CIRCULAR N° 2017-6

CIRCULAR N° 2017-6

“Por medio de la cual se modifica la Circular N° 1 de 2017, en lo relacionado con la conformación del comité y programación de reuniones”.

PARA: Personal contratista del Fondo de Valorización del Municipio de Medellín - FONVALMED

DE: Área Jurídica y de contratación

FECHA: 00 xx xxxx xx 0000

XXXXXX: Requisitos para dar inicio al proceso de contratación

En cumplimiento del direccionamiento

El Decreto 1082 del 2015 compilo el proceso de compras y contratación pública, para atender las políticas y directrices de los diferentes procesos de adquisición de bienes y servicios, en observancia a este y, con el objetivo de prevenir el daño antijurídico en la gestión contractual del FONVALMED, se considera pertinente expedir la siguiente circular, por medio de la cual se establecen los lineamientos, directrices y estándares respecto al acatamiento de los documentos y el lleno de los requisitos que debe cumplir cada proceso contractual, atendiendo a cada una de las modalidades de selección de la contratación estatal.

Para la operación, seguimiento, control y vigilancia del proceso, se realizan sesiones periódicas del Comité de Contratación, con la finalidad de analizar el proceso contractual desde la estructuración de los estudios y documentos previos hasta la legalización.

El Comité está integrado por:

 Un Profesional en Derecho

 Un Profesional en el Área Financiera

 Un Profesional en el Área Administrativa

 Un Profesional del Área Técnica

 Un profesional del Área de Planeación Estratégica

Con las siguientes funciones generales: analizar estudios y documentos previos, proponer las mejoras al procedimiento de selección.

 Estudiar la necesidad, conveniencia y oportunidad para la apertura de los procesos de contratación, de acuerdo con la normatividad vigente.

 Velar por el estricto cumplimiento de los principios rectores de la contratación estatal establecidos en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que rigen en la materia.

 Formular recomendaciones orientadas a la existencia de una adecuada planeación en los procesos de contratación de la entidad, dirigida a alcanzar los objetivos institucionales, el cumplimiento del plan de compras, optimizando la utilización de los recursos financieros.

 Velar por la adecuada elaboración de los estudios jurídicos, técnicos y económicos.

 Solicitar a los responsables de los procesos de la entidad los informes y conceptos que consideren pertinentes con el fin de establecer parámetros claros y precisos para tener en cuenta en los procesos de contratación.

Es necesario aclarar los requisitos que deben llenarse para dar inicio al proceso de contratación, con anterioridad de presentar dicha contratación al Comité:

1. Definir la modalidad de selección

Reviste de gran importancia, escoger asertivamente la modalidad de selección a utilizar en cada caso en particular según las reglas definidas por la ley, a fin de adelantar un proceso que se enmarque en los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva, que le son propios de la contratación estatal.

En virtud de lo anterior, debe analizarse cautamente a que modalidad de selección se ajusta cada necesidad. Valga señalar que, de conformidad con la ley, la convocatoria pública, a través de la licitación, selección abreviada y el concurso de méritos, constituyen la regla general para la escogencia de contratistas. De forma excepcional, el ordenamiento jurídico permite que, en los casos expresamente señalados por el legislador, las entidades estatales no acuden a la regla general sino a la contratación directa de manera restrictiva, la que se circunscribe a las causales del numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007.

2. Estudios Previos

Conforme a lo señalado por los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1993, se deberán realizar los estudios previos de la contratación, documentos estos, que deben atender los requerimientos preceptuados en

el artículo 2.2.1.1.2.1.1 Decreto 1082 de 2015. Además de los indicadores de la modalidad de selección deben tener:

a. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.

b. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

c. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

d. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.

e. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.

f. El análisis de Xxxxxx y la forma de mitigarlo.

g. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación.

h. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.

Aunado a lo anterior, se tener en cuenta lo siguiente:

o La necesidad de contratar o no interventoría externa, el perfil del supervisor, conforme a lo preceptuado por la Ley 1474 de 2011 y en virtud de lo establecido en los manuales de interventoría y supervisión de la entidad.

o Puntualizar los demás aspectos derivados de la complejidad del objetivo contractual, que soporten los requerimiento que se incluyen en el proyecto xx xxxxxx de condiciones y que constituyan elementos descriptivos del contrato a celebrar: bien o servicio objeto del contrato, valor estimado del contrato, forma de pago, obligaciones principales y accesorias, lugar de ejecución, plazo de ejecución del

contrato, multas, clausula penal pecuniaria, garantías, ficha técnica, línea del Plan de Desarrollo.

o El análisis del sector: análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato. “estudio xx xxxxxxx o de precios: son las actividades documentadas realizadas para verificar la disponibilidad xx xxxxx o servicios en el mercado, las condiciones en que podrían obtenerse, su precio estimado y los posibles oferentes.

o La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable (excepto las contrataciones directas, subasta inversa, concurso de méritos), según el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 Ley 1474 de 2011.

o El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

o El análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura (garantía) que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar.

De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, cuando se trate de contratación directa se debe incluir también la justificación o soporte de la misma en los estudios previos correspondientes.

En relación con los convenios y/o contratos interadministrativos, como causal de contratación directa, se advierte que estos, no son fruto de una potestad discrecional, y que tal como lo señala el Decreto 1082 de 2015, las obligaciones de los contratos interadministrativos deben tener relación directa con el objeto de la entidad ejecutora, contemplado en las leyes o reglamentos que definen la naturaleza, estructura y funciones de las entidades.

Esta exigencia constituye, sin duda alguna, un presupuesto de validez del respectivo contrato o convenio interadministrativo, en la medida en que atañe a la capacidad de las partes del negocio, el cual, de conformidad con el artículo 1502 del Código Civil, constituye un requisito para obligarse válidamente. Son negocios jurídicos celebrados entre personas jurídicas públicas u órganos públicos con capacidad de contratación, se rigen por el principio de la especialidad, es decir, su capacidad se encuentra delimitada por el objeto de la misma.

REQUISITOS PARA EL INGRESO AL COMITÉ DE ORIENTACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIÓN

Previo a la viabilidad que debe otorgar el Comité de Contratacion, como uno de los pasos en la etapa precontractual, los encargados de cada área deberán presentar al área de contratación, los documentos que en resumen se describen:

DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER PARA EL ANÁLISIS DEL COMITÉ
N°	INICIO DEL PROCESO
1	Solicitud al área de contratación
2	Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP
3	Cantidades de obra y estudios, permisos o diseños (en caso de requerirse)
4	Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC) (en caso de requerirse)
5	Estudio de riesgo (tipificación, estimación y asignación de riesgos)
6	Estudios previos	 Fecha de elaboración del estudio
		 Descripción de la necesidad
		 Descripción del objeto a contratar, especificaciones esenciales e identificación del contrato a celebrar
		 Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección y justificación de la escogencia de la modalidad cuando se trate de contratación directa.
		 Análisis técnico y económico que soportan el valor estimado del contrato, precedido del estudio xxx xxxxxxx
		 Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable
		 Soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato
		 Análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar.
		 Justificación de la necesidad de contratar o no interventoría externa, perfil del supervisor del contrato, conforme a lo preceptuado por la Ley 1474 de 2011.
		 Elementos descriptivos del contrato a celebrar: bien o servicio objeto del contrato, valor estimado, forma de pago, interventoría, lugar de ejecución, plazo de ejecución, multas, cláusula penal pecuniaria,

garantías, línea del Plan de Desarrollo.

 La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial

PROGRAMACIÓN DE REUNIONES COMITÉ DE CONTRATACION

Con el fin de optimizar el tiempo de respuesta en la realización de los procesos y dar mayor agilidad al desarrollo de los Comités de Contratación, solicitamos tener en cuenta la siguiente programación.

Los temas deben de ingresar al área de contratación, con todos los soportes, a fin de hacer la revisión respectiva

FECHA LÍMITE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS	FECHA DE SESIÓN DE COMITÉ
Lunes antes de las 2:00 p.m	Miércoles a las 2 p.m

En caso de que la fecha límite de recepción de documentos sea un día feriado (no hábil), se aplazará la entrega de documentos, y de realización de la sesión de dicho comité, para el día hábil siguiente, en las mismas horas dispuestas.

Se espera su colaboración y compromiso en el cumplimiento de esta directriz. Cordial saludo,

XXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX

Director General

Proyectó y Xxxxxx: Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxx Xxxx Xxxxx

Abogada Abogada