Contract
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CONTRATOS Y/O CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS, CONVENIOS DE ASOCIACIÓN Y CONTRATOS POR NO PLURALIDAD DE OFERENTES |
Código: ADQ-PD-02 |
Versión: 1.0 |
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Fecha: 17/11/2017 |
TIPO DE PROCESO: Apoyo |
PROCESO: ADQUISICIONES |
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PROCEDIMIENTO: Contratos y/o convenios interadministrativos, convenios de asociación y contratos por no pluralidad de oferentes |
CÓDIGO: ADQ-PD-02 |
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PRODUCTOS: Documentos de la etapa precontractual y contractual para contratos interadministrativos y/o convenios de asociación, contrato, legalización y ejecución. |
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1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO |
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OBJETIVO: Desarrollar cada una de las actividades correspondientes a la etapa precontractual y contractual en la modalidad de contratación directa para contratos interadministrativos y/o convenios de asociación, elaborar el contrato correspondiente, legalizarlo e iniciar su ejecución |
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ALCANCE: Comprende la etapa precontractual y termina con la legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y aprobación de garantía, si se requiere) |
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GLOSARIO:
ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRTACIÓN DIRECTA: Es la manifestación de la voluntad de la administración en los casos de contratación directa en donde se señala la causal que se invoca, la determinación del objeto a contratar, el presupuesto y la identificación del contratista.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera, que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.
CONTRATISTA: Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato, previa escogencia objetiva.
CONTRATO: Acuerdo celebrado entre el Instituto Caro y Xxxxxx y el proponente seleccionado mediante el proceso de selección, en el cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los productos a entregar, entre otros.
ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación, justifica la necesidad que se pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de pago y las obligaciones del contratista, entre otros.
GARANTÍAS: Conforme con el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”. La finalidad de las garantías es avalar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por el contratista con ocasión de la suscripción del contrato.
SUPERVISOR: Es el funcionario que representa al Instituto Caro y Xxxxxx ante el contratista y que está encargado del control, seguimiento técnico, financiero y cumplimiento del contrato.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.
REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin.
SECOP: Es el sistema electrónico para la contratación pública que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al régimen de contratación establecido en el Estatuto general de contratación, como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual. |
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de contratación del Instituto Caro y Xxxxxx.Guía para los contratos/acuerdos/convenios interadministrativos de la Agencia Colombia Compra Eficiente. |
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CONDICIONES GENERALES: Las etapas por la cuales transcurre el proceso son: se inicia a partir de la etapa precontractual con la recepción de los estudios previos, pasando por la elaboración de la resolución de justificación del contrato y termina con la suscripción y legalización del contrato (expedición del registro presupuestal y aprobación de garantía si se requiere). |
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO |
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N° |
ACTIVIDAD |
DESCRIPCIÓN |
RESPONSABLE |
REGISTROS |
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ÁREA |
CARGO / ROL |
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1. |
Envío del documento de estudios previos al grupo de gestión contractual |
El área solicitante envía de manera digital el documento de estudios previos con sus requisitos y anexos al Grupo de gestión contractual. |
Dependencia solicitante |
Responsable |
Memorando de correo electrónico de envío
Estudios previos contratos y convenios interadministrativos |
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2. |
Revisión de documento de estudios previos |
El profesional del Grupo de gestión contractual revisa el documento de estudios previos y realiza los ajustes y observaciones correspondientes conforme con la normatividad vigente y los envía al grupo solicitante con control de cambios.
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Grupo de gestión contractual |
Profesional del grupo de gestión contractual |
Estudios previos contratos y convenios interadministrativos Memorando de correo electrónico de envío
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3. |
Recepción de documentos para iniciar proceso contractual |
Radicación en el Grupo de gestión contractual de los estudios previos con copia de los siguientes documentos anexos:
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Grupo de gestión contractual |
Profesional del grupo de gestión contractual |
Estudios previos (firmados) contratos y convenios interadministrativos
Solicitud de Disponibilidad Presupuestal, CDP y anexos Documentos anexos del contratista |
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4. |
Creación del proceso en la plataforma SECOP II |
Se crea el proceso en la plataforma SECOP II enviando la invitación directa (para el caso de contratos interadministrativos y contratación directa por no pluralidad de oferentes). Para convenios de asociación con entidades sin ánimo de lucro, se creará el proceso mediante convocatoria abierta.
Una vez creado el proceso, el contratista deberá cargar en SECOP II los documentos solicitados por la entidad. |
Grupo de gestión contractual |
Profesional del grupo de gestión contractual |
Proceso en SECOP II |
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5. |
Elaboración del acto administrativo que justifica la contratación directa |
Elaboración del acto administrativo que justifica la contratación directa y publicación en SECOP II |
Grupo de gestión contractual |
Profesional del grupo de gestión contractual |
Acto administrativo (Resolución) |
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6. |
Aceptación de la invitación por parte del proveedor seleccionado, suscripción y legalización del contrato |
Elaboración del contrato para suscripción, expedición del Registro Presupuestal y aprobación de garantías (si aplica) y publicación y aprobación del contrato en SECOP II.
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Grupo de gestión contractual Grupo de gestión financiera Subdirección administrativa y financiera |
Profesional del grupo de gestión contractual Profesional del grupo de gestión financiera Subdirectora administrativa y financiera |
Contrato Registro presupuestal
Formato acta de aprobación de pólizas(si se requiere)
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7. |
ejecución del contrato |
El supervisor deberá realizar el seguimiento, control técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico a la ejecución del contrato. |
Dependencia solicitante |
Supervisión del contrato |
Informes Actas Requerimientos Facturas, cuentas de cobro Conceptos |
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Formatos Asociados: Estudios previos para el proceso, contrato, acta de inicio, aprobación de garantías (cuando aplique), informe de supervisión y acta de liquidación. |
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Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: |
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3.CONTROL DE CAMBIOS |
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Elaboró |
Revisó |
Aprobó |
Fecha |
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Nombre |
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx |
Xxxxxxxx X. Xxxxxx Xxxxx |
Xxxxxxxx X. Xxxxxx Xxxxx |
04 xx Xxxx de 2015 |
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Cargo |
Profesional contratista oficina de Planeación y Sistemas |
Coordinador Grupo de Gestión Contractual |
Coordinador Grupo de Gestión Contractual |
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Nombre |
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx |
Xxxxxxxx X. Xxxxxx Xxxxx |
Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx |
Noviembre de 2017 |
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Cargo |
Profesional universitario Grupo de gestión contractual |
Coordinador Grupo de Gestión Contractual |
Subdirectora administrativa y financiera |
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Versión |
Descripción del Cambio |
Fecha |
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1.0 |
Se crea el procedimiento |
4 xx xxxx de 2015 |
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2.0 |
Se actualiza el procedimiento |
Noviembre de 2017 |
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