MODELO
MODELO
ESTUDIOS PREVIOS PARA CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS
REPUBLICA DE COLOMBIA
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS
ESTUDIOS PREVIOS
DEPENDENCIA SOLICITANTE: _____________________________________
CONTRATOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS
Bogotá, D.C., XX de 201X
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META PLAN DE DESARROLLO |
Señalar la Meta del Plan de desarrollo a la que afecta |
PROYECTO |
(Señalar número del proyecto según ficha EBI) (Señalar nombre general del proyecto). |
LÍNEA |
(Señalar número de la línea de la ficha EBI) (Señalar la denominación de la línea) |
META |
(Señalar denominación de la meta asociada con la ficha EBI).
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Ficha EBI |
Explicar sobre la forma en que el objeto del contrato contribuye al cumplimiento de la meta (ficha EBI) |
2. CONDICIONES DEL CONTRATO SOLICITADO
OBJETO
(Establecer de manera clara, precisa y concreta el objeto del contrato. ejemplo: asesorar, apoyar y coordinar jurídicamente las labores necesarias para realizar los procesos contractuales de la Entidad,)
ESPECIFICACIONES ESENCIALES
(Enumerar cada especificación que distinga el contrato de otros. Ejemplo: (perfil profesional, experiencia; obligaciones contractuales, productos entregables, etc)
(Las obligaciones contractuales de cada contrato deben redactarse iniciando la frase con el verbo que corresponda ejemplo: asesorar, apoyar, etc.)
3.- FUNDAMENTOS JURIDICOS DE LA MODALIDAD DE CONTRATACION.
De conformidad con lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en concordancia con las demás disposiciones legales que regulan la materia, las entidades estatales, contratar directamente, siempre que las obligaciones del contrato tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señaladas en la ley o reglamento. Adicionalmente y conforme lo previsto en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998, las entidades públicas pueden asociarse con el propósito de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios que se hallen a su cargo, mediante la celebración de convenios interadministrativos o la conformación de personas jurídicas sin ánimo de lucro
4. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO
(Explicar la metodología que utilizó el área respectiva, para establecer el valor del contrato, puede ser entre otras: 1) Estudios o sondeos xx xxxxxxx, a través de la solicitud de cotización, al menos a tres (3) personas jurídicas o naturales; 2) Consultas por Internet; 3) Catálogos; 4) Consulta de tablas de honorarios de los colegios o agremiaciones de profesionales, para los contratos de consultoría o prestación de servicios profesionales.
Cuando se utilice la metodología de estudios xx xxxxxxx y el bien o servicio pueda ser suministrado por entidades públicas y privadas, la solicitud de cotización debe dirigirse a estas dos clases de entidades.
Tanto las solicitudes de cotización como los resultados de las consultas en Internet, los catálogos, decretos que fijan el salario mínimo legal, consulta de honorarios a agremiaciones profesionales, documentos que fijan incrementos de precios al consumidor o inflación, constituyen documentos previos del contrato, que harán parte del respectivo expediente contractual. Las solicitudes de cotización y las cotizaciones deben estar debidamente fechadas, suscritas y tener constancia oficial de su recibido.
En este numeral NO se indican valores u operaciones matemáticas.
4.1 VARIABLES UTILIZADAS PARA CALCULAR EL VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIÒN
Indicar las variables utilizadas, los valores de las mismas, las operaciones matemáticas realizadas para la obtención del nuevo valor y el resultado de las mismas. Ejemplo: Valor Contrato de Prestación de Servicio de Internet No. xxx de xxxx multiplicado por el porcentaje del incremento decretado por la Superintendencia para un valor estimado del nuevo contrato de $$$
4.2 MONTO Y POSIBLES COSTOS ASOCIADOS AL VALOR DEL CONTRATO
(Valor total, costos y gastos incluidos. Relacionar todos los costos que debe asumir el contratista o que corren por su cuenta. Si al fijar el valor del contrato se tuvieron en cuenta costos por transporte, traslado de materiales, honorarios u otros, el valor del contrato estará compuesto por cada uno de los factores que lo conforman, debidamente discriminados. En caso contrario, se hará constar que el valor incluye todos los costos, gastos e impuestos que deba asumir el contratista en ejecución del objeto contractual.)
5. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN
Indicar si la selección de la entidad contratista se determinó con base en el menor precio de su cotización, en la experiencia, en la calidad, en condiciones técnicas adicionales, o en otros factores de importancia para la ejecución del objeto)
TÉRMINO DE EJECUCION
El plazo de ejecución de este contrato es de (Indique el plazo del contrato en años, meses y/o días según aplique), contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio, previa aprobación de la garantía única.
VIGENCIA DEL CONTRATO
La vigencia del contrato, será igual al término de ejecución más los cuatro meses contemplados para su liquidación.
LUGAR DE EJECUCIÓN Y CENTRO DE TRABAJO
La ejecución se desarrollará en Bogotá D.C. (Señalar el sitio geográfico o la dirección de ejecución del objeto contractual, si las labores del contrato se ejecutarán en una localidad o lugar específico).
PROPIEDAD DE LOS RESULTADOS
LA UNIDAD mediante la celebración del presente contrato y /o convenio , adquiere todos los derechos, títulos e intereses de todos los documentos, datos específicos, muestras, dibujos, diseños, fotografías, documentos en borrador, y otros materiales tangibles o intangibles que EL CONTRATISTA haya diseñado o producido como consecuencia del presente contrato. LA UNIDAD tendrá la propiedad única y exclusiva de los productos. No obstante la transferencia de los derechos patrimoniales a los que alude la presente cláusula, EL CONTRATISTA conservará la facultad de utilizar, para trabajos o desarrollos futuros, las metodologías, contenido conceptual, Know How, reglas, algoritmos y rutinas utilizadas, teniendo en cuenta que en materia de derechos de autor, no se protegen las ideas, métodos o sistemas y que tal protección abarca únicamente la concreción y materialización de las ideas o su contenido conceptual. Para propósitos académicos o de investigación, EL CONTRATISTA podrá utilizar la información y desarrollos del contrato, previa autorización escrita de la UNIDAD. (Incluir cuando el objeto del contrato interadministrativo sea la elaboración de estudios)
CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA
EL CONTRATISTA, no podrá entregar, comunicar, copiar o dejar conocer la información que se genere en virtud del contrato o que le entregue la UNIDAD PARA LA EJEUCIÓN DEL MISMO, a terceros ajenos al personal del contratista que participa en la ejecución del contrato o a los funcionarios de la UNIDAD. Para efectos de la confidencialidad de la información se aplicará la reglamentación sobre informaciones confidenciales y secretos industriales de que tratan los artículos 260 a 266 de la Decisión 486 de 2001 de la Comisión del Acuerdo xx Xxxxxxxxx. En caso de ser autorizado el uso de la información, EL CONTRATISTA dará el crédito respectivo a LA UNIDAD. (Incluir cuando el objeto del contrato interadministrativo sea la elaboración de estudios)
10. PRODUCTOS FINALES ENTREGABLES
(Incluir únicamente los elementos, documentos, bienes que se consideran como producto de la actividad del contratista, especialmente en los contratos de prestación de servicios, de ciencia y tecnología, cuando se contraten estudios o diseños, proyectos arquitectónicos, elaboración de material didáctico, publicitario o de divulgación.
En los contratos de compraventa, los bienes entregados NO se consideran productos, por cuanto la entrega de los mismos, es la forma de cumplimiento de las obligaciones contractuales.
11. COMITÉ TÉCNICO.-
(Opcional, la existencia del Comité Técnico en los contratos interadministrativos, será definida por el Director, Subdirector o Jefe de Oficina encargado del proyecto respectivo, en atención a la complejidad del objeto contractual, las condiciones técnicas para la ejecución de actividades y demás aspectos, que en su criterio ameriten la conformación del comité)
Con el fin de coordinar actividades y concertar objetivos, a partir de la fecha de suscripción de este contrato, se integrará un comité técnico con los siguientes funcionarios de cada una de las entidades, facultados para actuar con voz y voto: POR LA UNIDAD: ___________________. Por EL ______________: __________________
De las actuaciones y recomendaciones del comité se dejará constancia en actas.
12. VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO
Valor del contrato
(Incluir valor en letras y números. Si el valor esta compuesto por varios factores, como transporte, mano de obra, honorarios del personal, transporte, etc, o en el mismo se incluyen otros gastos, tasas o impuestos, se debe discriminar el valor de cada componente y el valor total. De lo contrario, se indicará que el valor del contrato es la única contraprestación de la entidad contratista e incluye todos los costos, impuestos, tasas y demás gastos que asume dicha entidad. )
Forma de pago
(La forma de pago la definirá el gerente del proyecto, respetando por regla general el límite del 50% para pagos anticipados o anticipos, los cuales además si se pactan deben estar debidamente justificados. En la medida en que lo permita el tipo de actividades a desarrollar, cada desembolso se destinará a financiar cada actividad, según plazos de ejecución determinados).
13. RIESGOS PREVISIBLES.
En el presente contrato interadministrativo se ha determinado la existencia de los siguientes riesgos y su respectiva asignación (Elegir de la lista los riesgos de acuerdo con el objeto a contratar y naturaleza del contrato):
Riesgo legislativo: En el contrato propuesto está representado por los cambios que puedan producirse en la legislación, como por ejemplo en materia impositiva, en general, en los temas que sean competencia de la ley. Las variaciones favorables o desfavorables hasta del cincuenta por ciento (50%) serán asumidas en un cien por ciento (100%) de la fluctuación dentro de dicho rango, por el contratista.
Riesgo empresarial: Hace relación a la consecución del equipo de trabajo requerido para desempeñar la labor, por no estar disponible el propuesto con la oferta o por necesidad de producir algún cambio en el mismo. Igualmente, a la dificultad para implementar la metodología propuesta o a la necesidad de hacer ajustes a la misma. Las variaciones favorables o desfavorables hasta del cincuenta por ciento (50%) serán asumidas en un cien por ciento (100%) de la fluctuación dentro de dicho rango, por el contratista.
Riesgo de operación: Para el presente caso, comprende las dificultades que se presenten en la ejecución de las actividades definidas en el contrato por causas ajenas a la UNIDAD así como en los efectos relacionados con las variaciones de los precios xxx xxxxxxx, incluido el laboral; en el no cumplimiento de los parámetros de desempeño; en los costos de operación. Las variaciones favorables o desfavorables hasta del cincuenta por ciento (50%) serán asumidas en un cien por ciento (100%) de la fluctuación dentro de dicho rango, por el contratista.
Riesgo tributario: Se refiere a las variaciones en la legislación tributaria, la creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los existentes, y en general cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la presentación de la propuesta. Las variaciones favorables o desfavorables hasta del cincuenta por ciento (50%) serán asumidas en un cien por ciento (100%) de la fluctuación dentro de dicho rango, por el contratista.
Riesgo laboral: Son los riesgos asociados con las variaciones de la legislación laboral y los que pesan sobre los trabajadores por el desarrollo de su trabajo. Las variaciones favorables o desfavorables hasta del cincuenta por ciento (50%) serán asumidas en un cien por ciento (100%) de la fluctuación dentro de dicho rango, por el contratista.
Riesgos de Fluctuación de Divisas: Los efectos favorables y desfavorables de la fluctuación de divisas hasta del 30% serán por cuenta y riesgo del oferente adjudicatario. Si la variación llegare a superar el porcentaje arriba fijado, los efectos serán asumidos por partes iguales entre la entidad y el contratista.
RIESGOS NO ASUMIDOS POR LAS PARTES
FUERZA MAYOR: Eventos fuera del control de las partes, que impiden continuar con la ejecución del contrato temporal o definitivamente. En caso de ocurrencia las obligaciones afectadas se suspenderán hasta que se pueda reanudar el contrato o, en caso de persistir y hacer imposible su continuación, se dará por terminado el contrato. No habrá lugar a reclamaciones, ni reconocimientos de una parte a la otra, por la imposibilidad del cumplimiento de sus obligaciones. Los eventos temporales de fuerza mayor que causen demoras pueden resolverse siempre que las partes acuerden quien asume los costos.
RIESGOS ASUMIDOS POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS
RIESGO POLÍTICO: El riesgo político relacionado con conflictos internos, conflictos de Colombia con otros Estados, y situaciones de orden público que afecten la ejecución del contrato resultante del presente proceso de selección, serán asumidos en su totalidad por la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos.
14. ANÁLISIS DE GARANTÍAS EXIGIBLES
Con el fin de amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del contrato interadministrativo, como requisito para la legalización, la entidad contratista deberá constituir garantía única que podrá consistir en: Póliza expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, cuya póliza matriz esté debidamente aprobada por la Superintendencia Bancaria, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía de títulos valores o depósito de dinero en garantía con los siguientes amparos:
Escoger únicamente aquellos amparos aplicables a cada contrato, con el valor correspondiente. Ejemplo: En el caso de compra de bienes, la garantía de calidad del servicio NO opera; si se pacta anticipo, el amparo será el de correcta inversión del anticipo y NO el de devolución del pago anticipado; el amparo de estabilidad y calidad de obra, únicamente opera para contratos de obra pública.
14.1 BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO. El amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo cubre a la Unidad, de los perjuicios sufridos con ocasión de la no inversión, o el uso indebido o la apropiación indebida (según el caso) que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato.
Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, éstos deberán tasarse en dinero en el contrato.
El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato, con una vigencia igual al término de ejecución del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación, contado a partir de la fecha de expedición de la garantía.
14.2 DEVOLUCIÓN DEL PAGO ANTICIPADO. El amparo de devolución de pago anticipado cubre a la Unidad de los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial, por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.
El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie, con una vigencia igual al termino de ejecución del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación, contado a partir de la fecha de expedición de la garantía.
14.3 CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la Unidad de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado.
El valor de esta garantía será xxx xxxx por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al termino de ejecución del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación, contado a partir de la fecha de expedición de la garantía.
14.4 PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES. El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá a la Unidad de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado.
El valor de esta garantía será del cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de ejecución y tres años más contados a partir de la fecha de expedición de la garantía.
14.5 CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS. El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la Unidad de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.
El valor de este amparo será del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y la vigencia de dos (2) años como mínimo, contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción. Debe constituirse simultáneamente con los demás amparos del contrato. (La dependencia solicitante determinará la mayor vigencia de este amparo dependiendo de la naturaleza y características de los bienes)
14.6 CALIDAD DEL SERVICIO. El amparo de calidad del servicio cubre a la Unidad de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.
El valor de esta garantía será xxx xxxx por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al termino de ejecución del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación, contado a partir de la fecha de expedición de la garantía.
14.7 RESPONSABILIDAD EXTRACONTRACTUAL: El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la Unidad con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, será del cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMLMV) al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.
15. VERIFICACION DE HABILIDAD Y DOCUMENTOS PREVIOS:
Con el fin de determinar la capacidad, competencia y experiencia de la entidad pública contratista, se requerirán los siguientes documentos: (enunciativos)
1) Solicitud de proceso contractual
2) Constancia de estudios xx xxxxxxx
3) Estudios Previos
4) Certificado de disponibilidad presupuestal, cuando se requiera
5) Invitación al posible contratista (Comunicación oficial externa)
6) Acto de nombramiento del Representante Legal, poder, acto de delegación o autorización del órgano directivo
7) Acta de posesión del representante legal o delegado
8) Fotocopia de documento de identidad del Representante Legal, delegado o apoderado
9) Fotocopia de los documentos que acrediten la experiencia de la entidad futura contratista
10) Certificado de idoneidad
11) Solicitud de proceso contractual
12) Autorización Secretaría de Hábitat
13) Minuta del Contrato suscrito por las partes
14) Certificado de registro presupuestal
15) Garantía Única
16) Aprobación Garantía
17) Comunicación designación Supervisor de contrato
18) Acta de iniciación
19) Informes periódicos del contratista
20) Modificaciones al contrato si las hay ( prórrogas, adiciones, otrosí,, suspensiones, modificación de obligaciones, aclaraciones, terminación anticipada
21) Informe final si a ello hay lugar
22) Paz y salvo
23) Acta de Liquidación del contrato si a ello hay lugar
16. DOCUMENTOS PREVIOS A CARGO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS: (Enunciativo)
Estudio xx xxxxxxx: solicitud de cotizaciones debidamente fechadas, suscritas y con recibido; cotizaciones o impresión de la consultas por Internet, catálogos consultados, decretos y documentos de S.M.L.M.V., IPC, índice de Inflación, actos administrativos de la Superintendencia de Vigilancia, Estudios previos
Invitación al contratista
Acta de comité asesor para la contratación
Solicitud de concepto de viabilidad técnica para contratar (cuando la futura contratación afecte recursos de los proyectos de inversión).
Certificado de disponibilidad presupuestal
Solicitud de Proceso Contractual.
Acto administrativo de justificación de la contratación directa.
17. DOCUMENTOS PARA LA LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO.
Dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato interadministrativo, la entidad contratista entregará la garantía única ajustada a lo pactado
18. SUPERVISIÓN
El control y vigilancia de la ejecución y cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato estará a cargo de XXXXXXXXXXXX. (La supervisión de desarrollarse por el empleado público del nivel directivo del área en la que debe ejecutarse el objeto de contrato
Control de Legalidad (Artículo 12 Acuerdo 001 de 2012)
Proyectó:
Revisó:
Aprobó:
Fecha de aprobación por el Comité Asesor para la Contratación: