RESPUESTA OBSERVACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL PROCESO DE SELECCIÓN DIRECTA SD-021-2015
RESPUESTA OBSERVACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL PROCESO DE SELECCIÓN DIRECTA SD-021-2015
El Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – ICFES, publicó el 06 de septiembre de 2015 los Términos de Referencia del Proceso de Selección Directa SD-021-2015,cuyo objeto es “Contratar un intermediario de seguros, legalmente establecido en Colombia y autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia, para que preste al Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación ICFES los servicios de intermediación y asesoría integral en la contratación y manejo de las pólizas de seguros requeridos por la entidad”.
De conformidad con lo establecido en el cronograma del proceso se da respuesta a las observaciones presentadas por los interesados, en los siguientes términos:
1. OBSERVACIONES B.F.R S.A. Sociedad Corredora de Seguros.
a) Como observación respecto de los TÉRMINOS DE REFERENCIA ICFES SD- 021- 2015 y puntualmente de lo contenido en el aparte No. 2.4.1 que se refiere a la experiencia mínima requerida del proponente, quisiera consultarles porque razón se solicita que el proponente demuestre haber intervenido como intermediario en el ramo de responsabilidad civil servidores públicos y si dicha certificación se puede homologar o satisfacer con la certificación xxx xxxx de responsabilidad civil profesional, o responsabilidad civil directores y administradores. Lo anterior debido a que en la intermediación de seguros en el ramo de responsabilidad civil la capacidad técnica y jurídica de un intermediario no difiere si la póliza es para servidores públicos o para particulares, en esta medida exigir que se pruebe experiencia exclusivamente respecto de servidores públicos no sería evidencia alguna de la capacidad técnica o la experiencia de los intermediarios que no sea demostrable a través del manejo xxx xxxx de responsabilidad civil respecto de particulares en sus distintos ámbitos. Por estas razones consideramos que exigir expresamente la demostración de experiencia en responsabilidad civil a través del producto específico de servidores públicos no sería un criterio objetivo de evaluación o calificación de proponentes sino que por el contrario podría ser incluso restrictivo de la competencia en la medida en que excluye, sin fundamento técnico alguno, a los intermediarios que pudiendo tener una vasta experiencia en la administración xxx xxxx de responsabilidad civil en sus diversas modalidades no hayan intervenido en este producto en particular. De nuevo reitero nuestro agradecimiento por la invitación a participar en el proceso, quedo muy pendiente de su respuesta, y le agradecería que en ella me indique por separado si:
1 Es necesaria esa certificación? Y
2. Si se puede homologar dicha certificación demostrando experiencia en cualquier otra modalidad de responsabilidad civil?
RESPUESTA:
Se acepta la observación, se modificará mediante adenda en el cual se dejara abierto el ramo exigido, dando la posibilidad de que se presenten certificaciones xxx xxxx de la responsabilidad civil profesional, responsabilidad civil de directores y administradores y/0 responsabilidad de servidores públicos.
2. OBSERVACIONES CORRECOL S.A OBSERVACIÓN 1
NUMERAL 2.4.1 EXPERIENCIA MÍNIMA REQUERIDA DEL PROPONENTE
El oferente deberá presentar hasta tres (3) certificaciones en las cuales haya actuado como intermediario de seguros, durante los últimos cinco (5) años. La entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes.
- Las Tres (3) certificaciones de contratos en los que haya intervenido como intermediario, deberán señalar que la actividad de intermediación se realizó para la contratación de los siguientes xxxxx:
CLASES DE SEGUROS |
Todo riesgo daño material |
Automóviles |
Manejo global |
Responsabilidad civil extracontractual |
Infidelidad y riesgos financieros |
Responsabilidad civil servidores públicos |
Solicitamos respetuosamente se aclare cuál será la metodología o criterio con el que se ponderara y asignara el puntaje de la experiencia mínima requerida que se refiere a la duración de los últimos cinco (5) años. Queremos saber si se tomaran las certificaciones sobre contratos ejecutados que abarquen los últimos 5 años, o si el criterio se refiere a la vigencia técnica de las pólizas que sumada resulte en cinco años o más.
En este mismo orden por favor precisar, ya que entendemos que se tomaran las tres certificaciones requeridas y tomando las (3) certificaciones, deben acreditar los (6) xxxxx requeridos por la entidad. Agradecemos su confirmación
RESPUESTA:
Se aclara al observante que la experiencia mínima habilitante exigida en el numeral 2.4.1, no es objeto de ponderación ni de asignación de puntaje.
De igual forma se aclara que la cantidad de certificaciones exigidas se modificará mediante adenda.
Así las cosas, como se establece en el numeral 2.4.1 de los términos de referencia, el oferente deberá presentar hasta tres (3) certificaciones que den cuenta de su actividad como intermediario de seguros, durante los últimos cinco (5) años.
En estos términos, las certificaciones deberán ser de contratos ejecutados en el periodo comprendido entre el 2010 y el 2015, la exigencia de los términos de referencia NO va dirigida a la vigencia técnica de las pólizas constituidas en razón del contrato de intermediación.
De igual forma el requerimiento hace referencia a que las certificaciones presentadas para acreditar la experiencia habilitante deberán contener los seis xxxxx exigidos, es decir que vistas en conjunto deberán demostrar la experiencia en los seis xxxxx requeridos.
OBSERVACIÓN 2
NUMERAL 3.1.1 EXPERIENCIA ADICIONAL DEL PROPONENTE - HASTA 400 PUNTOS
Se otorgará puntaje a quien acredite experiencia adicional a la mínima exigida así:
Nota: la experiencia se contabilizara conforme a la sumatoria de las certificaciones allegadas, las cuales deben superar los cinco años, toda vez que esta es la experiencia mínima requerida.
Solicitamos al igual que en el numeral anterior la forma de contabilizar el tiempo para obtener el puntaje relativo a los 10 y demás años relacionados en el cuadro anterior.
RESPUESTA:
El criterio de evaluación será modificado mediante adenda, los proponentes deberán presentar certificaciones adicionales para obtener el puntaje.
OBSERVACIÓN 3
NUMERAL 3.1.2 Experiencia Específica del proponente - Hasta 400 puntos. Se otorgará puntaje a quien acredite experiencia específica así:
De acuerdo con el cuadro anterior, respetuosamente solicitamos aclarar cuál es el criterio de asignación de puntaje en cada aspecto.
- Experiencia en Selección de Aseguradoras
- Experiencia en Siniestros
- Experiencia en Control de Perdidas
Indicando si se trata de un numero de certificaciones, o del valor de los programas de seguros o de los xxxxx contratados o alguna combinación de lo mencionado.
En cuanto siniestros al igual que lo mencionado, cuál será el criterio de asignación de puntos, el valor de la indemnización, el ramo afectado, el periodo en el cual se adelantó la reclamación, etc.
Finalmente en el último aspecto Control de Pérdidas, aplican las mismas consideraciones del primer aspecto tales como número de certificaciones, valor de los programas de seguros o de los xxxxx contratados o alguna combinación de lo mencionado.
RESPUESTA:
Respecto al factor ponderable – Experiencia específica, la entidad estableció el formato No 7, para tal fin. En este formato, el proponente deberá relacionar la certificación con las que pretende acreditar la experiencia especifica requerida en el factor ponderable, las mismas deberán hacer referencia específicamente al RAMO, es decir, experiencia en selección de aseguradoras, experiencia en siniestros y/o experiencia en control de pérdidas.
Sin embargo se modificará mediante adenda, la referencia al número de certificaciones requeridas para cada uno de los xxxxx.
OBSERVACIÓN 4
NUMERAL 3. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
EN CASO DE EMPATE en el puntaje total de dos o más Ofertas, el ICFES debe escoger el proponente aplicando los criterios de desempate que se describen a continuación:
Se escogerá la oferta que logre el mayor puntaje en el factor técnico. De persistir el empate, se escogerá la oferta que logre el mayor puntaje en el factor económico.
Si persiste el empate una vez aplicados los dos primeros criterios, se escogerá la oferta que primero haya sido presentada, tomando como referencia el día y hora de entrega a la entidad en el marco del presente proceso de selección.
Consideramos que la determinación que aplican en caso de empate, de escoger la oferta que primero haya sido presentada, tomando como referencia el día y la hora de entrega es un criterio poco equitativo entre proponentes ya que se aleja del objeto principal del concurso y se entiende en un tema especializado como los seguros, que no se trata de una competencia del más rápido en armar la oferta, si no de la más favorable a la entidad por lo que los invitamos respetuosamente a eliminar esta y de ser preciso solo contemplar el sorteo.
RESPUESTA
Se acepta parcialmente la observación, se modificará mediante adenda.
3. OBSERVACIONES JLT VALENCIA & XXXXXXXX S.A. OBSERVACIÓN 1
Numeral 2 PROPONENTES Y CONDICIONES DE CAPACIDAD
El citado numeral establece que podrán presentar propuesta personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras. sobre el particular consideramos necesario eliminar la participación de personas naturales, toda vez que un servicio como el requerido por el Instituto Colombiano para la Evaluación de la educación - ICFES ,debe ser prestado por un corredor de seguros debidamente autorizado y vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia, razón por la cual respetuosamente queremos manifestar que una agencia o agente de seguros no cuenta con la infraestructura técnica y operaUV'a,nicon el equipo de trabajo ni la experticia necesarios para llevar a cabo el manejo optimo del programa de seguros, máxime cuando no se limita a la asesoría para el manejo y contratación del programa de seguros sino que entre otros Sé debe desarrollar un programa de prevención de pérdidas y servicios especializados.
En consecuencia, sugerimos ajustar los requisitos de quiénes pueden participar en el proceso de selección, teniendo en cuenta únicamente sociedades corredoras de seguros.
RESPUESTA
Se acepta la observación, se modificará mediante adenda.
OBSERVACIÓN 2
Numeral2.4.1. EXPERIENCIA MÍNIMA REQUERIDA DEL PROPONENTE (Formato No.4)
Con relación al numeral en comento, sobre los requisitos que deben contener las certificaciones, solicitamos amablemente lo siguiente:
a. Eliminar el ítem de Duración de Contrato, teniendo en cuenta que esta formalidad se puede establecer claramente con la fecha de inicio y de terminación de cada contrato.
b. Eliminar los ítem de Prorrogas y Adiciones, como requisitos mínimos de las certificaciones, a acreditar en el presente numeral, toda vez que no todos los contratos de programas de seguros son susceptibles de aplicación de prórrogas o adiciones a estos, en consideración a que en muchas ocasiones únicamente contienen una vigencia por más de una anualidad.
c. Establecer el valor minino a acreditar en cada certificación, el cual sugerimos sea superior a los
$311.428.437, valor actual del programa de seguros de ICFES.
d. Modificar el requisito de valor total del contrato, toda vez que el contrato de intermediación no genera ningún valor o costo para las entidades asesoradas: por lo cual este corresponderé de las primas pagadas de las pólizas colocadas.
e. En armonía con lo anterior, agradecemos modificar el Formato No. 4, en el cual se Indica que el valor a acreditar en SMMLV será tomado a partir de la suscripción del contrato, pues a esa fecha la Entidad aún no ha realizado el pago de las primas de pólizas de seguros; por lo cual sugerimos corresponda al año de finalización del contrato o de las vigencias técnicas de las pólizas.
f. Favor permitir que en caso que la certificación aportada no cuente con la descripción de multas y/o sanciones, esto se considere cumplido el requisito mediante la calificación del servicio otorgada por la Entidad.
RESPUESTA: Se acepta parcialmente la observación, en los siguientes términos:
a). Se acepta la observación se eliminará el requisito de duración del contrato, el cambio se verá reflejado en adenda.
b). No se acepta la observación toda vez que los contratos si pueden ser susceptibles de prórrogas.
c). No se acepta la observación, el valor de los contratos en el caso en particular no es un factor determinante, toda vez que teniendo en cuenta el objeto a contratar la experiencia es el factor preponderante.
d). Se acepta la observación, se modificará mediante adenda.
e). Se acepta la observación, será modificado mediante adenda.
f). Se aclara al observante que dicho requisito no debe ser contenido en la certificación, toda vez que si un contratista ha sido multado, dicha penalidad debe haberse inscrito en la Cámara de Comercio y por ende aparecer en el certificado respectivo.
OBSERVACIÓN 3
3. Numeral 2.4.2 OFERTA TÉCNICA
El numeral en cita Indica que los proponentes en la elaboración de sus ofertas técnica y económica deberán tener en cuenta los términos, requisitos y condiciones de los Términos de Referencia del presente proceso.
Al respecto, solicitamos respetuosamente eliminar este y todos los apartes que dentro de los Términos de Referencia hagan alusión a la presentación de oferta económica, toda Vez. que para el presente proceso no aplica dicha condición.
RESPUESTA
Se acepta la observación, se modificará mediante adenda.
OBSERVACIÓN 4
Numeral 2.4.2.1 Otro Requisitos Técnicos Habilitantes -Formato No.5 /ítem 4 • Programa de seguridad Industrial para la prevención de riesgos /Requisición· Especificaciones técnicas del Servicio. ·
Con respecto a los servicios solicitados en el citado numeral, solicitamos eliminar lo relacionado con el Programa de Seguridad Industrial para la Prevención de Riesgos, toda vez que esta no corresponde al objeto contractual de este proceso, toda vez que el mismo se limita a la asesoría integral en la contratación y manejo de las pólizas de seguros requeridos por la entidad" es decir la asesoría en los riesgos cubiertos por las pólizas que componen el programa de seguros, apoyado con la realización de un programa de prevención de pérdidas que propende por mitigar los mismos, así como el manejo de tales pólizas y los siniestros.
En consecuencia, no es competencia del intermediario de seguros en el marco del contrato a suscribir producto de este proceso, realizar actividades correspondientes al Programa de Seguridad industrial que es un subprograma de la Salud Ocupacional, el cual le corresponde llevar a cabo a las ARL's, quienes reciben los aportes obligatorios correspondientes.
RESPUESTAS
No se acepta la observación, toda vez que el requisito de Programa de Seguridad Industrial para la Prevención xx Xxxxxx, está incluido dentro de la asesoría integral que debe prestar el intermediario de seguros y las condiciones del mismo se encuentran establecidas en los términos de referencia.
OBSERVACIÓN 5
Numeral 3 Criterios de Evaluación subtitulo en caso de Empate:
Con relación al numeral en cita, en el cual se indican los criterios de desempate. Solicitamos al ICFES eliminar la condición que favorece a quien presente una mejor oferta económica; teniendo en cuenta que el presente proceso no tiene aplicación dicho factor, por lo cual, sugerimos que se Incluya dentro de los mismos, a quien acredite la condición de Mipyme (micro, pequeña o mediana empresa) nacionales, proponente Individual, en virtud de las disposiciones establecidas por el Gobierno Nacional mediante la Ley 590 de 2000 y Ley 905 de 2004 vigentes, con los cuales pretendió impulsar el fomento a la creación y desarrollo de las micros, pequeñas y medianas empresa para que accedieran a mercados de bienes y servicios en igualdad de condiciones que las grandes empresas.
Es claro que ICFES es una entidad estatal de naturaleza especial que se rige por las normas del derecho privado en sus actuaciones, no obstante no pierde su condición de persona jurídica qué gestiona los Intereses del Estado, por ello apoyando la Óptica del Gobierno Nacional solicitarnos incluir dentro de sus criterios de desempate la definición del mismo, privilegiando en primer lugar a los proponentes mipymes Individuales frente a las empresas de mayor tamaño, tal y como ha sido reglamentado en las normas vigentes al respecto.
Para ratificar nuestra solicitud y a modo de ejemplo, citamos algunas de las entidades de naturaleza mixta que han incluido el criterio de desempate de Mipymes en los diferentes Concursos de Méritos para selección de intermediario de seguros, entre las cuales podemos mencionar: industria licorera xx xxxxxx, Fiduciaria La Previsora, Fondo Nacional de Garantías, lndumil, 472 Servicios Postales Nacionales, entre otras.
RESPUESTA
Se acepta parciamente la observación, los criterios de desempate serán modificados, mediante adenda, de tal forma que tengan directa relación con el objeto a contratar y salvaguarden los principios de transparencia y libre concurrencia, sin embargo a la entidad no considera conveniente la inclusión del criterio sugerido.
OBSERVACIÓN 6
nurneral3.1.3 "Apoyo a la Industria nacional,
Consecuentemente con lo anterior, solicitamos eliminar los apartes que hacen referencia a los factores de desempate Incluidos al final del numeral en cita, por cuanto no aplican para este ítem y
además no es un criterio objetivo para definir un proceso de selección quien entregue en primer lugar la oferta, como silo es la protección a las mipymes fomentada por el Gobierno Nacional.
RESPUESTA
Se acepta parcialmente la observación, referirse a la respuesta dada a la anterior observación.
OBSERVACIÓN 7
Numeral 3.1.2 Experiencia Específica del proponente •Hasta 400 puntos.
Con relación a lo enunciado, solicitamos indicar los criterios y especificaciones por medio de las cuales los corredores de seguros acreditaremos los tres (3) ítems señalados en el siguiente cuadro:
Lo anterior, en consideración a que en los Términos de Referencia no se Indican las condiciones para acceder -al máximo puntaje, como son, la cantidad de certificaciones a presentar por cada aspecto a evaluar. La cantidad de procesos asesorados, valores y xxxxx que deben ser certificados, la cantidad de siniestros a acreditar sus valores y xxxxx afectados, entre otros, que deben ser acordes con las necesidades del ICFES y el comportamiento de su programa de seguros.
RESPUESTA
Se acepta la observación, referirse a la respuesta dada a la observación 3 de la empresa CORRECOL.
OBSERVACIÓN 8
Solicitamos respetuosamente a la Entidad, incluir entre las condiciones estableadas en los Términos de Referencia, lo siguiente:
Un equipo de Trabajo encargado de la atención personalizada, manejo y asesoría en el programa de seguros del ICFES, que sugerimos cuente con las siguientes condiciones mínimas:
a. Director o Coordinador de Cuenta: Profesional en administración de Empresas, Economía o Ingeniería con especialización en seguros y más de 10 años de experiencia en manejo de programas de seguros en corredores de seguros, con dedicación compartida.
b. Abogado especialista en seguros, derecho de seguros o derecho administrativo con experiencia de más de 10 años en asesoría jurídica para la contratación de programas de seguros en corredores de seguros, con dedicación compartida.
c. Ingeniero con especialización en riesgos y seguros, con más de 10 años de experiencia demostrada en firmas corredoras de seguros, asesorando a entidades públicas en la elaboración de programas de prevención de pérdidas en los xxxxx con los que actualmente cuenta el ICFES, con dedicación compartida.
d. Técnico o tecnólogo en seguros, con experiencia de más de 8 años en la atención de programas de seguros de entidades públicas o privadas con dedicación permanente.
Así mismo. Sugerirnos otorgar pontaje si acreditan formación a nivel de postgrado adicional en seguros, esto teniendo en cuenta que en un proceso de selección xx xxxxxxxx de seguros se debe dar mayor importancia a los requisitos de idoneidad del mismo, traducidos en la capacidad intelectual de su equipo de trabajo.
RESPUESTA
Se acepta parcialmente la observación, el cambio se incluirá en adenda.
4. OBSERVACIONES XXXX CORREDOR DE SEGUROS OBSERVACIÓN 1
1. Numeral 2.4.1 – EXPERIENCIA MÍNIMA REQUERIDA DEL PROPONENTE (Formato No. 4) Señala el numeral entre otros aspectos, lo siguiente:
“(…)
- Las certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información: Nombre del cliente, xxxxx asegurados, primas anuales generadas, calidad del servicio, objeto de la contratación, y demás información que considere pertinente.
- Las Tres (3) certificaciones de contratos en los que haya intervenido como intermediario, deberán señalar que la actividad de intermediación se realizó para la contratación de los siguientes xxxxx:
CLASES DE SEGUROS
Todo riesgo daño material Automóviles Manejo global
Responsabilidad civil extracontractual Infidelidad y riesgos financieros Responsabilidad civil servidores públicos
Respecto de cada contrato, debe indicarse en la respectiva certificación el valor total del mismo incluido el de eventuales adiciones, pero sin comprender el impuesto a las ventas, IVA. Para establecer el valor ejecutado se hará la conversión del valor nominal de los contratos acreditados a salarios mínimos mensuales legales vigentes. (…).
(….)”
Al respecto, amablemente solicitamos aclarar lo siguiente:
1. Que las certificaciones contengan el valor de las primas, pero que no necesariamente sean anuales, ya que algunas entidades contratan vigencias inferiores o superiores a una anualidad.
2. Aclarar que los xxxxx a acreditar estén contenidos en conjunto en las tres certificaciones, y no en cada una de ellas.
3. Aclarar que se aceptan certificaciones que contemplen el IVA, pero para la evaluación la Entidad lo podrá deducir o descontar.
RESPUESTA
1. Se acepta la observación, se modificará mediante adenda, referirse a la respuesta dada en la observación 2 de la empresa JLT, se aclara que la entidad nunca ha hecho requerimiento de la duración de los contratos que se van a presentar como experiencia mínima.
2. Se acepta la observación, los seis xxxxx deberán ser acreditados en el conjunto de las certificaciones presentadas, el cambio se verá reflejado en la adenda.
3. Se aclara que el valor de las certificaciones puede contemplar el IVA, pero el proponente deberá diligenciar el formato de experiencia desagregando dicho valor.
OBSERVACIÓN 2
2. Numeral 2.4.2.1 – OTROS REQUISITOS TÉCNICOS HABILITANTES
Con relación al programa de Seguridad industrial para la prevención de riesgos, solicitamos aclarar si con el solo compromiso de llevar a cabo el programa es suficiente, o si necesariamente se debe describir el plan con sus actividades y objetivos, teniendo en cuenta que no es lo suficientemente claro, como si lo es para la propuesta de coberturas y condiciones y el programa de prevención y control de pérdidas.
Frente a la Infraestructura mínima de sistemas y comunicaciones, señala el numeral lo siguiente: “El proponente deberá presentar para el cumplimiento de estos requisitos la siguiente Información:
a) Descripción de la Estructura Organizacional, Operativa y Técnica:
El proponente deberá presentar su estructura a través de un organigrama, plan de trabajo, atención y descripción de funciones que ofrece para la prestación del servicio. En caso de ofertas presentadas bajo la modalidad de consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, el plan de trabajo deberá estar ajustado a lo descrito en el documento de asociación y al personal
Propuesto.
b) Infraestructura en materia de Sistemas: El proponente deberá acreditar mediante certificación firmada por su representante legal y una breve descripción de la infraestructura en materia de software especializado para el manejo y administración del programa de seguros de la entidad. Para el efecto el oferente deberá entregar las especificaciones técnicas y administrativas que le permitan a la entidad establecer las ventajas comparativas respecto de los programas tradicionales.”
Negrilla fuera de texto.
Sobre el particular, solicitamos a la Entidad aclarar frente a las especificaciones técnicas y administrativas a que se refiere con establecer las ventajas comparativas respecto de los programas tradicionales.
RESPUESTA
Se aclara al observante que en el numeral 2.4.2.1 “Programa de seguridad industrial para la prevención de riesgos “, se dejan claramente establecidos las condiciones y elementos que deberá contener el programa de seguridad industrial, como son: los objetivos, las actividades y el cronograma entre otros.
Se aclara al observante que el requerimiento hace referencia a que la certificación con la descripción de la infraestructura deberá contener las especificaciones técnicas y administrativas detalladas que permitan a la entidad establecer las ventajas del programa propuesto, es decir que el criterio hace referencia a la especificidad y claridad del ofrecimiento.
OBSERVACIÓN 3
Numeral 3 – CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Establece el numeral, entre otros aspectos lo siguiente:
“(…)
EN CASO DE EMPATE en el puntaje total de dos o más Ofertas, el ICFES debe escoger el proponente aplicando los criterios de desempate que se describen a continuación:
Se escogerá la oferta que logre el mayor puntaje en el factor técnico. De persistir el empate, se escogerá la oferta que logre el mayor puntaje en el factor económico. Si persiste el empate una vez aplicados los dos primeros criterios, se adjudicará por sorteo entre quienes se presente el empate en el primer orden de elegibilidad.”
Subrayado sin negrilla fuera de texto.
Teniendo en cuenta que para el presente proceso no aplica oferta económica, solicitamos eliminar el factor de desempate relacionado con escoger la oferta que logre el mayor puntaje en el factor económico.
RESPUESTA
Se acepta la observación, se modificara mediante adenda.
OBSERVACIÓN 4
Numeral 3.1.1 – EXPERIENCIA ADICIONAL DEL PROPONENTE – HASTA 400 PUNTOS
Señala el numeral que para obtener el máximo puntaje correspondiente a 400 puntos, se debe acreditar “Experiencia superior a 10 años”.
Adicionalmente indica en la Nota que “la experiencia se contabilizará conforme a la sumatoria de las certificaciones allegadas, las cuales deben superar los cinco años, toda vez que esta es la experiencia mínima requerida”.
Sobre el particular, solicitamos aclarar lo siguiente:
1. La experiencia adicional se evaluará con las mismas certificaciones solicitadas en el numeral 2.4.1
– Experiencia mínima requerida? O deben ser certificaciones adicionales. Favor aclarar.
2. Solicitamos aclarar sin con la presentación de una certificación de un cliente que manifieste haber recibido asesoría por más de 15 años es suficiente para obtener el puntaje. Agradecemos aclarar.
RESPUESTA
1. No, la experiencia adicional se evaluara con certificaciones adicionales a las requeridas para acreditar la experiencia mínima habilitante, el cambio se verá reflejada en adenda.
2. Se aclara al observante que las certificaciones deben contener los requisitos mínimos establecidos en el numeral 2.4.1, y se tomara como adicional de acuerdo al cuadro la experiencia que supere los cinco años mínimos exigidos.
OBSERVACIÓN 5
Numeral 3.1.3 – Apoyo a la industria nacional – Formato 6 Establece el numeral entre otros aspectos, lo siguiente:
“(…)
En caso de empate en el puntaje total de dos o más Ofertas, el ICFES debe escoger el proponente aplicando los criterios de desempate que se describen a continuación:
Se escogerá la oferta que logre el mayor puntaje en el factor técnico. De persistir el empate, se escogerá la oferta que logre el mayor puntaje en el factor económico.
Si persiste el empate una vez aplicados los dos primeros criterios, se escogerá la oferta que primero haya sido presentada, tomando como referencia el día y hora de entrega a la entidad en el marco del presente proceso de selección.
SI NO DILIGENCIA EL FORMATO, NO SE ASIGNA PUNTAJE POR ESTE FACTOR.”
Negrilla fuera de texto.
En razón que para el presente proceso no aplica oferta económica, solicitamos al ICFES eliminar este criterio de desempate.
Frente al factor de desempate que señala que se escogerá la oferta que primero haya sido entregada, solicitamos eliminar este criterio, toda vez que no se trata de entregar primero, sino de cumplir con los requisitos exigidos por el ICFES y presentar una propuesta seria, responsable y que cumpla a cabalidad con las exigencias de la Entidad.
De otra parte, y teniendo en cuenta que el ICFES no está de desempate establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.2.9 del Decreto 1082 de 2015, solicitamos mantener los criterios establecidos en el presente documento.
Lo anterior en razón a que muy seguramente empresas o corredores de seguros que ostenta la calidad de MIPYMES, harán la solicitud de aplicar los criterios de desempate señalados en el numeral 2.2.1.1.2.2.9 del Decreto 1082 de 2015.
RESPUESTA
Se acepta parcialmente la observación, referirse a la respuesta dada a la observación 3 y a la dada a la empresa JLT en su observación 5.
OBSERVACIÓN 6
Numeral 4.3 – CAUSALES DE RECHAZO
Solicitamos eliminar el numeral 8 de las causales de rechazo, teniendo en cuenta que para el presente proceso no aplica la presentación de oferta económica.
RESPUESTA
Se acepta la observación, se modificará mediante adenda.
5. OBSERVACIONES PROSEGUROS – Part of The Xxxxxx Broking Group
OBSERVACIÓN 1
Numerales 2.3.CAPACIDAD FINANCIERA REQUISITOS HABILITANTES
2.3.3. ÍNDICE PATRIMONIAL
Sobre el particular y teniendo en cuenta que en este proceso no existe presupuesto oficial como quiera que el mismo no genera ninguna erogación alguna para la Entidad, y con el único fin de garantizar la participación mayoritaria de oferentes, muy respetuosamente solicitamos eliminar xxx xxxxxx de condiciones dicho requisito por las siguiente razón:
El indicador en cita no está contemplado en el decreto 1082 de 2015.
En tal sentido es necesario recordar que el corredor cumple el papel del intermediario entre la entidad estatal y las compañías de seguros, que por tal motivo el contrato que se suscriba carece de valor en tanto la remuneración del contratista sigue las reglas del código de comercio según el cual la comisión a su favor será reconocida por la compañía de seguros seleccionada.
Así las cosas, dadas las características del oferente, (futuro contratista), y del servicio ofrecido, es claro que el indicador de ÍNDICE PATRIMONIAL, no se relaciona ni afectan en ninguna medida la capacidad de cumplimiento del servicio requerido por el oferente.
De hecho, en concursos de méritos de selección de intermediarios de seguros, adelantados por otras entidades del estado, referidos a programas de seguros que superan ampliamente la cuantía del que pretende adelantar ICFES, dicho indicador no han sido incluido. Veamos:
Consejo Superior de La Judicatura: Presupuesto programa anual de seguros
$14.000.000.000
Parques Nacionales Naturales de Colombia: Presupuesto programa anual de seguros
$1.613.000.00
Servicio Geológico Colombiano: Presupuesto programa anual de seguros $2.250.000.000
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar: Presupuesto programa de seguros
$25.000.000.000
Alcaldía xx Xxxxxxxxx: Presupuesto programa anual de seguros
$ 1.700.000.000
De cualquier forma si la entidad encuentra que la inclusión de dichos factor es relevante, viable y necesario, muy respetuosamente solicitamos que el indicador en cita sea igual o mayor al 0.3%.
RESPUESTA
Es necesario aclarar que el ICFES, es una empresa estatal de carácter social del sector educación nacional, descentralizada del orden nacional de naturaleza especial, y que de conformidad con lo anterior el régimen jurídico que aplica para la celebración de contratos es el derecho privado, razón por la cual no es aplicable el decreto 1082 de 2015.
No se acepta la observación la entidad considera que el índice solicitado se encuentra de acuerdo a las necesidades.
OBSERVACIÓN 2
NUMERAL 2.4 CAPACIDAD TÉCNICA REQUISITOS HABILITANTES EXPERIENCIA MÍNIMA REQUERIDA DEL PROPONENTE.
Sobre el particular, y teniendo en cuenta que la experiencia no se agota con el paso del tiempo y por el contrario los proponentes adquieren mayor experiencia con el paso del mismo en la medida en que continúen con sus actividades, solicitamos eliminar lo correspondiente a que la certificaciones sean de contratos de los últimos cinco años.
Así mismo, y en lo que tiene que ver con el contenido de las certificaciones, agradecemos aceptar que el valor total del contrato incluya el IVA, toda vez que las diferentes Entidades, pagan y certifican este valor, el cual debe ser tenido en cuenta para efectos de establecer el presupuesto del programa de seguros que contratan las diferentes entidades.
RESPUESTA
Se aclara al observante que la experiencia que la experiencia habilitante exigida debe ser dentro de los cinco años anteriores a la presentación de la oferta, es decir en el periodo comprendido entre 2010 a 2015, al respeto y teniendo en cuenta la experiencia adicional si esta fuera mayor podrá ser presentada dentro del factor ponderable de experiencia adicional.
Así mismo, se aclara que si las certificaciones no contienen desagregado el valor del IVA, este deberá desagregarse por el proponente en el formato destinado para acreditar la experiencia.
OBSERVACIÓN 3
NUMERAL 3.1 FACTORES DE EVALUACIÓN
3.1.1 EXPERIENCIA ADICIONAL DEL PROPONENTE.
Establece el numeral que se otorgara el máximo puntaje al proponente que demuestre más de 10 años de experiencia con la sumatoria de las tres certificaciones allegadas.
Al respecto solicitamos otorgar el máximo puntaje al proponente que demuestre que con los documentos aportados (Cámara y Comercio, y Supe financiera) que tiene más de 10 años de experiencia como intermediario de seguros y no con las certificaciones aportadas en el factor habilitante, ya que es difícil e inusual demostrar 10 años de experiencia o más, con tan solo tres certificaciones, toda vez que las vigencias técnicas de las pólizas por lo general son de máximo 1 años, y con las 3 certificaciones aportadas lo máximo que podría demostrar en sumatoria serian 3 años o máximo 4 si se tienen en cuenta las prórrogas de las pólizas contratadas.
RESPUESTA
Se acepta parcialmente la observación, el factor de experiencia adicional será modificado mediante adenda, pero se aclara que la experiencia adicional deberá ser acreditada con las certificaciones y no con el documento que acredita la existencia del proponente.
6. OBSERVACIONES XXXXXX COLOMBIA S.A OBSERVACIÓN 1
Numeral 2.4.1 experiencia mínima requerida del proponente, solicitamos por favor permitir que los seis (6) xxxxx relacionados se acrediten con la sumatoria de las tres (3) certificaciones, es decir que entre las tres (3) certificaciones presentadas se deben encontrar los 6 xxxxx. De no ser esto posible, solicitamos permitir que las certificaciones presentadas contengan cada una, mínimo tres (3) de los xxxxx relacionados.
RESPUESTA
Se acepta la observación, se modificará mediante adenda.
Cabe aclarar que la cantidad de certificaciones solicita será modificada mediante adenda.
OBSERVACIÓN 2
Numeral 2.4.1 experiencia mínima requerida del proponente, solicitamos permitir la acreditación de experiencia en intermediación de pólizas de Responsabilidad civil directores y administradores, toda vez que ambas pólizas cuentan con los mismos amparos y coberturas.
RESPUESTA
Se acepta la observación, remitirse a la respuesta dada a la observación presentada por BFR S.A
OBSERVACIÓN 3
Numeral 2.4.1 experiencia mínima requerida del proponente, solicitamos por favor aclarar cómo se acredita el requisito de las certificaciones de “No haber sido multado”, toda vez que el mismo no se encuentra en las certificaciones que emiten los clientes.
RESPUESTA
Se aclara al observante que dicho requisito no debe ser contenido en la certificación, toda vez que si un contratista ha sido multado, dicha penalidad debe haberse inscrito en la Cámara de Comercio y por ende aparecer en el certificado respectivo
OBSERVACIÓN 4
Numeral 3. Criterios de evaluación, mediante el presente solicitamos eliminar el segundo criterio de desempate (Factor Económico), lo anterior toda vez que en este proceso no aplica el factor económico, ya que el proceso no genera erogación alguna para la entidad, en virtud del artículo 1341 del código de comercio.
RESPUESTA
Se acepta la observación, se modificará mediante adenda.
OBSERVACIÓN 5
Causales de rechazo, solicitamos eliminar la causal No. 8, toda vez que en este proceso no aplica la oferta económica.
RESPUESTA
Se acepta la observación, se modificará mediante adenda.
7. OBSERVACIONES JARGU S.A OBSERVACIÓN 1
NUMERAL 1.7 FORMA DE PRESENTACIÓN Y RECEPCIÓN DE OFERTAS.
El literal d. de los Términos de Referencia establece:
La participación en la presente selección requiere la presentación de:
(…) “ d. La oferta técnica y económica” (…) (Subraya y negrilla fuera del texto)
Teniendo en cuenta lo establecido en el numeral 1.5. Y en el Articulo 134 del Código de Comercio que estipula: “La Comisión del Intermediario de Seguros será pagada directamente por la Compañía Aseguradora que emita las pólizas que se contraten durante el período de vigencia del contrato con el Intermediario” (…) muy respetuosamente solicitamos a la Entidad eliminar el literal d. del numeral
1.7. De los términos de referencia, puesto que la propuesta a presentar con contiene oferta económica.
RESPUESTA
Se acepta la observación, se modificará mediante adenda.
OBSERVACIÓN 2
NUMERAL 2.4.1. EXPERIENCIA MÍNIMA REQUERIDA DEL PROPONENTE (Formato No. 4)
Con respecto a las certificaciones solicitadas para acreditar la experiencia mínima del proponente, nos permitimos solicitar las siguientes aclaraciones:
a. Los contratos con los cuales se debe acreditar los 5 años de experiencia deben estar totalmente ejecutados o se aceptan contratos actualmente en ejecución. Lo anterior, teniendo en cuenta que los términos de referencia no indican una fecha tope para la finalización.
b. Los cinco años se pueden acreditar con la sumatoria de las tres certificaciones o si en una sola certificación se cumple con los 6 xxxxx de la Entidad y los 5 años de experiencia, con el requisito habilitante?
c. La Certificación de un solo cliente puede acreditar más de un contrato?
d. Se admiten certificaciones de contratos iniciados con anterioridad a los 5 años solicitados en los Términos de Referencia, pero vigentes o finalizados dentro de los últimos 5 años?
e. Si una sola certificación cumple con los requisitos de 5 años de experiencia y los 6 xxxxx de la Entidad se cumplen con el requisito habilitante o es necesario allegar 3 certificaciones?
f. Cuando se indica Manejo Global se refiere a la Póliza de Manejo Global para Entidades Estatales exigida por la Contraloría General de la República según Resolución No. 014249 del 15 xx xxxx de 1992?
g. En los requisitos exigidos en el numeral 2.4.1 que deben cumplir las certificaciones a aportar, se lee: “No haber sido multado”.
Con todo respeto solicitamos a la Entidad suprimir este requisito teniendo en cuenta que los términos de referencia exigen, que la calidad del servicio debe ser satisfactorio, bueno o excelente y un contratista que haya sido multado no obtendrá una certificación con esa calificación.
De otra parte si un contratista ha sido multado, dicha penalidad debe haberse inscrito en la Cámara de Comercio y por ende aparecer en el certificado respectivo.
Así mismo la Superintendencia Financiera de Colombia expide a las Entidades Vigiladas la certificación de no imposición de multas o sanciones y el Representante Legal también puede certificarlo bajo la gravedad del Juramento.
RESPUESTA
a. Se aclara al observante que los contratos con los cuales el proponente va acreditar la experiencia exigida deben estar totalmente ejecutados. El oferente deberá presentar las certificaciones que den cuenta de su actividad como intermediario de seguros, durante los últimos cinco (5) años. De igual forma el requerimiento hace referencia a que las certificaciones presentadas para acreditar la experiencia habilitante deberán contener los seis xxxxx exigidos, es decir que vistas en conjunto deberán demostrar la experiencia en los seis xxxxx requeridos.
No, en este caso cada contrato deberá ser certificado de manera independiente.
c) No, los contratos deberán ser iniciados y ejecutados dentro de los cinco años exigidos.
d) Remitirse a lo dicho en el literal b de esta respuesta.
e) Si, la referencia es al Manejo Global de para Entidades Estatales.
f) Se aclara al observante que dicho requisito no debe ser contenido en la certificación, toda vez que si un contratista ha sido multado, dicha penalidad debe haberse inscrito en la Cámara de Comercio y por ende aparecer en el certificado respectivo.
OBSERVACIÓN 3
OFERTA TÉCNICA - NUMERAL 2.4.2.
a. El segundo inciso del numeral establece: “Los proponentes al elaborar su oferta técnica y económica…”
Con todo respeto solicitamos a la Entidad eliminar la oferta económica, teniendo en cuenta lo expuesto en el numeral 1 del presente oficio.
b. El literal b. del citado numeral, establece:
“Infraestructura en materia de Sistemas: El proponente deberá acreditar mediante certificación firmada por su representante legal…”
De la manera más atenta solicitamos a la Entidad, nos aclare que debe acreditar específicamente en la certificación el Representante Legal.
RESPUESTA
a. Se acepta la observación, se modificará mediante adenda.
b. Se aclara al observante que el requerimiento hace referencia a que la certificación con la descripción de la infraestructura deberá contener las especificaciones técnicas y administrativas detalladas que permitan a la entidad establecer las ventajas del programa propuesto, es decir que el criterio hace referencia a la especificidad y claridad del ofrecimiento.
OBSERVACIÓN 4
NUMERAL 3 CRITERIOS DE EVALUACIÓN.
El citado numeral indica que “EN CASO DE EMPATE (…) Se escogerá la oferta que logre el mayor puntaje en el factor técnico. De persistir el empate, se escogerá la oferta que logre el mayor puntaje en el factor económico. …”
Teniendo en cuenta que la presente oferta no causa erogación alguna para la Entidad, con todo respeto solicitamos eliminar de los términos de referencia el criterio referente a factor económico.
De igual manera, el numeral 3.1.3. a partir xxx xxxxxx inciso establece diferentes criterios de desempate, incluyendo nuevamente el factor económico e indicando que “en caso de persistir el empate una vez aplicados los dos primeros criterios, se escogerá la oferta que primero haya sido presentada, tomando como referencia el día y hora de entrega a la Entidad en el marco del presente proceso de selección.”
Teniendo en cuenta que la Entidad ha fijado como fecha para el cierre y recepción de ofertas el día 16 de octubre de 2015 a las 10:00 a.m. y por experiencia de otros procesos, con todo respeto solicitamos a la Entidad, eliminar esta condición pues está claramente la Entidad manifestando una fecha y hora exacta de entrega y cierre.
De igual manera solicitamos a la Entidad, tener en cuenta el Criterio de Desempate, establecido en el literal a) del artículo 24 de la Ley 361 de 1997 que a la letra dice:
“Artículo 24.- Los particulares empleadores que vinculen laboralmente personas con limitación tendrán las siguientes garantías:
a. A que sean preferidos en igualdad de condiciones en los procesos de licitación, adjudicación y celebración de contratos, sean estos públicos o privados si estos tiene en sus nóminas por lo menos un mínimo del 10% de sus empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la presente ley debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año; igualmente deberán mantenerse por un lapso igual al de la contratación”.
RESPUESTA
Se acepta parcialmente la observación, se modificará mediante adenda, la entidad no considera necesario incluir como criterio de desempate el sugerido por el observante.
OBSERVACIÓN 5
FACTORES DE EVALUACIÓN TÉCNICA – FORMATO No. 7.
5.1. NUMERAL 3.1.1. EXPERIENCIA ADICIONAL DEL PROPONENTE – HASTA 400 PUNTOS. Los términos de referencia en el citado numeral, establecen:
“Se otorgará puntaje a quien acredite experiencia adicional a la mínima exigida así:
EXPERIENCIA ADICIONAL DEL PROPONENTE (se otorgará puntaje de acuerdo con la siguiente clasificación) | Xxxxxxx Xxxxxx |
Experiencia superior a diez (10) años | 400 |
Experiencia entre nueve (9) años un (1) día y diez (10) años | 200 |
Experiencia entre siete (7) años un (1) día y nueve (9) años | 100 |
Experiencia entre cinco (5) años un (1) día y siete(7) años | 50 |
Nota: La experiencia se contabilizará conforme a la sumatoria de las certificaciones allegadas, las cuales deben superar los cinco años, toda vez que esta es la experiencia mínima requerida”.
Con todo respeto solicitamos a la Entidad, aclarar si para acceder al máximo puntaje (400), es necesario que la experiencia total sea superior a quince (15) años, teniendo en cuenta que la mínima requerida es de cinco (5) años, o si solo con allegar certificaciones cuya sumatoria de tiempo sea superior a diez (10) años y un día se obtiene el máximo puntaje.
Así mismo solicitamos informar con cuantas certificaciones se debe acreditar la experiencia adicional y si las certificaciones pueden ser las mismas presentadas para la experiencia mínima requerida o deben ser distintas.
RESPUESTA
Se aclara al observante que la experiencia adicional es la establecida en el cuadro de ponderación por lo tanto el proponente que acredite más xx xxxx (10) de experiencia obtendrá el máximo puntaje.
De igual forma se aclara, que la experiencia adicional deberá ser acreditada con las certificaciones presentadas para la experiencia mínima, tal y como se establece en la nota al cuadro de ponderación de experiencia adicional.
OBSERVACIÓN 6
5.2. NUMERAL 3.1.2. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE – HASTA 400 PUNTOS.
El citado numeral de los términos de referencia, establece:
“Se otorgará puntaje a quien acredite experiencia específica, así:
EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE | Puntaje máximo | Total Puntaje |
Experiencia en Selección de Aseguradoras en cualquiera de los xxxxx relacionados. | Hasta 200 | 400 |
Experiencia en Siniestros | Hasta 100 | |
Experiencia en Control de Pérdidas | Hasta 100 |
Respetuosamente solicitamos a la Entidad aclararnos lo siguiente:
a).- Para obtener los 200 puntos que se otorgan por Experiencia en Selección de Aseguradoras en cualquiera de los xxxxx relacionados, cuantos procesos de selección se deben acreditar?
b).- Para tener derecho a los 100 puntos con los que se califica la experiencia en siniestros, cuantas certificaciones de atención de siniestros se deben allegar?
c).- Para acceder a los 100 puntos con los cuales se califica la Experiencia en Control de Pérdidas, cuantas certificaciones se deben adjuntar? Si la certificación se refiere a la realización de labores de Administración de Riesgos, Seguridad Industrial y Prevención de Pérdidas, es equivalente a Control de Pérdidas y aceptada por el ICFES para obtener el máximo puntaje.
RESPUESTA
Se acepta la observación, el criterio será modificado mediante adenda para dar más claridad sobre lo exigido para la acreditación.
OBSERVACIÓN 7
NUMERAL 4.3 CAUSALES DE RECHAZO
Los términos de Referencia establecen:
“La oferta será rechazada cuando se presente alguna de las siguientes situaciones:
(…) 8. Cuando el valor de la propuesta supere el presupuesto oficial destinado para la presente contratación o cuando los valores no sean expresados en pesos colombianos.”
Por las razones expuestas en el numeral 1 del presente oficio, muy respetuosamente solicitamos a la Entidad eliminar el sub numeral 8 de las causales de rechazo.
RESPUESTA
Se acepta la observación, se modificará mediante adenda.