1
|
|
De
acuerdo a lo consignado en el Estudio previo y en la minuta del
contrato, se designará como supervisor al Jefe, Director,
Subdirector o Coordinador del área interesada.
En
el caso en que por cualquier razón cese la vinculación que el
supervisor tiene con el Ministerio o el Fondo, automáticamente
reasumirá las funciones de supervisor el Coordinador,
Subdirector, Director o Jefe de la dependencia.
El
(la) Ordenador (a) del Gasto podrá designar un nuevo
supervisor, previa solicitud del Director, Subdirector o Jefe de
la dependencia, mediante comunicación dirigida al funcionario
que se encargará de ejercerla.
Remitir
a la Subdirección de Gestión Contractual, la designación del
supervisor para que adelante el proceso de notificación e
inducción respectivo.
Verificar
que exista el informe del supervisor anterior.
Para
el caso de FONSECON la subdirección de infraestructura, en caso
que se requiera, solicitará el cambio de supervisor, para que
sea autorizado por el ordenador del gasto.
La
designación de un nuevo supervisor se realizará mediante un
acto administrativo que avalará la Subdirección de Gestión
Contractual y suscribirá el ordenador del gasto.
Notificar
la designación al nuevo supervisor, a quien se hará entrega
del informe de ejecución que se haya anexado a la solicitud.
Presentar
Informes
Para
el caso de los Supervisores de los Contratos y/o Convenios y
Supervisores de FONSECON, el documento administrativo de
reasignación y el formato Acta de Entrega para cambio de
Supervisor o Apoyo a la Supervisión de Proyectos FONSECON, debe
reposar en la carpeta física administrada por la Subdirección
contractual, en la carpeta digital o expediente digital de cada
proyecto convenio y notificado en el aplicativo SIPI
(cuando esté en funcionamiento).
|
Contrato
o convenio.
Solicitud
de designación de supervisión.
Solicitud
Cambio de supervisor.
Acto
de designación del nuevo supervisor.
Informe
elaborado por el supervisor saliente.
Acta
de Entrega para cambio de Supervisor o Apoyo a la Supervisión
de Proyectos FONSECON.
Acto
Administrativo.
|
Director,
Subdirector o Jefe del área y Supervisor.
Director,
Subdirector, Jefe o Coordinador del área interesada.
Subdirector
de Gestión Contractual, Ordenador(a) del gasto.
Supervisor.
Director,
Subdirector, Jefe o Coordinador del área interesada.
Profesional
de la
Subdirección
de Gestión Contractual/Ordenador(a) del gasto.
Supervisor.
|
2
|
|
Entregar
al supervisor una copia del contrato y de los documentos
necesarios para ejercer sus funciones, informándole las
obligaciones y responsabilidades que asume, solicitándole que
consulte el documento denominado “Procedimiento
Supervisión
de
la ejecución contractual”, publicado en la página web de la
entidad y explicarle la forma en que debe ejercer la supervisión
correspondiente. Dejar
constancia en el expediente.
Para
el caso de los supervisores que sean nombrados o profesionales
de apoyo que sean contratados para la supervisión de los
proyectos de XXXXXXXX, se deberá realizar una inducción de
mínimo un día durante la semana de vinculación en donde
contemple la explicación del proceso, herramientas
tecnológicas, formatos, que se deben utilizar y dependencias
ante quienes se deben legalizar las actividades. Dicha
capacitación deberá estar soportada con la suscripción en la
Lista de Asistentes por parte de los Supervisores y Apoyos a la
Supervisión, utilizando el
“Instructivo
para supervisión de Proyectos Fonsecon”.
|
Constancia
de recibo de inducción.
Lista
de Asistentes.
|
Profesional
de la Subdirección de Gestión Contractual.
Profesional
designado en la Subdirección de infraestructura.
|
3
|
|
Elaborar
acta de inicio (Si aplica) del contrato/convenio y ponerla a
consideración del contratista/convenido para su firma.
Para
el caso de los supervisores contratados en FONSECON Remitir el
acta de inicio a la Subdirección de Gestión Contractual, junto
con los documentos que hagan parte integral de la misma, a
través del aplicativo SIGOB y físicamente para que sean
incorporados en el expediente correspondiente.
El
supervisor y/o apoyo a la supervisión designado para realizar
el seguimiento del convenio, validará que las garantías que
constituya la entidad territorial o Municipio amparen el
Convenio durante toda su ejecución y hasta la liquidación
respectiva, y remitirá el documento físico a la Subdirección
de Gestión Contractual cargando también la documentación en
el aplicativo SIGOB para su verificación y aprobación.
Enviar
el acta de inicio del convenio al supervisor designado en el
Municipio.
La
documentación soporte de la póliza y el acta de inicio, deberá
ser cargada en el aplicativo SIPI (cuando
esté en funcionamiento) dentro
del expediente del proyecto/convenio para identificar la
trazabilidad del mismo.
Cada
vez que sea entregada una póliza en la subdirección de
contratación, el personal responsable verificará que garantice
el convenio, validando el cumplimiento de requisitos y montos,
generando un acta de aprobación de la misma.
La
subdirección de gestión contractual generará un comunicado
para los supervisores, en donde se informe de los convenios
firmados que no presentan pólizas aprobadas, de tal manera que
estos últimos puedan gestionar con el Municipio el envío de la
misma.
|
Acta
de inicio.
Acta
de aprobación de la póliza.
Memorando
en donde se informa las pólizas no aprobadas
|
Supervisor
y/o
Contratista.
Supervisor.
Subdirección
de Gestión Contractual.
Profesional
de la Subdirección de Gestión Contractual.
Subdirección
de Gestión Contractual.
|
4
|
|
El
supervisor deberá adelantar reuniones periódicas con el
contratista propendiendo por el cumplimiento a los términos
establecidos en el contrato/convenio.
Revisar
los productos a entregar, o su avance (en caso de que se haya
establecido la entrega de productos), y hacer las observaciones
o solicitudes correspondientes, y levantar actas de las mismas.
En
el caso en que se requiera que los productos sean avalados por
otras entidades, dependencias o funcionarios, se dejará
constancia de esta situación en el acta que se suscriba y se
fijará la fecha máxima dentro de la cual se pondrá el
producto a consideración de la instancia respectiva, la cual
deberá pronunciarse por escrito, y el supervisor deberá
remitir estos pronunciamientos al expediente contractual.
Cuando
se trate de contratos o convenios relacionados con el desarrollo
de obras FONSECON, el supervisor adelantará las reuniones antes
señaladas, con presencia del supervisor del Municipio y deberá
guiarse por el “Instructivo para supervisión de Proyectos
Fonsecon”
numeral 1, 2 y 3.
|
Acta
de reunión de seguimiento a la ejecución contractual.
Oficios
y Memorandos de seguimiento contractual.
Formato
Acta de Reunión e Informe de Visita de Lote.
Formato
Entregables Mínimos.
Formato
Acta de Recibo de Estudios y Diseños.
Formato
Acta de Reunión e Informe de Visita de Seguimiento a la
Ejecución Contractual.
Formato
Acta de Reunión e Informe de Visita de Funcionamiento del
Inmueble.
Espacio
para el texto
|
Supervisor,
Contratista, Terceros (Si aplica).
Supervisor,
Contratista
Interventor
(Si aplica).
Supervisor.
|
5
|
|
El
supervisor del contrato, deberá radicar con una antelación de
cinco (5) días hábiles, la solicitud en la Subdirección de
Gestión Contractual, en el formato establecido para el efecto,
antes de que se cumplan los plazos que eventualmente se quiera
modificar, explicando los motivos expuestos por el contratante
y/o convenido que justifican la adición,
prórroga y/o modificación
y su beneficio para la entidad o para el adecuado desarrollo del
contrato, anexando los soportes correspondientes (ejemplo: carta
de intención, CDP, antecedentes fiscales, disciplinarios, de
policía, paz y salvo de seguridad social, parafiscales).
Nota:
Si la prórroga supera la vigencia fiscal respectiva se deberán
exponer las razones excepcionales que la justifican y
eventualmente la constitución de reservas de apropiación, de
acuerdo con las normas vigentes.
Si
la solicitud se presenta en los términos establecidos y se
ajusta a lo indicado en el Manual de Contratación y en este
documento, la Subdirección de Gestión Contractual elaborará
la minuta respectiva y la remitirá para revisión y suscripción
del ordenador del gasto. El Supervisor remitirá copia al
Contratante y/o Convenido para consecución de la póliza
respectiva.
Una
vez perfeccionada la modificación, y cumplidos los requisitos
de ejecución el supervisor deberá requerir al
contratista/convenido para que amplíe el valor y/o plazo de la
garantía única, y remitirá el documento respectivo dentro del
plazo estipulado en la minuta a la Subdirección de Gestión
Contractual para su revisión y aprobación.
Nota:
La totalidad del trámite de la firma de la prórroga, adición
o modificación del convenio debe completarse antes de la
expiración del plazo del contrato principal.
Para
los Supervisores de FONSECON realizarán las validaciones
periódicas para el cumplimiento del convenio y de los contratos
derivados que surjan de él, observando las fechas de
terminación de cada uno de ellos y si es necesario, informará
al municipio por lo menos con un mes de anticipación de fechas
de vencimiento para que tramite las prórrogas necesarias ante
el Ministerio del Interior.
Los
Supervisores previo a la radicación de la documentación en
Gestión contractual, deben gestionar el visto bueno con el
apoyo jurídico de la subdirección de infraestructura.
Los
Supervisores deberán incluir la documentación en el aplicativo
SIPI (cuando
esté en funcionamiento)
y en la carpeta digital o expediente digital del proyecto/
convenio.
Para
el caso de cesión,
el
contratista deberá solicitar al supervisor del contrato la
cesión
del contrato, explicando las razones por las cuales debe
accederse a la misma.
El
supervisor, con el visto bueno del Jefe, Subdirector o Director
de la dependencia, deberá certificar que el posible cesionario
cumple con las mismas o superiores condiciones que el cedente,
de acuerdo con lo señalado en el estudio previo o en el pliego
de condiciones, según sea el caso, y tiene la capacidad
jurídica, técnica y financiera para cumplir el contrato, para
lo cual deberán solicitar y verificar los soportes documentales
pertinentes. (Anexo Solicitud de Cesión y Certificación de
condiciones del cesionario).
El
supervisor remite
a la Subdirección de Gestión Contractual, la solicitud de
cesión, la hoja de vida y certificados académicos y laborales
del cesionario, la certificación de que este cumple con las
mismas o superiores condiciones que el cedente y los demás
documentos que se requirieron al contratista para la celebración
del contrato objeto de cesión.
Verificar
que la solicitud cuente con los documentos requeridos y en caso
contrario, devolverá la documentación. Si la solicitud se
ajusta a los requisitos señalados, la Subdirección de Gestión
Contractual deberá elaborar el documento de cesión, y
remitirlo para revisión y suscripción del ordenador del gasto.
Una
vez perfeccionada la cesión, el supervisor deberá solicitar la
modificación de la garantía única y remitirla a la
Subdirección de Gestión Contractual para su aprobación.
El
supervisor, el contratista/convenido y el Ordenador del Gasto
del Ministerio podrán suspender los contratos o convenios
vigentes, mediante la suscripción de un acta en la que se
justifiquen las razones de la suspensión
y se defina un término o condición para el reinicio del
contrato, de acuerdo con las causas que hayan dado lugar a la
misma.
Si
se realiza de mutuo acuerdo el contratista deberá renunciar a
solicitar compensaciones o el pago de mayores costos, como
consecuencia de la suspensión, de lo cual deberá quedar
constancia en el acta.
En
casos de fuerza mayor o caso fortuito, se debe definir si como
consecuencia de la suspensión se generarán incrementos o
reajustes en el valor del contrato que no sean atribuibles al
contratista, y en ese caso deberá determinarse su valor y
contar con el respectivo certificado de disponibilidad
presupuestal. Si no se generan incrementos o reajustes, se
deberá indicar expresamente esta circunstancia.
La
Subdirección de Gestión Contractual se encargará de aprobar
las modificaciones a la garantía única que se generen como
consecuencia de la suspensión y que sean remitidas por el
supervisor, en el plazo acordado en la minuta.
Para
los Supervisores de FONSECON deberán incluir la documentación
en el aplicativo SIPI (cuando
esté en funcionamiento)
y en la carpeta digital o expediente digital del proyecto/
convenio.
Reiniciar
la
ejecución del contrato/convenio cuando expire el término
pactado de la suspensión, cuando se cumpla la condición
pactada, o cuando el supervisor y el contratista de mutuo
acuerdo decidan continuar con la ejecución del objeto
contractual en forma anticipada, una vez superadas las razones
que dieron origen a la suspensión. En todo caso, el supervisor
y el contratista, suscribirán un acta de reinicio, explicando
las razones por las cuales se decide reiniciar la ejecución del
contrato, la cual deberá ser remitida por el supervisor a la
Subdirección de Gestión Contractual, previo trámite en el
aplicativo SIGOB, para que se incorpore en el expediente
contractual.
Para
los Supervisores de FONSECON deberán incluir la documentación
en el aplicativo SIPI (cuando
esté en funcionamiento)
y en la carpeta digital o expediente digital del proyecto/
convenio.
El
contratista/convenido hará la solicitud de terminación
anticipada
al Supervisor, indicando la fecha a partir de la cual se
solicita la terminación.
El
supervisor, con el visto bueno del Jefe, Director o Subdirector
de la dependencia, solicitará a la Subdirección de Gestión
Contractual la proyección del acta de terminación anticipada y
liquidación del contrato, para lo cual deberá manifestar que
con la terminación anticipada del contrato no se causa
perjuicio alguno al Ministerio o al Fondo respectivo, remitir el
informe final del contratista y los demás documentos señalados
en el Manual de Contratación y en este documento.
|
Formato
de solicitud de adición, prórroga y/o modificación de
contrato o convenio.
Requerimiento
al contratista para ampliación de la póliza de garantía
única.
Solicitud
de cesión del contrato.
Certificación
de cumplimiento del cedente por parte del Supervisor.
Informe
final de cedente, recibo a satisfacción del cedente,
certificado de entrega de devolutivos del cedente y
documentación relativa al cesionario.
Acta
de suspensión o ampliación de la suspensión de contrato o
convenio.
Acta
de reanudación de contrato o convenio.
Solicitud
de terminación anticipada del contrato.
Acta
de terminación anticipada.
Informe
final del contratista ajustado a los pagos realizados y por
realizar.
|
Supervisor.
Jefe,
Subdirector o Director de la dependencia.
Supervisor.
Subdirector
de Gestión Contractual.
Ordenador
de Gasto.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Contratista.
Supervisor.
Supervisor.
Subdirección
de Gestión Contractual.
Supervisor.
Supervisor,
Contratista/Convenido y Ordenador del Gasto.
Subdirección
de Gestión Contractual.
Supervisor.
Supervisor,
Contratista/Convenido.
Supervisor.
Contratista/Convenido.
Supervisor,
Jefe, Director o Subdirector de la dependencia, y Subdirección
de Gestión Contractual.
|
6
|
Atender
posible incumplimiento de contratos.
Tramitar
imposición de multas.
Tramitar
declaratoria de
caducidad.
|
Cuando
el supervisor detecte el presunto incumplimiento parcial o total
del contrato/ convenio deberá, en primera instancia, requerir
al contratista/ convenido de forma inmediata por escrito,
indicando con base en las diferentes obligaciones contractuales,
las razones que considera en que se fundamenta su incumplimiento
y el término perentorio que tiene para ponerse al día; copia
de dichos requerimientos deberán ser entregados a la
Subdirección de Gestión Contractual, previa radicación en el
SIGOB.
En
caso que la interventoría sea contratada por el Ministerio del
Interior y que esta detecte incumplimiento por parte del
contratista/ convenido deberá informar al Supervisor del
Ministerio para que este requiera al convenido quien deberá
tomar las acciones necesarias para el cumplimiento de las
obligaciones.
Vencido
el término concedido para ponerse al día, y de continuar el
presunto incumplimiento según el informe de la interventoría
del convenio/ contrato, (cuando aplique) el supervisor
comunicará por escrito, a la Subdirección de Gestión
Contractual con el propósito de que ésta convoque al
contratista, al emisor de la garantía única, al interventor
y/o al supervisor, según corresponda, a una audiencia pública,
la cual se desarrollará en las condiciones señaladas en el
Manual de Contratación. Así mismo, tasará los perjuicios
ocasionados con el presunto incumplimiento contractual.
Para
el caso de los Supervisores de Proyectos FONSECON, se deberá
tener en cuenta lo establecido en el “Instructivo
para supervisión de Proyectos Fonsecon”.
Si
no se llega a un acuerdo en el marco de la audiencia, en
relación con la debida ejecución del contrato, se suspenderá
la audiencia y la situación se someterá al Comité de
Contratación, para que recomiende la declaratoria de
incumplimiento, caducidad del contrato y/o imposición de
multas, recomendación que deberá estar justificada.
Expedir
resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en
desarrollo de la audiencia, en la cual se decidirá sobre la
imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de
incumplimiento. Esta resolución se entenderá notificada en
audiencia y en la misma se resolverán los recursos que se
interpongan.
Para
los proyectos de FONSECON en el caso en que el supervisor del
Municipio notifique cumplimiento de las actividades que
generaron el incumplimiento (en los proyectos que aplique), el
supervisor remitirá memorando a la Subdirección de Gestión
Contractual notificando el desistimiento del incumplimiento,
quien a su vez emitirá el acta de cierre del incumplimiento.
Los
Supervisores de FONSECON deberán incluir la documentación en
el aplicativo SIPI (cuando
esté en funcionamiento)
y en la carpeta digital o expediente digital del proyecto/
convenio.
De
todas las audiencias se levantará un acta, por parte de la
Subdirección
de Gestión Contractual, la cual deberá ser suscrita por todos
los intervinientes.
Si
se declara el incumplimiento, la Subdirección de Gestión
Contractual informará a la Cámara de Comercio del domicilio
del contratista. En el caso en que se declare a una entidad
territorial o gubernamental, también se informará a las
entidades de control respectivas.
Previa
expedición del acto administrativo que imponga la multa se
deberá surtir el procedimiento establecido para el posible
incumplimiento de contratos.
Una
vez en firme el acto administrativo, el contratista deberá
pagar el valor de la multa a favor del Ministerio del Interior o
del Fondo que corresponda. El garante será solidariamente
responsable por este pago. Se podrán hacer efectivas las multas
de los saldos debidos al contratista, para lo cual se incluirá
esta autorización en la minuta respectiva. Si no es posible, se
deberá reclamar el pago de la indemnización ante el garante, y
en última instancia, se acudirá al cobro por jurisdicción
coactiva.
Informar
a la Cámara de Comercio del domicilio del contratista la multa
impuesta al contratista. Si la multa se impone a una entidad
territorial o gubernamental, se informará a las entidades de
control respectivas.
Previa
expedición del acto administrativo que declare la caducidad, se
deberá surtir el procedimiento establecido para el posible
incumplimiento de contratos.
Una
vez declarada la caducidad, el contratista pagará la suma
pactada como cláusula penal y se hará efectiva la garantía.
El
Ministerio se encargará de la ejecución del contrato a través
del garante o de otro contratista, adelantando para el efecto el
proceso de contratación respectivo.
La
Subdirección de Gestión Contractual remitirá copia del acto a
la Cámara de Comercio del domicilio del contratista. En el caso
en que la declaratoria se imponga a una entidad territorial o
gubernamental, también se informará a las entidades de control
respectivas.
|
Requerimientos
al contratista.
Actas
de las audiencias.
Resolución
de sanción.
Memorando
notificando el desistimiento del incumplimiento.
Acta
de cierre del incumplimiento.
Acta
de Audiencias.
Acto
que impone la sanción respectiva a la Cámara de Comercio y/o a
los organismos de control, para los fines pertinentes.
Pago
de la multa correspondiente.
Copia
del acto que impone la sanción respectiva.
Acto
administrativo que declara la caducidad.
Copia
del acto que impone la sanción respectiva.
|
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Comité
de Contratación, y Subdirector de gestión Contractual.
Subdirector
de Gestión Contractual.
Supervisor.
Subdirector
de Gestión Contractual.
Supervisor.
Subdirector
de Gestión Contractual.
Subdirector
de Gestión Contractual.
Supervisor
y Subdirección de Gestión Contractual.
Supervisor,
Subdirector de Gestión Contractual y Jefe de Oficina Asesora
Jurídica.
Subdirector
de Gestión Contractual.
Supervisor,
Subdirector de Gestión Contractual y Jefe de Oficina Asesora
Jurídica.
Subdirector
de Gestión Contractual.
|
7
|
|
El
contratista/convenido deberá presentar los informes señalados
en el contrato/convenio, en el formato establecido.
El
supervisor deberá realizar seguimiento a la oportuna
presentación de los informes por parte del contratista,
revisarlos, dar un visto bueno a los mismos, y remitirlos al
expediente contractual.
Si
en el contrato o convenio (diferentes a los de prestación de
servicios profesionales y de apoyo a la gestión) no se pacta
una periodicidad determinada para la presentación de informes
del contratista/convenido y el supervisor, aquellos deberán
presentarse mensualmente dentro de los siguientes 5 días
hábiles iniciales del mes.
Los
informes de supervisión que soporten la autorización
de pagos o desembolsos, deberán estar acompañados de la
certificación de cumplimiento a satisfacción y al formato de
solicitud de desembolso, y remitirse
a la Subdirección Administrativa y Financiera, para el pago
correspondiente.
En
el caso de contratos (diferentes a los de prestación
de servicios profesionales y de apoyo a la gestión) y convenios
de la Subdirección de Infraestructura, los informes para pago o
desembolso (según sea el caso), deberá contar con el visto
bueno del subdirector de dicha dependencia.
En
todos los casos, el contratista/convenido y el supervisor
deberán presentar un informe final en el cual describirá la
forma en que se ejecutó el contrato y las dificultades
encontradas, el cual debe
llevar el
visto bueno del Director, Subdirector o Jefe de Oficina del área
responsable de la ejecución del contrato.
El
supervisor utilizará para la presentación mensual de informes,
el formato implementado para el efecto, y se referirá al
cumplimiento de cada una de las obligaciones del contrato, de
los cronogramas pactados, si es del caso, y a la situación
financiera del contrato, para lo cual hará referencia a los
soportes de los desembolsos realizados en el marco del mismo.
Para
el caso de los Supervisores de XXXXXXXX deberán remitir los
informes mensuales y de seguimiento máximo 10 días hábiles
después de cumplido el mes de ejecución a la Subdirección de
Gestión Contractual, junto con los documentos que hagan parte
integral de la misma, a través del aplicativo SIGOB y
físicamente para que sean incorporarlos en el expediente del
proyecto.
La
documentación deberá ser cargada en el aplicativo SIPI (cuando
esté en funcionamiento)
y dentro de la carpeta digital o Expediente digital del
proyecto/ convenio.
El
supervisor deberá presentar, una vez terminado el
contrato/convenio y antes de solicitar su liquidación, un
informe final en el cual indicará las modificaciones o
adiciones realizadas, cómo se ejecutaron las obligaciones, qué
productos se obtuvieron, qué desembolsos se efectuaron, los
saldos por pagar o a favor del Ministerio (Balance Financiero) y
cuál es el estado de la garantía única.
El
supervisor deberá remitir a la subdirección de Gestión
contractual la documentación para la incorporación al
expediente contractual de todos los documentos que se produzcan
en desarrollo del contrato/convenio. Así como los documentos
técnicos conformados para el proyecto objeto del contrato o
convenio a través del aplicativo SIGOB y físicamente para que
sean incorporados en el expediente del proyecto.
El
supervisor deberá llevar un archivo digital ordenado
cronológicamente con copia de los documentos del contrato y de
la correspondencia que se produzca en el marco del mismo, así
como de todos los soportes que permitan evidenciar su ejecución
cargando toda la información digital al aplicativo SIPI (cuando
esté en funcionamiento)
y carpeta digital.
|
Informe
Mensual del Contratista/Convenido.
Informe
Mensual de Supervisión.
Certificación
de cumplimiento a satisfacción.
Formato
de solicitud de desembolso.
Informe
final.
Informe
Mensual de Supervisión.
Informe
Mensual de Supervisión para Convenios suscritos con el
Ministerio – FONSECON.
Informe
final del Supervisor.
|
Contratista/convenido.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor
y Subdirector de la dependencia.
Supervisor
y Contratista/convenido.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
|
8
|
|
El
supervisor deberá dejar constancia que ha recibido los bienes
y/o servicios pactados en el contrato o convenio, de conformidad
con lo señalado en el mismo, suscribiendo el formato de recibo
a satisfacción establecido para el efecto, indicando si se
cumplieron a cabalidad el objeto y obligaciones pactadas.
El
recibo a satisfacción de los bienes estará sujeto al
desarrollo del procedimiento establecido para el ingreso de los
mismos al almacén del Ministerio.
Para
los supervisores de FONSECON una vez terminado el p
royecto
y con el cumplimiento de los requisitos documentales por parte
del Municipio, el Supervisor diligenciará el formato Acta de
Recibo y Entrega de Bienes, radicándolo en el área
correspondiente de acuerdo al procedimiento establecido para el
ingreso de los mismos al almacén del Ministerio y dejando copia
correspondiente para ser radicado en la Subdirección de Gestión
Contractual junto con los documentos que hagan parte integral de
la misma, a través del aplicativo SIGOB y físicamente para que
sean incorporados en el expediente del proyecto en documento
físico en la subdirección de contratación para que sea
incluida en el expediente de cada convenio.
Los
Supervisores deberán incluir la documentación en el aplicativo
SIPI (cuando
esté en funcionamiento)
y en la carpeta digital o expediente digital del proyecto/
convenio.
|
Formato
de recibo a satisfacción de bienes, servicios o avances de
obra.
Formato
Acta de Recibo y Entrega de Bienes.
Formato
de constancia de cumplimiento de obligaciones en el marco de un
convenio interadministrativo.
Formato
Acta de Recibo y Entrega de Bienes para Proyectos FONSECON.
|
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
|
9
|
|
El
supervisor del contrato, previo al trámite del respectivo pago,
deberá solicitar al contratista (persona natural) el
diligenciamiento del formato de declaración juramentada y
deducciones, para su envío a la Subdirección Administrativa y
Financiera.
El
supervisor debe suscribir el Formato Recibo a Satisfacción de
Bienes, Servicios o Avances de Obra, Formato Constancia de
Cumplimiento de Obligaciones en el Marco de un Convenio
Interadministrativo, cuando sea el caso, y remitirlo junto con
el Formato Solicitud de Pago (o Desembolso), las constancias de
los pagos realizados por el contratista al Sistema de Seguridad
Social Integral, el pago de Aportes Parafiscales, si es el caso,
los formatos de declaración juramentada, la cuenta de cobro
respectiva y los demás documentos exigidos para el desembolso,
a la Subdirección Administrativa y Financiera, con copia a la
Subdirección de Gestión Contractual para que se incorpore al
expediente correspondiente.
El
supervisor del
contrato/convenio,
deberá
solicitar a la Subdirección Administrativa y Financiera, el
desembolso de los recursos establecidos en el contrato, por el
monto señalado en el mismo, y previa verificación del
cumplimiento d
e
los requisitos establecidos para realizarlo, adjuntando los
documentos antes señalados y los demás requeridos para el
pago.
La
Subdirección Administrativa y Financiera, recibirá la
solicitud y aplicará el procedimiento establecido para el pago
de los recursos o el desembolso de los mismos.
En
el caso de contratos (diferentes a los de prestación de
servicios profesionales y de apoyo a la gestión) y convenios de
la Subdirección de Infraestructura, la solicitud de pago o de
desembolso (según el caso), deberá contar con el visto bueno
del Subdirector de dicha dependencia.
La
documentación deberá ser incluida en el SIGOB.
Para
el caso de los Supervisores de Proyectos FONSECON, Ver el
“Instructivo
para supervisión de Proyectos Fonsecon”
numeral 4.
|
Formato
de declaración juramentada y deducciones.
Formato
Recibo a Satisfacción de Bienes, Servicios o Avances de Obra.
Formato
Constancia de Cumplimiento de Obligaciones en el Marco de un
Convenio Interadministrativo.
Formato
Solicitud de Pago o Desembolso.
Constancias
de los pagos realizados por el Contratista al Sistema de
Seguridad Social Integral, el Pago de Aportes Parafiscales.
Cuenta
de cobro respectiva.
Formato
Solicitud de Pago o Desembolso.
|
Contratista.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Contratista.
Contratista.
Supervisor.
Supervisor
y Subdirector de la dependencia.
Supervisor.
|
10
|
|
Antes
de iniciar el procedimiento de liquidación del contrato, el
supervisor debe solicitar a la Subdirección Administrativa y
Financiera la certificación de los desembolsos y/o pagos
realizados en el marco del contrato, en el formato establecido
para el efecto.
La
Subdirección Administrativa y Financiera deberá revisar los
desembolsos o pagos realizados en el marco del contrato y
certificar cuáles se realizaron, en qué fechas, con cargo a
qué CDP y registró presupuestal, e indicar los saldos
pendientes por pagar.
|
Certificado
de desembolsos y/o pagos.
Certificado
de desembolsos y/o pagos.
|
Supervisor.
Coordinador
del Grupo de Gestión Financiera y Contable.
|
11
|
|
Para
los Supervisores de FONSECON:
La
Subdirección de Infraestructura a través del personal de
apoyo, y una vez recibida la obra a satisfacción, realizará la
validación completa de la documentación requerida para el
proceso de liquidación en los expedientes físicos y virtuales
de los convenios, acorde con lo establecido en el “Procedimiento
Liquidación de la Ejecución Contractual GC-P4”.
El
Supervisor en esta etapa elaborará el acta de entrega de bienes
al almacén.
Una
vez validada que la documentación esté completa, se verifica
la vigencia de la póliza, la cual debe estar dando amplia
cobertura para realizar el proceso de liquidación y hasta 6
meses más.
El
Supervisor validará el balance financiero y el informe
financiero de cada convenio, en caso de observar saldos
pendientes por devolver por parte del Municipio al Ministerio
realizará la solicitud correspondiente de devolución al
Supervisor del convenio en el Municipio.
En
caso que los supervisores observen faltantes de documentación,
para ejecutar el proceso de liquidación del convenio, realizara
la gestión pertinente, con comunicados escritos a los
supervisores y representantes legales de los Municipios y/o
Gobernaciones, de acuerdo al “Instructivo
para supervisión de Proyectos Fonsecon” Tabla
de Incumplimientos, para el envío de la información faltante.
Todos los comunicados deben ser remitidos por correo
certificado.
Una
vez cumplido el proceso de notificación al Municipio, y
persistiendo el incumplimiento documental por parte de ellos, o
evidencia de la inexistencia de la documentación, y observando
el vencimiento de términos del convenio, los Supervisores
remitirán a la Oficina Asesora Jurídica la documentación
existente del convenio para el inicio de proceso judicial de
liquidación.
Mensualmente
el supervisor encargado de liquidaciones, entregará a la
coordinación de viabilidad la base de datos de los municipios
que presentan incumplimiento en la entrega documental para la
liquidación de los convenios, con el objetivo que no se
aprueben más recursos, hasta tanto se liquide el convenio
vigente.
En
caso de contar con toda la documentación y devolución de
recursos por parte del Municipio, si se requiere, el Supervisor
diligenciará el formato “Presentación de Informe Final del
Supervisor en Contratos/ Convenios FONSECON
anexo
25 y el formato Acta de Liquidación de Convenio
Interadministrativo con el fin de dar inicio al “Procedimiento
Liquidación de la Ejecución Contractual GC-P4”.
|
Formato
Acta de Recibo y Entrega de Bienes.
Oficio(s).
Oficios
y/o Correos electrónicos.
Memorando
remisorio a la Oficina Asesora Jurídica.
Base
de Datos.
Formato
Presentación de Informe Final del Supervisor en Contratos/
Convenios FONSECON.
|
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor.
Supervisor
de Liquidaciones.
Supervisor.
|
