrantes a fin de definir el mecanismo de devolución, en todo caso se sujetará a los Acuerdos establecidos con el Ministerio.

OBSERVACION No. 2 FIDUCIARIA POPULAR

1. Numeral 2 – Descripción o Alcance del Objeto

• Comedidamente solicitamos indicar si los recursos a desembolsar por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y por el Departamento de Risaralda serán entregados a la Fiduciaria en un solo giro y cuál es la fecha probable de dichos desembolsos.

R/ El Departamento de Risaralda entregará un primer depósito de $1.472.687.734 y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público desembolsará $00.000.000.000, después de suscribir un acuerdo de pago con esta entidad territorial.

2. Numeral 2.1. – Obligaciones del Contratista

• Comedidamente solicitamos indicar el número de beneficiarios, previstos en el Listado de Beneficiarios a los cuales la Fiduciaria realizará los pagos.

• Comedidamente solicitamos aclarar si los giros a realizar serán pagos netos o tendrán descuentos; en el evento se realizarse descuentos, a qué corresponden y qué hará la Fiduciaria con los mismos.

• Con respecto al punto 7 de este numeral, nos permitimos manifestar que dada la experiencia de la Fiduciaria en este tipo de negocios, no es necesario informar al Beneficiario. No obstante y si es necesario hacerlo, comedidamente solicitamos nos indiquen que información entregará el Departamento a la Fiduciaria para ubicar a los Beneficiarios. Igualmente solicitamos que el envío de la misma se realice dentro de los 5 días hábiles después de efectuado el pago, dado que es el tiempo requerido por las plataformas tecnológicas de los Bancos para informar si una transferencia fue válida o no.

• Cuántos pagos deben realizar la Fiduciaria en la duración del Encargo Fiduciario.

• A qué Bancos se deben realizar las transferencias electrónicas a los Beneficiarios de los pagos.

• Comedidamente solicitamos aclarar a que hace referencia el punto 13 de este numeral “Presentar al Fideicomitente y a la Nación un informe presupuestal y financiero del Encargo Fiduciario”, el cual deberá ser desagregado por cada uno de los ingresos administrados.

• Con respecto al punto 23 de este numeral, nos permitimos aclarar que por ser un Contrato de Encargo Fiduciario, la obligación de realizar las declaraciones tributarias recae sobre el Fideicomitente y no sobre la Fiduciaria

• Comedidamente solicitamos aclarar el punto 27 y 28 de este numeral, dado que en negocios similares que administra la Fiduciaria, el valor a girar no genera ningún descuento o deducción.

• Comedidamente solicitamos aclarar el punto 29 de este numeral….”Constituir depósitos judiciales con los recursos no cobrados”.

R/ El número de los beneficiarios oscila entre 450 y 500 dichos valores al cancelar serán netos.

La información sobre el beneficiario será enviada a través de la Secretaria de Educación Departamental.

El total de los beneficiarios a lo largo de todo el encargo fiduciario es de 450 a 500.

La Secretaria de Educación suministrará la información de las cuentas bancarias de los beneficiarios.

Con respecto al envío de la información al beneficiario, la entidad considera que después del pago, la fiduciaria cuenta con dos 2 días para enviar la información

Sírvase seguir las instrucciones del punto 13 de los pliegos de condiciones donde se establece claramente el tipo de informe requeridos.

Punto 27 y 28, con respeto al punto 27 es necesario realizar los aportes de seguridad social y parafiscal según la información enviada por la Secretaría de Educación. Con respeto al punto 23 y 28 se deberá aplicar la normatividad legal vigente respeto a encargos fiduciarios, es decir, que si los pagos ordenados son sujetos a descuentos tributarios y de estampillas, es a la fiduciaria que le compete retener y posteriormente declarar y pagar a la DIAN y al Departamento lo pertinente.

Una vez terminado el encargo fiduciario los dineros que no hayan sido cobrados o reclamados por algunos beneficiarios, el Departamento comunicará oportunamente el destino de los recursos sobrantes a fin de definir el mecanismo de devolución, en todo caso se sujetará a los Acuerdos establecidos con el Ministerio.

1. Numeral 2.2. – Obligaciones del Departamento

• Quién ejercerá la Interventoría del contrato y quién la nombra.

R/ La interventoría del contrato la ejercerá el Departamento de Risaralda y la Secretaría de despacho competente designará por oficio los interventores.

4. Numeral 7. – Condiciones Generales

• El proponente deberá disponer de una sede en la ciudad xx Xxxxxxx. Comedidamente solicitamos validar el cumplimiento de este requisito con la disponibilidad de la oficina

del Banco ubicada en dicha ciudad, dado que los pagos será realizados a través de transferencias.

• Comedidamente solicitamos aclarar el punto 7.26 – Forma de Pago del Contrato.

R/ Para el Departamento de Risaralda es necesario contar con sede de la Fiduciaria en la ciudad xx Xxxxxxx con las condiciones establecidas en el pliego, debido a que se hace necesaria la interacción con los beneficiarios y con la entidad, para el desarrollo del objeto contractual.

5. Numeral 10 – Requisitos Habilitantes

• Comedidamente solicitamos eliminar lo referente a la Capacidad de Contratación (K residual), dado que para el negocio fiduciario como tal no se puede calcular el K residual, por ser los contratos de cuantía indeterminada.

R/ Se acepta la solicitud de eliminación del K residual, en atención a que las Fiducias, deben estar supervisadas por la Superintendencia Financiera y cumplir con los requisitos de calificación del decreto 1525 del 2008. De todos modos es importante aclarar que la experiencia de la Fiducia debe ser demostrada de conformidad con lo establecido en el pliego.

6. Numeral 12 - Documentos de la Propuesta o Requisitos Sujetos a Verificación

• Comedidamente solicitamos aclarar a que hace referencia el punto 12.16 Cuadro de Contratos en Ejecución y a qué anexo del Proyecto de Pliegos se refiere.

• Con respecto a la solicitud del punto 12.22 – copia de la póliza de infidelidad y riesgos financieros, comedidamente solicitamos aceptar la certificación correspondiente expedida por la entidad aseguradora.

R/ Se acepta la solicitud de conformidad con la eliminación en el punto anterior del K residual, lo cual necesariamente hace inocua esta estipulación. En relación con la póliza de infidelidad, se aceptará, siempre y cuando el certificado que anexen los participantes, contenga la información que permita verificar su validez, valor asegurado, vigencia y amparos conforme se solicita.

7. Numeral 16 – factor de Calificación

• Comedidamente solicitamos que la rentabilidad de la Cartera Colectiva del año 2011 no sea un factor calificable en la licitación, dado que las rentabilidades históricas de las Carteras Colectivas no son garantía de futuras rentabilidades: igualmente la rentabilidad no es un punto relevante en este tipo de negocios. Respetuosamente sugerimos que un factor calificable sea la experiencia de los proponentes en el manejo de Encargos Fiduciarios con Entidades Públicas.

R/ No se acepta la solicitud de eliminación de rentabilidad de cartera, dado que el Departamento debe contar con esta capacidad como factor calificable, ya que esta información es significado de solidez en la vigencia 2011. Y con respecto a la experiencia de la Fiducia, como ya se mencionó, debe ser demostrada de conformidad con lo establecido en el pliego.

8. Anexo 2 – Minuta

• Comedidamente solicitamos aclarar si la minuta adjunta es la aprobada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• Comedidamente solicitamos aclarar si el Departamento cuenta con las aprobaciones correspondientes, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 148 de la Ley 1450 de 2011.

• Comedidamente solicitamos indicar que impuestos deberá cancelar la Fiduciaria adjudicataria para la legalización del Contrato, igualmente si el mismo deberá ser publicado en la Gaceta Municipal y el costo de la misma.

R/ Con relación a la minuta de contrato, se aclara que esta corresponde al modelo que el Ministerio de Hacienda y crédito público aprobó para estos efectos del encargo fiduciario.

Si la Fiduciaria es responsable xx xxxxxx de la DIAN, se le aplicará las retenciones tributarias respectivas.

Respecto a lo solicitado en el artículo 148 de la ley 1450 de 2011, informamos que el Departamento cuenta con la autorización expresa del Ministerio de Educación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y los recursos ya se encuentran incorporados en el presupuesto del Departamento vigencia 2012.

Con relación a los pagos para la legalización de contrato, deberá cancelar lo correspondiente a las estampillas vigentes, y no se efectuaran cargos con respecto a gaceta departamental.

OBSERVACIÓN No. 3 FIDUCOLDEX

1. Obligación 7, del Numeral 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. Solicitamos al Departamento de Risaralda que la forma de realizar la comunicación a los beneficiarios de los pagos se pueda efectuar solamente a través de correo electrónico, para que de esta forma se pueda realizar de una forma más rápida y eficaz.

R/ Con respecto al envió de la información al beneficiario la entidad considera que después del pago, la Fiduciaria cuenta con dos 2 días para enviar la información, por cualquier medio y de conformidad con las identificaciones de destinos que envié la Secretaria de Educación.

2. Numeral 7.1. Perfil Solicitado. De manera atenta solicitamos reconsiderar el requerimiento de disponer de una sede en la ciudad xx Xxxxxxx, ya que de acuerdo al objeto del contrato a suscribir y el estipulado en el proyecto de pliegos de condiciones la Fiduciaria puede realizar los pagos instruidos por el Fideicomitente, a través de medios electrónicos sin que se requiera la presencia física, además para recibir las órdenes de pago se pueden establecer procedimientos que permitan el normal desarrollo del Encargo Fiduciario, adicionalmente no se realizará atención al público, motivo por el cual la sede en el Municipio xx Xxxxxxx no se consideraría indispensable para su ejecución, por otro lado este requerimiento limita la participación de oferentes, lo cual repercute en el resultado de poder seleccionar la mejor oferta al no presentarse pluralidad de oferentes.

R/ Para el Departamento de Risaralda es necesario contar con sede de la fiduciaria en la ciudad xx Xxxxxxx con las condiciones establecidas en el pliego, debido a que se hace imprescindible la interacción con los beneficiarios y con la entidad, para el desarrollo del objeto contractual.

3. Literal A, del numeral 7.2 Registro Único de Proponentes y las Capacidades Mínimas de Contratación son de 2000 smmlv. En lo referente al requerimiento de la Capacidad Residual de Contratación solicitamos que esta sea eliminada en los pliegos de condiciones, teniendo en cuenta que en la definición establecida en el numeral 1, artículo 6.1.1.2. del Decreto 0734 de 2012 se establece que este indicador se debe calcular para los contratistas dedicados a la actividad de construcción, cuyo objeto no es el estipulado para el presente proceso.

R/ Se acepta la solicitud de eliminación del K residual, en atención a que las fiducias, deben estar supervisadas por la superintendencia financiera y cumplir con los requisitos de calificación del decreto 1525 del 2008. De todos modos es importante aclarar, que la experiencia de la fiducia debe ser demostrada de conformidad con lo establecido en el pliego.

4. Numeral 8. Análisis del Riesgo.

a. Riesgo: “Pérdida de los recursos objeto de la Fiducia, por la omisión en la aplicación de retenciones y descuentos sobre pagos a beneficiarios”. En lo referente a este riesgo solicitamos que se debe asumir de forma conjunta con el

Fideicomitente, ya que se puede materializar de acuerdo a una instrucción impartida por el mismo, teniendo en cuenta lo establecido en la obligación 7, del numeral 2.1. Obligaciones del Contratista, del proyecto xx xxxxxx de condiciones.

b. Riesgo: “Pérdida de los recursos objeto del contrato relacionados con fraudes externos o realizados a terceros.” Es importante aclarar que si este riesgo se materializa por circunstancias atenuantes a funcionarios de la Gobernación, el mismo deberá ser asumido por el Fideicomitente, por otro lado, agradecemos a la Entidad aclarar a que se refiere cuando hablan “…realizados a terceros..” a que se refieren.

R/ En cuanto al análisis de riesgos, la entidad acepta el riesgo solo en relación con la información que debe enviar la Secretaría de Educación, la cual debe ser precisa para cada uno de los beneficiaros, dado que el manejo de los dineros será a través de la Fiducia.

Es importante aclarar que el análisis de riesgos tendrá lugar en la audiencia de asignación de riesgos.

En cuanto al riesgo de pérdida de recursos, no se acepta tal observación, en consideración, a que ésta sólo se presentaría en caso de que la información no sea correcta, y a que no exista verificación del pago efectivo del recurso, que siempre debe corresponder al valor del contrato.

5. Numeral 9.2.1. Cumplimiento. De manera atenta solicitamos que la vigencia xxx xxxxxx del cumplimiento del contrato sea por un término igual a la duración del mismo y seis (06) meses más, contados a partir de la suscripción del contrato.

R/ Esto es un requisito solicitado, por la administración para lo cual no se modificará, por cuanto se encuentra conforme al decreto 0734 de 2012.

6. Numeral 10.1. Capacidad Jurídica. Reiteramos la observación Número tres del presente documento.

R/ Se acepta la solicitud de eliminación del K residual, en atención a que las Fiducias, deben estar supervisadas por la superintendencia financiera y cumplir con los requisitos de calificación del decreto 1525 del 2008. De todos modos es importante aclarar, que la experiencia de la fiducia debe ser demostrada de conformidad con contratos ejecutados.

7. Numeral 10.2 Experiencia Acreditada exigida en el pliego. De manera atenta solicitamos que los contratos mediante los cuales se vaya a acreditar la experiencia puedan ser patrimonios autónomos también y que los contratos se puedan encontrar en ejecución.

R/ Los contratos de patrimonio autónomos no se tendrán en cuenta con la experiencia acreditada, si se tendrán en cuenta los contratos ejecutados

8. Numeral 10.7. La capacidad de Contratación, (K residual). Reiteramos la solicitud efectuada en la observación No. tres del presente documento.

R/ Se acepta la solicitud de eliminación del k residual, en atención a que las fiducias, deben estar supervisadas por la superintendencia financiera y cumplir con los requisitos de calificación del decreto 1525 del 2008. De todos modos es importante aclarar que la experiencia de la fiducia debe ser demostrada de conformidad con lo establecido en el pliego.

9. 12.16. Cuadro de Contratos en Ejecución. En lo referente a este punto, solicitamos aclarar si en este cuadro, el cual corresponde al anexo 3, se debe diligenciar con la información de los contratos mediante los cuales se acreditará la experiencia de la Fiduciaria, ó si son los contratos que se necesitan para realizar el cálculo del K residual, en caso tal reiteramos la observación No. tres del presente documento.

10. Numeral 15.1. Experiencia Acreditada. Certificaciones Requeridas para la Presentación de la Propuesta: En este numeral se estipula que se deben presentar máximo 3 certificados que hayan sido ejecutados, por lo que solicitamos que estas certificaciones puedan ser de contratos que aún se encuentren en ejecución, de igual que solamente puedan ser suscritas por el Revisor Fiscal de la Fiduciaria.

Por otro lado, solicitamos dar claridad a que se refieren a cuando dicen: “También se recibirán copias de actas de pago debidamente legalizada ante la Entidad correspondiente.”

Por último solicitamos aclarar que se pretende con el cálculo de la fórmula que facilitan en este numeral.

R/ Los certificados solicitados se refieren a los contratos ejecutados, no se aceptarán contratos en ejecución y en cuanto a las copias de las actas de pago, se retirarán xxx xxxxxx. Con relación a la formula se utilizara para calcular el valor presente neto.

11. Numeral 15.10. Calculo Del K Residual: Reiteramos la observación tercera consignada en el presente documento, que se refiere al Literal A, del numeral 7.2, del proyecto xx xxxxxx de condiciones.

MINUTA DEL CONTRATO

12. CLÁUSULA CUARTA.- OBLIGACIONES DE LA FIDUCIARIA:

a. Obligación 8. En esta obligación se habla de la realización entre 450 y 500 pagos aproximadamente, durante la vigencia del contrato, con el fin de poder realizar un flujo mensual de egresos, solicitamos al Departamento un estimado de la cantidad de pagos mensuales que se podrían efectuar y el valor de los mismos, entendiendo que es una aproximación. De igual forma, de manera atenta solicitamos informar de que depende que estos pagos sean solicitados en un menor ó mayor tiempo por el Departamento.

R/ El número de los beneficiarios oscila entre 450 y 500; dichos valores a cancelar serán netos. La información al beneficiario será realizada a través de la Secretaría de Educación Departamental. El total de los beneficiarios a lo largo de todo el encargo fiduciario es de 450 a 500. La Secretaria de Educación suministrará la información de las cuentas bancarias de los beneficiarios, y depende de cómo llegue la información por parte de la secretaria a la fiduciaria. Adicionalmente será necesario realizar los aportes de seguridad social y parafiscal según la información enviada por la Secretaría de Educación

b. Obligación 14. En este numeral se habla de la presentación semestral de la rendición de cuentas, la cual debe cumplir con la normatividad legal vigente, sin embargo se deja abierta la posibilidad de efectuarla en cualquier momento al decir: “…o cuando éstos lo soliciten…”, motivo por el cual solicitamos eliminar esta posibilidad en los pliegos de condiciones.

R/ No es posible eliminar la posibilidad de los informes debido a que son recursos públicos, están sujetos a los entes gubernamentales los cuales podrán ser solicitados en cualquier momento de la ejecución.

c. Obligación 23. Solicitamos aclarar que las obligaciones tributarias inherentes al presente encargo fiduciario, corresponden a los impuestos que le sean generados directamente a la Fiduciaria, por motivo de la remuneración que recibe por la ejecución del contrato fiduciario, más no a aquellos impuestos que puedan surgir por el normal desarrollo del encargo fiduciario, los cuales deberán ser cubiertos con los recursos administrados el fideicomiso.

R/ Se deberá aplicar la normatividad legal vigente respeto a encargos fiduciarios, es decir que si los pagos ordenados son sujetos a descuentos tributarios y de estampilla, es a la fiduciaria a quien le compete retener y posteriormente declarar y pagar a la DIAN y al Departamento lo pertinente.

d. Obligación 29. En lo referente a los recursos no cobrados ó reclamados, sugerimos que estos puedan ser mantenidos en las carteras colectivas de forma individual para cada beneficiario, hasta que ellos se acerquen a retirarlos, en caso de no aceptarse esta sugerencia, solicitamos aclarar que la instrucción de consignarlos en depósitos judiciales deberá provenir del Fideicomitente, con la xxxxxxxx de los costos correspondientes.

R/ Después de terminado el encargo fiduciario, no es posible mantenerlos en cartera colectiva, los dineros que no hayan sido cobrados o reclamados por algunos beneficiarios El Departamento comunicará oportunamente el destino de los recursos sobrantes a fin de definir el mecanismo de devolución, en todo caso se sujetará a los Acuerdos establecidos con el Ministerio.

OBSERVACIÓN No. 4 FIDUCIARIA DE OCCIDENTE

1. 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, numeral 3.

Nos permitimos solicitar aclarar el alcance de ésta obligación, “3. Desarrollar el procedimiento operativo idóneo para vigilar que los recursos, ingresen al presente ENCARGO FIDUCIARIO, así como abrir la(s) cuenta(s) a nombre del mismo en entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, para que allí se depositen dichos ingresos en la forma en que se establece en el presente ENCARGO FIDUCIARIO.”

R/ La Secretaria de Educación Departamental, suministrará la información de las cuentas bancarias de los beneficiarios, la que se hará mediante los canales que las partes acuerden.

2. 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, numeral 5.

Solicitamos respetuosamente, ampliar el plazo establecido en el mencionado numeral a cinco (5) días hábiles, para la apertura de la cuenta y remisión de la certificación indicando el número de cuenta de ahorros donde se recibirán los recursos.

R/ No se admite la observación, por cuanto el tiempo establecido en el pliego es suficiente para estas operaciones.

3. 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, numeral 7.

i) Agradecemos aclarar, si los pagos a efectuar serán solicitados a lo largo de un mes, o si se requiere la ejecución de los mismos en un solo día del mes, o como se tiene estimado.

ii) Solicitamos respetuosamente indicar claramente la forma de ejecución de los pagos, (transferencias electrónicas, ACH, cheques).

iii) Indicar si por un beneficiario de pago puede haber más de un apoderado, con el fin de estimar el volumen real de pagos a efectuar.

iv) Solicitamos respetuosamente eliminar la comunicación a los beneficiarios de los giros, pagos o transferencias por correo certificado, como se indica en el numeral 7. “correo certificado y a través de medios electrónicos y/o página web” (subrayado fuera del texto), toda vez que el costo de dicha gestión es alto. Proponemos que sea válida la comunicación a través de medios electrónicos y/o página web.

v) Adicionalmente, solicitamos que el plazo para notificar a los beneficiarios de los giros, pagos o transferencias sea de un día hábil, pero contado a partir de la notificación de la entidad financiera de que los giros, pagos o transferencias fueron efectivamente abonados a las cuentas de los beneficiarios. Lo anterior, en razón a que dependiendo de la entidad financiera la confirmación del abono por parte de la entidad financiera receptora, puede tardar más de un día hábil, como es el caso del Banco Agrario.

R/:

- Estos pagos se harán según la entrega de la información de la Secretaria de Educación, a partir de la recepción de esta información la fiduciaria tendrá 2 días hábiles para ejecutar el pago.

- El pago a los beneficiaros se hará mediante cualquier medio de pago, autorizado por la superintendencia bancaria, con excepción del pago en efectivo, de acuerdo con la información reportada a la fiduciaria por el fideicomitente.

- Por cada beneficiario podrá o no haber un apoderado, o podrán actuar directamente, así mismo podrían existir más beneficiaros en caso de fallecimiento o de embargos.

- Los pagos se harán según la entrega de la información por parte de la Secretaría de Educación. A partir de la recepción de esta información la fiduciaria tendrá 2 días hábiles para ejecutar el pago.

- Una vez efectuado el pago la fiduciaria tendrá un término de dos días para realizar la notificación, que podrá ser efectuada por medios electrónicos

4. 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, numeral 8.

i) Agradecemos indicar si los pagos a efectuar serán a nivel nacional, o todos serán en el Departamento de Risaralda.

ii) Solicitamos aclarar si el volumen de pagos estimado “entre 450 y 500 transacciones” corresponde a estimaciones mensuales o a que periodicidad. Adicionalmente, la operatividad estimada para los pagos diferentes a Transferencia electrónica ACH (cheques, transferencias electrónicas).

R/ 1. La información la dará el beneficiario a la Secretaria de Educación y como ente departamental, no tenemos injerencia en la identidad bancaria de los beneficiarios.

2. El total de los beneficiarios a lo largo de todo el encargo fiduciario es de 450 a 500, Los pagos a los mismos se realizarán dentro de los dos (2) días hábiles después de recibida la información que suministre la secretaria de educación y en esta misma medida se van realizando los pagos.

5. 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, numeral 9.

Respetuosamente sugerimos acotar la obligación con respecto al mencionado numeral, por lo que respetuosamente sugerimos que la redacción sea la siguiente:

9. Entregar los informes correspondientes al desarrollo del presente contrato, que sean solicitados por las entidades de control ya sea del orden Municipal, Departamental o Nacional.

R/ La obligación permanecerá como se estableció, toda vez que la Secretaría de Educación Departamental solicitará por escrito la información requerida para este tipo de informes, los cuales no podemos asegurar con que periodicidad deberán ser presentados, debido a que esto es potestad de cada ente de control.

6. 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, numeral 10.

Agradecemos indicar si las órdenes de pago con sus respectivos soportes a devolver a la Tesorería de EL FIDEICOMITENTE, corresponden a las originales o a copias simples de las mismas.

R/ Se refiere a las copias de todo el paquete, porque el original debe reposar en el archivo de la Fiduciaria como soporte de pago, y, para rendir informes a los entes de control. Esta información debe ser guardada con toda la normatividad contenida en la ley general de archivo.

7. 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, numeral 11.

Solicitamos respetuosamente aclarar el alcance de la gestión fiduciaria para dar cumplimiento a la obligación del mencionado numeral “Abstenerse de efectuar pagos cuya destinación no se enmarque dentro del objeto del presente ENCARGO FIDUCIARIO.”

R/ La fiduciaria sólo debe efectuar los pagos respecto a los informados por la Secretaría de Educación Departamental.

8. 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, numeral 12.

Agradecemos aclarar, que sucede en el evento que los recursos administrados en el Encargo Fiduciario no sean suficientes para la atender los gastos de defensa, entendemos que los mismos serán asumidos por el Fideicomitente. Favor aclarar si nuestro entendimiento es acertado.

R/ A este respecto es necesario indicar que los recursos enviados por el Ministerio no se afectarán, ya que su destinación es especifica.

9. 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, numeral 27 y 28.

Con respecto a los numerales relacionados, entendemos de la redacción de los mismos, y de las obligaciones a cargo de la Fiduciaria relacionadas en numerales anteriores, que la Fiduciaria no efectúa la liquidación de nómina, por lo cual no se encuentra dentro de las gestiones a su cargo cálculo de aportes parafiscales, de seguridad social y liquidación de impuesto. Adicionalmente, con respecto a los giros a efectuar mencionados en el numeral 27 y 28 los mismos serán registrados operativamente como restitución a EL FIDEICOMITENTE, pero el giro se efectuará a favor de un tercero. Agradecemos confirmar.

R/ Puntos 27 y 28 con respeto al punto 27 es necesario realizar los aportes de seguridad social y parafiscales de cada uno de los beneficiarios,l según la relación enviada por la secretaria de educación. Con respeto al punto 28 se deberá aplicar la normatividad legal

vigente respeto a encargos fiduciarios, es decir, que si los pagos ordenados son sujetos a descuentos tributarios y de estampilla es a la Fiduciaria que le compete retener y posteriormente declara y pagar a la DIAN y al Departamento lo pertinente.

10. 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, numeral 31 inciso 3.

Respetuosamente solicitamos aclarar el alcance de las siguientes obligaciones. Lo anterior en razón a que dichas obligaciones no hacen parte del objeto del contrato, LA FIDUCIARIA no tendrá relación con contratistas y/o los proveedores de EL FIDEICOMITENTE.

“EL CONTRATISTA se compromete a diligenciar conjuntamente con la Interventoría la evaluación de proveedores, conforme a las obligaciones y documentación solicitada.”

R/ En lo relacionado con la evaluación de proveedores, es de tener en cuenta que a la Fiduciaria es a quien se le hará la evaluación respectiva por ser éste el contratista.

11. 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA, numeral 31 inciso 4.

Con respecto a la obligación del mencionado inciso, solicitamos publicar la documentación que debe ser utilizada por LA FIDUCIARIA, con el fin de verificar si es pertinente asumir el compromiso solicitado.

“EL CONTRATISTA se compromete además del objeto del Contrato y su alcance, a cumplir con todas las obligaciones inherentes a él, en especial, las relacionadas con el uso de la documentación utilizada en el Sistema de Gestión de Calidad de la Gobernación de Risaralda.”

R/ En relación con la información del sistema de gestión de calidad, ésta será entregada por el interventor, en el momento de presentación de cada informe o pago.

12. Numeral 7.2 literal A y B.

Respetuosamente nos permitimos solicitar sea eliminado el requisito de capacidad de contratación “K residual”, lo anterior según lo establecido en el Decreto 19 de 2012 “Ley Anti trámites” mediante el cual se modificó lo contenido en El artículo 6 de la Ley 1150 de 2007.

experiencia de la Fiducia debe ser demostrada de conformidad con lo establecido en el pliego.

13. Numeral 7.4 Presupuesto Oficial:

Al respecto, nos permitimos solicitar sea aclarada la forma en que se debe presentar la propuesta económica para la licitación, salarios mínimos, porcentaje recursos administrados, comisión por pago, etc.

R/ El presupuesto con respecto al valor del encargo fiducario, puede calcularse en la forma que se determine por cada proponente, siempre y cuanto no supere el valor del mismo.

14. 7.21.4. Impuesto de Valor Agregado IVA,

Solicitamos aclarar en los pliegos definitivos que la celebración del contrato por norma no generan IVA.

R/ El impuesto al Valor Agregado así como lo estipulan nuestros pliegos, lo deben incluir a la propuesta en caso en el proponente sea responsable del mismo.

15. Numeral 7.28 Indemnidad

Al respecto nos permitimos solicitar respetuosamente, aclarar que los gastos de defensa son con cargo a los recursos del encargo fiduciario, pero en el evento que las mismas sean imputables a EL CONTRATISTA, estos si serán asumidos por éste.

R/ A este respecto es necesario indicar que los recursos enviados por el Ministerio no se afectarán con gastos diferentes al pago del objeto del encargo fiduciario, ya que su destinación es especifica.

16. Numeral 8 Análisis de Riesgos Indemnidad

Solicitamos respetuosamente establecer claramente en la estimación de los riesgos A CARGO DEL CONTRATISTA que serán asumidos por éste, siempre y cuando la generación de los mismos, sean atribuibles a él.

R/ Es importante aclarar que el análisis de riesgos tendrá lugar en la audiencia de asignación de riesgos.

17. Numeral 10.2 Experiencia acreditada exigida en el pliego

Respetuosamente nos permitimos solicitar respetuosamente establecer claramente en la estimación de los riesgos A CARGO DEL CONTRATISTA que serán asumidos por éste, siempre y cuando el hecho generador de los mismos, sean atribuibles a El CONTRATISTA.

R/ la pregunta no es coherente ni clara, es decir no se da respuesta en relación a que no se conoce cual fue la pregunta en si misma.

18. Numeral 10.7 K Residual

Reiteramos la solicitud efectuada en el punto 12 de la presente comunicación, con el fin de que sea eliminado el requisito de capacidad de contratación “K residual”, lo anterior según lo establecido en el Decreto 19 de 2012 “Ley Anti trámites” mediante el cual se modificó lo contenido en El artículo 6 de la Ley 1150 de 2007. Igualmente, solicitamos la eliminación del numeral 15.10 del proyecto xx xxxxxx de condiciones.

19. Numeral 12.22 Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros

Solicitamos que sea aclarado que la póliza global bancaria, deberá mantenerse vigente durante toda la vigencia del contrato, y que es válida la renovación por periodos anuales de la misma. Lo anterior en razón a que los grupos financieros toman las pólizas para todas las entidades del grupo y que las mismas se renuevan anualmente.

R/ Si, efectivamente la póliza deberá ser renovada, siempre y cuando cumpla con los parámetros exigidos en el pliego.

20. Numeral 15.1 Experiencia acreditada

Sobre el numeral 15.1. nos permitimos solicitar amablemente, que sea válida la presentación de tres (3) certificaciones de encargos fiduciarios de administración y er r pagos, con recursos públicos, los cuales pueden estar ejecutados o en ejecución y que en los últimos cinco(5) años, contados a partir del cierre de la licitación y que la sumatoria de los mismos sea igual o superior al cincuenta (50) por ciento del valor de los recursos a administrar. Lo anterior teniendo en cuenta que el objeto del contrato es la administración de recursos públicos, consideramos pertinente que la experiencia

solicitada sea en la administración de éste tipo de recursos. Adicionalmente, por el periodo de experiencia solicitado, los contratos pueden encontrarse en ejecución, es decir que a la fecha de cierre de la licitación, no han sido liquidados.

R/ Los contratos requeridos para la acreditación de experiencia no serán limitados a recursos públicos, toda vez que los contratos de derecho privado, generan igualmente experiencia, no se tendrán en cuenta contratos en ejecución, solamente los ejecutados.

21. Numeral 16.2. Componente técnico

Con respecto al numeral, solicitamos que la rentabilidad de la cartera no sea un factor de calificación, sino que sea un requisito habilitante para participar en el proceso. Adicionalmente, agradecemos sea aclaro a que tipo de cartera colectiva abierta, se hace referencia que se debe certificar la rentabilidad, toda vez que las sociedad fiduciarias administran diferentes tipos de carteras.

Respeto del segundo inciso esta hace referencia a cualquier tipo de cartera.

22. Numeral 18. Criterios de desempate

Nos permitimos solicitar sea modificado el primer criterio de desempate, correspondiente a la acreditación de mayor rentabilidad de la cartera colectiva abierta, toda vez que consideramos que dicho criterio no es objetivo, ya que el objeto de la licitación, no corresponde a un contrato de inversión, proponemos que el criterio sea quien certifique el mayor volumen de recursos administrados en las tres (3) certificaciones de contratos de encargos fiduciarios de administración y pagos.

R/ No es procedente como quiera que siendo un factor de calificación, así deberá establecerse conforme al decreto 0734 de 2012.

23. Anexo No. 1 CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA:

Agradecemos aclarar la duración del contrato xx xxxxxxx, ya que en el numeral 7.7. del proyecto de pliegos se indica que el plazo de ejecución es de seis (6) meses y en la

carta de presentación de la propuesta numeral 4. Se relaciona que: “me comprometo a ejecutar el objeto del contrato en un plazo de 12 meses”

R/ Dentro del proyecto xxx xxxxxx de condiciones 7.7. se estableció como plazo de ejecución seis (6) meses, por lo que la carta de la propuesta se modificará en tal sentido.

24. Anexo No. 2 MINUTA: Clausula decima cuarta: Plazo y duración:

Solicitamos respetuosamente se unifique en los diferentes documentos la duración del contrato, ya que en la cláusula antes relacionada se indica que al plazo del contrato no podrá superar los QUINCE (15) meses, en el numeral 7.7. del proyecto de pliegos se indica que el plazo de ejecución es de seis (6) meses y en la carta de presentación de la propuesta numeral 4. se menciona que el plazo es de 12 meses.

R/ Conforme a la respuesta anterior, el plazo es de seis (6) meses y así será unificado.

25. Anexo No. 2 MINUTA: Clausula Vigésima Primera: GARANTIAS:

Agradecemos que sea unificado el plazo de duración de la garantía única de cumplimiento, ya que en el proyecto xx xxxxxx de condiciones se indica que la duración es por el termino de duración del contrato y seis (6) meses más, pero en la minuta del contrato se menciona que es el plazo del contrato y cuatro (4) meses más. Favor ajustar.

R/ Las garantías se establecerán conforme a lo establecido en los pliegos de condiciones No. 9 y así será unificado.

26. Anexo No. 4 FORMULARIO DE LA PROPUESTA:

Requerimos respetuosamente nos sea indicada la información que debe relacionarse en el anexo, ya que no son claros los ítems que deben relacionarse.

R/ Dicho formato será eliminado.

27. En la descripción del objeto del encargo fiduciario a qué se refiere le Departamento con la expresión excedentes de los recursos del balance del Sistema General de Participaciones?.

R/ Los recursos del balance del sistema general de participaciones es la fuente por la cual el Departamento destina los recursos para el encargo.

28. En qué consiste la obligación contenida en el subnumeral 22 del numeral 2.1 (obligaciones del contratista) según la cual la fiduciaria seleccionada debe brindar apoyo jurídico al Departamento relacionado con el objeto del encargo fiduciario)?

R/ Dicha obligación será suprimida.

29. La obligación contenida en el subnumeral 27 del numeral 2.1 se refiere a la realización del pago de los aportes por concepto de la seguridad social de los docentes?

R/ Con respeto al punto 27 es necesario realizar los aportes de seguridad social y parafiscales de los baneficarios, según la relación enviada por la secretaria de educación.

30. Porqué razón se establece como obligación a cargo de la fiduciaria consignar los recursos que no sean cobrados o reclamados, deberán consignarse en depósitos judiciales, siendo que en otros apartes xxx xxxxxx se establece que los recursos que no hayan sido utilizados deberán ser reintegrados a la Nación o al Departamento según el caso?.

R/ Una vez terminado el encargo fiduciario El Departamento comunicará oportunamente el destino de los recursos sobrantes a fin de definir el mecanismo de devolución, en todo caso se sujetará a los Acuerdos establecidos con el Ministerio.

31. Cuáles son las normas relacionadas con el uso de la documentación utilizada en el Sistema de Gestión de Calidad de la Gobernación de Risaralda?.

R/ Hace relación a la documentación que deberá ser diligenciada de acuerdo a la Gestión de la Calidad del Departamento de Risaralda, cuyos formatos serán entregados de ser necesario, por parte de la interventoría, entre otros, para los informes, actas, y pagos a realizarse al contratista por ejemplo.

32. En relación con el numeral 6 de los pliegos debe tenerse en cuenta que de acuerdo con la normatividad vigente, en la audiencia de distribución y asignación de riesgos también debe aclararse el contenido de los pliegos de condiciones del proceso de selección.

R/ En el mismo momento se celebran las dos audiencias.

32.En lo atinente al numeral 7.2 de los pliegos, (Registro Único de Proponentes y las Capacidades Mínimas de Contratación) el Departamento no podrá solicitar a los proponentes poseer a la fecha de presentación de la oferta, un K residual de contratación como proveedor, toda vez que el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 ( antitrámites), señala este requisito únicamente para la adjudicación de contratos de obra.

33. En relación con el requisito consistente en la presentación del documento de constitución de consorcio o unión temporal, porqué razón el Departamento señala que la no presentación del documento de conformación del Consorcio o Unión temporal, del RUP de alguno de los consorciados o unidos temporalmente no es subsanable?. Lo anterior teniendo en cuenta que conforme a los establecido en la Ley 1150 de 2007, los requisitos que no constituyan factores de escogencia para la selección del contratista, pueden ser subsanados antes de la adjudicación.

R/ Conforme a este requisito es necesario su presentación, toda vez que forma parte de la CAPACIDAD JURIDICA y además permite identificar en qué calidad se presenta la persona.

34. En qué consisten y por medio de qué ordenanzas fueron establecidas las estampillas Pro-Ancianos y pro-desarrollo?.Qué destinación legal tienen estos recursos?.

R/ las ordenanzas son la pro-anciano es la No 022 de 2004, y su destinación son los centro de atención al adulto mayor.

La ordenanza No 012 de 2009, y su destinación es a la construcción de infraestructura educativa, sanitaria y deportiva.

35. En relación con el numeral 8 de los pliegos (ANÁLISIS DEL RIESGO), debe tenerse en cuenta lo siguiente:

- Conforme a la normatividad vigente, los riesgos descritos en este capítulo deben ser cuantificados por la entidad pública, lo cual no se encuentra establecido en estos pliegos.

-De acuerdo con los lineamientos básicos para el entendimiento del concepto de “riesgo previsible” en el marco de las adquisiciones sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, los cuales se encuentran contenidos en el Documento Conpes 3714 de diciembre 1 de 2011, es necesario que la entidad pública tenga en cuenta lo siguiente:

“¿Qué no son riesgos previsibles?

En el ejercicio de tipificación es especialmente importante hacer el análisis y exclusión de aquellos hechos que aunque se pueden encontrar en la conceptualización de la teoría general del riesgo, no reúnen los presupuestos para ser considerados riesgos previsibles, bien por no tener las consideraciones incluidas en la reglamentación o por estar cobijados por regulaciones particulares contenidas en el marco de los riesgos contractuales “no previsibles” ilustrados anteriormente.

En este sentido, no son riesgos previsibles, por ejemplo:

El incumplimiento total o parcial del contrato, en la medida en que compromete la

R/ La cuantificación de todos los riesgos será por el valor total de la cuantía de los recursos a manejar en el encargo fiduciario.

Se elimina el incumplimiento total o parcial del contrato, porque no es un riesgo.

36. GARANTÍAS: En relación con la constitución de las garantías diferentes a la póliza global bancaria o de infidelidad, se solicita aclarar que, conforme a lo previsto en la normatividad vigente, el contratista seleccionado puede constituir garantías diferentes a las expedidas por compañías de seguros.

R/ Se admiten todas las garantías que la ley permita-

37. En qué consiste el factor de calificación contenido en el numeral 16 de los pliegos, según el cual, para evaluar el componente técnico se tendrá en cuenta la rentabilidad de la carta colectiva abierta durante el año 2011, en donde la Fiduciaria que acredite mediante certificación expedida por el Contador o Revisor Fiscal y el Representante Legal haber obtenido la mayor rentabilidad neta promedio durante el año 2011, obtendrá un máximo puntaje (600). A los demás se les calificará de manera decreciente por regla de tres?. Se refiere a cualquiera de las carteras colectivas abiertas administradas por las fiduciarias proponentes?

R/ Si, efectivamente se refiere a cualquier tipo de cartera colectiva.

38. En relación con el modelo de minuta de encargo fiduciario, es necesario expresar al Departamento las siguientes inquietudes:

- Conforme a lo previsto en las normas previstas para el efecto en las normas presupuestales, los rendimientos que se generen de los recursos provenientes de los excedentes del Sistema General de Participaciones y de los recursos aportados por la Nación deberían ser consignados al Departamento y a la Dirección general xxx Xxxxxx según corresponda, dentro del mes siguiente su causación?

R/ Si, dentro de los cinco (5) primeros hábiles siguientes-

- CLÁUSULA TERCERA: INVERSIONES DEL ENCARGO FIDUCIARIO: Teniendo en

cuenta que estos recursos tienen una destinación específica, no sería aplicable el Régimen de inversiones previsto en el Decreto 1525 de 2008 y demás normas sobre excedentes de liquidez, razón por la cual es necesario solicitar al Departamento de Risaralda que revise este aspecto para que los recursos entregados por el Departamento de Risaralda, puedan ser administrados en carteras colectivas

- Señalar en la cláusula Novena como beneficiarios de los rendimientos a la Nación y

R/ Se debe cumplir lo establecido en el decreto 1525 de 2008 y normas complementarias. La Nación es la beneficiaria de los rendimientos.

38 .Agradecemos remitir un flujo estimado de recursos del fideicomiso que contenga, ingresos mensuales y egresos mensuales en valores en pesos.

R/ Los ingresos totales son los valores totales del encargo fiduciario y los egresos estarán sujetos a la información de la Secretaría de Educación Departamental.

39. En la clausula segunda numeral 2.1 obligaciones del contratista punto 13: favor aclarar a que se refieren con informe presupuestal y financiero del presente Encargo Fiduciario?

R/ Se refiere a los Informes de ejecucuion del contrato donde se incluya los valores pagados, los saldos, los rendimientos ect. que se debe presentar por parte del Contratista.

40. En la clausula segunda numeral 2.1 obligaciones del contratista punto 13: con respecto al informe mensual que significa que el informe debe estar desagregado por cada uno de los ingresos administrados? Y diferenciando su origen?

R/ Se eliminará la diferencia de las fuentes de financiación, no hay que clasificarlas-

OBSERVACIÓN No. 5 FIDUPREVISORA

Numeral 2 – Descripción o Alcance del Objeto

Frente al valor total de los recursos a administrar, atentamente solicitamos informar, así sea de manera estimada, un flujo de caja del fideicomiso. Esta información es necesaria para realizar el escenario financiero (costeo) del Contrato.

R/ Los ingresos totales serán los establecidos para el manejo del encargo fiduciario y los egresos estarán sujetos a la información suministrada por la Secretaría de Educación Departamental.

Numeral 2.1 – Obligaciones del Contratista

Frente a las obligaciones aquí descritas, atentamente solicitamos precisar:

- Sub Numeral 7: Eliminar dentro de los mecanismos de información de pagos realizados el correo certificado, el cual resulta innecesario no sólo por su costo excesivo sino porque a través de los medios electrónicos descritos se cumple la finalidad que se persigue. Además de lo anterior revisada esta obligación dentro de la Minuta del Contrato de Encargo Fiduciario anexa al Proyecto, en este documento no se menciona tal mecanismo.

- Sub Numeral 8: Si el número de pagos aquí señalado, hace referencia a un período mensual o a la totalidad de los pagos que se realizaran durante la vigencia del contrato.

- Sub Numeral 29: Frente a esta obligación, consideramos que se hace necesaria precisar y detallar el procedimiento que debe seguirse para que la Fiduciaria la ejecute.

R/ Se eliminará la modalidad de correo Estos pagos se harán según la entrega de la información de la Secretaria de Educación, a partir de la recepción de esta información la fiduciaria tendrá 2 días hábiles para ejecutar el pago. los beneficiarios oscilan entre 450 y 500, a los cuales se les debe pagar lo correspondiente a parafiscales, abogado y si es del caso, retenciones xx xxx.

El pago a los beneficiaros se hará mediante cualquier medio de pago, autorizado por la superintendencia bancaria, con excepción del pago en efectivo, de acuerdo con la información reportada a la fiduciaria por el fideicomitente.

Por cada beneficiario podrá o no haber un apoderado, o podrán actuar directamente, así mismo podrían existir más beneficiaros en caso de fallecimiento o de embargos.

Los pagos se harán según la entrega de la información por parte de la Secretaría de Educación. A partir de la recepción de esta información la fiduciaria tendrá 2 días hábiles para ejecutar el pago.

Una vez efectuado el pago la fiduciaria tendrá un término de dos días para realizar la notificación, que podrá ser efectuada por medios electrónicos

El Departamento comunicará oportunamente el destino de los recursos sobrantes a fin de definir el mecanismo de devolución, en todo caso se sujetará a los Acuerdos establecidos con el Ministerio.

Numeral 2.2 – Obligaciones del Departamento

Atentamente solicitamos incluir dentro de este Numeral la totalidad de las obligaciones a cargo del Departamento y que se relacionan en la Minuta del Contrato de Encargo Fiduciario.

R/ debe indicarse que las obligaciones a cargo del departamento, surgen de la aplicación xxx xxxxxx y de la minuta de contrato, y corresponden a la obligación de cancelar los recursos, por lo tanto, la aclaración no es necesaria.

Numeral 7 – Condiciones Generales

Sobre lo señalado en este Numeral atenta y respetuosamente pedimos eliminar tal exigencia para los proponentes por cuanto el objeto del contrato y las obligaciones a cumplir por parte de la sociedad fiduciaria no requieren de tal infraestructura. En efecto, en este tipo de relaciones contractuales –se tienen muchas en el sector - todas las obligaciones a cargo del administrador de los recursos se cumplen de manera satisfactoria y cabalmente sin que para ello sea indispensable contar con sede en la ciudad de domicilio del Contratante.

Debe tenerse en cuenta que este tipo de exigencia es contrario a los principios que rigen la contratación Administrativa, limitando la pluralidad de oferentes y por ende obstaculizando la selección objetiva del proponente.

De no proceder esta solicitud, respetuosamente pedimos considerar su cumplimiento a través de una Oficina en el Eje Cafetero (Manizales, Pereira o Armenia).

Numeral 8 – Análisis del Riesgo

Respecto de la Matriz de Riesgo documentada en este Numeral, presentamos las siguientes observaciones:

1. Los riesgos a cargo del contratista se presentan en la medida en que las causas que los original provengan de la acción u omisión directa de la Fiduciaria, calificación que pedimos se incluya en la descripción del riesgo.

2. De conformidad con lo anterior los riesgos que se describen a favor del Contratista también pueden atribuirse al Contratante por la misma razón, por lo que consideramos necesaria su inclusión en ésta Matriz.

R/ Es importante aclarar que el análisis de riesgos tendrá lugar en la audiencia de asignación de riesgos.

Numeral 9.2 – Garantías del Contratista

Atentamente solicitamos revisar la vigencia adicional que se está exigiendo para los amparos de Cumplimiento y Calidad la cual está siendo igual o mayor al plazo del

Contrato (6 meses). Este tiempo adicional que se exija debe ser coherente y proporcional con la vigencia del contrato.

R/ De conformidad con el decreto 0734 de 2012, la vigencia de las garantías se encuentran dentro de los parámetros legales.

Numeral 10.2 – Experiencia Acreditada exigida en el Pliego

De manera atenta solicitamos precisar la forma como se acreditará y verificará ésta experiencia. De la lectura se entiende que dicha información se validará con el Registro Unico de Proponentes – RUP, sin que sea necesario adjuntar certificaciones de experiencia expedida por la Entidad Contratante.

Adicional a lo anterior, atentamente solicitamos precisar que el número de tres (3) contratos es el máximo que se tendrá en cuenta para la acreditación de la experiencia , de donde se desprende que si se tiene un (1) certificado que cumpla tales características y está registrado en el RUP se entiende cumplido dicho requisito.

R/ De conformidad con lo establecido en el numeral 10.2 se establece la acreditación de la experiencia con la suscripción de tres (3) contratos de encargos fiduciarios, en las condiciones establecidas en el pliego, sobre contratos ejecutados.

En el RUP se verifican otras condiciones también exigidas en el pliego. Si un solo certificado cumple con dichas especificaciones será de recibo.

Numeral 12 – Documentos de la Propuesta o Requisitos Sujetos a Verificación Teniendo en cuenta lo señalado en el Decreto 734 de 2012, en donde se señala que el único documento válido para acreditar la capacidad de contratación del proponente es el RUP, atentamente solicitamos eliminar el documento que se relaciona en el Sub Numeral 12.16.

Igualmente y frente al Sub Numeral 12.22 –Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros–, atentamente solicitamos revisar lo señalado en el último párrafo, el cual no tiene consonancia con el objeto de la Licitación, esto es, en este contrato no se tendrá portafolio.

R/ Se hará la modificación pertinente, se excluirá portafolio.

Numeral 15 – Factores de Selección

Se entiende que las copias de actas de pago constituyen una opción para el proponente cuando no le sea posible la consecución de la Certificación de Experiencia en los términos indicados en este Numeral. Favor Confirmar.

R/ Se suprime los de las copias de actas de pago y se deberá acreditar conforme al pliego.

Numerales 15.2 (Capacidad Técnica) y 15.3 (Capacidad Administrativa)

Entendemos que el documento a través del cual se validará esta información por parte del Departamento es el RUP, sin que deba anexarse ningún otro documento par parte del oferente. Favor Confirmar.

R/ Efectivamente dichas capacidades se verificarán con el RUP.

Numeral 15.10– Cálculo del K Residual

Teniendo en cuenta lo señalado en el Decreto 734 de 2012, en donde se señala que el único documento válido para acreditar la capacidad residual de contratación del proponente es el RUP, atentamente solicitamos eliminar la relación que se señala en este Xxxxxxx.

Corrobora lo anterior lo señalado en el artículo 221, Parágrafo Primero del Decreto No. 0019 de 2012 por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

OBSERVACIONES SOBRE LOS ANEXOS

Anexo 1 - Carta De Presentación

La vigencia del contrato señalado en el Numeral 12 (sic) no concuerda con el Numeral 7.7 del Proyecto xxx Xxxxxx.

R/ Se procederá a hacer la corrección pertinente en la carta de presentación, como quiera que el plazo es de seis (6) meses.

Anexo 2 – Minuta del Contrato de Encargo Fiduciario

Sobre este Anexo, se observa que la Minuta que se adjunta se asimila a un Contrato de Encargo Fiduciario de Fuente de Pago de aquellos que tiene el Ministerio de Hacienda y Crédito Público cuando otorga crédito a las Entidades. Por la lectura del Proyecto y de los antecedentes que se describen en el mismo, consideramos que no es el caso del Departamento. De ser esto así, de manera respetuosa pedimos la revisión algunas de las cláusulas de esta Minuta por su inaplicabilidad.

De manera particular llamamos la atención frente a las siguientes cláusulas:

- Consideraciones: En esta parte se debe mencionar el proceso de Licitación y su adjudicación.

- Cláusula Primera / Parágrafo Segundo. No es clara la periodicidad con la cual se debe girar los rendimientos de los recursos girados por la Nación – Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por lo que se solicita realizar precisión de este procedimiento.

- Cláusula Segunda. De acuerdo con lo señalado y por la naturaleza del pago se considera innecesario remitir los soportes del pago. En efecto con la Orden de Pago suscrita por el Ordenador del Gasto, la FIDUCIARIA procedería a realizar el pago en los términos solicitados. Se entiende que la verificación que realizará del pago es frente a lo señalado en el Anexo 2 (listado de Beneficiarios de Pago). Atentamente pedimos revisar este proceso y ajustar lo que se considere pertinente.

- Cláusula Segunda / Parágrafo Cuarto. El plazo aquí señalado no es coherente con el plazo del contrato de Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, No es claro el procedimiento de reintegro de los recursos a la Nación habiendo necesidad de revisar tal procedimiento y ajustarlo.

- Cláusula Cuarta / Sub Numeral 27. Esta obligación se refiere a la acreditación del pago de las obligaciones parafiscales a cargo de la FIDUCIARIA? Favor precisar.

- Cláusula Cuarta / Sub Numeral 28. La aplicación de esta obligación se entiende respecto del pago de la comisión fiduciaria? Favor Precisar.

- Cláusula Novena. De conformidad con el objeto y naturaleza del Contrato a suscribir, los Beneficiarios de los Pagos NUNCA tendrán la calidad de Beneficiarios del Contrato de Encargo Fiduciario, por lo que no deben incluirse dentro de esta cláusula. En efecto, en materia xx Xxxxxxx, existe una distinción clara entre el Concepto de Beneficiario de Pagos y Beneficiarios del Contrato xx Xxxxxxx, la cual está relacionada con su aporte al Contrato y con los beneficios que debe recibir a la terminación del mismo.

- Cláusula Vigésima Primera. De acuerdo con lo señalado en el Pliego, el plazo del contrato es determinado por lo que no de aplicabilidad señalar anualidades para la determinación de los amparos indicados. Reiteramos la observación en relación con la vigencia adicional de los amparos.

- Cláusula Vigésima Segunda. Contrario a lo que señala esta clausula, el valor del contrato se tiene y existe CDP por parte del Departamento para su pago. Atentamente solicitamos revisar y ajustar esta cláusula.

- Cláusula Trigésima Novena. Habida cuenta que el Contrato de Encargo Fiduciario se suscribirá como consecuencia de un proceso de Licitación Pública, consideramos que ésta cláusula no es de aplicabilidad.

R/ Se realizarán las adecuaciones pertinentes a la minuta, de acuerdo a la modalidad de selección establecida por el Departamento.

Los rendimientos deberán girarse mensualmente a la Nación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

Soportes de pago: El Departamento considera que a los dos días siguientes de efectuado el pago LA FIDUCIARIA debe comunicar a los beneficiarios la información sobre el mismo, la cual se podrá realizar por medios electronicos

El Plazo estipulado por el Departamento es de 6 meses, según lo establecido en el pliego.

El pago de la seguridad social y parafiscales es aquel que debe efectuar la Fiduciaria conforme a la liquidación y valores que suministre la Secretaría de Educación Departamental por cada beneficiario.

Se refiere a los descuentos que sea sujeto de gravamen liquidados por la Secretaría de Educación y que deben ser girados por la Fiducia.

Calidad de beneficiarios: Estos son beneficiarios de pago por parte de la Secretaria de Educación.

La vigencia de los amparos no serán modificados, los cuales están conformes a la normatividad vigente que regula la materia. Se ajustará la minuta en lo pertinente.

OBSERVACIÓN No. 6 FIDUPETROL

1. En cuanto a las condiciones generales 7.1 Perfil Solicitado:

…

“Deberá disponer de una sede en la ciudad xx Xxxxxxx…”

No se considera necesario para la operación contar con una sede en la ciudad xx Xxxxxxx, toda vez desde la ciudad de la oficina principal esto es, Bogotá, en donde la Fiduciaria tiene el asiento principal de sus negocios, por cuanto la presente Licitación es la administración y pagos de recursos los cuales claramente se podrían realizar desde la ciudad de Bogotá.

De igual forma eso no quiere decir que no se cuente con el personal necesario y adecuado en la ciudad xx Xxxxxxx para la atención al público, y para la ejecución del contrato con el fin de que la fiduciaria garantice la seguridad de los trámites y documentos físicos y electrónicos que se manejan.

Por lo anterior, no es necesario contar con una sede de la Fiduciaria, sino que en caso resultar favorecidos con el contrato la fiduciaria estaría en condiciones de abrir un punto de atención al público en la ciudad xx Xxxxxxx, generando grandes beneficios no solamente para la Fiduciaria sino para el propio encargo fiduciario.

2. En cuanto a la Capacidad Financiera 10.4 :

…

“Patrimonio Total: Igual o superior al 100% de los recursos a administrar.

Teniendo en cuenta que las sociedades Fiduciarias tienen capacidad para administrar recursos en carteras colectivas por el equivalente a 100 veces el valor de su capital más la reserva legal y que para administrar recursos de la seguridad social se establece un tope de 48 veces el patrimonio técnico de la sociedad, consideramos que se debe revaluar el tope exigido por considerar que es demasiado alto en relación con el valor de los recursos a administrar y frente a las actividades a desarrollar.

De otra parte, consideramos que con el monto de patrimonio exigido de entrada se estaría impidiendo que una gran parte del sector fiduciario pueda presentar la respectiva propuesta, por cuanto los mismos son extremadamente restrictivos.

En cuanto al patrimonio en nada influye en el proceso de licitación que la entidad tenga un patrimonio igual o superior al 100% de los recursos a administrar, por cuanto en nuestro caso en particular con nuestro patrimonio de ocho mil millones aproximadamente ($8.000 MM), la fiduciaria estaría en capacidad de administrar los recursos de la presente licitación, hemos administrado recursos por sumas muy superiores a la señalada en el presente proceso, además contar con el personal capacitado para ello, nuestras carteras colectivas están calificadas triple A por una firma calificadora debidamente certificada y avalada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

R/ Revisados los indicadores solicitados, se considera viable disminuir el patrimonio al 50% de los recursos a administrar.

OBSERVACIÓN No. 7 ALIANZA FIDUCIARIA

1. Punto 3) - Numeral 2.1. – Obligaciones del Contratista: Solicitamos eliminar de las obligaciones del contratista el vigilar que nos recursos ingresen al Encargo Fiduciario.

R/ El punto no es procedente es un requisito por parte de la administración, toda vez que se considera de vital importancia dentro del proceso.

2. Punto 7) – Numeral 2.1. – Obligaciones del Contratista: entendemos que la notificación que se debe poner a disposición de los beneficiarios de los giros, pagos o transferencia puede ser realizada mediante el envío de la información por e-mail a cada uno de los beneficiarios. Favor confirmar.

Adicionalmente y para poder cumplir con ésta obligación, solicitamos incluir dentro de la información que será suministrada a la Fiduciaria para la realización de los pagos, la dirección de correo electrónico de cada uno de los beneficiarios de los giros.

R/ La Secretaría de Educación suministrará la información de las cuentas bancarias de los beneficiarios. Una vez efectuado el pago, la fiduciaria dispone de dos días para el envío de la información al beneficiario y se podrá hacer por medios electrónicos.

3. Punto 8) – Numeral 2.1. – Obligaciones del Contratista: Entendemos que durante la ejecución del Encargo Fiduciario se realizarán entre 450 y 500 transacciones, es decir que éste número de transacciones no es mensual. Favor confirmar.

R/ El total de los beneficiarios a lo largo de todo el encargo fiduciario es de 450 a 500, a los cuales se les deberá hacer pagos de apoderado, parafiscales y retenciones, si hubiere lugar.

4. Punto 12) – Numeral 2.1. – Obligaciones del Contratista: Entendemos que los gastos de defensa de los bienes administrados serán atendidos con los recursos del Encargo Fiduciario. Favor confirmar.

R/ A este respecto es necesario indicar que los recursos enviados por el Ministerio no se afectarán con pagos distintos a los establecidos en el objeto del encargo fiduciario, ya que su destinación es especifica.

5. Punto 23) – Numeral 2.1. – Obligaciones del Contratista: Entendemos que la liquidación de cada uno de los pagos a realizar, en la que se determinarán los descuentos que se debe realizar a cada uno de los pagos, será efectuada directamente por el Departamento de Risaralda. Favor confirmar.

R/ La Secretaría de Educación Departamental, deberá entregar la información oportuna para el pago, la cual debe de tener un valor a pagar al beneficiario, valor a pagar a parafiscales, valor a pagar al abogado si es del caso, número de cuenta del beneficiario, planillas de salud y pensión y las demás información que se requiera.

6. Punto 27) – Numeral 2.1. – Obligaciones del Contratista: Solicitamos aclarar si ésta obligación hace referencia al pago de la seguridad social de los empleados de la Sociedad Fiduciaria.

R/ El pago de la seguridad social y parafiscales es por los beneficiarios.

7. Numeral 7.1. – Perfil Solicitado: Solicitamos incluir en los documentos del proceso de selección que para acreditar que se cuenta con una sede en la Ciudad xx Xxxxxxx, se deberá demostrar que la Sociedad Fiduciaria cuenta con agencia o sucursal debidamente registrada en ésta ciudad.

8. Numeral 7.2. – Registro Único de Proponentes: Solicitamos eliminar de éste numeral la necesidad de acreditar una capacidad mínima de contratación, pues de acuerdo con el Parágrafo 1 del Artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificada por el Decreto Ley 19 de 2012, la capacidad residual del proponente o k de contratación aplica únicamente para los procesos de selección de los contratos de obra.

Igualmente se debe tener en cuenta lo establecido en Título VI – Registro Único de Proponentes del Decreto 0734 de 2012 por el cual se reglamentó el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, del cual se desprende que la capacidad residual de contratación o K de contratación es un indicador que se debe utilizar para la contratación de obras, lo cual no aplica para el presente proceso de selección.

experiencia de la Fiducia debe ser demostrada de conformidad con lo establecido en el pliego.

9. Numeral 8. – Análisis del Riesgo: Al respecto tenemos las siguientes observaciones:

• Riesgo: Cuando existan manejos irregulares de documentos y recursos del encargo fiduciario (fraude) debe estar a cargo de la entidad en la que se dio el manejo irregular de los documentos.

• Riesgo: Indemnizaciones, reclamaciones e intereses xx xxxx por inoportunidad e inexactitud en el pago a los beneficiarios, debería estar a cargo del Departamento, pues de acuerdo con los documentos del proceso de selección es el Departamento quien realiza la liquidación del pago, instruyendo a la Fiduciaria sobre las retenciones y los descuentos a realizar, igualmente es ésta entidad la que determina cuando se debe realizar el pago.

• Riesgo: Pérdida de los recursos objeto del contrato relacionados con fraudes externos o realizados a terceros, consideramos que éste riesgo se debe eliminar de la matriz pues no tiene relación con el contrato fiduciario.

R/ Se tiene establecida la celebración de la audiencia para tal fin, no obstante, es importante aclarar que la Fiducia debe responder por todos los riesgos inherentes a la administración de los recursos que se encomiendan.

10. Numeral 9.2.1. – Cumplimiento: Solicitamos disminuir el término de éste amparo a la duración del contrato y cuatro (4) meses más, toda vez que el plazo para la liquidación del contrato es de cuatro (4) meses contados a partir de la terminación del mismo.

R/ No habrá modificación al respecto, como quiera que se encuentra dentro de los parámetros legales y toda vez que la liquidación en su plazo inicial es de cuatro meses, pero puede ocurrir que este se prorrogue según los términos señalados en la ley.

Numeral 9.2.2. – Calidad del Servicio: Solicitamos disminuir el término de éste amparo a la duración del contrato y cuatro (4) meses más, toda vez que el plazo para la liquidación del contrato es de cuatro (4) meses contados a partir de la terminación del mismo.

11. Numeral 10.1. – Capacidad Jurídica: entendemos que para acreditar que se cuenta con una sede en la Ciudad xx Xxxxxxx, se deberá demostrar que la Sociedad Fiduciaria cuenta con agencia o sucursal debidamente registrada en ésta ciudad. Favor confirmar.

Numeral 10.2. – Experiencia Acreditada exigida en el Pliego: Solicitamos modificar éste numeral en el sentido de establecer que los contratos a través de los cuales se acredita la experiencia exigida puedan ser encargos fiduciarios y/o patrimonios autónomos de administración y pagos, y que puedan estar en ejecución.

R/ Los contratos de patrimonio autónomos no cuentan con la experiencia de manejo de recursos públicos y no se aceptan contratos en ejecución, sino que éstos deben estar ejecutados.

12. Numeral 10.7. – Capacidad de Contratación (K Residual): ver observación No. 8.

13. Numeral 12.25: entendemos que ésta certificación hace referencia a la Cartera Colectiva Abierta que cumple con lo establecido en el Decreto 1525 de 2008. Favor confirmar.

R/ La cartera colectiva debe de cumplir con todos los lineamentos del decreto 1525 del 2008.

14. Numeral 15.10 – Calculo del K Residual: ver observación No. 8.

15. Numeral 16.2. Entendemos que la rentabilidad que se tendrá en cuenta es la correspondiente a la Cartera Colectiva Abierta que cumple con lo establecido en el Decreto 1525 de 2008. Favor confirmar.

Adicionalmente, entendemos que para el caso de carteras colectivas por compartimentos se deberá presentar la rentabilidad consolidada para la cartera colectiva. Favor confirmar.

R/ La cartera colectiva debe de cumplir con todos los lineamentos del decreto 1525 del 2008.

16. Cláusula Tercera Minuta del Contrato – Inversiones del Encargo Fiduciario: entendemos que los recursos del Encargo Fiduciario se pueden invertir en la Cartera Colectiva Abierta administrada por la Fiduciaria, siempre y cuando ésta cartera colectiva cumpla con lo establecido en el Decreto 1525 de 2008. Favor confirmar.

R/ En este punto hay que hacer expreso caso a lo señalado la minuta ya que es un requisito del Ministerio y del Departamento.

OBSERVACIÓN No. 8 FIDUCIARIA CORFICOLOMBIANA

1º. Al punto 2.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

a) Al numeral 5º. Se solicita ampliar el término allí señalado de tres (3) a cinco (5) días, toda vez que la apertura de cuentas y la remisión a ustedes de la certificación que de cuenta de ello, es un proceso que no depende de las fiduciarias sino de los bancos en los cuales se abran las cuentas.

b) Al numeral 8º. Se solicita aclarar si el número de pagos mencionado allí es de 450 o 500 mensuales, o si será el total de pagos durante el contrato.

c) Al numeral 10o. Se solicita aclarar este numeral. De su redacción se determina que se exige al contratista “Devolver,…., las órdenes de pago con sus respectivos soportes..”, pero en la práctica entendemos que lo que se exige es la entrega de los soportes de la conciliación de pagos realizados, debido a que no es coherente que devolvamos lo que a su vez nos remitió el cliente para hacer aquellos, es decir, devolver las órdenes de pago y los soportes.

d) Al punto 22º. Por favor determinar perfectamente cuál es el alcance que se pretende con la obligación “Brindar apoyo jurídico a EL FIDEICOMITENTE”. Nuestra sugerencia es eliminar esta obligación debido a que legalmente, no es una obligación que corresponda a las fiduciarias.

e) En el numeral 31º. Al final de este numeral, luego del párrafo que habla sobre “Parafiscales. Para persona Jurídica.”, hay redactados dos párrafos que no tienen relación

Con la licitación, ambos están encabezados con la frase “EL CONTRATISTA”. Por favor aclarar su alcance o eliminarlos.

R/ a- No se ampliará el plazo, en consideración a que es un término suficiente para el envío de dicha información.

b- Corresponde al número total de beneficiarios que son de 450 a 500 durante todo el encargo fiduciario, a los cuales se le harán pagos de apoderados, parafiscales y retenciones, si hubiere lugar.

c- Se exige les la devolución de una copia simple de la ejecución del pago y los originales serán archivados en la Fiduciaria según las normas de la ley de archivo.

d- Esta obligación se eliminará xxx xxxxxx.

e- La primera se refiere a la evaluación que se hará a la Fiduciaria como contratista. Y en cuanto al sistema de gestión de calidad, son los documentos que la Interventoría solicitará sean diligenciados, de acuerdo a los formatos establecidos, cuando ello sea necesario y éstos serán entregados por la misma interventoría.

2º. Al punto 2.2. OBLIGACIONES DEL DEPARTAMENTO:

a) Relacionar como obligación del Departamento, la entrega de los recursos a administrar y aclarar si los mismos serán trasladados a la fiduciaria en forma total o parcial.

b) Aclarar si los recursos deben ser administrados en carteras colectivas del Decreto 1525.

R/ a) El departamento entregara un primer depósito de $1.472.687.734.00 y el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico desembolsará los $30.069.895.180.00 restantes en la fecha estimada según acuerdo de pago del Ministerio.

B) La cartera colectiva debe de cumplir con todos los lineamentos del decreto 1525 del 2008.

3º. Al punto 4.4. DIRECCIÓN DONDE SE PUEDEN CONSULTAR LOS ESTUDIOS PREVIOS.

Al numeral 4.5. Cronograma. Hay una inconsistencia en cuanto a la fecha para el perfeccionamiento del contrato que menciona es para el 16 xx xxxxx de 2012, cuando la audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta, siendo un acto previo a aquél, es el 22 xx xxxxx de 2012.

R/ Los ajustes se harán en el cronograma.

4º. Al punto 7. CONDICIONES GENERALES.

a) Al numeral 7.1. Se solicita contemplar para el cumplimiento del requisito de “...disponer de una sede en la ciudad xx Xxxxxxx.”, la posibilidad que la sociedad fiduciaria tenga celebrado a se obligue a celebrar, un contrato de uso de red con alguna entidad bancaria. La solicitud se basa en que la duración del contrato es corta y se trata de un tema puntual que hace oneroso mantener exclusivamente una sede para ese evento.

b) Al numeral 7.2. Revisar la procedencia de aplicar para el caso de servicios financieros, la figura de “contratación residual”, toda vez que por sus características y aplicabilidad, tiene razón de ser para contrato de obras y no de la connotación del que se pretende contratar. En el numeral 15.10, que forma parte del capítulo 15 “Factores de Selección”, menciona que para obtener el cálculo del K residual, se “…deberá relacionar los contratos vigentes con Entidades Públicas o privadas,..”, sin especificar que se trate de aquellos que se van a certificar como referencia, dando a entender que son todos los contratos que tenga una fiduciaria.

c) Al numeral 7.28. Solicitamos eliminar esta cláusula de indemnidad, debido a que su redacción sugiere la xxxxxxxx de obligaciones de resultado que por ley, no pueden asumir las fiduciarias.

R/ a) Para el Departamento de Risaralda es necesario contar con sede de la fiduciaria en la ciudad xx Xxxxxxx con las condiciones establecidas en el pliego, debido a que se hace necesaria la interacción con los beneficiarios y con la entidad, para el desarrollo del objeto contractual. Para el efecto deberá demostrara la inscripción como sucursal o agencia.

B) Se acepta la solicitud de eliminación del K residual, en atención a que las Fiducias, deben estar supervisadas por la Superintendencia Financiera y cumplir con los requisitos de calificación del decreto 1525 del 2008. De todos modos es importante aclarar que la experiencia de la Fiducia debe ser demostrada de conformidad con lo establecido en el pliego.

c) No se eliminará la cláusula de indemnidad, como quiera que el contratista deberá garantizar la defensa del Departamento de cualquier pleito, queja o demanda y responsabilidad de cualquier naturaleza.

5º. Al punto 9. GARANTÍAS.

Para efectos de los garantías requeridas, solicitamos sea aclarado cómo se determina y cuál es el valor del contrato.

R/ Corresponde al valor del presupuesto oficial.

6º. Al punto 10. REQUISITOS HABILITANTES.

Literal f. Aclarar si cuando se refieren a la póliza de inseguridad y riesgos financieros es la misma que la póliza global bancaria.

R/ si, efectivamente es conforme su inquietud.

7º. Al punto 15. FACTORES DE SELECCIÓN.

a) Numeral 15.1. Experiencia Acreditada. Se expresa que las certificaciones deberán estar firmadas por la persona competente. Se solicita aclara quién es esa persona competente (representante legal de la fiduciaria o del fideicomitente, revisores fiscales, etc.).

R/ Los contratos requeridos para la acreditación de experiencia de los contratos ejecutados, deberán ser certificados por las entidades o personas contratantes y que tengan las competencia para la expedición de las mismas.

OBSERVACIÓN No. 9 FIDUCIARIA BOGOTA

1. Agradecemos publicar el oficio No. 2011EE75560 del 22-12-2011 del Ministerio de Educación Nacional, y el acuerdo de pago suscrito con el Ministerio de Hacienda.

R/ Se publicará como documento adicional, en relación con el acuerdo suscrito con el Ministerio es un documento posterior a la firma del contrato con la fiduciaria.

2. Sección 2.1. Obligaciones de la Fiduciaria.

a) Obligación 8. ¿El número de pagos mencionado en esta obligación es el que se estima realizar de forma mensual, o el total durante la ejecución del contrato?

b) Obligaciones 27 y 28. ¿Cuál es el volumen esperado de pagos a realizar por los conceptos señalados en estos numerales?

c) ¿Se deben realizar pagos por otros conceptos, derivados de los pagos principales (e.g. descuentos a favor de terceros distintos a los descuentos xx xxx)? En caso afirmativo ¿cuántos y por qué conceptos?

d) Obligación 31, párrafos 3 y 4. Amablemente solicitamos definir de forma clara el alcance de estas obligaciones (evaluación de proveedores y Sistema de Gestión de Calidad), o en su defecto eliminar las mismas, pues no se encuentra relación entre estas y el desarrollo del objeto contractual.

R/ a) El total de los beneficiarios a lo largo de todo el encargo fiduciario es de 450 a 500. Los cuales son sujetos de pagos por concepto de seguridad social, parafiscales, pago de apoderado, o retenciones, si es del caso.

b) Punto 27 y 28 con respeto al punto 27 es necesario realizar los aportes de seguridad social y parafiscales según la relación enviada por la Secretaría de Educación. Con respeto al punto 28 se deberá aplicar la normatividad legal vigente respeto a encargos fiduciarios, es decir que si los pagos ordenados son sujetos a descuentos tributarios y de estampilla es a la fiduciaria que le compete retener y posteriormente declara y pagar a la DIAN y al Departamento, lo pertinente.

c) En algunos casos de los beneficiarios tendrá conceptos de embargo o apoderados y si el beneficiario ha fallecido a sus herederos.

En cuanto al número no se tiene definidos con exactitud el número de pagos.

d) En lo relacionado con la evaluación de proveedores, es de tener en cuenta que a la Fiduciaria es a quien se le hará la evaluación respectiva por ser el contratista.

Y en cuanto a los formatos del sistema de gestión de calidad, éstos serán definidos por el interventor a lo largo de la ejecución, en caso de requerirse que sean diligenciados (ejemplo: actas de pago, informes y demás) y serán entregados por el mismo interventor.

3. Sección 2.2. Obligaciones del Departamento. De la manera más amable solicitamos incluir dentro de esta sección las siguientes obligaciones a cargo del Departamento:

a) Al inicio del contrato, remitir relación certificada de beneficiarios de pago y sus respectivas cuentas de destino, con el fin de realizar un cargue inicial de esta información y validar el estado de las mencionadas cuentas. Este documento será entregado en medio físico y digital, de forma que la fiduciaria pueda realizar el cargue correspondiente en sus aplicativos.

b) Remitir las respectivas órdenes de giro en el formato diseñado para tal efecto por la fiduciaria, con sus respectivos soportes, incluyendo la relación en medio magnético de los giros a realizar, mediante archivo plano en la estructura previamente definida por la fiduciaria. Los soportes necesarios para la

realización de los giros serán definidos por EL FIDEICOMITENTE de forma previa a la firma del contrato.

c) Realizar la liquidación de los descuentos a realizar sobre los pagos ordenados, remitiendo esta información a la fiduciaria para su aplicación.

R/ La Secretaría de Educación deberá entregar la información oportuna para el pago, la cual debe determinar el valor a pagar al beneficiario, valor a pagar a parafiscales, valor a pagar al apoderado o retención, si es del caso, número de cuenta del beneficiario, planillas de salud y pensión y las demás información que se requiera, todo con su respectiva liquidación y en caso de ser necesario la retención por estampillas y por la DIAN.

4. Sección 7.2. Teniendo en cuenta que el Decreto 734 de 2012 en su artículo 6.1.1.2. Inciso primero y cuarto establece que el K residual solo aplica para los contratos de obra, agradecemos eliminar la exigencia de este requisito.

5. Sección 7.21.6 Agradecemos incluir en esta sección las pólizas que se requieren para amparar el contrato.

R/ Las mismas ya fueron establecidas en el Numeral 9 de los pliegos de condiciones.

6. Sección 7.28 Indemnidad. Amablemente solicitamos eliminar los párrafos dos y tres de esta sección, pues las obligaciones allí definidas superan el alcance del objeto contractual, y van en contravía de lo definido en el numeral 12 de la sección 2.1.

R/ La clausula de indemnidad no es posible eliminarla toda vez que es una exigencia del decreto 734 de 2012.

7. Sección 8. Análisis del Riesgo. En relación a los riesgos a cargo del contratista, y en particular los riesgos número 1, 3, 7, 8, 9 y 10, agradecemos modificar la asignación de los mismo estableciendo que estos sólo estarán a cargo de la fiduciaria cuando el evento se genere por causa imputable a esta, debidamente comprobada.

R/ La matriz de riesgos permanecerá tal como se estableció, indicándose además que se desarrollará una audiencia para tal fin, de conformidad con el cronograma.

8. Sección 9.2.2. Calidad del Servicio. Agradecemos eliminar la nota según la cual el porcentaje de cubrimiento de esta garantía puede variar, pues para los proponentes resulta indispensable contar con condiciones claras que permitan evaluar los costos asociados a la presentación de su oferta, y permitan definir el valor de la misma.

R/ Se suprimirá dicha frase, como quiera que se establecieron las condiciones para su constitución.

9. Sección 10.2 Experiencia Acreditada exigida en el pliego. Amablemente solicitamos modificar los requisitos establecidos en esta sección para la acreditación de la experiencia, permitiendo que la misma se pueda realizar mediante contratos en ejecución.

R/ Las condiciones quedarán como se establecieron, permitiéndose solamente la certificación de contratos ejecutados.

10. Sección 10.4 Capacidad Financiera. Amablemente solicitamos modificar lo establecido en esta sección en lo referente a la forma para la acreditación de los indicadores financieros. En particular se solicita que en caso que el Registro Único de Proponentes no contenga la información contable a diciembre de 2011 (por haberse realizado su actualización de forma previa al cierre contable de este año) los indicadores financieros aquí solicitados se podrán acreditar mediante certificación expedida por el Representante Legal y Contador de la Fiduciaria, y soportados en los estados financieros certificados y dictaminados a este corte.

R/ No se acepta la observación toda vez que la capacidad financiera se debe acreditar con la información que aparece en el RUP, con fecha xx xxxxx de dicha información contable a 31 de diciembre de 2011. Además debe estar en firme.

11. Sección 10.5. Capacidad Técnica. Agradecemos eliminar este numeral, pues el diligenciamiento de esta información en el formulario de inscripción no es obligatorio para proveedores, y por lo tanto no se encuentra consignada en el certificado expedido por la cámara de comercio.

R/ La verificación de este requisito se hará con el RUP, por lo que no se eliminará tal numeral.

12. Sección 12.16. Cuadro de contratos en ejecución. En concordancia con lo expresado en la observación 4. del presente documento, agradecemos eliminar este numeral. Lo anterior cobra aún más relevancia si se tiene en cuenta que el número de contratos en ejecución por una fiduciaria resulta demasiado elevado para que estos puedan ser

relacionados. A modo de ejemplo, según información reportada a la superintendencia financiera de Colombia con corte a 2 xx xxxx de 2012, la cantidad de negocios administrados por Fiduciaria Bogotá es de DOS MIL CIENTO SETENTA Y CINCO (2175)

R/ Se admite la observación, por lo que se eliminará tal numeral y el anexo correspondiente.

13. Minuta del contrato. Agradecemos incluir las siguientes cláusulas requeridas por la circular 046 de 2008 de la Superintendencia Financiera de Colombia:

a) GESTION DE RIESGOS: La FIDUCIARIA previamente a la celebración del presente contrato, ha identificado, establecido, medido y controlado los riesgos asociados al presente negocio fiduciario, de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos por la FIDUCIARIA para los diferentes tipos de negocio. De igual forma durante la vigencia de éste contrato, la FIDUCIARIA efectuará el monitoreo permanente de dichos riesgos.

b) (EN LA CLAUSULA DE LIQUIDACION) PARAGRAFO: NO LOCALIZACION DEL FIDEICOMITENTE: En el evento en que a la liquidación del presente contrato, no fuere posible la ubicación del FIDEICOMITENTE con el propósito de restituirle los recursos económicos existentes en el fideicomiso, la FIDUCIARIA iniciará un proceso judicial de pago por consignación, siempre y cuando existan recursos suficientes en el Patrimonio Autónomo que permitan cubrir los honorarios y gastos del proceso; de lo contrario, la FIDUCIARIA depositará los recursos existentes en el fideicomiso en cualquiera de las Carteras Colectivas Abiertas administradas por la FIDUCIARIA a nombre del FIDEICOMITENTE. En todo caso, la FIDUCIARIA no asumirá responsabilidad alguna por los resultados de las medidas adoptadas frente a la imposibilidad de localizar al FIDEICOMITENTE, en los términos establecidos en el presente Parágrafo.

R/ En que lo refiere a la minuta establecida por el Ministerio, ésta sólo podrá ser modificada específicamente en cuanto a la modalidad de selección del contratista para el Departamento de Risaralda, y a las condiciones propias relacionadas con la misma, por lo que se procederá sólo con tales condiciones.

OBSERVACIÓN No. 10 FIDUCIARIA BANCOLOMBIA

1.- Solicitamos informar qué impuestos, tasas y contribuciones existen en la Gobernación de Risaralda y sus correspondientes tarifas. Igualmente el costo de la publicación del contrato en la Gaceta Departamental.

R/ En el numeral 7.21 xxx xxxxxx de condiciones, se establece la relación de las retenciones e impuestos a cancelar y en cuanto a la gaceta departamental, ésta no es exigible.

2.- Solicitamos se publique en el SECOP el Acuerdo de Pago suscrito entre el Ministerio de Hacienda y la Secretaría de Educación del Departamento de Risaralda.

R/ El documento aun no se ha suscrito, toda vez que es exigencia del Ministerio, la constitución previa del encargo fiduciario,

3.- Solicitamos se establezca que los recursos que administre el encargo fiduciario puedan ser invertidos en la cartera colectiva administrada por la Fiduciaria que cumpla con las previsiones establecidas por el Decreto 1525 de 2008.

R/ Los recursos deberá ser invertidos de conformidad con el decreto 1525 de 2008.

4.- Toda vez que los recursos a administrar tienen la connotación de públicos, solicitamos aclarar y precisar en el pliego definitivo que el cobro de la comisión fiduciaria se encuentra exenta del IVA. En ese orden de ideas solicitamos suprimir el numeral 7.21.4.

R/ El pago IVA depende de si la Fiduciaria es sujeto de retención del mismo, por lo que deberá procederse conforme al régimen tributario de la fiduciaria..

5.- Así mismo, solicitamos precisar que de acuerdo con la normatividad vigente, la autoridad correspondiente expedirá la respectiva certificación a efectos de marcar la cuenta como exenta del GMF.

R/ La Secretaria de Hacienda enviará la certificación correspondiente.

6.- Solicitamos precisar que la titularidad de los recursos que van a ser entregados a la Sociedad Fiduciaria para su administración, provenientes del Ministerio de Hacienda, son

de la Secretaría de Educación del Departamento de Risaralda en virtud del Acuerdo de Pago; es decir, que la Secretaría incorporará en su presupuesto tales recursos y por lo tanto es un ejecutor del Presupuesto General de la Nación.

R/ Los recursos ya fueron incorporados al presupuesto del Departamento para la vigencia 2012.

7.- Solicitamos se informe cuándo ingresarán los recursos del Ministerio de Hacienda.

R/ Los recursos provenientes de la Nación serán transferidos previa constitución del encargo fiduciario, entrega de recursos del Departamento y suscripción del Acuerdo de pagos.

8.- Solicitamos aclarar que en caso que el encargo fiduciario se prorrogue, se expedirá previamente el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal que ampare la prórroga acordada.

R/ En caso de una eventual prorroga, se estudiará la situación en particular..

9.- Teniendo en cuenta que de acuerdo con la normatividad expedida por la Superintendencia Financiera, los beneficiarios son parte del contrato fiduciario, y como tales, son objeto de presentación de informes y rendiciones de cuentas, solicitamos aclarar que para efectos del vehículo fiduciario que se constituirá, se entienden éstos beneficiarios como destinatarios de pago.

R/ Los beneficiarios son los funcionarios administrativos de la Secretaría de Educación Departamental, que tienen derecho al pago del retroactivo de la homologación y nivelación salarial.

10.- En relación con el numeral 2.1., referente a las obligaciones del contratista:

10.1.- ¿Cuáles son los conceptos por los que se van a efectuar los pagos a los destinatarios?; ello a efectos de determinar el agente de retención frente a cada uno de éstos pagos.

R/ La Secretaría de Educación deberá entregar la información oportuna para el pago, la cual debe determinar el valor a pagar al beneficiario, valor a pagar a parafiscales, valor a pagar al apoderado y retención, si es del caso, número de cuenta del beneficiario, planillas de salud y pensión, pago a herederos en caso de aplicar y demás información que se requiera, todo con su respectiva liquidación.

10.2.- ¿Qué promedio de pagos se estiman realizar mensualmente y por qué conceptos?

R/ No existe un estimativo mensual, como quiera que los beneficiarios oscilan entre 450 y 500, en donde deberán efectuarse los pagos, una vez se obtenga la información completa por parte de la Secretaría de Educación Departamental, en los términos establecidos en los pliegos.

Y estos se les hará pagos de seguridad social, apoderados y retenciones su hubiere lugar.

10.3.- Toda vez que como se ha planteado en otros apartes, el vehículo fiduciario es de administración de recursos y pagos de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Fideicomitente y hasta concurrencia de los recursos administrados, solicitamos eliminar la obligación 7ª referente a enviar a los destinatarios de pagos comunicación mediante correo certificado, medios electrónicos o página web, el detalle del pago, púes la obligación que tendría la Fiduciaria estaría circunscrita a informar al Fideicomitente el cumplimiento de la instrucción para que a su vez, éste genere y entregue los comprobantes correspondientes.

R/ No se eliminará tal obligación, como quiera que resulta indispensable realizar tal comunicación. Por parte de la fiduciaria, la cual se hará dentro de los dos días siguientes al pago y se podrá hacer por medios electrónicos.

10.4.- En relación con el numeral 8º, solicitamos ajustar que los pagos serán efectuados dentro de los tres (3) días siguientes a la entrega de la información, tal como se indica en la cláusula segunda de la minuta del contrato.

R/ El término quedará como se encuentra estipulado en pliego de condiciones, por lo que la minuta se modificará en tal sentido, a dos días hábiles después de la entrega d ela información.

10.5.- Frente al numeral 9º, solicitamos precisar que los informes solicitados por las entidades de control serán entregados en los plazos previamente acordados.

R/ La obligación permanecerá tal como se estableció, como quiera que es competencia de los organismos de control exigir en cualquier momento dichos informes.

10.6.- Solicitamos en el numeral 13º que el plazo para la entrega del informe mensual se produzca dentro de los quince (15) días hábiles del mes siguiente, y no calendario como inicialmente se indica.

R/ Los informes deberán presentarse como se estableció, siendo un término suficiente para ello.

10.7.- Los estados financieros que se emiten mensualmente por el sistema serán los que se envíen al cliente ó se deben elaborar en Excel con firma de Xxxxxxxx?

R/ No es clara la formulación del interrogante y su ubicación en el pliego.

10.8.- Solicitamos consolidar en uno solo los numerales 9º y 21º ya que se trata de la misma actividad.

R/ Se acepta dicha solicitud y se unificaran en el pliego.

10.9.- Solicitamos aclarar y precisar Sel alcance del numeral 22º, en cuanto a la obligación de brindar apoyo jurídico al Fideicomitente relacionado con el objeto del encargo fiduciario.

R/ Se acepta y se elimina esta obligación xxx xxxxxx.

10.10.- En relación con la obligación 26ª, agradecemos precisar cuáles son las actividades y gestiones necesarias que debe llevar a cabo la Fiduciaria, que a juicio del Fideicomitente se estimen pertinentes.

R/ Se refiere a las actividades adicionales, pero relacionadas con el encargo fiduciario, que puedan generarse en el desarrollo del objeto contractual, con miras a lograr que se cumplan los objetivos para los cuales fue constituido.

10.11.- Respecto de la obligación 27ª, ¿la liquidación de los aportes será entregada directamente por el Fideicomitente?; ¿en qué formato se hará dicha entrega?

R/ La información será entregada por la Secretaría de Educación Departamental a la Fiduciaria en un formato que convengan las partes, al momento del inicio del contrato.

10.12.- Solicitamos se eliminen los párrafos que aparecen después de la mención a la obligación del pago de los parafiscales y hasta antes del numeral 2.2., sobre las obligaciones del Departamento, toda vez que lo allí consagrado no corresponde a la naturaleza del encargo fiduciario que se está contratando.

R/ No se eliminarán, como quiera que hacen relación a los procedimientos propios establecidos por el Departamento de Risaralda respecto a los contratistas.

10.13.- En el evento en que la entidad decida mantener lo señalado en los párrafos mencionados en el punto precedente, respecto a la evaluación de proveedores que debe ser diligenciada en conjunto con la interventoría, agradecemos publicar la misma para su estudio. Así mismo, solicitamos publicar las normas del sistema de gestión de calidad de la Gobernación.

R/ En lo relacionado con la evaluación de proveedores, es de tener en cuenta que a la Fiduciaria es a quien se le hará la evaluación respectiva por ser el contratista.

No se publicarán las normas de gestión de calidad, como quiera que cuando se hace la solicitud de diligenciar los formatos respectivos, ello se hará conforme a lo solicitado por la interventoría de ser necesario, durante la ejecución del objeto contractual y se le instruirá al contratista específicamente de cómo diligenciar el respectivo formato, dichos formatos serán entregados por el Interventor.

10.14.- Respecto del numeral 28º, referente a la obligación de realizar los descuentos y retenciones por concepto de impuestos con destino a la DIAN y al Departamento de Risaralda, con relación a las estampillas, solicitamos precisar quién es el obligado a declarar este descuento por estampillas.

R/ Las estampillas las deberá asumir el contratista o Fiduciaria seleccionado.

10.15.- Toda vez que la actividad de la Fiduciaria está encaminada a efectuar los pagos que le sean instruidos por el Fideicomitente, pagos que se efectuarán a través de transferencia electrónica (ACH), solicitamos suprimir el numeral 29 en razón a que la situación allí contemplada no se presentaría. Caso contrario, es decir, que la entidad determine que dicha obligación permanece, solicitamos aclarar y precisar el alcance de la misma y cómo se llevaría a cabo el procedimiento.

R/ Una vez terminado el encargo fiduciario los dineros que no hayan sido cobrados o reclamados el Departamento comunicará oportunamente el destino de los recursos

sobrantes a fin de definir el mecanismo de devolución, en todo caso se sujetará a los Acuerdos establecidos con el Ministerio.

11.- Respecto del cronograma, solicitamos ajustar las fechas establecidas para la publicación de resultados de la evaluación jurídica, técnica, financiera y económica así como la fecha para presentar observaciones a los informes de evaluación. Igualmente ajustar la fecha de perfeccionamiento del contrato.

R/ Al cronograma se le harán los ajustes necesarios en el pliego definitivo.

12.- Reiteramos que el proceso que está adelantando el Departamento corresponde a un vehículo de administración y pagos, razón por la cual, en desarrollo de dicho contrato, no se hace necesario contar con una sede que permita la atención al público, y en ese orden de ideas, solicitamos se elimine esta exigencia, limitando la obligación por parte de la Fiduciaria, de contar con una sede en la ciudad xx Xxxxxxx.

13.- En relación con los riesgos asignados a la Fiduciaria, solicitamos que los últimos cuatro queden de la siguiente manera:

 Pérdida de los recursos objeto de la Fiducia, por pago a destinatarios por valores diferentes a los ordenados, imputables a la Fiduciaria.

 Pérdida de los recursos objeto de la Fiducia, por la omisión en la aplicación de retenciones y descuentos sobre pagos a destinatarios, imputables a la Fiduciaria.

 Indemnizaciones, reclamaciones e intereses xx xxxx por inoportunidad e inexactitud en el pago a los destinatarios, imputables a la Fiduciaria.

 Pérdida de los recursos objeto del contrato relacionados con fraudes externos o realizados por terceros, que sean imputables a la Fiduciaria.

R/ El único riesgo que asume la entidad es la relacionada con el envío de la información, y será en la audiencia de asignación del riesgo se debatirá el tema concreto.

14.- Solicitamos se incluya en la asignación de riesgos a cargo del Departamento lo siguiente:

 Error en la información suministrada a la Fiduciaria para efectuar los pagos. 100%

 Pérdida de los recursos objeto de la Fiducia, por pago a los destinatarios por valores diferentes a los que realmente correspondan, ordenados por el Departamento. 100%

 Pérdida de los recursos objeto de la Fiducia, por la omisión en la aplicación de retenciones y descuentos sobre pagos a los destinatarios, ordenados por el Departamento. 100%

 Indemnizaciones, reclamaciones e intereses xx xxxx por inoportunidad e inexactitud en el pago a los destinatarios, imputables al Departamento.

 Pérdida de recursos objeto del contrato, relacionados con fraudes externos o realizados por terceros, imputables al Departamento. 100%

R/. El único riesgo que asume la entidad es la relacionada con el envío de la información, y será en la audiencia de asignación del riesgos en que se debatirá el tema concreto.

15.- En relación con el punto 7.28, agradecemos incluir que el Contratista mantendrá dicha indemnidad a favor del Departamento siempre y cuando sus actos sean contrarios a derecho.

En relación con la indemnidad por reclamaciones presentadas por empleados, familiares, acreedores y demás relacionados con el Contratista en contra del Departamento, es imposible para la Fiduciaria evitar que esto ocurra ya que se sale de su completa órbita de control. Por tal motivo, solicitamos su eliminación xxx xxxxxx de condiciones, junto con los restantes apartes que allí figuran en ese numeral 7.28.

R/ El ámbito de aplicación de la clausula de indemnidad esta no es posible eliminarla, toda vez que es una exigencia del decreto 734 de 2012.

16.- Solicitamos se suprima el literal e. del numeral 9.1., toda vez que en virtud del artículo 223 del Decreto 019 de 2012, a partir del 1 xx xxxxx del presente año no es necesario publicar los contratos en el diario único de contratación, situación que aplica para este caso concreto.

R/ Se acepta la observación, por lo que se suprimirá tal numeral.

17.- Solicitamos se aclare que la póliza de cumplimiento se otorgará por el término de duración del contrato y dos (2) meses más, y no ocho (8) meses como se señala en el numeral 9.2.1.

R/ La exigencia del término de vigencia de la póliza no se modificará, debido a que el mismo se encuentra dentro de los parámetros contemplados en el decreto 0734 de 2012, norma que regula la materia.

18.- Teniendo en consideración que la póliza de calidad del servicio está dirigida a contratos de obra o similares, lo cual no aplica para los encargos fiduciarios, solicitamos su eliminación xxx xxxxxx definitivo.

R/ No necesariamente la garantía de calidad se circunscribe a los contratos de obra, pues es autónoma la entidad en exigirla, por lo que no se modificará.

19.- Solicitamos que la póliza de infidelidad y riesgos financieros se acredite con la certificación que sobre la misma expida la Compañía de Seguros.

R/ Se acepta la certificación de la Compañía de Seguros, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas en el pliego.

20.- Solicitamos que la experiencia exigida se pueda acreditar con contratos ejecutados o en ejecución y no limitar esta acreditación solamente a contratos ejecutados.

R/ La acreditación de la experiencia no se modificará y sólo se tendrán en cuenta respecto a contratos ejecutados.

21.- Solicitamos ajustar la numeración del punto décimo ya que algunos numeral se repiten.

R/ No incide para efectos de las condiciones contractuales, no obstante se revisará.

22.- En cuanto al numeral 10.7 relacionado con la capacidad de contratación (k residual), ésta genera bastantes inconvenientes en su aplicación de cara al negocio fiduciario. Implica relacionar casi 1000 contratos por cada proponente de acuerdo a lo indicado por la entidad y en las condiciones y características fijadas en el anexo 3. En ese orden de ideas encontramos que no es claro el cálculo de los valores de los contratos y para qué períodos. De otra parte, dependiendo del período tomado, la capacidad residual

puede arrojar resultados negativos, y en ese orden de ideas observamos que esa experiencia resulta subjetiva. Por tales razones, solicitamos eliminar esta exigencia.

23.- En la carta de presentación de la propuesta, agradecemos adecuar el numeral 12 para que el objeto del contrato se ejecute dentro del plazo pactado en el mismo, y en las prórrogas que se celebren, sin circunscribirlo a un plazo total.

R/ El plazo se estipuló en seis (6) meses, término suficiente para desarrollar el objeto contractual, a más de ello por normas presupuestales aplicables a las entidades territoriales, el contrato no puede superar la vigencia fiscal 2012 (hasta el 31 de diciembre).

24.- Respecto del numeral 12.2., de manera atenta solicitamos se anexe el formulario de la propuesta toda vez que el mismo no se encuentra publicado.

R/ Se le informa que para el presenta caso no aplica el formulario d ela propuesta.

25.- En el numeral 12.16. se contempla que el Departamento se reserva el derecho de verificar información contenida en los contratos en ejecución de la Fiduciaria. Al respecto, para que dicha información pueda ser verificada, será necesario que previamente a dicha verificación, el contratante de la Fiduciaria lo autorice, ya que hace parte de su reserva bancaria.

R/ Este ítem se elimina xxx xxxxxx, toda vez que no se exigirá J residual.-

26.- Teniendo en consideración que el encargo fiduciario a constituirse no corresponde a un vehículo de inversión sino de administración y pagos, sugerimos respetuosamente se recomponga el factor de calificación de este proceso contenido en el numeral 16 y se tengan en consideración aspectos que comportan actividades propias de este esquema tales como el número de pagos o monto de los recursos administrados.

R/ No se acepta la solicitud de eliminación de rentabilidad de cartera, dado que el Departamento debe contar con esta capacidad como factor calificable, ya que esta

información es significado de solidez en la vigencia 2011. Y con respecto a la experiencia de la Fiducia, como ya se mencionó, debe ser demostrada de conformidad con lo establecido en el pliego.

En relación con la minuta propuesta:

1.- Se hace mención a los anexos 1 y 2; favor darlos a conocer.

R/ Se revisará el tema en el pliego definitivo.

2.- Cláusula 12ª: Agradecemos precisar que los gastos de defensa judicial serán con cargo a los recursos administrados tal como se indica en el proyecto de pliegos.

R/ A este respecto es necesario indicar que los recursos enviados por el Ministerio no se afectarán con gastos diferentes a los objeto del contrato xx xxxxxxx, ya que su destinación es especifica.

3.- Cláusula 15ª: Solicitamos eliminar la referencia que hay obligaciones sujetas a fuente de pago, en la línea 9 de dicha cláusula, ya que este negocio es de administración y pagos, y no de fuente de pago, que es una modalidad xx xxxxxxx diferente.

R/ Se eliminará la diferencia de las fuentes de financiación.

4.- Cláusula 21ª: Solicitamos como se precisó anteriormente que la vigencia de la garantía única de cumplimiento se otorgue por el término de duración del contrato y dos (2) meses más.

R/ Los términos de las garantías se establecieron conforme a los parámetros establecidos en la normatividad que regula la materia (decreto 0734 de 2012), por lo que no será modificado.

5.- Cláusula 28ª: Solicitamos eliminar el tema referente a la publicación del contrato, ya que la misma no aplica en virtud del artículo 223 del Decreto 019 de 2012. De igual manera eliminar la referencia a que el contrato es una operación conexa de crédito público.

R/ Se eliminará la exigencia de publicación en la gaceta.

6.- Cláusula 33ª: Solicitamos eliminar el tema referente a la publicación del contrato, ya que la misma no aplica en virtud del artículo 223 del Decreto 019 de 2012.

R/ Se eliminará la exigencia de publicación en la gaceta.

7.- Cláusula 34ª: Respetuosamente solicitamos se suprima lo relacionado con la cláusula compromisoria, y establecer que los eventuales litigios serán resueltos por la justicia competente que es la contenciosa administrativa.

R/ . Es una condición establecida como política de la administración departamental.

8.- Solicitamos permitir que la Sociedad Fiduciaria adjudicataria pueda incorporar y presentar a la entidad modificaciones al contrato siempre y cuando el mismo conserve la naturaleza del encargo fiduciario objeto del proceso licitatorio.

R/ Resulta improcedente la solicitud, debido a que la minuta es un modelo enviado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

OBSERVACIÓN No. 11 FIDUCAFÉ

2.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

Numeral 8

Respetuosamente solicitamos adjuntar un flujo de ingresos y egresos de recursos del fideicomiso.

Adicionalmente solicitamos la siguiente precisión, en el numeral 8 de las obligaciones del contratista se establece que el número de pagos a realizarse por parte de la Fiduciaria, mediante transferencia electrónica se estiman entre 450 y 500 transacciones, dicho número de pagos corresponde a la totalidad de los pagos a efectuarse durante toda la vigencia del contrato? ó al número de pagos mensuales?. Se tiene prevista la realización de pagos en cheque?

R/ Debe aclararse que no se trata de cantidad, de pagos, sino de 450 o 500 beneficiarios, a los cuales les corresponden las deducciones xx xxx. Ahora bien , No es posible adjuntar flujo de caja, por cuanto el departamento hará una primera transacción, y posteriormente las sumas restantes. Del total de los ingresos totales

Numeral 10

En el numeral 10 de las obligaciones del contratista se establece la obligación de “Devolver, una vez efectuados los pagos y dentro de un término máximo de cinco (5) días hábiles siguientes, a la Tesorería General de EL FIDEICOMITENTE o a quien haga sus veces, las órdenes de pago con sus respectivos soportes para el trámite interno (…..)”; sobre este particular, nos permitimos aclarar que por seguridad de la información y en virtud de lo establecido en el sistema de gestión de calidad, la Fiduciaria no está en capacidad de entregar al Fideicomitente el original de las órdenes de pago con base en las cuales se efectuaron las transacciones de recursos, por lo que de manera atenta solicitamos precisar que la Fiduciaria devolverá al Fideicomitente los soportes de la orden de pago, junto con una copia de la orden de pago original, dentro de los plazos establecidos.

R/ Se refiere a las copias de todo el paquete, porque el original debe reposar en el archivo de la Fiduciaria como soporte de pago y para rendir informes a los entes de control. Esta información debe ser guardada con toda la normatividad de la ley general de archivo.

Numeral 13

Atentamente solicitamos precisar el alcance del informe presupuestal y financiero del encargo fiduciario, que en forma mensual, dentro de los quince (15) días del mes calendario siguiente deberá presentar la Fiduciaria. Así mismo, solicitamos nos aclaren que otros informes podría llegar a requerir el Fideicomitente a la Fiduciaria.

R/ Sírvase seguir las instrucciones del punto 13 de los pliegos de condiciones donde se establece claramente el tipo de informe requeridos.

Párrafo tercero, numeral 31

Como quiera que de acuerdo con lo establecido en los prepliegos “el Contratista se compromete además del objeto del contrato y su alcance, a cumplir con todas las obligaciones inherentes a él, en especial, las relacionadas con el uso de la documentación utilizada en el Sistema de Gestión de Calidad de la Gobernación de Risaralda”, de manera atenta solicitamos nos informen a que documentación se hace referencia.

R/ La Fiducia deberá diligenciar los formatos establecidos en el sistema de calidad, siempre y cuando sean solicitados por la Interventoría, la cual le dará las instrucciones precisas sobre su diligenciamiento en el desarrollo del objeto contractual (Ej. Actas, informes para pago).

7. CONDICIONES GENERALES

7.1. Perfil solicitado

Respetuosamente solicitamos eliminar la obligación por parte del contratista de “disponer de una sede en la ciudad xx Xxxxxxx”, teniendo en cuenta de acuerdo con el alcance del objeto del contrato, las gestiones que adelantará la Fiduciaria pueden cumplirse en su totalidad desde su domicilio, sin afectar la calidad del servicio a suministrar.

7.28. Indemnidad

De manera atenta solicitamos ajustar lo dispuesto en el numeral 7.8 Indemnidad que establece que “El contratista mantendrá indemne y defenderá a su propio costo al DEPARTAMENTO DE RISARALDA de cualquier pleito, queja o demanda y responsabilidad de cualquier naturaleza, incluyendo costos y gastos provenientes de actos y omisiones del contratista en el desarrollo de este contrato”, precisando que los gastos de dicha defensa se atenderán con recursos del Fideicomitente, teniendo en cuenta que en varios apartes de la minuta del contrato se establece que “todos los gastos en los que incurra la Fiduciaria con ocasión de la defensa judicial, administrativa o extrajudicial del presente Encargo Fiduciario o de los bienes que lo conforman (….) se imputarán al Fideicomitente (….)”

R/ No se acepta, toda vez que la cláusula de indemnidad, es una exigencia del decreto 734 de 2012

8. ANÁLISIS DE RIESGO

Dentro de los riesgos asignados al contratista solicitamos precisar que los riesgos “Retrasos en los pagos a los beneficiarios de la homologación y nivelación salarial” e “indemnizaciones, reclamaciones e intereses xx xxxx por inoportunidad e inexactitud en el pago de los beneficiarios” serán asumidos por el contratista en un 100%, siempre y cuando los mismos sean imputables a él.

R/ el único riesgo que asume el Departamento, es en el suministro de la información, y su fidelidad, para todos los demás se resolverá en la audiencia de asignación de riesgos.

10. REQUISITOS HABILITANTES

10.1. Capacidad Jurídica

De manera atenta solicitamos eliminar el requisito de “disponer de una sede en la ciudad xx Xxxxxxx”, teniendo en cuenta las razones establecidas en nuestra observación del numeral 7.1.

10.2. Experiencia Acreditada exigida en el pliego

Solicitamos nos aclaren si los contratos de encargo fiduciario de administración y pagos, ejecutados en los últimos cinco (5) años, pueden corresponder a contratos suscritos con entidades públicas y/o privadas, indistintamente.

R/ Las certificaciones corresponde a contratos ejecutados no importando que sean recursos públicos o no.

10.7. Capacidad Residual de Contratación

Teniendo en cuenta que en virtud de la modificación incluida a la Ley 1150 de 2007, en virtud del Decreto 0019 de 2012 se eliminó la exigencia de que las sociedades fiduciarias presentaran para su participación en procesos de selección su capacidad residual de contratación, de manera atenta solicitamos la eliminación de este requisito.

12. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA O REQUISITOS SUJETOS A VERIFICACIÓN Numeral 12.25.

Entendemos que la certificación de la rentabilidad de la Cartera Colectiva Abierta, en relación con la cual se calificará el componente técnico, corresponde a la Cartera

Colectiva Abierta administrada por la Fiduciaria, cuyo plan de inversiones se ajuste a las disposiciones del Capítulo IV del Decreto 1525 de 2008 y demás normas concordantes.

R/ Es la regida por el decreto 1525 de 2008.

15. FACTORES DE SELECCIÓN

15.10. Cálculo del K Residual

Como lo manifestamos en nuestra observación al numeral 10.7, teniendo en cuenta que en virtud de la modificación incluida a la Ley 1150 de 2007, en virtud del Decreto 0019 de 2012 se eliminó la exigencia de que las sociedades fiduciarias presentaran para su participación en procesos de selección su capacidad residual de contratación, de manera atenta solicitamos la eliminación de este requisito.

MINUTA DE CONTRATO

Numeral 10

Teniendo en cuenta que por disposiciones de manejo de la información y en virtud de lo establecido en el sistema de gestión de calidad, la Fiduciaria no está en capacidad de entregar al Fideicomitente el original de las órdenes de pago con base en las cuales se efectuaron las transacciones de recursos, de manera atenta solicitamos precisar que la Fiduciaria devolverá al Fideicomitente los soportes de la orden de pago, junto con una copia de la orden de pago original, dentro de los plazos establecidos.

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RESPUESTA A OBSERVACIONES LICITACIÓN PÚBLICA No. SED- EF-01-2012

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