Contract

1. OBJETIVO

Definir el procedimiento para realizar afiliaciones al Sistema General de Riesgos Laborales de los servidores públicos, practicantes y colaboradores vinculados a través de contrato por prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud por parte de la dependencia para la afiliación de Riesgos Laborales– ARL del servidor público, practicante, o contratista de prestación de servicios (profesionales y de apoyo a la gestión) y finaliza con la verificación del certificado de afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales– ARL.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

3.1 En la Sede de la Dirección General y Regionales la solicitud de afiliación de ARL para contrato de prestación de servicios (profesionales y de apoyo a la gestión), deberá realizarse por parte del enlace de contratación de cada dependencia. La cobertura del Sistema General de Riesgos Laborales se inicia el día calendario siguiente al de la afiliación; para tal efecto, dicha afiliación al Sistema debe surtirse como mínimo un día antes del inicio de la ejecución de la labor contratada. La finalización de la cobertura para cada contrato corresponde a la fecha de terminación del mismo.

3.2 No se permite modificación de fechas de afiliación posteriores a la fecha de inicio de cobertura.

3.3 Si no se efectúa la firma del contrato de prestación de servicios en la fecha inicial programada, el profesional de Grupo de Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano en la Sede de la Dirección General y el profesional del Grupo Administrativo, o Gestión Humana o Gestión de Soporte de la Regional deberá inmediatamente anular la afiliación o realizar el respectivo retiro, previo reporte de la novedad por el enlace de contratación de la dependencia, o la persona designada en la regional máximo el día hábil siguiente a la fecha inicial de cobertura y se debe realizar una nueva afiliación como mínimo un día antes del inicio de la ejecución del contrato. Así mismo, en el caso que no se suscriba el contrato se debe anular la afiliación o realizar el respectivo retiro de ARL, la novedad debe ser reportada por el enlace de la dependencia, o persona designada

en la regional máximo el día hábil siguiente a la fecha inicial de cobertura. El equipo de seguridad y salud en el trabajo no procederá a realizar modificaciones sin la solicitud previa en los tiempos determinados en el Decreto 1072 de 2015.

Las novedades de modificación de fechas de inicio de cobertura se deben solicitar máximo al segundo día hábil de la afiliación y dentro del mismo mes por parte del enlace de la dependencia en la Sede Dirección General al Profesional del Grupo Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano; y en las regionales al Profesional del Grupo Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Humana, o quien este delegado previa solicitud de la dependencia correspondiente. Se aclara que esta modificación solo aplica para el cambio en fechas anteriores al inicio de la cobertura de la afiliación.

3.4 Conforme lo establecido en la ley las novedades de desafiliación (egreso) de dependientes se deben tramitar las novedades en la planilla de pagos, por el Grupo de Nomina de la Sede de la Dirección General o enlace de nómina en regionales, en cumplimiento de lo establecido en el Artículo 2.2.4.2.1.6. Contenido del formulario xx xxxxxxxxx Decreto 1072 de 2015.

3.5 La desafiliación de riesgos laborales de los contratistas de prestación de servicios (profesionales o de apoyo a la gestión) cuando se presenta una cesión de contrato o terminación anticipada, es responsabilidad del contratista de prestación de servicios y el enlace de contratación o su designado deberá informar al contratista.

3.6 Número de documento del contratante: 899999239 (sin el código de verificación).

3.7 Código de la actividad económica de acuerdo con el Decreto 768 de 2022: sí el colaborador hace parte de un centro zonal el código a ejecutar es 2862102, en Regionales y Sede de la Dirección General el código será: 1841201, en las actividades de operario de mantenimiento el código será: 3432101. Estos códigos hacen parte del nivel de riesgo asignados para la entidad.

3.8 Para los contratistas de prestación de servicios (profesionales y de apoyo a la gestión) que seleccionen una Administradora de Riesgos Laborales diferente a la ARL Positiva, deberán realizar su proceso de afiliación ante la ARL directamente y remitir copia de la afiliación en la Sede Dirección General al enlace de contratación de cada dependencia, al jefe inmediato y al Profesional del Grupo Desarrollo xxx Xxxxxxx

Humano, y en las regionales al Profesional del Grupo Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Humana, o quien este delegado previa solicitud de la dependencia correspondiente, en los tiempos estipulados en la política 3.1. Así mismo tramitar su desafiliación cuando se requiera.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No	Actividad	Descripción de la Actividad	Responsable	Registro
1	Solicitud por parte de la dependencia	Remitir mediante correo electrónico la planilla de afiliación digital diligenciada con los datos completos del servidor público, practicante o contratista de prestación de servicios para la afiliación ante la ARL.	Enlace de la Dependencia O Grupos de Trabajo Profesional del Grupo de Registro y Control o Profesional del Grupo Administrativo, de Gestión Humana o Gestión de Soporte	Planilla de afiliación por correo electrónico
2	Solicitar la afiliación a la ARL Portal Transaccional	Ingresar la plantilla Excel de la solicitud de afiliación trabajadores dependientes o independientes una vez diligenciados todos los campos a la plataforma de la ARL Positiva, módulo opción Afiliar Trabajadores, Ingreso Masivo de Trabajadores, realizar el cargue en la plataforma.	Profesional del Grupo Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano de la Dirección de Gestión Humana Profesional del Grupo Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Humana	Planilla de afiliación
3	Verificar que no se presenten inconsistencias.	Si presenta error, se debe verificar el tipo de error (el sistema describe lo que se debe modificar mediante una plantilla de Excel), realizar los ajustes y cargar nuevamente.	Profesional del Grupo Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano de la Dirección de Gestión Humana Profesional del Grupo Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Humana	Planilla de Excel
4. X.X	Xxxxxxxxx certificado de afiliación	Descargue el certificado de afiliación y verifique que estén todos los registros descritos en la plantilla; remita al enlace o colaborador que solicitó la afiliación.	Profesional del Grupo Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano de la Dirección de Gestión Humana Profesional del Grupo Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Humana	Certificado de Afiliación ARL
8.	Verificar la afiliación	El servidor público, practicante o contratista de prestación de servicios (profesionales y de apoyo a la gestión) deberá verificar el estado de su afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales y reportar si se presenta una novedad	Servidor público, practicante o contratista de prestación de servicios (profesionales y de apoyo a la gestión)	Certificado de Afiliación

al Profesional del Grupo Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano de la Dirección de Gestión Humana, y en las Regionales al Profesional del Grupo

Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Humana.

P.C Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Afiliaciones a ARL de todos los servidores públicos, practicantes y contratistas del ICBF a nivel nacional.

6. DEFINICIONES:

• Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

• Afiliación: Proceso mediante el cual las empresas y sus trabajadores ingresan al Sistema General de Riesgos Laborales.

• Afiliados: Trabajadores que tienen cobertura en el Sistema General de Riesgos Laborales.

• Afiliados en Cobertura: Número de trabajadores totales que se encuentran cubiertos por servicios de la Administradora de Riesgos Laborales.

• ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

• Clase de riesgo: Codificación definida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social para clasificar a las empresas de acuerdo con la actividad económica a la que se dedican. Existen cinco clases de riesgo, comenzando desde la I hasta la V.

• Cobertura: Período durante el cual, una persona o una empresa está activa en el Sistema y tiene derecho a recibir los servicios que presta la ARL, ya sea directamente o a través de terceros.

• Desafiliación: Es el proceso mediante el cual una empresa y sus trabajadores se retiran del Sistema General de Riesgos Laborales o de una ARL en particular para trasladarse a otra.

• Fechas de cobertura: Espacio de tiempo dentro de un rango de fechas en el cual las empresas afiliadas y sus trabajadores tienen derecho a los servicios prestados por la ARL.

• Novedades: Comprende todo hecho que afecte el monto de las cotizaciones a cargo de los aportantes o de las obligaciones económicas que éstos tienen frente al Sistema General de Riesgos Laborales.

• Trabajador Independiente: Se entiende como trabajador independiente toda persona natural que realice una actividad económica o preste sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo, mediante contratos de carácter civil, comercial o administrativo, distintos al laboral. Art. 2°. decreto 2800 de 2003.

• Trabajador Dependiente: Se entiende por trabajador dependiente aquella persona que está vinculada a través de un contrato de trabajo en sus diferentes modalidades con otra que será el empleador y en virtud del mismo se obliga a prestarle un servicio personal bajo la continuada dependencia o subordinación. Art. 22, Código Sustantivo del Trabajo.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

• Decreto 768 de 2022 Por el cual se actualiza la Tabla de Clasificación de Actividades Económicas para el Sistema General de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones.

• Resolución 312 de 2019 Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

• Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo

• Decreto 723 de 2013 Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los

trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones.

• Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional

• Ley 776 de 2002 Por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales.

• Decreto Ley 1295 de 1994 Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales

• Ley 100 de 1993 Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CÓDIGO	NOMBRE DEL FORMATO
N/A	N/A

9. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha	Versión	Descripción del Cambio
25/06/2020	Versión 1	Se modifica objetivo, y políticas de operación de acuerdo con los lineamientos por parte de la ARL y del ICBF; se actualiza actividades económicas de la entidad de acuerdo con el Decreto 768 de 2022 y al nivel de riesgos asignados. Actualización de descripción de actividades y responsables, y definiciones. Se actualiza documentos de referencia: • Decreto 768 de 2022 • Decreto 1072 de 2015 • Decreto 723 de 2013