Contract
A continuación, presento el estudio de conveniencia y necesidad requerido conforme a lo dispuesto en el artículo 25, numerales 7 y 12 de la Ley 80/93 y el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, para adelantar un proceso de selección y la consecuente celebración del contrato requerido.
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Para la Secretaría Distrital de Hacienda es conveniente la celebración de veintisiete(27 ) contrato(s ) de prestación de servicios, que se enmarca(n) en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, toda vez que no se trata de servicios con personas profesionales, ni en ellas predominan actividades intelectuales, sino meramente materiales o no calificadas.
Con esta contratación se da cumplimiento a los objetivos previstos en el Plan de Desarrollo de la presente Administración y a las funciones a cargo de la entidad como a continuación se detalla:
El objetivo esencial de los archivos es el de disponer del acervo documental organizado, de tal forma que la documentación institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente para la historia. De acuerdo con la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, se hace necesario contar con el recurso humano especializado en el manejo, organización, conservación y control de los archivos de gestión u oficina y central de la Secretaría Distrital de Hacienda y el Concejo de Bogotá.
La Subdirección Administrativa necesita contratar Ocho (8) auxiliares de archivo con el objeto abajo registrado, porque se requiere que los archivos de gestión y central permanezcan organizados de manera técnica , permitiendo fortalecer la implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) en los archivos gestión de los despachos y direcciones de la Entidad.
La Dirección Distrital de Impuestos requiere contratar nueve (9) auxiliares de archivo con el objeto abajo registrado, para apoyar el proceso operativo de la organización y administración de los archivos de gestión del Proyecto 351-Gestión de Ingresos y Antievasión de la Dirección Distrital de Impuestos y el fortalecimiento del SIGA.
La Subdirección de Proyectos Especiales requiere contratar siete (7) auxiliares con el objeto abajo registrado, para apoyar las actividades de organizar los expedientes laborales y de cesantías que le entregará la suprimida Secretaría de Tránsito y Transporte y el Fondo de Educación y Seguridad Vial en Liquidación e historias laborales bajo la administración de la subdirección; además que estos documentos sean administrados de manera técnica que permitan fortalecer la implementación del SIGA.
La Secretaría General del Concejo de Bogotá requiere contratar tres (3) auxiliares de archivo con el objeto abajo registrado para apoyar el proceso operativo de levantamiento de inventarios y organización embalaje y transferencias documentales de la Corporación.
Para la Secretaría Distrital de Hacienda es conveniente la celebración de los contratos con el objeto abajo registrado, para dar cumplimiento a los objetivos previstos en el Plan de Desarrollo de la presente Administración y a las funciones a cargo de las entidades
Las actividades a desarrollar se encuentran dentro de las funciones de las Dependencias del Decreto 545 de 2006, modificado por el Decreto 616 de 2007, y corresponden a actividades que se deben desarrollar en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y el Decreto 514 de 2006 sobre el SIGA, y están asignadas en algunos cargos de los Auxiliares Administrativos de la planta de personal de las áreas; las actividades operativas de recepción y administración de los archivos de gestión de las oficinas o dependencias, se encuentran incluidas en el presupuesto de funcionamiento de la entidad. En la Secretaría General del Concejo de Bogotá las actividades se encuentran establecidas en la Resolución No. 0127 xx xxxxx de 2006 “Por el cual se ajusta el manual de funciones y de competencias laborales para los empleados de la Planta de Personal del Concejo de Bogotá D.C.” numerales 2, 3 y 4.
Efectuado un análisis de las cargas de trabajo se concluyó que los servidores públicos existentes no son suficientes para atender el volumen de asuntos a cargo de las dependencias y en consecuencia es necesario apoyar la función con contratos de prestación de servicios.
Con esta contratación se da cumplimiento a los objetivos previstos en el Plan de Desarrollo de la presente Administración y a las funciones a cargo de la entidad como a continuación se detalla:
La necesidad concreta que la Secretaría Distrital de Hacienda pretende satisfacer es contratar el proceso operativo de la organización y administración de los archivos de gestión, central y del proyecto 351 Gestión de Ingresos y Antievasión de la Dirección Distrital de Impuestos y el fortalecimiento del SIGA, recepción, organización y embalaje de los expedientes laborales y de cesantías que le entregan otras entidades y el levantamiento de inventarios y organización embalaje y transferencias documentales del Concejo de Bogotá; razón por la cual el requerimiento se encuentra incluido dentro del Plan de Contratación aprobado para esta vigencia.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO. |
2.1. OBJETO: Ejecutar las actividades del levantamiento de inventarios, organización, ordenación, clasificación, selección natural, foliación, digitación, embalaje y transferencias de la documentación de la Secretaría Distrital de Hacienda y el Concejo de Bogotá, en las áreas que xxxx xxxxxxxxx.
2.2. PERFIL DEL CONTRATISTA (Para contratos de prestación de servicios no profesionales con persona natural ) |
2.2.1 FORMACIÓN EXIGIDA AL CONTRATISTA |
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2.1.2. EXPERIENCIA DEL CONTRATISTA |
Un año de experiencia laboral.
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2.1.3. DESTREZAS Y/O HABILIDADES REQUERIDAS. |
En organización documental. |
2.3. PLAZO Los plazos de ejecución de los contratos se determinan así:
Número de Contratos |
Plazo de Ejecución (Por Contrato) |
Dependencia |
Valor por Contrato |
6 |
Ocho (8) Meses |
Subdirección de Proyectos Especiales. |
$8.988.000 |
7 |
Siete (7) Meses. |
Subdirección Administrativa. |
$7.864.500 |
2 |
Seis (6) Meses. |
Secretaría General del Concejo de Bogotá. |
$6.741.000 |
1 |
Seis (6) Meses |
Subdirección Administrativa. |
$6.741.000 |
1 |
Cinco (5) Meses, 29 días. |
Secretaría General del Concejo de Bogotá. |
$6.703.550 |
8 |
Cinco (5) Meses. |
Proyecto 351-Gestión de Ingresos y Antievasión Dirección Distrital de Impuestos. |
$5.617.500 |
1 |
Cuatro (4) Meses. |
Proyecto 351-Gestión de Ingresos y Antievasión Dirección Distrital de Impuestos. |
$4.494.000 |
1 |
Dos (2) Meses. |
Subdirección de Proyectos Especiales. |
$ 2.747.000 |
2.4. VALOR DE LOS SERVICIOS: La suma mensual a pagar por concepto de los servicios es de Un Millón Ciento Veintitrés Mil Quinientos pesos moneda legal ($1.123.500,00)
IMPUTACION PRESUPUESTAL: Los contratos a celebrar se imputarán a los siguientes rubros presupuestales:
Unidad Ejecutora |
Código Presupuestal |
Concepto |
01 |
3-1-1-02-04-00-0000-00 |
Remuneración Servicios Técnicos |
01 |
3-3-1-13-07-51-0351-00 |
Gestión de ingresos y antievasión |
04 |
3-1-1-02-04-00-0000-00 |
Remuneración Servicios Técnicos |
2.6. FORMA DE PAGO:
El pago de los servicios técnicos se efectuará así: a) El primer pago vencido se cancelará en proporción a los días ejecutados en el mes en que se inicie la ejecución del contrato. b) Mensualidades vencidas de UN MILLÓN CIENTO VEINTITRÉS MIL QUINIENTOS PESOS ($1.123.500,00) M/CTE, previa presentación del informe de actividades, del respectivo período, aprobado por el interventor. c) En el último pago se cancelará el saldo del presente contrato previa presentación del informe final aprobado por el interventor.
Nota: La cantidad de mensualidades depende del plazo.
Los pagos se efectuarán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación en la Subdirección Financiera de la certificación de cumplimiento a satisfacción del objeto y obligaciones, expedida por el interventor del contrato, acompañada de los respectivos recibos de pago por concepto de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión, aportes parafiscales: Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.
Los pagos se efectuarán a través del sistema SAP en la cuenta de ahorros o corriente de la entidad financiera que indique el contratista, de la cual sea titular éste. Sin perjuicio de lo anterior queda entendido que la forma de pago supone la prestación real y efectiva de la contraprestación pactada.
2.7. SITIO DE EJECUCIÓN: Los servicios se prestarán en la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá D.C. - Carrera 30 No. 25-90- CAD, Archivo Central - Xxxxxxx 00 Xx. 00-00, Xxxxxxxx xx Xxxxxxxxx liquidadas - Xxxxxxx 00 xxx xxxxx 00 xxxxxxx, Xxxxxxx xx xx DDI – Avenida carrera 68 con calle 17 esquina y otros sitios que requiera la Entidad. Sedes Concejo de Bogotá Xxxxx 00 Xx. 00 A- 41 – Xxxxx 00 Xx. 00 X-00.
2.8. CLÁUSULAS SANCIONATORIAS Y COSTOS A CARGO DEL CONTRATISTA: El proponente deberá tener en cuenta que el contrato incluirá cláusula de multas, cláusula penal pecuniaria, cláusulas excepcionales (si hay lugar a ellas). Igualmente deberá asumir los costos de publicación en el Registro Distrital, los de expedición de la garantía, así como todos los impuestos, tasas y contribuciones del orden nacional y distrital que gravan los contratos estatales.
2.9. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA.
Cumplir lo previsto en las disposiciones de las especificaciones esenciales, así como en la propuesta presentada.
Acatar la Constitución, la ley, las normas legales y procedimentales establecidas por el Gobierno Nacional y Distrital, y demás disposiciones pertinentes.
Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social, salud, pensiones y aportes parafiscales, cuando haya lugar, y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en la Ley 828 de 2003, en la Ley 1122 de 2007, Decreto 1703 de 2002, Decreto 510 del 5 xx xxxxx de 2003 y demás normas que las adicionen, complementen o modifiquen.
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se le entregue la copia del contrato y las instrucciones para su legalización, deberá constituir las garantías pactadas en el presente contrato y realizar la publicación si hay lugar a ella.
Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía, al interventor del contrato.
Guardar total reserva de la información que por razón del servicio y desarrollo de sus actividades obtenga. Esta es de propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá, D.C. y solo salvo expreso requerimiento de autoridad competente podrá ser divulgada.
Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le imparta la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá, D.C por conducto de los interventores del contrato.
Prestar los servicios técnicos contratados con autonomía e independencia.
Responder por la conservación, el uso adecuado, deterioro o pérdida de los elementos que le sean entregados por la entidad para la ejecución del contrato (si es del caso)
2.10. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA.:
1- Ejecutar las actividades establecidas en el plan de trabajo de la ejecución del contrato definido por el Interventor, el Profesional o el Supervisor que se le asigne para programar y controlar su trabajo.
2. Desarrollar las actividades que le sean señaladas por el Interventor, Profesional o Supervisor asignado, según la siguiente lista:
-Recibir y verificar.
-Clasificar.
-Ordenar según tipo pertinente.
-Conservación física (eliminación de metales, descontaminación, limpieza).
-Foliar.
-Rotular e identificar cajas o carpetas.
-Inventariar según formato preestablecido (inventario único del AGN)
-Ingresar en bases de datos.
-Embalar.
-Trasladar.
-Consultar y recuperar.
-Fotocopiar.
-Reinsertar.
-Ejercer autocontrol de calidad
3. Cumplir con los niveles de cantidad y calidad establecidos por el Interventor o el Profesional o el Supervisor asignado.
4. Presentar informe mensual de gestión,
5. Programar y planificar las actividades que deba desarrollar para el cumplimiento del objeto del contrato.
6. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan por parte del Interventor, el Supervisor o Profesional asignado.
7. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales evitando dilaciones y en trabamientos.
8. Guardar la debida reserva sobre asuntos que conozca con ocasión de la ejecución del objeto del contrato, así como de todos aquellos relacionados
9. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de hacer u omitir algún hecho.
10. Responder ante las autoridades de los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, cuando con ellos se cause perjuicio a la Administración o a terceros.
11. Recibir y responder por el adecuado manejo de los bienes devolutivos que le asignen para el cumplimiento del objeto contractual y reintegrarlos al grupo de Bienes a más tardar el último día del plazo de ejecución del contrato o cuando así lo requiera el interventor del mismo, de conformidad con lo previsto en la Resolución No. 001 de 2001, mediante el cual se adopta el “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital”
12. Otras que se requieran para la eficiente, eficaz y correcta ejecución del contrato.
2.11. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL INTERVENTOR.
El interventor tendrá las funciones establecidas en el procedimiento de interventoría, 38.P-01.
3. FUNDAMENTOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA |
Efectuado el análisis de que trata el numeral 6 “Condiciones Generales” del procedimiento 37-P-01 de la Secretaría Distrital de Hacienda, se determinó que corresponde a la Modalidad de Selección Abreviada - Contratación de Menor Cuantía de que trata el artículo 9 del Decreto 2025 de 2008 y el artículo 2 del decreto 3576 de 2009 y el artículo 32 de la Ley 80 de 1993. El procedimiento se encuentra establecido en los numerales 8. 2.1 y 8.2.1.1. diagrama de flujo y descripción de actividades.
Se opta por procedimiento de selección abreviada, menor cuantía porque los servicios a contratar no se encuentran dentro de los supuestos de la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión ni de de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales reguladas dentro de la Modalidad de Contratación Directa por el artículo 2, Nral 4 de la Ley 1150 de 2007, reglamentada por el Decreto 2474 de 2008, artículo 82, es decir no corresponden a aquellos de naturaleza intelectual ni se requiere la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate de la cual el ordenador del gasto o su delegado deba dejar constancia escrita.
4. EL ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO |
Las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo son las siguientes:
Se realizó estudio xx xxxxxxx comparando los valores pagados en contratos con objetos similares en otras entidades del distrito, permitiendo así determinar el presupuesto estimado para los contratos.
Se anexa un folio que complementa este análisis.
5. LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE (D. 2474 de 2008, Artículo 12, y del Artículo 2 del Decreto 3576 de 2009, que modifica el parágrafo 1 del artículo 9 del Decreto 2025 de 2009 – Menor Cuantía que no exceda del 10% de la menor cuantía, la entidad definirá el proceso, ponderando factores técnicos y económicos). |
En cumplimiento a lo requerido por el artículo 2 del Decreto 3576 de 2009, los factores que se verificaran y calificarán para determinar la oferta más favorable para la Secretaría Distrital de Hacienda, serán los siguientes:
Selección objetiva |
CRITERIO |
verificación / ponderación |
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VERIFICACIÓN |
Capacidad Jurídica |
Verificación requerimientos jurídicos |
Habilitado/ No habilitado |
Condiciones de experiencia |
Verificación de los requerimientos de experiencia. |
Habilitado/ No habilitado |
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Condiciones Financieras |
Verificación de las condiciones requeridas |
Habilitado/ No habilitado |
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Organización del proponente |
Verificación de la organización del proponente |
Habilitado/ No habilitado |
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PONDERACIÖN |
Técnica |
Cumplimiento de las condiciones técnicas |
60 puntos |
Económica |
Ponderación de la Propuesta Económica |
40 puntos |
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PUNTAJE TOTAL |
100 puntos máximo |
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5.1. REQUISITOS HABILITANTES (Se verificarán únicamente con el oferente que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación) |
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Capacidad Jurídica |
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Condiciones de Experiencia |
Las condiciones de experiencia establecidas en el perfil se acreditaran con los soportes que deberán anexarse al Formato Único de Hoja de Vida- Persona Natural y/o persona jurídica, con sus respectivos soportes |
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Capacidad Financiera
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Tratándose de prestación de servicios dónde predomina la actividad personal del contratista no se requiere acreditar capacidad financiera ni organización del proponente, sino habilidades y/o destrezas para ejecutar la prestación contratada aspectos estos que se incluyen en los factores técnicos de ponderación. |
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Organización del Proponente |
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6. OTRAS CAUSALES DE RECHAZO |
La comprobación de que el proponente o alguno de sus integrantes, cuando se presente en consorcio o unión temporal, se hallan incursos en alguna o algunas de las prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades para proponer o contratar, establecidas sobre la materia en la legislación colombiana vigente.
Cuando el proponente ejecute cualquier acción tendiente a influir o presionar a las personas encargadas de la evaluación de las propuestas o la adjudicación del contrato. sin perjuicio de las acciones legales que pueda interponer la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá D.C.
Cuando se presente alguna inconsistencia o inexactitud en la información de la propuesta, sobre los documentos con los cuales se acrediten factores habilitantes o económicos, sin que medie justificación razonablemente aceptable.
La presentación de varias propuestas, directamente o por interpuesta persona, por parte de un mismo proponente, o la participación del proponente en más de una propuesta del presente proceso, o dentro de un mismo grupo o ítem del presente proceso.
Cuando una persona natural tenga la calidad de socio, de 2 o mas sociedades con excepción de las sociedades anónimas y las en comandita por acciones, que se presenten a un mismo proceso de manera separada, o cuando además de ser socio se presente como persona natural.
Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes.
Cuando el proponente, una vez requerido por la entidad, no xxxxxxx los documentos, las aclaraciones y/o explicaciones solicitadas; y cuando xxxxxxx la respuesta a los requerimientos fuera del plazo que se fije para el efecto.
Cuando los valores de la oferta no sean expresados en pesos colombianos.
Cuando la propuesta se presente en fecha y hora posterior a la señalada para el cierre del presente proceso.
Cuando la propuesta sobrepase alguna de las cifras señaladas en el cuadro de presupuesto oficial
En el evento en que de la corrección aritmética el valor total ofertado por el proponente supere el presupuesto oficial total o el que haya sido asignado al respectivo ítem o grupo según el caso.
Si el (los) proponente(s) expresa(n) algún tipo de ajuste o incremento a los valores de la oferta.
Cuando el número del NIT o documento de identificación de la persona natural o jurídica incorporado en la página web para la inscripción al respectivo proceso de selección, no coincida con el que aparece en la propuesta presentada.
7. EL SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. |
Se encuentra contenido en la Matriz de Asignación de Riesgos diligenciada y suscrita por el área de origen de acuerdo con la política establecida para la Secretaria Distrital de Hacienda.
NOTA: “D. 2474 de 2008, artículo 88. Determinación de los riesgos previsibles. Para los efectos previstos en el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, se entienden como riegos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales. …”
8. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL CONTRATO. |
En los procesos de contratación los contratistas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, las garantías de que trata el artículo 3 del decreto 4828 de 2008, modificado por el Decreto 2493 de 2009, siempre que amparen los perjuicios que se deriven del incumplimiento del contrato.
Los riesgos que debe cubrir, el monto y la vigencia de los mecanismos de cobertura se determinan teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características del contrato a celebrar, así:
Modalidad
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Porcentaje |
Vigencia xxx xxxxxx |
Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo el pago de multas y cláusula penal pecuniaria. |
Por el 20% del valor del contrato.
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El término de ejecución del contrato más 4 meses. |
Las clases de garantías, los riegos a amparar derivados del incumplimiento del contrato, el cubrimiento de otros riesgos y la suficiencia de la garantía están consagradas en el Decreto 4828 de 2008.
De no exigir garantía debe sustentarse en el siguiente espacio:
NOTA: “Ley 1150 de 2008, articulo 7, inciso 5, y el Decreto 4828 de 2008, artículo 8°, establecen que las garantías no serán obligatorias en los contratos… cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía prevista para cada entidad, , caso en el cual corresponderá determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago. NO ESTA PROHIBIDO, LUEGO ES POTESTATIVO. DEBE JUSTIFICARSE LA NO INCLUSION
No se exigirá garantía en consideración a que___________________________
9. SOLICITUD
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Con la presentación de este estudio, queda evidenciada la necesidad del contrato tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la Secretaría Distrital de Hacienda, por consiguiente, se solicita adelantar el proceso contractual respectivo.
ÁREA DE ORIGEN |
DIRECTOR DEL AREA DE ORIGEN |
______________________________________________ Nombre: XXXXXX XXXXXXXX XXXX XXXXXX Cargo: Subdirector Administrativo
________________________________________ Nombre: XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX Cargo: Asesor Fondo Cuenta Concejo de Bogotá
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___________________________________ Nombre: XXXXX PLAZAS XXXXX Cargo: Director de Gestión Corporativa |
37-f.34
V.1
Formato diseñado por Xxxxxxxx Xxxxxx xx Xxxxxxxxxx / Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx X
Registro de derechos de autor 00-000-000 xx xxxxx 18 de 2008