PROCESO DE MINIMA CUANTIA
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR LA RENOVACIÓN DE LICENCIAS DE ANTIVIRUS PARA LA RED DE DATOS DE LA DNDA
PROCESO DE MINIMA CUANTIA
(Artículo 2.2.1.2.1.5.1 Decreto 1082 de 2015)
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 2.2.1.2.1.5.1 Decreto 1082 de 2015, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública, se anexa el estudio previo para la renovación de sesenta y cinco (65) Licencias de antivirus ESET ENDPOINT SECURITY para la Dirección Nacional de Derecho de Autor.
1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD ESTATAL
Para su funcionamiento, la Dirección Nacional de Derecho de Autor como órgano rector que se encarga del diseño, dirección, administración y ejecución de las políticas gubernamentales en materia de derecho de autor y derechos conexos, así como también de la administración del Registro Nacional de Derecho de Autor, requiere además de su infraestructura tecnológica, contar con un sistema de seguridad perimetral para los servidores y estaciones de trabajo que proteja la plataforma informática y asegure el funcionamiento de la red de datos de la DNDA.
En la actualidad la entidad debe mitigar el problema de seguridad para los servidores y sus usuarios, debido a que por acceso al Internet, correos y software, debe contar con un sistema que proteja las tablas de retención, el sistema XXXXXX, el Sistema Xxxxxx para nómina y demás aplicativos para que la información se encuentre disponible y sea 100% confiable y completa.
El sistema de protección a adquirir debe incluir Antivirus, Antispyware, Antispam y Firewall Personal para clientes y servidores, y permitir un funcionamiento de velocidad normal de los equipos.
2. ACUERDOS MARCO DE PRECIOS
Teniendo en cuenta que el uso de los AMP es obligatorio para las entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional que están sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, como lo es la Dirección Nacional de Derecho de Autor, se ha realizado la verificación correspondiente y confirmado que el item objeto del presente proceso no existe en ninguno de los Acuerdos Marco vigentes a la fecha.
3. ANÁLISIS ECONÓMICO DEL SECTOR
3.1 Aspectos Generales xxx Xxxxxxx
Para analizar la oferta de servicios relacionados con el sector del software, informática y servicios relacionados se toma como punto xx xxxxxxx del análisis el número de empresas por código CIIU, de acuerdo con la información suministrada por la DIAN:
De acuerdo con la información de la DIAN, los datos de los años 2011 y 2012 son provisionales, por lo que no es posible analizar la evolución del número de empresas desde el 2008. A pesar de este limitante, es posible apreciar cómo estaba conformada la estructura xxx xxxxxxx en cada uno de los códigos CIIU. El caso más interesante de análisis es el CIIU K7220, en este código se encuentranclasificadas la mayor parte de las empresas que hacen parte del sector de Software y Tecnologías Relacionadas3, en donde en el 2012 se tienen
3.422 empresas. En cuanto a la distribución por tamaño, las micro y pequeñas empresas representan el 95% del total de empresas; las medianas el 4.3% y las grandes solamente el 0.4 %.
Actualmente las empresas han implementado una mayor inversión tecnológica, lo cual hace que la demanda de Software presente un crecimiento constante, que junto al factor de una mayor búsqueda de soluciones innovadoras a sus requerimientos tecnológicos genere mayor demanda, en búsqueda de soluciones rápidas y efectivas para el desarrollo y entrega de servicios que se adapten a sus necesidades. Un reciente estudio realizado por Avanxo y Position Comunicaciones revela que el 94% de las empresas más grandes del país ya
utilizan soluciones Cloud o se encuentran evaluando su utilización.
En Colombia, el sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC, al que pertenece el del licenciamiento de software, ha tenido un crecimiento apoyado en las políticas gubernamentales que buscan aumentar su participación en el PIB.
3.2 Panorama internacional de la industria del software
De acuerdo al estudio realizado por la UNCTAD1, el sector del software se consolida como una industria global con cifras de interés para todos los continentes del planeta, que surgen de mediciones económicas de diferente naturaleza y de diversas fuentes. En primer lugar, se destaca el Information Economy Report 2013, ICTs as an Enabler for Private Sector Development, un informe de la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD) sobre la economía de la información, en donde se examinan los acontecimientos, tendencias y procesos en la esfera de las tecnologías de la información y la comunicación-TIC, señala las consecuencias para las perspectivas económicas y sociales para los países en desarrollo.
En el informe se identifican los principales obstáculos a la productividad del sector privado en América Latina y el Caribe que frenan la inversión, el desarrollo de las empresas, la creación de empleo y el desarrollo sostenible, a saber: 1) déficit de infraestructura, 2) inestabilidad de las reglas institucionales, derechos de propiedad mal definidos con mecanismos poco confiables de aplicación y regímenes fiscales inequitativos, 3) fallas en la puesta en marcha xx xxxxx por escases de financiamiento y asimetrías de información. 2
Se afirma que la existencia de un sector informal importante disminuye también la productividad. Las actividades de este sector afectan la rentabilidad de las empresas formales. En términos de la adopción de nuevas TIC las empresas de la región tienen tendencia a disminuir la marcha respecto a otras latitudes, por la existencia de una cobertura limitada de infraestructura de comunicaciones, con problemas reglamentarios que aumentan los costos de conexión de las TIC y por la ausencia de instrumentos financieros que incentiven a las pequeñas empresas a adopt1ar las nuevas tecnologías. Otros obstáculos tienen que ver con el bajo nivel de cualificación de los trabajadores y gerentes, infraestructura inadecuada para la productividad y el comercio (especialmente transporte y electricidad).
3.3 Aspectos generales del licenciamiento de software
Hoy en día el licenciamiento se puede comprar a través de software empaquetado, programas de licenciamientos especiales o corporativos (por volúmenes, orientados a corporaciones, instituciones académicas o gobierno) o al comprar un PC con software pre
1
1 United Nations Publication, UNCTAD/IER 2011
2 United Nations Publication, UNCTAD/IER 2011
instalado.
Desde el punto de vista económico, es importante tener en cuenta que las licencias de software se clasifican según su distribución en:
• Software Pago: requiere que de pagos para poder disfrutarlo, los cuales pueden ser periódicos o un solo pago para disfrutarlo por un tiempo indeterminado.
• Gratuito o Freeware: se adquiere de forma gratuita, está comúnmente relacionado con el Software Libre.
• Shareware: Es un punto medio entre los dos anteriores donde se ofrece un producto por tiempo limitado o con capacidades limitadas sin costo alguno, pero si se quiere eliminar esas limitaciones se debe realizar algún tipo de pago.3
En cuanto a las licencias para los sistemas operativos, existen dos tipos: Licencias Libres como las de LINUX las cuales se pueden descargar sin pagar nada y las Licencias Pagadas como las de Windows, por las cuales tenemos que pagar para su instalación.
Para el caso de la licencia que debe adquirir la entidad el proveedor universal es la casa que desarrolla el software licenciado, en este caso Eset; dicha casa de software no vende directamente las licencias, ello lo hace a través de distribuidores de diferentes rangos de acuerdo a la cantidad de productos que pueden vender. La diferencia entonces del costo entre uno y otro proveedor que realmente es un intermediario, depende del precio que por su tamaño pueda obtener de la casa de software que produce la licencia, en este caso la empresa multinacional Eset
3.4 Aspectos legales
Colombia ha adoptado un rol protagónico en la defensa de los derechos de autor, desarrollando un conjunto de normas que regulan, protegen y penalizan a aquellas personas que violen estos derechos, es así como la Ley 44 de 1993 especifica penas entre dos y cinco años de cárcel, así como el pago de indemnizaciones por daños y perjuicios a quienes cometan el delito de piratería de software. Se considera delito el uso o reproducción de un programa de computador de manera diferente a como está estipulado en la licencia.
Los programas que no tengan licencia son ilegales y es necesaria una licencia por cada copia instalada en los computadores. A partir del mes de julio de 2001, y gracias a la reforma hecha al Código de procedimiento penal, quien sea encontrado usando, distribuyendo o copiando software sin licencia tendrá que pagar con cárcel hasta por un período de 5 años.
Sin embargo, uno de los logros más importantes de la legislación colombiana en materia de protección de derechos de autor fue la Ley 603 de 2000, en la cual todas las empresas deben reportar en sus Informes Anuales de Gestión el cumplimiento de las normas de propiedad intelectual y derechos de autor. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) quedó encargada de supervisar el cumplimiento de estas leyes, mientras que las Superintendencias quedaron responsables de vigilar y controlar a estas empresas.
3.5 Análisis de la demanda
Normalmente las licencias de ofimática se adquieren junto con el computador o equipo en el que se instalarán, lo cual también permite que su costo sea inferior al adquirirse en paquete con el hardware. Por lo anterior los costos que se relacionan en cada proceso en cuanto a licencias de software se encuentran integralmente relacionados con el costo de los equipos en que se instalarán pues normalmente la adquisición se realiza a través del mismo proceso, por lo cual los costos no son significativos, pues en ellos no se discrimina cada uno de los valores.
Ejemplos de procesos con estas características son los siguientes:
UAE Gestión de restitución de tierras despojadas Proceso SA-MC-06-13 Empresa de Telecomunic xxx Xxxxx del Cauca Proceso No.39
No obstante lo anterior, se ha verificado a través del portal de contratación la adquisición de licencias similares, y se pueden encontrar los siguientes procesos:
Entidad | Proceso | Cantidad | Valor |
DIRECCIÓN TERRITORIAL DE XXXXX XX XXXXXX | DTSC-MC-041-2014 | 145 | $4.200.000 |
XXXXX DEL CAUCA- GOBERNACIÓN | ST-003-2013 | 1350 | $28,000,000 |
Histórico de la entidad últimos 4 años:
AÑO | CONCEPTO | VALOR UNITARIO | VALOR TOTAL |
2011 | Adquisición de 58 Licencias antivirus | $39.428,39 | $2.286.847 |
2012 | Renovación de 58 licencias antivirus | $31.320,oo | $1.816.560 |
2013 | Renovación de 58 licencias antivirus y adquisición de 7 licencias adicionales | Renovación: $28.420,oo Adquisición: $37.120,oo | $1.908.200 |
2014 | Renovación de 65 licencias antivirus y adquisición de 7 licencias adicionales | Renovación: $28.420,oo Adquisición: $31.900.oo | $2.073.500 |
3.6 Análisis de la oferta
El software objeto de este proceso contractual es un producto licenciado por el proveedor de dichas licencias que es el único que puede ofrecerlas, es decir el fabricante de software ESET. Si bien, ESET, es el propietario y por lo tanto el único que puede ofrecer este licenciamiento, no vende directamente sus productos, sino que utiliza en cada país diferentes aliados estratégicos (partners) a través de los cuáles gestiona la comercialización de sus múltiples productos; por lo anterior, el proceso a realizar corresponde a la mínima cuantía y no a una contratación directa, pues no hay un único oferente sino que al mismo pueden ofertar cualquiera de los distribuidores autorizados por ESET en Colombia para vender sus licencias de ESET Endpoint Security.
4. OBJETO A CONTRATAR
Contratar la renovación de sesenta y cinco (65) licencias de ESET Endpoint Security para la red de datos de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, compuesta por 3 servidores, 17 portátiles y 45 computadores de escritorio.
4.1 Clasificación del Objeto a Contratar en el Clasificador de Bienes y servicios:
Los elementos objeto del contrato están codificados en el clasificador de bienes y servicios UNSPSC, al tercer nivel como se indica en la tabla FICHA TÉCNICA CON LA CODIFICACIÓN UNSPSC.
Tabla 1: Clasificación del bien a contratar
Segmentos | Familia | Clase | Producto | Nombre |
43000000 | 43230000 | 43233200 | 43233205 | Software de seguridad de transacciones y de protección contra virus |
4.2 Alcance del Objeto.
• Entregar los documentos que acrediten el licenciamiento debidamente legalizado a nombre de la Entidad y del producto solicitado.
• Del producto se debe ofrecer la última versión disponible en el mercado o la que la Entidad requiera y esté soportada por la casa Matriz.
• La licencia debe estar respaldada por la casa fabricante del software. El oferente
debe anexar certificación expedida por el fabricante, que lo acredite ser distribuidor autorizado de la licencia ofertada, cuya expedición no sea superior a un (1) año, con relación a la fecha de la solicitud de la propuesta. En caso de uniones temporales esta certificación las debe anexar por lo menos uno de los integrantes de la unión temporal.
4.2.1 Especificaciones Técnicas Exigidas.
Los siguientes son los requisitos mínimos de la renovación de ESET ENDPOINT SECURITY para la Entidad:
Características | Detalle |
Tipo de Suscripción | Renovación de Licencias de antivirus ESET ENDPOINT SECURITY para la red de datos, incluida su instalación, con actualizaciones durante un año, el cual incluye los siguientes soportes básicos y plus: Soporte telefónico, Soporte por correo electrónico, Soporte mediante mensajería instantánea, Capacitación y soporte mediante programa de ayuda remota. |
Funcionalidades incluidas | El sistema de protección a adquirir debe incluir Antivirus, Antispyware, Antispam y Firewall Personal para clientes y servidores, y permitir un funcionamiento de velocidad normal de los equipos con sus respectivas actualizaciones durante el Término de vigencia de las respectivas licencias, es decir un (1) año. |
Entrega de las Licencias | Entregar a la DNDA las licencias y los certificados de propiedad de las licencias ofertadas en el anexo de Especificaciones Técnicas Mínimas correspondiente, y del tiempo de la vigencia de la suscripción. Cambiar y/o reinstalar las licencias objeto contractual, cuando a juicio del supervisor no cumplan con las características requeridas o no funciones en los términos requeridos. El contratista entregará los certificados de las licencias adquiridas a entera satisfacción, sin costo adicional, en el Almacén de la entidad. |
Término de Autorización para uso de las Licencias | El uso de las Licencias a nombre de la DNDA debe ser de mínimo un (1) año contados a partir de la fecha de activación de las mismas previa autorización de la DNDA. |
4.2.2. Entregables
El proponente que resulte adjudicado del proceso, sea persona natural o jurídica, debe hacer entrega de los siguientes elementos:
1. Renovación por un año de las 65 licencias de ESET Endpoint Security adquiridas por la Dirección Nacional de Derecho de Autor conforme lo especificado en la ficha técnica.
2. Documento que acredite mediante los certificados de propiedad de la renovación de dichas licencias a nombre de la Dirección Nacional de Derecho de Autor durante un año.
4.3 Plazo de ejecución
El plazo de ejecución de esté contrato será de un (1) mes calendario contado a partir de la comunicación de aceptación de la oferta y expedición del Registro Presupuestal.
4.4 Lugar de ejecución
El lugar de ejecución del contrato será en la sede de la DNDA ubicada en la xxxxx 00 # 00X- 00 xxxx 00 xx Xxxxxx D.C. Debe entregarse constancia escrita de la renovación de las licencias adquiridas en el presente proceso al Coordinador xxx Xxxxxxx y al supervisor del contrato, e instaladas en los equipos de la Dirección Nacional de Derecho de Autor.
4.5 Forma de pago
La Dirección Nacional de Derecho de Autor, cancelará el valor del contrato, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al recibo a satisfacción del servicio es decir, una vez el contratista adjudicado haya realizado la renovación de las licencias, la radicación en la Oficina de atención al ciudadano de la DNDA de la factura comercial, acompañada de la certificación de cumplimiento del contrato expida por el funcionario designado por la Entidad para ejercer la supervisión del contrato y de la certificación donde se verifique el cumplimiento por parte del CONTRATISTA de las obligaciones con el sistema general de seguridad social (sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones) y aportes parafiscales (Cajas de Compensación familiar, ICBF y SENA).
Sin embargo, es de aclarar que estos pagos quedan sujetos a la aprobación del PAC por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
El pago se realizará a través de la cuenta de ahorros y/o corriente que disponga el contratista, acorde con la certificación expedida por la entidad financiera aportada por el contratista en su oferta.
4.6 IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR
Con base en los fundamentos jurídicos, como el presente proceso no sobrepasa al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, debe ceñirse a la modalidad de SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA de conformidad con el literal b) del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, el cual determina la menor y la mínima cuantía de una entidad estatal.
Este proceso de contratación obedece a un PROCESO DE MINIMA CUANTIA, prevista en el Artículo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.
4.7 FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
Las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el diez (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, corresponderá al procedimiento denominado de “MINIMA CUANTIA”, el cual aplica al objeto y la cuantía del presente proceso.
En el presente caso se pretende adquirir bienes, cuya cuantía no supera el diez por ciento (10%) de la menor cuantía del presupuesto asignado a la DNDA en la vigencia 2015, debiéndose seguir el procedimiento señalado en el Decreto 1082 de 2015.
Los conflictos que surgieren entre LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR y los proponentes con ocasión del presente proceso de selección, serán resueltos de conformidad con la legislación colombiana.
4.7.1 NORMATIVIDAD APLICABLE
A) LEY 80 DE 1993,
B) LEY 1150 DE 2007
C) LEY 1474 DE 2011
E) LEY 1508 DE 2012
F) DECRETO 1397 DE 2012
G) DECRETO 19 DE 2012
I) DECRETO 1082 DE 2015
5 ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Para realizar el análisis que soporta el valor estimado del contrato que se pretende realizar, se tomaron como referencia el sondeo de precios xx xxxxxxx. Lo anterior permite reducir costos en la contratación de la administración garantizando los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficiencia, equidad, transparencia, responsabilidad y control social.
5.1 ESTUDIO XX XXXXXXX
Con el propósito de establecer el precio xx xxxxxxx de la renovación de las licencias con las especificaciones técnicas relacionadas en el presente documento, se solicitó cotización escrita a empresas que comercializan este tipo de bienes:
Empresa | Cantidad | Valor total incluido IVA |
Microhard | 65 | $4.885.920 |
Redcomputo | 65 | $4.079.140 |
Infocomunicaciones | 65 | $4.037..670 |
Valor promedio | $4.334.243.33 | |
5.2 VARIABLES PARA CALCULAR EL PRESUPUESTO
• El análisis que soporta el valor estimado del contrato se realizó teniendo en cuenta la cantidad de licencias de ESET Endpoint Security requeridas, el costo histórico de la renovación realizada por la entidad en los últimos 3 años, así como el estudio xx xxxxxxx realizado con base en los requerimientos de la entidad.
• Lugar de ejecución.
• Costos indirectos: Los que tengan relación con el objeto del contrato los tendrá en cuenta el contratista dentro de su propuesta.
• Impuestos como IVA, ICA, RETEFUENTE y otros considerados acorde con el objeto contractual.
6 PRESUPUESTO ESTIMADO
Para la renovación de las licencias de Eset Endpoint Security que requiere la Entidad se valoró la información proveniente de las cotizaciones de chequeo recibidas en el estudio xx xxxxxxx, y se estableció un valor promedio de CUATRO MILLONES CIEN MIL PESOS PESOS ($4.100.000,oo), toda vez que se recibió una cotización que se sale del rango normal de precios xx Xxxxxxx y sin embargo se tuvo en cuenta para sacar el promedio.
teniendo en cuenta el valor del estudio xx xxxxxxx y la fluctuación de la TRM xxx xxxxx se ha considerado que el presupuesto necesario para la ejecución del presente contrato para la renovación de las 65 licencias de ESET Endpoint Security es por valor de CUATRO MILLONES CIEN MIL PESOS ($4.100.000.oo) Incluido IVA., impuestos, gravámenes, y demás gastos que haya lugar, con base en la cual la Subdirectora Administrativa expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.17715 de fecha 13 de noviembre de 2015.
7 MONTO DE LOS COSTOS PARA LA ENTIDAD ASOCIADOS A LA LEGALIZACIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO
7.1 COSTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE SELECCIÓN
Todos los costos asociados a la presentación de la propuesta estarán a cargo del oferente.
El análisis, evaluación de la oferta, visitas a las instalaciones del oferente y adjudicación, estarán a cargo del contratante.
7.2 COSTOS ASOCIADOS A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Todos los costos asociados a la ejecución del contrato como la supervisión y exigencia en el cumplimiento del mismo estarán a cargo del Contratante.
Todos los costos asociados a la ejecución del contrato como los costos que se generen por
visitas de verificación y supervisión del personal a cargo del contratista, ajustes del servicio y las demás que estén vinculadas con el cumplimiento del objeto contractual estarán a cargo del Contratista.
8 OBLIGACIONES
8.1 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA
Además de las contenidas en la Ley y las que se desprendan de la naturaleza del contrato, el proveedor deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
1) Entregar las licencias objeto del contrato, de acuerdo con las características técnicas contenidas en la oferta presentada, en perfectas condiciones de funcionamiento y dentro del plazo pactado.
2) Garantizar la calidad del sistema de protección Antivirus, Antispyware, Antispam y Firewall Personal con sus respectivas actualizaciones durante el término de vigencia de las respectivas licencias.
3) Cambiar y/o reinstalar las licencias objeto contractual, cuando a juicio del supervisor no cumplan con las características requeridas o no funciones en los términos requeridos.
4) El contratista entregará los bienes a entera satisfacción, sin costo adicional, en el Almacén de la entidad.
5) Las demás que se deriven del objeto contractual y alcance del mismo y las que sean exigidas por el supervisor para garantizar el cumplimiento el contrato.
8.2 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA
a. Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato
b. Cumplir con el objeto y obligaciones del contrato, presentando los informes sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato.
c. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato y el Director General con el fin de que el bien y/o servicio se entregue a entera satisfacción de la Entidad.
d. Pagar los impuestos si a ello diere lugar.
e. Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato.
f. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.
g. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.
h. Dar cumplimiento al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
i. Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratistas o dependan del contratista.
j. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.
k. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato.
l. Ejecutar las medidas especiales de control que le imparta el supervisor del contrato designado por la Dirección Nacional de Derecho de Autor y a desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y adecuado cumplimiento de sus obligaciones aunque no estén específicamente señaladas.
m. Dar estricto cumplimiento a los términos pactados en el contrato.
n. Cumplir con las especificaciones técnicas de la propuesta.
o. Informar oportunamente y por escrito al contratante, a través del supervisor del contrato los inconvenientes que afecten la ejecución del contrato.
p. Cumplir con los requisitos xx xxx sobre la inscripción y vinculación permanente de sus empleados durante la ejecución del contrato, a los sistemas de Seguridad Social, Salud,
Pensión y Riesgos Profesionales, de conformidad con lo establecido en la Ley 100 de 1993, Decreto 1703 de 2002, Decreto 2800 de 2003 y Ley 828 de 2003.
q. Será por cuenta del contratista todos los salarios y prestaciones del personal a su servicio.
r. Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan por causas que le sean imputables.
s. Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1510 de 2013 y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.
8.3 OBLIGACIONES DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR
1. Entregar la información necesaria para que el contratista desarrolle el objeto contractual, como lo es la dirección de control y acceso al portal actual, así como cualquier otra que sea necesaria para la ejecución del contrato.
2. Verificar que los bienes y/o servicios recibidos por el contratista se ajusten a las condiciones técnicas exigidas.
3. Pagar el valor del contrato en los términos estipulados.
4. Adelantar las acciones necesarias para la eficiente ejecución del contrato.
5. Señalar en forma clara y expresa las pautas que debe seguir el contratista en sus actuaciones y los objetivos que debe perseguir.
6. Dar respuesta oportuna a las solicitudes del contratista, definir las situaciones necesarias para la ejecución y adelantar los trámites a que haya lugar por su parte para garantizar la debida ejecución.
7. Tramitar los pagos de oficio en los términos que se acuerden en la propuesta y el contrato, con base en certificaciones de prestación efectiva del servicio.
8. Cumplir con las demás obligaciones previstas en la Ley aplicables a este tipo de contratos.
9. FORMA DE PAGO:
La DNDA cancelará al contratista el valor total de las licencias dentro de los 20 días calendario siguiente al ingreso al almacén a entera satisfacción.
Sin embargo, estos pagos quedan sujetos a la aprobación del PAC por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y cumplimiento de requisitos por parte del contratista como la factura y certificación xx xxx y salvo de salud, pensión y parafiscales.
En todo caso se realizarán los descuentos xx Xxx que deben corresponder al valor total de la comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta presentada y los bienes suministrados.
Los pagos se realizarán a través de la cuenta de ahorros y/o corriente que disponga el contratista, acorde con la certificación expedida por la entidad financiera aportada por el contratista en su oferta.
10. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCION:
La ejecución del contrato(s) se contará por el término de un (1) mes que transcurrirán entre la fecha de comunicación de aceptación de la oferta(s) previa expedición del registro presupuestal sin exceder el 31 de diciembre de 2015.
11. SUPERVISIÓN
La supervisión del Contrato estará a cargo del Coordinador de la Unidad de Sistemas o quien haga sus veces, quien se encargará de hacer el seguimiento y verificar el cumplimiento del mismo durante su ejecución.
Esta obligación debe certificarse expidiendo un certificado a satisfacción del bien y/o servicio una vez se instale, se configure y se ponga en funcionamiento en la entidad para iniciar el trámite para el pago.
Adicionalmente, el supervisor debe verificar que el contratista cumpla con el pago de salud, pensión y parafiscales, tal y como lo exige la normatividad vigente.
12. CAUSALES DE RECHAZO
La propuesta será rechazada cuando se presente alguna de las siguientes causales:
a) El objeto social del proponente o de los miembros del proponente si acuden bajo cualquiera de las figuras asociativas autorizadas por la ley 80 de 1993, debe ser acorde con el objeto de la presente convocatoria.
b) Las personas jurídicas deben acreditar que su duración es, como mínimo, igual a la del contrato y tres (3) años más.
c) El representante legal del proponente debe estar autorizado para presentar la propuesta.
d) Se rechazarán ofertas presentadas por personas naturales que no cuenten con un establecimiento de comercio legalmente constituido debido a que el objeto del contrato y condiciones requieren de una capacidad financiera y organizacional para mitigar los riesgos que se puedan presentar durante la ejecución del contrato.
e) Los proponentes no deben estar reportado en el boletín de responsables fiscales de la Controlaría General de la República, de acuerdo con lo previsto en la Ley 610 de 2000.
f) Las personas jurídicas interesadas en el proceso deben tener su domicilio principal y/o por lo menos una sucursal funcionando en la ciudad de Bogotá D.C.
g) Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Legislación Nacional.
h) La presentación de varias propuestas por parte del mismo proponente por sí o por interpuesta persona o la participación de una misma persona en más de una propuesta.
i) Cuando en la propuesta se omita o se presente sin la respectiva firma de la persona jurídica o del representante legal de la sociedad o de la unión temporal o consorcio.
j) Cuando el Representante Legal de la sociedad o de la unión temporal o consorcio, no se encuentre debidamente autorizado para presentar la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales.
k) Cuando falte el documento de integración del Consorcio o Unión Temporal o su firma, o cuando alguno de sus miembros, tratándose de personas jurídicas no se encuentre debidamente autorizado.
l) Cuando existan evidencias de que el proponente ha tratado de interferir o influenciar indebidamente en el análisis de las propuestas, o la decisión de adjudicación.
m) Cuando se evidencie que la información presentada por el proponente no se ajusta a la realidad.
n. Cuando la propuesta se presente en forma parcial o extemporánea, se envíe por correo, fax o correo electrónico o se deje en un lugar distinto al indicado en este estudio.
o. Cuando no cumpla con las condiciones técnicas mínimas establecidas en el anexo técnico, estudios previos e invitación pública, modifique o altere la descripción de los mismos o cuando no los diligencie en su totalidad o cuando omita anexarlos debidamente diligenciados.
p. Cuando sobrepase el presupuesto oficial, acorde con el presupuesto oficial disponible.
q. Cuando la propuesta se radique en un lugar diferente al que corresponde (XXXXX 00 Xx. 00 X – 00 XXXX 00. SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA) Y LA FECHA Y HORA NO CORRESPONDAN A LAS PREVISTAS EN EL CRONOGRAMA DEL PROCESO. Las propuestas que no se encuentren dentro de la respectiva hora y fecha, fijado para la recepción de propuestas serán consideradas como propuestas extemporáneas y NO SERÁN TENIDAS EN CUENTA aun si han sido radicadas.
r. Cuando condicione su propuesta
s. Cuando a través del Comité de Contratos se autorice un funcionario para realizar una visita a los sitios donde el proponente ha informado su domicilio principal, el de las agencias o sucursales, y las mismas se evidencie que no funciona negocio alguno que se dedique a desarrollar actividades relacionadas con el objeto a contratar.
t. Cuando el proponente NO SUBSANE LA INFORMACIÓN REQUERIDA POR LA ENTIDAD, EN LA ETAPA EVALUATIVA, EN EL TÉRMINO PERENTORIO PREVISTO Y DADO EN IGUALDAD DE CONDICIONES PARA TODOS LOS PROPONENTES.
u. Cuando el proponente interesado haya presentado información no veraz como certificaciones de experiencia y otros documentos que no corresponden a la realidad en
otros procesos de selección con la Dirección Nacional de Derecho de Autor generando desgastes administrativos.
v. Cuando el proponente no aporte con su propuesta económica los valores incluido el
I.V.A acorde con el objeto del contrato.
12. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
12.1. CONVOCATORIA PÚBLICA
Mediante invitación que será publicada en la página web de la Entidad, la DNDA, convoca a la ciudadanía en general para que conozca y participe dentro del presente proceso de selección mediante Invitación Pública.
12.1.1. RECEPCION DE OFERTAS
Con la firma de la presente invitación por parte del funcionario que requiere el servicio y aprobación para dar inicio al proceso por parte de la Subdirectora Administrativa de la DNDA, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual, por lo que no se requerirá acto adicional alguno.
De acuerdo a las fechas contempladas en el cronograma establecido en la Invitación publica, los posibles oferentes podrán entregar sus propuestas en la Oficina de Atención al ciudadano ubicado en la Xxxxx 00 Xx. 00X - 00 Xxxx 00, lugar en el que se impondrá un sello con fecha y hora que el proponente interesado hace entrega de la propuesta.
No se aceptarán las propuestas que llegaren a la oficina de Atención al ciudadano de la DNDA después de la hora y fecha fijada para el cierre del proceso, según cronograma. En estos eventos se deja la propuesta en el proceso sin evaluar y la razón se explica en el acta que levanta el Comité de Contratos durante la evaluación.
No se aceptarán ofertas enviadas por correo, fax, e-mail o en lugar diferente al señalado ni las presentadas extemporáneamente.
Adicionalmente las consultas a los documentos del proceso, pueden realizarse en el Portal Único de Contratación – xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx, xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx y/o en la Coordinación del Grupo de Compras de la Entidad.
13. INFORMES DE EVALUACIÓN
Los informes de evaluación de las propuestas estarán a disposición de los oferentes en la página WEB xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, durante un (1) único día hábil siguiente a la finalización del término previsto para las evaluaciones, conforme lo definido en el cronograma del proceso, para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación, de acuerdo a las disposiciones contempladas en el Decreto 1082 de 2015.
Las respuestas a las observaciones presentadas por los oferentes se publicaran
simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta, de acuerdo a lo dispuesto en el decreto 1082 de 2015.
14. ADJUDICAR EL CONTRATO CUANDO SÓLO SE HAYA PRESENTADO UNA OFERTA
De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.2.6 del Decreto 1082 de 2015, la entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.
14.1 FACTORES DE SELECCIÓN PARA IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
La oferta más favorable para la entidad en esta modalidad de selección será aquella que oferte el menor precio, incluidos todos los impuestos, tasas, contribuciones y aportes que se causen con el perfeccionamiento y ejecución del contrato.
La verificación de la documentación e información se llevará a cabo de la siguiente forma:
CRITERIO | CUMPLE/ NO CUMPLE |
Requisitos habilitantes | Cumple / No Cumple |
Especificaciones técnicas | Cumple / No Cumple |
Precio de la oferta | Se selecciona la oferta con el precio más bajo |
14.2 EVALUAR OFERTAS Y VERIFICAR CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS (DEC 1082 de 2015 ART. 2.2.1.1.2.2.3. Y 2.2.1.2.1.5.2 NUMERAL 7)
En caso de empate a menor precio, la entidad seleccionará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas. (Decreto 1082 de 2015 Art. 2.2.1.2.1.5.2. Numeral 7)
El informe de evaluación debe indicar si el oferente cumplió con los requisitos habilitantes o de otro tipo establecidos en la invitación a participar, el valor de la oferta y la fecha y hora de presentación de la oferta.
La DNDA a través del Comité de contratos revisará las ofertas económicas y verificará que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación y el cumplimiento de los requisitos documentales solicitados en la invitación a cotizar, y si estos no se encuentran completos, se solicita subsanar inconsistencias o errores siempre y cuando la corrección de las inconsistencias o lo errores no representen una reformulación de la oferta.
En caso de que no se subsane, se procederá a la verificación de requisitos del oferente ubicado en segundo lugar con el menor precio y así sucesivamente.
14.3 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS TÉCNICOS: (CUMPLE / NO CUMPLE)
Las propuestas serán evaluadas en primer término en sus aspectos técnicos detallados en el objeto, producto del cual se determinará cuáles cumplen con las exigencias de la entidad consignadas en el estudio previo e invitación pública. (Ver objeto y alcance del objeto).
14.4. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS FINANCIEROS
De conformidad con el numeral 2) del Artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, la DNDA no exigirá como requisito habilitante la capacidad financiera de los proponentes, en razón a la naturaleza del contrato y la forma de pago, ya que se trata de un contrato cuyo pago depende de los bienes y /o servicios suministrados a satisfacción de la Entidad y no requiere anticipo.
14.5. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES
La verificación de los requisitos habilitantes se hará exclusivamente en relación con el proponente que oferte el precio más bajo conforme lo establecido en el numeral 6 del Artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015. En caso de que éste no cumpla con los mismos, se procederá a la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. No hay lugar a puntajes para evaluar las ofertas sobre las características del objeto a contratar, su calidad o condiciones. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.
La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.
14.5.1 REQUISITOS HABILITANTES (CUMPLE / NO CUMPLE)
Los criterios descritos a continuación serán objeto de verificación (cumple /no cumple) y no otorgarán puntaje:
CRITERIO |
Carta de presentación de la propuesta. ANEXO No. 1. Diligenciar en su totalidad. |
Certificado de no encontrarse inhabilitado para contratar. ANEXO No. 2 Certificación donde se indique bajo la gravedad de juramento y firmada por el representante legal, que el proponente no se encuentra incurso en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades para celebrar contratos con el Estado, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 xx Xxx 80 de 1993 y que adicionalmente no ha sido declarado responsable judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones, de conformidad con los dispuesto en el Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 literal j), y las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables. |
Certificado de Constitución y Gerencia Las personas jurídicas deben presentar Certificado de Constitución y Gerencia con fecha no mayor a treinta (30) días calendario anterior a la fecha de presentación de la propuesta. |
Si se trata de sociedad constituida en otro país, se allegará el certificado de existencia y representación legal o documento equivalente, expedido por ente, o autoridad competente. Este documento deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Código de Procedimiento Civil y demás normas pertinentes para los documentos expedidos en el exterior. |
Autorización para comprometer a la sociedad (personas jurídicas) Cuando el representante legal de la sociedad se halle limitado en sus facultades para contratar y comprometer a la sociedad, el proponente debe presentar copia del Acta aprobada de la Junta de Socios o Asamblea respectiva, u órgano competente, donde conste que ha sido facultado para presentar oferta y firmar el contrato hasta por el valor total del mismo, en caso de adjudicársele el contrato. |
Objeto social o actividad comercial del oferente. Las personas jurídicas deberán contar con capacidad jurídica suficiente para el desarrollo del objeto del contrato a celebrar, es decir que dentro de su objeto social se contemplen las actividades o servicios materia del presente proceso, y que su duración no sea inferior a tres (3) años. En el caso de los Consorcios y de las Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes (personas jurídicas) deberá cumplir individualmente con esta regla. |
Certificaciones de Experiencia específica del Proponente. El proponente deberá presentar mínimo 1 y máximo 2 certificaciones de contratos que hayan sido ejecutados y terminados en Colombia dentro de los tres (3) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso, cuyo objeto y/o actividades relacionadas sean iguales o similares al del presente proceso y cuya sumatoria sea igual o superior al presupuesto oficial del presente proceso. La certificación o certificaciones deberán ser expedidas por el funcionario o autoridad competente en la respectiva entidad pública o privada y cumplir con los siguientes requisitos: a) Nombre o razón social de la entidad o firma contratante. (Solo se aceptan certificaciones expedidas por personas jurídicas) b) Nombre del contratista. c) El objeto del Contrato debe corresponder a actividades iguales o similares al objeto de esta convocatoria. d) Plazo de ejecución. e) Valor total ejecutado del contrato, expresado en pesos colombianos. La suma de las certificaciones debe ser Mayor o igual a $ 4’100.000. |
Organización del Proponente El proponente debe presentar con su propuesta un documento en el que se describa de manera clara y precisa lo siguiente: • El proponente debe tener sus instalaciones ubicadas en la ciudad de Bogotá, D.C. • Indicar la(s) dirección(es), número telefónico, fijo y celular, fax, e-mail. • Descripción de las instalaciones con que cuenta para prestar el servicio. • Organigrama. • Personal. Otros considerados por el proponente. |
Cédula de Ciudadanía Representante Legal Fotocopia de la cédula de ciudadanía de quien es el representante legal o quien suscribirá el contrato. |
Constancia de pago seguridad social y parafiscales (Ver anexo 3 y 4) Certificación sobre el cumplimiento de las obligaciones parafiscales a la fecha de presentación de la oferta, de conformidad con lo establecido en el Artículo 23 de la ley 1150 de 2007.Cuando se trate de persona jurídica, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. |
Registro Único Tributario Actualizado Aportar el Registro Único Tributario expedido por la DIAN conforme el artículo 555-2 del estatuto tributario. El RUT, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, respecto a los cuales esta requiera su inscripción. |
Boletín de Responsables Fiscales. No podrán participar en este proceso de selección, las personas que se encuentren dentro del Boletín de Responsables Fiscales. Ley 610 de 2000. Con el fin de acreditar el cumplimiento de la anterior obligación, la DNDA, verificará en el último boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un consorcio o una unión temporal, no se encuentre (n) reportado (s) en dicho Boletín. |
Antecedentes Disciplinarios Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación. |
Información SIIF (Ver anexo 5) El proponente deberá anexar DILIGENCIADO el formato de Información de Proveedores o Contratistas al Sistema de Información Integral Financiera SIIF, necesaria para la conformación de la base de datos y para el pago oportuno de las cuentas, por lo que el formato debe ser diligenciado en su totalidad de forma clara y precisa, en letra imprenta a máquina o en computador. Debe anexar la certificación de la Entidad Bancaria en donde el número de cuenta bancaria reportado debe coincidir con el número de cédula de ciudadanía o NIT reportado. (Fecha de expedición no mayor a 90 días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección). |
Especificaciones Técnicas Mínimas del Servicio (Ver anexo técnico 6) El proponente acreditará el cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos a través del cumplimiento de lo definido en las obligaciones específicas del presente estudio previo. |
Propuesta Económica incluido IVA e impuestos. Propuesta económica en pesos incluido IVA. Una vez la entidad reciba la propuesta, esta no podrá ser modificada por el oferente y se mantendrá el precio hasta la entrega del servicio en caso de ser adjudicada. Indicar término de ejecución, especificaciones técnicas ofertadas, vigencia de la oferta, valor del servicio en pesos colombianos sin decimales, domicilio del oferente y demás condiciones consideradas por el oferente. |
15. PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION. (Artículo 2.2.1 .2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015)
El Comité de Contratos de la entidad hará la evaluación objetiva de las ofertas presentadas que cumplan con los requerimientos técnicos, ceñidos para ello a las condiciones estipuladas exclusivamente en los estudios previos e invitación pública, seleccionando la propuesta que presente el precio más bajo y verificar si esta cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, se escogerá el segundo con el precio más bajo que cumpla con los requisitos habilitantes, y así sucesivamente acorde con las reglas que para tal efecto se establecen en el numeral 4 del artículo 2.2.1 .2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015
En caso de empate a menor precio, la entidad aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.
15.1. REGLAS DE SUBSANABILIDAD
La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, podrán ser solicitados por la entidad en cualquier momento.
En ningún caso se permitirá que se subsanen asuntos relacionados con la falta de
capacidad para presentar la oferta, ni acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso de selección.
15.2 DECLARATORIA DESIERTA
La DNDA, podrá declarar desierto el presente proceso de mínima cuantía, únicamente por motivos que impidan la escogencia objetiva, del contratista, tales como:
⮚ Ausencia de ofertas.
⮚ Cuando ninguna de las ofertas se ajuste a la invitación pública.
Esta decisión se tomará mediante resolución motivada y se notificará de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y contra ella procede recurso de reposición.
15.3 PLAZO PARA FORMULAR OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN
De conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 2.2.1 .2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, luego de haber sido publicada la verificación de los requisitos habilitantes y de la evaluación del menor precio, la entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación las cuales deberán ser dirigidas por escrito a la DNDA.
Las respuestas a las observaciones se publicarán en el SECOP simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta.
15.4 Criterios de Desempate.
Se entenderá que hay empate entre dos propuestas, cuando presenten un número idéntico en el precio ciento por ciento, con un número entero y dos decimales. En el caso en que dos o más propuestas bajo el criterio anterior, hubieran arrojado un mismo resultado, y de acuerdo a lo establecido en el decreto 1082 de 2015, la Entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas.
16. COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE LA OFERTA
En la fecha establecida en la invitación pública, en el “Cronograma del Proceso” la Entidad procederá a publicar la comunicación de aceptación de la oferta simultáneamente con la respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes a los informes de evaluación.
La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el correspondiente registro presupuestal conforme a la articulo 94 literal d) de la ley 1474 de 2011.
Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, o de declaratoria de desierta, la Entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto
de la Entidad y del Supervisor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación, el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.
En caso de no lograrse la adjudicación, la Entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que será publicada en el SECOP y en la página de la Entidad. Si hubiere proponentes el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto que declaró desierto el proceso.
17. RIESGOS
Para el presente proceso de contratación se establecieron los siguientes riesgos:
17.1 RIESGOS ASEGURABLES
Se considera que los riesgos previsibles en la ejecución del contrato que debe asumir el contratista y que son asegurables, son los siguientes:
Que el futuro contratista no pueda dar cumplimiento a la ejecución del contrato, o que el servicio prestado no corresponda o no se haga conforme a las especificaciones técnicas plasmadas en el contrato.
17.2. RIESGOS NO ASEGURABLES
Se considera que no existen riesgos no asegurables que el contratista deba cubrir mediante negociación especial con una compañía de seguros.
17.3. RIESGOS QUE ASUME LA ENTIDAD
A partir de la fecha de suscripción del contrato la Dirección Nacional de Derecho de Autor, asume única y exclusivamente, los efectos derivados de los riesgos que se relacionan a continuación, además de aquellos que se deriven de lo pactado:
• Los perjuicios que se pudieren causar al CONTRATISTA por la suspensión del contrato si en ella no median justas causas no imputables a la entidad, de lo contrario la DNDA no será responsable por la suspensión del contrato ni por los perjuicios que se causen con ello.
• Los efectos derivados de la existencia de daño emergente del Contratista, por la ocurrencia de hechos de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, en los términos del contrato y la legislación existente.
• Los efectos originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al contrato.
17.4. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES INVOLUCRADOS EN LA CONTRATACIÓN (Ver matriz de riesgos anexa)
En desarrollo de lo señalado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el articulo 1 y numeral 9 del artículo 12 del Decreto–Ley 4170 de 2011, el Documento CONPES 3714, el artículo
2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015 y la ley 80 de 1993, artículo 25, numerales 7 y 12 y
con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados para el presente proceso licitatorio se procede a realizar el análisis de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación.
Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionados en el presente numeral y como principio general, EL CONTRATISTA como experto de negocio y como especialista, asumirá los efectos económicos de todas aquellos sucesos previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de la presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los riesgos asociados a su tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su actividad empresarial y de persona natural o jurídica que tiene que cumplir con determinadas cargas y deberes frente al Estado y la sociedad. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la presente distribución de riesgos de la contratación. La Dirección Nacional de Derecho de Autor no estará obligada a efectuar reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el contratista.
Sólo en el evento que se demuestre por parte del contratista pérdida por la ocurrencia de situaciones imprevistas que no sean imputables a él, y se acepte tal situación por la entidad, se procederá al restablecimiento del equilibrio de la ecuación económica del contrato.
En atención a la anterior normatividad, en el presente estudio previo se tuvieron en cuenta las indicaciones establecidas en el Manual para la identificación y cobertura del Riesgo en los procesos de contratación emitido por Colombia Compra Eficiente y se siguieron los siguientes pasos para establecer los riesgos:
1. Se estableció el contexto en el cual se adelanta el proceso, es decir, se identificaron los riesgos comunes a los procesos de contratación en la DNDA.
2. Se identificaron y clasificaron los riesgos del proceso de compra venta así:
• Clase: General y específico
• Fuente: Interno y Externo
• Etapa: Planeación, Selección, Contratación y Ejecución
• Tipo: Riesgos Económicos, Riesgos Sociales o Políticos, Riesgos Operacionales, Riesgos Financieros, Riesgos Regulatorios, Riesgos de la Naturaleza entre otros.
3. Se evaluaron y calificaron los riesgos identificados estableciendo el impacto de los mismos frente al logro de los objetivos del proceso de contratación y su probabilidad de ocurrencia.
Esta evaluación asignó a cada riesgo una calificación en términos de impacto y de probabilidad, lo cual permitió establecer la valoración de los riesgos identificados y las acciones que se deben efectuar.
4. Asignar y tratar los riesgos: se estableció un orden de prioridades de acuerdo al objeto contractual y su alcance con el fin de evitar el riesgo, transferirlo, aceptarlo, reducir la probabilidad y las consecuencias.
5. Monitorear y revisar la gestión de los riesgos: Se realizó un análisis de cada uno de los riesgos incluidos en la matriz anexa proponiendo un plan de tratamiento los cuales serán revisados constantemente durante la ejecución del contrato y de ser necesario se deben hacer ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias que se presenten durante la ejecución del contrato.
Este monitoreo deberá garantizar que los controles son eficaces y eficientes, obtener información adicional para mejorar la valoración del riesgo, analizar y aprende a partir de los eventos, cambios, éxitos y fracasos, detectar cambios en el contexto externo e interno que exijan revisión de los tratamientos del riesgo e identificar nuevos riesgos que puedan surgir.
18. GARANTÍA PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
La entidad estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía, tal como lo establece el Artículo 2.2.1.2.1.5.4. Del Decreto 1082 de 2015 y teniendo en cuenta el análisis de Xxxxxx que se incluye en el acápite anterior, no se exige la constitución de ninguna garantía a cargo del contratista.
19. INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN ACUERDO DE LIBRE COMERCIO
De conformidad con lo establecido en el Título II “Estructura y documentos del Proceso de Contratación”, parte final del Artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, el presente artículo no es aplicable a la contratación por mínima cuantía, razón por la cual no se procedió a verificar el portal Único de Contratación ni en la página del Ministerio de Comercio Industria y Turismo para corroborar que los bienes y servicios a contratar tienen una regulación especial derivada de tratados de libre comercio vigentes.
20. INDEMNIDAD
El futuro contratista, se obliga a mantener indemne a la DNDA de toda reclamación, demanda, acciones legales o similares, originadas en reclamaciones de terceros, que tengan como causa toda acción u omisión del contratista, subcontratista o dependientes a su cargo y que con ellas haya ocasionado daños, lesiones y/o perjuicios a terceros durante la ejecución del contrato.
El presente documento corresponde al estudio previo de conveniencia y oportunidad para contratar el suministro de elementos de cafetería y restaurante, aseo y limpieza, que requieren los diferentes procesos que conforman la estructura de la DNDA.
Se firma por el solicitante del servicio, en Bogotá, D.C. a los trece (13) días del mes de noviembre de 2015.
DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO POR EL SUSCRITO
XXXXXXX XXXXX XXXXXX
Coordinador Unidad de Sistemas
Adjunto: CDP 17715 de noviembre 13 de 2015 Matríz de riesgos
Estudio xx xxxxxxx