REX EX GRAL.: Nº 2018-65/
XXX EX GRAL.: Nº 2018-65/
APRUEBA MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES
Santiago, 29 xx xxxxx de 2018
VISTO: Lo dispuesto en la Ley 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios y su ; Decreto N° 250 de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley 19.886 Ley N° 19.653 sobre Probidad Administrativa Aplicable de los Órganos de la Administración del Estado; La Ley 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; La Ley Nº 21.053, sobre Presupuesto del Sector Público para el año 2018; la Resolución N° 1.299, de 2016, del Ministerio de Hacienda; la Resolución Exenta N° 1.615, de 2009, de la Subsecretaría de Hacienda; Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda; Ley 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma; Políticas y condiciones de uso del Sistema ChileCompra, instrucción que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal Mercado Público; la Ley 20.322, que Fortalece y Perfecciona la Justicia Tributaria y Aduanera; la Ley 21.039, que Perfecciona la Justicia Tributaria y Aduanera; la Resolución Nº 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República; la Resolución Exenta N° 19, de 2017, que actualiza funciones de Departamentos de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros; las Resoluciones Exentas N°305 y N°309, ambas de 2015, de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
CONSIDERANDO:
1. Que, la Ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios y el Decreto N° 250, que aprueba su Reglamento, establece que los contratos que celebre la Administración del Estado, a título oneroso para el suministro de bienes muebles, y de los servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones, se ajustarán a las normas y principios de esta ley y su reglamento.
2. Que, el artículo 18 de la Ley N° 19.886 señala, que los organismos públicos regidos por esta ley deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación Pública.
3. Que, la Ley N° 20.322 en su Título II crea la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, y que de acuerdo a su artículo 19 establece, se le entrega a dicha Unidad la gestión administrativa de los Tribunales Tributarios y Aduaneros y respecto de ellos tendrá, entre otras, las siguientes funciones: Abastecimiento de bienes y servicios para los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
4. Que, la celebración de contratos a título oneroso por los órganos de la Administración del Estado, entre los cuales se encuentra la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros como organismo funcionalmente desconcentrado de la Subsecretaría de Hacienda, es un tema de gran relevancia e importancia, ya que dichas contrataciones tienen por finalidad, entre otras, adquirir bienes muebles y de contratar los servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones y del buen funcionamiento de los Tribunales Tributarios y Aduaneros del país. En virtud de esto se hace necesario el establecimiento, dentro de la Unidad Administradora, de un procedimiento de tramitación interna en materia de compras públicas.
5. Que, dada las características especiales de la normativa sobre compras públicas, ésta requiere la intervención de distintas áreas o departamentos de la Unidad Administradora, por lo que se necesita una adecuada coordinación entre estos, en relación al contexto, alcance y tiempos involucrados.
6. Que, de acuerdo a la Ley 20.322 se crearon en cada región del país un Tribunal Tributario y Aduanero, a excepción de la Región Metropolitana la cual sirve de asiento a cuatro Tribunales. Lo que ha significado la existencia de diversos canales de solicitudes para el suministro de bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de los Tribunales Tributarios y Aduaneros. Por lo mismo, cobra fuerza la idea de que todas aquellas necesidades tengan el tratamiento adecuado, en conformidad a la ley.
7. Que, en dicho contexto esta Unidad, con el objeto de uniformar y establecer un procedimiento de compras públicas, el cual tiene como objetivo, asegurar la provisión y administración de bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de las funciones de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, ha estimado necesario impartir las siguientes instrucciones.
8. Que, la entrada en vigencia de este procedimiento, será a contar de su total tramitación del presente acto administrativo.
RESUELVO:
1. APRUÉBASE el siguiente procedimiento “Manual de Procedimiento de Adquisiciones”, en el marco de la Ley N° 19.886 y su Reglamento, para la provisión y administración de bienes y servicios necesarios, para el cumplimiento de las funciones de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES
Contenido
1. INTRODUCCIÓN 3
2. OBJETIVO 3
3. ALCANCE 3
4. REFERENCIAS 3
5. RESPONSABILIDADES 4
6. PLANIFICACIÓN DE COMPRAS 5
7. SELECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS 7
⮚ Convenio Marco 7
⮚ Licitación Pública 12
⮚ Licitación Privada 15
⮚ Trato o Contratación Directa 18
8. FORMULACIÓN DE BASES Y TÉRMINOS DE REFERENCIA 20
9. CRITERIOS Y MECANISMOS DE EVALUACIÓN 21
10. GESTIÓN DE CONTRATOS Y PROVEEDORES 22
11. RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 23
12. PROCEDIMIENTOS DE PAGO 23
13. PROCEDIMIENTO PARA LA CUSTODIA, MANTENCIÓN Y VIGENCIA DE LAS GARANTÍAS 24
14. POLÍTICA DE INVENTARIOS 24
15. USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 25
16. AUTORIZACIONES QUE SE REQUIEREN PARA LAS DISTINTAS ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA 25
17. ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD 26
1. INTRODUCCIÓN
En cumplimento de lo establecido en Decreto N° 20 del Ministerio de Hacienda, xx xxxx de 2007, que modifica Reglamento de la Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, “la Unidad” de los Tribunales Tributarios y Aduaneros ha procedido a elaborar el Manual de Procedimiento de Adquisiciones.
2. OBJETIVO
El presente Manual tiene el propósito de normar la manera en que “la Unidad” de los Tribunales Tributarios y Aduaneros ejecutará sus adquisiciones, definiendo la secuencia y metodología para el proceso de compras y contrataciones, además de regular la forma en que administrará el inventario y entregará, con la oportunidad requerida, la documentación necesaria para que se efectúen los pagos correspondientes a los compromisos adquiridos.
El Manual de Procedimiento de Adquisiciones debe asegurar transparencia, eficiencia y calidad en los procesos de compra y contrataciones, con la finalidad de obtener un impacto positivo y de mejora continua en la calidad de los bienes o servicios proporcionados.
3. ALCANCE
El presente procedimiento contempla la definición, implementación y operación del proceso de compra y contrataciones de “la Unidad” de los Tributarios y Aduaneros, en adelante “la Unidad”. Aplica a todas las adquisiciones y contrataciones reguladas por la Ley N°19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.
4. REFERENCIAS
1. Ley N°20.322 de 2009, que Fortalece y Perfecciona la Jurisdicción Tributaria y Aduanera; la Ley N°20.780 de 2014, que la modifica.
2. Ley N° 19.886, de base Sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestaciones de Servicios.
3. Decreto Supremo 250 del 2004, que aprueba Reglamento de la Ley 19.886.
4. Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.
5. Ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado.
6. Resolución N°1.600 de la Contraloría General de la República, la cual fija normas sobre la exención del trámite de Toma de Razón.
7. Instrucciones para ejecución de la Ley de Presupuestos del Sector Público (año en curso).
8. Ley N° 19.653 sobre Probidad Administrativa Aplicable de los Órganos de la Administración del Estado.
9. Políticas y condiciones de uso del Sistema xxx.xxxxxxxxxxx.xx, institución que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el portal xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
10. Directivas, manuales guías, instrucciones y otros documentos que la Dirección ChileCompra estime conveniente aplicar y sean oficialmente informados.
11. Ley N° 27.730, que regula el Lobby y las gestiones que representen intereses particulares antes las autoridades y funcionarios.
12. Circular N° 3 del 6 xx xxxxx del 2006, emitida por la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas, con la Directiva de Pago a Proveedores a 30 días máximo.
13. Ley N°19.983 en su Artículo 3º que Regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a copia de la factura, y la Ley N°20.956 que la modifica.
14. D.L. 1.236 de 1975, sobre Administración Financiera del Estado.
15. Ley 19.799, Sobre documentos electrónicos, firma electrónica y Servicios de Certificación de la misma.
16. Resolución N° 758 de fecha 30 xx xxxxxx de 1977 de la Contraloría General de la República que aprobó el Manual del Subsistema de Contabilidad de los Bienes Corporales de Uso para el Sector Público.
17. Decreto Ley N° 1.939 de fecha 05 de octubre de 1977, que establece Normas sobre Adquisición, Administración y Disposiciones de Bienes del Estado.
18. Decreto N° 577 de fecha 16 xx xxxxxx de 1978 que aprueba el reglamento sobre bienes muebles fiscales.
19. Oficios Circular N° 72.473 de 1977 y 23.788 de 1978, ambos de la Contraloría General de la República sobre el Control de Bienes.
20. Resolución N° 16 de 2015 de la Contraloría General de la República que aprueba Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, de acuerdo a la Normativa Internacional Contable para el Sector Público (NICSP).
21. Resoluciones Exentas N°305 y N°309, ambas de 2015, de “la Unidad”.
22. Procedimiento “Plan Anual de Compras, Requerimientos y Adquisiciones”, de “la Unidad”.
23. Procedimiento “Gestión de Contratos de Bienes Muebles y Prestación de Servicios”, de “la Unidad”.
24. Procedimiento “Elaboración del expediente para pago de facturas y/o boletas de servicios” de “la Unidad”.
25. Procedimiento “Pago a Proveedores”, de “la Unidad”.
26. Procedimiento “Custodia, Mantención, Vigencia y Cobro de Documentos en Garantía”, de “la Unidad”.
27. Procedimiento “Gestión y Control de Inventario”, de “la Unidad”.
5. RESPONSABILIDADES
• Departamento de Presupuesto y Finanzas: Entre otras materias le corresponde elaborar el proyecto de Presupuesto de “la Unidad” y controlar la ejecución de cada período fiscal, además de llevar la contabilidad institucional.
En cuanto a las funciones relacionadas con las adquisiciones:
1-. Emitir Certificado de Disponibilidad Presupuestaria: cada uno de los requerimientos que realizan los responsables de la compra, deberán contar con un Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP), emitido por el Jefe del Departamento de Finanzas. Este certificado se encuentra contenido en el formulario de requerimiento.
2-. Pagar a los Proveedores: realiza el pago a proveedores, una vez que el Área de Abastecimiento y Contrato envía los antecedentes de la compra y/o contratación, factura, ficha de recepción del bien y/o servicio.
El Departamento de Presupuesto y Finanzas se subdivide en 5 áreas, las cuales son:
a) Área Abastecimiento y Contratos:
a) Provee los bienes y servicios requeridos tanto por los Tribunales Tributarios y Aduaneros, como para “la Unidad”
b) Gestiona el estudio y formulación de la planificación anual de compras de las Unidades Requirentes.
c) Gestiona y ejecuta, cuando corresponde, todas las etapas del proceso de adquisiciones, desde la definición de antecedentes hasta la recepción de la adquisición y envío a pago de los documentos.
d) Elabora los actos administrativos propios de su competencia, tales como: resoluciones de licitación pública y privada, tratos directos, aprueba contrato, contratos de suministro de bienes y servicios, contratos de arriendo de bienes muebles, acuerdos complementarios, entre otros.
e) Efectúa la gestión de Proveedores, cuando corresponde, estableciendo contactos y controlando el cumplimiento de plazos.
f) Gestiona el proceso de adquisiciones con las Unidades requirentes y el Área de Administración.
g) Establece lineamientos de trabajo para el Área de Abastecimiento y Contratos.
h) Realiza un seguimiento de proveedores y contratos para verificar cumplimiento de lo establecido en éstos.
i) Gestiona y controla el procedimiento de recepción y devolución de Garantías Bancarias.
j) Coordina con el Departamento de Presupuesto y Finanzas, el seguimiento del proceso de pago.
k) Gestiona la ejecución presupuestaria del gasto corriente.
l) Xxxx por el cumplimiento de las disposiciones legales, normas técnicas e instrucciones relativas a materias de su competencia.
b) Área Contabilidad:
a) Ejecuta, controla y evalúa, todas las etapas de los procesos contables de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, y de “la Unidad”, de acuerdo a los procedimientos, plazos y objetivos institucionales.
b) Registra en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE) u otro Sistema de Administración Contable, las operaciones económicas derivadas de la administración de los Tribunales Tributarios y Aduaneros y de “la Unidad”.
c) Gestiona la consolidación y coordinación de los procesos de ingreso, análisis de información y proceso de cierres del área contable.
d) Presenta a la jefatura, inquietudes relevantes en materia de su competencia, a objeto de que éste determine su tratamiento.
e) Elabora los informes periódicos de gestión del área y aquellos requeridos por organismos externos y/o solicitados por la jefatura.
f) Gestiona las operaciones financieras, en el desarrollo e implementación de procedimientos de registro y control interno.
g) Desempeñar las demás funciones que se le encomienden.
c) Área Tesorería:
a) Ejecuta, controla y evalúa, todas las etapas de los procesos contables de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, y de “la Unidad”, de acuerdo a los procedimientos, plazos y objetivos institucionales.
b) Ingresa Registros en Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE).
c) Efectúa pago a proveedores.
c) Realiza las conciliaciones bancarias y análisis financiero.
d) Gestiona el resguardo de documentos valorados.
e) Desempeña las demás funciones que se le encomienden.
d) Área Presupuesto:
a) Ejecuta, controla y evalúa, todas las etapas de los procesos presupuestarios de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, y de “la Unidad”, de acuerdo a los procedimientos, plazos y objetivos institucionales.
b) Prepara presupuesto anual de “la Unidad”.
c) Administra la ejecución presupuestaria de “la Unidad”.
d) Controla la ejecución presupuestaria de “la Unidad”.
e) Prepara informes de la gestión presupuestaria para la toma de decisiones.
f) Prepara informes para los organismos fiscalizadores.
g) Desempeña las demás funciones que se le encomienden.
• Departamento de Gestión y Operaciones: Entre otras materias, le corresponde implementar políticas, procedimientos e instructivos en el ámbito de la operación y administración de los bienes y servicios de su competencia e infraestructura de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, y “la Unidad”.
• Departamento de Asesoría Jurídica: Responsable de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos administrativos de “la Unidad”, de revisar y visar las Bases, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras, prestar asesoría al Área de Abastecimiento y Contratos en materias jurídicas y orientar a las unidades requirentes respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la administración.
6. PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
a) Objetivo: Describir las distintas actividades, secuencias y responsabilidades que comprenden el proceso de Plan Anual de Compras (PAC), de “la Unidad”, a través del cual se obtiene la provisión de bienes y la contratación de los servicios necesarios para el cumplimiento de las funciones de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, y de “la Unidad”.
Elaboración del “PAC”: Los Departamentos de “la Unidad”, deberán programar todas las compras de bienes y servicios que van a realizar durante el año siguiente, confeccionando anualmente la programación y presupuesto de dichas compras, junto con los plazos y fechas. Para esto se debe considerar:
- Los requerimientos o bienes de consumo históricos y los nuevos proyectos en detalle, de acuerdo a la planificación estratégica, el presupuesto anual y los programas institucionales.
- La modalidad de compra a utilizar: convenio marco, licitación pública y convenios de suministro, y los plazos asociados a cada adquisición para asegurar la provisión del bien y/o servicio en tiempo adecuado.
Conforme se establece en el artículo 57 del DS 250, respecto de la planificación de las compras, cada institución deberá elaborar y publicar en el sistema de información, el Plan Anual de Compras “PAC”, dentro de los plazos dispuestos por la Dirección de Compra y contratación pública, en adelante DCCP. Asimismo, el “PAC” podrá ser modificado si fuese necesario, lo que deberá informarse en el Sistema de información, en la oportunidad y modalidad que la DCCP lo determine.
La generación de “PAC”, se realizará durante el último trimestre de cada año, por el Área de Abastecimiento y Contratos, la que generará y consolidará la información necesaria y aportada por los Jefes/Encargados de los Departamentos Requirentes, elaborando un programa que posteriormente será presentado al Jefe de “la Unidad” para su observación y aprobación.
Una vez aprobada la Ley de Presupuesto y de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria que en éste se defina, se ajustará el “PAC” cuando sea necesario, para posteriormente ser publicado en la plataforma de compras públicas xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, con la resolución respectiva.
La modificaciones y actualizaciones al “PAC”, podrán ser realizadas cuando “la Unidad” considere que es
necesario, y se adecuará a lo informado por la DCCP, en relación a la forma y plazos de éstas.
Ejecución del “PAC”: Para una correcta ejecución del “PAC”, los Jefes/Encargados de los Departamentos
Requirentes, a través del Área de Abastecimiento y Contratos, deberán:
• Controlar que toda la adquisición incluida en “PAC” sea realizada oportunamente, de acuerdo a la planificación.
• Realizar todas las coordinaciones necesarias para cumplir con las compras y contrataciones programadas.
Seguimiento del “PAC”: Mensualmente, el Área de Abastecimiento y Contratos revisará la ejecución del “PAC”, informará las desviaciones a los Jefes/Encargados de los Departamentos Requirentes y efectuará un recordatorio respecto de las compras programadas para el mes siguiente.
b) Plazo: La generación del “PAC” se realiza durante el último trimestre de cada año.
La DCCP informará la fecha máxima en la que debe estar publicado, a través del sistema de información.
c) Autorizaciones que se requieren:
- Firma Jefe de “la Unidad”.
- Visación Jefe del Departamento de Asesoría Jurídica.
- Visación Encargado del Departamento de Presupuesto y Finanzas.
- Visación Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos.
d) Documentación que debe contener:
- Plan Anual de Compras.
- Resolución que Aprueba Plan Anual de Compras.
- y Adquisiciones de “la Unidad”.
7. SELECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
a) Objetivo: Identificar el mecanismo de compra a utilizar para cada requerimiento de compra, de acuerdo a las características de éste y la normativa vigente.
b) Descripción: Una vez que el Jefe de “la Unidad” aprueba el formulario de requerimiento, el Área de Abastecimiento y Contratos, verificará el tipo de compra, y de acuerdo a la normativa vigente gestionará la adquisición del bien y/o servicio.
Las adquisiciones de bienes y/o servicios, podrán ser efectuadas a través de Convenio Marco, Licitación Pública, Licitación Privada y Trato/Contrataciones Directa, de conformidad a la Ley de Compras y su Reglamento.
Importante: Para mejor entendimiento del presente numeral debe remitirse al Procedimiento de “Plan Anual de Compra, Requerimiento y Adquisiciones” de “la Unidad”.
⮚ Convenio Marco
a) Objetivo: Establecer el procedimiento a través del cual se llevarán a cabo las compras y/o contrataciones bajo la modalidad de Convenio Marco.
b) Descripción:
La definición de los procedimientos se encuentra en el Procedimiento de “Plan Anual de Compra, Requerimiento y Adquisiciones”, de “la Unidad.”
c) Autorizaciones que se requieren:
• Compras por Convenio Marco inferiores a 1.000 UTM, sin Acuerdo Complementario: ésta autorización queda reflejada en el Orden de Compra respectiva.
- Validación Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Firma Jefe de “la Unidad”.
• Compras por Convenio Marco inferiores a 1.000 UTM, con Acuerdo Complementario: ésta autorización queda reflejada en la Orden de Compra y en la Resolución que aprueba el Acuerdo Complementario respectivo.
o Respecto a la Orden de Compra
- Validación del Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Firma Jefe de “la Unidad”.
o Respecto al Acuerdo Complementario
- Validación del Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Visación Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Visación Área Requirente.
- Visación Jefe Departamento de Presupuesto y Finanzas.
- Visación Jefe Departamento de Asesoría Jurídica.
- Firma Jefe de “la Unidad”.
• Compras por Convenio Marco superiores a 1.000 UTM, denominadas Grandes Compras: ésta autorización queda reflejada en la resolución respectiva.
o Respecto al Acuerdo Complementario
- Validación del Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Visación Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Visación Jefe/Encargado Área Requirente.
- Visación Encargado Departamento de Presupuesto y Finanzas.
- Visación Encargado Departamento de Asesoría Jurídica.
- Firma Jefe de “la Unidad”.
-
d) Documentación que debe contener:
- Formulario de Requerimiento.
- Orden de Compra emitida a través de xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
- Resolución que aprueba acuerdo complementario.
- Acuerdo complementario.
- Documentos de Garantía en caso que corresponda.
o Para las compras por Convenio Marco superiores a 1.000 UTM “Grandes Compras”, debe además
contar con:
- Resolución que aprueba intensión de compra.
- Resolución que designa comisión evaluadora.
- Declaración jurada de conflictos de interés de integrantes de comisión evaluadora.
- Acta de Evaluación.
- Resolución que selecciona al proveedor.
e) Flujos:
i. Compras por Convenio Xxxxx inferiores a 1.000 UTM, sin Acuerdo Complementario.
ii. Compras por Convenio Xxxxx inferiores a 1.000 UTM, con Acuerdo Complementario.
iii. Compras por Convenio Marco superiores a 1.000 UTM, denominadas Grandes Compras.
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⮚ Licitación Pública
a) Objetivo: Establecer el procedimiento a través del cual se llevarán a cabo las compras y/o contrataciones bajo la modalidad de Licitación Pública.
b) Descripción:
La definición de los procedimientos se encuentra en el Procedimiento de “Plan Anual de Compra, Requerimiento y Adquisiciones”, de “la Unidad”.
c) Autorizaciones que se requieren: Las autorizaciones varían según el acto administrativo que se dicte, los participantes de estos actos son:
- Validación del Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Visación Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Visación Jefe/Encargado del Área Requirente.
- Visación Encargado Departamento de Asesoría Jurídica.
- Firma Jefe de “la Unidad”.
d) Documentación que debe contener:
- Formulario de Requerimiento totalmente tramitado, que certifica disponibilidad presupuestaria.
- Resolución que aprueba Bases de Licitación.
- Resolución que designa comisión evaluadora.
- Acta de apertura del proceso licitatorio.
- Declaración Jurada Conflicto de Intereses Integrante Comisión Evaluadora: firmada por los Integrantes de la Comisión Evaluadora.
- Acta de Evaluación: firmada por los Integrantes de la Comisión Evaluadora, los cuales están indicados en las respectivas Bases.
- Resolución de Adjudicación, deserción, re adjudicación y/o revocación.
- Resolución que declara inadmisible oferta(s).
- Resolución que reincorpora oferta(s).
- Contrato, si corresponde: firmado por el representante legal de la empresa y Jefe de “la Unidad”.
- Resolución que aprueba Contrato, si corresponde.
- Orden de Compra.
e) Flujos:
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⮚ Licitación Privada
a) Objetivo: Establecer el procedimiento a través del cual se llevarán a cabo las compras y/o contrataciones bajo la modalidad de Licitación Privada.
b) Descripción:
▪ Procede en los mismos términos que lo descrito en el procedimiento de Licitación Pública, con la consideración que al momento de realizar el llamado en la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, se procederá a invitar a un mínimo de tres posibles proveedores interesados que tengan negocios de naturaleza similar a los que son objeto de la licitación privada.
c) Autorizaciones que se requieren: Los mismos que la Licitación Pública.
d) Documentación que debe contener: Los mismos que la Licitación Pública.
e) Flujos:
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⮚ Trato o Contratación Directa
a) Objetivo: Establecer el procedimiento a través del cual se llevarán a cabo las compras y/o contrataciones bajo la modalidad de Trato Directo.
b) Descripción:
La definición de los procedimientos se encuentra en el Procedimiento de "Plan Anual de Compra, Requerimiento y Adquisiciones”, de “la Unidad”.
c) Autorizaciones que se requieren:
- Validación del Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Visación Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Visación Jefe/Encargado del Área Requirente.
- Visación Encargado Departamento de Asesoría Jurídica.
- Firma Jefe de “la Unidad”.
d) Documentación que debe contener:
- Formulario de Requerimiento totalmente tramitado, que certifica disponibilidad presupuestaria y contiene los anexos necesarios para fundar el Trato Directo.
- Resolución Fundada que autoriza el Trato o Contratación Directa.
- Contrato, si corresponde.
- Resolución que aprueba Contrato, si corresponde.
- Orden de Compra.
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e) Flujo:
8. FORMULACIÓN DE BASES Y TÉRMINOS DE REFERENCIA
Entenderemos como bases de licitación aquel documento aprobado por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos por “la Unidad”, que describen los bienes y servicios a contratar y regulan el proceso de compras y el contrato definitivo. Incluyen las Bases Administrativas y Bases Técnicas.
En el caso de las Bases Administrativas, estás son elaboradas por el Área de Abastecimiento y Contratos, validada por el Área Requirente, Departamento de Presupuesto y Finanzas, y el Departamento de Asesoría Jurídica. Este documento contiene, de manera general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del contrato definitivo, y demás aspectos administrativos del proceso de compras. Respecto a su diseño, éstas se adaptan según las características del bien o servicio a contratar, monto referencial, entre otros.
Las Bases Técnicas, son elaboradas por el Área Requirente y corresponde a un documento técnico que contiene de manera general y/o particular las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a contratar. Este documento debe estar contenido en anexo del “Formulario de Requerimiento”.
Si las Bases corresponden a una contratación por un monto mayor a las 5.000 UTM son enviadas a Contraloría General de la República para el proceso de Toma de Razón.
Entenderemos como Términos de Referencia, al pliego de condiciones que regula el proceso de Trato o Contratación Directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones. Este documento debe estar contenido en anexo del “Formulario de Requerimiento” y son elaboradas por el Área Requirente.
9. CRITERIOS Y MECANISMOS DE EVALUACIÓN
Los criterios de evaluación tienen por objeto seleccionar la mejor oferta o mejores ofertas, de acuerdo a los aspectos técnicos y económicos establecidos en las bases. Estos criterios son elaborados por el Área de Abastecimiento y Contratos y validados por el Área Requirente.
Las Bases de Licitación consideran criterios técnicos y económicos para evaluar de la forma más objetiva posible las ofertas recibidas. Los criterios técnicos y económicos deberán considerar uno o más factores y podrán incorporar, en caso de estimarlo necesario, uno o más subfactores.
Lo anterior con sus respectivas ponderaciones y los mecanismos de asignación de puntajes para cada uno de ellos. El proceso de evaluación está a cargo de una Comisión Evaluadora, designada por el Jefe de “la Unidad”.
El informe final de la Comisión Evaluadora, deberá referirse a las siguientes materias:
1. Los criterios y ponderaciones utilizados en la evaluación de las ofertas.
2. Las ofertas que deben declararse inadmisibles por no cumplir con los requisitos establecidos en las bases, debiéndose especificar los requisitos incumplidos.
3. La proposición de declaración de la licitación como desierta, cuando no se presentaren ofertas, o bien, cuando la comisión evaluadora juzgare que las ofertas presentadas no resultan convenientes a los intereses de la Entidad Licitante.
4. La asignación de puntajes para cada criterio y las fórmulas de cálculo aplicadas para la asignación de dichos puntajes, así como cualquier observación relativa a la forma de aplicar los criterios de evaluación.
5. La proposición de adjudicación, dirigida a la autoridad facultada para adoptar la decisión final.
10. GESTIÓN DE CONTRATOS Y PROVEEDORES
a) Objetivo: Describir las actividades para la gestión de contratos de suministro de bienes muebles y prestación de servicios, que comprende desde el inicio del proceso hasta la recepción conforme del bien o servicio. De igual modo, en los procesos que así lo requieran este proceso incluye además la gestión post entrega (post venta), la evaluación de contratos, el registro y uso de la información generada en cada adquisición para planificar las compras.
b) Descripción: Para mayor descripción remitirse al Procedimiento de “Gestión de Contratos”, de “la Unidad”.
c) Plazo: La gestión de contratos se realiza de manera periódica, dependiendo de la naturaleza de éste, por ejemplo, en los servicios habituales esta evaluación se realiza de manera mensual. Respecto a modificaciones y términos anticipados de contratos, dichos plazos se encuentran establecidos en las bases de licitación correspondientes.
d) Autorizaciones que se requieren:
- Validación del Administrador del Contrato.
- Validación del Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Visación del Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Visación Jefe/Encargado Área Requirente.
- Visación Jefe Departamento de Presupuesto y Finanzas.
- Visación Jefe Departamento de Asesoría Jurídica.
- Firma Jefe de “la Unidad”.
e) Documentación que debe contener:
- Informe del Administrador del Contrato: reajuste de precios, modificación de contrato, renovación de contrato, multa cobro de garantía y término anticipado.
- Resolución que aprueba: reajuste de precios, modificación de contrato, renovación de contrato, aplicación de multa (acepta total o parcialmente descargos), reposición (acepta o rechaza, total o parcialmente), autoriza cobro de garantía y término anticipado.
- Orden de compra.
- Modificación de contrato.
- Renovación de contrato.
- Término anticipado de contrato.
- Ordinario notificación de multa.
- Documento de proveedor que acepta, rechaza o se allana a la aplicación de multa, de reposición de multa.
- Oficio conductor de notificación.
- Garantía de cumplimiento de contrato y/o acuerdo complementario.
Importante: Para mejor entendimiento del presente numeral debe remitirse al Procedimiento de “Gestion
de Contratos” de “la Unidad”.
11. RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
a) Objetivo: Establecer procedimiento que defina las actividades, secuencias y responsabilidades necesarias para la recepción de bienes y servicios, y la elaboración del expediente para pago de facturas y/o boletas de servicios, previo pago al proveedor.
b) Descripción: Para mayor descripción remitirse al Procedimiento de “Elaboración del expediente para pago
de facturas y/o boletas de servicios”, de “la Unidad”.
c) Plazo:
- Plazos para la entrega de productos y/o servicios, definidos en contratos o en bases de licitación.
- Plazos de pago de facturas, definidos en la normativa vigente.
d) Autorizaciones que se requieren:
- Responsable de la Compra.
- Área de Abastecimiento y Contratos
- Área de Contabilidad.
- Profesional del Departamento de Gestión y Operaciones.
Importante: Para mejor entendimiento del presente numeral debe remitirse al Procedimiento de “Elaboración del expediente para pago de facturas y/o boletas de servicios” de “la Unidad”.
12. PROCEDIMIENTOS DE PAGO
a) Objetivo: El presente procedimiento tiene como objetivo describir las responsabilidades y actividades que deben desarrollarse para concretar el pago a proveedores.
b) Descripción: Para mayor descripción remitirse al Procedimiento de “Pago a Proveedores”, de “la Unidad”.
c) Plazo: La realización del pago al proveedor se debe generar en un plazo máximo de 30 días contados desde la recepción de la factura.
d) Autorizaciones que se requieren:
- Firma Recepción Conforme del Responsable de la Compra, Administrador del Contrato o Jefe/Encargado Departamento Requirente.
- Firma de funcionarios autorizados para firmar cheques (Apoderados).
e) Documentación que debe contener:
- Documentación de Compra.
- Documento de Cobro.
- Visación del documento de cobro.
Importante: Para mejor entendimiento del presente numeral debe remitirse al Procedimiento de “Pago a Proveedores” de “la Unidad”.
13. PROCEDIMIENTO PARA LA CUSTODIA, MANTENCIÓN Y VIGENCIA DE LAS GARANTÍAS
a) Objetivo: Definir y formalizar los mecanismos utilizados para la administración de las garantías dentro de “la Unidad” asociados a procesos de contratación pública regulados por la Ley N° 19.886 y su reglamento, asegurando el cumplimiento de la normativa vigente.
b) Descripción: Para mayor descripción remitirse al Procedimiento de “Custodia, Mantención, Vigencia y
Cobro de Documentos en Garantía”, de “la Unidad”.
c) Autorizaciones que se requieren:
- Validación Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos.
- Visación Encargado Área de Tesorería.
- Visación Encargado del Área Abastecimiento y Contratos.
- Visación Encargado Departamento de Presupuesto y Finanzas.
- Visación Encargado Departamento de Presupuesto y Finanzas.
- Firma Jefe de “la Unidad”.
d) Documentación que debe contener:
- Garantías: se pueden otorgar a través de Boletas de Garantía Bancaria, Vale a la Vista, Pólizas de Seguros, Certificado de Fianza o Depósito a Plazo, o cualquier otra forma que asegure el pago de la garantía de manera rápida y efectiva.
- Memorándum para el envío de documento de custodia.
- Formulario tipo para retiro de documentos en custodia.
- Oficio de devolución de documento en garantía.
Importante: Para mejor entendimiento del presente numeral debe remitirse al Procedimiento de “Custodia, Mantención, Vigencia y Cobro de Documentos en Garantía” de “la Unidad”.
14. POLÍTICA DE INVENTARIOS
a) Objetivo: Describir las actividades necesarias para facilitar el control y gestión de los bienes de propiedad de “la Unidad”, a través de su registro y administración en el Sistema de Control de Inventario y Bodega. Considerando las características que permitan su registro, ubicación física, traspasos y bajas que se pueden producir.
b) Descripción: Para mayor descripción remitirse al Procedimiento de “Gestión y Control de Inventario” de “la Unidad”.
c) Plazo:
El Reporte de Toma de Inventario, es de carácter Trimestral el que debe ser recibido en conformidad a lo establecido en este Procedimiento, siendo su recepción dentro de los primeros 5 días hábiles del mes siguiente a la finalización del trimestre o periodo evaluado.
En las revisiones trimestrales, para el caso de los tres primeros reportes, los datos contenidos en éste tendrán un cierre al último día hábil del período o trimestre evaluado. Respecto del cuarto reporte y último trimestre o periodo evaluado, se define como fecha xx xxxxx para la emisión del respectivo informe, el décimo día hábil de la segunda semana del mes de diciembre, y la entrega con una fecha no superior al décimo quinto día hábil de la tercera semana del mes de diciembre.
d) Autorizaciones que se requieren:
- Encargado de Sistema de Control de Inventario y Bodega.
- Responsable de Inventario.
- Visación Encargado Departamento de Informática.
- Visación Encargado Departamento Gestión y Operaciones.
- Visación Jefe Departamento Asesoría Jurídica.
- Firma Jefe de “la Unidad”.
Importante: Para mejor entendimiento del presente numeral debe remitirse al Procedimiento de “Gestión y Control de Inventario” de “la Unidad”.
15. USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
a) Objetivo: Realizar todas las compras de bienes y servicios de “la Unidad”, a través del sistema de información que disponga la DCCP, salvo cuando se trate de los casos establecidos en el artículo 53 del reglamento DS 250 de compras y contratación pública.
Será responsabilidad de “la Unidad”, en particular de los Usuarios de la plataforma, mantener actualizada la información que publican en el sistema de información, así como también, respetar las políticas o condiciones de uso del sistema que establezca la DCCP.
Adicionalmente, “la Unidad” publicará en un espacio destacado de su respectivo portal electrónico la referida información de sus procesos de compras, los cuales contarán con un vínculo al sistema de información, en la forma en que se defina en las políticas y condiciones de uso del sistema de información y contratación electrónica.
Todos los funcionarios del Área de Abastecimiento y Contratos, Administradores de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, abogados del Departamento de Asesoría Jurídica, auditor interno y Jefe de “la Unidad”, deberán contar con la acreditación que entrega la DCCP para los perfiles correspondientes. Para lo anterior, dichos funcionarios deberán rendir y aprobar la prueba de acreditación en las fechas y plazos que fije la DCCP.
16. AUTORIZACIONES QUE SE REQUIEREN PARA LAS DISTINTAS ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA
La descripción de este ítem se encuentra desarrollada en el punto “7. SELECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE
COMPRAS” del presente Manual de Procedimiento de Adquisiciones de “la Unidad”.
17. ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD
2. TÉNGASE presente para todos los efectos
administrativos de la Unidad.
3. NOTIFÍQUESE a todos los departamentos de la
Unidad.
ANÓTESE, COMUNÍQUESE Y ARCHÍVESE.
POR ORDEN DE LA SUBSECRETARIO.
Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Jefe de Unidad
Unidad Administradora de Tribunales Tributarios y Aduaneros
Documento firmado electrónicamente por Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx el 29 xx xxxxx de 2018. Código de verificación: NU7qw65B+sE=
XXX EX GRAL.: Nº 2017-363/
IMPARTE INSTRUCCIONES Y FORMALIZA EL PROCEDIMIENTO DE PLAN ANUAL DE C O M P R A S - R E Q U E R I M I E N T O S Y ADQUISICIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRADORA DE LOS TRIBUNALES TRIBUTARIOS Y ADUANEROS
SUBSECRETARÍA DE HACIENDA
UNIDAD ADMINISTRADORA DE LOS TRIBUNALES TRIBUTARIOS Y ADUANEROS
Santiago, 09 de noviembre de 2017
VISTO: Lo dispuesto en la Ley 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios; Decreto N° 250 de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley 19.886; DFL 1 - 19.653, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; La Ley Nº 20.981, sobre Presupuesto del Sector Público para el año 2017; la Resolución N° 1.299, de 2016, del Ministerio de Hacienda; la Resolución Exenta N° 1.615, de 2009, de la Subsecretaría de Hacienda; Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda; Ley 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma; Políticas y condiciones de uso del Sistema ChileCompra, instrucción que la Dirección de Compras Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal Mercado Público; la Ley 20.322, que Fortalece y Perfecciona la Justicia Tributaria y Aduanera; la Ley 21.039, que Perfecciona la Justicia Tributaria y Aduanera; la Resolución Nº 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República; la Resolución Exenta N° 19, de 2017, que actualiza funciones de Departamentos de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros; las Resoluciones Exentas N°305 y N°309, ambas de 2015, de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
CONSIDERANDO:
1. Que, la Ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios y el Decreto N° 250, que aprueba su Reglamento, establece que los contratos que celebre la Administración del Estado, a título oneroso para el suministro de bienes muebles, y de los servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones, se ajustarán a las normas y principios de esta ley y su reglamento.
2. Que, el artículo 18 de la Ley N° 19.886 señala, que los organismos públicos regidos por esta ley deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación Pública.
3. Que, la Ley N° 20.322 en su Título II crea la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, y que de acuerdo a su artículo 19 establece, se le entrega a dicha Unidad la gestión administrativa de los Tribunales Tributarios y Aduaneros y respecto de ellos tendrá, entre otras, las siguientes funciones: Abastecimiento de bienes y servicios para los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
4. Que, la celebración de contratos a título oneroso por los órganos de la Administración del Estado, entre los cuales se encuentra la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros como organismo funcionalmente desconcentrado de la Subsecretaría de Hacienda, es un tema de gran relevancia e importancia, ya que dichas contrataciones tienen por finalidad, entre otras, adquirir bienes muebles y de contratar los servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones y del buen funcionamiento de los Tribunales Tributarios y Aduaneros del país. En virtud de esto se hace necesario el establecimiento, dentro de la Unidad Administradora, de un procedimiento de tramitación interna en materia de compras públicas.
5. Que, dada las características especiales de la normativa sobre compras públicas, ésta requiere la intervención de distintas áreas o departamentos de la Unidad Administradora, por lo que se requiere una adecuada coordinación entre estos, en relación al contexto, alcance y tiempos involucrados.
6. Que, de acuerdo a la Ley 20.322 se crearon en cada región del país un Tribunal Tributario y Aduanero, a excepción de la Región Metropolitana la cual sirve de asiento a cuatro Tribunales. Lo que ha significado la existencia de diversos canales de solicitudes para el suministro de bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de los Tribunales Tributarios y Aduaneros. Por lo mismo, cobra fuerza la idea de que todas aquellas necesidades tengan el tratamiento adecuado, en conformidad a la ley.
7. Que, en dicho contexto esta Unidad, con el objeto de uniformar y establecer un procedimiento de compras públicas, el cual tiene como objetivo, asegurar la provisión y administración de bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de las funciones de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, ha estimado necesario impartir las siguientes instrucciones.
8. Que, dado la tarea continua de asegurar el proceso de control interno de compra y cumplir con los compromisos de auditoría, se hace necesario analizar los efectos en dicho procedimiento, producto de la incorporación del sistema de gestión documental (SGD) y la actualización del proceso de recepción de bienes y/o servicios.
9. Que, la entrada en vigencia de este procedimiento, será a contar del 01 de enero de 2018.
RESUELVO:
1. DÉJESE sin efecto la Resolución Exenta N°583, de 2016, que imparte instrucciones y formaliza el procedimiento de compras públicas de la Unidad Administradora.
2. APRUÉBASE el siguiente procedimiento de “Plan Anual de Compras, Requerimientos y Adquisiciones”, en el marco de la Ley N° 19.886 y su Reglamento, para la provisión y administración de bienes y servicios necesarios, para el cumplimiento de las funciones de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros:
PROCEDIMIENTO DE PLAN ANUAL DE COMPRAS, REQUERIMIENTOS Y ADQUISICIONES
TABLA DE CONTENIDOS
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5
6.1 Generación del Plan Anual de Compras 5
6.2 Procedimiento de Autorización de Solicitud de Compra 6
Diagrama de Flujo del Proceso 6
Descripción Narrativa del Procedimiento de Autorización de Solicitud de Compra 7
6.3 Procedimiento de Tramitación y Autorización del Formulario de Requerimiento 8
Diagrama de Flujo del Proceso 8
6.4 Procedimiento de Xxxxxxx y Contrataciones 11
Diagrama de Flujo del Proceso 11
Descripción Narrativa del Procedimiento de Compras y Contrataciones 11
Anexo N°1: Indicador del Desempeño 20
Anexo N°2: Formulario de Solicitud de Compra 20
Anexo N°3: Formulario de Requerimiento 21
1. OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento, es describir las distintas actividades, secuencias y responsabilidades que comprenden el proceso de Plan Anual de Compras, Requerimientos y Adquisiciones, a través del cual se obtiene la provisión de bienes y la contratación de los servicios necesarios para el cumplimiento de las funciones de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, en adelante “la Unidad”.
2. ALCANCE
Este proceso contempla desde la elaboración del Plan Anual de Compras, la gestión del requerimiento y la adquisición de bienes y/o servicios a través de las distintas modalidades de compras definidas en este procedimiento, y que permiten abastecer a “la Unidad” de los recursos necesarios para el cumplimiento de sus funciones definidas por ley.
3. REFERENCIAS
a) Ley N° 20.332, que Fortalece y Perfecciona la Justicia Tributaria y Aduanera.
b) Ley N° 21.039, que Perfecciona la Justicia Tributaria y Aduanera.
c) Ley N° 19.886, de base Sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestaciones de Servicios
d) Decreto N° 250 de 2004, del Ministerio de hacienda, que aprueba el reglamento de la Ley 19.886.
e) Ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado.
f) Ley N° 27.730, que regula el lobby y las gestiones que representen intereses particulares antes las autoridades y funcionarios.
g) Resolución 1.600 de la Contraloría General de la República, la cual fija normas sobre la exención del trámite de toma de razón.
4. RESPONSABILIDADES
• Jefe(a) de la Unidad: Autoridad responsable de los procesos de adquisición y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando máxima eficiencia y transparencia, en las decisiones adoptadas en los procesos de compra y la pertinencia de ésta.
• Jefe(a) Departamento de Asesoría Jurídica: Responsable de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos administrativos de “la Unidad”, de revisar y visar las Bases, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras, prestar asesoría al Área de Abastecimiento y Contratos en materias jurídicas y orientar a las unidades requirentes respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la administración.
• Encargado(a) Departamento de Presupuesto y Finanzas: Responsable de entregar las directrices y disponer los recursos necesarios para cumplir con la Ley 19.886 y su Reglamento. Además, gestionar el compromiso presupuestario de las órdenes de compra (OC), contratos y los pagos relacionados con los procesos de compras.
• Jefe(a)/Encargado(a) del Departamento Requirente: Funcionario(a) responsable de visar técnica y económicamente el “Formulario de Requerimiento”. Quien podrá observar, rechazar y/o aprobar el requerimiento solicitado. Además, de visar los actos administrativos que correspondan.
Es responsabilidad del Jefe(a)/Encargado(a) del Departamento Requirente, programar sus compras y hacer llegar las solicitudes en forma oportuna.
• Profesional del Departamento de Presupuestos y Finanzas: Funcionario(a) responsable de validar y/o modificar las cuentas presupuestarias, revisando si hay disponibilidad presupuestaria, para informar al Encargado(a) del Departamento de Presupuesto y Finanzas.
• Área de Abastecimiento y Contratos: Encargada de coordinar la gestión de abastecimiento de “la Unidad”. Debe aplicar la normativa vigente de compras públicas, el presente procedimiento y toda otra normativa relacionada.
Bajo su responsabilidad se encuentra la provisión efectiva de bienes y servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones de “la Unidad”. Para estos efectos, ejecuta tareas tales como:
− Apoyar en la definición del requerimiento.
− Creación de licitaciones en la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
− Apoyar la creación de órdenes de compra en la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
− Gestionar y validar visación de resoluciones de compras.
− Gestionar visación de recepción de bienes y servicios contratados como insumos para el proceso de pagos de los respectivos documentos de cobranza.
− Informe de compras excluidas del sistema electrónico de compras públicas, de acuerdo x Xxx de Transparencia.
− Análisis y evaluación de indicadores de desempeño.
− Seguimiento de ejecución del Plan Anual de Xxxxxxx, en adelante “PAC”.
• Responsable de la Compra: Funcionarios de “la Unidad”, quienes detectan una necesidad de compra de un bien y/o servicio. Para efectos de este procedimiento, su responsabilidad específica está relacionada con la emisión del “Formulario de Requerimiento” a través del SGD o en su defecto el sistema que disponga “la Unidad”, adjuntando toda la información necesaria según la naturaleza del requerimiento y su modalidad de compra.
• Usuario: Son aquellos funcionarios de “la Unidad” y/o de los Tribunales Tributarios y Aduaneros en adelante “TTA”, que requieren de un bien y/o servicio para la correcta ejecución de sus labores, para ello utilizarán el “Formulario de Solicitud de Compra” (Anexo N°2), el cual deberá ser derivado y validado por el Responsable de la Compra, de acuerdo a lo definido en este procedimiento.
• Comisión de Evaluación: Grupo de al menos tres funcionarios públicos internos o externos de “la Unidad”, quienes podrán integrar esta comisión personas ajenas a la administración y siempre en un número inferior a los funcionarios públicos que la integran, excepcionalmente y de manera fundada. Todos ellos convocados a evaluar las ofertas recibidas y aplicando los criterios de evaluación indicados en las Bases de Licitación. Su creación será necesaria cuando se realice una licitación, sea ésta pública o privada. La comisión evaluadora podrá solicitar apoyo técnico externo para respaldar la decisión y cuyos informes deben ser considerados al momento de la toma de decisiones.
5. DEFINICIONES
• Formulario de Solicitud de Compra: Documento mediante el cual se especifica la necesidad de adquisición y/o contratación de un bien y/o servicio, el cual será confeccionado por el Usuario y derivado al Responsable de la Compra, para su análisis, evaluación de pertinencia y posterior autorización (formato en Anexo N°2).
• Formulario de Requerimiento: Documento donde se materializan las solicitudes que tengan por finalidad la adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios, tanto para los Tribunales Tributarios y Aduaneros como para “la Unidad” (Formato en Anexo N°3).
• Plan Anual de Compras: El Plan Anual de Compras, en adelante, “PAC”, tiene como objetivo programar las adquisiciones y contrataciones que se realicen durante un período determinado para “la Unidad”. El cual, contendrá una lista de los bienes y servicios más relevantes que se contratarán durante el año y su valor estimado.
• Bases Administrativas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen, de manera general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, cláusulas del contrato definitivo, y demás aspectos administrativos del proceso de compra.
• Bases Técnicas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen de manera general y/o particular las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a contratar.
• Certificado de Inscripción en el registro de proveedores: Documento emitido por la Dirección de Compras y Contratación Pública, que acredita que una determinada persona natural o jurídica se encuentra inscrita en el Registro de Proveedores o en alguna de sus categorías.
• Contrato de Suministro de Bienes Muebles: Aquel que tiene por objeto la compra o el arrendamiento, incluso con opción de compra, de productos o bienes. Un contrato será considerado igualmente de suministro si el valor del servicio que pudiere contener es inferior al cincuenta por ciento (50%) del valor total o estimado del contrato.
• Contrato de Prestación de Servicios: Aquél mediante el cual “la Unidad”, encomienda a una persona natural o jurídica la ejecución de tareas, actividades o la elaboración de productos intangibles. Un contrato será considerado igualmente de servicios cuando el valor de los bienes que pudiese contener sean inferiores al cincuenta por ciento (50%) del valor total o estimado del contrato.
• Cotización: Requerimiento de información respecto de precios, especificaciones y detalles del bien o servicio a contratar.
• Documentos administrativos: Para efectos del reglamento de compras públicas, se entiende por documentos administrativos las certificaciones, antecedentes y en general aquellos documentos que dan cuenta de la existencia legal y situación económica y financiera de los oferentes y aquellos que los habilitan para desarrollar actividades económicas reguladas y para contratar con el Estado.
• Xxxxxxxx Xxxxx: Es un proceso de contratación realizado por la Dirección de Compras y Contratación Pública, para procurar la adquisición directa de bienes de uso y/o servicios, en forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio.
• Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual “la Unidad” realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases establecidas, formulen propuestas, entre las cuales se seleccionará y aceptará la más conveniente.
• Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual “la Unidad” invita a determinadas personas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.
• Trato Directo o Contratación Directa: Procedimiento de contratación, que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la licitación o propuesta pública y para la privada.
• Sistema de Gestión Documental (SGD): Corresponde al sistema que provee “la Unidad” para la
tramitación y registro de documentos.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1 Generación del Plan Anual de Compras
• Elaboración del Plan Anual de Xxxxxxx
En el marco del proceso de formulación presupuestaria, los Jefes/Encargados de los Departamentos Requirentes deberán programar todas las compras de bienes y servicios que podrán ser realizadas durante el año siguiente, confeccionando anualmente la programación y presupuesto de dichas compras, junto con los plazos y fechas de ejecución. Para esto, deberá considerar:
• Los requerimientos o bienes de consumo históricos y los nuevos proyectos en detalle, de acuerdo a la planificación estratégica, el presupuesto anual y los programas institucionales.
• La modalidad de compra a utilizar: convenio marco, licitación pública, licitación privada y trato directo, y los plazos asociados a cada adquisición para asegurar la provisión del bien o servicio en tiempo adecuado.
La generación del “PAC”, se realizará durante el último trimestre de cada año, por el Área de Abastecimiento y Contratos, la que generará y consolidará la información necesaria y aportada por los Jefes/Encargados de los Departamentos Requirentes, elaborando un programa que posteriormente será presentado al Jefe(a) de “la Unidad” para su observación y aprobación.
Una vez aprobada la Ley de Presupuesto y de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria que en éste se defina, se ajustará el “PAC” cuando sea necesario, para posteriormente ser publicado en la plataforma de compras públicas xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, con la resolución respectiva
Las modificaciones y actualizaciones al “PAC”, podrán ser realizadas cuando “la Unidad” considere que es necesario, y se adecuará a lo informado por la Dirección de Compras y Contratación Pública, en relación a la forma y plazos de éstas.
• Ejecución del Plan Anual de Compras
Para una correcta ejecución del “PAC”, los Jefes/Encargados de los Departamentos Requirentes, a través del Área
de Abastecimiento y Contratos, deberán:
• Controlar que toda la adquisición incluida en “PAC” sea realizada oportunamente, de acuerdo a la planificación.
• Realizar todas las coordinaciones necesarias para cumplir con las compras y contrataciones programadas.
Para la ejecución de cada compra, se deberá operar según lo indicado en el punto 6.4 “Procedimiento de Xxxxxxx y Contrataciones”.
• Seguimiento del Plan Anual de Compras
Mensualmente, el Área de Abastecimiento y Contratos revisará la ejecución del “PAC”, informará las desviaciones a los Jefes/Encargados de los Departamentos Requirentes y efectuará un recordatorio respecto de las compras programadas para el mes siguiente.
6.2 Procedimiento de Autorización de Solicitud de Compra
Descripción Narrativa del Procedimiento de Autorización de Solicitud de Compra
El Proceso comienza cuando un Usuario solicita la adquisición de un bien y/o servicio para la correcta ejecución de sus labores.
Consecutivamente se deberá formalizar la solicitud de compra a través del “Formulario de Solicitud de Compra” (Anexo N°2) y enviarlo a través de correo electrónico, dirigido al Responsable de la Compra, definiendo el bien y/o servicio según estándares establecidos previamente, adjuntando toda la información necesaria que permita su correcta evaluación.
El Responsable de la Compra, recepcionará, recopilará y preparará los antecedentes y evaluará la pertinencia de la necesidad de adquirir el bien y/o servicio solicitado. En los casos en que los antecedentes aportados no sean suficientes, el Responsable de la Compra, deberá comunicarse con el Usuario para aclarar los antecedentes.
El Responsable de la Compra verificará que la solicitud se ajuste al “PAC”, de ser así, se iniciará la tramitación y autorización del formulario de requerimiento, de acuerdo a lo definido en el punto 6.3 “Procedimiento de Tramitación y Autorización del Formulario de Requerimiento” del presente procedimiento.
En caso contrario, se considera una adquisición “fuera del PAC” y el Responsable de la Compra, deberá remitir los antecedentes de la necesidad de compra al Jefe/Encargado del Departamento Requirente, quien analizará y evaluará los antecedentes recibidos, pudiendo aprobar o rechazar la solicitud de compra.
Según lo anterior, en caso de aprobación por el Jefe/Encargado del Departamento Requirente, éste derivará la solicitud de compra al Encargado del Departamento de Presupuesto y Finanzas, quién podrá aprobar o rechazar la solicitud, teniendo en consideración la disponibilidad presupuestaria.
Una vez que el Responsable de la Compra recibe la autorización por parte del Jefe/Encargado del Departamento Requirente, el Responsable de la Compra iniciará la tramitación y autorización del “Formulario de Requerimiento” (Anexo N°3), de acuerdo a lo definido en el punto 6.3 “Procedimiento de Tramitación y Autorización del Formulario de Requerimiento” del presente procedimiento.
6.3 Procedimiento de Tramitación y Autorización del Formulario de Requerimiento
SGD/Manual
SGD/Manual
El procedimiento se inicia a través de una compra que se encuentra definida en el “PAC” o bien por la autorización de una necesidad de compra de un bien y/o servicio que no se encuentra definido en el “PAC”, de acuerdo a lo señalado en el punto 6.2 “Procedimiento de Autorización de Solicitud de Compra” del presente procedimiento y finaliza con la total tramitación del respectivo “Formulario de Requerimiento”, en adelante “el Formulario”.
El Responsable de Compra, realizará la tramitación de las solicitudes aprobadas según lo señalado en el punto anterior, las cuales se materializarán a través de un formulario denominado “el Formulario” (Anexo N°3).
Es responsabilidad de los Jefes/Encargados de los Departamentos Requirentes, programar sus compras y hacer llegar las solicitudes oportunamente.
Este “Formulario” se gestionará a través del SGD o en su defecto el sistema que disponga “la Unidad” y
contemplará la siguiente información:
• Objetivo y/o justificación de la compra: el Responsable de la Compra deberá señalar claramente el objetivo de adquirir un bien y/o servicio determinado.
• Especificaciones técnicas del requerimiento: el Responsable de la Compra deberá especificar detalladamente el bien y/o servicio requerido, de manera de ser identificable ante una serie de bienes/servicios similares (se deben ajustar a los estándares previamente establecidos). En caso que corresponda deberá adjuntar: cotizaciones, términos de referencia, bases técnicas, antecedentes legales, entre otros.
• Monto bruto, moneda y % variación: el Responsable de la Compra deberá indicar el monto con impuestos incluidos del total de su compra, señalando, además, el tipo de moneda y el porcentaje de variación.
• ID “PAC”: el Responsable de la Compra deberá indicar si su proceso de compra está considerado en el “PAC” o fuera de éste. De estar considerado en el “PAC” deberá señalar el ID del “PAC” correspondiente, junto con el ítem asociado, el cual deberá estar descrito en el campo de observaciones de “el Formulario”.
• Tipo de adquisición: el Responsable de la Compra deberá definir el procedimiento de compra que se ejecutará para la adquisición del bien y/o servicio requerido, el cuál será ratificado por el Área de Abastecimiento y Contratos, de acuerdo a los argumentos que presente el Responsable de la Compra y la normativa vigente.
• Observaciones: el Responsable de la Compra podrá complementar “el Formulario” con información que considere relevante para el proceso de compra, como, por ejemplo, ID de convenio marco, ítem asociado al ID del “PAC”, fundamentación legal del Trato directo, etc.
• Imputación presupuestaria: el Responsable de la Compra deberá indicar la imputación presupuestaria correspondiente y su distribución asociada.
• Además, se deberá señalar las compras asociadas a fungibles, bienes muebles, sistemas informáticos, programas informáticos y licencias computacionales, cuando corresponda. Respecto de los programas informáticos y licencias computacionales, deberá señalar si corresponden a una suscripción y/o mantención.
Mediante el SGD o en su defecto el sistema que disponga “la Unidad”, el Responsable de la Compra, derivará “el Formulario” al Jefe/Encargado del Departamento Requirente, quien podrá aprobar, rechazar o solicitar una modificación. En caso de solicitar modificación, se informará al Responsable de Compra para que realice las modificaciones en “el Formulario”. En caso de rechazar el requerimiento, éste quedará en estado “rechazado”.
Los “Formularios de Requerimientos” elaborados y tramitados por los Responsables de la Compra en los Tribunales (Administradores), serán revisados por un Profesional del Departamento de Gestión y Operaciones asignado para tales efectos, quien podrá observar y validar “el Formulario”. En caso de observación, el Responsable de la Compra en los Tribunales deberá subsanar dicha observación en “el Formulario” para que continúe el flujo de visación y aprobación por parte los Jefes/Encargados de los respectivos Departamentos.
Luego que, el Jefe/Encargado del Departamento Requirente apruebe “el Formulario”, éste será derivado al Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos, quien podrá revisar, aprobar, solicitar modificación o rechazar “el Formulario”. En este caso de solicitar modificaciones, se informará al Responsable de la Compra para que realice las modificaciones en “el Formulario”. En caso de rechazo de “el Formulario”, éste quedará en estado “rechazado”.
Cuando el Encargado del Departamento de Abastecimiento y Contratos apruebe “el Formulario”, éste será
derivado al Profesional del Departamento de Presupuesto y Finanzas, quien podrá validar y/o modificar las cuentas
presupuestarias, revisando si hay disponibilidad presupuestaria para informar al Encargado del Departamento de Presupuesto y Finanzas.
Luego que, el Profesional del Departamento de Presupuesto y Finanzas valide “el Formulario”, éste será derivado al Encargado del Departamento de Presupuesto y Finanzas, quien podrá aprobar, solicitar modificación o rechazar “el Formulario”. En caso de solicitar modificaciones, se informará al Responsable de la Compra para que realice las modificaciones en “el Formulario”. En caso de rechazo de “el Formulario”, éste quedara en estado “rechazado”.
Una vez que el Encargado del Departamento de Presupuesto y Finanzas apruebe “el Formulario”, éste será derivado al Jefe(a) de “la Unidad”, quien podrá aprobar, solicitar modificación o rechazar “el Formulario”. En caso de solicitar modificaciones, se informará al Responsable de la Compra para que realice las modificaciones en “el Formulario”. En caso de rechazar “el Formulario”, éste quedará en estado “rechazado”.
Luego que “el Formulario” sea aprobado por el Jefe(a) de “la Unidad”, se le informará al Área de Abastecimiento y Contratos, y al Responsable de la Compra, para así dar inicio al proceso de compra. Cabe señalar que, “el Formulario” indica y certifica que cuenta con disponibilidad presupuestaría para realizar el proceso de compra señalado en éste.
Es responsabilidad del Responsable de la Compra programar sus compras y hacer llegar las solicitudes oportunamente.
Durante la tramitación y autorización de “el Formulario”, los participantes podrán validar - aprobar “el Formulario” incorporando observaciones, las cuales serán de responsabilidad del Responsable de la Compra tener en consideración, para que la tramitación y el proceso de compra lleguen a buen término.
• Requerimientos de Compra de Pasajes Aéreos
En el caso de compra de pasajes aéreos, no será necesaria la total tramitación de “el Formulario”, por cuanto el
proceso de reserva de pasajes contempla tiempos límites para su adquisición.
En este caso, el proceso se inicia cuando el Jefe/Encargado del Departamento Requirente acepta y genera el visto bueno para realizar la compra de pasajes. En caso de ser un viaje producto de una capacitación, debe estar validado por la Encargada del Departamento de Gestión de Personas.
Posteriormente el Responsable de la Compra deberá enviar al Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos, la reserva del pasaje junto con la “Solicitud de autorización de Cometido Funcionario”, la cual deberá ser tramitada de acuerdo a lo definido en el “Procedimiento para el tratamiento de las solicitudes de cometidos nacionales de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, y de la Unidad Administradora”.
• Requerimientos del Servicio de Bienestar de los Tribunales Tributarios y Aduaneros
Los requerimientos del Servicio de Bienestar de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, dado su naturaleza, no cuentan en su proceso de tramitación con la participación del Profesional del Departamento de presupuesto y Finanzas y del Encargado del Departamento de Presupuesto y Finanzas.
6.4 Procedimiento de Xxxxxxx y Contrataciones
Descripción Narrativa del Procedimiento de Compras y Contrataciones
Una vez que el Jefe(a) de “la Unidad” aprueba “el Formulario”, el Área de Abastecimiento y Contratos, verifica el tipo de compra, y de acuerdo al proceso de compra, gestiona la adquisición del bien y/o servicio.
Los procesos de compra, son:
1) Xxxxxxxx Xxxxx.
2) Licitación Pública.
3) Licitación Privada.
4) Trato Directo.
6.4.2.1 Xxxxxxxx Xxxxx
Es un procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras Públicas para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios, en forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio. Este procedimiento de compra lo dividiremos en:
i. Convenio Marco inferior a 1.000 UTM, sin Acuerdo Complementario.
ii. Convenio Marco inferior a 1.000 UTM, con Acuerdo Complementario.
iii. Convenio Marco superior a 1.000 UTM, denominadas grandes compras.
i. Convenio Marco inferior a 1.000 UTM, sin Acuerdo Complementario.
• Tramitación de la Orden de Compra
Una vez recibido “el Formulario” totalmente tramitado, el Responsable de la Compra seleccionará el producto o servicio más conveniente del catálogo que ofrece Convenio Xxxxx, cumpliendo con las características señaladas en “el Formulario”. Posteriormente creará la Orden de Compra (OC), en la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, la cual quedará en estado “Enviada a Autorizar”. En caso que sea necesario, la creación de la OC podrá ser realizada por un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos.
El Responsable de la Compra deberá adjuntar a la OC, “el Formulario” totalmente tramitado, además señalar en el campo de observaciones de la OC, el número de “el Formulario” y el ID del “PAC” correspondiente.
El Responsable de la Compra comunicará al Encargado(a) de Abastecimiento y Contratos la creación de la “OC”,
quién gestionará su autorización.
• Validación y autorización de la Orden de Compra
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, revisará la “OC” según lo especificado en “el Formulario” y remitirá a través del SGD o en su defecto el sistema que disponga “la Unidad”, los antecedentes al Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos para su revisión y validación. Considerando como destinatarios de este proceso, al Responsable de la Compra, al Área de Abastecimiento y Contratos y al Área de Contabilidad. Una vez que el Encargado(a) del Área de Abastecimiento y Contratos valide la “OC”, solicitará la autorización de ésta al Jefe(a) de “la Unidad”.
El Jefe(a) de “la Unidad”, revisará, validará y/o rechazará la “OC”. En el caso que el Jefe(a) de “la Unidad” valide la “OC”, el Encargado(a) del Área de Abastecimiento y Contratos, autorizará la “OC” en la plataforma xx Xxxxxxx Público xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, y enviará la “OC” al proveedor. Posteriormente, comunicará al Responsable de la Compra y al Área de Abastecimiento y Contratos, el estado de la misma.
Finalmente, el Responsable de la Compra, se comunicará con el proveedor para gestionar la aceptación de la “OC”.
ii. Convenio Marco inferior a 1.000 UTM, con Acuerdo Complementario.
Una vez recibido “el Formulario” totalmente tramitado, el Área de Abastecimiento y Contratos procederá a elaborar una propuesta de Acuerdo Complementario, según las características técnicas indicadas en “el Formulario” y las bases de licitación del Convenio Marco respectivo.
Dicho acuerdo complementario será suscrito entre las partes, en el cual se podrá consignar la/s garantía/s de fiel cumplimiento, cuyo monto será según lo establecido en las bases de licitación del Convenio Marco respectivo y el Artículo 68 del Reglamento de la Ley de Compras N° 19.886.
De igual modo, el Acuerdo Complementario podrá especificar condiciones particulares de la adquisición, tales como, oportunidad y forma de entrega, precio y forma de pago, características específicas del bien y/o servicio, vigencia, entre otros.
Tales condiciones particulares, no podrán apartarse de los aspectos regulados por las bases de licitación del Convenio Marco respectivo.
Para la firma del Acuerdo Complementario, “la Unidad” deberá solicitar al proveedor una declaración jurada simple que acredite que no se encuentra en ninguna de las inhabilidades contempladas en los incisos 1° y 6° del Artículo 4° de la Ley N°19.886. Adicionalmente, en dicho documento se deberá tener presente lo dispuesto en la Ley N° 20.393, que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos xx xxxxxx de activos, financiamiento del terrorismo y delitos de cohecho que indica; y otras normativas vigentes en este ámbito, dicho documento debe venir anexo “al Formulario”.
La propuesta de acuerdo complementario, deberá contar con el visto bueno del Encargado(a) del Área de Abastecimiento y Contratos, Jefe/Encargado del Departamento Requirente y del Jefe(a) del Departamento de Asesoría Jurídica o quién lo reemplace, cuando corresponda.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, enviará una propuesta del acuerdo complementario para la revisión y firma del proveedor.
El Área de Abastecimiento y Contratos, realizará la recepción del Acuerdo Complementario firmado junto con la recepción de la garantía de fiel cumplimiento, si corresponde. Una vez validado el acuerdo complementario, éste será remitido a visación del Jefe(a) de Departamento de Asesoría Jurídica o quién lo reemplace, para luego enviarlo a la firma del Jefe(a) de “la Unidad”. En el caso de la garantía de fiel cumplimiento, ésta se ajustará al “Procedimiento de custodia, mantención, vigencia y cobro de documentos en garantía emitidos por terceros a favor de ‘la Unidad’”.
Una vez firmado el acuerdo complementario por ambas partes, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos elaborará la Resolución que aprueba este documento, y lo ingresará al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de éste.
Con la Resolución que aprueba el acuerdo complementario, totalmente tramitada, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, enviará la “OC” correspondiente mediante la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, adjuntado “el Formulario”, el acuerdo complementario, y la Resolución que lo aprueba.
Posteriormente, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, comunicará al Responsable de la Compra, al Área de Abastecimiento y Contratos, y al Área de Contabilidad, el envío de la “OC” al proveedor, y remitirá copia del acuerdo complementario al proveedor.
Finalmente, el Responsable de la Compra se comunicará con el proveedor para gestionar la aceptación de la “OC”.
iii. Convenio Marco superior a 1.000 UTM, denominadas grandes compras.
• Emisión y tramitación de Resolución de Intención de Compra
Esta etapa se iniciará con la recepción de “el Formulario” totalmente tramitado y su correspondiente
documentación anexa.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos procederá a la elaboración de la Resolución de intención de compra, la cual se ingresa al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de ésta.
• Designación de Comisión Evaluadora
Esta etapa se iniciará una vez aprobada la Resolución de Intención de Compra, aquí se definirá la comisión que evaluará las ofertas que se reciban. Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos procederá a la elaboración de la Resolución de designación de los integrantes de la comisión evaluadora, la cual se ingresa al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de ésta.
Una vez tramitada la Resolución de designación de los integrantes de la comisión evaluadora, ésta será publicada en la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, y además será informada por un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, al Administrador(a) Plataforma Ley del Lobby para su publicación.
• Preguntas y respuestas
Una vez que se ha publicado la Resolución de intención de compra en la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, el Área de Abastecimiento y Contratos recibirá las consultas realizadas por los proveedores, en la forma y plazos establecidos en esta Resolución. Derivará las consultas técnicas al Responsable de la Compra y reunirá los antecedentes necesarios para responder las consultas administrativas. Luego de ello, confeccionará las respuestas e informará a los proveedores.
• Recepción de ofertas
Cumplido el plazo estipulado en la Resolución de Intención de Compra, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos procederá a informar las ofertas recibidas a los integrantes de la comisión evaluadora y junto con ello gestionará la firma de declaración jurada de conflicto de intereses. En caso que un integrante de la comisión
evaluadora señale su derecho a abstención, ésta debe ser informada a su jefatura directa para la designación de un integrante que lo reemplace, lo cual será formalizado mediante una Resolución.
• Evaluación y selección de oferta
La comisión evaluadora podrá solicitar aclaraciones a las ofertas si correspondiere.
Con las ofertas recibidas y la información adicional que se haya solicitado, la comisión evaluadora analizará los antecedentes, procediendo a confeccionar un cuadro comparativo según los criterios definidos y elaborando un informe de evaluación con sus recomendaciones.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos procederá a la elaboración de la Resolución de selección de gran compra, la cual ingresará al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de ésta, adjuntando el informe de evaluación generado por la comisión evaluadora.
• Emisión y tramitación de la Resolución que aprueba el acuerdo complementario
Una vez seleccionado el oferente, el Área de Abastecimiento y Contratos procederá a elaborar la propuesta del acuerdo complementario, según las características técnicas señaladas en la oferta del proveedor, la Resolución de intención de compra y las bases de licitación del Convenio Marco respectivo.
Dicho acuerdo complementario será suscrito entre las partes, en el cual se podrá consignar la/s garantía/s de fiel cumplimiento, cuyo monto será según lo establecido en las bases de licitación del Convenio Marco respectivo y el Artículo 68 del Reglamento de la Ley de Compras N° 19.886. De igual modo, el Acuerdo Complementario podrá especificar condiciones particulares de la adquisición, tales como, oportunidad y forma de entrega, precio y forma de pago, características específicas del bien y /o servicio, vigencia, entre otros.
Tales condiciones particulares, no podrán apartarse de los aspectos regulados por las bases de licitación del Convenio Marco respectivo.
Para la firma del acuerdo complementario, “la Unidad”, deberá solicitar al proveedor una declaración jurada simple que acredite que no se encuentra en ninguna de las inhabilidades contempladas en los incisos 1° y 6° del Artículo 4° de la Ley N° 19.886. Adicionalmente, en dicho documento se deberá tener presente lo dispuesto en la Ley N° 20.393, que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos xx xxxxxx de activos, financiamiento del terrorismo y delitos de cohecho que indica y otras normativas vigentes en este ámbito.
La propuesta del acuerdo complementario, deberá contar con el visto bueno del Encargado(a) del Área de Abastecimiento y Contratos, del Jefe/Encargado del Departamento Requirente y del Jefe(a) de Departamento de Asesoría Jurídica o quién lo reemplace, cuando corresponda.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, enviará una propuesta del Acuerdo Complementario para la revisión y firma del proveedor.
El Área de Abastecimiento y Contratos, realizará la recepción del acuerdo complementario firmado junto con la recepción de la garantía de fiel cumplimiento, si corresponde. Validado el acuerdo complementario, éste será remitido a visación del Jefe(a) de Departamento de Asesoría Jurídica o quién lo reemplace, para luego enviarlo a la firma de Jefe(a) de “la Unidad”. En el caso de existir una garantía de fiel cumplimiento, ésta se ajustará al procedimiento de “Custodia, mantención, vigencia y cobro de documentos en garantía emitidos por terceros a favor de ‘la Unidad’”.
Una vez firmado el Acuerdo Complementario, por ambas partes, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos elaborará la Resolución que aprueba este documento, la cual será ingresada al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de éste.
Con la Resolución que aprueba el acuerdo complementario, totalmente tramitada, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, adjuntará los documentos a la “OC” correspondiente mediante la Plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, estos son: “el Formulario”, el acuerdo complementario y la Resolución que lo aprueba.
Posteriormente, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, comunicará al usuario requirente, al Área de Abastecimiento y Contratos, y al Área de Contabilidad, el envío de la “OC” al proveedor, y remitirá copia del acuerdo complementario al proveedor.
Finalmente, el Responsable de la Compra se comunicará con el proveedor para gestionar la aceptación de la “OC”.
• Observaciones respecto del proceso de compra a través de ChileCompra Express
En caso que el Responsable de la Compra, considerando todos los costos y beneficios asociados a la compra o contratación del producto o servicio motivo del requerimiento, identifique condiciones objetivas, demostrables y substanciales, que configuren una oferta más ventajosa que la existente en el catálogo electrónico de ChileCompra Express para el producto o servicio en cuestión, deberá informar esta situación a la Dirección ChileCompra, según la Ley N° 19.886 y su Reglamento, y las funcionalidades que permite xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
Para estos efectos el Responsable de la Compra generará un informe con los antecedentes correspondientes, el cual remitirá al Área de Abastecimiento y Contrato, quien revisará su pertinencia y en caso de ser necesario podrá ser validado con el Departamento de Asesoría Jurídica. Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos elaborará el oficio que indica la condición más ventajosa, la cual ingresará al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de éste. Dicho documento será remitido al Director(a) de la Dirección de Compras y Contratación Pública.
En caso de requerirlo, el Área de Abastecimiento y Contratos podrá recurrir a la licitación pública o en su defecto a alguno de los procedimientos de excepción que la Ley de Compras establece.
En el caso de compra de pasajes aéreos, la aceptación de la “OC” es automática en la plataforma, una vez generada la compra de la reserva. Posterior a ello, el Área de Abastecimiento y Contrato, ingresará la “OC” al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para validación, visación y firma de éste.
En el caso de aquellos Convenios Marco inferiores a 1.000 UTM, con acuerdo complementario, en los cuales no es posible precisar el monto final de la orden de compra, ésta será generada de forma previa a la firma del acuerdo complementario.
En caso que “la Unidad” participe de un proceso de compra conjunta de bienes y servicios en proceso de gran
compra de Convenio Xxxxx, ésta será realizada según los mecanismos que disponga y acuerden las partes.
6.4.2.2 Licitación Pública
• Llamado a Licitación Pública
Esta etapa se iniciará con la recepción de “el Formulario” totalmente tramitado y su correspondiente
documentación anexa.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, procederá a la elaboración de la Resolución que aprueba el llamado a licitación, la ingresará al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de éste.
Tramitada totalmente la Resolución que aprueba el llamado a licitación, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos la publicará en la Plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, informando al Área de Abastecimiento y Contratos, y al Responsable de la Compra.
• Designación de la Comisión Evaluadora
Esta etapa se iniciará una vez aprobada la Resolución que aprueba el llamado a licitación, la cual define la comisión que evaluará las ofertas que se reciban. Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos procederá a la elaboración de la Resolución de designación de los integrantes de la comisión evaluadora, e ingresará al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de éste.
Una vez se encuentre totalmente tramitada la Resolución de designación de los integrantes de la comisión evaluadora, ésta será publicada en la Plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, y además será informada por un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos al administrador(a) de la Plataforma Ley del Lobby para su publicación.
• Preguntas y respuestas
La Resolución que aprueba el llamado a licitación establecerá el plazo en el cual los proveedores podrán formular
preguntas, y en los que “la Unidad” deberá ingresar las respuestas correspondientes.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos derivará las consultas técnicas al Responsable de la Compra y reunirá los antecedentes necesarios para responder a las consultas administrativas. Confeccionará las respuestas e informará a los proveedores.
Todo lo anterior, se debe realizar a través de la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
• Apertura del proceso licitatorio
Cumplido el plazo estipulado en la Resolución que aprueba el llamado a licitación, funcionarios de “la Unidad” procederán a la apertura electrónica del proceso licitatorio. En esta etapa se genera un acta que da cuenta de las ofertas recibidas y los requisitos administrativos para ofertar, establecidos en las bases de licitación.
Una vez realizada la apertura del proceso, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos procederá a informar las ofertas recibidas a los integrantes de la comisión evaluadora y gestionará la firma de la declaración jurada de conflicto de intereses. En caso que un integrante de la comisión evaluadora señale su derecho a abstención, ésta deberá ser informada a su jefatura directa para la designación de un integrante que lo remplace, lo cual será formalizado mediante una Resolución.
En caso que el acta de apertura una(s) de la(s) oferta(s) recibida(s) no cumple con los requisitos administrativos para ofertar, establecidos en las bases de licitación, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, procederá a la elaboración de la Resolución que declara inadmisible, la ingresará al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de éste.
Tramitada totalmente la Resolución que declara inadmisible, un profesional del Área de Abastecimiento y Contratos la publicará en la Plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, informando al Área de Abastecimiento y Contratos, y comisión evaluadora.
• Evaluación y Adjudicación
La comisión evaluadora podrá solicitar aclaraciones a las ofertas si correspondiere.
Con las ofertas recibidas y la información adicional que se haya solicitado, la comisión evaluadora analizará los antecedentes, procediendo a confeccionar un cuadro comparativo según los criterios de evaluación definidos en el proceso licitatorio y elaborará un informe de evaluación con sus recomendaciones dirigidas al Jefe(a) de “la Unidad”.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos procederá a la elaboración de la Resolución de adjudicación, la cual ingresará al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de ésta, adjuntando el informe de evaluación elaborado por la comisión evaluadora.
• Formalización del Contrato
Para aquellos procesos en los se indique en las bases de licitación que la formalización del contrato será mediante la emisión de la “OC”, es necesario sólo la generación por parte de un profesional del área de abastecimiento y contratos, una vez chequeados los antecedentes para contratar descritos en las bases de licitación y posteriormente la aceptación de la OC por parte del proveedor,
Para aquellos procesos en los se indique en las bases de licitación, que para la formalización se debe firmar un contrato, éste será suscrito entre las partes, en el cual se podrá consignar la/s garantía/s de fiel cumplimiento, cuyo monto será según lo establecido en las bases de licitación respectiva y el Artículo 68 del Reglamento de la Ley de Compras N° 19.886.
Para la firma del contrato y/o emisión de la “OC”, “la Unidad” solicitará al proveedor una declaración jurada simple que acredite que no se encuentra afecto a ninguna de las inhabilidades contempladas en los incisos 1° y 6° del Artículo 4° de la Ley 19.886. Adicionalmente, en dicho documento deberá tenerse presente lo dispuesto en la ley
N° 20.393, que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos xx xxxxxx de activos, financiamiento del terrorismo y delitos de cohecho que indica y otras normativas vigentes en este ámbito.
La propuesta de contrato, deberá contar con el visto bueno del Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos, y del Jefe(a) del Departamento de Asesoría Jurídica o quién lo reemplace.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, enviará una propuesta de contrato para la revisión y firma del proveedor.
El Área de Abastecimiento y Contratos, realizará la recepción del contrato firmado junto con la recepción de la garantía de fiel cumplimiento, siempre que corresponda. Validado el contrato, éste será remitido a visación del Jefe(a) del Departamento de Asesoría Xxxxxxxx o quién lo reemplace, para luego enviarlo a la firma de Jefe(a) de “la Unidad”. En el caso que exista asociada una garantía de fiel cumplimiento, ésta se ajustará al “procedimiento de custodia, mantención, vigencia y cobro de documentos en garantía emitidos por terceros a favor de ‘la Unidad’”.
Una vez firmado por ambas partes el contrato, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos elaborará la Resolución que aprueba este documento, la cual ingresará al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de éste.
Con la Resolución que aprueba el contrato, totalmente tramitada, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, elaborará la “OC” correspondiente y adjuntará los documentos mediante la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, estos son el contrato y la Resolución que lo aprueba.
Posteriormente, el Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, comunicará al Responsable de la Compra, al Área de Abastecimiento y Contratos, y al Área de Contabilidad, el envío de la “OC” al proveedor, y remitirá una copia del contrato al proveedor.
Finalmente, el Responsable de la Compra se comunicará con el proveedor para gestionar la aceptación de la “OC”.
• Observaciones respecto de la licitación pública
“La Unidad” podrá efectuar, antes de la elaboración de las bases de licitación, procesos formales de consultas o reuniones con proveedores, mediante llamados públicos y abiertos, convocados a través de la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, con el objeto de obtener información acerca de los precios, características de los bienes o servicios requeridos, tiempos de preparación de las ofertas, o cualquier otra que se requiera para la confección de las bases.
En las licitaciones en las que la evaluación de las ofertas revista gran complejidad y en aquellas superiores a 5.000 UTM, con anterioridad a la elaboración de las bases, “la Unidad” deberá obtener y analizar información acerca de las características de los bienes o servicios requeridos, de sus precios, de los costos asociados o de cualquier otra característica que requieran para la confección de las bases, pudiendo para ello utilizar procesos formales de consultas al mercado en la forma indicada en el párrafo anterior u otro mecanismo que estimen pertinente.
Para aquellos procesos de licitación de Servicios Personales Especializados, se deberá realizar de conformidad a lo señalado en el Reglamento de Compras Públicas.
• Compra conjunta de bienes y servicios
Con el objeto de aportar mayor agregación de demanda en las adquisiciones de bienes o servicios, “la Unidad” podrá realizar compra conjunta de bienes y servicios realizadas con otras instituciones públicas con las cuales cuente convenio de colaboración, a fin de conseguir mayor competitividad y ahorros que los que se obtienen de contrataciones efectuadas por separado.
Los procesos de compras conjuntas deberán ceñirse a la regulación contenida en la Ley N°19.886 y su Reglamento, y se tramitarán en el caso de Convenio Marco, de acuerdo al procedimiento regulado en el artículo 14 bis del citado reglamento, denominado Grandes Compras de Convenio Marco.
Para estos procesos la DCCP actuará en calidad de órgano asesor y, principalmente, como administrador del sistema de información, a partir de la cual se efectuarán los procesos de compra conjunta que acuerden realizar las partes del descritas en el convenio de colaboración.
6.4.2.3 Licitación Privada
Procede en los mismos términos que lo descrito en el procedimiento de Licitación Pública, con la consideración que al momento de realizar el llamado en la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, se procederá a invitar a un mínimo de tres posibles proveedores interesados que tengan negocios de naturaleza similar a los que son objeto de la licitación privada.
6.4.2.4 Trato Directo
Esta etapa se iniciará con la recepción de “el Formulario” totalmente tramitado y su correspondiente
documentación anexa.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos procederá a la elaboración de la Resolución que autoriza el trato o contratación directa, la ingresará al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de ésta.
Luego de que la Resolución que autoriza el trato o contratación directa, se encuentre totalmente tramitada, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos la publicará en la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, mediante la emisión de la “OC” respectiva.
Posteriormente, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, comunicará al Responsable de la Compra,
al Área de Abastecimiento y Contratos, y al Área de Contabilidad, el envío de la “OC” al proveedor.
Finalmente, el Responsable de la Compra se comunicará con el proveedor para gestionar la aceptación de la “OC” en el sistema, y como buena práctica informará al restante de los proveedores a quienes se les solicitó cotización, que no fueron seleccionados, en caso que corresponda
• Observaciones respecto del proceso de trato directo en los cuales se requiera contrato
Para aquellos casos en los se indique en los términos de referencia del trato directo que la formalización del contrato se realizará mediante la firma de un documento, éste será suscrito entre las partes, en el cual se podrán consignar la/s garantía/s de fiel cumplimiento, cuyo monto será según lo establecido en los términos de referencia respectivos y el Artículo 68 del Reglamento de la Ley de Compras N° 19.886.
La propuesta de contrato, deberá contar con el visto bueno del Encargado(a) de Abastecimiento y Contratos, y del Jefe(a) del Departamento de Asesoría Jurídica o quién lo reemplace.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, enviará la propuesta de contrato para la revisión y firma del proveedor.
El Área de Abastecimiento y Contratos, realizará la recepción del contrato firmado junto con la recepción de la(s) garantía(s) de fiel cumplimiento, cuando corresponda. Validado el contrato, éste será remitido a visación del Jefe(a) del Departamento de Asesoría Jurídica o quién lo reemplace, para luego enviarlo a la firma del Jefe(a) de “la Unidad”. En el caso que existan asociada una garantía de fiel cumplimiento, ésta se ajustará al “procedimiento de custodia, mantención, vigencia y cobro de documentos en garantía emitidos por terceros a favor de ‘la Unidad’”.
Una vez firmado el contrato, por ambas partes, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos elaborará la Resolución que aprueba este documento y la ingresará al SGD o en su defecto al sistema que disponga “la Unidad”, para la validación, visación y firma de éste.
Con la Resolución que aprueba el contrato, totalmente tramitada, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, adjuntará los documentos a la “OC” respectiva mediante la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, estos son: el contrato y la Resolución que lo aprueba.
Posteriormente, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, comunicará al Responsable de la Compra, al Área de Abastecimiento y Contratos, y al Área de Contabilidad, sobre la total tramitación del contrato y la Resolución que lo aprueba, y remitirá una copia del contrato al proveedor.
Finalmente, el Responsable de la Compra, se comunicará con el proveedor para gestionar la prestación del bien o servicio contratado.
6.4.2.5 Microcompra
La modalidad Microcompra, corresponde a un proceso de trato directo regulado en la Ley N°19.886 y su Reglamento, en particular, fundándose en:
La causal dispuesta en el artículo 10 N°8 del Reglamento de Compras Públicas, es decir, por tratarse de contrataciones iguales o inferiores a 10 Unidades Tributarias Mensuales (UTM),
Asimismo, podrían eventualmente, fundarse en la causal establecida en el artículo 10 N° 7 , letra “j”, del Reglamento de Compras Públicas, esto es, cuando el costo de evaluación de las ofertas, desde el punto de vista financiero o de utilización de recursos humanos, resulte desproporcionado en relación al monto de la contratación y ésta no supere las 100 UTM; o en la causal dispuesta en el artículo 10 N° 7, letra “n”, esto es, adquisiciones inferiores a 10 UTM que privilegien materias de alto impacto social.
La Microcompra se realiza de manera directa en las tiendas virtuales que disponen los comercios electrónicos adheridos en convenio con la DCCP.
La DCCP dispondrá de documentos tipo estandarizados, con el objeto de optimizar el flujo de pasos para llevar a cabo.
Notas:
Cabe señalar que, en relación a los procesos de compras descritos en este procedimiento, se debe aplicar lo señalado en la Resolución N°1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República.
Por otra parte, en relación a los procesos de “Recepción de Bienes y/o Servicios” y “Pago de Proveedores”, éstos
se encuentran descritos en sus respectivos procedimientos.
7. REGISTROS
• Formulario de Solicitud de Compra
• Formulario de Requerimiento
8. CONTROL DE CAMBIOS
N° de Revisión | Fecha de Revisión | Modificación | Aprobado |
01 | 2015 | Primera Edición | Jefe de Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros. |
02 | 2017 | Optimización de formatos y procesos, elaboración de diagramas de flujo para procesos. | Jefe Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros |
9. ANEXOS
Anexo N°1: Indicador del Desempeño
N° | Indicador | Meta | Frecuencia de medición | Responsable de la medición |
KPI 01 | (Cantidad de órdenes de compras emitidas mediante una modalidad distinta a Trato Directo en el año t / Total de órdenes de compra emitidas en el año t) x 100 | 88% | Anual | Encargado(a) del Área de Abastecimiento y Contratos |
KPI 02 | Porcentaje de licitaciones sin oferente en el año. | - | Mensual | Encargado(a) del Área de Abastecimiento y Contratos |
Anexo N°2: Formulario de Solicitud de Compra
FORMULARIO SOLICITUD DE COMPRA
Fecha de Solicitud | |
Nombre Usuario | |
Nombre del Tribunal o Departamento al que pertenece. |
I. Datos generales:
1. Identificación del bien/servicio | |
2. Antecedentes de la Solicitud (Indicar el detalle del producto o servicio requerido) | |
Consideraciones mínimas al momento de describir el producto o servicio: • Tipo de producto o servicio • Cantidad • Justificación de la compra | |
Anexo N°3: Formulario de Requerimiento
Campos del Formulario
1. Datos Solicitante – Responsable de la Compra
a. Departamento/Tribunal – C. Costos
b. Nombre Solicitante – Responsable de la Compra
2. Información del Requerimiento
a. Nombre de la Compra
b. Objetivo de la Compra
c. Especificaciones Técnicas
i. Monto Bruto
ii. Moneda
iii. % Variación
iv. Tipo de compra
v. ID PAC
vi. Fecha
d. Firma Requirente
e. Fecha, Firma Encargado(a) Departamento Requirente
3. Tipo de Adquisición
a. Observaciones
b. Fecha
c. Timbre y Firma de Encargado(a) del Área de Abastecimiento
4. Tipo de bienes (sólo en los casos que el requerimiento considere la compra de bienes muebles, sistemas informáticos, programas o licencias computacionales):
a. Tipo de Bien mueble
b. Sistema Informático
c. Programa Computacional (indicar si es suscripción y/o mantención)
d. Licencia Computacional (indicar si es suscripción y/o mantención)
5. Imputación Según Ley de Presupuesto
x. XXXX
x. Asignación
ii. Nombre
iii. Activo
iv. Monto
b. TTA
i. Catálogo Complementario
ii. Nombre
iii. Activo
iv. Monto
c. Subtotal ATTA
d. Subtotal ATTA + TTA
6. Visación Contabilidad
a. Fecha
7. Timbre y Firma Encargado(a) del Departamento de Presupuesto y Finanzas
a. Fecha
8. Timbre y Firma Jefe(a) de la Unidad Administradora
a. Fecha
3. TÉNGASE presente para todos los efectos
administrativos de la Unidad.
4. NOTIFÍQUESE a todos los departamentos de la
Unidad.
ANÓTESE, COMUNÍQUESE Y ARCHÍVESE.
POR ORDEN DE LA SUBSECRETARIA.
Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Jefe De Unidad
Unidad Administradora De Tribunales Tributarios Y Aduaneros
Documento firmado electrónicamente por Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx el 09 de noviembre de 2017. Código de verificación: 1b41098e-51de-440d-a01c-b7dbd485aafb
MINISTERIO DE HACIENDA SUBSECRETARÍA DE HACIENDA UNIDAD ADMINISTRADORA DE LOS
TRIBUNALES TRIBUTARIOS Y ADUANEROS
XXX EX GRAL.: Nº 2018-66/
APRUEBASE PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CONTRATOS DE BIENES MUEBLES Y PRESTACIÓN SERVICIOS
Santiago, 29 xx xxxxx de 2018
VISTO: Ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la administración del Estado; Lo dispuesto en la Ley 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios; Decreto N° 250 de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley 19.886; DFL N°1/19.653 de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N°18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; La Ley Nº 21.053, sobre Presupuesto del Sector Público para el año 2018; la Resolución N° 1.299, de 2016, del Ministerio de Hacienda; la Resolución Exenta N° 1.615, de 2009, de la Subsecretaría de Hacienda; Ley 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de la misma; Circular N° 23 de 2006, del Ministerio de Hacienda; Artículo N°56 del D.L.O N°1236 de 1975, del Ministerio de Hacienda, sobre Administración Financiera del Estado; Artículo N° 68 de la Ley N° 10.336 Orgánica de la Contraloría General de la República. la Ley 20.322, que Fortalece y Perfecciona la Justicia Tributaria y Aduanera; la Ley 21.039, que Perfecciona la Justicia Tributaria y Aduanera; la Resolución Nº 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República; la Resolución Exenta N° 19, de 2017, que actualiza funciones de Departamentos de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros; las Resoluciones Exentas N°305 y N°309, ambas de 2015, de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
CONSIDERANDO:
1. Que, la Ley N° 20.322 en su Título II crea la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, y que de acuerdo a su artículo 19 establece que se le entrega a dicha Unidad la gestión administrativa de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
2. Que, de acuerdo a la Ley 20.322 se crearon en cada región del país un Tribunal Tributario y Aduanero, a excepción de la Región Metropolitana la cual sirve de asiento a cuatro Tribunales.
3. Que, la Ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios y el Decreto N° 250, que aprueba su Reglamento, establece que los contratos que celebre la Administración del Estado, a título oneroso para el suministro de bienes muebles, y de los servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones, se ajustarán a las normas y principios de esta ley y su reglamento.
4. Que, el artículo 18 de la Ley N° 19.886 señala, que los organismos públicos regidos por esta ley deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus
procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación Pública.
5. Que, en virtud de esto, la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, ha estimado necesario impartir las siguientes instrucciones, en materias relacionadas con: la gestión de contratos de bienes muebles y prestación de servicios; las cuales tienen como objetivo asegurar su correcta y oportuna tramitación, de acuerdo a la normativa vigente y cumplimiento de lo establecido en los respectivos contratos.
6. Que, la entrada en vigencia de este procedimiento, será a contar de la total tramitación del presente acto administrativo.
RESUELVO:
1. DÉJESE sin efecto la Resolución Exenta N° 256 de 2017, que aprueba procedimiento de gestión de contratos de bienes muebles y prestación servicios de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
2. APRUÉBASE el siguiente procedimiento de “Gestión de contratos de bienes muebles y prestación servicios”, en el marco de la normativa vigente, y en el cumplimiento de las funciones de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros:
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CONTRATOS DE BIENES MUEBLES Y PRESTACIÓN SERVICIOS
TABLA DE CONTENIDOS
6. PRINCIPALES HITOS DENTRO DE UN CONTRATO 7
a) Individualización de las partes 7
b) Características del bien y/o servicio contratado 7
c) El precio del bien y/o servicio y su forma de pago 7
g) Las causales de modificación o término anticipado del contrato 8
h) Identificación de los Administradores de Contrato 8
A. Definir roles y responsabilidades claras 9
B. Gestionar la relación con el proveedor. 9
C. Gestionar la entrega de bienes y/o prestación de servicios 9
E. Gestionar la modificación 9
E.1 Procedimiento de Aplicación de Reajuste en Precio 10
E.1.1 Diagrama de Flujo del Proceso 10
E.1.2 Descripción Narrativa del Procedimiento 10
E.2 Procedimiento de Modificación de Elementos Administrativos 11
E.2.1 Diagrama de Flujo del Proceso 11
E.2.2 Descripción Narrativa del Procedimiento 11
E.3 Procedimiento de Otras Modificaciones en el Contrato 13
E.3.1 Diagrama de Flujo del Proceso 13
E.3.2 Descripción Narrativa del Procedimiento 15
F. Procedimiento de Gestionar la Renovación de Contrato 16
F.1 Diagrama de Flujo del Proceso 16
F.2 Descripción Narrativa del Procedimiento 17
G. Procedimiento de Comunicación, Notificación y Apelación por Aplicación de Multas 19
G.1 Diagrama de Flujo del Proceso 19
G.2 Descripción Narrativa del Procedimiento 21
H. Procedimiento de Reposición 22
H.1 Diagrama de Flujo del Proceso 22
H.2 Descripción Narrativa del Procedimiento 22
I. Procedimiento de Pago de Multas 23
I.1 Diagrama de Flujo del Proceso 23
I.2 Descripción Narrativa del Procedimiento 24
J. Procedimiento de cobro de documento de garantía 24
K. Observaciones respecto a la aplicación de multas 24
L. Procedimiento Gestionar Término Anticipado de Contrato 25
L.1 Diagrama de Flujo del Proceso 25
L.2 Descripción Narrativa del Procedimiento 27
M. Gestionar los servicios post entrega. 27
Registrar y evaluar el contrato 27
• Anexo N° 1. Propuesta de Indicador 28
1. OBJETIVO
El presente documento, tiene como propósito establecer un procedimiento para la gestión de contratos de suministro de bienes muebles y prestación de servicios, con la finalidad de describir las distintas actividades que comprende este proceso desde su inicio hasta la recepción conforme del bien o servicio. De igual modo, en los procesos que así lo requieran, este procedimiento incluye la gestión post entrega (post venta), la evaluación de contratos, el registro y uso de la información generada en cada adquisición para planificar las compras.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todos los funcionarios de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, en adelante “la Unidad”, que participan del proceso de gestión de contratos, fundamentalmente al Administrador de Contrato, a quien se ha designado para ello.
Se excluyen de este procedimiento, la gestión de contratos sobre bienes inmuebles.
3. REFERENCIAS
• Ley N° 20.322 que Fortalece y Perfecciona la Justicia Tributaria y Aduanera.
• Ley N° 21.039 que Perfecciona la Justicia Tributaria y Aduanera.
• Ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la administración del Estado.
• Lay 18.575 Organiza constitucional de bases generales de la administración del estado
• Normativa de Compras Públicas Ley N° 19.886 y su reglamento.
• Ley 19.880 que establece bases de los procedimientos que rigen los actos de los órganos de la administración del estado.
• Procedimiento “Plan Anual de Compras, Requerimientos y Adquisiciones” de “la Unidad”.
• Procedimiento de Custodia, mantención, vigencia y cobro de documentos en garantía, de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
• Ley N° 20.730 que regula el Lobby y su reglamento.
• Procedimiento de Recepción de bienes y/o servicios de “la Unidad”.
4. RESPONSABILIDADES
• Jefe/a de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros: Autoridad responsable de los procesos de compras y contrataciones, de acuerdo a la normativa vigente actuando como representante legal de “la Unidad”.
• Departamento Asesoría Jurídica: Tiene como principales funciones:
− Revisar y visar el contrato de bienes muebles y prestación de servicios, verificar documentación legal acompañada por el adjudicatario(a) y que respalda la firma del contrato.
− Es parte de la revisión de antecedentes del procedimiento de descargos y reposición contemplados en el contrato/acuerdo complementario.
− En caso de reclamación ante el Tribunal de Contratación Pública deberá comunicar tal situación ante la Subsecretaria o al Consejo de Defensa del Estado para representación judicial.
− Dar orientación jurídica en relación a los términos anticipados de contrato.
• Encargado Departamento de Presupuesto y Finanzas: Tiene como principales funciones:
− Revisar y validar los actos administrativos que están involucrados al proceso objeto de este procedimiento.
− Visar el correcto pago conforme lo establecido en el contrato respectivo.
− Visar los montos asociados a las multas correspondientes.
• Área de Abastecimiento y Contratos:
Tiene como principales funciones:
- Elaborar la propuesta de contrato y resolución que lo aprueba.
- Elaborar, autorizar y enviar, a través del portal, la orden de compra resultante de la celebración del contrato con el adjudicatario(a).
- Gestionar la correcta recepción y custodia temporal de los documentos en garantía, así como también gestionar de acuerdo a la normativa vigente, Bases de licitación y/o contrato en su gestión de cobro.
- Gestionar el proceso de aplicación de la multa.
• Jefe/a Encargado/a Departamento Requirente: Encargado de revisar y validar los actos administrativos que están involucrados al proceso objeto de este procedimiento.
• Administrador de Contrato: Es el funcionario Responsable de la Compra, quien se encarga de la gestión del contrato, es decir, emprender las acciones permanentes de seguimiento y control frente a los hitos o reglas del juego que están establecidas en los contratos.
En términos específicos se encarga de:
− Solicitar al área de Abastecimiento y contratos, la devolución del documento en garantía o caución.
− Mantener un registro actualizado de cada contrato, con la finalidad de llevar un control y seguimiento a los principales hitos, entre ellos, estados de pago, fecha de caducidad, reajuste de precios, vencimiento de los documentos en garantía, cláusula de renovación, etc.
− Supervisar que las acciones en cuanto a forma, objeto de la contratación, sean ejecutadas en los términos que están establecidas en el contrato.
− Dar recepción conforme a las facturas que se emitan durante el proceso de contratación, cautelando que se haga en los términos y plazos que establece el contrato.
− Realizar la evaluación del servicio y su ejecución, en los términos establecidos en el contrato.
− Informar a “la Unidad” respecto a la detección de posibles incumplimientos en la entrega del bien o ejecución de los servicios, que se encuentren tipificados en el contrato, y que en consecuencia puedan ser objeto de multa y/o termino anticipado de contrato.
− Elaborar un informe de evaluación xx xxxxxxx, lo anterior previo al cierre del contrato con la finalidad de evaluar la continuidad, en caso de existir cláusula de renovación, o bien levantar un requerimiento para iniciar un nuevo proceso de compra.
5. DEFINICIONES
• Bases de Licitación: Son documentos aprobados por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones establecidos por la Entidad Licitante, que describen los bienes y servicios a contratar y regulan el Proceso de Compras y el Contrato Definitivo. Incluyen las Bases Administrativas y Bases Técnicas (Art. 2, N°3, N°4 y N°5 del DTO. 250, que contiene el Reglamento de la Ley 19.886).
• Contrato: Es un acuerdo formal entre la Entidad y un Proveedor, a través del cual una parte se obliga con la otra a cumplir con una determinada prestación. Contiene los principales hitos, esto implica derechos y obligaciones que deben ser cumplidas por las partes, en los términos que son descritos en el contrato.
De acuerdo al reglamento de compras públicas indica las siguientes definiciones para efectos de contratos:
− Contratos de Suministro de Bienes Muebles: Se entiende por aquel que tiene por objeto la compra o el arrendamiento, incluso con opción de compra, de productos o bienes muebles. Será considerado de suministro cuando el valor de servicio que entrega es inferior al 50% del total del contrato.
− Contrato de Servicios: Son aquellos mediante el cual los servicios públicos encomiendan a una persona natural o jurídica la ejecución de tareas, actividades o la elaboración de productos intangibles. Al igual que los suministros, un servicio será considerado como tal cuando el valor que entregue sea inferior al 50% del total del contrato.
Dentro de los contratos de servicio, es posible clasificarlos en servicios generales y personales.
− Servicios Generales: Aquellos que no requieren un desarrollo intelectual intensivo en su ejecución, de carácter estándar, rutinario o de común conocimiento.
− Servicios Personales: son aquellos que en su ejecución demandan un intensivo desarrollo intelectual.
Dentro del marco del proceso, objeto de este procedimiento, es posible formalizar las contrataciones mediante las siguientes formas:
− Orden de Compra: Es un instrumento que formaliza la compra con el proveedor. En las adquisiciones menores a 100 UTM el contrato, podrá ser formalizado mediante la emisión de la orden de compra y la aceptación de ésta por parte del proveedor. De la misma forma podrán formalizarse adquisiciones superiores a 100 UTM e inferiores a 1000 UTM, cuando se trate de bienes o servicios de estándar, de simple y objetiva especificación y se haya establecido así en las respectivas bases de licitación. En el caso de órdenes de compra provenientes de convenio marco, éstas se emitirán en virtud del catálogo electrónico disponible, debiendo ajustarse a las condiciones y beneficios pactados, en el convenio marco y se emitirán a través del sistema de información.
− Acuerdo Complementario: Documento obligatorio para perfeccionar las compras superiores a
1.000 UTM realizadas a través de convenio marco y del proceso de grandes compras. Sin perjuicio de ello, también se puede generar en aquellas compras por convenio marco menores a 1.000 UTM, en las que se requiera dejar por escrito los deberes y obligaciones de las partes.
• Gestión de Contrato: Es la acción permanente de conducir los “hitos” o “reglas del juego” definidas entre la entidad y los proveedores, minimizando los riesgos del proceso, actuando de manera eficaz y eficiente en su cumplimiento.
• Garantía de cumplimiento: Es la caución o garantía que el adjudicado, entrega a la Entidad mediante el cual asegura el correcto cumplimiento de obligaciones del contrato, garantizar el pago de obligaciones laborales y previsionales de los trabajadores del contratante (para contratos de prestación de servicios), y hacer efectivas las eventuales multas.
• Garantía por Anticipo: En vista que las bases permitan el pago mediante anticipos al adjudicatario/a, la entidad licitante deberá exigir una garantía de anticipo por el 100% de los recursos anticipados.
6. PRINCIPALES HITOS DENTRO DE UN CONTRATO
Un contrato se encuentra estructurado de tal manera que tanto la Entidad, como el proveedor contratado tengan claramente establecido cuáles son sus derechos y obligaciones, entre ellos encontramos las siguientes:
a) Individualización de las partes.
En este punto del contrato se debe señalar los nombres de las empresas contratantes y personas naturales, número de cédula de identidad o rol único tributario de los contratantes, domicilio comercial y en el caso de personas jurídicas, se deberá además individualizar al o los representantes legales con sus correspondientes números de cédula de identidad.
b) Características del bien y/o servicio contratado.
Se debe señalar en forma clara y desagregada, el objeto del presente contrato, es decir, identificar el producto o servicio que se está contratando, el lugar de entrega o prestación y los plazos para realizarlo.
c) El precio del bien y/o servicio y su forma de pago.
Se debe indicar claramente el valor del bien o del servicio, señalando el valor total, Exento, con IVA incluido o bien otro impuesto, como puede ser la retención del 10% en el caso de la contratación de servicios personales. En el caso de contratos de suministro, servicios habituales o contratos por obra, se indica el valor total del contrato y el valor por cada uno de los estados de pago, según temporalidad (por ejemplo, mensual) o por cantidad de especies recepcionadas (unidades).
En este punto se debe señalar el período de facturación, si es una vez entregado o prestado, el bien o servicio, o en el caso de los contratos de arriendo, en forma anticipada, o por etapas.
También se debe describir las condiciones en las cuales el proveedor contratado deberá facturar, es decir, describir detalladamente los antecedentes con los cuales debe contar antes de emitir la factura, por ejemplo: Liquidaciones xx xxxxxx firmadas por los trabajadores de la faena, certificado de pago de las cotizaciones, acta con la recepción conforme de los servicios, etc.
Por último, se establece el tiempo de pago de la factura, el cual no puede superar los 30 días corridos.
En el contrato se consigna la fecha de inicio y la fecha de término de este. La entidad no podrá suscribir contrato de bienes muebles y prestación de servicio que contengan cláusulas de renovación, a menos que existan motivos fundados para establecer dichas cláusulas y así se hubiese señalado en las bases o en el contrato, si se trata de una contratación directa. En tal evento, la renovación sólo podrá establecerse por una vez.
En el caso que el contrato contenga la posibilidad de renovación, ésta no será automática, por lo cual el Administrador de contrato tendrá que elaborar un informe con la evaluación que indique la necesidad de continuidad del contrato, y así determinar si es factible una renovación con el proveedor contratado. Se entiende que un periodo prudente y sugerido para iniciar la evaluación es de cuatro meses previos a la fecha de finalización del contrato, sin embargo, dependiendo de la complejidad del proceso de adquisición del bien o servicio, el tiempo pudiera ser aún mayor.
En el caso que las hubiere, se deja constancia en el contrato del tipo de garantía que, por fiel cumplimiento del
contrato o anticipo, dejará el proveedor contratado en custodia de “la Unidad”.
Se señala el monto, glosa, y su fecha de vigencia.
Este instrumento por regla general debe ser entregado junto con la firma del contrato, al menos que las bases de licitación establecieran algo distinto.
En el caso de aplicarse la renovación del contrato, la garantía debe ser renovada por igual periodo y con las condiciones que se establecieron en las bases de licitación.
Para revisar la gestión de las garantías debe remitirse al Procedimiento “Custodia, Mantención y Vigencia de Documentos en Garantía”.
En este punto del contrato, se describen aquellas multas asociadas, que el Proveedor contratado asumirá producto de un eventual incumplimiento, como, por ejemplo, plazo de entrega del bien o servicio, u otra causal que se haya establecido en las Bases de Licitación.
Los instrumentos de medición que se utilizarán deben ser cuantitativos, informando los parámetros de incumplimiento que serán tipificados como tales y la multa asociada. Se debe indicar la forma y plazos en la cual deberán ser canceladas las multas o en su defecto descontadas y el tipo de unidad de medida, por ejemplo: en pesos chilenos, UF o un porcentaje del valor del estado de pago mensual.
Para el caso de los contratos por convenio marco o acuerdo complementario, se aplicarán las multas que figuran en las bases de licitación del convenio respectivo, directamente por “la Unidad”, debiendo informarse a la Dirección de Compras Pública.
Por último, este punto del contrato deberá contener el procedimiento que el adjudicatario/a debe seguir para presentar sus descargos o en última instancia un recurso de reposición y el proceso de pago correspondiente.
g) Las causales de modificación o término anticipado del contrato.
Las causales para dar término anticipado al contrato están dadas por el Art. 77 del Reglamento de Compras Públicas. Por lo tanto, el contrato deberá describir cada una de ellas. Para el caso del término anticipado por “incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el contratante”, es necesario detallar en forma objetiva cuáles serán los eventos que se identificarán como un “incumplimiento grave”. También se deberá establecer el procedimiento para la aplicación y presentación de descargos por parte del adjudicatario/a.
h) Identificación de los Administradores de Contrato.
En el contrato debe quedar plenamente establecido quiénes serán los responsables de la ejecución, coordinación, supervisión e inspección de éste, por lo tanto, deben identificar quiénes serán los Administradores de Contrato por cada una de las partes.
El contrato contendrá todas aquellas cláusulas y menciones relevantes de consignar, las cuales son propias de las bases de licitación, términos de referencia y oferta del proveedor contratado.
En caso de modificación de contrato, éste debe encontrarse previsto en las bases de licitación, en tal caso no podrá alterarse el principio de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los oferentes, así como tampoco podrá aumentarse el monto del contrato más allá de un 30% del monto originalmente pactado.
7. GESTIÓN DE UN CONTRATO
A. Definir roles y responsabilidades claras.
En todo contrato debe haber un Administrador de Contrato responsable de que el contrato llegue a buen término para ambas partes. Para las compras simples o rutinarias es suficiente que solo un funcionario sea el responsable de la gestión del contrato.
Para las compras complejas o estratégicas, es recomendable que sea un equipo experto a cargo, que tenga los conocimientos para cumplir con esta función, sin embargo, siempre el responsable es el Administrador de Contrato.
También es importante que los integrantes del equipo no roten en la ejecución del contrato, lo que facilita los acuerdos intermedios o de gestión entre “la Unidad” y el proveedor contratado.
B. Gestionar la relación con el proveedor.
Esto significa mantener una relación entre los Administradores de Contrato según lo establecido en éste, por ejemplo, mantener canales de comunicaciones expeditos, lo que permite dar respuesta de manera oportuna a las distintas dificultades y/o riesgos asociados al contrato, con un énfasis especial en aquellos contratos de mayor plazo de duración.
C. Gestionar la entrega de bienes y/o prestación de servicios.
Una vez ejecutada la compra, el bien o servicio deberá ser provisto de la manera en que fue acordada en el contrato. Una adecuada gestión de la entrega, significa asegurar que el bien o servicio fue entregado en:
• La cantidad acordada.
• La calidad acordada.
• En el plazo pactado.
Cuando las entregas de bienes o servicios se extienden en el tiempo, ya sea por un contrato de suministro o una prestación de servicio, la gestión del contrato se vuelve más compleja, por ejemplo:
• Contratación de una asesoría, es importante gestionar el cumplimiento de todo el proceso y de la entrega de cada uno de los productos intermedios (que pueden ser informes parciales, presentaciones de avance, etc.) como del producto final, los cuales pueden estar relacionados o no con el estado de pago. Igualmente, relevante es retroalimentar en forma oportuna al proveedor contratado de las diferencias entre lo recibido y lo pactado. Ello permitirá cumplir con la ejecución del contrato, tanto en relación al bien o servicio contratado en los plazos previstos.
• Contratación de un servicio de aseo, se debe contar con mecanismos que permitan revisar periódicamente, de manera mensual, que el servicio se está prestando conforme lo establecido en el contrato.
En el contrato nos hemos comprometido a pagar de una forma, plazo y monto determinado, contra la entrega de uno o varios bienes o servicios.
En esta etapa las acciones a desarrollar se encuentran descritas en el procedimiento de “Pago a Proveedores” de
“la Unidad”.
Es posible que en el curso de una relación contractual entre “la Unidad” y el proveedor contratado ocurran hechos que, de alguna manera, alteren las circunstancias en que se contrató originalmente.
Los contratos no son una estructura rígida. Muy por el contrario, los contratos están para ser útiles, por tanto, deben ser elaborados contemplando la posibilidad de que estas circunstancias se presenten y asegurar así su flexibilidad para adaptarse a nuevas necesidades, siempre que este establecido en la normativa vigente y en las Bases de Licitación.
Algunas modificaciones que se pueden presentar respecto al contrato son:
• Modificaciones en la aplicación de reajuste de precio del contrato
• Modificación en elementos administrativos del contrato
• Otras modificaciones en el contrato
E.1 Procedimiento de Aplicación de Reajuste en Precio
E.1.1 Diagrama de Flujo del Proceso
E.1.2 Descripción Narrativa del Procedimiento
Algunos contratos de servicio pueden contener una cláusula de aplicación de un reajuste al valor del bien o servicio, de acuerdo a la variación que ha experimentado el IPC en dicho periodo u otro mecanismo señalado en el contrato, en un determinado periodo. Para aquellos contratos que tengan contemplada esta cláusula, se aplicará el siguiente subproceso.
El proceso se inicia cuando el Administrador del Contrato mediante el control de los hitos establecidos en éste, solicita al Encargado de Abastecimiento y Contratos, la aplicación de reajuste de precio adjuntando los antecedentes respectivos.
El Encargado(a) del Área de Abastecimiento y Contratos, otorgará el visto bueno para el desarrollo del acto administrativo y un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos procederá a la elaboración de la resolución correspondiente, la cual ingresará al sistema que disponga "la Unidad", para la validación, visación y firma de ésta.
Luego de totalmente tramitada la resolución que autoriza el reajuste, siempre que corresponda, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos la publicará en la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, mediante la emisión de la orden de compra respectiva.
A continuación, el Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, comunicará al Administrador del Contrato, al Área de Abastecimiento y Contratos, y al Área de Contabilidad él envió de la orden de compra al proveedor.
Posteriormente, el Administrador del Contrato se comunicará con el proveedor contratado para gestionar la aceptación de la orden de compra, a su vez registrará en su sistema de control este acto administrativo y realizará los futuros pagos conforme a éste.
E.2 Procedimiento de Modificación de Elementos Administrativos
E.2.1 Diagrama de Flujo del Proceso
E.2.2 Descripción Narrativa del Procedimiento
Durante el desarrollo del contrato pueden ocurrir hechos que ameriten una modificación administrativa, por ejemplo, cambio de razón social, cambio de RUT, u otro. Para lo cual se aplicará el siguiente subproceso.
El Administrador del Contrato mediante información proporcionada por su contraparte, deberá solicitar al Encargado(a) del Área de Abastecimiento y Contratos, la generación del acto administrativo correspondiente, adjuntando los antecedentes respectivos.
El Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos, otorgará el visto bueno para el desarrollo del acto administrativo y un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos procederá a la elaboración de la resolución correspondiente, la cual ingresará al sistema que disponga "la Unidad", para la validación, visación y firma de ésta.
Luego de totalmente tramitada la resolución, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos la publicará en la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, en el proceso correspondiente.
Posteriormente, el Administrador del Contrato registrará en su sistema de control este acto administrativo y lo informará al Proveedor contratado.
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CONTRATOS DE BIENES MUEBLES Y PRESTACIÓN SERVICIOS | ||
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Versión | 02/2017 | |
E.3 Procedimiento de Otras Modificaciones en el Contrato
E.3.1 Diagrama de Flujo del Proceso
E.3.2 Descripción Narrativa del Procedimiento
• Otras modificaciones:
- Estado de notoria insolvencia del contratante, a menos que se mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el cumplimiento del contrato.
- Las demás que se establezcan en las respectivas Bases de la licitación o en el contrato.
En tal caso, no podrá alterarse la aplicación de los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los oferentes, así como tampoco podrá aumentarse el monto del contrato más allá de un 30 % del monto originalmente pactado.
Durante el desarrollo del contrato pueden ocurrir hechos que ameriten una modificación al contrato, por ejemplo, el estado de notoria insolvencia del contratante, en el cual se deben mejorar las cauciones entregadas, siempre que corresponda.
El proceso se inicia cuando el Administrador del Contrato mediante información proporcionada por su contraparte, elabora un informe que presenta al Encargado del Departamento Requirente, quien lo presenta al Encargado de Abastecimiento y Contratos, quien en conjunto con el Departamento de Asesoría Jurídica analizan la pertinencia y factibilidad de la modificación contractual solicitada.
En caso de ser aprobada la propuesta de modificación de contrato, deberá contar con el visto bueno del Encargado(a) del Área de Abastecimiento y Contratos, y del Jefe(a) del Departamento de Asesoría Jurídica o quién reemplace.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, enviará una propuesta de modificación de contrato para la revisión y firma del Proveedor.
El Área de Abastecimiento y Contratos, realizará la recepción de la modificación del contrato firmado junto con la recepción de la garantía de fiel cumplimiento, siempre que corresponda. Validada la modificación de contrato, éste es remitido a visación del Jefe(a) del Departamento de Asesoría Jurídica o quién lo reemplace, para luego enviarlo a la firma de Jefe de "la Unidad". En el caso que exista asociada una garantía de fiel cumplimiento, ésta se ajustará al Procedimiento de “Custodia, mantención, vigencia y cobro de documentos en garantías” de "la Unidad".
Una vez firmado por ambas partes la modificación de contrato, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos elaborará la resolución que aprueba este documento, la cual ingresará al sistema de gestión que disponga "la Unidad", para la validación, visación y firma de éste.
Con la resolución que aprueba la modificación del contrato, totalmente tramitada, el Profesional de Abastecimiento y Contratos, elaborará la orden de compra, en caso que corresponda, y adjuntará los documentos a la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx estos son la modificación de contrato, y la resolución que lo aprueba.
Posteriormente, el Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, comunicará al Administrador del Contrato, al Área de Abastecimiento y Contratos, al Área de Contabilidad la documentación señalada en el punto anterior; y al Proveedor contratado remitirá una copia de la modificación de contrato.
Finalmente, el Administrador del Contrato se comunicará con el proveedor para gestionar la aceptación de la orden de compra en caso que corresponda.
F. Procedimiento de Gestionar la Renovación de Contrato
F.1 Diagrama de Flujo del Proceso
F.2 Descripción Narrativa del Procedimiento
Para aquellos contratos que tengan contemplada la renovación entre sus cláusulas, aplicará el siguiente subproceso:
El Administrador del Contrato elaborará un informe de evaluación de continuidad del contrato, en el cual se considera la consulta al Proveedor, respecto a esta posibilidad. El informe contendrá entre otros, los siguientes conceptos:
• Datos del informante, información que individualiza quién prepara el informe, en este caso el nombre del Administrador del Contrato, y de qué dependencias se presta el servicio.
• Datos de la empresa contratada, como nombre o razón social, RUT.
• Datos del contrato, aquí se debe incorporar información como: N° ID en mercado público, objetivo de la contratación, Nº de Resolución y fecha que aprueba el contrato, vigencia del contrato, monto total del contrato.
• Evaluación del servicio, se debe generar un reporte que dé cuenta de la evaluación general del servicio, por ejemplo, incluyendo multas, o cobro de garantía en caso que se hubiera aplicado, y evaluación mensual respecto de los servicios habituales.
• Evaluación del comportamiento administrativo, grado de cumplimiento en los plazos asociados a la entrega de la documentación, factura y calidad de los antecedentes proporcionados.
• Evaluación xx xxxxxxx, en esta sección del informe se debe evaluar, a empresas del sector, más la actual, en cuanto a: nombre o razón social del adjudicatario(a), RUT de la empresa, costo total del bien o servicio, u otra variable que sea pertinente de incluir, según la naturaleza del bien y/o servicio. Una herramienta para llevar a cabo esta evaluación es solicitar cotizaciones a proveedores del sector, el RFI, revisión de licitaciones similares en mercado público, entre otras.
• Conclusión, en ella se debe informar si la empresa contratada acepta o no la renovación en los términos que actualmente rigen el contrato, y una breve reseña que respalda la recomendación en cuanto a la renovación o iniciar un proceso licitatorio.
Este informe es presentado al Encargado del Departamento Requirente, quien determina si en vista de los antecedentes procederá a la renovación y/o un nuevo proceso licitatorio. La cual se formalizará mediante la solicitud del requerimiento de compra.
El Encargado del Departamento Requirente, presentada al Encargado de Abastecimiento y Contratos, quien en conjunto con el Departamento de Asesoría Jurídica analizan la pertinencia y factibilidad de la renovación de contrato.
En caso de ser aprobada la renovación del contrato, deberá contar con el visto bueno del Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos, y del Jefe del Departamento de Asesoría Jurídica o quién reemplace.
Un Profesional de Área de Abastecimiento y Contratos, enviará una propuesta de renovación de contrato para la revisión y firma del Proveedor.
El Área de Abastecimiento y Contratos, realizará la recepción del contrato firmado junto con la recepción de la garantía de fiel cumplimiento, siempre que corresponda. Validada la renovación de contrato, éste es remitido a visación del Jefe del Departamento de Asesoría Xxxxxxxx o quien lo reemplace, para luego enviarlo a la firma del Jefe de “la Unidad”. En el caso que exista asociada una garantía de fiel cumplimiento, ésta se ajustará al Procedimiento de “Custodia, mantención, vigencia y cobro de documentos en garantías” de “la Unidad”.
Una vez firmado por ambas partes de la renovación de contrato, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos elaborará la resolución que aprueba este documento, la cual ingresará al sistema que disponga “la Unidad” para validación, visación y firma de éste.
Con la resolución que aprueba la renovación del contrato, totalmente tramitada, el Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, elaborará la orden de compra, en caso que corresponda, y adjuntará los documentos a la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, estos son la renovación de contrato y la resolución que lo aprueba.
Posteriormente, el Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, comunicará al Administrador del Contrato, al Área de Abastecimiento y Contratos, al Área de Contabilidad y al Proveedor contratado, la documentación señalada en el punto anterior.
Finalmente, el Administrador del Contrato se comunicará con el Proveedor para gestionar la aceptación de la orden de compra en caso que corresponda.
G. Procedimiento de Comunicación, Notificación y Apelación por Aplicación de Multas
G.1 Diagrama de Flujo del Proceso
G.2 Descripción Narrativa del Procedimiento
El presente proceso aplicará tanto para los contratos de prestación de bienes y/o servicios o acuerdos complementarios, así como los contratos suscritos por la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas (DCCP) como es el caso de los convenios xxxxxx.
El proceso se inicia con la detección del incumplimiento, por parte Administrador del Contrato, los cuales respecto a su tipificación y procedimiento de aplicación se encuentran señalados en las bases de licitación, contrato y/o acuerdo complementario.
El Administrador del Contrato, elaborará un informe completo, con los antecedentes correspondientes, el cual presentará al Encargado del Departamento Requirente, quien revisará su admisibilidad y lo presentará al Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos, quien en conjunto con el Departamento de Asesoría Jurídica analizarán la pertinencia de la multa y confeccionarán un ordinario de notificación al Proveedor.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, procederá a la elaboración xxx xxxxxxxxx que informa situación que amerita la aplicación de multa a la empresa contratada, e ingresará al sistema de gestión que disponga "la Unidad", para la validación, visación y firma de éste.
Luego de totalmente tramitado el ordinario, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, informará al Administrador de contrato, quien informará mediante carta certificada o cualquier otro medio idóneo, el ordinario respectivo al Administrador del Contrato designado por la empresa contratada.
La empresa contratada, a contar del tercer día hábil de la comunicación precedente, tendrá un plazo descrito en las bases o en el contrato, para presentar los descargos referentes a la comunicación de aplicación de multa.
En el caso que, vencido el plazo para presentar los descargos, no se hiciere por parte de la empresa contratada o ésta se allanare inmediatamente al pago de la multa, se procederá a dictar la respectiva resolución que aplíque la multa y se hará efectiva.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, procederá a la elaboración de la resolución que aprueba la aplicación de la multa, e ingresará al sistema que disponga "la Unidad", para la validación, visación y firma de ésta.
Luego de totalmente tramitada esta resolución, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, informará al Administrador del Contrato, quien comunicará mediante memo conductor y enviará por medio de carta certificada o cualquier otro medio idóneo la resolución respectiva al Administrador(a) de Contrato designado por la empresa contratada.
Si la empresa contratada hubiere presentado descargos en tiempo y forma, “la Unidad” tendrá un plazo descrito en las bases o en el contrato, a contar de la recepción de los mismos para rechazarlos o acogerlos, total o parcialmente. Para lo cual, el Administrador del Contrato, elaborará un informe completo, con los antecedentes correspondientes, el cual presentará al Jefe/Encargado del Departamento Requirente, quien revisara su pertinencia y lo presentará al Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos, quien en conjunto con el Departamento de Asesoría analizarán los antecedentes presentados, y confeccionan el acto administrativo que acepte y/o rechace los descargos total o parcialmente y aplique la multa si corresponde.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, procederá a la elaboración de la Resolución que acepte y/o rechace los descargos total o parcialmente y aprueba la aplicación de la multa si corresponde, e ingresará al sistema que disponga “la Unidad” para validación, visación y firma de ésta.
Luego de totalmente tramitada esta Resolución, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, informará al Administrador del Contrato, quien comunicará mediante memo conductor y enviará por medio de carta certificada o cualquier otro medio idóneo la Resolución respectiva al Administrador del Contrato designado por la empresa contratada.
H. Procedimiento de Reposición
H.1 Diagrama de Flujo del Proceso
H.2 Descripción Narrativa del Procedimiento
La empresa contratada a contar desde la fecha de notificada la resolución o acto administrativo que le impone la multa, dispondrá del plazo indicado en las bases de licitación y/o contrato, para reponer fundadamente, acompañando todos los antecedentes pertinentes.
“La Unidad” resolverá dentro del plazo indicado en las bases de licitación y/o contrato, acogiendo o rechazando total o parcialmente la Reposición. Se notificará dicha resolución por cualquier medio idóneo. Para lo cual el Administrador del Contrato, elaborará un informe, con los antecedentes correspondientes, el cual presentará al Encargado del Departamento Requirente, quien revisará su pertinencia y lo presentará al Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos, quien en conjunto con el Departamento de Asesoría Jurídica analizarán los
antecedentes presentados y confeccionarán el acto administrativo para rechazar o acoger, total o parcialmente los descargos presentados.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, procederá a la elaboración de la Resolución que acepte y/o rechace los descargos total o parcialmente y aprueba la aplicación de la multa si corresponde, e ingresará al sistema que disponga “la Unidad”, para validación, visación y firma de ésta
Luego de totalmente tramitada esta Resolución, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, informará al Administrador del Contrato, quien comunicará mediante memo conductor y enviará por medio de carta certificada o cualquier otro medio idóneo la Resolución respectiva al Administrador del Contrato designado por la empresa contratada.
En el caso que se dicté el acto administrativo con aplicación de multa, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, informará a la Dirección de Compras Públicas, mediante el medio que se disponga para ello.
I. Procedimiento de Pago de Multas
I.1 Diagrama de Flujo del Proceso
I.2 Descripción Narrativa del Procedimiento
Notificados los incumplimientos con las multas incurridas, sin que dentro de los plazos establecidos haya recurrido la empresa contratada, o se allanaré al pago de la misma, o “la Unidad” lo resolviera definitivamente, la empresa contratada deberá enterar el valor de las multas respectivas según lo que indique en tiempo y forma las bases de licitación y/o el contrato.
Es responsabilidad del Administrador del Contrato realizar el seguimiento y control del pago de la multa respectiva, conforme a los plazos establecidos. El Administrador del Contrato deberá remitir al encargado(a) de abastecimiento y contratos copia del documento que confirme el pago respectivo.
El área de abastecimiento y contratos informará al área de contabilidad el pago de la multa, para el registro contable correspondiente.
J. Procedimiento de cobro de documento de garantía
Para los casos en que corresponda hacer efectivo el cobro de un documento en garantía, el Administrador del Contrato elaborará un informe con los antecedentes correspondientes, el cual presentará al Jefe/Encargado del Departamento Requirente, quien revisará su pertinencia y lo presentará al Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos, quien en conjunto con el Departamento de Asesoría Jurídica analizarán los antecedentes presentados y confeccionarán el acto administrativo que autoriza el cobro del documento en garantía.
Para efectos de notificación y cobro correspondiente se procederá según lo indicado en el Procedimiento de
“Custodia, Mantención, Vigencia y cobro de Documentos en Garantía”, de “la Unidad”.
K. Observaciones respecto a la aplicación de multas
Para todos los casos señalados respecto a los tiempos asociados a la aplicación de multas, es el Administrador del Contrato el responsable de llevar un control respecto al cumplimiento de los plazos y la comunicación con la empresa contratada. El Administrador del Contrato deberá informar, tanto a su jefatura como al Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos del cumplimiento de los distintos hitos asociados.
Para efectos de elaboración de ordinarios y/o actos administrativos de este procedimiento un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, procederá a la elaboración del documento correspondiente, e ingresará al sistema que disponga "la Unidad", para la validación, visación y firma de éste.
L. Procedimiento Gestionar Término Anticipado de Contrato
L.1 Diagrama de Flujo del Proceso
L.2 Descripción Narrativa del Procedimiento
Es posible que en el curso de una relación contractual entre “la Unidad” y la empresa contratada ocurran hechos que, ameriten el término anticipado de contrato. Dentro de las causales de término corresponden las señaladas en el artículo 77 del reglamento xx Xxx de compras y contratación pública.
El proceso se inicia cuando Administrador del Contrato elabora un informe con los antecedentes correspondientes, el cual presentará al Encargado(a) del Departamento Requirente, quien revisará su pertinencia y lo presentará al Encargado(a) del Área de Abastecimiento y Contratos, quien en conjunto con el Departamento de Asesoría Jurídica analizarán los antecedentes presentados y previo análisis de admisibilidad confeccionarán el acto administrativo que indica el término anticipado de contrato.
Dependiendo de la causal de término anticipado de contrato, el Área de Abastecimiento y Contratos elaborará la propuesta de término anticipado, la cual deberá contar con el visto bueno del Encargado del Área de Abastecimiento y Contratos, y del Jefe(a) del Departamento de Asesoría Jurídica o quién lo reemplace.
Un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, enviará una propuesta de término de contrato para la revisión y firma de la empresa contratada.
El Área de Abastecimiento y Contratos, realizará la recepción del término anticipado de contrato firmado. Validado el término anticipado de contrato, éste será remitido a visación del Jefe/Encargado del Departamento de Asesoría Jurídica o quién reemplace, para luego enviarlo a la firma de Jefe de "la Unidad".
Una vez firmado por ambas partes el término anticipado de contrato, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos elaborará la resolución que aprueba este documento, la cual ingresará al sistema de gestión que disponga "la Unidad", para la validación, visación y firma de éste.
Con la resolución que aprueba el término anticipado de contrato, totalmente tramitada, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, informará a la Dirección de Compras y contratación pública, mediante los mecanismos que esta institución establezca, y adjuntará los documentos a la plataforma xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, estos son el término de contrato, y la resolución que lo aprueba.
Posteriormente, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, comunicará al Administrador del Contrato, al Área de Abastecimiento y Contratos y al Área de Contabilidad la documentación señalada en el punto anterior. Además, remitirá una copia del término del contrato.
Finalmente, luego de totalmente tramitada esta Resolución, un Profesional del Área de Abastecimiento y Contratos, informará al Administrador del Contrato, quien comunicará mediante memo conductor y enviará por medio de carta certificada o cualquier otro medio idóneo la Resolución respectiva al Administrador del Contrato designado por la empresa contratada.
M. Gestionar los servicios post entrega.
En algunos casos, la gestión de los contratos no finaliza con la entrega puntual del bien o servicio y el pago del mismo, sino que podría ir más allá de ese plazo, cuando subsisten obligaciones para la empresa contratada. Por ejemplo, ha comprometido garantías o servicios post venta en caso xx xxxxxx.
De presentarse problemas post venta, el Administrador de Contrato, debe revisar el contrato y analizar las condiciones establecidas y ver si es posible exigir garantías u otro tipo de servicios.
N. Registrar y evaluar el contrato
El Administrador del Contrato, deberá contar con un registro que permita, en el transcurso de la gestión del contrato, tener acceso rápidamente a la información de éste, de tal manera que la información esté disponible a
los interesados para su conocimiento y toma de decisiones (tales como proceso presupuestario, planificación de compras, etc.).
Dentro de los puntos que pueden ser considerados en este registro, podemos mencionar:
• Identificación del contrato.
• Datos básicos del contrato.
• Documentación adjunta al contrato.
• Hitos de gestión o pago.
• Alertas de hitos.
• Registro de garantías.
• Cláusulas contractuales.
Este registro se podrá llevar a través del medio que indique “la Unidad” o bien el que la Dirección de Compras y Contratación Pública disponga.
8. CONTROL DE CAMBIOS
N° de Revisión | Fecha de Revisión | Modificación | Aprobado |
01 | 2017 | Resolución Exenta N°256 de Julio de 2017, de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros. | Jefe/a de Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros. |
02 | Diciembre, 2017 | Actualización del procedimiento y elaboración de diagramas de flujos de procesos. | Jefe/a Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros |
9. ANEXOS
• Anexo N° 1. Propuesta de Indicador
N° | Indicador | Meta | Frecuencia de medición | Responsable de la medición |
KPI 01 | 𝑀𝑜𝑛𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑀𝑢𝑙𝑡𝑎𝑠 𝑒𝑓𝑒𝑐𝑡𝑖𝑣𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒 𝑝𝑎𝑔𝑎𝑑𝑎𝑠 = % 𝑀𝑜𝑛𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑀𝑢𝑙𝑡𝑎𝑠 𝑎𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎𝑑𝑎𝑠 | Semestral | Área de Abastecimiento y Contratos |
ANÓTESE, COMUNÍQUESE Y ARCHÍVESE.
POR ORDEN DE LA SUBSECRETARIO
Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Jefe de Unidad
Unidad Administradora de Tribunales Tributarios y Aduaneros
Distribución:
− Administradores TTA.
− Departamento de Informática.
− Departamento de Finanzas.
− Departamento de Gestión y Operaciones.
− Departamento de Gestión de Personas.
− Departamento de Asesoría Jurídica.
− Oficina de Partes.
Documento firmado electrónicamente por Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx el 29 xx xxxxx de 2018. Código de verificación: g9EGDh+FRZ8=
MINISTERIO DE HACIENDA SUBSECRETARÍA DE HACIENDA UNIDAD ADMINISTRADORA DE LOS
TRIBUNALES TRIBUTARIOS Y ADUANEROS
XXX EX GRAL.: Nº 2017-360/
IMPARTE INSTRUCCIONES Y FORMALIZA EL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS DE LA UNIDAD ADMINISTRADORA DE LOS TRIBUNALES TRIBUTARIOS Y ADUANEROS.
Santiago, 09 de noviembre de 2017
VISTO: La Ley N° 20.322 que Fortalece y Perfecciona la Jurisdicción Tributaria y Aduanera; la Ley N° 21.039 que Perfecciona la Justicia Tributaria y Aduanera; el
D.F.L N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que Fija el Texto Refundido, Coordinado y Sistematizado de la Ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo; La Ley Nº 20.981, sobre Presupuesto del Sector Público para el año 2017; el Decreto N° 262, de 1977, del Ministerio de Hacienda; la Ley N°19.983 de 2004, del Ministerio de Hacienda, en su Artículo 3º que Regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a copia de la factura, y la Ley N°20.956 que la modifica; la Circular N° 52 del Ministerio de Hacienda; la Ley N°19.886, su reglamento y directivas de compra; la Resolución N° 1.299, de 2016, del Ministerio de Hacienda; la Resolución Exenta N° 1.615, de 2009, de la Subsecretaría de Hacienda; la Circular N° 3 de 2006, de la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas; la Resolución N° 16, de 2015, de la Contraloría General de la República; la Resolución Nº 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República; la Resolución Exenta N° 19, de 2017, que actualiza funciones de Departamentos de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros; y las Resoluciones Exentas N°305 y N°309, ambas de 2015, de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
CONSIDERANDO:
1. Que, de acuerdo a la Ley de Bases Generales de la Administración del Estado, es deber de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros responder entre otros, a los principios de responsabilidad, eficiencia y eficacia.
2. Que, la Ley N° 20.322, que Fortalece y Perfecciona la Jurisdicción Tributaria y Aduanera, crea en la Subsecretaría de Hacienda la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, órgano funcionalmente desconcentrado, entre cuyas funciones cuenta el realizar todas las acciones necesarias para el correcto funcionamiento administrativo de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
3. Que, la Ley N° 20.322 en su Título II crea la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros, Unidad que de acuerdo con su artículo 19 establece, le corresponderá la gestión administrativa de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
4. Que, de acuerdo a la ley precedente, se crearon en cada región del país un Tribunal Tributario y Aduanero, a excepción de la Región Metropolitana la cual sirve de asiento a cuatro Tribunales. Por lo cual, cobra importancia el adecuado tratamiento de las recepciones de bienes y/o servicios adquiridos por la Unidad.
5. Que, en dicho contexto la Unidad, con el objeto de uniformar y establecer un procedimiento para la recepción bienes y/o servicios adquiridos por la misma, ha estimado necesario impartir las siguientes instrucciones.
6. Que, dado la tarea continua de asegurar el proceso de control interno de compra y cumplir con los compromisos de auditoría, se hace necesario analizar los efectos en dicho procedimiento producto de la incorporación del sistema de gestión documental (SGD) y la actualización del proceso de Plan Anual de Compras, Requerimientos y Adquisiciones.
7. Que, la entrada en vigencia de este procedimiento, será a contar del 01 de enero de 2018.
RESUELVO:
1. DEJASE sin efecto la Resolución Exenta N°117, de 2016, de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
2. APRUÉBASE el siguiente procedimiento administrativo para la recepción de bienes y/o servicios, que se detalla a continuación y cuyo texto señala:
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS
TABLA DE CONTENIDOS
6. DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO 5
6.1 Elaboración de Check List y recopilación de antecedentes de respaldo de la compra 5
6.2 Recepción o devolución de factura y/o boleta de servicios 5
6.3 Elaboración del expediente para pago de facturas y boletas de servicios 6
6.4 Despacho del expediente para pago de facturas y boletas de servicios 6
Anexo N°1 – Check List de recopilación y revisión de documentación para la elaboración del expediente para pago de facturas y boletas de servicios 9
Anexo N°2 – Formulario de Recepción de Productos y Servicios 13
Anexo N°3 – Documentación anexa al Formulario de Recepción de Productos y Servicios 15
Anexo N°4 – Documentación anexa a la factura, en casos de Servicios Habituales (Aseo y Vigilancia) 16
Anexo N°5 – Documentación anexa a la Factura de otros Servicios y Productos 19
Anexo N°6 – Acta de Alta Bien Mueble 20
Anexo N°7 – Formulario Recepciones diferidas de Productos y Servicios 21
1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento con las actividades, secuencias y responsabilidades necesarias para la recepción de bienes y servicios, y la elaboración del expediente para pago de facturas y/o boletas de servicios, en la Unidad Administradora, en adelante “la Unidad” y en los Tribunales Tributarios y Aduaneros, en adelante “TTA”, previo pago al proveedor.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica desde la recopilación de los antecedentes necesarios para la elaboración del expediente para pago de facturas y boletas de servicios (portafolio de antecedentes), de procesos de compras, bajo la normativa Ley 19.886 y su reglamento, hasta el envío del expediente al Área de Contabilidad del Departamento de Presupuesto y Finanzas para su revisión y/o aprobación, según corresponda.
3. REFERENCIAS
a) Normativa de Compras Públicas Ley 19.886, su reglamento y directivas de compra
b) Circular N° 3 del 6 xx xxxxx del 2006, emitida por la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas, con la Directiva de Pago a Proveedores a 30 días máximo.
c) La Ley N°19.983 en su Artículo 3º que Regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a copia de la factura, y la Ley N°20.956 que la modifica.
d) Circular N°52 del Ministerio de Hacienda.
e) Resolución CGR N° 16 de 2015.
f) Procedimiento “Plan Anual de Compras, Requerimientos y Adquisiciones”, de la Unidad Administradora
de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
g) Procedimiento “Gestión de Contratos de Bienes Muebles y prestación de Servicios”, de la Unidad
Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
h) Procedimiento “Pago a Proveedores”, de la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y
Aduaneros.
i) Procedimiento “Control y Gestión de Inventario”, de la Unidad Administradora de los Tribunales
Tributarios y Aduaneros.
j) Procedimiento “Directriz de Ingreso de Documentos al Sistema de Gestión Documental”, de la Unidad
Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros.
4. RESPONSABILIDADES
• Responsable de la Compra: Funcionarios de “la Unidad”, quienes detectan una necesidad de compra de un bien y/o servicio. Serán responsables de la adquisición de un bien y/o servicio, desde la emisión del “Formulario de Requerimiento” hasta la recepción conforme del bien y/o servicio, para su correcto pago, previa validación de pertinencia de la compra, en los casos que corresponda.
Para efectos de este procedimiento, a nivel central en “la Unidad”, esta función será realizada por los Encargados de Departamentos y en los “TTA”será desarrollada por los respectivos Administradores.
Para efectos de este procedimiento, su responsabilidad específica está relacionada con la recopilación y revisión en detalle de los antecedentes que respaldan la compra, previo a la solicitud de la factura al proveedor, utilizando como evidencia de esta actividad un Check List (Anexo N°1) mediante el cual identificará los documentos revisados.
Una vez elaborado el Check List (Anexo N°1) y sus respectivos antecedentes, en el caso del nivel central de “la Unidad”, éstos deberán ser remitidos por los Responsables de la Compra, al Área de Abastecimiento y Contratos, quien será responsable de la elaboración del expediente para pago, el cual contendrá toda la información relacionada a la compra del bien o servicio. En el caso de los “TTA”, serán los Administradores quienes cumplen la función de Responsable de la Compra en el “TTA”, de elaborar el expediente para pago, de acuerdo a lo definido en el presente procedimiento.
Por otra parte, el Responsable de la Compra deberá velar por el cumplimiento de lo establecido en el contrato, como: vigencia, cláusulas de renovación/término anticipado, monto del contrato, forma de pago, reajustes, multas asociadas, entre otros, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Gestión de Contratos y Prestación de Servicios”, de “la Unidad”.
• Encargado Departamento Gestión y Operaciones: Velar por el cumplimiento de este procedimiento, en relación a las actividades que deben realizar los Administradores que cumplen la función de Responsables de la Compra en los “TTA”. Esto durante la recopilación de los antecedentes que respaldan la compra, la gestión y elaboración del expediente para pago de facturas y boletas de servicios, y su posterior envío al área de Abastecimiento y Contratos.
• Profesional del Departamento de Gestión y Operaciones: Responsable de entregar apoyo al Responsable de la Compra en los “TTA”, resolviendo consultas durante el proceso de recopilación y revisión de los antecedentes que respaldan la compra, y la elaboración del expediente para pago de facturas y/o boletas de servicios. Además, es responsable de mantener un control y seguimiento de los expedientes recibidos y relacionados con su área, desde los “TTA” o desde el nivel central de “la Unidad”.
Por otra parte, es responsable de gestionar solución a las observaciones que puedan emanar por parte del Área de Abastecimiento y Contratos, respecto de la documentación asociada al expediente para pago de facturas y/o boletas de servicios, elaborado por los Responsables de la Compra en los “TTA”.
• Jefes/Encargados de Departamentos: Velar por el cumplimiento de este procedimiento a nivel central en “la Unidad”, en relación a la recepción de los bienes y/o servicios y elaborar el respectivo Check List (Anexo N°1).
• Área de Abastecimiento y Contratos: Área encargada de coordinar la gestión de abastecimiento de “la Unidad”. Debe aplicar la normativa vigente de compras públicas, el presente procedimiento y toda otra normativa relacionada.
Para efectos de este procedimiento, su responsabilidad es recepcionar la documentación contenida en el expediente pago de facturas y boletas de servicios, y su posterior envío al Área de Contabilidad para su revisión, registro y pago.
Por otra parte, es el área encargada de confeccionar el expediente para pago de facturas y boletas de servicios,
correspondiente a las compras realizadas a nivel central en “la Unidad”.
• Área de Contabilidad: Área responsable de recepcionar y revisar el expediente entregado por el Área de Abastecimiento y Contratos, para el posterior pago de facturas y boletas de servicios, de acuerdo a lo definido en el procedimiento “Pago de Proveedores” de “la Unidad”. Asimismo, es responsable en caso de rechazo del expediente, de proceder a su devolución al Área de Abastecimiento y contratos, quien realizará las gestiones correspondientes con el Área Responsable de la Compra, quien podrá subsanar la situación planteada, de acuerdo a lo definido en este procedimiento.
• Oficina de Partes de “la Unidad”: Recepcionar las facturas en forma, para su posterior envío al Área de Abastecimiento y Contratos.
5. DEFINICIONES
• Expediente para pago de facturas y boletas de servicio: Consiste en un portafolio que contiene toda la documentación relacionada con la recepción conforme de un bien o servicio para su posterior pago.
Los documentos que contiene el Expediente, son:
− Check List.
− Formulario de Recepción Conforme.
− Factura y/o Boleta de Honorarios o Servicios, Guías de Despacho, u otros documentos de respaldo según corresponda.
− Acta de Alta de bien mueble o intangible, cuando corresponda.
− Antecedentes complementarios a la Recepción Conforme.
• Check List (Anexo N°1): Documento que oficializa la revisión en detalle efectuada por el Responsable de la Compra, según la naturaleza del requerimiento y su modalidad de compra, previo a la solicitud de facturación por parte del proveedor.
• Formulario de Recepción de Bienes y Servicios: Documento oficial que evidencia la recepción conforme de un bien o servicio. Permite registrar la recepción de la factura y otros antecedentes asociados a la preparación del expediente.
• Formulario de Requerimiento: Documento donde se materializan las solicitudes que tengan por finalidad la adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios, tanto para los “TTA” como para “la Unidad”.
• Resolución de Adjudicación: Acto administrativo fundado por medio del cual el Jefe (a) de Unidad, selecciona a uno o más oferentes para la suscripción de un contrato de suministro o servicios regidos por la ley N° 19.886.
• Orden de Compra: Es un instrumento que formaliza la compra con el proveedor. En las adquisiciones menores a 100 UTM el contrato, podrá ser formalizado mediante la emisión de la orden de compra y la aceptación de ésta por parte del proveedor. De la misma forma podrán formalizarse adquisiciones superiores a 100 UTM e inferiores a 1000 UTM, cuando se trate de bienes o servicios de estándar, de simple y objetiva especificación y se haya establecido así en las respectivas bases de licitación. En el caso de órdenes de compra provenientes de convenio marco, éstas se emitirán en virtud del catálogo electrónico disponible, debiendo ajustarse a las condiciones y beneficios pactados, en el convenio marco y se emitirán a través del sistema de información.
• Resolución aprueba contrato: Acto administrativo fundado por medio del cual el Jefe (a) de Unidad, aprueba la suscripción de un contrato de suministro o servicios regidos por la ley N° 19.886.
• Contrato: Es un acuerdo formal entre la Entidad y un Proveedor, a través del cual una parte se obliga con la otra a cumplir con una determinada prestación.
• Acuerdo Complementario: Documento obligatorio para perfeccionar las compras superiores a 1.000 UTM realizadas a través de convenio marco y del proceso de grandes compras. Sin perjuicio de ello, también se puede generar en aquellas compras por convenio marco menores a 1.000 UTM, en las que se requiera dejar por escrito los deberes y obligaciones de las partes
• Garantía por fiel y oportuno cumplimiento de Contrato: Es la caución o garantía que la adjudicada entrega a la Entidad mediante el cual asegura el correcto cumplimiento de obligaciones del contrato, garantizar el pago de obligaciones laborales y previsionales de los trabajadores del contratante (para contratos de prestación de servicios), y hacer efectivas las eventuales multas. Cabe señalar que, para este documento, la glosa y la vigencia siempre deben ser coincidentes con lo indicado en las Bases de Licitación.
• Sistema de Gestión Documental (SGD): Corresponde al sistema que provee “la Unidad” para la tramitación y
registro de documentos.
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE EXPEDIENTE PARA PAGO DE FACTURAS Y BOLETAS DE SERVICIOS | ||
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6. DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Elaboración de Check List y recopilación de antecedentes de respaldo de la compra
El proceso se inicia con la recopilación y revisión de los antecedentes necesarios para la posterior elaboración del expediente para pago de facturas y/o boletas de servicios.
Para lo anterior, el Responsable de la Compra, revisará la información asociada al requerimiento, la orden de compra o contrato asociado al bien o servicio, y dependiendo de la modalidad de compra, identificará, recopilará y revisará los antecedentes necesarios para la facturación, según corresponda.
El Responsable de la Compra a nivel central en “la Unidad” y en los “TTA”, revisará en detalle la documentación que conformará posteriormente el expediente, mediante un Check List (Anexo N°1) que deberá completar y firmar para dejar constancia que se ha recopilado y revisado toda la documentación para la posterior elaboración del expediente.
El Responsable de la Compra en los “TTA”, podrá resolver sus dudas respecto a la recopilación y preparación de la documentación de respaldo de la compra del bien y/o servicio, con un profesional del Departamento de Gestión y Operaciones, asignado para tales efectos. Asimismo, en los casos que corresponda la aprobación de informes asociados a la recepción de bienes o servicios de infraestructura, será requerido que dichos informes, tengan la aprobación del Profesional Encargado de Infraestructura del Departamento de Gestión y Operaciones de “la Unidad” o quien lo reemplace.
En los casos de Servicios Habituales, el Responsable de la Compra en los “TTA” deberá considerar el reporte “Boletín Laboral y Previsional” que el Área de Abastecimiento y Contratos enviará dentro de los 5 primeros días de cada mes. Revisará el “Boletín Laboral y Previsional” del proveedor y verificará que no tenga multas asociadas. En caso de observaciones, deberá informar al proveedor para que éste indique si esta multa corresponde a uno de los trabajadores de nuestra faena, de ser así se le solicitará que aclare la situación y envíe la documentación que respalde la subsanación.
El Responsable de la Compra nivel central en “la Unidad” o en los “TTA”, solicitará al proveedor que proceda a la facturación, sólo cuando identifique que la documentación requerida en el Check List (Anexo N°1) para la posterior elaboración del expediente, se encuentra conforme. En caso contrario, éste gestionará su solución con el Proveedor, previo a solicitar la factura.
6.2 Recepción o devolución de factura y/o boleta de servicios
La factura será recibida por Oficina de Partes en “la Unidad” y por el Responsable de la Compra en los “TTA”.
Cada vez que se recepcione la factura, se deberá consignar la fecha de recepción en el documento, en el recuadro establecido para ello, con los datos de la persona que recibe, firma y timbra su recepción.
Además, el Responsable de la Compra a nivel central en “la Unidad” y en los “TTA”, deberá revisar que la factura y/o boleta se encuentre correctamente emitida y exista completitud de la información requerida en todos sus campos, considerando lo siguiente:
• La fecha de emisión no debe podrá exceder los 05 días hábiles hasta su recepción, para evitar así su vencimiento. De existir dicha diferencia de días entre la emisión y recepción de la Factura, ésta podrá ser devuelta al proveedor para su nueva emisión. Salvo que dicho plazo se indique en las bases de licitación, orden de compra, contratación directa, acuerdo complementario y/o contrato.
• La información y el monto señalado en la factura y/o boleta, debe coincidir con la información y el monto establecido en el contrato y/o la Orden de Compra o en su defecto no superar el valor de ésta, además debe estar correctamente escrito en palabras.
• La factura y/o boleta no debe contener enmiendas de ningún tipo.
• Se podrá acompañar la 4ta copia “Ejecutivo Cedible” al set de documentos de la recepción (en la medida
que el proveedor acepte esta solicitud).
• Si la factura y/o boleta contiene errores o inconsistencias respecto de la información contenida en portafolio de antecedentes, se deberá devolver hasta 8 días corridos desde su emisión, mediante oficio. En caso que no se cumpla con alguno de los puntos anteriores, No se deberá recepcionar la factura.
Cabe señalar que, de acuerdo a lo definido en la normativa de compras públicas, en el Art. 79 bis del reglamento, el pago al proveedor no deberá superar los 30 días corridos desde la fecha de emisión de la factura y/o boleta, salvo que en las bases de licitación y/o contratación directa se señalen plazos diferentes.
Cuando la fecha de recepción de la factura, tenga más de 8 días desde su emisión, el Responsable de la Compra a nivel central en “la Unidad” o en los “TTA”, según corresponda, podrá devolverla al proveedor para que efectúe una nueva emisión de la factura.
Se eximen de lo anteriormente señalado, aquellos proveedores cuya facturación es automática y el envío a “la Unidad” pueda demorar más días de los señalados.
Si la factura no indica el detalle del bien, o no ha sido acompañada al momento de la recepción de los bienes, se deberá hacer llegar la Guía de Despacho, generando la documentación que identifica y verifica la correcta entrega de los bienes.
Una vez recepcionada la factura y/o boleta de servicio, el Responsable de la Compra, el mismo día o a más tardar al día hábil siguiente de la recepción de la factura, realizará el chequeo de la información, en caso de inconsistencia el Responsable de la Compra, enviará un oficio al proveedor, devolviendo la factura y/o boleta, indicando el motivo del rechazo. En caso de reemplazo, esto será realizado por el funcionario de la Unidad asignado para tales efectos. Dicho oficio debe ser enviado con copia al encargado(a) del Área de Abastecimiento y contrato.
6.3 Elaboración del expediente para pago de facturas y boletas de servicios
A nivel central en “la Unidad”, será el área de Abastecimiento y Contratos, quien estará a cargo de elaborar los expedientes para pago de facturas y/o boletas de servicio de “la Unidad”. En el caso de los “TTA”, los expedientes serán elaborados por los respectivos Administradores.
Una vez recepcionada conforme la factura y/o boleta de servicio, el Responsable de la Compra en el caso de los “TTA” y el Área de Abastecimiento y contratos a nivel central en “la Unidad””, deberá elaborar el Formulario de Recepción de Productos y Servicios, en adelante el “Formulario”, mediante el sistema que disponga “la Unidad”.
La información que debe ser indicada en el Formulario, así como la documentación que se debe adjuntar a éste, se encuentra detallada en Anexo N°2 – “Formulario de Recepción de Productos y Servicios”.
Por otra parte, el expediente para pago de facturas y/o boletas de servicios, y los documentos anexos que se adjunten a éste, estará conformado por lo siguiente:
− Check list para la recopilación de la documentación de respaldo de la compra del bien y/o servicio (detalle en Anexo N°1).
− Formulario de Recepción de Productos y Servicios (detalle en Anexo N°2).
− Documentación anexa al Formulario de Recepción de Productos y Servicios (detalle en Anexo N°3).
− Factura y/o Boleta de Honorarios o Servicios, Guías de Despacho, u otros documentos de respaldo según corresponda.
− Documentación anexa a la factura, en casos de Servicios Habituales, a saber, Aseo y Vigilancia (detalle en Anexo N°4).
− Documentación anexa a la factura de otros Servicios y Productos (detalle en Anexo N°5).
− Acta de Alta de bien mueble o intangible, cuando corresponda (detalle en Anexo N°6).
− Otros antecedentes complementarios a la Recepción de Productos y Servicios (detalle en Anexo N°7).
6.4 Despacho del expediente para pago de facturas y boletas de servicios
El Responsable de la Compra en los “TTA”, cuando finalice la confección del expediente, lo enviará mediante el sistema que disponga “la Unidad”, al Profesional de Gestión y Operaciones para que efectúe su registro. En caso de detectar observaciones al expediente, el Profesional de Gestión y Operaciones las resolverá en conjunto con el Encargado del Departamento de Gestión y Operaciones, quien podrá definir la forma en que estas observaciones podrán ser resueltas. Luego de aprobado el expediente, éste será derivado a través del sistema que disponga “la
Unidad”, al Área de Abastecimiento y Contratos, quien recepcionará el expediente, lo registrará y lo enviará al Área de Contabilidad para su revisión, registro y pago al proveedor.
Por otra parte, en el caso del nivel central, el Área de Abastecimiento y contratos, una vez finalice la confección del expediente, lo enviará mediante el sistema que disponga “la Unidad”, al Área de Contabilidad para su revisión, registro y pago al proveedor.
a) Recepción y Revisión del expediente para pago de facturas y boletas de servicios
⮚ Recepción del Expediente por el Área de Abastecimientos y Contratos.
El Área de Abastecimiento y Contratos, recepcionará mediante el sistema que disponga “la Unidad”, los expedientes enviados por los Responsables de la Compra en los “TTA”, revisando que la documentación que se indica esté contenida en el legajo correspondiente, para su posterior envío al Área de Contabilidad para su revisión, registro y pago.
Asimismo, el Área de Abastecimiento y Contratos, enviará mediante el sistema que disponga “la Unidad”, al Área
de Contabilidad, los expedientes correspondientes al nivel central en “la Unidad”.
⮚ Recepción del Expediente por el Área de Contabilidad.
El Área de Contabilidad, recepcionará y revisará el expediente, en los casos de rechazo, ésta procederá a su devolución al Área de Abastecimiento y Contratos, quien gestionará con el Área Responsable de la Compra para la subsanación de la situación planteada. Si el Área de Contabilidad considera la refacturación, se deberá reingresar el expediente en el Área de Abastecimiento y Contratos, con los nuevos antecedentes (factura o boleta) para el comienzo de un nuevo ciclo de pago.
Los expedientes elaborados por los Responsables de la Compra en “TTA” y que sean rechazados por el Área de Contabilidad, podrán ser devueltos por el Encargado del Departamento de Gestión y Operaciones, mediante Oficio para efectos de seguimiento y control.
Notas:
Cabe señalar que, en relación a los procesos de “PAC, Requerimientos y Adquisiciones” y “Pago de Proveedores”, de “la Unidad”, éstos se encuentran descritos en sus respectivos procedimientos.
7. REGISTROS
- Check List de recopilación y revisión de documentación para la elaboración del expediente para pago de facturas y boletas de servicios (Anexo N°1).
- Formulario Recepción de Bienes y Servicios (Anexo N°2).
- Documentación anexa al Formulario de Recepción de Productos y Servicios (Anexo N°3)
- Documentación anexa a la factura, en casos de Servicios Habituales (Anexo N°4).
- Documentación específica anexa a la factura de otros Servicios y productos (Anexo N°5).
- Acta de Alta de bienes muebles (Anexo N°6).
- Recepciones diferidas de Productos y Servicios (Anexo N°7).
8. INDICADOR DEL DESEMPEÑO
N° | Indicador | Meta | Frecuencia de medición | Responsable de la medición |
KPI 01 | (N° de recepciones conformes recibidas según procedimiento en el año t/ N° de recepciones conformes enviadas a pago en el año t)*100 | 91% | Anual | Encargado del Departamento de Gestión y Operaciones |
KPI 02 | N° de expedientes cargados en SGD cuya fecha entre la emisión de la factura y la carga de expediente sea menor o igual a 2 días hábiles año t/ los expedientes cargados en el SGD año t | 95% | Anual | Encargado del Departamento de Gestión y Operaciones |
9. CONTROL DE CAMBIOS
N° de Revisión | Fecha de Revisión | Modificación | Aprobado |
01 | 2015 | Primera Edición | Jefe de Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros. |
02 | 2017 | Se actualiza nombre del procedimiento Se incorpora el control y revisión en detalle de los antecedentes necesarios, previa a la solicitud de facturación del proveedor por parte del Responsable de la Compra a nivel central en “la Unidad” y en los “TTA”. Se actualiza el formato del documento. | Jefe Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros |
10. ANEXOS
RECOPILACIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS PREVIO A SOLICITAR LA FACTURA
(Check List)
Fecha de revisión de documentos | |
Nombre del Tribunal y/o dependencia | |
Nombre Responsable de la Compra |
I. DATOS GENERALES DE LA ADQUISICIÓN
1. Razón social del proveedor | |
2. RUT del proveedor | |
3. Nombre del contacto del proveedor | |
4. Correo electrónico de contacto del proveedor | |
5. N° de Orden de Compra | |
6. N° Formulario de Requerimiento | |
7. N° Resolución que aprueba la compra o contratación (si corresponde) |
II. DOCUMENTACIÓN A REVISAR
Marcar con un ✓ los documentos revisados, en caso que no aplique colocar “N/A”, considerar que mediante este Check List, se deja constancia de la documentación de respaldo de la compra de un bien o servicio, previo a solicitar la factura al proveedor. En caso de observaciones a la documentación o al servicio o producto, detallar en el ítem “Observaciones”.
1. PARA PRODUCTOS
DOCUMENTOS A REVISAR (De acuerdo a contrato) | REVISADO | OBSERVACIONES |
1. Orden de Compra aceptada por Proveedor | ||
2. Formulario de Requerimiento | ||
3. Resolución que autoriza y/o aprueba la compra (si corresponde) | ||
4. Acta de Alta de Bienes (si corresponde)* | ||
5. N° de Comprobante de Ingreso al Sistema de Inventario y Bodega (si corresponde)* |
*Nota: En caso del nivel central en la “la Unidad”, se debe entregar copia de estos documentos al Área de
Abastecimiento y Contratos.
2. PARA SERVICIOS HABITUALES (Aseo y Vigilancia)
a) Documentación anexa a la factura, en casos de Servicios Habituales, que deberá ajustarse a lo señalado en el contrato y/o en la orden de compra respectiva:
DOCUMENTOS A REVISAR (De acuerdo a contrato) | REVISADO | OBSERVACIONES |
1. Orden de Compra aceptada por el Proveedor | ||
2. Formulario de Requerimiento | ||
3. Resolución que autoriza y/o aprueba la contratación (si corresponde) | ||
4. Copia Boleta de Garantía por fiel y oportuno Cumplimiento de Contrato |
b) Documentos, se encuentran detallados en el contrato de prestación de servicios correspondiente, por lo tanto, pueden ir variando conforme se modifiquen las bases de licitación y/o contrato respectivo:
DOCUMENTOS A REVISAR (De acuerdo a contrato) | REVISADO | OBSERVACIONES |
1. Nómina de trabajadores del mes | ||
2. Copia Liquidaciones xx xxxxxx |
3. Revisión pago de cotizaciones previsionales | ||
4. Certificado de Pago de Cotizaciones Previsionales – Previred. | ||
5. Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales (Ley de Subcontratación) | ||
6. Detalle de Horas Trabajadas | ||
7. Fotocopia de Libro de Remuneraciones. | ||
8. Copia de Contrato de Trabajo | ||
9. Finiquitos de Trabajo firmados ante Ministro de Fe | ||
10. Informe de Calidad |
3. DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA ANEXA A LA FACTURA DE OTROS SERVICIOS Y PRODUCTOS
DOCUMENTOS A REVISAR | REVISADO | OBSERVACIONES |
Servicio de Courier | ||
1. Orden de Compra aceptada por el Proveedor | ||
2. Formulario de Requerimiento | ||
3. Resolución que autoriza y /o aprueba la contratación (si corresponde) | ||
4. Detalle de envíos | ||
5. Cuadro control consumo correo | ||
6. Cálculo Factura del proveedor | ||
Agua Purificada | ||
1. Orden de Compra aceptada por el Proveedor | ||
2. Formulario de Requerimiento | ||
3. Resolución que autoriza y/o aprueba la contratación (si corresponde) | ||
4. Detalle de Consumo Agua Purificada | ||
Otros Servicios: Ejemplo Capacitaciones, asesorías, etc. | ||
1. Orden de Compra aceptada por el Proveedor | ||
2. Formulario de Requerimiento | ||
3. Resolución que autoriza y /o aprueba la contratación (si corresponde) | ||
4. Documentos anexos, ejemplo informes de avance, certificaciones, lista de asistencia, certificados de licencia, etc. | ||
4. OBSERVACIONES GENERALES
Nombre y Firma Responsable de la Compra