TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO
3.1 SEGUIMIENTO A CONTRATISTAS 2
3.1.a. Evaluación de Desempeño a Contratistas 2
3.1.a.1 Metodología de Evaluación de Desempeño 2
3.1.a.2 Aplicación de la Evaluación de Desempeño al Contratista 3
3.1.a.3. Otras Consideraciones 4
3.2.b Cumplimiento de Plazos del Contrato 7
3.2.c Cumplimiento de aspectos HSE 8
3.2.d Cumplimiento de Aspectos Administrativos 10
a. Afectación a la Normalidad Operativa (Cuando aplique) 13
b. Promoción de la oferta local (los siguientes criterios aplicarán siempre y cuando hayan sido aspectos evaluados a la oferta comercial presentada por el contratista y/o fueren estipulados como requisitos mínimos a cumplir durante la vigencia del contrato). 13
Compromiso con las líneas de contratación Local (cuando aplique): 13
Actividades para la generación de valor (Cuando aplique) 13
c. Cumplimiento de la Estrategia para la Gestión de Entorno: Hacia la Paz y Prosperidad Compartida. (Cuando aplique) 14
3.2. Debida diligencia en identificación de invitados en Métodos de Elección 15
Establecer la metodología y los criterios para evaluar el desempeño de los Contratistas de Ecopetrol S.A. (en adelante Ecopetrol), de manera que se aseguren relaciones contractuales con los mejores Proveedores de bienes y servicios, y se cumpla con los fines de la contratación.
El Procedimiento de Desempeño de Contratistas aplica en el Abastecimiento de Bienes y Servicios adelantado por Ecopetrol a nombre y por cuenta propia, y cuando actué en nombre y por cuenta de terceros en los casos en los que así se haya definido en el respectivo acto o contrato.
El Procedimiento no aplicará a prestadores de servicios de salud vinculados mediante la modalidad de Adscripción, Contratos de Derechos de Uso, Soporte, Mantenimiento y /o Derechos a nuevas versiones de Licencias de Software; contratos de adhesión salvo aquellos en los que en la planeación se determine la necesidad de incluir la evaluación de desempeño.
Con el registro en el Sistema de Información de Proveedores de Ecopetrol - SIPROE y/o la presentación de la(s) propuesta(s), el Oferente acepta y declara que Ecopetrol y las compañías del Grupo Empresarial tendrán acceso y podrán conocer y usar la información sobre el desempeño del Contratista.
Este Procedimiento aplica para los Métodos de Elección que se inicien a partir de la fecha registrada en la herramienta P8. Para contratos que se encuentren vigentes, se podrá suscribir Otro si para aplicar este nuevo procedimiento.
La información desfavorable del proveedor, derivada de la aplicación de los procedimientos de desempeño anteriores se registrará en el Sistema de Información de Proveedores.
3.1 SEGUIMIENTO A CONTRATISTAS
3.1.a. Evaluación de Desempeño a Contratistas
Los Criterios para evaluar el desempeño del Contratista se calificarán de manera independiente sobre 100 puntos cada uno, y son los siguientes:
1. Eficiencia Operativa
2. Plazos del contrato
3. Aspectos Administrativos
4. Aspectos de HSE
5. Gestión de Entorno
3.1.a.1. Metodología de Evaluación de Desempeño
La metodología, criterios y frecuencia o periodicidad de la evaluación de desempeño a aplicar, se establecerán desde la planeación contractual, diligenciando el formato GAB-F-128 y seleccionando los formularios de modelos de evaluación pertinentes, teniendo en cuenta el tipo de contrato y el riesgo o impacto del bien o servicio objeto del mismo en las operaciones de Ecopetrol.
Para establecer los criterios a aplicar, se tendrá en cuenta:
Criterio de Eficiencia Operativa: Será evaluado en todos los casos.
Criterio de Plazos: En la planeación contractual se determinará si este criterio se evalúa o no. En el caso de contratos tipo Compras será mandatorio incluir este criterio.
Criterio de Aspectos Administrativos: En la planeación contractual se determinará si este criterio se evalúa o no. En contratos que impliquen vinculación de mano de obra con exclusividad para el mismo y/o proveeduría, será mandatorio este criterio.
Criterio de HSE: No se evalúa en contratos de obras y servicios ejecutados fuera de las instalaciones de Ecopetrol y de su control operacional. En contratos Tipo Compras no será mandatorio; se deberá evaluar en el caso que la compra incluya un servicio asociado. En contratos de obras y servicios ejecutados dentro de instalaciones de Ecopetrol, aquellos que desarrollados fuera de instalaciones de Ecopetrol estén bajo su control operacional, y en contratos de compras en los que se hayan establecido obligaciones en HSE al Contratista, la evaluación de este criterio será obligatoria.
Cuando aplique la evaluación de este Criterio, la misma se realizará con la siguiente periodicidad: Riesgo Bajo (Riesgo N o L) periodicidad anual o una evaluación de desempeño final; Riesgo Medio (Riesgo M) periodicidad semestral; y Riesgo Alto o Muy Alto (Riesgo H y VH) cada cuatro meses. El riesgo se establece conforme a la Guía Gestión de Contratistas Foco HSE GAB-G-012 o el documento que la sustituya o modifique.
En contratos de riesgo M, H y VH que superen seis (6) meses de duración, la evaluación será complementada con por lo menos una auditoría anual a realizar preferiblemente en los primeros tres (3) meses de ejecución del contrato.
Criterio Gestión de Entorno: En la planeación contractual se determinará si este criterio y sus subcriterios serán objeto o no de evaluación; los 100 puntos de este criterio se distribuirán entre los subcriterios que apliquen.
El (Las) Área(s) Funcional(es) en materia Laboral, HSE y Entorno, comunicará(n) al Administrador los incumplimientos de los Contratistas de los que tenga(n) conocimiento a través de sus auditorías, verificaciones, reportes, inspecciones o investigaciones, los cuales se deben reflejar en la respectiva evaluación.
3.1.a.2 Aplicación de la Evaluación de Desempeño al Contratista
La evaluación del desempeño del Contratista se hará por el Administrador del contrato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que se cumpla el periodo a evaluar. La fecha de inicio de la evaluación corresponde a la fecha de firma del contrato. Para la realización de la última evaluación, en contratos Tipo Obras y Servicios, el plazo de evaluación no deberá ser mayor a quince (15) días hábiles desde la firma del acta de balance final del contrato o de la fecha en que se cause la última factura en aquellos contratos que no requieran balance final.
Una vez realizada la evaluación, se deberá comunicar al Contratista, quien dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de esa comunicación podrá presentar por escrito sus observaciones, las cuales serán resueltas por el Administrador del contrato dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
La evaluación de desempeño o respuesta a las observaciones no perderán sus efectos cuando tengan lugar fuera de los términos indicados.
Si el Contratista no presenta observaciones o no las fundamenta o presentadas y fundamentadas Ecopetrol no las acepta, el Administrador aprobará la Evaluación y la cerrará en la herramienta.
En casos justificados, por hechos sobrevinientes y sin considerar la frecuencia de evaluación definida, el Administrador del contrato podrá hacer una nueva evaluación que refleje la realidad del desempeño del Contratista en ese momento.
3.1.a.3. Otras Consideraciones
El desempeño total del Contratista tendrá en cuenta los resultados de las calificaciones parciales y finales para cada criterio en todos los contratos que haya suscrito, y conforme se indica en el numeral 3.4. de este Procedimiento.
La evaluación de desempeño obtenida por el Contratista Conjunto, para todos los efectos aplicará a cada uno de sus integrantes.
Cuando el contrato no se inicie y/o ejecute por causas atribuibles al Contratista, su evaluación de desempeño en todos los criterios será cero (0) puntos.
Cuando el contrato no se inicie y/o ejecute por mutuo acuerdo de las Partes, no habrá lugar a evaluación de desempeño.
El resultado de las evaluaciones parciales y/o final, para cada Criterio, podrá ser ajustado por Ecopetrol, en caso de encontrarse incumplimientos atribuibles al Contratista, conocidos con posterioridad a la respectiva evaluación.
3.2. Criterios a Evaluar1
3.2.a. Eficiencia Operativa
Aplica según Tipo de Contrato:
TIPO CONTRATO OBRAS Y SERVICIOS/ TIPO COMPRA / COMPRA CON SERVICIO
1. Dependiendo del tipo de bien o servicio a contratar, en la planeación se indicará qué KPI´s aplican al contrato.
2. Se validará el cumplimiento técnico del (los) material (es) comprado(s).
3. El 100% del puntaje se distribuirá dentro los diferentes KPI’s que se establezcan.
4. Ecopetrol podrá hacer evaluaciones de desempeño post entrega para el caso en que se advierta que el producto no cumple con los requerimientos y deba usarse la garantía de calidad.
5. En el caso de contratos de anticipación de demanda, la evaluación tendrá en cuenta la sumatoria total del número de órdenes de despacho cumplidas / total de órdenes de despacho.
6. Si no se tuvieren definidos KPI´s estándar, éstos se establecerán en la planeación del contrato, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
1 Los formularios solo permiten números enteros, por tal razón, se aproximaran a los decimales mayores o iguales a 0,5 al siguiente número entero.
Cumplimiento de especificaciones técnicas
Discrepancias, no conformidades o incidentes operacionales relacionados con problemas en la calidad de los materiales entregados, atribuibles al proveedor.
Resultado en términos de cumplimiento sobre un 100%.
SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con un tiempo definido).
Tiempo de medición sistemática definido en la planeación.
Máximo 5 KPI´s por contrato.
Cada evaluación de desempeño considera los resultados anteriores, así las cosas, a continuación se describe un ejemplo para obtener la calificación del desempeño considerando todos los resultados a la fecha de la medición:
Ejemplo del cálculo:
Periodo 1
Peso Real Planeado | ||
70% | 8 | 10 |
10% | 4 | 5 |
20% | 5 | 5 |
100% | 17 | 20 |
Kpi 1
Kpi 2
Kpi 3
Total
Calculo para cada Kpi en el periodo 1.
Resultado Real para el Kpi1: (Resultado real * peso )
: (8 * 0,7) = 5,6
Resultado planeado para el Kpi1: (Planeado * peso )
: (10 * 0,7) = 7
Lo anterior se aplica para cada KPI logrando lo siguiente:
Resultado para el periodo 1 :
Real Planeado Total periodo 1 | ||
5,6 | 7 | |
0,4 | 0,5 | |
1 | 1 | |
7 | 8,5 | 82% |
Total
Calculo Total del periodo 1.
Resultado Total de lo Real ejecutado:
( 5,6 + 0,4 + 1 ) = 7
Resultado Total de lo planeado:
( 7 + 0,5 + 1 ) = 8,5
Total periodo 1 :
( 7 / 8,5 ) = 82 % Es el resultado del periodo 1.
El cálculo para el periodo 2, se logra aplicando las formulas descritas para el periodo 1.
Periodo 2
Peso Real Planeado | ||
70% | 15 | 15 |
10% | 5 | 5 |
20% | 5 | 5 |
100% | 25 | 25 |
Kpi 1
Kpi 2
Kpi 3
Total
Real Planeado Total periodo 2 | ||
10,5 | 10,5 | |
0,5 | 0,5 | |
1 | 1 | |
12 | 12 | 100% |
Resultado para el periodo 2 :
Total
Total periodo 2 :
( 12 / 12 ) = 100 % Es el resultado del periodo 2.
Calculo considerando los resultados del periodo 1 y 2.
Real Planeado Total periodo 2 | ||||||||
Total | Real Planeado Total periodo 1 | Total | ||||||
5,6 | 7 | 10,5 | 10,5 | |||||
0,4 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | |||||
1 | 1 | 1 | 1 | |||||
7 | 8,5 | 82% | 12 | 12 | 100% | |||
= (Total real P1 + Total real P2 ) / ( Total Planeado P1 + Total Planeado P 2) = (7 + 12)/(8,5 + 12)= 93% Es el resultado del desempeño acumulado al periodo 2 del criterio de eficiencia operativa. | ||||||||
3.2.b. Cumplimiento de Plazos del Contrato
Aplica según Tipo de Contrato:
SUBCRITERIOS | |||
TIPO COMPRAS Si la totalidad de los ítems comprados se entregan sin incumplimientos, obtendrá 100%. El cumplimiento se calculará de la siguiente manera: = (N°. de Ítems entregados a tiempo / N°. Total de Ítems de la orden de compra) X 100. Para cada periodo evaluado, se tendrá en cuenta el total acumulado de ítems entregados a tiempo / total de ítems de la orden de compra. | |||
TIPO OBRAS Y SERVICIOS Porcentaje de Cumplimiento de Avance: Se tendrá en cuenta el cumplimiento acumulado del Cronograma de Trabajo; a continuación se describen los pasos para determinar los resultados del desempeño: ∑ Del total de actividades ejecutadas / ∑ Total de actividades planeadas El resultado de esta división debe ser comparado con la tabla de rangos de desviación abajo descrita. Asigne el puntaje de calificación. Lo anterior se debe aplicar en cada periodo de evaluación. TABLA DE RANGOS VS PUNTAJE ASIGNADO | |||
Desviación frente al Cronograma | Puntaje Asignado | ||
0% | 100% | ||
Menor al 15% | 70% | ||
15% al 50% | 20% | ||
Más del 50% | 0% | ||
3.2.c. Cumplimiento de aspectos HSE
SUBCRITERIOS | ||
LÍMITE | Valor de referencia | |
Índice de Frecuencia Total de Casos Registrables (TRIF). | A definir en la planeación del contrato; como máximo corresponderá al Índice de Frecuencia establecido en los Tableros Balanceados de Gestión para la vigencia en la que se realice la planeación, aprobados para cada Vicepresidencia, Gerencia o Departamento. En caso de impactar más de una Vicepresidencia, Gerencia o Departamento, el índice corresponderá al valor más bajo. | Si TRIF < Límite definido, obtendrá el 100% de los puntos |
Si TRIF ≥ Límite definido, obtendrá 0 puntos | ||
Incidentes | El límite máximo en todos los | IA = 0 obtendrá 100% de los puntos |
Ambientales por | casos en los que aplique este | IA > 0 obtendrá 0 puntos |
causa operacional (IA). (*) | aspecto será Cero (0). | |
Tasa de Accidentes Vehiculares (TAV); de acuerdo con la Hoja de Vida del Indicador. | A definir en la planeación del contrato; como máximo corresponderá a la Tasa establecida en los Tableros Balanceados de Gestión para la vigencia en la que se realice la planeación, aprobados para cada Vicepresidencia, Gerencia o Departamento. En caso de impactar más de una Vicepresidencia, Gerencia o Departamento, el índice corresponderá al valor más bajo. | Si TAV < Límite definido obtendrá el 100% de los puntos Si TAV ≥ Límite definido, obtendrá 0 puntos. |
KPI´s de Cumplimiento de las Obligaciones HSE del contrato; definidos por tipo de contrato o de acuerdo con el nivel de riesgo del contrato. | Evaluados con base en la gestión o el reporte de incumplimientos evidenciados y documentados en seguimientos, inspecciones, investigaciones de incidentes, auditorias, etc., ejecutados por personal de Ecopetrol (Administrador, Interventor, HSE, responsables del área en la que se ejecuta el contrato). | En el portafolio SLC, se encuentran disponibles los formularios a aplicar para realizar la evaluación de desempeño, los cuales hacen parte de los documentos del Método de Elección. |
(*) Cuando aplique al objeto y alcance del contrato.
Si a la fecha de la solicitud de compra o contratación, no se encuentra disponible el formulario por subcategoria, se utilizarán los formularios genéricos para el nivel de riesgo en HSE del contrato, ubicados en el portafolio SLC.
Cuando se realice la auditoria a las obligaciones contractuales en HSE (esto aplica para los contratos que superen 6 meses) al Contratista, el resultado de dicho ejercicio alimentara los resultados de la evaluación de KPI´s del periodo.
Si durante la vigencia del contrato se presentan fatalidades o incapacidad permanente total de una o varias personas por causas atribuibles al Contratista, o cuando se evidencie su no reporte por el Contratista, el valor a asignar al Contratista en el subcriterio TRIF será cero (0) durante la vigencia del contrato.
Los incidentes que se presenten en la ejecución del contrato impactarán los resultados de la Evaluación de Desempeño del Contratista cuando el control de los riesgos esté bajo su responsabilidad.
Si durante la vigencia del contrato, el resultado de la evaluación de desempeño para el cumplimiento de aspectos HSE está por debajo de 80 puntos, el Administrador del contrato solicitara al Contratista el análisis de causa raíz y el plan de trabajo respectivo, el cual deberá ser ejecutado durante la vigencia del contrato con el ánimo de mejorar el desempeño. Si el Contratista se pone en situación de cumplimiento frente a sus obligaciones dentro de los plazos acordados, para la próxima evaluación no se tendrán en cuenta estos incumplimientos pero su calificación máxima en el aspecto afectado, será del 80% del total de los puntos asignados. Si se evidencia que reincide en los incumplimientos identificados no aplicara lo indicado anteriormente.
Si durante el plazo de balance final del contrato ocurre un incidente al Contratista que impacte al personal a su cargo, terceros, el ambiente o la infraestructura de Ecopetrol, se deberá ajustar la última evaluación en HSE.
El desempeño del contratista considera los resultados de cada uno de los periodos evaluados; para el efecto, se debe aplicar la fórmula establecida para el criterio de Eficiencia Operativa.
3.2.d Cumplimiento de Aspectos Administrativos
Si se evidencian incumplimientos de carácter laboral y/o de seguridad social que estén valorados como alto (H) y/o muy alto (VH) impacto (Consultar el Anexo 2 de este documento, Incumplimientos Laborales considerados VH y H), los mismos serán tenidos en cuenta para la evaluación de este criterio.
Si no se evidencian incumplimientos de carácter laboral y/o de seguridad social, el puntaje a obtener será el máximo.
En cuanto a obligaciones comerciales con proveedores y/o subcontratistas, en el caso que se evidencie algún incumplimiento, el puntaje asignado al Contratista para el respectivo periodo objeto de evaluación será afectado conforme a lo dispuesto en el subcriterio Cumplimiento de Obligaciones Comerciales.
SUBCRITERIOS | Peso |
Cumplimiento de las Obligaciones Legales y Contractuales de tipo Laboral Si se presenta 1 incumplimiento calificado 75% VH y/o 2 incumplimientos calificados H Si se presentan 2 incumplimientos 50% calificados VH y/o 3 a 4 incumplimientos calificados H 3 o más incumplimientos calificados VH y/o 0% 5 o más incumplimientos calificados H Si el Contratista se pone en situación de cumplimiento frente a sus obligaciones laborales dentro de los cinco (5) días siguientes tratándose de incumplimientos calificados como VH y dentro de los veinte (20) días siguientes en aquellos calificados como H, a partir del requerimiento realizado por parte de Ecopetrol, para la próxima evaluación no se tendrán en cuenta estos incumplimientos pero su calificación máxima será de 90% en este subcriterio. Si se evidencia que reincide en los incumplimientos identificados su calificación será la descrita en la tabla anterior. | 25% |
Cumplimiento de las obligaciones Legales y Contractuales de Seguridad Social Si se presenta 1 incumplimiento calificado 75% VH y/o 2 incumplimientos calificados H Si se presentan 2 incumplimientos 50% calificados VH y/o 3 a 4 incumplimientos calificados H 3 o más incumplimientos calificados VH y/o 0% 5 o más incumplimientos calificados H Si el Contratista se pone en situación de cumplimiento frente a sus obligaciones de seguridad social dentro de los cinco (5) días siguientes tratándose de incumplimientos calificados como VH y dentro de los veinte (20) días siguientes en aquellos calificados como H, a partir del requerimiento realizado por parte de Ecopetrol, para la próxima evaluación no se tendrán en cuenta estos incumplimientos pero su calificación máxima | 25% |
será de 90% en este subcriterio. Si se evidencia que reincide en los incumplimientos identificados su calificación será la descrita en la tabla anterior. | |
Cumplimiento de Obligaciones Comerciales Para evaluar el cumplimiento de las obligaciones civiles y/o comerciales de los Contratistas frente a proveedores y/o subcontratistas, se deberá tener en cuenta el número de veces en que el Contratista se encuentra en incumplimiento. Número de Veces en que el Puntaje Asignado Contratista se encuentra en incumplimiento con proveedores y/o subcontratistas 0 100% 1 Se restara el 20% por ciento de la calificación, para el periodo en el cual se generó el incumplimiento. Se restara el 30% por ciento de la calificación para el periodo en el cual se 2 generó el incumplimiento. Se restara el 40 % por ciento de la calificación para el periodo en el cual se 3 o más generó el incumplimiento. Si el Contratista se pone en situación de cumplimiento frente a sus obligaciones civiles y/o comerciales dentro de los cinco (5) días siguientes a partir del requerimiento realizado por parte de Ecopetrol, para la próxima evaluación no se tendrán en cuenta estos incumplimientos pero su calificación máxima será de 90% en este subcriterio. Si se evidencia que reincide en los incumplimientos identificados la calificación será la descrita en la tabla anterior. | 30% |
Entrega de Documentos Si se entregan oportunamente y con calidad (completitud, veracidad, etc.) los documentos administrativos y técnicos contractualmente pactados, se asignará el puntaje máximo (Ej. Reporte de mano de obra, certificaciones de cumplimiento de obligaciones laborales, informe de proveedores del Contratista, reporte de bienes y servicios, compromiso de integridad, requerimientos puntuales de información por parte de Ecopetrol, entre otros). De lo contrario se calificará así: Si se presenta 1 irregularidad se asignará el 75%, para el periodo en el cual se generó el incumplimiento. | 20% /100% |
Si se presentan 2 a 3 irregularidades, se asignará el 50%, para el periodo en el cual se generó el incumplimiento. Si se presentan más de 3 irregularidades, se asignará el 0%, para el periodo en el cual se generó el incumplimiento. Para los contratos tipo compras en los que no apliquen los anteriores subcriterios, este subcriterio podrá representar el 100% del criterio. Si el Contratista se pone en situación de cumplimiento frente a los requerimientos de documentación dentro de los cinco (5) días siguientes a partir del requerimiento realizado por parte de Ecopetrol, para la próxima evaluación no se tendrán en cuenta estos incumplimientos pero su calificación máxima será de 90% en este subcriterio. Si se evidencia que reincide en los incumplimientos identificados, la calificación será la descrita de acuerdo con lo definido en este subcriterio. |
3.2.e Gestión de Entorno
Si durante la vigencia del contrato se presentan incidentes de anormalidad operativa imputables al Contratista (que sean causados por proveedores o subcontratistas o por los trabajadores de éstos), o Ecopetrol tuviere que realizar pagos a trabajadores, subcontratistas y/o proveedores en nombre y con dineros del Contratista, o tuviere que incurrir en gastos para sanear problemáticas ambientales atribuibles al Contratista, o se evidencien por parte de las autoridades competentes incumplimientos en materia de contratación de mano de obra local, el puntaje asignado al Contratista para el respectivo periodo objeto de evaluación será afectado conforme a lo dispuesto en el subcriterio Afectación a la Normalidad Operativa.
Adicionalmente, si durante la ejecución del contrato se generan Incidentes de Anormalidad Operativa atribuibles al Contratista por causa de incumplimiento de obligaciones laborales, o Ecopetrol tuviere que realizar pagos a trabajadores o a entidades de seguridad social por su incumplimiento, o hacer efectiva la garantía de pago de salarios y prestaciones sociales, además de las acciones jurídicas respectivas por parte de Ecopetrol, el puntaje asignado al Contratista para el respectivo periodo objeto de evaluación será afectado conforme a lo dispuesto en el subcriterio Afectación a la Normalidad Operativa.
SUBCRITERIOS
a. Afectación a la Normalidad Operativa (Cuando aplique) Si el contrato se ejecuta sin incidentes que afecten la normalidad operativa, se asignara el cien (100%) de este subcriterio, en caso contrario obtendrá cero (0), para el periodo en el cual se generó el incidente. Si el Contratista apalanca y da solución de manera efectiva a las causas que generan los incidentes restaurando la normalidad operativa a partir del requerimiento realizado por parte de Ecopetrol, para la próxima evaluación no se tendrán en cuenta estos incumplimientos pero la calificación máxima será del 90% en este subcriterio. Si se evidencia que reincide en los incumplimientos identificados, la calificación será la descrita de acuerdo con lo definido en este subcriterio. |
La evaluación de cumplimiento de las siguientes actividades, aplicara teniendo en cuenta la existencia de compromiso respecto de las mismas en la oferta comercial. Compromiso con las líneas de contratación Local (cuando aplique) Si el Contratista cumple con el porcentaje y/o participación de contratación de líneas de Bienes y Servicios Locales al que se comprometió en la oferta comercial, obtendrá el cien (100%) de este subcriterio, en caso contrario obtendrá cero (0), para el periodo en el cual se generó el incumplimiento. La evidencia para el cumplimiento de este subcriterio será la certificación del Representante legal ó Revisor Fiscal, con el reporte de contratación de bienes y servicios locales como soporte de la misma. Si el Contratista se pone en situación de cumplimiento frente a los requerimientos de promoción de la oferta local dentro de los cinco (5) días siguientes a partir del requerimiento realizado por parte de Ecopetrol, para la próxima evaluación no se tendrá en cuenta estos incumplimientos pero la calificación máxima será de 90% en este subcriterio. Si se evidencia que reincide en los incumplimientos identificados, la calificación será la descrita de acuerdo con lo definido en este subcriterio. Actividades para la generación de valor (Cuando aplique) Durante el desarrollo del contrato se tendrá en cuenta el plan de generación de valor y se considerarán las actividades, obligaciones y entregables contenidas en dicho plan, referentes a actividades de |
capacitación y/o programas de fortalecimiento empresarial, programas de innovación y desarrollo, y/o transferencia de conocimiento y/o tecnología, a las cuales se comprometió en la oferta comercial.
Las actividades descritas en este subcriterio deben estar soportadas con metodología, cronograma o plan de ejecución. La fecha de entrega corresponderá al periodo que se evalúa.
Se tendrá en cuenta el cumplimiento acumulado del Cronograma de Trabajo y / o plan de ejecución; A continuación se describen los pasos para determinar los resultados de desempeño:
∑ Del total de actividades ejecutadas / ∑ Total de actividades planeadas
El resultado de esta división debe ser comparado con la tabla de rangos de desviación abajo descrita.
Asigne el puntaje de calificación.
Lo anterior se debe aplicar en cada periodo de evaluación.
Desviación frente al Plan | Puntaje Asignado |
0% | 100% |
Menor al 15% | 70% |
15% al 50% | 20% |
Más del 50% | 0% |
La evidencia para el cumplimiento de este subcriterio, será la certificación del Representante legal ó Revisor Fiscal junto con el registro fotográfico, listas de asistencia y pruebas de salida (cuando aplique).
Si se evidencia que reincide en los incumplimientos identificados, la calificación será la descrita de acuerdo con lo definido en este subcriterio.
c. Cumplimiento de la Estrategia para la Gestión de Entorno: Hacia la Paz y Prosperidad Compartida. (Cuando aplique)
El plan de entorno presentado por el Contratista debe contener como mínimo los siguientes aspectos:
i. Relacionamiento con actores locales
ii. Esquema para la prevención y atención de conflictividad
iii. Inversión Socio – Ambiental
iv. Plan para garantizar cumplimiento normativo
Las actividades descritas en este subcriterio deben estar soportadas con metodología, cronograma o plan de ejecución, los cuales serán evidenciados con los soportes allegados por el Contratista o aquellos que considere pertinente requerir el Administrador.
Asignación de puntajes conforme al cumplimiento de los aspectos:
Si se evidencian actividades que demuestran el cumplimiento de los cuatro aspectos, tendrá el 100 de este subcriterio.
Si se evidencian actividades que demuestran el cumplimiento de tres aspectos, tendrá el 75% de este subcriterio, para el periodo en el cual se generó el incumplimiento.
Si se evidencian actividades que demuestran el cumplimiento de 2 aspectos, tendrá el 50% de este subcriterio, para el periodo en el cual se generó el incumplimiento.
Si no se evidencia el cumplimiento de al menos uno de los aspectos, la calificación será cero (0) para este subcriterio, para el periodo en el cual se generó el incumplimiento.
Si se evidencia que reincide en los incumplimientos identificados, la calificación será la descrita de acuerdo con lo definido en este subcriterio.
El profesional de entorno de la respectiva área de ejecución del contrato u orden de servicio, expedirá documento con análisis del comportamiento del Contratista en dicho territorio.
3.3. Debida diligencia en identificación de invitados en Métodos de Elección
En ejercicio de la debida diligencia y para asegurar los fines de la contratación, Ecopetrol tendrá en cuenta para la identificación de invitados a participar en los Métodos de Elección, así como para la suscripción de contratos Adicionales u Otrosíes o usos de opción, para el abastecimiento de bienes y servicios, la información objetiva favorable y desfavorable de sus Proveedores, haciendo un análisis integral de la misma. La información desfavorable o favorable de los Proveedores se podrá compartir y usar por las Empresas del Grupo Empresarial.
Se considera desfavorable, entre otra, la siguiente información:
I. El Promedio de Evaluaciones de Desempeño por Tipo de Criterio del Contratista menor a 80 puntos.
II. En vigencia de un contrato, el Contratista hubiere incurrido en incumplimiento de obligaciones que generen Incidentes de Entorno Social y/o Ambientales y/o perjuicio económico.
III. En vigencia de un contrato, el Contratista hubiere incurrido en incumplimiento de obligaciones laborales.
IV. En vigencia de un contrato, el Contratista hubiere incurrido en incumplimiento de obligaciones comerciales con Subcontratistas y/o Proveedores.
V. En vigencia de un contrato se presentan fatalidades o incapacidad permanente total de una o varias personas por causas atribuibles al Contratista.
VI. Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio declare que el Proveedor ha incurrido en prácticas restrictivas de la libre competencia.
VII. Tener embargos judiciales que puedan afectar de manera grave el cumplimiento del contrato. Lo anterior se presenta cuando el valor del embargo sea mayor que la utilidad prevista.
VIII. Cuando se transgreda uno o varios de los postulados o principios previstos en el Código de Buen Gobierno, el Código de Ética y/o las políticas de ética, transparencia y cumplimiento de Ecopetrol, conforme a la verificación efectuada por la Gerencia Corporativa de Ética y Cumplimiento.
La información desfavorable a que se refieren los literales II, III, IV, V y VI anteriores se registrará en el Sistema de Información de Proveedores por dos (2) años; la indicada en el literal VII se registrará desde la notificación del embargo hasta su levantamiento; la indicada en el numeral VIII se registrará por cuatro
(4) años.
Para el caso de lo señalado en los literales II, III, IV y V, se requiere que el asunto (los hechos debidamente fundamentados) se presente ante el Comité de Gestión de Proveedores de la Gerencia de Abastecimiento, al interior del cual se toma la decisión correspondiente de manera colegiada.
No se invitará a participar en Métodos de Elección a quien se encuentre incurso en alguna(s) de las siguientes circunstancias: (i) cuando se trate de una persona natural o jurídica sancionada o que se encuentre en listas vinculantes para Ecopetrol en materia xx xxxxxx de activos o financiamiento del terrorismo (Lista OFAC llamada Lista Xxxxxxx) de narcotraficantes y terroristas especialmente designados por la Oficina de Control de Bienes Extranjeros del Departamento xxx Xxxxxx de los Estados Unidos o Lista de Terroristas emitida por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, (ii) Cuando se transgreda uno o varios de los postulados o principios previstos en el Código de Buen Gobierno, el Código de Ética y /o las políticas de ética, transparencia y cumplimiento de Ecopetrol (situación indicada en el literal VIII de este numeral), (iii) cuando algún accionista con participación superior al 5% del capital accionario incurra en lo señalado en los numerales anteriores.
Lo mismo ocurrirá respecto de quien en trámites o actuaciones adelantados hubiere incurrido en grave violación de la Convención contra el Cohecho a Servidores Públicos Extranjeros de la OCDE, Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero – FCPA, Ley Anti Soborno del Reino Unido – UK Bribery Act; 40 Recomendaciones del GAFI, y demás disposiciones relacionadas.
Quien detecte una eventual violación al Código de Ética deberá enviar la documentación soporte de la presunta violación a la Gerencia Corporativa de Asuntos Éticos y de Cumplimiento de Ecopetrol o al Gerente de Cumplimiento de las respectivas empresas del Grupo, que se encargarán de hacer la validación correspondiente y emitir el concepto respectivamente.
Las consecuencias derivadas de que una persona natural o jurídica se hallare incursa en alguna de las situaciones previstas en este numeral, se podrán aplicar también a las sociedades distintas de las anónimas abiertas que llegaren a constituirse por dicha persona natural o jurídica o por los socios o representante legal de la persona jurídica.
Si quien está incurso en cualquiera de las situaciones previstas en este numeral fuere integrante de un Oferente Conjunto, tal situación afecta al Oferente Conjunto.
3.4 Transición
Hasta tanto inicie la operación de la plataforma tecnológica SAP BW, para efecto del cálculo del Promedio de Evaluación por Tipo de Criterio, la formula a aplicar será la siguiente:
Promedio de las Evaluaciones por Tipo de Criterio: Corresponde a la media aritmética de las Evaluación Finales y Sistemáticas aprobadas durante los últimos tres (3) años, contados desde la fecha de consulta:
• Promedio de las Evaluaciones de Desempeño del Contratista Finales aprobadas por Tipo de Criterio: Corresponde a la media aritmética del porcentaje de cumplimiento del criterio de aquellos contratos ejecutados y liquidados. Si el contrato ha terminado y no cuenta con evaluación final aprobada, se tomara la última evaluación parcial aprobada.
• Evaluación de Desempeño del Contratista Final aprobada por tipo de criterio: Corresponde a la media aritmética del porcentaje de cumplimiento del criterio para cada uno de los contratos que se encuentren en ejecución.
En ningún caso, en un momento determinado puede existir más de un Promedio de Evaluaciones de Desempeño por tipo de Criterio por Contratista; la consulta del mismo es a través de SAP.
De presentarse inconvenientes con el habilitador tecnológico SAP, el Departamento de Excelencia de la Gerencia de Abastecimiento, es el responsable de entregar la información sobre las Evaluaciones de Desempeño de Contratistas.
En el caso que la herramienta no esté habilitada para realizar la evaluación de desempeño, ésta deberá ser realizada en el formato GAB-F-245.
RELACIÓN DE VERSIONES
Documento Anterior | |||
Versión | Fecha | Antiguo Código y Título | Cambios |
8 | 27/03/2012 | ECP-VST-P-005 Procedimiento de Desempeño de Contratistas | Estandarización de plantilla, ajuste de objetivo, estandarización de términos. |
9 | 27/08/2012 | ECP-DEA-P-006 Procedimiento de Desempeño de Contratistas | Actualización de plantilla y asignación de nuevo código. (antiguo código ECP-VST-P-005) |
10 | 11/09/2012 | ECP-DEA-P-006 Procedimiento de Desempeño de Contratistas | Inclusión Metodología de Evaluación compras contratos ANDE. Inclusión revisión de la aplicación de la Evaluación de Desempeño por la Autoridad Funcional. Inclusión nuevo literal para el numeral 4.3.a. sobre incumplimiento en contratación de Mano de Obra Local. Aplicación del numeral 4.3.a. para el Grupo Empresarial. |
11 | 30/10/2012 | ECP-DEA-P-006 Procedimiento de Desempeño de Contratistas | Cambio de Códigos de los Formatos relacionados en el Procedimiento |
Documento Nuevo | ||||
Versión | Fecha | Cambios | ||
1 | 30/06/2014 | Se incluye acciones derivadas. | ||
2 | 21/07/2016 | Se incluye Formato Metodología de Evaluación de Desempeño de Contratistas (GAB-F-128). | ||
3 | 28/12/2017 | Se cambia la frecuencia de los diferentes criterios, se hacen precisiones frente a los diferentes criterios a evaluar y se determina que se deberá realizar un análisis de la información objetiva favorable y desfavorable del contratista para la determinación de la lista de proveedores a invitar, con base en la estrategia de Ecopetrol. Se indica que el Procedimiento no aplicará a prestadores de servicios de salud vinculados mediante la modalidad de Adscripción, contratos de adhesión, entre otros. | ||
Para mayor información dirigirse a: | ||||
Autor(es): Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx: 0000000 Ext. 43231 Buzón: xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@Xxxxxxxxx.xxx.xx Dependencia: Departamento de Excelencia de Abastecimiento | ||||
Aprobado electrónicamente por: | Aprobado electrónicamente por: | |||
XXXXX X. XXXXXX XXXXX Jefe de Departamento de Excelencia de Abastecimiento E0919877 Departamento de Excelencia de Abastecimiento | XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXX Gerente de Abastecimiento E0024808 Gerencia de Abastecimiento | |||
ANEXO 1
PLANES DE MEJORAMIENTO
Aplica a Proveedores estratégicos con el fin de eliminar y no reincidir en las situaciones indicadas en los literales II, III, IV y V del numeral 3.3 de este documento, y respecto de las que Ecopetrol tenga interés de mejorar.
Procede según solicitud fundamentada del Funcionario Solicitante o Funcionario Autorizado de los departamentos y/o dominios de abastecimiento. Las solicitudes se deben enviar a xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.
Las características para desarrollar el Plan de Mejoramiento son:
Carta de Compromiso | Para el caso en el que sea aprobado el Plan de Mejoramiento, el Contratista deberá enviar una carta de compromiso respecto a la adopción y cumplimiento del mismo. El plazo de entrega de la carta no deberá ser mayor a 10 días después de ser notificado por parte de Ecopetrol. |
Formato de Plan de Mejoramiento | En el formato GAB-F-127 se plasman los diferentes hitos y las fechas de entrega de las evidencias de cumplimiento, el primer hito representa la fecha de inicio del Plan y el último hito es la fecha de fin del Plan de Mejoramiento. |
Generalidades | En caso en que en el Comité de Gestión de Proveedores se determine la viabilidad de llevar a Plan de Mejora a uno o varios proveedores incursos en las situaciones descritas en los numerales II, III, IV y V, se deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones: Para el caso en el que se lleve un proveedor a Plan de Mejoramiento, el mismo debe anexarse a los documentos del contrato que le fuere asignado. Si el proveedor (es), identificado (s) a ser invitado (s) en nuevos métodos de elección, contara a la fecha con Plan de Mejoramiento, deberá demostrar avance de ejecución y / o cierre del mismo. Los Planes de Mejoramiento derivados de la situación V, deberán tener aval del Departamento HSE del negocio respectivo, para su aprobación. El Plan de Mejoramiento deberá ser enviado a más tardar 20 días después de haber enviado la carta de compromiso. Las evidencias de avance de ejecución y / o cierre de los Planes de Mejoramiento, deben ser enviadas por el Administrador del contrato a xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx. |
La definición de los hitos de los Planes de Mejoramiento debe estar enfocada a resolver las causas raíz de los incumplimientos.
Si del seguimiento al Plan de Mejoramiento se demuestra que no se han implementado los hitos previstos en el mismo, el responsable del seguimiento deberá suspender e invalidar dicho Plan e informar el caso al Departamento de Excelencia de Abastecimiento o dependencia que haga sus veces.
ANEXO 2
Incumplimientos Laborales considerados VH (VERY HIGH-MUY ALTO) Y H (HIGH-ALTO)
A continuación se relacionan los incumplimientos de obligaciones laborales efectivamente materializados que una vez sean evidenciados, tanto por medio de verificación laboral, a través del esquema de atención al trabajador, PQR’S, informe de casos críticos u otro insumo; el responsable deberá tenerlo en cuenta al momento de evaluar al Contratista, en el criterio denominado “Cumplimiento de Aspectos Administrativos”.
Incumplimientos Laborales:
1. No pago o pago incompleto xx xxxxxxx VH
2. Pago extemporáneo de salarios, prestaciones y beneficios convencionales H
3. No pago o pago incompleto de horas extras VH
4. No pago o pago incompleto de recargos nocturnos VH
5. No pago o pago incompleto de recargos por trabajo dominical y festivo VH
6. No pago o pago incompleto de interés a la cesantía VH
7. No pago o pago incompleto de auxilio de cesantía VH
8. No pago o pago incompleto prima de servicios VH
9. No pago o pago incompleto de prestaciones sociales en liquidación final del contrato de trabajo VH
10. Retención de liquidación final de acreencias laborales VH
11. Pago incompleto o no pago de prima convencional (sólo aplica para régimen convencional) VH
12. Pago incompleto o no pago de prima vacacional (sólo aplica para régimen convencional) VH
13. Pago incompleto o no pago de subsidio de habitación (sólo aplica para régimen convencional) VH
14. Pago incompleto o no pago de auxilio de transporte H
15. No suministro de transporte en especie H
16. Pago incompleto o no pago de subsidio de alimentación H
17. No suministro de alimentación en especie H
18. Pago incompleto o no pago de otros convencionales (sólo aplica para régimen convencional) VH
19. Intensidad horaria insuficiente de la actividades de Art. 21 Ley 50/90 (actividades recreativas, deportivas, culturales y de capacitación) VH
Incumplimientos en Seguridad Social:
1. No afiliación ARL VH
2. No afiliación EPS VH
3. No afiliación AFP VH
4. No afiliación a Caja de Compensación Familiar H
5. Afiliación no oportuna a ARL VH
6. Afiliación no oportuna EPS VH Afiliación no oportuna a AFP VH
Afiliación no oportuna a Caja de Compensación Familiar H
7. No pago de aportes sistema general de seguridad social y/o parafiscales VH
8. Pago de aportes en fecha posterior a la correspondiente al NIT del empleador H