Evento Celebración Día de la Independencia EEUU 2020
Evento Celebración Día de la Independencia EEUU 2020
Lugar: Residencia del Embajador – Xx. Xxx Xxxxxxxxxx 0000, X.X.X.X. Fecha Evento: Jueves 30 xx Xxxxx de 2022, de 18:30 a 21:30 horas Fecha Entrega de decoración: 29 xx Xxxxx de 2022, a las 12:00 horas
El contratista deberá proveer toda la mano de obra, materiales, equipos, herramientas, asesoramiento técnico y supervisión necesaria para el diseño y producción del evento según las siguientes especificaciones.
La celebración del Día de la Independencia de este año tiene como objetivo rendir homenaje a la cultura y la historia del jazz de Nueva Orleans. Como capital musical y culinaria, Nueva Orleans (NOLA) es conocida por su música distintiva en jazz y blues, cocina criolla “Creolle” “Cajun” y sus celebraciones y festivales anuales, sobre todo Mardi Gras. El corazón histórico de la ciudad es el Barrio Francés, conocido por su arquitectura criolla francesa y española y su vibrante vida nocturna a lo largo de la calle Bourbon.
REQUISITOS A INCORPORAR EN SU PROPUESTA:
a) El diseño debe acompañar la temática que tratará la embajada en la celebración, que este año será “New Orleans”, el contratista deberá incluir una descripción de cómo el diseño refleja estos temas.
b) La entrada al evento, será a través de una carpa que conecta con la zona del check- in y deberá tener decoraciones que apoyen el tema del evento. El fondo/backdrop de la línea de recepción, debe ser representativo del tema.
c) El "salón xx xxxxx/música" deberá convertirse en un espacio que recuerde al festival New Orleans Jazz and Heritage. Este espacio debe rendir homenaje a varias figuras de Nueva Orleans como por ejemplo Xxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxx, Xxxx Xxxxxx, The Xxxxxxx Sisters, Xxxxxxx Xxxxxxx, The Preservation Jazz Band y otros. Debe haber puestos de comida y bebida y al menos 50 puestos para sentarse y comer y beber. Un pianista podría estar tocando el piano xxx Xxxxxxx y una pantalla de proyección debería mirar hacia el final de la sala de música.
d) La biblioteca debe tener una cabina de fotos y props y personal presente para manejar el flujo de invitados.
e) El comedor se convertirá en un bar con el tema de un antiguo bar de jazz de Nueva Orleans en la calle Bourbon, donde se servirá un “signature cocktail”.
Asimismo se ubicará una estación de comida y se pide se ubiquen sillas o bancos informales para sentarse. La idea es que esto se sienta como un ambiente íntimo.
d) En el jardín, la carpa debe tener una decoración que apoye el tema del evento. Una banda en vivo debe tocar en el escenario y la pista xx xxxxx. Una barra y mesas altas estarán disponibles para los invitados. El evento debe cerrarse con una actuación que recuerde a Xxxxx Xxxx, indicando a los invitados que es hora de decir adiós.
f) Servicios/música/entretenimiento: todas las necesidades audiovisuales estándar, que incluyen: pantallas, sistema de sonido (incluidos micrófonos y parlantes), una banda en vivo (con pista xx xxxxx), decoración del Día de la Independencia de los Estados Unidos, una cabina de fotos.
g) Diseño de invitaciones digitales compatible con Salesforce. Deberán presentar 3 propuestas.
h) Armado: comenzará el día 24 xx Xxxxx, día en que las carpas estarán listas.
La productor del evento deberá tener todo listo para ser chequeado por la Embajada el día 29 xx Xxxxx al mediodía a mas tardar.
i) Desarme: se podrá comenzar a partir del día 1 de Julio al mediodía y deberá ser diligente para permitir el posterior desarme de las carpas.
REQUERIMIENTOS GENERALES
1.1. Todo el trabajo se realizará en el lugar en el espacio designado por el gobierno de los Estados Unidos.
1.2. La Embajada podrá continuar utilizando los espacios de representación como ser salones, dormitorios y cuartos privados. El calendario de actividades en el CMR tendrá prioridad sobre el proyecto de armado. El contratista debe estar preparado para trabajar después del horario laboral o los fines de semana si fuse necesario.
1.3 El trabajo se completará en fases y se organizará con el COR según el plan de trabajo y la coordinación con los eventos programados.
1.3.1 El contratista debe estar preparado por si surgiesen imprevistos basados en las actividades de la Embajada
y organizará las condiciones del lugar de trabajo según lo solicite COR.
1.5. El contratista deberá proporcionar toda la supervisión, mano de obra, materiales y equipos necesarios para llevar a cabo las obras especificadas.
1.6. El Contratista debe proporcionar todos los materiales necesarios (según las especificaciones proporcionadas por la Embajada), herramientas, suministros, equipo, transporte, mano de obra especializada y supervisión permanente para completar el trabajo de acuerdo con las normas, el código de conducta y cualquier otro Normativa vigente.
1.7. Antes de la compra de materiales, el Contratista debe enviar muestras a la Embajada para su aprobación, luego de lo cual el Contratista puede comprar las cantidades necesarias de ese material / artículo.
1.8. El Contratista proporcionará supervisión especializada durante todo el curso del trabajo, tomar decisiones, controlar el desempeño correcto del trabajo y garantizar todas las medidas de seguridad. Esta persona debe estar en el lugar de trabajo todo el tiempo.
1.9. El Contratista debe cumplir con todos los servicios necesarios descritos en estas especificaciones de acuerdo con las especificaciones de la Embajada.
1.10. Ninguna escalera, elevador u otro equipo utilizado para el proyecto puede permanecer en el área de trabajo fuera de las horas de trabajo, a menos que haya una autorización por escrito.
1.11. El Contratista debe llevar a cabo los trabajos mencionados de acuerdo con un plan de traajo por escrito que requerirá la aprobación del Representante del Funcionario Contratante (COR) o su representante designado con un mínimo de siete (7) días antes del comienzo de cada trabajo. Al presupuestar,agregue a cada elemento y subelemento el tiempo en el que se realizarán las tareas generales y cada subtarea dentro de él (número de días laborables de 8.00 a 17.00).
1.12. El Contratista debe proporcionar escaleras, equipo de protección personal y cualquier otro equipo adicional necesario para la ejecución de los Servicios descritos en estas especificaciones. El precio proporcionado debe ser el precio final, incluida la mano de obra, los suministros, el equipo, las herramientas y cualquier otro elemento adicional para poder completar el trabajo, excepto los que proporciona la embajada.
1.13. Equipo eléctrico: Todos los alargues para la conexión eléctrica deben tener la longitud adecuada para el equipo respectivo. Cualquier conexión entre los alargues y el equipo respectivo (por ejemplo: herramientas,maquinaria o extensiones adicionales) no deben tener uniones o empalmes a la vista. Cualquier extensión debe poseer una conexión a tierra apropiada. Las herramientas eléctricas y / o los cables de alargues utilizados en áreas húmedas deben conectarse a una toma de corriente protegida por un disyuntor que permita cortar la alimentación en caso de fuga de corriente.
1.14. El Contratista debe notificar al COR inmediatamente (verbalmente y por escrito) cualquier mal funcionamiento y / o discrepancia que identifique en el lugar de trabajo antes de comenzar
a trabajar, así como si hay personal herido o pertenencias que se dañen mientras se lleva a cabo los trabajos contratados.
1.15. El Contratista, sus subcontratistas y todos sus empleados deben estar sujetos en todo momento a cumplir con todas las normas, reglamentos, políticas y procedimientos pertinentes de seguridad de la Embajada de los Estados Unidos de Buenos Aires en las viviendas ocupadas por diplomáticos.
1.16. El Contratista será responsable de todos los materiales y trabajos realizados hasta la finalización y aceptación del trabajo total. El Contratista debe llevar a cabo sus actividades de conformidad con este contrato de manera segura. El Contratista debe asumir la responsabilidad en el lugar de trabajo por las acciones de su personal y subcontratistas que están asociados con el cumplimiento de este contrato.
1.17. Todos los materiales y métodos están sujetos a la aprobación del COR.
SEGURIDAD - ESPECIFICACIONES GENERALES
2.1. El COR debe tener el derecho de inspeccionar todas las áreas para garantizar el cumplimiento de los requisitos de seguridad a su discreción. El COR o su representante pueden ordenar al Contratista que realice mejoras inmediatas a las condiciones y / o procedimientos, y / o detenga el trabajo en caso de que considere que existe un peligro.
2.2. El COR no estará obligado a realizar un ajuste debido a cualquier interrupción del trabajo que resulte de los riesgos de seguridad creados por el Contratista. En el caso de que el COR elija suspender el trabajo debido a cualquier tipo de riesgos de seguridad existentes en el lugar de trabajo después de que el Contratista haya sido notificado y haya tenido tiempo suficiente para corregirlo, el Contratista asumirá todos los costos para eliminar los peligros y no se le otorgará Compensación por el tiempo durante el cual se ralentiza el trabajo. El Contratista
deberá pagar todos y cada uno de esos gastos.
2.3. El Contratista debe inspeccionar todos los equipos eléctricos periódicamente antes de realizar trabajos para detectar signos de desgaste, así como los posibles riesgos de seguridad. El Contratista debe retirar inmediatamente todos los equipos de servicio en el lugar de trabajo, incluidas las extensiones, que son potencialmente inseguras, dañadas, inoperables y / o que no cumplen con las especificaciones operativas del fabricante. El Contratista nunca debe dejar el equipo eléctrico desatendido sin desconectarlo de su fuente de alimentación.
2.4. Uso de equipo completo de protección personal como ser casco, calzado de seguridad, guantes, arnés para trabajos en altura, protección estándar para los ojos y / o audífonos.
2.5. Cumplimiento de las normas eléctricas vigentes, uso de paneles eléctricos con protecciones térmicas y disyuntor diferencial, además de su correcta señalización.
2.6. En caso de trabajos en altura, asegure la protección contra caídas mediante barandas y / o cables de seguridad.
2.7. Las escaleras que se utilizarán cumplirán con las regulaciones necesarias para el propósito determinado, siendo éstas la altura, la forma y la composición de acuerdo con las regulaciones vigentes.
2.8. Cercado de áreas de trabajo, protección de instalaciones temporales y temporales, respetando pasos peatonales y vehiculares, protección de obras y materiales para que no afecten a terceros, etc., todo ello con las señalizaciones que requiera cada caso.
2.9 El Contratista presentará su plan de seguridad e higiene para el trabajo que se desarrollará y entregará a la Embajada una nota firmada que certifique que todos los empleados que están presentes en el trabajo, independientemente de la oportunidad o el término del mismo, de su puesto, rango o especialidad, ha recibido la información y las instrucciones necesarias para cumplir con ellos.
2.10. En dicha certificación, el Contratista se compromete a cumplir con todos los puntos detallados en esta especificación y hacerlos cumplir, retirando al personal que no lo hizo del trabajo.
2.11 Todas las obras se ajustarán a las regulaciones vigentes en la materia acordada por el Ministerio de Trabajo de la Nación y las indicadas por el Programa de Gestión de Salud y Salud Ambiental 15FAM 900 que están disponibles para las partes interesadas.
2.12. La Embajada tendrá los controles, requerirá información y brindará las instrucciones necesarias para la optimización de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo y el cumplimiento de este contrato.
2.13. La Embajada puede exigir el retiro parcial o total del personal o equipo, así como la suspensión parcial o total del trabajo y la cancelación de los mismos, su contrato u orden de compra, por el incumplimiento por parte del Contratista de cualquiera de las especificaciones detalladas.
2.14. Se deben cumplir las normas de seguridad: las normas de la embajada OSHA y EM385-
PREVENCIÓN DE FUEGO
3.1. El Contratista debe tener conocimiento y capacitación de todos sus empleados sobre los procedimientos y uso de equipos de prevención.
EDIFICIO/ ESPACIO LIBRE DE HUMO
4.1. Los edificios de la embajada son libres de humo. El Contratista y sus empleados deberán cumplir con todas las reglas y regulaciones aplicables con respecto al mantenimiento de un ambiente libre de humo en los sitios de trabajo.
PERMISOS, DERECHOS Y LICENCIAS
5.1. El Contratista será responsable, sin gastos adicionales para la Embajada, de obtener todas las licencias, certificaciones y permisos que sean necesarios para cumplir con los requisitos de estas especificaciones. El Contratista también obtendrá y pagará los costos de regalías y licencias por cualquier artículo patentado o protegido por derechos de autor utilizados en la ejecución del trabajo.
ENTREGA DE SUMINISTROS Y EQUIPOS
6.1. El Contratista debe programar las entregas de suministros y equipos de sus proveedores y subcontratistas en los momentos y lugares que causen la menor perturbación. El Contratista notificará al COR por escrito y en persona todas las entregas 24 horas antes de la entrega programada. No se realizarán entregas los fines de semana o días festivos a menos que el COR haya dado su consentimiento previo.
SIN EXCEPCIÓN
7.1. El hecho de que el COR o la persona designada por el COR no descubra o rechace servicios que sean inaceptables y no estén de acuerdo con el contrato no se considerará una aceptación del mismo o una renuncia de los derechos de la Embajada a la correcta ejecución del contrato o Parte del mismo por el Contratista.
CUMPLIMIENTO DE TIEMPOS
8.1. El Contratista debe cumplir con todos los requisitos de tiempo y frecuencia descriptos en este documento.
REPORTE DE ACCIDENTE
9.1. El Contratista notificará inmediatamente al COR, tanto verbalmente como por escrito sobre cualquier accidente en el lugar de trabajo que esté relacionado con el desempeño de esta descripción del trabajo que involucre lesiones físicas o daños a la propiedad. El COR proporcionará la información necesaria, con respecto a quién contactar y la forma específica de la notificación de seguimiento por escrito. Cualquier daño causado por el Contratista o sus empleados a la propiedad de la Embajada será reparado o reemplazado por el Contratista a su costo y para satisfacción del COR.
CONTROL DE CALIDAD
10.1 El Contratista llevará a cabo un programa de control de calidad efectivo.
CONDUCTA DEL PERSONAL
11.1 En todo momento en el lugar de trabajo, ya sea dentro o fuera de servicio, los empleados del Contratista se
comportarán de manera disciplinada y segura.
RESPONSABLE DEL CONTRATISTA - LLAMADAS DE EMERGENCIA
12.1. El Contratista proporcionará al representante de la Embajada una lista de nombres y números de teléfono del personal que será responsable de responder las llamadas de emergencia.
HORARIO DE ACTIVIDADES
13.1. TIEMPO DE CONTRATO PARA CUMPLIMIENTO: El contratista debe presentar un plan de trabajo que considere que un equipo debe cumplir con las tareas en un plazo mínimo. Las condiciones climáticas y los recesos producidos por el calendario de eventos son demoras excusables y resultarán en cambios en la fecha de finalización final. Sin embargo, en este contrato deberan tomarse las precauciones en ese sentido debido a que la celebración no podrá ser postergada.
13.2. HORAS DE TRABAJO, DÍAS LABORABLES Y VÍAS DEL GOBIERNO: El trabajo se realizará de conformidad con este contrato durante los días hábiles normales de lunes a viernes, excepto los días festivos de los gobiernos de EE. UU. Y Argentina, y los horarios laborales normales de 9:00
a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes (hora del 17 almuerzo de 12.00 a 13.00 - los trabajadores deben salir de las instalaciones durante este tiempo). Se proporcionará una lista precisa de estos días festivos una vez que se adjudique el contrato.
13.3. El personal que trabaja en el sitio debe ser acompañado por el personal de la Embajada durante todo el tiempo. El contratista debe presentar una lista de los nombres de todos los miembros de su personal que requieren acceso diario al complejo, incluida la información personal que se requiere en los formularios pertinentes de la Oficina de Seguridad Regional, completados y firmados. Al completar con éxito los controles preliminares, el personal de la empresa puede ser entrevistado por la Oficina de Seguridad.
ORGANIZACION DEL SITIO
14.1. El Contratista deberá tomar todas las precauciones necesarias para garantizar que todas las superficies circundantes en cada área estén protegidas adecuadamente como se indica por separado.
14.2. El contratista deberá limpiar el (los) sitio (s) de trabajo al final del trabajo de cada día.
14.3. El contratista se asegurará de que todos los materiales se apilen cuidadosamente y que todas las rutas y salidas de emergencia se mantengan despejadas en todo momento.
14.4. El acceso al Xxxxxxx xx Xxxxx y al sitio de trabajo debe estar restringido a la entrada del edificio en la calle Oro 3021 C.A.B.A. o al ingreso que el personal de la Embajada considere pertinente.
14.5. La hora y el día para cada entrega se coordinarán previa aprobacion de la Autoridad de la Embajada.
14.6. El contratista tomará todas las precauciones necesarias para evitar daños y / o deterioros en las paredes, pisos, techos, accesorios y accesorios durante el paso de los empleados, herramientas, equipos y materiales a través de las instalaciones a los salones y dentro de los salones.
14.7. Los locales están ocupados y en uso. El Contratista se asegurará de que el ruido que emana de todo el trabajo y las actividades relacionadas con el trabajo se mantenga al mínimo. Las actividades que puedan molestar a los ocupantes de los espacios circundantes deben coordinarse con el COR y haber recibido su
aprobación previa.
14.8. No hay estacionamiento permanente o temporal de vehículos disponible.
14.9. Los artículos del contratista se mantendrán en un gabinete llevado al sitio para este propósito.
14.10. Se permitirá el uso de los baños de la Embajada y, a medida que se compartan con otros trabajadores /visitantes, se requerirá cuidado y limpieza en todo momento. Si el equipo de trabajo es más grande que 3 personas, se deben alquilar instalaciones temporales (baños portátiles) que se colocarán en el estacionamiento de Oro 3021.
OTRAS CONSIDERACIONES
15.1. REGISTROS - INFORMACIÓN: el gobierno de los Estados Unidos retiene todos los derechos de autor de los datos recopilados o producidos.
15.2. SEGUROS: El Contratista, a su cargo, proporcionará y mantendrá durante todo el período de cumplimiento del contrato del Seguro de Responsabilidad General en los siguientes montos mínimos: AR Pesos 250,000 por lesiones corporales y AR Pesos 500,000 por daños a la propiedad. La evidencia del seguro se proporcionará 15 días después de la adjudicación del contrato, que será aprobada por la Embajada antes de la notificación para proceder.
PROCEDIMIENTO PARA COMENZAR OBRAS EN SITIO
16.1. COMIENZO DEL TRABAJO: El Contratista se comunicará con los contactos de la Embajada al menos una 30 días antes del comienzo del trabajo para presentar las listas de los trabajadores,
maquinaria, vehículos y organizar los detalles del trabajo. Preferiblemente, se llevará a cabo una reunión en el CMR para discutir todos los detalles.
16.2. LISTAS E INFORMACIÓN PARA PRESENTAR: El Contratista enviará una lista con el nombre completo, los números de identificación (DNI), las herramientas y los elementos que se utilizarán. Si los vehículos entregan materiales o herramientas deberán enviar el dato del camión, el número de placa, la marca, el color; y se debe proporcionar el nombre completo y el número de identificación del conductor.
Sigue en la próxima página ------
Croquis
CARPA FRONTAL (Item 2) : Carpa túnel y check in
XXXXXXX XXXXX - Primer Piso
CARPA TRASERA - Carpa principal de 12 x 40 metros
---FIN---