TÉRMINOS DE REFERENCIA
TÉRMINOS DE REFERENCIA
AUDITORÍA FINANCIERA
(compromiso procedimental acordado)
Válido para auditorías de estados financieros de NGO locales; auditorías de proyectos bajo mandato o contratos de contribución.
1. Principios fundamentales
1.1 La auditoría financiera de proyectos (“auditoría financiera”) debe realizarse por un auditor independiente (“el auditor”) que disponga de la necesaria competencia y experiencia profesional y en conformidad con los principios de auditoría internacionales generalmente aceptados.
1.2 Los presentes Términos de Referencia (“TDR”) definen el mandato del auditor en relación con la auditoría financiera de proyectos/programas de cooperación/socio de realización (“el socio”) financiados por el DFAE. La auditoría financiera se basa en los requisitos profesionales y en las normas que regulan el trabajo profesional que debe realizar un auditor en relación con un compromiso procedimental acordado.
1.3 En la planificación, realización e información relativa a la auditoría financiera, el auditor debe tener debidamente en cuenta las siguientes normas de auditoría y otras normas promulgadas por los órganos profesionales internacionales:
ISA - International Standards on Auditing (Normas Internacionales de auditoría)
IFAC – International Federation of Accountants (Federación Internacional de Contadores)
Además, el auditor debe tomar en consideración las normas pertinentes que regulan la profesión contable local, así como la legislación local vigente en materia de contabilidad y reporting en el país en el que se realice la auditoría financiera.
2. Principios generales de la auditoría financiera
El auditor debe planificar, realizar e informar sobre el compromiso de auditoría financiera, con el fin de establecer un juicio profesional sobre los siguientes temas relacionados con las actividades y la organización del socio:
• 2.1 Principios de exactitud (regularidad financiera)
• 2.2 Existencia, adecuación y eficacia del Sistema de Control Interno (SCI)
• 2.3 Conformidad con los objetivos del proyecto y cumplimiento de las condiciones contractuales
• 2.4 Realización económica de las actividades y uso eficiente de los recursos financieros
3. Documentos de referencia
Los documentos y materiales siguientes deberán considerarse por el auditor como referencias básicas para la realización de la auditoría financiera:
Legislación: Legislación nacional
Proyecto/programa: Acuerdo de cooperación relativo al proyecto o a la organización asociada Documento del proyecto / Términos de Referencia (TR)
Presupuestos, planes de financiación, programas de actividades de proyecto Procesos de gestión del proyecto
Cualesquiera otros documentos relativos al proyecto/programa
Versión Febrero 2010 1
Contabilidad: Documentos contables sujetos a la auditoría financiera
Informes financieros y operativos relativos al proyecto/programa
auditor: Los presentes términos de referencia y el mandato relacionado para la auditoría financiera
Informes de auditoría internos y externos anteriores del socio Cualquier otra información solicitada al socio por el auditor
4. Planificación de la auditoría financiera
El auditor debe planificar su compromiso de auditoría financiera de manera adecuada con suficiente antelación para asegurar que la auditoría financiera se lleve a cabo con la máxima calidad profesional de manera económica, eficiente y en los plazos acordados.
Basándose en la información recibida durante la fase preparatoria, incluyendo su evaluación del riesgo de auditoría, el auditor debe determinar:
• el tipo de transacciones por controlar y el método de control (completo o muestra aleatoria),
• el tipo de verificaciones físicas y los lugares por seleccionar, y
• el número de visitas previstas.
El auditor se compromete a garantizar la continuidad del enfoque de control con respecto al compromiso de auditoría financiera y con respecto al equipo de auditoría, incluso si hubiese un cambio de director del equipo de auditoría frente al año anterior.
5. Lugar de la auditoría financiera
La auditoría financiera debe llevarse a cabo en el entorno del proyecto (oficinas administrativas y/o lugares descentralizados, si procede).
6. Declaración de la dirección de facilitar información completa
El auditor recibe una declaración por escrito firmada por la Dirección de la organización auditada, en la que se certifica:
a) que se reconoce la responsabilidad de la organización en el establecimiento de cuentas y estados financieros correctos, completos y sinceros, que representan hechos reales, conforme a los objetivos del proyecto y a los documentos de referencia (descripción del proyecto, contratos, presupuesto, etc.) y conforme a la legislación nacional,
b) que todos los registros contables, comprobantes y otros documentos, actas y cualquier otra información pertinente necesaria para la auditoría están a disposición del auditor,
c) la integridad de las informaciones relativas al patrimonio y a los bienes,
d) la integridad de las informaciones relativas a la financiación recibida o por recibir, financiación propia relativa al periodo auditado, para el proyecto objeto de la auditoría,
e) que está dispuesta a suministrar, ya sea oralmente o por escrito, todas las informaciones y explicaciones que pudieran ser solicitadas por el auditor en la realización de su mandato.
f) En el caso de contribuciones a NGO locales, la declaración debe certificar la integridad de la información relativa a la financiación recibida o por recibir y a la financiación propia relativa al periodo auditado para el proyecto objeto de la auditoría y para el control de los estados financieros consolidados de la organización. Los estados financieros consolidados, incluyendo los balances y las cuentas de pérdidas y ganancias del proyecto deben adjuntarse a la declaración y forman parte integrante de la misma. Esta declaración debe adjuntarse al informe de auditoría financiera.
7. Procesos detallados de la auditoría financiera
El auditor debe aplicar procedimientos de auditoría apropiados para formarse una opinión profesional sobre los asuntos que se mencionan a continuación. Estos procesos aplicados, ya sea sobre una base completa o aleatoria, pueden incluir: controles, chequeo, evaluación, inspección, entrevista, análisis y otras técnicas de auditoría. Al seleccionar los procesos de auditoría, el auditor debe tener en cuenta los resultados de su evaluación del riesgo de auditoría (durante la fase de planificación y durante el trabajo de auditoría).
Por lo tanto, el auditor establecerá y llevará a cabo las tareas de auditoría adecuadas para formarse una idea completa sobre los aspectos mencionados antes de valorar los resultados concretos de la revisión y emitir un dictamen de auditoría definitivo e independiente.
El auditor debe seleccionar y aplicar cualquier otro proceso de auditoría que estime necesario para la realización profesional del compromiso de auditoría.
Después de recibir el informe de auditoría, el DFAE o cualquier tercera persona designada por el DFAE se reservan el derecho de solicitar otros procesos de auditoría para adaptarse a un cambio de circunstancias en el proyecto o en la organización del socio.
Como posibles ejemplos de procesos de auditoría cabe destacar los siguientes:
7.1 Principios de exactitud (regularidad financiera) – Principio 2.1 Asuntos relacionados con el proyecto:
a) Autorizaciones/aprobaciones de gastos y validez mediante comprobantes
b) Detalles de los fondos recibidos para el proyecto y conciliación con la información suministrada por el/los donante(s)
c) Existencia física y movimientos de los bienes que constituyen el patrimonio del proyecto (activos inmovilizados, partidas de existencias, activos corrientes)
d) Asignación de gastos conforme al/a los presupuesto(s) acordados
e) Conformidad de los contratos locales con la legislación local actualmente vigente
f) Disposición y puesta en práctica de observaciones, ajustes y recomendaciones de informes de auditoría anteriores
Asuntos relacionados con la contabilidad:
g) Exactitud aritmética de cuentas, comprobantes y estados financieros e informes
h) Exactitud de los asientos contables
i) Oportunidad del registro de eventos y transacciones económicos en las cuentas del libro mayor
j) Estados financieros e información de informes conforme a las cuentas del libro mayor
k) Adecuación e integralidad de los ingresos; los ingresos se han registrado correctamente
l) Evaluación de las cuentas por cobrar y adelantos; justificación de importes vencidos/impagados que daten de más de un mes
m) Conciliación de balances de efectivo en caja y en bancos con las cuentas del libro mayor
n) Disposición e implementación de observaciones y recomendaciones, así como ajustes y recomendaciones de informes de revisión financiera y/o auditoría anteriores
7.2 Existencia, adecuación y efectividad del Sistema de Control Interno (SCI) - Principio 2.2
a) Adecuación de la organización interna (estructuras, funciones, tareas, autorizaciones, responsabilidades, métodos, procesos, separación de poderes, etc.)
b) Efectividad de la contabilidad de proyectos y financiera y procesos de informes
c) Cumplimiento xx xxxxx, regulaciones e instrucciones aplicables
d) Conservación física de activos
e) Prevención de errores contables y fraude financiero
f) Adecuación e integridad del sistema de información y de informes financieros
7.3 Conformidad con los objetivos del proyecto y cumplimiento de las condiciones contractuales –
Principio 2.3
a) Conformidad de las transacciones, gastos e ingresos mediante la comparación con los documentos básicos del proyecto (descripción del proyecto, programa de actividades, contratos, términos de referencia, presupuestos, etc.)
b) Verificación de que los bienes adquiridos con los fondos asignados se utilizan de acuerdo con los objetivos definidos y aún están disponibles o han sido cedidos/vendidos conforme a los procesos previstos en el acuerdo/contrato de proyecto
c) Verificación del cumplimiento de las cláusulas del acuerdo/contrato de proyecto
d) Verificación de que los gastos corresponden a los presupuestos acordados Análisis de las desviaciones entre los gastos presupuestados y efectivos y justificación de importantes variaciones del presupuesto (+/- 10% del presupuesto)
7.4 Realización económica de las actividades y uso eficiente de los recursos financieros – Principio 2.4
a) Los recursos financieros se utilizan para las actividades estipuladas en el acuerdo o contrato de proyecto establecido con el consultor/realizador y conforme a los términos de referencia, garantizando en todo momento un nivel adecuado de gastos y beneficios
b) Existencia y aplicación de medidas adecuadas en el sistema de control interno (SCI) con respecto a la utilización de los recursos desplegados
c) Aplicación de procedimientos de gestión relativos a las distintas transacciones de proyecto. En particular, división apropiada de competencias y responsabilidades respecto a las funciones y procesos importantes, tales como la firma de compromisos, autorización y contabilización de gastos, conciliación de efectivo en caja y en bancos, seguimiento de deudores y acreedores pendientes durante largo tiempo, control físico de inventarios, etc.)
d) Los gastos están en línea con las posiciones presupuestarias acordadas
e) Toda desviación de los gastos efectivos frente al presupuesto está debidamente explicada y adecuadamente documentada por la gestión del proyecto
f) Existencia de procesos adecuados de oferta y adquisición, p. ej. mejor relación calidad-precio para materiales y servicios, conformidad de ofertas de precio con las prácticas locales y niveles de costes
g) Confirmación de que los precios y tarifas están sujetos a un control regular y que el sistema de contabilidad utilizado cumple con los requisitos de una herramienta de gestión, en particular en lo que respecta al análisis de costos
h) auditoría y justificación de los gastos de expertos/consultores locales y extranjeros (alquiler, gastos de viaje, alojamiento, dietas, etc.)
i) auditoría y justificación de los gastos relacionados con los empleados nacionales (salario bruto, contribuciones a la seguridad social y fondos de pensiones, impuestos sobre la renta, etc.)
j) Existencia de un libro de control de los vehículos de servicio y verificación de que la utilización para fines privados ha sido facturada y cobrada
k) Verificación de que el uso privado de teléfonos móviles y fijos por los miembros de la plantilla de empleados ha sido facturado y cobrado
7.5. Conclusiones y recomendaciones
En su informe de auditoría financiera, el auditor debe
• explicar y cuantificar cualesquiera asientos de ajuste y/o reclasificación, y
• formular recomendaciones para mejorar el sistema de control interno (SCI) y los procesos de proyecto y contabilidad.
8. Reunión de clausura
Después de concluir el compromiso de auditoría financiera, pero antes de dejar el proyecto o la sede del socio, el auditor debe mantener una reunión de clausura con las personas responsables del proyecto/programa (directores) y con los empleados responsables de contabilidad y de reporting. En la reunión deben tratarse los resultados de la auditoría de proyecto, abordarse los puntos débiles importantes del proyecto, la gestión administrativa y financiera (incluyendo las deficiencias de miembros individuales de la plantilla de empleados) y proponerse recomendaciones para mejorar la gestión de proyecto, los procesos de contabilidad y el sistema de control interno (SCI).
El contenido de la reunión de clausura debe resumirse por escrito y firmarse por el representante del socio de realización y por el director del equipo de auditoría. Estas actas deben adjuntarse al informe de auditoría financiera (véase 9.1.13).
9. Informe de auditoría financiera
El informe de auditoría del auditor debe tener en cuenta explícitamente los principios generales aplicables al compromiso de auditoría, según se establece en el punto 2 anterior.
El auditor deberá confirmar los principios de exactitud (regularidad financiera) y la existencia del sistema de control interno (SCI).
En cuanto a los aspectos de adecuación y eficacia del SCI, la conformidad con los objetivos del proyecto y el cumplimiento de las condiciones contractuales, así como la realización económica de las actividades y el uso eficiente de los recursos financieros, se procederá mediante la llamada “confirmación negativa”, en base a las acciones de auditoría realizadas.
Se espera que el párrafo que figura a continuación se incluya en el informe de auditoría: “Según la auditoría que hemos realizado, no existe ningún elemento que nos lleve a creer que
- el sistema de control interno (SCI) no está organizado adecuada y eficazmente
- la ejecución del proyecto no está en conformidad con los objetivos del proyecto y no se cumplen las condiciones contractuales
- las actividades no se han llevado a cabo de forma económica y los recursos financieros no se han utilizado de manera eficaz”.
Al informar sobre los resultados de la auditoría financiera, el auditor debe tratar los siguientes asuntos y seguir la estructura siguiente en el informe de auditoría.
9.1 Contenido y estructura del informe de auditoría financiera del auditor
9.1.1 Opinión del auditor (pronunciándose específicamente sobre los cuatro principios generales establecidos en el punto 2 anterior)
9.1.2 Nombre del proyecto y del socio, incluyendo el/los subcontratista(s)
9.1.3 Breve descripción de la información relevante sobre el socio (historia, gestión, sistema de contabilidad, sistema de control interno, actividades no relacionadas con el proyecto patrocinado por el DFAE, etc.)
9.1.4 Periodo cubierto por la auditoría financiera
9.1.5 Fecha y lugar de la auditoría, nombre de la empresa de auditoría, desviaciones frente al programa de auditoría original
9.1.6 Descripción de los procesos de auditoría aplicados y conclusiones sobre la información financiera objeto de la auditoría
• Balance
• Cuenta de pérdidas y ganancias (estado de operaciones)
• Lista de ajustes y reclasificaciones propuestos
• Otros asuntos relevantes
9.1.7 Análisis del estado de fondos recibidos del DFAE
9.1.8 Análisis del estado de fondos recibidos de otros donantes, si procede
9.1.9 Recomendaciones sobre la gestión de proyecto, procesos de contabilidad y sistema de control interno (SCI)
9.1.10 Comentarios relativos al cumplimiento del acuerdo/contrato de proyecto y términos de referencia
9.1.11 Comparación presupuestaria del proyecto, incluyendo comentarios sobre diferencias significativas
9.1.12 Lista de inventarios y activos inmovilizados adquiridos por el proyecto durante el periodo contable objeto de la auditoría
9.1.13 Actas de la reunión de clausura, según lo establecido en el punto 8 anterior
9.1.14 Declaración general de la dirección en relación con la auditoría financiera, según lo establecido en el punto 6 anterior
9.2. Moneda e idioma del informe de auditoría financiera
La información financiera contenida en el informe de auditoría financiera del auditor debe expresarse en la moneda establecida en el contrato. El informe de auditoría financiera del auditor y todos los demás documentos resultantes del compromiso de auditoría deben redactarse en espagnoles.
9.3. Firma
El informe de auditoría financiera debe firmarse por un representante del auditor y por un director del equipo de auditoría.
Lugar y fecha:
Para el DFAE:
Para el auditor: