GESTIÓN CONTRACTUAL

GESTIÓN CONTRACTUAL
PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DIRECTA BIENES Y SERVICIÓS - LEY 80
Código: ANSV-CON-PR-02	Versión: 00	Vigente desde: 2018/24/5

OBJETIVO

Elaborar los contratos y/o convenios para la compra se productos o servicios que requieran los procesos de la Agencia Nacional de Seguridad Vial a fin de cumplir con su objeto misional.

ALCANCE

Inicia con la recepción de solicitud de elaboración del contrato o convenio junto con los documentos respectivos y termina con la liquidación del contrato, (cuando aplique). Los documentos del proceso se almacenan en un solo expediente del archivo de gestión

DEFINICIONES

Acta de Inicio de Contrato: Será el documento que suscriba la ANSV y el CONTRATISTA con posterioridad a la suscripción del contrato para formalizar y reconocer el cumplimiento de los requisitos de legalización y ejecución del mismo. La suscripción de esta Acta será requisito indispensable para dar inicio al objeto contractual por parte del CONTRATISTA, siempre y cuando así se pacte en el contrato que se celebre.

CDP: Sigla que se refiere al Certificado de Disponibilidad Presupuestal, expedido por la por la dependencia con competencia para el manejo presupuestal de una entidad estatal que concurra en la celebración de contratos con la ANSV, en el que conste la disponibilidad de recursos incorporados en el presupuesto de la ANSV o de cualquier otra entidad pública que concurra en la contratación que adelante la ANSV, para la celebración y ejecución de un contrato.

Clasificación de Bienes y servicios: Es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

Contratista: Extremo de la relación contractual que está obligada a dar, hacer o entregar.

Contratación Directa: La contratación directa es el procedimiento mediante el cual se celebran los contratos autorizados por el numeral 4° del artículo 2° de la ley 1150 de 2007, sin que sea necesaria la obtención previa de varias ofertas.

CRP: Sigla referida al Certificado de Registro Presupuestal, documento de gestión financiera y presupuestal que afecta en forma definitiva los recursos y que implica que los recursos financiados mediante el registro obtenido no podrán ser destinados a ningún otro fin. En el registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación constituye un requisito de ejecución de los contratos de la ANSV que se celebren con cargo a recursos públicos apropiados en el presupuesto de la entidad o de cualquier otra entidad pública que concurra en la celebración de un convenio o contrato con la ANSV

Estudios y Documentos Previos: Son el conjunto de documentos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones, de la invitación pública y/o del contrato, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la distribución de riesgos que la Entidad propone.

Experiencia: Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas durante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. Igualmente se considera como experiencia, el conocimiento del proponente derivado de su participación previa en actividades iguales o similares a las previstas en el objeto del contrato

Experiencia Relacionada: Es la experiencia adquirida en actividades o servicios afines al objeto del contrato.

Contrato: Acuerdo de voluntades entre dos (2) o más personas jurídicas o naturales en el que una de ellas se obliga a dar, hacer o entregar una cosa y la otra a pagar un precio por ello.

Garantía: Son mecanismos de cobertura establecidos en la ley para amparar los riesgos.

Minuta: Borrador o extracto de un contrato que se hace anotando los puntos principales que serán utilizados en su redacción final

Portal Único de Contratación: Herramienta virtual diseñada por el Gobierno Nacional con el fin de dar difusión a todas las etapas contractuales de todas las entidades del estado, es de obligatorio uso por parte de las entidades públicas (xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx).

Registro presupuestal de compromiso: documento que expide la Subdirección de Finanzas y Presupuesto mediante el cual consta que se cuenta con el recurso para pagar el valor del contrato producto del proceso de selección.

Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento expedido por el responsable de la Subdirección de Finanzas y Presupuesto, que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible.

NORMATIVIDAD

Ver Normograma

DESARROLLO

Contratación directa¹. La modalidad de selección de contratación directa solamente procederá en los siguientes casos²:

a) Urgencia manifiesta;

b) Contratación de empréstitos;

c) Contratos interadministrativos³, “siempre que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos. Se exceptúan los contratos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en procesos de licitación pública o de selección abreviada de acuerdo con lo dispuesto en los numerales 1 y 2 del presente artículo.

En aquellos casos en que la entidad estatal ejecutora deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal, no podrá ni ella ni el subcontratista, contratar o vincular a las personas naturales o jurídicas que hayan participado en la elaboración de los estudios, diseños y proyectos que tengan relación directa con el objeto del contrato principal.

Estarán exceptuados de la figura del contrato interadministrativo, los contratos de seguro de las entidades estatales;

e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas;

g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado;

h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales;

i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles. En contratos de arrendamiento debe anexar los siguientes documentos: 1) Certificado de tradición y libertad del inmueble 2) documentos que identifiquen al propietario; 3) Certificación de la cuenta bancaria donde se debe consignar el canon de arriendo.

La contratación directa se inicia con el acto administrativo de justificación, en el caso que se requiera y remisión de los demás documentos especiales de soporte, conforme con lo expuesto anteriormente, para la elaboración y revisión final del contrato.

Del mismo modo, será el supervisor quien, apoyado por la Dirección respectiva, realizará los requerimientos que deban formularse al contratista, si a ello hay lugar.

El Grupo Interno de trabajo de Contratos, con el apoyo de las Direcciones respectivas, será la responsable de publicar los documentos y actos administrativos de los procesos de contratación, en el Sistema Electrónico de Contratación Pública - SECOP.

El Plan Anual de Adquisiciones constituye un instrumento de planeación contractual, cuyo objeto es proyectar las necesidades de bienes, obras y servicios de la Agencia Nacional de Seguridad Vial durante cada año fiscal, que se requieren para lograr la misión institucional en términos de eficiencia y eficacia, en cumplimiento de los fines del Estado.

El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los requisitos establecidos en el artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, y para su elaboración se deben tener en cuenta los lineamientos establecidos por la Agencia Colombia Compra Eficiente.

La estructuración del Plan Anual de Adquisiciones debe realizarse simultáneamente con la elaboración del anteproyecto del presupuesto de la Entidad. Los proyectos de inversión y funcionamiento que deseen emprenderse abarcan los bienes, servicios u obras que se proyectan contratar para la adecuada prestación del servicio y para el cumplimiento de las metas establecidas por la Entidad.

En la Agencia Nacional de Seguridad Vial, las dependencias competentes para estos efectos son: la Oficina Asesora de Planeación y los grupos Administrativo, Grupo Interno de Trabajo de Contratos y Financiero de la Secretaría General, en colaboración con cada una de las Direcciones ejecutoras.

El profesional asignado para la elaboración del contrato deberá revisar el cumplimiento de todas las directrices y políticas de contratación.

Toda carpeta de contrato deberá contener los documentos para contratación directa, relacionados en el formato Lista de chequeo documentos para solicitudes contractuales.

Como soporte para la elaboración de contratos se debe tener en cuenta el formado estudio previo.

La certificación de objetos relacionados con el objeto del contrato se elaborará para los contratos que así lo ameriten.

El contrato se puede adelantar mediante documentos físicos y en la plataforma de SECOP.

Los documentos deben ser publicados en el SECOP I o SECOP II según corresponda. En el contenido se hará la manifestación de publicación en SECOP.

En la fase de ejecución del contrato, se suscribirá el acta de inicio (cuando a ello hay lugar), el contratista deberá empezar a cumplir con sus obligaciones y/o entregar los bienes, obras y/o productos de los servicios contratados.

Existen contratos cuyas prestaciones son periódicas y se ejecutan durante un término o plazo definido, se denominan de tracto sucesivo, y en principio son susceptibles de liquidación. Se exceptúan los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión.

En otros contratos, su prestación se ejecuta en un solo momento, son llamados contratos de ejecución instantánea, y se deberá adelantar el trámite de liquidación en las condiciones y plazos establecidos.

El perfeccionamiento es el momento en el cual el contrato nace a la vida jurídica y genera derechos y obligaciones para las partes. El contrato estatal es solemne, y por ello se perfecciona con la formalidad del documento escrito y firmado por las partes intervinientes.

Para la ejecución del contrato se requerirá de la expedición del registro presupuestal correspondiente por parte de la Entidad, la expedición y aprobación de las garantías;

El abogado del Grupo de Contratos verificará y aprobará las garantías que cumplan con las condiciones de suficiencia frente a los riesgos, el plazo y el monto de los amparos establecidos en la Ley. Igualmente, se deberá requerir y confirmar que el contratista se encuentre al día en sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y al pago de aportes parafiscales, si a ello hay lugar. Una vez cumplido lo anterior, el abogado del Grupo de Contratos informará al correspondiente supervisor del contrato para que proceda a la elaboración y firma del Acta de Inicio el cual constituye requisito para la ejecución del contrato

Supervisión: Consiste en la realización de actividades de seguimiento a la ejecución del contrato, cuando de este no se requieren conocimientos especializados. Esto significa que el contrato contiene actividades que pueden ser verificadas a través de una o varias personas con competencias relacionadas con el ejercicio común de sus actividades. Estas pueden ser funcionarios designados para el efecto, o personas contratadas para estos fines.

Liquidación de los contratos. Ver procedimiento Liquidación de Contratos ANSV-CON-PR-01

Este trámite tiene como propósito hacer el ajuste final de cuentas, revisiones y reconocimientos a que haya lugar para finiquitar el negocio contractual, mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes así estás puedan declararse x xxx y salvo por concepto de la celebración, ejecución, y liquidación del contrato. La consecuencia principal es la extinción definitiva del vínculo contractual, la certeza acerca del pasado y futuro del contrato.

Está regulado por el artículo 60 de la Ley 80 de1993, modificado por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 019 de 2012.

Es obligatorio liquidar todos los contratos de tracto sucesivo, y aquellos que lo requieran, excepto los contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión, con la excepción de que, si su terminación fue anticipada por diversas circunstancias, se requiere liquidar. Ello también significa que no es obligatorio liquidar los contratos de ejecución instantánea, como el contrato de compraventa.

Listado de documentos que deben acompañar los estudios previos para la contratación Directa:

Estudios Previos.
Anexo técnico (cuando se requiera)
Propuesta (cotización del contratista) Estudio xx Xxxxxxx.
Certificado de Existencia y representación legal expedido por la Cámara y Comercio, con vigencia no mayor a 30 días o documento equivalente (acto de creación)
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal
Fotocopia de Libreta Militar del representante legal, menores de 50 años (ver art. 20 Ley 1780 de 2016)
Fotocopia del Certificado xx Xxxxxx y Comercio
Registro único Tributario – RUT – DIAN
Formato Único de Hoja de Vida del contratista (DAFP)
Original declaración juramentada de bienes y rentas (formato DAFP)
Certificación de experiencia (original y/o copia)
Certificado expedido Contraloría General de la Nación, donde conste que EL CONTRATISTA y Representante Legal no tiene juicios de responsabilidad fiscal en sus contratos
Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación, del CONTRATISTA y Representante Legal
Certificado de Antecedentes Judiciales expedido por la Policía Nacional de Colombia, del Representante Legal
Anexo, Certificación de Pago de Aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales Persona Natural
Certificación cuenta bancaria.

No.	INDICACIÓN	ACTIVIDAD/TAREA	PUNTO DE CONTROL	RESPONSABLE
1	Definir necesidad a contratar	Definir en el Plan Anual de Adquisiciones el elemento o servicio a contratar. Ver Procedimiento ANSV-PDE-PR-01	Plan Anual de Adquisiciones	Grupo Interno de Trabajo Administrativo/ Dependencias de la ANSV
2	Solicitud de Cotización	Solicitar cotización al proveedor a contratar.	Solicitud de Cotización.	Dependencia donde se requiere el producto y/o servicio
3	Solicita datos sobre propiedad del bien o servicio a contratar	Solicitar documentos que evidencien la obligatoriedad de realizar la contratación de manera directa.	Solicitud de información	Dependencia donde se requiere el producto y/o servicio
4	Definir lo requerimientos Técnicos	Elaborar estudio previo.	Formato estudio previo ANSV- CON-FO-12	Dependencia donde se requiere el producto y/o servicio

5	Solicitud de Cotización	Solicitar cotización todos los proveedores.	Solicitud de Cotización.	Dependencia donde se requiere el producto y/o servicio
6	Evaluar la cotización presentada	Evaluar la(s) cotizaciones o propuesta presentadas por el proponente a fin de dar cumplimiento a los requisitos y necesidades de la ANSV.	Estudio xx xxxxxxx	Dependencia donde se requiere el producto y/o servicio
7	Análisis de Riesgos	Analizar los riesgos para la contratación en el Formato Análisis de Riesgos de Contratación. Soportar esta actividad en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxxxxxxxx/xxxxxx_xxxxxxxxx_xxxxxx_x.xxxxx	Formato Análisis de Riesgos de Contratación. ANSV-CON-FO-18	Directores/Jefes de Oficina/ Secretario General
8	Solicitud de CDP	Diligenciar la Solicitud de CDP previa verificación de los rubros presupuestales.	Oficio de Solicitud de CDP	Director/directores/ jefes de dependencia
9	Generar CDP	Generar CDP en el aplicativo SUIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.	CDP	Grupo financiero
10	Asignación del Supervisor	Designar supervisor de contrato en el estudio previo	Supervisor designado	Ordenador del Gasto
11	Abrir expediente	Recibir la documentación y proceder a abrir carpeta de expediente el cual debe contener los documentos definidos en el listado de documentos de contratos.	Lista de documentos de expedientes de contratos.	Grupo de Contratos
12	Elaborar Contrato	Elaborar con base en los estudios previos el contrato de bienes o servicios por contratación directa.	Formato de contrato.	Grupo de Contratos
13	Revisión	Revisa y poner visto bueno para la firma del Ordenador del Gasto.	Vistos de buenos de revisión	Grupo de Contratos
14	Firma	Firma del contrato	Firmar contrato	Ordenado del Gasto
15	Numeración del contrato	Numerar y fechar el contrato	Numero consecutivo	Grupo de Contratos
16	Registro presupuestal	Generar registro presupuestal de compromiso	Documento de registro presupuestal, Procedimiento ANSV-FIN-PR-05	Grupo Interno de Trabajo de Financiera
17	Aprobar pólizas	Elaborar y aprobar pólizas.	Formato de aprobación de Garantías, ANSV-CON-FO-23	Grupo de Contratos
18	Publicar	Registra contratos y/o convenio en el Portal Único de Contratación (xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx).	Publicación en SECOP I ó II	Grupo de Contratos

19	Designación de supervisión	Designar el supervisor a través del formato ANSV-CON-FO-10	formato ANSV-CON-FO-10	Ordenador del Gasto
20	Informar al supervisor	Comunicación de legalización al supervisor. Entregar copia del contrato y demás elementos a supervisar	Correo electrónico y copia de contrato	Grupo de Contratos
21	Foliar	Foliar los documentos de la carpeta contractual y diligenciar la hoja de inventario documental.	Listado de documentos de expedientes de contratos ANSV-CON-FO-30 Expediente	Grupo de Contratos
22	Informes de seguimiento	Supervisar el contrato y generar informes de avance como de satisfacción para los pagos correspondientes.	Informes de seguimiento y control generados por el supervisor del contrato, formato, ANSV-CON-FO-38	Supervisor del contrato

PRODUCTO O SERVICIOS QUE SE GENERA.

PRODUCTO O SERVICIO	CLIENTE	LEGALES	ORGANIZACION	NORMAS TECNICA	RESPONSABLE DE APROBACIÓN FINAL
Estudios Previos	Precisos Claros Completos Sin ambigüedad des	Ver normograma	Guía para la documentación del sistema integrado de gestión, SIG.	ISO9001:2015 ISO14001:2015 OSHAS 18001:2007 Decreto 1072 de 2015	Ordenador del Gasto
Contrato	Precisos Claros Completos Sin ambigüedad	Ver normograma	Guía para la documentación del sistema integrado de gestión, SIG.	ISO9001:2015 ISO14001:2015 OSHAS 18001:2007 Decreto 1072 de 2015	Director/directores/ jefes de dependencia
Aprobación de Pólizas	Entidades de Control	Ver normograma	Guía para la documentación del sistema integrado de gestión, SIG.	ISO9001:2015 ISO14001:2015 OSHAS 18001:2007 Decreto 1072 de 2015	Jefe Grupo de Contratos

RECURSOS

RECURSOS HUMANOS

MATERIALES

RECURSOS TÉCNICOS

Funcionarios de las diferentes dependencias encargadas de elaborar los estudios previos. Funcionarios Grupo de Contratos, Grupo de Planeación y Grupo Interno de Trabajo de Financiera.

Papel

Tóner

Equipos de Computo

Internet

Impresoras

Teléfonos

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Estudios previos compra de bienes y servicios ley 80

INFORMACIÓN A PUBLICAR

INFORMACIÓN QUE PUBLICAR

RESPONSABLE

FRECUENCIA

UBICACIÓN

Estudios previos, cotización, Contrato, informes de supervisión.

Grupo de Contratos

Permanente

SECOP I y II, portal web de la Agencia Nacional de Seguridad Vial

ANEXOS

Designación de supervisor del Contratos. ANSV-CON-FO-10
Análisis de Riesgos de Contratación. ANSV-CON-FO-18
Listado de documentos de expedientes de contratos ANSV-CON-FO-30
Informe de Actividades de ejecución y recibo a satisfacción ANSV-FIN-FO-38

CONTROL DE CAMBIO

FECHA	CAMBIO	VERSIÓN
24/05/2018	Se crea la primera versión del procedimiento	00

Elaboró

Xxxxxx

Aprobó

Firma

Xxxxxxx X. Xxxxxxxxx G

Coordinadora Grupo de Contratos

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx

Profesional Especializado

Supervisora del Contrato 073 de 2017

Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx

Jefe Oficina de Planeación

Elaboró: Xxxxx Xxxxxx Xxxx – Consultor AE Colombia SAS

Revisó: Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx – Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación

TRD. 000-00-00, Serie: Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad (01), subserie, Manual de Proceso y Procedimientos (01), Nombre del Expediente: Gestión Contractual.

1 Ver el Inciso 2, Parágrafo 3, art. 2.2.5 del Decreto Nacional 734 de 2012

2 Ver el Inciso 2, Parágrafo 3, art. 2.2.5 del Decreto Nacional 734 de 2012

3 Modificado por el art. 92, Ley 1474 de 2011