PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES

LICITACIÓN PÚBLICA LP-MEN-05-2022

SECOP II

OBJETO: PRESTAR LOS SERVICIOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Y ARCHIVO CENTRAL, CENTRO DE DOCUMENTACIÓN, BODEGAJE Y CUSTODIA DEL ACERVO DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL.

PRESUPUESTO OFICIAL: El valor total estimado para la presente contratación corresponde a la suma de DOCE MIL DOSCIENTOS DIESCIOCHO MILLONES TRESCIENTOS OCHENTA Y SIETE MIL TRES CIENTOS ONCE PESOS M/CTE ($00.000.000.000) INCLUIDO IVA, discriminado de la

siguiente manera para las vigencias 2022,2023 y 2024.

VIGENCIA 2022	$ 677.646.057
VIGENCIA 2023	$ 5.828.769.739
VIGENCIA 2024	$ 5.711.971.515
TOTAL CONTRATO	$ 00.000.000.000

“De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, todos los documentos que hagan parte del presente proceso de selección serán publicados en el SECOP II página Web dirección xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, Entidad: Ministerio de Educación Nacional, por lo que será responsabilidad de los participantes conocer de estos a través de este mecanismo interactivo.”

Bogotá D. C., octubre de 2022.

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RECOMENDACIONES IMPORTANTES PARA LOS PROPONENTES

lo aplica en la epa d

Este documento constituye el proyecto xx xxxxxx de condiciones y su publicación en xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx no compromete al Ministerio de Educación Nacional a mantener el contenido de estos ni a dar apertura al proceso.

Se recomienda a los aspirantes que deseen participar en este proceso, leer detenidamente las condiciones y requisitos del presente pliego de condiciones con sus respectivos anexos de especificaciones técnicas, con el fin de cumplir con las exigencias previstas y tener en cuenta las circunstancias que tengan incidencia de cualquier manera en la oferta respectiva, en el cumplimiento del contrato y/o en los costos derivados de éstos.

Para la elaboración de la propuesta respectiva deberá seguir el orden señalado en el SECOP II y en el presente documento, con el objeto de obtener claridad y ofrecimientos de la misma índole, lo cual permitirá una selección sin contratiempos y en un plano de absoluta igualdad. Es de responsabilidad del proponente el manejo de la plataforma para lo cual existen las guías respectivas de Colombia Compra.

Antes de enviar la propuesta a través de la plataforma del SECOP II, capacítese sobre su uso y lea las guías de Colombia Compra Eficiente sobre el registro de propuestas tanto de proponente singular como plural. Verifique que se haya incluido la totalidad de los documentos exigidos y haber dado respuestas a cada una de las preguntas del cuestionario establecido en la plataforma.

Los usuarios del SECOP II están obligados a conocer y respetar los Términos y Condiciones de Uso y los Manuales y Guías del SECOP II.

Revise la garantía de seriedad de la propuesta, en especial el nombre del tomador, objeto asegurado, la vigencia y el valor asegurado, de acuerdo con lo exigido en el presente pliego de condiciones. La no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta, será causal de rechazo de la misma.

Corresponde al proponente enterarse en forma suficiente de las condiciones particulares de ejecución, resolver previamente las inquietudes que le suscite este pliego de condiciones, según el caso. Por los principios de lealtad procesal y buena fe, deberá advertir al Ministerio de Educación Nacional de los errores o inconsistencias que advierta en este documento. Igualmente, le corresponde al proponente inscribirse en el SECOP II y capacitarse en la plataforma.

Cuando la propuesta contenga información o documentos que tengan el carácter de reserva, de acuerdo con la Ley Colombiana, el proponente deberá hacer manifestación expresa de tal circunstancia en la carta de presentación de la oferta y en la plataforma tecnológica SECOP II, según las instrucciones impartidas por Colombia Compra soportándolo legalmente. En caso de no hacerlo se entenderá que toda la información allí contenida es pública.

La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones técnicas, anexos, formatos y demás documentos del mismo; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas en los plazos establecidos en el proceso y que ha aceptado que este Pliego de Condiciones es completo, claro, compatible, adecuado y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará.

Los proponentes por la sola presentación de su propuesta autorizan a la Entidad a verificar toda la información que en ella suministren.

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En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales sobre la protección de datos personales, y teniendo en cuenta que con la propuesta se incluyen datos personales, con la presentación de su oferta autoriza la publicación de su contenido en el SECOP II, en caso de que le sea adjudicado el presente proceso de selección, así como de todo documento que se desprenda en desarrollo del mismo. Igualmente, autoriza la expedición de copias a quienes demuestren interés jurídico en el proceso.

Por lo anterior, el proponente deberá dar a conocer a las personas que incluye en su oferta, que se trata de una propuesta pública y que será objeto de publicaciones. Este requisito es responsabilidad del proponente y en ningún caso afecta la validez de la propuesta, sin perjuicio de la responsabilidad del proponente frente a las personas que pueda afectar.

El Ministerio para el presente proceso de selección no acepta propuestas bajo la modalidad de promesa sociedad futura ni de promesa de conformación de consorcios o uniones temporales.

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I. INTRODUCCIÓN

El Ministerio de Educación Nacional pone a disposición de los interesados el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones para la selección de la mejor propuesta para contratar el siguiente objeto: PRESTAR LOS SERVICIOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN Y ARCHIVO CENTRAL, CENTRO DE DOCUMENTACIÓN, BODEGAJE Y CUSTODIA DEL ACERVO DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL.

Los estudios y documentos previos que incluyen el análisis del sector, el aviso de convocatoria publicado, el proyecto xx xxxxxx de condiciones publicado, el pliego de condiciones definitivo, respuestas a observaciones, adendas, así como cualquiera de sus anexos está o estarán a disposición del público en cada una de sus etapas, en el Sistema Electrónico de Contratación Pública

- plataforma SECOP II – xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx.

La selección de la mejor propuesta se realizará a través de licitación pública, teniendo en cuenta el objeto contractual, y la cuantía presupuestal establecida para el presente proceso de selección. El proceso se adjudicará siempre y cuando se cumpla con las condiciones de capacidad jurídica, financiera, técnica y los criterios de selección establecidos en el presente pliego de condiciones.

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II. ASPECTOS GENERALES

A. INVITACIÓN A LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS

En cumplimiento de lo dispuesto en el inciso 3 del artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y DEL LITERAL

C) DEL ARTÍCULO 15 DE LA LEY 850 DE 2003, El Ministerio de Educación Nacional invita a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer control social al presente Proceso de Contratación, en cualquiera de sus fases o etapas, a que presenten las recomendaciones que consideren convenientes, intervengan en las audiencias y a que consulten los Documentos del Proceso en la plataforma electrónica de Colombia Compra Eficiente denominada SECOP II, xxxxx://xxxxxxxxx.XXXXX.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx, para el proceso LP-MEN-05-2022.

B. COSTOS DERIVADOS DE PARTICIPAR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

Los costos y gastos en que los interesados incurran con ocasión del análisis de los Documentos del Proceso, la presentación de observaciones, la preparación y presentación de las Ofertas, la presentación de observaciones a las mismas, y cualquier otro costo o gasto relacionado con la participación en el Proceso de Contratación estará a cargo exclusivo de los interesados y Proponentes.

C. COMUNICACIONES

Las comunicaciones en el marco del Proceso de Contratación deben realizarse por medio electrónico en el módulo de observaciones del SECOP II, en el proceso LP-MEN-05-2022.

La comunicación debe contener: (a) el número del presente Proceso de Contratación LP-MEN-05- 2022; (b) los datos del remitente que incluyen nombre, dirección física, dirección electrónica y teléfono; (c) identificación de los anexos presentados con la comunicación.

En cuanto a las aclaraciones y envío de documentos requeridos con ocasión de la verificación y evaluación de las ofertas, sólo serán tenidas en cuenta aquellas que sean presentadas en línea, es decir, directamente en línea a través de la plataforma de SECOP II, ingresando al Link del proceso, en el tiempo establecido, con la identificación del proceso de selección al que se refieren, la cual debe encontrarse debidamente avalada por la persona natural y/o representante legal de la persona jurídica individual o proponente plural.

Las comunicaciones y solicitudes enviadas al MEN solo serán tenidas en cuenta para los propósitos del Proceso de Contratación cuando sean radicadas a través del canal que corresponda, esto es, bajo la plataforma del SECOP II. El MEN responderá las comunicaciones a través de dicha plataforma.

D. IDIOMA

La propuesta se presentará en idioma castellano, que será también el idioma para el contrato, para la totalidad de la documentación referida en este pliego de condiciones y para la correspondencia pertinente.

Los documentos otorgados en el exterior, que no estén en idioma Castellano, deberán presentarse acompañados de la traducción oficial a dicho idioma.

E. LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR

Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados o apostillados en la forma

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prevista en las normas vigentes sobre la materia, en especial en los artículos 74 inciso 3ro y 251 del Código General del Proceso, artículo 480 del Código de Comercio, y en la Resolución 7144 de 2014, proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

Consularización: Según lo previsto por el Artículo 480 del Código de Comercio, los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes.

Tratándose de sociedades, expresa además el citado artículo del Código de Comercio que “al autenticar los documentos a que se refiere este artículo, los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país (C. P. C. Artículo 65)”. Surtido el trámite señalado en el presente numeral, estos documentos deben ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia para la correspondiente legalización de la firma del cónsul y demás trámites pertinentes.

Apostilla: Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, de conformidad con lo previsto en la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de consularización señalado, siempre que provengan de uno de los países signatarios de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, aprobada por la Ley 455 de 1998. En este caso solo será exigible la apostille, trámite que consiste en el certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el título a que ha actuado la persona firmante del documento y que se surte ante la autoridad competente en el país de origen.

Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma español proveniente de países signatarios de la convención de La Haya, deberán ser presentados acompañados de una traducción a este idioma, la cual deberá ser oficial en los términos del artículo 251 del Código General del Proceso, cumpliendo el trámite del Apostille.

Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma español y que provengan de países NO signatarios de la Convención de La Haya deberán presentarse acompañado de una traducción oficial a este idioma, en los términos del artículo 251 del Código General del Proceso

F. CONVERSIÓN DE MONEDAS

Los Proponentes deben presentar sus estados financieros en la moneda legal del país en el cual fueron emitidos y adicionalmente en pesos colombianos.

Si está expresado originalmente en una moneda diferente a dólares de los Estados Unidos de Norte América, debe convertirse a esta moneda utilizando para ello el valor correspondiente con el siguiente procedimiento de conversión: se debe convertir la moneda a dólar norteamericano y posteriormente convertirlo a pesos colombianos con Tasa de cambio representativa xxx xxxxxxx, de fecha de cierre del año fiscal inmediatamente anterior.

NOTA: para la presentación de la información financiera se debe utilizar el Plan Único de Cuentas para Colombia (PUC).

Una vez que se tengan las cifras en dólares de los Estados Unidos de América o si la información se presenta originalmente en dicha moneda, para la conversión a pesos colombianos se debe tener en cuenta la tasa representativa xxx xxxxxxx certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para la fecha xx xxxxx de los estados financieros.

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G. INFORMACIÓN RESERVADA

Si dentro de la propuesta se incluye información que conforme a la ley colombiana tiene el carácter de información reservada, dicha circunstancia deberá ser indicada con absoluta claridad y precisión, identificando al momento de adjuntar los documentos de la propuesta en la parte correspondiente de la plataforma SECOP II el documento o información que tiene el carácter de reservado y la disposición legal que la ampara como tal. En caso de que sean secretos industriales, deberá indicar con claridad, qué documentos están sujetos a este secreto industrial. Sin perjuicio de lo anterior y para efectos de la evaluación de las propuestas, la entidad se reserva el derecho de dar a conocer la mencionada información a sus funcionarios, empleados, contratistas, agentes o asesores, que designe para el efecto.

En todo caso, la entidad, sus funcionarios, empleados, contratistas, agentes y asesores están obligados a mantener la confidencialidad de la información que por disposición legal tenga dicha calidad y que haya sido debidamente identificada por el proponente. De no identificarse en el módulo de SECOP II dicha información o no citarse las normas que amparan ese derecho, la entidad no tendrá la obligación de guardar reserva respecto de esta.

H. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN

Los Proponentes (singular o plural) deben manifestar su compromiso anticorrupción a través del cuestionario del portal del SECOP II so pena del rechazo de su propuesta; de acuerdo con la información contenida en los documentos del proceso. Si se comprueba el incumplimiento del Proponente, sus empleados, representantes, asesores o de cualquier otra persona que en el Proceso de Contratación actúe en su nombre, es causal suficiente para el rechazo de la Oferta o para la terminación anticipada del contrato, si el incumplimiento ocurre con posterioridad a la adjudicación de este, sin perjuicio de que tal incumplimiento tenga consecuencias adicionales.

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III. DEFINICIONES

Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Otros términos utilizados con mayúscula inicial deben ser entendidas de acuerdo con la definición contenida en el Decreto 1082 de 2015. Los términos no definidos a continuación deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.

ADJUDICACIÓN	Es la decisión final del MEN, expedida por medio de un acto administrativo, que determina el adjudicatario del presente Proceso de Contratación.
CONTRATISTA	Es el Proponente que resulte adjudicatario y suscriba el Contrato objeto del presente Proceso de Contratación.
CONTRATO	Es el negocio jurídico que se suscribirá entre el MEN y el adjudicatario, por medio del cual se imponen a las partes obligaciones recíprocas y se conceden derechos correlativos que instrumentan la relación contractual que se busca establecer a través del presente Proceso de Contratación.
OFERTA	Es la propuesta presentada al MEN por los interesados en ser el contratista del Proceso de Contratación objeto del presente Pliego de Condiciones.
PLIEGO DE CONDICIONES	Es el conjunto de normas que rigen el proceso de selección y el futuro Contrato, en los que se señalan las condiciones objetivas, plazos y procedimientos dentro de los cuales los Proponentes deben formular su Oferta para participar en el Proceso de Contratación del contratista y tener la posibilidad de obtener la calidad de adjudicatario del presente Proceso de Contratación.
PRIMER ORDEN DE ELEGIBILIDAD	Es la posición que ocupa el Proponente que, una vez habilitado, obtiene el puntaje más alto luego de efectuarse la evaluación prevista en el presente Pliego de Condiciones.
PROPONENTE	Es la persona natural o jurídica o el grupo de personas jurídicas y/o naturales, nacionales o extranjeras, asociadas entre sí mediante las figuras de consorcio, unión temporal que presenta una Oferta para participar en el Proceso de Contratación.
TRM	Tasa de cambio representativa xxx xxxxxxx spot de dólares de los Estados Unidos de América certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para una fecha determinada publicada en la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
MEN	Ministerio de Educación Nacional.
SMLMV	Salario Mínimo Legal Mensual Vigente

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IV. SERVICIO A CONTRATAR

A. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A CONTRATAR

Del archivo y la función archivística en las entidades públicas.

El Archivo tiene como objetivo esencial,...“ disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia; por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y organizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten...” (artículo 4° de la Ley 594 de 2000).

Teniendo en cuenta la importancia de los archivos en la actividad estatal, el legislador colombiano reguló a través de la Ley 594 de 2000 la función archivística del Estado, la cual fue definida por la misma ley como aquellas… “Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. La función archivística del Estado en el contexto colombiano se desarrolla a partir de la actividad que adelantan el Archivo General de la Nación y los archivos de las entidades del Estado.

- Xxxxx normativo general aplicable a este proceso contractual:

Para las actividades y procedimientos de recibir, organizar, administrar y preservar la memoria institucional del Ministerio de Educación Nacional contenida en todos los documentos que conforman el archivo central, y el de gestión, es necesario cumplir con los preceptos legales que rigen la materia, para lo cual se deben tener en cuenta entre otras las siguientes normas:

La Constitución Política de Colombia de 1991: en lo atinente a los derechos fundamentales relacionados con el derecho al acceso a los documentos e información . Se destacan los siguientes: Artículo 15. Derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre. Artículo 20. Derecho a la información. Artículo 23. Derecho de petición.

Ley 80 de 1989 mediante la cual se creó el Archivo General de la Nación, el Sistema Nacional de Archivos (SNA) y en cuyo artículo 2 se describió las funciones que se le asignaron, entre las cuales como relevantes están las de los literales a) que dice: “(…) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad (…)”. Y en el literal e) la de “(…) Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, (…) para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, (…)

Acuerdo 7 de 1994 estableció el “Reglamento General de Archivos”, el que contempla los lineamientos que permiten el buen manejo de los documentos y a su vez los criterios para la toma de decisiones de las entidades públicas y privadas.

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), la cual en términos generales en sus artículos 8, al 17, indica el carácter obligatorio para el Estado de crear los archivos y menciona lo relacionado con las instalaciones para los mismos, la propiedad de éstos, el manejo y aprovechamiento de los archivos públicos, la responsabilidad y las obligaciones de los servidores públicos respeto de la gestión documental, las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas, y la responsabilidad especial de los funcionarios del archivo.

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Además en el capítulo V de la ley en mención, se establece la forma de gestionar los documentos, y en el capítulo VI articulo 27 el acceso a su consulta, prescripción legal cuyo fin es que la información institucional sea organizada técnicamente y fácilmente recuperada para el uso de la misma administración, el servicio al ciudadano y como fuente de la historia de la nación, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y una vez cumplida su vigencia, estos documentos deben ser parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Es importante hacer énfasis en el parágrafo 1° del artículo 14 ibidem que autoriza a la administración pública a contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

De igual forma el parágrafo 3° del mismo artículo faculta al Archivo General de la Nación para establecer los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.

Así mismo, el artículo 21 de la Ley 594 de 2.000, señala que las entidades de la administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas, deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos; el artículo

22 ibidem, dispone que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total “(…) comprende procesos tales como: la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos”.

Y el artículo 23 establece la conformación de archivos, señalando que según el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivo de gestión Archivo central y Archivo histórico.

Por su parte el artículo 34, faculta al Archivo General de la Nación para fijar “(…) los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos (…)”

Acuerdo No. 049 de 2000 establece las condiciones generales que deben tener los edificios y locales destinados como sedes de archivos.

Acuerdo No. 060 de 2001, contiene las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas con el fin de normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la Gestión Documental.

Decreto-Ley 019 de 2.012, Decreto que contiene las directrices para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, en dicha norma se estableció en los artículos 4 y 14 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos, como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública.

El Gobierno Nacional Con el fin de darle cumplimiento al decreto Ley 019 expidió La Directiva Presidencial 04 de 2012 que fijó los lineamientos de la Política de Eficiencia administrativa y Cero Papel en la administración pública, la cual se complementa con la Directiva Presidencial No. 12 del 2019 cuyo propósito es el de instruir a las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional que se articulan a través de la Comisión Nacional de Competitividad e Innovación sobre las instancias y acciones a seguir, con el objeto de consolidar una oferta institucional basada en los principios de la eficiencia, la eficacia y la economía de la administración pública.

Acuerdo No. 002 de 2014. Determinó los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo.

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Acuerdo No. 008 de 2.014 consagra las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2.000.

Acuerdo No. 003 de 2015 definió los lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011.

Acuerdo No. 006 de 2015 estableció las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística.

Acuerdo No. 002 de 2021 Imparte directrices frente a la prevención del deterioro de los documentos

de archivo y situaciones de riesgo

De las funciones archivísticas Ministerio de Educación Nacional

El artículo 16 de la ley 594 del 2.000, indicó que los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuya carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán los responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

Unido a lo anterior, en el Decreto 5012 de 2.009 que modificó la estructura del Ministerio de Educación Nacional, y determinó las funciones de las dependencias, en los artículos 34.5. y 34.8 se tiene que las funciones referentes al archivo están a cargo de la Secretaria General:

“(…) 34.5 Dirigir y controlar el desarrollo de las actividades relacionadas con (…) la correspondencia, el archivo central y de gestión del Ministerio de Educación (…)”

34.8. Dirigir, coordinar y controlar las actuaciones relativas a la participación ciudadana, la atención al ciudadano, gestión documental y el centro de documentación a través de:

(…) – Administrar centralizadamente el proceso de correspondencia interna y externa del Ministerio de Educación Nacional, establecer las normas y parámetros que rigen el manejo, organización, actualización y contenido de los archivos de gestión de las dependencias del Ministerio y su transferencia al archivo central.

- Responder por la actualización y mantenimiento de las tablas de retención documental, de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia, y garantizar la preservación de la memoria documental de la entidad, mediante el control, mantenimiento y adecuada conservación de los documentos que ingresan al archivo central.

- Administrar el centro de documentación del Ministerio de Educación Nacional para consulta o préstamo, para usuarios internos y externos. (…)”

Así mismo, el Ministerio de Educación Nacional para ejecutar la función archivística, expidió la Resolución interna 1710 del 2010 con la que creó grupos internos de trabajo entre los cuales está el grupo de Gestión Documental, resolución que fue modificada con la resolución 05972 de 2.016, mediante la cual se determinan las funciones de Grupos de Gestión Documental.

La función Archivística del Ministerio de Educación Nacional, en la actualidad se realiza mediante la contratación del servicio para la administración del archivo de gestión y archivo central, centro de documentación, bodegaje y custodia del acervo documental, función que se ha venido contratando desde el año 2005, por las siguientes razones:

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, XXX, Xxxxxx, X.X.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

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a) La entidad no cuenta con espacio que cumpla con las especificaciones técnicas descritas en el acuerdo 049 del 2000

b) El Ministerio no tiene el espacio físico necesario para albergar aproximadamente 20.000 metros lineales xx xxxxx que contienen el acervo documental de la entidad distribuidos así:

1) Archivo central: 12.111 metros lineales en 48.444 Cajas de archivo Referencia X200: y cada una contiene 6 carpetas y cada carpeta contiene 200 folios para un total aproximado de 58.132.800 folios aproximadamente y 4.835 metros lineales en 14.504 cajas referencia X300 y cada una contine 10 carpetas y cada carpeta contiene 200 folios para un total aproximado de 29.008.000 aproximadamente.

2) Archivo de Gestión en Bodegas del contratista: a 182 metros lineales en 729 Cajas de archivo ReferenciaX200: que cada una contiene 6 carpetas y cada carpeta contiene 200 folios para un total aproximado de 874.800 folios. y 1911 metros lineales en 5732 cajas referencia X300 y cada una contine 10 carpetas y cada carpeta contiene 200 folios para un total aproximado de 11.464.000.

3) Archivo de Gestión en instalaciones del Ministerio :74 metros lineales en 296 cajas de archivo Referencia X200: que cada una contiene 6 carpetas y cada carpeta contine 200 folios para un total aproximado de 355.200 folios aproximadamente. y 1292 metros lineales en 3875 cajas referencia X300 y cada una contiene 10 carpetas y cada carpeta contiene

200 folios para un total aproximado de 7.750.000 aproximadamente.

Unido a lo anterior, se estima que la documentación física y electrónica se incrementa anualmente en una cantidad aproximada de 13.000.000 de folios, debido a la dinámicas diarias y habituales de la actividad institucional, los cuales también deben ser organizados y administrados técnicamente.

c) En el grupo de Gestión Documental del Ministerio de Educación Nacional solamente se cuenta con un profesional en gestión documental, quien es el coordinador del grupo, y no hay mas personal técnico en gestión documental, en consecuencia para realizar el proceso técnico de gestión documental, como se indicó antes, la entidad ha tenido que contratar los servicios desde el año 2005. A continuación, se relacionan todos los contratos que se han realizado para cumplir la función archivística de la entidad.

CONTRATO No.	CONTRATISTA	FECHA INICIO	FECHA FINALIZACION
432 de 2005	UNION TEMPORAL INFORMATICA y CSA	23/01/2005	22/11/2005
326 de 2006	COMPAÑIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS LTDA	19/01/2007	18/11/2007
195 de 2007	COMPAÑIADE SERVICIOS ARCHIVISTICOS Y TECNOLOGICOS LTDA.	28/09/2007	2/09/2008
616 2008	Informática Documental Ltda.	24/10/2008	3/04/2009
164 de 2010	COMPANIA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS y TECNOLÓGICOS LTDA.	2/07/2010	4/04/2011
843 de 2011	COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y TECNOLÓGICOS- CSA LTDA	28/12/2011	26/06/2015

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

1120 de 2015	INFORMATICA DOCUMENTAL S.A.S	13/07/2015	31/01/2016
1306 2016	EMPRESA DE RECURSOS TECNOLOGICOS S.A. E.S.P	5/12/2016	26/12/2018
506 de 2016	LA EMPRESA DE RECURSOS XXXXXXXX TECNOLÓGICOS S.A. E.S. P	4/02/2016	4/12/2016
1257 de 018	UNION TEMPORAL MEN 2018	28/12/2018	15/09/2021
2815422 de 2021	PROCESOS Y SERVICIOS SAS	16/09/2021	30/11/2022

En el contrato actual el contratista asignó un personal básico permanente de 50 técnicos y 44 auxiliares con quienes se ejecutan las obligaciones contenidas en el contrato, para desarrollar los siguientes procedimientos descritos en el anexo técnico y en las fichas técnicas, documentos que hacer parte integral del presente estudio previo

1. Procedimiento de Recepción, radicación, digitalización y distribución de las comunicaciones externas recibidas

2. Procedimiento de envío de comunicaciones

3. Procedimiento de organización y administración del archivo de gestión

4. Procedimiento consulta y préstamo de los archivos de gestión y central

5. Procedimiento de transferencias documentales primarias

6. Procedimiento de transferencias documentales secundarias

7. Procedimiento de administración del centro de documentación

8. Procedimientos de digitalización de documentos físicos

9. Procedimiento de pérdida yo extravío de documentos y/o expedientes

Con respeto al Centro de Documentación de la entidad se ha tenido que contratar el servicio de administración y atención a los usuarios porque no se cuenta con personal técnico en la materia, en el contrato actual se vinculó un bibliotecólogo y un auxiliar , personas que se encargan de ejecutar los siguientes procesos:

✓ Catalogación de materiales bibliográficos y no bibliográficos.

✓ Diligenciamiento de datos de catalogación de acuerdo con los campos del formato catalográfico legible por máquina (MAchine- Readable Cataloging).- XXXX en el sistema PMB.

✓ Fortalecimiento de convenios interbibliotecarios.

✓ Atención de consultas, préstamos y renovaciones.

✓ El mercadeo y promoción de los productos y servicios de información.

De otra parte, en el año 2.017 el Ministerio de Educación Nacional desarrollo la Política Cero Papel, al implementar en el sistema de gestión documental, la digitalización de todos los documentos oficiales que ingresan a la entidad. Y en el año 2020 la entidad puso en funcionamiento el Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo – SGDEA, a través del cual se gestiona y administra los archivos de gestión, así como préstamos y consultas de documentos

Ahora bien, con el fin de tener unos estimados frente a la demanda y prestación de los servicios a contratar, a continuación, se presentan las cifras históricas de los servicios ejecutados en los últimos cinco (5) años de la mencionada operación y que corresponden a los años 2017, 2018, 2019, 2020, 2021 y fracción del año 2022.

Procedimiento de recepción, radicación y digitalización de documentos externos recibidos y enviados:

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

ITEM	2017	2018	2019	2020	2021	2022 (31/08/22)
Radicación comunicaciones Entrada física	103.570	107.501	111.690	30.787	6.933	5.044
Radicación comunicaciones Entrada electrónica	181.237	204.814	260.988	305.400	415.654	521.567
Radicación comunicaciones Salida física	62.596	62.505	49.269	11.485	5.247	2554

Procedimiento de organización y administración de archivos de gestión:

ITEM	2017	2018	2019	2020	2021	2022 (31/08/22)
Cantidad de folios recibidos	2.515.645	2.963.015	2.891.276	494.599	507.471	702.417
Cantidad Incorporación de folios	2.515.645	2.963.015	2.845.563	494.599	497.847	675.997
Cantidad Expedientes Organizados	18.169	18.778	44.689	78.152	126.047	69.007
Hoja de Control	4.081	4.598	3.951	4.034	10.858	1.743
Cantidad de Registros Actualización FUID	18.169	18.778	111.919	95.722	125.133	38.288

Administración y custodia de los documentos del archivo central:

ITEM	2017	2018	2019	2020	2021	2022 (31/08/22)
Cantidad cajas Ref.x200	47.141	49.839	59.963	56.748	54.077	48.444
Cantidad Cajas Ref. x300	3.534	3.534	11.725	7.615	9.833	14.504
Total cajas	50.675	53.373	71.688	64.363	63.910	62.948

Nota 1: La variación en la cantidad xx xxxxx de una vigencia a otra obedece al crecimiento del archivo Central.

Nota 2: El porcentaje de la disminución xx xxxxx del año 2020, se debió al realmacenamiento xx xxxxx referencia X200 a cajas referencia X300, y a la organización técnica de las historias laborales de los exfuncionarios bajo custodia del archivo Central del Ministerio de Educación Nacional.

Nota 3: El porcentaje de la disminución xx xxxxx del año 2021, se debió a la eliminación técnica de documentos físicos y el realmacenamiento xx xxxxx referencia X200 a cajas referencia X300.

Procedimiento consulta y préstamo de los archivos de gestión y central

ITEM	2017	2018	2019	2020	2021	2022 (31/08/2022
Cantidad prestamos Archivo central	17.192	23.771	5.697	1.986	178	921
Cantidad de Prestamos archivo de gestión	43.100	46.083	42.452	8.000	4.603	11.982

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Procedimiento de transferencias documentales primarias

ITEM	2017	2018	2019	2020	2021	2022 (31/08/2022)
Cantidad de transferencias	35	4	28	8	12	13

Procedimiento de administración del centro de documentación

ITEM	2017	2018	2019	2020	2021	2022 (31/08/2022)
Recepción material bibliográfico	12150	15325	13600	14400	14970	23473
Clasificación material bibliográfico	12150	15325	13600	14400	14970	23473
Donación material bibliográfico	0	0	2300	2700	3100	3789
Catalogación material bibliográfico	12150	15325	13600	14400	14970	23473
Registro PMB material bibliográfico	12150	15325	9972	9972	0	0
Rotulación material bibliográfico	12150	15325	13600	14400	14970	18436
Ubicación material bibliográfico	12150	15325	13600	14400	14970	18436
Préstamo material bibliográfico	72	57	80	50	60	107

Nota: Para las vigencias 2021 y 2022, se realiza el proceso de catalogación de maneral manual, ya que el Ministerio se encuentra en proceso de adquisición de un nuevo sistema de catalogación.

Procedimientos de digitalización de documentos físicos

ITEM	2019	2020	2021	2022 (31/08/22)
Imágenes de documentos digitalizados	2.160.993	854.079	918.063	501.519

Visto lo anterior y teniendo en cuenta que la entidad debe salvaguardar los archivos existentes y los que se producen en el quehacer diario y que en el grupo de Gestión Documental no tiene el personal con el perfil técnico para ejecutar los procedimientos archivísticos es necesario realizar la contratación de este servicio para poder organizar, custodiar y conservar los documentos del archivo, para su posterior consulta.

Esta contratación se hace necesaria por cuanto el contrato No. 2815422 de 2021 se termina el 30 de noviembre del 2022 y el servicio debe continuar sin interrupción por ser esencial para el funcionamiento de la entidad y la conservación de su memoria institucional.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

El contrato se proyecta para tener una duración de 2 años desde el 1 de diciembre del 2022 al 30 de noviembre del 2024, para lo cual se solicitó autorización de vigencias futuras ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previendo los siguientes beneficios respecto al tiempo señalado y no solamente contratar por una vigencia:

1) Se estima un ahorro aproximado de CIENTO CATORCE MILLONES TRECIENTOS VEINTIDOS MIL SETECIENTOS NOVENTA PESOS M/CTE ($ 114.322.790,00), generado al evitar que se tenga que pagar el traslado del archivo a otra sede,

2) Se evita la compra xx xxxxx para reemplazar las que se deterioran durante los traslados.

3) El precio del servicio y los insumos se congelan durante el término de duración del contrato, ya que una nueva contratación requiere la actualización de precios y por ende un valor superior al momento de contratar.

4) Prestación del servicio de manera ininterrumpida por un periodo mínimo de dos años, evitando así el traumatismo que se causa al servicio durante el periodo de empalme, verbigracia durante 1 mes que dura el empalme no se pueden hacer prestamos de documentos a la entidad y

5) Evitar el desgaste de la administración en la etapa precontractual de estos procesos licitatorios.

Con respeto a la cuantificación del personal, equipos de cómputo, puesto de trabajo e insumos que se requieren por cada vigencia se encuentran descrito en el acápite 13. Valor Estimado del contrato del estudio previo y en el Anexo Técnico.

De acuerdo con todo lo anterior se requiere continuar con la contratación para la administración del archivo de gestión y archivo central, centro de documentación, bodegaje y custodia de todo el acervo documental del Ministerio de Educación Nacional, con una persona jurídica que cuente con un equipo mínimo de 98 personas para la vigencia 2022, 97 personas para la vigencia 2023 y 94 personas para la vigencia 2024, con dedicación del 100% y que cumpa con la normatividad aplicable al objeto contractual, cuyo detalle de las especificaciones técnicas se encuentran contenidas en el ANEXO TÉCNICO que hace parte integral del presente estudio previo. Por lo tanto. es viable llevar a cabo esta contratación.

B. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO

Los servicios para contratar se deberán ejecutar en la ciudad de Bogotá, en la sede o sedes del Ministerio de Educación Nacional, y en las bodegas que proporcione el contratista seleccionado, las que deberán estar ubicadas en la ciudad de Bogotá.

Los servicios contratados para la administración del archivo de gestión y archivo central, centro de documentación, bodegaje y custodia del acervo documental del Ministerio de Educación Nacional se deberán realizar de acuerdo con los procedimientos de gestión documental del Ministerio de Educación Nacional y las especificaciones técnicas establecidas en el ANEXO TÉCNICO que hace parte integral del presente estudio previo, y del cual se destaca lo siguiente

Los servicios requeridos se prestaran para toda la producción y el acervo documental de lo existente y los que se produzcan durante la ejecución del contrato, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, es decir, desde su origen hasta su destino final, llevando a cabo una adecuada identificación y registro de los metadatos para la radicación de las comunicaciones oficiales y la conformación de expedientes físicos, electrónicos y/o digitales con miras a su fácil acceso y recuperación, dando estricto cumplimiento a las normas relacionadas con el manejo de los Archivos en las entidades públicas para la adecuada administración, la seguridad, la conservación y la entrega adecuada y oportuna de los archivos.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Los servicios contratados deberán realizarse teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental que se describen a continuación:

1.1 Recepción, radicación, digitalización y distribución de comunicaciones externas recibidas (GD-PR-03) Procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad

1.1.1 Objetivo: Recibir, radicar, digitalizar y distribuir todas las comunicaciones oficiales externas, que lleguen al Ministerio de Educación Nacional – MEN.

1.1.2 Alcance: Inicia con la recepción y verificación de las comunicaciones oficiales recibidas por los diferentes medios dispuestos para tal fin, hasta la entrega de las comunicaciones oficiales al administrador que corresponda en cada una de las dependencias.

Nota: La descripción de cada una de las actividades se encuentra establecida en el anexo técnico.

1.2 Envío de comunicaciones oficiales (GD-PR-04) Procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad

1.2.1 Objetivo: Enviar las comunicaciones oficiales que se generen en las dependencias del Ministerio de Educación Nacional -MEN atendiendo los requerimientos de las partes interesadas.

1.2.2 Alcance: Inicia con la recepción de las comunicaciones oficiales al Grupo de Gestión Documental, y termina con la Imposición a la empresa de mensajería para ser entregada al destinatario final.

Nota: La descripción de cada una de las actividades se encuentra establecidas en el anexo técnico.

1.3 Organización y administración del Archivo de Gestión (GD-PR-08) Procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad

1.3.1 Objetivo: Identificar, ordenar, agrupar y archivar los documentos producidos por las dependencias del Ministerio de Educación Nacional, de acuerdo con las series y subseries definidas en las tablas de retención documental -TRD, para la conformación, organización, preservación y control de los archivos; teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original y el ciclo vital de los documentos con el fin de recuperarlos de una manera eficaz, eficiente y uniforme.

Las Tablas de Retención Documental pueden ser consultadas en la Página web del Ministerio de Educación Nación en el siguiente link xxxxx://xxx.xxxXxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxx-xx- ciudadano/Transparencia-y- acceso-a-informacion-publica/404073:Transparencia-y-acceso-a- informacion-publica-version-2020.

1.3.2 Alcance: Aplica para todas las dependencias del Ministerio de Educación Nacional, productoras de documentos. Inicia cuando se reciben los documentos para archivar en gestión, continua con la actualización o apertura del expediente físico o electrónico y finaliza con la ubicación de las carpetas en el archivo de gestión de la dependencia; aplicando todos los procesos técnicos y archivísticos, Organización Documental. (Clasificación, conformación de series y subseries y tipos documentales). Ordenación. (Conformación y apertura de expedientes). Descripción. (Diseño de instrumentos de recuperación inventarios documentales, hojas de control para expedientes complejos y su registro en el sistema SGDEA, con sus índices electrónicos) y cargue de metadata al Sistema de Gestión Documental de Archivos - SGDEA a los expedientes que conforman las Series y Subseries Documentales.

Nota: La descripción de cada una de las actividades se encuentra establecida en el anexo técnico.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

1.4 Consulta y préstamo de documentos del archivo de gestión y central (GD-PR-06) Procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad

1.4.1 Objetivo: Atender las solicitudes de consulta y préstamo de documentos de los archivos de gestión y central, por parte de los servidores y contratistas del Ministerio de Educación Nacional con el propósito de apoyar la gestión y eficiencia en la realización de las funciones y el cumplimiento de objetivos y metas de la Entidad.

1.4.2 Alcance: Inicia con la recepción de solicitud de consulta de documentos registrada en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo- SGDEA en el módulo de archivo, continua con la ubicación del expediente y la unidad de conservación para el caso de que el préstamo sea en físico, sigue con la atención del requerimiento, ya sea a través xxx xxxxxxxx o consulta y su respectivo registro y termina con la ubicación del expediente en su unidad de conservación.

Nota: La descripción de cada una de las actividades se encuentra establecida en el anexo técnico.

1.5 Digitalización (GD-PR-14) Procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad

1.5.1 Objetivo: Realizar el proceso de digitalización de los documentos producidos por las dependencias del Ministerio de Educación Nacional de conformidad con la disposición final establecida en las tablas de retención documental (TRD) y/o Tablas de Valoración Documental aprobadas por la Entidad.

1.5.2 Alcance: Inicia con la instrucción del líder del proceso previa selección de los documentos a digitalizar de conformidad con la disposición final establecida en las tablas de retención documental (TRD) y/o Tablas de Valoración Documental aprobadas por la Entidad y finaliza con su cargue y registro en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo-SGDEA.

Nota: La descripción de cada una de las actividades se encuentra establecida en el anexo técnico.

1. 6 Transferencias documentales primarias (GD-PR-09) Procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad

1.6.1 Objetivo: Realizar las transferencias documentales primarias de los Archivos de Gestión al Archivo Central.

1.6.2 Alcance: Inicia con la elaboración del plan anual de transferencias, continua con la revisión de las tablas de retención documental, y la preparación de los expedientes físicos y electrónicos para su traslado y finaliza con la transferencia primaria al archivo central de acuerdo con las Tablas de Retención Documental -TRD.

Nota: La descripción de cada una de las actividades se encuentra establecidas en el anexo técnico

1.7 Transferencias secundarias (GD-PR-17) Procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad

1.7.1 Objetivo: Establecer los lineamientos para la realización de las transferencias documentales secundarias del Archivo Central del Ministerio de Educación Nacional al Archivo histórico del Archivo General de la nación

1.7.2 Alcance: Inicia con la identificación de las series documentales que han cumplido los plazos y que son objeto de conservación total, de acuerdo con las Tablas de retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental, continúa con la revisión de los inventarios y con la elaboración del plan de transferencia secundaria, la preparación de los expedientes físicos y electrónicos para su traslado y finaliza con el traslado y recepción de la documentación por parte del Archivo General de la Nación.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, XXX, Xxxxxx, X.X.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Nota: La descripción de cada una de las actividades se encuentra establecida en el anexo técnico.

1.8 Eliminación de documentos análogos, electrónicos y digitales (GD-PR-10) Procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad

1.8.2 Objetivo: Eliminar los documentos cuando presenten, sean copias idénticas o duplicidad y los expedientes que son objeto de aplicación de tiempos de retención, establecidos en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

1.8.3 Alcance: Inicia con la revisión de las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental continua con el inventario de los expedientes, la aprobación del comité Institucional de Gestión y Desempeño y finaliza con la eliminación de los documentos.

Nota: La descripción de cada una de las actividades se encuentra establecida en el anexo técnico.

1.9 Administración del Centro de Documentación (GD-PR-13) Procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad

1.9.1 Objetivo: Aplicar los procesos técnicos para la catalogación, clasificación, ingreso de la información en el sistema del centro de documentación y procesamiento de los materiales bibliográficos de la Colecciones del Centro de Documentación de la Entidad; con el fin de satisfacer de manera eficaz las necesidades de información de los usuarios internos y externos.

Realizar el procesamiento de los materiales bibliográficos de la Colecciones del Centro de Documentación de la Entidad; aplicando los procesos técnicos para la catalogación, clasificación, ingreso de la información en el sistema del centro de documentación, con el fin de satisfacer de manera eficaz las necesidades de información de los usuarios internos y externos.

1.9.2 Alcance: Inicia con la recepción del material bibliográfico y continúa con la revisión, clasificación, depuración, descripción, procesamiento físico y registro en el sistema del centro de documentación y finaliza con la ubicación del material en los estantes correspondientes.

Nota: La descripción de cada una de las actividades se encuentra establecida en el anexo técnico.

2.Infraestructura Tecnológica

Suministrar los equipos tecnológicos requeridos (hardware) para la operación y ejecución del contrato (escáner, impresoras, lectores de códigos xx xxxxxx y lector de código QR, computadores), y su mantenimiento preventivo y/o correctivo y los software para su funcionamiento, licencias de office, licencias de antivirus, licencias completas de los escáner durante la ejecución del contrato, y cualquier otro equipo que llegase a requerirse para la operación y una adecuada administración del archivo.

Los equipos que se exigen son lo mínimo que se requiere para que en condiciones de ejecución normal se cumpla adecuadamente el objeto del contrato y la ejecución oportuna de cada una de las actividades, estos equipos deben tener Alto rendimiento, estar en buenas condiciones para su funcionamiento y contar con una adecuada Conexión a Internet de 256Kb por persona como mínimo.

Igualmente, Los depósitos de almacenamiento postulados por el proponente deben contar con el área para almacenar 20.000 metros lineales aproximadamente de la documentación del Ministerio de Educación Nacional indicados en el anexo técnico y los que se generen durante la ejecución del contrato.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

El alcance del objeto contractual se debe desarrollar conforme las especificaciones técnicas contenidas en el ANEXO TÉCNICO

C. NORMATIVIDAD APLICABLE

Son aplicables los principios de la Constitución Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública - Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, La ley 1882 de 2018, la Ley 1474 de 2011, Ley 2069 de 2020 y sus decretos reglamentarios, y en lo no regulado particularmente, las normas civiles y comerciales, y las reglas previstas en este pliego de condiciones, y en las adendas que se expidan durante el desarrollo del proceso de selección.

D. MODALIDAD

TIPO DE CONTRATO: Prestación de Servicios

MODALIDAD DE SELECCIÓN: Licitación Pública.

El régimen jurídico aplicable a la presente modalidad de selección del contratista es LICITACION PUBLICA, de conformidad con lo establecido en el numeral 1º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2.007, Reglamentado en el Decreto 1082 de 2015, y demás normas que las complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del presente Licitación Pública.

De conformidad con el numeral 1°, artículo 2°, de la Ley 1150 de 2007, el proceso para la escogencia de los contratistas se realizará, por regla general a través de Licitación Pública. Adicionalmente procede esta modalidad de selección, toda vez que el objeto a contratar por su cuantía y por la naturaleza compleja del mismo, hace necesaria la comparación y ponderación de los elementos de calidad y precio de las ofertas, no puede ser incluido dentro de las excepciones establecidas en los numerales 2, 3, 4 y en la contratación de mínima cuantía del Artículo 2°, de la Ley 1150 de 2007 y sus normas reglamentarias.

En efecto, la escogencia del contratista, conforme a los servicios que pretende adquirir el Ministerio de Educación Nacional con el presente proceso de selección, se debe hacer al proponente que cumpla los requisitos habilitantes y con base en criterios objetivos que ponderen los elementos de calidad y precio de las ofertas.

Mediante la aplicación de fórmulas o la asignación de puntajes a criterios tales como calidad, precio, incorporación con personal en situación de discapacidad e incentivo a servicios nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional, esto último de conformidad con lo dispuesto en la Ley 816 de 2013, el artículo 51 del Decreto Ley 019 de 2012, los Acuerdo Comerciales suscritos y ratificados por Colombia en los términos de lo dispuesto en el Artículo 2.2.1.2.4.1.3 del Decreto 1082 de 2015, así como criterios diferenciales establecidos en la Ley 2069 de 2020 y su reglamentación o la norma que lo modifique, complemente o derogue.

Teniendo en cuenta que el objeto y naturaleza del servicio a contratar, corresponde a una prestación de servicios y dada la cuantía estimada para el desarrollo del mismo, la selección del contratista se realizará mediante un proceso de licitación pública, la cual se regirá por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015, Ley 2069 de 2020 y las demás normas que las modifiquen sustituyan y adicionen.

El pliego de condiciones elaborado por el MEN para el proceso de selección contendrá además de los requisitos exigidos en la Ley 80 de 1993, los definidos en el artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015, así como aquellos establecidos en las demás normas vigentes que regulan la materia.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

En materia de publicidad del proceso de selección se cumplirá de lo dispuesto en los artículos 2.2.1.1.1.7.1 y 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015, referente a la publicidad del proceso en el Sistema Electrónico para la Contratación Estatal — SECOP II y a la obligatoriedad de convocatoria pública en los procesos de licitación.

Así mismo, se dará cumplimiento a lo establecido en el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, estableciendo como criterios de selección la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.

E. OBLIGACIONES

El proponente deberá estar en capacidad en caso de adjudicarle el contrato a desarrollar eficaz, eficientemente y con calidad y oportunidad, las siguientes obligaciones y especificaciones técnicas:

A) EL CONTRATISTA, desarrollará las siguientes obligaciones:

1. ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA

Las obligaciones específicas del contratista están estructuradas en tres (3) etapas así:

1.1. PRIMERA ETAPA: RECEPCIÓN

1. Realizar el empalme para recibir todo el acervo documental del Ministerio de Educación Nacional, que está bajo custodia del actual contratista (en el evento en que suceda cambio de Contratista) en un plazo máximo de un (1) mes, contado a partir de la fecha del acta de inicio del contrato, la recepción la realizará en las instalaciones ofrecidas por el nuevo contratista.

2. Recibir contra inventario los bienes muebles, ubicados en los depósitos, centro de documentación y grupo de gestión documental y dependencias ubicados en las instalaciones el Ministerio de Educación Nacional (Can y Edificio Elemento).

3.Recibir contra inventario los insumos relacionados con el objeto a contratar que tenga bajo custodia el contratista saliente y dejar documentado en Acta y registro fotográfico.

1.2. SEGUNDA ETAPA: OPERACIÓN

Para esta etapa se clasificaron las obligaciones en cinco grupos que se relacionan a continuación:

A. ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN:

4. Recibir, radicar y distribuir en el Sistema de Gestión de Documento electrónico de Archivo (SGDEA), todas las comunicaciones oficiales que ingresan diariamente a la entidad por los diferentes canales destinados para éste fín. Para el caso de las comunicaciones oficiales que ingresan por vía electrónica en horarios no hábil, se deberán radicar y distribuir a más tardar al día siguiente hábil, en la jornada de la mañana y para las comunicaciones que se reciben en físico y que no se alcancen a radicar en el día de ingreso, se deberán radicar y distribuir a más tardar al día siguiente hábil, en la jornada de la mañana. El contratista para el cumplimiento de esta obligación deberá dar aplicación al procedimiento descrito en el anexo técnico numeral 1.1

5. Recibir, las comunicaciones oficiales físicas que se generan a diario en las dependencias del Ministerio de Educación Nacional -MEN, en el sistema de gestión de documento electrónico de archivo documental SGDEA y en físico, las clasifica y carga la información diariamente en la

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

plataforma SIPOT de 4/72, para el correspondiente envío. El contratista para el cumplimiento de ésta obligación deberá dar aplicación al procedimiento descrito en el anexo técnico numeral 1.2.

6. Recibir, Identificar, ordenar y archivar todos los días los documentos producidos por las dependencias del Ministerio de Educación Nacional, de acuerdo con las tablas de retención documental -TRD y ordenar los documentos por series y subseries documentales, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el trámite que los produjo. El contratista para el cumplimiento de ésta obligación deberá dar aplicación al procedimiento descrito en el anexo técnico numeral 1.3.

7. Realizar cada seis meses de acuerdo con el cronograma el saneamiento, el control medioambiental, la desinfección, la fumigación, el control de plagas y roedores; y el mantenimiento de los depósitos del Ministerio de Educación Nacional, de acuerdo con el procedimiento establecido en el Protocolo de requisitos hojas de seguridad para fumigación del Ministerio de Educación Nacional, anexo al pliego de condiciones.

8. Realizar el proceso de digitalización técnica del archivo de gestión, correspondiente a las siguientes series documentales: a) Historias laborales de servidores activos, b) Actos administrativos (Decretos, resoluciones, Autos, Directivas y circulares.) y procesos disciplinarios. El contratista para el cumplimiento de ésta obligación deberá realizarla en el momento en que los documentos le sean entregados y dando aplicación al procedimiento descrito en el anexo técnico numeral 1.4.

9. Atender diariamente las solicitudes de consulta y préstamo de documentos del archivo de gestión, que realicen los servidores públicos y contratistas del Ministerio de Educación Nacional. El contratista para el cumplimiento de ésta obligación deberá dar aplicación al procedimiento descrito en el anexo técnico numeral 1.5.

Nota: El contratista deberá en caso de pérdida de los documentos bajo su custodia realizar la denuncia correspondiente en los términos del artículo 7 Acuerdo 007 de 15 de octubre de 2014 expedido por el Archivo General de la nación.

10. Realizar las transferencias documentales primarias de los Archivos de Gestión al Archivo Central, dando cumplimiento al cronograma de la entidad y de acuerdo con las Tablas de Retención Documental TRD, Para el cumplimiento de ésta obligación el contratista deberá aplicar los procedimiento técnicos descritos en el anexo técnico numeral 1.6.

B. ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL:

11. Identificar, agrupar y archivar a diario los documentos producidos por las dependencias del Ministerio de Educación Nacional de acuerdo con las tablas de retención documental -TRD y/o Valoración Documental y ordenar los documentos por series y subseries documentales establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el trámite que los produjo, con el fin de recuperarlos de una manera eficaz, eficiente y uniforme. El contratista para el cumplimiento de ésta obligación deberá dar aplicación al procedimiento descrito en el anexo técnico numeral 2.1

12. Atender diariamente las solicitudes de consulta y préstamo de documentos del archivo central, que realicen los servidores públicos y contratistas del Ministerio de Educación Nacional. El contratista para el cumplimiento de ésta obligación deberá dar aplicación al procedimiento descrito en el anexo técnico numeral 2.2

Nota: El contratista deberá en caso de pérdida de los documentos bajo su custodia realizar la denuncia correspondiente en los términos del artículo 7 Acuerdo 007 de 15 de octubre de

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, XXX, Xxxxxx, X.X.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

2014 expedido por el Archivo General de la nación.

13. Realizar la eliminación de los documentos o expedientes que son objeto de aplicación de tiempos de retención, establecidos en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental, por deterioro, copias idénticas o duplicidad, cuando el Comité de Desempeño Institucional del Ministerio de Educación Nacional lo autorice El contratista para el cumplimiento de ésta obligación deberá dar aplicación al procedimiento descrito en el anexo técnico numeral 2.3

C. ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN:

14. Realizar la clasificación, ingreso de la información en el sistema PMB y procesamiento físico del material bibliográfico de la Colecciones del Centro de Documentación de la Entidad. El contratista para el cumplimiento de ésta obligación deberá dar aplicación al procedimiento descrito en el anexo técnico numeral 3.1

15. Realizar diariamente el proceso técnico de catalogación, consistente en la clasificación, depuración, descripción, procesamiento físico y registro en el sistema de información PMB, de los materiales bibliográficos del Centro de Documentación del Ministerio de Educación Nacional. El contratista para el cumplimiento de esta obligación deberá dar aplicación al procedimiento descrito en el anexo técnico numeral 3.2

16. Realizar diariamente los préstamos para consulta del material bibliográfico de la Colecciones del Centro de Documentación de la Entidad. El contratista para el cumplimiento de ésta obligación deberá dar aplicación al procedimiento descrito en el anexo técnico numeral 3.3

D. ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA DOCUMENTAL

17. Cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales del Ministerio de conformidad con lo estableciendo en el acuerdo 049 del 2000 y demás normas concordantes).

18. Cumplir con las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, de conformidad con lo estableciendo en el acuerdo 049 del 2000 y demás normas concordantes.

19. Cumplir con las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000, de conformidad con lo establecido en el acuerdo 08 de 2014.

En la contratación de cualquier servicio archivístico, la administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, deberán incluir en el contrato una cláusula de calidad cuya cobertura garantice que el contratista responderá por la calidad de los servicios o productos contratados, de conformidad con la normatividad expedida para la Contratación Estatal.

20. La bodega ofertada por el contratista deberá estar situada lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélico y contar con el área suficiente para albergar la documentación del Ministerio de Educación tiene a su cargo y su natural incremento.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

21. Garantizar que las instalaciones del depósito deberán contar con servicio de vigilancia los 7 días de la semana, 24 horas al día, servicio prestado por una empresa autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

22. Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua, las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

23. Deberá contar con señalización necesaria que permita decidir en caso de riesgo; a prevenir conductas indebidas (fumar, consumo de alimentos, uso de celulares), y a fomentar conductas debidas (prioridades de evacuación, rutas, buen trato de las unidades documentales de acuerdo con la normatividad de SGSST

24. Contar con un protocolo de seguridad e ingreso a sus instalaciones

25. Contar con circuito cerrado de televisión, cámaras a color e infrarrojo, garantizando la seguridad de la información, la grabación deberá ser durante las 24 horas del día, con un backup y conservación de seis (6) meses.

26.Garantizar que las instalaciones del depósito deberán contar con un sistema de alarma contra incendio y robo.

27. Garantizar las instalaciones del depósito deberán contar con un Sistema de detección de incendios y extinción de incendios.

28. Garantizar las instalaciones del depósito deberán contar con un Sistema de control de acceso.

29. Garantizar las instalaciones del depósito deberán contar con un Sistema Control de inundación

30. Garantizar las instalaciones del depósito deberán contar con un sistema de control de Temperatura y Humedad

31. Garantizar la limpieza (en seco) permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantería y de las unidades de conservación, se deben aplicar en todo el espacio físico las estrictas normas de sanidad ambiental para el control de roedores, de insectos y microorganismos, así como la prevención, detección y control de hongos, mediante servicios prestados por empresas certificadas para este tipo de actividad.

• Limpieza en seco: Se debe efectuar dos (2) veces al mes.

• Control de roedores, de insectos y microorganismos: Fumigación una (1) cada seis meses.

Nota: Esta obligación debe ser cumplida por el contratista que haya ofertado dentro de su propuesta los criterios puntuables y se les haya asignado los puntos respectivos

32. Disponer por el término de ejecución del contrato, de 35 puestos de trabajo que incluya silla ergonómica, escritorio con superficie de trabajo de mínimo 1.50 metros, cada escritorio debe contar con separador, cajonera, computador y conexión a internet en la bodega para el proceso de organización de Archivo central y 59 puestos de trabajo con las mismas características de la enunciadas para el personal que llevara a cabo la organización de los expedientes en archivo central desde septiembre a diciembre de 2021.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

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xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Los puestos de trabajo suministrados y adecuados en el lugar de almacenamiento y conservación de la información serán de exclusividad para el personal asignado por el contratista para la ejecución de las actividades del Ministerio de Educación Nacional.

33. Aplicar los protocolos en las bodegas donde se almacena el archivo de gestión y el archivo central, definidos por el Gobierno Nacional, en la Resolución 666 de 2020 “Por medio de la cual se adopta el protocolo general de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia del Coronavirus COVID-19”.

E. GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN DE OTRAS ACTIVIDADES OPERATIVAS:

34. Remitir al Archivo General de la Nación en un período no superior a los treinta (30) días de legalización del contrato, copia de los siguientes documentos: copia digital del contrato estatal suscrito, sus anexos técnicos, y de los otrosí que se llegaren a suscribir.

35. Aplicar durante toda la ejecución del contrato la normatividad que rige la presente contratación, ley 594 de 2000, acuerdo 049 de 2000, acuerdo 008 de 2014, acuerdo 6 de 2015 y demás normas concordantes que regulan la materia archivística y que sean aplicables al objeto del presente contrato.

36. Cumplir con los ofrecimientos adicionales que haya realizado respecto a los requisitos de ponderación presentados en la oferta.

37. Entregar al supervisor del Ministerio el día de la firma del contrato objeto de este proceso , copia del contrato de vigilancia y seguridad privada con el que se garantice la seguridad de la bodega en la que se va a almacenar el acervo documental del Ministerio de Educación Nacional, contrato que deberá haber sido suscrito con una persona natural o jurídica debidamente autorizada o certificada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privadas, so pena de incumplimiento del contrato.

En caso de terminación del contrato de Vigilancia y seguridad privada durante la ejecución del contrato objeto de este proceso licitatorio, el contratista deberá aportar durante los cinco (5) días anteriores a la finalización del contrato de vigilancia, copia del nuevo contrato, el que deberá cubrir el periodo faltante. So pena de incumplimiento del contrato.

38. Presentar en los tres (3) días siguientes a la firma del contrato las hojas de vida del personal que hará parte del contrato para aprobación por parte del Supervisor del Contrato.

39. Atender sin objeción las visitas requeridas por parte del Archivo General de la Nación (AGN) para la inspección, vigilancia, seguimiento y/ control del presente contrato, inspección que no requerirá de autorización previa de la entidad pública contratante y las visitas solicitadas por el ente certificador de calidad del Ministerio de Educación Nacional.

40. Elaborar conjuntamente con el equipo de trabajo de gestión documental dentro de los 15 días siguientes a la firma del acta de inicio del contrato, el cronograma de ejecución de los siguientes planes: plan de trabajo, plan de control de calidad, plan de limpieza y desinfección, plan de fumigación, plan de medición y seguimiento de condiciones ambientales, plan de mantenimiento de equipos e instrumentos, plan de Comunicaciones y plan de capacitación, dichos planes y pasarlo para aprobación del supervisor del contrato. Una vez aprobados ejecutarlos.

41. Efectuar seguimiento al desarrollo del contrato y presentar el correspondiente informe al supervisor del contrato en la reunión que se efectuara dentro de los cinco (5) primeros días del mes siguiente.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

42. Elaborar y presentar en los primeros 15 días después de firmada el acta de inicio, para aprobación del supervisión del contrato la matriz de riesgos frente a la ejecución de los servicios contratados y el plan de contingencia que garantice la continuidad del servicio el cual deberá de establecer las acciones a implementar para evitar que los riesgos se materialicen.

43. Capacitar de acuerdo al cronograma aprobado, al personal asignado para la ejecución del contrato, en temas de en servicio al cliente, temas archivísticos y normatividad archivística vigente, entregando como evidencia (Plan de capacitación, listados de asistencia, evaluación, y memorias de la temática desarrollada).

44. Presentar al supervisor del contrato para su respetiva aprobación dentro de los dos primeros meses de la ejecución del contrato, las especificaciones xxx xxxxxxx y vestido de labor, (materiales, colores, modelos) que se le suministrara al personal contratado que gane hasta dos

(2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, prestación a la que tiene derecho el trabajador cada cuatro (4) meses y cuando hayan cumplido más de 3 meses al servicio del empleador como lo indica el artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo.

Las Dotaciones deben ser entregadas al trabajador en las fechas 30 xx xxxxx, 31 xx xxxxxx y el

20 de diciembre, según el artículo 232 Ibidem.

Todo el personal requerido para la ejecución del contrato debe ser contratado de conformidad por lo regulado por el código sustantivo del trabajo o código laboral, en sus artículos 22 a 75, mediante contrato escrito y por el termino de ejecución del proyecto, por cuanto, los oferentes deben dentro de su propuesta económica, tener en cuenta estos costos.

No se admitirá que el contratista vincule al personal por medio de cooperativas, bolsas de trabajo o contratos de prestación de servicio o cualquier otra modalidad. El contratista debe vincular al personal directamente por medio de contrato de trabajo, garantizando como mínimo los salarios establecidos para cada perfil con todos los emolumentos labores consagrados en el código sustantivo de trabajo.

45. El contratista, se obliga a mantener el valor ofertado de todos los bienes y servicios ofertados, incluido el pago de la remuneración salarial de todo el personal del equipo de trabajo, así como los aumentos salariales para cada vigencia, los que establezca el Gobierno Nacional, para auxiliares y para los demás perfiles el incremento proyectado por el MEN.

46. Entregar al equipo de trabajo el primer día hábil de ejecución del contrato los elementos de protección personal y seguridad industrial necesarios para el equipo de trabajo acorde con las actividades a desarrollar (casco, tapabocas, guantes, gafas protectoras, guantes de vaqueta, guantes de látex, bata de trabajo, protector ergonómico y alcohol) según lo establecido legalmente) y exigir al equipo de trabajo su uso adecuado y permanente.

47. Instalar al día siguiente de la firma del acta de inicio, los equipos tecnológicos con sus licencias y los insumos necesarios, para la operación del contrato tanto en las instalaciones del Ministerio de Educación Nacional, así como en las bodegas donde operara en archivo central y el de gestión.

48. Apoyar el proceso de verificación y revisión de los procesos técnicos de los archivos, productos de contratos en las instalaciones indicadas por los contratistas externos, suministrando el transporte cuando sea requerido.

49. Pagar oportunamente los salarios, prestaciones sociales y seguridad social integral de los empleados que provea para prestar el servicio.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

50. Se aclara que no se acepta pago bajo modalidad auxilio aunado, las prestaciones sociales deben pagarse sobre el valor total devengado por el personal.

51. Suministrar personal adicional para remplazar las ausencias temporal del personal superiores a 8 horas continuas, de manera inmediata. En todo caso se debe cumplir con las metas del día de acuerdo con los niveles de servicio y planes del proyecto.

52. Presentar junto con la hoja de vida del personal que realicen trabajo en alturas la certificación de trabajo en alturas vigente y actualizada

53. Llevar un control diario de productividad de cada una de las personas adscritas al contrato y a partir de estos resultados deberá de presentar las acciones de mejora implementadas para la mejora de aquellas personas que no han cumplido con las metas de producción y la evidencia de los compromisos y acciones acordadas con el recurso humano.

54. Es requisito para el último pago del contrato, presentar el paz y salvo firmado por cada persona que se vinculó para la ejecución del contrato de la liquidación y demás acreencias laborales.

55. Prestar los servicios en las sedes del Ministerio de Educación, ubicada en la ciudad de Bogotá, en el horario establecido por el Ministerio. Así mismo, el contratista contará con la disponibilidad necesaria en caso de que se requiera la prestación del servicio por fuera del horario de trabajo, en ocasiones y/o circunstancias especiales.

56. Responder por la administración y buen manejo de los bienes entregados para la ejecución del contrato.

57. Disponer de los equipos, insumos y suministros necesarios para la eficiente y oportuna prestación de los servicios contratados, sin que por ello haya lugar a revisiones o ajustes de los valores pactados; es decir, los insumos suministrados tendrán el mismo valor durante todo el tiempo de ejecución del contrato. Es de señalar que la lista de elementos y cantidades requeridas podrá variar, de acuerdo con las necesidades resultantes de los procesos archivísticos del Ministerio de Educación Nacional.

58. Aplicar e implementar los procedimientos, formatos y demás documentos contenidos en el SIG (Sistema Integrado de Gestión) del Ministerio de Educación Nacional

59. Cumplir con las demás actividades propias e inherentes con el objeto del contrato y las indicadas por el supervisor, ya sea por cambio y/o actualización del procedimiento; o por ajustes en el marco normativo vigente.

60. Asignar código xx xxxxxx único a cada una de las cajas y las carpetas creadas en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, registrando esta identificación en el SGDEA de la Entidad y en el sistema de información ofertado por el proponente.

61. Presentar al supervisor del contrato para su respetiva aprobación, dentro de los primero cinco

(5) días calendario del mes, la prefectura de los servicios prestados a la Entidad, durante el respectivo período con el informe, consolidados, evidencias y soportes.

62. Radicar la factura en los 10 primeros días calendario del mes de acuerdo con los lineamientos establecidos para este procedimiento por el Ministerio de Educación Nacional

63. Restringir el acceso a las instalaciones donde se almacenarán los documentos del Ministerio de Educación Nacional, solo podrán acceder a ellas el equipo de trabajo del Contratista y el personal del MEN debidamente autorizado por la Supervisión del contrato.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

64. Realizar la respectiva denuncia e informar al supervisor del contrato y al coordinador de gestión documental el hurto, extravío o deterioro de los documentos entregados para radicación y/o entregados al archivo de gestión o central, los costos que ocasione la obtención de copias sustitutivas, así como a los costos de reconstrucción o recuperación estarán a cargo del contratista

65. Entregar un informe inicial, mensual y final del inventario de la documentación que recibe y se tiene en custodia, indicando por dependencia la cantidad xx xxxxx y folios recibidos, debe presentar gráficos, estadísticas y consolidados del inventario presentado en medio magnético, indicando el total de volumetría tanto en cajas, folios y equivalencia en metros lineales conforme la norma NTC- 5029.

66. Entregar los inventarios actualizados de los archivos de gestión, central y centro de documentación en medio electrónico, al supervisor del contrato y al coordinador de Gestión documental 15 días hábiles antes de la terminación del contrato, los documentos recibidos durante estos 15 días se deberán entregar relacionando el radicado i tipo de documento y la cantidad de folios da cada uno.

67. Tener en los depósitos de gestión y bodega del archivo central KIT primeros auxilios para los archivos, el cual debe incluir cinta mágica y pegante adhesivo.

68. Suministrar alcohol y amonio cuaternario para los procesos de desinfección de acuerdo con los protocolos establecidos para el manejo del COVID-19 y sus variantes.

69. Disponer de un espacio en la bodega para todos los elementos que se vayan a eliminar para su reciclaje del Ministerio.

70. Contar con un aplicativo de préstamos y consultas para administrar los inventarios de los archivos de Gestión y Central, permitiendo migrar la información generada al Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo -SGDEA cuando la Entidad lo requiera bajo la estructura de metadatos del formato establecido. Ver Formato cargue de inventarios.

1.3. TERCERA ETAPA: OPERACIÓN FINAL

71. Entregar en las instalaciones del contratista entrante, todo el acervo documental de los archivos de gestión y central que tenga bajo su custodia y en su bodega, para ello deberá realizar punteo de las carpetas y cajas una a una, revisando que los campos establecidos en el Formato Único de Inventario Documental FUID- concuerden con los datos de las cajas y carpeta física y en caso de que se presente alguna novedad en la entrega de las cajas o las carpetas ,deberá informar la causa de esta: (préstamo, no encontrada, no recibida de la unidad documental) en un plazo máximo de un (1) mes, contado a partir de la fecha de terminación del contrato. Dicho procedimiento se encuentra descrito en el anexo técnico.

72. Entregar todo el acervo documental de los archivos de gestión y la documentación del centro de documentación al contratista entrante que permanece en las instalaciones del Ministerio de Educación Nacional realizando punteo de las publicaciones, cajas y carpetas una a una, revisando que los campos establecidos en el Formato Único de Inventario Documental FUID- concuerden con los datos de las cajas y carpeta física y en caso de que se presente alguna novedad en la entrega deberá informar la causa de esta: (préstamo, no encontrada, no recibida de la unidad documental) en un plazo máximo de un (1) mes, contado a partir de la fecha de terminación del contrato. Dicho procedimiento se encuentra descrito en el documento ANEXO No. 8 “Protocolo de empalme, embalaje y entrega de archivos

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

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73. Entregar los inventarios actualizados del archivo central en medio electrónico con sus respectivos códigos xx xxxxxx, al supervisor del contrato y al coordinador de gestión documental 15 días hábiles antes de la terminación del contrato

74. Entregar al supervisor del contrato y al coordinador de gestión documental, 15 días hábiles antes de la terminación del contrato, los inventarios actualizados del archivo de gestión y centro de documentación impresos para realizar el respectivo punteo, y en medio magnético con sus respectivos códigos xx xxxxxx de acuerdo con la metadata definida por el Ministerio, se deben incluir los registros del inventario adicionados durante la ejecución del mismo.

75. El último día hábil de contrato o cuando el Ministerio lo requiera y durante las veces que sea necesario, el contratista deberá entregar sin restricción los datos e información (en el formato pactado con el Ministerio de Educación

76. Entregar al Ministerio de Educación Nacional, los formatos de control de préstamos a la fecha del empalme y un reporte de los prestamos abiertos, los cuales deberán estar firmados por los funcionarios que tiene dicha documentación

77. Entregará el inventario físico punteado al Ministerio, para la elaboración del acta y recibido a satisfacción. Ver descripción del procedimiento en el protocolo para empalme, embalaje, entrega y traslado de archivos.

78. Devolver los elementos que le hayan sido entregados al personal del contratista, como espacios físicos, bienes muebles, equipos o elementos de oficina al coordinador de Gestión documental del Ministerio. éstos deberán devolverse en buen estado teniendo en cuenta el deterioro normal por el uso y paso del tiempo, sin embargo, si los espacios o bienes presentan daños por causa del personal del contratista éste deberá asumir el arreglo o costo del bien.

79. Garantizar la seguridad del acervo documental en el momento del traslado para la entrega, cerrando las cajas con zuncho o en su defecto con cinta de papel, con el fin de prevenir que la documentación no se mezcle, ni se pierda.

80. Garantizar el adecuado tratamiento y manejo de la información, su confidencialidad y privacidad a la cual se tenga acceso con ocasión del contrato, aun después de su finalización

81. Garantizar la continuidad de la operación en la forma como se viene realizando con el contratista saliente y para ello se sugiere contratar el 80% del personal que actualmente se encuentra vinculado y que conoce y aplica los procedimientos para cada una de las dependencias, siempre y cuando cumpla con las condiciones de reclutamiento y selección del contratista , así como con el perfil solicitado por el Ministerio de Educación Nacional. Para tal efecto, tan pronto se firme el contrato, el supervisor del contrato entregara al contratista las hojas de vida de todo el personal que se encuentra laborando

82. Efectuar los pagos a los trabajadores de los salarios y los aportes de legales con anterioridad a la radicación de la factura mensual.

83. Enviar al supervisor del contrato siempre que haya vinculación de personal copia de las constancias de Afiliación Sistema de Seguridad Social Integral y Protección Social.85. Garantizar que todo el personal vinculado laboralmente para la ejecución de este contrato, cuente con los exámenes médicos laborales obligatorios de que trata la resolución 2346 de 2007 expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y demás normas concordantes que existan sobre la materia.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

84. Cumplir con todas las obligaciones legales que tenga frente al personal empleado para la ejecución del presente contrato, especialmente las de carácter laboral, lo cual incluye, suministro de dotación, el pago de salarios, compensaciones, prestaciones sociales, indemnizaciones y aportes a E.P.S., A.R.L., pensiones, cajas de compensación familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y cualquier otro aporte fiscal o parafiscal que pudiere ser debido o llegare a serlo en el futuro.

85. El incumplimiento o retardo en el pago de los salarios, prestaciones y/o seguridad social, dará lugar a las sanciones legales

86. Efectuar cumplidamente la retención en la fuente a los empleados sujetos a ella, así como el pago de los valores recaudado

87. Remitir mensualmente al supervisor del contrato del Ministerio de Educación Nacional los reportes de los aportes efectuados en cumplimiento del pago de las prestaciones sociales parafiscales del personal asignado.

88. Mantener vigente la afiliación al sistema de seguridad social integral por el término de duración del presente contrato respecto de todas las personas que envíe como trabajadores para el desarrollo del objeto contractual

89. Mantener el salario base para el personal el cual será como mínimo para la vigencia 2022 el relacionado en la siguiente tabla, mas todos sus factores prestacionales xx xxx.

CARGO	SALARIO PARA DEVENGAR
Coordinador de proyecto	$4.797.926
Profesional 1	$4.318.133
Profesional 2	$2.878.755
Profesional Bibliotecólogo	$2.878.755
Líder de Correspondencia	$2.317.514
Radicadores	$1.738.136
Técnicos	$1.738.136
Auxiliares	$1.158.757

90. El contratista deberá realizar el aumento de los salarios SMMLV, para los perfiles de auxiliares según lo decretado por el Gobierno Nacional para cada una de las vigencias, y para los demás perfiles será como mínimo el proyectado por el Ministerio de Educación Nacional para las vigencias 2023 el 4.3% y 2024 el 3%.

91. El contratista deberá remitir las planillas de aportes a la seguridad social antes del proceso de facturación para validación previa del Ministerio, donde se revisará que el salario base sea el estipulado para cada uno de los perfiles en el anexo técnico.

Es importante aclarar que todo personal debe ser de dedicación completa y dedicación al 100%para el proyecto.

92. Deberá cumplir con los ofrecimientos adicionales que haya realizado respecto a los requisitos de ponderación.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

93. Cumplir con las demás actividades propias e inherentes con el objeto del contrato y las indicadas por el supervisor, ya sea por cambio y/o actualización del procedimiento; o por ajustes en el marco normativo vigente.

2. GENERALES DEL CONTRATISTA:

1. Asumir la responsabilidad de todas las actividades relativas a la ejecución de las obligaciones establecidas en este contrato.

2. Participar en las reuniones que sean convocadas por la supervisión y/o interventoría, relacionadas con la ejecución del contrato.

3. Disponer de los medios necesarios para el mantenimiento, cuidado y custodia de la información objeto del presente contrato.

4. Entregar a EL MINISTERIO, periódicamente y al finalizar el contrato, o cuando el supervisor o interventor lo solicite, todos los documentos y archivos (físicos y electrónicos) a su cargo y que se produzcan en ejecución de sus obligaciones, debidamente inventariados conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación.

5. Entregar a la Subdirección de Gestión Administrativa de EL MINISTERIO a la finalización del plazo de ejecución, o cuando esta, o el supervisor del contrato lo solicite, los bienes devolutivos que le hayan sido asignados en custodia.

6. Utilizar en debida forma las claves asignadas para el ingreso a los sistemas de información y gestión de EL MINISTERIO, que requiera para la ejecución del contrato y al finalizar el mismo, informar para su desactivación y, garantizar la seguridad y reserva de la información conocida por estos u otros medios durante la ejecución del contrato.

7. Colaborar en el suministro y respuesta de la información correspondiente a los requerimientos efectuados por los organismos de control del Estado Colombiano o cualquier otra autoridad, en relación con la ejecución, desarrollo o implementación del contrato y de asuntos relacionados con el mismo.

8. Dar respuesta a las peticiones, quejas, reclamos o sugerencias, que sean asignadas, en los términos establecidos en la ley.

9. Dar cumplimiento a las normas y planes ambientales de EL MINISTERIO, en especial lo concerniente a manejo de basuras y ahorro de agua, energía y papel.

10. Solicitar autorización escrita de EL MINISTERIO para utilizar el nombre, emblema o sello oficial con fines publicitarios o ajenos a los establecidos en los lineamientos de EL MINISTERIO.

11. Cumplir con las condiciones de experiencia y todos aquellos que sean necesarios, de acuerdo con el objeto a contratar, incluido el requerimiento referente a SST descrito en la guía Requisitos específicos de Seguridad y Salud en el Trabajo en las adquisiciones de productos y servicios, para los objetos en los que aplique. Mantener actualizados los sistemas de información sobre los cuales se le haya asignado usuario y contraseña durante la ejecución del contrato y entregar al supervisor las evidencias del estado en que se encuentre, en los informes de ejecución contractual parcial o final.

12. Mantenerse actualizado en los términos, condiciones, manuales y guías del SECOP ll, de la página de Colombia Compra Eficiente y operar dicha plataforma en lo que le corresponde con responsabilidad y transparencia.

13. Asumir con la suscripción del contrato, la obligación de realizar los pagos al SISS (salud, pensión y riesgos laborales), de acuerdo con la normatividad vigente aportando los soportes de pago correspondientes, y en caso de incumplimiento total o parcial, responder por las consecuencias y sanciones que disponga la ley.

14. No subcontratar la ejecución del objeto contractual,

15. No vincular menores de edad, en aplicación a la Resolución No. 1677 de 2008 del Ministerio de Protección Social y los Pactos, Convenios y Convenciones Internacionales ratificados por Colombia, sobre los derechos de los niños.

16. Verificar el cumplimiento de la Ley 1918 de 2018 y el Decreto 753 de 2019, en especial lo referente al registro de antecedentes en bases de datos de la Policía Nacional con relación a agresores sexuales.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

17. En caso de que proceda el registro y asignación de una firma digital, usarla dentro de los límites impuestos por el objeto y las obligaciones del presente contrato y en todo caso con la debida autorización de quien corresponda.

18. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.

19. Respetar los derechos humanos en todas las actuaciones que realicen con ocasión al contrato o contratos a suscribir

B) OBLIGACIONES DE EL MINISTERIO

1. Exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato.

2. Vigilar la ejecución del contrato a través del supervisor que se designe o a través de la interventoría que se contrate.

3. Certificar y efectuar los pagos causados por EL CONTRATISTA.

4. Entregar la información requerida para el cumplimiento de las obligaciones de EL CONTRATISTA, siempre y cuando no sea obligación de este.

5. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias a que hubiere lugar.

6. Presentar al contratista a través del supervisor o la interventoría las sugerencias y observaciones sobre el trabajo a realizar para que se satisfaga la necesidad del MINISTERIO y el objeto de la contratación.

7. Todas las demás que resulten necesarias e indispensables para el cabal cumplimiento de los fines del contrato.

F. CLASIFICACIÓN UNSPSC

El servicio objeto del presente proceso de contratación está clasificado en el Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard Products and Services Code) — UNSPSC y los proponentes podrán estar registrados hasta el tercer nivel, en alguna de las siguientes clasificaciones:

SEGMENTO	FAMILIA	CLASE	PRODUCTO	DESCRIPCION
81	8111	811112	81112000	Servicios de datos
80	8016	801615	80161506	Servicios de archivo de datos
78	7813	781318	78131804	Bodegaje y almacenamiento especializado
43	4323	432315	43231500	Software funcional específico de la empresa
44	4412	441220	44122000	Carpetas de archivo, carpetas y separadores
80	8011	801116	80111600	Servicios de personal temporal
78	7813	781316	78131602	Servicios de almacenaje de carpetas
80	8010	801016	80101600	Gerencia de proyectos

G. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. PRESUPUESTO OFICIAL

El valor total estimado para la presente contratación corresponde a la suma de DOCE MIL DOSCIENTOS DIESCIOCHO MILLONES TRESCIENTOS OCHENTA Y SIETE MIL TRES

CIENTOS ONCE PESOS M/CTE ($00.000.000.000) INCLUIDO IVA, discriminado de la siguiente manera para las vigencias 2022,2023 y 2024.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

VIGENCIA 2022	$ 677.646.057
VIGENCIA 2023	$ 5.828.769.739
VIGENCIA 2024	$ 5.711.971.515
TOTAL CONTRATO	$ 00.000.000.000

H. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El valor o presupuesto oficial se encuentra amparado presupuestalmente, así:

VIGENCIA	CDP 83522	VALOR INICIAL	VALOR A COMPROMETER	RUBRO	RECU RSO	CSF/S SF
VIGENCIA 2022	CDP 83522	$493.865.188	$ 493.865.188	A-02-02-02- 008-003	10	CSF
	83522	$184.234.598	$ 183.780.869	A-02-02-02- 008-003	16	SSF
	TOTAL	$678.099.786	$ 677.646.057
2023	VF	$5.828.769.739	$5.828.769.739	EN TRAMITE
2024	VF	$5.711.971.515	$5.711.971.515	EN TRAMITE

I. VALOR Y FORMA DE PAGO

El valor del contrato será cancelado al contratista de la siguiente forma:

VIGENCIA 2022:

• Un (1) pago, contra servicios efectivamente prestados en la vigencia y de acuerdo con los precios unitarios ofertados, previa presentación del certificado de cumplimiento de pago expedido por el supervisor del contrato junto con la factura, acorde con los requisitos de la entidad.

VIGENCIA 2023:

• Doce (12) pagos mensuales, contra servicios efectivamente prestados y precios unitarios ofertados para la vigencia, previa presentación del certificado de cumplimiento de pago expedido por el supervisor del contrato junto con la factura, acorde con los requisitos de la entidad.

VIGENCIA 2024:

• Once (11) pagos mensuales, contra servicios efectivamente prestados y precios unitarios ofertados para la vigencia, previa presentación del certificado de cumplimiento de pago expedido por el supervisor del contrato junto con la factura, acorde con los requisitos de la entidad.

Para todos y cada uno de los pagos se requiere presentación del informe mensual de actividades avalado por el supervisor del contrato, la factura correspondiente, comprobante de pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en salud, pensiones, riesgos laborales y de aportes parafiscales (SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar) si estuviere obligado y el certificado de cumplimiento expedido por el supervisor.

Todo pago está sujeto a la disposición de la programación anual mensualizada PAC de EL MINISTERIO.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

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J. PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo de ejecución del contrato es de veinticuatro (24) meses, con fecha de inicio 1 diciembre de 2022 hasta el 30 de noviembre de 2024, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.

K. LUGAR DE EJECUCIÓN

El lugar de ejecución del contrato será la ciudad de Bogotá D.C.

Domicilio contractual: Bogotá D.C

V. REQUISITOS HABILITANTES

Se considerarán como requisitos habilitantes los señalados en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 correspondientes a la capacidad jurídica, capacidad financiera y condiciones de experiencia del proponente, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015 y el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018.

El MEN para el presente proceso de selección no acepta propuestas bajo la modalidad de promesa sociedad futura ni de promesa de conformación de consorcios o uniones temporales.

El Ministerio de Educación Nacional verificará con el Registro Único de Proponentes el cumplimiento de los requisitos habilitantes, además se verificará con los documentos que se solicitan para aquella información adicional que no reposa en el RUP. Esta verificación se hará de acuerdo con los artículos 2.2.1.1.1.5.2 y 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015 y el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente.

La capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección conforme a lo señalado en el artículo 5 de la ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 2.2.1.1.1.53 del decreto 1082 de 2015, así:

N°	FACTORES DE VERIFICACIÓN
1	CAPACIDAD JURÍDICA	CUMPLE / NO CUMPLE
2	CAPACIDAD FINANCIERA	CUMPLE / NO CUMPLE
3	CAPACIDAD TÉCNICA	CUMPLE / NO CUMPLE
RESULTADO		CUMPLE / NO CUMPLE

De conformidad con el numeral 6.1 del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, solo en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar se requiera la verificación de requisitos del Proponente adicionales a los contenidos en el RUP, la Entidad Estatal puede hacer tal verificación en forma directa.

NOTA 1: El RUP y la información objeto de verificación contenida en él, deberá estar vigente y en firme al momento de la presentación de la oferta para que ésta sea considerada en la verificación como habilitada o no habilitada.

NOTA 2: De conformidad con el Artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, las personas jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en el

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PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

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presente proceso de selección deben estar inscritas en el RUP y su registro e información estar vigente al cierre del proceso.

NOTA 3: El requisito señalado en la nota anterior debe ser cumplido por el proponente y en caso de tratarse de figuras asociativas (consorcios y uniones temporales), el requisito debe ser cumplido por cada uno de los integrantes que la conforman.

VERIFICACION DE LOS REQUISITOS HABILITANTES:

A. CAPACIDAD JURÍDICA HABILITANTE (CUMPLE/NO CUMPLE)

En el presente Proceso de Contratación pueden participar personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras; consorcios, uniones temporales, cuyo objeto social permita la realización del objeto del contrato a celebrarse.

La duración de las personas jurídicas, asociaciones en consorcio o unión temporal debe ser por lo menos por el plazo del contrato y tres (3) años más.

El MEN revisará que los proponentes no se encuentren incursos en causales de inhabilidad, incompatibilidad o conflictos de interés para celebrar o ejecutar el contrato. Para ello, revisará el boletín de responsables fiscales, el certificado de antecedentes disciplinarios, el certificado de antecedentes judiciales, el Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC, Registro de Deudores Alimentarios Morosos (REDAM) cuando entre en operación y el RUP para verificar que no haya sanciones, multas o contravenciones inscritas.

El análisis de los documentos solicitados no da derecho a asignación de puntaje, pero conducirá a determinar si el proponente CUMPLE o NO CUMPLE con las condiciones para participar, lo cual HABILITA o INHABILITA las propuestas para su evaluación técnica y económica. Se estudiarán y analizarán los requisitos esenciales de orden legal, verificando su estricto cumplimiento.

Por lo anterior, el proponente deberá presentar:

1. Carta de Presentación de la Propuesta (FORMATO 1).

El proponente aportará una carta de presentación de la propuesta firmada, en la cual se destaque la identificación clara del sujeto jurídico que hace la oferta, el cual debe corresponder al usuario del proponente; el ofrecimiento incondicional de celebrar el contrato propuesto; y la manifestación y el compromiso de acoger y respetar las reglas del proceso de selección. Esta deberá estar suscrita por el interesado que será la persona natural o el representante legal para personas jurídicas, del consorcio o unión temporal, o por el apoderado debidamente constituido, evento en el cual se debe anexar el original del poder donde se especifique que se otorga para presentar la carta de presentación y la oferta.

Para facilitar este trámite se dispondrá del anexo para tal fin. El contenido de dicho documento podrá ser variado a criterio de los proponentes, siempre y cuando conserve sus elementos esenciales. El proponente NO podrá señalar condiciones diferentes a las establecidas en el pliego de condiciones.

En caso de que no se allega firmada la carta de presentación de la oferta, con la presentación de la misma en el SECOP II se entenderá firmada por el representante legal de acuerdo con el usuario que le debe corresponder, y por consiguiente obliga en todo su contenido y se presumirá su legalidad.

Dentro de la carta de presentación de oferta, deberá declarar bajo la gravedad de juramento que no está en curso de inhabilidad e incompatibilidad.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

El proponente persona natural, jurídica o proponente plural deberá conocer y se responsabiliza por su capacitación en el manejo de la plataforma de SECOP II, y conocimiento de la presentación de la propuesta de conformidad con las capacitaciones que brinda Colombia Compra Eficiente y de las Guías expedidas por dicha entidad.

2. Garantía de Seriedad de la Oferta:

El proponente debe presentar con la propuesta una Garantía de Seriedad de la Oferta que cumpla con los parámetros, condiciones y requisitos que se indican en este literal.

La no presentación de la garantía de seriedad de la oferta con la propuesta generará que la Oferta sea RECHAZADA. Se entenderá que no presentó la garantía cuando ninguno de los datos coincida con los del proceso.

Características de las Garantías

El proponente deberá constituir a favor del MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL, NIT 899.999.001-7, una garantía de seriedad bajo cualquiera de las clases permitidas por el artículo 2.2.1.2.3.1.2 del Decreto 1082 de 2015, a saber: (i) Contrato de seguro contenido en una póliza, (ii) Patrimonio autónomo, (iii) Garantía Bancaria. Si esta es una póliza, deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia.

Las garantías deberán ser expedidas con estricta sujeción a los requerimientos previstos en el mismo Decreto 1082 de 2015 y lo dispuesto en el Pliego y deben indicar:

• Asegurado/ Beneficiario: La garantía de seriedad de la Propuesta deberá ser otorgada a favor del MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL.

• Amparos de la Garantía de Seriedad: La Garantía de Seriedad cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento en los eventos señalados en el artículo 2.2.1.2.3.1.6. del Decreto 1082 de 2015.

• Xxxxx Xxxxxxxxx y Vigencia: De acuerdo con el artículo 2.2.1.2.3.1.9 del Decreto 1082 de 2015 el valor asegurado de la garantía de seriedad será mínimo xxx XXXX POR CIENTO (10%) de la OFERTA. La Vigencia de la Garantía será de noventa (90) días contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso de selección, pero en todo caso, de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.2.3.1.9 del Decreto 1082 de 2015, la misma se extenderá desde el momento de presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía única de cumplimiento que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.

• Tomador / Afianzado: Si el Proponente es una persona jurídica, la garantía deberá tomarse con el nombre o razón social y tipo de sociedad que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, y no sólo con su sigla, a no ser que en el referido documento se exprese que la sociedad podrá denominarse de esa manera. Cuando la Propuesta sea presentada por Consorcio o Unión Temporal, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes de la estructura plural, para lo cual se deberá relacionar claramente los integrantes, su identificación, tipo de sociedad y porcentaje de participación, quienes para todos los efectos serán los otorgantes de la misma, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.3.1.4 del Decreto 1082 de 2015.

NOTA 1: El objeto de la garantía deberá corresponder al objeto del presente proceso de selección.

NOTA 2: La no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de esta.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, XXX, Xxxxxx, X.X.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

NOTA 3: Si el oferente favorecido con la adjudicación no suscribe el correspondiente contrato para, el MEN, se reserva la facultad, de exigir al oferente clasificado en segundo (2°) lugar, la prórroga de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta, hasta la expedición de los contratos, y así sucesivamente a los demás oferentes; siempre y cuando, su oferta sea favorable para el MEN.

3. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio y/o Documento Legal Idóneo.

Se verificará la circunstancia que el objeto social permita la realización del objeto del contrato a celebrarse, y que cuenta con la capacidad jurídica para celebrar y ejecutar contratos. Para lo anterior el proponente (persona jurídica) deberá presentar el certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal o por la autoridad competente que certifique de acuerdo con la naturaleza del proponente; expedido dentro de los treinta (30) días calendario al cierre del proceso.

Además, deberá indicar la duración de la sociedad, la cual no podrá ser inferior a la vigencia del contrato y tres (3) años más.

En caso de consorcio o unión temporal (personas jurídicas), cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado con los requerimientos establecidos anteriormente.

Si se trata de un proponente persona natural singular y los miembros del proponente Plural (personas naturales), deberán anexar copia de la cedula de ciudadanía o Certificado de Matricula Mercantil del establecimiento de comercio, según el caso.

En el evento que del contenido del certificado expedido por la Cámara de Comercio se haga la remisión a los estatutos de la sociedad para establecer las facultades de representación legal, el proponente deberá anexar copia de la parte pertinente de dichos estatutos.

En caso de personas naturales que no estén obligadas a inscribirse en el registro mercantil, como es el caso de las profesiones liberales, no deberán acreditar tal requisito.

Si la oferta se presenta a nombre de una Sucursal se deberá anexar los Certificados tanto de la Sucursal como de la Casa Principal.

Si el proponente es persona jurídica que legalmente no está obligada a registrarse en la Cámara de Comercio, deberá allegar el documento legal idóneo que acredite su existencia y representación o reconocimiento de personería jurídica, con fecha de expedición no mayor a (30) días calendario al cierre del proceso contractual.

En caso de personas extranjeras no inscritas en el registro mercantil o en el registro único de proponentes por no tener domicilio o sucursal en el país, deben acreditar su existencia y representación legal con el documento idóneo expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio no anterior a tres (3) meses desde la fecha de presentación de la Oferta, en el cual conste su existencia, fecha de constitución, objeto, duración, nombre del representante legal, o nombre de la persona que tenga la capacidad de comprometerla jurídicamente, y sus facultades, señalando expresamente que el representante no tiene limitaciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, o aportando la autorización o documento correspondiente del órgano directivo que lo faculta. Así mismo, su decisión de establecer negocios en Colombia deberá cumplir con los requisitos señalados en el artículo 472 del Código de Comercio.

En el evento en que el interesado extranjero no cuente con un documento que contenga la totalidad de la información, deberá presentar los documentos que sean necesarios para acreditar lo solicitado en el presente numeral expedidos por las respectivas autoridades competentes.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Si no existiese ninguna autoridad o entidad que certifique la información aquí solicitada, el proponente extranjero deberá presentar una declaración juramentada de una persona con capacidad para vincular y representar a la sociedad en la que conste: Que no existe autoridad u organismo que certifique lo solicitado en el presente numeral; y la capacidad para vincular y representar a la sociedad de la persona que efectúa la declaración y de las demás personas que puedan representar y vincular a la sociedad, si las hay.

El proponente extranjero deberá acreditar:

• Que el objeto social principal o complementario permite la realización del objeto del Contrato a celebrarse, para lo cual presentará un extracto de sus estatutos sociales o un certificado del representante legal o funcionario autorizado (esta persona deberá aparecer en los estatutos). Para estos efectos, la autorización se entiende contenida dentro de la autorización general otorgada para comprometer a la sociedad.

• La suficiencia de la capacidad de su representante legal o de su apoderado especial en Colombia para presentar la propuesta y suscribir el Contrato, para lo cual presentará un extracto de sus estatutos sociales o un certificado del representante legal o funcionario autorizado (esta persona deberá aparecer en los documentos señalados en el numeral anterior.

• Que su duración sea por lo menos igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más, para lo cual presentará un extracto de sus estatutos sociales o dos (2) certificados del representante legal o funcionario autorizado (esta persona deberá aparecer en los documentos señalados en el numeral anterior).

Cuando el proponente fuere una persona jurídica sin ánimo de lucro domiciliada en Bogotá, D.C., el MEN verificará en la plataforma de Sistemas de Información Personas Jurídicas de la Secretaría Jurídica de Bogotá, si la Persona Jurídica se encuentra activa, en caso de que no esté allí registrada deberá aportar el Certificado de inspección, vigilancia y control, con vigencia no mayor a 90 días calendario, expedido por la Subdirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas, sin ánimo de lucro y/o la Entidad que ejerza el control y vigilancia, en el cual conste que la sociedad puede ejercer su objeto social, cumple con los requisitos exigidos y no tiene sanciones o límites a su ejercicio social.

4. Autorización para Contratar:

En caso de existir limitaciones en las facultades del representante legal señaladas en los estatutos, el proponente deberá anexar copia del Acta de Junta de Socios o Junta Directiva, u órgano competente, según el caso, donde se le autorice para comprometer a la sociedad en la contratación y suscribir los documentos que se requieran en su desarrollo y para constituir el consorcio o la unión temporal, si a ello hubiere lugar.

5. Fotocopia del documento de identificación:

Presentar Fotocopia del documento de identidad de la personal natural o del representante legal para persona jurídicas y/o del apoderado del proponente. En el caso de proponente plural, se debe presentar copia del documento de identidad de la persona natural o del representante legal y/o del apoderado de cada uno de sus integrantes y del representante legal de la persona plural.

Las personas naturales extranjeras deberán acreditar su existencia mediante la presentación de copia de su pasaporte, y si se encuentran residenciadas en Colombia realizaran la acreditación mediante la presentación de copia de la Cédula de Extranjería expedida por la autoridad colombiana competente.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

6. Poder cuando la propuesta se presente por intermedio de un apoderado:

Cuando el oferente actúe a través de un representante o apoderado deberá acreditar, mediante documento legalmente expedido, que su representante o apoderado está expresamente facultado para presentar la oferta y firmar el contrato respectivo.

7. Apoderado para oferentes extranjeros:

Los oferentes extranjeros sin sucursal o domicilio en Colombia deberán presentar sus propuestas a través de apoderado facultado para tal fin, con arreglo a las disposiciones legales que rigen la materia.

La persona natural o jurídica de origen extranjero, que no sea residente en Colombia, podrá presentar propuesta, previo cumplimiento de los requisitos generales establecidos para tal fin, aplicables a los oferentes nacionales con las excepciones del caso y especialmente cumpliendo los siguientes requisitos:

• Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán acreditar la constitución de un apoderado (Poder Especial), domiciliado y residente en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato, así como para representarla administrativa, judicial o extrajudicialmente.

• Deberá adjuntar el certificado de existencia y representación legal o el documento equivalente del país en que se haya constituido legalmente. Si el mismo se encuentra en idioma distinto al castellano, debe presentarse en su lengua original junto con la traducción al castellano. En el evento en que el oferente extranjero ostente limitación en su capacidad de contratación o de oferta, deberá adjuntar el documento mediante el cual se remueva dicha limitación. En lo no previsto aquí expresamente, se aplicará el régimen dispuesto para los nacionales colombianos y que le sea aplicable a los extranjeros.

En el evento de resultar favorecido con la adjudicación un proponente extranjero sin domicilio ni sucursal en Colombia, para efectos de poder ejecutar el contrato deberá previamente constituir una sucursal en Colombia en los términos del Código de Comercio, de acuerdo con lo señalado en los artículos 471 y 474 del citado Código.

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 874 del Código de Comercio, en concordancia con el Artículo 28 de la Ley 9 de 1991, el artículo 3 del Decreto 1735 de 1993 y la Resolución No. 8 de 2000, modificada por la Resolución 6 de 2006, emanada del Banco de la República, el valor en pesos colombianos del contrato o contratos celebrados en moneda distinta será el de la fecha de su suscripción o firma, de acuerdo con la tasa de cambio oficial que indique el Banco de la República.

8. Documento de Conformación del Consorcio o Unión Temporal, si es la condición del oferente (FORMATO 3)

Los proponentes que se presenten bajo una de estas modalidades deberán presentar el documento que acredite la conformación del Consorcio o Unión Temporal con el lleno de los requisitos exigidos por el parágrafo 1º del artículo 7º de la Ley 80 de 1993.

En el documento de constitución deberá constar la siguiente información:

• Los proponentes indicarán si su participación es a título de Consorcio o Unión Temporal.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

• En caso de unión temporal deberán señalar los términos y porcentaje de su participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del MEN.

• En caso de consorcio deberán señalar el porcentaje de la participación de cada integrante en la propuesta para efectos de los factores de habilitación, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del MEN.

• Designar la persona que para todos los efectos representará el Consorcio o a la Unión Temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.

• Indicar el término de duración del Consorcio o Unión temporal, el cual no podrá ser inferior al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.

Nota 1: Para la presentación de los documentos que se enuncian como requisitos habilitantes jurídicos, cada uno de los integrantes del Consorcio o de la Unión Temporal deberá acompañarlos y/o acreditarlos en forma individual, sin perjuicio del documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal.

En los casos en que se conformen sociedades bajo cualquiera de las modalidades previstas en la ley con el único objeto de presentar una propuesta, celebrar y ejecutar un contrato estatal, la responsabilidad y sus efectos se regirá por las disposiciones previstas en la ley para los consorcios, por lo tanto, en caso de uniones temporales es obligatorio señalar los términos y porcentaje de participación de cada integrante en la propuesta y en la ejecución del contrato, so pena de ser tomada como consorcio.

Nota 2: Es necesario que los interesados verifiquen la guía de presentación de la propuesta en el SECOP II por proponentes plurales y conocer sus consecuencias por no seguir sus instrucciones. En tal caso, la oferta deberá ser presentada a título de la persona plural y no de alguno de sus integrantes, so pena de rechazo de la misma.

En caso de uniones temporales y consorcio se debe tener en cuenta que al momento de suscripción del contrato deberán estar registrados como proveedores en el SECOP II.

9. Certificación sobre el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y de seguridad social (FORMATO 2)

De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, Ley 1150 de 2007 y Ley 1562 de 2012, a la fecha del cierre del proceso de selección, el oferente deberá aportar certificación del cumplimiento de sus obligaciones y pago de aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, o CREE, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o en su defecto por el representante legal, la cual en todo caso, acreditará el cumplimiento de la obligación como mínimo en los seis (6) meses anteriores a la presentación de la oferta, con el fin de dar cumplimiento al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

Para facilidad en el diligenciamiento se adjuntará un formato guía para el efecto.

Si se trata de un consorcio o unión temporal, se deberá allegar la certificación de cumplimiento antes mencionada para cada uno de los miembros. FORMATO No. 02 para cada integrante.

Las personas naturales únicamente deberán presentar copia de las planillas de pago unificadas de los últimos seis (6) meses de los aportes a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Cuando el proponente sea persona natural, deberá acreditar los documentos de afiliación al Sistema Integral de Seguridad Social, anexando copia del pago y planilla donde se relacionen los conceptos cancelados, realizado en el mes inmediatamente anterior a la fecha del cierre del plazo para presentar las ofertas

Para el caso en que el Oferente tenga un acuerdo de pago vigente, deberá certificar que se encuentra al día con los pagos acordados en el mismo, al mes anterior al cierre.

Nota 1: El proponente podrá presentar a cambio del FORMATO No. 02 una certificación que contenga la información señalada en el mismo.

Nota 2: Junto con el FORMATO No. 02 / certificación deberá anexarse copia del documento de identificación del revisor fiscal o contador y certificación de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores, certificación que debe encontrarse vigente a la fecha de presentación de la oferta (no mayor a 3 meses).

Para personas extranjeras:

Si la propuesta es presentada por una persona natural o jurídica extranjera, deberá presentar la información señalada en el formato establecido en el presente proceso o en cualquier documento que considere el proponente siempre y cuando cumpla con los requisitos indicados en FORMATO en cita, en donde acredite el pago de seguridad social de acuerdo con la reglamentación que rija en el país de origen, adjuntando la Ley o norma que la regula. Dicha norma puede anexarse en copia digital y citar en los documentos presentados con la propuesta, en que numerales y páginas de esta, se evidencia lo solicitado en el Pliego de Condiciones.

10. Registro Único de Proponentes – RUP:

De conformidad con el Artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, para el presente proceso de contratación el Proponente singular o cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal (si el Proponente es plural) debe acreditar que está inscrito en el RUP de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal, incluso cuando presenten su oferta antes de que la inscripción está en firme. Sin embargo, mientras la inscripción no esté en firme, el MEN no considerará que el oferente está habilitado y no evaluará su oferta.

El Proponente deberá presentar el registro único de proponentes con fecha de expedición no mayor de 30 días calendarios a la fecha del cierre del presente proceso de selección.

Renovación y firmeza del RUP:

El RUP debe renovarse a más tardar el quinto día hábil del mes xx xxxxx de cada año, de lo contrario cesan sus efectos. La información contenida en el RUP, previa a la suministrada para renovar el registro, continúa en firme hasta que finalice el trámite de renovación correspondiente. Así, en el periodo comprendido entre el momento de la solicitud de renovación y el momento en que adquiera firmeza la información renovada, es válido el RUP del año anterior, cuyos efectos no han cesado y se encuentre vigente y en firme.

Al cierre del presente proceso de contratación, es decir, hasta el plazo para presentar ofertas, la inscripción del RUP debe encontrarse vigente y en firme.

El proponente puede acreditar la firmeza de la información actualizada en el RUP dentro del término de traslado del informe de evaluación, siempre y cuando el proponente haya realizado la renovación en el tiempo legal y dicha actualización se haya registrado con anterioridad al cierre del proceso de selección.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Cuando el proponente sea consorcio o unión temporal cada uno de sus integrantes deberá anexar el documento aquí descrito.

En cumplimiento de lo ordenado por el Parágrafo 2° del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto — Ley 019 de 2012, el oferente extranjero, persona natural sin domicilio en Colombia o persona jurídica privada extranjera que no tenga establecida sucursal en el país, NO se encuentra obligado a inscribirse ni calificarse en el RUP.

No obstante, lo anterior, si estas personas conforman una Estructura Plural con una o varias personas(s) natural (es) o jurídica(s) nacionales o personas naturales extranjeras con domicilio en Colombia o con personas jurídicas extranjeras con sucursal establecida en Colombia, estos últimos deberán cumplir con lo establecido en el presente numeral.

11. Ausencia de Inhabilidades e Incompatibilidades:

El Ministerio de Educación Nacional consultará en la página web de la Procuraduría General de la Nación, los antecedentes disciplinarios del proponente, y en la página web de la Contraloría General de la República el Boletín de Responsables Fiscales. En la página web de la Policía Nacional se consultará los antecedentes judiciales, de multas y contravenciones del representante legal. No obstante, con la propuesta se podrán anexar dichos certificados. Así mismo se verificarán, el Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC y el Registro de Deudores Alimentarios Morosos (REDAM) cuando entre en operación y el RUP para verificar que no haya sanciones inscritas.

12. Compromiso Anticorrupción:

Los oferentes singulares o plurales deberán manifestar su Compromiso Anticorrupción contenido en el cuestionario de la plataforma del Secop II en donde manifiesten su apoyo irrestricto a los esfuerzos del Estado Colombiano contra la corrupción así.

• Apoyamos la acción del Estado colombiano y del MEN para fortalecer la transparencia y la rendición de cuentas de la administración pública.

• No estamos en causal de inhabilidad alguna para celebrar el contrato objeto del Proceso de Contratación.

• Nos comprometemos a no ofrecer y no dar dádivas, sobornos o cualquier forma de halago, retribuciones o prebenda a servidores públicos o asesores de la Entidad Contratante, directamente o a través de sus empleados, contratistas o tercero.

• Nos comprometemos a no efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o efecto la colusión en el proceso de contratación.

• Nos comprometemos a revelar la información que sobre el Proceso de Contratación nos soliciten los organismos de control de la República de Colombia.

• Nos comprometemos a comunicar a nuestros empleados y asesores el contenido del presente Compromiso Anticorrupción, explicar su importancia y las consecuencias de su incumplimiento por nuestra parte, y la de nuestros empleados o asesores.

• Conocemos las consecuencias derivadas del incumplimiento del presente compromiso anticorrupción.

Si se comprueba el incumplimiento, frente a este compromiso, por parte del oferente, sus empleados, representantes, asesores o de cualquier otra persona que en el proceso de contratación actúe en su nombre, habrá causal suficiente para el rechazo de la oferta o para la terminación anticipada del contrato, si el incumplimiento ocurre con posterioridad a la adjudicación, sin perjuicio de que tal incumplimiento tenga consecuencias adicionales.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

No se requiere presentar formato y debe señalar la manifestación en el cuestionario de acuerdo con las opciones de la plataforma.

NOTAS A LOS DOCUMENTOS JURÍDICOS

NOTA 1: En caso de unión temporal o consorcio, cada integrante deberá presentar las anteriores certificaciones o documentos, con excepción de los señalados en los literales a, b, h y k.

NOTA 2: El no cumplimiento de este factor dará lugar a que la propuesta sea evaluada como NO HABILITADA.

B. CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL HABILITANTE – (CUMPLE/NO CUMPLE)

De conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.5.4 del Decreto 1082 de 2015, las Cámaras de Comercio tienen la función de verificación documental (Estados Financieros, Tarjeta profesional del Contador y del Revisor Fiscal, Certificados de Vigencia e inscripción, entre otros); en este marco, el certificado expedido por la Cámara de Comercio es plena prueba de los indicadores de capacidad financiera y organizacional, clasificación y calificación del proponente; así las cosas, para verificar la capacidad financiera y organizacional del oferente se requiere la siguiente información:

1. CERTIFICADO DE CLASIFICACIÓN DE LA CÁMARA DE COMERCIO (REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES - RUP).

“El certificado de Registro Único de Proponentes será plena prueba de las circunstancias que en ella se hagan constar y que hayan sido verificadas por las Cámaras de Comercio (…)”. Por lo tanto, la verificación de las condiciones establecidas en el Numeral 1 del Artículo 5, de la Ley 1150 de 2007, se demostrarán exclusivamente con el respectivo certificado del RUP.

La capacidad financiera y organizacional del proponente será determinada con base en los indicadores requeridos por el Ministerio de Educación Nacional, de conformidad con lo establecido en el Decreto 579 de 2021 “Por el cual se sustituyen los parágrafos transitorios del artículo 2.2.1.1.1.5.2., el parágrafo transitorio 1 del artículo 2.2.1.1.1.5.6., así como el parágrafo transitorio del artículo 2.2.1.1.1.6.2. del Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, para que los proponentes acrediten el mejor indicador financiero y organizacional de los últimos 3 años, con el fin de contribuir a la reactivación económica".

En atención a lo establecido en el parágrafo transitorio 1 del artículo 2 del Decreto 579 de 2021 los requisitos e indicadores de capacidad financiera y capacidad organizacional exigidos por el Ministerio de Educación Nacional “corresponderán a los últimos tres (3) años fiscales anteriores a la inscripción o renovación, dependiendo de la antigüedad del proponente. En armonía con lo anterior, a partir del 1 de julio de 2021, las cámaras de comercio certificarán la información de que tratan los parágrafos transitorios 1 y 2 del artículo 2.2.1.1.1.5.2. de este Decreto". En consonancia con lo anterior y atendiendo lo establecido en parágrafo transitorio del artículo 3 del citado Decreto, en relación con los indicadores de la capacidad financiera y organizacional, de los procesos de selección cuyo acto administrativo de apertura o invitación se publique a partir del 1 de julio de 2021, se tendrá en cuenta la información vigente y en firme en el RUP.

Por lo anterior, la Entidad verificará los índices de capacidad financiera y organizacional con el mejor año fiscal de los últimos tres años anteriores al cierre del proceso, de conformidad con lo establecido en el decreto 579 de 2021. Entendiéndose como mejor año fiscal aquel que evaluado de manera integral, el oferente cumpla con estos requisitos habilitantes. No obstante, el proponente debe

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

cumplir con la totalidad de los indicadores en una sola vigencia fiscal, so pena de no habilitación de su oferta.

En todo caso, la información del RUP objeto de evaluación debe estar vigente a la fecha de presentación de la propuesta. No obstante, el proponente puede acreditar la firmeza del RUP dentro del término de traslado del informe de evaluación.

En aquellos casos en que el proponente no tenga la antigüedad suficiente para aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) últimos años, podrá acreditar dicha información desde su primer cierre fiscal.

En el evento que el interesado no tenga antigüedad suficiente (cuando el año fiscal es menor a un año) para tener estados financieros auditados a 31 de diciembre de 2020, “(…) debe inscribirse con estados financieros xx xxxxx trimestral, suscritos por el representante legal y el auditor o contador o estados financieros de apertura.” conforme a lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, Artículo 2.2.1.1.1.5.2.

NOTA 1: El RUP debe renovarse a más tardar el quinto día hábil del mes xx xxxxx de cada año, de lo contrario cesan sus efectos.

Al cierre del presente proceso de contratación, es decir, hasta el plazo para presentar ofertas, la inscripción del RUP debe encontrarse vigente y en firme.

El proponente puede acreditar la firmeza de la información actualizada en el RUP dentro del término de traslado del informe de evaluación, siempre y cuando el proponente haya realizado la renovación en el tiempo legal y dicha actualización se haya registrado con anterioridad al cierre del proceso de selección.

NOTA 2: En concordancia con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018, parágrafo 1°, se podrá acreditar la firmeza del RUP “hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección…”.

NOTA 3: El Ministerio de Educación Nacional se reserva el derecho de solicitar al proponente la documentación financiera que no se encuentre en el RUP y que sea requerida para acreditar la capacidad del oferente

2. INDICADORES HABILITANTES

INDICADOR
Liquidez	MAYOR O IGUAL A 1,3 VECES
Endeudamiento	MENOR O IGUAL AL 69%
Cobertura de intereses	MAYOR O IGUAL A 1,6 VECES
Rentabilidad delPatrimonio	MAYOR O IGUAL A 6%
Rentabilidad del Activo	MAYOR O IGUAL A 3%
Capital de trabajo	MAYOR O IGUAL AL 30 % del Presupuestooficial estimado
Patrimonio	MAYOR O IGUAL AL 45% del Presupuestooficial estimado

NOTA 1: Dichos indicadores se requieren con base al respectivo análisis del sector y las características propias del proceso para garantizar pluralidad de oferentes y una evaluación objetiva de los proponentes. Adicionalmente a los indicadores estipulados en el Decreto 1082 de 2015, el Ministerio, de acuerdo con las características del proceso contractual que se adelanta, requiere

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

verificar la liquidez operacional, por lo que se incluye el capital de trabajo y patrimonio dentro de la verificación de requisitos habilitantes financieros.

NOTA 2: La Entidad no permitirá la participación de proponentes o integrantes de consorcios o uniones temporales con valores de capital de trabajo y patrimonio negativos, so pena de rechazo.

NOTA 3: En el caso que la Utilidad Operacional sea negativa para oferente individual, o que el resultado del indicador sea negativo para oferentes plurales, se calificará como NO CUMPLE.

a. PROPONTES PLURALES

En caso de que la oferta sea presentada bajo la modalidad de Consorcio o Unión, cada uno de los proponentes y de los integrantes que los conforman, deben entregar la información financiera de manera independiente, junto con una copia del Documento de Conformación del Consorcio o Unión Temporal.

Las condiciones habilitantes de capacidad financiera y organizacional de los oferentes plurales se calcularán con base en la suma aritmética de las partidas de cada uno de los miembros del Consorcio o Unión temporal, de acuerdo con su participación, como se muestra en la formula N°1; excepto para aquellos indicadores que son valores absolutos, en cuyo caso se aplicará la formula N°2.

Formula N°1:

∑𝑛

𝐶𝑜𝑚𝑝𝑜𝑛𝑒𝑛𝑡𝑒 1 𝑑𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑑𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑟𝑖 × 𝑝𝑜𝑟𝑐𝑒𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑑𝑒 𝑝𝑎𝑟𝑡𝑖𝑐𝑖𝑝𝑎𝑐𝑖ó𝑛𝑖

(𝒊𝒊)𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 =              𝑖=1                      

∑

𝑛

𝑖=1

𝐶𝑜𝑚𝑝𝑜𝑛𝑒𝑛𝑡𝑒 2 𝑑𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑑𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑟𝑖 × 𝑝𝑜𝑟𝑐𝑒𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒 𝑑𝑒 𝑝𝑎𝑟𝑡𝑖𝑐𝑖𝑝𝑎𝑐𝑖ó𝑛𝑖

Donde n es el número de integrantes del oferente plural (Unión Temporal o Consorcio).

Formula N°2:

𝒏

(𝒊)𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓 𝒆𝒏 𝒗𝒂𝒍𝒐𝒓 𝒂𝒃𝒔𝒐𝒍𝒖𝒕𝒐 = ∑ 𝑰𝒏𝒅𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒓𝒊

𝒊=𝟏

Donde n es el número de integrantes del oferente plural (Unión Temporal o Consorcio).

NOTA: Los indicadores que provienen de la división de cuentas de los estados financieros serán calculados con la formula N°1 (a saber, liquidez, endeudamiento, índice de cobertura de intereses, rentabilidad sobre el patrimonio y rentabilidad del activo); mientras que para el caso de los indicadores que son valores absolutos se calculará con la formula N°2 (capital de trabajo y patrimonio).

b. PROPONENTES EXTRANJEROS

Los Proponentes extranjeros no obligados para estar registrados en el RUP, deben presentar sus estados financieros con el mejor año fiscal de los últimos tres años anteriores al cierre del proceso, de conformidad con lo establecido en el decreto 579 de 2021. Entendiéndose como mejor año fiscal aquel que evaluado de manera integral, el oferente cumpla con estos requisitos habilitantes. Xx

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, XXX, Xxxxxx, X.X.

XXX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

obstante, el proponente debe cumplir con la totalidad de los indicadores en una sola vigencia fiscal, so pena de no habilitación de su oferta.

Los Estados Financieros deben presentarse en la moneda legal del país en el cual fueron emitidos y adicionalmente en pesos colombianos. Para el efecto, el Proponente presentará dicha información en el formato de información financiera anexo y deberá utilizar la tasa representativa xxx xxxxxxx vigente, certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, en la fecha en la cual los estados financieros fueron expedidos. Para el efecto, el proponente y el Ministerio de Educación Nacional tendrán en cuenta las tasas de cambio certificadas por la Superintendencia Financiera.

Cuando se encuentren en un idioma distinto del español, se aceptarán las traducciones simples al idioma español, adjuntando los documentos en el idioma de origen. La clasificación de cuentas y la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional colombiana deben ser avaladas en documento debidamente suscrito por un Contador Público Colombiano y el Representante Legal o Apoderado del oferente en Colombia.

El contador público colombiano que avala la conversión de los Estados Financieros a la moneda funcional colombiana deberá allegar copia de la tarjeta profesional y de la certificación antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores, certificación que deberá encontrarse vigente a la fecha de presentación de la oferta, con vigencia no mayor a 90 días de expedición.

En el evento que, por las prácticas contables del país de origen, los rubros que correspondan a las cuentas requeridas para el cálculo de los indicadores financieros y organizacionales, estipulados en el pliego de condiciones, difieran de las establecidas en el Artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015, se deberá aportar, junto con la información financiera, certificación suscrita por la persona natural o por el representante legal (persona jurídica) y avalada por un contador público inscrito en la Junta Central de Contadores Colombiana, en la que conste tal circunstancia y en la que se indiquen con claridad los rubros que corresponden a las cuentas señaladas. Se debe adjuntar tarjeta profesional del contador público y certificación de antecedentes disciplinarios expedida por la junta Central de Contadores con vigencia no mayor a 90 días.

En caso de que cualquiera de los requerimientos anteriormente mencionados no sea aplicable en el país del domicilio de la empresa extranjera, tanto el Representante Legal de esta última, como el apoderado en Colombia, deberán hacerlo constar así bajo la gravedad de juramento.

NOTA: El no cumplimiento de estos factores dará lugar a que la propuesta sea evaluada como NO HABILITADA.

C. CAPACIDAD TÉCNICA HABILITANTE (CUMPLE/NO CUMPLE)

La capacidad técnica del proponente será determinada con base en lo requerido en el pliego, la verificación de la capacidad técnica no otorgará puntaje alguno, solamente determinará si la propuesta CUMPLE O NO CUMPLE con lo requerido en el pliego de condiciones, Se verificará lo siguiente:

CRITERIO	HABILITANTE
1- Registro Único de Proponentes (Rup)	X
2- Experiencia específica mínima del proponente.	X
3- Relación de equipo humano mínimo para la ejecución del contrato	X
4- Formato Carta de compromiso proponente bienes y servicios ofertados.	X
5- Acreditar bodega	X
6- Formato cumplimiento de los requisitos técnicos de la bodega	X
7- Aplicativo Préstamos y Consultas Suministrado por el Contratista	X

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

1. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) (Requisito habilitante).

Los interesados en participar en este proceso deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes de acuerdo con lo dispuesto en la ley 1150 de 2007, con las previsiones establecidas en el literal j) Registro Único de Proponentes – RUP del título I. CAPACIDAD JURIDICA de la verificación de requisitos habilitantes del presente estudio previo

A las personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia o a las personas jurídicas extranjeras sin sucursal establecida en Colombia, no se les exigirá el registro único de proponentes – RUP. En consecuencia, el MEN verificará directamente la información solicitada, de conformidad con lo dispuesto en el pliego de condiciones, para lo cual el proponente deberá diligenciar el FORMATO No. 4 CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS PROPONENTE EXTRANJERO, bajo la

gravedad de juramento. Para tal evento, será necesario que el proponente adjunte además del formato diligenciado la copia del contrato que referenció en dicho formato, el cual debe contener la clasificación UNSPSC exigida en el pliego de condiciones.

No obstante, lo anterior, si estas personas conforman una Estructura Plural con una o varias personas(s) natural (es) o jurídica(s) nacionales o personas naturales extranjeras con domicilio en Colombia o con personas jurídicas extranjeras con sucursal establecida en Colombia, estos últimos deberán cumplir con lo establecido en el presente literal.

Clasificación UNSPSC

El servicio objeto del presente proceso de contratación está clasificado en el Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard Products and Services Code) — UNSPSC y los proponentes podrán estar registrados hasta el tercer nivel, en alguna de las siguientes clasificaciones:

SEGMENTO	FAMILIA	CLASE	PRODUCTO	DESCRIPCION
81	8111	811112	81112000	Servicios de datos
80	8016	801615	80161506	Servicios de archivo de datos
78	7813	781318	78131804	Bodegaje y almacenamiento especializado
43	4323	432315	43231500	Software funcional específico de la empresa
44	4412	441220	44122000	Carpetas de archivo, carpetas y separadores
80	8011	801116	80111600	Servicios de personal temporal
78	7813	781316	78131602	Servicios de almacenaje de carpetas
80	8010	801016	80101600	Gerencia de proyectos

La experiencia objeto de verificación deberá estar clasificada en el RUP en alguno de los códigos establecidos en el pliego de condiciones y los contratos deberán tener relación con el objeto a contratar.

En el evento que la propuesta se presente por una estructura plural, cada uno de los integrantes podrá estar registrado en la clasificación exigida por el MEN para el proceso de selección, según la norma que lo cobije; pero la experiencia objeto de verificación de cada integrante deberá estar clasificada en el RUP en alguno de los códigos establecidos en el pliego de condiciones y los contratos deberán tener relación con el objeto a contratar.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

2. EXPERIENCIA ESPECÍFICA MÍNIMA DEL PROPONENTE (CUMPLE / NO CUMPLE)

Para efectos de la acreditación de la experiencia el proponente singular persona natural o jurídica; y el o los integrantes del consorcio o unión temporal, que pretendan acreditar su experiencia en el presente proceso deberán tenerla inscrita en el Registro Único de Proponentes según lo señalado en el cuadro anterior de la clasificación Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard Products and Services Code) — UNSPSC.

2.1 PROPONENTE SINGULAR PERSONA NATURAL O JURÍDICA:

El proponente deberá acreditar experiencia con máximo tres (3) contratos suscritos, iniciados, ejecutados y terminados con entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas, desde el 1° de enero de 2012 hasta el cierre del proceso de selección, cuya sumatoria de valores de los contratos acreditados, tomados en SMMLV de acuerdo con RUP, sea igual o superior al 50% del presupuesto oficial de esta contratación, esto es 6.109,1936 SMMLV.

En la sumatoria de los contratos o certificaciones aportadas para acreditar la experiencia el proponente deberá demostrar que ha ejecutado como mínimo el total de las siguientes actividades:

1. Organización de archivos de gestión aplicando las Tablas de Retención Documental en entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas

2. Organización de Archivo central aplicando las Tablas de Valoración Documental y/o Tablas de Retención Documental en entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas

3. Traslado y/o transporte de archivos y documentos.

4. Almacenamiento o Bodegaje y Custodia de archivos y que el almacenaje corresponda a mínimo

10.000 metros lineales.

5. Que dentro de la ejecución del contrato se haya utilizado un software de gestión documental.

NOTA 1: Se aclara que los ítems anteriormente descritos, se deben poder verificar en el objeto y/o, en las obligaciones y/o en las actividades desagregadas del o los contratos o certificaciones con los que se demuestra la experiencia mínima requerida.

NOTA 2: Se aclara que cada Metro lineal es equivalente a: 4 cajas X 200 ó 3 cajas X 300

Tal experiencia, deberá estar clasificada en el RUP hasta el tercer nivel en al menos uno de los siguientes códigos para ser habilitada:

SEGMENTO	FAMILIA	CLASE	PRODUCTO	DESCRIPCION
81	8111	811112	81112000	Servicios de datos
80	8016	801615	80161506	Servicios de archivo de datos
78	7813	781318	78131804	Bodegaje y almacenamiento especializado
43	4323	432315	43231500	Software funcional específico de la empresa
44	4412	441220	44122000	Carpetas de archivo, carpetas y separadores
80	8011	801116	80111600	Servicios de personal temporal
78	7813	781316	78131602	Servicios de almacenaje de carpetas
80	8010	801016	80101600	Gerencia de proyectos

Se deberá diligenciar el FORMATO No. 5 – EXPERIENCIA DEL PROPONENTE, con sus respectivos soportes.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

2.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA MÍNIMA DEL PROPONENTE PLURAL (CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL)

Si el proponente es un consorcio o una unión temporal, cada integrante deberá acreditar experiencia, sin que superen el máximo de contratos dispuesto para el proponente singular, es decir hasta tres (3) contratos, ejecutados y terminados con entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas, desde el 1° de enero de 2012 hasta el cierre del proceso de selección, cuya sumatoria de valores de los contratos acreditados, tomados en SMMLV de acuerdo con RUP, sea igual o superior al 50% del presupuesto oficial de esta contratación, esto es 6.109,1936 SMMLV.

En la sumatoria de los contratos o certificaciones aportadas para acreditar la experiencia el proponente deberá demostrar que ha ejecutado como mínimo el total de las siguientes actividades:

1. Organización de archivos de gestión aplicando las Tablas de Retención Documental en entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas.

2. Organización de Archivo central aplicando las Tablas de Valoración Documental y/o Tablas de Retención Documental en entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas.

3. Traslado y/o transporte de archivos y documentos.

4. Almacenamiento o Bodegaje y Custodia de archivos y que el almacenaje corresponda a mínimo 10.000 metros lineales.

5. Que dentro de la ejecución del contrato se haya utilizado un software de gestión documental

NOTA 1: Se aclara que los ítems anteriormente descritos, se deben poder verificar en el objeto y/o, en las obligaciones y/o en las actividades desagregadas del o los contratos o certificaciones con los que se demuestra la experiencia mínima requerida.

NOTA 2: Se aclara que cada Metro lineal es equivalente a: 4 cajas X 200 ó 3 cajas X 300

NOTA 3: Se aclara que cada uno de los integrantes del proponente plural deberá presentar mínimo una (1) experiencia y la sumatoria de las experiencias de todos los integrantes debe cumplir con los requisitos establecidos en este estudio previo.

Tal experiencia, deberá estar clasificada en el RUP hasta el tercer nivel en al menos uno de los siguientes códigos para ser habilitada:

SEGMENTO	FAMILIA	CLASE	PRODUCTO	DESCRIPCION
81	8111	811112	81112000	Servicios de datos
80	8016	801615	80161506	Servicios de archivo de datos
78	7813	781318	78131804	Bodegaje y almacenamiento especializado
43	4323	432315	43231500	Software funcional específico de la empresa
44	4412	441220	44122000	Carpetas de archivo, carpetas y separadores
80	8011	801116	80111600	Servicios de personal temporal
78	7813	781316	78131602	Servicios de almacenaje de carpetas
80	8010	801016	80101600	Gerencia de proyectos

Se deberá diligenciar el FORMATO No. 5 – EXPERIENCIA DEL PROPONENTE, con sus respectivos soportes.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

2.3. EXPERIENCIA ESPECÍFICA MÍNIMA DEL PROPONENTE QUE SEA EMPRENDIMIENTO O EMPRESA DE MUJERES

El proponente que acredite su condición de emprendimiento o empresa de mujer podrá acreditar experiencia con máximo cuatro (4) contratos suscritos, iniciados, ejecutados y terminados con entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas, desde el 1° de enero de 2012 hasta el cierre del proceso de selección, cuya sumatoria de valores de los contratos acreditados, tomados en SMMLV de acuerdo con RUP, sea igual o superior al 50% del presupuesto oficial de esta contratación, esto es 6.109,1936 SMMLV.

En la sumatoria de los contratos o certificaciones aportadas para acreditar la experiencia el proponente deberá demostrar que ha ejecutado como mínimo el total de las siguientes actividades:

1. Organización de archivos de gestión aplicando las Tablas de Retención Documental en entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas

2. Organización de Archivo central aplicando las Tablas de Valoración Documental y/o Tablas de Retención Documental en entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas

3. Traslado y/o transporte de archivos y documentos.

4. Almacenamiento o Bodegaje y Custodia de archivos y que el almacenaje corresponda a mínimo

10.000 metros lineales.

5. Que dentro de la ejecución del contrato se haya utilizado un software de gestión documental.

NOTA 1: Se aclara que los ítems anteriormente descritos, se deben poder verificar en el objeto y/o, en las obligaciones y/o en las actividades desagregadas del o los contratos o certificaciones con los que se demuestra la experiencia mínima requerida.

NOTA 2: Se aclara que cada Metro lineal es equivalente a: 4 cajas X 200 ó 3 cajas X 300

Tal experiencia, deberá estar clasificada en el RUP hasta el tercer nivel en al menos uno de los siguientes códigos para ser habilitada:

SEGMENTO	FAMILIA	CLASE	PRODUCTO	DESCRIPCION
81	8111	811112	81112000	Servicios de datos
80	8016	801615	80161506	Servicios de archivo de datos
78	7813	781318	78131804	Bodegaje y almacenamiento especializado
43	4323	432315	43231500	Software funcional específico de la empresa
44	4412	441220	44122000	Carpetas de archivo, carpetas y separadores
80	8011	801116	80111600	Servicios de personal temporal
78	7813	781316	78131602	Servicios de almacenaje de carpetas
80	8010	801016	80101600	Gerencia de proyectos

Se deberá diligenciar el FORMATO No. 5 – EXPERIENCIA DEL PROPONENTE, con sus respectivos soportes.

Para que el proponte se considere emprendimiento y/o empresa de mujeres, debe acreditar alguna de las 4 opciones del artículo 2.2.1.2.4.2.14 del decreto, a saber:

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

OPCIÓN 1. Cuando más del 50% de las acciones, partes de interés o cuotas de participación de la persona jurídica pertenezcan a mujeres y los derechos de propiedad hayan pertenecido a estas durante al menos el último año anterior a la fecha de cierre del Proceso de Selección.

OPCIÓN 2. Cuando por lo menos el 50% de los empleos del nivel directivo de la persona jurídica sean ejercidos por mujeres y éstas hayan estado vinculadas laboralmente a la empresa durante al menos el último año anterior a la fecha de cierre del Proceso de Selección en el mismo cargo u otro del mismo nivel.

OPCIÓN 3. Cuando la persona natural sea una mujer y haya ejercido actividades comerciales a través de un establecimiento de comercio durante al menos el último año anterior a la fecha de cierre del proceso de selección.

OPCIÓN 4. Asociaciones y cooperativas, cuando más del 50% de los asociados sean mujeres y la participación haya correspondido a estas durante al menos el último año anterior a la fecha de cierre del Proceso de Selección

ACREDITACIÓN:

Para la 1° opción. Participación en la Persona Jurídica: Certificado expedido por el Revisor Fiscal y Representante Legal, o contador si no tiene Revisor Fiscal, donde conste la distribución de los derechos en la sociedad y el tiempo en el que las mujeres han mantenido su participación.

Para la 2° opción. Participación en la Dirección: Certificado expedido por el Revisor Fiscal y Representante Legal, o contador si no tiene Revisor Fiscal, donde se señale de manera detallada todas las personas que conforman los cargos de nivel directivo del proponente, el número de mujeres y el tiempo de vinculación.

Para esta opción el Certificado además debe detallar:

a. La relación del nombre completo y el número de documento de identidad de cada una de las personas que conforman el nivel directivo.

b. Anexar copia de los documentos de identidad,

c. Copia de los contratos de trabajo o certificación laboral con las funciones,

d. Certificado de aportes a seguridad social del último año en el que se demuestren los pagos realizados por el empleador.

Para la 3° opción. Persona natural comerciante: Copia de cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería o el pasaporte, así como la copia del registro mercantil.

Para la 4° opción. Asociaciones y Cooperativas: Certificación expedida por el representante legal.

PROPONENTES PLURALES:

Este criterio diferencial se aplicará si por lo menos uno de los integrantes acredita que es emprendimiento y empresa de mujeres y que tiene una participación igual o superior 10% en el consorcio o la unión temporal.

2.4. NOTAS COMUNES A LA EXPERIENCIA:

1. Todos y cada uno de los contratos presentados para acreditar la experiencia de los proponentes deben estar registrados en el RUP conforme al Decreto 1082 de 2015.

2. Para la verificación de este requisito, el proponente deberá indicar por cada contrato presentado para acreditar la experiencia el número del consecutivo con el que el contrato se

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

encuentra registrado en el Registro Único de Proponentes (RUP), según FORMATO No. 5 definido para registrar la experiencia del proponente, con las siguientes consideraciones:

- Solo se verificará la cantidad máxima de tres (3) contratos en el FORMATO No. 5

definido para registrar la experiencia del proponente.

- En caso de presentarse más de TRES (3) certificaciones de contratos con el fin de acreditar la experiencia, solo se tendrán en cuenta las primeras tres de acuerdo con el orden en que fueron incorporados en el FORMATO No. 5 correspondiente. Si alguno de los contratos relacionados no cumple con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, se continuará la revisión del contrato siguiente en el listado y así sucesivamente, si el proponente relaciono más contratos

- En caso de que los SMMLV no coincida entre la información consignada en EL FORMATO No. 5 definido para registrar la experiencia de la firma y el RUP se tomará el valor registrado en el RUP

- En caso de que el consecutivo del RUP registrado en EL FORMATO No. 5 definido para registrar la experiencia de la firma, no coincida con el RUP se solicitará aclaración al proponente sobre el número de consecutivo correcto.

- En caso de consorcio o unión temporal, se deberá diligenciar el formato con la relación de mínimo TRES (3) contratos que acrediten la experiencia de la totalidad de los integrantes del consorcio o unión temporal. Se aceptará solo un formato por cada proponente.

3. El valor de los contratos con los que se acredita la experiencia general se actualizará a pesos del año 2022. Dicha actualización se hará utilizando el SMLMV así:

- Se tomará el valor del contrato al momento de la terminación y se divide por el valor del SMLMV del año correspondiente a la misma fecha de terminación

- El número de salarios así obtenido se multiplica por el valor del SMLMV del año 2022.

4. El Ministerio se reserva el derecho de verificar, cuando lo considere necesario, la información que los proponentes suministren sobre su experiencia, así como de solicitar durante la evaluación y hasta la adjudicación, la información y soportes que considere convenientes tales como certificaciones, copias de los contratos, actas de liquidación y demás documentos necesarios para verificar la información presentada.

5. Teniendo en cuenta que en el RUP no se indica la totalidad de la información requerida para acreditar los requisitos de la experiencia, el proponente deberá allegar la documentación soporte a efectos de acreditar los datos que no están soportados en dicho registro.

Como soporte de la información inscrita en el RUP y teniendo en cuenta que se requiere verificar información adicional, se deberán anexar las certificaciones respectivas y/o actas de liquidación, que contendrán como mínimo, la siguiente información:

- Nombre de la entidad contratante

- Nombre del contratista

- Si se trata de consorcio o de una unión temporal se debe señalar el nombre de quienes lo conforman. Además, se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros.

- Número del contrato (si aplica o en caso de que no aplique dicho número, será suficiente señalar dicha situación)

- Objeto del contrato u obligaciones o actividades realizadas

- Fecha de inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año)

- Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año) o fecha de suscripción del acta de liquidación (día, mes y año)

- Valor del contrato y de las adiciones, si las hubo.

- Cargo y firma del competente para expedir la certificación o firma de quien(es) suscribe(n) el acta de liquidación.

- Indicación de las actividades realizadas por el oferente o por cada uno de los miembros de la unión temporal o el consorcio que se presente como oferente y su correspondiente valor.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Igualmente, en caso de que la certificación no contenga toda la información deberá anexar copia del contrato o el acta de liquidación o de los documentos soporte que sean del caso, que permita tomar claramente la información que falte en la certificación.

6. Para la verificación de este requisito, el proponente deberá indicar claramente en la propuesta, cuál de los contratos certificados en el Registro Único de Proponentes (RUP) deben ser tenidos en cuenta por la entidad con el fin de ser habilitado, el valor registrado allí y su número consecutivo. En caso de discrepancias entre las certificaciones presentadas y lo registrado en el RUP, teniendo en cuenta que este último es plena prueba de las condiciones del proponente, se tendrá en cuenta con preferencia la información de este último.

7. Cada contrato acreditado se analizará por separado, en caso de presentar certificaciones que incluyan contratos adicionales al principal. Sólo se tendrá en cuenta el valor en SMMLV registrado en el RUP.

8. Experiencia de los socios: En el evento que el proponente o integrante del consorcio o unión temporal pretenda acreditar la experiencia de alguno de sus socios, accionistas o constituyentes deberá tenerla inscrita en el RUP en los términos del numeral 2.5 del artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015 o la norma que lo modifique, complemente o derogue. No obstante, si se acredita experiencia de los socios cumplidos los 3 años de que trata la norma referida, la misma deberá encontrarse inscrita y vigente en el RUP, de acuerdo con los dispuesto por parte de Colombia Compra Eficiente

9. No se aceptarán auto certificaciones. Las certificaciones sobre la experiencia del proponente deben ser suscritas por el representante legal o la persona autorizada para el efecto, de la empresa o entidad contratante, ya que deben ser expedidas por el tercero a quien se le prestó el servicio.

10. En el evento en que el proponente acredite experiencia en contratos en los cuales haya participado en Consorcio o Unión Temporal, para efectos de la verificación de este factor, se tomará el valor equivalente al porcentaje de participación del proponente en dicha estructura de la cual acredite la experiencia. En este caso, el proponente debe en la certificación de experiencia indicar el porcentaje de participación y se validará con la información proveniente del RUP.

11. No serán válidas las certificaciones expedidas por grupos empresariales o empresas en situación de control, expedidas desde casa matriz o empresa controlante a sucursal, filial, subsidiaria, asociada o controlada, salvo que aparezca registrada como experiencia en el RUP del proponente, como creador, socio o accionista.

12. Cuando los contratos para acreditar experiencia hayan sido celebrados con el Ministerio de Educación Nacional, en aplicación del artículo 9 del decreto ley 19 de 2012, no será necesaria la presentación de certificaciones en la propuesta, caso en el cual será verificada internamente por el Comité Evaluador. Sin embargo, deberán relacionarse en el respectivo formato y encontrase registrados en el RUP.

13. No serán objeto de verificación los contratos ejecutados en la modalidad de subcontratación. Se requiere que la actividad y/u obligación sea ejecutada directamente por el Contratista para demostrar la experiencia del proponente. Cabe señalar que cuando se subcontrata, la entidad subcontratada es quien realiza directamente las actividades. Por consiguiente, la experiencia e idoneidad es propia de este y no del proponente interesado en participar.

14. La totalidad de los integrantes del consorcio o unión temporal deberán acreditar experiencia dentro del presente proceso.

Nota 1: Respecto a la experiencia acreditada en el RUP: el proponente nacional, o extranjero con domicilio o sucursal en Colombia, o los integrantes de una estructura plural, respecto a la experiencia que acredita esta, debe estar inscrita en el Registro Único de Proponentes en al menos una de las clasificaciones relacionadas en este acápite para ser considerada en la verificación de requisitos habilitantes.

Nota 2: Si se trata de un proponente extranjero, deberá relacionar y certificar la experiencia exigida

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

en el proceso de selección. En el evento en que dicha experiencia se haya obtenido en un país distinto a Colombia, para efectos de demostrarla, deberá adjuntar la certificación respectiva que deberá cumplir con los requisitos establecidos en este documento. Adicionalmente, si la certificación se encuentra en un idioma diferente al castellano, deberá adjuntar al documento en idioma extranjero la traducción oficial del documento, tal y como lo establece el Artículo 260 del Código de Procedimiento Civil Colombiano.

En el evento de resultar favorecido con la adjudicación un proponente extranjero sin domicilio ni sucursal en Colombia, para efectos de poder ejecutar el contrato deberá previamente constituir una sucursal en Colombia en los términos del Código de Comercio, de acuerdo con lo señalado en los artículos 471 y 474 del citado Código.

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 874 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 28 de la Ley 9 de 1991, el Artículo 3 del Decreto 1 735 d e 1993 y la Resolución N° 8 de 2000, modificada por la Resolución 6 de 2006, emanadas ambas por el Banco de la República, el valor en pesos colombianos del contrato o contratos celebrados en moneda distinta será el de la fecha de su suscripción o firma de acuerdo con la tasa de cambio oficial que indique el Banco de la República.

NOTA 3: Si el proponente se presenta como emprendimiento y/o empresa de mujeres, pero debe subsanar alguno de los documentos que acreditan dicha condición, se podrá habilitar pero NO recibirá puntuación por dicho criterio. Así mismo, si revisados los documentos subsanados NO se acredita en debida forma la condición de emprendimientos o empresas de mujeres, se podrá habilitar como un proponente singular o plural general.

NOTA 4: El no cumplimiento de este factor dará lugar a que la propuesta sea evaluada como NO HABILITADA.

IMPORTANTE

Es preciso aclarar dos situaciones: un tema es la inscripción del proponente en el código de la Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC) y otro es la inscripción de la experiencia de los contratos, esta última es obligatorio de los proponentes inscribirla y registrarla en el Registro Único de Proponente para que sea tenida en cuenta en la verificación de requisitos habilitantes.

La Agencia Nacional de Contratación Pública mediante la Circular 12 del 5 xx xxxx de 2014, señaló la diferencia entre la inscripción del proponente (es facultativo) frente a la experiencia (es obligatorio) que pretende acreditar y certificar a través del Registro Único de Proponentes, indicó:

• En relación con la clasificación del proponente “…” “no es un requisito habilitante sino un mecanismo para establecer un lenguaje común entre los partícipes del Sistema de Compras y Contratación Pública. En consecuencia, las Entidades Estatales no pueden excluir a un proponente que ha acreditado los requisitos habilitantes exigidos en un Proceso de Contratación por no estar inscrito en el RUP con el código de los bienes, obras o servicios del objeto de tal Proceso de Contratación.

• En relación con la experiencia ésta debe estar inscrita en el RUP según los códigos de clasificación relacionados en el pliego de condiciones para efectos de verificación, en aplicación de lo señalado en la citada Circular “La experiencia es un requisito habilitante. Los proponentes deben inscribir en el RUP su experiencia usando los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios. Por su parte, las Entidades Estatales al establecer el requisito habilitante de experiencia deben incluir los códigos específicos del objeto a contratar o el de bienes, obras o servicios afines al Proceso de Contratación respecto de los cuales los proponentes deben acreditar su experiencia.”

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

No se aceptarán auto certificaciones. Las certificaciones sobre la experiencia del proponente deben ser suscritas por el representante legal o la persona autorizada para el efecto, de la empresa o entidad contratante, ya que deben ser expedidas por el tercero a quien se le prestó el servicio. En todo caso el MEN podrá realizar los requerimientos necesarios para verificar la certeza de la información presentada por el oferente.

3. RELACIÓN DE EQUIPO HUMANO MÍNIMO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO (Requisito habilitante)

El proponente deberá diligenciar y aportar el FORMATO No. 6 - CARTA DE COMPROMISO PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO que se suministrará en el pliego de condiciones, el cual deberá estar firmado por el representante legal o apoderado del proponente, en donde se compromete en caso de resultar adjudicatario del contrato, a cumplir con el personal requerido en las cantidades, dedicación, perfil, condiciones académicas y experiencia que se establecen en el pliego de condiciones, so pena de configurar un incumplimiento del contrato

Las hojas de vida de este personal con sus respectivos soportes académicos y laborales deberán ser presentados por el adjudicatario en los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del contrato, y cumplir con lo establecido en las “NOTAS COMUNES PARA LA ACREDITACIÓN DEL PERFIL DEL EQUIPO DE TRABAJO”, señaladas en este estudio previo, para que estas sean validadas, verificadas y avaladas por la Supervisión del contrato.

El personal mínimo requerido es el siguiente:

VIGENCIA 2022
ÍTEM	DESCRIPCIÓN RECURSO HUMANO	CANTIDAD MENSUAL APROXIMADA	CANTIDAD DE MESES APROXIMADA	DEDICACIÓN
1	Coordinador de proyecto	1	1	100%
2	Profesional de apoyo 1	1	1	100%
3	Profesional de apoyo 2	2	1	100%
4	Líder de Correspondencia	1	1	100%
5	Radicadores en comunicaciones oficiales de entrada y salida	18	1	100%
-6	Técnicos	31	1	100%
7	Profesional	1	1	100%
-8	Líder de Gestión y transferencia	1	1	100%
-9	Técnicos de Digitalización	8	1	100%
10	Auxiliares de Gestión Documental	25	1	100%
11	Auxiliares Digitadores	9	1	100%
VIGENCIA 2023
ÍTEM	DESCRIPCIÓN RECURSO HUMANO	CANTIDAD MENSUAL APROXIMADA	MESES	DEDICACIÓN
1	Coordinador de proyecto	1	12	100%
2	Profesional de apoyo 1	1	12	100%
3	Profesional de apoyo 2	2	12	100%
4	Líder de Correspondencia	1	12	100%
5	Radicadores en comunicaciones oficiales de entrada y salida	18	12	100%
6	Técnicos	30	12	100%
7	Profesional Bibliotecólogo	1	12	100%
8	Líder de transferencia	1	12	100%

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

9	Técnicos de Digitalización	8	12	100%
10	Auxiliares de Gestión Documental	25	12	100%
11	Auxiliares Digitadores	9	12	100%
VIGENCIA 2024
ÍTEM	DESCRIPCIÓN RECURSO HUMANO	CANTIDAD MENSUAL APROXIMADA	MESES	DEDICACIÓN
1	Coordinador de proyecto	1	11	100%
2	Profesional de apoyo 1	1	11	100%
3	Profesional de apoyo 2	2	11	100%
4	Líder de Correspondencia	1	11	100%
5	Radicadores en comunicaciones oficiales de entrada y salida	18	11	100%
6	Técnicos	27	11	100%
7	Profesional Bibliotecólogo	1	11	100%
8	Líder de transferencia	1	11	100%
9	Técnicos de Digitalización	8	11	100%
10	Auxiliares de Gestión Documental	25	11	100%
11	Auxiliares Digitadores	9	11	100%

El contratista debe mantener durante la vigencia del contrato el número de personas mínimo exigido, con las calidades y con la dedicación de tiempo establecida, los cambios por caso fortuito o fuerza mayor que puedan presentarse durante la ejecución deberán contar con la autorización del supervisor y deberán reemplazarse con personal de iguales o mayores calidades. Para lo cual deberá presentar las hojas de vida al supervisor, en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para su verificación. En todo caso no podrá exceder los ocho (8) días hábiles sin suplir la vacante y se descontará el valor de los días en los cuales no presto el servicio dicho personal

El contratista debe contemplar en su propuesta, el costo de todo del personal para el desarrollo del objeto establecido en el presente proceso, con la experiencia y perfiles señalados en el Anexo Técnico, los cuales fueron determinados de acuerdo con las funciones propias de cada rol, (VER anexo técnico “Requisitos técnicos mínimos exigidos”),

Si en el cumplimiento de los planes de trabajo acordados y aprobados entre el coordinador asignado por el contratista, el supervisor del contrato, y el coordinador de gestión documental del Ministerio, existe un retraso por causa atribuible al contratista, éste deberá realizar un plan de contingencia para terminar los planes acordados y aprobados con personal diferente al del contrato, sin que esto genere costo adicional para el Ministerio de Educación Nacional.

3.1. NOTAS COMUNES PARA LA ACREDITACIÓN DEL PERFIL DEL EQUIPO DE TRABAJO:

• Para las áreas de los títulos de pregrado y postgrado, se tendrán en cuenta la clasificación de los núcleos básicos de conocimiento – NBC, publicados en el Sistema de Información de Educación Superior SNIES disponible en la web del Ministerio de Educación Nacional.

• Para acreditar la formación académica se requiere:

•Posgrado (especialización, maestría o doctorado) Diploma o acta de grado

•Pregrado: Profesional, tecnólogo o técnico: Diploma o acta de grado

•Bachillerato: Diploma o acta de grado

•Estudiantes en curso: Certificación de la Institución de Educación Superior donde conste el semestre que está cursando o curso, este requisito es indispensable para aquellas personas que no hayan terminado aún sus estudios (este certificado no podrá tener una fecha mayor a 30 días calendario)

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

•Para los profesionales que para el ejercicio de su profesión por Ley requieran de tarjeta profesional o matricula profesional, deberán anexa copia de esta, y el certificado de antecedentes profesionales en los casos xx Xxx. Las tarjetas profesionales deberán haber sido expedidas como mínimo al día de cierre de recepción de las propuestas.

• Respecto de los programas académicos que requieran para su ejercicio la acreditación de la matricula o la tarjeta profesional, deberá aportarse el correspondiente soporte dentro de la documentación académica de cada uno de los profesionales indicados en la propuesta, por tanto, debe aportar:

Copia de la matrícula o tarjeta profesional en caso de ser necesaria. Certificado de vigencia de la matrícula o tarjeta para los casos que aplique.

Los títulos provenientes del exterior deberán presentarse debidamente convalidados según la normatividad vigente (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx/0000/x0-xxxxxxx-000000.xxxx).

• En cuanto a la formación en postgrado requerida para algunos de los roles de la tabla de requisitos mínimos del personal, se aclara que la modalidad mínima requerida será la Especialización, sin embargo, la acreditación de postgrado en la modalidad de maestría y doctorado también será válida siempre y cuando cumpla con los requisitos mínimos de formación definidos para cada rol.

En cuanto a la experiencia y dedicación se requiere:

• El personal que se proponga debe tener la dedicación establecida en el cuadro de condiciones de formación académica y experiencia mínimas para cada uno de los perfiles requeridos para la ejecución del contrato so pena de incumplimiento.

• Conforme al Decreto Ley 019 de 2012, art. 229, la experiencia del personal solicitada se contará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior, para lo cual, deberá anexar el documento que así lo acredite. No obstante, se verificará la matricula o tarjeta profesional cuando aplique y la constancia de vigencia de esta a la fecha de presentación de la propuesta, (Para los profesionales que le aplique a esta normatividad). Excepto para los profesionales de las ciencias de la salud.

• Para las profesiones cobijadas por el COPNIA (ingenierías y afines) la experiencia se contará a partir de la expedición de la Tarjeta o matrícula profesional

• Cuando se hayan desarrollado actividades de manera simultánea en varios proyectos o contratos, se contabilizará la experiencia por una sola vez, es decir, los tiempos traslapados solo se contarán una vez

• La experiencia deberá acreditarse aportando certificaciones expedidas por el contratante y/o acta de liquidación de los contratos, de cada uno de los profesionales o personas presentadas para el cumplimiento de este requisito habilitante y de ponderación y deberán contener como mínimo la siguiente información:

a. Nombre de la empresa o entidad

b. Dirección de la empresa o entidad

c. Teléfono de la empresa o entidad

d. Nombre del profesional o persona contratada

e. Tipo y Número de identificación (Cédula, Tarjeta Profesional y ambos cuando la ley así lo exija)

f. Cargo desempeñado u Objeto contractual

g. Tiempo de vinculación o servicio (DIA – MES- AÑO), inicio y término.

h. Funciones o actividades u obligaciones realizadas

i. Firma de la persona competente que expide la certificación o firma de quien(es) suscribe(n) el acta de liquidación.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

• Como soporte de las certificaciones de experiencia del profesional o en caso de que la certificación o el acta de liquidación no contenga toda la información, el proponente deberá anexar copia del contrato, o de los documentos soporte que sean del caso, que permita tomar claramente la información que falte en la certificación o en el acta de liquidación y poder demostrar el cumplimiento de los requisitos de experiencia (mínimos y adicionales).

• IMPORTANTE: AUTOCERTIFICACIONES. No se aceptan autocertificaciones. En el caso que la experiencia del personal presentado sea certificada por los proponentes que los postulen, deben anexar copia de los respectivos contratos por los cuales fueron vinculados con el proponente, y documento expedido por el contratante del contrato base, es decir para quien el proponente ejecutó el contrato, en donde se pueda establecer que el profesional propuesto para el presente proceso, sí desempeño el rol que se está acreditando. El proponente podrá presentar documentos tales como propuesta aprobada en la cual se encuentra el profesional dentro del equipo de trabajo, actas de seguimiento en las cuales se relacione el profesional y su rol desempeñado, certificaciones del cliente final y/o documentos no confidenciales de los proyectos, entre otros.

• Si los proyectos en donde ha participado uno o varios del equipo de trabajo ha sido con el Ministerio, el proponente deberá indicar el número de contrato, su objeto, el tiempo o plazo, el rol desempeñado por cada integrante, lo cual será verificado por el Ministerio de Educación Nacional a través del supervisor o mediante informes o actas que reposen en los documentos de la ejecución contractual. En caso de que las partes no hayan dejado implícito en la ejecución del contrato el personal que participó, las partes aceptan que no se tendrá en cuenta dicha experiencia.

• Las certificaciones aportadas deben establecer claramente el tiempo en el cual se realizó la ejecución de las actividades, en caso de que la certificación no indique el día de inicio, se tomará el último día calendario del mes señalado en la certificación o en el evento, que la certificación no exprese el día de terminación, se tomará el primer día calendario del mes señalado en la certificación.

• La experiencia acreditada será contabilizada hasta la fecha de expedición de la certificación, en el caso que ésta sea anterior a la fecha de terminación de las actividades que se pretenda acreditar.

• Cada profesional se debe proponer para un solo rol dentro de la oferta presentada.

• No podrán ser parte del equipo de trabajo quienes hayan actuado como asesores y/o consultores del MEN en las etapas de planeación y/o estructuración del presente proceso de selección

• Cuando se hayan desarrollado actividades de manera simultánea en varios proyectos o contratos, se contabilizará la experiencia por una sola vez, sin traslapos, tomando como referencia la que tenga una mayor duración siempre y cuando esté debidamente soportada y con la información requerida.

NOTA 1: Para acreditar la experiencia en este proceso licitatorio no se admitirá la obtenida en docencia.

NOTA 2: El Ministerio podrá requerir las aclaraciones sobre los datos contenidos en las certificaciones o documentos correspondientes. En caso de no poder determinarse la experiencia del equipo mínimo base con los documentos aportados, el Ministerio tomará el último día de cada mes como fecha de inicio de la certificación de la experiencia y el primer día de cada mes como

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

fecha de terminación, y último mes del año como mes de inicio y el primer mes del año como mes de finalización.

NOTA 3: DOCUMENTO DE PRESENTACIÓN OFERTA DEL EQUIPO HUMANO MINIMO: El

proponente deberá presentar junto con la propuesta, en el FORMATO No. 6 - CARTA DE COMPROMISO PERSONAL MINIMO REQUERIDO (EQUIPO DE TRABAJO) debidamente suscrito

por el representante legal. (Diligenciar Formato anexo en el pliego de condiciones)

NOTA 4: El proponente para presentar su oferta, debe tener en cuenta, que, una vez adjudicado el contrato, se obliga a mantener hasta la terminación del contrato el valor ofertado de todos los bienes y servicios ofertados, incluido el pago de los salarios, prestaciones sociales, seguridad social integral, dotaciones y demás emolumentos laborales de todo el personal que se encuentre vinculado para el desarrollo del proyecto, así como el incremento salarial establecido en las obligaciones específicas, para cada vigencia.

3.2. OTRO PERSONAL

Adicionalmente al personal citado en los literales anteriores, el CONTRATISTA deberá disponer de todo el personal administrativo, operativo, legal, financiero y de apoyo necesario para el desarrollo del contrato en general, sin que ello implique un mayor costo para el proyecto.

4. PRESENTAR FORMATO CARTA DE COMPROMISO PUESTOS DE TRABAJO, EQUIPOS, INSUMOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS POR EL CONTRATISTA (Requisito habilitante).

El proponente deberá presentar junto con la propuesta, carta de compromiso referente al suministro de todos los puestos de trabajo, equipos, insumos y servicios: en las cantidades y con las características descritas en el anexo técnico. Los insumos deberán ser entregados al supervisor del contrato del Ministerio en las fechas acordadas previamente. (VER Anexo técnico “Requisitos técnicos mínimos exigidos”). Para el efecto se dispondrá el formato correspondiente en el Pliego de Condiciones. (FORMATO No. 7)

NOTA 1: Los materiales a utilizar por el proponente deben cumplir lo establecido en la NTC 5397 de 2005 que establece “MATERIALES PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO CON SOPORTE EN

PAPEL CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD” y ser aprobados por la supervisión del contrato del Ministerio, mediante comunicación escrita. De igual forma el contratista se obliga a asignar los elementos necesarios para la eficiente y oportuna prestación de los servicios contratados, sin que por ello haya lugar a revisiones o ajustes de los valores pactados, es decir los insumos suministrados tendrán el mismo valor durante toda la ejecución del contrato.

NOTA 2: El oferente debe tener en cuenta que la lista de elementos y cantidades requeridas podrá variar durante la ejecución del contrato, de acuerdo con las necesidades del servicio del Ministerio de Educación Nacional y que solo se pagaran los que efectivamente sean entregados.

NOTA 3: El contratista deberá entregar los suministros e insumos de oficina necesarios para la operación, como, por ejemplo: lápices, tajalápices, borradores, esferos, perforadoras, saca ganchos, bisturís, reglas y demás elementos necesarios para la ejecución de la labor contratada; sin costo alguno para el contratante. La entidad no solicita marcas específicas para estos insumos, las cantidades requeridas van de acuerdo con el número de personas y las actividades que se deban realizar durante la ejecución del contrato.

NOTA 4: Los insumos fijos y variables deberán ser entregados por el proveedor al supervisor del contrato en el Ministerio de Educación Nacional y de acuerdo con las necesidades del servicio. (VER Anexo técnico “Requisitos técnicos mínimos exigidos”)

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

5. ACREDITAR BODEGA (Requisito habilitante). Junto con la propuesta el proponente deberá adjuntar para la verificación como requisito habilitante la siguiente documentación de la bodega ofrecida para la ejecución del contrato:

a). Para inmueble propio:

• Certificado de tradición expedido por la Oficina de Instrumentos Públicos, con fecha de expedición no superior a 30 días calendario, a la fecha de cierre del presente proceso de contratación.

• Certificado de nomenclatura del inmueble expedido por la Unidad administrativa especial de catastro distrital.

• Copia magnética de los planos en plantas, cortes y alzados, a una escala 1:100 de la bodega o bodegas ofrecidas.

• El proponente deberá presentar junto con la propuesta, Formato cumplimiento requisitos de la bodega ofertada diligenciado en la que se comprometa a que las instalaciones en las cuales se realizará los procesos técnicos de organización documental, las áreas de custodia y almacenamiento cumplen con la normatividad vigente y concordante expedida por el Archivo General de la Nación.

• Concepto técnico favorable de seguridad humana y sistemas de protección contra incendios emitido por la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá - UAECOB.

• Plan de prevención y atención de desastres de la bodega ofertada

b). Para inmueble en tenencia ya sea por arrendamiento u otro tipo de contrato:

• Certificado de tradición expedido por la Oficina de Instrumentos Públicos con fecha de expedición no superior a 30 días calendario, a la fecha de cierre del presente proceso de contratación.

• Certificado de nomenclatura del inmueble expedido por la Unidad administrativa especial de catastro distrital.

• Copia del contrato con el que acredite formalmente la tenencia verbigracia contrato de arrendamiento y/o leasing vigente, etc. En caso de que los mencionados contratos tengan una vigencia inferior al plazo de ejecución del contrato, se deberá adjuntar carta de compromiso, suscrita por parte del oferente y el propietario del inmueble y del arrendador (en caso de que el arrendador sea diferente al propietario), en la que conste que se comprometen a prorrogar el contrato por un término igual al de la ejecución del contrato que se va a celebrar con el Ministerio de Educación Nacional

• Copia digital legible de los planos en plantas, cortes y alzados, a una escala 1:100 de la bodega o bodegas ofrecido.

• El proponente deberá presentar junto con la propuesta, el Formato cumplimiento requisitos de la bodega diligenciado en la que se comprometa a que las instalaciones en las cuales se realizará los procesos técnicos de organización documental, las áreas de custodia y almacenamiento cumplen con la normatividad vigente y concordante expedida por el Archivo General de la Nación.

• Concepto técnico favorable de seguridad humana y sistemas de protección contra incendios emitido por la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá – UAECOB.

6. FORMATO CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS TÉCNICOS DE LA BODEGA:

Nota 1: El proponente ya sea propietario o tenedor a cualquier título, deberá garantizarle al Ministerio de Educación Nacional, que dispone del inmueble indicado en la propuesta para el almacenamiento, depósito y custodia de los documentos de archivo del contratante en la ciudad de

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, XXX, Xxxxxx, X.X.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Bogotá, desde el inicio del contrato hasta su finalización y para ello deberá aportar con la oferta

FORMATO CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS TÉCNICOS DE LA BODEGA donde se

comprometa con lo anterior de forma individual si es el titular del derecho y cuando el inmueble este a título de tenencia la carta de compromiso además de la firma del proponente deberá estar suscrita por el propietario del inmueble y del arrendador (en caso de que el arrendador sea diferente al propietario). Para el efecto se dispondrá el formato correspondiente en el Pliego de Condiciones. (FORMATO No. 8)

En todo caso es deber del oferente garantizar que las bodegas ofrecidas cumplen con los requisitos establecidos en los Acuerdos 049 del 2000, Acuerdo No 08 del 2014, del Archivo General de la Nación y demás normas concordantes, so pena de incumplimiento del contrato cuando le sea adjudicado.

Nota 2: Una misma bodega NO podrá ser presentada por varios proponentes, so pena de rechazo de la propuesta.

Nota 3: El adjudicatario deberá entregar máximo el día hábil siguiente a la adjudicación al supervisor del contrato, y como requisito previo para la suscripción del contrato, concepto técnico elaborado por un ingeniero civil, titulado, matriculado en el COPNIA y con tarjeta profesional con el que se corrobore lo manifestado por el representante legal en la certificación que aporto con respecto a que la bodega cumple con:

• Las Características de terreno debe ser sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.

• Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado

• Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión

• Los depósitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extracción o evacuación automática del agua en caso de inundación

Nota 4: Una vez adjudicado el contrato el Ministerio de Educación Nacional realizara una visita para verificación de cada uno de los ítems señalados en el Formato para el compromiso del cumplimiento de requisitos técnicos bodega.

7. APLICATIVO PRÉSTAMOS Y CONSULTAS SUMINISTRADO POR EL CONTRATISTA (Requisito habilitante).

El proponente debe contar con un sistema (software) que posibilite efectuar el cargue de los inventarios de la documentación de la entidad, con el fin de revisar mediante lectores de códigos xx xxxxxx los campos establecidos en el Formato Único de Inventario Documental FUID- que concuerden con los datos de la carpeta física y caja realizando punteo una a una, adicionalmente dicho software deberá cumplir con las siguientes funciones:

• El sistema ofrecido por el contratista debe ser una plataforma web, que cuente con un protocolo seguro.

• Proveer al Ministerio los usuarios y contraseñas de acceso requeridos sin restricción o limitación alguna en cuanto a su cantidad. (Mínimo 10 usuarios), que permitan realizar las consultas vía web, en línea y en tiempo real del inventario y ubicación del acervo documental de la entidad.

• Permitir exportar la información en Excel de las bases de datos de los inventarios para ser

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

cargados en el SGDEA del Ministerio con los campos establecidos en el (formato de cargue de inventarios).

• Asegurar un medio para la gestión de solicitudes, problemas e incidentes, para atender todas necesidades del Ministerio, tanto técnicas, como de uso y atención oportuna.

• Identificar la ubicación y descripción de las cajas y carpetas

• Recibir y entregar en el mismo formato la información del inventario documental que se entregue al inicio del contrato. Con relación a la entrega del inventario una vez finalizado el contrato, se deben incluir los registros del inventario adicionados durante la ejecución del mismo.

• El último día hábil de contrato o cuando el Ministerio lo requiera y durante las veces que sea necesario, el contratista deberá entregar sin restricción los datos e información (en el formato pactado con el Ministerio de Educación).

• Garantizar la disponibilidad y desempeño del sistema web o cualquier solución de TI de la contratista dispuesta para dar cumplimiento al objeto contractual debe ser del %99

• Se deberá socializar al Ministerio los mecanismos que implementará para asegurar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos e información, así como del servicio que presta al Ministerio de Educación a través del sistema web o cualquier otra solución de TI.

• El sistema web y cualquier solución de TI dispuesta por el contratista para dar cumplimiento a las necesidades del Ministerio deberá asegurar una auditoria consultable en la cual quede registro de los accesos, fechas, acciones y cambios generados en los datos y/o información del sistema.

• El contratista deberá asegurar si es el caso el reconocimiento de los derechos autor sobre la solución de TI, en la cual se apoyará la gestión del inventario documental.

Nota: no se necesitarán conexiones con datacenter del Ministerio, ni tampoco un canal dedicado, teniendo en cuenta que es un software web y se utilizará desde la empresa contratante, para realizar consultas vía web en línea y en tiempo real del inventario. Es importante aclarar que el Ministerio para este proyecto no establecerá compromisos de aprovisionamiento de infraestructura TI, servicios TI, así como soporte de nivel 1, 2 y 3 y administración técnica, toda vez que el alcance de este proyecto obedece a una necesidad funcional relacionada con la prestación de un servicio apoyado en un software.

El proponente deberá presentar junto con su propuesta:

- Software Propio: Si el ofrecimiento corresponde a un software propio de origen nacional, deberá presentar el CERTIFICADO DE DERECHOS DE AUTOR.

- Software por Uso: Si el ofrecimiento corresponde a software por uso (es decir que no es propio del proponente, deberá aportar CERTIFICACIÓN DEL FABRICANTE del software, donde conste que se encuentra vigente y que el proponente tiene derecho al uso del software.

Adicionalmente deberá aportar FORMATO No. 9 - COMPROMISO APLICATIVO PRÉSTAMOS Y CONSULTAS suscrito por el representante legal del proponente, en la que acredite su compromiso de entregar al Ministerio el acceso al software ofertado, para 10 usuarios de consulta que designe el supervisor del contrato. Para el efecto se dispondrá el formato correspondiente en el Xxxxxx xx

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Condiciones.

VI. FACTORES PONDERABLES DE EVALUACIÓN DE LA OFERTA

De conformidad con lo establecido en el artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1082 de 2015, para la selección de la oferta más favorable a la Entidad, en los procesos de selección por licitación, de selección abreviada para la contratación de menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

“(…) a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; o

b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo- beneficio para la entidad. (…)”;

De conformidad con lo expuesto, cabe concluir que los principios de transparencia, igualdad y selección objetiva, a que está sometida la selección del contratista, se desarrollan mediante la sujeción de la escogencia del contratista a la ley y al pliego de condiciones

En ese orden de ideas el Ministerio de Educación Nacional aplicará lo establecido en el literal a), en el artículo 5º de la Ley 1150 de 2.007 y el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.2.2.2, para tal efecto a continuación, se encuentra el cuadro con los criterios de evaluación y sus puntajes, posteriormente se describe cada uno de ellos:

FACTORES DE EVALUACIÓN	SUBFACTOR	PUNTAJE
1. CALIDAD	1.1. PERSONAL ADICIONAL (MAXIMO 30 PUNTOS)	Máximo 60
	1.2. EQUIPOS ADICIONALES (MÁXIMO 15 PUNTOS)
	1.3. CONSULTAS Y/O PRESTAMOS DIGITALES SIN COSTO (MÁXIMO 2 PUNTOS)
	1.4. LIMPIEZA A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN (MÁXIMO 5 PUNTOS)
	1.5. FUMIGACIÓN A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN (MÁXIMO 8 PUNTOS)
2.-PROPUESTA ECONÓMICA		Máximo 28,5
3.-APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL		Máximo 10
4-PERSONAL CON DISCAPACIDAD		Máximo 1
5. CRITERIOS DIFERENCIALES PARA EMPRENDIMIENTOS Y EMPRESAS DE MUJERES EN EL SISTEMA DE COMPRAS PÚBLICAS		Máximo 0,25
6. CRITERIOS DIFERENCIALES PARA MIPYMES EN EL SISTEMA DE COMPRAS PÚBLICAS		Máximo 0,25
7. Reducción de puntaje por incumplimiento de contratos. Artículo 25 Ley 2195 de 2022. Se reducirá al total de puntos el 2%		(-2)
PUNTAJE TOTAL MÁXIMO		100 PUNTOS

NOTA GENERAL: Solo serán ponderables las ofertas habilitadas en los tres aspectos (Jurídico, Financiero y Técnico).

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

1. FACTORES DE CALIDAD:

1.1. PERSONAL ADICIONAL (30 PUNTOS)

El proponente podrá presentar junto con la propuesta FORMATO No. 10 - CARTA DE COMPROMISO DE OFRECIMIENTO DE PERSONAL ADICIONAL, y se otorgarán 5 puntos por cada auxiliar adicional al mínimo exigido, hasta completar un máximo de 30 puntos.

Este personal no generará costo adicional en el contrato para el Ministerio el cual deberá tener el mismo perfil del personal base, los requisitos de estudios y experiencia se encuentran establecidos en el anexo técnico.

FACTOR	PUNTAJE MAXIMO
1 auxiliar adicional	5 puntos
2 auxiliares adicionales	10 puntos
3 auxiliares adicionales	15 puntos
4 auxiliares adicionales	20 puntos
5 auxiliares adicionales	25 puntos
6 auxiliares adicionales	30 puntos
No otorga	0 puntos

1.2. EQUIPOS ADICIONALES (10 PUNTOS)

El proponente podrá presentar junto con la propuesta FOMATO No. 11 - COMPROMISO EQUIPOS ADICIONALES, en el que se comprometa a suministrar equipo adicional, y se otorgarán 7.5 puntos por cada escáner adicional a los solicitados, hasta llegar a 15 puntos, los escáner deberán tener licencia de uso y como mínimo tener las siguientes especificaciones técnicas:

• 60ppm - Dúplex

• Alimentados Autom. 200 hojas

• 10,000 páginas diarias

• Iluminación dual Led

• Función Smart Touch

• Cama Plana A4 integrada

• Salida de documentos frontal o posterior

• Resolución 600 DPI

• Conectividad USB 2.0 y 3.0 compatible

• blanco y negro, color, escala de grises

Estos equipos no generarán costo adicional durante la ejecución del contrato.

FACTOR	PUNTAJE MAXIMO
1 escáner adicional	7.5 puntos
2 escáner adicional	15 puntos
No otorga	0 puntos

1.3. CONSULTAS Y/O PRESTAMOS DIGITALES SIN COSTO (2 PUNTOS)

El proponente podrá presentar junto con la propuesta, FORMATO No. 12- COMPROMISO CONSULTAS Y/O PRÉSTAMOS DIGITALES, en el que se comprometa a ofrecer sin costo alguno

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

consultas o préstamos físico xx xxxxx mensualmente durante la ejecución del contrato. Se otorgarán 1 punto por cada 5 cajas de consultas y /o préstamos físicos hasta completar un máximo de 2 puntos.

FACTOR	PUNTAJE MAXIMO
Por 5 consultas digitales mensuales sin costo	1 punto
Por 10 consultas digitales mensuales sin costo	2 puntos

1.4. LIMPIEZA A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN (5 PUNTOS)

El proponente podrá presentar junto con la propuesta FORMATO No. 13 - COMPROMISO LIMPIEZA A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN, en el que se comprometa a realizar un proceso de limpieza cada 2.5 meses de la estantería y cajas donde reposa el archivo de gestión en las instalaciones del Ministerio de Educación Nacional. La limpieza de las cajas deberá hacerse en seco, con una aspiradora (por el exterior). Esta limpieza debe realizarla con personal adicional y el costo debe ser asumido por el proponente. Se otorgarán 0,5 puntos por cada limpieza realizada cada 2.5 meses ofrecida hasta completar un máximo de 5 puntos.

FACTOR	PUNTAJE MAXIMO
Por 1 limpieza del archivo de gestión sin costo	0,5 puntos
Por 2 limpiezas del archivo de gestión sin costo	1 puntos
Por 3 limpiezas del archivo de gestión sin costo	1,5 puntos
Por 4 limpiezas del archivo de gestión sin costo	2 puntos
Por 5 limpiezas del archivo de gestión sin costo	2,5 puntos
Por 6 limpiezas del archivo de gestión sin costo	3 puntos
Por 7 limpiezas del archivo de gestión sin costo	3,5 puntos
Por 8 limpiezas del archivo de gestión sin costo	4 puntos
Por 9 limpiezas del archivo de gestión sin costo	4,5 puntos
Por 10 limpiezas del archivo de gestión sin costo	5 puntos

1.5. FUMIGACION A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN (8 PUNTOS)

El proponente podrá presentar junto con la propuesta FORMATO No. 14 – COMPROMISO FUMIGACIÓN A ARCHIVOS DE GESTIÓN, en el que se comprometa a realizar los procesos de desinfección durante la ejecución del contrato en los depósitos de los archivos de gestión de la Entidad, con el fin de eliminar agentes microbiológicos como hongos y bacterias que se encuentran en el ambiente con productos cuyo efecto residual no represente un factor de riesgo para la documentación, es decir, productos cuyo agente activo sea amonios cuaternarios con radicales alquílicos, en cumplimiento al Protocolo - Requisitos Hojas de Seguridad para Fumigación del Ministerio de Educación Nacional.

Se otorgarán 2 puntos por cada fumigación ofrecida hasta completar un máximo de 8 puntos.

Esta fumigación debe realizarla una empresa especializada y el costo debe ser asumido por el proponente. La primera a los seis (6) meses de iniciado el contrato y las restantes cada 6 meses

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

FACTOR	PUNTAJEMÁXIMO
Por 1 fumigación durante la ejecución del contrato	2 puntos
Por 2 fumigación durante la ejecución del contrato	4 puntos
Por 3 fumigación durante la ejecución del contrato	6 puntos
Por 4 fumigación durante la ejecución del contrato	8 puntos

2. PRECIO (PROPUESTA ECONÓMICA (MÁXIMO 28.5 PUNTOS)

NOTA 1: Para el presente factor de calificación y valoración económica, el oferente deberá diligenciar el FORMATO No. 15 - PROPUESTA ECONÓMICA, y adjuntarlo a la propuesta. Adicionalmente, debe diligenciar el valor total del ofrecimiento en el cuestionario de la plataforma SECOP II – LISTA DE PRECIOS para cumplir con un trámite procedimental de la mencionada plataforma

NOTA 2: Los valores deben ser expresados en pesos colombianos.

NOTA 3: Los valores unitarios ofertados de cada bien o servicio no podrán superar el valor techo de referencia estimado por cada ítem y por cada vigencia, so pena de rechazo de la oferta.

NOTA 4: Al formular la propuesta, el proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o municipales y dentro de estos mismos niveles territoriales, los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades ambientales, que afecten el contrato y las actividades que de él se deriven.

NOTA 5: El proponente deberá presentar propuesta económica ofreciendo las condiciones técnicas mínimas requeridas por la entidad a la cual se le efectuará la verificación aritmética correspondiente y para ello se tomará como valor inmodificable el valor unitario base del bien incluido en el FORMATO No. 15 - PROPUESTA ECONÓMICA. Posteriormente de haber efectuado la respectiva revisión aritmética, se procederá a realizar la ponderación económica.

NOTA 6: Los precios ofertados no estarán sujetos a ajuste alguno, razón por la cual el proponente deberá prever en su oferta que tiene que asumir los posibles incrementos que se ocasionen, inclusive aquellos que se presenten en la ejecución del contrato por cambio de año.

NOTA 7: El diligenciamiento del valor total del ofrecimiento en el cuestionario de la plataforma SECOP II – LISTA DE PRECIOS, no constituye la oferta presentada por el proponente, ya que su diligenciamiento se requiere únicamente para cumplir con un trámite procedimental de la mencionada plataforma. En consecuencia, el ofrecimiento económico del proponente será el establecido en el FORMATO No. 15 - PROPUESTA ECONÓMICA, del cual se tomará como valor inmodificable el valor unitario ofertado por cada ítem y cada vigencia” y se verificarán las operaciones aritméticas para determinar el valor total del ofrecimiento efectuado.

NOTA 8: De conformidad con lo establecido en el ANEXO No. 03. ANALISIS DEL SECTOR y el ESTUDIO XX XXXXXXX, para el presente proceso de selección se establecieron los VALORES TECHO DE REFERENCIA antes de IVA incluidos en el ANEXO No 05 PRECIOS TECHO REFERENCIA de cada uno de los ítems (Concepto y /o elementos) a ofertar, y se estableció la organización de los conjuntos de dichos conceptos y/o elementos que integran la oferta económica que será sujeta de ponderación.

Nota 9: La propuesta económica solo se tendrá en cuenta para efectos de calificación y sus valores unitarios serán los que se tomen como referencia de topes para el contratista, para realizar la facturación de acuerdo con los precios relacionados en el FORMATO No. 15 - PROPUESTA

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

ECONÓMICA. El FORMATO No. 15 - PROPUESTA ECONÓMICA no podrá ser modificado en ningún caso.

Como consecuencia de lo anterior, en el evento en que algún proponente diligencie incorrectamente la información en el cuestionario de la plataforma SECOP II – LISTA DE PRECIOS, tal actuar no generará el rechazo de su oferta y la entidad en ejercicio del derecho que le asiste a efectuar verificación aritmética podrá incluir en ese campo el valor correspondiente al valor realmente ofertado por el proponente. El valor de la propuesta económica corresponderá a la sumatoria de los valores unitarios ofertados por cada ítem y cada vigencia incluido IVA descritos en el FORMATO No. 15 - PROPUESTA ECONÓMICA.

Así las cosas, en caso de discrepancia entre la información ingresada en la plataforma SECOP II y la información diligenciada en el FORMATO No. 15 - PROPUESTA ECONÓMICA prevalecerá la del Anexo ya que es el documento que contiene el ofrecimiento de los valores unitarios de la totalidad de los ítems requeridos.

NOTA 10: Los precios incluyen todos los costos y los demás gastos inherentes al cumplimiento satisfactorio, inclusive los imprevistos, gastos de administración, impuestos, contribuciones y utilidades del Contratista. Estos precios no estarán sujetos a revisiones y cambios.

NOTA 11: En caso de que se cometan errores en el cálculo aritmético respecto del valor total (sumatoria de los ítems), la entidad lo corregirá siempre que cumpla con los demás requisitos establecidos en el presente documento.

NOTA 12: El proponente deberá diligenciar la totalidad de los ítems que integran la propuesta económica, sin embargo, podrá diligenciar en cualquier ítem como valor mínimo cero ($0) pesos, pero no podrá dejar el ítem en blanco, so pena de rechazo de la oferta.

La ponderación de la oferta económica se hará a las ofertas habilitadas en los tres aspectos (jurídico, técnico y financiero), de acuerdo con la siguiente metodología:

DETERMINACIÓN DEL MÉTODO PARA LA PONDERACIÓN DE CADA UNO DE LOS CRITERIOS DE LA PROPUESTA ECONÓMICA

Se seleccionará el método de ponderación de la propuesta económica, de acuerdo con los métodos que se describen a continuación:

NÚMERO	MÉTODO
1)	Media aritmética
2)	Media aritmética alta
3)	Media geométrica
4)	Menor valor

Para la determinación del método se tomarán las dos primeras cifras decimales de la (TRM) Tasa de Cambio Representativa xxx Xxxxxxx (certificada por la Superintendencia

Financiera de Colombia) que rija el día hábil posterior a la fecha prevista del cierre del proceso de selección.

Se determinará el método de ponderación de acuerdo con los rangos establecidos en el cuadro que se presenta a continuación. Esta TRM se tomará del sitio web de la Superintendencia Financiera de Colombia

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, XXX, Xxxxxx, X.X.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

RANGO (INCLUSIVE)	NÚMERO	MÉTODO
De ,00 a ,24	1	Media aritmética
De ,25 a ,49	2	Media aritmética alta
De ,50 a ,74	3	Media geométrica
De ,75 a ,99	4	Menor valor

El MEN empleará la anterior metodología, considerando que al establecerse cuatro (4) posibilidades distintas de ponderación y su selección utilizando un factor exógeno, se proporciona una selección objetiva del proponente.

METODOLOGIAS:

MEDIA ARITMÉTICA (PONDERACIÓN DE LAS PROPUESTAS POR EL MÉTODO DE LA MEDIA ARITMÉTICA.)

Consiste en la determinación del promedio aritmético de las Ofertas válidas y la asignación de puntos en función de la proximidad de las Ofertas a dicho promedio aritmético, como resultado de aplicar las siguientes fórmulas:

Obtenida la media aritmética se procederá a ponderar las Ofertas de acuerdo con la siguiente fórmula.

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En el caso de ofertas económicas con valores mayores a la media aritmética se tomará el valor absoluto de la diferencia entre la media aritmética y el valor de la Oferta, como se observa en la fórmula de ponderación.

Media aritmética alta

Consiste en la determinación de la media aritmética entre el valor total sin decimales de la Oferta válida más alta y el promedio aritmético de las Ofertas válidas y la asignación de puntos en función de la proximidad de las Ofertas a dicha media aritmética, como resultado de aplicar las siguientes fórmulas:

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Dónde:

Obtenida la media aritmética alta se procederá a ponderar las Ofertas de acuerdo con la siguiente fórmula:

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En el caso de Ofertas económicas con valores mayores a la media aritmética alta se tomará el valor absoluto de la diferencia entre la media aritmética alta y el valor de la Oferta, como se observa en la fórmula de ponderación.

Media geométrica.

Consiste en la determinación de la media geométrica de las Ofertas válidas y la asignación de puntos en función de la proximidad de las Ofertas a dicha media geométrica, como resultado de aplicar las siguientes fórmulas:

N X1 * X2 * Xn

G =

Dónde:

G = Media Geométrica

X i = Valor de la propuesta i N = Número de propuestas

Obtenida la media geométrica se procederá a ponderar las Ofertas de acuerdo con la siguiente fórmula:

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

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En el caso de Ofertas económicas con valores mayores a la media geométrica se tomará el valor absoluto de la diferencia entre la media geométrica y el valor de la Oferta, como se observa en la fórmula de ponderación.

Menor valor

Consiste en establecer la Oferta de menor valor y la asignación de puntos en función de la proximidad de las Ofertas a dicha Oferta de menor valor, como resultado de aplicar las fórmulas que se indican en seguida a cada conjunto de precios.

Para la aplicación de este método, la Entidad procederá a determinar el menor valor de las Ofertas válidas y se procederá a la ponderación, de acuerdo con la siguiente fórmula:

Puntaje i = [𝐼𝑛𝑐𝑙𝑢𝑖𝑟 𝑒𝑙 𝑣𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒𝑙 𝑚á𝑥𝑖𝑚𝑜 𝑝𝑢𝑛𝑡𝑎𝑗𝑒] x ( 𝑉𝑀𝐼𝑁 )

𝑉𝑖

Dónde:

𝑉𝑀𝐼𝑁= Menor valor de las Ofertas válidas.

𝑉𝑖 = Valor total sin decimales de cada una de las Ofertas i i = Número de oferta

En este caso se tomará el valor absoluto de la diferencia entre el menor valor y el valor de la Oferta, como se observa en la fórmula de ponderación.

CONSIDERACIONES GENERALES DE LA EVALUACION DEL FACTOR PRECIO DE LA PROPUESTA ECONÓMICA

Al final se sumarán los puntos obtenidos de aplicar el método escogido en forma aleatoria para la ponderación de la oferta económica de cada conjunto de precios el cual será máximo de 28,5 puntos.

Para cualquiera de los métodos descritos se tendrá en cuenta hasta el segundo (2°) decimal del valor obtenido como puntaje sin fórmula de redondeo o aproximación. Si se presentan dos o más propuestas económicas de igual valor, se les asignará el mismo puntaje.

Se debe tener en cuenta que la presentación de la OFERTA ECONÓMICA ES A PRECIOS UNITARIOS y el contrato a suscribirse resultante del presente proceso de selección es por la totalidad de la oferta que se encuentre en el primer orden de elegibilidad, es de aclarar, que la información registrada en la plataforma SECOP II corresponde al valor total de las vigencias incluido el IVA

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

El valor UNITARIO ofertado debe ser expresado sin decimales, es decir, ajustado a la unidad. Dicho valor ofertado será el valor Máximo que el Ministerio pague por cada uno de los conceptos durante la ejecución del contrato, de acuerdo con los requerimientos e instrucciones impartidas por el generador de la solicitud y el procedimiento establecido en los documentos del proceso de selección.

3. APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (MÁXIMO 10 PUNTOS)

La acreditación de este aspecto deberá presentarse con la propuesta.

Para la calificación de este aspecto se asignará un puntaje xxxxxx xx xxxx (10) puntos y se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 2.2.1.2.4.2.1 del Decreto 1082 de 2015,

En consecuencia, los proponentes pueden obtener el puntaje de apoyo a la industria nacional, por servicio origen nacional, trato nacional o por incorporación de servicios colombianos. En ningún caso otorgará simultáneamente el puntaje por Servicio Nacional y de incorporación de servicios colombianos en una franja. De acuerdo con lo anterior, los puntajes para estimular la industria nacional son:

CRITERIO DE EVALUACIÓN	PUNTAJE
a. Servicio Origen Nacional o con trato nacional	10
b. Incorporación de servicios colombianos	5
Puntaje máximo para estimular a la industria nacional	10

a. Servicio Origen Nacional o con trato nacional

Se asignará 10 puntos a la Oferta de servicios nacionales; o con trato nacional.

Teniendo en cuenta que la entidad estableció en el análisis del sector que de acuerdo al objeto contractual no existen bienes colombianos relevantes en el mismo, se asignará 10 puntos al proponente que ofrezca vincular mínimo el cuarenta por ciento (40%) de empleados o contratistas por prestación de servicios colombianos del total de empleados y contratistas asociados al cumplimiento del contrato. El proponente debe garantizar que no disminuirá dicho porcentaje durante la ejecución del Contrato.

Para otorgar el puntaje de servicios de origen nacional, el proponente debe presentar el certificado de existencia y representación legal, cédula de ciudadanía o visa de residencia y FORMATO No. 16 correspondiente de APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL, debidamente diligenciado.

Para obtener el puntaje por “con tratado nacional”, se reconocerá, a:

Servicios de otros estados con los cuales exista un acuerdo comercial aplicable al proceso de contratación, (tabla de acuerdos comerciales)

• Servicios frente a los cuales exista trato nacional por reciprocidad. Para tal efecto el proponente deberá mencionar e identificar esta situación la cual será verificada en la página web de Colombia Compra Eficiente.

• A los servicios de la Comunidad Andina de Naciones. (Tabla Acuerdos Comerciales).

b. Puntaje por incorporación de servicios colombianos

Si el Proponente no es origen nacional ni con trato nacional, según el punto anterior, se asignará cinco (5) puntos a los Proponentes extranjeros que incorporen por lo menos el 90% de personal

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colombiano en la prestación del servicio. En caso de recibir estos cinco (5) puntos, el Proponente debe garantizar que no disminuirá dicho porcentaje durante la ejecución del Contrato.

Por lo anterior, este puntaje solo se otorgará a las personas extrajeras sin trato nacional ni reciprocidad, para lo cual deberá diligenciar el FORMATO No. 16 - APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL

NOTA 1: Se entiende servicio de origen nacional, o contrato si todas las personas que hacen parte de una unión temporal o consorcio tienen origen nacional o cuentan con trato nacional.

NOTA 2: En caso de incluir dentro de la oferta servicios con incorporación de componente nacional, deberá garantizar que el proponente no disminuirá el porcentaje de nacionales colombianos incorporación en la ejecución del contrato.

NOTA 3: LOS PROPONENTES DE ORIGEN NACIONAL O CON TRATO NACIONAL DEBEN

DILIGENCIAR ÚNICAMENTE EL LITERAL (A) del formato establecido para el efecto y LOS PROPONENTES EXTRANJEROS SIN DERECHO A TRATO NACIONAL, DEBEN DILIGENCIAR

UNICAMENTE EL LITERAL (B) del referido formato.

NOTA 4: En el evento que un proponente marque el recuadro que NO le corresponde según el criterio o marque los dos recuadros (literales a y b) se entenderá no presentado y dará lugar a que la propuesta obtenga cero (0) puntos de calificación por este concepto.

NOTA 5: Si el presente FORMATO No. 16 - APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL NO es

diligenciado en su totalidad de conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones, dará lugar a que la propuesta obtenga cero (0) puntos de calificación por este concepto.

NOTA 6: En el caso de consorcios, uniones temporales o cualquier figura asociativa, cada uno de sus integrantes extranjeros deberá demostrar estar cubierto por el acuerdo comercial que pretenda acreditar y que el mismo se encuentre vigente con Colombia (Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación) para la obtención del puntaje y tratamiento como nacional.

4 INCENTIVOS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN A FAVOR DE PERSONAS CON DISCAPACIDAD (MÁXIMO 1 PUNTO)

De acuerdo a lo establecido en el Decreto 392 de 2018, el cual dispone, los proponentes que tiene derecho al puntaje deben acreditar la vinculación de trabajadores con discapacidad en su planta de personal, siempre y cuando se acredite:

• Certificación del número total de trabajadores vinculado a la planta de personal del proponente o sus integrantes a la fecha de cierre del proceso. Este certificado debe ser firmado por la Persona Natural, representante legal de la persona jurídica o el revisor fiscal, según el caso.

• Certificación del número mínimo de personas con discapacidad en su planta de personal. Esto se acredita con la certificación expedida por el Ministerio de Trabajo y debe estar vigente a la fecha de cierre del proceso de selección

De esta manera, se asignará el 1, a quienes acrediten el número mínimo de trabajadores con discapacidad, señalados a continuación:

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Número total de trabajadores de la planta de personal del proponente	Número mínimo de trabajadores con discapacidad exigido
Entre 1 y 30	1
Entre 31 y 100	2
Entre 101 y 150	3
Entre 151 y 200	4
Más de 200	5

Así las cosas, el proponente adjudicatario debe mantener durante la ejecución del contrato en su planta de personal, el número de trabajadores con discapacidad que dio lugar a la obtención del puntaje adicional de la oferta, lo cual se verificará con la carta de presentación y se constituirá en obligación contractual

Si el proponente reduce el número de trabajadores con discapacidad acreditado para obtener el puntaje adicional constituye incumplimiento del contrato por parte del contratista.

El hecho de que se dé puntaje por este concepto no elimina o modifica el criterio de desempate a favor de empresas que acrediten personal con discapacidad. Consagrado en el numeral 4 del Artículo 2.2.1.1.2.2.9 del decreto 1082 de 2015, es decir que en caso de empate se preferirá la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997.

Si la oferta es presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, se tendrá en cuenta la planta de personal del integrante del proponente plural que aporte como mínimo el cuarenta por ciento (40%) de la experiencia mínima habilitante requerida para la respectiva contratación.

La experiencia que se tendrá en cuenta para el cumplimiento de lo establecido en el párrafo anterior será la exigida en los requisitos habilitantes, y se tomará independientemente del porcentaje de participación de las partes en el proponente plural.

En el evento de que dos o más partes que componen el proponente plural, aporten el 40% o más de la experiencia verificada como habilitante, este requisito podrá ser acreditado por cualquiera de ellos.

NOTA 1: Los documentos para acreditar y obtener este puntaje deben presentarse con la propuesta y estar vigentes.

NOTA 2: La vigencia se acredita con la certificación expedida por el Ministerio de Trabajo la cual debe estar vigente al momento de la evaluación, salvo que el proponente acredite que presentó la solicitud con anterioridad al vencimiento y no ha sido expedida. Todo lo anterior, es igualmente aplicable al evento de desempate por criterio de discapacidad.

5. PUNTAJE PARA EMPRENDIMIENTOS Y EMPRESAS DE MUJERES EN EL SISTEMA DE COMPRAS PÚBLICAS DEL DECRETO 1860 DE 2021 (0.25 Puntos):

En aplicación a los incentivos establecidos en el artículo 2.2.1.2.4.2.15 Decreto 1082 de 2015, se asignará 0.25 puntos adicionales al proponente que acredite la condición de emprendimiento y empresas de mujeres, es decir a los proponentes que acrediten alguna de las 4 opciones del artículo 2.2.1.2.4.2.14 del decreto, a saber:

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OPCIÓN 1. Cuando más del 50% de las acciones, partes de interés o cuotas de participación de la persona jurídica pertenezcan a mujeres y los derechos de propiedad hayan pertenecido a estas durante al menos el último año anterior a la fecha de cierre del Proceso de Selección.

OPCIÓN 2. Cuando por lo menos el 50% de los empleos del nivel directivo de la persona jurídica sean ejercidos por mujeres y éstas hayan estado vinculadas laboralmente a la empresa durante al menos el último año anterior a la fecha de cierre del Proceso de Selección en el mismo cargo u otro del mismo nivel.

OPCIÓN 3. Cuando la persona natural sea una mujer y haya ejercido actividades comerciales a través de un establecimiento de comercio durante al menos el último año anterior a la fecha de cierre del proceso de selección.

OPCIÓN 4. Asociaciones y cooperativas, cuando más del 50% de los asociados sean mujeres y la participación haya correspondido a estas durante al menos el último año anterior a la fecha de cierre del Proceso de Selección

ACREDITACIÓN:

Para la 1° opción. Participación en la Persona Jurídica: Certificado expedido por el Revisor Fiscal y Representante Legal, o contador si no tiene Revisor Fiscal, donde conste la distribución de los derechos en la sociedad y el tiempo en el que las mujeres han mantenido su participación.

Para la 2° opción. Participación en la Dirección: Certificado expedido por el Revisor Fiscal y Representante Legal, o contador si no tiene Revisor Fiscal, donde se señale de manera detallada todas las personas que conforman los cargos de nivel directivo del proponente, el número de mujeres y el tiempo de vinculación.

Para esta opción el Certificado además debe detallar:

a. La relación del nombre completo y el número de documento de identidad de cada una de las personas que conforman el nivel directivo.

b. Anexar copia de los documentos de identidad,

c. Copia de los contratos de trabajo o certificación laboral con las funciones,

d. Certificado de aportes a seguridad social del último año en el que se demuestren los pagos realizados por el empleador.

Para la 3° opción. Persona natural comerciante: Copia de cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería o el pasaporte, así como la copia del registro mercantil.

Para la 4° opción. Asociaciones y Cooperativas: Certificación expedida por el representante legal.

PROPONENTES PLURALES:

Los criterios diferenciales y los puntajes adicionales se aplicarán si por lo menos uno de los integrantes acredita que es emprendimiento y empresa de mujeres y que tiene una participación igual o superior 10% en el consorcio o la unión temporal.

NOTA 1: Si el proponente se presenta como emprendimiento y/o empresa de mujeres, pero debe subsanar alguno de los documentos que acreditan dicha condición, se podrá habilitar pero NO recibirá puntuación por dicho criterio.

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6. PUNTAJE PARA MIPYMES EN EL SISTEMA DE COMPRAS PÚBLICAS DEL DECRETO 1860 DE 2021 (0.25 Puntos):

Para los efectos del presente puntaje, se debe tener en cuenta el artículo 2.2.1.13.2.2 del Decreto 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, o la norma que lo modifique, derogue o sustituya.

Tratándose de proponentes plurales, los criterios diferenciales y los puntajes adicionales solo se aplicarán si por lo menos uno de los integrantes acredita la calidad de Mipyme y tiene una participación igual o superior al diez por ciento (10%) en el consorcio o la unión temporal.

NOTAS COMUNES A LOS FACTORES DE PONDERACIÓN 5 Y 6

NOTA 1. Las certificaciones deben ser bajo gravedad de juramento con una fecha de máximo treinta

(30) días calendario anteriores a la prevista para el cierre del procedimiento de selección.

NOTA 2. Los incentivos contractuales para las empresas y emprendimientos de mujeres no excluyen la aplicación de los criterios diferenciales para Mipymes en el sistema de compras públicas.

NOTA 3. Las Entidades Sin Ánimo de Xxxxx NO son MIPYMES y por tanto no podrán ser objeto de puntuación por el criterio de Xxxxxxx, ni les aplicará el criterio de desempate correspondiente.

7. APLICACIÓN DE LA REDUCCIÓN DE PUNTAJE POR INCUMPLIMIENTO DE CONTRATOS

El Ministerio de Educación Nacional reducirá el 2% del total de los puntos establecidos en el proceso si:

• Se evidencia que al proponente le fue impuesta una o más multas o cláusulas penales durante el último año, contado a partir de la fecha prevista para la presentación de las ofertas (cierre).

• Esta reducción también afecta a los consorcios y uniones temporales si alguno de sus integrantes se encuentra en la situación anterior.

• No será objeto de la anterior reducción de puntaje si con la presentación de la oferta anexa o acredita que frente a la multa o cláusula penal se haya interpuesto medida de control en los términos del CPACA contra el acto administrativo respectivo.

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VII. CRITERIOS DE DESEMPATE

En caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas evaluadas, se aplicarán las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar al oferente favorecido, respetando en todo caso los compromisos internacionales vigentes, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 35 xx Xxx 2069 de 31 de diciembre de 2020 “Por medio del cual se impulsa el emprendimiento en Colombia”, así:

REGLAS DE DESEMPATE (SUCESIVAS Y EXCLUYENTES)	ACREDITACIÓN - OBSERVACIONES
1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.	En cualquier caso, este factor de desempate se aplicará de conformidad con el parágrafo 1 del artículo 1 de la Ley 816 de 2003. Al efecto, los bienes y servicios originarios de países con los cuales Colombia tenga compromisos comerciales internacionales vigentes en materia de trato nacional para compras estatales, o de aquellos países en los cuales a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales; deberán ser tratados en el marco de los criterios de desempate como si fueren bienes o servicios nacionales colombianos. En caso de consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes deberá cumplir con este factor de desempate. Por lo anterior se acreditará con: Certificado de existencia y representación legal, cédula de ciudadanía o visa de residencia. Se reconocerá como oferta de bienes o servicios nacionales, a: ▪ Servicios de otros estados con los cuales exista un acuerdo comercial aplicable al proceso de contratación, (tabla de acuerdos comerciales) ▪ Servicios frente a los cuales exista trato nacional por reciprocidad. Para tal efecto el proponente deberá mencionar e identificar esta situación la cual será verificada en la página web de Colombia Compra Eficiente. ▪ A los servicios de la Comunidad Andina de naciones. Cuando se trate de adquisición de bienes se deberá: Bienes frente a los cuales exista trato nacional por reciprocidad. Para tal efecto el proponente debe adjuntar el Registro de Productor Nacional, de la totalidad de los bienes ofrecidos.
2. Preferir la propuesta de la mujer cabeza de familia, mujeres víctimas de la	Mujer cabeza de familia: De conformidad con el parágrafo del artículo 2 de la Ley 82 de 1993, modificado por el artículo 1 de la Ley 1232 de 2008, o la norma que lo modifique, aclare, adicione o

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violencia intrafamiliar o de la persona jurídica en la cual participe o participen mayoritariamente; o, la de un proponente plural constituido por mujeres cabeza de familia, mujeres víctimas de violencia intrafamiliar y/o personas jurídicas en las cuales participe o participen mayoritariamente. Diligenciar FORMATO No. 17 CERTIFICACIÓN MADRE CABEZA DE FAMILIA Y/O VÍCTIMA DE VIOLENCIA INTRAFAMILIAR

sustituya, la condición de mujer cabeza de familia, será acreditada mediante declaración ante notario, expresando las circunstancias básicas del respectivo caso. Mujer víctima de la violencia intrafamiliar: Según lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley 1257 de 2008, se acreditará con la medida de protección emitida por un comisario de familia del lugar donde ocurrieron los hechos y a falta de este, el juez civil municipal o promiscuo municipal o la autoridad indígena en los casos de violencia intrafamiliar en las comunidades indígenas. En el caso de las personas jurídicas se preferirá́ a aquellas en las que participen mayoritariamente mujeres cabeza de familia y/o mujeres victimas de violencia intrafamiliar, para lo cual el representante legal o el revisor fiscal, según corresponda, presentará un certificado, mediante el cual acredita, bajo la gravedad de juramento, que más del cincuenta por ciento (50 %) de la composición accionaria o cuota parte de la persona jurídica está constituida por mujeres cabeza de familia y/o mujeres víctimas de violencia intrafamiliar, Además, deberá́ acreditar la condición indicada de cada una de las mujeres que participen en la sociedad, aportando los documentos de cada una de ellas, de acuerdo con lo definido en el decreto 1860. En el caso de los proponentes plurales, se preferirá́ la oferta cuando cada uno de los integrantes acredite alguna de las condiciones señaladas en los incisos anteriores de este numeral. El titular de la información en el caso de las mujeres víctimas de violencia intrafamiliar, deberá́ autorizar de manera previa y expresa el tratamiento de esta información, en los términos del literal a) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, como requisito para el otorgamiento del criterio de desempate. -Formato: suscrito por el representante legal y/o el revisor fiscal de la persona jurídica según corresponda, o la persona natural que acredite la relación de personas que se encuentran en su empresa en condición de madres cabeza de familia y/o mujeres víctimas de la violencia intrafamiliar.

3. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un proponente plural, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en

Para efectos de este criterio, tanto para personas naturales como jurídicas deberán presentar la certificación expedida por la oficina de trabajo de la respectiva zona, en la que conste que cumplen con los requisitos, es decir, tener contratado el personal en situación de discapacidad con por lo menos un año de anterioridad y que de acuerdo con el compromiso establecido en la carta de presentación de la oferta mantendrá dicho personal por un lapso igual al de la contratación. Los documentos para acreditar el criterio de desempate como incentivo a la población con discapacidad deberán presentarse con la propuesta y estar vigente al momento de aplicación de dicho criterio. La experiencia acreditada en la oferta se entenderá como la

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los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

totalidad de la experiencia acreditada habilitante y la experiencia acreditada ponderable. El proponente plural debe anexar el documento de constitución para acreditar su figura jurídica y el porcentaje de participación de sus integrantes. Para este criterio se debe verificar dicho porcentaje. El tiempo de vinculación en la planta referida de que trata este numeral se acreditará con el certificado de aportes a seguridad social del último año del tiempo de su constitución cuando su conformación es inferior a un (1) año, en el que se demuestren los pagos realizados por el empleador

4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite la vinculación en mayor proporción de personas mayores que no sean beneficiarios de la pensión de vejez, familiar o de sobrevivencia y que hayan cumplido el requisito de edad de pensión establecido en la Ley. FORMATO No. 18 CERTIFICACIÓN VINCULACIÓN EN MAYOR PROPORCIÓN DE PERSONAS MAYORES QUE NO SEAN BENEFICIARIOS DE LA PENSIÓN DE VEJEZ, FAMILIAR O DE SOBREVIVENCIA Y QUE HAYAN CUMPLIDO EL REQUISITO DE EDAD DE PENSIÓN ESTABLECIDO EN LA LEY.

Personas mayores: Para la aplicación de este criterio, la expresión “personas mayores” se debe entender que la norma hace referencia al <<adulto mayor>>, de acuerdo con la definición que señala el artículo 3 de la Ley 1251 de 2008, como “(…) aquella persona que cuenta con sesenta (60) años o más, lo cual se puede acreditar con el documento de identidad correspondiente”. La persona natural, el representante legal de la persona jurídica o el revisor fiscal, según corresponda, entregará un certificado, en el que se acredite, bajo la gravedad de juramento, las personas vinculadas en su nómina y el número de trabajadores que no son beneficiarios de la pensión de vejez, familiar o de sobrevivencia y que cumplieron el requisito de edad de pensión. Solo se tendrá́ en cuenta la vinculación de aquellas personas que se encuentren en las condiciones descritas y que hayan estado vinculadas con una anterioridad igualo mayor a un (1) año contado a partir de la fecha del cierre del proceso, es decir; Para los casos de constitución inferior a un (1) año, se tendrá́ en cuenta a aquellos que hayan estado vinculados desde el momento de la constitución de la persona jurídica. El tiempo de vinculación en la planta referida, de que trata el inciso anterior, se acreditará con el certificado de aportes a seguridad social del último año o del tiempo de constitución de la persona jurídica, cuando su conformación es inferior a un (1) año, en el que se demuestren los pagos realizados por el empleador. En el caso de los proponentes plurales, su representante legal acreditará el número de trabajadores vinculados que son personas mayores no beneficiarias de la pensión de vejez, familiar o de sobrevivencia, y que cumplieron el requisito de edad de pensión establecido en la ley, de todos los integrantes del proponente. Las personas enunciadas anteriormente podrán estar vinculadas a cualquiera de sus integrantes. En cualquiera de los dos supuestos anteriores, para el otorgamiento del criterio de desempate, cada uno de los trabajadores que cumpla las condiciones previstas por la ley, allegará un certificado, mediante el cual acredita, bajo la gravedad

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	de juramento, que no es beneficiario de pensión de vejez, familiar o sobrevivencia, y cumple la edad de pensión; además, se deberá́ allegar el documento de identificación del trabajador que lo firma. La mayor proporción se definirá́ en relación con el número total de trabajadores vinculados en la planta de personal, por lo que se preferirá́ al oferente que acredite un porcentaje mayor. En el caso de proponentes plurales, la mayor proporción se definirá con la sumatoria de trabajadores vinculados en la planta de personal de cada uno de sus integrantes.
5. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite, en las condiciones establecidas en la ley, que por lo menos diez por ciento (10%) de su nómina pertenece a población indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palanquera, Rrom o gitanas. FORMATO No. 19 CERTIFICACIÓN VINCULACIÓN XXX XXXX POR CIENTO (10%) DE SU NÓMINA PERTENECE A POBLACIÓN INDÍGENA, NEGRA, AFROCOLOMBIANA, RAIZAL, PALANQUERA, RROM O GITANAS.		Persona Natural: La persona natural, el representante legal o el revisor fiscal, según corresponda, bajo la gravedad de juramento señalará́ las personas vinculadas a su nómina y el número de identificación y nombre de las personas que pertenecen a la población indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palanquera, Rrom o gitana. Solo se tendrá́ en cuenta la vinculación de aquellas personas que hayan estado vinculadas con una anterioridad igualo mayor a un (1) año contado a partir de la fecha del cierre del proceso. Para los casos de constitución inferior a un (1) año, se tendrá́ en cuenta a aquellos que hayan estado vinculados desde el momento de constitución de la persona jurídica. El tiempo de vinculación en la planta referida, de que trata el inciso anterior, se acreditará con el certificado de aportes a seguridad social del último año o del tiempo de su constitución cuando su conformación es inferior a un (1) año, en el que se demuestren los pagos realizados por el empleador.
		Además, deberá́ aportar la copia de la certificación expedida por el Ministerio del Interior, en la cual acredite que el trabajador pertenece a la población indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palanquera, ROM o gitana, en los términos del Decreto Ley 2893 de 2011, o la norma que lo modifique, sustituya o complemente.
		Proponente plural:
		En el caso de los proponentes plurales, su representante legal presentará un certificado, mediante el cual acredita que por lo menos diez por ciento (10%) del total de la nómina de sus integrantes pertenece a población indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palanquera, Rrom o gitana.
		El anterior porcentaje se definirá́ de acuerdo con la sumatoria de la nómina de cada uno de los integrantes del proponente plural.
		Las personas enunciadas anteriormente podrán estar vinculadas a cualquiera de sus integrantes. En todo caso, deberá́ aportar la copia de la certificación expedida por el Ministerio del Interior, en la cual acredite que el trabajador pertenece a la población indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palanquera, Rrom o gitana en los términos

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del Decreto Ley 2893 de 2011, o la norma que lo modifique, sustituya o complemente. Se requiere que el titular de la información de estos, como es el caso de las personas que pertenece a la población indígena, negra, afrocolombiana, raizal, palanquera, Rrom o gitana autoricen de manera previa y expresa el tratamiento de la información, en los términos del literal a) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, como requisito para el otorgamiento del criterio de desempate.

6. Preferir la propuesta de personas en proceso de reintegración o reincorporación o de la persona jurídica en la cual participe o participen mayoritariamente; o, la de un proponente plural constituido por personas en proceso de reincorporación, y/o personas jurídicas en las cuales participe o participen mayoritariamente. Diligenciar FORMATO No. 20 CERTIFICACIÓN VINCULACIÓN PERSONAS EN PROCESO DE REINTEGRACIÓN O REINCORPORACIÓN O DE LA PERSONA JURÍDICA EN LA CUAL PARTICIPE O PARTICIPEN MAYORITARIAMENTE; O, LA DE UN PROPONENTE PLURAL CONSTITUIDO POR PERSONAS EN PROCESO DE REINCORPORACIÓN, Y/O PERSONAS JURÍDICAS EN LAS CUALES PARTICIPE O PARTICIPEN MAYORITARIAMENTE.

Personas Naturales: Personas naturales en proceso de reintegración o reincorporación, para lo cual presentará copia de alguno de los siguientes documentos: i) La certificación en las desmovilizaciones colectivas que expida la Oficina de Alto Comisionado para la Paz, ii) El certificado que emita el Comité́ Operativo para la Dejación de las Armas respecto de las personas desmovilizadas en forma individual, iii) El certificado que emita la Agencia para la Reincorporación y la Normalización que acredite que la persona se encuentra en proceso de reincorporación o reintegración o iv) Cualquier otro certificado que para el efecto determine la Ley. Se deberá entregar copia del documento de identificación de la persona en proceso de reintegración o reincorporación. Personas jurídicas: El representante legal o el revisor fiscal, si están obligados a tenerlo, entregará un certificado, mediante el cual acredite bajo la gravedad de juramento que más del cincuenta por ciento (50 %) de la composición accionaria o cuotas partes de la persona jurídica está constituida por personas en proceso de reintegración o reincorporación. Además, deberá́ aportar alguno de los certificados del párrafo anterior, junto con los documentos de identificación de cada una de las personas que está en proceso de reincorporación o reintegración. Proponente plural: Se preferirá́ la oferta cuando todos los integrantes sean personas en proceso de reincorporación, para lo cual se entregará alguno de los certificados enunciados, y/o personas jurídicas donde más del cincuenta por ciento (50%) de la composición accionaria o cuotas parte esté constituida por personas en proceso de reincorporación, para lo cual el representante legal, o el revisor fiscal, si está obligado a tenerlo, acreditará tal situación aportando los

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documentos de identificación de cada una de las personas en proceso de reincorporación. Se requiere que el titular de la información de estos, como son las personas en proceso de reincorporación o reintegración, autoricen a la entidad de manera previa y expresa el manejo de esta información, en los términos del literal a) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 como requisito para el otorgamiento de este criterio de desempate. -

7. Preferir la oferta presentada por un proponente plural siempre que: Esté conformado por al menos una madre cabeza de familia y/o una persona en proceso de reincorporación o reintegración, o una persona jurídica en la cual participe o participen mayoritariamente, y, que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el proponente plural; (b) la madre cabeza de familia, la persona en proceso de reincorporación o reintegración, o la persona jurídica aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la madre cabeza de familia o persona en proceso de reincorporación o reintegración, ni la persona jurídica, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del proponente plural.

a) Esté conformado por al menos una madre cabeza de familia y/o una persona en proceso de reincorporación o reintegración, para lo cual se acreditarán: De acuerdo con lo previsto en el inciso 1 del numeral 2 y/o el inciso 1 del numeral 6 del artículo 2.2.1.2.4.2.17, del Decreto 1860 de 2021; o por una persona jurídica en la cual participe o participen mayoritariamente madres cabeza de familia y/o personas en proceso de reincorporación o reintegración, para lo cual el representante legal o el revisor fiscal, si están obligados a tenerlo, presentarán un certificado, mediante el cual acrediten, bajo la gravedad de juramento, que más del cincuenta por ciento (50 %) de la composición accionaria o cuota parte de la persona jurídica está constituida por madres cabeza de familia y/o personas en proceso de reincorporación o reintegración. Además, deberá́ acreditar la condición indicada de cada una de las personas que participen en la sociedad que sean mujeres cabeza de familia y/o personas en proceso de reincorporación o reintegración, aportando los documentos de cada uno de ellos, de acuerdo con lo previsto en este numeral. Este integrante debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25 %) en el proponente plural. b). El integrante del proponente plural de que trata lo anterior debe aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta. c) En relación con el integrante del numeral a) de este criterio de desempate, ni la madre cabeza de familia o la persona en proceso de reincorporación o reintegración, ni la persona jurídica, ni sus accionistas, socios o representantes legales podrán ser empleados, socios o accionistas de otro de los integrantes del proponente plural, para lo cual el integrante del que trata el literal a) de este criterio lo manifestará en un certificado suscrito por la persona natural o el representante legal de la persona jurídica. Debido a que para el otorgamiento de este criterio de desempate se entregan certificados que contienen datos sensibles se requiere que el titular de la información de estos, como es el caso de las personas en proceso de reincorporación y/o reintegración autoricen de manera previa y expresa el tratamiento de esta información, en los términos del literal a) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, como requisito para el otorgamiento del criterio de desempate.

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8. Preferir la oferta presentada por una Mipyme o cooperativas o asociaciones mutuales, o un proponente plural constituido por Mipymes, cooperativas o asociaciones mutuales.	Se verificará en los términos del artículo 2.2.1.2.4.2.4 del Decreto 1082, en concordancia con el parágrafo del artículo 2.2.1.13.2.4 del Decreto 1074 de 2015. Para la cooperativa o asociaciones mutuales, deberán aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad respectiva. En el caso específico en que el empate se presente entre cooperativas o asociaciones mutuales que tengan el tamaño empresarial de grandes empresas junto con micro, pequeñas o medianas, se preferirá́ la oferta las cooperativas o asociaciones mutuales que cumplan con los criterios de clasificación empresarial definidos por el Decreto 1074 de 2015, que sean micro, pequeñas o medianas. Tratándose de proponentes plurales, se preferirá́ la oferta cuando cada uno de los integrantes acredite alguna de las condiciones señaladas en los incisos anteriores de este numeral. En el evento en que el empate se presente entre proponentes plurales cuyos integrantes estén conformados únicamente por cooperativas y asociaciones mutuales que tengan la calidad de grandes empresas junto con otras en las que los integrantes tengan la calidad de micro, pequeñas o medianas, se preferirá́ la oferta de aquellos proponentes plurales en los cuales al menos uno de sus integrantes sea una cooperativa o asociación mutual que cumpla con los criterios de clasificación empresarial definidos por el Decreto 1074 de 2015, que sean micro, pequeñas o medianas.
9. Preferir la oferta presentada por el proponente plural constituido por micro y/o pequeñas empresas, cooperativas o asociaciones mutuales.	Preferir la oferta presentada por el proponente plural constituido en su totalidad por micro y/o pequeñas empresas, cooperativas o asociaciones mutuales. La condición de micro o pequeña empresa se verificará en los términos del artículo 2.2.1.2.4.2.4 del presente Decreto, en concordancia con el parágrafo del artículo 2.2.1.13.2.4 del Decreto 1074 de 2015. La condición de cooperativa o asociación mutual se acreditará con el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad respectiva. En el evento en que el empate se presente entre proponentes plurales cuyos integrantes estén conformados únicamente por cooperativas y asociaciones mutua/es que tengan la calidad de grandes empresas junto con otras en las que los integrantes tengan la calidad de micro, pequeñas o medianas, se preferirá́ la oferta de aquellos proponentes plurales en los cuales al menos uno de sus integrantes sea una cooperativa o asociación mutual que cumpla con los criterios de clasificación empresarial definidos por el Decreto 1074 de 2015, que sean micro, pequeñas o medianas.
10. Preferir al oferente que acredite de acuerdo con sus estados financieros o información contable con corte a 31 de diciembre del	para lo cual el proponente persona natural y contador público; o el representante legal de la persona jurídica y revisor fiscal para las personas obligadas por ley; o del representante legal de la persona jurídica y contador público, según corresponda, entregará un certificado expedido bajo la gravedad de juramento, en el que

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

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año anterior, por lo menos el veinticinco por ciento (25%) del total de pagos realizados a Mipymes, cooperativas o asociaciones mutuales por concepto de proveeduría del oferente, realizados durante el año anterior; o, la oferta presentada por un proponente plural siempre que: (a) esté conformado por al menos una MIPYME, cooperativa o asociación mutual que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la MIPYME, cooperativa o asociación mutual aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la MIPYME, cooperativa o asociación mutual ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del proponente plural. FORMATO No. 21.- CERTIFICACIÓN PAGO REALIZADO A MIPYMES	conste que por lo menos el veinticinco por ciento (25%) del total de pagos fueron realizados a Mipyme, cooperativas o asociaciones mutuales. Igualmente, cuando la oferta es presentada por un proponente plural se preferirá́ a este siempre que: - Esté conformado por al menos una Mipyme, cooperativa o asociación mutual que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el proponente plural, para lo cual se presentará el documento de conformación del proponente plural y, además, ese integrante acredite la condición de MiPyme, cooperativa o asociación mutual en los términos del numeral 8 del presente artículo; - La Mipyme, cooperativa o asociación mutual aporte mínimo el veinticinco por ciento (25 %) de la experiencia acreditada en la oferta; y - Ni la Mipyme, cooperativa o asociación mutual ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los otros integrantes del proponente plural, para lo cual el integrante respectivo lo manifestará mediante un certificado suscrito por la persona natural o el representante legal de la persona jurídica. En el evento en que el empate se presente entre proponentes plurales, que cumplan con los requisitos de los incisos anteriores, cuyos integrantes estén conformados únicamente por cooperativas y asociaciones mutuales que tengan la calidad de grandes empresas junto con otras en las que los integrantes tengan la calidad de micro, pequeñas o medianas, se preferirá́ la oferta de aquellos proponentes plurales en los cuales al menos uno de sus integrantes sea una cooperativa o asociación mutual que cumpla con los criterios de clasificación empresarial definidos por el Decreto 1074 de 2015, que sean micro, pequeñas o medianas.
11. Preferir las empresas reconocidas y establecidas como Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo o Sociedad BIC, del segmento MIPYMES.	Deberá presentar el certificado de existencia y representación legal en el que conste el cumplimiento a los requisitos del artículo 2 de la Ley 1901 de 2018, o la norma que la modifique o la sustituya. Asimismo, acreditará la condición de Mipyme. Tratándose de proponentes plurales, se preferirá́ la oferta cuando cada uno de los integrantes acredite las condiciones señaladas en el inciso anterior de este numeral.
12. Utilizar un método aleatorio para seleccionar el oferente	El método aleatorio para la aplicación del criterio de desempate No. 12, será el siguiente: Si en el trámite del presente proceso de contratación se puede realizar de manera presencial, se realizará por el siguiente procedimiento: - Previa verificación del nombre de los proponentes cuyas propuestas estén empatadas se incorporarán las papeletas de

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

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xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

igual tamaño, en una bolsa oscura.

- En el acto de desempate se realizará un sorteo previo entre los participantes para determinar quién saca la paleta, salvo que entre los proponentes participantes se decida que la papeleta sea sacada por una persona ajena al proceso.

- El nombre del proponente que figure en la papeleta que se saque de la bolsa será el que gane el sorteo y por consiguiente se le adjudicará el proceso de selección. En este entendido solo se sacará una papeleta, salvo que se trate de adjudicaciones por grupos y en ellos se llegue a este sorteo.

- En el caso de que no se presenten representantes de los proponentes en la fecha y hora para realizar el sorteo, este se realizará en presencia de representantes de la oficina de control interno y será grabada en su totalidad.

Si por las condiciones presentadas al momento establecido en el cronograma del proceso para adelantar el sorteo, no se puede realizar de manera presencial, se informará previa y oportunamente a los interesados a través de la plataforma del SECOP II, la realización del sorteo a través de medios electrónicos, a saber:

- Uso de la herramienta LISTA ALEATORIA de la página web xxx.xxxxxx.xxx (link xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxx/) listando los nombres de cada uno de los proponentes empatados y aplicando tres (3) veces la opción ALEATORIZAR y quien resulte seleccionado en la tercera oportunidad, será el ganador. Para efectos de garantizar la transparencia en la aplicación de este criterio de desempate, este sorteo se realizará a través de la herramienta Microsoft Teams y a los proponentes empatados se les compartirá la diligencia para que puedan seguir la aplicación en la página con la cual se realiza el sorteo, previa convocatoria a través del SECOP II. Así mismo se vinculará a un funcionario de la Oficina de Control Interno de la Entidad para que verifique la realización del mismo. Si todos los proponentes empatados, por razones ajenas a la Entidad, no pueden conectarse a la herramienta Microsoft Teams, se verificará el sorteo con los que se conecten que, en todo caso, serán mínimo dos. Esta diligencia se grabará y publicada en la plataforma del SECOP II en el link del proceso.

Nota 1. Para los criterios enunciados que involucren la vinculación de capital humano, el oferente deberá acreditar una antigüedad igual o mayor a un año. Para los casos de constitución inferior a un año se tendrá en cuenta a aquellos trabajadores que hayan estado vinculados desde el momento de constitución de esta.

Nota 2. Para efectos de los factores de desempate únicamente serán tenidos en cuenta los formatos y certificaciones o documentos para acreditarla, presentados hasta la fecha de cierre del proceso, entendido este como la fecha máxima para presentar la propuesta, por lo cual no serán recibidos y no se tendrán en cuenta de manera posterior.

Nota 3. la omisión de la información requerida en este literal no será subsanable por ser criterio de desempate. En todo caso, su no presentación no restringe la participación del proponente, ni es causal de rechazo de la propuesta.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

Los documentos para acreditar cualquier criterio de desempate, si bien no dan puntajes si se configuran en criterios de selección por lo cual deberá presentarse con la propuesta y estar vigente al momento de aplicación de dicho criterio.

Nota 4: La condición de Xxxxxx se acreditará con un certificado expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si está obligado a tenerlo, o el contador, en el cual conste que la Mipyme tiene el tamaño empresarial establecido de conformidad con la ley.

Nota 5: Para los efectos previstos el presente acápite, se entiende que la experiencia acreditada en la oferta corresponde al cómputo total de la experiencia mínima habilitante y la experiencia adicional aportada objeto de ponderación, en los casos en que aplique.

NOTA 6. Las Entidades Sin Ánimo de Xxxxx NO son MIPYMES y por tanto no podrán ser objeto de puntuación por el criterio de Xxxxxxx, ni les aplicará el criterio de desempate correspondiente.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

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VIII. OFERTA

A. PRESENTACIÓN

Los Proponentes deben presentar sus Ofertas en la plataforma del SECOP II a través del link xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx, teniendo en cuenta los formatos contenidos y anexos en el presente pliego, en la fecha establecida en el Cronograma establecido para el presente proceso de selección, y acompañadas de los documentos soportes, así como de la garantía de seriedad de la Oferta a la que se refiere el presente Pliego de Condiciones.

Además de lo previsto en estos pliegos de condiciones, la forma de presentar las ofertas en el SECOP II por parte de proponentes singulares y plurales están definidas en el Manual de uso del SECOP II el cual indica entre otros, los requisitos, formularios y procedimientos para crear y presentar las ofertas en línea.

Para presentar oferta en Procesos de Contratación como proponente plural, se debe crear la cuenta de la unión temporal, el consorcio o la promesa de sociedad futura a través del SECOP II y realizar la manifestación de interés al igual que la presentación de oferta desde dicha cuenta.

La forma de constituirse como proponente plural y presentar las ofertas en el SECOP II están definidas en la Guía de creación de proponente plural en el SECOP II y la Guía para presentar Ofertas en el SECOP II.

Las Guías en desarrollo de la Ley 527 de 1999 regulan entre otros temas el envío de ofertas en forma de mensaje de datos, indicando la forma de crear ofertas, los requisitos, formularios y procedimientos para que un proponente presente una oferta en el SECOP II. De esta forma, un documento adjunto a la oferta de forma distinta a lo previsto en los Documentos del Proceso y la Guía no será tenido en cuenta, pues, en desarrollo de la Ley 527 de 1999, no hay una oferta y en consecuencia no podría ser evaluada. Xxxxxxx será tenida en cuenta la oferta de un proponente plural presentada desde la cuenta de uno de los integrantes de dicho proponente plural.

Cada usuario maneja su firma electrónica, la cual permite obligarse u obligar a su representado, cuando se conforma el proponente plural en plataforma y se fija en la misma la persona que firmará el contrato está obligando desde la presentación de la oferta a cada uno de quienes componen el proponente plural.

Se recomienda a los proponentes ir creando su propuesta con la anterioridad debida en el Sistema SECOP II, ya que el sistema les permitirá ir subiéndola por partes hasta el día y hora de cierre.

INDISPONIBILIDAD DE LA PLATAFORMA: En caso de presentarse indisponibilidad de la plataforma del SECOP II, se dará aplicación a lo dispuesto en la “Protocolo de Indisponibilidad del SECOP II” disponible en la siguiente dirección electrónica: “xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xx_x ndisponibilidad_secop_ii.pdf”, para lo cual se establece como correo para dicho evento el siguiente: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

No se aceptará propuestas que por cualquier causa lleguen o sean radicadas en el Ministerio, o enviadas a través de fax, correo electrónico, Internet o cualquier otro medio telemático que no sea el SECOP II, en el link del proceso, salvo que deba aplicarse el protocolo de indisponibilidad anteriormente citado.

La carta de presentación de las respectivas propuestas (FORMATO N° 1) deben llevar la firma del representante legal o del apoderado debidamente constituido o del representante del Consorcio o Unión Temporal, cuando de estos se trate.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

La presentación de la Oferta implica la aceptación por parte del Proponente de la distribución de Riesgos efectuada en el Pliego de Condiciones y/o sus adendas de ser el caso.

El día del vencimiento del término para presentar las Ofertas, el Ministerio de Educación Nacional a través de la plataforma del SECOP II publicará la lista de las Proponentes que presentaron su Ofertas tal y como la genera dicha plataforma.

Se reitera la importancia de que los interesados en participar en el proceso de selección se capaciten en el uso de la plataforma y lean las guías que ha expedido Colombia Compra Eficiente para efectos de registro y presentación de propuestas tanto para personas singulares, como para proponentes en unión temporal o consorcio. Cualquier error en la presentación de la propuesta por mal usos de la plataforma y contrariar lo que señalan las guías será de exclusiva responsabilidad de los proponentes y tendrán las consecuencias que las mismas guías señalan.

B. ORDEN DE PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La propuesta se presentará a través de la plataforma SECOP II, adjuntando cada uno de los documentos y la información solicitada en el pliego de condiciones para cada uno de los grupos debidamente suscrita por la persona legalmente autorizada, en los espacios habilitados para cada uno de los aspectos requeridos por la entidad y en el orden en que se relaciona en el cuestionario establecido en el pliego y plataforma del SECOP II.

La oferta contendrá la siguiente información para cada uno de los grupos:

• Información general y requisitos habilitantes.

• Oferta técnica aspectos calificables.

• Oferta económica

Lo anterior de acuerdo con los formatos establecidos en el pliego de condiciones y los requisitos ya establecidos líneas arriba.

C. OFERTAS PARCIALES

El Ministerio NO aceptará la presentación de propuestas de forma parcial, condicionadas o alternativas, so pena de rechazo.

D. VALIDEZ DE LAS OFERTAS

La Oferta debe tener una validez de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de cierre. En el caso de una suspensión que supere este término, la Entidad Estatal solicitará la convalidación de la oferta al proponente por un término igual a la suspensión.

E. RESERVA DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN

Los proponentes serán responsables de advertir que alguna de la información presentada en las ofertas contiene información confidencial, privada o que configure secreto industrial, de acuerdo con la ley colombiana, debiendo indicar tal calidad y expresar las normas legales que le sirven de fundamento. Reserva que el MEN mantendrá en el Proceso de Contratación frente a terceros.

En todo caso, la Entidad se reserva el derecho de revelar dicha información a sus agentes o asesores, con el fin de evaluar la propuesta.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas y la recomendación para la adjudicación no podrá ser revelada a los proponentes, ni a terceros, hasta que La Entidad, comunique a los primeros que el informe de evaluación se encuentra disponible para que presenten las observaciones correspondientes.

F. REVISIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES Y TRASLADO DEL INFORME DE VERIFICACIÓN REQUISITOS HABILITANTES

Los Proponentes que hayan acreditado los requisitos habilitantes de que trata el título V serán evaluadas, conforme se determinó en ese mismo título.

El Ministerio de Educación Nacional publicará a través de la plataforma del SECOP II el informe de evaluación de Ofertas en la oportunidad señalada en el Cronograma establecido para el proceso.

Así mismo, en el caso de las propuestas presentadas por los proponentes, éstas estarán a disposición de quien así lo solicite en la plataforma SECOP II en el link del proceso, a partir del traslado del informe de evaluación preliminar dispuesto por la entidad en el cronograma del presente proceso o en las adendas que lo modifiquen, salvo los documentos que por expresa disposición de la ley sean catalogados como reservados, como es el caso de las declaraciones tributarias de conformidad con el Artículo 583 del Estatuto respectivo.

G. REGLAS DE SUBSANABILIDAD

En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por el Ministerio de Educación Nacional en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5º de la Ley 1882 de 2018.

El Ministerio de Educación Nacional se reserva el derecho de efectuar requerimientos o solicitudes de aclaración a los proponentes durante cualquier etapa del proceso siempre que sea con posteridad a la fecha de cierre de las propuestas, a lo cual los proponentes deberán atenderlos de forma clara, completa, precisa y dentro del plazo indicado para ello por la entidad.

La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje deberán ser solicitados por las entidades estatales y deberán ser entregados por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación establecido para el proceso de selección. Serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y la documentación solicitada por la entidad estatal hasta el plazo anteriormente señalado.

Durante el término otorgado para subsanar las ofertas, los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

H. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

Serán evaluadas las propuestas presentadas que hayan acreditado los requisitos habilitantes de acuerdo con lo establecido en el presente pliego de condiciones

El Ministerio de Educación Nacional publicará a través de la plataforma del SECOP II el informe de

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

evaluación de Xxxxxxx en la oportunidad señalada en el Cronograma establecido para el proceso.

I. DECLARATORIA DE DESIERTA

El Ministerio de Educación Nacional declarará desierto el presente proceso de selección cuando: (a) no se presenten Ofertas; (b) ninguna de las Ofertas resulte admisible en los factores jurídicos, técnicos, financieros y de experiencia previstos en el Pliego de Condiciones; (c) existan causas o motivos que impidan la escogencia objetiva del Proponente; (d) el ordenador del gasto no acoja la recomendación del comité evaluador y opte por la declaratoria de desierta del proceso, caso en el cual deberá motivar su decisión; y (e) se presenten los demás casos contemplados en la ley.

J. RETIRO DE LA OFERTA

Los Proponentes que opten por entregar su Oferta antes de la fecha de cierre del proceso de selección, podrán retirarlas, a través de la plataforma SECOP II antes de la fecha y hora de cierre del presente proceso. Vencida la fecha programada para el cierre, las ofertas no podrán ser retiradas.

K. RECHAZO

En adición a otras causas previstas por la ley, el MEN rechazará las Ofertas presentadas por los Proponentes que:

a) Cuando sean presentadas en medio diferente a la plataforma de Colombia Compra Eficiente denominada SECOP II, salvo en el evento de presentarse indisponibilidad de la plataforma debidamente confirmada por Colombia Compra Eficiente, y se cumpla con lo expresamente dispuesto en el protocolo establecido por dicha entidad.

b) Cuando intenten enterarse indebidamente de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la evaluación y adjudicación por parte de la entidad contratante.

c) Cuando el proponente o uno de los miembros del Consorcio o de la Unión temporal, se encuentre incurso en las causales de inhabilidad o incompatibilidad fijadas por la constitución o la ley.

d) Cuando un proponente haga parte directa o indirectamente de dos o más consorcios o uniones temporales, que presenten ofertas para el presente proceso de selección.

e) Cuando se configure un conflicto de intereses de los señalados en el presente pliego de condiciones.

f) Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse.

g) Cuando el Representante Legal de la sociedad individualmente considerada, o como parte de una propuesta conjunta, no se encuentre debidamente autorizado para presentar la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales.

h) Cuando existan evidencias de que el proponente ha tratado de interferir o influenciar indebidamente en el análisis de las propuestas, o la decisión de adjudicación.

i) Cuando el proponente singular persona natural, jurídica o de estructura plural consorcio o unión temporal, no cumpla con todos y cada uno de los indicadores financieros establecidos y evaluados de acuerdo con el presente pliego de condiciones

j) Cuando la propuesta se exceda en el Plazo Oficial establecido para la ejecución del contrato.

k) Cuando el proponente no cumpla los requisitos de habilitación, o desatienda los requerimientos del MEN, una vez le hayan solicitado subsanarlos o aclararlos, o desatienda los aspectos sustanciales del requerimiento.

l) Si la Entidad comprueba el incumplimiento del oferente o de sus representantes o empleados por hechos constitutivos de corrupción durante el proceso de selección. Si esta comprobación se da con posterioridad a la adjudicación, el MEN podrá dar por terminado de manera anticipada el contrato por causa imputable al contratista, haciendo aplicables todas las consecuencias previstas para esta situación.

m) Cuando el proponente o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal se encuentre reportado en el boletín de responsables fiscales que expide la Contraloría General de la República.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, XXX, Xxxxxx, X.X.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx

n) Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que contengan datos tergiversados o alterados tendientes a inducir a error a la Administración.

o) Cuando la garantía de seriedad de la oferta no sea entregada junto con la propuesta. Parágrafo 3 del Artículo 5 de la Ley 1882 del 15 de enero de 2018.

p) Cuando la propuesta no sea presentada a través de la plataforma del SECOP II y con el procedimiento y manuales establecidos para el efecto.

q) Habrá lugar al rechazo económico de las propuestas en los siguientes eventos: a) Si el oferente excede en su propuesta económica algún VALOR TECHO POR RUBRO; b) Si el oferente excede o modifica el valor del presupuesto oficial al diligenciar la LISTA DE PRECIOS - PROPUESTA ECONÓMICA.

r) Cuando se presente valores de moneda extranjera.

s) Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, ya sea en forma individual o en calidad de integrante de un consorcio o unión temporal

t) Las demás establecidas en la normatividad vigente y previstas en este pliego de condiciones.

L. CONFLICTO DE INTERESES

No podrán presentar propuesta las personas que hayan intervenido en la elaboración de los estudios previos, proyecto xx xxxxxx y pliego de condiciones, respuesta a las observaciones o aclaraciones, dentro del presente proceso, de forma directa, de terceros o de sociedades en las cuales tenga participación.

Tampoco podrán presentar propuesta los familiares hasta el tercer grado de consanguinidad y hasta el segundo de afinidad de aquellas personas que participaron en las actividades enunciadas en el párrafo anterior.

Evidenciado lo anterior, la entidad procederá a rechazar la propuesta presentada.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

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IX. CONVOCATORIA LIMITADA A MIPYMES

De acuerdo con lo previsto por los artículos 2.2.1.2.4.2.2 y 2.2.1.2.4.2.3 del Decreto 1082 de 2015, y teniendo en cuenta que el presente Proceso de Contratación SI supera el Umbral para convocatorias limitadas a Mipyme publicado por Colombia Compra, es decir, $000.000.000, por tanto, el presente proceso NO es susceptible de limitarse a Mipyme nacionales.

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X. CONVOCATORIA COBIJADA POR ACUERDO O TRATADO INTERNACIONAL

De acuerdo con lo establecido en el numeral 8 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, y en consonancia con lo indicado en el “MANUAL PARA EL MANEJO DE LOS ACUERDOS COMERCIALES EN PROCESOS DE CONTRATACIÓN CCE-EICP-MA-03 V1. 24/11/2021”, se

procedió a realizar el análisis de si el presente proceso de contratación se encuentra o no cobijado por un acuerdo comercial, de lo cual se estableció lo siguiente:

		Entidad Estatal cubierta	Valor del Proceso de Contratación superior al umbral del Acuerdo Comercial	Excepción Aplicable al Proceso de Contratación	Proceso de Contratación cubierto por el Acuerdo Comercial
		SI/NO	SI/NO	SI/NO	SI/NO
	Chile	SI	SI	NO	SI
Alianza Pacífico	México	SI	SI	NO	Ley 1746 de 2014
	Perú	SI	SI	NO
Canadá		SI	SI	NO	SI
Chile		SI	SI	NO	SI
Corea		SI	SI	NO	SI
Xxxxx Rica		SI	SI	NO	SI
Estados Unidos		SI	SI	NO	SI
Estados AELC		SI	SI	NO	SI
México		SI	SI	NO	SI
Triángulo Norte	El Xxxxxxxx	SI	SI	NO	SI Ley 1241 de 2008
	Guatemala	SI	SI	NO
	Honduras	SI	SI	NO
Unión Europea		SI	SI	NO	SI
Comunidad Andina		N/A	N/A	NO	SI Decisión 439 de 1998
Israel		SI	SI	NO	SI

Estados AELC (1. Los Estados de la Asociación Europea de Libre Comercio (EFTA por sus siglas en inglés) son: Islandia, Liechtenstein, Noruega y Suiza)

De lo anterior se establece que el Ministerio de Educación Nacional como entidad estatal del Nivel Nacional se encuentra cubierta por los acuerdos comerciales señalados con la palabra SI en el cuadro anterior.

En consecuencia, el Ministerio de Educación Nacional concederá trato nacional a Proponentes y servicios de dichos países. También está sujeto a la Decisión 439 de la Secretaría de la Comunidad Andina. Adicionalmente, los Proponentes de Estados con los cuales el Gobierno Nacional haya certificado la existencia de trato nacional por reciprocidad recibirán este trato.

Teniendo en cuenta que el proceso que se pretende adelantar se encuentra publicado en el plan anual de adquisiciones, se tendrá como plazo mínimo entre la publicación del aviso de convocatoria y el día en que vence el término para presentar ofertas, 25 días calendario.

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

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XI. RIESGOS

De acuerdo con la metodología de Colombia Compra Eficiente, se anexa la MATRIZ DE RIESGOS para cada uno de los grupos (ANEXO No. 01), las cuales hacen parte integral del presente pliego.

Las matrices se encuentran también publicadas en los estudios y documentos previos y desde el proyecto xx Xxxxxx de Condiciones. En la plataforma SECOP II en el proceso LP-MEN-05-2022

De acuerdo con el cronograma y en la fecha y hora fijada, se llevará a cabo la audiencia a la que se refieren el artículo 30 de la ley 80 de 1993, artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 220 del

Decreto Ley 019 de 2012, y el artículo 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015. Como consecuencia de las observaciones realizadas por los interesados, el Ministerio de Educación Nacional se pronunciará sobre la pertinencia o no de las mismas y establecerá la estimación, tipificación y asignación definitiva de los Riesgos involucrados en el Proceso de Contratación.

Vencido el plazo para discutir y revisar los Riesgos identificados, si se presenta alguna observación adicional, la misma solo será estudiada y tenida en cuenta, únicamente si diere lugar a modificar el Pliego de Condiciones mediante Adenda.

En esta misma audiencia los interesados podrán solicitar aclaraciones al pliego de condiciones.

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XII. ORDEN DE ELEGIBILIDAD Y ADJUDICACIÓN

El presente proceso de selección se adjudicará por el valor total de la oferta económica presentada por el proponente seleccionado para el grupo para el cual resultó adjudicatario.

La adjudicación se realizará de manera independiente para cada grupo, para el efecto se realizará iniciando por el grupo de mayor presupuesto (de mayor a menor presupuesto).

Los proponentes podrán ofertar para todos los grupos que componen el presente proceso.

El Contrato para cada grupo se adjudicará en audiencia pública, según el orden de elegibilidad establecido en el informe de evaluación correspondiente.

El ordenador del gasto, por medio de acto administrativo motivado, adjudicará el proceso de selección al Proponente ubicado en el primer puesto del orden de elegibilidad para cada grupo, que cumpla con todos los requisitos exigidos en el presente pliego de condiciones, o procederá a la declaratoria de desierta del proceso, si a ello hubiere lugar.

La audiencia pública se celebrará en la fecha y hora establecida en el Cronograma establecido para el proceso de selección. De las circunstancias ocurridas en su desarrollo se dejará constancia en acta.

En el evento que el ordenador del gasto no acoja la recomendación del comité evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo de adjudicación o declaratoria de desierta.

DOCUMENTACIÓN PARA PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO (PROPONENTE ADJUDICATARIO)

Para el perfeccionamiento (firma) del (de los) contrato (s) el (los) proponente (s) adjudicatario (s), a más tardar el día siguiente a la publicación del acto administrativo de adjudicación, debe allegar los documentos que se relacionan a continuación:

1. Original Certificación bancaria con una expedición no mayor a 30 días calendario. (Para consorcio y unión temporal, puede ser a nombre de cualquiera de los integrantes del mismo, conforme a lo convenido por ellos.

2. Hoja de vida persona jurídica DAFP Ley 190 de 1995

3. Registro Único Tributario – RUT (Registro de Información Tributaria –RIT Decreto Distrital 352 de 2002 art. 32 y siguientes.

4. El adjudicatario deberá entregar máximo el día hábil siguiente a la adjudicación al supervisor del contrato, y como requisito previo para la suscripción del contrato, concepto técnico elaborado por un ingeniero civil, titulado, matriculado en el COPNIA y con tarjeta profesional con el que se corrobore lo manifestado por el representante legal en la certificación que aporto con respecto a que la bodega cumple con:

• Las Características de terreno debe ser sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.

• Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado

• Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión

• Los depósitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extracción o evacuación automática del agua en caso de inundación

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NOTA: En caso de uniones temporales y consorcio se debe tener en cuenta que al momento de la presentación de la oferta deberán estar registrados como proveedores en el SECOP II.

XIII. GARANTÍAS DEL CONTRATO

1. GARANTIA UNICA DE CUMPLIMIENTO

De acuerdo con la cuantía, naturaleza y forma de pago del contrato se hace necesario que, dentro de los tres días siguientes al perfeccionamiento del contrato, Garantía Única de Cumplimiento, en una compañía de seguros o en una entidad bancaria debidamente reconocida por la Superintendencia Financiera, que ampare los siguientes riesgos, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, así:

AMPARO	% DE CUMPLIMIENTO	VIGENCIA
Cumplimiento del contrato	Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato.	Igual al plazo de ejecución y un año (1) más, contados a partir del perfeccionamiento. En todo caso deberá estar vigente hasta la liquidación del mismo.
Pago de salarios y prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales	Por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato.	Por el plazo de ejecución del mismo y tres (3) años más, contado a partir de la fecha de terminación del contrato.
Calidad del servicio	Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato.	Con una duración de tres (3) años contados a partir de la terminación del contrato.

El monto de la garantía se deberá restablecer por parte del contratista con ocasión de las reclamaciones efectuadas por EL MINISTERIO. Dentro de los términos estipulados en este Contrato la garantía no podrá ser cancelada sin la autorización de EL MINISTERIO.

El Contratista debe mantener vigente la garantía única y ajustarla siempre que se produzca alguna modificación en el plazo y/o valor del contrato o en el evento en que se produzca la suspensión temporal del mismo. Igualmente, el contratista deberá notificar a la compañía aseguradora de cualquier modificación del contrato, así esta no conlleve cambio del plazo o el valor del mismo y deberá allegar el certificado de notificación de la modificación a la entidad como constancia de realización de la misma.

Será de cargo del contratista el pago oportuno de todas las primas y erogaciones de constitución y mantenimiento de la garantía.

NOTA 1: El monto de las garantías no constituye límite de responsabilidad para el contratista y en caso de resultar adeudada una suma mayor a la amparada, éste se obliga a cancelar directamente.

2. SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL.

El Contratista, a través de un amparo contenido en anexo a la garantía única o mediante amparo autónomo en póliza de seguros enza, cubrirá la Responsabilidad Civil Extracontractual que se pudiere llegar a atribuir a EL MINISTERIO con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones del CONTRATISTAS o de los subcontratistas de este, por un valor asegurado de acuerdo con lo siguiente:

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx, XXX, Xxxxxx, X.X.

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• Cuatrocientos (400) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a dos mil quinientos (2.500) smmlv e inferior o igual a cinco mil (5.000) smmlv.

• Quinientos (500) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000) smmlv e inferior o igual a diez mil (10.000) smmlv.

• El cinco por ciento (5%) del valor del contrato cuando este sea superior a diez mil (10.000) smmlv, caso en el cual el valor asegurado debe ser máximo setenta y cinco mil (75.000) smmlv

Nota: Para el seguro de responsabilidad civil extracontractual deberá cumplir con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.3.1.17 del Decreto 1082 de 2015.

La vigencia de la garantía deberá ser todo el plazo de ejecución del contrato. La cobertura de Responsabilidad Civil Extracontractual deberá contener como mínimo, en adición a la cobertura básica de predios, labores y operaciones, los amparos adicionales de:

- Cobertura expresa de los perjuicios por daño emergente y lucro cesante.

- Cobertura expresa de perjuicios extrapatrimoniales.

- Cobertura expresa de responsabilidad surgida por actos de contratistas y subcontratistas, salvo en el evento en que el subcontratista tenga su propio seguro de responsabilidad extracontractual, con los mismos amparos aquí requeridos.

- Cobertura expresa xx xxxxxx xxxxxxxx.

- Cobertura expresa de vehículos propios y no propios.

En caso de pactarse deducibles, el tope máximo será xxx xxxx por ciento (10%) del valor de cada pérdida sin que en ningún caso puedan ser superiores a dos mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (2.000 SMLMV). Las franquicias, coaseguros obligatorios y demás formas de estipulación que conlleven xxxxxxxx de parte de la pérdida por la entidad asegurada no serán admisibles.

3. PÓLIZA DE TODO RIESGO.

El CONTRATISTA, a través de un amparo autónomo contenido en Póliza Anexa, cubrirá los riesgos de daños o pérdida de los documentos entregados en custodia por incendio, o inundación, o hurto por valor asegurado como mínimo por el diez por ciento (10%) del valor del contrato. La vigencia deberá ser por todo el periodo de ejecución del contrato y seis meses más.

El monto de la garantía se deberá restablecer por parte del contratista con ocasión de las reclamaciones efectuadas por EL MINISTERIO. Dentro de los términos estipulados en este Contrato la garantía no podrá ser cancelada sin la autorización de EL MINISTERIO.

El contratista debe mantener vigente las garantías y ajustarlas siempre que se produzca alguna modificación en el plazo y/o valor del contrato o en el evento en que se produzca la suspensión temporal del mismo. Igualmente, el contratista deberá notificar a la compañía aseguradora de cualquier modificación del contrato, así esta no conlleve cambio del plazo o el valor del mismo y deberá allegar el certificado de notificación de la modificación a la entidad como constancia de realización de la misma.

La garantía única de cumplimiento expedida a favor de EL MINISTERIO no podrá expirar por falta de pago de la prima no puede ser revocada unilateralmente

Nota: La garantía única de cumplimiento podrá ser la global que tenga constituida el contratista y en la cual incluya al Ministerio de Educación Nacional y/o una garantía individual que solo cubre al MEN, por la presente contratación.

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XIV. SUPERVISIÓN

El MEN ejercerá el control y la vigilancia de la ejecución de las obligaciones a través de un supervisor designado para tal fin, conforme a lo indicado en el respectivo estudio previo.

El supervisor ejercerá el control integral sobre el contrato, para lo cual, podrá en cualquier momento, exigir al Contratista la información que considere necesaria, así como la adopción de medidas para mantener, durante el desarrollo y ejecución del contrato, las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de la celebración del mismo.

El Contratista deberá acatar las órdenes que le imparta el supervisor por escrito, y con copia a la Entidad. No obstante, si el Contratista no está de acuerdo con las mismas debe manifestarlo por escrito al supervisor, con copia al MEN, antes de proceder a ejecutar las órdenes. Lo anterior con el fin de que el supervisor del contrato informe al ordenador del gasto para tomar la decisión correspondiente. Si a pesar de no estar de acuerdo con las órdenes del supervisor las ejecuta sin manifestar su desacuerdo, responderá solidariamente con el supervisor si del cumplimiento de dichas órdenes se derivan perjuicios para el MEN.

Si el Contratista se rehúsa o descuida cumplir cualquier orden escrita del supervisor, éste les notificará por escrito sobre el incumplimiento de dicha orden, señalando específicamente las omisiones o infracciones y exigiendo su cumplimiento. Si esta notificación no surte ningún efecto dentro de un plazo de los ocho días hábiles, el supervisor comunicará dicha situación al MEN para que este tome las medidas que considere necesarias.

El supervisor debe documentar las causas o motivos del incumplimiento que llegue a presentarse.

Teniendo en cuenta las cuantías del contrato a celebrar, así como las especificaciones técnicas involucradas en la prestación del servicio, el MEN adelantará la contratación de una interventoría externa que realice seguimiento al cumplimiento del respectivo contrato, para lo cual está adelantando los trámites contractuales, y previo a ello designa un supervisor hasta tanto se perfeccione el contrato de interventoría respectivo.

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XV. CRONOGRAMA

Las fechas, plazos y horas de ejecución cronograma del proceso, se encuentran establecidos en el proceso de selección No. LP-MEN-05-2022 publicado en la plataforma del SECOP II - xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx , fechas que podrán variar de acuerdo con la ley y con las condiciones previstas xxx Xxxxxx de Condiciones.

A continuación, se relaciona dicho cronograma y en todo caso el proponente deberá estar verificando el cronograma de la plataforma SECOP II.

ACTIVIDAD	FECHA	LUGAR
Publicación aviso convocatoria pública (Artículo 2.2.1.1.2.1.2. del Decreto 1082 de 2015)	6 de octubre de 2022	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica y aviso de convocatoria en xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Publicación estudios y documentos previos	6 de octubre de 2022	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Publicación proyecto xx Xxxxxx de Condiciones	6 de octubre de 2022	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Publicación Aviso de Convocatoria (artículo 224 del Decreto Ley 019 de 2012 y 2.2.1.1.2.1.2. del Decreto 1082 de 2015)	10 de octubre de 2022	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica y aviso de convocatoria en xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Plazo máximo para presentar observaciones al proyecto xx Xxxxxx de Condiciones	21 de octubre de 2022 hasta las 23:59 pm	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Respuesta a observaciones y sugerencias al proyecto xx Xxxxxx de Condiciones	25 de octubre de 2022	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Expedición acto administrativo de apertura del proceso de selección y publicación pliego de condiciones definitivo	26 de octubre de 2022	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Audiencia de asignación de Riesgos y aclaración de pliegos	28 de octubre de 2022 a las 11:00 am	Plataforma Webex Meet.
Presentación de observaciones al Pliego de Condiciones por parte de los posibles oferentes.	Hasta el 31 de octubre de 2022 hasta las 17:00 pm	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Respuesta observaciones al Pliego de condiciones	2 de noviembre de 2022	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Expedición de Adendas	Hasta las 7:00 pm del 3 de noviembre de 2022.	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica

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Presentación de Ofertas	10 de noviembre de 2022 a las 10:00. a.m.	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Verificación y evaluación de ofertas.	Del 11 al 15 de noviembre de 2022	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Publicación del informe de evaluación de las Ofertas.	15 de noviembre de 2022	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Presentación de observaciones al informe de evaluación de las ofertas y término máximo para subsanar.	Del 16 al 22 de noviembre de 2022	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Publicación respuesta a observaciones al informe de evaluación de las Ofertas	24 de noviembre de 2022.	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Audiencia de Adjudicación o declaratoria de desierta del proceso de selección.	25 de noviembre de 2022 a las 10:30 a.m.	Presencial o virtual dependiendo el estado de emergencia y de los protocolos de bioseguridad vigentes.
Publicación acto administrativo de adjudicación o declaratoria de desierto	Dentro del día (1) hábil siguiente de expedido el acto administrativo	SECOP II – xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Firma del Contrato	Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de expedido el acto administrativo	xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Entrega de garantías	Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la firma del contrato	Ministerio de Educación Nacional Unidad de Atención al Ciudadano xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica
Aprobación de garantías	Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de recibidas las garantías por la plataforma Secop II.	Ministerio de Educación Nacional Xxxxx 00 Xx 00 – 14 Subdirección de Contratación 1er piso xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx- electronico-de-contratacion-publica

Las fechas y plazos antes indicados podrán variar de acuerdo con la ley y con las condiciones previstas en el presente Pliego de Condiciones. En todo caso el proponente deberá estar verificando el cronograma de la plataforma SECOP

Xxxxx 00 Xx. 00 - 00 Xxxxxx Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: x00 (0) 000 0000 - Fax 000 0000

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx