PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EN EL CONTRATO DE SERVICIO DE GESTIÓN DE LOS SEIS PUNTOS DE SERVICIO DE BIBLIOTECA EN EL METRO DE MADRID
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EN EL CONTRATO DE SERVICIO DE GESTIÓN DE LOS SEIS PUNTOS DE SERVICIO DE BIBLIOTECA EN EL METRO DE MADRID
Primera.- OBJETO DEL CONTRATO:
El objeto del presente contrato es la cobertura del servicio de atención al público en los puntos de servicio de Bibliometro, como un sistema xx xxxxxxxx gratuito de libros, que la Comunidad de Madrid tiene establecido en las instalaciones de la Red Ferroviaria Metropolitana de Madrid (Metro).
El contrato incluye la atención al público, la colocación de los fondos para el préstamo en el punto de servicio y la reposición de materiales devueltos en otros puntos de servicio, sean del Ayuntamiento de Madrid o de la Comunidad de Madrid, o que se encuentren en los depósitos centrales, así como la coordinación del servicio, incluyendo la elaboración de estadísticas y otros informes para la evaluación del mismo.
El establecimiento del servicio se llevará a cabo en los seis módulos instalados en otras tantas estaciones de Metro de Madrid.
Segunda.- CONDICIONES ESPECÍFICAS A QUE DEBE AJUSTARSE SU EJECUCIÓN.
Situación
- Los módulos de Bibliometro se encuentran ubicados en espacios de Metro de Madrid S.A., entre los andenes y los torniquetes de acceso al Metro.
-
Licencias municipales
El Bibliometro respeta la normativa urbanística en vigor, por lo que no necesitan licencia municipal de apertura ni de funcionamiento que ampare tal cumplimiento, bastando para ello el acuerdo de adjudicación del contrato.
Fondos, instalaciones y mobiliario
Los fondos bibliográficos necesarios para la prestación del servicio son aportados por la Comunidad de Madrid. Igualmente, la Comunidad aporta los módulos con su correspondiente mobiliario, y equipos informáticos (PC, pantallas, lectores ópticos, impresoras de tarjetas-carné), las pantallas táctiles de consulta de fondo bibliográfico y los buzones de devolución automática. Respecto a la aplicación informática de gestión de fondos bibliográficos (ABSYSnet), se acordará con el Ayuntamiento de Madrid cuál de las dos administraciones aportará el sistema y en qué servidor estará alojado. La Comunidad de Madrid se hará cargo asimismo de la reposición de los bienes descritos con cargo al presupuesto del Programa 823.
Depósito central
La nave que sirve como espacio de trabajo y almacenamiento será aportado por el adjudicatario y tendrá las características que se especifican en el apartado de otras obligaciones del contratista, en ella se realizarán las labores de proceso técnico, atención telefónica al usuario y distribución.
Horario
Los módulos permanecerán abiertos al público de 13.30 a 20.00 horas. Xxxxxxx, xxxxxxxx y festivos no habrá servicio. No está previsto el cierre por vacaciones en ningún período del año. Este horario podrá ser modificado si la Subdirección General de Bibliotecas lo considera oportuno, y de acuerdo con el Ayuntamiento, siempre que esto no suponga un encarecimiento del servicio.
Características del Servicio
El Bibliometro es un sistema de promoción de la lectura basado en el préstamo de libros. Cada módulo de Bibliometro cuenta con 3.000 volúmenes aproximadamente, además de un fondo de depósito adicional de unos 35.000 ejemplares.
El usuario podrá conocer el fondo bibliográfico mediante la consulta de un catálogo de títulos automatizado disponible a través de pantallas táctiles situadas en los módulos o a través de Internet, así como mediante la consulta de un catálogo impreso.
El servicio de Bibliometro estará, por lo demás, sujeto a lo que establezcan las normas de la red de Bibliotecas Públicas de la Comunidad de Madrid, o las que en su momento pudieran establecerse por acuerdo con el Ayuntamiento de Madrid y podrá ser modificado si la Subdirección General de Bibliotecas lo considera oportuno, siempre que no implique la alteración del coste del servicio.
Requisito de acceso al servicio
- El acceso al servicio de Bibliometro es libre y gratuito, únicamente se requiere un carné de usuario. No se permite el acceso al público al interior de los módulos.
Obligaciones del contratista
El contratista vendrá obligado a la ejecución del contrato aportando los medios de producción propios que sean necesarios para ello, y en concreto:
a) El contratista tendrá que encargarse del específico objeto del contrato poniendo a disposición los recursos humanos precisos, especificando el número de empleados y su cualificación profesional.
b) El contratista deberá aportara el material de oficina y consumible necesario para el funcionamiento del servicio, asumiendo el riesgo de cualquier emergencia y el derivado de los desperfectos que cause su personal.
c) El contratista proporcionará a su personal las prendas necesarias para el uniforme, si fuera necesario, asumiendo el coste de las mismas, a fin de que se les identifique como personal de su empresa, aunque guardando siempre la imagen
institucional del servicio de Bibliometro. Esta misma identificación deberá seguirse en otros aspectos como correo electrónico, listines telefónicos, etc.
d) El contratista será el responsable de impartir la formación que vaya a prestar el servicio.
Por otra parte las obligaciones concretas para el desarrollo y ejecución del presente contrato serán las siguientes.
1. En el depósito central:
La empresa aportará, una nave como espacio de trabajo y almacenamiento de los fondos que deberá asegurar su adecuada conservación y custodia, de acuerdo con lo establecido en el apartado “Otras obligaciones del contratista”, en el que se realizarán las siguientes prestaciones:
Proceso Técnico:
o Se realizará en el depósito central el proceso de los fondos de incrementos del servicio que incluye: cotejo de albaranes y en su caso reclamaciones a los proveedores, alta de ejemplares en el sistema de gestión con códigos xx xxxxxx, sellado, tejuelado y colocación de cartelas de devolución en cada uno de los nuevos ejemplares adquiridos por la Subdirección General de Bibliotecas. Se calcula un incremento aproximado de 10.000 ejemplares anuales.
Atención al usuario:
o Desde el depósito central se dispondrá de un teléfono de atención al usuario desde el que se dará información acerca del servicio. Igualmente, si así lo consideran los responsables del servicio se podrán realizar renovaciones y peticiones xx xxxxxxxx de los lectores.
Distribución:
o Se preparará desde el depósito central la distribución de fondos a cada uno de los módulos, con la debida antelación a la apertura de los mismos al público.
Otras tareas
o También se realizará cuando así lo requieran los responsables del servicio de la Comunidad de Madrid, la preparación de los materiales que se vayan a dar de baja en el servicio de Bibliometro, para lo que se seguirán las indicaciones expresas de dichos responsables.
o La empresa se compromete además a preparar para la Subdirección General la información de carácter estadístico; a realizar informes mensuales y anuales de seguimiento, control y de evaluación del servicio prestado (estos informes se entregarán en la primera semana del mes siguiente a aquél sobre el que se realice el informe); a elaborar y tabular encuestas, y/o sugerencias de los usuarios, siempre siguiendo las indicaciones de las instituciones titulares del servicio de Bibliometro. Además coordinará actividades culturales, de acuerdo con las instrucciones de la Comunidad de Madrid y realizará propuestas de difusión de los fondos del Bibliometro.
2. En los Módulos
o La empresa realizará todas las tareas propias de atención al usuario (información bibliográfica, préstamo de libros, xxxx xx xxxxxx, recepción peticiones así como de sugerencias y reclamaciones, etc.)
o Las relativas a la ordenación y adecuado mantenimiento de la colección en los módulos, realizando las peticiones y devoluciones necesarias a depósito.
o La distribución del material de difusión (folletos, catálogos, marcapáginas etc.) que los responsables del servicio determinen.
o Ofrecerá asimismo los folletos informativos que les facilite la Subdirección General de Bibliotecas sobre otros servicios bibliotecarios de Madrid.
o La empresa adjudicataria se comprometerá a mantener abiertos todos los módulos en los horarios especificados en este pliego y a subsanar cualquier incidencia en un plazo máximo de tres horas
Para la realización de estas tareas la empresa contará con:
- 1 Titulado Superior con formación acreditada en Biblioteconomía y Documentación, que hará las veces de coordinador del servicio.
- 11 Diplomados en Biblioteconomía y Documentación.
Todo el personal contará con una experiencia mínima acreditada de 1 año en el Programa de Gestión Bibliotecaria Xxxxx.Xxx.
El coordinador deberá acreditar experiencia mínima de dos años en proyectos bibliotecarios que incluyan proceso técnico, dirección de grupos, y atención al usuario. El coordinador será el único y exclusivo interlocutor de las órdenes e indicaciones que en relación con la prestación del servicio se dicten desde la Subdirección General de Bibliotecas.
3. Distribución y transporte
Diariamente la empresa deberá llevar a cabo la reposición de fondos necesaria, desde el almacén de servicios centrales hasta los módulos en funcionamiento, así como la recogida y ubicación correcta de los fondos procedentes de otros módulos. Para ello contará con una furgoneta de reparto, con un conductor y un acompañante. El conductor deberá poseer el Permiso de conducción (mínimo B) en regla necesario para el vehículo y el acompañante realizará las tareas relacionadas con el traslado de las cajas de libros desde el depósito al vehículo y desde éste a los módulos.
Otras obligaciones del contratista
1. Instalaciones
La empresa aportará, una nave como espacio de trabajo y almacenamiento de los fondos que deberá asegurar su adecuada conservación y custodia, con unas dimensiones mínimas de 200 m². Este espacio es el que aparece definido anteriormente como depósito central.
Contará además con las necesarias medidas de control y seguridad (alarmas, medidas contra incendios, desinsectación, control de plagas etc.) así como de una póliza de seguro específica que dé cobertura a la totalidad de los
bienes de los que sea depositario por razón del contrato de gestión del servicio.
Las instalaciones tendrán una buena ubicación y estarán bien comunicadas, siempre dentro del municipio de Madrid. Si por causas justificadas el adjudicatario precisase cambiar de local durante la vigencia del contrato, el nuevo deberá tener las mismas características y notificarse el cambio y su motivación a la administración contratante, para su autorización previa, con al menos un mes de antelación de su realización. En cualquier caso este cambio deberá efectuarse sin que altere el buen funcionamiento del servicio.
La empresa adjudicataria dispondrá en dichas instalaciones de la infraestructura administrativa necesaria para la prestación del servicio, es decir, ordenadores en número y capacidad suficientes, impresoras, fax, teléfono y conexión a Internet.
Correrá por cuenta de la empresa el traslado, ubicación y correcta organización de los fondos desde las instalaciones en las que se encuentran actualmente hasta las instalaciones que aportará el adjudicatario, cuando le sea solicitado por la Subdirección General de Bibliotecas
. El plazo será de 48 horas como máximo desde la solicitud.
2. Limpieza
La empresa contratista se responsabilizará de la limpieza exterior e interior de los módulos. METRO proporcionará credenciales de acceso a la red de metro para el personal responsable de la limpieza del Bibliometro, autorizando el uso, por parte del personal, de los aseos situados en las estaciones, quedando dicho personal sujeto, en todos los demás aspectos, a las mismas obligaciones que los usuarios de la Red de Metro. Asimismo facilitará el uso de los ascensores por parte del personal del Bibliometro para la reposición de libros.
La empresa contratista se responsabilizará de la seguridad de los módulos en horario de apertura al público.
3. Material difusión, oficina, etc.:
La empresa adjudicataria proporcionará todo el material necesario para el correcto proceso técnico de los ejemplares de nuevo ingreso (unos 10.000) además del material correspondiente a los ejemplares ya existentes y que se encuentre deteriorado. Este material es: códigos xx xxxxxx, tejuelos, cartelas de devolución y tarjetas para carnés, siguiendo el modelo existente actualmente en el servicio (si se realizara algún cambio será sin que suponga un coste añadido para la empresa).
Aportará también el material de oficina necesario para el correcto desarrollo de su trabajo.
La empresa adjudicataria se compromete a realizar el siguiente material de difusión del servicio:
- Guías de lectura, cuatro al año, en un número no inferior a 10.000 ejemplares de cada guía, cuyo texto, fechas de elaboración y distribución decidirá la Subdirección General de Bibliotecas. La calidad mínima establecida para estas guías será : folleto de 16 pag., incluida cubierta, tamaño 12x18 cerrado en estucado mate 150 gr. A 4/4 encuadernado a caballete con dos grapas.
- Otro material de difusión (marcapáginas, bolsas etc.) por un importe no inferior a 12.000 € al año y que será decidido en cuanto a diseño, calidad y número de ejemplares por la Subdirección General de Bibliotecas.
Programa de trabajo
La empresa adjudicataria deberá presentar un documento con los datos básicos de un procedimiento escrito en el que se detalle la mecánica del trabajo de mantenimiento del servicio y gestión de los fondos, así como el protocolo de atención al usuario en un plazo máximo de 15 días a contar desde la firma del contrato. Para la elaboración de dicho documento contará con la colaboración técnica de la Subdirección General de Bibliotecas (que aportará los manuales de procedimiento que considere necesarios) y precisará de la aprobación final por parte de la misma.
La dirección de los trabajos recaerá en la Subdirección General de Bibliotecas, que realizará controles periódicos sobre la calidad del servicio de atención al público y sobre el rendimiento de cada uno de los puntos del Bibliometro, así como sobre cualquier otro extremo que considere conveniente. A estos efectos la Subdirección General de Bibliotecas designará al responsable/s que llevarán a cabo el control y seguimiento, e impartirán las directrices correspondientes, que tendrán carácter obligatorio para el contratista.
El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, especialmente los de carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con un fin distinto al que figura en este Xxxxxx, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación.
Madrid, 8 xx xxxx de 2009
LA SUBDIRECTORA GENERAL DE BIBLIOTECAS
Fdo. Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx