CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESARROLLO SECCIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL DADSySS-0071 -2015 AGENCIA DE COORDINACION DISTRITAL DEL COMERCIO INFORME GENERAL a los ingresos, gastos y contratación de bienes y servicios, su...
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESARROLLO SECCIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL
DADSySS-0071 -2015
AGENCIA DE COORDINACION DISTRITAL DEL COMERCIO
INFORME GENERAL
a los ingresos, gastos y contratación de bienes y servicios, su recepción y uso, en la
TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2012/03/09 HASTA : 2014/12/31
AGENCIA DE COORDINACIÓN DISTRITAL DEL COMERCIO
Examen Especial a los ingresos, gastos y contratación de bienes y servicios, su recepción
y su uso
Período: 9 xx xxxxx de 2012 y el 31 de diciembre de 2014
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESARROLLO SECCIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL Quito-Ecuador
I
ÍNDICE
CONTENIDO
Siglas y abreviaturas utilizadas
Carta de Presentación
CAPITULO I Información Introductoria
Motivo de examen
Objetivos del examen
Alcance del examen
Base legal de creación
Estructura orgánica
Objetivos de la entidad
Monto de recursos examinados
Servidores relacionados
CAPITULO II Resultados del Examen
Falta de oportunidad en la entrega de información, afectó la ejecución de la acción de control
Catastros incompletos y desactualizados, no permitió la determinación de las tarifas por el uso de los mercados, la estimación de la regalía metropolitana de los comerciantes autónomos y el control de locales adjudicados en centros comerciales populares.
Deficiencias en la administración de los procesos de contratación pública, en la Agencia, afectaron el registro y control de los documentos generados en los proceso de contratación.
Contratación de servicios de consultoría sin estudios que lo justifiquen y su plazo suspendido sin sustento técnico.
Contrato de consultoría para el diseño del modelo de gestión y diseño de procesos internos para la Agencia, sin uso.
Contrato para la adquisición de mobiliario sin justificar su distribución.
Páginas
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8
12
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38
43
Adquisición de chalecos, mandiles, delantales y chompas se encuentran 48 embodegados sin utilizar.
No se determinaron las alícuotas generadas por los servicios de seguridad 51 y limpieza prestados en centros comerciales populares y mercados.
Plataforma tecnológica para evaluaciones psicométricas y técnicas contratada, podrá ser utilizada a nivel de Unidades desconcentradas de la Municipalidad.
ANEXO
Anexo 1.- Servidores Relacionados
SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
ACDC:
MDMQ:
DMQ:
DADSySS:
INCOP:
LOSNCP:
SERCOP:
Agencia de Coordinación Distrital del Comercio
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Distrito Metropolitano de Quito
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad
Social
Instituto Nacional de Contratación Pública
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Servicio Nacional de Contratación Pública
AGENCIA DE COORDINACIÓN DISTRITAL DEL COMERCIO
Examen Especial a los ingresos, gastos y contratación de bienes y servicios, su recepción
y su uso
Período: 9 xx xxxxx de 2012 y el 31 de diciembre de 2014
CARTA DE PRESENTACIÓN
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESARROLLO SECCIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL Quito-Ecuador
\
I
Quito D.M.,
Señor Supervisor Distrital ____ AGENCIA DE COORDINACIÓN DISTRITAL DEL COMERCIO Presente.-
De mi consideración:
comprendido entre el 9 xx xxxxx de 2012 y el 31 de diciembre de zu i4 .
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas n° rmas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente, Xxxx, Xxxxxx Y Libertad,
presente informe.
Ing. Ma Director de Auditoria de Desarrollo Seccional y Seguridad Social
AGENCIA DE COORDINACIÓN DISTRITAL DEL COMERCIO
Examen Especial a los ingresos, gastos y contratación de bienes y servicios, su recepción
y su uso
Período: 9 xx xxxxx de 2012 y el 31 de diciembre de 2014
CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
d ir e c c ió n d e a u d it o r ía d e d e s a r r o l l o s e c c io n a l y s e g u r id a d s o c ia l
!
I
Examen Especial
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen.
El examen especial en la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio, se efectuó en
cumplimiento a la orden de trabajo 0009-DADSySS-2015 de 5 de febrero de 2015, con
cargo al Plan Operativo de Control del año 2015, de la Dirección de Auditoría de
Desarrollo Seccional y Seguridad Social.
Objetivos del examen.
Generales
- Determinar la legalidad, veracidad y propiedad de los ingresos y gastos ejecutados
durante el período examinado, y si éstos se encuentran debidamente respaldados
con la documentación pertinente y obedecen al cumplimiento de los objetivos
institucionales.
- Determinar que los procesos precontractual, contractual, ejecución y pago de los
contratos de bienes y servicios, se hayan realizado conforme a las disposiciones
legales y reglamentarias vigentes, así como, verificar la recepción y utilización.
Alcance del examen.
El examen especial incluyó el análisis de los ingresos, gastos y contratación de bienes
y servicios su recepción y uso, por el período comprendido entre el 9 xx xxxxx de 2012
y el 31 de diciembre de 2014.
En la presente acción de control, no se consideró los siguientes aspectos:
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 2
Examen Especial
El análisis a la contratación de estudios de consultoría arquitectura e ingeniería y de
obras civiles para la contratación de obras de restauración, construcción,
remodelación y mantenimiento de centros comerciales, mercados y plataformas
municipales, ya que con memorando 117 DPEyl-GISyE de 13 de febrero de 2015,
el Subcontralor General del Estado, Subrogante, informó a la Directora de Auditoría
de Desarrollo Seccional y Seguridad Social, que la Dirección de Auditoría de
Proyectos y Ambiental, realizará la acción de control relacionada con el servicio de
mantenimiento y trabajos varios en los centros comerciales del ahorro, por el período
comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 13 de febrero de 2015.
• Los gastos relacionados con las remuneraciones del personal de la Agencia, ya que
si bien son presupuestados, el cálculo, registro y pagos de roles con sus respaldos,
le corresponden a las Direcciones Metropolitana Financiera y de Recursos Humanos
del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito.
• La denuncia remitida con memorando 441-DAEPCyCP-GPCyAC de 1 de julio de
2015, por la Directora de Asuntos Éticos y Participación Ciudadana y Control
Patrimonial, presentada por la Presidenta del Centro Comercial Chiriyacu el 11 xx
xxxxx de 2015, solicitando realizar una auditoría y fiscalización a este centro, por
supuestas irregularidades de sus dirigentes; aspecto, no considerado por estar fuera
del alcance del examen y por cuanto la administración de los centros comerciales,
una vez declarados en propiedad horizontal, es potestad de las asociaciones de
comerciantes manejar y administrar el mismo; por lo que es un asunto de carácter
privado que no es competencia de la Contraloría General del Estado.
• Las recaudaciones de los ingresos generados por la tasa del uso de los espacios en
los mercados, ferias y plataformas municipales; de la regalía metropolitana; así,
como la adjudicación de los locales en los centros comerciales populares y los
valores generados por este concepto, ya que este proceso de recaudación le
corresponde a la Tesorería de la Dirección Metropolitana Financiera del Municipio
de Quito; y, porque no se realizó adjudicaciones en el período de análisis, cuya
potestad, le corresponde a la ACDC.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 3
Examen Especial
Base legal de creación.
Con Ordenanza Metropolitana 304 de 18 de febrero de 2010, se creó la Empresa Pública
Metropolitana de Logística y Comercialización; y, que con Ordenanza Metropolitana
reformatoria 315 de 14 de julio de 2010, se creó la Coordinación de Mercados Ferias y
Plataformas Municipales como dependencia de la Secretaría de Desarrollo Productivo
y Competitividad; posteriormente con Resolución A0028 de 24 de noviembre de 2011
suscrita por el Alcalde, se creó la Unidad Ejecutora de Comercio Popular, la cual con
Resolución A0002 de 9 xx xxxxx de 2012, suscrita por el Alcalde, encargado, extinguió
esta Unidad y creó la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio, misma que asume
todas las competencias de las entidades antes creadas.
Estructura orgánica.
La Agencia de Coordinación Distrital del Comercio, no cuenta con una estructura
orgánica, legalmente aprobada por el Concejo Metropolitano del Municipio del Distrito
Metropolitano de Quito; sin embargo, en la página web del MDMQ, la Agencia está
estructurada de la siguiente manera:
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 4
Examen Especial
Objetivos de la entidad.
De acuerdo con el artículo 2 de la Resolución A0002 de 9 xx xxxxx de 2012, la ACDC tiene como objetivo:
. . . Coordinar y e jecutar las políticas y todas las competencias en la gestión de comercio dentro del Distrito Metropolitano de Quito, enmarcadas en un nuevo modelo económico y productivo, de soberanía alimentaria que garantice el “Buen V iv ir . Para el efecto, articulara las acciones que perm iten el desarrollo equitativo, incluyente, solidario, armónico y ordenado del Com ercio ...”.
Monto de recursos examinados.
Ingresos:
ASIGNACIONES MUNICIPALES ---------------------------- —-----------------
USD TOTAL ANO 2012 ANO 2013 ANO 2014 USD 1 397 142,97 6 971 860,00 6 915 106,00 15 284 108,97
Fuente: Ordenanzas, 0273, 0437, 0009, de aprobación de Presupuesto del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito de 3 xx xxxxxx de 2012, 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000 x 0 xx xxxxxxxxxx de 2014 respectivamente.
Gastos:
Los gastos de los años sujetos a examen ascendieron a 6 066 639,26 USD, conforme
el siguiente desglose:
GASTOS Concepto 2012* 2013 2014 SUMAN
USD USD USD USD Bienes y Servicios para Inversión 847 521,07 2 462 340,73 2 185 077,35 5 494 939,15 Bienes de Larga Duración 131 793,36 298 662,86 81 243,89 511 700,11 TOTAL 979 314,43 2 761 003,59 2 226 321,24 6 066 639,26
2012 . Asignaciones presupuestarias de septiembre a diciembre 2012 por periodo de transición creación de la Agencia
De estos recursos, en la presente acción de control, se consideró el análisis de 19
procesos de contratación por 1 841 507,60 USD, mismos que se detallan a continuación:
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 5
Examen Especial
N° Código Objeto del Proceso 3resupuesto Referencial
USD
1
RE-ACDC- 001-2012
Contratación de Agencia de Publicidad para los Servidos de Planificación Producción Diseño Ejecución Difusión Comunicación y Promoción de las actividades de la ACDC y sus Direcciones
176 350,00
2 CDC-001- ACDC-2012
Consultoría para el Diseño del Modelo de Gestión, Diseño de Procesos Internos para la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio
50 000,00
3
SIE-ACD- 002-2012
Contratación del Servicios de Instalación de 52 Puntos de Red de Datos Categoría 6a, Compra e Instalación de un Swich de Datos, en las Oficinas Principales de la ACDC, ubicadas en Xxxxx Xxxxxxxxxx X0-00 y Av. Amazonas Pisos Mezanine y Primero
15 000,00
4
SIE-ACDC- 001-2013
Contratación del Servicios de 29 Puestos de Seguridad y Vigilancia de 24 Horas y 2 Puestos de Seguridad y Vigilancia de 12 Horas Para los Centros Comerciales Populares y Supermercado Metropolitano del Norte
290 157,45
5 LCC- ACDC-005- 2013
Consultoría para los Estudios Definitivos y Viabilidad Financiera del Centro de Comercialización Chiriyacu del DMQ
200 000,00
6 FI-ACDC- 001-2013
Contratación de los Servicios de Limpieza, para los Centros Comerciales Populares y Supermercado Metropolitano del Norte
149 532,61
7 LCC-
ACDC-002- 2013
Formulación del Plan Xxxxxxx xxx Xxxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx xx Xxxxx
000 000,00
8 SIE-ACDC- 004-2013
Diseño y Elaboración de Mobiliario para Betuneros y Carameleros del Centro Histórico, la Xxxxxxxx y Xxxx Xxxxx xxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx xx Xxxxx
000 000,00
9 MCBS-
ACDC-005- 2013
Adquisición de Maquinaria y Equipos para la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio
45 000,00
10 MCBS-
ACDC-001- 2013
Contratación del Servicios de Limpieza de Xxxxxx Xxxxxxxxx Xx Xxxxx x Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx xxx Xxxxx
00 201,06
11 FI-ACDC- 003-2013
Provisión de Chalecos de Identificación para Comerciantes Autónomos de Mercados de Distrito y Chompas para los Funcionarios de la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio
39 285,72
12 SIE-ACDC- 009-2013
Este Procedimiento Precontractual tiene como Propósito Seleccionar la Oferta más Conveniente para la Adquisición Vehículo Tipo Jeep 4x2
25 000,00
<$3 1 ( 3
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 6
Examen Especial
Manual para uso de la Máxima Autoridad de la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio
13 SIE-ACDC- 005-2013
Adquisición de una Camioneta Doble Cabina para la Dirección de Operaciones y Loqística de la ACDC
22 223,21
14 MCBS-
ACDC-004- 2013
Seminario Taller de Capacitación Mejoramiento del Equipo de Trabajo, Supervisión Efectiva y Planificación Estratégica para los Funcionarios de la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio, ACDC
10 650,00
15 SIE-ACDC- 006-2013
Adquisición de Materiales de Construcción, Plomería, Eléctricos y de Carpintería 91 500,00
16 SIE-ACDC- 002-2014
Contratación del Servicios Puestos de Seguridad y Vigilancia de 24 Horas y Puestos de Seguridad y Vigilancia de 12 Horas para los Centros Comerciales Populares y Supermercado Metropolitano del Norte
363 059,52
17 CDC-
ACDC-004- 2014
Contratación de la Consultoría para Diseño e Implementación de una Solución con Dispositivos Móviles que permita el Levantamiento de Fichas de Mercados, Ferias y Plataformas, Fichas Comercio Autónomo, Fichas de Centros Comerciales y Fichas de Registro Social de los Comerciantes.
24 860,00
18 CDC-
ACDC-007- 2014
Contratación de la Consultoría para la Aplicación a través de una Plataforma Tecnológica de las Evaluaciones Psicométricas y Técnicas de los Concursos de Méritos y Oposición de la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio
22 000,00
19 SIE-ACDC- 010-2014
Capacitación a Dirigentes de Asociaciones, Comerciantes sobre el Nuevo Modelo de Gestión.
20 688,03
TOTAL 1 841 507,60
Servidores relacionados.
Anexo 1
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 7
AGENCIA DE COORDINACIÓN DISTRITAL DEL COMERCIO
Examen Especial a los ingresos, gastos y contratación de bienes y servicios, su recepción
y su uso
Período: 9 xx xxxxx de 2012 y el 31 de diciembre de 2014
CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE DESARROLLO SECCIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL Quito-Ecuador
Examen Especial
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Falta de oportunidad en la entrega de información, afectó la ejecución de la acción
de control.
Con oficios 01 y 13-PTT-ACDC-DADSySS-2015 de 9 y 13 de febrero de 2015,
respectivamente, se solicitó e insistió al Supervisor Distrital de la Agencia de
Coordinación Distrital del Comercio, disponer a los representantes de sus unidades
administrativas proporcionar la base legal institucional, detalle de servidores y ex
servidores, programas operativos anuales - POA(S), planes anuales de contratación con
sus respectivas reformas, cédulas de ingresos y gastos, procesos administrativos
relacionados con la determinación, emisión y recaudación de ingresos de autogestión,
detalle de títulos o especies valoradas emitidas por la Agencia, su forma de recaudación,
bajas de los mismos y las acciones adoptadas por la falta de pago, procesos de
adjudicación de locales comerciales, entre otra información que administrativamente
dispone la entidad como parte de los procesos administrativos desarrollados en el
cumplimiento de sus objetivos y actividades.
Además, mediante oficios 26, 28, 31 y 35-PTT-ACDC-DADSySS-2015 de 16, 20, 00 xx
xxxxx x 0 xx xxxxx de 2015, respectivamente, se solicitó al Supervisor Distrital, al Director
de Logística y Operaciones, Director de Centros Comerciales, Directora de Mercados
Ferias y Plataformas, Jefe Administrativo - Financiero y Director de Comercio Autónomo
de la actual administración, entre otra información, la relacionada con los procesos de
contratación, catastros de los locales comerciales.
El Supervisor Distrital, mediante oficios 00159 y 00162 de 13 y 18 de febrero de 2015,
respectivamente, remitió parcialmente la información y documentación requerida, luego
de haber transcurrido 18 días desde la fecha del pedido inicial; ante esta situación, la
Directora de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social con oficio 04990-
DADSySS de 26 de febrero de 2015, solicitó al Supervisor Distrital de la Agencia, brindar
toda la colaboración y disponer a los Directores y Jefes Departamentales responsables
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 8
Examen Especial
de la áreas relacionadas para el examen, proporcionar la información solicitada en el menor tiempo posible.
El Supervisor Distrital y la Administradora General del MDMQ, mediante oficios 219 CG-
ACDC-2015 y 545 de 2 y 12 xx xxxxx de 2015, respectivamente, indicaron en el primer
caso que la información requerida se entregó con oficio 202 CG-ACDC-2015 de 24 de
febrero de ¿015 y en el segundo caso, que ha dispuesto al Supervisor de la Agencia,
prestar la colaboración necesaria al equipo auditor.
La información proporcionada por el Supervisor Distrital, mediante oficio 202 CG-ACDC-
2015 de 00 xx xxxxxxx xx 0000, xxx xxxxxxx, xx xxx que en oficio 245 de 6 xx xxxxx de
2015, este servidor completó los requerimientos formulados en oficios 01 y 13-PTT-
ACDC-DADSySS-2015 de 9 y 13 de febrero de 2015, es decir a los 31 días de su solicitud.
Respecto a los requerimiento de información realizados con oficios 26, 28, 31 y 35-PTT-
ACDC-DADSySS-2015 de 16, 20 y 27 xx xxxxx y 8 xx xxxxx de 2015, respectivamente,
dirigidos al Supervisor Distrital, Director de Logística y Operaciones, Director de Centros
Comerciales, Directora de Mercados Ferias y Plataformas, Jefe Administrativo -
Financiero y Director de Comercio Autónomo, no se obtuvo respuesta, situación que
limitó la acción de control; debido a que según los servidores de la Agencia al 14 xx
xxxx de 2014, fecha de transición a la nueva administración, los servidores salientes y
entrantes, no entregaron los bienes y archivos institucionales mediante actas de entrega
recepción, incumpliendo lo previsto en los artículos 64, 65, 76 y 78 del Reglamento
General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; así
como, las Normas de Control Interno, 200-07 Coordinación de acciones
organizacionales y 405-04 Documentación de respaldo y su archivo; sin que los
servidores en funciones, hayan tomado acciones correctivas, que les permita conocer
el estado de la gestión administrativa en cuanto a los bienes y los archivos institucionales.
Por lo expuesto, el Supervisor Distrital, el Director de Logística y Operaciones, la
Directora de Mercados Ferias y Plataformas, el Director de Comercio Autónomo y el
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Segundad Social 9
Examen Especial
Jefe Administrativo - Financiero, incumplieron lo dispuesto en el artículo 76; literal c) del
numeral 1 del artículo 77 y 88 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
y 9 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Con oficios 84, 136, 137, 138, 139, 140 y 141-PTT-ACDC-DADSySS-2015 de 17 xx xxxxx
de 2015, se comunicó resultados provisionales al Supervisor Distrital, Jefe
Administrativo Financiero, Directora de Mercados Ferias y Plataformas, Director de
Comercio Autónomo, Director de Logística y Operaciones y Director de Centros
Comerciales Populares, respectivamente.
El Director de Logística y Operaciones de la Agencia, mediante comunicación de 4 xx
xxxx de 2015, informó:
" . . . Ratifico lo comentado po r Auditoría ya que cuando asum í las funciones como Servidor Público de Libre Remoción (16 de jun io de 2014 como Jefe Xxxxx xx xx XXXX x 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000 como D irector de Logística y Operaciones de la ACDC) no recibí ni se me entregó archivos, datos y documentos, tanto impresos como digitales, po r parte de los funcionarios anterio res...”.
El Supervisor Distrital de la ACDC, mediante comunicación de 8 xx xxxx de 2015, indicó
que se debe considerar los principios y procedimientos del Estatuto del Régimen
Jurídico de la Función Ejecutiva; la cual en su opinión, constituye la estructura general,
funcionamiento, procedimiento administrativo común y las normas sobre
responsabilidad de los órganos y entidades que integran la administración pública
central e institucional que dependen de la Función Ejecutiva, norma jurídica no aplicable
para los Gobiernos Autónomos Descentralizados.
Lo expuesto por los servidores, no modifica el comentario de auditoría, ya que el Director
de Logística y Operaciones confirmó que no recibió ni entregó documentación alguna;
y, el Supervisor Distrital, hace alusión a una norma jurídica no aplicable.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 10
Examen Especial
Conclusión
El Supervisor Distrital, el Director de Logística y Operaciones, la Directora de Mercados
Ferias y Plataformas, el Director de Comercio Autónomo y el Jefe Administrativo
Financiero, no proporcionaron información y documentación, relacionada con el manejo
administrativo financiero de la entidad, debido a que los servidores de la Agencia
entrantes y salientes no entregaron los bienes y archivos institucionales mediante actas
de entrega recepción, situación que limitó el desarrollo de la acción de control.
Recomendación
Al Supervisor Distrital de la ACDC
1. Dispondrá que los servidores de la ACDC, en el ámbito de sus competencias,
entreguen a los organismos de control, toda la documentación administrativa y
financiera que requieran para la ejecución de sus actividades.
Ingresos
La Agencia de Coordinación Distrital del Comercio, de conformidad con la Resolución
de creación X-000 xx 0 xx xxxxx xx 0000; es una entidad con autonomía económica,
financiera, administrativa y de gestión, cuyo fin es coordinar y ejecutar las políticas y
competencias del comercio dentro del Distrito Metropolitano de Quito; sin embargo, ésta
no tiene capacidad de recaudar recursos, sino determinar las tarifas de recaudación en
las áreas de su competencias esto es: mercado, ferias y plataformas municipales,
comercio autónomo; y, centros comerciales populares.
Respecto al cumplimiento de estas atribuciones por parte de los servidores de la
Agencia, se determinaron los siguientes hechos: (j&A»«?
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 11
Examen Especial
Catastros incompletos y desactualizados, no permitió la determinación de las
tarifas por el uso de los mercados, la estimación de la regalía metropolitana de los
comerciantes autónomos y el control de locales adjudicados en centros
comerciales populares.
El Concejo y el Alcalde del MDMQ, con Ordenanzas 253, 0082 y 280 de 8 xx xxxx de
2008, 0 xx xxxxx xx 0000 x 0 xx xxxxxxxxxx xx 0000; Resoluciones C-0038, X-000, X-
000 y C0013 de 24 de enero de 2003, 15 de enero de 2009; 0 xx xxxxx x 00 xx xxxxx
de 2012; respectivamente, regularon la determinación de las tarifas, regalía
metropolitana y costo de los locales comerciales del sistema de comercialización del
Distrito Metropolitano de Quito, para lo cual la ACDC, a través de los Coordinadores
Distritales, Directores de Mercados Ferias y Plataformas, Directores de Comercio
Autónomo y Directores de Centros Comerciales Populares, tenían la obligación de:
1. Respecto a los mercados, ferias y plataformas municipales distribuidos en el Distrito
Metropolitano de Quito; los miembros del Comité de Adjudicación de Puestos
conformado por el Administrador General del Municipio de Quito, el Supervisor
Coordinador Distrital, con los Directores de esta área de la Agencia, debían revisar
y actualizar periódicamente el catastro de los usuarios de estos sitios y determinar
las tarifas por el uso de estos espacios, que debieron contribuir los comerciantes.
Con oficios 1 y 12 PTT-ACDC-DADSySS-2015 de 9 y 12 de febrero de 2015, se
solicitó al Supervisor Distrital y a la Directora de esta área, respectivamente, remitir
los catastros actualizados de los usuarios por cada una de estas secciones y
espacios asignados para el comercio bajo este concepto, así como los valores
determinados por el uso en estos sitios de comercialización y los mecanismos de
seguimiento para determinar la consecución de esta obligación por parte de los
usuarios; así como, las acciones adoptadas por el incumplimiento.
El Supervisor Distrital, mediante oficio 202 CG-ACDC-2015 de 24 de febrero de
2015, en relación al pedido sobre los catastros de los mercados, ferias y plataformas;
remitió en archivo digital, una base de datos de mercados por los años 2012, 2013
— 14, con nombres y apellidos de usuarios y tarifas que van entre 0,12 USD y 1,60
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Segundad Social 12
Examen Especial
USD, por el uso del espacio de los mercados: Alangasí, América, Xxxxxx, Xxxxxxxx,
Calzado, Carapungo, Caupicho, Central, Chimbacalle, Chiriyacu, Conocoto,
Cotocollao, Xxxxxxx, el Xxxxxxx, Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxx, la Xxxxxxxx,
Xxxxxxxxx, las Cuadras, Puembo, Quito Sur, Rumiñahui, San Xxxxxxxxx, San
Xxxxx, Santa Clara, Solanda, Supermercado del Norte, Toctiuco, Vicentina,
Bellavista y El Tingo.
La estructura de los datos presentados en esta base, no estuvo acorde al
requerimiento formulado por auditoría, ya que no dispone de referencias
informativas como: año de adjudicación y registro, fecha de referencia de la
actualización de esta base, tampoco identifica datos de los usuario como: número
de cédula, dirección domiciliaria, números telefónicos, razón social, concepto de la
actividad o del servicio, valor de la tarifa a ser pagada por el uso del espacio en el
mercado, secciones y otros elementos informativos que debieron ser considerados
previo a la emisión de los títulos, conforme lo previsto en el artículo 151 del Código
Tributario y así garantizar el derecho al cobro de estas especies generadas por este
concepto desde la ACDC, por el uso de estos espacios en los mercados, ferias y
plataformas Municipales de Quito.
La información proporcionada evidenció que los Supervisores Distritales y Directores
de Mercados, Ferias y Plataformas de la ACDC, no elaboraron ni actualizaron el
catastro de adjudicatarios de puestos por cada uno de los centros de
comercialización, clasificado por secciones y usuarios ni gestionaron a la Dirección
Metropolitana Financiera del Municipio de Quito para el cobro de la tarifa por el uso
de estos lugares; tampoco se evidenció acciones correctivas que permitan cumplir
con las obligaciones previstas en el artículo 11.271 la Ordenanza Metropolitana 253
y los literales a) y b) del artículo 7 de su Reglamento de aplicación, contenida en
Resolución C0013 de 15 de enero de 2009, así como, la Resolución A002 de 9 xx
xxxxx de 2012; disposiciones que xxxxxx y regulan la determinación de las tarifas
e informar a la Dirección Metropolitana Financiera para que a través de la Tesorería
del Municipio de Quito, proceda con la recaudación. (flretct
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 13
Examen Especial
Esta situación, no permitió que los servidores de la ACDC, cuenten con un catastro
actualizado de los usuarios por cada uno de estos espacios; por ejemplo el número
de comerciantes con sus respectivos puestos en los mercados antes referidos;
además, no se evidenció que los Supervisores de los mercados, que actuaron en el
período de análisis, xxxxx ejercido el control del pago que debieron realizar los
comerciantes por el uso del área o puesto asignado en los mercados, en la Tesorería
del MDMQ, dentro de los 10 primeros días de cada mes, conforme lo establecido en
la Ordenanza Metropolitana, 253 de 8 xx xxxx de 2008.
Los Administradores Generales del MDMQ, Supervisores - Coordinadores
Distritales y los Directores de Mercados Ferias y Plataformas que actuaron en el
periodo de análisis, incumplieron los artículos 426 del COOTAD; 11.271, literal e) del
artículo II.275 y II.280 de la Ordenanza Metropolitana 253 de 8 xx xxxx de 2008,
así como los literales a) y b) del artículo 7 de su Reglamento de aplicación, contenido
en Resolución C0013 de 15 de enero de 2009.
2. En el caso del comercio autónomo, a la ACDC le correspondía regular las
actividades comerciales en el espacio público del DMQ, y por ende la determinación
de la regalía metropolitana, valores que debían aportar los comerciantes autónomos
y estos a su vez ser recaudados por la Tesorería Metropolitana de la Municipalidad.
Los miembros del Consejo Distrital para el Desarrollo de la Trabajadora y Trabajador
Autónomo, cuerpo colegiado integrado por el Administrador General del MDMQ, el
Director de la Agencia de Coordinación Distrital de Comercio, un delegado de la
Secretaria General de Coordinación Territorial y Participación Ciudadana, un
representante de la trabajadora y trabajador autónomo y el presidente de las
trabajadoras y trabajadores autónomos, de acuerdo al artículo 14 de la Ordenanza
280 de 7 de septiembre de 2012; así como, los Directores de Comercio Autónomo
que actuaron en el período analizado, no actualizaron y revisaron periódicamente el
censo de las trabajadoras y trabajadores autónomos; además, no se evidenció
convocatorias a reuniones para resolver asuntos relacionados con la regalía
metropolitana y multas que debió ser cancelada por los comerciantes autónomos en
la Municipalidad.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 14
Examen Especial
La regalía metropolitana y multas que debieron aplicarse por el ejercicio de la
actividad del comercio autónomo en el territorio del Distrito Metropolitano de Quito,
era responsabilidad del Administrador General del Municipio de Quito en
coordinación con el Supervisor - Coordinadores Distritales de la Agencia, quienes
periódicamente debían realizar una estimación de los valores a recaudarse por éste
concepto.
Al respecto, mediante oficio 31-ACDC-DADSySS-2015 de 27 xx xxxxx de 2015, se
solicitó al Supervisor Distrital, el detalle de los valores por concepto de regalía
metropolitana y multas por este rubro, sin obtener respuesta.
Situación, que no permitió evidenciar la determinación y emisión de los títulos por
este concepto, y las acciones para su recaudación por parte de la Tesorería
Metropolitana del MDMQ.
Por lo que, los Administradores Generales del MDMQ, Supervisores - Coordinadores
Distritales y los Directores de Comercio Autónomo, que actuaron el período sujeto
análisis, incumplieron lo establecido en los artículos 90 de Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas; 18 y 21 de la Ordenanza Metropolitana 280 de 7
de septiembre de 2012 y las Normas de Control Interno 401-03 Supervisión, 403-01
Determinación y Recaudación de Ingresos, respectivamente.
3. En relación a los locales en los centros comerciales populares del Municipio de
Quito; la ACDC, conforme la resolución C-0038 de 24 de enero de 2003 y su reforma
constante en la Disposición General Única de la Resolución C 405 de 28 xx xxxxx de
2012, asumió todas las funciones de la Unidad Ejecutora de Comercio Popular, y los
centros comerciales populares, pasaron a la administración de la Agencia, en cuanto
a los procesos de adjudicación, control de los mismos y de los bienes que aún son
de propiedad de la Municipalidad.
Al respecto, el Supervisor Distrital de la ACDC, mediante oficio 00322 CG-ACDC-
2015 de 19 xx xxxxx de 2015, remitió la nómina de las unidades de comercio en los
centros comerciales populares, determinándose que existen 1.890 locales que al 31
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 15
Examen Especial
de diciembre de 2014 continúan bajo la propiedad de la Municipalidad, sin que se
tenga evidencia de haber procedido con la adjudicación; y, en cuanto a los locales
adjudicados, la ACDC, no se dispone de información relacionada con los datos
generales de los copropietarios, dimensiones, ubicación y otros datos que permita
identificar los locales en estos centros.
Sin embargo, de los locales no adjudicados, no se informó las razones por las que
no se ha enajenado, lo cual le ha representado a la Agencia, gastos por servicios de
seguridad y mantenimiento de estos centros; que por la naturaleza jurídica de los
locales comerciales, luego de haber sido adjudicados, conforme lo dispuesto en los
artículos 5 de la Ley de Propiedad Horizontal; 26, 27 y 62 de su Reglamento, les
correspondía asumir a los copropietarios, para lo cual debieran organizarse y
cancelar estas expensas.
Con oficio 31-PTT-ACDC-DADSySS-2015 de 9 de febrero de 2015, se solicitó al
Supervisor Distrital y Director de los Centros Comerciales Populares de la ACDC,
información del catastro, número y disponibilidad de los locales en los diferentes
centros comerciales populares del DMQ, sus costos y las razones por las que no se
han procedido a su adjudicación; sin embargo, la respuesta con oficio 00322 CG-
ACDC-2015 de 00 xx xxxxx xx 0000, xxx xxxxxxx, ya que no informaron las razones
por las que no se adjudicó los locales que se encuentran bajo propiedad de la
Municipalidad, el total de locales comerciales construidos, los adjudicados y en base
a ello determinar los que realmente están disponibles.
Esta situación, evidenció la falta de políticas que permitan a la Agencia mantener un
control del uso y custodia de estos locales, por lo que los servidores antes citados
no justificaron las gestiones realizadas en la administración de los locales
comerciales, incumpliendo lo dispuesto en los artículos 426 y 494 del COOTAD;
literales a) y b) del numeral 1 y literal a) del numeral 2 del artículo 77 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado; literal e) del artículo 22 de la Ley
Orgánica del Servicio Público; 5 de la Ley de Propiedad Horizontal; 26, 27 y 62 de
su Reglamento y las Normas de Control Interno 200-07 Coordinación de acciones
Organizacionales y 401-03 Supervisión. <poj£C¡5¿¡s
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 16
Examen Especial
En relación a los tres hechos expuestos, los Administradores Generales, Directores
Metropolitanos Financieros y Tesoreros Metropolitanos del MDMQ, en sus períodos de
actuación, no coordinaron, supervisaron, gestionaron y ejercieron control para exigir a
la Agencia, la determinación y proceder al cobro de los títulos emitidos por el uso de los
espacios que ocupan los comerciantes en los mercados, plazas y plataformas; la regalía
metropolitana de los comerciantes autónomos; y, los valores por tarifas de venta de los
locales de los centros comerciales populares sin adjudicarse.
Al respecto, la determinación de estas tarifas es competencia la Agencia de
Coordinación Distrital del Comercio; por lo que los servidores antes citados, son parte
de los procesos administrativo con capacidad de decisión para hacer el control previo y
concurrente relacionado con las recaudaciones; fuente de recursos con los que se
financia el presupuesto Municipal, incumpliendo los artículos 340, 342, 344 y 343 del
COOTAD; numerales 12, 13 y 15 de las funciones específicas de la Administración
General; numeral 2, 4 de las funciones de la Dirección Metropolitana Financiera; y,
numerales 2, 3 y 11 de las funciones específicas de Tesorería de la Resolución C-0076
de Concejo Metropolitano de Quito de 12 de diciembre de 2007 y las Normas de Control
Interno 401-03 Supervisión, 403-01 Determinación y Recaudación de Ingresos.
La Directora de Mercados, Ferias y Plataformas, en relación a la falta de determinación
de las tarifas por el uso de los espacios en los mercados, mediante memorando 117-
DMFP-ACDC-2015 de 21 de febrero de 2015, indicó:
. .manifiesto a usted que la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio no es un ente de recaudación; de acuerdo a la Ordenanza 253, somos encargados del control. En base a información desde el Área Financiera, los comerciantes no tienen un control de pagos desde el año 2011.- Desde la Dirección de Mercados Ferias y Plataformas, se gestionará los pasos y procedim ientos necesarios para que esta acción sea realizada po r los señores comerciantes de los mercados del Distrito Metropolitano de Quito....”.
Lo señalado por la servidora, no modifica el comentario de auditoria, por cuanto,
confirma que no hay controles a los comerciantes de los mercados y no se realizó la
determinación de las tarifas por el uso de espacios en estos sitios de comercialización.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 17
Examen Especial
Con oficios 36, 37, 39, 40, 43, 41, 42, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56,
57, 58, 59, 60, 61, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 107 y 147-PTT-ACDC-
DADSySS-2015 de 16 xx xxxxx de 2015, se comunicó resultados provisionales a los
Administradores Generales, Tesoreros Metropolitanos del Municipio de Quito,
Supervisor-Coordinadores Distritales, Directores Metropolitanos Financieros, Directores
de Comercio Autónomo, Directores de Mercados Ferias y Plataformas, Directores de
Centros Comerciales Populares, Jefes Administrativos - Financieros, Responsables del
Área de Tecnología y Catastro de la Agencia, respectivamente.
El Supervisor de Mercados en funciones del 0 xx xxxxx xx 0000 xx 00 de diciembre de
2014, mediante comunicación de 20 xx xxxxx de 2015, informó que la actualización de
los catastros y la recaudación de tarifas en los mercados América y San Xxxxxxxxx no
se dieron como tampoco las reuniones del Comité de Adjudicación de Puestos y no se
realizaron gestiones para que la Tesorería Metropolitana de Municipio de Quito realice
el cobro por el uso del espacio en el mercado.
El Servidor del Área de Catastros de la Dirección de Mercados Ferias y Plataformas de
la ACDC, en funciones del 0 xx xxxxx xx 0000 xx 00 de diciembre de 2014, mediante
memorando 010-CM-2015 de 21 xx xxxxx de 2015, indicó que los Directores de
Mercados, Ferias y Plataformas, Administradores y Supervisores de Mercados y Ferias,
no proporcionaron información para determinar el número total de puestos, condiciones
socioeconómicas de los comerciantes, fechas y número de locales adjudicados, tarifas,
áreas en metros cuadrados de los puestos y locales, características de la construcción,
espacios desocupados, giros establecidos para los puestos y otros datos que permitan
disponer de un catastro actualizado.
La Directora Metropolitana Financiera del MDMQ, en funciones del 9 de septiembre de
2012 y el 13 xx xxxx de 2015, mediante oficio RF-07-2015 de 22 xx xxxxx de 2015,
señaló:
“ ...Anteriorm ente con la ordenanza 403 del 18 de febrero del 2010 se crea la empresa pública en la que en su artículo 4 define los recursos financieros que debe recaudar inherentes a su competencia para su autogestión.- Con la ordenanza 315 de 8 de ju lio de 2010 se crea la Coordinación de mercados.- Según la ordenanza
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 18
Examen Especial
la agencia es responsable también de la administración y gestión, de cómo generar los ingresos provenientes de los mercados, Ferias y Plataformas Municipales, Comercio Autónom o y Centros Comerciales Populares, para el Municipio de Quito, (sic) los m ismos que son entregados a la agencia por asignaciones presupuestarias que cada año se definen en el presupuesto.- La Dirección Metropolitana Financiera p o r varias ocasiones nos reunimos con el personal que designaban cada vez en la Agencia porque había mucha rotación del personal y a cada funcionario nuevo se le explicaba que deben tener los catastros completos y actualizados, que los m ismos deben ser revisados por la Dirección Metropolitana Tributaria quien es la encargada del control de las tasas, patentes y que se debe coordinar con la Dirección Metropolitana Informática para que los catastros con sus valores y nombres respectivos y datos correctos a cobrarse sean generados en la emisión y estos sean subidos al sistema del Municipio y ahí pueda cobrar la Tesorería Metropolitana los valores a los contribuyentes que ha definido la Agencia de Comercio a través del sistema Financiero.- Si la Agencia no realizó la Gestión y administración adecuada, la Dirección Metropolitana Financiera a través de la Tesorería no puede realizar la recaudación ya que no tiene los elementos n i ha recibido la emisión en el sistema del Municipio que debe ser subido al sistema Financiero el cual desde El (sic) 16 de ju lio de 2012 no imprime especie.
A ésta comunicación, adjuntó copia del oficio DMF-T-834 de 7 xx xxxxx de 2012,
dirigido al Director Metropolitano Financiero del MDMQ, en el que se señaló que se ha
realizado una comisión de trabajo con un Concejal para definir una propuesta de cálculo
de la regalía de los comerciantes autónomos, documento que no está con la firma de
los que se citan en este oficio; por lo que, el criterio de la Directora Financiera, si bien
describe acciones adoptadas para su recaudación, no están respaldados con
documentos que sustenten las acciones descritas.
Además, mediante oficio RF-08-2015 de 30 xx xxxxx de 2015, adjuntó copias de los
informes DMF-021 y AG-001 de 16 xx xxxxx y 11 xx xxxxx de 2012, suscritos por el
Administrador General y el Director Metropolitano Financiero del MDMQ, en los cuales
se pone en conocimiento de un Concejal, un proyecto de ordenanza para el desarrollo
integral y regulación de las trabajadoras y trabajadores autónomos de Quito,
aprobándose con la Ordenanza Metropolitana 280 de 7 de septiembre de 2012, con la
cual se reguló las actividades del comerciante autónomo; puntos de vista que no
modifican el comentario de auditoría, ya que no obstante de contar con una base legal
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 19
Examen Especial
que viabilizó su aplicación y estableció la forma de determinación y recaudación de la
regalía metropolitana, ésta no se aplicó.
La Directora Metropolitana Financiera y el Tesorero Metropolitano del MDMQ, en
funciones del 5 xx xxxxx al 31 de diciembre de 2014, mediante comunicación y oficio
DMF-TES-1185-2015 de 21 y 22 xx xxxxx de 2015, respectivamente; señalaron que la
Agencia de acuerdo a la Resolución A002, tiene autonomía económica, financiera,
administrativa y de gestión, por lo que tiene capacidad para ejercer competencias
desconcentradas tales como la determinación y recaudación de tarifas, por lo que en su
opinión era competencia de la Agencia recaudar; punto de vista, que no modifica el
comentario de auditoría, ya que la ACDC no tiene facultad recaudadora y ésta era
responsabilidad de los servidores señalados, conforme el artículo 340 del COOTAD,
que es gestionar las recaudaciones de los recursos que le compete a la Municipalidad,
entre ellos, los que eran de competencia de ACDC determinar.
El Jefe Financiero de la ACDC, en funciones del 3 xx xxxxx al 31 de diciembre de 2014,
mediante comunicación de 22 xx xxxxx de 2015, informó al Director de Logística y
Operaciones, con memorando 002 de 1 xx xxxxxx de 2014, cuya copia adjuntó:
“ ...la Jefatura Financiera presentó a la Dirección de Logística y Operaciones varios informes en los que se recomendó que a través de la Dirección de Mercados Ferias y Plataformas se realicen las gestiones de cobro así como la actualización de los catastros, por cuanto los comerciantes según información analizada no habían pagado sus arrendamientos desde el año 2011, así como tampoco se habían actualizado los precios de arrendamientos, que a esa fecha estaban fijados en un prom edio m ensual de 0,17 centavos xx xxxxx, en las ferias y plataformas la situación se presentaba en forma similar, así como en los Centros Comerciales Populares.- En la actualidad los ingresos económicos con los que consta la ACDC provienen únicamente de las transferencias que realiza la Adm inistración Central, la Agencia no tiene ingreso propios que le perm itan su auto sustentabilidad para cubrir las inversiones y los gastos de capital que se requieren para atender los principios fundamentales de la garantía del Buen Vivir, como son: seguridad alimentaria, salubridad, calidad, precio, cantidad principalmente.- Esta situación se presenta por cuanto la gestión municipal no ha dado la debida importancia al tratar de im plantar una política de fijación y cobro de arrendamientos de los diferentes puestos y locales comerciales donde funcionan los Mercados, Ferias, Plataformas, Centros Comerciales Populares y los estacionamientos; han sido otras organizaciones quienes han tomado esta iniciativa y sus beneficios no son para el Municipio, esto
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 20
Examen Especial
ha dado lugar para que la ACDC, no cuente con recursos económicos propios para realizar las inversiones... ”.
El Jefe de Catastro y Tecnología de la Agencia, en funciones del 9 de enero de 2013 al
5 xx xxxx de 2014, mediante comunicación de 4 xx xxxx de 2015, informó que desde
el mes de noviembre de 2012, se le asignó la responsabilidad de elaborar y mantener
los catastros y tecnología, pero que no recibió ninguna información respecto del
catastro, portal razón se retrasó el proceso de actualización del mismo; además, señaló
que al crearse la Agencia, el proceso de automatización del catastro que se encontraba
en la ex Unidad Ejecutora de Comercio Popular no se concluyó de manera adecuada y
ordenada; y, que con la llegada del período electoral a finales del año 2013 y el posterior
cambio de administración a principios de año 2014, dio lugar a que se suspenda toda
acción orientada a actualizar los catastros, hasta la espera de la posesión de las nuevas autoridades.
El Supervisor Xxxxx xx xx Xxxxxxx, xx xxxxxxxxx xxx 0 xx xxxxx xx 00 de diciembre de
2014, mediante comunicación 003-CCH-ACDC-2015 de 4 xx xxxx de 2015, informó
que existen problemas en los mercados, ferias y plataformas, para la actualización de
los catastros, relacionados con la delimitación de puestos, los subutilizados y
deteriorados, desorganizados e incluso no existe control sobre los adjudicatarios de
puesto; hechos que fueron puestos en conocimiento del Director de Mercados Ferias y
Plataformas, a través de informes.
El Director de Logística y Operaciones de la ACDC, mediante comunicación de 4 xx
xxxx de 2015, señaló:
. . . Ratifico lo comentado po r Auditoría ya que cuando asum í las funciones como Servidor Público de Libre Remoción el 16 de jun io de 2014 como Jefe Zonal de la Dirección de Mercados, Ferias y Plataformas, se informó po r parte del servidor municipal responsable del catastro de la existencia de un archivo en Excel del catastro de m ercados municipales, cuya última actualización se realizó en el 2011. Por lo que p o r disposición del D irector de Mercados, Ferias y Plataformas de ese momento, Ing. se dispuso a los funcionarios de la Dirección la priorización de la actualización del catastro de mercados, para lo cual se generaron los instrumentos técnicos -ficha catastral- y un plan emergente para el fortalecim iento de los mercados, ferias y p la ta form as... ”.
Dirección de Auditoria de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 21
Examen Especial
La Jefa Administrativa Financiera de la ACDC, en funciones del 27 de julio de 2012 al 5
xx xxxx de 2014, mediante comunicación de 4 xx xxxx de 2015, señaló que se
mantuvo reuniones con funcionarios de la Dirección Metropolitana Financiera del
Municipio de Quito, adjuntando copia del oficio 175 de 1 xx xxxxx de 2013 dirigido a la
Directora Metropolitana Financiera, (e); con la finalidad de instrumentar los
procedimientos para los cobros correspondientes a la venta y arriendo de locales
comerciales en los centros comerciales populares y adjudicación de puestos en los
mercados; sin embargo, no se evidenció haber realizado seguimientos y controles que
permitan determinar las tarifas por estos conceptos, para financiar el presupuesto
Municipal.
Siete servidores que ocupan el cargo de Supervisores de Servicios Municipales-
Administradores de los Mercados, mediante oficios 03 y 002-MFP-2015 de 00 xx xxxxx x
0 xx xxxx xx 0000; y, comunicaciones de 5, 6, 7, 8 y 11 xx xxxx de 2015, señalaron
que sus labores de Inspectores - Administradores de servicios municipales en los
mercados es muy limitada, que su actividad está enfocada a apoyar al control del buen
funcionamiento de los mercados; otra servidora, informó que desde que asumió las
labores como Administradora xxx Xxxxxxx Central, el 2 xx xxxxx de 2015, solicitó a los
comerciantes copias de cédula de identidad para armar la información en un archivo de
Excel, por cuanto la ACDC no disponía de registros de los comerciantes y que en ese
levantamiento de información determinó que ningún comerciante tenía el documento de
adjudicación de los puestos, que existen espacios ocupados por otras personas como
son hijos, empleados y particulares sin estar legalizados; y, que hubieron reubicaciones
sin documentación de respaldo.
Los servidores citados en el párrafo precedente, adjuntaron también copia del
memorando circular 001 de 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000, xx xx xxxxxxxx Coordinadora de
Mercados Ferias y Plataformas Municipales, actual ACDC, en el que dispuso a los
Inspectores - Administradores de mercados, ferias y plataformas municipales, que por
haberse encontrado anomalías y actos de corrupción en el proceso de cobro y utilización
de las tarifas municipales por uso de espacio en estos lugares, se suspenda los cobros
de las tarifas municipales hasta segunda orden, de lo cual no se ha evidenciado que con
la creación de la ACDC se haya mantenido esta disposición.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social
Examen Especial
La Directora de Mercados Ferias y Plataformas Municipales de la ACDC, en funciones
del 0 xx xxxxxxx xx 0000 xx 00 de diciembre de 2013, mediante comunicación de 7 xx
xxxx de 2015, indicó que no se actualizó el catastro porque se adquirió un nuevo
sistema y desconocía de su implementación; procesos iniciados antes de la creación de
la Agencia, además, señaló que la nueva administración pretende ingresar una base de
datos de comerciantes sin considerar que los que actualmente xxxxxxx, fueron
adjudicados a través del Comité de Adjudicación de Puestos; punto de vista que ratifica lo comentado por auditoría.
La Responsable Administrativa Financiera de la Agencia, en funciones del 3 xx xxxxx
al 24 de diciembre de 2013, mediante comunicación de 11 xx xxxx de 2015, informó
que en el ejercicio de sus funciones, realizó gestiones con el Director Metropolitano
Financiero y el Jefe xx Xxxxxx de la ACDC, con el fin de obtener información sobre la
determinación de los ingresos por estos conceptos, determinar los catastros de
mercados, ferias y plataformas, sus tarifas actualizadas para proceder a los cálculos
respectivos, gestión que no tuvo éxito por falta de respuesta de los servidores citados;
de lo señalado no adjuntó documentación que sustente lo manifestado.
El Director de Comercio Autónomo de la Agencia, que actuó del 0 xx xxxxx xx 0000 xx 00
de diciembre de 2013, mediante comunicación de 10 xx xxxx de 2015, señaló que en
su periodo de gestión, realizó reuniones de trabajo con el Director Metropolitano
Financiero del Municipio de Quito, para solucionar el procedimiento de cobro de la
regalía metropolitana, de lo cual no evidenció resultados concretos, por lo que las
condiciones comentadas se mantienen.
El Tesorero Metropolitano del MDMQ, en funciones del 0 xx xxxxx xx 0000 xx 00 xx xxxxx
de 2014, mediante oficio 004-ATM-2015 de 20 xx xxxx de 2015, indicó que en la
Resolución de creación de la Agencia, la determinación de las tarifas para el cobro del
uso del espacio en los mercados y la estimación de la regalía metropolitana, es
competencia de esta ACDC; punto de vista que no es objeto de observación de
auditoría, sino sobre la falta de determinación y recaudación, principalmente en lo que
tiene que ver con la recaudación, que es competencia de la Dirección Metropolitana
Financiera a través de la Tesorería Metropolitana del MDMQ.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Segundad Social 23
Examen Especial
El Supervisor Distrital de la ACDC, mediante comunicación de 8 xx xxxx de 2015, con
respecto a los catastros incompletos y desactualizados, informó que esta situación
constituyó un limitante, para la determinación de las tarifas y el control de los locales
adjudicados en los mercados, así como, la estimación de la regalía metropolitana, ya
que las disposiciones en la Resoluciones 253 de 8 xx xxxx de 2008 no es aplicable a
la ACDC, por que le corresponde a la Dirección Metropolitana de Comercialización
creada en esa Resolución, actualizar el catastro; lo señalado no modifica lo comentado
en razón de que al crearse la Agencia, ésta asumió todas las competencias de la
Dirección Metropolitana de Comercialización.
Los puntos de vista expuesto por los referidos servidores relacionados con la
administración de la ACDC y del MDMQ, no justificaron el comentario de auditoria; ya
que se evidenció inconsistencias en la administración institucional, por lo que el
cumplimiento de sus fines y objetivos no se lograron en materia de determinación de
tarifas y control de los comerciantes que ejercen actividad en el Distrito Metropolitano
de Quito; esto en la medida de que no se tiene certeza sobre la pretendida
automatización para la determinación de los catastros; ya que según lo señalado por
una servidora, se pretenda adjudicar puestos en los mercados, desconociéndose a los
comerciantes adjudicados anteriormente; informalidades que no han sido superadas por
la administración de la ACDC, debido a que no se contó con un xxxxxx para determinar
el valor a ser recaudado a los comerciantes que ocupan cada uno de los espacios de
comercialización en el MDMQ, lo cual afecta los recursos presupuestarios del Municipio
de Quito.
Conclusiones
La Agencia de Coordinación Distrital del Comercio no dispone de un xxxxxx de
comerciantes que ocupan el espacio en los mercados, ferias y plataformas municipales;
de locales en los centros comerciales populares y de un censo de comerciantes
autónomos, debido a que el Supervisor - Coordinadores Distritales, Directores de
Mercados Ferias y Plataformas, Directores de Centros Comerciales y Directores de
Comercio Autónomo y los miembros del Comité de Adjudicación de Puestos de los
mercados, no supervisaron, elaboraron y gestionaron la actualización de los catastros
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 24
Examen Especial
de comerciantes; por lo que no se puede establecer el número total de usuarios que
ocupan estos sitios en los diferentes espacios destinados a la comercialización y así
determinar el valor de las tarifas que deben pagar los comerciantes por cada uno de
estos conceptos, en la Tesorería Metropolitana del MDMQ.
No se realizó recaudación de los valores por uso de los espacios que ocupan los
comerciantes en los mercados, plazas y plataformas, la regalía metropolitana de los
comerciantes autónomos; debido a que los Administradores Generales, Directores
Metropolitanos Financieros y el Tesoreros Metropolitanos del MDMQ, encargados de la
recaudación no coordinaron, supervisaron y realizaron controles para la determinación
y posterior cobros de estos recursos, afectando el presupuesto Municipal y por ende de
la Agencia.
Recomendaciones
Al Presidente del Comité de Adjudicación de puestos - Administrador General del
MDMQ
2. Realizará la convocatoria al Supervisor - Coordinador Distrital, Director/a de
Mercados Ferias y Plataformas Municipales de la ACDC para que procedan con la
determinación y fijación actual de las tarifas por el uso del espacio de estas áreas,
considerando las diferentes secciones y actualicen periódicamente el xxxxxx de
estos centros de comercialización, para así mantener información útil para la toma
de decisiones oportunas, en cumplimiento de los objetivos de la Agencia y de la
Municipalidad.
A la Directora Metropolitana Financiera del MDMQ
3. Coordinará con el Tesorero Metropolitano del MDMQ y el Supervisor - Coordinador
Distrital de la Agencia, para determinar el cobro de tarifas por el uso del espacio en
los mercados ferias y plataformas municipales; así como, la estimación de la regalía
metropolitana de los comerciantes autónomos, y realizar las acciones de cobro
respectivo a cada uno de los comerciantes, de conformidad a la normativa leqal
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 25
Examen Especial
vigente, en procura de salvaguardar las finanzas de la ACDC y de la Municipalidad,
en cumplimiento de los objetivos institucionales.
Al Director de Mercados Ferias y Plataformas, Director de Comercio Autónomo y
Director de Centros Comerciales de la ACDC
4. Que en el ámbito de sus competencias, actualizarán el censo de los comerciantes
autónomos, el catastro de los comerciantes de mercados, ferias y plataformas
municipales; y, en los centros comerciales, determinen las áreas y locales que son
de propiedad de la municipalidad, las cuales siguiendo los procedimientos
establecidos para la adjudicación, realicen su enajenación y se evite gastos por su
administración; considerando la base legal pertinente, procedan a la determinación
de los valores (tarifas) a ser fijados a los comerciantes por el uso del espacio público
en los mercados y la regalía metropolitana, los que serán coordinados para su
recaudación con la Dirección Metropolitana Financiera del MDMQ, a fin de que el
derecho al cobro esté debidamente sustentado.
Al Director de Centros Comerciales Populares de la ACDC
5. Realizará el levantamiento de toda la información de los locales en los centros
comerciales populares, para determinar los que están bajo la administración de la
ACDC, por lo que solicitará a la Dirección de Bienes del MDMQ, toda la
documentación de respaldo que garanticen la propiedad de los adjudicados, se
determine los que están por adjudicarse, y considerando la normativa legal vigente,
se transfiera la totalidad de locales comerciales disponibles, a fin de pasar todas las
competencias administrativas y financieras a los copropietarios de estos centros.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Segundad Social 26
Examen Especial
Deficiencias en la administración de los procesos de contratación pública, en la
Agencia, afectaron el registro y control de los documentos generados en los
proceso de contratación.
La Agencia de Coordinación Distrital de Comercio, cuenta con un servidor responsable
del área de contratación pública; sin embargo, el archivo es administrado por la
Contadora General y la Responsable de Presupuesto, servidoras del área financiera.
Al respecto, no se estableció un sistema de administración, registro y control de los
documentos del archivo de los procesos de contratación, determinándose las siguientes
observaciones:
- En los expedientes existen documentos como: certificaciones presupuestarias,
actas de entrega recepción, comprobantes de pagos, que no cuentan con las firmas
de responsabilidad de los servidores que ejercen la función de la elaboración,
revisión y aprobación, sin que exista controles para corregir esta deficiencia.
- No se estableció ni se solicitó a las autoridades, diseñar sistemas de control que
garanticen el cumplimiento y la legalización de documentos que sustentan los
procesos de contratación como: designación de la integración de las comisiones
técnicas por personal técnico afín a la materia a contratarse o administradores del
contrato, en los cuales sean notificados por la máxima autoridad para que se
mantenga un control administrativo de la ejecución y cumplimiento de las
obligaciones contractuales.
- La documentación generada y archivada en los expedientes no está en orden
cronológico y secuencial de acuerdo a los eventos ocurridos en sus diferentes
etapas, esto es: estudios, presupuestos, pliegos, convocatorias, actas, resoluciones,
delegaciones, contratos, garantías, ampliaciones, modificaciones, actas de entrega
recepción.
- No se publicó en el portal de compras públicas la información relevante de estos
orocesos como son: términos de referencia, invitaciones, ofertas, acta de apertura
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 27
Examen Especial
de ofertas, garantías, contratos finales, ampliatorios y modificatorios, convenios de
pago e informes de comisión técnica, por lo que no se puede determinar si los
procesos están concluidos.
La Responsable de Contratación Pública, en funciones, mediante oficio 215 CG-ACDC-
2015 de 00 xx xxxxxxx xx 0000, xxxxxxx el memorando ACDC-DA-RCP-004-2015-M de
23 de febrero de 2015, en el que informó:
“...Que al asumir el cargo como responsable de Contratación Pública, hasta la presente fecha no me fue entregada ninguna información de todos los procedimientos de contratación pública ya sea de manera física o digital correspondiente a los años 2012 y 2013, por lo que actualmente se dispone únicamente de la información contenida dentro del portal de compras públicas en cuanto a adquisiciones de ínfima cuantía y menor cuantía de bienes y servicios.
Esta situación, se presentó debido a que el Supervisor - Coordinadores Distritales y los
Jefes Administrativos - Financieros de la ACDC, que actuaron en el período de análisis,
no adoptaron políticas o medidas administrativas tendientes a garantizar el archivo, así
como, la integridad y legalidad de los procesos de contratación y los documentos que
se generen de los mismos; por lo que no se dispone de información útil a efectos de
transparentar y publicitar el ciclo de la contratación pública en todas sus etapas y
conocer los responsables de los procesos.
El Supervisor - Coordinadores Distritales y Jefes Administrativo - Financieros,
incumplieron lo dispuesto en los artículos 21 y 36 de la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública; 13 y 31 de su Reglamento General; las Normas de
Control Interno: 100-01 Control Interno, 100-03 Responsabilidad de control interno, 405-
04 Documentación de respaldo y su archivo; y, los artículos 1 y 2 de la Resolución 053-
2011 del INCOP de 14 de octubre de 2011, respectivamente.
Con oficios 74, 94, 100, 110, 112, 113, 115, 116, 117, 118, 123, 129, 130, 131, 142 y
1 4 4 piT-ACDC-DADSySS-2015 de 00 xx xxxxx xx 0000, xx xxxxxxxx xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxx al Supervisor - Coordinadores Distrital, Jefe Administrativo Financiero,
de Contratación Pública, Responsable de Presupuesto, Tesoreros,Responsables
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 28
Examen Especial
Contadora General, Coordinadora Administrativa Financiera y Jefe Financiero,
respectivamente.
El encargado del portal de compras públicas, en funciones del 11 de diciembre de 2012
al 17 xx xxxxx de 2014, mediante comunicación de 29 xx xxxxx de 2015, señaló que los
documentos de los procesos de contratación si tenían una secuencia lógica, pero que
al archivar para el pago se desconocía la secuencia o el orden que le dieron, ya que por
disposición de la Responsable Administrativa Financiera, los archivos debían
permanecer bajo custodia de la Contadora, Responsable de Presupuesto y Tesorero;
situación, que no modifica el comentario de auditoria, ya que los documentos de los
expedientes que sustentan las contrataciones, no estaban ordenados.
La Responsable de Presupuesto, mediante comunicación de 4 xx xxxx de 2015,
informó que el archivo de los documentos, se encuentran en carpetas debidamente
etiquetadas con índice correspondiente; argumentos que no modifican el comentario de
auditoría ya que los archivos no están en orden cronológico y los documentos no
estaban numerados.
El Director de Logística y Operaciones de la Agencia, mediante comunicación de 4 xx
xxxx de 2015, confirmó lo comentado por auditoría, por cuanto señaló:
.. Ratifico lo comentado por Auditoría, es su recomendación, por ser un asunto de interés institucional, lo que permitirá mejorar los procesos administrativos y de contratación generados desde cada una de las áreas, a fin de garantizar como lo señala el borrador del informe del examen especial la integridad, confiabilidad, autenticidad y exactitud de todos los procesos de la ACDC.
La Jefa Administrativa Financiera en funciones del 27 de julio de 2012 al 5 xx xxxx de
2014, mediante comunicación de 4 xx xxxx de 2015, informó que cuando retomó sus
actividades en el año 2014 y con el objetivo de custodiar los archivos, se inició un
proceso de numeración y foliado de todos los expedientes y al cese de sus funciones
entregó los mismos a la Contadora de la ACDC, como nueva custodia de esta
documentación; sin embargo, los archivos no tenían un índice y no estaban numerados
ni foliados, por lo que no modifica lo comentado por auditoría.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Segundad Social 29
Examen Especial
Conclusión
En la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio, los expedientes que sustentan los
procesos de contratación no están ordenados cronológicamente y en forma secuencial,
debido a que el Supervisor - Coordinadores Distritales y Jefes Administrativos -
Financieros, no establecieron políticas y procedimientos de administración, registro y
archivo de los documentos que se generan en cada etapa de los procesos de
contratación pública, situación que no permitió el control posterior de la documentación
de las contrataciones de bienes y servicios.
Recomendaciones
Al Jefe Administrativo Financiero de la ACDC
6. Realizará en coordinación con la Contadora General y la responsable de
Presupuesto, como administradoras de los archivos, organizar los expedientes de
los documentos que sustentan todos los actos administrativos generados en los
procesos de contratación, realizados por las diferentes Direcciones y Unidades de
la Agencia, a fin de garantizar la integridad, contabilidad, autenticidad y exactitud
de los procesos que facilite el control posterior.
7. Dispondrá que el Servidor designado para el manejo de los procesos de
contratación pública y la Contadora, realicen el levantamiento de toda la información
relevante que sustente cada proceso de contratación pública, los cuales serán
archivados con un índice que permita su localización, numerados y foliados, a fin
de mantener un expediente por cada proceso de contratación, en los cuales consten
todos los documentos de cada una de las etapas de los procesos de adquisición de
bienes y servicios y que los mismos sean subidos al portal de contratación pública.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 30
Examen Especial
Contratación de servicios de consultoría sin estudios que lo justifiquen y su plazo
suspendido sin sustento técnico.
La Coordinadora Distrital de Comercio en funciones del 00 xx xxxxx xx 0000 xx 00 de
noviembre de 2013, suscribió con el Consultor, el contrato LCC-ACDC-005-2013 el 00
xxxxxxx xx 0000, xxxx xxxxxx xx xxxxxxx x xx xxxxxxxx xxxxxx, xx:
“...Consultoría para los estudios definitivos y viabilidad Financiera del Centro Comercial Chiriyacu del DM Q ...”.
El monto contratado fue por 200 000,00 USD, con un plazo 120 días a partir del pago
del anticipo, de acuerdo a la cláusula octava del contrato, el cual se pagó con
comprobante 201226 de 31 de octubre de 2013, por 100 000,00 USD, por lo que los
productos, debieron ser entregados el 28 de febrero de 2014, lo cual no ocurrió, hasta
el 31 de diciembre de 2014, fecha de alcance del examen.
De acuerdo a la cláusula sexta del contrato, el Consultor se obligaba a cumplir con el
objeto contractual con sujeción a los términos de referencia en su totalidad, los cuales
son: topografía, planimetría, estudio de suelos, proyectos arquitectónicos y de
ingeniería, detalle de mobiliarios, estimación de costos, presupuesto de construcción y
carpeta de cronograma de ejecución, análisis de precios unitarios, fórmula polinómica y
cuadrilla tipo, modelo de gestión, plan piloto de reciclaje de basura, estudio de demanda,
estudio de impacto ambiental, maqueta del proyecto definitivo a escala 1:100 y
maquetas de detalle a definir con la Agencia a escala 1:20 y/o 1:50; designándose al
Responsable de la Unidad Técnica de la ACDC, como Administrador del contrato, según
la cláusula décima tercera.
En relación a la ejecución de este contrato, se determinó que el Consultor en
comunicación de 11 de diciembre de 2013, solicitó a la Coordinadora General de la
ACDC, en funciones del 19 de noviembre de 2013 al 14 xx xxxx de 2014, proporcionar
los productos de otra consultoría CDC-ACDC-010-2013 a través de la cual se realizó
ensayos de laboratorio de suelos y estructurales para determinar la estructura de suelos
de las edificaciones de los mercados Chiriyacu, señalando que es de suma importancia
Dirección de Auditoria de Desarrollo Seccional y Segundad Social 31
Examen Especial
para continuar con los trabajos, por lo que solicitó la suspensión de los trabajos y del
plazo de ejecución del contrato, hasta que se entregue esta información.
La nueva Administradora del Contrato, en funciones del 12 de diciembre de 2013 al 5
xx xxxx de 2014, con memorando 490-1213-UT de 19 de diciembre de 2013, en
relación al pedido del consultor, recomendó al Director de Logística y Operaciones de la
ACDC, suspender el plazo contractual de la consultoría a partir del 12 de diciembre de
2013, sin que para el efecto, haya contado con sustento técnico que lo respalde.
El Consultor, mediante comunicación de 5 de febrero de 2014, solicitó a la Coordinadora
de la ACDC, remitir los planos de infraestructura físíca de alcantarillado, agua potable y
planos eléctricos xxx xxxxxxx Chiriyacu, elaborados por las Empresas de Agua Potable
y Eléctrica de Quito, a 23 días de concluir el plazo contractual; sin embargo, la
Coordinadora de la Agencia, mediante oficio 174 de 28 de febrero de 2014, informó al
Consultor que autoriza la suspensión de los trabajos, hasta la entrega de esta
información, autorización otorgada en la fecha de vencimiento del plazo, a base de una
petición del Consultor que no estaba contemplada en el contrato.
Una vez suspendido el plazo de ejecución de los trabajos del contrato y no haber
solicitado el levantamiento de la suspensión, el Consultor mediante comunicación de 11
de noviembre de 2014, informó al Coordinador de la Agencia, que al no contar con una
comisión encargada del seguimiento y verificación del avance del trabajo y por el tiempo
transcurrido, procedió a realizar los trabajos, por lo que le solicitó la aprobación de la
fase 1 para continuar con los trabajos y dar paso a la fase 2 de proyecto arquitectónico
definitivo, sin que haya tenido respuesta del Coordinador de la Agencia.
El Asesor Jurídico de la ACDC, respecto a la ejecución del contrato, mediante
memorando AJ-ACDC-074-UT-2015 de 19 xx xxxxx de 2015, presentó al Supervisor
Distrital, Administrador del Contrato, Director de Logística y Operaciones y Director
Administrativo Financiero de la ACDC, el informe sobre el estado del contrato de esta
consultoría; en el señaló que por reiteradas ocasiones solicitó al Administrador del
Contrato, los informes técnicos y económicos, con el objeto de determinar el estado de
' : los trabajos de la consultoría, requerimientos que no tuvieron repuesta.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 32
Examen Especial
Además, indicó que el expediente que contiene los documentos relacionados con la
ejecución de este contrato, cuya responsabilidad es del Administrador del Contrato
conforme lo dispuesto en el artículo 80 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública; el Asesor Jurídico, en el referido memorando, señaló que este se
encontró desordenado, ya que no se ha archivado en orden cronológico según los
eventos administrativos desarrollados, ni se integró toda la documentación relacionada
con la contratación y su ejecución, recomendando que la entrega de los estudios
eléctricos y sanitarios solicitados por el Consultor no era obligatorio para la Agencia de
acuerdo a los pliegos y al contrato, por lo que no constituyen condicionante para
suspender el plazo contractual, e indicó que se levante la suspensión del plazo para
continuar con los trabajos de la consultoría y finalmente, señaló:
“...Del estudio realizado al proceso, fácilmente se puede determinar contradicciones de los Administradores del Contrato; y, no se encuentra ningún sustento técnico, legal o contractual para que las Autoridades hayan decidido la suspensión del plazo contractual y para que mantengan tal suspensión por tanto tiempo. Si no se estipularon contractualmente obligaciones de la ACDC para que se entregue los estudios, planos o documentos al Consultor para el cumplimiento del Contrato, se evidencia que la suspensión indefinida del contrato autorizada por la señora Coordinadora Distrital a favor del Consultor sin ningún fundamento, ha sido inconveniente a los intereses institucionales....”.
Las aseveraciones del Asesor Jurídico de la ACDC, ratifica el comentario de auditoría,
ya que no se evidenció, documentación que sustente técnica y legalmente la suspensión
del plazo contractual.
Determinándose, que la segunda Administradora del Contrato, sin disponer de un
análisis técnico debidamente sustentado en las condiciones de la contratación,
recomendó a la Coordinadora Distrital de la ACDC, suspender la ejecución de los
trabajos de la consultoría, la cual fue autorizada por esta última a base de la petición
realizada por el Consultor y la sugerencia de la Administradora del Contrato, quienes
consideraron que se debía proporcionar la información requerida por el Consultor, la
cual no estaba contemplado en el contrato; situación que se originó por cuanto la
Coordinadora Distrital inició la contratación de la consultoría sin que ésta se encuentre
justificada en su etapa inicial, ya que no se tenía información de la situación real y la
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 33
Examen Especial
problemática de la infraestructura del Centro Comercial Chiriyacu, aspectos
socioeconómicos de los comerciantes, el financiamiento de este proyecto y si el mismo
estaría acorde al presupuesto de la ACDC; requisito indispensable antes de iniciar la
contratación, por lo que la Administradora del Contrato, incumpliendo sus
responsabilidades, ante el evidente incumplimiento del Contratista y el dilatado tiempo
de suspensión, pese haber entregado al Consultor 100 000,00 USD, en calidad de
anticipo, y transcurrido 558 días, desde el 28 de febrero de 2014, fecha de entrega de
producto final, hasta el 31 de diciembre de 2014, fecha de alcance del examen especial,
no realizaron acciones tendientes a la ejecución de las garantía correspondientes, que
a esa fecha estaban vigentes; situación que no permitió contar con los estudios
definitivos y viabilidad financiera del Centro Comercial Chiriyacu.
Por lo que, los Coordinadores Distritales, Administradores del Contrato y el Consultor,
incumplieron los artículos 23, 70 y 80 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública; 69, 121 de su Reglamento General; las cláusulas Cuarta, Quinta,
Séptima, Décima Tercera, Décima Sexta, Décima Octava del contrato, y las Normas de
Control Interno 300-01 Identificación de riesgo y 401-03 Supervisión, respectivamente.
Con oficios 115, 116, 117, 119, 120, 121, 122 y 145-PTT-ACDC-DADSySS-205 de 17
xx xxxxx de 2015, se comunicó resultados provisionales a los Coordinadores Distritales,
Directores de Logística y Operaciones, Administradores del Contrato y Consultor
respectivamente.
El Servidor Municipal 9 como tercer Administrador del Contrato, en funciones desde el
26 xx xxxxxx de 2014, mediante comunicación de 00 xx xxxxx xx 0000, xxxxxxx el
memorado 015-DLO-ACDC-2015 de 15 de enero de 2015, recomendando al Supervisor
Distrital:
“...En virtud de los (sic) expuesto y tomando en consideración que los estudios eléctricos y sanitarios solicitados por el consultor de acuerdo a los pliegos y al contrato N°LCC-ACDC-005-2013 no se constituyen (sic) en una condicionante para suspender el plazo contractual. Recomiendo a Usted levantar esta suspensión. A fin de dar continuidad con esta consultoría.- Finalmente indiqué: “...que dentro del plazo de 30 días que estipulan los Pliegos para la presentación de la fase 1, el
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 34
Examen Especial
consultor no presenta el producto de esta fase, sin embargo los Pliegos y el Contrato no indican multas por esta demora.... ”.
Pedido que lo formuló luego de haber transcurrido 142 días, desde que fue designado
como Administrador del Contrato y no se evidenció que éste haya realizado gestiones
para garantizar el cumplimiento del contrato, por lo que la Agencia aun no disponía del
producto contratado.
El Contratista - Consultor, en comunicación de 30 xx xxxxx de 2015, indicó que la
consultoría pretendía solucionar los problemas socioculturales y urbanísticos existentes
desde hace 15 años en el Centro Comercial Chiriyacu; además, que la primera
propuesta de revitalización emergente para la infraestructura el mercado presentó el 28
de octubre de 2013, e indicó que en ésta se consideró la obra civil, para el sistema de
recolección de aguas lluvias, remplazo de cubierta y sistema eléctrico xxx xxxxxxx y
que para no incurrir en errores, solicitó a la ACDC, los planos de infraestructura física
de alcantarillado, agua potable y eléctrica xxx xxxxxxx y solicitó suspender el plazo
hasta que se le entregue esta información; y, que en repetidas ocasiones se ha reunido
con el actual Supervisor Distrital, exponiendo los anteproyectos del centro comercial, sin
que haya existido ni una sola comunicación al respecto por la Agencia, a fin de definir
la ejecución de los trabajos, por lo que el plazo sigue suspendido.
Punto de vista que no ha demostrado que los requerimientos formulados estén
sustentados en las especificaciones y requerimiento del proyecto, es decir que estén
condicionados para ello, pues el Contratista al momento de comprometerse con la
entidad, se sujetaba a las condiciones establecidas en los pliegos y el contrato, por lo
que debió considerar, previo a su participación en el proceso y suscripción del contrato,
que disponía de todos los elementos informativos para cumplir el contrato en el plazo
establecido.
La Administradora del Contrato, en funciones del 12 de diciembre de 2013 al 5 xx xxxx
de 2014, mediante comunicación de 4 xx xxxx de 2015, entre otros aspectos informó,
que de conformidad con la cláusula sexta del contrato, la consultoría deberá considerar
la estructura, hidrosanitario y sistema contra incendios, eléctrico, electrónico, mecánico,
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 35
Examen Especial
voz y datos, por lo que en virtud de ese argumento justificó la suspensión de los trabajos;
punto de vista que no modifica el comentario de auditoría, debido a que en la referida
cláusula del contrato, el Consultor se comprometía a entregar a la ACDC todos los
insumos señalados en el mismo y a cumplir con todos los servicios que sean necesarios
para la ejecución del contrato y no preveía solicitar a la entidad información que el
Consultor debía haber previsto antes de iniciar los trabajos.
El Director de Logística y Operaciones, mediante comunicación 4 xx xxxx de 2015, señaló:
“...Por otra parte, en la práctica la consultoria para los Estudios Definitivos y Viabilidad Financiera del Centro Comercial Chiriyacu del DMQ, son inviables ya que el proyecto de construcción del nuevo centro comercial, en palabras del propio consultor, requieren de un presupuesto aproximado de USD $ 35 ’000.000,00 lo que equivale a cinco veces el presupuesto general de la Agencia, por ende financieramente no es ejecutable, más aun cuando los propios comerciantes xxx xxxxxxx Chiriyacu han presentado resistencia y desaprobación del proyecto, ya que en su viabilidad financiera establece la venta o alquiler de los puestos para la recuperación de la inversión, fijándose a priori una tarifa de USD $ 150,00 mensuales por el alquiler de los puestos, fuera del pago de tasas por servicios básicos de agua y electricidad...
Lo expuesto por el servidor, ratifica lo comentado por auditoria, por cuanto al inicio de la
contratación, ésta no se encontraba sustentada, siendo inviable realizar la misma en
razón de que la construcción de este centro comercial requería de un presupuesto que
significaba cinco veces el de la Agencia.
La Coordinadora Distrital, en funciones del 19 de noviembre de 2013 al 14 xx xxxx de
2014, mediante comunicación de 8 xx xxxx de 2015, señaló que a base de la cláusula
sexta del contrato, consideró suspender los trabajos de la consultoria hasta la entrega
de los planos de la infraestructura física de alcantarillado, agua potable y eléctrico al
Consultor; sin embargo, la Agencia no tenía la obligación de entregar dicha información.
El Director de Logística y Operaciones, en funciones del 23 xx xxxxx de 2012 al 5 xx
xxxxx de 2014, mediante comunicación de 8 xx xxxx de 2015, señaló que desconoce
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 36
Examen Especial
las razones por las cuales se suspendió el plazo en la ejecución del tiempo en la
consultoría.
Conclusiones
El contrato de consultoría para los estudios definitivos y viabilidad financiera del Centro
Comercial Chiriyacu, fue contratada con plazo de 120 días a partir del pago del anticipo,
que se realizó el 31 de octubre de 2013, por lo que el 28 de febrero de 2014, finalizaba
el tiempo de ejecución; sin embargo, al 31 de diciembre de 2014, fecha xx xxxxx del
examen se encontraba suspendida, misma que se mantiene; esta situación se presentó
debido a que la Coordinadora Distrital autorizó la suspensión de la ejecución de los
trabajos, a base de la recomendación de la segunda Administradora del Contrato, por
pedido del Consultor, sin disponer de un análisis técnico debidamente sustentado en las
condiciones de la contratación y sin considerar que la información requerida por el
Consultor, no estaba estipulada contractualmente, por lo que no permitió que la Agencia
cuente con estos estudios, ya que por el tiempo transcurrido por la suspensión del plazo,
en la práctica el proyecto de construcción no es viable según un servidor de la Agencia,
ya que requiere de un presupuesto aproximado de 35 000 000,00 USD, equivalente a
cinco veces el presupuesto general de la Agencia.
Los Administradores del Contrato, en sus respectivos períodos de gestión, ante el
incumplimiento del Contratista y el dilatado tiempo de suspensión de la ejecución de la
consultoría, no solicitaron la ejecución de las garantías presentadas por el Consultor,
situación que no permitió a la Agencia recuperar el anticipo de 100 000,00 USD
entregado al Contratista, pese a que ha transcurrido 426 días desde la entrega del
anticipo, hasta la fecha xx xxxxx del examen, 31 de diciembre de 2014.
Recomendaciones
Al Director de Logística y Operaciones de la ACDC
8. Realizará con el Administrador del Contrato en funciones, el análisis exhaustivo del
' ' s trabajos de la consultoría y determinaran su viabilidad actual,
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 37
Examen Especial
conforme a la situación xxx xxxxxxx Chiriyacu, a fin de establecer si es favorable
su continuidad, caso contrario recomendarán las medidas correctivas acorde con la
normativa legal vigente, en procura de salvaguardar los intereses y objetivos de la Agencia.
Al Jefe Administrativo Financiero de la ACDC
9. Realizará la supervisión continua de las garantías entregadas por los contratistas a
fin de que éstas se encuentren vigentes y realizará la ejecución de las mismas,
cuando los contratistas no cumplan con el tiempo estipulado en la ejecución de los
contratos, con el objetivo de precautelar los recursos de la Agencia.
Contrato de consultoría para el diseño del modelo de gestión y diseño de
procesos internos para la Agencia, sin uso.
El Alcalde del Distrito Metropolitano de Quito, con Resolución Administrativa A002 de 9
xx xxxxx de 2012, creó la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio, con los
niveles de Coordinación General y Direcciones de área, sin establecer la estructura
orgánica de esta nueva instancia administrativa creada desde el MDMQ, tampoco se
determinó los procesos administrativos que han de regirla, sino únicamente sus
competencias en el ámbito de la administración de los comerciantes en el distrito.
El Coordinador Distrital de la Agencia, en cumplimiento de la disposición transitoria
segunda de la Resolución Administrativa A002, en un plazo de 30 días posteriores a su
designación, debía definir los niveles de responsabilidad, funciones y atribuciones de
los servidores de la Agencia según los requerimientos institucionales y presentar para
la aprobación a los órganos competentes de la Municipalidad, el flujo de los
procedimientos y demás normativa interna de esta unidad especial.
La Coordinadora General de la ACDC, en funciones del 00 xx xxxxx xx 0000 xx 00 de
noviembre de 2013, suscribió el contrato CDC-001-ACDC-2012 el 22 de octubre de
octubre 2012, para el diseño del modelo de gestión, diseño de procesos internos para
la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio por 49 800,00 USD, con un plazo de
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 38
Examen Especial
10 meses contados a partir de la notificación de la adjudicación al Consultor, que se
realizó el 18 de octubre de 2012, por lo que la fecha de entrega de los productos fue el
18 de agoste de 2013.
Los productos a entregarse de acuerdo al numeral 4.6 de los Pliegos y la cláusula quinta
del contrato son: 1) Modelo de gestión con actores involucrados, 2) Propuesta de
servicios adecuados, 3) Modelo del proceso de regularización por tipo de agente
comercial, 4) Estructura por procesos de la Agencia de Coordinación Distrital del
Comercio, 5) Modelo del proceso de construcción de economía popular y solidaria y 6)
Modelos para el fortalecimiento de la organización de base.
El objeto de esta consultoría se entregó con actas de entrega recepción parcial y final
de 11 de diciembre de 2012 (informe de avance) y el 16 xx xxxxxx de 2013,
respectivamente, suscritas entre el Contratista y el Director de Logística y Operaciones
- Administrador del Contrato, quienes con estos documentos acreditaron la recepción
de los productos objeto del contrato.
De conformidad a la cláusula décima del contrato se canceló al Contratista 22 410,00
USD, en comprobante de pago 33 de 28 de diciembre de 2012, correspondiente al 50%
de anticipo y según comprobante 7 de 30 xx xxxxxx de 2013 se canceló el 50% restante
por 22 410,00 USD.
Sin embargo, de disponer los productos orientados a estructurar la organización
administrativa de la Agencia y sus procesos en los diferentes niveles, a los tres meses
de su contratación, estos no fueron implementados ni utilizados, ya que al 31 de
diciembre de 2014, fecha xx xxxxx de examen, no se evidenció la aplicación de la
estructura orgánica determinada en esta consultoría, por lo que no se definió y delimitó
las funciones y atribuciones de los servidores que prestaron sus servicios; desarrollando
sus actividades a base de su experiencia y capacidad profesional, lo cual dio como
resultado falencias en los procesos administrativos y financieros de la Agencia.
Con oficios 01, 20 y 26-PTT-ACDC-DADSySS-2015 de 0 xx xxxxxxx x 0 xx xxxxx xx
0000, se solicitó al Supervisor Distrital, información sobre el uso y los resultados V l Z m y t / o r v l
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 39
Examen Especial
obtenidos de la aplicación de ésta consultoría, sin recibir respuesta; por lo que no se ha
demostrado su aplicación y no se dispone de información que evidencie que la Agencia
tenga estructurado un manual orgánico funcional aprobado y autorizado por las
autoridades competentes, en este caso el Alcalde, Concejo Metropolitano y
Administrador General del MDMQ, conforme lo dispuesto en el literal f) del artículo 57 y
literal i) del artículo 90 del COOTAD.
Lo expuesto, se presentó debido a que el Supervisor - Coordinadores Distritales en sus
períodos de gestión, no realizaron acciones para la aplicación de los productos
entregados en esta consultoría, siendo su responsabilidad velar por el desarrollo
institucional, no informaron a las autoridades de la Municipalidad, para su análisis sobre
su aplicación en la ACDC; por lo que no se ha estructurado un modelo de gestión interno
que permita el desarrollo de las actividades de sus servidores debidamente formalizada,
ocasionando que el personal no tenga una responsabilidad expresa sobre las
actividades, objetivos, funciones operativas, relacionados con el área en la cual se
desempeñan, para así dar cumplimiento a la misión y objetivos de la entidad;
incumpliendo lo dispuesto en el literal f) del artículo 7 y literal i) del artículo 90 del
COOTAD; la Disposición Transitoria Segunda de la Resolución Administrativa A002 de
9 xx xxxxx de 2012, suscrita por el Alcalde encargado del DMQM; así, como las Normas
de Control Interno 200 Ambiente de control y 406-08 Planificación.
La Secretaria General de Planificación del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito,
mediante oficio 0143-SGP-15 de 30 xx xxxxx de 2015, en respuesta al requerimiento
de información de auditoria, señaló:
“...la Dirección Metropolitana de Desarrollo Institucional, dependencia de la Secretaría General de Planificación no ha efectuado evaluación alguna de los productos citados, ya que en el período de tiempo que se referencia en el antes mencionado oficio, ni la Secretaria General de Planificación, ni la Dirección Metropolitana de Desarrollo Institucional, tuvieron conocimiento sobre dicha contratación peor aún se haya puesto a conocimiento producto alguno de la citada consultoría, razón por la cual expresamos que la Secretaria General de Planificación, no contó ni intervino en actividad alguna antes, durante o después de dicha contratación realizada por la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio...”.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 40
Examen Especial
Además, el Director de Logística y Operaciones, en funciones, mediante comunicación
de 17 xx xxxxx de 2015, informó:
“...con relación a la consultoría “DISEÑO DEL MODELO DE GESTIÓN, DISEÑO DE PROCESOS INTERNOS PARA LA AGENCIA DE COORDINACIÓN DISTRITAL DEL COMERCIO” que fue adjudicada mediante contrato durante el año 2012, me permito informar que (sic) mencionada consultoría se realizó y posteriormente se entregó antes de mi período de gestión acorde a lo descrito anteriormente, por lo que desconozco los motivos que llevaron a que sea solicitada...”.
Por lo que, el Supervisor - Coordinadores Distritales, los Directores de Mercados Ferias
y Plataformas, los Directores de Comercio Autónomo, los Directores de Centros
Comerciales Populares Directores de Logística y Operaciones, y Jefes Administrativo -
Financiero, incumplieron lo dispuesto en el literal e) del artículo 22 de la Ley Orgánica
del Servicio Público; literal f) del artículo 57, y literal i) del artículo 90 del COOTAD; la
Disposición Transitoria Segunda de la Resolución Administrativa X-000 xx 0 xx Xxxxx
xx 0000 y las Normas de Control Interno 200-04 Estructura organizativa y 200-05
Delegación de autoridad, respectivamente.
Con oficios 74,80,83 ,84 , 86, 94, 110, 115, 116, 117, 118, 119, 125, 127, 129, 130, 131,
142 y 143-PTT-ACDC-DADSySS-2015 de 17 xx xxxxx de 2015, se comunicó resultados
provisionales al Supervisor - Coordinadores Distritales, Directores de Mercados Ferias
y Plataformas, Directores de Comercio Autónomo, Directores de Logística y
Operaciones, Directores de Centros Comerciales Populares, Jefe Administrativo
Financiero, respectivamente.
El servidor del área de planificación, mediante memorando 011-PP-ACDC-0015 de 21
xx xxxxx de 2015, señaló que las autoridades de esta Agencia en su momento, no
tomaron en consideración los productos de algunos procesos de consultorías recibidos
por la Agencia a satisfacción, para ponerlos en práctica e implementar políticas de
gestión administrativa y operativa en las diferentes áreas; ratificando lo comentado por
auditoría.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 41
Examen Especial
La Jefa Administrativa Financiera, en funciones del 27 de julio de 2012 al 5 xx xxxx de
2014, mediante comunicación de 4 xx xxxx de 2015, confirmó que las autoridades de
la Agencia no utilizaron el producto de la consultoría, ya que indicó que una vez recibidos
los mismos, estos no fueron aplicados, hasta la salida de su cargo, por lo que no
modifica el comentario de auditoría.
La Coordinadora Distrital, en funciones del 00 xx xxxxx xx 0000 xx 00 de noviembre de
2013, mediante comunicación de 0 xx xxxx xx 0000, xx xxxxxx xxxxxxxxxx y
justificativos por los cuales no se utilizó los productos de la contratación, no obstante en
el período de su gestión se recibió el producto de la consultoría, misma que no se aplicó.
El Director de Logística y Operaciones, en funciones del 23 xx xxxxx de 2012 al 5 xx
xxxxx de 2014, mediante comunicación de 8 xx xxxx de 2015, no aportó con elementos
que justifiquen por qué los resultados de la consultoría no se aplicaron.
Conclusión
La Agencia de Coordinación Distrital, no contó con un diseño del modelo de gestión y
de procesos internos, que permita definir los niveles de responsabilidad, funciones y
atribuciones de los servidores; debido a que el Supervisor - Coordinadores Distritales
en sus períodos de actuación, no gestionaron la aplicación de los productos resultantes
de la consultoría contratada para definir el modelo de gestión y diseño de procesos
internos de la entidad, ni informaron a las autoridades de la Municipalidad el producto
de la misma, para su análisis y determinación de su aplicación en la ACDC, ocasionando
que el personal no tenga responsabilidad expresa sobre las actividades, objetivos y
funciones operativas, relacionados con el área en la cual se desempeñan, para así dar
cumplimiento a la misión y objetivos de la entidad.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 42
Examen Especial
Recomendaciones
Al Supervisor Distrital de la ACDC
10. Sistematizará y regulará la organización administrativa de la Agencia, para lo cual
solicitará las autorizaciones a las instancias del MDMQ, según corresponda, para
aplicar los productos de la consultoría; independientemente de ello, comunicará del
particular a la Secretaria General de Planificación del Municipio del Distrito
Metropolitano de Quito, a fin de que sea considerada su potencial actualización y
reformas de ser necesario o por dificultades que se presentaren en cuanto a su
aplicación, requerirá al Consultor ajustar los productos de acuerdo con la realidad
actual de la entidad.
Al Servidor del Área de Planificación de la ACDC
11. Realizará el seguimiento al uso de los productos de la consultoría hasta su
aplicación, de lo cual mantendrá informado al Supervisor Distrital de la ACDC, con
la finalidad de que la entidad cuente con un documento en el que esté definido la
estructura organizativa, las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas
y de los servidores que la conforman, en procura del cumplimiento de los objetivos
y metas institucionales.
Contrato para la adquisición de mobiliario sin justificar su distribución.
La Coordinadora de la ACDC, en funciones del 00 xx xxxxx xx 0000 xx 00 de noviembre
de 2013, suscribió con una persona natural el contrato SIE-ACDC-004-2013 el 11 de
julio de 2013, cuyo objeto de acuerdo a la cláusula cuarta del contrato fue:
" . . . Diseño y mobiliario para betuneros y caramelearos del Xxxxxx Xxxxxxxxx, xx Xxxxxxxx x Xxxx Xxxxx xxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx xx Xxxxx... 1. Mobiliario para Betuneros Centro Histórico 54.- 2. Mobiliario para Betuneros Xxxxxxxx y Zona Norte 31.-3. Mobiliario Carameleros 21 . . . "
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 43
Examen Especial
El monto del contrato fue 108 000,00 USD, con un plazo de 40 días calendario, contados
a partir de la suscripción del mismo, cuyo administrador fue la Servidora Municipal 8 del
Área de Comercio Autónomo y Centros Comerciales de la ACDC, por lo tanto los bienes
debieron entregarse el 20 xx xxxxxx de 2013.
La Contratista, mediante comunicación de 16 xx xxxxx de 2013, solicitó a la
Administradora del Contrato 60 días de ampliación del plazo, debido a que el Instituto
Metropolitano de Patrimonio del Municipio de Quito, encargado de la elaboración de los
logotipos para los bienes, demoró la entregue a la Contratista; autorización que fue
concedida por la Coordinadora General, con sumilla inserta en el mismo documento, por
lo que los bienes debieron entregarse el 19 de octubre de 2013; sin embargo, éstos
fueron entregados con 13 días de retraso según Acta Entrega Recepción de 1 de
noviembre de 2013, lo que originó una multa por 1 404,00 USD, la cual fue descontada
en la liquidación final, según comprobante de pago 75 de 26 de diciembre de 2013,
mismos que fueron ingresados a la bodega de la Agencia.
La distribución del mobiliario contratado, estuvo a cargo de la Administradora del
contrato, quien, realizó la distribución de 79 mobiliarios, así:
• 2 muebles para betuneros según comprobante de ingreso y egreso de bodega
de 3 de enero de 2014, suscritas entre los beneficiarios y esta servidora;
• 2 muebles de betuneros con actas de entrega recepción de 5 de noviembre de
2013, suscritas entre los beneficiarios y esta servidora; y,
• 7 listados con 75 firmas de personas denominadas comerciantes autónomos de
limpieza xx xxxxxxx como beneficiarios.
El responsable de bienes de la Agencia, con memorando 029-AAB-ACDC-2014 de 13
de octubre de 2014, informó al Director de Logística y Operaciones de la ACDC, que la
Asociación 1 xx Xxxx devolvió 18 muebles sin precisar los motivos y que se encuentran
guardados en la bodega, sin embargo, no remitió los registros de ingreso a la misma.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 44
Examen Especial
El 9 xx xxxxx de 2015, auditoría constató 9 muebles en un local del Centro Comercial
Xxxxxxxxx, sin documentación que sustente su ingreso, y los 9 restantes en custodia de
la Contratista, quien, mediante comunicación de 13 xx xxxxx de 2015, informó que no
han entregado estos bienes, por el cambio de administración de la Agencia.
La Administradora del contrato, sin contar con un programa para la distribución de los
estos bienes, entregó 79 muebles, de los cuales 4 se realizaron mediante comprobantes
de ingreso y egreso y los 75 mediante un listado con firmas de las personas que
recibieron los mismos; sin embargo, los referidos listados no tienen fecha de entrega,
no se identificó los beneficiarios con sus nombres y apellidos completos, número de
cédula de ciudadanía y su condición en el ejercicio del comercio en el Distrito
Metropolitano. Esta distribución no fue justificada con informes de calificación y
justificación de la entrega de los muebles a los beneficiarios, lo que no permitió conocer
el destino real de estos bienes, el beneficio para los comerciantes autónomos, así como,
su ubicación y estado de conservación, por lo que, de los 106 muebles objeto de la
contratación, la referida servidora, no justificó la distribución de 27 muebles, los mismos
que ascienden a 27 509,43 USD.
El Director de Comercio Autónomo (e), mediante ofició 001-CA-ACDC-2015 de 10 xx
xxxxx de 2015, indicó que el Director de Comercio Autónomo en funciones hasta el 16
de diciembre de 2013, con memorando 042C.A. 2.013 de 2 xx xxxxx de 2013, informó a
la Coordinadora General de la Agencia, que se realizó una socialización con los
responsables del espacio público de la xxxx xxxxx, xx Xxxxxxxxxxxxxx xx xx xxxx xx
Xxxxxxxx y todas las personas involucradas, determinándose la necesidad de
implementar el mobiliario a los betuneros y personas que se dedican a la
comercialización de confites; punto de vista que no fue sustentada con documentos que
acrediten lo aseverado por parte del servidor, lo cual no modifica el comentario de
auditoria.
Esta situación se presentó por cuanto al momento de comprometer recursos y autorizar
la contratación, la Coordinadora General de turno no contaba con una planificación
sustentada a base de requerimientos relacionados con el número de muebles y la
justificación de la selección del grupo de beneficiarios, tipo de mueble, características
Dirección de Auditoria de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 45
Examen Especial
de material para su construcción, costos unitarios, entre otros, mismos que debieron
presentar los Directores del Comercio Autónomo y el Director de Logística y
Operaciones, quienes solicitaron la contratación.
Por lo que, la Coordinadora General, el Director de Comercio Autónomo, el Director de
Logística y Operaciones, la Administradora del Contrato, incumplieron lo dispuesto en
el literal e) del artículo 22 de la Ley Orgánica del Servicio Público; 23 de la Ley Orgánica
del Sistema Nacional de Contratación Pública; 69 y 121 de su Reglamento General y
las Normas de Control Interno 300-01 Identificación de riesgo, 401-03 Supervisión, y
406 -04 Almacenamiento y Distribución, respectivamente.
Con oficios 115, 119, 124, 125, 126, 127 y 129-PTT-ACDC-DADSySS-2015 de 17 xx
xxxxx de 2015, se comunicó resultados provisionales a los Coordinadores Distritales,
Director de Comercio Autónomo, Director de Logística y Operaciones, Administradora
del Contrato y Contratista, respectivamente.
La Administradora de Contrato - Servidora Municipal 8, en funciones del 1 de noviembre
de 2012 al 30 de octubre de 2014, mediante comunicación de 24 xx xxxxx de 2015,
informó que la contratación se realizó por cuanto la Agencia otorga incentivos a los
comerciantes autónomos, de conformidad con el artículo 43 de la Resolución 280; que
el proceso de contratación fue participativo con autoridades de la ACDC, del Instituto
Metropolitano de Patrimonio y diferentes socios de las asociaciones interesadas; de lo
cual adjuntó los controles de asistencia y convocatorias a las reuniones, 21 actas de
entrega recepción de mobiliarios de caramelos; sin embargo, no se evidenció que estos
beneficiarios, estén inscritos en la Agencia como comerciantes autónomos, además de
que tipo de mobiliario se entregó y el lugar donde estaría ubicado el mueble.
La Contratista, mediante comunicación de 4 xx xxxx de 2015, indicó que el problema
se da por parte de la Agencia, no tiene un lugar para embodegar los bienes devueltos y
no se ha designado día de entrega de los mismos; además, confirmó que recibió 18
muebles para el arreglo respectivo en aplicación de la garantía técnica, de los cuales
nueve están en un local del centro comercial Chiriyacu y nueve bajo su custodia, a la -f Sf'J
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 46
Examen Especial
espera de recibir la confirmación del lugar de entrega por parte de las autoridades de la
Agencia.
La Coordinadora Distrital en funciones del 00 xx xxxxx xx 0000 xx 00 de noviembre de
2013, mediante comunicación de 8 xx xxxx de 2015, no presentó argumentos que
justifiquen las observaciones, por lo que se mantiene el comentario de auditoría.
El Director de Comercio Autónomo en funciones del 0 xx xxxxx xx 0000 xx 00 de diciembre
de 2013, mediante comunicación de 10 xx xxxx de 2015, señaló que la adquisición se
realizó como estímulo a las trabajadoras y trabajadores autónomos; sin embargo, no
justificó los fundamentos legales, técnicos y económicos que sustentó la necesidad de
realizar esta inversión, es decir una planificación que identifique los beneficiarios,
garantice su distribución y uso; y, que éstos se comprometan en precautelar los bienes
Municipales.
Conclusiones
La Administradora del Contrato, sin contar con un programa para la distribución de los
bienes contratados entregó 79 muebles, de los cuales 4 se realizaron mediante
comprobantes de ingreso y egreso y los 75 mediante un listado con firmas de las
personas que recibieron los mismos, sin embargo los referidos listados no tienen fecha
de entrega, no se identificó los beneficiarios con sus nombres y apellidos completos,
número de cédula de ciudadanía y su condición en el ejercicio del comercio en el Distrito
Metropolitano, debido a que la referida servidora no justificó la distribución de los
muebles a los beneficiarios, lo que no permitió conocer el destino real de estos bienes,
el beneficio para los comerciantes autónomos, así como, su ubicación y estado de
conservación; además que la contratación no estaba sustentada en su etapa inicial, la
cual no contaba con estudios, en los que se identifique el número de beneficiarios a los
cuales se destinaría estos bienes, el tipo de mueble, características, costos unitarios,
entre otros aspectos que debía contener antes de iniciar la contratación.
La Contratista entregó 106 muebles objeto de la contratación a la Agencia de
Coordinación Distrital del Comercio mediante acta entrega recepción, de los cuales la ¡L (rifafs* i f¿
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 47
Examen Especial
Administradora del Contrato, distribuyó 61 muebles a los comerciantes autónomos,
nueve se encuentran en un local del Centro Comercial Chiriyacu, nueve están bajo
custodia de la Contratista; y, 27 bienes no fueron justificados por esta servidora, lo que
representó a la entidad 27 509,43 USD.
Recomendaciones
Al Supervisor Distrital de la ACDC
12. Dispondrá a los Directores y Jefes Departamentales de cada unidad de la ACDC,
que previo al inicio de un proceso de contratación de bienes o servicios se cuente
con los estudios que sustenten los requerimiento de la contratación, acorde al
cumplimento de los objetivos de la Agencia.
Al Director de Comercio Autónomo de la ACDC
13. Realizará con el personal de esta área un inventario de los mobiliarios distribuidos,
a fin de determinar a qué personas se entregó estos bienes y establecer la
procedencia y derecho al uso de los mismos, cuál es la condición de su custodia,
es decir verificar el estado y su uso respectivo; de los 9 mobiliarios que se
encuentran en el local del Centro Comercial Chiriyacu y 9 en poder de la Contratista,
realizar el ingreso a bodega para su posterior distribución a los beneficiarios de los
mismos, de encontrarse novedades, se tomará las acciones que corresponda a fin
de establecer el mecanismo de control y garantizar la inversión realizada, en
cumplimiento del objetivo por el cual fueron adquiridos.
Adquisición de chalecos, mandiles, delantales y chompas se encuentran
embodegados sin utilizar.
La Coordinadora General de la Agencia, encargada, en funciones del 1 de octubre de
2012 y el 5 xx xxxx de 2014, suscribió el contrato FI-ACDC-003-2013 con la Contratista,
el 20 xx xxxxx de 2013, cuyo objeto de acuerdo a la cláusula cuarta fue:
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 48
Examen Especial
.Provisión de chalecos de identificación para comerciantes autónomos de mercados del distrito y chompas para los funcionarios de la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio...”.
De acuerdo a las cláusulas cuarta, quinta y octava del contrato los productos a entregar
fueron: 1.620 chalecos, 500 mandiles, 500 delantales y 170 chompas, por 39 285,72
USD, con un plazo de 60 días, contados desde la suscripción del contrato.
La contratista el 30 xx xxxx de 2013, entregó a la Agencia los productos objeto del
contrato, por lo que se suscribió el acta entrega recepción total y definitiva en el plazo
previsto en el contrato, sin ninguna observación entre la Contratista, la Administradora
del Contrato y una Técnica que no intervino en el proceso de ejecución del contrato.
La Agencia canceló a la contratista 39 285,72 USD, mediante transferencia 2012126 de
5 xx xxxxx de 2013.
La Guardalmacén egresó 170 chompas, mediante comprobantes de egreso suscritos
por cada uno de los beneficiarios, a razón de una unidad por servidor, excepto a uno, al
cual se le entregó dos chompas según comprobante 574-ST, sin justificación; además,
con comprobantes de ingreso y egreso de 16 de julio al 9 de diciembre de 2013, entregó
a tres Técnicos del área de Comercio Autónomo, el resto de indumentaria para su
distribución.
El 24 xx xxxxx de 2014, uno de los Técnicos de la Agencia, devolvió a bodega: 422
chalecos, 269 mandiles y 105 delantales, sin justificar las razones por las que se
devolvieron al Guardalmacén de la Agencia, no obstante de existir comerciantes
autónomos en el Distrito Metropolitano, a los cuales estuvo orientada esta contratación.
El equipo de auditoría, constató en la bodega de la Agencia, la indumentaria entregada
por el Técnico, la misma que estaba empacada y sin uso, desde la fecha de su ingreso,
situación que se dio por cuanto la Coordinadora General y el Director de Logística y
Operaciones, quienes iniciaron el proceso de contratación, la realizaron sin contar con
un censo de los comerciantes autónomos del Distrito Metropolitano de Quito, lo que no
les permitió planificar la adquisición de acuerdo al número real de beneficiarios. (po*iAie/*~h yr/uéJG
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 49
Examen Especial
Además, no se evidenció gestión por parte de la Coordinadora General y del Director de
Logística y Operaciones, tendientes a distribuir los bienes embodegados a sus
beneficiarios, a fin de precautelar los recursos invertidos, lo que no permitió cumplir con
el objetivo propuesto.
Por lo que, la Coordinadora General encargada y el Director de Logística y Operaciones
incumplieron lo que dispone el literal a) del numeral 2 del artículo 77 de la Ley Orgánica
de la Contraloría General del Estado; literal e) del artículo 22 de la Ley Orgánica del
Servicio Público; 23 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública;
69 de su Reglamento General y las Normas de Control Interno 401-03 Supervisión, y
406 -04 Almacenamiento y Distribución, respectivamente.
Con oficios 118 y 119 -PTT-ACDC-DADSySS-2015 de 17 xx xxxxx de 2015, se comunicó
los resultados provisionales a la Coordinadora General y al Director de Logística y
Operaciones, respectivamente, sin obtener respuesta.
Conclusión
En la bodega de la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio, se encontró 422
chalecos, 269 mandiles y 105 delantales, los mismos que están empacados y sin uso
desde el 24 xx xxxxx de 2014, fecha en que fueron devueltos por un Técnico de la
Agencia; debido a que la Coordinadora General y el Director de Logística y Operaciones
iniciaron el proceso de contratación sin contar con un censo de los comerciantes
autónomos del Distrito Metropolitano de Quito, lo que no les permitió conocer el número
real de beneficiarios; tampoco los referidos servidores realizaron acciones tendientes a
distribuir estos bienes a los beneficiarios, a fin de cumplir con el objetivo propuesto y
precautelar los recursos invertidos por la Agencia.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 50
Examen Especial
Recomendación
Al Supervisor Distrital de la ACDC
14. Coordinará con el Director de Comercio Autónomo y el Director de Logística y
Operaciones, para que de forma conjunta con el Responsable de Bienes, se realice
un inventario de las prendas que se encuentran embodegadas, a fin de conocer el
estado, conservación y proceder a su distribución.
No se determinaron las alícuotas generadas por los servicios de seguridad y
limpieza prestados en centros comerciales populares y mercados.
Los Coordinadores Distritales de la ACDC, en funciones durante el período examinado,
suscribieron contratos y convenios para la contratación de servicios de seguridad,
vigilancia y limpieza en los centros comerciales populares y mercados del Municipio del
Distrito Metropolitano de Quito, que basados en los objetivos que tiene la Municipalidad
de incentivar y mantener lugares de comercialización organizados, seguros y en
condiciones que permitan el desarrollo sustentable del comercio en el Distrito
Metropolitano; se suscribieron los siguientes contratos:
Contratos:
1. Contrato SIE-ACDC-001-2013, suscrito el 0 xx xxxxx xx 0000, xxxxx xx
Xxxxxxxxxxxx de la Agencia en funciones del 1 de octubre de 2012 al 5 xx xxxx de
2014 y el Gerente General de SETRACOM CÍA. LTDA., por 275 649,00 USD, para
el servicio de 29 puestos de seguridad y vigilancia de 24 horas y 2 puestos de
seguridad y vigilancia de 12 horas para los centros comerciales populares (no
especifica cuales) y Supermercado Metropolitano del Norte, con un plazo de 4
meses (xxxxx, xxxxx, mayo y junio 2013).
2. Contrato MCBS-ACDC-001-2013, suscrito el 00 xx xxxxx xx 0000 xxxxx xx
Xxxxxxxxxxxx de la Agencia en funciones del 00 xx xxxxx xx 0000 xx 00 de
noviembre de 2013 y la Gerente General de SERLIMEX CIÁ. LTDA., por 35 867,72
USD, para la prestación de los servicios de limpieza con un plazo de 7 meses para 0 ' C t y urjo
Dirección de Auditoria de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 51
Examen Especial
el centro comercial el Tejar y 5 meses para el Supermercado Metropolitano del
Norte, desde el 1 xx xxxxx de 2013.
3. Contrato SIE-ACDC-002-2014, suscrito el 00 xx xxxxxxx xx 0000, xxxxx xx
Xxxxxxxxxxxx General de la Agencia en funciones del 19 de noviembre de 2013 al
14 xx xxxx de 2014 y el Gerente General de SETRACOM CÍA. LTDA. por
291 170,00 USD, con un plazo de 8 meses (marzo a octubre de 2014 ), para el
servicio de puestos de seguridad y vigilancia de 24 horas y puestos de seguridad y
vigilancia de 12 horas para los centros comerciales populares Xxxxxxx Xxxxxx, El
Tejar, Ipiales Mires, Xxxxxxxx, San Xxxxxx, La Merced, Chiriyacu, Ipiales del Sur y
Supermercado Metropolitano del Norte.
Convenios:
1. Convenio de Pago de 13 xx xxxxx de 2013, suscrito entre la Coordinadora, (e), de
la Agencia en funciones del 1 de octubre de 2012 al 5 xx xxxx de 2014 y la Gerente
General de MORESEG CÍA. LTDA., por un valor de 137 000,00 USD, por los
servicios de seguridad de los meses de enero y febrero 2013 de los centros
comerciales populares (no especifica cuales) y el Supermercado Metropolitano del
Norte.
2. Convenio ampliatorio y modificatorio al contrato de subasta inversa electrónica para
el servicio de 29 puestos de seguridad y vigilancia de 24 Horas y 2 puestos de
seguridad y vigilancia de 12 horas para los centros comerciales populares (no
especifica cuales) y Supermercado Metropolitano del Norte, SIE-ACDC-001-2013 de
1 de julio de 2013, por 2 meses plazo (julio y agosto 2013), por 137 824,50 USD,
suscrito entre la Coordinadora de la Agencia y el Gerente General de SETRACOM
CÍA. LTDA.
3. Convenio de pago suscrito entre la Coordinadora General de la Agencia en
funciones entre el 19 de noviembre de 2013 y el 14 xx xxxx de 2014 y el Gerente
General de SETRACOM CÍA. LTDA., el 19 de diciembre de 2013, con un plazo de 2
meses (septiembre y octubre de 2013) por 137 824,50 USD, para la prestación de ^>ci^C V¿^fO O J
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 52
Examen Especial
servicios de seguridad en los centros comerciales populares (no especifica cuales)
y el Supermercado Metropolitano del Norte.
4. Convenio de pago suscrito entre la Coordinadora de la Agencia en funciones del 19
de noviembre de 2013 al 14 xx xxxx de 2014 y la empresa SETRACOM CÍA. LTDA.,
el 24 xx xxxxx de 2014, por 322 124,54 USD, para la cancelación del servicio de
seguridad de los Centros Comerciales Populares (no especifica cuales) y
Supermercado Metropolitano del Norte, por los meses de noviembre y diciembre de
2013 y enero, febrero de 2014.
El pago de estos servicios, necesarios para el desarrollo de la actividad comercial en
estos centros, que asumió la municipalidad, por la falta de un catastro de usuarios y
copropietarios de locales y puestos en los mercados y centros comerciales populares,
ya que no todos han sido asignados o identificados, ni se conoce sobre los que aún falta
por adjudicar; situación que no permitió identificar el número de comerciantes, para así
prorratear los gastos que por estos conceptos, generan estos centros de
comercialización en el Distrito Metropolitano de Quito.
Además, que la ACDC y sus servidores, al no disponer de un catastro de los propietarios
de locales comerciales y usuarios de los mercados, para que en función de la propiedad
que la ejercen y el espacio que utilizan, no les permitió generar los valores a ser
cubiertos para estos servicios, situación que fue observada en una acción de control
anterior a los Ingresos y Gastos de Gestión del Fondo de Salvamento del Patrimonio
Cultural de Quito, por el período comprendido entre el 1 de septiembre de 2007 y el 31
de diciembre de 2009, aprobado el 7 de noviembre de 2012, en la que se recomendó a
la Directora Ejecutiva del Instituto:
“...Dispondrá a la Directora Unidad Ejecutora de Comercio Popular, efectúe las gestiones necesarias, con el fin de traspasar las competencias administrativas y financieras de los Centros Comerciales del Ahorro, a los propietarios de los locales comerciales, para que asuman los gastos que demanden la sostenibilidad de los servicios básicos como luz, agua y seguridad de los C.C.A; así como, para concluir con el p ro c e s o de venta y regularización de los diferentes locales...”.
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 53
Examen Especial
Esta recomendación no fue aplicada, ya que una vez que la Unidad Ejecutora de
Comercio Popular, creada con Resolución A0028 de 23 de noviembre de 2011 y por
efectos de la disposición transitoria séptima de la Resolución A002, la ACDC asumió las
competencias de esta Unidad; el Supervisor - Coordinadores Distritales de la Agencia,
no la consideraron ya que no se gestionó el traspaso total de los locales comerciales a
propietarios particulares ni se coordinó para que los gastos sean asumidos en su
totalidad por todos los copropietarios, inobservando lo que dispone el artículo 92 de la
En relación a la recomendación descrita en el párrafo anterior, el Jefe Financiero en
funciones del 3 xx xxxxx de 2014 al 31 de diciembre de 2014, con memorando JF-042-
2014 de 22 xx xxxxxx de 2014, solicitó al Director de Logística y Operaciones,
encargado.
..Sobre este mismo tema, la resolución N° c 0013, Resolvió expedir el Reglamento de Aplicación de la Ordenanza Metropolitana N° 253 publicada en el Registro Oficial 362 del 18 xx xxxxx del 2018 (sic), referente a los Mercados Municipales, en el artículo 7.-Obligación de los comerciales, (sic)el literal q), cita lo siguiente: “Pagar los valores de los Servicios (sic) de agua potable, energía eléctrica, mantenimiento, manejo de desechos, seguridad (sic)y servicios de limpieza”.- En base a la normativa citada, agradeceré a usted se sirva canalizar una consulta jurídica, en el sentido si el contrato suscrito entre la Coordinadora General de la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio y (sic) el Gerente de SETRACOM Cía. Ltda., (se adjunta copia), y los documentos e informes de las actividades que ha desarrollado la contratista (documentos remitidos desde la Dirección de Centros Comerciales Populares), sirven para proceder con el trámite de pago por los meses indicados, o, se nos informe cual es la gestión a seguir...”.
Solicitud, que no se evidenció respuesta del Director de Logística y Operaciones,
encargado, a fin de canalizar la recuperación de los valores pagados.
Por lo que, los Coordinadores Distritales, que suscribieron los contratos y convenios
para pagar estos gastos, no gestionaron ni emitieron disposiciones al Coordinador de
Centros Comerciales, así como, a los Directores de Centros Comerciales Populares,
Directores de Logística y Operaciones y Jefes Administrativos-Financieros, para que
los copropietarios asuman esta responsabilidad, a través de la determinación de una
alícuota para cubrir de forma prorrateada y equitativa los valores cubiertos por estos
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Segundad Social 54
Examen Especial
Además, el Coordinador de Centros Comerciales y Directores de Centros Comerciales
Populares, Directores de Logística y Operaciones y Jefes Administrativos - Financieros,
quienes en el cumplimiento de sus funciones, no regularizaron el control de estos
centros de comercialización en cada uno de sus ámbitos, a fin de que los usuarios de
los espacios públicos destinados al comercio, cumplan con sus obligaciones, a través
de la organización interna de los comerciantes en cada uno de estos centros.
Por lo que, los servidores citados, así como los Tesoreros, Contadora General y
Responsable de Presupuesto, no objetaron el pago de estos servicios, inobservando lo
dispuesto eri el artículo 41 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la
Ley de Propiedad Horizontal, su Reglamento, la Resolución C0013 y las disposiciones
legales citadas; situación que no le permitió a la Agencia contar con más recursos para
su gestión, sin embargo, estos pagos debieron ser realizados por cuanto el servicio se
prestó y su incumplimiento hubiera ocasionado acciones legales de la empresa que
prestó el servicio en contra de la Agencia.
El Supervisor - Coordinadores Distritales, Director Administrativo Financiero, Directores
de Logística y Operaciones y Directores de Centros Comerciales incumplieron los
literales a) y c) del numeral 2 del artículo 77; artículos 41 y 92 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado; literal b) y e) del artículo 22 de la Ley Orgánica del
Servicio Público; y las Normas de Control Interno 402-02 Control previo al compromiso
y 403-08 Control previo al pago, respectivamente.
Con oficios 74, 80,83,84, 86, 94, 110, 112, 113, 115, 116, 117, 118, 119, 123, 129, 130,
131, 135, 142, 143 PTT-ACDC-DADSySS-2015 de 17 xx xxxxx de 2015, se comunicó los
resultados provisionales al Supervisor - Coordinadores Distritales, Directores de
Mercados Ferias y Plataformas, Directores de Comercio Autónomo, Director de
Logística y Operaciones, Director de Centros Comerciales Populares, Jefes
Administrativos - Financiero, Responsable de Presupuesto, Tesoreros y Contadora
General, respectivamente.
El Jefe Financiero de la ACDC, en funciones del 3 xx xxxxx de 2014 al 31 de diciembre
de 2014, mediante comunicación de 22 xx xxxxx de 2015, informó que como Jefe
Financiero, con memorando JF-042-2014 de 22 xx xxxxxx de 2014, puso en ycj//í¿
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Examen Especial
conocimiento del Director de Logística y Operaciones la recomendación 6 del informe
de la Contraloría General del Estado, y solicitó a este último, se le informe como
proceder con el tramite respectivo para el pago de esa obligación y finalmente, señaló:
. .se procedió a cancelar el valor del convenio, caso contrario la Agencia se habría enfrentado a una posible demanda por parte del Gerente de SETRACOM CIA LTDA,. pues (sic) era de conocimiento general que su Abogada por varias veces visitó las oficinas de la Agencia y en reuniones de trabajo sostenidas con la mencionada profesional recomendaba efectuar el pago para evitar trámites de orden legal...”.
La Contadora General, en funciones del 9 xx xxxxx de 2012 al 31 de diciembre de 2014,
en comunicación de 4 xx xxxx de 2015, manifestó que con Resolución C-0038 de 24
de enero de 2003, los centros comerciales populares son edificaciones declaradas bajo
régimen de propiedad horizontal, pero hasta la presente fecha no se concluye con el
proceso de venta y traslado de dominio a los comerciantes, y que tal situación se
presentó porque los comerciantes todavía no regularizan su propiedad con la inscripción
en el Registro de la Propiedad; además, que en la ex Unidad Ejecutora de Comercio
Popular, que pasó a ser parte de la ACDC, inició con un plan de desinversión y traspaso
de competencias a los comerciantes de los centros comerciales del ahorro y que si se
habría detenido el pago por una obligación cuyo servicio fue cumplido, la Agencia
hubiera sido objeto de juicio legales por no cumplir con esta obligación.
La Jefa Administrativa Financiera, en funciones del 27 de julio de 2012 al 5 xx xxxx de
2014, mediante comunicación de 4 xx xxxx de 2015, indicó que los centros comerciales
populares son edificaciones declaradas bajo propiedad horizontal, pero hasta la
presente fecha no se ha logrado concluir con el proceso de transferencia de dominio a
los comerciantes y que los pagos se efectuaron ya que existía una obligación por el
servicio prestado a entera satisfacción, y adjuntó copia del oficio UECP-DIR-2012 de 18
de julio de 2012, suscrito por la ex Directora de la Unidad Ejecutora de Comercio
Popular, a los dirigentes y representantes de los centros comerciales del ahorro,
indicando en el mismo, que dentro del Plan de Sostenibilidad y Traspaso de
Competencias Administrativas y Financieras a los comerciantes del Proyecto de
Modernización y Ordenamiento del Comercio Minorista en el Centro Histórico de Quito,
se consideró que hasta el mes de julio del 2012, la Municipalidad solo aportará al
proyectacon ja cancelación del servicio de agua potable de estos centros.
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Examen Especial
Los puntos de vista de los referidos servidores, no modifican el comentario de auditoria,
ya que, no se implemento un procedimiento para que los servicios de seguridad y
mantenimiento de estos espacios, sean cubiertos por los comerciantes.
La Directora de Centros Comerciales Populares, en funciones del 1 de octubre de 2012
al 5 xx xxxx de 2014, mediante comunicación de 4 xx xxxx de 2015, señalo que en
cumplimiento a las recomendaciones de la Contraloría General del Estado, se
sociabilizó con los comerciantes de los centros comerciales del ahorro para que estos
asuman el pago de los servicios básicos.
La Coordinadora Distrital, en funciones del 19 de noviembre de 2013 al 14 xx xxxx de
2014, mediante comunicación de 8 xx xxxx de 2015, señaló que la desinversión en los
centros comerciales, ha sido el resultado de un enorme esfuerzo, debido a que durante
muchos años los comerciantes recibieron la cobertura total de los servicios y por la alta
conflictividad que se registra diariamente en ese sector, se resistían a asumir los gastos
que les correspondía por este concepto.
La Coordinadora Distrital, en funciones del 00 xx xxxxx xx 0000 xx 00 de noviembre de
2013, mediante comunicación de 8 xx xxxx de 2015, señaló que por la grave realidad
que enfrentan los centros comerciales, debido a su débil organización, resistencia al
pago de los gastos que demandan estos centros y a su total dependencia Municipal por
8 años, y por la inseguridad ocasionada por la presencia de bandas delincuenciales, alta
conflictividad interna, injerencia política en estos centros y por amenazas de
desestabilización del sistema de comercialización, se contrató estos servicios.
Los puntos de vista expuestos por los servidores, ratifican el comentario de auditoría,
en cuanto a que no se emitió políticas a fin de que los comerciantes de los mercados,
ferias y plataformas; y, los copropietarios de locales en estos centros de
comercialización, asuman el pago de estos servicios de seguridad y manteniendo, a
base del establecimiento de la alícuota, prorrateado a cada uno de los comerciantes. 'tfaairifc. y & (Je
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Examen Especial
Conclusión
La Agencia de Coordinación Distrital del Comercio, realizó pagos por servicios de
seguridad y mantenimiento en los mercados, plazas y ferias municipales y en los centros
comerciales populares, necesarios para el desarrollo de la actividad comercial en estos
centros, que asumió la municipalidad, por la falta de un catastro de usuarios y
copropietarios en estos centros de comercialización, ya que no todos han sido
asignados o identificados, ni se conoce sobre los que aún falta por adjudicar; situación
que no permitió identificar el número de comerciantes, para así prorratear los gastos y
fijar la alícuota que por estos conceptos, generan estos centros de comercialización en
el Distrito Metropolitano de Quito; además, por la grave realidad que enfrentan los
centros comerciales, débil organización; y su total dependencia Municipal, y por la
inseguridad ocasionada por la presencia de bandas delincuenciales, alta conflictividad
interna e injerencia política en estos centros, la ACDC realizó la contratación.
Gastos que les correspondían asumir a los comerciantes y al Municipio; y, que al
haberse prestado el servicio, el incumplimiento del pago hubiera ocasionado acciones
legales en contra de la Agencia; debido a que el Supervisor - Coordinadores Distritales,
Directores y Coordinador de Centros Comerciales Populares, Director de Logística y
Operaciones y Jefes Administrativos - Financieros, al no contar con un catastro de
comerciantes de estos centros y no sociabilizar con los mismos de la obligación que
tenían de cubrir este tipo de servicios que canceló la ACDC.
Recomendaciones
Al Director de Centros Comerciales Populares de la ACDC
15. Efectuará las gestiones necesarias para la adjudicación de los locales en los centros
comerciales populares, con el fin de traspasar todas las competencias
administrativas y financieras a los copropietarios de estos centros de
comercialización, y que a futuro asuman todos los gastos que demanden estos
centros para su funcionamiento; y, en el caso de los locales que aún continúan a
nombre de la municipalidad, realizar pagos únicamente de los locales que les
' hasta que se los adjudiquen.
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Examen Especial
A la Directora de Mercados Ferias y Plataformas de la ACDC
16. Gestionará con los Inspectores - Administradores de Mercados, la sociabilización
de la necesidad y obligación que tienen los comerciantes de asumir los gastos por
concepto de seguridad, mantenimiento de cada una de sus áreas destinadas a la
comercialización, de acuerdo con la normativa legal vigente.
A la Directora Metropolitana Financiera del MDMQ y al Jefe Administrativo
Financiero de la ACDC
17. Realizaran la determinación de los valores que deben asumir cada uno de los
comerciantes de estos centros, en relación a los gastos por servicios de seguridad
y mantenimiento que realizó la ACDC en el período analizado, una vez fijado este
valor, emitirán los correspondientes títulos, previo al cumplimiento de las
disposiciones legales, para que la Dirección Metropolitana Financiera a través la
Tesorería Metropolitana del Municipio de Quito, proceda con la recaudación y así
resarcir a la Agencia los gastos efectuados por estos servicios.
Plataforma tecnológica para evaluaciones psicométricas y técnicas contratada,
podrá ser utilizada a nivel de Unidades desconcentradas de la Municipalidad.
El Supervisor Distrital y el Gerente General de la Asociación ATOMCORP Group
Consulting, suscribieron el contrato CDC-ACDC-007-2014 el 18 de diciembre de 2014,
para la contratación de la consultoría para la aplicación a través de una Plataforma
Tecnológica de las Evaluaciones Psicométricas y Técnicas de los Concursos de Méritos
y Oposición de la Agencia de Coordinación Distrital del Comercio por 22 000,00 USD,
con un plazo de 10 días, la cual serviría para realizar las evaluaciones a los candidatos
de los concursos de méritos y oposición que se lleven a cabo en la ACDC, designando
al Jefe Administrativo como Administrador del Contrato.
El 23 de diciembre de 2014, el contratista entregó el aplicativo al Administrador del
Contrato, mediante acta de entrega recepción, sin ninguna observación. yrfoíüí
Dirección de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social 59
Examen Especial
Al respecto, el apoyo informático del equipo de auditoría, determinó que el aplicativo
cuenta con los códigos fuente, sin límite de usuarios o número de registros, salvo los
propios de la base de datos; entre las características consta que es multiinstitucional,
es decir, es susceptible de parametrizacíón para diferentes entidades o unidades por lo
que puede ser utilizado a nivel de las Unidades Desconcentradas de la Municipalidad,
en los proceso de selección y contratación de personal, tanto de Administración Central
como entes descentralizados; por lo que se cumplió con el objeto del contrato.
Conclusión
El Supervisor Distrital, realizó la contratación de una plataforma tecnológica para
evaluaciones psicométricas y técnicas para los concursos de méritos y oposición que
realice la Agencia, este aplicativo cuenta con los códigos fuente, sin límite de usuarios
o número de registros, salvo los propios de la base de datos, y es susceptible de
parametrizacíón para diferentes unidades o entidades, por lo que puede servir a las
diferentes dependencias del Municipio de Quito, tanto de Administración Central como
entes descentralizados.
Recomendación
Al Supervisor Distrital
18. Coordinará con el Administrador General y la Directora Metropolitana de Recursos
Humanos del Municipio de Quito, para que esta plataforma informática sea aplicable
en todas las dependencias de la Municipalidad, a fin de que se cuente con un sistema
unificado de evaluaciones psicométricas y técnicas del personal que contrate el
Municipio de Quito, y así contar con sistema homologado en contratación de
al.
Ing. Manu Director de Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social
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