TÉRMINOS DE REFERENCIA
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ICFES- SD – 006 de 2012
1. CONDICIONES GENERALES
1.1. OBJETO
Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los tanques de reserva de agua potable y de las motobombas incluidos sus repuestos, que se encuentran ubicados en el Edificio de la Sede Central del ICFES e indicadas en FORMATO No. 2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MINIMAS Y CONDICIONES DEL SERVICIO.
1.2. MODALIDAD DE SELECCIÓN
El presente procedimiento se realizará bajo la modalidad de Selección Directa. Los fundamentos de esta modalidad son los dispuestos por el artículo 15, numeral 2 del Manual de Contratación del ICFES1.
1.3. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
Los contratos2 que deba celebrar y otorgar el ICFES como empresa estatal de naturaleza especial, en desarrollo de su objeto, se sujetarán a las disposiciones del derecho privado, a lo dispuesto en su manual de contratación y en estos términos de referencia. En consecuencia, a la contratación de la empresa le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes.
De conformidad con el Manual de Contratación del ICFES, las invitaciones a presentar ofrecimiento no obligan al ICFES a celebrar el contrato correspondiente.
1.4. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO
El presupuesto oficial total para el presente proceso de selección es hasta por la suma xx
XXXX MILLONES SESENTA Y UN MIL CIENTO VEINTE PESOS ($10.061.120) MONEDA
CORRIENTE, incluido impuestos y todos los costos directos e indirectos que la ejecución conlleve; valor que se encuentra amparado con el certificado de disponibilidad presupuestal 196 del 7 de Febrero de 2012.
El valor del presupuesto se distribuirá como se detalla a continuación a efectos de realizar mantenimiento preventivo, correctivo y proveer los repuestos necesarios para funcionamiento de los tanques y las motobombas del Instituto indicados en el Anexo Técnico.
CONCEPTO | PRESUPUESTO |
Servicio de mantenimiento preventivo de los tanques de almacenamiento de agua y las motobombas del Instituto indicados en el Anexo Técnico. | $ 6.132.200,00 |
Servicio de mantenimiento correctivo y repuesto necesario para el correcto funcionamiento de los tanques de almacenamiento de agua y las motobombas del Instituto indicados en el Anexo Técnico. | $ 3.928.920,00 |
1 Xxxxxxx Xx. 0000 xx xxxxxx de 2011
2 De conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la ley 1324 de 2009 y el artículo 13 y 14 de la Ley 1150 de 2007
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NOTA: Los proponentes no podrán exceder en su oferta el presupuesto oficial indicado. Será causal de RECHAZO de la propuesta que exceda el presupuesto indicado en el numeral
1.5. PRESENTACIÓN Y RECEPCIÓN DE OFERTAS
Las ofertas se deben presentar en sobre cerrado, foliada, en original con la siguiente información:
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Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales ICFES |
Xxxxx. 00 Xx. 0-00 xxxx 0 |
Xxxxxx X.X. |
Contiene: Original ( ) folios |
PROPONENTE: |
(indicar el nombre del proponente) |
Una vez presentada la oferta, no se aceptará a ningún proponente, realizar variación alguna en sus términos, ni la presentación de documentos o información adicional, lo cual no obsta para que el ICFES pueda solicitar las aclaraciones que considere necesarias.
La recepción de las ofertas se hará en las instalaciones del ICFES, Xxxxx 00 Xx. 0-00, correspondencia, unidad Atención al Ciudadano, piso 2
Llegada la hora establecida para la recepción de ofertas, se levantará un acta en la que conste el nombre de los oferentes que presentaron ofertas y el de sus representantes, así como, cualquier otra circunstancia que resulte relevante.
1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Las especificaciones técnicas mínimas que deben cumplir los proponentes, se encuentran definidas por el ICFES en el FORMATO No. 2 – ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, del presente documento.
2. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN
2.1. PARTICIPANTES
Podrán participar en el presente proceso las personas naturales o jurídicas, individualmente o asociadas. Las personas jurídicas deben tener una duración mínima igual al plazo del contrato y un (1) año más. La duración del consorcio o la unión temporal, así como las de sus sociedades integrantes, no podrá ser inferior al plazo del Contrato y un (1) año más.
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2.2. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR CON LA OFERTA
a) Carta De Presentación De La Oferta:
El proponente deberá presentar el Formato 1 - Carta de Presentación firmada por el oferente persona natural o por el Representante Legal si es persona jurídica, o por el representante de la forma de asociación.
Nota: En la carta de presentación se debe indicar el nombre de la persona que va a tener a cargo y bajo su responsabilidad el presente proceso, indicando, los datos de contacto.
b) Documentos para suscribir el contrato:
El proponente que resulte adjudicatario deberá presentar en el momento de suscribir el contrato los siguientes documentos cuando corresponda:
Tipo de Documento | Persona Natural | Persona Jurídica |
Certificado de Existencia y Representación Legal con vigencia de no más de 30 días | X | |
Fotocopia del documento de identidad del contratista. | X | |
Formatos Únicos de Hoja de Vida de persona natural del DAFP (www. xxxx.xxx.xx). | X | |
Formatos Únicos de Hoja de Vida de persona JURIDICA del DAFP (www. xxxx.xxx.xx). | X | |
Declaración Juramentada de Bienes y Rentas y actividad económica privada de la persona natural del DAFP (xxxx.xxxx.xxx.xx). | X | |
Certificación de pagos de los aportes a los sistemas de seguridad social integral salud y aportes parafiscales, suscrito por el representante legal o revisor fiscal en caso de que la persona jurídica deba contar con revisor fiscal, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, es decir, certificado de los últimos 6 meses. | X | |
Constancia de Cumplimiento de sus obligaciones a Seguridad Social Integral y aportes parafiscales. | X | |
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal, en caso de ser persona jurídica. | X | |
Autorización para comprometer a la persona jurídica, en caso de ser necesaria. | X | |
Certificado de antecedentes disciplinarios | CONSULTA del ICFES | |
Consulta Certificado de antecedentes fiscales. | ||
Fotocopia del Registro Único Tributario RUT | X | X |
Fotocopia Libreta Militar.(Hombre menor de 50 años) | X | |
c) Uniones temporales y/o consorcios
En el caso que el proponente se presente bajo las figuras asociativas de Xxxxxxxxx y/o Unión Temporal deberá allegar junto con su propuesta el documento de información de constitución del Consorcio o Unión Temporal conforme los Formatos 1.2 y 1.3. de estos términos. En dicho convenio los integrantes deben acordar los términos de su participación en el presente proceso de selección y el mismo debe estar suscrito por todos y cada uno de los integrantes y contener, como mínimo, lo siguiente:
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- Nombre o razón social, domicilio y representante legal de cada uno de los integrantes del Consorcio o de la Unión Temporal
- El alcance de su participación tanto en términos de las actividades por ejecutarse, como en el porcentaje de participación económica en el negocio. Esta no podrá modificarse sin el consentimiento previo del ICFES.
- Designación de la persona que representará a los integrantes del Consorcio o de la Unión Temporal.
- Manifestación expresa de cada uno de los integrantes, en el sentido de que conoce y acepta los términos del presente documento y responde solidariamente por la veracidad de la información, las demás manifestaciones incluidas en los documentos y por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado.
- Declaración de que ninguno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal se encuentra inhabilitado o tiene incompatibilidades para contratar con el ICFES, manifestación que deberá incluirse como parte de la Carta de Presentación de la Propuesta
- Acuerdo expreso sobre la duración del Convenio por un término superior al previsto para la ejecución del contrato y un año más.
NOTA ACLARATORIA: Con el fin de orientar a los proponentes que se presenten bajo estas figuras asociativas, el ICFES ha puesto a disposición de los interesados en la página web: xxx.xxxxx.xxx.xx en el link: quienes somos/contratación, el anexo de información relativa a Consorcios y/o Uniones temporales.
2.2.1. Requisitos de Participación y Documentos a presentar
Los proponentes que deseen participar deben reunir los siguientes requisitos:
2.2.1.1. Experiencia del Proponente
El proponente deberá contar con experiencia en mantenimiento preventivo y correctivo de los tanques de reserva de agua potable y de las motobombas conforme a las especificaciones técnicas señaladas en el Formato No. 2. Para certificar la experiencia el proponente deberá diligenciar el el formato de certificación de experiencia (Formato No. 3) y presentarlo debidamente firmado por el representante legal con su propuesta.
Para el efecto, el proponente deberá acreditar experiencia, en al menos dos contratos cuya suma sea mayor o igual $6.132.200,00, de acuerdo con el valor proyectado para mantenimientos preventivos indicado en el numeral 1.4 de los términos de referencia.
Se aceptará como una misma experiencia la desarrollada bajo una o más órdenes de servicio y/o contratos del mismo cliente, siempre y cuando cumplan los criterios definidos en el objeto a contratar.
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Previo a la adjudicación conforme a la fecha señalada en la cronología, el proponente que ocupe el primer lugar conforme al orden de elegibilidad indicado en el informe de evaluación deberá allegar las respectivas certificaciones de ejecución del cumplimiento de órdenes de compra y/o contratos con el cumplimiento de los siguientes requisitos:
• Expedidas por la entidad contratante
• Valor de la orden de servicio y/o contrato: Se debe indicar el valor del contrato, el cual debe corresponder al presupuesto indicado para la evaluación.
• Objeto. El objeto de la orden de servicio y/o contrato debe ser referente a mantenimiento preventivo y correctivo de tanques de reserva de agua potable y de motobombas.
• Debe haber comenzado el 1 de enero de 2009 o posterior a dicha fecha. Para los contratos que no hayan terminado, se tomará el valor ejecutado hasta la fecha de certificación (valor facturado y cancelado).
• Lugar de ejecución. El lugar de ejecución del contrato debe ser en Colombia. Debido a la naturaleza del servicio, no se aceptan certificaciones de clientes en otros países diferentes a Colombia.
• Si la orden de servicio y/o el contrato fue desarrollado en consorcio o unión temporal o cualquier otra forma de asociación, se tendrá en cuenta solamente el porcentaje de participación correspondiente. Las certificaciones presentadas serán válidas siempre y cuando correspondan al oferente que se presente para el estudio xx xxxxxxx.
• Calificación del servicio en términos de: bueno, muy bueno y excelente.
Se tendrán en cuenta documentos como simples copias de la orden de servicio y/o contratos o actas, siempre y cuando se presente el acta de liquidación del contrato, la cual demuestre la ejecución y la calidad del servicio prestado.
No se tendrán en cuenta para la verificación las certificaciones que califiquen el cumplimiento como regular, malo, deficiente o expresiones similares, o cuyo objeto sea diferente al del contrato que se pretende celebrar, o que no reúnan la totalidad de los requisitos exigidos en los presentes pliegos de condiciones.
El Instituto podrá solicitar durante la evaluación y hasta la adjudicación, copias y aclaraciones de las certificaciones presentadas.
La no presentación de las certificaciones de cumplimiento de experiencia de que trata este numeral en el plazo señalado por parte del proponente que ocupa el primer lugar conforme al orden de elegibilidad indicado en el informe de evaluación, dará lugar a que su propuesta sea rechazada y que el ICFES solicite el cumplimiento de este requisito al proponente que siga conforme al orden de elegibilidad.
2.2.1.2. Cotización de Repuestos y Piezas
El proponente debe incluir una cotización en la que detalle como mínimo los repuestos o piezas con las cantidades señaladas en el formato de Oferta Económica.
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NOTAS ACLARATORIAS
i. Los valores indicados por el proponente en la cotización de los repuestos y/o piezas se mantendrán vigentes durante la ejecución del contrato, excepto en aquellos casos en que se presente inflación o decrecimiento en los precios comerciales de los repuestos o piezas, caso en el cual el ICFES se reserva el derecho de verificar en el mercado el valor comercial de los mismos.
ii. En caso de requerirse un repuesto o pieza para los bienes indicados en el FORMATO No. 2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MINIMAS Y CONDICIONES DEL SERVICIO que no se encuentre detallado anteriormente, el proponente los cotizará y el ICFES verificará que el monto indicado por el proponente no exceda del valor comercial del mismo en el mercado.
3. CRITERIOS DE SELECCIÓN
Los proponentes que cumplan con los requisitos mínimos exigidos, se procederá a ser calificados con base en los siguientes criterios:
3.1. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN TÉCNICA
Corresponden a los criterios de experiencia del proponente y especificaciones técnicas mínimas requeridas, de acuerdo con los requisitos señalados en los numeral 2.2.1 de los presentes términos de referencia.
3.2. CRITERIOS DE CALIFICACIÓN
La calificación de las ofertas se hará sobre la base de 500 puntos discriminados de acuerdo con los siguientes factores:
FACTORES DE EVALUACIÓN | PUNTAJE | |
TECNICO | Tiempo de respuesta | 190 |
Apoyo a la Industria | 10 | |
ECONOMICO | Propuesta Económica | 300 |
TOTAL | 500 | |
3.2.1. TIEMPO DE RESPUESTA 190 PUNTOS
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Se asignarán hasta un máximo de 190 puntos al proponente que inicie el servicio de mantenimiento preventivo y correcto en el menor tiempo de respuesta durante toda la ejecución del contrato3, conforme a los rangos de horas que se indica a continuación:
TIEMPO DE RESPUESTA | PUNTAJE |
De 0 a 4 horas | 190 |
De 4 a 8 horas | 50 |
Más de 8 horas | 0 |
3.2.2. APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL 10 PUNTOS
Se asignarán hasta un máximo de 10 puntos al proponente que cuente con el mayor porcentaje de personal nacional (Colombiano) que preste el servicio de Instalación e implementación de la solución según la información consignada en el Formato No. 4 de la siguiente manera:
Característica | Máximo puntaje ofrecido |
100% del Personal del equipo es Colombiano | 10 |
100% > Personal del equipo es Colombiano >= 50% | 5 |
Personal del equipo es Colombiano < 50% | 0 |
3.2.3. EVALUACIÓN ECONÓMICA 300 puntos
Para la calificación del precio, el proponente deberá diligenciar el Formato No. 5 Oferta Económica.
Para la evaluación de la oferta económica, se tendrá en cuenta la siguiente fórmula: PPE ═ VOMP x 300
VOE
Donde: PPE: Puntaje propuesta evaluada VOMP: Valor oferta menor precio VOE: Valor oferta evaluada
3 El tiempo de respuesta se incluirá dentro de las obligaciones del contratista y su incumplimiento acarreará la aplicación de las multas y sanciones contractuales previstas para tal efecto.
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Para la evaluación de la oferta económica se efectuará el siguiente procedimiento:
El ICFES efectuará la revisión y corrección aritmética de las ofertas económicas, durante la cual de ser necesario, se efectuarán los respectivos ajustes. SERÁN RECHAZADAS las ofertas que presenten una diferencia aritmética mayor o igual al 1% (por exceso o por defecto) entre el valor total de la oferta presentada y el valor total de la oferta corregida y aquellas que excedan el presupuesto oficial de la presente proceso de selección.
El ICFES efectuará como correcciones aritméticas las originadas por todas las operaciones aritméticas a que haya lugar en el formulario, en particular las siguientes:
✓ La multiplicación entre columnas.
✓ Las sumatorias parciales.
✓ La totalización de sumatorias.
✓ La liquidación del valor del IVA, si aplica
✓ La suma del costo total de la oferta.
✓ El ajuste al peso.
Realizada la corrección aritmética y verificada los requisitos anteriores, se asignarán la calificación correspondiente, de acuerdo con el procedimiento antes anotado.
Nota: La Oferta o Propuesta deberá ser firmada por el Representante Legal del Proponente si es persona jurídica o por la persona natural. La firma de la Propuesta económica hará presumir la irrevocabilidad de las condiciones de la oferta.
3.3. ORDEN DE ELEGIBILIDAD
El ICFES, con las propuestas que CUMPLIERON en la verificación de requisitos jurídicos y los documentos técnicos (numeral 2.2), su orden de elegibilidad se hará de acuerdo a quien obtenga el mayor puntaje en la evaluación, y así sucesivamente, en forma descendente
3.4. CRITERIOS PARA DIRIMIR EMPATES
En el evento de presentarse empate entre dos (2) o más ofertas, el ICFES dirimirá el empate, así:
1. Se elegirá aquella que tenga mayor puntaje en la evaluación técnica.
2. En caso de persistir el empate se elegirá la oferta que tenga el menor precio.
3.5. OFERTAS ALTERNATIVAS
No se tendrán en cuenta propuestas alternativas.
3.6. SELECCIÓN DE OFERTA:
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Recibidas las propuestas, el ICFES seleccionará al oferente que de acuerdo con lo dispuesto en los Términos de Referencia presente la oferta más favorable para la entidad y con éste suscribirá el respectivo contrato.
Dicho adjudicatario será notificado personalmente a quien resultó favorecido, en los términos que se disponen en el C.C.A.
Si el adjudicatario se niega a suscribir el contrato o no lo hace dentro del término previsto, el ICFES podrá declarar el incumplimiento con el fin de hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta y quedará facultada para contratar dentro de los ocho (8) días siguientes, con el proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta fuere favorable para la Empresa y estuviere vigente a la fecha, o contratar directamente sin necesidad de agotar de nuevo, ninguno de los procedimientos de selección previstos en el manual.
3.7. VISITA DE INSPECCIÓN
El PROPONENTE podrá inspeccionar y examinar los sitios donde están ubicados los bienes indicados en el FORMATO No. 2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MINIMAS Y
CONDICIONES DEL SERVICIO a los que prestará el servicio de mantenimiento para obtener un conocimiento específico de los mismos, razón por la cual se ha previsto una visita, de acuerdo con el cronograma establecido en el presente pliego de condiciones.
NOTA: Se aclara que la visita de inspección no es obligatoria y en el caso de que el proponente no la realice, no podrá posteriormente alegar desconocimiento de los bienes ubicados en las instalaciones de la sede principal del ICFES, en todo caso la visita es por cuenta y riesgo del oferente. En el caso de los Consorcios o Uniones Temporales, bastará con la asistencia a la visita, de uno de sus miembros integrantes.
3.8. CRONOGRAMA
El presente proceso de selección tendrá el siguiente cronograma:
ACTIVIDAD | FECHA Y HORA | LUGAR |
Invitación | 22/02/2012 | |
Publicación Términos de Referencia | 22/02/2012 | |
Observaciones de términos de referencia | Desde el 22/02/2012 | |
Hasta el 24/02/2012 | ||
Visita Técnica *** | 23-02-2012 a las 10:00 a.m. | Instalaciones del ICFES ubicado en la carrera 17 No. 3-40 |
Recepción de Ofertas | Desde el 22/02/2012 | Oficina de Correspondencia- Unidad Atención al Ciudadano. |
Hasta el 27-02-2012 a las 9:00 am | ||
Publicación evaluación | 28-02-2012 | |
Presentación de Certificaciones de cumplimiento de experiencia mínima | 28-02-2012 | Oficina de Correspondencia- Unidad Atención al Ciudadano. |
Selección y Adjudicación | 29-02-2012 |
*** La visita técnica no es obligatoria
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4. CONDICIONES CONTRACTUALES
3.8. CESIÓN DEL CONTRATO
El contratista no podrá ceder el contrato, sin autorización previa del ICFES.
3.9. CONDICIONES DE PAGO
El ICFES pagará el valor contratado en pagos parciales cuando se hayan causado los servicios, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la presentación de la factura o documento equivalente, ingreso a la almacén del ICFES, certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el Supervisor, y certificación de pago de los aportes al sistema integral de seguridad social y aportes parafiscales, suscrita por el revisor fiscal o representante legal, de no existir el primero. PARÁGRAFO PRIMERO: Todo pago deberá ser acompañado, de la certificación de recibo a satisfacción suscrita por el Supervisor del Contrato y por el documento que acredite el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago se realizará siempre que se hayan presentado todos los documentos requeridos; las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. PARAGRAFO SEGUNDO: Los pagos a que se obliga el ICFES por el presente contrato quedan subordinados al Programa Anual de Caja (PAC). PARAGRAFO TERCERO: Teniendo en cuenta que el mantenimiento correctivo es ocasional y en la medida en que se realice el mismo, el contratista presentará factura o equivalente, y lo mismo ocurre con los repuestos o piezas que el contratista instalará a los bienes indicados en el Formato 2, se hará previa autorización del supervisor del contrato y verificación en el mercado de su precio comercial por parte del Instituto.
3.10. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Para todos los efectos legales, esta orden tendrá un plazo de ejecución hasta el 31 de diciembre de 2012 o hasta agotar la cuantía contratada, lo que primero ocurra, contado a partir de la fecha de cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución
3.11. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.
El Contratista durante la ejecución del objeto del contrato, se obligará para con el ICFES a:
1. Realizar dentro de los cinco (5) primeros días de ejecución del contrato un diagnostico general de bienes objeto de la Orden de Servicio.
2. Presentar para aprobación del supervisor del contrato dentro los cinco (5) primeros días de ejecución del contrato, el cronograma y plan de trabajo para la ejecución del objeto contractual.
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3. Reportar de manera inmediata cualquier daño en los bienes indicados en el anexo técnico y que requieran mantenimiento preventivo o correctivo
4. Garantizar el mantenimiento preventivo de los bienes indicados en el Anexo técnico, para lo cual realizará como mínimo 2 visitas a los tanques de almacenamiento de agua potable y 11 visitas a las motobombas, en vigencia del contrato, que permitirá:
5. Verificar la correcta operación, examinando y ajustando periódicamente y sistemáticamente los equipos de bombeo.
6. Asumir el mantenimiento de la maquinaria.
7. Los equipos deben encontrarse en todo momento en perfecto estado de funcionamiento para garantizar la calidad del servicio.
8. Realizar las revisiones de las piezas sujetas a desgaste incluyendo aquellas piezas que puedan interrumpir la seguridad y el buen funcionamiento de los bienes indicados por el ICFES, previa aprobación del Supervisor del Contrato.
9. Ejecutar las reparaciones necesarias a los bienes indicados por el ICFES, para mantener en óptimo funcionamiento los mismos, garantizando que los repuestos sean originales y de la mejor calidad. El precio de los repuestos o piezas deberá corresponder a la cotización presentada por el contratista, en los términos indicados en el pliego de condiciones.
10. Realizar el mantenimiento correctivo en cualquier momento que el ICFES lo solicite, previa aprobación del Supervisor del Contrato.
11. Realizar los mantenimientos con personal altamente calificado para tal fin, cumpliendo las normas mínimas de seguridad establecidas, para realizar el objeto del contrato.
12. Verificar la correcta operación de los bienes indicados por el ICFES, examinando y ajustando periódicamente y sistemáticamente los equipos de bombeo
13. Responder por los daños, averías o pérdidas que puedan sufrir los bienes indicados por el ICFES, durante el mantenimiento preventivo o correctivo, realizando la debida reparación de los mismos.
14. Proponer al supervisor del contrato los tiempos de trabajo con el fin de garantizar el suministro de agua potable al Instituto.
15. Presentar un informe detallado al final de cada mantenimiento donde se registre las actividades realizadas y las recomendaciones y/o sugerencias para el óptimo funcionamiento de los bienes indicados por el ICFES,
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16. Ejecutar las reparaciones necesarias a los tanques y garantizar repuestos originales, si fuere necesario. Las reparaciones se ejecutarán previa cotización y aprobación por parte de la supervisión del contrato.
17. Atender las orientaciones que durante la ejecución del contrato le imparta el ICFES a través del supervisor.
18. Resolver las consultas que requiera el ICFES, con el fin de documentar la hoja de vida de los bienes indicados por el ICFES.
19. Presentar en forma oportuna la factura o equivalente, para tramitar el correspondiente pago por parte del ICFES, anexando la certificación xx xxx y salvo por concepto de aportes a salud, pensiones y parafiscales, expedida por el representante legal o revisor fiscal, para efectos de realizar el pago de la factura correspondiente a los servicios prestados, previo recibido a satisfacción por parte del supervisor del contrato. El artículo 50 de la Ley 789 de 2002 establece la obligatoriedad de los contratistas del estado de acreditar el pago de sus obligaciones, en caso de ser persona Natural, el pago de dichos aportes deberá realizarse sobre el 40% del valor mensual del contrato.
20. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato en forma oportuna dentro del término establecido y de conformidad con las calidades pactadas.
21. Cumplir con las demás obligaciones inherentes al contrato
3.12. OBLIGACIONES DEL ICFES
1. Impartir las debidas instrucciones para la ejecución oportuna y correcta de los servicios contratados.
2. Consultar al Contratista los aspectos técnicos necesarios que apoyen la actualización de la hoja de vida de los bienes objeto del contrato.
3. Recibir las actividades realizadas y las recomendaciones para el óptimo funcionamiento de los bienes objeto del contrato.
4. Recibir y supervisar la oportunidad y calidad del servicio contratado.
5. Recibir el informe de mantenimiento preventivo y realizar las acciones propuestas para garantizar al óptimo funcionamiento de los bienes objeto del contrato.
6. Facilitar los espacios físicos y elementos para el cumplimiento del objeto contractual.
7. Velar por el estricto cumplimiento del objeto del contrato.
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8. Cancelar los valores pactados en el contrato, previa expedición de certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor.
9. Cumplir con las demás obligaciones inherente al contrato.
3.13. MULTAS
En caso de retardo o incumplimiento de las obligaciones contractuales, El CONTRATISTA conviene en pagar al ICFES, multas sucesivas por una suma 1% del valor del contrato por cada semana de atraso, sin que el valor total de ellas pueda llegar a exceder el diez por ciento (10%) del valor total del contrato. Para aplicar la multa el Supervisor requerirá por escrito al CONTRATISTA, para que dentro de los cinco (5) días siguientes al requerimiento exponga por escrito las causas que llevaron al incumplimiento. Una vez recepcionadas las explicaciones, al día hábil inmediatamente siguiente se reunirá el supervisor del contrato con el CONTRATISTA, para determinar si el incumplimiento es imputable al CONTRATISTA, de ser así, habrá lugar al pago de la multa correspondiente. De toda la actuación se dejará constancia escrita. La multa se causará por cada hecho constitutivo de incumplimiento. El CONTRATISTA autoriza al ICFES para que el valor de las multas a que se refiere este numeral sea descontado del saldo pendiente de pago a su favor, en la factura del mes en que se produjo el incumplimiento. Si no existen saldos a favor del CONTRATISTA para descontar las sumas que resulten de la aplicación de esta cláusula, las mismas se harán efectivas con cargo al amparo de cumplimiento de la garantía única. Si ni lo uno ni lo otro fuere posible, el ICFES adoptará las medidas a que haya lugar. El ICFES hará efectiva esta estipulación de multas a que se refiere esta cláusula mediante comunicación escrita dirigida al CONTRATISTA, en la cual se identifiquen los hechos que determinaron su imposición. De persistir el incumplimiento o cuando éste tenga grave incidencia en la continuación del contrato se dará aplicación a las disposiciones contenidas en la cláusula de terminación del contrato.
3.14. CLAUSULA PENAL
En caso de incumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, éste pagará al ICFES, un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato que se considera como pago parcial, pero no definitivo, de los perjuicios causados al ICFES, los cuales no podrán exceder el valor total del contrato. El pago de la pena no extingue la obligación principal. Para su cobro el ICFES adoptará las medidas a que haya lugar. Parágrafo: Previo a aplicar la sanción indicada en la cláusula anterior, el ICFES realizará el respectivo requerimiento formal al CONTRATISTA a efectos de que dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo presente al ICFES los descargos respectivos con las pruebas que considere pertinentes, los cuales serán discutidos por las partes para documentar la decisión que se adopte en torno a la imposición de la cláusula penal.
3.15. SUPERVISIÓN
La supervisión será ejercida por el Subdirector Abastecimiento y Servicios Generales.
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FORMATO 1
MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Ciudad y Fecha
Señores
INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES
Bogotá, DC.
Referencia: INVITACIÓN ICFES- - ICFES- SD – 006 de 2012
Respetados señores:
El suscrito: (nombre del oferente), identificado con cedula de ciudadanía No. (Número) expedida en (ciudad), actuando (en nombre propio o) (como representante legal de (nombre de la entidad), con NIT. No. (número), de acuerdo con los requisitos exigidos en el pliego de condiciones, presentamos la siguiente propuesta técnico-económica, y en caso de que nos sea aceptada por LA ENTIDAD, nos comprometemos en suscribir el respectivo contrato para ejecutar en su totalidad los actividades de acuerdo a las condiciones exigidas, por lo cual declaramos:
a. Que esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse, compromete a los firmantes de ésta carta en las calidades presentadas, y que nos declaramos idóneos jurídica, técnica y financieramente para ejecutar el objeto de la presente Selección.
b. Que he leído y estudiado el manual de contratación del ICFES, los términos de referencia, los anexos, formatos y la minuta del contrato, por lo cual aceptamos todas las condiciones contenidas en ellos, tanto para la presentación de la propuesta como para la ejecución del contrato.
c. Que no me encuentro incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad, prohibición o conflicto de intereses para ofertar y/o contratar, consagradas en las disposiciones contenidas en los artículos 8° y 9° de la Ley 80 de 1993, en el artículo 4° del Decreto 679 de 1994 y en las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia.
d. Que ninguna sociedad ni persona distintas a los abajo firmantes, tiene interés comercial en esta oferta ni el probable contrato que se celebre.
e. Que sus directivos y las personas que ejecutarán los servicios contratados, no se encuentran incursos en conflicto de interés, y en el evento en que se presente cualquier circunstancia de ese tipo, solicitarán al ordenador del gasto o su delegado, que se decida si puede continuar en el proceso de selección.
f. Que el término de validez de la oferta es de noventa (90) días, contados a partir del cierre de la presente Invitación.
g. Que en todas las actuaciones obraré con la transparencia y buena fe que la Constitución Política y las leyes consagran.
h. Que autorizo a LA ENTIDAD para verificar toda la información incluida en esta propuesta.
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Atentamente,
Nombre o Razón Social del Proponente | |
NIT | |
Nombre del Representante Legal: | |
C.C | |
Dirección: | |
Nombre de la persona contacto durante el proceso de selección | |
Teléfonos | |
Fax | |
Ciudad | |
(Firma del proponente o de su Representante Legal)
TÉRMINOS DE REFERENCIA
ICFES- SD – 006 de 2012
FORMATO 1.2.
MODELO DE LA CARTA DE INFORMACIÓN DE CONSORCIO
Señores
INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN -ICFES
Bogotá, D.C.
REFERENCIA: Proceso de Selección Directa No.
Los suscritos, (nombre del Representante Legal) y (nombre del Representante Legal), debidamente autorizados para actuar en nombre y representación
de (nombre o razón social del integrante) y
(nombre o razón social del integrante), respectivamente, manifestamos por este documento, que hemos convenido asociarnos en Consorcio, para participar en la Convocatoria de la referencia cuyo objeto es , y por lo tanto, expresamos lo siguiente:
1. La duración de este Consorcio será igual al término de la ejecución y liquidación del contrato y un
(1) año más.
2. El Consorcio esta integrado por:
NOMBRE PARTICIPACIÓN
(%) (1)
(1) El total de la columna, es decir la suma de los porcentajes de participación de los integrantes, debe ser igual al 100%.
3. El Consorcio se denomina CONSORCIO .
4. La responsabilidad de los integrantes del Consorcio es solidaria.
5. El representante del Consorcio es (indicar el nombre),
identificado con C. C. No. de , quien está
expresamente facultado para firmar, presentar la oferta y, en caso de salir favorecidos con la adjudicación del contrato, firmarlo y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias respecto de su ejecución y liquidación, con amplias y suficientes facultades.
6. La sede del Consorcio es:
Dirección de correo Dirección electrónica Teléfono
Telefax Correo Electrónico Ciudad
TÉRMINOS DE REFERENCIA
ICFES- SD – 006 de 2012
En constancia, se firma en , a los días del mes de de 200 . (Fecha anterior al cierre de la presente Convocatoria)
(Nombre y firma del Representante Legal De cada uno de los integrantes)
(Nombre y firma del Representante del Consorcio)
TÉRMINOS DE REFERENCIA
ICFES- SD – 006 de 2012
FORMATO No. 1.3.
MODELO DE LA CARTA DE INFORMACIÓN DE UNIÓN TEMPORAL
Señores
INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN -ICFES
Bogotá, D.C.
REFERENCIA: Proceso de Selección Directa No.
Los suscritos, (nombre del Representante Legal) y (nombre del Representante Legal), debidamente autorizados para actuar en nombre y representación
de (nombre o razón social del integrante) y
(nombre o razón social del integrante), respectivamente, manifestamos por este documento, que hemos convenido asociarnos en Unión Temporal para participar en la Proceso de selección de la referencia, cuyo objeto es
, y por lo tanto, expresamos lo siguiente:
1. La duración de la Unión Temporal será igual al término de ejecución y liquidación del contrato y un
(1) año más.
2. La Unión Temporal está integrada por:
NOMBRE TÉRMINOS Y EXTENSIÓN COMPROMISO DE PARTICIPACIÓN EN LA (%) (2) EJECUCIÓN DEL CONTRATO (1)
(1) Discriminar y detallar las funciones y la extensión, en función de los ítems establecidos en el presupuesto oficial, para cada uno de los integrantes.
(2) El total de la columna, es decir la suma de los porcentajes de compromiso de los integrantes, debe ser igual al 100%.
3. La Unión Temporal se denomina UNIÓN TEMPORAL .
4. La responsabilidad de los integrantes de la Unión Temporal es solidaria.
5. El representante de la Unión Temporal es (indicar el nombre), identificado con la cédula de ciudadanía No. , de , quien está expresamente facultado para firmar y presentar la oferta y, en caso de salir favorecidos con la adjudicación del contrato, firmarlo y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias respecto de su ejecución y liquidación, con amplias y suficientes facultades.
6. La sede de la Unión Temporal es:
Dirección de correo Dirección electrónica
TÉRMINOS DE REFERENCIA
ICFES- SD – 006 de 2012
Teléfono
Telefax Correo Electrónico Ciudad
En constancia, se firma en , a los días del mes de de 200 . (Fecha anterior a la fecha de cierre de la presente Convocatoria)
(Nombre y firma del Representante Legal de cada uno de los integrantes)
_
(Nombre y firma del Representante de la Unión Temporal)
TÉRMINOS DE REFERENCIA
ICFES- SD – 006 de 2012
FORMATO No. 2
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MINIMAS Y CONDICIONES DEL SERVICIO
OBJETO "Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los tanques de reserva de agua potable y de las motobombas incluidos los repuestos, ubicados en el Edificio de la Sede Central del ICFES e indicadas en Anexo Técnico”. | |||
CANT | DESCRIPCION | SERVICIO A PRESTAR | VISITAS |
1 | TANQUE EN CEMENTO DE RESERVA DE AGUA POTABLE SUBTERRANEO UBICADO EN EL PATIO INTERIOR DEL EDIFICIO DE 12 M3 APROXIMADAMENTTE CUYAS MEDIAS SON: ANCHO 2,9 M, FONDO 3,00 M, ALT: 1,6 M, CAPACIDAD 13,92 m3, AREA PARED: 18,88 m2, Area Piso: 8,70 m2 | SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO GENERAL INCLUIDO FLOTADORES, LAVADO Y DESINFECCION | 2 |
1 | TANQUE EN CEMENTO DE RESERVA DE AGUA POTABLE ELEVADO UBICADO ENCIMA DE LOS CONSULTORIOS, DE 12 M3 APROXIMADAMENTTE CUYAS MEDIAS SON: ANCHO 2,08 M, FONDO 4,70 M, ALT: 1,52 M, CAPACIDAD 14,86 m3, AREA PARED: 20,61 m2, Area Piso 9,78 m2 | SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO GENERAL INCLUIDO FLOTADORES, LAVADO Y DESINFECCION | 2 |
4 | TANQUES PLASTICOS PVC DE 1000 LITROS | SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO GENERAL INCLUIDO FLOTADORES, LAVADO Y DESINFECCION | 2 |
2 | MOTOBOMBAS XXXXX XXXXXX 1X2X6 MOTORES SIEMENS DE 6.6 HP CON SUS RESPECTIVOS ACCESORIOS (ARRANCADORES) UBICADAS EN EL PRIMER PISO DE LA SEDE CENTRAL DEL ICFES. | SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO, REVISION, LUBRICACION GENERAL, LIMPIEZA DESINFECCION, DE CONTACTORES, CONDESADORES E INSTALACION ELECTRICA EN GENERAL. CHEQUEO DE LOS MOTORES DE LAS MOTOBOMBAS MEDIANTE EL ARRANQUE DE LAS MISMAS | 11 |
2 | MOTOBOMBAS MARCA IHM CON MOTORES SIEMENS DEL EQUIPO HIDROFLO DE 1.5 HPCON SUS RESPECTIVOS ACCESORIOS (ARRANCADORES) UBICADAS EN EL SEPTIMO PISO DE LA SEDE CENTRAL DEL ICFES. | SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO, REVISION, LUBRICACION GENERAL, LIMPIEZA DESINFECCION, DE CONTACTORES, CONDESADORES E INSTALACION ELECTRICA EN GENERAL. CHEQUEO DE LOS MOTORES DE LAS MOTOBOMBAS MEDIANTE EL ARRANQUE DE LAS MISMAS | 11 |
1 | MOTOBOMBA XXXXX XXXXXX CON MOTORES SIEMENS DE 2.3 HP CON SUS RESPECTIVOS ACCESORIOS UBICADA EN EL SOTANO DE LA SEDE CENTRAL DEL ICFES. | SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO, REVISION, LUBRICACION GENERAL, LIMPIEZA DESINFECCION, DE CONTACTORES, CONDESADORES E INSTALACION ELECTRICA EN GENERAL. CHEQUEO DE LOS MOTORES DE LAS MOTOBOMBAS MEDIANTE EL ARRANQUE DE LAS MISMAS | 11 |
TÉRMINOS DE REFERENCIA
ICFES- SD – 006 de 2012
FORMATO No. 3
Formato de Certificación Experiencia- MINIMA
Información del Cliente | ||||
Razón Social: | ||||
País: | Ciudad: | |||
Dirección: | Teléfono: | |||
Contacto: | Cargo | |||
Email del Contacto: | ||||
Sector (Gobierno o Privado) | ||||
Información del Contrato y el Proveedor | ||||
Razón Social Contratista: | ||||
Razón Social Empresa que se certifica: | Porcentaje de Participación: | |||
Objeto | ||||
Fecha Inicio: (dd/mm/aaaa) | Fecha Fin Contrato: | |||
Duración Inicial (En Semanas) | Semanas de Ejecución a la Fecha: | |||
Valor Inicial: | Valor Ejecutado: | |||
Observaciones: | ||||
Bogotá, D.C. DIA MES AÑO
YO, _ , en mi calidad de , de la empresa
, certifico que la información brindada es veraz. Atentamente,
Firma
TÉRMINOS DE REFERENCIA
ICFES- SD – 006 de 2012
FORMATO No. 4
Apoyo a la Industria Nacional
Colombiano | Extranjero | |
Cantidad de Personal |
Firma del Representante Legal del Proponente Hago constar que la información descrita verídica
TÉRMINOS DE REFERENCIA
ICFES- SD – 006 de 2012
FORMATO No. 5
OFERTA ECONOMICA (incluye cotización de repuestos y/o piezas) (VER ARCHIVO ADJUNTO)
TÉRMINOS DE REFERENCIA
ICFES- SD – 006 de 2012
FORMATO No. 6
TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS
TIPIFICACIÓN | ESTIMACIÓN | ASIGNACIÓN | ASEGURABLE |
RIESGOS EMPRESARIALES | |||
Riesgos del giro normal de su negocio: Deben ser previstos por el contratista al momento de la elaboración de la propuesta y de la celebración del contrato, como el incremento en el costo de los bienes y/o servicios objeto del contrato. | Los asumirá en su totalidad el contratista. | CONTRATISTA | Se asignarán dentro de las obligaciones del CONTRATISTA. Adicionalmente, el CONTRATISTA deberá aportar garantía que ampare: a) De cumplimiento general del contrato, por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y cuatro (4) meses más. |
Riesgos INTERNOS: Tiene su ocurrencia al interior de la organización interna del contratista, como por ejemplo: los accidentes de trabajo que pueden sufrir sus empleados, incendios, averías o destrucciones internas daños de equipos etc. | El contratista asumirá los costos de las operaciones logísticas que, por efectos de eventos de caso fortuito, no cumplan con su objetivo y afecten la ejecución del contrato. | CONTRATISTA | Se asignarán dentro de las obligaciones del CONTRATISTA. |
Riesgos de no funcionalidad y caducidad: Se presentan cuando los bienes y/o servicios no cumplen a cabalidad con la funcionalidad definida en la Ficha Técnica, ya sea por el estado de los mismos o por la posible caducidad que se presentare debido a sus propiedades físicas y/o químicas. | Los asumirá en su totalidad el contratista. | CONTRATISTA | Se asignarán dentro de las obligaciones del CONTRATISTA. Adicionalmente, el CONTRATISTA deberá aportar garantía que ampare la calidad de los bienes y/o servicios, la funcionalidad y la caducidad, por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo más cuatro (4) meses más. |
RIESGO DE CUMPLIMIENTO EN LA PUESTA EN FUNCIONAMIENTO. Deben ser previstos por el contratista al momento de la elaboración de la propuesta y de la celebración del contrato, como son todos los costos en que debe incurrir para la puesta en funcionamiento del servicio a proveer dentro del término indicado para tal efecto. | Los asumirá en su totalidad el contratista. | CONTRATISTA | Se asignarán dentro de las obligaciones del CONTRATISTA. Adicionalmente, el CONTRATISTA deberá aportar garantía que ampare: a) De cumplimiento general del contrato, por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y cuatro (4) meses más. |
RIESGOS EXTERNOS | |||
Riesgos Administrativos: Tienen su origen en una acción unilateral por parte de la Administración, como por ejemplo, modificaciones que se introduzcan al contrato por motivos de interés público, o por la expedición de actos administrativos o normas que incidan directamente en el contrato o por el incumplimiento las obligaciones por parte de la entidad contratante. | En caso en que el contrato se modifique debido a causales de tipo administrativo, el ICFES conciliará o acordará con el contratista y de acuerdo con la ley, las nuevas condiciones para la ejecución del contrato. | ICFES | Se incluirá una cláusula en el contrato que mencione la asignación de este riesgo. |
Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx: Son aquellos riesgos que radican principalmente en fenómenos del orden social, económico o político, como son: los paros cívicos o laborales, la perturbación del orden público o la guerra exterior, que no son previsibles al momento de la celebración del contrato. | En casos en que la ejecución del contrato se afecte debido a causales de tipo coyuntural, el ICFES conciliará o acordará con el contratista y de acuerdo con la ley, las nuevas condiciones para la ejecución del contrato | ICFES | Se incluirá una cláusula en el contrato que mencione la asignación de este riesgo. |
Riesgos Naturales: Son eventos de fuerza mayor como los fenómenos de la naturaleza, generalmente catastróficos, entre los cuales podemos citar los movimientos sísmicos, erupciones volcánicas, maremotos etc. que ocasionan destrucción o pérdida de los bienes y equipos, estos aleas dan derecho al contratista obtener de la administración el restablecimiento económico del contrato. | En casos en que la ejecución del contrato se afecte debido a riesgos naturales, el ICFES conciliará o acordará con el contratista y de acuerdo con la ley, las nuevas condiciones para la ejecución del contrato. | ICFES | Se incluirá una cláusula en el contrato que mencione la asignación de este riesgo. |