PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTO
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTO
EXPEDIENTE 2022-07
TÍTULO: ORGANIZACIÓN DE EVENTO MEDNIGHT
FIGURA CONTRACTUAL: SERVICIOS
PROCEDIMIENTO Y FORMA DE ADJUDICACIÓN: ABIERTO
ÍNDICE
1. ANTECEDENTES
2. OBJETO DE LA ASISTENCIA TÉCNICA
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
4. DESARROLLO DE LA ASISTENCIA
5. CRITERIOS DE ADMISIÓN
6. PLAZO DE EJECUCIÓN
6.1 DURACIÓN DEL CONTRATO
6.2 RESCISIÓN DEL CONTRATO
7. RECURSOS
8. PROPUESTA ECONÓMICA
9. CRITERIOS DE VALORACIÓN DE OFERTAS
10. FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO
11. CONTROL Y SEGUIMIENTO
12. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
13. PLAZO DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS
14. CONFIDENCIALIDAD
15. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL
ANEXOS
ANEXO I: METODOLOGÍA
1. METODOLOGÍA
2. SECRETARÍA TÉCNICA
3. JORNADAS TÉCNICAS DEL EVENTO
4. OFICINA DEL EVENTO
5. OTRAS ACTUACIONES A REALIZAR
ANEXO II: PLANTILLAS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA
1. ANTECEDENTES
ENTIDAD ADJUDICADORA: FUNDACIÓN de Investigación Sanitaria y Biomédica de Alicante (ISABIAL) con CIF: X00000000) y domicilio en Avda. Xxxxxx Xxxxx, 12 CENTRO DE DIAGNÓSTICO DEL HOSPITAL GENERAL UNIVERSITARIO DE ALICANTE Dr. Balmis – 5ª PLANTA. CP: 03010
Alicante, como entidad sin ánimo de lucro, que reviste carácter de poder adjudicador no administración pública y cuya principal función consiste en gestionar programas y proyectos de investigación en el campo de la biomedicina.
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Perfil del contratante: los pliegos y demás documentación relativa a este expediente, estarán en la plataforma de contratación del sector público: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
2. OBJETO
ISABIAL es un Instituto de Investigación Sanitaria (IIS) acreditado por el Instituto de Xxxxx Xxxxxx
III. Los IIS son entidades dedicadas a la investigación básica y aplicada, creadas mediante la asociación a los hospitales del Sistema Nacional de Salud, de las universidades, organismos públicos de investigación y otros centros públicos o privados de investigación, a los efectos de constituir institutos de investigación multidisciplinares. La acreditación como IIS es un reconocimiento de la excelencia de los resultados científicos y de los retornos beneficiosos (sanitarios, sociales y económicos) producto de la labor investigadora en el entorno hospitalario.
XXXXXXX debe adaptarse a los nuevos criterios de la Guía técnica de evaluación de acreditaciones de los IIS; motivo por el cual se estima necesario el desarrollo de eventos con la participación mixta entre la comunidad científica y el público general.
Con este evento, pretendemos que la ciudad de Alicante tenga un encuentro con investigadoras e investigadores de ISABIAL de una manera amena y cercana. Para ello, los 43 grupos de investigación de XXXXXXX tendrán la oportunidad de exponer sus trabajos de manera divulgativa en diferentes formatos (mesas redondas, talleres, simulación, presentaciones en vídeo, etc).
El proyecto supone un gran desafío a nivel creativo y técnico e ISABIAL está interesado en llevar a cabo esta contratación de los servicios de una agencia de comunicación con el fin de satisfacer la necesidad de promoción y difusión del IIS hacía la comunidad alicantina, en el ámbito de nuevos proyectos culturales, de promoción y difusión científica, así como educativos con prisma europea.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El lugar de celebración del evento será en la ciudad de Alicante, en la tarde xxx xxxxxxx 30 de septiembre de 2022 tendrá lugar la presentación a la sociedad alicantina de ISABIAL en el edificio SÉNECA (antigua estación de autobuses), espacio cedido por el Ayuntamiento de Alicante, celebrando la actividad titulada SCI-DATES.
4. DESARROLLO DE LA ASISTENCIA
La empresa adjudicataria prestará el servicio completo de la organización del evento según lo dispuesto en el Anexo I “Metodología”.
Deberá primarse una metodología que fomente el trabajo en equipo prestando especial atención a la utilización de nuevas tecnologías que mejoren la captación de información y el fomento de las redes sociales.
En el caso de producirse eventualidades que afecten a la planificación del servicio, será ISABIAL, quien autorice las soluciones más adecuadas, una vez contrastadas y acordadas con la empresa adjudicataria.
La empresa adjudicataria deberá nombrar a una persona responsable que se ocupe de las labores de coordinación con ISABIAL.
El adjudicatario propondrá una encuesta tipo para evaluar la calidad del evento, que deberá ser aprobada por XXXXXXX. La encuesta de satisfacción, una vez aprobada, deberá de ser entregada y rellenada por los asistentes.
Rematado el servicio se entregará una memoria final a ISABIAL en formato papel y digital, en los 30 días posteriores a la finalización del evento.
Se realizarán fotografías específicas de todas y cada una de las sesiones que se realicen.
5. CRITERIOS DE ADMISIÓN
Las empresas ofertantes deberán indicar de forma expresa en su oferta los siguientes compromisos:
- Solvencia profesional y técnica en la materia y en el sector de organización de eventos
- Tener capacidad de respuesta ante posibles incidencias o cambios puntuales.
- Garantizar la prestación del servicio con la calidad máxima.
- Aportar y mantener toda la documentación de Prevención de Riesgos Laborales.
- Confidencialidad de todas las visitas y documentación a la que tendrá acceso con el desarrollo de estos trabajos.
6. PLAZO DE EJECUCIÓN
6.1 Duración del contrato
La duración del contrato será desde la firma del contrato hasta la entrega de la memoria con plazo máximo de 30 días desde la finalización del Evento, a lo largo del cual el adjudicatario deberá desarrollar los trabajos encargados por XXXXXXX.
6.2 Rescisión del contrato
El contrato se resolverá por las siguientes causas:
1. Por mutuo acuerdo de las partes.
2. Por incumplimiento grave de las obligaciones asumidas y derivadas del presente Pliego.
3. Por cualquier otra causa prevista en el marco normativo vigente.
7. RECURSOS
Todas las ofertas incluirán, desglosados por categorías, los recursos humanos así como los medios asignados para la realización de los trabajos.
Deberá indicarse la titulación, oficio, grado o capacitación profesional del personal asignado a los servicios objeto de este pliego. La empresa adjudicataria deberá contar con personal con experiencia acreditada en organización de eventos.
8. PROPUESTA ECONÓMICA
El presupuesto deberá contener el coste de la acción a realizar, contemplando los costes de personal, los desplazamientos, el material de papelería, los costes de material gráfico, vídeo, así como cualquier otro coste derivado de la actividad.
Se especificará el precio según lo recogido en epígrafe de Criterios de Valoración de Ofertas, Todo ello, tal y como aparece en las plantillas del Anexo II.
El importe máximo para los trabajos será de VEINTIOCHO MIL EUROS (28.000 Euros) más IVA.
9. CRITERIOS DE VALORACIÓN DE OFERTAS
Las ofertas se valorarán hasta un máximo de 100 puntos, de acuerdo con lo que se expone a continuación:
- Condiciones económicas (75 ptos).
El presupuesto se presentará conforme las plantillas establecidas para ello en el Anexo II. El método de cálculo será el de tanto alzado; ponderando sobre 75 puntos.
Siendo:
OEMB: Oferta económica más baja OEX: Oferta económica de la empresa X
Vx: Valoración de la oferta de la empresa X, cuyo resultado es: Vx = 75 * (OEMB/OEX)
- Otras condiciones y mejoras (25 ptos):
- Marketing y campaña de comunicación. Cantidad de recursos asignados y cualificación
(5 ptos)
- Plan de medios: Social Ads más medios locales (5 ptos)
- Otras actividades en la plaza al exterior relacionadas con el Evento (5 ptos)
- Activación landing del evento (5 ptos)
- Otras mejoras (5 ptos).
ISABIAL se reserva el derecho a dejar desierto el concurso.
10. FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO
La facturación se realizará POR HITOS que deberán ser aprobados por la persona responsable de este contrato que designe ISABIAL según:
- 25 % a la aprobación del PLAN DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO Y Plan de Prevención de Riesgos Laborales con la conformidad del responsable del contrato.
- 50 % a la realización del evento con la conformidad del responsable del contrato.
- 25 % con la entrega de la memoria
La forma de pago será a través de transferencia bancaria, previa conformidad del responsable del contrato de las consecuciones de los hitos y con la recepción tras la conformidad de la correspondiente factura.
11. CONTROL Y SEGUIMIENTO
El seguimiento de la prestación de los servicios quedará bajo la supervisión de ISABIAL.
Para la consecución de sus objetivos, XXXXXXX considera fundamental la prestación de los servicios con la máxima calidad. A tal efecto, XXXXXXX podrá proponer la celebración de reuniones periódicas con la empresa en la que se analizará el desarrollo de los trabajos.
ISABIAL podrá establecer el control e inspección de las acciones objeto del presente pliego por medios propios o externos.
De no existir causa justificada y aceptada por ISABIAL será imprescindible cumplir con los plazos establecidos.
12. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
La empresa cuya oferta sea aceptada, deberá aportar a ISABIAL la documentación que se detalla en el Anexo III.
Asimismo, deberá ser actualizada en caso de que se produzca cualquier modificación. Los operarios que realicen los trabajos llevarán siempre copia de dicha documentación.
13. PLAZO DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS
El plazo para la presentación de ofertas en formato electrónico finalizará el día 4 de julio de 2022 (incluido), a las 15:00 horas, debiendo presentarse en el Registro de ISABIAL enviando la documentación al correo electrónico: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx con la referencia “LICITACIÓN MEDNIGHT”.
Se identificarán los documentos con la leyenda “Oferta para la Realización Servicio de Organización de Evento MEDNIGHT”.
14. CONFIDENCIALIDAD
La empresa adjudicataria se comprometerá a garantizar la confidencialidad de toda la información obtenida durante el desarrollo de la prestación de los servicios.
Para la prestación de los servicios objeto del presente contrato, la empresa adjudicataria tendrá acceso a datos de carácter personal relativos a contactos incluidos en un fichero responsabilidad de ISABIAL.
A los efectos de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, la empresa adjudicataria garantizará que, en su condición de encargado del tratamiento de los citados datos por cuenta de XXXXXXX, tratará los datos respetando las instrucciones de esta última y se comprometerá a no aplicarlos para fines distintos a los previstos en el contrato y a no comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a terceras personas.
La empresa adjudicataria deberá adoptar las medidas de índole técnica y organizativas que sean necesarias conforme a la legislación vigente para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal objeto de tratamiento y evitar su alteración, pérdida o acceso no autorizado.
15. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL
La totalidad de los trabajos que se deriven del presente contrato quedará en propiedad de XXXXXXX, quien podrá dar la difusión que considere oportuna a los mismos no pudiendo ser reproducidos o utilizados total o parcialmente sin el expreso consentimiento de la misma.
El diseño de las aplicaciones, fotografías, vídeo y la información e informes utilizados en el marco de este estudio, son propiedad intelectual de XXXXXXX, de forma que la empresa ofertante no podrá transmitirla a terceros sin la autorización de XXXXXXX.
En todo documento que no sea de uso interno de ISABIAL, se respetará siempre la mención de los autores del trabajo.
FDO: Xxxx Xxxxxxx Xxxx
Órgano de contratación de ISABIAL
ANEXOS PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS EVENTO
ANEXO I: METODOLOGÍA PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS
1. - Metodología
El Evento es de ámbito local y tendrá una duración de un día sin perjuicio de las actividades de difusión y campañas previas.
Para el desarrollo y la ejecución del evento se utilizará en castellano como lengua principal aunque en función de la procedencia de los participantes y del público, podrá usarse el castellano, valenciano y el inglés.
El Evento se dará a conocer entre los profesionales relacionados con la investigación y la medicina, así como la población en general.
El Evento deberá contar con dos ámbitos de actuación para poder llegar al mayor número posible de personas: un ámbito sectorial en el que participarán actores representativos y otro ámbito en el que participe el público en general.
Consecuentemente, deberán coordinarse dos líneas de comunicación específicas para cada uno de los ámbitos mencionados en el párrafo anterior.
2. Secretaría Técnica
Se creará una secretaría técnica del Evento que asumirá las funciones básicas de este puesto y tendrá los siguientes cometidos:
Adaptación y aplicación a los distintos soportes previstos para el evento que deberán ajustarse a las especificaciones que ISABIAL haya establecido al respecto.
Elaboración y ejecución del plan de comunicación y relaciones públicas del Evento, calendarizado y en coordinación con ISABIAL. Este plan contemplará, como mínimo:
A) Difusión del Evento de cara a facilitar la participación de interesados y púbico en general. Se enviará información directa y completa sobre el Evento a los organismos públicos interesados y privados relacionados con el ámbito público, privado, empresarial, así como universidades, colegios profesionales y asociaciones y entidades especializadas que trabajen o estén relacionadas con dicho ámbito. A tal fin la empresa adjudicataria elaborará un directorio que será supervisado por ISABIAL. Incluirá envío vía correo electrónico de información sobre el Evento.
B) Para obtener una mayor repercusión del Evento, se implementarán estrategias de “Post- Evento On Line” que permitan que los contenidos del mismo tengan una mayor visibilidad sin limitaciones de fechas y distancias, apoyándose en el marketing de contenidos a través de la web del evento. De este modo se alargarán en el tiempo, los temas, ideas, conclusiones, etc. extraídas del evento.
C) Comunicaciones protocolarias con organismos y entidades relacionadas con el Evento.
D) Vídeo evento (dos versiones: promo 30" y evento 1´ desarrollando áreas)
Guionizado, diseño animaciones, edición, sonorización y montaje, en dos idiomas (valenciano y castellano), con sobreimpresiones. Adaptación de vídeo principal a micro píldoras para FB y TW.
E) Print General (cartelería)
F) Post FB sobre cartel principal con texto y hashtag y Post TW sobre cartel principal
G) Diseño Área temática general y Diseño de elementos propios por área
H) Bolsas merchandising 500 unidades de materiales sostenibles. Bolsa 100% algodón blanco con acabado en color natural. Asas largas y acabado cosido. Impresión 2 tintas.
I) Lámina del cartel del evento 500 unidades. Formato A4. Papel reciclado. Alta calidad
J) Personal de recepción en mostrador punto entrada a Jornada completa
K) Zona entrada: Mostrador para recepción al espacio. Photocall con lona. Pantalla TV mínimo 55" con pie.
L) Zona de encuentro: Vinilo suelo circular mínimo de 5 metros de diámetro. Mesa rectangular xx xxxxxx y taburetes xx xxxxxx o blancos. Roll ups 2 unidades para información corporativa. Pantalla TV mínimo 55" con pie. 4 plantas de pie para decoración.
M) se incluye Transporte, montaje y desmontaje
N) Elementos de iluminación general
Finalizado el Evento la empresa adjudicataria elaborará y entregará a ISABIAL una memoria final en seis ejemplares debidamente encuadernados y editados en castellano, con el siguiente contenido mínimo:
1. Relación detallada de cada una de las actividades realizadas, tablas de asistencia, Informe de evaluación y satisfacción de los asistentes.
2. Análisis y evaluación de los resultados.
3. Previas al Evento
Coordinación con las personas responsables de la organización del Evento de ISABIAL y campañas de difusión.
4.- Durante la celebración del Evento
Señalizaciones del acceso al Evento, (en español, valenciano e inglés) y punto de información en el recinto donde se celebre.
Colaboración con el Gabinete de prensa de XXXXXXX, para las relaciones con los medios de comunicación.
Colocación y/o comprobación, en coordinación con el recinto donde se celebre el evento, del buen funcionamiento del equipo de megafonía, micrófonos, luces, vídeos, cañones, ordenadores y cuantos otros elementos intervengan en el necesario y correcto desarrollo de los actos.
Garantizar la accesibilidad y participación en el Evento y en la web de las personas que tengan algún tipo de discapacidad.
5. Otras actuaciones a realizar
Para la realización de todas las actuaciones indicadas en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas, la empresa adjudicataria deberá tener en cuenta las normas protocolarias que un evento de estas características requiere.
El personal auxiliar (azafatas/os) deberá ir debidamente vestido con uniforme específico para el Evento sin ningún tipo de anagrama, logotipo o distintivo que haga referencia a empresa o entidad privada.
Se aplicarán a los distintos soportes previstos para el Evento su imagen corporativa y la de cuantos otros distintivos gráficos de otras entidades, organismos y empresas se indiquen desde ISABIAL. Todo ello deberá ajustarse a las especificaciones que se establezcan al respecto.
Con el objetivo de continuar profundizando en el conocimiento de los hábitos medioambientales saludables y en los conceptos de la economía circular, en la medida de lo posible, deberán usarse materiales reciclados para la realización de estas actividades.
Corresponderá a la empresa adjudicataria la elaboración e instalación de las oportunas identificaciones personalizadas, en concepto de reservado, en cada uno de los actos que se requieran.
ANEXO II: PLANTILLAS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA
Se deberá presentar detallado la propuesta de costes desglosada como mínimo en los siguientes conceptos:
XXXXXXXXXX XX XXXXXX:
Se deberá presentar la siguiente tabla | Precio (€) s/IVA* | Precio (€) c/IVA* |
resumen de la oferta económica | ||
cumplimentada: Descripción : | ||
1. ………… | ||
2. …………….. | ||
3. ……………….. | ||
4. ………………….. | ||
5. ……………………… | ||
Total ofertado | ||