PLAN DE FORTALECIMIENTO COMPRAS PÚBLICAS DE COSTA RICA
PLAN DE FORTALECIMIENTO COMPRAS PÚBLICAS DE COSTA RICA
Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa
Marzo 2017
2. Relevancia y Desafíos de las Compras Públicas 6
4.3 Objetivos complementarios 19
5.1 Marco Legal y Fortalecimiento de la Rectoría del Sistema 22
5.2 Sistema Único - Consolidación del SICOP 24
5.3 Profesionalizar la Función de Contratación 26
5.4 Perfeccionamiento y Nuevos Convenios Marco 27
5.5 Fortalecer los Sistemas de Control 28
5.6 Gestión Avanzada de Relacionamiento con Usuarios Públicos y Privados 29
5.7 Potenciar la Evaluación y Mejora Continua 31
6. Estrategia y Cronograma de Implementación 33
6.2 Cronograma de Implementación 34
7. Recursos Requeridos y Financiamiento 35
7.2 Aumento de Recursos Humanos 35
1. Presentación y Resumen
El Gobierno de la República xx Xxxxx Rica sostendrá y optimizará las acciones hasta aquí abordadas para modernizar y perfeccionar el proceso de compra pública; implementará un Plan de Fortalecimiento de las Compras Públicas, con el objetivo de aumentar los niveles de transparencia y eficiencia en el mercado nacional de compras del Estado.
El Plan contiene 7 líneas de acción que se ejecutarán en 36 meses, a partir xx xxxxx 2017, generando cambios mayores en el sistema de contratación. Entre ellos, un mayor empoderamiento de su institucionalidad rectora, con amplias facultades de regulación y gerencia de compras; la integración de los procesos de todas las entidades públicas en un solo sistema y plataforma tecnológica, promoviendo su estandarización; la profesionalización de los funcionarios responsables; y un incremento en el uso de herramientas avanzadas de contratación como convenios marco, subasta a la baja y registros integrados de proveedores. La siguiente figura sintetiza este plan.
Plan de Fortalecimiento de las Compras Públicas
Acciones
Xxxxx Legal y Rectoría
SICOP
Convenios Marco
Profesionalización
Control
Gestión Usuarios
Evaluación
Transparencia
45% Entidades en SICOP
80% Percepción Transparencia
Resultados
Eficiencia
6 Contrataciones Consolidadas en ejecución
80% Satisfacción
Efectos
Planificación Estandarización
Mejores Pliegos y Especificaciones
Aumento Oferta Optimización
Resultados Claros y Objetivos
Menos Irregularidades
Calidad Bienes y Servicios
Mejores y estables RRHH
1 a 3 Años de Implementación
Este Plan ha sido elaborado por el Ministerio de Hacienda, a través de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), y con la participación activa de diversas entidades del Sector Público y Privado. Las distintas iniciativas se implementarán con las potestades que mantiene el Gobierno, de las cuales, algunas serán complementadas posteriormente con la implementación de reformas normativas.
A su vez, el Plan se basa en un diagnóstico completo efectuado con metodología de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), además de un trabajo metodológico de análisis de información primaria, como minería de datos, entrevistas y talleres con el equipo del Ministerio de Hacienda y principales actores.
El documento está organizado en seis secciones adicionales: en primer lugar, se detallan la relevancia y desafíos de la compra pública. Posteriormente, se presenta un resumen de las principales fortalezas y deficiencias del sistema nacional, a partir del diagnóstico que el Ministerio de Hacienda efectuó a finales del año 2015, con lo cual se identifican los problemas que deben resolverse y los requerimientos de los actores públicos y privados. Con esta información, se definieron los objetivos y metas para lograrlos, seguido del Plan de Acción que detalla las siete líneas definidas. Por último, se presenta la estrategia general y el cronograma de implementación, y luego los recursos requeridos para el financiamiento de este proyecto.
No podemos dejar de agradecer al Banco Interamericano de Desarrollo (BID), que en forma decidida y siempre colaboradora, financió tanto el Diagnóstico completo efectuado con metodología de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) sobre el sistema de compras públicas, como también las consultorías internacionales y demás gastos derivados para tener hoy en día el presente Plan de Fortalecimiento de las Compras Públicas. Los resultados e impactos que el mismo arroje, será sin duda alguna, gracias en gran medida a estos apoyos.
Gracias desde luego a nuestras autoridades superiores por la confianza depositada en la DGABCA y en sus funcionarios, quienes apostamos al sueño de mejorar la trasparencia y eficiencia de la compra pública con el presente Plan, que es un compromiso de resultados posibles, en fe de lo que suscribo optimista y seguro de su porvenir.
XXXXXX XXXXX XXXXXX Firmado digitalmente por XXXXXX
XXXXXXX (FIRMA)
XXXXX XXXXXX XXXXXXX (FIRMA) Fecha: 2017.06.19 09:50:30 -06'00'
Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx
DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA,
MINISTERIO DE HACIENDA
2. Relevancia y Desafíos de las Compras Públicas
Las Compras Públicas tienen una relevancia mayor en el desarrollo económico, político y social de los países, representando en Xxxxx Rica entre 12 y 15 puntos de la producción interna, convirtiéndose el mercado público en uno de los principales del país. Son cerca de 20 mil empresas que interactúan con el Estado anualmente en más 100 mil procesos de contratación de bienes, servicios y obra pública; insumos que permiten proveer los requerimientos de Salud, Educación, Infraestructura, Seguridad, entre muchos otros, impactando a toda la población, según su calidad, oportunidad o cobertura.
Las compras públicas inciden en la formación de la confianza de ciudadanos en el Estado y en los mercados, a través del mayor o menor grado de percepción de corrupción o eficacia de las contrataciones. Igualmente, influyen directamente en las decisiones de inversión y comercio de extranjeros con el país, dado distintos índices internacionales que contienen este componente, como lo son la mejor burocracia, imagen país, competitividad, libertad económica, seguridad jurídica o uso de tecnologías, entre otros. También, su incidencia se observa en gran cantidad de otras áreas, como lo es la fijación de estándares en los mercados, impacto medioambiental, sustento de economías locales y pequeñas empresas.
En consecuencia, mantener un sistema de compras públicas con las mejores prácticas y aprovechando todo su potencial es un imperativo para todo gobierno. En esta dirección, es que los países han orientado sus sistemas de compras públicas hacia distintos objetivos y desafíos. La siguiente figura resume las principales opciones de objetivos para el fortalecimiento de este sistema.
Desafíos y Objetivos de los Sistemas de Compras Públicas
Productividad:
Transformación Productiva, Innovación y desarrollo de tecnologías
Transparencia:
Reglas equitativas y claras, probidad y amplio acceso
Eficiencia:
Ahorro y Costos de Transacción
Sustentabilidad:
Desarrollo social, ambiental y empresarial (PYMES)
Eficacia: Provisión oportuna de
bienes y servicios de calidad para cumplir funciones del Estado
A medida que evolucionan los sistemas, sus objetivos y desafíos se extienden y sofistican. Normalmente, todo Sistema en su base debe cumplir con su objetivo básico como lo es la eficacia en la provisión de los bienes y servicios que requiere el Estado para desempeñar sus funciones. Posteriormente, se le puede exigir al Sistema de compras cumplir con mayores objetivos, tales como la transparencia, eficiencia, productividad o sustentabilidad. Una breve descripción de las principales opciones que han sido seguidas por distintos gobiernos, y que Xxxxx Rica podría asumir en sus planes de fortalecimiento, son las siguientes:
- Eficacia. Salvo excepciones, todo Gobierno cumple con este objetivo básico en su sistema de compras. No obstante, por lo general subsisten desafíos importantes en este ámbito, como lo son:
Calidad. Lograr que los bienes, servicios y obras adquiridos resuelvan óptimamente los requerimientos demandados.
Oportunidad. Lograr entregar en plazos breves u oportunamente los insumos que requiere el Estado para cumplir sus labores, permitiendo resolver las demandas de ciudadanos y empresas ágilmente, aumentando la rentabilidad del gasto o intervención pública.
- Transparencia. Este es un objetivo muy demandado por la ciudadanía y siempre difícil de alcanzar completamente en cualquier país. Los desafíos particulares en este ámbito se relacionan con:
Reglas claras y equitativas. Establecer un sistema de compras que preserve la seguridad jurídica, racionalidad y objetividad en las decisiones y espacios de discrecionalidad
Probidad. Asegurar que funcionarios públicos y empresas observen principios éticos y cumplan las reglas en los procesos de contratación.
Accesibilidad. Lograr que el mercado de las compras públicas sea de amplio acceso para todas las empresas y ciudadanos, permitiendo que las oportunidades de negocio y sus resultados se encuentren abiertas a la participación y escrutinio público.
- Eficiencia. Un sistema eficiente puede implicar resolver varios desafíos tanto en la mejora de procesos, como en las negociaciones entre proveedores y proveedurías:
Mejor relación Precio/Calidad. Orientado a optimizar el presupuesto disponible, obteniendo los mejores bienes y servicios posibles, dados los recursos disponibles. En otras palabras, obtener el mejor valor del dinero.
Ahorros. Organizar un sistema de compras que permita obtener los bienes y servicios requeridos al menor precio posible, disminuyendo el gasto presupuestario.
Costos de transacción. Disminuir los costos de transacción en todos los procesos de compras es un objetivo que colabora directamente en la facilitación de los negocios, tanto para el Estado como para las empresas, aumentando la participación de proveedores, disminuyendo los tiempos de ejecución, entre otros.
- Productividad. Diversas experiencias han mostrado el potencial de la contratación pública para apoyar resultados en otras políticas públicas, coadyuvando diversos objetivos de desarrollo económico a través de sus sistemas de compras:
Transformación productiva. Es posible establecer reglas y prácticas el desarrollo de ciertos sectores considerados estratégicos, estableciendo contratos de largo plazo que den viabilidad a inversiones o desarrollo de bienes públicos.
Innovación y Tecnología. Los contratos de compras públicas pueden orientarse para favorecer la investigación y desarrollo, o la escala necesaria de operación, que permitan a las empresas generar nuevos productos y servicios que luego pueden vender en los mercados nacionales o extranjeros.
Protección industria local. También es una opción proteger el mercado de compras públicas u otorgar ventajas para las empresas nacionales.
- Sustentabilidad. Es una demanda cada vez mayor lograr compras sustentables, que aporten a las políticas sociales, medioambientales y de protección de las PYMES:
Compras Verdes. Lograr que todas las contrataciones se efectúan bajo criterios de protección al medioambiente, o impulsar directamente la preferencia por productos de menor impacto ambiental, tiene un impacto en sí mismo, pero sobre todo un efecto señal muy importante para los mercados.
Responsabilidad Social. Normalmente se han perseguido objetivos de apoyo a la protección de los derechos laborales, pero se han ido sumando otros como favorecer los negocios de personas con habilidades diferentes, minorías o localidades desaventajadas.
Apoyo a las MIPYMES. Es posible utilizar las compras públicas para proteger o promover las empresas de menor tamaño, reservándoles exclusivamente parte xxx xxxxxxx, o mejorando su competitividad o condiciones de acceso a este mercado.
Pueden establecerse otros tantos objetivos para el sistema de contratación pública, por ejemplo, como herramienta o moneda de cambio para lograr acceso a los mercados internacionales para las empresas nacionales -área de negociación habitual en los acuerdos comerciales. No obstante, los desafíos enumerados anteriormente son los que la mayoría de los países establece como prioritarios y los que cubren las principales demandas de ciudadanos y empresas en Xxxxx Rica, razón por lo que estuvieron entre las opciones analizadas para definir los objetivos del plan de fortalecimiento.
3. Diagnóstico
Xxxxx Rica cuenta con un Sistema de Compras Públicas que cumple con su objetivo básico de proveer los bienes y servicios que requieren las entidades del Estado para cumplir sus funciones. No enfrenta una crisis desmedida de ineficacia, ineficiencia o corrupción, sin embargo, hay importantes deficiencias que fueron identificadas a partir de un completo diagnóstico del Sistema, efectuado el año 2015 por el Ministerio de Hacienda, y que se han tenido presente para la definición de los objetivos y plan de fortalecimiento.
Este diagnóstico se elaboró en conjunto con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), utilizando la metodología de evaluación de la OCDE, Metodología para la Evaluación del Sistema de Adquisiciones Públicas (MAPS, por su siglas en inglés), reconocida internacionalmente y aplicada en la mayoría de los países de la región. Se evaluaron 54 componentes del sistema agrupados en 12 indicadores, cuyos resultados se sintetizan en la siguiente figura:
Diagnóstico 2015 Sistema de Compras Públicas Xxxxx Rica
Indicador 12 Existencia de Medidas Éticas y Lucha contra la Corrupción
Indicador 11 Nivel de Acceso de Información
Indicador 10 Eficiencia Mecanismo de Apelaciones
Indicador 9 Sistemas de Control y Auditorías
Indicador 8 Existencia Disposiciones Adm.
Contratos y Solución de…
Indicador 1 Xxxxx Xxxxxxxxxxx y Regulatorio
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
Indicador 7 Funcionalidad xxx Xxxxxxx de Operaciones
Indicador 2 Documentos y Reglamentos de Aplicación
Indicador 3 Integración Adquisiciones y Presupuesto
Indicador 4 Ente Normativo/Regulatorio Funcional
Indicador 5 Capacidades de Desarrollo Institucional
Indicador 6 Operaciones y Prácticas
Diagnóstico 2015 Media Óptimo
Los resultados de este diagnóstico fueron validados con distintos actores para la elaboración del Plan de Fortalecimiento, relevando los principales problemas y desafíos que debieran ser considerados para la definición de objetivos, metas y líneas de acción. A continuación se presenta un resumen de este relevamiento:
3.1 Xxxxx Xxxxxxxxxxx y Regulatorio
- Xxxxx Rica cuenta con un marco legislativo sólido, que incluye varias de las mejores prácticas, tales como procedimientos definidos para los distintos tipos de contratación, privilegiando la licitación pública (aunque en la práctica no sea la figura más utilizada), un régimen de responsabilidad que alcanza tanto al funcionario público como al privado, reglas claras sobre la publicación y plazos, reglas de participación para los concursos de compras públicas y apertura de ofertas, entre otros aspectos.
- En todo caso, se ha planteado la idea de generar un nuevo marco jurídico, simple, pero integral, cubriendo todo el ciclo de contrataciones, no sólo la etapa de licitaciones. El sistema actual no cubre las otras dos etapas: planificación y ejecución de contrataciones. El nuevo marco también debiera regir para todo el Sector Público, no sólo al Gobierno Central, así se remplazaría a la legislación excesiva y múltiples leyes actuales.
3.2 Reglamentaciones e Implementación
- La existente multiplicidad de sistemas, reglas, carteles o criterios aplicados indistintamente por las entidades públicas, genera altos costos de transacción, inseguridad jurídica y dificultad de acceso para las empresas. Si bien la Ley de Contratación Administrativa (LCA) cuenta con su propio reglamento, se posibilita que órganos o entes sometidos a los alcances de la ley, establezcan a través de normativas internas diversos aspectos relativos a su organización, funciones e incluso demás actividades del proceso de contratación, quedando fuera de su alcance aspectos ya reglados como son los requisitos previos, garantías, prohibiciones, sanciones y recursos.
- La elevada utilización de contratación directa, específicamente procedimientos no concursales, en desmedro de la Licitación Pública, lo que conlleva a tener que mejorar la utilización y elección de los procedimientos, evitar exceso de utilización de procedimientos de excepción y llevarlos a licitación pública, previendo que se hagan los estudios y se planifique con anticipación.
- Hay ausencia de un único registro de proveedores y casi nula aplicación de procedimientos de precalificación, lo que dificulta determinar el registro de proveedores que incumple o los que
están sancionados. Se requiere integrar con otros registros, para identificar proveedores precalificados y quienes cuenten con determinadas certificaciones, así también facilitando la compra a proveedores internacionales.
- El marco normativo tampoco establece de manera expresa el contenido mínimo de los contratos que deben ser suscritos por el oferente adjudicado y la entidad contratante, siendo recomendable tener condiciones generales de contrato estandarizadas a nivel país.
3.3 Integración Adquisiciones y Presupuesto
- El conjunto de las entidades públicas poseen un sistema de gestión financiera y de adquisiciones que cumplen con las necesidades generales e institucionales, el marco normativo, prevé correctamente la exigencia de asignar y comprometer los recursos financieros previo al inicio del proceso de adquisición, siendo el trámite para pago de facturas es de 30 a 45 días hábiles. La integración del sistema de adquisiciones con el de gestión financiera y presupuestaria a nivel institucional, no está implementado de manera general en la integridad del Sector Público.
- Si bien los planes de adquisiciones son elaborados sobre la base de los planes operativos anuales y plurianuales, los vínculos con la planificación del presupuesto no son los deseables, lo que genera deficiencia en las etapas previas a la licitación, escasa planificación e identificación de necesidades. Se requiere mejorar la evaluación de proyectos, estimaciones iniciales, especificaciones, definición de protocolo de ejecución contractual, así como mayor experiencia para las Unidades Técnicas de programación y planificación. También se debe reforzar la capacidad de analizar demanda y oferta xxx xxxxxxx. Así se evitarían compras urgentes o deficientes y garantizaría mayor transparencia.
3.4 Ente rector
- Falta de consolidación de una autoridad nacional como Ente Rector, que establezca el norte de la contratación, potencializando las compras consolidadas, evaluando el sistema e implementando las mejoras, con rol de Rectoría para dar soluciones a problemas y dicte las mejoras del sistema.
- Falta una visión xx xxxxxxx y largo plazo de Política Pública clara en compras públicas, integral, consultada y que no sean políticas aisladas. Que haya adopción de todas las dependencias y disminuya la atomización de reglas y procesos.
3.5 Desarrollo Institucional del Sistema
- Se requiere fortalecer a los funcionarios de las proveedurías las competencias especializadas en contratación pública, planificación y supervisión de contratos.
- Aún no se ha logrado la centralización de la información y procesos de contratación, debido a que aún está en proceso la implementación del SICOP como plataforma única de uso obligatorio para todo el Sector Público, el cual aún tiene por implementar algunas mejoras (desarrollo de módulos e interfaces). Se debe fortalecer además la atención personalizada a las entidades, especialmente a aquellas que son estructuralmente complejas y de alta criticidad.
3.6 Organización Proveedurías
- No se aplican para el conjunto del Sector Público perfiles únicos establecidos que comprendan requerimientos de habilidades, conocimientos y experiencia deseable para el personal que ocupe cargos en las distintas etapas de la gestión de compras públicas. El Perfil del Servicio Civil es muy general, lo cual podría fortalecerse con una especialización de potencial humano que permita mejorar la elaboración de carteles, análisis de ofertas, adecuados tiempos utilizados y la aplicación de los procesos de contratación.
- Es requerida la mayor profundización y capacitación práctica, no sólo teórica en materia de contratación administrativa, garantizando algún nivel de certificación. Se debe trabajar más con las universidades, para que formen profesionales con conocimientos, considerando dentro del plan de estudios la digitalización de las adquisiciones públicas.
3.7 Operación Sector Privado
- Se determina una debilidad considerando la escasa participación ciudadana, baja supervisión desde la sociedad sobre los procesos, la poca consideración de la opinión pública, interesados por proyectos, sean en las etapas de diseño y de ejecución contractual.
- Existen pocos contratistas en ciertos giros comerciales, una de sus causas es el problema a la entrada de proveedores internacionales debido a muchos requisitos, lo cual debe valorarse y flexibilizar los procesos, garantizando el cumplimiento adecuado de los mismos en la ejecución contractual, según los requerimientos solicitados por la Administración.
- A su vez, se requiere mayor conocimiento y entrenamiento a las empresas proveedores en el SICOP, para que conozcan la normativa, para evitar recursos infundados. Asimismo, fortalecer el trabajo interinstitucional con proveedores pequeños, para capacitarlos para que mejoren la elaboración de sus ofertas.
3.8 Contratos y Solución de Controversias
- En cuanto a los procedimientos para la administración de los contratos, en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), se encuentran varias regulaciones, tales como, los requisitos de aceptación de los bienes, servicios y aspectos de calidad, este aspecto se puede reforzar, mediante la implementación de manuales específicos estandarizados para el control de calidad o recepción de productos finales que sean aplicables para todo el Sector Público.
- Es necesario realizar un profundo análisis en relación a la solución de controversias presentes en los contratos que lleva a cabo el Sector Público, para determinar opciones de mejora y ajustar lo que corresponda según el debido proceso.
3.9 Sistemas de Control y Auditorías
- Hay algunas críticas al rol de Contraloría General de la República, debido a la excesiva discrecionalidad para pronunciarse, emitiendo pronunciamientos sin brindar propuestas de soluciones al caso concreto.
- Pocas prácticas de evaluación y control sobre las contrataciones, pudiendo fortalecerse como práctica común, evaluar los informes de supervisión para aprendizaje, y evaluación de proveedores.
- Los mecanismos de control interno aplicados tienen conceptualmente y teóricamente carácter preventivo, no obstante, los mismos deben establecer y aportar sugerencias para mejorar la gestión, siendo su orientación práctica también para la toma de decisiones oportunas, valorando el análisis de riesgo para mejorar la calidad de la gestión e incrementar la eficiencia de los procesos.
3.10 Eficiencia Mecanismo de Apelaciones
- El marco legal vigente de Costa Rica establece los instrumentos requeridos para la tramitación, evaluación y decisión de las apelaciones interpuestas como efecto de los procesos de contrataciones públicas, estando claramente definidos los órganos y entes competentes para resolver dichas apelaciones en sede administrativa. El modelo de esquema normativo de recursos de la Ley de Contratación Administrativa, si bien pretende abarcar a todo el Sector Público, eventualmente impide que la Contraloría General de la República centre esfuerzos actuando como jerarca impropio en el conocimiento de recursos por montos importantes, que actualmente, no son de su competencia y conocimiento por la estratificación vigente de montos de adjudicación.
- Se requiere un rediseño del esquema de competencia e institucional recursivo, aspecto que redundaría de manera beneficiosa, útil y conveniente en las esenciales atribuciones de fiscalización y control de ese ente fiscalizador.
3.11 Nivel de Acceso de Información
- A pesar del gran número de contrataciones, la información no es accesible en su totalidad mientras no se consolide el SICOP, con el desarrollo de todos los módulos necesarios así como de las interfaces que se requieran. La información que entrega el Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC) es extensiva de todos los organizamos públicos, pero es muy limitada, esto implica que la ciudadanía y el mismo Sector Público carecen de estadísticas completas para monitorear el sistema de contratación o adoptar decisiones que puedan mejorar su gestión.
3.12 Existencia de Medidas Éticas y Lucha contra la Corrupción
- Si bien existe un importante esquema legislativo orientado a la lucha contra las prácticas corruptas, se considera que a nivel nacional se debe reforzar los programas integrales orientados específicamente a la implementación de medidas anti corrupción enfocadas en adquisiciones, llegando a ser una política nacional sobre este tema.
También, se ha evidenciado una falta de participación de la sociedad civil, aspecto que limita no sólo la promoción de herramientas y resultados, sino que estanca posibilidades de diálogo entre los distintos actores del proceso.
4. Objetivos y Metas
La suma de desafíos y oportunidades para el Sistema de Compras Públicas costarricense, derivados del diagnóstico efectuado y mejores prácticas internacionales son múltiples. Muy difícilmente es factible y rentable resolverlos todos, por lo tanto, es necesario optar por aquellos que respondan mejor a las principales demandas ciudadanas, prioridades del Gobierno, restricciones y situación del país. En este contexto, a continuación se presentan los objetivos, con sus respectivas metas, que se han definido para el Plan de Fortalecimiento en una primera etapa de 3 años.
Objetivos Plan de Fortalecimiento de las Compras Públicas
Transparencia
80% Percepción
positiva de Transparencia
45% Entidades
públicas utilizando SICOP
Eficiencia
80% Percepción
positiva de Eficiencia
6 Contrataciones
Consolidadas en Ejecución
Metas
Lograr en Xxxxx Rica un sistema de compras públicas con alto nivel de transparencia. Lo anterior implica:
- Seguridad Jurídica. Proveer seguridad jurídica en todo el ciclo de contratación, a todos los participantes (proveedores y proveedurías) y mandantes (autoridades y ciudadanos). Esto se traduce en reglas claras, estables y la aplicación de criterios objetivos en todas las decisiones de los procesos de compras, mecanismos de control, junto a disponer de medios de reclamación eficaces y eficientes.
- Acceso. Asegurar un acceso simple a las oportunidades de negocio y a sus resultados, a través de un punto único de conocimiento y transacción de todas las operaciones de contratación pública.
- Probidad. Lograr que funcionarios y proveedores conozcan y cumplan con las reglas y principios establecidos para el sistemas de contratación pública, disponiendo de mecanismos eficaces de monitoreo, prevención y sanción.
- Participación. Preservar una elevada participación en los procesos de contratación es sinónimo de credibilidad en el sistema y permite aumentar el control social.
Indicadores y Metas: Los siguientes serán los indicadores y metas de cumplimiento del objetivo de transparencia:
a) Porcentaje de Instituciones del Sector Público que utilizan SICOP: Lograr que el 45% de las instituciones del Sector Público se integren a Sistema de Compras SICOP, al año 2019.
La meta propuesta para la DGABCA en cuanto a que las instituciones que conforman el Gobierno Central utilicen el Sistema Integrado de Contratación Pública (siendo estas actualmente las que están bajo su rectoría) fue lograda en su totalidad en el año 2016, lo cual representa el 31% de las instituciones que conforman el Sector Público a enero del año 2017. Por lo anterior, se pretende la incorporación de otras entidades públicas, que están fuera del rango de su rectoría, en el uso de la plataforma, lo cual debe concretarse paulatinamente.
Debe entenderse por uso del SICOP, ejecutar en tiempo real y en línea los actos administrativos de contratación a través de la plataforma, utilizando las herramientas y formularios disponibles.
Situación Inicial: | Enero 2017: | 31% |
Metas a: | Diciembre 2017: | 33% |
Diciembre 2018: | 37% | |
Diciembre 2019: | 45% |
Se define el porcentaje anterior, proyectando la incorporación de nuevas instituciones públicas en el sistema SICOP durante los próximos tres años, considerando el gran volumen de trabajo que representa dicho objetivo para diversos actores, en la parametrización, capacitación y logística requerida, entre otros aspectos.
b) Porcentaje de proveedores comerciales del Estado con percepción positiva de la transparencia del Sistema de Compras Públicas: Obtener una percepción positiva de los proveedores comerciales del Estado sobre la trasparencia del Sistema de Compras Públicas de Costa Rica, superior o igual al 80%, al año 2019.
Se les consultará periódicamente a los proveedores comerciales del Estado su percepción de transparencia, a través de un cuestionario anónimo con preguntas sobre su opinión de la seguridad jurídica, acceso y usabilidad del SICOP, facilidad de los pliegos y probidad de los funcionarios.
Situación Inicial: Enero 2017: 69.3%
Metas a: Diciembre 2017: 73%
Diciembre 2018: 76%
Diciembre 2019: 80%
Lograr en Xxxxx Rica un sistema de compras públicas con alto nivel de eficiencia. Lo anterior implica:
- Precio/Calidad, mejor valor del dinero. Las contrataciones del Estado, sus carteles y procesos de licitación, deben permitir que el Estado, por su escala y función social, obtenga la mejor relación precio calidad para los bienes y servicios que adquiere.
- Disminución del Gasto Fiscal. Deben organizarse procesos de contratación para disminuir el gasto público en todos los espacios en que sea posible, sin afectar la cobertura de las necesidades de la población.
- Ajuste en los tiempos del ciclo de la gestión contractual. La gestión contractual (planificación, licitación y ejecución) debe ajustarse para lograr una ejecución eficiente del gasto público y la entrega en el menor tiempo posible de los bienes, servicios y obras que el Estado requiera.
Indicadores y Metas: La medición del objetivo de eficiencia se efectuará a través de los indicadores y metas:
a) Porcentaje de usuarios externos con percepción positiva de la eficiencia del Sistema de Compras Públicas: Obtener una percepción positiva anual de la eficiencia del Sistema de Compras Públicas de Costa Rica, superior o igual al 80% de los usuarios externos, al año 2019.
Lo anterior se realizará a través de la aplicación de un cuestionario a proveedurías institucionales de la Administración Central y proveedores comerciales, en el que se les consultará sobre la calidad de los procesos y carteles, comportamiento de los participantes, así como bienes y servicios entregados.
Proveedores Institucionales | ||
Situación Inicial: | Enero 2017: | 74.5% |
Metas a: | Diciembre 2017: | 76% |
Diciembre 2018: | 78% | |
Diciembre 2019: | 80% | |
Proveedores Comerciales Situación Inicial: | Enero 2017: | 70.4% |
Metas a: | Diciembre 2017: | 73% |
Diciembre 2018: | 76% | |
Diciembre 2019: | 80% |
b) Número de Contrataciones Consolidadas en ejecución que generen Optimización y Ahorro de las compras públicas. Considerando los beneficios obtenidos durante el año 2016, gracias a la implementación de contrataciones consolidadas, específicamente los convenios marco elaborados por la DGABCA, los cuales generaron ahorros por un monto de ₵9.351.364.495,91 ($16.698.865,17), así como la disminución de plazos de compra para las instituciones usuarias, siendo significativamente menores, se propone aumentar el número de contrataciones consolidadas en ejecución, en el sistema SICOP que optimicen y logren ahorros significativos.
Situación Inicial: Enero 2017: 0
Metas a: Diciembre 2017: 1
Diciembre 2018: 3
Diciembre 2019: 6
Este plan de fortalecimiento y los esfuerzos de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda se orientarán al cumplimiento de los objetivos de transparencia y eficiencia de las contrataciones públicas, señalados. No obstante, a medida que se vayan cumpliendo las metas, el Plan de Fortalecimiento se irá adaptando y se asignarán recursos para el cumplimiento de otros objetivos que han sido demandados:
- Protección al Medioambiente. Continuando los esfuerzos que hasta la fecha Xxxxx Rica ha realizado con manuales y entrenamiento para introducir criterios de protección del medioambiente en los pliegos de contratación.
- Apoyo a la MIPYME. Acogiendo las demandas de mayor protección de pequeñas empresas productoras o de servicios, especialmente en municipios. No obstante, con el avance del SICOP y lo sistemas de atención al usuario, debieran todos modos garantizarse un adecuado acceso de estos proveedores, de manera regionalizada.
- Innovación. Adecuando las compras públicas para apoyar a las emprendedores que están desarrollando nuevos productos y servicios que podrían ser adquiridos por el Estado, para resolver mejor sus requerimientos.
5. Plan de Acción
Para lograr los objetivos y metas propuestos se implementarán siete líneas de acción, correspondientes a proyectos temporales y a tareas que el Gobierno deberá asumir permanentemente. La selección de estas líneas de acción se deriva de la identificación de aquellos componentes y prácticas de compras públicas, que según la experiencia nacional y mejores prácticas internacionales, pueden generar el mayor impacto en los objetivos de transparencia y eficiencia del sistema. La siguiente gráfica sintetiza el plan y sus efectos para lograr los objetivos propuestos.
Líneas de Acción para el Fortalecimiento de las Compras Públicas
Acciones
Xxxxx Legal y Rectoría
SICOP
Convenios Marco
Profesionalización
Control
Gestión Usuarios
Evaluación
Transparencia
80% Percepción Transparencia
45% Instituciones en SICOP
Resultados
Eficiencia
80% Satisfacción
6 Compras Consolidadas en ejecución
Efectos
Planificación Estandarización
Mejores Pliegos y Especificaciones
Aumento Oferta Optimización
Resultados Claros y Objetivos
Menos Irregularidades
Calidad Bienes y Servicios
Mejores y estables RRHH
5.1 Marco Legal y Fortalecimiento de la Rectoría del Sistema
Mediante una reforma normativa, se fortalecerá al órgano rector del sistema de compras públicas con capacidades suficientes de gobierno, entregándole facultades de mayor regulación y de asesoría, con alcance sobre todas las entidades públicas y proveedores que intervienen en este sistema. Este rol lo ha ejercido a baja escala la DGABCA, y sólo para un número limitado de entidades que conforman el Gobierno Central.
Bajo dicha reforma, se dispondrá que esta entidad, coordine todo el sistema nacional de contratación administrativa, mediante la integración de procesos, promoción de estándares, implementación de compras consolidadas, generación de ahorros y una adecuada gestión de información, entregando así mayor certeza a criterios de calificación de oferentes y selección de ofertas, plazos, cláusulas de contratos, entre otros aspectos. También, el ente rector deberá responder inquietudes de entidades y proveedores, monitoreando el sistema y desarrollando investigación y mejoramiento continuo, entre otras tareas de rectoría.
Implementación - Principales acciones:
Para la implementación del fortalecimiento del ente rector se ejecutarán las siguientes acciones:
a) Preparación, consulta y trámite de la propuesta para la reforma normativa correspondiente, con base a las propuestas ya elaboradas para consolidar la rectoría de la DGABCA en el sistema nacional de compras públicas.
b) Implementación de la reforma normativa, lo que implicará su reglamentación, socialización a nivel capacitación para los operadores para el Sector Privados y Públicos, emisión de directrices y atención y resolución de consultas.
c) Transformación de la actual Dirección General, estableciendo nuevas funciones y servicios, procedimientos y procesos para llevarlos a cabo, organización y perfiles de cargos, metas e indicadores. A su vez, oportunamente se transferirá las funciones de la administración de bienes a la Dirección General de Contabilidad Nacional. Preliminarmente, se ha definido la siguiente nueva estructura de la entidad:
Nueva Estructura de la DGABCA
Dirección
General
Asesoría
Legal
Dirección
Técnica
Dirección
Normas y Contrataciones
Monitoreo y
Fiscalización
Investigación y
Desarrollo
SICOP
Normas
Fiscalización
Asistencia
Usuarios
Compras
Consolidadas
Observatorio
d) Mediante la determinación de las nuevas funciones, se aumentará el número de funcionarios de la DGABCA, y se fortalecerá sus habilidades y conocimientos con capacitación en nuevas especialidades avanzadas de contratación pública.
e) Creación del Consejo de Compras Públicas, presidido por el Viceministro de Egresos e integrado por representantes de los principales actores del Sector Público y Privado que intervienen en el sistema de contratación pública, así como representantes de la sociedad civil. Esa instancia tendrá un carácter consultivo y sus responsabilidades serán reportar al Ministerio de Hacienda y a la DGABCA los principales problemas y desafíos, así como conocer el desempeño del sistema y de sus componentes.
Tareas permanentes:
A su vez, la DGABCA, entre otras, asumirá las siguientes funciones de rectoría de manera permanente:
a) Emisión de directrices, manuales, circulares, instructivos, documentos estandarizados de todas las fases del procedimiento.
b) Informar permanentemente a las entidades y proveedores de actualización en materia de contratación administrativa.
c) Propuesta de modificaciones normativas y políticas en materia de compra pública.
d) Establecimiento de indicadores, seguimiento y evaluación permanente de las adquisiciones públicas.
e) Estudiar y divulgar las mejores prácticas nacionales e internaciones, tanto en el Sector Público como Privado, relativas a sistemas y técnicas de contratación y abastecimiento, a su vez, cumplirá labores de inteligencia xx xxxxxxx.
f) Implementación de compras consolidadas, estimando una cuantificación de ahorros periódica.
g) Requerir el mejoramiento continuo y nuevos desarrollos del sistema electrónico único SICOP.
Hitos específicos:
a) Formalización y publicación del Sistema Nacional de Compras Públicas y el establecimiento de un ente rector con las competencias requeridas.
b) Diseño y promulgación de políticas generales de compras públicas, tales como optimización, estandarización, profesionalización, promoción de PYMES, entre otras.
c) Establecimiento formal del Consejo de Compras Públicas, considerando el criterio de todos los actores involucrados.
5.2 Sistema Único - Consolidación del SICOP
El Gobierno continuará el desarrollo del SICOP y mediante la reforma normativa lograr su uso para todo el Estado costarricense. El objetivo es contar con un sistema informático único avanzado, que cubra transaccionalmente el ciclo de compras con los más altos estándares de usabilidad y desempeño, para la gestión de contratación administrativa de todas las entidades adscritas al Sector Público, centralizando así las compras de todas las instituciones, para mejor el acceso y operación de este mercado.
Implementación - Principales Acciones:
La implementación del SICOP requerirá las siguientes acciones:
a) Brindar información y apoyo a las instituciones que inicien el proceso de incorporación a la plataforma SICOP, garantizando la información veraz y oportuna para el adecuado proceso.
b) Creación de módulos necesarios para completar el ciclo del proceso de compras a través de SICOP.
c) Se implementará un único Registro de Proveedores, que permita operar precalificaciones y llevar historial y desempeño de todos los proveedores, incluidos todos los registros de proveedores inhibidos de vender al Estado y los de prohibiciones.
d) Mejorar Catálogo de Mercancías del sistema, el cual está alineado con clasificador del gasto, permitiendo mayor eficiencia en la determinación de la clasificación presupuestaria.
e) Implementar las interfaces del SICOP con otros sistemas de información involucrados en el proceso de compras (Tribunal Supremo de Elecciones, Tributación Directa y Colegios Profesionales) y eventualmente con sistemas privados (Bancos).
f) Desarrollar los módulos de captura de datos y consultas, para generar estadísticas requeridas por los usuarios del sistema.
Tareas permanentes:
A su vez, en la DGABCA, se deberá asumir las siguientes tareas permanentes:
a) Establecimiento de herramientas de monitoreo, procedimientos y procesos para operación y desarrollo de la plataforma SICOP.
b) Coordinación con Radiográfica Costarricense S.A (en adelante RACSA) siendo el proveedor de la plataforma tecnológica SICOP, para garantizar el cumplimiento de las acciones requeridas para su adecuado funcionamiento, fortalecimiento y capacitación requerida.
c) Investigación e innovación permanente, a través de estudiar plataformas nacionales y extranjeras de comercio electrónico, o detección de problemas con la plataforma, para así identificar nuevas necesidades o funcionalidades del Sistema para gestionar su desarrollo e implementación, para lo cual, deberá coordinarse con la Unidad de Asistencia al Usuarios y Unidad de Investigación y Desarrollo.
Hitos específicos
a) Completar paulatinamente la adscripción de las instituciones del Sector Público en el SICOP, logrando que ejecuten todos sus procesos de contratación administrativa en este sistema.
b) Finalizar el desarrollo de módulos e interfaces del sistema para que cuente con las funcionalidades del ciclo completo del proceso de contratación.
5.3 Profesionalizar la Función de Contratación
El fortalecimiento de las capacidades de las proveedurías es fundamental para el cumplimiento de los objetivos de transparencia, así como la sustentabilidad del sistema. Por lo tanto, se buscará potencializar las habilidades (destrezas) y desarrollo de competencias de los actores que forman parte del proceso de contratación administrativa, creando un sistema de profesionalización y acreditación.
Implementación - Principales Acciones:
a) Perfiles de Competencias - Catastro de Capacidades. Se definirán perfiles para los diferentes puestos/posiciones que intervienen en los procesos de contratación. Posteriormente, se ejecutará un catastro de capacidad, a través de una evaluación en las unidades de compra y otras unidades involucradas, solicitantes y autorizadores de bienes y servicios, para medir sus niveles de conocimiento y habilidades en contraste a los perfiles definidos. De esta forma, se podrá determinar las necesidades de capacitación del personal.
b) Programa de Desarrollo Profesional - Plan Curricular. Una vez efectuado el catastro, se elaborará un programa de desarrollo de profesional para los funcionarios vinculados a la contratación pública. Este programa estará basado en un Plan Curricular para los distintos perfiles de especialización en contratación pública, identificando módulos de habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar sus funciones, los que se traducirán en contenidos de cursos de capacitación. Este plan deberá contar con contenidos específicos de especialización en las diferentes fases de los procesos de compra pública y un sistema de evaluación. Se articulará con diferentes actores involucrados en la gestión de compras públicas para emitir los lineamientos del plan curricular.
c) Sistema de Capacitación. Se establecerá un sistema de capacitación en compras públicas, basado en entidades de educación existentes en Xxxxx Rica, que provea distintos tipos de cursos y grados. La oferta deberá contemplar modalidades presencial y virtual. El Ministerio de Hacienda apoyará el cumplimiento de este hito, facilitando los recursos necesarios, mismos que se propone provengan de asistencia financiera y/o técnica no rembolsable con organismos financieros internacionales.
d) Sistema de Acreditación. Producto de la implementación del proyecto de Profesionalización del recurso humano que esté en ejecución, se definirá las estrategias y modelos aplicables en los procesos de certificación y acreditación, modalidades de tercerización o los que oportunamente serán definidos por parte de la DGABCA. En todo caso, se diseñará e implementará un Sistema de acreditación que permita reconocer formalmente los niveles de experticia, conocimientos especializados y habilidades de gestión. Para ello, se definirán los parámetros para la acreditación de las Proveedurías Institucionales, según el nivel de complejidad de su gestión.
Tareas permanentes:
A su vez, en la DGABCA se deberá asumir las siguientes tareas permanentes:
a) Dirigir el sistema de capacitación, en cooperación con las propias proveedurías y profesionales de contratación.
b) Tutelar el sistema de acreditación, gestionando su implementación en las proveedurías.
Hitos específicos
a) Promulgación y puesta en marcha del sistema nacional de capacitación y acreditación de profesionales de compras y proveedurías, respectivamente.
5.4 Perfeccionamiento y Nuevos Convenios Xxxxx
Se aumentarán y mejoraran los Convenios Marco disponibles para todas las entidades públicas. El objetivo será reforzar la estructura organizativa mediante nuevos recursos y gestionando la operación de Convenios Marco estratégicamente, sumando como colaboradores directos a las propias proveedurías institucionales, aunado a un ajuste del marco legal que ampara las licitaciones que regulan la aplicación de los convenios marco, en función de generar mayores ahorros de las compras públicas nacionales.
Implementación - Principales Acciones:
a) Aumentar la capacidad de producción de Convenios Marco, a través de la asignación de recursos humanos especializados o mediante convenios de cooperación con otras entidades.
b) Realizar una reforma del marco legal que permita una mayor eficiencia en la gestión contractual de los Convenios Xxxxx.
Tareas permanentes:
A su vez, la DGABCA deberá fortalecer su departamento de Compras Consolidadas para cumplir con las siguientes funciones:
a) Elaborar estudios técnicos, económicos y legales para la planificación y elaboración de Convenios Marco, especialmente de la demanda de bienes y servicios de mayor consumo en las proveedurías.
b) Coordinar la licitación y operación de los Convenios Xxxxx con las principales proveedurías demandantes, estableciendo convenios de trabajo conjunto, para así favorecer una acción conjunta que permita optimizar recursos y asegurar un diseño y ejecución de licitaciones que responda a sus requerimientos.
c) Administrar el catálogo electrónico de bienes y servicios, según los contratos establecidos, con el objeto de mantener las mejores condiciones técnicas y comerciales de los bienes y servicios en convenio marco, para las instituciones que se adhieran al mismo.
d) Elaborar y divulgar las estadísticas de contrataciones administrativas de los Convenios Marco, para brindar los insumos de información necesarios a los proveedores a fin de no desabastecer a las Instituciones Usuarias de los bienes y/o servicios ofrecidos a través de ésta modalidad de licitación.
Hitos Específicos
a) Contar con mayores recursos para la implementación de nuevos convenios marco.
b) Licitar según cronograma los nuevos Convenios Marco en la plataforma SICOP, los cuales garanticen la implementación de criterios sustentables (factor ambiental, económico y social).
5.5 Fortalecer los Sistemas de Control
Se reforzarán los sistemas de control de las compras públicas, con el objetivo que los órganos de fiscalización o control tengan claramente identificadas y delimitadas sus competencias de intervención a priori, concomitante y a posteriori. A su vez, se contempla impulsar que la labor de cada órgano de fiscalización o control, contribuya a una mejor gestión de compras.
Implementación - Principales líneas de acción:
a) Coordinación con las instituciones del Sector Público para el análisis y determinación de los cambios al sistema de control de compras públicas, según se requiera. De ser necesario, modificando normativas de apoyo a la labor fiscalizadora, con el objetivo de fortalecer la misma. Para estos efectos, se elaborarán manuales de mejores prácticas y fiscalización por matrices de riesgo.
b) Capacitación del recurso humano del Sector Público, destacado en las áreas de fiscalización o control.
Tareas permanentes:
A su vez, serán tareas permanentes de la DGABCA:
a) Proveer a los órganos de control herramientas y acceso al SICOP, para que obtengan información completa y oportuna de los procesos de contratación, que les permitan una eficaz labor de fiscalización.
b) Propiciar la coordinación y retroalimentación entre los diferentes órganos de fiscalización y control.
c) Emitir normativas, instrucciones o lineamientos a proveedurías y empresas proveedoras, con base en los resultados que se deriven del ejercicio de fiscalización de los órganos respectivos.
Hitos específicos
- Análisis y ajuste a la normativa de contratación pública, de aplicabilidad para los órganos fiscalizadores.
- Mejora de los programas de capacitación para que contemplen el factor de control y fiscalización de las adquisiciones.
5.6 Gestión Avanzada de Relacionamiento con Usuarios Públicos y Privados
Factor clave para el fortalecimiento del sistema es introducir prácticas gerenciales avanzadas para la mejor relación con los usuarios, sean estos funcionarios de proveedurías, empresas, entes fiscalizadores, ciudadanos, u otros interesados en la contratación pública. Para ello, se formalizará una unidad responsable de esta función, que informará permanentemente con mensajes especializados para todos los tipos de usuarios del sistema, llevará registros de interacción, responderá consultas y resolverá incidentes, obtendrá retroalimentación para mejoras preventivas y de innovación, efectuará campañas, entre otras tareas.
Implementación - Principales líneas de acción:
a) Diseño de la Unidad especializada para la implantación de un Sistema de Relacionamiento con Usuarios. Definiendo los perfiles profesionales y capacitación requerida del personal para el diseño de políticas, mecanismos, instrumentos y procedimientos de relación con usuarios internos y externos, quien será encargada de coordinar actividades de acercamiento a los usuarios, requeridas por la Dirección General.
b) Segmentación de usuarios y organización de carteras de clientes. Directos: tipos de empresas y usuarios en el mercado proveedor, tipos de proveedurías y usuarios en el Sector Público, por
roles, ocasiones de uso, etc. También se definirán usuarios indirectos: actores políticos, sociales, económicos y ambientales relacionados.
c) Se definirán Servicios y procedimientos que se proveerán, estableciendo políticas y niveles de servicio.
d) Se implementarán herramientas, tales como: Centros de Contacto, Plataformas tecnológicas y software de gestión de usuarios (CRM, por su siglas en inglés) y redes sociales.
e) Propuestas de mejora y simplificación de trámites para el mercado proveedor y comprador.
f) Red de Proveedurías del Estado. Se promoverá la interacción de colaboración e aprendizaje, entre los funcionarios de las proveedurías y con la DGABCA, estableciendo una Red formal de profesionales, para incentivar el contacto horizontal para resolver inquietudes, replicar buenas prácticas, colaborar en los sistemas de capacitación, elaboración de Convenios Xxxxx u otros.
Tareas permanentes
De manera permanente la DGABCA y esta Unidad se encargarán de:
a) Administrar el Centro de Contacto del Sistema de Contratación Pública, estableciendo mesas de ayuda para temas normativos y procedimientos implementados en la DGABCA.
b) Gestionar el CRM y resolución de incidentes solicitados por los usuarios.
c) Gestionar las comunicaciones institucionales, boletines, mensajería electrónica, campañas u otras actividades marketing que efectúe la DGABCA.
d) Apoyar a la Red de Proveedurías del Estado, especialmente en materia logística, coordinación o de medios de comunicación.
e) Ejecutar encuestas de satisfacción de usuarios, entregando informes de retroalimentación.
Hitos específicos
Los hitos que se esperan alcanzar con esta línea de acción son:
Formalización de la Unidad especializada para Relacionamiento con Usuarios Públicos y Privados dentro de la estructura de la DGABCA.
Elaboración de una estrategia para la promoción de la interacción público – privado y de los instrumentos que permitan medir esta interacción.
Instalar la Red de Proveedurías del Estado.
5.7 Potenciar la Evaluación y Mejora Continua
El sistema de compras públicas de Costa Rica deberá incorporar formalmente mayores esquemas de evaluación. El objetivo es contar con información objetiva respecto a la marcha de las contrataciones y comportamiento de los usuarios. A su vez, se busca reforzar el cumplimiento normativo y mejorar la gestión a través de establecer un plan de evaluación a Proveedurías Institucionales, reconociendo especialmente a quienes cumplan con los estándares de calidad definidos por el ente rector.
Implementación - Principales líneas de acción
a) Metodología de Evaluación y Tablero de Control. Diseño de metodología de evaluación del sistema en su conjunto. Principalmente se elaborará una metodología para la medición del avance de las metas de transparencia y eficiencia, sin embargo, se identificarán otros aspectos específicos importantes de medir. Con todo se establecerá un tablero de control del Sistema de Contratación Pública, a su vez, se emitirá periódicamente informes de evaluación y mejoras sugeridas al sistema.
b) Diseño sistema de Evaluación de desempeño. Se definirán estándares de medición de desempeño de las proveedurías, proponiendo una metodología de evaluación basada en datos objetivos y medibles principalmente a través del SICOP. A su vez, estos estándares debieran orientarse y actualizarse según las definiciones y evaluación del desempeño de los objetivos y metas generales del sistema. A partir de este diseño, se estudiará la implementación de un sistema de mejora continua, para potenciar el buen desempeño de funcionarios y proveedurías.
Tareas permanentes
La DGABCA se encargará de diseñar, coordinar, implementar y dar el seguimiento de la presente línea de acción, a través de:
a) Gestionar las herramientas de evaluación y tablero de control, emitiendo periódicamente los informes correspondientes.
b) Promoción de la mejora continua donde se brindará soporte a las instituciones que encuentren más distanciadas de alcanzar los índices de transparencia y eficiencia establecidos.
Hitos específicos
Los hitos que se esperan alcanzar en esta línea de acción son:
a) Política de evaluación aprobada formalmente.
b) Tablero de control en ejecución.
6. Estrategia y Cronograma de Implementación
Para la implementación del Plan se ha definido una estrategia que contemplará las siguientes pautas:
- Ejecución escalonada. Las distintas actividades se ejecutaran en distintas fases, siendo prioritarias el fortalecimiento del Ente Rector, consolidación del SICOP, convenio marco y capacitación de funcionarios. El cronograma de implementación se detalla a continuación.
- Plazos. Ejecución en 36 meses, a partir xx xxxxx de 2017 y considerando que se contaran con los recursos necesarios.
- Conducción. El responsable de implementar este plan será el Director General de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
- Formalización del Plan. La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa formalizará la ejecución y divulgación del presente Plan, en coordinación con Planificación Institucional.
- Participación Sector Privado y Actores Claves. Se requerirá una activa participación del Sector Privado y actores claves, a todos, se les convocará a integrar el Consejo de Compras Públicas, una de cuyas misiones será monitorear y apoyar el avance del Plan.
- Retroalimentación y adaptación del Plan. Además de los instrumentos de monitoreo y evaluación ya previstos, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa obtendrá retroalimentación de la implementación del Plan a través de la Red de Profesionales de Contratación. Eventualmente, ajustará las iniciativas previstas, según las prioridades del gobierno y retroalimentación recibida.
- Difusión. El plan será enviado a todas las dependencias públicas, proveedurías y gremios empresariales, solicitando su apoyo. Además, se organizarán diversas actividades para darlo a conocer y explicar sus líneas de acción.
- Monitoreo Público. Todos los indicadores de avance y cumplimiento de hitos serán expuestos en una página internet de acceso público.
6.2 Cronograma de Implementación
A continuación se presenta el cronograma de implementación de las distintas líneas de acción, indicando los principales hitos.
Cronograma de Implementación Plan de Fortalecimiento Compras Públicas
Línea de Acción | Mes | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | |
Xxxxx Legal y Rectoría | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
SICOP | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Convenios Marco | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Profesionalización | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Control | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Gestión de Usuarios | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Evaluación | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
* El pormenor de este cronograma se encontrará detallado en los documentos elaborados por cada equipo de trabajo que conformará dicha acción.
7. Recursos Requeridos y Financiamiento
El éxito de la implementación del Plan de Fortalecimiento dependerá en parte importante de la disponibilidad de recursos políticos, humanos y financieros.
Será requerimiento el involucramiento directo de las autoridades de Gobierno, Presidente, Ministro y Viceministro del Ministerio de Hacienda, en las distintas líneas de acción, a través de:
- Encabezar algunas de las actividades de difusión y convocatoria a entidades públicas y privadas a participar de los distintos equipos de trabajo (Consejo de Compras, Encuestas, etc.), utilizar los componentes del sistema y disponer de las medidas y recursos internos necesarios para estos efectos.
- Suscripción de los proyectos de reforma normativa y demás actos administrativos necesarios para formalizar las distintas iniciativas.
7.2 Aumento de Recursos Humanos
Es preciso un aumento de los profesionales de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa para cumplir con la implementación del Plan y asumir las nuevas tareas, con los perfiles de competencias requeridos. Para determinar lo anterior se elaborará un plan específico de aumento de personal para estos efectos.
En todo caso, será necesario impulsar un programa de gestión del cambio y capacitación para las nuevas competencias que deberá asumir esta Dirección General, tanto para los funcionarios actuales, como eventualmente para las nuevas contrataciones.
La DGABCA realizará durante el año 2017 las estimaciones presupuestarias requeridas para encarar la ejecución del presente Plan; la cual pondrá en conocimiento de las autoridades superiores, a los efectos de garantizar su financiamiento y sostenibilidad inter temporal.
A su vez, para cumplir con las nuevas funciones se requerirá un aumento permanente del presupuesto de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, de los actuales USD
3.1 millones, considerando los costes asociados al proyecto.
A continuación, se presenta el presupuesto general estimado, para cada línea de acción:
COSTO DEL PLAN ESTRATEGICO POR LINEAS, ANUAL Y EN DOLARES Y COLONES
Línea de Acción / Costo Anual | AÑOS | |||||||
CRC ¢ | USD $ | TOTALES | ||||||
1 | 2 | 3 | USD | CRC | ||||
Marco Legal y Rectoría 1/ | 70,000,000.0 | 44,100,000.0 | 46,305,000.0 | 115,702.5 | 72,892.6 | 76,537.2 | 265,132.2 | 160,405,000.0 |
SICOP 2/ | 332,750,000.0 | 332,750,000.0 | 332,750,000.0 | 550,000.0 | 550,000.0 | 550,000.0 | 1,650,000.0 | 998,250,000.0 |
Convenios Marco 1/ | 28,000,000.0 | 29,400,000.0 | 30,870,000.0 | 46,281.0 | 48,595.0 | 51,024.8 | 145,900.8 | 88,270,000.0 |
Profesionalización 3/ | 160,325,000.0 | - | - | 265,000.0 | - | - | 265,000.0 | 160,325,000.0 |
Control 1/ | 70,000,000.0 | 73,500,000.0 | 77,175,000.0 | 115,702.5 | 121,487.6 | 127,562.0 | 364,752.1 | 220,675,000.0 |
Gestión de Usuarios 1/ | 56,000,000.0 | 58,800,000.0 | 61,740,000.0 | 92,562.0 | 97,190.1 | 102,049.6 | 291,801.7 | 176,540,000.0 |
Evaluación 1/ | 28,000,000.0 | 29,400,000.0 | 30,870,000.0 | 46,281.0 | 48,595.0 | 51,024.8 | 145,900.8 | 88,270,000.0 |
TOTALES | 745,075,001.0 | 567,950,002.0 | 579,710,003.0 | 1,231,528.9 | 938,760.3 | 958,198.3 | 3,128,487.6 | 1,892,735,000.0 |
Notas:
1/ Representa el incremento o marginal, como porcentaje del costo de la planilla actual, considerando incrementos por costo de vida y crecimiento vegetativos calculados al 3% y 2% respectivamente en cada año. 2/ Costo del Contrato vigente con RACSA por provisión del serviico de plataforma.
3/ Costo único que sería financiado con recursos de la cooperación financiera internacional. Tipo de cambio promedio 2017-2019: CRC ¢605/ USD $1
Las estimaciones anteriores serán cubiertas por el presupuesto ordinario otorgado a la DGABCA para el año correspondiente, así como con recursos de la cooperación técnica y financiera internacional.
Plan de Fortalecimiento Compras Públicas de Costa Rica
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