TABLA DE CONTENIDO
XXXXX XX XXXXXXXXX
5.1 Vencimiento del Contrato 4
5.2 Terminación del Contrato con Justa Causa 4
6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 4
9 APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS 6
1 OBJETIVO
Establecer un procedimiento que describa las actividades para el trámite y pago de las liquidaciones de los contratos de trabajo a término fijo inferiores a un año de los funcionarios del Fondo Nacional de Fomento de la Papa cuando estos se dan por terminados.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica para contabilizar las liquidaciones de contratos de trabajo a término fijo inferiores a un año de los funcionarios del Fondo Nacional de Fomento de la Papa.
El proceso de liquidación de contratos laborales inicia cuando los líderes de proceso y Talento Humano entregan la novedad de desvinculación de los funcionarios al Sistematizador Cuota de Fomento, continúa con la liquidación, revisión, contabilización, firma, remisión a tesorería y finaliza con el pago.
3 DEFINICIONES
3.1 Novedad: Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.
3.2 Liquidación de Contrato de Trabajo: Hace referencia a las obligaciones monetarias que tiene el empleador con un funcionario en el momento de su retiro, por conceptos como prestaciones sociales (cesantías, intereses de cesantías, prima legal y vacaciones).
3.3 Renuncia: Es un documento mediante el cual una persona manifiesta su decisión voluntaria de retirarse del cargo que desempeña.
3.4 Cesantías: Son una prestación social a cargo del empleador y a favor del trabajador que corresponde a un mes xx xxxxxxx por cada año de servicio prestado o proporcional al tiempo de servicio.
3.5 Intereses de Cesantías: Es la utilidad sobre el valor de las cesantías acumuladas en un periodo determinado que corresponde al 12%.
3.6 Vacaciones: Son el derecho que tiene un trabajador que ha prestado sus servicios durante un año, de disfrutar un tiempo de descanso remunerado. Equivalen a quince días por cada año de servicio o proporcional al tiempo de servicio.
3.7 Prima de Servicio: Es una prestación social que corresponde a un pago que hace el empleador al trabajador como retribución por los beneficios económicos y sociales que obtiene de sus servicios. Equivale a un pago de 15 xxxx xx xxxxxxx por cada semestre de servicio prestado o proporcional al tiempo de servicio.
INICIO
Terminación de contrato con justa
causa
4 DIAGRAMA DE FLUJO
Renuncia voluntaria
Talento Humano entrega formalización a líder de proceso
Vencimiento de contrato
Líder de proceso entrega carta a talento humano para hacer carta de formalización
Los líderes del proceso informan a Talento Humano la decisión de terminar un contrato laboral de manera unilateral
Líder de proceso verifica fecha de terminación e informa a talento humano
Talento Humano realiza cartas de terminación con justa causa y las entrega a líder de proceso
Talento Humano realiza cartas y las entrega a líder de proceso
Líder de proceso entrega copia a Sistematizador cuota de fomento para realizar proceso de liquidación.
Sistematizador cuota de fomento solicita carpeta a gestión documental, y verifica novedades que afectan la liquidación.
FIN
Talento humano entrega a Sistematizador cuota de fomento formato de liquidación aprobado, finalmente se procede a notificar al exfuncionario.
Sistematizador cuota de fomento entrega al exfuncionario original y la copia de formato liquidación queda en recepción verifica paz y salvo con líder de proceso.
Sistematizador cuota de fomento la ingresa la novedad a SAP; genera el formato de liquidación y lo envía a auditoría interna para su verificación y aprobación.
El Sistematizador Cuota de Fomento entrega a talento humano Formato de Liquidación, imprime el correo que envía Auditoria Interna con el Visto bueno para firma del Ordenador del Gasto.
Sistematizador cuota de fomento entrega a tesorería original de formato liquidación y archiva una copia.
5 GENERALIDADES
A continuación, se describen tres formas por las cuales se puede dar la terminación del contrato de trabajo de los funcionarios del Fondo Nacional de Fomento de la Papa:
5.1 Vencimiento del Contrato
Los Líderes del proceso verifican la fecha de vencimiento de los contratos y solicitan a Talento Humano las cartas de terminación.
Talento Humano realiza y entrega la carta de terminación de contrato a los líderes del proceso para que ellos a su vez le entreguen y hagan firmar de recibido a los funcionarios.
Los líderes de proceso entregan al Sistematizador Cuota de Fomento copia de las cartas de terminación de contrato para que este realice el trámite respectivo para la elaboración de las liquidaciones de los contratos de trabajo.
5.2 Terminación del Contrato con Xxxxx Xxxxx
Lo líderes del proceso informan a Talento Humano la decisión de terminar un contrato laboral de manera unilateral cuando los funcionarios no pasan el periodo de prueba o cuando se da justa causa de terminación de contrato de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento Interno y en el Código Sustantivo del Trabajo.
Talento Humano realiza y entrega la carta de terminación de contrato con justa causa a los líderes del proceso para que ellos a su vez le entreguen y hagan firmar de recibido a al funcionario, una vez firmada por el funcionario los líderes del proceso entregan copia al sistematizador Cuota de Fomento quien procederá a realizar la liquidación.
5.3 Renuncia Voluntaria
Los líderes de proceso entregan a Talento Humano la renuncia del funcionario para que este realice la carta de aceptación.
Talento Humano realiza y entrega la carta de aceptación de la renuncia a los líderes del proceso para que ellos a su vez le entreguen y hagan firmar de recibido al funcionario.
Los líderes del proceso entregan copia de la renuncia, carta de aceptación, y novedades a que haya lugar al Sistematizador Cuota de Fomento.
6 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
De presentarse terminación de contrato por parte de un funcionario del Fondo Nacional de Fomento de la Papa, se debe realizar:
• El Sistematizador Cuota de Fomento solicita la hoja de vida del funcionario al área de gestión documental y verifica información como la fecha de ingreso, anticipo de
vacaciones, pagos anticipados de cesantías e intereses, licencias no remuneradas, sanciones y demás novedades que afecten la liquidación definitiva del contrato.
• El Sistematizador Cuota de Fomento procede a realizar la liquidación del funcionario según formato Liquidación Contrato de Trabajo FNFP-F-CT-13-37, con base en la información anterior.
• El Sistematizador Cuota de Fomento ingresa la novedad de retiro en el programa contable SAP (ver Instructivo SAP) y verifica que las liquidaciones del sistema y la del Excel sean igual y consistentes.
• El Sistematizador Cuota de Fomento remite físicamente y por correo electrónico a la auditoría interna la liquidación y la hoja de vida con el fin de realizar los recálculos y validaciones correspondientes, posteriormente procede a su registro contable y firmas para finalmente realizar el pago.
• El Sistematizador Cuota de Fomento imprimirá tres copias de la Liquidación Contrato de Trabajo FNFP-F-CT-13-37, junto con la respuesta de la Auditoria Interna y se procede a entregar al Director xx Xxxxxxx Humano y Jurídico para que este lo valide, haga firmar por parte del Ordenador del Gasto y finalice el proceso de liquidación con la entrega de los demás documentos al exfuncionario.
• Talento Humano entrega al Sistematizador Cuota de Fomento la Liquidación Contrato de Trabajo FNFP-F-CT-13-37 y este procede a comunicarse con el exfuncionario para coordinar la firma de la liquidación. No se realizará el pago de ninguna liquidación de contrato de trabajo sin que se encuentre validada, revisada y con las firmas correspondientes.
• El Sistematizador Cuota de Fomento verifica que los líderes del proceso hallan recibido los equipos y materiales entregados por parte del exfuncionario, así como verificará que se encuentre x xxx y salvo por todo concepto con el proyecto y área del Fondo Nacional de Fomento de la Papa, en caso de legalizaciones y reembolsos, entre otros.
• El Sistematizador Cuota de Fomento entrega copia original de la Liquidación Contrato de Trabajo FNFP-F-CT-13-37 a tesorería para que proceda a realizar el pago (ver Procedimiento Pagos de Gastos y Manejo Tesorería), finalmente se archiva una copia en la carpeta de nómina, otra copia en la carpeta de comprobantes de egreso y una última copia en la carpeta del exfuncionario junto con los demás soportes.
7 POLÍTICAS Y NORMAS
• Ley 1707 de 2014, Artículo 9. Creación del Fondo Nacional de Fomento de la Papa: Créase el Fondo Nacional de Fomento de la Papa como una cuenta especial de manejo, bajo el nombre "Fondo Nacional de Fomento de la Papa", constituida con los recursos provenientes del recaudo de la Cuota de Fomento de la Papa, cuyo destino exclusivo será el que corresponda a los objetivos previstos en la presente ley.
• Ley 1707 de 2014 Articulo 16. Plan de Inversiones y Gastos y envío al MADR: La Entidad administradora, elaborará y enviará antes del 1ro de octubre de cada año, el Plan de Inversiones y Gastos para el siguiente ejercicio anual, el cual solo podrá ejecutarse una vez haya sido aprobado por la Junta Directiva del Fondo, con el voto favorable del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
• Código sustantivo del trabajo.
• Reglamento Interno de Trabajo.
8 REFERENCIAS
FNFP-F-CT-13-37 Liquidación Contrato de Trabajo
9 APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS
ELABORÓ | APROBÓ | |
NOMBRE | XXXXXXX XXXX XXXXXXXXX | XXXXXX X. XXXXXXX X. |
CARGO | COORD ADM Y PRESUPUESTAL | ADMINISTRADOR FNFP |
FECHA | 20/05/2020 | 20/05/2020 |
VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO |
1 | 01-04-2015 | Emisión del documento |
2 | 02-01-2018 | Se elimina firma de elaborado y aprobado. Se actualizan consecutivos de codificación. |
3 | 01-08-2018 | Se elimina la firma de auditoría interna del formato de liquidación de contrato de trabajo. |
4 | 20-05-2020 | Se actualiza el cargo de aprobación pasando de Director del Fondo por Administrador del FNFP. |