PLIEGO DE CONDICIONES
Universidad Católica Boliviana “Xxx Xxxxx” Xxxxxxxxxxxxxx Administrativo Financiero Nacional
Licitación Pública 02/2015
”Contratación de una firma de auditores independientes para la auditoría de los estados financieros de la gestión 2015”
Pliego de Condiciones
La Paz, Octubre de 2015
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PLIEGO DE CONDICIONES
1. ENTIDAD CONVOCANTE:
UNIVERSIDAD CATOLICA BOLIVIANA “SAN XXXXX”
2. DOMICILIO:
El convocante fija su domicilio en la siguiente dirección:
Universidad Católica Boliviana “San Xxxxx” ubicada en la Xxxxxxx 00 xx Xxxxxxxxxx Xx 0000 esq. Calle 2 Obrajes.
3. ANTECEDENTES:
En cumplimiento al Reglamento de Adquisición interno de la UNIVERSIDAD CATÓLICA BOLIVIANA “SAN XXXXX”, se convoca a Licitación Pública para la revisión de los Estados Financieros de la gestión 2015 de la Universidad Católica Boliviana “San Xxxxx” en sus cuatro sedes y la Escuela de la Producción y la Competitividad/ Maestría para el Desarrollo.
4. CRONOGRAMA.
Esta licitación pública está sujeta al siguiente cronograma:
00 xx xxxxxxx xx 0000 | Xxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxxxx en Prensa y en la página Web: xxx.xxx.xxx.xx |
Del 02 de octubre al 09 de octubre de 2015 | Disponibilidad xxx Xxxxxx de Condiciones y Especificaciones Técnicas en la página Web: xxx.xxx.xxx.xx |
Hasta el 00 xx xxxxxxx xx 0000 | Xxxxxxxxx / Xxxxxxxxxxxx |
Hasta el 16 de octubre de 2015 | Recepción de propuestas (hasta 12:00 pm hrs.) |
16 de octubre de 2015 | Apertura de sobres (hrs. 17:00) |
5. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN:
Emitir una opinión profesional, independiente e imparcial sobre la razonabilidad de los estados financieros de la Universidad Católica Boliviana “San Xxxxx”, por el ejercicio terminado al 31 de diciembre de 2015.
Consiste, en que los auditores deben satisfacerse de que la presentación de la situación financiera de la Universidad, de los resultados de sus operaciones y de los cambios en la situación financiera, por el periodo terminado al 31 de diciembre de 2015, se prepararon de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y de que dichos estados, son adecuados, completos, fidedignos y que durante el proceso de ejecución se hayan empleado controles financieros eficaces.
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6. LUGAR DE REALIZACIÓN DEL SERVICIO:
El servicio licitado deberá realizarse a nivel nacional y donde la Universidad Católica Boliviana “San Xxxxx” cuente con sedes (La Paz-Cochabamba-Santa Xxxx-Tarija).
7. PROPONENTES ELEGIBLES:
Son elegibles para participar en la presente invitación, todas aquellas firmas profesionales de auditores independientes legalmente establecidas en el país.
8. CONSULTAS Y ACLARACIONES
La Universidad recomienda a los proponentes efectuar visitas de relevamiento “in sito” a las oficinas administrativas de la entidad para apreciar y dimensionar las condiciones de la documentación, los sistemas de información y las prácticas contables y administrativas adoptadas.
Dichas visitas serán coordinadas con el Vicerrectorado Administrativo Financiero Nacional. Los costos asociados con estas visitas, así como de los vinculados con la preparación de las propuestas, correrán por cuenta de los proponentes, en el periodo del 06 de octubre al 09 de octubre de 2015.
9. COSTO Y PREPARACIÓN DE LA OFERTA:
El proponente absorberá todos los costos relacionados con la elaboración y presentación de su propuesta.
10. FORMALIZACIÓN DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTA:
Las propuestas deben ser presentados en sobre cerrado hasta el día 16 de octubre de 2015 a horas 12:00 en la siguiente dirección:
UNIVERSIDAD CATOLICA BOLIVIANA
Atn.: Mgr. Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Vicerrectorado Administrativo Financiero Nacional
Av. 14 de septiembre N° 4807 Bloque L
Teléfonos: 2782222-2785152
“AUDITORIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA GESTION 2015”
11. CONTENIDO DE LA PROPUESTAS:
Cada Proponente deberá presentar la siguiente documentación foliada y en el orden que se requiere:
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11.1 Documentos Administrativos:
• Índice.
• Carta de presentación firmada por el representante legal de la empresa de acuerdo al Formulario 1 de la Sección III, debidamente llenado.
• Identificación del Proponente, de acuerdo al Formulario 2 que se encuentra en la Sección III, debidamente llenado.
11.2 Documentos Legales:
• Fotocopia Simple del Testimonio de Constitución de la empresa y de todas las modificaciones.
• Registro de Matrícula vigente otorgado por FUNDEMPRESA .
• Fotocopia Simple del Poder General del Representante Legal, con facultades expresas para presentar propuestas, negociar y firmar contratos a nombre de la empresa, incluyendo representación judicial y extrajudicial para todos los efectos legales.
• Fotocopia Simple del NIT.
• Fotocopia Simple de la Cédula de Identidad del Representante Legal o Gerente Propietario, quien firmará el contrato.
11.3. Propuesta Técnica VEÁSE SECCIÓN II
11.4. Propuesta Económica:
• Presentación de la Propuesta Económica y Forma de Pago, según Formulario 3 de la Sección III, debidamente llenado.
• El precio debe incluir los impuestos xx Xxx que correspondan.
• El Proponente deberá emitir la factura correspondiente por el monto total de su propuesta económica.
• Los proponentes deberán presentar en su propuesta económica el precio total de los servicios en bolivianos, incluidos los gastos de viaje, los impuestos xx xxx y todo otro gasto concurrente, proponiendo la forma de pago.
• El primer desembolso será realizado, a la presentación y aprobación del cronograma de trabajo, dentro de los cinco primeros días hábiles de la firma del contrato y la presentación de la respectiva factura fiscal del proponente. El cual no puede ser mayor al 20% del contrato.
11.5. El cronograma de actividades.
El Proponente presentará un cronograma de actividades en el plazo establecido en su propuesta.
11.6. Aceptación y Sometimiento a Términos y Condiciones:
Se deja establecido que la presentación de una Propuesta en atención a la presente Convocatoria implicará la aceptación y sujeción del Proponente a todas las disposiciones, términos, condiciones y
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especificaciones contenidas en este Pliego y sus anexos, sin necesidad de declaración expresa alguna.
Por tanto, los Proponentes deberán examinar cuidadosamente todos y cada uno de los documentos que integran el Pliego e informarse cabalmente de todas las circunstancias que puedan de alguna forma incidir en los términos de su oferta.
11.7. Apertura de Propuestas:
La apertura de propuestas, se realizará en acto público el día viernes 16 de octubre a horas 17:00, en predios de la Universidad Católica Boliviana “San Xxxxx”. El cumplimiento al 100% de los requisitos solicitados.
Participa del acto de apertura de ambos sobres, la comisión calificadora designada por la Universidad Católica Boliviana “San Xxxxx” y Proponentes.
11.8. Evaluación y Calificación de las Propuestas:
La evaluación de las propuestas, estará a cargo de la Comisión de Calificación y se realizará de acuerdo a los procedimientos internos de la Universidad Católica Boliviana “San Xxxxx”.
La calificación de las propuestas se efectuará considerando factores de Calidad y orden en la presentación, así como la oferta más competitiva tanto en términos técnicos y económicos.
12. RECHAZO Y DESCALIFICACIÓN DE PROPUESTAS
Se procederá con el rechazo o descalificación de la propuesta en los siguientes casos:
• Por el Incumplimiento u omisión en la presentación de cualquier documento requerido.
• Cuando la Propuesta y/o Compañía no cumpla con cualquiera de las especificaciones establecidas en el presente pliego.
• Si el sobre no cuenta con precinto de seguridad o sello lacrado.
• Si alguna de las páginas de la propuesta se encuentran rotas, con borrones o adulteradas.
• Cuando el proponente presente dos o más propuestas.
• Cuando la propuesta se hubiese presentado fuera del plazo establecido.
Asimismo se informa que no serán consideradas las propuestas recibidas en oficinas postales o cualquier otro lugar, aunque fueran dependencias de la Universidad Católica Boliviana “San Xxxxx“ diferente al domicilio señalado en el punto 10 “Presentación de Propuestas”, tampoco serán consideradas las propuestas entregadas pasados el día y la hora límite señalado en el presente Pliego de Condiciones.
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13. ADJUDICACIÓN Y/O DECLARATORIA DESIERTA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
13.1. Adjudicación y Notificación
La Comisión de Evaluación elaborará el Acta de Apertura, Evaluación y Recomendación Final, respaldada por toda la documentación pertinente y enviará el acta a las autoridades de la Universidad a efectos de aprobación.
Una vez concluido este proceso, el convocante notificará al proponente con la adjudicación, previa aprobación del proceso por las Autoridades Competentes de la Universidad. Asimismo comunicará los resultados del proceso a los proponentes no adjudicados.
Notificada con la adjudicación el proponente deberá presentar su documentación legal en original o fotocopias legalizadas a efectos de la suscripción del contrato.
13.2. Declaratoria Desierta:
• La convocatoria será declarada desierta cuando:
• Si vencido el plazo para la presentación de propuestas no se hubiera recepcionado al menos tres propuestas.
• Como resultado del proceso de evaluación, ninguna propuesta cumpliera con los requisitos de la Universidad.
• El proponente desista de formalizar la contratación y no existan otras propuestas calificadas para su adjudicación.
• La propuesta presentada tenga un costo mayor al presupuesto disponible para la contratación.
La declaración desierta del proceso, no generará ningún tipo de obligación o responsabilidad para el Convocante, independientemente de la causal aducida para tal efecto.
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SECCIÓN II: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Los proponentes presentaran la siguiente información:
a) La descripción del enfoque y la metodología que adoptará el proponente para encarar el servicio requerido en el marco de los términos de referencia (alcance del trabajo), descritos en la siguiente sección sugiriendo las ampliaciones o modificaciones que considere convenientes.
b) Validez de la propuesta; no menor a 30 días calendario a partir de la fecha de presentación de las propuestas señalado en el punto 10 que antecede.
c) Descripción de la experiencia y especialización de la firma en trabajos similares al solicitado con el presente documento especificando al menos de los cinco (5) últimos años, el nombre de la entidad contratante la naturaleza del servicio el año y la cantidad de horas/ hombre aplicadas al servicio según el modelo de formato sugerido como Formulario 4 de la Sección III adjunto.
d) La especificación del personal asignado al servicio requerido en el presente documento, indicando el nombre del profesional, la categoría y antigüedad en la firma proponente, su hoja de vida y fotocopias de títulos o certificados que avalen su formación, experiencia y capacitación, según el modelo de formato sugerido como Formulario 5 de la Sección III adjunto.
e) La especificación horas/hombre que dedicaran al servicio, los profesionales propuestos y de su función y responsabilidad en el servicio según el modelo de formato sugerido como Formulario 6 de la Sección III adjunto.
f) En el personal asignado que figure en la propuesta, debe figurar o consignar al menos un Socio a cargo con la responsabilidad de la calidad del servicio, un Gerente responsable del trabajo de campo, un Analista de Sistemas, un Analista en Impuestos y un Abogado.
Alcance General
El examen de los auditores debe desarrollarse, de acuerdo con Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas y con aquellas que son concordantes con las disposiciones legales y las prácticas de la profesión en Bolivia.
El examen de los auditores, debe comprender de manera general a las transacciones financieras de la Universidad, frente a las pruebas documentales o de otro tipo que sean necesarios, a fin de que pueda satisfacerse de su autenticidad, corrección y de su adecuado registro y exposición en la contabilidad.
Dichas pruebas documentales están referidas, a los documentos fuente, base del registro contable, contratos, actas de la Junta Directiva, Resoluciones Rectorales y de Rectorados Regionales, reglamentos, circulares, confirmaciones con terceros e información obtenida por el auditor a partir
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de su observación directa, relevamiento e inspección física.
Además de la suficiencia del registro de activos y pasivos, el examen debe abarcar partidas tales como la cobertura de seguros, las inversiones, las prácticas y criterios adoptados para contabilizar los derechos académicos y las transferencias entre unidades regionales, los pasivos contingentes y el efecto de las transacciones en moneda extranjera así como los hechos posteriores al cierre de los estados financieros, con el propósito de revelar su impacto sobre la posición financiera.
Adjuntar el examen de auditoria externa en general y de la información tributaria complementaria a los estados financieros básicos en particular e incluir en el Dictamen según reglamento para la preparación de la información tributaria complementaria a los estados financieros.
Finalmente debieran revelarse todas las variaciones en las normas y prácticas contables adoptadas por la universidad que a juicio del auditor, difieren de las generalmente aceptadas o de las que se adoptan para entidades de educación.
Alcance Particular
El examen de los auditores debe incluir los programas de licenciatura, postgrado y servicios, sobre los cuales la Universidad ejerce directamente la administración financiera y académica.
El alcance del servicio comprenderá a las unidades regionales de La Paz, Cochabamba, Santa Xxxx de la Sierra Tarija y la Escuela de la Productividad y Competitividad de La Paz y el Programa de Post- Grado MPD La Paz.
El examen de los auditores debe abarcar procedimientos específicos a aplicar, en función de las áreas de riesgo, al menos de los siguientes componentes de los estados financieros:
Disponibilidades Cuentas por Cobrar Inventarios
Activos Fijos Inversiones Otros Activos Deudas
Obligaciones (Cuentas por Pagar) Otras Cuentas por Pagar Provisiones
Previsiones
Patrimonio y ajuste al patrimonio
Ingresos por derechos académicos Otros Ingresos
Costos y gastos del servicio educativo Gastos de Administración
Gastos financieros
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Ajustes por inflación Otros Ingresos y Gastos
Revisión de todos aquellos aspectos jurídicos y estatutarios que tengan efecto sobre el tratamiento y exposición de los estados financieros así como del adecuado cumplimiento de las disposiciones legales vigentes e impositivas, aplicables a la Universidad para revelar la existencia o no de contingencias y su efecto en los estados financieros.
Alcance sobre Aspecto de Interés
El Auditor, deberá verificar la existencia de políticas que, en materia administrativa y financiera, haya aprobado la Junta Directiva y las Autoridades Nacionales, para evaluar si las prácticas y procedimientos adoptados y seguidos por la Universidad son concordantes con la ejecución de esas políticas y con el cumplimiento de la normativa interna.
Verificar las políticas y procedimientos contables de manera de satisfacerse que aseguren una adecuada contabilización de los eventos financieros y económicos de la entidad, de la integridad y exactitud de la información.
El diseño, la administración y el funcionamiento de los sistemas de información procesados con medios electrónicos con el objeto de satisfacerse de la calidad, oportunidad y pertinencia de sus productos.
Incluye el examen a las normas de control adoptadas en los sistemas, a la confiabilidad de los datos de los programas y la seguridad y desempeño del sistema.
De la eficiencia de los sistemas de control interno incorporados en la normativa vigente y en los procedimientos y prácticas administrativas adoptadas.
Alcance Complementario
El Auditor, deberá estar dispuesto para aclarar, complementar y absorber todos los requerimientos que les sean solicitados por la Conferencia Episcopal de Bolivia y la Junta Directiva de la Universidad y si así se lo solicitara, deberá estar en condiciones de poner a disposición de la Universidad, los papeles de trabajo emergentes del examen practicado.
INFORMES DE AUDITORIA
Informe Preliminar
El Auditor, deberá presentar un informe preliminar, conteniendo su opinión sobre la razonabilidad de dichos estados financieros y sus recomendaciones tendentes a mejorar su exposición, incluyendo sugerencias de ajustes contables y de adopción de prácticas administrativas y/o contables en aquellas áreas donde juzgue, son de particular interés para la Universidad en concordancia con los
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alcances señalados en los presentes Términos de Referencia. Informe Final
El informe final deberá contener el dictamen del Auditor, Control Interno y los Estados Financieros serán presentados en veinte (20) ejemplares, en idioma español expresados en moneda local. Respecto al informe final de Control Interno, el mismo debe ser entregado hasta el 15 xx xxxxx de 2016.
Informe de Seguimiento
El Auditor, deberá presentar los mencionados informes, conteniendo su opinión acerca del cumplimiento de las recomendaciones contenidas en sus informes anteriores y que hayan merecido la aceptación de la Universidad.
Deberá incluir asimismo sus recomendaciones tendentes a mejorar la exposición de los Estados Financieros, sugerencias de ajustes contables y de adopción de prácticas administrativas y/o contables en aquellas áreas donde juzgue son de particular interés para la Universidad.
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SECCIÓN III: FORMULARIOS DE PRESENTACIÓN
TODOS LOS FORMULARIOS DEBEN PRESENTARSE EN PAPEL MEMBRETADO DE LA EMPRESA
FORMULARIO 1
CARTA DE PRESENTACIÓN
[Fecha ]
Señores
Universidad Católica Boliviana “San Xxxxx”
Presente
Ref.: Licitación Pública 02/2015
Distinguidos Señores:
Mediante la presente, [Nombre de la Empresa] pone en conocimiento suyo la postulación a la Licitación Pública de la referencia y declara la veracidad de toda la documentación proporcionada. Adicionalmente, autoriza suministrar toda la información que consideren necesaria para verificar la documentación presentada.
Si la propuesta presentada es aceptada, [Nombre de la Empresa] se compromete a presentar en el plazo establecido en el pliego, los documentos originales o fotocopias legalizadas de todos y cada uno de los documentos presentados en fotocopia, la boleta de garantía de cumplimiento de contrato por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del total del valor del Contrato, para asegurar el cumplimiento del mismo y otra boleta de correcta inversión del anticipo por el porcentaje que se requiera, ambas dentro del plazo previsto en nuestra propuesta.
Finalmente, aclaramos que nuestra propuesta tiene una validez de noventa (30) días calendario, a partir de la fecha establecida para la apertura de sobres y evaluación de propuestas.
[Firma Representante Legal de la Empresa]
[Aclaración de la firma]
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FORMULARIO 2
IDENTIFICACIÓN DEL PROPONENTE
1. Nombre o Razón Social
2. Dirección principal
3. Ciudad
4. País
5. Casilla
6. Teléfonos
7. Fax
8. Dirección electrónica (e- mail)
9. Nombre original y año de
fundación de la empresa
10. Nombre del representante legal en
Bolivia
11. Dirección del representante legal
en Xxxxxxx
00. Tipo de organización [marque el que corresponda]
[ ] Unipersonal
[ ] Sociedad Anónima
[ ] Sociedad de Responsabilidad Limitada
[Firma Representante Legal de la Empresa]
[Aclaración de la firma]
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FORMULARIO 3
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA
[Fecha ]
Señores
Universidad Católica Boliviana “San Xxxxx”
Presente
Ref.: Licitación Pública 02/2015 Distinguidos señores:
De acuerdo a la Licitación de referencia y con la información contenida en el Pliego de Condiciones, la empresa [Nombre de la Empresa] ofrece sus servicios , de acuerdo a lo presentado en la propuestas técnica por un monto equivalente a:
Total General Bs.:
Forma de Pago:
El Precio incluye los impuestos xx Xxx.
[ ] Pagos parciales:
Se emitirá la correspondiente factura por el monto total de la presente propuesta.
[Firma Representante Legal de la Empresa]
[Aclaración de la firma]
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ANTECEDENTES DE LA FIRMA
Nombre de la entidad Naturaleza del Servicio Año Hs/H
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(Nombre y firma del Socio o Responsable Legal que hace la declaración)
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ANTECEDENTES DEL PERSONAL ASIGNADO AL SERVICIO
Nombre y Apellidos: ...........................................................................
Categoría en la firma:....................Antigüedad en la firma:.................
Relación de vínculos con la firma: ..........................................................
Edad: ........................
Formación Académica:
Profesión Lugar y fecha Institución
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Experiencia profesional y/o laboral relevante:
Adjuntar la “hoja de vida “ sintético profesional, acompañando fotocopias de los documentos que acrediten su formación.
(Firma del Profesional)
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Formulario 6
DETALLE DE LA ASIGNACIÓN EL ERSO NAL L ERVIC IO
Nombre y Apellidos Responsabilidad en Dedicación
El Servicio Propuesto Hs/Hombre
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(Nombre y firma del Socio o Responsable Legal que hace la declaración)
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