Contract
EXP.100/2018
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TCÉNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES CON DEPARTAMENTO DE MICE (REUNIONES, INCENTIVOS, CONGRESOS Y EVENTOSP) ARA DESARROLLAR LAS ACCIONES ESTRATÉGICAS QUE LA AGENCIA DE TURISMO DE LAS ISLAS BALEARES TIENEPREVISTAS LLEVAR A CABO DESDE EL 1 DE NOVIEMBRE DE 2018 AL 31 DE DICIEMBRE DEL AÑO 2019.
Índice
2 Características técnicas del servicio
2.4 Servicios de secretaria técnica
2.5.1 Alquiler de espacios para eventos
2.5.2 Servicios técnicos, audiovisuales y tecnológicos
2.5.4 Actividades complementarias
2.5.5 Welcome y hospitality desk
2.5.6 Contratación o asistencia de personal cualificado
2.6 Visados
2.7 Seguros: cobertura de riesgos y servicios
2.8 Cobertura de riesgos y servicios
2.9 Horarios de atención -servicio de urgencia -
2.10 Pago anticipado y depósitos de reserva
2.11 Tarifa en viajes y estancias
2.12 Gestión a proveedores
3 Condiciones a cumplir en las prestaciones.
4 Solicitud de servicios al adjudicatario por parte de la ATB
5 Presupuesto del contrato
6 Comisión
7 Forma de pago y justificación
8 Criterios de valoración
9 Entrega de documentación para valoración técnica
10 Oficialidad de lenguas
11 Duración del contrato
12 Derech os de imagen y propiedad intelectual
13 Control y seguimiento de la ejecución del contrato
14 Confidencialidad y LOPD
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1 Objeto del contrato
Entre sus principales objetivos, la ATB tiene fomentra la creación i difusión de los productos turísticos. Para tal cometido, la ATB tiene presencia u organiza ferias nacionales e internacionales, eventos, reuniones, congresos, jornadas, entre otras acciones con la finalidad del posicionamiento estratégico edl destino Xxxxx Balears
Estas acciones vinculadas a productos turísticos, son las herramientas que ponen en práctica las estrategias turísticas, donde la imagen de marca y de destino son las que se priorizan con tal de favorecer una óptima percepción deldestino por parte del público objetivo i de sus prescriptores.
Dada la gran envergadura de esta finalidad es necesaria la contratacióndel serviciode una agencia de viajes con departamento de MICE (Reuniones, Incentivos, Congresos, Eventos) que disponga de infraestructura suficiente en la isla de Mallorca.
Dentro de sus funciones se incluye:
à Contratación de espacios y servicios para la organización de eventos, acciones de street marketing, presenta ciones de producto y de destino .
à Secretaria técnica p ara todo lo relacionado con la organización de s eminarios, congresos, jornadas y eventos.
à Contratación de viajes, alojamiento, traslados, servicios de restauración y catering, guías y acompañamiento para actos.
à Contratación y coordinación de servicios rel acionados con la producción y ejecución de una acción concreta , tales como :
² Montajes escenográficos
² Actividades complementarias necesarias para la correcta consecución de los objetivos estratégicos marcados.
Todos estos servicios estarán vinculados a las acciones estratégicas que lleve a cabo la ATB durante la vigencia del contrato.
2 Características técnicas del servicio
El adjudicatario prestará el servicio de agencia de viajescon departamento de MICE
(Reuniones, Incentivos, Congresos y vEentos) para la ejecución de todos aquellos
servicios detallados en el apartado "1. Objeto" de estos pliego.s
El adjudicatario se encargará de toda la logística necesaria así como de las contrataciones que se deriven para cumplir con los mencionados serviciosy que cubran la ejecución de los mismos.
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La ATB realizará las negociaciones necesarias con el adjudicatario para obtener las condiciones más ventajosas en cada uno de los presupuestos presentados por éste para cada acción que se pretenda llevar a cabo en el xxxx o de este contrato .
Asimismo, dentro de las funciones del adjudicatario estará la negociación de condiciones especiales con los distintos proveedores de servicios (transporte,
alojamiento, catering -restauración y demás servicios ), tanto en lo que se refi ere a condiciones económicas, como a condiciones de preferencia.
En el caso de que la ATB disponga de precios xx xxxxxxx más económicos en relación a un servicio concreto , el adjudicatario está obliga do a prestar el servicio ajustándo se a dicho precio .
La ATB se reserva el derecho de modificar los establecimientos /vuelos o servicios propuestos por el adjudicatario, por lo que éste último deberá negociar la contratación
de dichos servicios con los proveedores que más se adecuen a las necesidades planteada s por los técnicos de la ATB para la óptima ejecución de la acción.
Asimismo, el servicio , siempre vinculado a acciones estratégicas, podrá ser utilizado por:
à Personal al servicio de la ATB o cualquier persona que viaje por cuenta de esta, propuesto por los órganos de dirección.
à Dirección de la ATB o de la C onsellerí a a la que esté adscrita.
à Personal que viaje dentro del marco de lo s convenios firmados con la ATB.
à Participantes en acciones organizadas o en las que participe la ATB (Foros, conferencias, simposios...)
à Personas que viajen a cargo de los acuerdos de colaboración que la ATB ofrezca en especie y que la especie se vincule a este contrato.
Con el fin de realizar el control de los servicios derivados de los acuerdos de colaboración en especie , la ATB facilitará al adjudicatario un listado con los importe s concedidos y será función de éste último el control del gasto en relación a dichos importes.
A continuación se detallan los servicios a prestar:
2.1 Medios de transporte
Prestarán servicios de transporte aéreo, marítimo o terrestre (ferrocarril, alquiler de vehículos, transporte discrecional o vehículos de apoyo) para la realización de cualquiera de les actuaciones indicadas por laATB:
à Reservas, emisión, modificación y anulación de billetes tanto en España como en el extranjero.
à Información de vuelos y aeropuertos alternativos, así como de conexiones.
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à ( [ L V W H Q F L D m G H m X Q m V L V W H P D m G H m J H V W L µ Q m G H m U H
aplicación de la tarifa más económica por la vía más directa posible, in cluyendo reservas en internet y metabuscadores si fueran más baratas por esta vía.
à Oferta de, al menos, dos alternativas conforme a la disponibilidad y restricciones aplicables, siendo una de ellas la de una empresa proveedora de dichos servicios en intern et.
à Emisión y entrega de billetes, así como de tarjetas de embarque.
à Gestión de billetes electrónicos.
à Si fuera necesario, dadas las características de las acciones, la agencia adjudicataria realizará reservas de alquiler de vehículos con y sin conductor y /o transporte discrecional a nivel l ocal, nacional e internacional. D e acuerdo con las categorías de empresas de alquiler (Decre to 20/2015) , sólo se podrán contratar con empresas con categoría Premium . Por otra parte, l os vehículos de transporte discrecion al (autobuses para traslados) no podrán tener una antigüedad superior a 5 años.
2.2 Alojamiento -Hoteles -
à Hoteles xx xxxxxxx de las Xxxxx Balears, siempre que sea posible.
à Reserva de alojamiento y emisión de bonos para el personal detallado en el apartado 2 de estas bases.
à El régimen de alojamiento norm almente será en alojamiento y desayuno, en caso contrario se indicará por parte de los técnicos de la ATB.
à ( [ L V W H Q F L D m G H m X Q m V L V W H P D m G H m J H V W L µ Q m G H m U
aplicación de la tarifa más económica, incluyendo reservas en internet y metabuscadores, siendo necesario presentar al menos dos ofertas y que una de ellas sea realizada por vía de los citados proveedores de servicios en internet.
à Exclusivamente, para el personal en nomina de la ATB, el adjudicatario deberá realizar reservas pagadas y garantizadas donde no se les solicite tarjeta visa/debito en el check in del alojamiento.
Prestarán servicios de catering y restauración mediante la contratación de dichos servicios a los proveedores que más se adecuen a las necesidades planteadas por los técnicos de la ATB para la óptima ejecución de la acción.
Asimismo, deberá encargarse de la contratación del personal necesario para la celebración de degustaciones y/o show cooking en acciones/eventos tanto nacional es como internacionales. También deberán encargarse de la compra de todo el material y materia primas necesarias para su ejecución. Siempre que esté
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vigente, s u traslado al lugar del evento correrá a cargo de la empresa adjudicataria del contrato de transp ortes de la ATB para el ejercicio en cuesti ón, en caso contrario deberá ejecutarlo el adjudicatario de este contrato.
En caso necesario, también se podrán alquilar y/ o reservar establecimientos, si la actividad /evento así lo requiere.
2.4 Servicios de s ecretaria técnica
En el caso de acciones que así lo requieran , y a solicitud de los técnicos de la ATB, la empresa adjudicataria será la encargada de realizar las funciones de secretaria técnica de la acción/evento.
Entre otros servicios, sus funciones serán las siguientes:
à La coordinación, gestión, ejecución y control del evento bajo la supervisión de los técnicos de la ATB.
à Realizar las gestiones y contrataciones necesarias para la correcta ejecución de cada una de las acciones que conforman el evento.
à Gestión, ejecución y control de todos los servicios contratados.
à Coordinación de los traslados o transfers cuando sea necesario. à Realizar el diseño e impresión de invitaciones o convocatorias . à Ejecución y control de mailing .
à Control de la confirma ción d el listado de asistentes .
à Comunicaciones especiales durante los eventos (fax, teléfonos, fotocopia doras, soporte informático, etc ).
à Intermediación con el venue.
à Control de catering y del venue.
à Montaje y atención hospitality desk.
à Timing y escaleta del evento.
à Organización y asistencia de actos oficiales .
à Mostradores de bienvenid a e información en aeropuertos
à La coordinación protocolaria , junto con la ATB, dentro de cada una de las acciones de los eventos.
à Control presupuestario y de gastos que estará su pervisado por la ATB, ajustándose al presupuesto indicado en estos pliegos.
à Atención a los periodistas, tanto internacionales como locales.
à Todas aquellas necesidades que se determinen dependiendo del evento.
à Otras funciones propias de la secretaria técni ca y que serán encomendadas por los técnicos de la ATB.
Dentro de este apartado la empresa adjudicataria prestará todos los servicios que sean necesarios para la óptima ejecuc ión y desarrollo del contrato objeto de la
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presente licitac ión , por lo que realizará la gestión, negociación (en su caso) y contratación de los proveedores necesarios.
Especialmente los siguientes:
2.5.1 Alquiler de espacios para eventos
El adjudicatario será el encargado de localizar, reservar, alquilar , acondi cionar y gestionar los espacios necesario s para la correcta ejecución de las acciones/eventos que llevará a cabo la ATB.
La ATB podrá modificar los establecimientos o servicios propuestos por el adjudicatario, por lo que éste último deberá negociar la con tratación de dichos servicios con los proveedores que más se adecuen a las necesidades planteadas por los técnicos de la ATB , para la óptima ejecución de la acción.
Será el responsable de su adecuación y decoración de acuerdo a las necesidades establecid as por los técnicos de la ATB. Dentro de este apartado se incluyen, visitas técnicas, seguridad y personal auxiliar, así como la organización y protocolo de los actos.
Asimismo, se incluye el alquiler y acondicionamiento del venue, así como la contratació n o alquiler de todos aquello s elementos/servicios necesarios para l a correcta ejecución del evento. Dentro de este apartado se incluye:
à La tematización y decoración de los espacios dedicados a este servicio.
à Escenografías .
à Sonido e iluminación .
à La organiz ación y protocolo del venue.
à Todos aquellos servicios complementarios y que sean necesarios para la correcta ejecución de la acción .
También deberán coordinar las gestiones oficiales para la utilización de espacios públicos y otros de naturaleza análoga. L a empresa adjudicataria abonará con cargo a este contrato el pago de las tasas pertinentes.
2.5.2 Servicios técnicos, audiovisuales y tecnológicos
La contratación de los servicios técnicos , materiales y humanos, necesarios para la realización de presenta ciones o actuaciones vinculadas a acciones/eventos concreto s. Además, el adjudicatario deberá garantizar el montaje e instalación por técnicos profesionales especializados que debe rán estar presentes durante los actos a fin de garantizar su óptimo funciona miento.
Se entienden incluidos en este apartado, la contratación de servicio wi-fi, la contratación de presentadores, directores de escena, productores y todo el personal necesar io para llevar a cabo un evento.
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La empresa adjudicatar ia será la encargada del alquiler y montaje de escenarios, así como de todo el material complementario que sea necesario : tarima, atril, iluminación, sonido o cualquier otra necesidad planteada por los técnicos de la ATB.
2.5.4 Actividades complementarias
El adjudicatario deberá contratar y coordinar todas aquellas actividades que formen parte de las acciones /eventos que lleve a cabo la ATB ( excursiones, actividades que requieran conocimientos específicos , entradas a museos/exposiciones, visitas guiadas o cualquier otra necesidad planteada por los técnicos de la ATB) .
Asimismo, dentro de este apartado se incluirían todos aquellos montajes especiales (espectáculos de cualquier índole -pirotécnicos incluidos -, actuaciones musicales/culturales/artísticas, mapping de edificios, street marketing etc. vinculados a una acción concreta. También deberá solicitar todos los permisos necesarios pa ra la correcta ejecución de estas actividades .
2.5.5 Welcome y hospitality desk
La empresa que resulte adjudicataria cuando sea necesario, se encargará de ubicar, coordinar y dar asistencia en los servicios de Welcome desky Hospitality desk.
La adjudicataria deberá garantizar que el personal de atención tendrá los conocimientos requeridos y la capacidad para desenvolverse en el idioma que se precise para cada uno de los eventos.
2.5.6 Contratación o asistencia de p ersonal cualificado
La contratación del personal necesario y especialmente cualificado para desarrollar actividades concretas:
a) Guías turísticos: debe contar con la acreditación de Guía Oficial según la legislación vigente de la Comunidad Autónoma de les Xxxxx Balears, por lo que deben tener un amplio conocimiento y experiencia para informar sobre el destino. Asimismo, se pondrán solicitar guías especializados en un producto turístico concreto. Dicho personal podrá desarrollar el servicio tanto dentro como fuera de la CCAA de las Islas Baleares.
b) Azafatas: personal de atención al público con amplios conocimientos del destino (Xxxxx Balears), así como buena prese ncia, educación, c apacidad resolutiva y proactiva tanto en eventos nacionales como internacionales, de
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