de la Ley 1562 de 2012”.
1. OBJETIVO: Adelantar las actividades orientadas a tramitar la afiliación al sistema general de riesgos laborales de los trabajadores independientes vinculados por contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, de acuerdo con la normativa vigente, así como las actividades de pago de aportes al sistema general de riesgos laborales por parte de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas.
2. ALCANCE: Inicia con la solicitud de acompañamiento y de contratación por parte de la dependencia, adjuntando los estudios previos, certificado de disponibilidad presupuestal y documentación del contratista de acuerdo con lo señalado en la hoja de control de expediente Contratos de prestación de servicios profesionales; y termina con el memorando de designación de Supervisor, junto con el contrato, Registro presupuestal y acta de aprobación de la garantía si hay lugar a ello, para el inicio de su ejecución. Aplica a todas las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios, con una duración superior a un (1) mes y a los contratantes, conforme a lo previsto en el numeral 5 del literal a) del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 y a los trabajadores independientes.
3. DEFINICIONES:
a) Actividades de Alto Riesgo: se asimilan como de alto riesgo, aquellas actividades correspondientes a clases V a que hace referencia el Decreto Ley 1295 de 1994 y la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
b) Contrato formal de prestación de servicios: aquel que conste por escrito. Tratándose de entidades o instituciones públicas, se entienden incluidos los contratos de prestación de servicios independientemente del rubro presupuestal con cargo al cual se efectúa el pago.
c) Trabajador Independiente (contratista): Toda persona natural que realice una actividad económica o preste sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo, mediante contratos de carácter civil, comercial o administrativo, distintos al laboral.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
a) Decreto Ley 1295 de 1994, “Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales”.
b) Decreto 1772 de 1994, “Por el cual se reglamenta la afiliación y las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales”
c) Decreto 1607 de 2002, "Por el cual se modifica la Tabla de Clasificación de Actividades Económicas para el Sistema General de Riesgos Profesionales y se dictan otras disposiciones”.
d) Ley 1562 de 2012, “Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional”. 5. Decreto 2464 de 2012, “Por el cual se corrige un yerro en el inciso segundo del artículo 6° de la Ley 1562 de 2012”.
e) Decreto 2464 de 2012, “Por el cual se corrige un yerro en el inciso segundo del artículo 6°
de la Ley 1562 de 2012”.
f) Decreto 723 de 2013, “Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones”.
g) Decreto 780 de 2016 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social”
h) Decreto 1990 “Por medio del cual se modifica el artículo 3.2.1.5., se adicionan artículos al Título 3 de la Parte 2 del Libro 3 y se sustituyen los artículos 3.2.2.1., 3.2.2.2. Y 3.2.2.3 del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud, en relación con las reglas de aproximación de los valores contenidos en la planilla de autoliquidación de aportes; se fijan plazos y condiciones para la autoliquidación y pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, respectivamente”
i) Resolución 2388 de 2016 “Por la cual se unifican las reglas para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales”
4.1.1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para
determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura organizacional de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas.
4.1. CONDICIONES GENERALES:
4. INFORMACION GENERAL DEL INSTRUCTIVO
4.1.2. Será obligatoria la afiliación para toda persona natural, nacional o extranjera, vinculada a través de contratos de prestación de servicios, cuando su plazo sea superior a un (1) mes, independiente de la clasificación del riesgo a la cual están asociadas las actividades a ejecutar, y siempre que se pacten con precisión las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realice dicha prestación. Entiéndanse como situaciones de tiempo, modo y lugar, las condiciones del objeto a desarrollar, de plazo de ejecución, fecha exacta de inicio (día, mes y año) y lugar de ejecución.
4.1.3. El contratista tiene el derecho a la libre escogencia de la Administradora de Riesgos Laborales
—ARL- para realizar su afiliación, excepto para contratistas clasificados riesgo V, por lo que deberá comunicar la ARL escogida, para dar inicio al proceso de afiliación con el diligenciamiento del formulario o documento equivalente respectivo.
4.1.4. Para afiliarse al Sistema General de Riesgos Laborales, el Trabajador Independiente (contratista) debe estar afiliado previamente al régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud y en Pensiones, salvo las excepciones contempladas en la ley.
4.1.5. La Administradora de Riesgos Laborales —ARL- realizará la afiliación del Trabajador Independiente (contratista) al Sistema General de Riesgos Laborales por el periodo de ejecución del contrato, por lo que siempre se deberá contar con una fecha de inicio y una fecha de terminación que deben ser incluidas en la solicitud de contratación, y posteriormente en la cláusula de ‘Plazo” del contrato. La afiliación debe realizarse como mínimo un día hábil antes del inicio de la ejecución del servicio contratado, ya que el periodo de inicio de la cobertura será desde el día calendario siguiente a la efectiva afiliación.
4.1.6. Cuando un Trabajador Independiente (contratista) Celebre o realice simultáneamente varios Contratos con la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas y/o con otros contratantes, este debe encontrarse afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales por la totalidad de los Contratos suscritos en una misma Administradora de Riesgos Laborales — ARL-, es decir puede tener multiplicidad de contratos pero debe estar afiliado a una única Administradora de Riesgos Laborales —ARL-. Para tales efectos, el Trabajador Independiente
(contratista) debe informar al Grupo de Gestión Contractual la Administradora de Riesgos Laborales a la cual se encuentra afiliado.
4.1.7. El Trabajador Independiente (contratista) que pretenda ser contratado por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, pero que trabaje como dependiente para otra entidad, debe afiliarse a la Administradora de Riesgos Laborales -ARL- en la que se encuentre afiliado como trabajador dependiente.
4.1.8. El Ingreso Base de Cotización (IBC) para calcular las cotizaciones de los trabajadores independientes no será inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente, ni superior a veinticinco (25) veces dicho salario.
4.1.9. Cuando el cotizante reporte la novedad de ingreso el valor del IBC será proporcional a los días cotizados sin que este valor sea inferior a la proporción de 1 SMLMV de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 3 del artículo 2.1.3.1 del Título 3 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 780 de 2016.
4.1.10. El ingreso base de cotización o la sumatoria de los ingresos bases de cotización para el Sistema General de Riesgos Laborales debe coincidir con el ingreso base de cotización para el Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensiones del trabajador independiente.
4.1.11. A continuación se relaciona la tabla de cotizaciones mínimas y máximas al sistema de riesgos laborales:
Clase de Riesgo | Valor mínimo | Valor inicial | Valor máximo | Actividades económicas |
MINIMO I | 0,35% | 0,52% | 0,70% | La cotización del Trabajador Independiente (contratista)se realizará teniendo en cuenta la clase de riesgo según las actividades ejecutadas (ver Articulo 13 decreto 1772 de 1994). Una vez definida la ciase de riesgo, el Trabajador Independiente (contratista)cotizara por el valor correspondiente al valor inicial |
BAJO II | 0,44% | 1,04% | 1,65% | |
MEDIO III | 0,78% | 2,44% | 4,09% | |
ALTO IV | 1,74% | 4,35% | 6,96% | |
MAXIMO V | 3,22% | 6,696% | 8,70% |
4.1.12. Cuando el Trabajador Independiente (contratista) perciba ingresos de forma simultánea provenientes de la ejecución de varios contratos, las cotizaciones correspondientes serán efectuadas por la totalidad de los contratos suscritos conforme a la normativa vigente.
4.1.13. Cuando se suscriba un nuevo contrato de prestación de servicios, o se prorrogue o suspenda una contratación que se encuentre vigente, se deberá notificar la novedad ante la Administradora de Riesgos Laborales –ARL-.
4.1.14. La desafiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, es realizada por la Administradora de Riesgos Laborales.-ARL- de manera automática el día que finaliza el contrato de prestación de servicios suscrita con la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, de acuerdo con la información registrada en su sistema, desde el momento de la afiliación. Por tal razón, después de esta fecha, el contratista en riesgos clase I o II no deberá continuar pagando a la Administradora de Riesgos Laborales —ARL- el valor fijado por su afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, así como tampoco deberá seguir ejecutando actividades asociadas a dicho contrato, teniendo en cuenta que no serán cubiertas las prestaciones económicas y asistenciales en caso de cualquier evento relacionado con accidentes o enfermedades laborales. Para afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales en clase de riesgo V la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas sólo realizará aportes durante el período del contrato, y reportará en la autoliquidación las novedades de ingreso, variación transitoria o permanente del Ingreso Base de Cotización.
4.1.15. El supervisor o interventor, previo a la firma de la constancia de cumplimiento de las obligaciones del trabajador independiente, deberá verificar el cumplimiento del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social, dentro de los que se encuentran los referidos al sistema general de riesgos laborales.
4.1.16. Las personas que hayan suscrito un contrato de prestación de servicios profesionales deben allegar el certificado de aptitud médica al Grupo de Gestión Contractual, según los plazos establecidos en el Decreto 723 de 2013 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
4.1.17. Los trabajadores independientes deben contar con los elementos de protección personal necesarios para ejecutar la actividad contratada de acuerdo con lo establecido en el Decreto 723 de 2013 ola norma que lo modifique, adicione o sustituya.
4.1.18. Todo contrato de prestación de servicios profesionales que requiera la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales en actividades asociadas a las clases de riesgos I, II o IV debe incluir las siguientes cláusulas:
a) Cláusula de Riesgos Laborales:
“De conformidad con lo indicado en la Ley 100 de 1993, la ley 1562 de 2012 y el Decreto 723 de 2013, el CONTRATISTA se afiliará al Sistema General de Riesgos Laborales a través de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, para lo cual una vez suscrito el contrato, procederá a diligenciar el formulario respectivo o documento equivalente, el cual se entiende como manifestación de afiliación.
Parágrafo 1: La afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales por parte del Contratista, no con figura ninguna relación laboral.
Parágrafo 2: En el caso de afiliación a riesgos I y II, el pago de los aportes a ARL será asumido en su totalidad por el CONTRATISTA.
Parágrafo 3: En el caso de afiliación a riesgo V, el pago de los aportes a ARL será asumido en su totalidad por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, en su calidad de Contratante.”
b) Cláusula de cumplimiento del Manual Sistema Integrado de Gestión de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas:
“El contratista deberá cumplir con las responsabilidades definidas en el Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, Además de lo anterior, el contratista tiene la obligación de aportar el certificado de aptitud médica a la oficina de salud ocupacional, y debe contar con los elementos de protección personal, según lo establecido en el Decreto 723 de 2013 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.”
c) Cláusula de perfeccionamiento, legalización y ejecución, con el siguiente contenido:
Para contratos de prestación de servicios profesionales sin garantía:
“El presente contrato se perfecciona y legaliza con la suscripción de las partes y el registro presupuestal. Para su inicio de ejecución se requiere la presentación por parte del contratista ante la oficina de contratación del documento que acredite la afiliación a riesgos laborales. Con el cumplimiento de los anteriores requisitos y los demás pactados en el presente contracto, podrá darse inicio a su ejecución.”
Para contratos de prestación de servicios profesionales con garantía:
“El presente contrato se perfecciona con la suscripción de las partes y el registro presupuestal. Para su legalización se requiere la constitución por parte del contratista de la garantía exigida, y aprobación de la misma por parte de Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Victimas. Para su ejecución se requiere la presentación por parte del contratista, ante la oficina de contratación, del documento que acredite la afiliación a riesgos laborales. Con el cumplimiento y aprobación de los anteriores requisitos y los demás pactados en el presente contracto, podrá darse inicio a su ejecución.”
4.1.19. El certificado de aptitud médica del contratista tendrá vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder su condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el examen
5.1.1 Efectuar afiliación al sistema general de riesgos laborales
5.1. AFILIACIÓN DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES A LA CLASE DE RIESGO LABORAL I O II.
5. INFORMACIÓN ESPECIFICA DEL INSTRUCTIVO
La afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales elegida por el contratista, debe realizarse a más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de ejecución del contrato de prestación de servicios.
El Grupo de Gestión xx Xxxxxxx Humano establece la clase de riesgo laboral de los contratistas con la información suministrada por el Grupo de Gestión Contractual, el objeto contractual y las actividades a desarrollar y el índice base de victimización –XXX xxx xxxxx de ejecución del contrato previo a la suscripción del contrato.
Una vez suscrito el contrato el Trabajador Independiente (contratista) deberá escoger la Administradora de Riesgos Laborales —ARL- a la cual desea afiliarse, y aportar los siguientes documentos para su trámite de afiliación:
a) Formulario de afiliación o documento equivalente establecido por la Administradora de Riesgos Laborales- ARL para formalizar la afiliación.
b) El formulario de afiliación o documento equivalente podrá ser diligenciado en medio físico o electrónico de acuerdo con los parámetros y herramientas tecnológicas establecidas por la Administradora de Riesgos Laborales —ARL- seleccionada.
c) Copia del documento de identificación, ampliada al 150%.
d) Copia del contrato, debidamente suscrito y legalizado, donde se evidencie el valor de los honorarios, el plazo de ejecución, la fecha exacta de inicio y finalización (día, mes y año) y el lugar de ejecución
e) Copia del certificado de afiliación a salud y pensión, o copia de la última constancia de pago al Sistema General de Seguridad Social de salud y pensión, con fecha no superior a un mes.
f) Los documentos a anexar para la afiliación pueden variar, de acuerdo con los requisitos particulares fijados por la Administradora de Riesgos Laborales que haya escogido el Trabajador Independiente (contratista) para su afiliación.
g) Será responsabilidad del trabador independiente adelantar el diligenciamiento del formulario de afiliación y radicarlo ante la respectiva Administradora de Riesgos Laborales —ARL- escogida.
5.1.2 Efectuar afiliación al sistema general de riesgos laborales-ARL- en el caso que el contratista seleccione la ARL con la cual la entidad tiene convenio:
El Grupo de Gestión xx Xxxxxxx Humano establece la clase de riesgo laboral de los contratistas con base en el Objeto contractual y las actividades a desarrollar.
La afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales con la cual la entidad tiene convenio, debe realizarse a más tardar segundo día hábil con anterioridad a la fecha de inicio de ejecución del contrato de prestación de servicios. (Registro presupuestal, aprobación de Garantías)
Para la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales ARL con la cual tiene convenio la entidad se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) El enlace de cada una de las dependencias deberá aportar la plantilla definida por Administradora de Riesgos Laborales- ARL con la cual la entidad tiene convenio, donde se evidencie el valor de los honorarios, el plazo de ejecución, la fecha exacta de inicio y finalización (día, mes y año) y el lugar de ejecución. La planilla es suministrada por Gestion Contractual.
b) Verificación de los datos de la plantilla por parte del técnico de Gestion Contractual.
c) Copia del certificado de afiliación a salud y pensión, o copia de la última constancia de pago al Sistema General de Seguridad Social de Salud y Pensión, con fecha no superior a un mes.
d) Será responsabilidad del enlace de contratación de las dependencias, adelantar el diligenciamiento del formulario de afiliación y enviarlo por correo electrónico al Grupo de Gestión Contractual para ser remitido a la respectiva Administradora de Riesgos Laborales — ARL- con la cual tiene convenio la entidad.
5.1.3 Presentar documento soporte de la afiliación al sistema general de riesgos laborales al Grupo de Gestión Contractual.
El Trabajador Independiente (contratista) deberá entregar al Grupo de Gestión Contractual, en la cual se adelantaron los trámites de elaboración del contrato, a más tardar el día hábil anterior a la fecha de inicio de ejecución del contrato, el soporte de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, que le fue entregado por la Administradora de Riesgos Laborales –ARL-.
El contratista también deberá informar al Supervisor(a) o Interventor(a) del contrato acerca de su afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales.
Nota: Sólo hasta la fecha en que el contratista adelante el trámite de afiliación y el Grupo de Gestión Contractual cuente con el soporte escrito de afiliación se dará por cumplido el requisito xx xxx, y solo a partir de dicho momento se podrá dar inicio a la ejecución del contrato.
5.1.4 Inscribir el pago de riesgos laborales en la planilla unificada de aportes al Sistema General de Seguridad Social
Una vez realizado el trámite de afiliación, el Trabajador Independiente (contratista)deberá inscribir su afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales en un operador de pagos unificado, (Ejemplos: Enlace Operativo, SOI, ARUS, ASOPAGOS, PILA, Pago SIMPLEX, entre otros), incluyendo además el nivel de riesgo laboral, con el fin de realizar el pago mensual de los aportes que correspondan.
5.1.5 Dar a conocer al Supervisor o Interventor la obligación de verificación del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte del contratista.
El Grupo de Gestión Contractual comunicará al Supervisor o Interventor del contrato, mediante correo electrónico del memorando de designación de Supervisor, junto con copia del contrato, Registro presupuestal y acta de aprobación de la garantía si hay lugar a ello, para el inicio de su ejecución del contrato, de manera explícita, la obligación que éste tiene en cuanto a verificar el cumplimiento del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social (incluyendo riesgos laborales) por parte del trabajador independiente, previo a la expedición de la constancia de cumplimiento para autorizar cada pago pactado en el contrato.
¿El Contrato suscrito requiere de prórroga o suspensión?
Si: Realizar la nueva afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales- ARL por prórroga o suspensión del contrato. Ir al numeral N°5.1.6.
No: Fin del instructivo
5.1.6 Reportar la novedad de afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- por prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato
En los casos que se suscriba una prórroga o suspensión del contrato, se deberán adelantar los trámites señalados en los numerales 5.1.1 al 5.1.4 del presente instructivo, por lo que el contratista deberá acercarse al punto de atención de la Administradora de Riesgos Laborales– ARL- con una copia de la prórroga o de la suspensión respectiva, debidamente firmada por las partes, y de este modo surtir las etapas anteriormente descritas.
Notas:
a) En el caso de prórrogas, el Trabajador Independiente (contratista) deberá reportar la novedad ante la ARL, a más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de la respectiva orden contractual o contrato de prestación de servicios.
b) Para el caso de suspensiones, el contratista debe hacer el trámite de novedad ante la ARL, a más tardar el día hábil anterior a la fecha de la suspensión del respectivo contrato de prestación de servicios.
5.1.7 Remitir reporte xx xxxxxxxxx de trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales
Dentro de los 10 primeros días calendario de cada mes, el Grupo de Gestión Contractual, con la información de los nuevos Contratos suscritos, de contratos prorrogados o suspendidos, y de aquellos que se hayan terminado y liquidado anticipadamente en el mes anterior, con obligación de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales deberá realizar un reporte con los siguientes datos:
a) Número de contrato,
b) Año de suscripción,
c) Fecha de inicio y de terminación,
d) Nombres y apellidos del trabajador independiente,
e) Número de identificación del contratista,
f) Nombre de la Administradora de Riesgos Laborales g) Clase de riesgo. h) Término de la prórroga, con su fecha de inicio y de terminación (Cuando aplique), i) Término de la suspensión, con su fecha de inicio y de terminación (cuando aplique), j) Fecha de terminación, según acta de liquidación anticipada (cuando aplique) Lo anterior con el objetivo de que dichas novedades puedan ser reportadas a Administradora de Riesgos Laborales respectiva, y los trabajadores independientes relacionados sean incluidos en las actividades de seguridad y salud ocupacional, según lo estipulado por el Decreto 723 de 2013, y en las demás normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan. 5.2. AFILIACIÓN Y PAGO DE APORTES DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES A LA CLASE DE RIESGO LABORAL V La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas deberá pagar el valor de la cotización al Sistema General de Riesgos Laborales de manera anticipada cuando la afiliación del Trabajador Independiente (contratista) sea por riesgo V, conforme la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione, o sustituya, y el plazo del contrato sea superior a (1) un mes. Con el fin de garantizar la oportunidad en los pagos establecidos por parte de la Unidad para la Atención y Reparación integral a las Victimas, según los términos xx xxx, se ha definido el siguiente cronograma general para adelantar los trámites de contratación, afiliación y pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales para personas naturales que pretendan contratarse para adelantar actividades clasificadas en riesgo V. | |||
ACTIVIDAD | PLAZO MÁXIMO | ||
Radicación de solicitudes de contratación para dar inicio de ejecución contractual contratistas clasificados riesgo V | A más tardar el día veinte (20) de cada mes (para que la fecha de inicio del contrato pueda ser el tercer día hábil del mes siguiente) | ||
Elaboración y perfeccionamiento órdenes contractuales o contratos | Hasta el 3 día hábil de Cada mes | ||
Afiliación al sistema general de riesgos laborales | Dos días hábiles anteriores a la fecha de inicio de ejecución | ||
Envío de resolución motivada (según modelo de resolución de pago de ARL) y oficio de trámite de pago con el listado detallado. | Entre el 3 y 4 día hábil de cada mes | ||
Obligación sistema SIIF | 6 día hábil de cada mes | ||
Generación de Orden de pago - Giro de los recursos a la División Nacional de Tesorería, para el correspondiente pago de aportes de ARL riesgos V | A más tardar el 8° día hábil de cada mes | ||
Pago de aportes a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL-, por parte del área de Tesorería del Grupo de Gestion Financiera. | A más tardar el 12° día hábil de cada mes (Para trabajadores independientes que inician actividades en dicho mes o contratos vigentes de meses anteriores) | ||
Plazos de tramites primer pago con requisito de garantía: | |||
ACTIVIDAD | PLAZO MÁXIMO | ||
Radicación de solicitudes de contratación para dar inicio de ejecución contractual contratistas clasificados riesgo V | A más tardar el día veinte (20) de cada mes (para que la fecha de inicio del contrato pueda ser el tercer día hábil del mes siguiente) | ||
Elaboración y perfeccionamiento órdenes contractuales o contratos | Hasta el 3 día hábil de Cada mes | ||
Afiliación al sistema general de riesgos laborales | Un día hábil anterior a la fecha de aprobación de la garantía sin exceder el 12º día hábil | ||
Envío de resolución motivada (según modelo de resolución de pago de ARL) y oficio de trámite de pago con el listado detallado. | Entre el día 13 y 14 día hábil de cada mes | ||
Obligación sistema SIIF | 15 día hábil de cada mes | ||
Generación de Orden de pago - Giro de los recursos a la División Nacional de Tesorería, | A más tardar el 16° día hábil de cada mes | ||
para el correspondiente pago de aportes de ARL riesgos V | |||
Pago de aportes a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL-, por parte del área de Tesorería del Grupo de Gestion Financiera. | A más tardar último día hábil de cada mes (Para trabajadores independientes que inician actividades en dicho mes) | ||
5.2.1. Efectuar afiliación al sistema general de riesgos laborales El Grupo de Gestión xx Xxxxxxx Humano establece la clase de riesgo laboral de los contratistas con base en el Objeto contractual y las actividades a desarrollar. La afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales, para el caso de riesgo V, debe realizarse de manera general según las fechas estipuladas en el Cronograma. Una vez suscrito el contrato el Trabajador Independiente (contratista)deberá escoger la Administradora de Riesgos Laborales —ARL- a la cual desea afiliarse, y aportar los siguientes documentos para su trámite de afiliación: h) Formulario de afiliación o documento equivalente establecido por la Administradora de Riesgos Laborales- ARL para formalizar la afiliación. i) El formulario de afiliación o documento equivalente podrá ser diligenciado en medio físico o electrónico de acuerdo con los parámetros y herramientas tecnológicas establecidas por la Administradora de Riesgos Laborales —ARL- seleccionada. j) Copia del documento de identificación, ampliada al 150%. k) Copia del contrato, debidamente suscrito y legalizado, donde se evidencie el valor de los honorarios, el plazo de ejecución, la fecha exacta de inicio y finalización (día, mes y año) y el lugar de ejecución l) Copia del certificado de afiliación a salud y pensión, o copia de la última constancia de pago al Sistema General de Seguridad Social de salud y pensión, con fecha no superior a un mes. m) Los documentos a anexar para la afiliación pueden variar, de acuerdo con los requisitos particulares fijados por la Administradora de Riesgos Laborales que haya escogido el Trabajador Independiente (contratista) para su afiliación. | |||
n) Sera responsabilidad del trabador independiente adelantar el diligenciamiento del formulario de afiliación y radicarlo ante la respectiva Administradora de Riesgos Laborales —ARL- escogida.
5.1.8 Efectuar afiliación al sistema general de riesgos laborales-ARL- en el caso que el contratista seleccione la ARL con la cual la entidad tiene convenio:
El Grupo de Gestión xx Xxxxxxx Humano establece la clase de riesgo laboral de los contratistas con base en el Objeto contractual y las actividades a desarrollar.
La afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales con la cual la entidad tiene convenio, debe realizarse a más tardar tercer día hábil con anterioridad a la fecha de inicio de ejecución del contrato de prestación de servicios. (Registro presupuestal, aprobación de Garantías)
Para la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales ARL convenio entidad se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
e) El enlace de cada una de las dependencias deberá aportar la plantilla definida por Administradora de Riesgos Laborales- ARL con la cual la entidad tiene convenio, donde se evidencie el valor de los honorarios, el plazo de ejecución, la fecha exacta de inicio y finalización (día, mes y año) y el lugar de ejecución. La planilla es suministrada por Gestion Contractual.
f) Verificación de los datos de la plantilla por parte del técnico de Gestion Contractual.
g) Copia del certificado de afiliación a salud y pensión, o copia de la última constancia de pago al Sistema General de Seguridad Social de Salud y Pensión, con fecha no superior a un mes.
h) Será responsabilidad del enlace de contratación de las dependencias, adelantar el diligenciamiento del formulario de afiliación y enviarlo por correo electrónico al Grupo de Gestión Contractual para luego ser remitido a la respectiva Administradora de Riesgos Laborales —ARL- convenio entidad.
i) En caso que al contratista le sea requerida póliza de cumplimiento, la afiliación se realizará un día antes de la aprobación de la póliza.
5.2.2. Documento soporte de la afiliación al sistema general de riesgos laborales en caso que el contratista seleccione la ARL-convenio entidad.
A más tardar el día hábil anterior a la fecha de inicio de ejecución, el Grupo de Gestión Contractual incorporará al expediente contractual el soporte de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales
5.2.3. Presentar documento soporte de la afiliación al sistema general de riesgos laborales al área de contratación en caso que el contratista seleccione una administradora de riesgos diferente:
El Trabajador Independiente (contratista)deberá entregar al Grupo de Gestión Contractual a más tardar entre los dos días hábiles de cada mes, el soporte de afiliación al sistema general de riesgos laborales, que le fue entregado por la Administradora de Riesgos Laborales –ARL-.
El Trabajador Independiente (contratista) también podrá informar al Supervisor(a) o Interventor(a) de la orden contractual o contrato acerca de su afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales.
Nota: Sólo hasta la fecha en que el Trabajador Independiente (contratista)adelante el trámite de afiliación y el área de contratación cuente con el soporte escrito de afiliación, se dará por cumplido el requisito xx xxx, y solo a partir de dicho momento se podrá dar inicio a la ejecución de la orden contractual o contrato.
5.2.4. Tramite de pago de aportes a la Administradora de Riesgos Laborales —ARL- por parte de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas de contratos clasificados como riesgo V.
a) Los enlaces de contratación de cada una de las dependencias deberá revisar contratos con riesgo V, vigentes y en ejecución o próximas a iniciar su ejecución, y establecer el valor total a pagar de Administración de Riesgos laborales- ARL- en el año.
b) Una vez estimados los anteriores valores, los enlaces deberán requerir a los directores, subdirectores y jefes de dependencia para que procedan a solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal por el valor total a pagar por los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales- ARL- de los contratos a través de la plataforma SISGESTION.
c) El enlace de cada una de las dependencias deberá aportar la plantilla definida por Administradora de Riesgos Laborales- ARL con la cual la entidad tiene convenio, donde se evidencie el valor de los honorarios, el plazo de ejecución, la fecha exacta de inicio y finalización (día, mes y año) y el lugar de ejecución. La planilla es suministrada por Gestion Contractual.
d) Verificación de los datos de la plantilla por parte del técnico de Gestion Contractual.
e) Los enlaces deberán aportar al expediente contractual copia del certificado de afiliación a salud y pensión, o copia de la última constancia de pago al Sistema General de Seguridad Social de Salud y Pensión, con fecha no superior a un mes.
f) El Grupo de Gestión Contractual gestionará el proceso de liquidación de planillas para su respectivo pago.
g) El Grupo de Gestión Contractual elaborará resolución motivada y oficio de trámite de pago detallado (Según modelo de Resolución para el pago de los aportes a la Administradora de Riesgos Laborales —ARL-), relacionando cada una de las dependencias que tengan contratistas con riesgo V, la cual debe registrarse presupuestalmente.
h) El Grupo de Gestión Contractual enviará a los correos electrónicos de los directores, subdirectoras y jefes de dependencia a más tardar el 12° día hábil de cada mes, la información del literal anterior:
i) Copia de la Resolución debidamente firmada por el ordenador del gasto y registrada presupuestalmente, y con el detalle de los pagos autorizados relacionando cada una de las dependencias que tengan contratistas clasificados con riesgos V.
j) En caso que al contratista le sea requerida póliza de cumplimiento y que su aprobación de póliza no se alcance a realizar dentro los plazos establecidos, se realizara un trámite de pago adicional.
NOTAS:
1. El NO pago oportuno de los aportes de ARL de Riesgo V, genera pago de intereses moratorios a las ARL, procesos operativos adicionales, y las responsabilidades a que haya lugar, y cualquier inconveniente que llegare a presentarse por el no pago será responsabilidad del jefe de contratación o el tesorero del área respectiva.
5.2.5. Efectuar el pago de aportes ante la Administradora de Riesgos Laborales —ARL
Tesorería del Grupo de Gestión Financiera consolidará los recursos girados, y según las planillas liquidadas pagará de manera unificada la ARL riesgo V de los contratistas de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, de acuerdo a los plazos establecidos.
5.2.6. Informar al contratista sobre el pago realizado de aportes para los riesgos laborales
Una vez efectuado por parte de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas el pago correspondiente de los aportes al sistema general de riesgos laborales de los trabajadores independientes clasificados dentro del riesgo V, El Grupo de Gestión Contractual informará mediante correo electrónico a los Directores, Subdirectores y Jefes de dependencia sobre el cumplimiento de dicho trámite, de forma tal que dispongan del soporte del pago que debe ser validado por el supervisor y tesorería al momento de efectuar el pago al Trabajador Independiente (contratista)en cumplimiento de las condiciones de pagos pactadas en el contrato.
¿El contrato suscrito requiere de una prórroga, o una suspensión?
Si: Realizar la nueva afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales- ARL por prórroga o suspensión del contrato. Ir al numeral N° 5.2.7.
No: Fin del instructivo.
5.2.7. Dar a conocer al Supervisor o Interventor la obligación de verificación del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte de la Unidad para la Atención y reparación integral a las Victimas.
El Grupo de Gestión Contractual comunicará al Supervisor o Interventor del contrato, mediante correo electrónico del memorando de designación de Supervisor, junto con copia del contrato, Registro presupuestal y acta de aprobación de la garantía si hay lugar a ello, para el inicio de su ejecución del contrato, de manera explícita, la obligación que éste tiene en cuanto a verificar el cumplimiento del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social (incluyendo riesgos laborales) por parte del trabajador independiente, previo a la expedición de la constancia de cumplimiento para autorizar cada pago pactado en el contrato.
5.2.8. Realizar la nueva afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales —ARL- por prórroga o suspensión del Contrato.
En los casos que se suscriba una prórroga o suspensión del contrato, se deberán adelantar los trámites señalados en los numerales 5.2.1 al 5.2.7 del presente instructivo, por lo que el Grupo de Gestión Contractual enviará a la Administradora de Riesgos Laborales —ARL- la novedad de la prórroga o de la suspensión respectiva, y de este modo surtir las etapas anteriormente descritas.
Notas:
a) En el caso de prórrogas, el Grupo de Gestión Contractual dará trámite de afiliación ante la ARL, a más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio del respectivo contrato de prestación de servicios.
b) Para el caso de suspensiones, el Grupo de Gestión Contractual dará trámite de afiliación ante la ARL, a más tardar el día de terminación del respectivo contrato de prestación de servicios.
5.2.9. Reporte xx xxxxxxxxx de trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales
Dentro de los 10 primeros días calendario de cada mes, el Grupo de Gestión Contractual, con la información de los nuevos Contratos suscritos, de contratos prorrogados o suspendidos, y de aquellos que se hayan terminado y liquidado anticipadamente en el mes anterior, con obligación de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales deberá realizar un reporte con los siguientes datos:
a) Número de contrato,
b) Año de suscripción,
c) Fecha de inicio y de terminación,
d) Nombres y apellidos del trabajador independiente,
e) Número de identificación del contratista,
f) Nombre de la Administradora de Riesgos Laborales
g) Clase de riesgo.
h) Término de la prórroga, con su fecha de inicio y de terminación (Cuando aplique),
i) Término de la suspensión, con su fecha de inicio y de terminación (cuando aplique),
j) Fecha de terminación, según acta de liquidación anticipada (cuando aplique)
Lo anterior con el objetivo de que dichas novedades puedan ser reportadas a Administradora de Riesgos Laborales respectiva, y los trabajadores independientes relacionados sean incluidos en las actividades de seguridad y salud ocupacional, según lo estipulado por el Decreto 723 de 2013, y en las demás normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan.
5.3. AFILIACIONES EXTEMPORÁNEAS A CLASE DE RIESGO LABORAL V
En aquellos casos en que excepcionalmente y por razones justificadas se requiera contratar a una persona natural para ejecutar actividades calificadas en riesgo V, para iniciar actividades en fechas posteriores el tercer día hábil de cada mes, el director, subdirector o jefe de dependencia solicitante deberá adelantar las actividades señaladas en los numerales del 5.2.1 al 5.2.7 del presente instructivo.
No obstante lo anterior, el solicitante deberá contemplar la liquidación, disponibilidad presupuestal y pago del valor adicional correspondiente a los intereses xx xxxx causados por el no pago en los términos xx xxx,
Por lo tanto, se deberá informar al Grupo de Gestión Contractual la situación excepcional presentada adjuntando los documentos estipulados en el numeral 5.2.9 del presente instructivo, con el fin de proceder a gestionar la liquidación extemporánea de la planilla de pago de aportes, y su respectivo giro por parte de Tesorería.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Decreto Ley 1295 de 1994, por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales.
2. Ley 1562 de 2012, por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional.
3. Decreto 2464 de 2012, por el cual se corrige un yerro en el inciso segundo del artículo 6° de [x Xxx 1562 de 2012.
4. Decreto 723 de 2013, por el que se reglamenta la afiliación al sistema general de riesgos laborales de las personas vinculadas mediante contrato formal de prestación de servicios
5. Decreto 1990 de 2016, por el cual Por medio del cual se modifica el artículo 3.2.1.5., se adicionan artículos al Título 3 de la Parte 2 del Libro 3 y se sustituyen los artículos 3.2.2.1., 3.2.2.2. Y 3.2.2.3 del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud, en relación con las reglas de aproximación de los valores contenidos en la planilla de autoliquidación de aportes; se fijan plazos y condiciones para la autoliquidación y pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, respectivamente.
6. Resolución 2388 de 2016, Por la cual se unifican las reglas para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales
Fin del instructivo.
Anexo 1 Control de cambios
Versión | Fecha del cambio | Descripción de la modificación |
1 | ||
n… |