MANUAL DE CONTRATACIÓN
MANUAL DE CONTRATACIÓN
PARA EL MUNICIPIO DE LOS XXXXXX - SANTANDER
REPÚBLICA DE COLOMBIA - DEPARTAMENTO XX XXXXXXXXX - MUNICIPIO DE LOS XXXXXX
MANUAL DE CONTRATACIÓN ENTIDADES TERRITORIALES
XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXX
Alcalde Municipal de Los Xxxxxx - Santander 2012-2015
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXX
Secretario de Gobierno Municipal
MUNICIPIO DE LOS XXXXXX - SANTANDER 2014
MANUAL DE CONTRATACIÓN 2014 PRESENTACIÓN
De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013 (julio 17) en su artículo 160, El Municipio de Los Xxxxxx - Santander como entidad estatal debe contar con un MANUAL DE CONTRATACIÓN dentro de los seis meses siguientes a la expedición del Decreto 1510, no obstante mediante Circular externa 009 del 00 xx Xxxxx xx 0000, Xxxxxxxx Compra Eficiente estableció un plazo máximo al 31 de Julio de 2014.
La elaboración del presente MANUAL es una necesidad urgente, pues el Decreto 1510 previó un REGIMEN DE TRANSICIÓN para continuar aplicando las disposiciones del Decreto 734 de 2012 para todos los Procesos de Contratación, ese periodo de transición se extiende solamente hasta el 31 de diciembre de 2013, por ello hay que contar con unos lineamientos técnicos, conceptuales y metodológicos para la consolidación de un sistema de compras y contratación pública según orientaciones del mismo Decreto reglamentario, para así procurar lograr los objetivos y metas del Municipio, ello permitirá que se señalen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, y todos los asuntos de la realización del proceso de selección, así como la vigilancia y el control de la ejecución contractual, es decir dentro de ese marco debemos movernos y precisar:
- Procedimientos internos, lo cual implicará hacer luego ajustes al manual de procedimientos del Municipio de Los Xxxxxx - Santander - Funcionarios intervinientes pues la responsabilidad en la contratación no es exclusivamente xxx Xxxxxxx Municipal quien por lo demás podrá hacer delegaciones, Artículo 12 de la ley 80 de 1993 - Aunque la normatividad en materia contractual es del orden legal, su adecuación al ejercicio de la contratación a nivel de entidades territoriales, debe quedar claro el desarrollo del proceso de selección.
EL MANUAL DE CONTRATACIÓN es un instrumento básico para el Municipio en la organización de su propio procedimiento contractual ceñido al proceso contractual regulado por la ley y especialmente teniendo presente la reglamentación dada por el Decreto No. 1510 de 2013 y los lineamientos dados según facultades otorgadas a COLOMBIA COMPRA EFICIENTE.
TITULO I
CAPITULO PRIMERO: ASPECTOS LEGALES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL
A. BASES DEL ORDEN CONSTITUCIONAL:
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA:
Artículo 2º.- Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad del Gobierno y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.
Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares.
Artículo 6º.- Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.
Artículo 90º.- El Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas.
En el evento de ser condenado el Estado a la reparación patrimonial de uno de tales daños, que haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo, aquél deberá repetir contra éste.
Artículo 127º.- Inciso primero. Los servidores públicos no podrán celebrar, por sí o por interpuesta persona, o en representación de otro, contrato alguno con entidades públicas o con personas privadas que manejen o administren recursos públicos, salvo las excepciones legales.
DE LOS PRINCIPIOS DEL ORDEN LEGAL
LEY 80 DE 1993- DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL:
El Artículo 23, estipula los Principios de las Actuaciones Contractuales de las Entidades Estatales, estos son:
- de transparencia, - de economía - de responsabilidad - los postulados que rigen la función administrativa - las normas que regulan la conducta de los servidores públicos - las reglas de interpretación de la contratación - los principios Gobierno es del derecho - los principios particulares del derecho administrativo.
La ley 80 de 1993 desarrolla parte de esos principios, por ello al tratarse este documento de un manual cuyo propósito es hacer manejable y ajustado al Municipio el tema de la contratación, es necesario orientarse por el mismo acudiendo a la normatividad que sea referida:
Artículo 24º.- Del principio de Transparencia. Determina que la escogencia del contratista se efectuará siempre a través de licitación o concurso público, salvo en los casos en los que se podrá contratar directamente, para lo cual debemos acudir al Decreto 1510 de 2013 que regula lo concerniente a la contratación directa para no violar este principio, el decreto, estipula:
- “Artículo 73. Acto administrativo de justificación de la contratación directa. La entidad estatal debe señalar en un acto administrativo la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa…”
- “Artículo 74. Declaración de urgencia manifiesta. Si la causal de contratación directa es la urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declare hará las veces del acto administrativo de justificación, y en este caso la entidad estatal no está obligada a elaborar estudios y documentos previos”.
“Artículo 76. Convenios o contratos interadministrativos. La modalidad de selección para la contratación entre entidades estatales es la contratación directa; y en consecuencia, le es aplicable lo establecido en el artículo 73 del presente decreto…”
- “Artículo 79. Contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. La contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas debe tener en cuenta la definición contenida en el Decreto-ley 591 de 1991…”
- “Artículo 80. Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional…”
- “Artículo 81. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. La entidad estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan en-comendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos”.
- “Artículo 82. Adquisición de bienes inmuebles. Las entidades estatales pueden adquirir bienes inmuebles mediante contratación directa…” y señala las reglas.
“Artículo 83. Arrendamiento de bienes inmuebles. Las entidades estatales pueden alquilar o arrendar inmuebles mediante contratación directa…” y señala las reglas.
Retomando los PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN, volvemos a la ley 80 de 1993:
Artículo 25º.- Del Principio de Economía. Traza un derrotero que asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable que a veces se confunde con creer que es la más barata. La norma de la ley 80 señala otros factores de desarrollo del principio, esto es contar con “términos preclusivos y perentorios para las diferentes etapas de la selección” y que “las autoridades darán impulso oficioso a las actuaciones”. Se debe examinar con detenimiento el artículo porque allí hay situaciones que pueden llegar a generar responsabilidades del orden disciplinario como cuando con antelación no se previó “la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello”
Manda la norma y así se desarrollará en este manual el que “En los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento”.
Se permite precisamente sobre la base del principio de economía el que el Alcalde Municipal de Los Xxxxxx - Santander, delegue “la facultad para celebrar contratos en los términos previstos en el artículo 12 de esta ley y con sujeción a las cuantías” que señalen el Señor alcalde.
Este principio de la ECONOMIA consagra el silencio administrativo positivo respecto a “las solicitudes que se presenten en el curso de la ejecución del contrato, si la entidad estatal no se pronuncia dentro del término de tres (3) meses siguientes, se entenderá que la decisión es favorable a las pretensiones del solicitante”.
Artículo 26º.- Del Principio de Responsabilidad. Busca ante todos por los funcionarios del MUNICIPIO:
- el cumplimiento de los fines de la contratación, - a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y - a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros - que los funcionarios del Municipio respondan por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. - También la responsabilidad es para los contratistas responderán cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato, lo mismo por haber ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa.
Artículo 19. Principio de Publicidad según el decreto 1510 de 2013 en el SECOP. El Municipio de Los Xxxxxx - Santander está obligada a “publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición…”, igualmente “a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones…”
Paralelos a los anteriores principios hay que tener presente los:
PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN ADMIISTRATIVA: Economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción; moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, neutralidad y eficiencia (artículo 22 de la Ley 734 de
2.002 o Código disciplinario único)
CAPITULO SEGUNDO: DEFINICIONES BÁSICAS
Relacionadas en el artículo 3 del decreto 1510 de 2013 al cual nos debemos remitir pero resaltamos como de comprensión necesaria por su aplicabilidad dentro del desarrollo contractual:
Adendas es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.
OBJETIVO MISIONAL: Son los objetivos y las funciones de cada entidad Estatal, de acuerdo con las normas o disposiciones que regulan su actividad.
Los objetivos misionales del Municipio de Los Xxxxxx - Santander son:
1. Proteger la vida, honra y bienes de los ciudadanos, fomentando la convivencia pacífica y la conciliación en el territorio municipal, y garantizando un tratamiento integral de los conflictos particulares o comunitarios que se sometan a su conocimiento
2. Administrar y controlar las finanzas y presupuesto municipales, generando los recursos para el cumplimiento de los planes y metas de desarrollo.
3. Aplicar las técnicas contables y de gestión documental, en actividades de apoyo a la administración financiera y presupuestal, del área de su desempeño.
Capacidad Residual o K de Contratación es la aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra.
Documentos del Proceso son:
(a) los estudios y documentos previos;
(b) el aviso de convocatoria;
(c) los pliegos de condiciones o la invitación;
(d) las Adendas;
(e) la oferta;
(f) el informe de evaluación;
(g) el contrato
GESTION CONTRACTUAL: Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los procesos de Contratación de una entidad estatal.
GESTION ESTRATEGICA: Es el conjunto de actividades, planes y/o fines de política pública que cada entidad Estatal debe llevar a cabo conforme a su objeto misional.
MANUAL DE CONTRATACIÓN: Documento que establece y da a conocer a los participes del sistema de compras y contratación pública los flujos de procesos y organigrama que cada entidad Estatal desarrolla en sus procesos de contratación y Gestión Contractual.
Mipyme Es la micro, pequeña y mediana Empresa
Plan Anual de Adquisiciones es el plan Gobierno de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
RUP es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación
SECOP es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública Igualmente es importante tener presente las siguientes definiciones:
CDP: (Certificado de Disponibilidad Presupuestal) Es la afectación previa al presupuesto. De acuerdo con el artículo 25, numeral 6 de la Ley 80 de 1993 se realiza con anterioridad a la apertura de los procesos de selección de los contratistas
RP - Registro presupuestal: Es la afectación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. Se realiza como un requisito para la ejecución del contrato
Unión Temporal: Asociación de dos o más personas, las cuales en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.
Interventor y/o supervisor. Persona natural o jurídica que representa el Municipio ante el contratista y que está encargada del control técnico, administrativo, financiero, ambiental y social, por medio de la vigilancia y seguimiento al cumplimiento del contrato durante la ejecución de un proyecto.
CAPITULO TERCERO: EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
1. COMPETENCIA. El Alcalde Municipal es el funcionario competente para suscribir los contratos conforme el artículo 11 literal b de la Ley 80 de 1993,
2. DELEGACION. Conforme lo dispuesto en el artículo 12 de la ley 80 de 1993, el Alcalde Municipal podrá delegar la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.
3. CAPACIDAD PARA CONTRATAR. Según el Artículo 6º de la ley 80 de 1993, pueden celebrar contratos con el Municipio de Los Xxxxxx - Santander, las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes. También podrán celebrar contratos con las entidades estatales, los consorcios y uniones temporales.
4. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. No podrán celebrar contratos con el Municipio de Los Xxxxxx - Santander, las personas naturales o jurídicas que estén incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidades señaladas en la Constitución Política, la Ley, y especialmente, las contempladas en el artículo 8 de la ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y modificado por los artículos 1 y 2 de la ley 1474 de 2011y el artículo 4 de la Ley 1474 de 2011 por medio del cual se adicionó el literal f) al numeral 2 del artículo 8° de la Ley 80 de 1993.
5. CONFLICTO DE INTERESES. Todo servidor público del Municipio de Los Xxxxxx - Santander y quienes presten sus servicios a la misma, se debe abstener de participar por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en el procedimiento de contratación que puedan constituir un posible conflicto de interés. Se considera que también existe conflicto de interés cuando el asunto afecte o se relacione con su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.
TITULO II CAPITULO I
ASPECTOS GOBIERNOES DE LA CONTRATACION ADMINISTRATIVA
1.1. NATURALEZA JURIDICA DEL MUNICIPIO DE LOS XXXXXX - SANTANDER:
El Municipio de Los Xxxxxx - Santander, del nivel territorial, perteneciente a la rama del Poder Ejecutivo, cuya misión se comporta con toda fidelidad al mando de la Constitución Política que reza: “Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad Gobierno y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo”.
Como visión, el Municipio de Los Xxxxxx - Santander potencializara una ciudadanía que liderara procesos económicos locales, con un avance en equipamiento e infraestructura física y virtual, que será notable en una mejor la calidad de vida de sus habitantes, siendo ejemplo a nivel regional de administración por resultados y participación ciudadana.
1.2. MODELO CONTRACTUAL DEL MUNICIPIO DE LOS XXXXXX - SANTANDER:
El modelo contractual del Municipio de Los Xxxxxx - Santander se encontrara soportado en los principios de la Constitución Política, la Contratación Estatal y la función Pública.
Así las cosas el resultado de las actividades desarrolladas con la aplicación del Modelo Contractual incrementará la optimización de recursos y potencializará las herramientas de vigilancia y control de la actividad contractual y administrativa, facilitando la participación de los diferentes actores contractuales.
Harán parte integral del presente Manual de Contratación las guías, manuales, circulares y demás lineamientos que expida la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente.
Comité de Evaluación
ESTRUCTURA MODELO CONTRACTUAL MUNICIPIO DE LOS XXXXXX - SANTANDER “UNIDOS POR MI PUEBLO”
DESPACHO XXX XXXXXXX
SECRETARIA GOBIERNO
DIRECCIONAMIENTO EN MATERIA CONTRACTUAL:
SECRETARIAS DE DESPACHO
Comité
de
ASESOR EXTERNO CONTRATADO PARA EL AREA CONTRACTUAL
Conciliaciones
ESTRATEGIAS DE
CONTROL CONTRATACIÓN
RENDICIÓN DE
CUENTAS
AUDITORIAS CIUDADANAS
FORTALECIMIENTO SUPERVISIÓN
E INTERVENTORIA
CONTROL SOCIAL
MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA
1.3. CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
El Municipio de Los Xxxxxx - Santander a la fecha del presente manual no tiene implementado ningún sistema de Gestión de Calidad ni existe dicha obligación en realizarlo de conformidad con el artículo 2 de la Ley 872 de 2003. No obstante se tendrán en cuenta los lineamientos dados por Colombia Compra Eficiente para lo cual se propenderá por dar aplicación a la metodología para expedir el manual de Contratación.
De igual manera, con el fin de optimizar la gestión contractual de la Administración Municipal, fortaleciendo la regulación y el control de las adquisiciones de bienes, servicios y obra pública requeridos, incrementando la eficiencia y la transparencia por medio de la especialización, brindando así, mayor garantía de la correcta gestión administrativa para el
logro de los cometidos y funciones encomendadas a cada dependencia municipal se establecerá en el presente manual algunas delegaciones.
Lo anterior teniendo en cuenta que la adquisición de los bienes, servicios y obra pública demandados por la Administración Municipal, se debe hacer con total acatamiento de la normativa legal y bajo parámetros de eficiencia, calidad, transparencia y oportunidad.
1.3.1. ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
Aplica para todos las dependencias que demanden bienes, servicios y obra pública necesarios para el cumplimiento misional de la Administración Municipal. Inicia con la etapa precontractual, en la cual se deben elaborar los estudios y documentos previos, identificando entre otros elementos, la necesidad de los bienes y/o servicios requeridos con base en el Plan Anual de Adquisiciones, continúa con la etapa contractual y culmina con la liquidación del contrato o etapa postcontractual. Todo lo anterior debe estar articulado con lo establecido en el Plan de Desarrollo de la Administración Municipal.
1.4. DELEGACIÓN DE COMPETENCIAS
La delegación de competencias se fundamenta en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política; artículos 12 y 25 numeral 10 de la Ley 80 de 1993; artículo 92 de la
Ley 136 de 1994; artículo 110 del Decreto 111 de 1996, artículos 9, 10 y 12 de la Ley 489 de 1998; artículo 21 xx Xxx 1150 de 2007; y las demás normas vigentes que las reglamentan, modifican o adicionan.
El Alcalde Municipal, en su calidad de representante legal del ente territorial y ordenador del gasto, tiene la competencia para adelantar toda la contratación en El Municipio de Los Xxxxxx - Santander (artículo 11 numeral 1º y literal b del numeral 3º de la Ley 80 de 1993).
El Alcalde Municipal, está facultado para delegar total o parcialmente la competencia para expedir los actos inherentes a la actividad contractual, realizar los procesos de selección y celebrar los contratos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes (artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007; artículo 37 del Decreto 2150 de 1995; artículo 9 y siguientes
de la Ley 489 de 1998).
Teniendo en cuenta lo manifestado anteriormente se efectuaran las siguientes delegaciones:
1.4.1. DELEGACIONES GOBIERNO
En cada unos de los Secretarios de Xxxxxxxx, se delegó la competencia para adelantar todas las actividades precontractuales, contractuales y poscontractuales necesarias para el cumplimiento de los fines del Estado, así mismo, la competencia para expedir los actos administrativos relativos a la actividad contractual.
1.4.2. ASUNTOS NO DELEGADOS:
No se delega la competencia para ordenar el gasto y celebrar los contratos y convenios sin consideración a la cuantía, por cuanto se requiere la aprobación previa para iniciar el proceso por parte xxx Xxxxxxx el cual se avala con la suscripción de la invitación o acto de apertura de los procesos. En este sentido se mantiene la competencia.
1.5. PARTICIPES DE LA CONTRATACIÓN PUBLICA:
Son partícipes del sistema de compras y contratación pública:
1. Las Entidades Estatales que adelantan Procesos de Contratación.
2. Colombia Compra Eficiente.
3. Los oferentes en los Procesos de Contratación.
4. Los contratistas.
5. Los supervisores.
6. Los interventores.
7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.
CAPÍTULO II: PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
2.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
El Plan Anual de Adquisiciones, es el plan Gobierno de compras el cual es independiente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión. Debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en el TÍTULO I, CAPÍTULO IV del Decreto 1510 de 2013 y según los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente. (Ver anexo manual plan de adquisiciones)
El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en la página web del Municipio de Los Xxxxxx - Santander y en el SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una vez al año, y para el caso del Municipio esta actualización se realizará en el mes de julio de cada anualidad.
La planeación de las adquisiciones se fundamenta en el Plan de Desarrollo, pero se va perfilando o detallando con instrumentos como el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el Presupuesto Anual de Gastos, pasando de ser proyecciones, hasta finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se registran en los estudios de costos de los Estudios Previos de cada proceso contractual.
El Plan Anual de Adquisiciones para el Municipio de Los Xxxxxx - Santander, debe ser una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos, y así desarrollar habilidades y competencias para su programación, elaboración, ejecución, control y evaluación dentro de un marco de gerencia efectiva, sin que la entidad se encuentre obligada a efectuar los procesos de adquisición que se incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones es un elemento que está integrado al presupuesto y al plan de acción institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos instrumentos de planeación y control.
La persona encargada en cada dependencia para la elaboración del Plan especifico, es el líder gestor, sin embargo la Secretaría Gobierno es la encargada de administrar y compilar el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, la cual mediante circulares socializará la metodología y los formatos para su elaboración. Ver manuales y pautas xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
2.1.1 Elaboración
El ordenador del Gasto, y las Secretarías, se deben reunir con sus equipos de trabajo con el fin de proyectar los planes específicos, dejando constancia de la aprobación de los mismos.
Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversión por dependencia; con el fin de que las adquisiciones estén articuladas con los objetivos de la organización. De igual manera, para su preparación, se recolecta información de diferentes fuentes históricas, bases de datos, índice de precios u otros datos necesarios para hacer la proyección de cifras, que permitan formular dichos planes lo más ajustados a la realidad, respetando los principios de economía y eficacia contemplados en la norma, en busca de la estandarización y consistencia en las adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento gerencial de planificación y programación de las adquisiciones del Municipio de Los Xxxxxx - Santander, que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución de recursos, convirtiéndose en
un mecanismo para el seguimiento a la ejecución contractual y apoyo para el control de la gestión. Comprende principalmente la programación del conjunto de bienes, servicios y obra pública a adquirir, objetos, modalidades de selección, clasificación de los bienes y servicios en el sistema de UNSPSC, tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio y fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratación. Permite dar a conocer al público en Gobierno y a los organismos de control, los bienes, servicios y obra pública que El Municipio de Los Xxxxxx - Santander contratará en el periodo fiscal respectivo, con miras a incentivar la participación ciudadana y a la transparencia.
El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los sigui
del pr
Declaración estratégica (nombre de la entidad, Dirección, Teléfono, Página web, Perspectiva estratégica -incluyendo iniciativas clave, información útil para posibles proveedores, número de personas que trabajan en la entidad, políticas y programas previstos para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de Adquisiciones y presupuesto anual-, información de contacto, valor total del Plan Anual de Adquisiciones, límite de contratación de menor cuantía, límite de contratación de mínima cuantía y fecha de última actualización del Plan Anual de Adquisiciones).
2.1.2 Análisis Después de la elaboración de los planes por Secretarías y la revisión por el ordenador del gasto, se remite a la Secretaría Gobierno con apoyo de Asesores jurídicos, contables y del Plan de inversiones, para su análisis y propuesta de ajustes en lo que tiene que ver con los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización (genéricos), buscando economías de escala.
2.1.3 Adopción El Plan Anual de Adquisiciones se presenta al Secretario de Gobierno por parte de los servidores que hacen parte del proceso contractual como oficinas gestoras o dependencia, con el fin de analizarlo y presentar las recomendaciones para su posterior adopción. La secretaría Gobierno es la responsable de su consolidación y envío a la Oficina encargada para la publicación en cumplimento a las normas establecidas.
2.1.4 Evaluación y seguimiento: El Ordenador del Gasto deben hacer seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones en los términos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los ajustes correspondientes por lo menos una vez durante su vigencia en el mes de julio de cada anualidad o cuando se presenten cambios que modifiquen los elementos que hacen parte del Plan Anual de Adquisiciones, de lo cual se debe remitir la información al Secretario de Gobierno para su evaluación.
2.2. PLAN DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
El Plan de Supervisión e Interventoría es un instrumento de política que permite conocer con anticipación las clases y tipos de supervisión y/o interventoría, los perfiles requeridos, las cargas de trabajo y los costos de la Interventoría en los procesos de contratación plasmados en el plan anual de adquisiciones, con la finalidad de poder planear y controlar el seguimiento a la ejecución de los contratos. Se tomaran en cuenta aspectos del Manual de Supervisión e interventoría.
2.2.1. Objetivos
Disminuir la improvisación: la supervisión e interventoría no será más esa actividad endilgada de manera coyuntural al servidor, mediante este plan será una actividad organizada y presupuestada.
importantes en la elaboración del plan de supervisión e interventoría será la idoneidad con la cual se designe el interventor y/o supervisor, asegurando con esto la ejecución contractual y presupuestal.
Realizar una distribución equitativa de responsabilidades: Mediante una planificación de la actividad de supervisión e interventoría se ajustarán las cargas laborales de los servidores.
Incluir en la formulación de los proyectos de inversión y funcionamiento, las partidas presupuestales para cubrir los costos de las interventorías.
Con el cumplimento de estos objetivos se fortalece el seguimiento y control a la ejecución de los contratos y se asegura la calidad de los bienes o servicios recibidos.
2.2.2. Elaboración La formulación del plan de supervisión e interventoría se hace de manera simultánea con el plan anual de adquisiciones e involucra el mismo equipo de trabajo en su elaboración.
2.2.3. Análisis Una vez elaborados los planes por cada una de las dependencias y revisados por el ordenador del gasto, en el ámbito de sus respectivas competencias, corresponde a la Secretaría Gobierno consolidar el plan de supervisión e interventoría de la entidad.
2.2.5. Evaluación y seguimiento La evaluación del plan de supervisión e interventoría se hará de manera periódica por parte de la Secretaria de Gobierno y de la Secretaria de Planeación de la Entidad, en lo que a cada uno respecta.
CAPITULO III: ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN
A continuación se indican las principales etapas del proceso contractual y los funcionarios responsables:
AREA | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
Cada organismo de la administración Municipal que adelante procesos contractuales | El estudio de las necesidades de la Entidad Estatal. | Ordenador de Xxxxx Xxxxx gestor de la necesidad Comité de Asesor y Evaluador |
Cada organismo de la administración Municipal que adelante procesos contractuales | Los estudios de sector y estudios xx xxxxxxx | Líder gestor de la necesidad Comité de Asesor y Evaluador |
Cada organismo de la administración Municipal que adelante procesos contractuales | La estimación y cobertura de los Riesgos | Líder gestor de la necesidad |
Cada organismo de la administración Municipal que adelante procesos contractuales | La definición de los requisitos habilitantes. | Líder gestor de la necesidad Asesor Jurídico o legal |
Cada organismo de la administración Municipal que adelante procesos contractuales | La definición de los criterios de evaluación de propuestas | Líder gestor de la necesidad Asesor Jurídico o legal |
Cada organismo de la administración Municipal que adelante procesos contractuales | La selección de contratistas Comité asesor y evaluador | Ordenador del Gasto |
Cada organismo de la administración Municipal que adelante procesos contractuales | El Manejo de los Documentos del Proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo, mantenimiento y demás actividades de gestión documental | Comité de Asesor y Evaluador El Servidor Público que cumple el rol de Líder Gestor de Contratación en cada Dependencia. |
Supervisor y/o interventor | ||||||
Cada organismo administración que adelante contractuales | de la Municipal procesos | La supervisión y seguimiento a la ejecución de los contratos | Supervisor y/o interventor Ordenador del Gasto | |||
Cada organismo administración que adelante contractuales | de la Municipal procesos | La comunicación con los oferentes y contratistas. | Comunicación con los oferentes: Comité de Asesor y Evaluador – Ordenador del Gasto Comunicación con los contratistas: Supervisor y/o interventor | |||
Cada organismo administración que adelante contractuales | de la Municipal procesos | Los procedimientos presupuestales, financieros y de pago. | Secretaria de Hacienda municipal Supervisor y/o interventor Ordenador del Gasto | |||
Cada organismo administración que adelante contractuales | de la Municipal procesos | El seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos | Supervisor inmediato | y | su | superior |
Cada organismo administración que adelante contractuales | de la Municipal procesos | El trámite sancionatorios contratistas. | de | procesos contra | Ordenador del Gasto Supervisor y/o interventor | |
Cada organismo administración que adelante contractuales | de la Municipal procesos | El manejo de las controversias y la solución de conflictos derivados de los Procesos de Contratación | Comités de Evaluaciones y Comité de Conciliación | |||
En todo caso, en la etapa precontractual deberá observarse los trámites relacionados en ente manual para cada modalidad de contratación y su respectivo responsable.
3.1. ETAPA PRECONTRACTUAL
3.1.1. Sección I. Etapa de la Planeación
DOCUMENTOS NECESARIOS: En las definiciones del artículo 3 del decreto 1510 de 2013, exige los siguientes documentos:
(a) los estudios y documentos previos;
(b) el aviso de convocatoria;
(c) los pliegos de condiciones o la invitación;
(d) las Adendas;
(e) la oferta;
(f) el informe de evaluación;
(g) el contrato
Constituye el período en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista o actos preliminares a la celebración del contrato en procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte del Municipio de Los Xxxxxx - Santander. Comprende los trámites desde la designación del Comité Asesor y Evaluador, hasta la adjudicación o hasta declaratoria de desierta del proceso de selección correspondiente.
Las actividades que se realizan en esta etapa son:
ACTIVIDAD | RESPONSABLE | |
1 | Designación del Comité Asesor y Evaluador (Acto administrativo en el momento de la apertura del proceso). | Ordenador del Gasto |
2 | Elaboración de Estudios y Documentos Previos | Comité Asesor y Evaluador. |
3 | Solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). | Ordenador del Gasto y Secretaria de Hacienda o según manual de funciones quien tenga asignada la labor de presupuesto. |
4 | Recomendación del inicio del proceso. | Líder gestor de la necesidad |
5 | Elaboración del Proyecto y Pliego de Condiciones según la modalidad de selección en procesos de convocatoria pública. | Comité Asesor y Evaluador Líder gestor de la necesidad |
6 | Desarrollo de la modalidad de selección: Publicaciones, Resolución de Apertura, observaciones, adendas, comunicaciones, audiencias, recibo de propuestas, evaluación, adjudicación o declaratoria de desierta. | Ordenador del Gasto y Comité Asesor y Evaluador – Asesor Jurídico |
3.1.1.1. Estudios y documentos previos. Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se refleja el análisis que El Municipio de Los Xxxxxx - Santander ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan de Desarrollo, el Presupuesto y el Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación.
Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto xx Xxxxxx de Condiciones, Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por El Municipio de Los Xxxxxx - Santander, así como la distribución de riesgos que se propone.
Los estudios previos deben ser elaborados por aquellas personas designadas por el Ordenador del Gasto conforme a las normas internas.1 Dichos estudios deberán contener los siguientes elementos mínimos:
Los Estudios previos conforme al artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 deben contener los siguientes elementos:
1. La descripción de la necesidad que el Municipio pretende satisfacer con el Proceso de Contratación, es decir las causas que determinan la contratación del bien o servicio; en ella se debe indicar la utilidad o provecho que le reporta al Municipio el objeto contratado.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
3. La modalidad de selección del contratista y su justificación. incluyendo los fundamentos jurídicos.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, el Municipio debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de
aquellos, para lo cual la Secretaria de Hacienda brindará su apoyo y asesoría. El Municipio de Los Xxxxxx - Santander no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, el Municipio no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.
5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
6. El análisis de Xxxxxx y la forma de mitigarlo.
7. Las garantías que el Municipio contempla exigir en el Proceso de Contratación
8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.
9. El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por el Municipio con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados en el presente artículo implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad, con fundamento en el artículo 93 de la ley 1437 de 2011, podrá revocar el acto administrativo de apertura.
3.1.1.1.1 La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
Expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué, el por qué y el para qué de la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico.
En este punto se debe consignar la historia del por qué se necesita contratar y lo esperado con la contratación a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar la inversión de los recursos del Estado, como evidencia de la debida planeación. Xxxx describirse la necesidad de realizar el proyecto y la contratación de servicios, obras y bienes, haciendo especial énfasis en los aspectos más relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la situación y enumeren los problemas, dificultades y complicaciones que se están presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratación.
Responder a las preguntas de qué necesito contratar, por qué necesito contratar, para qué necesito contratar y la relación que existe entre la necesidad identificada y el objeto contratar.
En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:
• La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.
• Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
• Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.
• Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.
3.1.1.1.2 Ubicación del proceso en la estructura del Plan de Desarrollo,
Indicar puntualmente a que proyectos(s) apunta esta inversión, enunciando la Línea – Programa – Proyecto del Plan de Desarrollo. (En caso de no corresponder a un proyecto de inversión, indicar que afecta recursos de funcionamiento)
3.1.1.1.3 Competencia del organismo para adelantar el proceso
En este punto se debe justificar la competencia del organismo para adelantar la contratación, soportado ya sea en su misión, objetivos y/o funciones, o regulación relacionada que identifique este proceso, indicando la norma que fundamenta la competencia.
3.1.1.1.4 La forma de satisfacer tal necesidad
Descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y porqué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o prediseño o la contratación de un servicio).
3.1.1.1.5 El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son:
3.1.1.1.6 Objeto
Es la forma en que la Administración establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.
Para su elaboración se recomienda tener en cuenta: identificar el tipo de contrato y los propósitos que se buscan con el proceso contractual, sin incluir cantidades, fechas o lugares específicos. También se recomienda evitar elaborar objetos largos que detallen las obligaciones del contrato o el alcance del mismo.
- Alcance del Objeto Contractual: En este punto se indica la fecha, el lugar, la cantidad de bienes, la población beneficiaria, y demás condiciones de tiempo, modo y lugar en que se desarrollará el objeto contractual.
3.1.1.1.7 Especificaciones técnicas
La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.
Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que serán verificados por la entidad como requisito habilitante, DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el período de evaluación de las ofertas.
Servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte etc.
Cuando se trate de un proceso de selección para la selección de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la ficha deberá contener, como mínimo:
a) Denominación de bien o servicio;
b) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios;
c) La identificación adicional requerida;
d) La unidad de medida;
e) La calidad mínima, y
f) Los patrones de desempeño mínimos
- Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos: En este punto se deja constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato.
Cuando el contrato incluye diseño y construcción se deben adjuntar los respectivos documentos técnicos, ejemplo: cálculos, planos, entre otros.
- Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas - UNSPSC: Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo
con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.
Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la forma en que las entidades del Estado definen sus objetos contractuales y aquella en la que adquieren sus productos. Si es posible incluir diferentes bienes y/o servicios en un mismo proceso de contratación, se deben incluir todos los códigos en un mismo renglón en el Plan Anual de Adquisiciones. De otro modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos en procesos independientes puesto que las modalidades de adquisición son diferentes.
Siempre se debe analizar que entre más códigos se incluyan en un mismo proceso de contratación, existe la posibilidad de que menos proveedores ofrezcan de manera integral todos los bienes y/o servicios involucrados en el proceso particular. Por lo tanto, la forma de codificar tiene un impacto directo sobre la competencia y la optimización de los recursos públicos.
Ver Guía para la Codificación de Bienes y Servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx
3.1.1.1.8 Partes quienes intervienen en la relación contractual.
Todo contrato estatal es una relación jurídica conformada por dos extremos, en el que uno de ellos es una entidad estatal de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. El otro extremo de la relación la constituye una persona natural o jurídica
–de derecho público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley. (Artículos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993).
3.1.1.1.9 Plazo
Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración. Se debe especificar si el plazo corresponde a meses, días hábiles o calendario.
Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad.
No obstante lo anterior, los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, si los recursos fueron autorizados con vigencias futuras o se encuentran expresamente autorizados en las directrices y políticas expedidas cada año por Consejo Municipal de Política Fiscal (COMFIS), o existe un régimen especial para el manejo de los recursos, como es el caso de los recursos provenientes del Sistema Gobierno de Regalías, de convenios internacionales, entre otros.
3.1.1.1.10 Lugar de ejecución el contrato
Es el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato.
3.1.1.1.11 Identificación del contrato que se pretende celebrar
Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.
3.1.1.1.12 Obligaciones de las Partes
Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual.
3.1.1.1.13 La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección
En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de selección.
Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.
En este punto se explica la modalidad de contratación que aplica para el proceso de contratación y las normas que lo fundamentan (para el efecto este numeral deberá ser justificado por el servidor público que desempeña el rol jurídico).
Nota: Para el caso de contratación directa se debe justificar las razones que soportan dicha modalidad, en virtud del principio de selección objetiva, lo cual servirá de fundamento para la expedición del acto administrativo que justifica la contratación directa en los casos que aplique.
3.1.1.1.14 El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen
Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.
Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:
- Análisis del sector: En esta etapa la entidad estatal debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector. Este análisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos habilitantes.
- Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.
- Forma de Pago. Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).
Para determinar la forma de pago deben tenerse en cuenta las directrices y políticas establecidas por el Consejo Municipal de Política Fiscal (COMFIS).
Acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando la Tesorería cuente con los recursos líquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre el Municipio de Los Xxxxxx - Santander se podrá pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto no podrá exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Todos los convenios y contratos que estipulen el desembolso de anticipo, contemplarán también la forma como éste deberá amortizarse.
Si el convenio o contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el valor del anticipo más los impuestos y las retenciones a que hubiere lugar, no podrán ser igual al 100% de la apropiación de la vigencia, debido a la dinámica contable y sus efectos técnicos en el sistema SAP.
Para la constitución de anticipos deberá tenerse en cuenta las siguientes directrices:
1. El anticipo solo puede ser pactado en los contratos de tracto sucesivo.
2. En los contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por licitación pública el contratista deberá suscribir un contrato xx xxxxxxx mercantil para crear un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la Superintendencia Financiera. 3. Para los demás contratos no contemplado en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, los desembolsos del anticipo se harán a una cuenta bancaria separada no conjunta, a nombre del contrato suscrito.
- Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales Los servidores que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de los procesos de contratación, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los análisis xxx xxxxxxx adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre y clasifique la información contable.
Si durante alguna de las fases del proceso contractual (precontractual, contractual o poscontractual) se presentan dudas en los aspectos presupuestales, tributarios, financieros y contables, se debe elevar la consulta ante a la Secretaría de Hacienda.
- Rendimientos financieros el Municipio de Los Xxxxxx - Santander no pactará reinversión de los rendimientos financieros en la celebración de contratos interadministrativos, generados por los establecimientos públicos o por la Empresas industriales y Comerciales del Estado y las sociedades de Economía mixta con los recursos transferidos por este.
Los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados en calidad de anticipo, pertenecerán al Municipio de Los Xxxxxx - Santander.
3.1.1.1.15 Los criterios para seleccionar la oferta más favorable
En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios no podrán determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo dicho por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.
Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso de Contratación;
b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; c) el análisis del sector económico respectivo; y d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
Se debe indicar así mismo, en este apartado del estudio previo, en prosa, la respuesta a los siguientes interrogantes:
del contrato?
condiciones financieras xxx xxxxxxx de los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?
xxx xxxxxxx que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?
del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso de Contratación?
Acto seguido se debe relacionar cuál de los factores de selección se eligió o eligieron, de acuerdo con la modalidad de selección que aplique.
Si el precio del bien o servicio es regulado, se deberá indicar la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.
Dentro de los criterios de calificación de las propuestas se debe otorgar un puntaje a los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional. Para ello se debe tener en cuenta que el puntaje otorgado debe estar comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales. Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.
Este incentivo no es aplicable para la Contratación Directiva ni en los procesos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
3.1.1.1.16 El análisis de Xxxxxx y la forma de mitigarlo
Las entidades estatales tienen la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. . El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación (sin excepción alguna), teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.
En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el Proceso de Contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.
Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las entidades estatales examinen en el pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado.
De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.
El análisis de riesgos se hará por todos los integrantes del Comité Asesor y Evaluador y principalmente por quien elabora el documento previo es decir el líder gestor de la necesidad, sin embargo el técnico, según el conocimiento y la experticia, es quien debe identificar los riesgos.
Ver Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx
3.1.1.1.17 Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación
Estimados los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en el artículo 110 y siguientes del Capítulo I, Título III del Decreto 1510 de 2013 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones.
No serán obligatorias en:
a. Los contratos de empréstito
b. Los contratos interadministrativos
c. Los contratos de seguro
d. Los contratos que se celebren con grandes superficies.
e. Los contratos celebrados por contratación directa.
f. Los contratos celebrados por procedimiento de mínima cuantía.
3.1.1.1.18 La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.
En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, las entidades públicas deberán indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. Ver Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx
Se debe verificar:
- Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.
- Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.
- Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mantendrá publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar tal verificación. Adicionalmente, para realizar la verificación de la aplicación de los acuerdos comerciales a los procesos de selección, deberá verificarse el Manual explicativo que para el efecto expida el Ministerio de Comercio Industria y Turismo, el Departamento Nacional de Planeación, Ministerio de Relaciones Exteriores y Colombia Compra Eficiente.
Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si están o no cubiertos por los mismos.
La entidad para efectos de la contratación respectiva y en caso que la misma esté cobijada por alguno de los acuerdos comerciales vigentes suscritos por Colombia, en materia de compras estatales, dará aplicación en todo el proceso contractual los principios y deberes comunes que constituyen el núcleo de las obligaciones internacionales de Colombia en este
Publicación xxx Xxxxxx de Condiciones en Internet – que no discrimine la
nacional de impugnaciones. En este ítem de los estudios previos se debe tener en cuenta además, los países con los cuales se tenga la obligación de Trato Nacional con fundamento en el Principio de Reciprocidad de conformidad con los artículos 20 y 21 de la Ley 80 de 1993. Adicionalmente, el artículo 150 del Decreto 1510 de 2013, indica que el trato nacional se concederá a: (a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales; (b) a los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya certificado que los oferentes de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado. En este caso el certificado es expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores y puede ser consultado en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxx-xxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxx ; y (c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia, los cuales pueden ser consultados en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/Xxxxxxx.xxxx
3.1.1.1.19 Convocatorias Limitada a Mipyme
En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme de acuerdo con las reglas señaladas en los artículos 152 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.
En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme cuando:
1. El valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
2. La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación. La entidad puede realizar convocatorias limitadas a Mipyme nacionales domiciliadas en el Municipio o Municipios en donde se va a ejecutar el contrato.
3.1.1.1.20 Comité Asesor y Evaluador
El número del acto administrativo que designa el Comité y sus integrantes deberá relacionarse en los estudios previos. Para los efectos del presente manual el comité asesor y evaluador es uno solo.
Cada Ordenador del Gasto podrá designar, indicando nombre y cargo, quiénes conformarán los Comités Asesores y Evaluadores, después de la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.
3.1.1.1.21 Tipo De Supervisión y/o Interventoría
De acuerdo con el Manual de Supervisión e Interventoría se deberá indicar el tipo de interventoría y su justificación.
Nota: Para las contrataciones de mínima cuantía los estudios previos contendrán los numerales señalados anteriormente, salvo en lo relacionado con la indicación de si el Proceso de Contratación está limitado a un Acuerdo Comercial y la convocatoria limitada a Mipyme.
3.1.1.1.22 Otros documentos necesarios para la contratación
- Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Existe la obligación por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de contratación las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos. (Véase Ley 80 de 1993 artículo 25).
Para el caso del Municipio de Los Xxxxxx - Santander, se debe garantizar cuando el proceso entre para la recomendación de inicio al Líder Gestor de la necesidad, la existencia del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el que se gestiona a través de la Dirección de Presupuesto.
- Autorización para contratar En los términos del artículo 300, numeral 9 de la Constitución Política de Colombia, corresponde al Concejo Municipal autorizar al Xxxxxxx xxx Xxxxxxxxx xx Xxx Xxxxxx - Xxxxxxxxx para celebrar contratos.
- Estudios técnicos y diseños Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros.
Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.
Es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de documentos adicionales.
El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada meticulosamente por el técnico encargado del proceso.
3.1.1.2. AVISO DE CONVOCATORIA:
Conforme el artículo 21 del decreto 1510 de 2013. El aviso de convocatoria para participar, debe contener la siguiente información, además de lo establecido para cada modalidad de selección:
1. El nombre y dirección del Municipio de Los Xxxxxx - Santander.
2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde El Municipio de Los Xxxxxx - Santander atenderá a los interesados en el Proceso de Contratación y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación.
3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.
4. La modalidad de selección del contratista.
5. El plazo estimado del contrato,
6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.
7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que el Municipio de Los Xxxxxx - Santander cuenta con la disponibilidad presupuesta!.
8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.
9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.
10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación.
11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación.
12. El Cronograma.
13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.
En los Procesos de Contratación adelantados bajo las modalidades de selección de mínima cuantía y contratación directa, no es necesaria la expedición y publicación del aviso de convocatoria en el SECOP.
3.1.1.3 PLIEGO DE CONDICIONES:
Conforme al artículo 22 del decreto 1510 de 2013 deben contener:
1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato.
2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.
3. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.
4. Las condiciones de costo y/o calidad que el MUNICIPIO debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.
5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.
6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.
7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.
8. Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes.
9. Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.
10. La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Xxxxxxx Xxxxxxxxx.
00. Los términos, condiciones y minuta del contrato.
12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir Adendas.
14. El Cronograma.
3.1.1.3.1. Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones,
Según el artículo 23 del decreto 1510 de 2013 Los interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos:
(a) durante un término xx xxxx (10) días hábiles en la licitación pública; y
(b) durante un término de cinco (5) días hábiles en la selección abreviada y el concurso de méritos.
3.1.1.4. Acto administrativo de apertura del proceso de selección,
Según el artículo 24 del decreto 1510 de 2013. El Municipio de Los Xxxxxx - Santander ordena la apertura del proceso de selección, mediante acto administrativo de carácter Gobierno por parte xxx Xxxxxxx Municipal.
El acto administrativo de que trata el presente artículo debe señalar:
1. El objeto de la contratación a realizar.
2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.
3. El Cronograma.
4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos.
5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.
7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.
3.1.1.5. Modificación de los pliegos de condiciones,
Según el artículo 25 del decreto 1510 de 2013. El Municipio de Los Xxxxxx - Santander puede modificar los pliegos de condiciones a través de Adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
El Municipio de Los Xxxxxx - Santander puede expedir Adendas para modificar el Cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.
El Municipio de Los Xxxxxx - Santander debe publicar las Adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación.
3.1.1.6. Ofrecimiento más favorable,
Según el artículo 26 del decreto 1510 de 2013. El Municipio de Los Xxxxxx - Santander debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista.
En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, la Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta:
(a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o
(b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio.
Si El Municipio de Los Xxxxxx - Santander decide determinar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones:
1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.
2. Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de funcionamiento, tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.
3. Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes del Municipio relacionadas con el objeto a contratar, mayor xxxxxxxx de los Riesgos, servicios o bienes adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para el Municipio.
4. El valor en dinero que el Municipio de Los Xxxxxx - Santander asigna a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.
La Entidad Estatal debe calcular la relación costo-beneficio de cada oferta restando del precio total ofrecido los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La mejor relación costo- beneficio para el Municipio de Los Xxxxxx - Santander es la de la oferta que una vez aplicada la metodología anterior tenga el resultado más bajo.
El Municipio de Los Xxxxxx - Santander debe adjudicar al oferente que presentó la oferta con la mejor relación costo-beneficio y suscribir el contrato por el precio total ofrecido.
3.1.1.7. Comité evaluador
Según el artículo 27 del decreto 1510 de 2013. El Municipio de Los Xxxxxx - Santander designará un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos. El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual El Municipio de Los Xxxxxx - Santander no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión.
Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.
La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.
3.1.1.8. Oferta con valor artificialmente bajo
Según el artículo 28 del decreto 1510 de 2013. Si de acuerdo con la información obtenida por el Municipio de Los Xxxxxx - Santander es su deber de análisis, el valor de una oferta parece artificialmente bajo, el Municipio debe requerir al oferente para que explique las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador de que trata el artículo anterior, o quien haga la evaluación de las ofertas, debe recomendar rechazar la oferta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas.
Cuando el valor de la oferta sobre la cual el Municipio tuvo dudas sobre su valor, responde a circunstancias objetivas del oferente y de su oferta que no ponen en riesgo el cumplimiento del contrato si éste es adjudicado a tal oferta, el Municipio debe continuar con su análisis en el proceso de evaluación de ofertas.
En la subasta inversa esta disposición es aplicable sobre el precio obtenido al final de la misma.
3.1.9. Inhabilidades con ocasión de la presentación de otras ofertas
Según el artículo 29 del decreto 1510 de 2013. Para efectos de establecer el oferente que debe ser inhabilitado cuando en un mismo Proceso de Contratación se presentan oferentes en la situación descrita por los literales (g) y (h) del numeral 1° del artículo 8° de la Ley 80 de 1993 y poder establecer la primera oferta en el tiempo, El Municipio de Los Xxxxxx - Santander debe dejar constancia de la fecha y hora de recibo de las ofertas, indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales.
3.1.10. Adjudicación con oferta única,
Según el artículo 30 del decreto 1510 de 2013. El Municipio puede adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta siempre que cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y satisfaga los requisitos de los pliegos de condiciones, sin perjuicio de las disposiciones especiales establecidas en la ley y el presente decreto para la subasta inversa, el concurso de méritos y las reglas particulares para los procesos con convocatoria limitada a las Mipyme.
3.1.11. De la celebración de contratos en desarrollo de encargos fiduciarios o contratos xx xxxxxxx, según el artículo 31 del decreto 1510 de 2013.
El Municipio de Los Xxxxxx - Santander no puede delegar en las sociedades fiduciarias la adjudicación de los contratos que celebren en desarrollo del encargo fiduciario o de la fiducia pública pero si pueden encomendar a la fiduciaria la suscripción de tales contratos y la ejecución de todos los trámites inherentes al Proceso de Contratación
3.1.12. Inhabilidades de las sociedades anónimas abiertas
Según el artículo 32 del decreto 1510 de 2013. En la etapa de selección, el Municipio de Los Xxxxxx - Santander debe tener en cuenta el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de interés previsto en la ley para lo cual debe tener en cuenta que las sociedades anónimas abiertas son las inscritas en el Registro Nacional de
Valores y Emisores, a menos que la autoridad competente disponga algo contrario o complementario.
3.1.13. Factores de desempate
Según el artículo 33 del decreto 1510 de 2013. En caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, el Municipio de Los Xxxxxx - Santander escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación. Si persiste el empate, escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación y así sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones.
Si persiste el empate, el Municipio debe utilizar las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales:
1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.
2. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.
3. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.
4.Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.
5. Utilizar un método aleatorio para seleccionar el oferente, método que deberá haber sido previsto en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación.
3.1.14 Requisitos indispensables en el CRONOGRAMA
Según el artículo 34 del decreto 1510 de 2013. El Municipio de Los Xxxxxx – Santander en el cronograma señalará:
- el plazo para la celebración del contrato,
- el plazo para el registro presupuestal,
- el plazo para la publicación en el SECOP
- el plazo para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones
- el plazo para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato.
3.1.15. El manejo de anticipos
Según el artículo 35 del decreto 1510 de 2013 En los casos previstos en la ley, el contratista debe suscribir un contrato xx xxxxxxx mercantil para crear un patrimonio autónomo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la Superintendencia Financiera, a la cual el Municipio debe entregar el valor del anticipo.
Los recursos entregados por el Municipio a título de anticipo dejan de ser parte del patrimonio de ésta para conformar el patrimonio autónomo. En consecuencia, los recursos del patrimonio autónomo y sus rendimientos son autónomos y son manejados de acuerdo con el contrato xx xxxxxxx mercantil.
En los pliegos de condiciones, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe establecer los términos y condiciones de la administración del anticipo a través del patrimonio autónomo. En este caso, la sociedad fiduciaria debe pagar a los proveedores, con base en las instrucciones que reciba del contratista, las cuales deben haber sido autorizadas por el Supervisor o el Interventor, siempre y cuando tales pagos correspondan a los rubros previstos en el plan de utilización o de inversión del anticipo.
3.1.16. Los intereses moratorios
Según el artículo 36 del decreto 1510 de 2013, para determinar el valor histórico actualizado a que se refiere el artículo 4°, numeral 8° de la Ley 80 de 1993, se aplicará a la suma debida por cada año xx xxxx el incremento del índice de precios al consumidor entre el 1° de enero y el 31 de diciembre del año anterior. En el evento de que no haya transcurrido un año completo o se trate de fracciones de año, la actualización se hará en proporción a los días transcurridos.
3.1.17. Constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación
Según el artículo 37 del decreto 1510 de 2013, se hace vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes.
3.1.2. Sección II. Modalidades de Selección del Contratista
3.1.2.1. Licitación Pública
La regla Gobierno para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades, es decir, si el contrato a celebrar no se encuentra entre las causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa y además, supera una cuantía superior a DOSCIENTOS OCHENTA Salarios mínimos mensuales legales vigentes (280 SMMLV), el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Licitación Pública.
Cuando la dependencia encargada de adelantar el proceso de selección lo determine viable y conveniente en la realización de los estudios previos, la oferta en el proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLE |
1 | Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. (Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013). Estudios y documentos previos Diseños y proyectos de factibilidad y prefactibilidad, cuando sea procedente. Certificado de disponibilidad presupuestal | Discrecional | Comité Asesor y Evaluador Ordenador del Gasto Lider Gestor de la Necesidad. |
2 | Avisos en la página web y en el SECOP: Articulo 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012. | Dentro de los 10 a 20 días calendario anteriores a la apertura de la Licitación, se publicarán hasta 3 | Asesor Jurídico Comité Asesor y Evaluador La obligación |
avisos de convocatoria con intervalos entre 2 y 5 días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato en la página Web de la entidad y el SECOP. | principal de publicación en página radicara en el Líder Gestor de la Necesidad. | ||
3 | Aviso de convocatoria: El cual además de publicarse en el SECOP debe publicarse en la página web de la entidad. Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013. | A más tardar con la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones. | Comité Asesor y Evaluador La obligación principal de publicación en página radicara en el Líder Gestor de la Necesidad. |
4 | Proyecto xx xxxxxx de condiciones Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones: Durante la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones. (Artículo 23 del Decreto 1510 de 2013). | El proyecto de pliegos de condiciones se publicará por lo menos con 10 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso. | Comité Asesor y Evaluador La obligación principal de publicación en página radicara en el Líder Gestor de la Necesidad |
5 | Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 24 del Decreto 1510 de 2013. Pliego de condiciones definitivo (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que | El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. | Ordenador del Gasto Comité Asesor y Evaluador Lider Gestor de la necesidad. |
haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 22 del Decreto 1510 de 2013. | |||
6 | Visita técnica No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello. | Preferiblemente antes de la audiencia de asignación de riesgos. | Comité Asesor y Evaluador Lider Gestor de la Necesidad. |
7 | Audiencia de asignación de riesgos (Artículo 39 del Decreto 1510 de 2013) Si a solicitud de un interesado es necesario celebrar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de riesgos. Como resultado de lo debatido en las audiencias y cuando resulte conveniente, el jefe o representante de la entidad expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de la licitación hasta por seis (6) días hábiles. | Dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas. Artículo 30, numeral 4 Ley 80 de 1993 modificado por el Artículo 220 Decreto 019 de 2012 | Comité Asesor y Evaluador |
8 | Plazo de la Licitación. Es el momento a partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre de la Licitación (Artículo 30, numeral 5, de la Ley 80 de 1993). | El plazo para la presentación de propuestas debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le | Comité Asesor y Evaluador |
garantice a los proponentes la preparación de ofertas. El término se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar | |||
9 | Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas (Artículo 3 y 25 del Decreto 1510 de 2013) La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. | De acuerdo con el Articulo 89 de la Ley 1474/2011, que modifica el inciso 2º, numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993: “(…) no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo”. | Comité Asesor y Evaluador Ordenador del Gasto |
10 | Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones | Durante el término señalado en el Pliego de condiciones | Comité Asesor y Evaluador |
La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. | |||
11 | Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas. | Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas, siempre y cuando no implique modificaciones al pliego de condiciones | Comité Asesor y Evaluador |
12 | Cierre del proceso licitatorio. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o a solicitud de un número plural de posibles oferentes. (Numeral 5 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011). Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas, en presencia de los proponentes y/o equipo de la Administración que se encuentre, dejando constancia mediante acta. | Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | Comité Asesor y Evaluador Lider gestor de la Necesidad y proceso. |
13 | Evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el | El plazo para la evaluación será estipulado por la dependencia encargada de la | Comité Asesor y Evaluador |
Artículo 5 Ley 1150/2007. El ofrecimiento más favorable para la entidad se determinará de acuerdo con las reglas del artículo 26 del Decreto 1510 de 2013 y con las señaladas en el pliego de condiciones definitivo. El Comité Asesor y Evaluador verificará si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendará la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 28 del Decreto 1510 de 2013 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso. | licitación, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma. | ||||
14 | Publicación del informe de evaluación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar.1 | Mínimo 5 días hábiles (Artículo 30 numeral 8 de la Ley 80 de 1993). | Comité Evaluador | Asesor | y |
15 | Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP. | El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuesta a | Comité Evaluador | Asesor | y |
1 De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: “Cuando las entidades estatales estén facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgará a los proponentes, en igualdad de condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicación o a la realización de la subasta, para que responda el requerimiento efectuado por la entidad.”(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 xx xxxx de 2010, CP: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.
más tardar en la audiencia de adjudicación. | |||
16 | Comité Asesor y Evaluador: Vencido el término de traslado del informe de evaluación, el proceso es llevado al Comité para que el Ordenador del Gasto apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité Asesor y Evaluador. | Con anterioridad a la audiencia de Adjudicación de acuerdo con las sesiones del comité. | Comité Asesor y Evaluador Ordenador del Gasto |
17 | Audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta: La adjudicación se efectúa en audiencia pública mediante resolución motivada, la que se entiende notificada al proponente favorecido en dicha audiencia (Artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y artículo 9 de la Ley 1150 de 2007). Los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. (Art. 9 Ley 1150/07 y Art. 39 del Decreto 1510 de 2013). La declaratoria de desierta deberá hacerse mediante acto motivado. | De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones. | Comité Asesor y Evaluador Ordenador del Gasto |
18 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones | Durante el término establecido en el pliego de condiciones. | Ordenador del gasto |
19 | Registro presupuestal de compromiso: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. | Posteriormente a la suscripción. | Solicitud que debe realizar el líder gestor de la necesidad a la Secretaria de Hacienda Municipal. |
3.1.2.1.1. OTRAS CONSIDERACIONES DE ASPECTOS NORMATIVOS A TENER EN CUENTA EN ESTA ETAPA:
3.1.2.1.1.1 Ofertas a través de subasta inversa
Según el artículo 38 del decreto 1510 de 2013, El Municipio de Los Xxxxxx - Santander puede utilizar el mecanismo de subasta inversa para la conformación dinámica de las ofertas en la licitación. En este caso, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe señalar en los pliegos de condiciones las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja.
En la fecha señalada en los pliegos de condiciones, los oferentes deben presentar los documentos que acrediten los requisitos habilitantes requeridos por el Municipio.
En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica, el Municipio dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones debe verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales si hay lugar a ello para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección. La subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta debe realizarse con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los pliegos de condiciones.
En la subasta, los oferentes deben presentar su oferta inicial con las variables dinámicas, de conformidad con los pliegos de condiciones, la cual puede ser mejorada con los Lances hasta la conformación de la oferta definitiva.
Se tomará como definitiva la oferta inicial realizada por el oferente que no presente Xxxxxx en la subasta.
En ningún caso el precio será la única variable sometida a conformación dinámica.
La herramienta electrónica usada para la subasta debe permitir que el oferente conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no
admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el sistema; de manera que éste pueda ante cualquier Lance efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado.
De lo acontecido en la subasta, se levantará un acta donde se dejarán todas las constancias del caso.
3.1.2.1.1.2. Audiencias obligatorias en la licitación
Según el artículo 39 del decreto 1510 de 2013, son: (a) Audiencia de asignación de Riesgos, en la que el Municipio debe presentar el análisis de Riesgos efectuado y hacer la asignación de Riesgos definitiva (b) Audiencia de adjudicación en la fecha y hora establecida en el Cronograma.
Si a solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de Riesgos.
3.1.2.1.1.2.1. Consideraciones a aplicar en la Audiencia de adjudicación, según el artículo 39 del decreto 1510 de 2013, son:
1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por el Municipio de Los Xxxxxx - Santander a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio del Municipio requiere análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.
2. El Municipio debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente
que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes.
3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que el Municipio de Los Xxxxxx – Santander haya señalado con anterioridad.
4. El Municipio puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado en el SECOP con antelación.
5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda.
6. Si el Municipio de Los Xxxxxx – Santander ha declarado desierta una licitación puede adelantar el Proceso de Contratación correspondiente aplicando las normas del proceso de selección abreviada de menor cuantía, para lo cual debe prescindir de:
a) recibir manifestaciones de interés, y b) realizar el sorteo de oferentes. En este caso, expedirá el acto de apertura del proceso de contratación dentro de los cuatro
(4) meses siguientes a la declaratoria de desierta.
3.1.2.2. Selección Abreviada
Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Esta modalidad de selección se encuentra desarrollada en el artículo 2° numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y en los artículos 40 al 65 del Decreto 1510 de 2013.
Las causales de selección abreviada de contratistas son:
a) La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
b) La contratación de menor cuantía.
c) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud. d) La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.
e) La enajenación de bienes del Estado.
f) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.
g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM).
h) Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad.
i) La contratación de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.
El Decreto 1510 de 2013 reglamenta cada una de las causales de Selección Abreviada, sin embargo para efectos de este Manual, se detallarán las causales más utilizadas al interior del Municipio que de acuerdo con el reglamento tienen diferente procedimiento:
3.1.2.2.1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización
Las características técnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el inciso 6 del artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, se predican de aquellos bienes y servicios “que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”.
Por características técnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o servicio que presta la misma utilidad para la Administración y satisface idéntica necesidad de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento fundamental son las características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física.2
La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3) procedimientos:
3.1.2.2.1.1. Subasta inversa En la modalidad de presencial o electrónica.
Por política institucional en la Entidad las subastas deberán realizarse por medios electrónicos, debido a la celeridad y eficiencia de utilizar este tipo de certamen a través de una plataforma informática. Sólo cuando la Secretaría de Gobierno certifique que no cuenta con los medios o mecanismos para realizarla por medios electrónicos, podrá hacerse presencial de acuerdo al procedimiento establecido en este manual.
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLE |
1 | Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. (Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013). Estudios y documentos previos Ficha Técnica de los bienes y servicios a adquirir. | Discrecional | Comité Asesor y Evaluador. Líder Gestor de la Necesidad. Ordenador del Gasto |
2 XXXXXX XXXXXXXXX, Xxxxx Xxxxxxx, Selección Abreviada (Articulo sin publicar). Especialización Contratación Estatal, Universidad Externado de Colombia, 2010.
Certificado de disponibilidad presupuestal. | |||
2 | Aviso de convocatoria: El cual además de publicarse en el SECOP y puede publicarse en la página web de la entidad. Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013. Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones: Durante este proceso deberán publicarse todas las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos y las respuestas a las observaciones (Artículo 23 del Decreto 1510 de 2013 ) | El proyecto de pliegos de condiciones se publicará por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso (Artículo 23 del Decreto 1510 de 2013 ) | Comité Asesor y Evaluador. Líder Gestor de la necesidad. |
3 | Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 24 del Decreto 1510 de 2013. Pliego de condiciones definitivo (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones hechas por los futuros proponentes interesados en participar en el proceso de selección durante la etapa del proyecto de pliegos, o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 22 y el artículo 40 del Decreto 1510 de 2013. | El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. | Ordenador del Gasto Comité Asesor y Evaluador |
4 | Plazo. Es el momento a partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre | El término se fijará en el cronograma de acuerdo con la | Comité Asesor y Evaluador. |
(Artículo 30, numeral 5, de la Ley 80 de 1993). El plazo para la presentación de propuestas debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | naturaleza del objeto a contratar. | Líder gestor de la necesidad. | |
5 | Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas (Artículo 3 y 25 del Decreto 1510 de 2013) La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. | A más tardar el día hábil anterior al cierre. En todo caso deberá otorgarse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas si fuere necesario. | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. Ordenador del Gasto. |
6 | Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza | Las observaciones al pliego de condiciones deben ser presentadas durante el término establecido en el cronograma. | Comité Asesor Evaluador Líder gestor de la necesidad. |
común. Como política de la Administración Municipal deberá celebrarse audiencia de aclaraciones y de asignación de riesgos | |||
7 | Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas | Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas siempre y cuando no implique modificaciones al pliego de condiciones | Comité Asesor y Evaluador. |
8 | Cierre del proceso de subasta inversa. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas técnicas en presencia del Comité Asesor y Evaluador y/o los proponentes, dejando constancia en acta de dicha apertura, (la propuesta económica inicial será abierta al momento de inicio de la puja). | Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |
9 | Verificación de requisitos habilitantes: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y conforme las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007. El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada a través de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, será aquél con el menor precio (Numeral 3 del Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007). | El plazo para la evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma. | Comité Asesor y Evaluador. |
10 | Publicación del informe de verificación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar.3 | Se pondrá a disposición por un término no inferior a 3 días hábiles. | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |
11 | Respuesta a las observaciones hechas al informe. | El plazo será determinado en el pliego de condiciones. | Comité asesor y evaluador. |
3 De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: “Cuando las entidades estatales estén facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgará a los proponentes, en igualdad de condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicación o a la realización de la subasta, para que responda el requerimiento efectuado por la entidad.”(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 xx xxxx de 2010, CP: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.
12 | De quedar solamente habilitado un oferente, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su propuesta sea igual o inferior al presupuesto oficial para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta. Si no se presentare ningún proponente para participar en la subasta, el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación. | El plazo será determinado en el pliego de condiciones | Comité Asesor y Evaluador. Ordenador del Gasto Líder Gestor de la necesidad. |
13 | Procedimiento de subasta inversa. En el evento de resultar 2 o más proponentes habilitados, la subasta podrá hacerse en forma presencial o electrónica para lo cual se observará el procedimiento señalado entre los artículos 40 al 45 del Decreto 1510 de 2013 y lo establecido en el Pliego de Condiciones. La subasta se podrá realizar mediante lotes o ítems, siempre y cuando la naturaleza del objeto a contratar lo justifique, o el análisis sectorial permita concluir que dicha forma de subasta está acorde con las variables económicas del sector del bien o servicio de características uniformes. Cuando la Secretaría Gobierno del Municipio no cuente con los medios o mecanismos para realizar la subasta por medios electrónicos, podrá hacerse presencial de acuerdo al | Una vez publicadas las respuestas a observaciones, según el cronograma previsto en el pliego. | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |
procedimiento establecido en la nota de este numeral. N1. | |||
14 | El Comité Asesor y Evaluador verificará si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendará la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 28 del Decreto 1510 de 2013 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso. | Con posterioridad al procedimiento de subasta inversa. | Comité Asesor y Evaluador. |
15 | Discriminación final de precios: En el caso de que la subasta inversa verse sobre varios ítems que se estén contratando a precio global, se deberá hacer la discriminación final de precios de acuerdo con lo establecido en los pliegos de condiciones o invitación pública. | De acuerdo con el plazo señalado en el pliego de condiciones. | Comité Asesor y Evaluador Líder gestor de la necesidad |
16 | Comité Asesor y Evaluador: El proceso es llevado al Comité para que el Ordenador del Gasto apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité Asesor Evaluador. | Con anterioridad a la audiencia de Adjudicación de acuerdo con las sesiones del comité. | Comité Asesor y Evaluador Ordenador del Gasto. |
17 | Resolución de Adjudicación: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes. | En la fecha señalada en el pliego de condiciones definitivo | Comité Asesor y Evaluador Ordenador del Gasto |
La declaratoria de desierta deberá |
hacerse mediante acto motivado. | |||
18 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | Durante el término establecido en el pliego de condiciones. | Ordenador del gasto. Contratista |
19 | Registro presupuestal de compromiso: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. | Posteriormente a la suscripción. | La solicitud la realizara el líder gestor de la necesidad a la secretaria de Hacienda. |
N1: nota: A continuación se detalla el procedimiento para la Subasta Inversa Presencial:
a. METODOLOGÍA
Es una puja dinámica efectuada presencialmente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Pliego de Condiciones.
Se precisa dentro del procedimiento para realizar la subasta inversa presencial, que el certamen será mediante una puja dinámica efectuada presencialmente.
Abiertos los sobres que contienen las propuestas económicas en el certamen de la subasta, la Administración Municipal verificará y realizará las correcciones de errores aritméticos si hay lugar a ello y dará a conocer el menor precio ofrecido entre las ofertas iníciales de precio.
Luego de terminado el certamen, el proponente favorecido con la adjudicación, deberá ajustar su propuesta respecto de la oferta final, realizada en el certamen de subasta.
b. CONDICIONES PARA LA REALIZACIÓN DE LA SUBASTA INVERSA
- Mínimo de proponentes habilitados Para que la subasta pueda llevarse a cabo en los términos xxx Xxxxxx de Condiciones, deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes.
Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta
es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.
- Tiempo asignado para realizar lances de mejora Municipio de Los Xxxxxx – Santander otorgará un término común de “X” minutos para recibir por parte de todos los proponentes sus lances, usando el formulario previsto para ello, contados a partir de la entrega de los sobres con los formularios.
- Margen mínimo de mejora Se deberá respetar en cada lance el margen mínimo de mejora de ofertas, establecido en el Pliego de Condiciones.
Los lances que no superen el margen mínimo de mejora serán inválidos, lo que inhabilitará al proponente para continuar en la puja.
- Representación en el certamen El proponente autorizado para realizar la subasta inversa será el representante legal o su delegado, debidamente autorizado conforme a la ley.
- Errores en el diligenciamiento del formulario propuesta de precio En cualquiera de los siguientes casos, el oferente no podrá continuar participando del certamen de subasta:
del margen mínimo de mejora estab Si presenta el formulario para lances en blanco.
puja.
- Lances sin mejora de precios En el desarrollo del certamen, cuando el oferente decida que no hará más lances de mejora, deberá manifestarlo en el formulario para lances, consignando una “X” al frente del siguiente enunciado: “NO REALIZARE MÁS LANCES EN ESTA SUBASTA”. Como consecuencia no podrá continuar participando del Certamen de Subasta y el valor del último lance válido que haya efectuado se tendrá como el valor definitivo de su oferta.
Corresponde a la entidad, garantizar que el formulario para lances, contenga la expresión clara e inequívoca, que indique que el oferente desiste de continuar en el certamen.
- Oferta con valor artificialmente bajo Conforme al artículo 28 del Decreto 1510 de 2013.
c. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
- Lugar y fecha Indicar en el cronograma del proceso, el lugar y la fecha del certamen de subasta inversa presencial. La entidad elaborará el acta correspondiente de lo sucedido en el certamen, adjuntando la planilla de asistencia.
El certamen de Subasta Inversa Presencial se realizará, una vez se haya cumplido con lo precisado por el artículo 41 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, en términos de la pluralidad de oferentes.
El Municipio de Los Xxxxxx - Santander, avisará oportunamente a los proponentes habilitados sobre la fecha del certamen.
- Introducción a la subasta inversa y suscripción del acta de asistencia Antes de dar inicio al certamen se pondrá a disposición de los participantes la planilla de asistencia.
El acta señalará que los proponentes conocen y aceptan las obligaciones y derechos contenidos en los Pliego de Condiciones y sus anexos.
- Apertura de los sobres con la presentación de la oferta inicial de precio El servidor (a) que dirige la subasta abrirá los sobres con las ofertas iníciales de precio y dará a conocer cuál de ellas es la menor.
- Lances en sobres cerrados a. Se entregarán los sobres y los formularios sobre los cuales se consignarán los lances. En dichos formularios, el proponente deberá consignar únicamente el precio ofertado o la expresión clara e inequívoca de que no hará ningún lance de mejora de precios, en el campo destinado para el efecto.
b. Los proponentes harán su lance que mejore la menor de las ofertas iníciales de precio utilizando los sobres y los formularios suministrados dentro del término común (número de minutos) señalado.
c. Un servidor (a) recogerá los sobres cerrados de todos los participantes.
d. Se registrarán los lances válidos y se ordenarán descendentemente. Con base en este orden, se dará a conocer únicamente el menor precio ofertado.
e. Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta.
f. La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.
g. Cuando no se reciban más lances, la entidad informará el último lance válido y la identidad del proponente.
Para los efectos de este numeral una ronda empieza desde el momento en que se reciben simultáneamente los lances en sobre cerrado y termina cuando se da a conocer el menor precio ofertado de la ronda.
d. CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de existir empate se adjudicará el contrato al oferente que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo.
3.1.2.2.2 OTROS ASPECTOS LEGALES PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TECNICAS UNIFORMES
3.1.2.2.2.1. Pliegos de condiciones para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, según el artículo 40 del decreto 1510 de 2013, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe indicar en los pliegos:
1. La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir: (a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; (b) la identificación adicional requerida; (c) la unidad de medida; (d) la calidad mínima, y (e) los patrones de desempeño mínimos.
2. Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.
3. Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por partes.
3.1.2.2.2.2. Procedimiento para la subasta inversa para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, según el artículo 41 del decreto 1510 de 2013, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander, aplicará las siguientes reglas:
1. Los pliegos de condiciones deben indicar: (a) la fecha y hora de inicio de la subasta;
(b) la periodicidad de los Lances; y (c) el Xxxxxx Xxxxxx para mejorar la oferta durante la subasta inversa.
2. La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el Proceso de Contratación y acredite el cumplimiento de la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente
3. El Municipio de Los Xxxxxx - Santander, debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado.
4. Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica.
5. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.
6. La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido
7. Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, el Municipio debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.
8. Al terminar la presentación de cada lance, el Municipio debe informar el valor xxx xxxxx más bajo.
9. Si al terminar la subasta inversa hay empate, el Municipio debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial.
3.1.2.2.2.3. Prohibición a los participantes antes de la adjudicación, según el artículo 42 del decreto 1510 de 2013, de que no identifiquen las ofertas y los lances con el oferente que los presenta.
3.1.2.2.2.4. Terminación de la subasta y adjudicación, según el artículo 43 del decreto 1510 de 2013, la subasta termina cuando los oferentes no hagan lances adicionales durante un período para la presentación de lances. El Municipio debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el lance más bajo. En el acto de adjudicación, la entidad estatal indicará el nombre de los oferentes y el precio del último lance presentado por cada uno de ellos.
3.1.2.2.2.5. Subasta inversa electrónica o presencial, según el artículo 44 del decreto 1510 de 2013, el Municipio puede escoger si adelanta la subasta inversa electrónica o presencialmente.
Si el Municipio decide adelantar la subasta electrónicamente debe fijar en los pliegos de condiciones el sistema que utilizará para la subasta inversa y los mecanismos de seguridad para el intercambio de mensajes de datos.
Si en el curso de una subasta inversa electrónica se presentan fallas técnicas que impidan a los oferentes presentar sus lances, la subasta debe ser suspendida.
Si por causas imputables al oferente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la información y telecomunicaciones, durante la subasta inversa electrónica la conexión con el sistema se pierde, la subasta continuará y El Municipio entiende que el proveedor que pierde su conexión ha desistido de participar en la misma.
3.1.2.2.1.2. Compra por acuerdo marco de precios
Este procedimiento está reglamentado mediante el Decreto 1510 de 2013 en los artículos 46 al 49, para los bienes y servicios de características técnicas uniformes que adquieran las entidades estatales de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, sin que sea obligatoria su aplicación para las entidades territoriales como El Municipio de Los Xxxxxx - Santander, sin embargo están facultadas para hacerlo en los términos que defina el reglamento.
El Municipio de Los Xxxxxx - Santander podrá adquirir los bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios que suscriba la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, previo análisis que permita identificar las ventajas de contratar bajo este Acuerdo frente a otros procedimientos de selección.
3.1.2.2.1.3. Adquisición a través de bolsa de productos
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLE |
1 | Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. (Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013) Estudios y documentos previos: En adición al contenido de los elementos mínimos contendrán los siguientes: 1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa. 2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios | Discrecional | Ordenador del Gasto Comité Asesor y Evaluador Líder gestor de la necesidad. |
a adquirir a través de la bolsa. Ficha Técnica de los bienes y servicios a adquirir. Certificado de disponibilidad presupuestal. Artículo 54 del Decreto 1510 de 2013. Además del contrato de comisión, se deberá tener en cuenta el de la operación que celebrará el comisionista a través de la bolsa, los pagos que deban hacerse por causa o con ocasión de aquella, las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa correspondiente. | |||
2 | Seleccionar objetivamente un comisionista debidamente acreditado, conforme al artículo 53 del Decreto 1510 de 2013. Esta selección se realiza, mediante un procedimiento competitivo, realizado de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa. Las normas y procedimientos aplicables a la selección de los comisionistas serán los contenidos en los artículos 52 y siguientes del Decreto 1510 de 2013 y en la reglamentación que las bolsas expidan en su desarrollo. La entidad puede exigir al comisionista el cumplimiento de requisitos adicionales a su condición, siempre y cuando éstos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor. | Debe tenerse en cuenta los requisitos habilitantes para hacer una selección objetiva. | El procedimiento será el señalado por la respectiva Bolsa. Comité Asesor y Evaluador |
3 | Comité Asesor y Evaluador: El proceso es llevado al Comité para | Con anterioridad a la celebración del | Comité Asesor y Evaluador |
que el Ordenador del Gasto apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité Asesor Evaluador. | contrato y de acuerdo con las sesiones del comité. | Ordenador del Gasto. | |
4 | Suscripción del contrato | Una vez elaborado el registro presupuestal | Ordenador del gasto. Comité Asesor y Evaluador |
5 | Registro Presupuestal de Compromiso Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. | Con posterioridad de la suscripción del contrato. | Comité Asesor y Evaluador Ordenador del Gasto |
3.1.2.2.1.4. OTRAS DISPOSICIONES LEGALES SOBRE EL ACUERDO MARCO DE PRECIOS:
3.1.2.2.1.4.1. Procedencia del Acuerdo Marco de Precios, según el artículo 46 del decreto 1510 de 2013, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander como organismo autónomo no está obligada a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios, pero está facultada para hacerlo.
El Municipio puede solicitar a Colombia Compra Eficiente un Acuerdo Marco de Precios para un bien o servicio determinado.
3.1.2.2.1.4.2. Planeación de una adquisición en la bolsa de productos, según el artículo 51 del decreto 1510 de 2013, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor Para celebrar el contrato de comisión, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander acreditará que cuenta con la disponibilidad presupuestal para el contrato de comisión, para la operación que por cuenta suya adelanta el comisionista en la bolsa de productos, para las garantías y los demás pagos que deba hacer como consecuencia de la adquisición en bolsa de productos, de acuerdo con el reglamento de la bolsa en la cual la entidad estatal
haga la negociación de la comisión y de las garantías. Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista seleccionado debe constituir a favor garantía única de cumplimiento, en relación con el valor de la comisión.
3.1.2.2.2. Contratación de menor cuantía
Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las demás causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, y además es inferior a los DOSCIENTOS OCHENTA salarios mínimos mensuales vigentes (280 SMMLV), el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Selección Abreviada de Menor Cuantía literal b numeral 2º del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 59 del Decreto 1510 de 2013.
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLE |
1 | Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. (Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013). Estudios y documentos previos Diseños y proyectos de factibilidad y prefactibilidad Certificado de disponibilidad presupuestal. | Discrecional | Comité Asesor y Evaluador Líder gestor de la necesidad. Ordenador del Gasto |
2 | Aviso de convocatoria El cual además de publicarse en el SECOP se puede publicar igualmente en la página web de la entidad. Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013. Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Durante este proceso deberán publicarse todas las observaciones y sugerencias presentadas al proyecto xx xxxxxx. | El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publicará por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso. | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |
3 | Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 24 del Decreto 1510 de 2013. . Pliego de condiciones definitivo (conforme al Artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 22 del Decreto 1510 de 2013. | El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. | Ordenador del Gasto Comité Asesor y Evaluador |
4 | Visita técnica No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello. Visita técnica No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello. | De acuerdo con el cronograma establecido en el Pliego. | Comité Asesor Evaluador Líder gestor de la necesidad. |
5 | Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. No es obligatorio en esta modalidad el celebrarse audiencia de aclaraciones y de asignación de riesgos | De acuerdo con lo determinado en el Pliego de condiciones. | Comité Asesor y Evaluador. |
6 | Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas. | Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas. | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |
7 | Conformación de lista de posibles oferentes. La manifestación de interés es requisito habilitante para presentar propuestas, por tanto, en caso de no presentarse ninguna el proceso se declarará desierto. Si no se presentan manifestaciones de interés el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación. | Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura (Artículo 59 del Decreto 1510 de 2013). | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |
8 | Sorteo: En caso de que el número de posibles oferentes sea superior a 10, la entidad podrá hacer sorteo, para seleccionar máximo diez interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. En los pliegos de condiciones se determinará si hay lugar a sorteo y la forma en la que se hará. Si el número de oferentes interesados es inferior a 10 se adelantará el proceso con todos los interesados. El plazo para presentar propuestas empieza a contar a partir del día siguiente a la fecha en la cual la entidad informe a los interesados el resultado del sorteo. | De conformidad con el cronograma establecido en el Pliego de Condiciones | Comité Asesor y Evaluador Líder gestor de la necesidad. |
9 | Modificación a través de Adendas (Artículo 3 y 25 del Decreto 1510 de 2013). La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Si se modifica el cronograma del | Deberá regularse en el pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual pueden expedirse adendas o a falta de tal previsión, a más tardar el día hábil anterior al cierre. En | Comité Asesor y Evaluador. Ordenador del Gasto |
proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. | todo caso deberá otorgarse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas, si fuere necesario. | ||
10 | Cierre del Plazo para presentar propuestas. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas en presencia del Comité asesor y evaluador y/o los proponentes que se encuentren, dejando constancia mediante acta de la apertura. | Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |
11 | Evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007. El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada de menor cuantía, será | El plazo para la evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma.4 | Comité Asesor y Evaluador. |
4 De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: “Cuando las entidades estatales estén facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgará a los proponentes, en igualdad de condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicación o a la realización de la subasta, para que responda el requerimiento efectuado por la entidad.”(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 xx xxxx de 2010, CP: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.
aquél que resulte de aplicar alguna de las alternativas señaladas en el Artículo 26 del Decreto 1510 de 2013. El Comité Asesor y Evaluador verificará si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendará la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 28 de Decreto 1510 de 2013 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso. | |||
13 | Publicación del informe de evaluación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. Numeral 4 del Artículo 59 del Decreto 1510 de 2013. | Durante por lo menos 3 días hábiles. | Comité Asesor y Evaluador Líder gestor de la necesidad. |
14 | Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP. | El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuesta a más tardar con el acto de adjudicación | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |
15 | Comité Asesor y Evaluador: para | Previamente al acto |
que el Ordenador del Gasto apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité Asesor Evaluador. | de adjudicación | Comité Asesor y Evaluador. Ordenador del Gasto. | |
16 | Resolución de adjudicación: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes. La declaratoria de desierta: deberá hacerse mediante acto motivado por motivos o causas que impidan la selección objetiva. | Según la fecha señalada en el pliego de condiciones. | Comité Asesor y Evaluador. Ordenador del gasto. |
17 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones | Durante el término establecido en el pliego de condiciones | Ordenador del gasto. Comité Asesor y Evaluador. |
18 | Registro presupuestal de Compromiso. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. | Posteriormente a la suscripción. | Comité Asesor y Evaluador. Ordenador del Gasto. Líder gestor de la necesidad. |
3.1.2.2.2.1. OTROS ASPECTOS LEGALES DE LA CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTIA:
Procedimiento para la selección abreviada de menor cuantía según el artículo 59 del decreto 1510 de 2013, tenemos:
1. En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del Proceso de Contratación los interesados deben manifestar su intención de participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de condiciones.
2. Si El Municipio de Los Xxxxxx - Santander recibe más xx xxxx (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación y establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará.
3. Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr el día hábil siguiente a la fecha en la cual el Municipio de Los Xxxxxx – Santander informe a los interesados el resultado del sorteo.
4. El Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe publicar el informe de evaluación de ofertas durante tres (3) días hábiles.
3.1.2.2.3. Contratos para la prestación de servicios de salud
De conformidad con lo establecido en el artículo 60 del Decreto 1510 de 2013, cuando se requiera la prestación de servicios de salud, se seleccionará al contratista haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía. Ver numeral
3.1.2.2.2 del presente manual.
Cabe anotar, que las personas naturales o jurídicas que presten dichos servicios deben estar inscritas en el Registro Especial Nacional del Ministerio de la Salud o quien haga sus veces.
Para el presente proceso se debe tener en consideración lo previsto en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, como quiera que no se exigirá el Registro Único de proponentes.
3.1.2.2.4. Por declaratoria de desierta de la licitación
Por disposición del artículo 61 del Decreto 1510 de 2013, si la entidad decide no adelantar nuevamente un proceso de Licitación Pública, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía, de conformidad al procedimiento del numeral 4.1.2.2.2 del presente manual.
En este proceso no se aplicará lo relacionado con la manifestación de interés, ni con el sorteo de oferentes.
3.1.2.2.5. Enajenación de Bienes del Estado
Se toma como referencia lo establecido en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, que faculta a las entidades públicas para la venta de bienes de su propiedad y en tal sentido, el literal e) de la norma invocada establece: “En los procesos de enajenación de los bienes del estado se podrá utilizar instrumentos de subasta y en Gobierno de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva”.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 91 del Decreto 1510 de 2013, la entidad podrá realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores, bancas de inversiones, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar.
3.1.2.2.5.1. Enajenación directa por oferta en sobre cerrado
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLE |
1 | Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador Estudios y documentos previos que deberán incluir el avalúo comercial del bien y el precio mínimo de la venta, obtenido de conformidad con lo señalado en el artículo 101 y 102 del Decreto 1510 de 2013, en tratándose de bienes inmuebles, y del artículo 106 y 107 del Decreto 1510 de 2013, en tratándose de bienes muebles y del artículo 109 del Decreto 1510 de 2013, en tratándose de otro tipos de bienes. | Discrecional | Ordenador del Gasto Comité Asesor y Evaluador Líder gestor de la necesidad. |
2 | Aviso de convocatoria: El cual además de publicarse en el SECOP por política del Municipio de Los Xxxxxx - Santander debe publicarse en la página web de la entidad. Según el artículo 95 del Decreto 1510 de 2013, deberá | El establecido en el proyecto de pliegos. El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publicará mínimo cinco | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |
incluir los datos identificadores del bien y la indicación de las condiciones mínimas de la enajenación, así como el valor del avalúo comercial y el precio mínimo de venta. Si se trata de bienes inmuebles en el aviso de convocatoria se señalará, por lo menos, el Municipio o distrito donde se ubican, localización exacta y demás requisitos establecidos en el artículo 95 del Decreto 1510 de 2013. Si se trata de muebles se señalará, el Municipio o distrito donde se ubican, en todo caso deberá considerarse lo preceptuado por el inciso segundo del artículo 95 del Decreto 1510 de 2013. Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Se publicará el listado de bienes sometidos al proceso de enajenación. Durante este proceso deberán publicarse todas las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos y las respuestas a las observaciones | (5) días hábiles | ||
3 | Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 24 del Decreto 1510 de 2013. Pliego de condiciones definitivo (conforme al Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, artículo 22 y artículo 96 del Decreto 1510 de 2013). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las | El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. | Ordenador del Gasto Comité Asesor y Evaluador |
observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Además de contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 22 y 96 del Decreto 1510 de 2013, Se señalarán aspectos de la contratación tales como, la forma de pago del precio, las formalidades para la suscripción del contrato de enajenación; tiempos y reglas de otorgamiento de la escritura pública y de realización del registro, condiciones de la entrega material del bien y la obligación del oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que utilizará para la compra del bien. | ||||||
4 | Evaluación de las propuestas, la entidad hará la verificación de los requisitos habilitantes de los oferentes, cuyo resultado será publicado en el SECOP, junto con el listado de los bienes sobre los cuales se recibieron propuesta | De acuerdo cronograma establecido Xxxxxx | con en | el el | Comité Asesor Evaluador | y |
5 | Publicación del informe de verificación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. | Por un término no inferior a Tres (3) días hábiles | Comité Asesor Evaluador Líder gestor de necesidad. | y la | ||
Como requisito habilitante el oferente deberá consignar a favor de la entidad un valor no inferior al 20% del precio mínimo de | ||||||
venta. Artículo 97 del Decreto 1510 de 2013, valor que será devuelto al oferente no seleccionado dentro del término establecido en el pliego de condiciones. | |||
6 | Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP | El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuesta a más tardar con el acto de adjudicación | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |
7 | Audiencia para dar apertura a las ofertas económicas de los proponentes habilitados. Se informará la mejor oferta recibida en sobre cerrado, con el fin de permitir por una sola vez, que los oferentes la mejoren. La mejor oferta será aquella que ofrezca el mejor precio. | De acuerdo con el cronograma establecido en el Pliego. | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad |
8 | Comité Asesor y Evaluador: para que el Ordenador del Gasto apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité Asesor y Evaluador | Previamente al acto de adjudicación | Comité Asesor y Evaluador. Ordenador del Gasto. |
9 | Resolución de adjudicación: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada al proponente que haya ofertado el mejor precio, la cual deberá ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes. La declaratoria de desierta: deberá hacerse mediante acto motivado por motivos o causas | Según la fecha señalada en el pliego de condiciones. | Comité Asesor y Evaluador. Ordenador del gasto. |
que impidan la selección objetiva. | |||
10 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | Posteriormente a la adjudicación. | Ordenador del gasto. |
11 | Registro presupuestal de Compromiso. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. | Durante el término establecido en el pliego de condiciones. | Solicitud que hace el líder gestor de la necesidad a la Secretaria de Hacienda. |
3.1.2.2.5.2. Enajenación directa a través de subasta pública
Si la enajenación directa de subasta pública se debe seguir el procedimiento establecido en el numeral 4.1.2.2.1.1 de este manual, teniendo en cuenta que el bien debe ser adjudicado al oferente que haya ofrecido el mayor valor a pagar por los bienes objeto de enajenación y en consecuencia, el Xxxxxx Xxxxxx debe ser al alza.
3.1.2.2.5.3. Enajenación a través de intermediarios idóneos
El artículo 100 del Decreto 1510 de 2013, reglamenta que cuando se elija este mecanismo de enajenación, la venta siempre debe realizarse a través de subasta pública o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario.
La selección del intermediario idóneo se hace a través de un proceso de contratación en el cual se utilice las reglas de la selección abreviada de menor cuantía. Si el intermediario es un comisionista de bolsa de productos se selecciona mediante el procedimiento interno aplicable a la bolsa de productos, de conformidad con lo señalado en el artículo 92 y 93 del Decreto 1510 de 2013.
Nota: Para participar en los procesos de enajenación de bienes del Estado, directamente (Enajenación directa por oferta en sobre cerrado y Enajenación a través de subasta pública) o cuando la misma se realice a través de intermediarios idóneos, el oferente deberá consignar a favor de la entidad un valor no inferior al veinte por ciento (20%) del precio mínimo de venta, como requisito habilitante para participar en la puja y que se imputará al precio de ser el caso.
3.2.2.5.4. OTRAS DISPOSICIONES LEGALES DEL DECRETO 1510 DE 2013 SOBRE ENAJENACION DE BIENES DEL ESTADO:
Enajenación directa o a través de intermediario idóneo. El Municipio de Los Xxxxxx – Santander según el artículo 91 del decreto 1510 de 2013, puede realizar directamente la enajenación, o contratar para ello promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar, la selección del intermediario se debe adelantar a través de un proceso de contratación en el cual utilice las reglas de la selección abreviada de menor cuantía.
Se deberá igualmente contar con estudios previos el avalúo comercial del bien y el precio mínimo de venta y debe mediar aviso de convocatoria.
Contenido de los pliegos de condiciones, según el artículo 96 del Decreto 1510 de 2013, los pliegos, además de lo señalado en la presente Resolución deben indicar lo siguiente:
1. Forma de pago del precio.
2. Formalidades para la suscripción del contrato de enajenación.
3. Término para otorgar la escritura pública, si hay lugar a ella.
4. Término para el registro, si hay lugar a ello.
5. Condiciones de la entrega material del bien.
6. La obligación del oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que utilizará para la compra del bien.
El Municipio de Los Xxxxxx – Santander puede enajenar el activo a pesar de que tenga cargas derivadas de impuestos y contribuciones, deudas de consumo o reinstalación de servicios públicos y administración inmobiliaria, caso en el cual debe manifestarlo en los pliegos de condiciones y el oferente aceptar dichas condiciones pues debe asumir las deudas informadas.
Mecanismo de Enajenación:
Enajenación directa por oferta en sobre cerrado, según el artículo 98 del Decreto 1510 de 2013, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander al enajenar bienes con el mecanismo de oferta en sobre cerrado debe seguir el siguiente procedimiento:
1. Debe publicar la convocatoria, los estudios previos, el proyecto de pliegos de condiciones, en los cuales debe incluir la lista de bienes sometidos al proceso de enajenación.
2. Recibidas y respondidas las observaciones al proyecto de pliegos de condiciones, debe expedir el acto administrativo de apertura y publicarlo en el SECOP junto con los pliegos de condiciones definitivos.
3. Una vez recibidas las ofertas, debe verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes de los oferentes y publicar el informe correspondiente en el SECOP junto con la lista de los bienes sobre los cuales se recibieron ofertas.
4. El Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe convocar la audiencia en el lugar, día y hora señalados en los pliegos de condiciones.
5. En la audiencia el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe abrir las ofertas económicas de los oferentes habilitados e informar la mejor oferta.
6. El Municipio de Los Xxxxxx – Santander concede a los oferentes la oportunidad para mejorar la oferta por una sola vez.
7. Surtido este paso, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe adjudicar el bien al oferente que haya ofrecido el mejor precio.
Enajenación directa a través de subasta pública, según el artículo 98 del Decreto 1510 de 2013, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander al enajenar bienes con el mecanismo de subasta pública debe seguir el procedimiento establecido en esta Resolución, teniendo en cuenta que el bien debe ser adjudicado al oferente que haya ofrecido el mayor valor a pagar por los bienes objeto de enajenación y en consecuencia, el Margen Mínimo debe ser al alza.
Bienes Inmuebles
Avalúo comercial del bien, según el artículo 101 del Decreto 1510 de 2013, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander o su intermediario idóneo, debe avaluar el bien objeto de enajenación. El avalúo puede estar a cargo del Instituto Geográfico Xxxxxxx Xxxxxxx o a cargo de una persona especializada inscrita en el Registro Nacional de Avaluadores que lleva la Superintendencia de Industria y Comercio. Los avalúos tienen vigencia de un año.
La escritura pública debe otorgarse en la Notaría de reparto correspondiente, dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguiente a la fecha en la cual el adjudicatario
acredite el pago total del precio de venta. Solamente puede otorgarse la escritura pública antes del pago total del saldo del inmueble cuando esto sea necesario para cumplir condiciones para el desembolso del precio de venta.
Bienes Muebles
Precio mínimo de venta de bienes muebles no sujetos a registro, según el artículo 106 del Decreto 1510 de 2013, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe tener en cuenta el resultado del estudio de las condiciones xx xxxxxxx, el estado de los bienes muebles y el valor registrado en los libros contables de la misma.
Cuando el Precio mínimo de venta de bienes muebles son sujetos a registro, se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. El Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe obtener un avalúo comercial practicado por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, registrada en el Registro Nacional de Avaluadores, excepto cuando el bien a enajenar es un automotor de dos (2) ejes pues independientemente de su clase, tipo de servicio, peso o capacidad, de carga y de pasajeros, la Entidad Estatal debe usar los valores establecidos anualmente por el Ministerio de Transporte.
2. Una vez establecido el valor comercial, debe descontar el valor estimado de los gastos en los cuales debe incurrir para el mantenimiento y uso del bien en un término de un (1) año, tales como conservación, administración y vigilancia, impuestos, gravámenes, seguros y gastos de bodegaje, entre otros.
Enajenación de bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales, según el artículo 108 del Decreto 1510 de 2013, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a título gratuito a las Entidades Estatales a través de un acto administrativo motivado que deben publicar en su página web.
La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, debe manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo. En tal manifestación el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe señalar la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.
3.1.2.2.6. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria
De acuerdo con el literal f) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 62 del Decreto 1510 de 2013, el contratista será seleccionado a través del
procedimiento previsto relativo a la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos. En lo no previsto en este procedimiento el régimen aplicable será el contenido en las disposiciones legales sobre los respectivos mercados de las bolsas de productos de productos de origen o destinación agropecuaria.
La entidad puede adquirir tales productos por fuera de la bolsa de productos, si lo hace en mejores condiciones, en cuyo caso debe expresar en los documentos del proceso esta situación.
Se aplicará el procedimiento para la bolsa de productos previsto en el numeral 4.1.2.2.1.3 de este manual. Se consideran productos de origen agropecuario, los bienes y servicios de carácter homogéneo, provenientes de recursos agrícolas, pecuarios, forestales y pesqueros, que no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus características físicas y/o químicas, o que, no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad así como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. También se consideran productos de origen o destinación agropecuaria los documentos representativos de los mismos.
3.1.2.2.7. Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM)
De conformidad con el Artículo 63 del Decreto 1510 de 2013 , las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta, sus filiales y las empresas en las que el Estado tenga más del cincuenta por ciento (50%) del capital social que no se encuentren en situación de competencia, deben utilizar el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía para los contratos que tengan como objeto su actividad comercial e industrial descrito en el numeral 4.1.2.2.2., salvo para los contratos de obra pública, consultoría, prestación de servicios, concesión, encargo fiduciario y fiducia pública para los cuales se les aplicará la modalidad que corresponda.
3.1.2.2.8. Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad
De conformidad al artículo 64 del Decreto 1510 de 2013, los contratos a los que se refiere el literal h) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, y que estén directamente relacionados con el desarrollo o ejecución de los programas de:
Protección de personas amenazadas. Desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley. Atención a población desplazada por la violencia. Protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo. Programas para población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden.
Se celebrarán por parte del Municipio de Los Xxxxxx - Santander, haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía, ver paso a paso señalado en el numeral 4.1.2.2.2 del presente Manual de Contratación.
3.1.2.2.9. Adquisición de bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional
Para los efectos previstos en el literal i) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, son bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional, los adquiridos para ese propósito por las entidades estatales.
Los contratos que se suscriban para la adquisición de los bienes y servicios de conformidad al listado del artículo 65 del Decreto 1510 de 2013, se realizarán haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía, ver paso a paso señalado en el numeral 4.1.2.2.2 del presente Manual de Contratación.
Cuando se trate de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, deben adquirirse mediante subasta inversa, Acuerdo Marco de Precios, o bolsa de productos, según aplique.
3.1.2.3. Concurso de Meritos
El concurso de méritos es el procedimiento aplicable para la selección de consultores. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2, se entiende por contrato de consultoría:
“(…) Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato (…)”.
3.1.2.3.1. Clases de concurso de méritos
La contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse mediante concurso abierto o con precalificación. En la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Cuando se trate de objetos que incluyan diseño y ejecución se determinará la modalidad de contratación de acuerdo con la obligación principal.
El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto o con precalificación se desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en los artículos 67 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.
Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el presente capítulo.
En el caso de que el objeto contractual de consultoría incluya obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de conformidad con lo señalado en la Ley.
3.1.2.3.1.1. Procedimiento de Precalificación
La entidad en la etapa de planeación del concurso de méritos, puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente, en cuyo caso se deberá seguir el procedimiento señalado en el artículo 68 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLE |
1 | Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. (Artículo 27 del | Discrecional | Comité Asesor y Evaluador |
Decreto 1510 de 2013) Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal. | Líder gestor de la necesidad. Ordenador del gasto | ||||
2 | Publicación del aviso de solicitud de expresiones de interés y del proyecto de pliegos. Los cuales deben publicarse en el SECOP y podrá publicarse igualmente en la pagina web de la entidad, el cual debe contener la información establecida en el artículo 69 del Decreto 1510 de 2013. | El que se considere razonable para que los interesados alleguen la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes. | Comité Asesor Evaluador | y | |
3 | Audiencia de Aclaraciones cuando se requiera, cuyo valor exceda de la menor cuantía | De acuerdo con el cronograma fijado en el aviso de convocatoria | Comité Asesor Evaluador Líder gestor de necesidad. | y la | |
4 | Presentación manifestaciones de interés y verificación de los requisitos habilitantes | De acuerdo con el cronograma fijado en el aviso de convocatoria | Comité Evaluador | Asesor | y |
5 | Publicación del informe de precalificación y presentación de observaciones | Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo. Artículo 70 del Decreto 1510 de 2013. | Comité Evaluador | Asesor | y |
6 | Comité Asesor y Evaluador | Se deberán tener en | Comité | Asesor | y |
cuenta las sesiones del respectivo comité. | Evaluador Ordenador del gasto | ||
7 | Audiencia de precalificación. | Si el número de interesados que cumplen con las condiciones de precalificación supera el máximo establecido en el aviso, en esta audiencia se hace el sorteo para conformar la lista. En el caso de no conformar la lista podrá continuarse el concurso de méritos abierto o sin precalificación u optar nuevamente por realizar la precalificación. Se realizará conforme las reglas establecidas en el artículo 71 del Decreto 1510 de 2013 | Comité Asesor y Evaluador Ordenador del gasto |
Durante la audiencia se deberán observar las reglas establecidas en la guía para la Audiencia de Adjudicación.
La conformación de la lista de precalificados no obliga a la entidad abrir el proceso de contratación.
3.1.2.3.1.2. Procedimiento de Selección
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLE |
1 | Acto Administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. (Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013) Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal Para calcular el presupuesto oficial se podrán tener en cuenta criterios tales como el personal, el tiempo de ejecución de actividades, el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista. | Discrecional | Comité Asesor y Evaluador Líder gestor de la necesidad. Ordenador del gasto |
2 | Aviso de convocatoria El cual además de publicarse en el SECOP y por política del Municipio de Los Xxxxxx - Santander en la página web de la entidad. Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013 Proyecto xx xxxxxx de condiciones. | El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publicará por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso. | Comité Asesor y Evaluador. |
3 | Presentación de observaciones y sugerencias al proyecto xx xxxxxx de condiciones. (Art. 23 del Decreto 1510 de 2013) La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza | Dentro del término previsto anteriormente. | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |
común. | |||
4 | Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 24 del Decreto 1510 de 2013. En los eventos en que se haga uso de precalificación, sólo procederá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista Aviso de Invitación a presentar propuestas: Cuando se hace uso de precalificación Pliego de condiciones definitivo (conforme al Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 22 y el numeral 1 del artículo 67 del Decreto 1510 de 2013). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el artículo 22 y el numeral 1 del artículo 67 del Decreto 1510 de 2013 y de los requerimientos técnicos de los servicios de consultoría que se van a contratar. Adicionalmente se incluirán los objetivos, metas y alcance de los servicios, la descripción detallada de los servicios requeridos y resultados esperados, el cronograma de ejecución de la | El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. | Ordenador del Gasto Comité Asesor y Evaluador |
interventoría, el listado y ubicación de la información requerida para la ejecución del contrato | |||
5 | Audiencia de aclaraciones y de asignación de riesgos: Como política de la Administración Municipal deberá celebrarse audiencia de aclaraciones y de asignación de riesgos | De acuerdo con la fecha señalada en el cronograma xxx xxxxxx de condiciones. | Comité Asesor y Evaluador. |
6 | Presentación de propuestas. Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de la propuestas (técnica y económica) en presencia del Comité asesor y evaluador y/o los proponentes que se encuentren, dejando constancia mediante acta. | El razonable para que los proponentes puedan preparar sus propuestas. | Comité Asesor y Evaluador. |
7 | Verificación de los requisitos habilitantes en el caso del concurso abierto y evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007 El ofrecimiento más favorable para la entidad en el concurso de méritos será aquél que ofrezca los mejores aspectos técnicos de la oferta, en ningún caso se incluirá el precio como factor de escogencia. Numeral 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2013. | El plazo para la evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma. | Comité Asesor y Evaluador. |
8 | Publicación del informe de evaluación. Numeral 2 del artículo 67 del Decreto 1510 de 2013: El cual debe contener la calificación | Por un término no inferior a tres (3) días hábiles para que los proponentes | Comité Asesor y Evaluador Líder gestor de la |
técnica y el orden de elegibilidad | puedan formular observaciones las cuales deberán ser resueltas dentro del acto de adjudicación. | necesidad. | |
9 | Revisión de la oferta económica: La entidad debe revisar la oferta económica ubicado en el primer orden de elegibilidad de conformidad con lo señalado en el numeral 3 y 4 del artículo 67 del Decreto 1510 de 2013. | Una vez concluida la evaluación técnica y en audiencia pública. | Comité Asesor y Evaluador. |
10 | Comité Asesor y Evaluador: El comité asesor evaluador deberá recomendar al Ordenador del Gasto la adjudicación del contrato. | Con antelación a la adjudicación | Comité Asesor y Evaluador. Ordenador del gasto. |
11 | Resolución de adjudicación: Debidamente motivada. | Según la fecha señalada en el pliego de condiciones. | Comité Asesor y Evaluador. Ordenador del gasto. |
12 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | Según lo establecido en el cronograma. | Ordenador del gasto. |
13 | Registro presupuestal de Compromiso. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. | Posterior a la suscripción del contrato. | Comité Asesor y Evaluador. Ordenador del Gasto. |
3.1.2.3.2. OTRAS DISPOSICIONES LEGALES SOBRE EL CONCURSO DE MERITOS:
Procedencia del concurso de méritos según el artículo 66 del decreto 1510 de 2013 el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe seleccionar sus contratistas a través del
concurso de méritos para la prestación de servicios de consultoría de que trata el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, es decir referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Igualmente se adelantará concurso de méritos para los proyectos de arquitectura.
El procedimiento para la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto número 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Procedimiento del concurso de méritos según el artículo 67 del decreto 1510 de 2013 el Municipio de Los Xxxxxx – Santander aplicará al concurso de méritos abierto o con precalificación, las siguientes reglas:
1. En los pliegos de condiciones debe indicar la forma como calificará, entre otros, los siguientes criterios:
a) la experiencia del interesado y del equipo de trabajo, y
b) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo.
2. Publicar durante tres (3) días hábiles el informe de evaluación, el cual debe contener la calificación técnica y el orden de elegibilidad.
3. Revisar la oferta económica y verificar que está en el rango del valor estimado consignado en los documentos y estudios previos y del presupuesto asignado para el contrato.
4. Revisar con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia entre: i) la necesidad identificada por el Municipio de Los Xxxxxx – Santander y el alcance de la oferta ii) la consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y iii) el precio ofrecido y la disponibilidad presupuestal del respectivo proceso de contratación.
5. Si el Municipio de Los Xxxxxx – Santander y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo dejarán constancia de ello y el Municipio de Los Xxxxxx
– Santander revisará con el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que se refiere el numeral anterior.
Si el Municipio de Los Xxxxxx – Santander y el oferente llegan a un acuerdo dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.
6. Si el Municipio de Los Xxxxxx – Santander y el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo, el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe declarar desierto el proceso de contratación.
PARAGRAFO En la etapa de planeación del concurso de méritos, el Municipio de Los Xxxxxx
– Santander puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente.
Aviso de convocatoria para la precalificación en el concurso de méritos según el artículo 69 del decreto 1510 de 2013, si el Municipio de Los Xxxxxx – Santander decide adelantar el concurso de méritos con precalificación debe convocar a los interesados por medio de un aviso publicado en el SECOP que debe tener la siguiente información:
1. La mención del proceso de contratación para el cual se adelanta la precalificación.
2. La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.
3. Los criterios que el Municipio de Los Xxxxxx – Santander tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de precalificados.
4. El tipo de sorteo que el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe adelantar para conformar la lista de precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista.
5. El cronograma de la precalificación.
PARAGRAFO: El Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe elaborar un informe de precalificación y publicarlo en el SECOP por el término establecido en el aviso de convocatoria para la precalificación. Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo.
Audiencia de precalificación según el artículo 71 del decreto 1510 de 2013 el Municipio de Los Xxxxxx – Santander estatal debe efectuar una audiencia pública en la cual conformará la lista de interesados precalificados contestará las observaciones al informe de precalificación y notificará la lista de precalificación. Si el Municipio de Los Xxxxxx – Santander establece un número máximo de interesados para conformar la lista de precalificados y el número de interesados que cumple con las condiciones de precalificación es superior al máximo establecido, en la audiencia de precalificación la entidad estatal debe hacer el sorteo para conformar la lista, de acuerdo con lo que haya establecido en el aviso de convocatoria. La conformación de la lista de precalificados no obliga a abrir el proceso de contratación.
3.1.2.4. Contratación Directa
Son causales de contratación directa, de acuerdo con el numeral 4º del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 las siguientes:
a) Urgencia manifiesta.
b) Contratación de empréstitos.
c) Contratos interadministrativos.
d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Municipio Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición.
e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
f) Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público.
g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.
Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que regula la Ley 996 de 2005.
De acuerdo con el Decreto 1510 de 2013 (Capítulo IV, Título I, artículos 73 y siguientes), las disposiciones Gobiernoes aplicables a la contratación directa son las siguientes:
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TÉRMINOS | RESPONSABLE |
1 | Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. Estudios y documentos previos: salvo urgencia manifiesta. Certificado de disponibilidad presupuestal. Si se trata de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se requiere certificado de la planta de empleos de la Secretaría Gobierno y constancia escrita sobre la idoneidad o experiencia directamente relacionada con el área de que se trate suscrita por el Ordenador del Gasto. En aras de garantizar la selección objetiva se deberá dejar constancia de la idoneidad y experiencia del futuro contratista. | Discrecional. | Comité Asesor y Evaluador (rol técnico, jurídico y financiero). Líder Gestor de la necesidad. Ordenador del Gasto. |
2 | Acto administrativo que justifique la contratación directa de acuerdo con lo señalado en el Artículo 73 del Decreto 1510 de 2013, salvo cuando la causal de contratación directa se refiere a prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la contratación de empréstitos y contratación de bienes y servicios en el Sector | Antes de la suscripción del contrato. | Comité Asesor y Evaluador. Ordenador del Gasto. |
Defensa. El acto administrativo que declare la urgencia manifiesta hará las veces del acto administrativo de justificación. | |||
3 | Registro presupuestal de compromiso. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP. | Posterior a la celebración del contrato. | Solicitud que realice el líder gestor de la necesidad a la Secretaria de Hacienda. |
3.1.2.4.1. DISPOSICIONES LEGALES SOBRE LA CONTRATACIÓN DIRECTA
-Acto administrativo de justificación de la contratación directa según el artículo 73 del decreto 1510 de 2013 el Municipio de Los Xxxxxx – Santander debe señalar en un acto administrativo la justificación, el cual debe contener:
1. La causal que invoca para contratar directamente.
2. El objeto del contrato.
3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.
4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.
-Contratación directa por URGENCIA MANIFIESTA según el artículo 74 del decreto 1510 de 2013 el Municipio de Los Xxxxxx – Santander en el acto administrativo que la declare hará las veces del acto administrativo de justificación, y en este caso no está obligada a elaborar estudios y documentos previos.
-Contratación directa por Convenios o contratos interadministrativos según el artículo 76 del decreto 1510 de 2013 el Municipio de Los Xxxxxx – Santander aplicable lo establecido en el artículo 43 del presente Manual.
-No obligatoriedad de garantías. En la contratación directa la exigencia de garantías no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos
-Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación.
-Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, según el artículo 81 del decreto 1510 de 2013 el Municipio de Los Xxxxxx – Santander pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de el Municipio de Los Xxxxxx – Santander, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.
-Adquisición de bienes inmuebles, según el artículo 82 del decreto 1510 de 2013 el Municipio de Los Xxxxxx – Santander puede adquirir bienes inmuebles mediante contratación directa según las siguientes reglas:
1. Avaluar con una institución especializada el bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades
2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición
3. El Municipio de Los Xxxxxx – Santander puede hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el avalúo
- Arrendamiento de bienes inmuebles según el artículo 83 del decreto 1510 de 2013 el Municipio de Los Xxxxxx – Santander puede alquilar o arrendar inmuebles mediante contratación directa previa verificación de las condiciones xxx xxxxxxx inmobiliario.
3.1.2.5. Contratación de Mínima Cuantía
Corresponde a aquellos contratos cuya cuantía no excede el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, o lo que es lo mismo el equivalente a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, independientemente de su objeto.
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TÉRMINOS | RESPONSABLE |
1 | Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal. | Discrecional. | Comité Asesor y Evaluador (rol técnico, jurídico y financiero). Líder gestor de la necesidad. Ordenador del Gasto. |
2 | Invitación pública: La cual deberá contener como mínimo la información contenida en el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013. | La invitación se publicará por un término no inferior a un (1) día hábil (artículo 94 de la Ley 1474 de 2011). | Comité Asesor y Evaluador. Ordenador del Gasto. Líder gestor de la necesidad. |
3 | Presentación de Observaciones. Numeral 3 artículo 85 del Decreto 1510 de 2013. | Las observaciones se contestarán antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas de acuerdo con el término fijado en el cronograma. | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |
4 | Cierre del Proceso de Contratación y Apertura de propuestas: En la fecha señalada en la invitación, de lo cual se dejará acta. | De acuerdo con el cronograma establecido en la invitación. El término para presentar la oferta no podrá ser inferior | Comité Asesor y Evaluador. Líder gestor de la necesidad. |