ANEXO II PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
ANEXO II PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
1. OBJETO DEL CONTRATO
Constituye el objeto del contrato la prestación del servicio de alojamiento y manutención en régimen de pensión completa de los participantes en el Campeonato de Europa Universitario de Futbol 2013.
La organización de este evento ha sido otorgada a la Universidad de Almería por parte de la Asociación Europea de Deportes Universitario (EUSA) en sesión del Comité Ejecutivo celebrada en Varsovia (Polonia) el 3 xx xxxxx de 2011.
Pliego de Prescripciones Técnicas
El evento se desarrollará en diversas instalaciones deportivas de la ciudad de Almería y su área metropolitana del 23 al 30 xx xxxxx de 2013.
2. DESCRIPCION DEL SERVICIO
2.1 Alojamiento y manutención
2.1.1. Alojamiento: necesidades y características.
Las condiciones generales del alojamiento serán las expuestas en el presente Pliego Técnico, según la siguiente agrupación preferente de los participantes objeto de contratación:
BLOQUE 1
Deportistas: habitaciones dobles o triples.
Oficiales/as, delegados/as y otros acompañantes de equipos: habitaciones dobles. Voluntarios: habitaciones dobles o triples.
Jefes o Jefas de Delegación (en su caso): habitaciones individuales. BLOQUE 2
Árbitros: habitaciones dobles.
Miembros del Comité Organizador: habitaciones individuales. VIPs: habitaciones individuales.
La localización del alojamiento deberá llevarse a cabo en las siguientes ubicaciones:
BLOQUE 1. En la urbanización de El Toyo (Almería) de manera principal, o en Almería capital como segunda opción.
XXXXXX 0. Xx xx xxxx xxxxxx xx xx xxxxxx xx Xxxxxxx.
El alojamiento deberá atenerse a las siguientes características:
El alojamiento deberá realizarse en un Establecimiento Hotelero del grupo Hoteles y, preferentemente, con una categoría mínima de cuatro estrellas.
Todos los participantes del Bloque 1 deben alojarse en el mismo hotel, prioritariamente. En caso de no ser posible por capacidad hotelera, podrán dividirse en dos o tres hoteles que no disten más de 1100 metros uno de otro.
Todos los participantes del Bloque 2 deben alojarse en el mismo hotel, que deberá ser diferente al de los participantes del Bloque 1.
Todos los participantes tendrán una estancia de 8 noches (entrada el día 23 xx xxxxx y salida el día 1 de julio), pero la oferta establecida en este concurso deberá mantenerse tanto desde 2 días antes (entrada el 21 xx xxxxx) y hasta 1 día después (salida el día 2 de julio), para el caso de que alguno de los equipos participantes lo solicitará.
Según esto la entrada en los hoteles se realizará el día 23 xx xxxxx por la mañana para acceder a la comida, y la salida el día 1 de julio tras el desayuno.
Características mínimas del hotel: wifi gratis, aire acondicionado, además de los exigidos por su normativa turística específica en Andalucía.
El alojamiento se ha de realizar para un máximo de 606 participantes, si bien la participación esperada asciende a 421 participantes. En el Anexo I se detalla las plazas de alojamiento necesarias en función de la distribución de los participantes, tanto en participación máxima como esperada.
El número definitivo de personas alojadas no se conoce en el momento de redactar este pliego, por lo que se basará en una previsión de participación, debiendo adecuarse a la realidad en su momento. Los equipos participantes confirmarán sus necesidades 2 meses antes del inicio de la competición.
En ningún momento los hoteles adjudicatarios del presente contrato podrán sobrepasar la cantidad de dos camas supletorias por unidad alojativa. En todo caso, el número de camas por unidad alojativa, incluidas la/s supletoria/s, deberá contar con la autorización expresa del Comité Organizador.
2.1.2. Otros espacios necesarios
En el hotel sede de la Organización del campeonato se deberán poner a disposición del Comité Organizador los siguientes espacios:
Una sala que servirá como Secretaria General y Oficina de Información al participante, que debe estar preparada para acoger las infraestructuras necesarias en este tipo de eventos (conexiones eléctricas para ordenadores, impresoras y fotocopiadoras, toma de red para Internet, cañón, pantalla, mesas y sillas de trabajo, etc…).
Otra sala que servirá para las reuniones de carácter técnico y organizativo que hayan de celebrarse para el correcto desarrollo de la competición, y que deberá tener capacidad para, al menos, 40 personas. Esta sala debe disponer de monitor de televisión y reproductor de DVD.
Otra sala que hará las funciones xx xxxxxxx para el material fungible y deportivo del que necesite disponer la organización.
Otros espacios que puedan ser necesarios disponer de forma puntual en el hotel sede de la Organización, durante las fechas del contrato:
Podría solicitarse a la empresa adjudicataria la disponibilidad de una sala para la realización de alguna jornada de promoción sobre la práctica deportiva.
Podría solicitarse un espacio en una zona común (xxxx principal de entrada o espacio similar) para exponer productos y artesanía almeriense.
Pliego de Prescripciones Técnicas
La empresa adjudicataria deberá asegurar que en todos los establecimientos hoteleros que se utilicen para este servicio tendrá expuesta en su fachada principal, o la fachada hacia la calle principal, una pancarta del Cto. Europa Universitario 2013 de dimensiones mínimas de 600x200 con los diseños aprobados por el Comité Organizador. Según la estructura de la fachada del establecimiento hotelero se podrá solicitar al Comité Organizador la modificación de estas medidas.
2.1.3. Alimentación
El régimen de manutención objeto del presente contrato comprende el de la pensión completa.
La alimentación deberá ser pactada en su momento por el Comité Organizador con la empresa adjudicataria, de forma que asegure la cantidad, calidad y variedad de nutrientes necesarios para los participantes objeto de esta contratación.
El sistema de desayunos, comidas y cenas deberá incluir comidas calientes y frías, utilizando el buffet libre en aquellos hoteles que dispongan de él. La bebida a servir en almuerzos y cenas será, al menos, agua mineral, que no podrá faltar en la cantidad solicitada en el transcurso de las comidas contratadas.
Los hoteles deberán facilitar el horario de comidas, en función de la participación en las competiciones deportivas y sus horarios de partidos.
El servicio de alimentación en los hoteles se inicia con el almuerzo del día 23 xx xxxxx y finaliza con el desayuno del 1 de julio. Cuando una delegación lo solicite con la antelación suficiente, podrá pactarse la sustitución de la comida del último día en el hotel por otra en un restaurante en ruta, o como bolsa de pic-nic, si así lo considera oportuno el Jefe/a de la Delegación correspondiente.
Para el personal de secretaría y organización los establecimientos hoteleros aportarán en los propios hoteles de la organización o en un restaurante próximo, hasta un máximo de 30 comidas y 30 cenas, del 21 xx xxxxx al 1 de julio, ambos inclusive.
2.1.4. Descripción nominal de los establecimientos y plazas
En la planificación ofertada se deberá detallar nombre, grupo, categoría y dirección de los establecimientos hoteleros previstos, número y características de las plazas ofertadas.
2.1.5. Visita previa de inspección
La empresa adjudicataria debe facilitar una visita de inspección previa de las instalaciones en la que deberá estar presente el Coordinador General de Alojamientos. Esta visita se realizará algunos meses antes del evento y se comunicará con, al menos, 15 días de antelación.
2.1.6. Cancelación de reservas
Conforme las delegaciones participantes vayan remitiendo su inscripción cuantitativa, la Universidad de Almería irá realizando las reservas oportunas, mediante comunicación con la empresa adjudicataria.
Para el caso de cancelación de reservas la empresa adjudicataria deberá admitir las cancelaciones con una antelación mínima de 15 días. Se considerará mejora y por tanto se valorará la reducción de este número de días para comunicar una cancelación de reserva para la baremación de las ofertas presentadas.
2.1.7.- Opción de patrocinio del evento
Pliego de Prescripciones Técnicas
Se considerará mejora y por tanto se valorará la participación de la empresa adjudicataria como patrocinador del evento mediante aportación económica, cuyo importe deberá ser consignado en el ANEXO XV.- MODELO DE PROPOSICIÓN ECONÓMICA. En este caso será beneficiaria de todas las contraprestaciones publicitarias, y de otro tipo, que el Comité Organizador establezca para las empresas patrocinadoras.
2.2.- Personal del servicio 2.2.1.- Coordinador General
La empresa adjudicataria deberá nombrar un responsable general de todas las prestaciones reflejadas en este pliego, que hará de Coordinador General de Alojamiento, y que será el único interlocutor válido ante la Universidad de Almería.
Éste se incorporará al Comité Ejecutivo del Cto. Europa Universitario de Futbol en calidad de Responsable para el área de alojamientos y manutención, debiendo llevar a cabo las funciones de gestión de reservas, atender personalmente la incorporación de las delegaciones, estar presente en la instalación/es hotelera/s durante un horario preestablecido (que la empresa deberá proponer en su propuesta) durante toda la duración del contrato, y deberá estar localizado 24 horas al día durante toda la duración de la contratación.
La empresa adjudicataria del servicio se compromete a mantener en todo momento la logística necesaria para el correcto funcionamiento de la contratación establecida, con la dotación de recursos humanos y materiales suficientes, que tendrá que hacer constar claramente en la oferta.
2.2.2.- Vigilancia nocturna
Asimismo, durante las fechas del contrato, cada instalación hotelera deberá de disponer de un guarda de seguridad en horario nocturno, para velar por el descanso nocturno, así como por la seguridad y el cuidado de sus instalaciones y enseres.
3. DURACION DEL CONTRATO
Dada la naturaleza del servicio, el plazo de ejecución del contrato es del 23 xx xxxxx al 1 de julio de 2013. Asimismo tal y como se indica en el punto 2.2.1. la oferta debe ser extensible tanto desde 2 días antes (entrada el 21 xx xxxxx) y hasta 1 día después (salida el día 2 de julio), para el caso de que alguno de los equipos participantes lo solicitara.
4. IMPORTE ECONOMICO
La financiación de las obligaciones económicas que se deriven del cumplimiento del contrato se hará con cargo al presupuesto de gastos de la Universidad de Almería para el año 2013, siendo financiado con las aportaciones que por este concepto recibirá la organización de los propios participantes.
La facturación se los servicios debe de acompañarse con la relación detallada de los servicios prestados por la empresa adjudicataria.
Pliego de Prescripciones Técnicas
4.1. Plazas de alojamiento necesarias en función de la distribución de los participantes.
Categoría | DEP | OF | PAR | Participación Máxima | Participación Esperada | ||||
EQ. | PT | TOTAL | EQ. | PT | TOTAL | ||||
BLOQUE 1 | |||||||||
Futbol 11 Masculino | 18 | 3 | 21 | 15 | 315 | 550 | 11 | 231 | 375 |
Futbol 7 Femenino | 14 | 2 | 16 | 15 | 240 | 9 | 144 | ||
Voluntarios | 6 | 6 | |||||||
Plazas previstas Subtotal Bloque 1 | 556 | 381 | |||||||
BLOQUE 2 | |||||||||
Árbitros | 30 | 20 | |||||||
Comité Org. | 10 | 10 | |||||||
VIPs | 10 | 10 | |||||||
Plazas previstas Subtotal Bloque 2 | 50 | 40 | |||||||
TOTAL PLAZAS PREVISTAS | 606 | 421 | |||||||
DEP: Deportistas por equipo (estimación media) OF: Oficiales por equipo (estimación media)
PAR: Participación media por equipo (suma de DEP y OF) EQ: equipos participantes
PTE: Participación total por categoría TOTAL: Total participación por grupo
Futbol Masculino | Deportistas | Máximo | 20 | Mínimo | 14 |
Oficiales | Máximo | 5 | Mínimo | 1 | |
Futbol Femenino | Deportistas | Máximo | 14 | Mínimo | 10 |
Oficiales | Máximo | 4 | Mínimo | 1 |
NORMATIVA TECNICA DE EUSA
4.2. Importe máximo total
La oferta económica se presentará conforme el Anexo II, y deberá reflejar el PRECIO POR PERSONA Y DIA EN PENSIÓN COMPLETA, partiendo de un precio tope de 34,55.- € (IVA no incluido)
Según la participación prevista, detallada en el apartado 4.1.del presente pliego, podemos obtener los siguientes IMPORTES TOTALES:
IMPORTE MÁXIMO TOTAL:
BLOQUE 1. 556 participantes x 8 días x 34,55 € = 153.678,40 € (IVA no incluido) + (10% IVA) 15367,84 € = 169.046,24 €
BLOQUE 2. 50 participantes x 8 días x 34,55 € = 13.820,00 € (IVA no incluido) + (10% IVA) 1382,00 € = 15.202,00 €
TOTAL 606 participantes x 8 días x 34,55 € = 167.498,40 € (IVA no incluido) + (10% IVA) 16749,84 € = 184.248,24 €
IMPORTE PREVISTO TOTAL:
BLOQUE 1 381 participantes x 8 días x 34,55 € = 105.308,40 € (IVA no incluido) + (10% IVA) 10.530,84 € = 115.839,24 €
BLOQUE 2 40 participantes x 8 días x 34,55 € = 11.056,00 € (IVA no incluido) + (10% IVA) 1.105,60 € = 12.161,60 €
TOTAL 421 participantes x 8 días x 34,55 € = 116.364,40 € (IVA no incluido) + (10% IVA) 11.636,40 € = 128.000,84 €
4.3. Ejecución del contrato y facturación de los servicios
Pliego de Prescripciones Técnicas
Al tratarse de un contrato cuyo objeto es la prestación del servicio de alojamiento y manutención en régimen de pensión completa de los participantes en el Campeonato de Europa Universitario de Futbol 2013, la ejecución del contrato queda condicionada a la efectiva celebración del Campeonato. La facturación final de los servicios objeto de esta contratación, se ajustará a los servicios utilizados (número de personas x días de estancia), conforme las reservas realizadas y no anuladas en tiempo y forma.
5.
DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR POR LAS EMPRESAS
LICITANTES
5.1 Documentación Técnica
- Memoria que contenga la planificación del servicio.
Planificación del servicio amplia y detallada que concrete cada uno de los requisitos exigidos en el Pliego de Prescripciones Técnicas, de forma que se asegure una correcta ejecución de los diferentes servicios, especialmente en los siguientes aspectos:
1. Localización de los hoteles en la sede de alojamiento designada para esta competición, Almería, según la distribución de participantes solicitada en el pliego técnico. Dado el diseño de la competición sería óptimo concentrar a todos los deportistas en un solo hotel, o en su caso, en dos o tres hoteles próximos (máximo 1100 metros). Será de especial relevancia el agrupamiento del mayor número de participantes del Bloque 1 en el mismo hotel, así como la cercanía entre los mismos.
2. Hoteles ofertados y distribución de habitaciones y grupos de personas por hotel siguiendo los criterios establecidos en el pliego de prescripciones técnicas.
3. Condiciones propuestas para cancelación de reservas.
4. Otras prestaciones exigidas en el Pliego, como espacios en los hoteles y comidas extras a disposición del Comité Organizador.
5. En su caso, reflejará su aportación económica como patrocinador del evento.
- Memoria relativa a personal.
Datos del Responsable General de todas las prestaciones reflejadas en el pliego que hará de Coordinador General y será el interlocutor ante Universidad de Almería, y compromiso de Vigilancia Nocturna, según se indica en el punto 2.2.
6. CLAUSULA DE EXONERACION DE RESPONSABILIDAD
La Universidad de Almería se exime expresamente de cualquier daño causado por los participantes en el Campeonato de Europa Universitario de Futbol 2013 durante su estancia en los establecimientos hoteleros objeto del contrato. Asimismo, la Universidad de Almería, igualmente, se exime expresamente de la gestión propia en su funcionamiento de los establecimientos hoteleros y, en su caso, de la de la agencia de viajes, que resulten adjudicatarias del presente contrato.
Las clausulas 2, 3, 4, 5, y 6 xxx Xxxxxx de Prescripciones Técnicas se consideran obligaciones contractuales esenciales a los efectos de lo establecido en el artículo 223 apartado f) del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.
Pliego de Prescripciones Técnicas
Vicerrector de Estudiantes, Extensión Universitaria y Deportes Fdo. Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx