MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FISCALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FISCALES
Sección de Cuentas por Pagar
ÍNDICE
Página
1. Registrar Comprobantes para el Pago de Servicios Profesionales
y No Profesionales........................................................................................ 1
Versión: 1.0 – Número de Procedimiento: SRM-AP-01
2. Registrar Comprobantes para el Pago de Materiales y Equipo ..................... 8
Versión: 1.0 – Número de Procedimiento: SRM-AP-02
3. Registrar Comprobantes para el Pago de Gastos de Viaje 13
Versión: 1.0 – Número de Procedimiento: SRM-AP-03
4. Registrar un Contrato de Servicios Profesionales 18
Versión: 1.0 – Número de Procedimiento: SRM-AP-04
5. Registrar Comprobantes de Pago Electrónico por Servicios 21
Versión: 1.0 – Número de Procedimiento: SRM-AP-05
6. Registrar Requisición de Cheques para Pagos
de Servicios No Profesionales 25
Versión: 1.0 – Número de Procedimiento: SRM-AP-06
Procedimiento: Registrar Comprobantes para el Pago de Servicios Profesionales y No Profesionales | |
Versión: 1.0 | Número de Procedimiento: SRM-AP-01 |
PROPÓSITO Y ALCANCE
Establecer los pasos a seguir por el personal de la Sección de Cuentas por Pagar del Área Fiscal para el registro de las facturas de servicios profesionales o no- profesionales mediante comprobantes de pago.
El procedimiento comienza desde el momento en que la Asistente Administrativa de la Sección de Cuentas por Xxxxx recibe las facturas por concepto de servicios profesionales o servicios no-profesionales y culmina una vez el Comprobante ha sido aprobado a través del sistema PeopleSoft y se encuentra disponible para ser seleccionado en el ciclo de pago.
CONSIDERACIONES GENERALES
Las siguientes consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
◼ La documentación requerida como evidencia para el registro de un Comprobante de Pago podrá ser diferente para cada tipo de servicio, según sus peculiaridades y las disposiciones del contrato.
◼ Los Comprobantes de Pago deberán ser registrados únicamente por el personal designado.
◼ Toda factura deberá procesarse individualmente.
◼ Para registrar un Comprobante de Pago se debe asegurar lo siguiente:
✓ Sólo se procesarán facturas y documentos en original.
✓ La factura debe estar firmada por el suplidor y deberá tener impreso el párrafo “Certifico que esta factura es original y aún no ha sido pagada”.
✓ La factura debe estar certificada por el Director o personal designado del área u oficina que administra el contrato.
✓ El Suplidor en la factura debe certificar que no existe ninguna situación de conflicto de intereses entre la agencia y el suplidor, de acuerdo a la Orden Ejecutiva del Gobernador OE-2001-73.
✓ Toda factura o documento que se reciba, como sustento para el Comprobante de Pago, deberá estar propiamente certificado por el funcionario correspondiente dentro del área que gestionó el servicio objeto de la factura.
✓ No se procesarán Comprobantes de Pago en el sistema PeopleSoft si no se han recibido los documentos de apoyo o justificantes.
FLUJOGRAMA GENERAL – SRM-AP-01
PROCEDIMIENTO DETALLADO – SRM-AP-01
PASO 1: La Asistente Administrativa recibe por parte del proveedor la factura de servicios. Esta factura deberá cumplir con las especificaciones mencionadas en el encabezado de Consideraciones Generales. De no hacerlo, la Supervisora podrá devolver la factura al proveedor, sin ser tramitada, para que éste se encargue de someter una nueva factura en cumplimiento con estas disposiciones.
PASO 2: Si la factura que se recibe por parte del proveedor de servicios cumple con las disposiciones establecidas, la Supervisora refiere la factura al Analista Principal o al Asistente.
PASO 3: El Analista Principal o Asistente recibe la factura en original y procede a registrar la información del Comprobante de Pago en el sistema PeopleSoft para luego devolver la factura a la Supervisora.
PASO 4: La Supervisora recibe la factura original luego de que ésta haya sido registrada en el sistema PeopleSoft y procederá a obtener la certificación correspondiente. La factura deberá ser certificada por el funcionario autorizado dentro del área u oficina que recibió el servicio. El nombre del funcionario que certificó la factura debe estar en letra de molde debajo de su firma.
Luego de que la factura de servicios haya sido debidamente certificada, la Supervisora la devolverá al Analista Principal para continuar con su trámite en el sistema PeopleSoft.
PASO 5: El Analista Principal o Asistente revisará la factura y obtendrá el expediente del proveedor para verificar junto a la factura la siguiente información:
a. Contrato certificado como copia fiel y exacta del original (el mismo es recibido como parte del proceso de aprobación de la obligación original del contrato).
b. Certificación del Registro del Contrato por la Oficina del Contralor.
c. Certificado de Relevo Parcial o Total para no efectuar el 7% de retención en el origen.
d. Informe de Servicios Rendidos (Detalle de la factura).
e. Aprobación del BGF para contratos de arrendamiento de equipo.
f. Aprobación de la ASG para contratos de arrendamiento de locales.
g. Certificación de Elegibilidad de la ASG o del SRM la que aplique (No aplica a servicios profesionales y consultivos).
Luego de verificar que todos los documentos necesarios han sido recibidos, el Analista Principal procederá a verificar la exactitud de la transacción como sigue:
1. Verificará en el sistema PeopleSoft que las cifras de cuentas sean las correctas y constatará que la dirección del suplidor incluida en la factura sea la misma que aparece en el sistema PeopleSoft.
2. Verificará los cómputos y la información en los documentos de apoyo y constatará que los servicios incluidos en la factura coincidan con los indicados en el Contrato. De ser mediante una orden de compra que se adquiere el servicio, la información debe coincidir con la factura, conduce y la orden de compra (PO).
3. Cotejará que la factura sea original y que tenga el nombre y la firma del suplidor, que tenga la fecha y número de factura y el número de Contrato al cual corresponde. También, que tenga impreso el párrafo: “Certifico que esta factura es original y aún no ha sido pagada” y certifique que no existe ninguna situación de conflicto de intereses entre la agencia y el suplidor, de acuerdo a la Orden Ejecutiva del Gobernador OE-2001-73.
4. Se asegurará que toda factura o documento que se reciba como sustento para el Comprobante de Pago deberá estar propiamente certificada por el funcionario correspondiente dentro de la unidad que recibió los servicios objetos de la factura indicando que éstos han sido prestados y que no han sido autorizados para pago anteriormente. El nombre del funcionario debe ser en letra de molde.
5. Las facturas deberán ser certificadas por un funcionario con conocimiento de los servicios prestados.
6. Verificará que la factura esté de acuerdo a los términos y condiciones del contrato y cumpla con las tarifas establecidas.
7. Verificará que se incluya el informe de tareas realizadas y que se realice la retención del 7% de no recibir por parte de suplidor un Certificado de Relevo Parcial o Total emitido por el Departamento de Hacienda.
Al mismo tiempo, el Analista Principal de Contabilidad verificará que el contrato esté creado en el sistema PeopleSoft y que la obligación de fondos para el contrato haya sido debidamente aprobada.
PASO 6: La Supervisora será responsable de crear y aprobar los contratos en el sistema PeopleSoft. Si el contrato está debidamente registrado y obligado en el sistema y los cómputos de la factura están correctos, el Analista Principal ejecutará manualmente la funcionalidad de Control de Compromisos.
PASO 7: Si la Cifra de Cuenta no es validada por el sistema PeopleSoft, el Analista Principal, luego de verificar la naturaleza del error en el sistema, se comunicará con la Oficina de Presupuesto para obtener un número de Cifra de Cuenta correcto para volver a someter el Comprobante a validación a través del sistema PeopleSoft.
PASO 8: Si la funcionalidad de Control de Compromisos es ejecutada sin errores la Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Pagar accederá el Comprobante de Pago a través del sistema PeopleSoft y evaluará la información registrada.
PASO 9: Si la Supervisora decide aprobar el Comprobante de Pago, completará el proceso de aprobación a través del sistema PeopleSoft.
PASO 10: Si la Supervisora decide no aprobar el Comprobante de Pago, deniega el mismo a través del sistema PeopleSoft y referirá el caso al Analista Principal para que realice las correcciones pertinentes.
PASO 11: Si el Comprobante de Pago puede ser corregido, el Analista Principal accederá el Comprobante de Pago en el sistema PeopleSoft para incorporar las correcciones necesarias y someterlo nuevamente a la aprobación de la Supervisora.
PASO 12: Si el Comprobante de Pago no puede ser corregido, la Supervisora procederá a cancelar el Comprobante de Pago en el sistema PeopleSoft. Antes de cancelar el mismo, le indicará al Analista Principal las razones por el cual fue cancelado.
PASO 13: Si no hay un contrato debidamente registrado y obligado en el sistema PeopleSoft, el Analista Principal de Contabilidad referirá la factura y el expediente a la Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Pagar para que se gestione el registro del contrato y la obligación de fondos correspondiente.
PASO 14: Si hay un contrato debidamente registrado y luego de verificar los cómputos de la factura se identifican errores en la factura sometida por el suplidor, el Analista Principal refiere la factura a la Supervisora para que ésta la devuelva al suplidor y solicite que se someta una nueva factura corregida.
Procedimiento: Registrar Comprobantes para el Pago de Materiales y Equipo | |
Versión: 1.0 | Número de Procedimiento: SRM-AP-02 |
PROPÓSITO Y ALCANCE
Establecer los pasos a seguir por el personal de la Sección de Cuentas por Pagar del Área Fiscal para el registro de Comprobantes de Pago a suplidores de materiales y equipo.
El procedimiento comienza desde el momento en que la Asistente Administrativa recibe la factura correspondiente a la entrega de materiales o propiedad y culmina una vez el Comprobante ha sido aprobado a través del sistema PeopleSoft y se encuentra disponible para ser seleccionado en el ciclo de pago.
CONSIDERACIONES GENERALES
Las siguientes consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
◼ La documentación requerida como evidencia para el registro de un Comprobante de Pago podrá ser diferente para cada caso en particular.
◼ Los Comprobantes de Pago deberán ser registrados únicamente por el personal designado o personal designado.
◼ Toda factura deberá procesarse individualmente.
◼ Para registrar un Comprobante de Pago se debe asegurar lo siguiente:
✓ Sólo se procesarán facturas y documentos en original.
✓ La factura debe estar firmada por el suplidor y deberá tener impreso el párrafo “Certifico que esta factura es original y aún no ha sido pagada”.
✓ El suplidor debe certificar que no existe ninguna situación de conflicto de intereses entre la agencia y el suplidor, de acuerdo a la Orden Ejecutiva del Gobernador OE-2001-73.
✓ No se procesarán Comprobantes de Pago en el sistema PeopleSoft si no se han recibido los documentos de apoyo o justificantes.
FLUJOGRAMA GENERAL – SRM-AP-02
PROCEDIMIENTO DETALLADO – SRM-AP-02
PASO 1: La Asistente Administrativa recibirá por parte del Director o personal designado de la Oficina de Servicios Auxiliares la factura del suplidor que ha entregado materiales o equipo adquiridos a través de una Orden de Compra. Esta factura deberá cumplir con las especificaciones mencionadas en el encabezado de Consideraciones Generales. De no hacerlo, la Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Xxxxx podrá devolver la factura al suplidor, sin ser tramitada, para que éste se encargue de someter una nueva factura en cumplimiento con estas disposiciones.
PASO 2: Si la factura que se recibe por parte del suplidor de materiales o equipo cumple con las disposiciones establecidas, la Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Xxxxx refiere la factura al Analista Principal de Contabilidad.
PASO 3: El Analista Principal de Contabilidad recibe la factura en original y procede a registrar la información del Comprobante de Pago en el sistema PeopleSoft.
PASO 4: El Analista Principal o Asistente de Contabilidad luego de registrar la información del Comprobante de Pago en el sistema PeopleSoft, verificará la exactitud de la transacción como sigue:
a. Verificará en el sistema PeopleSoft que las cifras de cuentas sean las correctas y constatará que la dirección del suplidor incluida en la factura sea la misma que aparece en el Comprobante. En caso que el suplidor no aparezca creado en PeopleSoft, procederá a crear la información del suplidor, luego la Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Pagar aprobará el vendor en PeopleSoft.
b. Verificará los cómputos y la información en los documentos de apoyo y constatará que los bienes incluidos en la factura coincidan con los indicados en la Orden de Compra, Informe de Recibo y Comprobante de Pago, según aparecen en las pantallas del sistema PeopleSoft.
c. Cotejará que la factura sea original; que tenga el nombre, la firma del suplidor, la fecha, número de factura, número de Orden de Compra a la cual corresponde, que tenga impreso el párrafo “Certifico que esta factura es original y aún no ha sido pagada” y certifique que no existe ninguna situación de conflicto de intereses entre la agencia y el suplidor, de acuerdo a la Orden Ejecutiva del Gobernador OE-2001-73.
d. Para compra de equipo debe verificar que se haya asignado números de propiedad a todo el equipo facturado.
PASO 5: Si los cómputos de la factura están correctos, el Analista Principal o Asistente de Contabilidad ejecutará manualmente la funcionalidad de pareo.
PASO 6: Si el proceso de pareo es ejecutado sin errores el Analista Principal de Contabilidad ejecutará manualmente la funcionalidad de Control de Compromisos.
PASO 7: Si la Cifra de Cuenta no es validada por el sistema PeopleSoft, el Analista Principal o Asistente de Contabilidad, luego de verificar la naturaleza del error en el sistema PeopleSoft, se comunicará con la Oficina de Presupuesto para obtener un número de Cifra de Cuenta correcto para volver a someter el comprobante a validación a través del sistema PeopleSoft.
PASO 8: La Supervisora de la Sección de Cuentas por Pagar evaluará la información del Comprobante registrada en el sistema PeopleSoft para aprobar o denegar el mismo.
PASO 9: Si la Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Xxxxx decide aprobar el Comprobante de Pago, completará el proceso de aprobación a través del sistema PeopleSoft.
PASO 10: Si la Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Xxxxx decide no aprobar el Comprobante de Pago, deniega el mismo a través del sistema PeopleSoft y referirá el caso al Analista Principal de Contabilidad para que realice las correcciones pertinentes.
PASO 11: Si el Comprobante de Pago puede ser corregido, el Analista Principal de Contabilidad accederá el Comprobante de Pago en el sistema PeopleSoft para incorporar las correcciones necesarias y someterlo nuevamente a la aprobación de su Supervisor.
PASO 12: Si el Comprobante de Pago no puede ser corregido, el Analista Principal de Contabilidad recibirá instrucciones y la Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Pagar procederá a cancelar el Comprobante en el sistema PeopleSoft.
PASO 13: Si el proceso de pareo se ejecuta con errores o excepciones, el Analista Principal de Contabilidad verificará la naturaleza del error a través del sistema PeopleSoft.
La excepción más común puede ser que la transacción del recibo de la mercancía no ha sido registrada en el sistema PeopleSoft al momento en que el proceso de pareo es ejecutado. De ser este el caso, el Analista Principal de Contabilidad se comunicará con el Receptor xxx Xxxxxxx para asegurarse que se complete la transacción de recibo en el sistema PeopleSoft. Por otra parte, si el error es que los números de propiedad no han sido registrados en el módulo al momento de la ejecución de la funcionalidad de pareo, el Analista Principal de Contabilidad contactará al Oficial de Propiedad para solicitarle que complete el proceso de registro y asignación de los números de propiedad a los activos correspondientes. Luego de que el error haya sido corregido, el Comprobante de Pago podrá volver a ser sometido al proceso de pareo a través del sistema PeopleSoft.
PASO 14: Si luego de verificar los cómputos de la factura se identifican errores en la factura sometida por el suplidor, el Analista Principal de Contabilidad refiere la factura a la Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Pagar para que ésta la devuelva al suplidor y solicite que someta una nueva factura corregida.
Procedimiento: Registrar Comprobantes para el Pago de Gastos de Viaje | |
Versión: 1.0 | Número de Procedimiento: SRM-AP-03 |
PROPÓSITO Y ALCANCE
Establecer los pasos a seguir por el personal de la Sección de Cuentas por Pagar del Área Fiscal para el registro de Comprobantes de Pago para el reembolso de gastos de viaje, dietas y millaje a funcionarios del SRM.
El procedimiento comienza desde el momento en que la Asistente Administrativa recibe el formulario Modelo SC-722, Comprobante de Gastos de Viaje, y culmina una vez el Comprobante ha sido aprobado a través del sistema PeopleSoft y se encuentra disponible para ser seleccionado en el ciclo de pago.
CONSIDERACIONES GENERALES
Las siguientes consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
◼ Las normas a seguir durante el trámite y consideración del reembolso de gastos de viaje, dietas y millaje a funcionarios del SRM serán aquellas establecidas por el Reglamento Núm. 37 del 9 de julio de 2003, Reglamento de Gastos de Viaje.
◼ Previo al trámite de un evento de reembolso por concepto de gastos de viaje, dietas y millaje, el empleado que solicita el reembolso deberá haber entregado para el año fiscal corriente el Modelo SC-1231, Orden de Viaje, y el Modelo SC-1232, Solicitud y Autorización para Uso de Automóvil Privado (si aplica), ambos debidamente aprobados por su supervisor inmediato.
◼ Los Comprobantes de Gastos de Viaje deberán ser registrados únicamente por el personal designado o personal designado.
◼ Todo Comprobante de Gastos de Viaje deberá procesarse individualmente.
◼ Los Comprobantes de Gastos de Viaje que se reciban desde las Sucursales o Centros de Servicios, deberán estar autorizados por el Gerente de la Sucursal o Supervisor del Centro. Aquellos que se tramiten por empleados de la Oficina Central deberán estar autorizados por el Director o personal designado del área u oficina a la que pertenece el funcionario que solicita el reembolso y serán entregados en la Sección de Cuentas por Xxxxx.
FLUJOGRAMA GENERAL – SRM-AP-03
PROCEDIMIENTO DETALLADO – SRM-AP-03
PASO 1: La Asistente Administrativa recibirá el formulario Modelo SC-722 debidamente cumplimentado y firmado por el funcionario que solicita el reembolso y su Supervisor inmediato. El Comprobante deberá incluir la siguiente información:
a. Nombre y Número de Seguro Social del Empleado.
b. Dirección Oficial y Residencial.
c. Fecha y Descripción del Viaje.
d. En el caso de gastos de subsistencia, el monto de la dieta (desayuno, almuerzo y cena) que le aplique y la cantidad correspondiente.
e. Las cantidades incurridas por concepto de alojamiento (si aplica).
f. El lugar, la hora de partida y de llegada, la cantidad de pasajeros en el viaje (si aplica) y el cálculo de la cantidad de dinero a rembolsar al empleado por este concepto.
g. Cualesquiera otros gastos reembolsables que apliquen, según las disposiciones del Reglamento Núm. 37 del 9 de julio de 2003, Reglamento de Gastos de Viaje emitido por el Departamento de Hacienda.
La Asistente Administrativa entra la información en el registro en Excel y asigna un número de control.
PASO 2: La Supervisora verificará el Comprobante de Gastos de Viaje y refiere los comprobantes al Analista Principal o Asistente de Contabilidad.
PASO 3: El Analista Principal o Asistente recibe el Modelo SC-722 y procede a verificar en el expediente del empleado que el mismo cuente con una Orden de Viaje y una Solicitud y Autorización para Uso de Automóvil Privado vigente. Si el funcionario posee las debidas autorizaciones en su expediente el Analista Principal registrará la información del comprobante en el sistema PeopleSoft.
Si el funcionario no cuenta con una Orden de Viaje y una Solicitud y Autorización para Uso de Automóvil Privado vigente en su expediente, el Analista Principal devolverá el Modelo SC-722 a la Supervisora para que ésta devuelva sin procesar al remitente.
PASO 4: El Analista Principal o Asistente, luego de registrar la información del Comprobante de Gastos de Viaje en el sistema PeopleSoft, obtendrá el expediente del empleado y verificará la exactitud de la transacción como sigue:
a. Verificará que los Comprobantes de Gastos de Viaje cumplan con el término dentro del cual se deben presentar en Contraloría, según establecido en el Reglamento Núm. 37.
b. Verificará en el sistema PeopleSoft que la cifra de cuenta sea la correcta y constatará que sea la misma en el Comprobante de Gastos de Viaje. Además, constatará que los datos del empleado como nombre, dirección y otros datos necesarios para procesar el comprobante sean los mismos que aparecen el Comprobante de Gastos de Viaje.
c. Verificará que los cómputos de dieta y millaje, alojamiento y otros gastos reclamados estén correctos, que se indique el número de la Orden de Viaje y de la Solicitud y Autorización para Uso de Automóvil Privado del empleado y cualquier otra autorización que sea requerida conforme al Reglamento Núm. 37, junto a cualquier evidencia de pagos efectuados que se reclame.
d. Se asegurará que toda factura o documento que se reciba como sustento para el Comprobante de Gastos de Viaje deberá estar propiamente certificada por el funcionario que solicita el reembolso y que indique que los gastos incurridos no han sido sometidos a solicitud de reembolso anteriormente.
e. Se asegurará que todo Comprobante de Gastos de Viaje esté certificado por el Funcionario que reclama el gasto, por el Supervisor Inmediato y por el Contralor. La certificación de las facturas deberá ser realizada en tinta azul y en letra de molde.
PASO 5: Si los cómputos del Modelo SC-722 están correctos, el Analista Principal o Asistente ejecutará manualmente la funcionalidad de Control de Compromisos.
PASO 6: Si la Cifra de Cuenta no es validada por el sistema PeopleSoft, el Analista Principal de Contabilidad, luego de verificar la naturaleza del error en el sistema PeopleSoft, se comunicará con la Oficina de Presupuesto para obtener un número de Cifra de Cuenta correcto para volver a someter el Comprobante a validación a través del sistema PeopleSoft.
PASO 7: Si la funcionalidad de Control de Compromisos es ejecutada sin errores, la Supervisora accederá el Comprobante de Pago a través del sistema PeopleSoft y evaluará la información registrada.
PASO 8: Si la Supervisora decide aprobar el Comprobante de Pago, completará el proceso de aprobación a través del sistema PeopleSoft.
PASO 9: Si la Supervisora decide no aprobar el Comprobante de Pago, deniega el mismo a través del sistema PeopleSoft y referirá el caso al Analista Principal o Asistente para que realice las correcciones pertinentes.
PASO 10: Si el Comprobante de Pago puede ser corregido, el Analista Principal o Asistente accederá el Comprobante de Pago en el sistema PeopleSoft para incorporar las correcciones necesarias y someterlo nuevamente a la aprobación de su Supervisora.
PASO 11: Si el Comprobante de Pago no puede ser corregido, el Analista Principal o Asistente recibirá instrucciones. La Supervisora procederá a cancelar el Comprobante de Pago en el sistema PeopleSoft.
PASO 12: Si luego de verificar los cómputos del Modelo SC-722 se identifican errores en el Comprobante sometido por el empleado, el Analista Principal o Asistente refiere el Modelo SC-722 a la Supervisora para que ésta lo devuelva al funcionario correspondiente a través del Contralor o del Gerente de la Sucursal o del Supervisor del Centro correspondiente para que solicite al empleado que someta un nuevo Comprobante corregido.
Procedimiento: Registrar un Contrato de Servicios Profesionales | |
Versión: 1.0 | Número de Procedimiento: SRM-AP-04 |
PROPÓSITO Y ALCANCE
Establecer los pasos a seguir por el personal de la Sección de Cuentas por Pagar para el registro de contratos de servicios profesionales en el sistema PeopleSoft.
El procedimiento comienza cuando la Supervisora recibe desde la Oficina de Asuntos Legales el contrato y toda la documentación del mismo debidamente certificada y registrada en la Oficina del Contralor de Puerto Rico y culmina cuando se registra la información del contrato en el sistema PeopleSoft para permitir que una Obligación de Fondos pueda ser atribuida a un contrato debidamente registrado.
CONSIDERACIONES GENERALES
Las siguientes consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
◼ Todo contrato de servicios profesionales a ser registrado deberá estar aprobado por la Oficina de Asuntos Legales y por el Director Ejecutivo del SRM, o personal designado, y deberá estar debidamente registrado en la Oficina del Contralor de Puerto Rico.
◼ Los contratos de servicios profesionales deberán ser registrados únicamente por la Supervisora o personal designado.
◼ Todo contrato de servicios profesionales deberá procesarse individualmente.
FLUJOGRAMA GENERAL – SRM-AP-04
PROCEDIMIENTO DETALLADO – SRM-AP-04
PASO 1: La Supervisora recibe directamente desde la Oficina de Asuntos Legales el contrato debidamente registrado en la Oficina del Contralor de Puerto Rico. La Supervisora de la Sección de Cuentas por Pagar mantendrá el control del contrato y verificará que el mismo esté debidamente enumerado y certificado como copia fiel y exacta del original.
PASO 2: Si al contrato le falta la certificación de radicación en la Oficina del Contralor, la certificación de ser copia fiel y exacta del original o no está debidamente enumerado, la Supervisora devolverá el mismo a la Oficina de Asuntos Legales para que se complete la enumeración o la certificación correspondiente.
PASO 3: Si el contrato está enumerado, certificado como copia fiel y exacta del original y cuenta con la certificación de radicación en la Oficina del Contralor de Puerto Rico, la Supervisora procederá a registrar el contrato en el sistema PeopleSoft de acuerdo a sus términos y condiciones; verificando la Cifra de Cuenta, la información del proveedor, propósito del contrato, firmas, vigencia, y procederá con la aprobación del contrato.
PASO 4: La Supervisora, una vez establece el contrato en el sistema PeopleSoft, referirá el contrato al Analista Principal de Contabilidad para la creación de la Obligación de Fondos.
PASO 5: La Supervisora accederá la Obligación de Fondos a través del sistema PeopleSoft y de estar correcto completará el proceso de aprobación. Si existen errores en la Obligación de Fondos notificará al Analista Principal de Contabilidad las correcciones que deberá incorporar a la Obligación para luego volver a someterlo para aprobación a través del sistema PeopleSoft.
PASO 6: Luego de registrar los términos y condiciones del contrato en el sistema PeopleSoft y luego de que el mismo haya sido debidamente aprobado, la Supervisora notificará al Analista Principal de Contabilidad que una Obligación de Fondos de servicios profesionales ha sido aprobada en el sistema PeopleSoft y que en un futuro se generará una factura para la emisión del desembolso, mediante Comprobantes de Pago, para ese contrato que se estableció en el sistema PeopleSoft con su orden de compra.
Procedimiento: Registrar Comprobantes de Pago Electrónico por Servicios | |
Versión: 1.0 | Número de Procedimiento: SRM-AP-05 |
PROPÓSITO Y ALCANCE
Establecer los pasos a seguir por el personal de la Sección de Cuentas por Pagar para el registro de pagos electrónicos (“Electronic Fund Transfer”) de Servicios Profesionales y No Profesionales.
El procedimiento comienza desde el momento de la radicación del documento “Autorización y Acuerdo para Pago Electrónico de Suplidores” por parte del Suplidor y culmina una vez el Banco emite la transferencia electrónica.
CONSIDERACIONES GENERALES
Las siguientes consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
◼ La documentación requerida como evidencia para el registro de un Comprobante de Pago EFT podrá ser diferente para cada tipo de servicio, según sus peculiaridades y las disposiciones del contrato u orden de compra.
◼ Los Comprobantes de Pago EFT deberán ser registrados únicamente por el personal designado de la Sección de Cuentas por Pagar.
◼ Todo Comprobante de Pago EFT deberá procesarse individualmente.
◼ Para registrar un Comprobante de Pago EFT se debe asegurar lo siguiente:
✓ Sólo se procesará el documento original de las Autorizaciones y Acuerdo para Pago Electrónico.
✓ La Autorización y Acuerdo para Pago Electrónico debe tener la siguiente información del Suplidor y de la institución financiera:
a. Nombre, dirección, número patronal o seguro social, dirección de correo electrónico, número de teléfono.
b. Nombre de la institución financiera, dirección, número xx xxxx y tránsito, nombre de la cuenta, número de la cuenta y tipo de cuenta (cheque o ahorro).
✓ La Autorización y Acuerdo para Pago Electrónico debe estar firmada por el suplidor.
✓ La Autorización y Acuerdo para Pago Electrónico debe estar firmada por la Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Pagar o personal designado del Área Fiscal.
✓ El suplidor deberá someter un cheque anulado junto con la solicitud.
✓ No se procesará la Autorización y Acuerdo para Pago Electrónico si ésta no cumple con los requerimientos establecidos en este procedimiento.
FLUJOGRAMA GENERAL – SRM-AP-05
PROCEDIMIENTO DETALLADO – SRM-AP-05
PASO 1: La Asistente Administrativa recibe por parte del suplidor la solicitud de Autorización y Acuerdo para Pago Electrónico. Esta solicitud deberá cumplir con las especificaciones mencionadas en el encabezado de consideraciones generales. De no hacerlo, la Supervisora podrá devolver la solicitud de pago electrónico al suplidor sin ser tramitada para que éste cumplimente la información según las especificaciones requeridas.
PASO2: Si la solicitud de pago electrónico que se recibe por parte del suplidor cumple con las disposiciones establecidas, la Supervisora refiere al Asistente.
PASO 3: El Asistente de Contabilidad recibe la solicitud en original y procede a entrar la información del suplidor en el sistema PeopleSoft, luego refiere a través del sistema a la Supervisora.
PASO 4: La Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Xxxxx recibe a través del sistema PeopleSoft la solicitud de pago electrónico, procede a revisar si todo cumple con las especificaciones establecidas y procede a aprobar.
PASO 5: Una vez la Asistente Administrativa recibe las facturas de los suplidores que se establecieron para el pago electrónico (EFT), las refiere a la Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Pagar.
PASO 6: La Supervisora de Contabilidad refiere al Analista Principal o Asistente las facturas de los suplidores que se establecieron para el pago electrónico (EFT).
PASO 7: La Analista Principal o Asistente de Contabilidad reciben las facturas y las procesan, según los procedimientos SRM-AP-01, SRM-AP-02 y SRM-AP-03.
PASO 8: La Supervisora recibe a través del sistema PeopleSoft los comprobantes de pago EFT, procede a revisar y, de estar todo según las especificaciones, procede a aprobarlos.
PASO 9: Una vez sale al menos un comprobante de pago que el suplidor fue confirmado por el banco, automáticamente éste se lleva todas las pre- notificaciones de los demás suplidores y su estatus cambiará de nuevo a pendiente. Luego que el banco, en alrededor xx xxxx (10) días, confirma que la información del suplidor está correcta el próximo pago de cada suplidor que se estableció en la transmisión será por EFT.
Procedimiento: Registrar Requisición de Cheques para Pagos de Servicios No Profesionales | |
Versión: 1.0 | Número de Procedimiento: SRM-AP-06 |
PROPÓSITO Y ALCANCE
Establecer los pasos a seguir por el personal para el registro de la Requisición de Cheques de Servicios No Profesionales.
El procedimiento comienza desde el momento en que la Asistente Administrativa de la Sección de Cuentas por Xxxxx recibe una solicitud de Requisición de Cheques por concepto de servicios no profesionales y culmina una vez el comprobante ha sido aprobado a través del sistema PeopleSoft y se encuentra disponible para ser seleccionado en el ciclo de pago.
CONSIDERACIONES GENERALES
Las siguientes consideraciones deben ser observadas a través de todo el procedimiento:
◼ La solicitud deberá estar cumplimentada en su totalidad.
◼ Toda solicitud deberá procesarse individualmente.
◼ Se utilizará la Requisición de Cheques para situaciones de carácter de emergencia.
◼ El Director o personal designado que tenga la necesidad de hacer una Requisición de Cheques someterá la justificación por escrito.
◼ El Comprobante de Pago deberán ser registrado únicamente por el personal designado del Área Fiscal.
◼ Para registrar una Requisición de Cheques se debe asegurar lo siguiente:
✓ Sólo se procesarán solicitudes de Requisición de Cheques en original.
✓ La solicitud de Requisición de Cheques deberá estar firmada por el Director o personal designado que tiene la necesidad.
FLUJOGRAMA GENERAL – SRM-AP-06
PROCEDIMIENTO DETALLADO – SRM-AP-06
PASO 1: La Asistente Administrativa recibe la solicitud de Requisición de Cheques, la misma deberá cumplir con las especificaciones generales. De no hacerlo, la Supervisora podrá devolver la Requisición de Cheques. De estar todo según las especificaciones, registra y refiere a la Supervisora de Contabilidad.
PASO2: La Supervisora refiere la solicitud de Requisición de Cheques al Asistente.
PASO 3: El Asistente recibe la Requisición de Cheques en original y procede a registrar la información del comprobante de pago en el sistema PeopleSoft, además verifica que el comprobante valide la cifra de cuenta a través del sistema.
PASO 4: El Asistente refiere la Requisición de Cheques a la Supervisora de Contabilidad de la Sección de Cuentas por Pagar.
PASO 5: La Supervisora recibe la Requisición de Cheques en original, la revisa y procede aprobar el comprobante de pago a través del sistema PeopleSoft.
Aprobado el 27 de enero de 2010 mediante la Orden Administrativa OA-2010-001.
Xxxxxx X. Xxxxx Xxxxxxxxx Director Ejecutivo