CONTRATACION ADMINISTRATIVA

ESTUDIOS PREVIOS SIMPLIFICADOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA CON DESTINO A LAS DEPENDENCIAS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR

SELECCION DE MÍNIMA CUANTÍA (Decreto 734 de 2012)

1. DEFINICION DE LA NECESIDAD ESTATAL.

La entidad en cabeza del área xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios realiza el presente análisis de conveniencia para establecer la necesidad de contratar la adquisición de elementos de aseo y cafetería .

Para su funcionamiento, la Dirección Nacional de Derecho de Autor como órgano rector que se encarga del diseño, dirección, administración y ejecución de las políticas gubernamentales en materia de derecho de autor y derechos conexos, así como también de la administración del Registro Nacional de Derecho de Autor, requiere, además de su infraestructura, elementos de aseo y limpieza que le permitan mantener las instalaciones de la entidad en perfectas condiciones de higiene y orden, así como también de elementos de cafetería para la elaboración del tinto y del agua aromática que contribuyen a la calidad de vida laboral y al bienestar de sus servidores y usuarios. La carencia de estos elementos puede tener efectos sobre la productividad, la salud, la seguridad, la calidad de los servicios y en general para la eficiencia del sistema productivo. De igual forma son factores esenciales para la convivencia social de servidores y usuarios, razón por la cual se hace necesario adelantar el presente proceso de contratación con el propósito de garantizar la entrega oportuna de este tipo de elementos.

2. OBJETO A CONTRATAR.

La Dirección Nacional de Derecho de Autor esta interesada en recibir ofertas para seleccionar el proponente que ofrezca las mejores condiciones para el suministro de los elementos de cafetería y aseo con destino a las diferentes dependencias

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que conforman la entidad, de acuerdo con las cantidades y especificaciones técnicas que se señalan en el anexo técnico.

2.1 Especificaciones técnicas: (Anexo No. 1) Elementos de cafetería

Item	Código artículo en almacén	Descripción del artículo	Unidad de medida entidad	Pedido
1	1110106	te hindú caja x 100 bolsas /paquete 160g	caja x 100 sobres/160g	7
2	1110101	aromáticas de panela caja x 25 sobres	caja x 25 sobres	173
3	1110102	azúcar bolsax200sobresx5g	bolsa x 200 sobres x 5g	120
4	1110103	café tradicional 500g	unidad x 500g	210
5	1110104	instacream paquete x 100 sobres x 4g	paquete x 100 sobres x 4g	11
6	1110117	endulzante caja x160g X 200 sobres	caja x 200 sobres x 160g	4
7	1130125	servilleta blanca paquete x 500u	paquete x 500g	21
8	1160155	platos desechables medianos x 1u	paquete x 50u	10
9	1160149	cucharas desechables pequeñas x 1u	paquete x 100u	6
10	1160105	mezclador cafe 11cm bolsa x 1000u	paquete x 1000u	10
11	1160108	xxxx xxxxxxx cafetero blanco x 1u	Paquete x 500 U	12
12	1160107	vaso desechable de 7 onzas X 1u	Paquete x 200 U	30

Elementos de aseo y limpieza

Item

Código artículo

en almacén

Descripción del artículo

Unidad de medida entidad

Pedido

1030102

guante quirúrgico par tamaño mediano

genérico

par

200

1130103

bayetilla roja

unidad

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Item	Código artículo en almacén	Descripción del artículo	Unidad de medida entidad	Pedido
3	1130104	bolsa para basura oficina (51x76cm) X 1u	unidad	270
4	1130110	decol 3800ml x1u	galón x 3800ml	5
5	1130111	escoba nylon suave x 1u	unidad	2
6	1130116	jabón liquido para manos 1900 ml	galón x 3000ml	6
7	1130117	limpiador de muebles liquido crema x 220ml	frasco x 220ml	6
8	1130106	mantenedor ref 550 cera sellador para pisos vinisol X 18925cc	garrafa x 18925cc	6
9	1130168	pad color café para maquina lavadora de 16 pulgadas	unidad	4
10	1130170	sellador para uso después del decapado para pisos vinisol galón por 3785 cc	galón x 3785cc	6
11	1130119	limpiavidrios x 3785/4000 ml	galón x 3785/4000	6
12	1130120	limpión estampado genérico 40 x 70 cm	unidad	3
13	1130122	paño absorbente multiusos x1u	unidad	3
14	1130123	papel higiénico x 1 rollo	rollo	324
15	1130127	toalla cocina familia xxxxxx xxxxx x 180 hojas	rollo x 180 hojas	2
16	1130128	toalla de manos dobladas en z x 50 hojas	caja x 50 hojas	2
17	1130129	xxxxxxx copa	unidad	10
18	1130132	fibra abrasiva x 1u	unidad	3
19	1130174	bolsa basura industrial 90 x 120 cm x1u	unidad	153
20	1130149	guante cl25 t/8 x 1par	par	8
21	1130150	guante cl25 t/9 x 1par	par	8
22	1130152	bayetilla blanca x 1u	unidad	8
23	1130157	crema lavaplatos x 1000g	unidad x 1000g	12
24	1130158	jabón detergente en polvo x 3000g	bolsa x 3000g	4
25	1130162	removedor (solución removedora detergente galón x 3785cc)	galón x 3785cc	5
26	1130164	detergente multiusos ref 511 garrafa x 18925cc	garrafa x 18925cc	5
27	1130166	limpiador multiusos lavandax2000mlx1u	galón x 2000ml	5
28	1130178	papel higiénico institucional blanco doble hoja 250m x rollo	rollo	90
29	1130172	limpiador desinfectante antigermen pino	frasco x 750ml	5

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Item

Código artículo en

almacén

Descripción del artículo

Unidad de medida entidad

Pedido

750ml

1130173

esponja brillante

unidad

2.2 ESPECIFICACIONES ADICIONALES

? ?El oferente debe manifestar por escrito el compromiso de entregar los productos requeridos en perfectas condiciones de presentación, empaque y consumo, en el Coordinado xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios.

? ?El oferente debe ofertar productos frescos, de primera calidad y marcas reconocidas en el mercado.

? ?El oferente debe especificar en su propuesta económica, la marca, unidad de medida y presentación de cada uno de los ítems.

? ?Las fechas de vencimiento deben cubrir al menos 3 meses adicionales, al plazo de ejecución del contrato.

? ?Suministrar los elementos del contrato en el almacén de la Dirección Nacional de Derecho de Autor ubicada en la Xxxxx 00 Xx. 00X-00 xxxx 00 xx Xxxxxx, X.X.

? ?Suministrar los elementos del contrato en su totalidad excepto aromáticas y café dentro de los 8 días hábiles siguientes a la adjudicación y legalización en el almacén de la Dirección Nacional de Derecho de Autor. El Café y las aromáticas deben realizarse en dos entregas, así: a) el 50% en la fecha de entrega de los demás elementos objeto del contrato. b) el 50% restante dentro de los 8 días hábiles siguientes a la solicitud del supervisor del contrato y sin exceder la fecha de vencimiento de ejecución del contrato.

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Las entregas deben hacerse siguiendo el procedimiento que se describe a continuación:

- ?Para la entrega de los elementos es indispensable la apertura de las cajas y el conteo de los elementos entre la persona designada por el CONTRATISTA y el supervisor del contrato en la DNDA.

?El Coordinador xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios recibe el pedido y constatados que los elementos remisionados son los que efectivamente recibe, deberá firmar la remisión/factura en señal de aceptación. Sin este requisito la Dirección Nacional de Derecho de Autor entenderá no recibidos los bienes y por ende no tramitará ningún pago.

- ?Si alguno de los elementos que forman parte de la remisión incumple con algunas de las características de calidad, cantidad y especificación será devuelto para su respectivo cambio.

? ?Si el responsable de recibir los elementos no se encuentra en el sitio de la entrega, el contratista deberá hacer entrega y verificación de cantidad, marca, y/o especificación a la persona que designe el Subdirector Administrativo.

? ?Garantizar la calidad de los bienes, comprometiéndose al cambio, sin costo adicional para la Dirección Nacional de Derecho de Autor, de aquellos elementos que resulten defectuosos por fabricación. El cambio deberá realizarse en un término no mayor de dos (2) días hábiles contados a partir de la solicitud por parte del supervisor del contrato.

? ?Mantener los precios ofrecidos durante el término de duración del contrato.

? ?Prestar en forma permanente, durante la ejecución del contrato, como mínimo los siguientes servicios a la DNDA: a) Atención personalizada b) Atención vía telefónica, fax e internet para el intercambio de información.

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? ?Poner a disposición de la DNDA para atender los requerimientos durante la ejecución del contrato, el siguiente personal: a. Un ejecutivo de cuenta quien coordinará los pedidos, despachos y devoluciones en el evento que estas se presenten y un agente designado para la entrega.

? ?Cumplir con los pagos a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales de todos sus empleados, lo cual se acreditará en la forma y oportunidades establecidas en la ley y en el contrato.

? ?Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución.

2.3 ORIGEN DE LOS PRODUCTOS

Los productos que se requieren en el presente estudio previo se encuentran disponibles en el mercado nacional, en aplicación al Art. 21 de la ley 80/93 garantizando la participación de ofertas de bienes y servicios de origen nacional, en condiciones competitivas de calidad, oportunidad y precio.

3. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

3.1. Generales

Para el correcto desarrollo del objeto contractual, el contratista seleccionado debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Cumplir con el objeto del contrato, entregando los bienes contratados de buena calidad y marcas reconocidas en el mercado, para que le sea expedida la certificación del cumplimiento correspondiente, documento indispensable para el pago.

b. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad.

c. Pagar los impuestos si a ello diere lugar.

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d. Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato.

e. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones innecesarias.

f. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún

funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.

g. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.

h. Asumir a través de la suscripción del contrato, las consecuencias previstas en la solicitud de oferta del proceso de contratación, siempre que se verifique el incumplimiento de los compromisos anticorrupción.

i. Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub - contratistas o dependan del adjudicatario.

j. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.

k. Cumplir con los pagos a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales de todos sus empleados, lo cual se acreditará en la forma y oportunidades establecidas en la ley y en el contrato.

l. Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012 y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.

3.2. Específicas

• El oferente debe manifestar por escrito el compromiso de entregar los productos requeridos en perfectas condiciones de presentación, empaque y consumo, en el Coordinado xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios.

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• ?El oferente debe ofertar productos frescos, de primera calidad y marcas reconocidas en el mercado.

• ?El oferente debe especificar en su propuesta económica (Anexo No. 2),

la marca, unidad de medida y presentación de cada uno de los ítems.

• Las fechas de vencimiento deben cubrir al menos 3 meses adicionales, al plazo de ejecución del contrato.

• ?Suministrar los elementos del contrato en el almacén de la Dirección Nacional de Derecho de Autor ubicada en la Xxxxx 00 Xx. 00X-00 xxxx 00 xx Xxxxxx, X.X.

• Suministrar los elementos del contrato en su totalidad excepto aromáticas y café dentro de los 8 días hábiles siguientes a la adjudicación y legalización en el almacén de la Dirección Nacional de Derecho de Autor. El Café y las aromáticas deben realizarse en dos entregas, así: a) el 50% en la fecha de entrega de los demás elementos objeto del contrato. b) el 50% restante dentro de los 8 días hábiles siguientes a la solicitud del supervisor del contrato y sin exceder la fecha de vencimiento de ejecución del contrato.

• ?Para la entrega de los elementos es indispensable la apertura de las cajas y el conteo de los elementos entre la persona designada por el CONTRATISTA y el supervisor del contrato en la DNDA.

• El Coordinador xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios recibe el pedido y constatados que los elementos remisionados son los que efectivamente recibe, deberá firmar la remisión/factura en señal de aceptación. Sin este requisito la Dirección Nacional de Derecho de Autor entenderá no recibidos los bienes y por ende no tramitará ningún pago.

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• Si alguno de los elementos que forman parte de la remisión incumple con algunas de las características de calidad, cantidad y especificación será devuelto para su respectivo cambio.

• Si el responsable de recibir los elementos no se encuentra en el sitio de la entrega, el contratista deberá hacer entrega y verificación de cantidad, marca, y/o especificación a la persona que designe el Subdirector Administrativo.

• Garantizar la calidad de los bienes, comprometiéndose al cambio, sin costo adicional para la Dirección Nacional de Derecho de Autor, de aquellos elementos que resulten defectuosos por fabricación. El cambio deberá realizarse en un término no mayor de dos (2) días hábiles contados a partir de la solicitud por parte del supervisor del contrato.

• ?Mantener los precios ofrecidos durante el término de duración del contrato.

• ?Prestar en forma permanente, durante la ejecución del contrato, como mínimo los siguientes servicios a la DNDA: a) Atención personalizada b) Atención vía telefónica, fax e internet para el intercambio de información.

• ?Poner a disposición de la DNDA para atender los requerimientos durante la ejecución del contrato, el siguiente personal: a. Un ejecutivo de cuenta quien coordinará los pedidos, despachos y devoluciones en el evento que estas se presenten y un agente designado para la entrega.

• Cumplir con los pagos a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales de todos sus empleados, lo cual se acreditará en la forma y oportunidades establecidas en la ley y en el contrato.

• Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución.

4. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD

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4.1 Suministrar información necesaria, completa y oportuna para desarrollar el objeto del contrato.

4.2 Dar respuesta oportuna a las solicitudes del contratista, definir las situaciones necesarias para la ejecución y adelantar los trámites a que haya lugar por su parte para garantizar la debida ejecución;

4.3. Tramitar los pagos de oficio en los términos acordados en este contrato, con base en certificaciones de recibo efectivo de los elementos.

5. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.

El presente proceso de selección se realizará con la persona natural o jurídica que acredite lo establecido en la invitación a cotizar.

Para realizar el análisis que soporta el valor estimado del contrato que se pretende realizar, se utilizaron las variables para el cálculo del presupuesto respectivo, se tomo como referencia los costos de contrataciones anteriores con el mismo objeto y sondeo de precios xx xxxxxxx. Lo anterior permite reducir costos en la contratación de la administración garantizando los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficiencia, equidad, transparencia, responsabilidad y control social.

La consulta en el SICE no se realiza atendiendo lo dispuesto en el Artículo 222 del Decreto-Ley 19 de 2012, que lo eliminó. En consecuencia, las entidades estatales y los proponentes no deberán seguir cumpliendo las obligaciones derivadas de la Ley 598 de 2000.

5.1 ESTUDIO XX XXXXXXX.

Para efectos de estimar el presupuesto oficial indispensable para la adq uisición de elementos de cafetería y aseo, se tuvo como referencia los siguientes aspectos:

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a. Precio de contratos anteriores por el mismo objeto

b . Estudio xx xxxxxxx cotizando con alkosto y Distovar Ltda,

El resultado del análisis se adjunta al pre sente estudio previo (Ver anexos A y B)

Anexo A. Estudio xx xxxxxxx elementos de aseo

Anexo B. Estudio xx xxxxxxx elementos de cafetería

5.2 Variables para calcular el presupuesto.

Para la adquisición de los elementos objeto del presente estudio previo, se tendrá en cuenta aquellas variables asociadas al contratista que afectan directamente el valor acorde con las condiciones del servicio que se indiquen al momento de cotizar y que el oferente aplica sobre los bienes para cotizar. Estas variables son:

Lugar de ejecución Plazo de ejecución Cantidad

Gastos de personal Costos indirectos

Impuestos como IVA, ICA, y otros considerados acorde con el objeto

6. PRESUPUESTO ESTIMADO

Luego de valorar la información proveniente de adquisiciones en la vigencia anterior, y las cotizaciones de chequeo, se estableció como presupuesto oficial estimado la suma de OCHO MILLONES DE PESOS ($8’000.000,oo) incluido I.V.A, de los cuales CUATRO MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS

($4’500.000.oo) corresponden a elementos de aseo y limpieza, y TRES MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS (3’500.000,oo) a productos de cafetería y

restaurante, conforme el Presupuesto de funcionamiento aprobado para la DNDA y certificado de disponibilidad presupuestal No. 7212 xx xxxx 04 de 2012 expedido por la Subdirectora Administrativa.

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7. CUBRIMIENTO DE LA NECESIDAD

El presente proceso permite cubrir un promedio del 40% de la necesidad planteada.

8. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD SELECCIÓN.

Las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el diez (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 734 de 2012., corresponderá al procedimiento denominado de “MINIMA CUANTIA”, contemplado en el numeral 5 artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el cual aplica al objeto y la cuantía del presente proceso.

8.1 NORMATIVIDAD APLICABLE

Constitución política de Colombia Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007

Ley 1474 de 2011

Decreto Ley 19 de 2012

Decreto 734 de 2012

Código de procedimiento civil Código de comercio

Código Contencioso administrativo y demás normas concordantes

9. IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR

Con base en los fundamentos jurídicos, como el presente proceso no sobrepasa a la diez por ciento (10%) de la menor cuantía, debe ceñirse a la modalidad de SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA.

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10. GARANTÍA TÉCNICA

El proponente deberá garantizar en documento independiente en la oferta presentada a la DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR que los productos objeto del presente proceso de selección, deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Que ampare el cumplimiento de las condiciones técnicas de los productos adquiridos, responsabilizándose de los reclamos por cualquier defecto de calidad.

2. Que ampare la calidad del bien a contratar.

3. Que sea por el término de tres (03) meses adicionales al plazo de ejecución.

10.1 TÉRMINO DE RESPUESTA DE LA GARANTÍA TÉCNICA:

Debe certificarse por escrito que en caso que resulten deficientes los productos y no cumpla con las especificaciones técnicas, el oferente debe proveer el reemplazo del mismo dentro de las 24 horas siguientes, al requerimiento realizado por el supervisor del contrato.

Todos los costos que se produzcan en cumplimiento de la garantía técnica estarán a cargo del contratista.

11. TIPO DE CONTRATO

El contrato a celebrar será de compraventa.

12. PLAZO DE EJECUCIÓN Y LUGAR DE ENTREGA

El plazo de ejecución del contrato será de siete (7) meses contados a partir de la fecha de aceptación de la oferta y el lugar de entrega será en el almacén de la DNDA ubicado en la Xxxxx 00 Xx. 00X-00 xxxx 00.

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Para el recibo a satisfacción de los productos se tendrán en cuenta, todas y cada una de las características técnicas registradas en la solicitud de oferta, en el contrato, y la oferta presentada, el no cumplimiento de alguna de las mismas será motivo de rechazo del bien o producto.

13. VALOR DEL CONTRATO

El valor del contrato resultante será el registrado en la oferta presentada y en la comunicación de aceptación de la oferta.

14. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO

La DNDA cancelará al contratista el valor total de los bienes requeridos en el contrato dentro de los 30 días calendario siguientes al ingreso al almacén a entera satisfacción, así:

a. El valor de los elementos suministrados correspondientes a la primera entrega.

b. El valor de los elementos de aseo y cafetería correspondientes a la segunda entrega.

En todo caso se realizarán los descuentos xx Xxx que deben corresponder al valor total de la comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta presentada y los bienes suministrados.

Sin embargo, este pago queda sujeto a la aprobación del PAC por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y cumplimiento de requisitos por parte del contratista como la factura y certificación xx xxx y salvo de salud, pensión y parafiscales.

15. SUPERVISOR DEL CONTRATO:

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La supervisión del contrato será ejercida por el Coordinador del Grupo xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios o quien haga sus veces. Quien expedirá un certificado a satisfacción luego de recibir y registrar su ingreso al almacén. En todo caso, el ordenador del gasto podrá modificar unilateralmente la designación del supervisor, para lo cual comunicará por escrito al supervisor designado, con copia al contratista.

Adicionalmente, el supervisor debe verificar que el contratista cumpla con el pago de salud, pensión y parafiscales, tal y como lo exige la normatividad vigente.

16. JUSTIFICACION FACTORES DE SELECCIÓN

Los factores de selección están sustentados en el Decreto 734 de 2012

17. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA

La propuesta será rechazada cuando se presente alguna de las siguientes causales:

a) El objeto social del proponente o de los miembros del proponente si acuden bajo cualquiera de las figuras asociativas autorizadas por la ley 80 de 1993, debe ser acorde con el objeto de la presente convocatoria.

b) Las personas jurídicas deben acreditar que su duración es, como mínimo, igual a la del contrato y dos (2) años más.

c) El representante legal del proponente debe estar autorizado para presentar la propuesta.

d) Cuando la propuesta se presente por una persona natural que no tenga constituido legalmente un establecimiento de comercio con mínimo dos (2) años de anterioridad a la fecha de cierre del presente proceso.

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e) Los proponentes no deben estar reportado en el boletín de responsables fiscales de la Controlaría General de la República, de acuerdo con lo previsto en la Ley 610 de 2000.

f) Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la legislación Nacional.

g) La presentación de varias propuestas por parte del mismo proponente por sí o por interpuesta persona o la participación de una misma persona en más de una propuesta.

h) Cuando en la propuesta se omita o se presente sin la respectiva firma de la persona jurídica o del representante legal de la sociedad o de la unión temporal o consorcio.

i) Cuando el Representante Legal de la sociedad o de la unión temporal o consorcio, no se encuentre debidamente autorizado para presentar la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales.

j) Cuando falte el documento de integración del Consorcio o Unión Temporal o su firma, o cuando alg uno de sus miembros, tratándose de personas jurídicas no se encuentre debidamente autorizado.

k) Cuando existan evidencias de que el proponente ha tratado de interferir o influenciar indebidamente en el análisis de las propuestas, o la decisión de adjudicación.

l) Cuando se evidencie que la información presentada por el proponente no se ajusta a la realidad.

m) Cuando la propuesta se presente en forma parcial o extemporánea, se

envíe por correo, fax ó correo electrónico ó se deje en un lugar distinto al indicado en este pliego.

n) Cuando no cotice la totalidad de los ítems requeridos por el lote que está participando, modifique o altere la descripción de los mismos correspondiente a el ANEXO ECONÓMICO DE LA PROPUESTA.

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o) Cuando el(los) proponente(s) no cumpla(n) con las Especificaciones Técnicas Mínimas requeridas de acuerdo con lo establecido en el presente proceso.

p) Cuando sobrepase el presupuesto oficial por cada rubro, acorde con el presupuesto oficial disponible .

q) Cuando la propuesta se radique en un lugar diferente al que corresponde (CALLE 28 No. 13 A – 15 PISO 17. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA) Y LA FECHA Y HORA NO CORRESPONDAN A LAS PREVISTAS EN EL CRONOGRAMA DEL PROCESO. Las propuestas que no se encuentren dentro de la respectiva hora y fecha, fijado para la recepción de propuestas serán consideradas como propuestas extemporáneas y NO SERÁN TENIDAS EN CUENTA aun si han sido radicadas.

r) Cuando condicione su propuesta

s) Cuando el proponente NO SUBSANE LA INFORMACIÓN REQUERIDA POR LA ENTIDAD, EN LA ETAPA EVALUATIVA, EN EL TÉRMINO PERENTORIO PREVISTO Y DADO EN IGUALDAD DE CONDICIONES PARA TODOS LOS PROPONENTES.

t) Cuando el proponente no aporte con su propuesta económica inicial los valores unitarios sin I.V.A. , el valor del I.V.A y el valor total por cada bien requerido acorde con el lote que está presentando su propuesta.

18. FACTORES DE SELECCIÓN PARA IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE

La oferta más favorable para la entidad en esta modalidad de selección será aquella que oferte el menor precio, incluidos todos los impuestos, tasas, contribuciones y aportes que se causen con el perfeccionamiento y ejecución del contrato.

18.1 Cumplimiento de requisitos técnicos: (Cumple / No cumple)

Las propuestas serán evaluadas en primer término en sus aspectos técnicos detallados en el objeto, producto del cual se determinará cuales cumplen con las exigencias de la entidad consignadas en el estudio previo e invitación pública.

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18.2 Verificación de requisitos habilitantes

La verificación de los requisitos habilitantes se hará exclusivamente en relación con el proponente que oferte el precio más bajo, para lo cual se tendrán en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 2.2.8 del Decreto 734 de 2012. En caso de que éste no cumpla con los mismos, se procederá a la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta , y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

La verificación de la documentación e información se llevará a cabo de la siguiente forma:

CRITERIO	PUNTAJE
Requisitos habilitantes	Cumple / No Cumple
Especificaciones técnicas	Cumple / No Cumple
Experiencia	Cumple / No Cumple
Precio	La oferta con el precio más bajo

Requisitos Habilitantes (Cumple / no cumple)

CRITERIO

CUMPLE / NO

CUMPLE

Carta de Presentación (Anexo 1)

De acuerdo con el contenido del modelo suministrado la Carta de Presentación debe ser suscrita por el proponente o por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante designado cuando la propuesta se presente en consorcio o en unión temporal.

Certificado de no encontrarse inhabilitado para contratar.

El proponente deberá anexar Certificación en donde se

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indique bajo la gravedad de juramento y firmada por el oferente, que no se encuentra incurso en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades para celebrar contratos con el Estado, de conformidad con lo dispuesto en el Articulo 8 xx Xxx 80 de 1993 y que adicionalmente no ha sido declarado responsable judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones, de conformidad con los dispuesto en el Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 literal j), y las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables.
Cédula de Ciudadanía El proponente deberá anexar fotocopia legible de la cédula de ciudadanía del oferente o quien esté autorizado para presentar la propuesta.
Certificado de Existencia y Representación Legal Si el proponente es una persona jurídica acreditar su existencia y representación legal mediante la presentación con la oferta, del certificado correspondiente, cuya fecha de expedición no deberá ser anterior a los treinta (30) días previos a la fecha de cierre del presente proceso de selección, adicionalmente se deberán tener en cuenta las siguientes reglas: I. El objeto social del oferente debe permitir la actividad, gestión y operación que se solicita en este proceso de contratación y en el contrato que de él se derive. II. Para contratar, la persona jurídica oferente deberá demostrar que su duración no será inferior a la duración del contrato y dos (2) años más contado a partir de la fecha de liquidación del mismo. III. Autorización del órgano social competente, si el representante legal tiene limitadas las facultades para comprometer al oferente.
Constancia de pago seguridad social y parafiscales. Constancia de pagos de seguridad social y aportes

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parafiscales expedido por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique que se encuentra al día durante los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección, en el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje.
Registro Único Tributario El proponente deberá anexar fotocopia legible del Registro Único Tributario expedido por la DIAN conforme el artículo 555-2 del estatuto tributario. El RUT, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, respecto a los cuales esta requiera su inscripción.
Información SIIF. El proponente deberá anexar DILIGENCIADO el Formato de Información de Proveedores o Contratistas Sistema de Información Integral Financiera SIIF (Ver anexo 4), necesaria para la conformación de la base de datos y para el pago oportuno de las cuentas, por lo que el formato debe ser diligenciado en su totalidad de forma clara y precisa, en letra imprenta, a máquina o en computador.
Certificación bancaria El proponente deberá anexar una Certificación bancaria en donde conste el número de la cuenta de ahorros o corriente a través de la cual se realizarán los respectivos pagos, cuya fecha de expedición no deberá ser anterior a los noventa (90) días previos a la fecha de cierre del presente proceso de

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contratación
EXPERIENCIA. Anexar mínimo dos (2) y máximo tres (3) certificaciones de experiencia específica en el suministro de elementos de cafetería, aseo y limpieza, ejecutados con empresas del estado y/o privadas, en la cual conste el objeto, tiempo de ejecución del contrato, valor y calificación del servicio ejecutados dentro de los últimos dos (2) años anteriores a la fecha de cierre de la presente convocatoria. La certificación o certificaciones deberán ser expedidas por el funcionario o autoridad competente en la respectiva entidad pública o privada y cumplir con los siguientes requisitos: a) Nombre o razón social de la entidad o firma contratante. b) Nombre del contratista. c) El objeto del Contrato debe corresponder a actividades iguales o similares al objeto de esta convocatoria. d) Plazo de ejecución con fechas de iniciación y terminación del contrato (día, mes, año). e) Valor total ejecutado del contrato, expresado en pesos colombianos. La suma de las certificaciones debe ser: 1) Mayor o igual a $ 9’000.000.
Antecedentes Fiscales El proponente podrá anexar el certificado de ausencia de antecedentes fiscales expedido por la Contraloría General de la República, con fecha de expedición no mayor a 30 días. En caso de ser el proponente una persona jurídica, podrá anexar el certificado tanto del representante legal como de la persona jurídica.
Capacidad Financiera. No se exigirá como requisito habilitante la capacidad financiera de los proponentes, en razón a la naturaleza del

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contrato y la forma de pago, ya que se trata de un contrato

cuyo pago depende de los bienes y/o servicios suministrados

a satisfacción de la entidad y no requiere de anticipo.

Propuesta Económica.

La oferta económica deberá presentarse de conformidad con el Anexo No. 3 PROPUESTA ECONÓMICA incluido IVA., y todos los impuestos, tasas, contribuciones y aportes que se

causen. Una vez la entidad reciba la propuesta, esta no podrá ser modificada por el oferente y se mantendrá el precio hasta la entrega del servicio en caso de ser adjudicada.

NOTA. Validez de la oferta mínimo 30 días calendario

19. EVALUACION

El Comité de Contratos de la entidad hará la evaluación objetiva de las ofertas presentadas, iniciando con aquella que presentó el precio más bajo, para establecer el cumplimiento de los requerimientos técnicos y habilitantes, ceñidos para ello a las condiciones estipuladas exclusivamente en los estudios previos e invitación pública

En caso de que no se subsane, se procederá a la verificación de requisitos del oferente ubicado en el segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación o adjudicación, se declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente.

En caso de empate a menor precio, la entidad seleccionará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.

20. ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACION DE RIESGO. (Numeral 3 del Decreto 2474 de 2008).

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TIPIFICACIÓN		ESTIMACIÓN		ASIGNACIÓN
Denominación	Descripción del Riesgo	Estimación	Descripción Evaluada	Responsable (Quien asume la mitigación)
Riesgo Comercial.	Condiciones xxx xxxxxxx que puedan ocasionar variaciones en los valores de los elementos.	100%	MEDIO	Contratista
Riesgo de Operación.	Perdidas de mercancía durante el transporte del sitio de bodegaje hasta el sitio de entrega.	100%	MEDIO	Contratista
Riesgo de Operación.	Demora en la entrega de los elementos por legalización de importaciones.	100%	MEDIO	Contratista
Riesgo Financiero.	Modificaciones abruptas en el tipo de cambios y en el costo de los bienes a proveer.	100%	MEDIO	Contratista
Riesgo legal.	Demora en el pago por parte del Estado.	100%	BAJO	Contratista

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20.1 RIESGOS ASEGURABLES.

• Que el futuro contratista no pueda dar cumplimiento a la ejecución del contrato, o que los bienes entregados no corresponda o no se haga conforme a las especificaciones técnicas plasmadas en el contrato.

• Que el contratista no cumpla con las obligaciones de salarios, prestaciones sociales y aportes al sistema de seguridad social del personal a su cargo.

Para controlar estos riesgos, es conveniente estipular en el cuerpo del contrato, que el contratista se obligue a c umplir con lo ofertado.

Es necesario aclarar que este contrato por ser de mínima cuantía y la baja probabilidad de presentarse estos dos riesgos, no se considera la posibilidad de solicitar al contratista póliza alguna.

20.2 RIESGOS NO ASEGURABLES.

Se considera que los riesgos previsibles en la ejecución del contrato que deba asumir el contratista y que no son asegurables son los siguientes:

• Que durante la ejecución del contrato, el contratista afronte situaciones de índole laboral, en el sentido que alguno de los empleados designados para atender el servicio no pueda cumplir y a su vez el contratista no tenga personal disponible para cumplir con la ejecución del contrato.

20.3 RIESGOS QUE ASUME LA ENTIDAD.

A partir de la fecha de suscripción del contrato la Dirección Nacional de Derecho de Autor, asume única y exclusivamente, los efectos derivados de los riesgos que se relacionan a continuación, además de aquellos que se deriven de lo pactado:

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• Los perjuicios que se pudieren causar al CONTRATISTA por la suspensión del contrato si en ella no median justas causas no imputables a la entidad, de lo contrario la DNDA no será responsable por la suspensión del contrato ni por los perjuicios que se causen con ello.

• Los efectos derivados de la existencia de daño emergente del Contratista, por la ocurrencia de hechos de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, en los términos del contrato y la legislación existente.

• Los efectos originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al contrato.

21. INDEMNIDAD

El futuro contratista, se obliga a mantener indemne a la DNDA de toda reclamación, demanda, acciones legales o similares, originadas en reclamaciones de terceros, que tengan como causa toda acción u omisión del contratista, subcontratista o dependientes a su cargo y que con ellas haya ocasionado daños, lesiones y/o perjuicios a terceros durante la ejecuc ión del contrato, de conformidad con el Decreto 931 xx xxxxx 18 de 2009.

El presente estudio previo de conveniencia y oportunidad para contratar la adquisición de elementos de cafetería y aseo para la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, se expide el dieciséis (16) xx xxxx de 2012.

XXXXXX XXXX XXXXXXX

Coordinador xx Xxxxxxx, Bienes e Inventarios Anexo: Lo anunciado

ANEXO No. 1 Carta de presentación de la propuesta ANEXO No. 2 Especificaciones técnicas mínimas ANEXO No. 3 propuesta económica

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