OIG-QI-14
OIG-QI-24-006
Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe
Posibles irregularidades relacionadas a los contratos y facturas de pago de la CCCPRC.
OIG-QI-14
Rev. 09/21
7 de diciembre de 2023
TABLA DE CONTENIDO
PÁGINA RESUMEN EJECUTIVO 3
INFORMACIÓN SOBRE LA ENTIDAD 4
BASE LEGAL 5
ALCANCE Y METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 5
HECHOS DETERMINADOS 6
HALLAZGOS DE LA INVESTIGACIÓN 9
Hallazgo 1 - Facturas pagadas donde no se específica el personal asignado, trabajo realizado y la cantidad de horas trabajadas por el personal en cada una de las fases del proyecto. 9
Hallazgo 2 - Falta de claridad en los servicios a ofrecerse y los servicios ya ofrecidos, al amparo de los contratos otorgados y las propuestas de servicio que se anejan a los mismos 11
COMENTARIO ESPECIAL… 14
POSIBLES DISPOSICIONES LEGALES INFRINGIDAS 17
CONCLUSIÓN 18
RECOMENDACIONES 19
APROBACIÓN 21
INFORMACIÓN GENERAL 23
RESUMEN EJECUTIVO
En el ejercicio de la autoridad legal, jurisdicción y competencia que le ha sido conferida por ley a la Oficina del Inspector General (en adelante, “OIG”), el Área de Querellas e Investigaciones (en adelante, “Área de QI”) realizó la investigación QI-188-23-027 en la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y el Caribe (en adelante, “CCCPRC”), en torno a los contratos otorgados a la compañía CSA Architects & Engineers, LLP (en adelante, “CSA”).
El 26 xx xxxxx de 2022, el Área de QI recibió un referido interno del Área de Pre-intervención y Exámenes de la OIG (en adelante, “Área de PIE”), sobre posibles irregularidades en los contratos otorgados por la CCCPRC a CSA. Dicha compañía fue contratada por la entidad gubernamental para evaluar los daños sufridos a causa del huracán Xxxxx. El referido surge como parte de un examen realizado por el Área de PIE sobre la contratación de servicios profesionales y consultivos en la CCCPRC, para el periodo del 1 de julio de 2019 al 30 xx xxxxx de 2021. El mismo alude a posibles irregularidades en el pago de facturas, ya que las mismas no incluyeron un desglose detallado de los servicios rendidos en cada fase, según requerido en el contrato y en la propuesta de servicios que se hizo formar parte de este. Parte del dinero utilizado para esta contratación proviene de asignaciones federales para recuperación otorgados por FEMA y de fondos propios de la entidad.
De conformidad con las facultades conferidas a la OIG mediante el Artículo 7, inciso (t) Ley Núm. 15-2017, el 7 de octubre de 2022 el Área de QI diligenció una comunicación a la CCCPRC, titulada Notificación de Intervención y Requerimiento de Información EQI-23-006. Dicha notificación fue acompañada de una serie de requerimientos de información. A los fines de evaluar los contratos, facturas, cheques y desembolsos realizados a la compañía CSA Architects & Engineers, LLP (CSA) por parte de la CCCPRC, ante posibles infracciones e identificar sus posibles efectos en la operación de gobierno. El resultado de la información recopilada al amparo de los requerimientos, se plasman en el presente informe.
Los hallazgos identificados en el presente informe representan una cantidad de $243,338.87 en costos cuestionados, producto del pago de facturas en contratos que no cumplían con los requisitos legales y reglamentarios.
La OIG está comprometida en fomentar los óptimos niveles de integridad, honestidad, transparencia, efectividad y eficiencia en el servicio público. De igual forma, rechaza todo acto, conducta o indicio de corrupción por parte de funcionarios o empleados públicos que socaven la credibilidad del Gobierno de Puerto Rico y sus entidades.
El contenido de este informe es público, conforme con lo establecido en los Artículos 7 y 9 de la Ley Núm. 15-2017, según enmendada, conocida como Ley del Inspector General de Puerto Rico; el Artículo 1.9 del Reglamento Núm. 9135, titulado Reglamento sobre Asuntos Programáticos de la Oficina del Inspector General; el Artículo 1.5 del Reglamento Núm. 9136, titulado Reglamento para la Publicación de Informes y Documentos Públicos Rutinarios de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico; así como otras normativas aplicables.
INFORMACIÓN SOBRE LA ENTIDAD
La Ley Núm. 51 de 30 xx xxxxx de 1986, según enmendada, conocida como Ley de la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe (en adelante, “Ley Orgánica”), creó una corporación pública que debe funcionar como una entidad independiente y separada de cualquier otra agencia o instrumentalidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. El propósito de la CCCPRC es ser el organismo responsable de formular o ejecutar la política pública en relación con la planificación, organización, operación y administración de los servicios cardiovasculares a ser rendidos en Puerto Rico. La CCCPRC es dirigida por una Junta de Directores.
La Junta de Directores estará compuesta por 7 integrantes, de los cuales 3 serán exoficio: el Secretario de Salud, el Rector xxx Xxxxxxx de Ciencias Médicas de la Universidad de Puerto Rico y el Director Ejecutivo de la Administración de Servicios Médicos. Los restantes 4 integrantes serán nombrados por el Gobernador, entre ellos un representante de la Sociedad Puertorriqueña de
Cardiología y un representante de una fundación de Cardiología de fines no pecuniarios inscrita en el Departamento de Estado. Será deber de la Junta nombrar un director ejecutivo, a quién se le delegará los poderes y facultades necesarios y será responsable de las fases operacionales y administrativas de la Corporación.
La CCCPRC cuenta con el Reglamento Núm. 9164, titulado Reglamento general de la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico, cuyo propósito es reglamentar y establecer las normas básicas que le regirán. También cuentan con las normativas internas tituladas Reglamento para el Otorgamiento de Contratos de la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe, así como Contratación Bienes y Servicios (Norma L-008).
BASE LEGAL
La OIG tiene la responsabilidad de coordinar y ampliar los esfuerzos gubernamentales para promover la integridad y detectar y prevenir el fraude, la malversación y el abuso en el uso de los fondos públicos estatales y federales. De la misma manera, detecta e investiga posibles fuentes de corrupción y toma acciones proactivas para prevenir situaciones de esta naturaleza y así, fomentar una sana administración gubernamental.
El presente informe se emite en virtud de los Artículos 7, 8, 9 y 17 de la Ley Núm. 15-2017, según enmendada. De igual forma, a tenor con las disposiciones contenidas en el Reglamento Núm. 9135 y en el Manual de Normas y Procedimientos para las Investigaciones de la Oficina del Inspector General.
ALCANCE Y METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
La investigación abarcó los contratos otorgados a la compañía CSA por parte de la CCCPRC, durante el periodo del 3 de diciembre de 2020 al 30 xx xxxxx del 2022. En algunas instancias fue necesaria la revisión de documentación con fecha previo o posterior a la antes indicada, a los fines de tener mejor contexto de la información a evaluarse. Se evaluaron facturas, cheques y
desembolsos, según fueron solicitados y recibidos por parte de la entidad. La metodología utilizada fue la siguiente:
1. Revisión de la información que fuera referida por parte del Área de PIE de la OIG el 26 xx xxxxx de 2022, así como los documentos sometidos por la CCCPRC como parte del Plan de Acción Correctiva
2. Análisis de los documentos solicitados a la CCCPRC, mediante requerimientos de información.
3. Análisis de procedimientos de control interno y de otros procesos.
4. Análisis de las leyes y reglamentaciones aplicables y otros documentos y referencias, según fuera necesario.
OS
HECHOS DETERMINAD
Esta investigación surge mediante un referido realizado por parte del Área de PIE de la OIG. Como parte del examen realizado a la CCCPRC, durante los meses xx xxxx a octubre de 2021, surgieron interrogantes sobre posibles irregularidades en la otorgación de ciertos contratos y el proceso de facturación para los mismos. Lo anterior, en posible contravención con la política pública del Gobierno de Puerto Rico sobre controles internos y sana administración, para una mayor agilidad en la prestación de los servicios públicos.
Conforme al análisis realizado por el personal asignado del Área de QI de la OIG, se detallan los siguientes hechos:
1. Entre los meses xx xxxx a octubre de 2021, el Área de PIE realizó un examen sobre la contratación de servicios profesionales y consultivos en la CCCPRC, para el periodo del 1 de julio de 2019 al 30 xx xxxxx de 2021.
2. Entre los contratos examinados por el Área de PIE, se encuentra el 2021-000129, formalizado el 3 de diciembre de 2020 y para el cual se evaluaron 3 facturas. Este contrato tenía como propósito que CSA proveyera asistencia en la evaluación de los daños asociados al huracán Xxxxx, además de diseñar las reparaciones necesarias.
3. Además, se identificó el contrato 2021-000179, formalizado el 23 xx xxxxx de 2021, como servicios administrativos, para contar con los recursos humanos para realizar diferentes funciones de asesoría en los procesos de manejo de proyectos y construcción de los Request for Information (RFI). Este contrato fue enmendado por el 2021-000179(A), a los fines de añadir unos servicios y a su vez, aumentar la cuantía. Sobre este contrato se estuvieron evaluando 2 facturas.
4. Igualmente, se evaluó el contrato 2022-00083, formalizado el 16 de julio de 2021, así como sus respectivas enmiendas (A) y (B), las cuales incluyeron servicios y aumentaron la cuantía del contrato original. Con relación a este contrato se evaluaron 12 facturas.
5. Finalmente, se evaluó un último contrato de servicios núm. 2023-000070, otorgado por la CCCPRC y el contratista para la continuidad de los servicios. Este contrato estuvo vigente hasta el 30 xx xxxxx de 2023.
6. Se identificó que el contrato número 2022-000083 es para los mismos servicios incluidos en el contrato número 2021-000129 y utilizando la misma propuesta de servicios que se utilizó para este último mencionado. Aunque la cuantía máxima para el contrato 2022-000083 es menor al contrato original (2021-000129), no se ajustaron las partidas dispuestas para cada fase del proyecto en la propuesta incluida, ni en el texto del contrato.
7. Se plantea que existe una posible irregularidad en el pago de facturas relacionadas al contrato número 2021-000129. Ello, debido a que en tales facturas no fue incluido un desglose detallado de los servicios rendidos en cada fase, según requerido en el quinto artículo del contrato y en la propuesta de servicios que se hizo formar parte de este. Los fondos utilizados para este contrato pueden haberse recibido de FEMA, actuando la CCCPRC como sub guarantee y el COR3 como guarantee.
8. El 7 de octubre de 2022, el Área de QI emitió a la CCCPRC el primer requerimiento de información, donde se le solicitó copia certificada de los contratos otorgados a la compañía CSA, facturas y desembolsos para cada uno de ellos. La CCCPRC cumplió con lo solicitado en el requerimiento de información.
9. De la información evaluada se encontró que para el contrato 2021-000129, formalizado el 3 de diciembre de 2020, por la cantidad de $221,348, fue pagada la cantidad de $49,249.86, por
concepto de las facturas emitidas por la compañía. Para las facturas 13131, del 16 xx xxxxx de 2021 y 13161, del 20 xx xxxx de 2021, se observó una hoja con el nombre de la compañía e identificada como CCPRC FEMA Project #142733, la cual indica el número de factura, periodo cubierto, fase, servicios adicionales, nombres del personal y puesto. Las mismas fueron pagadas sin un informe detallado y con la información necesaria para evaluar los servicios y tarifas presentados en las facturas. Los documentos presentados no indicaban las labores realizadas por cada persona, horas invertidas en el proyecto, ni la tarifa aplicable. Sin embargo, el Anejo A (propuesta) del contrato establece las horas estimadas en cada fase y el costo por hora del personal asignado al proyecto. Por su parte, también se pudo identificar la factura 13190, que cubre el mes xx xxxx de 2021 y fecha del 12 de noviembre de 2021. Esta última factura contiene un desglose de las horas trabajadas por cada empleado de CSA para la primera fase del proyecto, pero no contiene un detalle de las tareas realizadas.
10. El 8 de noviembre de 2022, la OIG emitió el Informe de Examen OIG-E-23-005 sobre la CCCPRC. En este informe se evaluó el cumplimento de la entidad con las leyes, reglamentos y procedimientos aplicables a la contratación de servicios profesionales y consultivos.
11. Con la información suministrada por la entidad se tabuló la cantidad pagada por las facturas presentadas para cada contrato otorgado por parte de la CCCPRC a la compañía CSA.
Número de Contrato | Cuantía de los Contratos | Cantidad de Facturas | Total Pagado |
2021-000129 | $221,348.00 | 3 | $49,249.86 |
2021-000179 2021-000179(A) | $11,400.00 | 2 | $9,519.96 |
2022-00083 2022-000083(A) 2022-000083(B) | $204,247.40 | 11 | $167,089.80 |
2023-000070 | $20,000.00 | 8 | $17,479.25 |
Total | $456,995.40 | 24 | $243,338.87 |
HALLAZGOS DE LA INVESTIGACIÓN
A continuación, se detallan los hallazgos relacionados a situaciones detectadas durante el transcurso de la presente investigación:
Hallazgo 1 – Facturas pagadas donde no se específica el personal asignado, trabajo realizado y la cantidad de horas trabajadas por el personal en cada una de las fases del proyecto.
Situación
De la investigación realizada, fueron evaluadas las facturas 13131, xx xxxxx 2021, 13161, xx xxxxx 2021, y 13190, xx xxxx 2021, todas correspondientes al contrato 2021-000129. Las 3 facturas fueron pagadas sin contener un desglose detallado de los servicios rendidos. Luego de evaluadas las facturas, se observó lo siguiente:
a. Ausencia de servicios detallados en las facturas presentadas por el contratista:
1. Para las 3 facturas presentadas por CSA, la CCCPRC emitió 3 cheques, que totalizaron la cantidad de $49,249.86. Estas fueron pagadas sin contener un desglose detallado de los servicios que fueron rendidos, según lo requiere la quinta cláusula del contrato y la normativa aplicable. Esta situación fue informada previamente mediante el Hallazgo 6 del Informe de Examen OIG-E- 23-005, del 8 de noviembre de 2022.
La OIG cursó un último Requerimiento de Información el 27 de octubre de 2023, en el cual se solicitó el desglose certificado del ciclo de facturación y pagos, correspondiente al último contrato de servicios núm. 2023-000070 otorgado por la CCCPRC. Este contrato estuvo vigente hasta el pasado 30 xx xxxxx de 2023. Dicho requerimiento se notificó como consecuencia de la continuidad de los servicios por fases que no habían sido completados en los contratos previos otorgados entre la entidad y el contratista.
Del análisis de la información requerida se evaluaron las facturas que se detallan a continuación:
Número de Factura | Batch # | Fecha | PO#/Bank | Cantidad |
1) 13660 | 21.11.227 | 08/17/2022 | CN23-070 | $2,420.00 |
2) 13682 | 22.01.002 | 09/16/2022 | CN23-070 | $3,400.00 |
3) 13706 | 22.01.117 | 10/04/2022 | CN23-070 | $2,506.00 |
4) 13762 | 22.01.380 | 11/18/2022 | CN23-070 | $292.00 |
5) 13788 | 22.01.642 | 01/23/2023 | CN23-070 | $791.00 |
6) 13826 | 22.01.634 | 01/26/2023 | CN23-070 | $618.00 |
7) 13925 | 22.02.763 | 09/12/2023 | CN23-070 | $1,731.00 |
8) 14046 | 23.02.248 | 05/02/2023 | CN23-070 | $5,721.25 |
Total | ----------------- | 06/30/2023 | -------------------- | $17,479.25 |
Todas las facturas anteriormente indicadas corresponden al último contrato de servicios núm. 2023-000070. Luego de evaluadas las facturas, se observó lo siguiente:
a. Ausencia de servicios detallados en las facturas presentadas por el contratista:
1. Para cada una de las facturas presentadas por CSA, la CCCPRC emitieron cheques, que totalizaron la cantidad de $17,479.25. Estas fueron pagadas sin incluir un desglose detallado de los servicios rendidos, para cada una de las fases del contrato, según lo requiere la normativa aplicable y la cláusula quinta del contrato que lee como sigue:
“Fifth: CSA must present certify invoices for the services rendered during the first ten days of each month, which must include a detailed breakdown of services rendered withing the period of time comprised buy the same. The invoice must be approved by the Engineering Director or its authorized representative.” Véase, Cláusula núm. 5 del Contrato de Servicios 2023-00070.
Como se identificó anteriormente, esta situación fue informada previamente a través del Hallazgo 6 del Informe de Examen OIG-E-23-005, del 8 de noviembre de 2022.
La CCCPRC procesa las facturas conforme al procedimiento que se detalla a continuación. El Departamento de Planificación Financiera, en el Área de Cuentas a Pagar de la CCCPRC, recibe la factura por parte del suplidor conforme a los contratos, órdenes de compra y órdenes de servicio.
Este Departamento, revisa que la factura recibida esté conforme con lo estipulado en la contratación. Luego, se envía a las áreas de servicio para que certifiquen la factura, por lo que deben certificar que los servicios facturados fueron provistos y están en cumplimiento, según el respectivo acuerdo. Ya certificada y firmada, la factura regresa al Área de Planificación Financiera y se procede con el proceso de Pre-intervención y revisión de la factura. Una vez revisada por el área de Pre-intervención, si todo está correcto, pasa al pagador de la CCCPRC para emitir el pago correspondiente. Esta información surge mediante certificación del 11 de octubre de 2022, por parte del Director de Planificación y Análisis Financiero, en un Flujograma de Pago de Factura.
Efecto:
Las situaciones comentadas en este Hallazgo tienen el siguiente efecto:
1. Se desembolsaron fondos públicos por parte de la CCCPRC, sin tener certeza de los servicios detallados que fueron provistos, para cada fase por el contratista a la entidad. Ello incide en que no se pueda determinar el uso de fondos públicos pagados contra la factura de servicios rendidos.
2. Se incumplió con la cláusula quinta de los contratos 2021-000129 y 2023-000070 así como con el Artículo X, Sección 3 del Reglamento para el Otorgamiento de Contratos de la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe, que requiere el detalle de las facturas.
3. Se incumplió con la implementación adecuada del controles internos, en la medida en que se certificaron estas facturas y se procesaron, sin asegurarse o solicitar un informe detallado de esta según los requisitos estatutarios vigentes.
Hallazgo 2: Falta de claridad en los servicios a ofrecerse y los servicios ya ofrecidos, al amparo de los contratos otorgados y las propuestas de servicio que se anejan a los mismos.
Situación:
Durante el proceso de evaluación de los documentos recibidos, se pudo observar que para el año fiscal 2021, se otorgaron los contratos 2021-000129, 2021-000179 y la enmienda número 2021-
000179(A) entre la CCCPRC y CSA. En el agregado, estos contratos representan un gasto público de hasta $232,748.00. De la evaluación realizada a las facturas, cheques y desembolsos suministrados por la CCCPRC, se pudo identificar que, a la fecha en que fueron emitidos los documentos, la entidad solamente había desembolsado $58,769.82, del total posible antes mencionado. Lo previamente esbozado dejó un excedente sin facturar/desembolsar de
$173,978.14, a pesar de haber concluido el término del contrato.
Para el contrato 2021-000129, la propuesta de servicios sometida por CSA indicaba que el trabajo se realizaría en 3 fases. La primera fase consistiría en la evaluación de los daños reportados por FEMA tras el huracán Xxxxx. Para ello, CSA estimó que emplearía 4 semanas, para la posterior revisión por parte de la CCCPRC y FEMA. La segunda fase consistiría en la preparación de los estimados de costos para los diversos trabajos a realizar. Para esta fase, CSA estimó que emplearía 3 semanas, para la posterior revisión por parte de la CCCPRC y FEMA. Finalmente, la fase tres consistiría en la preparación de los documentos de construcción, para la cual CSA estimó que emplearía 8 semanas. De la última factura presentada sobre este contrato (mayo 2021), se puede aproximadamente establecer que se había completado el 78.09% de la primera fase, el 33.54% de la segunda fase y no se había comenzado con la tercera fase. Es decir que, al finalizar la vigencia del contrato, no se habían culminado los trabajos en el término acordado.
Por otro lado, se encontró que para el año fiscal 2022, la CCCPRC otorgó el contrato 2022-000083, así como sus enmiendas: 2022-000083(A) y 2022-000083(B). La cuantía del contrato original era de $176,237.40, sin embargo, con sus respectivas enmiendas, aumentó a $204,247.40. Resulta menester indicar que, el contrato 2022-000083 era para exactamente el mismo servicio del contrato 2021-000129, lo cual lleva a concluir que el propósito del nuevo acuerdo era continuar las labores que habían sido pactadas en los contratos del año fiscal 2021. Sin embargo, no se especificó en el documento legal que el propósito de este era continuar las labores ya comenzadas. Como parte del contrato 2022-000083, se incluyó el mismo desglose del costo por fase del contrato 2021-000129. Esto es indicativo de que, a pesar de ser un contrato por menor cuantía que el original, no se ajustó dicho desglose en proporción a la labor ya realizada y pagada a CSA en el contrato previo.
Asimismo, se utilizó la misma propuesta que para el contrato anterior, sin actualizar las cuantías o especificar cuáles trabajos se harían al amparo de este nuevo acuerdo.
Conforme a las facturas sometidas y las retenciones requeridas por ley, la CCCPRC desembolsó
$167,089.80 para el contrato 2022-000083, quedando un excedente de $37,157.60. En el año fiscal subsiguiente, específicamente el 1ro de julio de 2022, la CCCPRC y CSA volvieron a pactar, mediante el contrato 2023-000070, por la cantidad de $20,000. En esta ocasión se hizo constar que el contrato sería para realizar el remanente de los servicios del acuerdo anterior. Además, se ajustaron las cuantías de cada fase, las cuales suman $17,132.00. Sin embargo, la propuesta anejada al contrato fue la misma de los acuerdos anteriores (2021-000129 y 2022-000083). En este último no se detallan cuáles fueron los trabajos que ya habían sido completados y cuáles quedaban pendientes de realizar.
Efecto
Las situaciones comentadas en este Hallazgo tienen el siguiente efecto:
1. No se puede determinar con exactitud y precisión, cada una de las fases y los servicios específicos que se acordaron para cumplir con cada una de estas en los contratos. Tampoco se puede determinar con exactitud y precisión cuáles de los trabajos ya habían sido realizados y completados de un contrato a otro.
2. Desde el área que supervisa y certifica los trabajos, así como desde el área que Pre- interviene y autoriza los pagos, no se establecen unos criterios específicos para evaluar una factura y el informe detallado de los servicios requerido para acompañarla. Lo cual, es necesario para determinar cuáles de los trabajos o servicios requeridos fueron realizados según los términos y condiciones de cada contrato.
3. Existe una falta de implementación de controles internos, relacionada a las área de Pre- intervención y pago de facturas, que afecta la determinación, exactitud y precisión de los servicios rendidos por fase y los fondos pagados al contratista.
COMENTARIO ESPECIAL
En esta sección se comenta una situación que está directamente relacionada con las operaciones de la entidad y con el asunto atendido en este informe, cuya pronta atención debe ayudar a subsanar a futuro las deficiencias esbozadas en este escrito.
Falta de actualización de la reglamentación aplicable a los procesos de contratación en la CCCPRC, conforme a lo requerido en la Sección 2.19 de la Ley Núm. 38-2017, según enmendada, conocida como Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico, (LPAU).
Situación:
Durante el proceso investigativo se tomó conocimiento sobre la existencia de los Reglamentos Núm. 4943, 9164, 9165, 9253, 9254 y 9329, todos vigentes y disponibles en el portal de Registro de Reglamentos del Departamento de Estado. Asimismo, se recibieron las siguientes normativas internas, según sometidas por la CCCPRC al Área de PIE: (1) Reglamento para el Otorgamiento de Contratos de la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe (en adelante, “Reglamento de Contratos”); (2) Contratación Bienes y Servicios (Norma L-008), y (3) Manual de Normas y Procedimientos Área de Planificación y Análisis Financiero.
El Reglamento de Contratos fue aprobado con fecha del 21 xx xxxxx de 1989. La CCCPRC sometió a la OIG una certificación de la Resolución Núm. 003, Serie 2021-2022, de la Junta de Directores de la entidad. En dicho documento, con fecha del 28 de julio de 2021, se certificó que la Junta de Directores había aprobado el Reglamento para el otorgamiento de contratos de la Corporación del Centro Cardiovascular de Puerto Rico y del Caribe. No obstante, a la fecha de la intervención dicho documento no ha sido sometido a la OIG. Es importante mencionar que, como parte de dicha Resolución, la Junta de Directores indicó que el mencionado reglamento entraría en vigor luego de ser notificado y registrado en la Secretaría del Departamento de Estado.
Como parte del Informe de Examen OIG-E-23-005, se recomendó a la CCCPRC revisar y actualizar la reglamentación relacionada, entre ellas la Reglamentación de Contratos. El Área de PIE presentó un Plan de Acción Correctiva (PAC) a la entidad, que incluía esta particularidad. A esos fines, la entidad sometió una certificación sobre la Resolución Núm. 011, Serie 2022-2023. Dicho documento, con fecha del 30 de noviembre de 2022, certifica que la Junta de Directores había avalado unas enmiendas al Reglamento de Contratos. En esta ocasión se proveyó parte de tal reglamento, específicamente las cláusulas en las que hubo enmiendas. Conforme a lo antes mencionado, no obra en los expedientes de la OIG, un Reglamento de Contratos actualizado, que haya sido sometido por parte de la CCCPRC. Tampoco surge tal documento de la búsqueda en el portal de la entidad o en el Registro de Reglamentos del Departamento de Estado.
Por su parte, la Norma L-008 fue adoptada en agosto de 2011 y revisada en febrero de 2019. El documento sometido por la entidad al Área de PIE, indica que la próxima revisión de la Norma debía realizarse en febrero de 2021. Sin embargo, no surge de los documentos entregados que se haya realizado tal revisión.
Por último, el Manual de Normas y Procedimientos Área de Planificación y Análisis Financiero con fecha de enero de 2018 e indica que su próxima revisión sería en enero de 2020. No obstante, no consta revisión a tal documento. Conforme al mandato de la Ley Núm. 128-2020, en los meses de febrero de 2020 y enero de 2021, la entidad puso en vigor nuevos reglamentos sobre su operación, el manejo de personal y la adquisición de bienes y servicios. Sin embargo, no surge de los documentos entregados por la entidad, una revisión o actualización del Manual de Normas y Procedimientos Área de Planificación y Análisis Financiero para atemperarlo a los nuevos reglamentos operacionales.
Criterio:
La situación comentada es contraria a la Sección 2.19 de la Ley Núm. 38-2017, según enmendada, conocida como Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico (LPAU), que establece lo siguiente:
Sección 2.19. — Deber de Revisión Periódica de Reglamentos.
Será deber de todas las agencias revisar cada cinco (5) años sus reglamentos para evaluar si los mismos efectivamente adelantan la política pública de la agencia o de la legislación bajo el cual fue aprobado el reglamento. Al momento de la aprobación de esta Ley todas las agencias deberán comenzar con el proceso de revisión de sus reglamentos. No obstante, si algún reglamento de una agencia lleva menos de cinco (5) años de aprobado y no ha sido afectado por una Ley reciente, no estará obligada a revisar su reglamento hasta que se cumpla el término de cinco (5) años de haberse aprobado.
[…]
(ii) Concluido el proceso de revisión si se determina que no hay necesidad de enmendar el o los reglamentos se publicará un aviso en dos (2) periódicos de circulación general invitando a la comunidad interesada a emitir sus comentarios por escrito en un periodo de treinta (30) días contados a partir del último anuncio. Una vez sea final la determinación de que no hace falta enmendar el o los reglamento(s), la agencia o entidad administrativa le certificará al Departamento de Estado la vigencia del reglamento actual en o antes xx xxxx (10) días de tomarse dicha decisión. De concluirse que se necesita enmiendas al o los reglamento(s) el proceso se hará de conformidad a las disposiciones de las Secciones 2.1 a la 2.8 de esta Ley. […]
Causa:
La situación comentada se debe a que la CCCPRC no ejerció su función de revisar y actualizar adecuadamente las normativas mencionadas. Tampoco dio cumplimiento al mandato de la Junta de Directores, contenido en la Resolución Núm. 003, Serie 2021-2022, que disponía que el Reglamento de Contratos debía someterse al Departamento de Estado.
Por su parte, la Junta de Directores deberá dar el seguimiento al mandato emitido en la Resolución Núm. 003, Serie 2021-2022. De igual forma, desatendió su función de revisión y aprobación sobre los reglamentos aquí mencionados.
POSIBLES DISPOSICIONES LEGALES INFRINGIDAS
A base de toda la información y documentación obtenida en el proceso de investigación, se concluye que se pudieron haber infringido las siguientes disposiciones legales:
X. Xxx Núm. 237-2004, según enmendada, conocida como Ley para establecer Parámetros Uniformes en los Procesos de Contratación de Servicios Profesionales y Consultivos para las Agencias y Entidades Gubernamentales del ELA.
Artículo 3. Contrato; requisitos.
J. La factura deberá ser específica, desglosada y deberá estar acompañada de un informe que detalle los servicios prestados y las horas invertidas en la prestación de los servicios. La factura que se someta debe incluir una certificación indicando que los servicios fueron prestados y aún no han sido pagados. Además, se debe indicar que ningún servidor público de la entidad contratante es parte o tiene algún interés en las ganancias o beneficios producto del contrato, objeto de esa factura, y de ser parte o tiene algún interés en las ganancias o beneficios producto del contrato, debe especificar si ha mediado una dispensa.
B. Reglamento de Otorgación de Contratos de la CCCPRC del 21 xx xxxxx de 1989.
Artículo VII – Contenido Sección 3 – Especificaciones
Se requerirá que todo contrato tenga las siguientes especificaciones: […]
d. Cuantía del contrato en términos específicos. Artículo VIII – Incumplimiento
Sección 1 – Responsabilidad
El Director Ejecutivo, los Directores de [Área], Directores de Oficina, Divisiones, Secciones y Unidades, cuando se trate de contratos que se originan a su nivel serán responsables del cumplimiento estricto de los términos del contrato.
[…]
Artículo X – Requisitos de Pago Sección 1 – Cumplimiento
Antes de proceder al pago de servicios conforme a los términos del contrato, la persona responsable de dicho pago deberá verificar si los servicios facturados han sido prestados y que se haya cumplido con todos los requisitos y condiciones estipuladas.
[…]
Sección 3 – Factura
En adición a lo dispuesto en la Sección 2, anterior, deberá acompañar una factura en triplicado detallando los servicios prestados, la cual será certificada por el receptor del servicio y por el Director Ejecutivo o su representante autorizado.
C. Reglamento Núm. 9100 (OCPR), Contratación de Servicios Profesionales y Consultivos.
Artículo 6. Normas para la Contratación
c. Todo contrato debe contener la siguiente información y cláusulas: […]
5) Descripción y disposiciones específicas sobre los servicios a prestarse, tales como: la forma, las horas y las tareas que se van a prestar. Se debe hacer referencia a cualquier propuesta existente y a la supremacía de lo establecido en el contrato sobre esta propuesta.
CONCLUSIÓN
La evaluación realizada a los documentos y la información recopilada durante esta investigación es relevante, significativa y suficiente para fundamentar las irregularidades o deficiencias contenidas en los hallazgos del presente informe.
Como resultado de esta investigación, la prueba que obra en los expedientes y de los hallazgos que se detallan en este informe, se concluye que la dirección de la CCCPRC pudo haber incumplido con las leyes, normas y reglamentos internos que regulan las operaciones fiscales de la Corporación. Esta investigación reseña deficiencias administrativas en los procesos de
intervención, administración y revisión de los servicios prestados mediante la otorgación de contratos, los cuales pueden propiciar la pérdida de fondos públicos al realizar pagos sin los controles necesarios y la documentación que respalde el servicio ofrecido.
Esta determinación no limita las prerrogativas de la OIG, de poder realizar referidos a otras agencias fiscalizadoras, así como requerir de cualquier entidad sujeta a su jurisdicción cualquier acción correctiva o de cumplimiento.
RECOMENDACIONES
La OIG en su deber ministerial de prevenir deficiencias administrativas y promover una sana administración pública, emite las siguientes recomendaciones.
Al Director Ejecutivo de la Corporación:
Proveer evidencia a la OIG dentro de un término de noventa (90) días calendario, de que ha establecido e implementado procesos para asegurarse de lo siguiente:
1. Los empleados encargados de certificar para pago las facturas de los contratistas validen que lo facturado esté de acuerdo con los contratos formalizados. El personal de la entidad debe verificar al menos que, la factura sea un documento original y que incluya, la siguiente información:
a. el nombre, dirección e información de contacto del proveedor (correo electrónico y teléfono, entre otros);
b. el nombre de la entidad a la cual prestó el servicio;
c. el número de contrato por el que se prestaron los servicios;
d. la fecha de la emisión de la factura, del vencimiento del pago y de la prestación de los servicios;
e. el nombre del personal del contratista que trabajó en la prestación de los servicios; un número único de factura;
f. una descripción detallada de los servicios prestados; y,
g. el importe total de la factura y el impuesto aplicable, en aquellos casos donde se requiera.
2. Asegurarse de que se implemente la Pre-intervención adecuada de las facturas como un mecanismo de control interno de la Entidad. Ello comprende al funcionario o empleado encargado de realizar la Pre-intervención de la factura cumplir con lo siguiente:
a. Verificar que la factura que originan el desembolso contiene la información requerida según detallada en el enumerado 1 de las recomendaciones y el Art. 3(J) de la Ley 237- 2004;
b. Corroborar que las firmas en la factura correspondan al proveedor o un representante autorizado de los servicios según el contrato;
c. Verificar la corrección de la cuantía y cómputo de la factura. Ello incluye el cómputo del total de horas o fases facturadas, las horas o fases reclamadas por ciclo de facturación estarán acorde con la tarifa sea la que se estableció en el contrato. Además, en caso de que el contrato incluya una cláusula que limite la cuantía máxima de horas a trabajar o de dinero a pagar por fase por mes, se debe evaluar que la factura no exceda dicha cantidad.
d. Corroborar que la obligación de los fondos para el pago esté registrada en los sistemas de contabilidad de la entidad y que existe balance suficiente dentro de la partida presupuestaria que corresponda para el pago;
e. Comprobar que se incluya el informe de labor realizada y detallada como parte de los documentos justificantes y examinar que el detalle de los servicios esté de conformidad con la fase o los servicios requeridos del contrato.
f. En el examen de la pre-intervesión de la factura se debe validar aquella información que pudiera ser un indicador de alguna posible irregularidad en la prestación del servicio, tales como por ejemplo: la falta de información de contacto del contratista en la factura; una descripción muy genérica sobre los servicios prestados; la cantidad de horas facturadas no tiene proporción al comparar con servicios prestados anteriormente, entre otros.
g. Finalmente, el personal de Pre-intervención deberá marcar la factura como pre-intervenida, para documentar que la misma cumple con todos los requerimientos previo al pago.
3. Asegurarse de que se cumpla con lo establecido en el Reglamento de Contratos de la CCCPRC, en cuanto a los requisitos para exigir la presentación de las facturas de servicios detalladas por los contratistas y para el pago de los servicios facturados.
3. Brindar adiestramientos periódicos al personal del Área de Planificación Financiera, para asegurar que se cumpla con la política pública del Gobierno de Puerto Rico para una sana administración de los fondos públicos.
4. Implementar política pública de revisión recurrente (entiéndase cada cinco 5 años) de toda la reglamentación de la Corporación, conforme a lo dispuesto en la sección 2.19 de la Ley 38-2017 de LPAU.
5. Conforme al Artículo 11 de la Ley Orgánica de la Corporación, adoptar normativas y controles internos que mantengan como norte la sana administración pública, así como el mejor uso de los recursos, utilizando como base los principios de la Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico.
A la Junta de Directores de la Corporación:
1. Asegurarse de que se cumpla con el proceso de revisión de la reglamentación de la entidad, para su posterior aprobación, conforme a lo dispuesto en la Ley Núm. 38 – 2017 “Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico”.
APROBACIÓN
El presente informe es aprobado en virtud de los poderes conferidos por la Ley Núm. 15-2017 antes citada. Será responsabilidad de los funcionarios, empleados o cuerpo rector del gobierno de cada entidad, observar y procurar por que se cumpla cabalmente con la política pública. De la misma manera, establecer los controles y mecanismos adecuados para garantizar su cumplimiento. Será el deber, además, de cada uno de estos y de los demás funcionarios y servidores públicos, el
INFORME DE INVESTIGACIÓN OIG-QI-24-006
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