Contract
OBJETIVO | Dirigir, coordinar, asesorar y adelantar las gestiones correspondientes a la suscripción, seguimiento y liquidación de contratos interadministrativos, convenios, actas de acuerdo y contratos administrativos. |
ALCANCE | Inicia con el recibo de la intención para la suscripción del contrato interadministrativo/ convenio/ acta de acuerdo, informe técnico para el desarrollo del proceso contractual, hasta la liquidación de los contratos interadministrativos/ convenios/ actas de acuerdo y contratos administrativos. |
RESPONSABLE DEL PROCESO | Subdirector General de Contratación |
ENTRADAS | CICLO | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | SALIDAS | |||||
PROVEEDOR | INSUMOS | PRODUCTOS/ SERVICIOS | CLIENTES | ||||||
Gestión de Direccionamiento Estratégico. Desarrollo Organizacional y Gestión Integral | Plan Estratégico de la Entidad Plan de Acción Plan Anual de Adquisiciones. MIPG | P | Definir los lineamientos para el desarrollo de los procesos contractuales a nivel nacional. Establecer los objetivos, estrategias y actividades contractuales. | Subdirector General de Contratación Direcciones Regionales | Manual de Contratación Lineamientos a nivel nacional sobre el desarrollo de la contratación Estatal. | Todos los Procesos Direcciones Regionales Clientes | |||
Gestión de Innovación y Redes de Valor | Objetivos, estrategias y actividades. | ||||||||
Clientes Todos procesos | los | Ofertas / intenciones estudios previos-fichas técnicas (cliente). Análisis de viabilidad de condiciones técnicas, económicas y administrativas para suscribir contratos interadministrativos/ Convenios/ actas de acuerdo. | Verificar la viabilidad de suscribir el contrato interadministrativo/ convenio/ acta de acuerdo. | Subdirección General Contratación Coordinación Contratos Regionales | de | Respuesta solicitud oferta/Intención Ofertas presentadas SECOP II | de | Clientes Todos los procesos | |
Autorización Dirección General para suscripción CI, Convenios, Actas de acuerdo | H | ||||||||
Cliente | Minuta del contrato interadministrativo/ convenio/ Acta de acuerdo / estudios y documentos previos. Registro Presupuestal | Revisar, perfeccionar y legalizar contrato interadministrativo/ convenios/ actas de acuerdo. (Crear pedido abierto de venta SAP) | Subdirección General Contratación Coordinación Contratos Regionales | de | Contratos interadministrativo /convenios/ actas de acuerdo perfeccionados y legalizados para ejecución. | Todos los procesos Cliente |
ENTRADAS | CICLO | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | SALIDAS | ||
PROVEEDOR | INSUMOS | PRODUCTOS/ SERVICIOS | CLIENTES | |||
Pedido abierto de venta SAP | ||||||
Cliente | Contrato/convenio/acta de acuerdo interadministrativo perfeccionado y legalizado. | Verificar cláusula de pago Anticipado en el CI, convenio acta de acuerdo y realizar la solicitud y elaboración factura SAP. | Subdirección General de Contratación Coordinación Contratos Regionales | Factura de venta | Cliente | |
Todos los procesos | Informe técnico, fichas técnicas, documentos y anexos técnicos. Nombramiento de comités estructuradoras y evaluadores Solicito de pedido SAP | H | Elaborar Resolución de nombramiento comités. Elaborar los estudios xxx xxxxxxx, del sector y de precios de acuerdo con el informe técnico suministrado por cada dependencia. Solicitar expedición CDP. | Subdirección General de Contratación Coordinación Contratos Regionales | Resolución nombramiento de comités estructuradores y evaluadores Análisis del sector, estudios xxx xxxxxxx, estudios y documentos previos. | Todos los procesos. Dirección/coordinación financiera. |
Solicitud CDP | ||||||
Oferentes | Ofertas, observaciones a procesos contractuales | Desarrollar el proceso de contratación de acuerdo a la modalidad (licitación pública, Selección Abreviada (acuerdo marco de precios, menor cuantía, subasta inversa), Concurso de | Subdirección General de Contratación | Actos administrativos contractuales. Proyecto/ pliego de condiciones definitivo, invitaciones | Todos los procesos Oferentes Colombia Compra eficiente SECOP II, Tienda virtual |
ENTRADAS | CICLO | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | SALIDAS | ||
PROVEEDOR | INSUMOS | PRODUCTOS/ SERVICIOS | CLIENTES | |||
Comités de contratación | Actos administrativos contractuales, Evaluaciones de ofertas | Méritos, Mínima cuantía (grandes superficies), contratación Directa, por SECOP II, tienda Virtual. | Coordinación Contratos Regionales | públicas. Solicitud de pedido SAP | ||
Actualización Solicitud de pedido SAP. | ||||||
Contratista Gestión Financiera | Documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato/ orden de compra | Realizar el perfeccionamiento y legalización contrato administrativo. | Contrato perfeccionado y legalizado. | Todos los procesos Contratistas | ||
Certificado de Registro presupuestal | (Crear Pedido Abierto u orden de compra SAP). | Ordenes de compra Acto de notificación supervisor. Auto aprobación de pólizas. | Supervisores Colombia Compra eficiente SECOP II, Tienda virtual | |||
Pedido Abierto u orden de compra SAP. | ||||||
Supervisor Contratista | Informes de supervisión de seguimiento del contrato Copia de trámite de pago Documentos tramite de pago ( regionales) | H | Recibir y analizar los informes de supervisión verificando el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista. | Subdirección General de Contratación | Actos administrativos contractuales de Ejecución del contrato. | Supervisor Contratista Ordenador del gasto |
Recibir copia trámite de pago y emitir alerta en caso xx xxxxxxxxx. | Coordinación Contratos Regionales | Evaluación seguimiento del desempeño de proveedor. | Colombia Compra eficiente SECOP II, Tienda virtual. | |||
Recibir documentación para pago y realizar trámite correspondiente (regionales). | Correo electrónico novedad de pagos Tramite de pagos ( regionales) | Dirección/ coordinación financiera. |
ENTRADAS | CICLO | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | SALIDAS | ||
PROVEEDOR | INSUMOS | PRODUCTOS/ SERVICIOS | CLIENTES | |||
Contratista, Supervisor | ||||||
Supervisor Contratista | Solicitud y documentación requerida para las Modificaciones contractuales (adiciones, prorrogas, suspensiones, reinicio, cesiones. | Verificar la viabilidad de la solicitud de modificaciones contractuales | Modificaciones de contratos perfeccionadas y legalizadas | Ordenador del Gasto Cliente | ||
Elaborar y legalizar los modificatorios de los contratos Creación de pedido abierto u orden de compra de las adiciones o modificaciones de pedido abierto u orden de compra en ERP-SAP. | Pedido abierto u orden de compra ERP-SAP. | Colombia Compra Eficiente SECOP II, compra virtual | ||||
Todos los procesos | Recibir solicitud y Viabilidad técnica y económica para las modificaciones a los contratos interadministrativos/convenios/actas de acuerdo. | Verificar la viabilidad de la modificación. Elaborar y legalizar los modificatorios de los contratos interadministrativos, convenios, actas de acuerdo. | Cliente | |||
H | Actualización Pedido de Venta en SAP. | |||||
Gestión Planificación del abastecimiento Gestión Operación logística | Informes de ejecución de contratos interadministrativos/ convenios/ actas de acuerdo/ | Evaluar los informes recibidos y elaborar el informe de ejecución de los contratos interadministrativos /convenios/actas de acuerdo/ para el cliente. | Actas de coordinación, informes de seguimiento contratos interadministrativo s/ administrativos. |
ENTRADAS | CICLO | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | SALIDAS | ||
PROVEEDOR | INSUMOS | PRODUCTOS/ SERVICIOS | CLIENTES | |||
Gestión Financiera | Informe de trámite de pago de contratistas Informe xx xxxxx presupuestal | Realizar la liquidación de contratos interadministrativos, Convenios, Actas de Acuerdo y Contratos Administrativos. | Actas de liquidación Reevaluación de proveedores | |||
Expedientes contractuales liquidados, actas de cierre. | Organizar, archivar y Administrar los expedientes contractuales | Expedientes organizados por vigencias, transferencias documentales. | Gestión Administrativa | |||
Cliente Supervisor | Informes de incumplimiento de contratistas por parte del supervisor y/o clientes. Informes xx xxxxxxxxx. | H | Adelantar las actuaciones administrativas desarrollo del proceso administrativo sancionatorio contractual. | Actos administrativos de las actividades del proceso administrativo sancionatorio contractual | Cliente, Contratista Supervisor/ ordenador del gasto. Cámara de Comercio | |
Todos los procesos. Entes de Control | Solicitudes Entes de Control, PQR, relacionadas con el proceso contractual. | Gestionar la respuesta oportuna a los requerimientos internos y externos. | Repuesta a solicitudes, Informe XXXXXX | Todos los procesos Entes de Control | ||
Peticionarios | Peticionarios | |||||
Proceso Gestión de la Contratación | Hoja de vida contratos interadministrativos/convenios, acuerdos. Cuadro de control procesos precontractual. Cuadro control de ejecución y seguimiento Cuadro control xx xxxxxxxxx y debido procesos. | V | Verificación de la ejecución de las actividades planificadas del proceso contractual Verificación cumplimiento plan estratégico de la Entidad y Plan de Acción. | Subdirección General de Contratación Coordinación Contratos Regionales | Indicadores de gestión Medición de Riesgos de Gestión y Anticorrupción Medición producto No Conforme | Gestión de Innovación Gestión de Direccionamiento Estratégico. |
Seguimiento a los aspectos y requerimientos |
ENTRADAS | CICLO | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | SALIDAS | ||
PROVEEDOR | INSUMOS | PRODUCTOS/ SERVICIOS | CLIENTES | |||
del SIG | ||||||
Desarrollo Organizacional y Gestión Integral Gestión de Seguimiento y Evaluación. | Auditorías Internas, externas. Resultado de indicadores, riesgos, medición Producto No conforme. | A | Establecer acciones de mejora y planes de mejoramiento | Subdirección General de Contratación Coordinación Contratos Regionales | Acciones de mejora. Planes de mejoramiento | Gestión de Seguimiento y Evaluación Desarrollo Organizacional y Gestión Integral |
REQUISITOS | |
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN | LEGALES Y NORMATIVAS |
NTC ISO 9001:2015 | |
Numeral 4.4., 4.4.1., 4.4.2, 8.1, 8.2., 8.2.1, 8.2.2., 8.2.3, 8.2.3.1., 8.2.3.2., 8.2.4., 8.4., 8.4.1., 8.4.2, 8.4.3, 8.5.5., 9. 9.1, 9.1.1., 9.1.2, 9.1.3., 10,10.1., 10.2, 10.3. | Normo grama , Manual de contratación, políticas de operación |
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS | INDICADORES ASOCIADOS | RIESGOS ASOCIADOS | RECURSOS | |||||||||
Suscripción y ejecución de contratos interadministrativos/ convenios / actas de acuerdo Procedimiento precontractual para la evaluación y selección de contratistas Ejecución y Seguimiento de Contratos Administrativos | Ver Hoja de Vida de Indicadores | Ver Matriz de Riesgos. | Humanos, físicos, tecnológicos. | |||||||||
VERSIÓN | DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS | |||||||||||
00 | Caracterización Inicial | |||||||||||
ELABORÓ | FECHA | REVISÓ | FECHA | APROBÓ | FECHA | |||||||
DÍA 01 | MES 03 | AÑO 2018 | DÍA 01 | MES 03 | AÑO 2018 | DÍA 01 | MES 03 | AÑO 2018 | ||||
NOMBRE ADM. XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXX | NOMBRE: ABG. XXXX XXXXXXXX XXXXXXXX | NOMBRE: ABG. XXXX XXXXXXXX XXXXXXXX |
CARGO PROFESIONAL DE DEFENSA | CARGO SUBDIRECTOR GENERAL DE CONTRATACIÓN | CARGO SUBDIRECTOR GENERAL DE CONTRATACIÓN |
DILIGENCIAMIENTO
*No imprimir.
OBJETIVO Indica el propósito general del procedimiento, este debe ser medible y coherente con el nombre del procedimiento y su alcance. Su redacción debe contener un verbo en infinitivo que indique la acción a ser medida.
¿Qué hace el proceso? Inicia con un verbo que indica la acción
¿Para que lo hace? Está directamente relacionado con el propósito
¿Cómo lo Hace? Esta debe ser en términos generales
ALCANCE Describe brevemente el inicio y el fin de las actividades del procedimiento.
RESPONSABLE
DEL PROCESO Son los lideres (Jefes, Secretarios, Directores y/o Subdirectores) de las áreas funcionales que conforman el proceso.
ENTRADAS
PROVEEDOR Proceso con que interactúa y/o Entidades Externas. El proveedor no puede ser el proceso donde se origina el insumo o la salida.
INSUMOS Información de tipo legal, Documentos y/o Necesidades. Son los insumos o información de necesidades o aspectos legales que se requieren para la ejecución de la actividad.
CICLO Planear: proyectar, planificar, programar, preparar, organizar, diseñar, estructurar, calcular, concebir.
Hacer: producir, formar, generar, crear, originar, elaborar, realizar, terminar, construir, proceder, ejercer, ejecutar, establecer.
Verificar: comprobar, cotejar, confirmar, revisar, constatar, realizar, demostrar, evidenciar, justificar, confrontar.
Actuar: ejecutar, ejercer, elaborar, proceder, intervenir Estas actividades interactúan para generar valor y transformar los elementos de entrada en resultados o salidas, que son generalmente insumos de otros procesos o subprocesos.
ACTIVIDAD Describa en este campo, las actividades que hacen parte del proceso, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, que es la técnica utilizada para describir de manera lógica y secuencial, las actividades de los procesos según su tipo.
Planear: Estructuración de las actividades a desarrollar para obtener los productos requeridos. Hacer: Metodología para la ejecución de la planeación (Procedimientos).
Verificar: Seguimiento efectivo de la metodología a desarrollar para la obtención de los productos requeridos. Actuar: Actividades a desarrollar en caso que no se cumplan con las actividades a desarrollar y sus productos
Nota: La descripción de las actividades debe comenzar siempre con un verbo en infinitivo (ar,er,ir). A continuación, se mencionan algunos ejemplos de verbos y sinónimos utilizados en cada fase.