FIRMADO POR
Área de Gobierno de Cultura, Juventud e Igualdad
XXXXXXXXX PLAZAS XXXXXX DIRECTORA DE CULTURA
06/06/2023 13:56
PLIEGO PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO DE CAPTACIÓN Y GESTIÓN DE PATROCINIOS PARA LOS EVENTOS DE INTERÉS TURÍSTICO CULTURAL Y FESTIVOS EN EL MUNICIPIO XX XXXXXXXXX
1. OBJETO DEL CONTRATO
El Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx organiza directamente o promueve un conjunto de eventos y actividades de amplia repercusio5 n publica e intere5s vecinal entre los que se encuentran:
• La Mar de Mu5 sicas
• Cartagena Jazz Festival
• Cartagena Folk
• Mudanzas
• Mucho+Mayo
• Premio Mandarache
• Entre Cuerdas y Metales
• Noche de los museos
• Giras nacionales teatrales
• Cartagena Fashion Week
• Cabalgata xx Xxxxx
• Todos aquellos eventos organizados por el Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx susceptibles de Patrocinio, donde el Ayuntamiento es el promotor.
Quedan excluí5dos los patrocinios que ya tienen relacio5 n directa con el Ayuntamiento. (Adjuntamos relacio5 n)- Anexo I
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Los eventos coorganizados por el Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx como Rock Imperium Fest, Cartagena Suena y, los que pudieran venir en un futuro, cuya organizacio5 n, produccio5 n y difusio5 n es contratada a una empresa promotora, quedan excluí5dos de este contrato, al ser estas empresas promotoras quienes realizan directamente la labor de patrocinios de sus eventos, siendo compatible, que estas empresas promotoras contraten con la empresa que les convenga este servicio, si lo externalizaran.
Para su desarrollo se emplea un volumen de recursos econo5 micos muy relevante, existiendo tradicionalmente colaboraciones financieras o en especie, con cara5 cter de patrocinios o donaciones diversas, que colaboran a la sostenibilidad de estas actividades y eventos.
Se hace necesario adema5 s, contar con equipos especializados que conozcan los nuevos lenguajes e intereses de los potenciales colaboradores financieros o materiales y gocen de flexibilidad para realizar la captacio5 n y gestio5 n de estas colaboraciones.
A tal fin, el Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx requiere de la prestacio5 n de un contrato profesional y especializado para, de un modo integral, organizar la planificacio5 n, captacio5 n y gestio5 n de patrocinios y colaboraciones para las actividades y eventos descritos anteriormente, y aquellos que sean susceptibles de estas formulas de colaboracio5 n.
Las fases del proceso serí5an las siguientes:
• Bu5 squeda de patrocinadores y colaboradores que aporten a estas actividades y eventos contraprestaciones monetarias.
• Atender y optimizar la participacio5 n de todas las entidades patrocinadoras y colaboradoras mediante acciones ad hoc de explotacio5 n de patrocinio.
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2. REQUISITOS DE LA PRESTACIÓN
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El adjudicatario debera5 dedicar a las prestaciones un equipo profesional multidisciplinar y especializado que realice como mí5nimo:
• Ejecucio5 n de un plan de visitas a potenciales patrocinadores organizando una agenda de contactos, que podra5 incluir en su caso la participacio5 n de las entidades organizadoras.
• Captacio5 n de patrocinadores y atencio5 n integral a los patrocinadores captados desde la formalizacio5 n de acuerdos, seguimiento y ejecucio5 n material y financiera del patrocinio o colaboracio5 n.
• Presentacio5 n de informes perio5 dicos sobre el estado y desarrollo de su trabajo ante las a5 reas de Cultura, Juventud y Festejos.
• Asistencia te5cnica en los patrocinios y colaboraciones de ambas a5 reas.
3. OBLIGACIONES ADICIONALES DEL CONTRATISTA
Ademas de las funciones expresadas en el punto anterior, el adjudicatario quedara5 obligado a:
• Toda actividad o propuesta que formule el adjudicatario y de5 lugar a un gasto debera5 seguir la tramitacio5 n correspondiente, de acuerdo con la normativa en vigor tanto en materia de contratacio5 n como presupuestaria, debiendo el adjudicatario realizar materialmente las propuestas de instrumentos de formalizacio5 n que sean precisas segu5 n normativa.
• Asegurar el adecuado uso de los recursos que el Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx ponga a su disposicio5 n.
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• Cumplimiento de la normativa en materia de Seguridad Social y prevencio5 n de riesgos laborales.
• Cumplimiento de la normativa en materia de proteccio5 n de datos.
• A la finalizacio5 n de cada evento o actividad debera5 realizar un informe detallado de xxxxxxxx0 n y resultados así5 como facilitar los datos para continuar con el patrocinio en ediciones sucesivas.
• Los medios necesarios para la realizacio5 n de su trabajo sera5 aportados por el adjudicatario.
• No podra5 utilizar la imagen del Ayuntamiento xx Xxxxxxxxx o de las entidades organizadoras para actividades ajenas a la ejecucio5 n del contrato.
• Debera5 velar por el adecuado cumplimiento de la normativa de aplicacio5 n al desarrollo de cada evento o actividad.
• La documentacio5 n necesaria para la materializacio5 n del patrocinio sera5 entre el patrocinador y el Ayuntamiento, debera5 ser entregada por el adjudicatario al Ayuntamiento con la antelacio5 n suficiente al inicio de la actividad.
• Los patrocinios y las cantidades econo5 micas conseguidas sera5 n comunicadas a la organizacio5 n del evento o actividad con la antelacio5 n suficiente para el correcto manejo de los presupuestos.
• Seguimiento del patrocinio , encarga5 ndose especí5ficamente de la recogida de firmas previo al inicio de la actividad.
4. OBLIGACIONES Y DERECHOS DEL AYUNTAMIENTO
• Colaborar para el buen fin de las acciones del contratista.
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• El Ayuntamiento no asumira5 los costes asociados a las obligaciones de atencio5 n a patrocinadores/colaboradores, así5 como de las atenciones particulares.
• Pago del precio y comisio5 n correspondiente al contratista a cargo de la partida presupuestaria 33002279990.
• El Ayuntamiento podra5 rechazar patrocinios que no le interesen por razones de intere5s pu5 blico, imagen corporativa, fines no compartidos, vulneracio5 n de la libre competencia u otras de similar naturaleza....
• El Ayuntamiento evaluara5 el trabajo desarrollado por la empresa .
5. PLAZO DE DURACIÓN
Un an9 o con posibilidad de pro5 rroga de dos an9 os ma5 s.
6. PRESUPUESTO Y FACTURACIÓN DEL CONTRATO Presupuesto total de licitacio5 n : Total: 116. 040 € Valor estimado: 95.900,83 €
IVA 21% : 20.139,17 €
Importe Fijo:
24.000 € + IVA (5.040 €) Total: 29.040 € anuales.
• Servicios de planificacio5 n, asesoramiento y evaluacio5 n de patrocinios a abonar trimestralmente.
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Área de Gobierno de Cultura, Juventud e Igualdad
Importe Variable: Total.- 87.000,00 € ( IVA incluido)
Valor estimado: 71.900,83 € IVA 21% : 15.099,17 €
En el concepto de ingresos 2023-47000 de empresas privadas patrocinadoras, se estiman ingresos por un total de 580.000 €, por lo que la valoracio5 n de la parte variable del contrato la deducimos teo5 ricamente aplicando el 15% a los ingresos presupuestados (87.000 €) En el caso de superar el importe de dichos ingresos, se procedera5 a generar cre5 dito en la aplicacio5 n presupuestaria destinada al contrato, por el importe necesario para el abono de la comisio5 n sobre el beneficio neto de los contratos de patrocinio.
• Captacio5 n de patrocinadores y colaboradores: comisio5 n ma5 xima del 15% sobre el importe patrocinado, el contratista facturara5 dicha comisio5 n en los 30 dí5as siguientes al ingreso efectivo del patrocinio en las cuentas municipales. Se consideran nuevos patrocinadores aquellos que hayan participado en otras actividades o eventos y pasen a patrocinar un nuevo evento, salvo que ello implique una reduccio5 n del patrocinio del evento anterior.
• El contratista facturara5 la comisio5 n del 15% en los 30 dí5as siguientes al ingreso efectivo del Patrocinio en las cuentas municipales.
El devengo de la comisio5 n queda totalmente condicionado al buen fin de la xxxxxxxx0 n para el Ayuntamiento, de forma que e5 ste u5 nicamente vendra5 obligado a su abono cuando el patrocinio se hubiere pagado o concluido í5ntegramente con e5xito.
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La empresa adjudicataria reconoce que la retribucio5 n fija y las comisiones pactadas comprenden tanto el beneficio total esperado por su actividad como el oportuno resarcimiento de los gastos en que razonablemente ha de incurrir para desarrollarla con e5 xito, por lo que no tendra5 derecho al reembolso de los gastos originados como consecuencia del ejercicio, así5 como tampoco a exigir cantidad adicional alguna llegado el te5rmino del contrato por cualquier causa, bajo ningu5 n concepto.
7. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
En ningu5 n caso, debido a la confidencialidad de la informacio5 n, la empresa adjudicataria podra5 utilizar la informacio5 n a la que tenga acceso para un fin distinto del indicado en este pliego. El personal que tenga relacio5 n directa o indirecta con la prestacio5 n previa en este contrato guardara5 secreto profesional sobre las informaciones, documentos o asuntos a los que tengo acceso o conocimiento durante la vigencia del presente contrato, y sera5 obligado a no hacer pu5 blico o enajenar cuantos datos conozcan por razo5 n de su ejecucio5 n incluso despue5s de finalizar el plazo contractual.
La empresa adjudicataria se compromete expresamente al cumplimiento de lo expuesto en la Ley Orga5 nica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccio5 n de Datos de Cara5 cter Personal y en el Real Decreto 1720 / 2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la misma, y a formar e informar en las obligaciones que tales normas dimanan.
El servicio debera5 prestarse por cuenta y riesgo de la empresa adjudicataria.
Asimismo no podra5 n utilizarse los logos o imagen de la Concejalí5a de Cultura como identificacio5 n empresarial o personal de ninguna de las personas de ella dependientes. Siempre debera5 n ir identificados como personal propio de la empresa.
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ANEXO I
Área de Gobierno de Cultura, Juventud e Igualdad
Relación de eventos organizados por el Ayuntamiento que tienen patrocinio en los dos últimos años y para los dos próximos.
. SERVICIO DE CULTURA
- Mar de Músicas
*Repsol
* Estrella de Levante
* Lhicarsa
* Alsa
* Hidrogea
* Xxxxxx
* Concesionario vehí5culos KIA
. Cartagena Jazz Festival
* Estrella de Levante
* Concesionario vehí5culos KIA
. Cartagena Folk
* Estrella de Levante
. Mucho + Mayo
*Soltec
* Xxxxxx
* Estrella de Levante