TÉRMINOS DE INVITACIÓN CAPÍTULO I
TÉRMINOS DE INVITACIÓN CAPÍTULO I
CONDICIONES GENERALES
1.1. OBJETO DE LA INVITACIÓN
La Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. - FIDUCOLDEX, está interesada en recibir propuestas para suscribir un contrato para realizar el mantenimiento preventivo y correctivo, con el suministro de repuestos necesarios de servidores y almacenamiento para la plataforma de los servicios IBM - Lenovo instalados en el centro de datos principal de FIDUCOLDEX.
INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD CONTRATANTE
La Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. FIDUCOLDEX, es una sociedad de servicios financieros, sometida a control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, creada bajo la forma de sociedad comercial anónima de economía mixta indirecta, filial del Banco de Comercio Exterior de Colombia BANCOLDEX constituida mediante escritura pública número 1497 de octubre 31 de 1992, otorgada en la Notaría Cuarta xx Xxxxxxxxx (Bolívar), autorizada para funcionar mediante resolución número 4535 de noviembre 3 de 1992 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, con domicilio en Bogotá D.C., y cuya duración se extiende hasta el 2 de noviembre de 2091.
La Sociedad Fiduciaria FIDUCOLDEX tiene por objeto: (i) La celebración de contratos xx xxxxxxx mercantil en todos sus aspectos y modalidades, de acuerdo con las disposiciones que contiene el Decreto 663 de 1993, el Titulo XI del Libro Cuarto del Código de Comercio, y las demás normas complementarias o concordantes, o las que las adicionen o sustituyan y, (ii) La realización de todas las operaciones, negocios, actos, encargos y servicios propios de la actividad fiduciaria, que aparecen en el Decreto 663 de 1993 y en las demás normas complementarias o concordantes, o en las que las adicionen o sustituyan.
1.2. JUSTIFICACIÓN
Se requiere contratar el mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos, para la plataforma de servidores y almacenamiento IBM, instalados en el CDP de la entidad.
1.3. CONFLICTOS DE INTERÉS, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Antes de presentar su propuesta, el interesado deberá verificar que no se encuentre incurso dentro de las políticas de conflictos de interés previstas en el Código de Buen Gobierno Corporativo de FIDUCOLDEX que se encuentra en la página de Internet xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx, y que no se encuentra incurso en las causales de inhabilidad previstas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, respecto de los representantes legales y miembros de la Junta Directiva de FIDUCOLDEX.
1.4. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
• Constitución Política de Colombia.
• Código de Comercio.
• Código Civil.
• Manual de Contratación de Fiducoldex.
• Código de Buen Gobierno de Fiducoldex.
1.5. NATURALEZA DE ESTA INVITACIÓN A PROPONER.
Este documento contiene exclusivamente una Invitación a presentar ofertas a FIDUCOLDEX y en ningún caso podrá considerarse como una oferta o propuesta de contrato formulada por FIDUCOLDEX.
FIDUCOLDEX decidirá si acepta una propuesta según las reglas generales contenidas en el Código de Comercio. FIDUCOLDEX no estará obligado a contratar con ninguno de los proponentes que presenten propuestas en virtud de esta Invitación a proponer.
No son aplicables a esta Invitación a proponer los artículos 857 ni 860 del Código de Comercio.
FIDUCOLDEX podrá suspender o terminar en cualquier momento la presente Invitación a proponer.
1.6. MODIFICACIÓN A LOS TÉRMINOS DE INVITACIÓN
Toda modificación a los Términos de Referencia de esta Invitación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de los mismos y serán publicadas en la página web de Fiducoldex, xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx.
Todas las adendas deberán ser tenidas en cuenta por los Proponentes al formular su propuesta y formarán parte de estos Términos de Referencia.
1.7. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
La información que conozcan en virtud del presente proceso se destinará única y exclusivamente para la presentación de la propuesta. Se considera información confidencial:
i. Toda la información relacionada con el desarrollo del contrato que se suscriba y el de los fines de FIDUCOLDEX.
ii. Las características y especificaciones de los productos, servicios y programas de
FIDUCOLDEX que no sean de público conocimiento.
iii. Todos los secretos empresariales que posea FIDUCOLDEX de conformidad con la legislación vigente.
iv. Todos los conocimientos y experiencias de orden técnico, comercial y de economía de empresa que le permiten a FIDUCOLDEX realizar sus actividades productivas, desarrollar su objeto social y actividades de organización y administración, usualmente conocidas como know how.
v. Toda la información sobre desarrollo de productos, políticas y prácticas comerciales.
vi. Toda la información sobre los clientes y potenciales clientes de FIDUCOLDEX, incluyendo, pero sin limitarse, a los datos personales de los mismos.
vii. Toda la información financiera de FIDUCOLDEX y de los fideicomisos que FIDUCOLDEX
administra o llegare a administrar.
viii. Toda la documentación y demás información sobre el hardware y el software que utiliza
FIDUCOLDEX y los fideicomisos que FIDUCOLDEX administra o llegare a administrar.
ix. Toda la documentación relacionada o relativa a FIDUCOLDEX, que produzca el proponente para la presentación de su propuesta técnica.
x. Toda la documentación que produzca el eventual contratista en desarrollo del contrato que llegare a suscribirse.
xi. Toda la información que en desarrollo de la presente invitación y/o del contrato que llegare a suscribirse, FIDUCOLDEX ponga en conocimiento del proponente y/o contratista.
Las restricciones respecto de la confidencialidad de la información no se aplicarán a la información que esté disponible generalmente al público o sea de público conocimiento.
Quien incumpla sus obligaciones de reserva y las de garantizar la reserva de sus potenciales subcontratistas o empleados, pagará a FIDUCOLDEX una suma equivalente al 5% del valor del valor del presupuesto asignado a ésta invitación. La anterior suma se deberá como multa. Su pago no indemniza los perjuicios sufridos por FIDUCOLDEX ni limita en nada las posibilidades de reclamación de esta última por los daños sufridos.
1.8. NEGOCIACIÓN
Si lo considera conveniente, FIDUCOLDEX podrá realizar una etapa de negociación con los proponentes que hayan cumplido los requisitos mínimos exigidos en la presente invitación,
empezando con el proponente que cumpliendo todos los requisitos habilitantes haya obtenido la mayor calificación, con el fin de obtener las condiciones más favorables para FIDUCOLDEX.
1.9 COSTOS Y ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA
Serán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y elaboración de su propuesta, así como los que indirectamente se causen con ocasión de su presentación y eventual suscripción del contrato, como pólizas, fotocopias, etc.
1.10. IMPUESTOS Y DEDUCCIONES
Al formular la propuesta, el proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o municipales, durante el presente proceso y la ejecución del contrato que eventualmente se llegare a suscribir.
1.11 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR.
Idioma: Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma español deberán presentarse acompañados de una traducción simple. Si el proponente resulta seleccionado para la adjudicación del contrato, debe presentar la traducción oficial al idioma español de los documentos. La traducción oficial debe ser el mismo texto presentado en traducción simple.
Apostilla y Legalización: Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados o apostillados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia, en especial en los artículos 74 y 251 del Código General del Proceso, artículo 480 del Código de Comercio y en la Resolución 10547 de 2018 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
1.12. NO MODIFICACIÓN DE LA PROPUESTA Y ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE LA INVITACIÓN
Una vez presentada la propuesta en los términos indicados en esta Invitación y vencida la fecha y hora de cierre de la Invitación, la propuesta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional, a menos que lo haya requerido expresamente de oficio a FIDUCOLDEX. La presentación de la propuesta implica que el proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia.
El proponente utilizará y diligenciará la totalidad de los formatos que se suministren, sin modificar su tenor literal y/o su sentido.
CAPÍTULO II
CONDICIONES ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN
2.1. OBJETO DE LA INVITACIÓN
La Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. - FIDUCOLDEX, está interesada en recibir propuestas para suscribir un contrato para el mantenimiento preventivo y correctivo con el suministro de repuestos necesarios de servidores y almacenamiento para la plataforma de los servidores IBM- Lenovo instalados en el Centro de Datos Principal de FIDUCOLDEX.
2.2 CONDICIONES TÉCNICAS Y ALCANCE DEL OBJETO
2.2.1 Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo, con el suministro de repuestos, de la plataforma IBM- Lenovo, relacionada en el anexo técnico “CONTRATO DE MANTENIMIENTO PLATAFORMA IBM” (Anexo No. 3).
2.2.2 La propuesta deberá contemplar la totalidad de los equipos relacionados en el anexo técnico “CONTRATO DE MANTENIMIENTO PLATAFORMA IBM” (Anexo No. 3).
2.2.3 Indicar los acuerdos de nivel de servicios – ANS, que se pactarán como consecuencia del contrato suscrito, relacionando el tiempo de respuesta en atención a incidentes y tiempo de respuesta en cambio de repuestos.
2.2.4 El proponente deberá mencionar en la propuesta todo lo que considere oportuno (Metodología) y protocolo de comunicaciones para el adecuado desarrollo del contrato.
2.3. DURACIÓN
La duración del contrato que eventualmente se llegare a suscribir producto del proceso de selección, será de un (1) año contado a partir de su perfeccionamiento, No obstante, lo anterior, este plazo podrá ser prorrogado de común acuerdo por las partes o terminado de manera anticipada por FIDUCOLDEX.
2.4. FORMA DE PAGO
FIDUCOLDEX pagará al CONTRATISTA, en doce (12) mensualidades vencidas.
2.5. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN.
DESCRIPCION | FECHA | LUGAR |
Publicación Términos de Invitación | 8 de noviembre de 2021 | |
Solicitud de aclaraciones y/o formulación observaciones | 10 de noviembre de 2021 | Correo electrónico: xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx xxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx |
Respuestas a preguntas y/o aclaraciones | 12 de noviembre de 2021 | |
Cierre de la Invitación y entrega de propuestas | 17 de noviembre de 2021 | Correo electrónico |
Publicación de la adjudicación | 22 de noviembre de 2021 |
2.6. PREGUNTAS, OBSERVACIONES O SOLICITUDES DE ACLARACIÓN
El correo electrónico debe indicar en el asunto el objeto de la invitación así: Invitación plataforma servicios IBM.
No se atenderán consultas personales, verbales, ni telefónicas, por lo cual todas las preguntas o solicitudes de aclaración deben formularse por escrito a través del medio establecido.
FIDUCOLDEX emitirá respuesta a todas las preguntas, observaciones o solicitudes de aclaración, por escrito a través de su página web.
2.7. CIERRE DE LA INVITACIÓN.
El cierre de la presente Invitación será el día establecido en el cronograma y se recibirán las propuestas hasta las 4:00 p.m. del día de cierre. Se debe tener en cuenta que la hora de presentación de la propuesta será la de recepción del correo electrónico correspondiente en el buzón xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx. Se recomienda remitir con anticipación la propuesta al correo electrónico señalado, previendo las diferentes situaciones que se puedan
presentar al momento de radicarla. Para los efectos de este proceso se advierte a los proponentes que la fecha y hora de radicación, será la de recepción del correo electrónico correspondiente, certificado por la oficina de correspondencia de FIDUCOLDEX.
2.8. ENTREGA Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA.
El proponente deberá presentar la propuesta en formato PDF a través del correo electrónico indicado en el numeral anterior, hasta la fecha y hora prevista para el cierre de la invitación. Se sugiere que la propuesta incluya un índice o tabla de contenido, en el que se destaquen claramente los capítulos y subcapítulos de la propuesta, debidamente referenciados con la página a la que corresponden.
La propuesta deberá ser presentada través de la carta de presentación de la propuesta, firmada por el Representante Legal de la persona jurídica o su apoderado debidamente facultado y debe estar acompañada de todos los documentos que la componen, los documentos que acreditan la existencia y representación legal del proponente y el cumplimiento de todos los requisitos para la presentación de la propuesta, así como los anexos que se indican a continuación:
Anexo 1 - Carta de presentación de la propuesta.
Anexo 2 - FORMATO FTGAD15 - Inscripción de Proveedores. La propuesta debe incluir los anexos indicados en este Formato.
El correo electrónico a través del cual se radica la propuesta debe indicar: Proponente:
Dirección:
Teléfono:
Correo Electrónico:
Objeto de la Invitación:
No se aceptan propuestas enviadas por fax o cualquier otro medio distinto al establecido para la presentación de la propuesta, ni las que sean radicadas con posterioridad a la hora de la fecha de cierre.
Cualquier enmendadura en la propuesta o en los documentos que la acompañan deberá ser confirmada o validada con la firma del proponente.
CAPITULO III
REQUISITOS HABILITANTES DE LA OFERTA O PROPUESTA
FIDUCOLDEX procederá a verificar el cumplimiento de los requisitos jurídicos y técnicos previstos como habilitantes en estos Términos de Referencia.
Las propuestas que resulten habilitadas dentro de este proceso de selección serán comparadas objetivamente mediante la asignación de puntajes, de acuerdo con los factores de ponderación previstos en la presente invitación.
QUIENES PUEDEN SER PROPONENTES: Xxxxxx participar como proponentes:
i. Persona jurídica nacional. Con mínimo tres (3) años de existencia y registro anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, según el certificado de existencia y representación expedido por la entidad competente, cuyo objeto social corresponda a los servicios a contratar.
ii. Persona jurídica extranjera. Sociedades extranjeras con sucursal en Colombia, con mínimo tres (3) años de existencia y registro anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, según el certificado de existencia y representación expedido por la entidad competente, cuyo objeto social corresponda a los servicios a contratar.
NOTA: No podrán ser proponentes quienes hayan contratado con FIDUCOLDEX en posición propia o como administradora de Patrimonios Autónomos, cuyos contratos hayan sido terminados anticipadamente por incumplimiento injustificado de las obligaciones del contratista. Tampoco podrán presentar ofertas quienes tengan controversias jurídicas pendientes por definir con FIDUCOLDEX o los Fideicomisos por ella administrados o cartera pendiente de pago a favor de esta sociedad fiduciaria.
3.1 REQUISITOS JURÍDICOS HABILITANTES
Capacidad jurídica: La verificación de la capacidad jurídica consistirá en revisar la capacidad del proponente y de su representante legal para presentar la propuesta y celebrar el respectivo contrato, en el evento que resulte adjudicado en el proceso de selección.
Para tal efecto FIDUCOLDEX verificará en el certificado de existencia y representación legal de los proponentes y demás documentos aportados de acuerdo con lo previsto en este documento, los siguientes aspectos:
i. Que el objeto social principal del proponente se relacione directamente con el objeto del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente invitación.
ii. La fecha de constitución y la duración de la sociedad de acuerdo con lo exigido en los Términos de Referencia.
iii. Las facultades del representante legal para presentar la propuesta y/o contraer obligaciones en nombre del proponente.
iv. La aceptación y conocimiento por parte del proponente, de todas las condiciones y requisitos establecidos en la presente invitación.
v. El cumplimiento de las obligaciones laborales y de pago de aportes parafiscales.
Los requisitos que se mencionan en este numeral son verificables y como tal se constituyen en un requisito habilitante para la participación en este proceso de selección y su cumplimiento se verificará mediante los siguientes documentos:
3.1.1. Carta de presentación de la propuesta (Anexo No. 1).
La propuesta deberá presentarse de acuerdo con el modelo de carta suministrado en esta Invitación (Anexo Nº 1). Ésta deberá ser firmada por el Representante Legal de la persona jurídica. La suscripción de la carta de presentación de la propuesta hará presumir la aprobación, legalidad y conocimiento de todos los documentos de la Invitación.
3.1.2. Certificación del pago de Parafiscales y Aportes al Sistema de Seguridad Social
El proponente, deberá presentar una certificación, en original, expedida por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de la ley, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Dicho documento debe certificar que, a la fecha de presentación de su propuesta, ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la nómina de los últimos seis (6) meses, contados hacia atrás a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.
FIDUCOLDEX verificará únicamente la acreditación a la fecha de presentación de la propuesta, sin perjuicio de los efectos generados ante las entidades recaudadoras por el no pago dentro de las fechas establecidas en las normas vigentes.
En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas, deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo.
La información presentada se entiende suministrada bajo la gravedad del juramento respecto de su fidelidad y veracidad.
3.1.3. Certificado de existencia y representación legal - Certificado de matrícula mercantil.
El proponente deberá comprobar su existencia y representación legal, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal debidamente renovado o por la entidad competente de acuerdo con su naturaleza jurídica.
El certificado deberá cumplir los siguientes requisitos:
• Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del plazo de la presente Invitación.
• El objeto social principal de la sociedad deberá relacionarse directamente con el objeto del contrato.
• La duración de la sociedad, contada a partir de la fecha de cierre del plazo de la presente Invitación, no será inferior al plazo establecido para el contrato, su liquidación y tres (3) años más.
Si el representante legal de la sociedad tiene restricciones para presentar la propuesta o contraer obligaciones en nombre de la misma, de acuerdo con lo previsto en el Certificado de Existencia y Representación Legal, deberá adjuntarse el documento de autorización expresa del órgano competente, con fecha previa a la presentación de la respectiva propuesta.
El documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal deberá contener los siguientes requisitos mínimos:
• Indicar que se trata de un Consorcio o Unión Temporal.
• Sus miembros deberán señalar la extensión (actividades y porcentaje) de su participación en la propuesta y en su ejecución, la cual no podrá ser modificada sin el consentimiento previo y escrito del FIDUCOLDEX. No obstante, independiente de la participación y de la modalidad de contrato que se adopte, para este proceso, no se aplicará la regulación de las Uniones Temporales contenida en la Ley 80 de 1993, por tanto, las personas que integren un Consorcio o Unión Temporal, a la luz de esta invitación abierta, serán solidariamente responsables en el cumplimiento de las obligaciones del eventual contrato que llegue a celebrarse.
• La designación de un representante único que deberá estar facultado para actuar en nombre y representación del Consorcio o Unión Temporal, quien será el contacto permanente para los asuntos derivados del contrato que resulte del presente proceso de invitación. Igualmente deberá designar un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva.
• Para todos los efectos, las personas jurídicas que conformen el respectivo Consorcio o la Unión Temporal deberán cumplir individualmente con los requisitos exigidos para la adecuada presentación de ofertas, según lo definido en el presente documento.
En ningún caso podrá haber cesión del Contrato entre quienes integren el Consorcio o Unión Temporal.
3.1.4. Copia del Registro Único Tributario (RUT).
Este certificado es expedido por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
3.1.5. Fotocopia legible de la cédula de ciudadanía al 150% del Representante Legal o del proponente persona natural, o apoderado debidamente facultado.
La propuesta debe incluir la fotocopia de la cédula de ciudadanía o documento de identificación del Representante Legal del proponente, legible y ampliada al 150%.
3.1.6. Verificación en listas restrictivas.
Para que la propuesta pueda ser objeto de asignación de puntajes, el proponente no debe encontrarse reportado en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia Financiera y el Manual SARLAFT de FIDUCOLDEX.
3.2. REQUISITOS TÉCNICOS HABILITANTES
La verificación de los requisitos técnicos habilitantes consistirá en revisar la experiencia del proponente en la ejecución de contratos como el que pretende celebrarse como resultado de esta invitación.
3.2.1. EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE:
Certificación de experiencia: Presentar mínimo una (1) certificación sobre contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2017 hasta la fecha de presentación de la propuesta, cuyo objeto haya sido el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos para servidores IBM, cuya cuantía por cada contrato sea o haya sido, igual o superior a CIENTO DIEZ MILLONES DE PESOS MONEDA C/TE ($110.000.000) o su equivalente en dólares americanos, en caso que el contrato se haya pactado en una moneda diferente al peso colombiano.
La certificación deberá ser expedida por la persona o entidad contratante y deberán contener como mínimo la siguiente información:
- Nombre de la persona o entidad contratante.
- Objeto del contrato.
- Vigencia del contrato: fecha de inicio y de finalización (día-mes-año).
- Valor del contrato.
- Valor ejecutado a la fecha (en caso de presentar contrato en ejecución).
- Datos del contrato: nombre, cargo y teléfono de la persona de contacto.
La certificación puede ser remplazada por la copia del contrato, siempre y cuando también se anexe la respectiva acta de recibo y/o acta de liquidación, debidamente, suscrita por la supervisión, interventor y/o la entidad contratante, que en conjunto cumplan con los contenidos y requisitos establecidos en este literal; de lo contrario no será tenida en cuenta.
3.2.2. PROPUESTA ECONÓMICA.
El proponente deberá presentar su propuesta económica, en pesos colombianos, por el valor total del objeto solicitado en la presente Invitación teniendo en cuenta su duración; por tratarse de servicios en la nube, están excluidos de IVA.
El proponente se obliga para con FIDUCOLDEX a sostener durante la ejecución del eventual contrato que se llegare a suscribir producto de la presente Invitación, el precio de la propuesta y a prestar todos los servicios necesarios para la adecuada ejecución del objeto a contratar.
El proponente declara que para la fijación de los precios de la propuesta tuvo en cuenta todos los requisitos estipulados en los Términos de Invitación y consideró también todos los gastos en que incurrirá para cumplir con el objeto y alcance de esta Invitación. En caso de ser autorretenedores, deberá indicarlo y anexar copia del documento que acredite tal condición.
Corresponde a todo proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la propuesta, incluyendo sin limitarse, a los estudios técnicos, contables, tributarios, entre otros; asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, que no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto.
NOTA: ÍNDICE. Se sugiere incluir un índice que organice la información que se presente, donde se destaquen claramente los capítulos y subcapítulos de la propuesta, debidamente referenciados con la página que corresponde.
3.3 SOLICITUDES DE ACLARACIÓN O COMPLEMENTACIÓN Y SUBSANABILIDAD
De considerarlo necesario, FIDUCOLDEX podrá solicitar aclaraciones o complementaciones a la propuesta, respecto de cualquiera de los requisitos mínimos habilitantes y documentación de la misma, ya sea porque no encuentra claridad en algún aspecto o para subsanarla, dentro del plazo otorgado para ello.
En ningún caso la aclaración o complementación podrá dar lugar a modificar el alcance inicial de la propuesta, mejorarla, ni acreditar requisitos o condiciones adquiridas con posterioridad al cierre del proceso de selección.
Para los documentos que acrediten factores que otorgan puntaje, solo se puede pedir aclaración. En ninguna circunstancia se podrá acreditar con posterioridad al cierre de la invitación el factor susceptible de calificación.
En caso de que el proponente no presente la aclaración o complementación en el plazo establecido por FIDUCOLDEX, la propuesta no será evaluada.
CAPITULO IV
FACTORES Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y PONDERACIÓN DE PROPUESTAS
Y ADJUDICACIÓN
Las propuestas que hayan sido habilitadas por el cumplimiento de los requisitos jurídicos y técnicos previstos como habilitantes en esta Invitación, serán evaluadas teniendo en cuenta los criterios descritos a continuación:
4.1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTA.
Las propuestas habilitadas serán evaluadas conforme a los siguientes criterios:
Criterio | Descripción | Puntaje |
Precio | Evalúa la parte económica de la oferta para lo cual debe considerarse el precio. Obtendrá mayor puntaje la oferta que ofrezca un menor precio. | 100 |
TOTAL | 100 | |
4.2. PROPUESTA ECONÓMICA
FIDUCOLDEX evaluará la propuesta económica otorgando el máximo puntaje de 100 puntos, a la propuesta más económica, y las demás se calificarán proporcionalmente con base en la siguiente formula:
P= Valor de la propuesta más económica X puntaje máximo (100) Valor de la propuesta a evaluar
4.3. DESEMPATE
De presentarse empate en el puntaje de evaluación de dos o más proponentes, INNPULSA COLOMBIA utilizará como criterio de desempate, lo siguiente en su respectivo orden:
1. Se preferirá la propuesta que haya obtenido mayor puntaje en oferta económica
2. Se preferirá al proponente que acredite que por lo menos el 10% de su nómina la conforman empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la Ley 361 de 1997 debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año a la presentación de la propuesta.
3. Si persiste el empate se preferirá la propuesta cuya fecha, hora y minuto de radicación sea con mayor antelación.
CAPÍTULO V
ADJUDICACIÓN Y CELEBRACIÓN DEL CONTRATO
5.1. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO.
FIDUCOLDEX, adjudicará el contrato que se derive de esta Invitación, al proponente cuya propuesta se ajuste a las necesidades de FIDUCOLDEX para cumplir el objeto de la presente Invitación, de conformidad con lo señalado en los Términos de Referencia.
No obstante, lo anterior FIDUCOLDEX se reserva el derecho de adjudicar o no, la presente Invitación o en su defecto, declararla desierta si no cumple con las necesidades del mismo, sin que esto genere obligación a indemnización alguna a favor de los proponentes que participen en el proceso.
Realizada la adjudicación, el proponente favorecido deberá suscribir y perfeccionar el contrato en la fecha que le sea requerido por FIDUCOLDEX.
FIDUCOLDEX se reserva la facultad de suscribir o no el contrato que ha sido adjudicado, sin que la abstención de suscribir el contrato por parte de FIDUCOLDEX dé lugar a indemnización alguna a favor del proponente seleccionado.
5.2. ANEXOS.
- ANEXO No. 1. Carta de presentación de la propuesta.
- ANEXO No. 2. FTGAD15 FORMATO INSCRIPCIÓN Y O ACTUALIZACIÓN PROVEEDORES.
- ANEXO No. 3. Anexo técnico “CONTRATO DE MANTENIMIENTO PLATAFORMA IBM”
CAPITULO VI
CONDICIONES DE CELEBRACIÓN DEL CONTRATO
El presente apartado contiene las condiciones y obligaciones de carácter general del contrato que se llegue a suscribir con Xxxxxxxxxx, una vez el proponente haya sido adjudicado. En todo caso, Fiducoldex se reserva el derecho de incluir otras regulaciones al contrato o modificar las aquí indicadas. Con la presentación de la propuesta, el Proponente manifiesta que conoce y acepta las condiciones generales aquí señaladas, las cuales podrán ser ajustadas según llegue a requerirse.
6.1. OBJETO DEL CONTRATO.
La Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. - FIDUCOLDEX, está interesada en recibir propuestas para suscribir un contrato para realizar el mantenimiento preventivo y correctivo, con el suministro de repuestos necesarios de servidores y almacenamiento para la plataforma de los servicios IBM- Lenovo instalados en el centro de datos principal de FIDUCOLDEX.
6.2. ALCANCE DEL OBJETO.
Para el desarrollo del objeto del contrato que se suscriba, el proponente adelantará, entre otras, las siguientes actividades:
6.2.1. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo, con el suministro de repuestos, de la plataforma IBM- Lenovo, relacionada en el anexo técnico “CONTRATO DE MANTENIMIENTO PLATAFORMA IBM” (Anexo No. 3).
6.2.2. La propuesta deberá contemplar la totalidad de los equipos relacionados en el anexo técnico “CONTRATO DE MANTENIMIENTO PLATAFORMA IBM” (Anexo No. 3).
6.2.3. Indicar los acuerdos de nivel de servicios – ANS, que se pactarán como consecuencia del contrato suscrito, relacionando el tiempo de respuesta en atención a incidentes y tiempo de respuesta en cambio de repuestos.
6.2.4. El proponente deberá mencionar en la propuesta todo lo que considere oportuno (Metodología) y protocolo de comunicaciones para el adecuado desarrollo del contrato.
6.3. PÓLIZAS.
EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de FIDUCOLDEX, en Formato para Particulares, una Póliza de Seguro para amparar el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones contractuales a nombre de FIDUCIARIA COLOMBIANA DE COMERCIO EXTERIOR S.A. – FIDUCOLDEX, con NIT 800.178.148-8. La póliza deberá ser expedida por una compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, que ampare:
• Cumplimiento del Contrato: Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual a la de éste y cuatro (4) meses más.
• Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: por el equivalente al cinco por ciento (5%) del estimado del valor del contrato, con una vigencia igual a su plazo y tres (3) años más.
PARÁGRAFO PRIMERO: Estará a cargo del CONTRATISTA, el pago oportuno de las primas y erogaciones de constitución y mantenimiento de la póliza, por lo que debe acompañar a la misma, el recibo de pago de la prima o su equivalente, así como las condiciones generales.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspender la ejecución, el CONTRATISTA se obliga a modificar las garantías de acuerdo con lo establecido en el contrato y en las normas legales vigentes sobre la materia.
6.4. MULTAS.
FIDUCOLDEX aplicará a EL CONTRATISTA multas diarias de 0,1% del valor total del contrato, hasta cumplir un porcentaje máximo del 15% en los siguientes eventos:
1. Por el retardo o incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo del
CONTRATISTA estipuladas en el contrato, dentro del plazo previsto para cada una de ellas.
2. Por el cumplimiento imperfecto de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA.
3. Por no acatar las instrucciones de FIDUCOLDEX en la ejecución del objeto contratado.
4. Por cada día de incumplimiento en el pago de las obligaciones de seguridad social integral que tenga a su cargo.
5. Por incumplimiento en el término para liquidar el contrato o por no allegar los documentos requeridos para tal fin, cuando se requiera suscribir acta de liquidación.
La multa se aplicará siempre que la causa que le da origen no haya sido subsanada dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación de su ocurrencia por parte de FIDUCOLDEX al CONTRATISTA.
Se aplicará una multa diaria hasta que el CONTRATISTA cese la conducta que dio origen a la multa, sin perjuicio de que FIDUCOLDEX pueda dar por terminado el contrato por
incumplimiento grave del CONTRATISTA si éste no se allana al cumplimiento en el plazo establecido en el párrafo anterior.
El CONTRATISTA acepta que FIDUCOLDEX descuente el valor de las multas consagradas en la presente cláusula de las sumas que le adeude a el CONTRATISTA, en virtud del presente contrato o de cualquier otro que se haya suscrito entre las mismas partes o por cualquier otro concepto, sin necesidad de requerimiento alguno, judicial o extrajudicial, cuando la multa o sanción contractual no sea pagada dentro del mes siguiente a la fecha en que FIDUCOLDEX le notificó por escrito su causación y valor. El pago de las multas aquí pactadas no indemniza los perjuicios sufridos por FIDUCOLDEX ni limita en nada las posibilidades de reclamación de esta última por los daños padecidos.
Para la terminación del presente contrato por incumplimiento del CONTRATISTA o para la exigencia de la cláusula penal, no será necesario que FIDUCOLDEX imponga previamente multas al CONTRATISTA.
El procedimiento para la imposición de cualquier multa o sanción contractual, en caso de surtirse, será informado oportunamente al CONTRATISTA, respetando el debido proceso y el derecho de defensa.
6.5. CLÁUSULA PENAL
Salvo que se trate de causas atribuibles exclusivamente a FIDUCOLDEX, el CONTRATISTA pagará a FIDUCOLDEX, sin necesidad de requerimiento judicial, por la inejecución total de las obligaciones a su cargo, contraídas en virtud del presente contrato, una suma equivalente al 20% del valor total estimado del mismo.
La presente cláusula penal no tiene el carácter de estimación anticipada de perjuicios, ni su pago extinguirá las obligaciones contraídas por el CONTRATISTA en virtud del presente contrato, es decir sin perjuicio de lo establecido en esta cláusula, se podrá reclamar el pago de los perjuicios que pueda ocasionar el incumplimiento, y de la posibilidad de que la parte afectada pueda dar por terminado el contrato. En consecuencia, la estipulación y el pago de la pena dejan a salvo el derecho de FIDUCOLDEX de exigir acumulativamente con ella el cumplimiento o la resolución del contrato, en ambos casos con indemnización de perjuicios.
6.6. HABEAS DATA
En el evento que con ocasión de la ejecución del presente Contrato el CONTRATISTA deba recoger información que tenga la condición de “datos personales” y esta sea entregada a FIDUCOLDEX en calidad de soporte o entregable del presente contrato, EL CONTRATISTA se obliga a garantizar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de protección de datos
personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la regulen, adicionen o complementen. Para este efecto, previa información o notificación al titular de la información sobre las finalidades para la cual se recoge la información, el CONTRATISTA debe obtener las autorizaciones para el tratamiento de los datos que sean o vayan a ser entregados a FIDUCOLDEX con ocasión de la ejecución del presente contrato. Estas autorizaciones deberán ser previamente otorgadas por escrito por los titulares de la información en caso de que haya lugar a administrar bases de datos por parte de FIDUCOLDEX y registrarlas bajo su cuenta y riesgo, conforme a las obligaciones que le atañen al responsable del Tratamiento1 de los datos de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y disposiciones legales vigentes aplicables.
En todo caso, de no ser necesaria la recopilación de información de carácter personal, se recomienda abstenerse de recabarla y en caso de que sea pertinente su recolección, al momento de informar a los titulares de la misma las finalidades para la cual se recolecta, deberá incluirse si fuere del caso, que la misma se entregará a FIDUCOLDEX con ocasión del presente contrato. En este sentido, en el documento de autorización otorgado a EL CONTRATISTA deberá incluirse expresamente que el titular autoriza la entrega a FIDUCOLDEX en calidad de Responsable Tratamiento para que procese, recolecte, almacene, use, actualice, transmita, ponga en circulación y en general, aplique cualquier tipo de tratamiento a la información a la que tenga acceso, de conformidad con las normas de protección de datos vigente en Colombia.
EL CONTRATISTA como encargado del tratamiento, tratará por cuenta de FIDUCOLDEX, responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para la ejecución del presente contrato.
EL CONTRATISTA como encargado del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:
• Cumplirá la Política de Protección de datos de FIDUCOLDEX, publicada en la página xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx-xx-xxxxx- personales
• Garantizará al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservará la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizará oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la mencionada ley.
1 Definición Art. 3 Ley 1581 de 2012 “Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”
• Actualizará la información reportada por FIDUCOLDEX como responsable del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.
• Tramitará las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.
• Adoptará un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• En el caso que resulte aplicable, registrará en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la mencionada Ley.
• En el caso que resulte aplicable, insertará en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Se abstendrá de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitirá el acceso a la información únicamente a las personas que en desarrollo de sus funciones y responsabilidades del cargo lo requieran.
• Informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a FIDUCOLDEX como responsable del tratamiento, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares
• Cumplirá las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Una vez finalice el presente contrato, EL CONTRATISTA como encargado del tratamiento debe suprimir y/o devolver a FIDUCOLDEX como responsable, y/o devolver a otro encargado que designe FIDUCOLDEX, los datos personales y suprimir cualquier copia que esté en su poder.
EL CONTRATISTA como encargado del tratamiento será responsable por cualquier perjuicio que cause a los titulares como consecuencia directa o indirecta del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que se desprenden de lo aquí establecido.
6.7. COBERTURA POR USO DE PATENTES Y DERECHOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL
En caso que FIDUCOLDEX sea objeto de cualquier reclamación judicial o extrajudicial basada en el hecho de que la utilización, goce, transferencia, licenciamiento o cualquier otra consecuencia derivada de este contrato, produzca o constituya en cualquier forma violación alguna de patente o derechos de propiedad industrial o derechos de autor, el CONTRATISTA se obliga a sus expensas, si hubiese lugar a ello, a rembolsar cualquier cantidad que tuviere que pagar FIDUCOLDEX por dicha reclamación, todo ello siempre y cuando FIDUCOLDEX le avise por escrito sobre las acciones interpuestas o intentadas en su contra.
En el evento que cualquier licencia, sistema, aplicación, funcionalidad o solución suministrada por el CONTRATISTA en virtud del presente contrato sea o pueda ser objeto de una reclamación por violación de patente o derechos de propiedad industrial o derechos de autor, el CONTRATISTA deberá por su cuenta y cargo, y a elección de XXXXXXXXXX, obtener a favor de la misma el derecho a continuar usándolo o realizar en él las modificaciones necesarias para que, llenando su finalidad técnica, no siga constituyendo violación de derechos de terceros.
Si las anteriores alternativas no son viables, el CONTRATISTA deberá retirar la licencia, sistema, aplicación, funcionalidad o solución objeto de litigio, reembolsando a FIDUCOLDEX las cantidades que ésta hubiese pagado y reconociéndole los perjuicios causados. Queda entendido que para poder retirar la licencia, software o solución objeto de litigio, el CONTRATISTA deberá esperar a que FIDUCOLDEX haya reemplazado el mismo por uno adecuado a la labor que con la licencia, software o solución retirada se ejecuta.
6.8. RIESGO XX XXXXXX DE ACTIVOS, FINANCIACION DEL TERRORISMO Y PROLIFERACIÓN XX XXXXX DE DESTRUCCIÓN MASIVA - SARLAFT
El CONTRATISTA declara que tiene la obligación de prevenir y controlar el Lavado de Activos y la Financiación al Terrorismo en su organización y que tomará las medidas de prevención y control correspondientes en su relación con la FIDUCIARIA. De esta manera, el CONTRATISTA responderá a la FIDUCIARIA indemnizándole por cualquier multa o perjuicio que se le cause originado en el incumplimiento de los compromisos antes expresados siempre que tales perjuicios se encuentren debidamente probados y tasados por autoridad competente.
El CONTRATISTA manifiesta que se somete en su relación con la FIDUCIARIA, al Sistema de Prevención al Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo de la FIDUCIARIA (denominado SARLAFT) cuyas políticas se encuentran publicadas en la página web de la FIDUCIARIA, y a las modificaciones que allí se incorporen.
En consecuencia, cuando se presente cualquiera de las causales que se enumeran a continuación, la FIDUCIARIA, mediante comunicación motivada dirigida a el CONTRATISTA a su última dirección registrada, estará facultada para dar por terminado y liquidar unilateralmente el presente contrato, procediendo de igual forma a dar por vencidas todas las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, por la sola ocurrencia de la respectiva causal. Así mismo, estará facultada para suspender todos o algunos de los pagos si a ello hay lugar.
Las causales que podrán generar la terminación y/o liquidación del presente serán:
1. Reporte o inclusión en las listas inhibitorias como es el caso de la OFAC (Office of Foreign Assets Control), las listas de terroristas de los Estados Unidos de América, lista de la Unión
Europea de Organizaciones Terroristas y la lista de la Unión Europea de personas catalogadas como Terroristas de cualquiera del CONTRATISTA, sus proveedores, sus administradores o socios, o empresas vinculadas en cualquiera de los eventos de los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, o las normas legales que determinen reglas sobre vinculación económica;
2. Se encuentren vinculados en una investigación penal con formulación de acusación x xxxxxx de cargos, o reportados por organismos de vigilancia y control por actividades que se puedan reputar como Lavado de activos y/o Financiación del Terrorismo contra cualquiera de los mencionados en el literal anterior; y/o con fallo o sentencia en firme debidamente ejecutoriada.
3. Cuando existan factores de exposición al riesgo tales como: (i) referencias negativas asociadas a actividades que se puedan considerar, asociar, relacionar y/o determinar como lavado de activos y/o financiación del terrorismo; (ii) ausencia de documentación o reticencia a la entrega de la misma; y,
4. Por el reiterado incumplimiento del CONTRATISTA, en relación con la obligación de actualización de información contenida en el PARÁGRAFO CUARTO de la presente Cláusula, previa validación que, para el efecto, deberá adelantar internamente la FIDUCIARIA.
5. La presentación de dos o más de las alertas enumeradas en los anexos de las políticas del SARLAFT, en relación con las personas enumeradas en los literales anteriores.
PARÁGRAFO PRIMERO: De conformidad con lo establecido en la Parte I - Título IV - Capitulo IV de la Circular Externa 029 de 2014 “INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO”, a las Políticas y al
Manual SARLAFT para la Prevención al Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo de la FIDUCIARIA, el CONTRATISTA del CONTRATO deberá diligenciar el respectivo Formulario de Vinculación establecido por la FIDUCIARIA para el efecto, anexando los documentos que sean pertinentes.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El CONTRATISTA certifican que cuenta con buenas prácticas o políticas para la prevención y gestión del riesgo xx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo en su entidad, y que así mismo certifican que los clientes con los que mantienen relaciones comerciales no se encuentran incursos en actividades relacionadas con el lavado de activos.
PARÁGRAFO TERCERO: LA FIDUCIARIA ejercerá estas facultades de acuerdo con sus políticas de riesgos de prevención de LA/FT, que se encuentran publicadas en la página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx, el cual es aceptado por el CONTRATISTA y se obligan a acatar. La decisión sobre el ejercicio de estas facultades deberá ser dada a conocer a el CONTRATISTA mediante comunicación motivada dirigida a su última dirección registrada, para efectos de publicidad.
PARAGRAFO CUARTO: ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN: El CONTRATISTA y/o se obliga a
actualizar por lo menos una (1) vez cada dos (2) años, la información requerida por la FIDUCIARIA para el cumplimiento de las disposiciones del Sistema de Administración de Riesgo xxx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como suministrar los soportes documentales necesarios para confirmar los datos. En caso de que la FIDUCIARIA le notifique al CONTRATISTA un cambio en su perfil, de acuerdo con la Circular Básica Jurídica, a la Parte I, Título IV, Capítulo IV, deberá efectuar dicha actualización por lo menos una (1) vez al año; en todo caso ésta deberá ser actualizada dentro de los treinta (30) días siguientes a la solicitud efectuada por parte de la FIDUCIARIA.
6.9. INDEMNIDAD.
El CONTRATISTA se obliga a proteger, indemnizar, mantener indemne y libre de toda responsabilidad a FIDUCOLDEX por cualquier perjuicio o daño, que FIDUCOLDEX pueda sufrir con ocasión de cualquier acto del CONTRATISTA, en relación con la ejecución de este contrato. Los perjuicios que se causaren se tasarán de acuerdo con lo que se pruebe judicialmente.