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CONTRATO DE SERVICIO EXTERNO DE ASESORAMIENTO CONTABLE, TRIBUTARIO Y MERCANTIL PARA LA FUNDACIÓN PARA LA INVESTIGACIÓN BIOMÉDICA DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO LA PAZ A ADJUDICAR POR PROCEDIMIENTO ABIERTO CON PLURALIDAD DE CRITERIOS. PA 07-2021
ÍNDICE
1. OBJETO XXX XXXXXX 2
2. OBJETO DEL CONTRATO 2
3. DISPOSICIONES GENERALES 3
4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 3
5. FUNCIONES Y COMPETENCIAS 8
CONTRATO DE SERVICIO EXTERNO DE ASESORAMIENTO CONTABLE, TRIBUTARIO Y MERCANTIL PARA LA FUNDACIÓN PARA LA INVESTIGACIÓN BIOMÉDICA DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO LA PAZ A ADJUDICAR POR PROCEDIMIENTO ABIERTO CON PLURALIDAD DE CRITERIOS. PA 07-2021
1.-OBJETO XXX XXXXXX
El objeto del presente pliego de prescripciones técnicas es la definición de los trabajos a realizar para la prestación de un servicio externo de asesoramiento contable, tributario y mercantil para la Fundación para la Investigación Biomédica del Hospital Universitario La Paz (en adelante FIBHULP).
El presente pliego ha sido elaborado de conformidad con los requisitos establecidos en la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014.
2.- OBJETO DEL CONTRATO
Para el cumplimiento de sus objetivos, la FIBHULP necesita contar con el adecuado asesoramiento contable, tributario y mercantil que le permita instrumentar todas las decisiones que deba adoptar en su tráfico ordinario. Para ello se hace necesaria la externalización de servicios de asesoramiento de la FIBHULP a prestar por la empresa seleccionada.
La prestación de servicios incluirá la totalidad de las necesidades de asesoramiento que en materia contable, tributaria y mercantil requiere el desarrollo de la FIBHULP y del Instituto de Investigación Sanitaria del Hospital Universitario La Paz.
Las prestaciones a realizar a favor de la FIBHULP y que a continuación se describen, deberán desarrollarse con estricta sujeción al presente pliego, al pliego de cláusulas jurídicas particulares y al contrato resultante del presente procedimiento.
3.- DISPOSICIONES LEGALES
La prestación del servicio externo de asesoramiento se llevará a cabo atendiendo a la normativa legal aplicable a las Fundaciones, y en particular: Ley 50/2002, de 26 de Diciembre, de Fundaciones; Xxx 0/0000, xx 0 xx xxxxx, xx Xxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xx Xxxxxx; Ley 49/2002, de 23 de Diciembre, de Régimen Fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales del mecenazgo; la Ley
9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014; RD 1098/2001, de 12 de Octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas; Decreto 49/2003, de 3 de Octubre, por el que se aprueba el Reglamento Xxxxxxx xx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xx Xxxxxx; Ley 16/2003, de 28 xx xxxx, de Cohesión y calidad del Sistema Nacional de Salud; Real Decreto 279/2016, de 24 xx xxxxx, sobre acreditación de institutos de investigación biomédica o sanitaria; Resolución de 26 xx xxxxx de 2013, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por la que se aprueba el Plan de Contabilidad de las entidades sin fines lucrativos.
4.- ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
El servicio externo de asesoramiento se llevará a cabo en distintos campos, que pueden resumirse de la siguiente forma:
A) Asesoramiento general, tributario financiero y contable. No obstante, el carácter global del asesoramiento a prestar, con carácter mínimo y a título meramente enunciativo, los servicios en materia tributaria, financiera y contable cubrirán:
• Externalización de los procesos de cierre contable mensual. Este proceso de cierre mensual será elaborado directamente por personal de la compañía externa en el programa contable de la Fundación.
• Supervisión y apoyo en la gestión financiera y de cumplimiento de las obligaciones tributarias de la entidad.
• Colaboración en la preparación y confección de los distintos documentos de pagos a proveedores y acreedores.
• Apoyo a la gestión económica de proyectos de ámbito nacional.
• Apoyo a la gestión económica de proyectos europeos, especialmente todos los pertenecientes a la convocatoria H2020 y Horizonte Europa, a excepción de las European Reference Network.
• Supervisión y apoyo en la redacción y revisión de los “Grant Agreement” de los proyectos europeos.
• Colaboración en la preparación y presentación de la distinta información que, en el ámbito jurídico y mercantil, en su caso la FIBHULP deba de aportar al Protectorado y al Registro de Fundaciones, a saber:
o Documentación relacionada con autorizaciones de auto contratación de Patronos.
o Remisión y, en su caso, subsanación de Cuentas Anuales del ejercicio.
o Remisión de Código de Conducta aprobado por el Patronato en relación con las inversiones financieras temporales.
o Remisión y, en su caso, subsanación de Plan de Actuación y presupuesto del ejercicio.
o Solicitud de inscripciones registrales que tengan origen en cambios de Patronos, renovación de estos o modificaciones estatutarias.
o Solicitud de autorización al Protectorado de concesiones de subvenciones y ayudas sin contraprestación.
• Colaboración en la preparación y presentación de la distinta información que, en el ámbito jurídico y mercantil, en su caso la FIBHULP deba de aportar a la Xxxxxx xx Xxxxxxx, Tribunal de Cuentas y Asamblea de la Comunidad de Madrid, a saber:
o Aportación de documentación para el programa de fiscalizaciones de la Xxxxxx xx Xxxxxxx de la Comunidad de Madrid.
o Alegaciones ante Informes Provisionales emitidos por la Xxxxxx xx Xxxxxxx de la Comunidad de Madrid, en relación con cualquiera de sus programas de fiscalizaciones.
o Requerimientos de la Asamblea de Madrid en relación a materias que afecten al ámbito jurídico, contable o fiscal de la FIBHULP.
• Colaboración en la preparación y presentación de la distinta información que, en el ámbito jurídico y mercantil, en su caso la FIBHULP deba de aportar a la Intervención General de la Comunidad de Madrid:
o Ante revisiones periódicas de la Unidad de Control Financiero Permanente.
o Preparación de alegaciones ante Informes Provisionales emitidos por dicha Unidad de Control Financiero Permanente.
• Análisis de las Recomendaciones emanadas de los informes definitivos de dichos organismos. Puesta en marcha de las medidas necesarias para cumplir con las mismas.
• Elaboración de las distintas declaraciones fiscales que la FIBHULP debe aportar a las autoridades tributarias. Al encontrarse encuadrada la fundación dentro del marco de gran empresa, por superar su facturación anual los 6 millones de euros, la periodicidad de sus declaraciones fiscales ha pasado de trimestral a mensual. Las declaraciones que han sufrido cambios en el plazo de presentación son las siguientes:
o Declaración de IVA, Modelo 303.
o Declaración de donaciones, Modelo 182.
o Declaración de retenciones, Modelo 111.
o Declaración de retenciones arrendamientos, Modelo 115.
o Declaración de retenciones de intereses, Modelo 123.
o Retenciones no residentes, Modelo 216.
• Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias, Modelo 349.
• Colaboración con los auditores externos en la revisión de cuentas anuales.
• Planteamiento y análisis previo de las consecuencias fiscales que se derivan de toda operación económica que pudiera afectar a la FIBHULP.
• Especial apoyo en la elaboración del presupuesto y del plan de actuación del ejercicio, así como en el análisis de las desviaciones que se produzcan.
• Orientación en materia de correcto uso de las cantidades a disposición de los investigadores, con origen en proyectos privados. Especial atención a la problemática existente con las disposiciones de fondos de los proyectos por los investigadores, para compras de bienes y servicios que puedan considerarse retribuciones en especie por la Hacienda Pública.
• Apoyo en la preparación de la información contable solicitada por el Comité de Empresa de la FIBHULP.
• Apoyo técnico ante una hipotética revisión o inspección por parte de la AEAT a la Fundación, incluyendo la representación de la misma en todo el proceso hasta agotar, en su caso, la vía administrativa.
• Todas aquellas cuestiones que en el ámbito financiero, tributario y contable se planteen y afecten a los intereses de la FIBHULP.
B) Asesoramiento en materia civil y mercantil respecto de las cuestiones que puedan surgir en la actividad ordinaria de la FIBHULP, y en particular con los siguientes contratos: contratos de ensayos clínicos y adendas a los mismos, convenios de colaboración en actividades de interés general, contratos de investigación, etc.
C) Asesoramiento en contratación relacionada con la Innovación: realización de acuerdos de licencia, acuerdos de socios…
D) Asesoramiento y acompañamiento en la constitución de spin off dependientes de
la FIBHULP.
E) Redacción de los pliegos técnicos de obras, servicios o suministros que se contraten con cargo al proyecto de estructura.
F) Asesoramiento para el funcionamiento del Instituto de Investigación Sanitaria, que incluirá entre otras las siguientes prestaciones:
• Colaboración y supervisión en la elaboración de los indicadores de recursos, proceso y resultado.
• Seguimiento y cumplimiento del Plan Estratégico.
• Asesoramiento fiscal, tributario, contable y mercantil en todo lo relacionado con el funcionamiento del Instituto de Investigación Sanitaria.
• Acompañamiento en las auditorías de los nuevos requisitos aprobados por el Instituto de Xxxxx Xxxxxx XXX para las reacreditaciones de los Institutos de Investigación Sanitaria.
• Preparación de toda la documentación y acompañamiento en el proceso de todas las fusiones que durante el período de vigencia del contrato se pudieran producir entre nuestro Instituto y el resto de Institutos de la Comunidad de Madrid.
G) Xxxxx técnico en el mantenimiento de un sistema de información a terceros a través de la página web de la Fundación que cumpla con las exigencias de la Ley 19/2013 en todo lo referido a información jurídica, económica, presupuestaria y estadística.
Especialmente en lo referido a:
• Contratos adjudicados e información estadística sobre los mismos.
• Relación de convenios suscritos.
• Subvenciones recibidas de las Administraciones Públicas.
• Subvenciones y ayudas sin contraprestación concedidas por la FIBHULP.
• Presupuestos de la Fundación.
• Cuentas Anuales de la Fundación.
• Retribuciones percibidas por los órganos directivos.
H) Apoyo en la preparación de informes a remitir a la Consejería de Hacienda de la Comunidad de Madrid con la periodicidad exigida, así como, al Banco de España.
Apoyo en la adecuada preparación de la documentación a suministrar con periodicidad preestablecida a los órganos de la Consejería de Hacienda de la Comunidad de Madrid, así como, al Banco de España.
INFORMES MENSUALES
• Dentro de los diez primeros días siguientes al vencimiento de cada MES deberá remitirse a la Dirección General de Presupuestos y Recursos Humanos Previsión de balance de situación y de pérdidas y ganancias a 31 de diciembre del año en curso.
• Dentro de los diez primeros días siguientes al vencimiento de cada MES deberá remitirse a la Intervención General de la Comunidad de Madrid los cuestionarios solicitados por ésta que contendrán, en otra, la siguiente información: cierre mensual del mes en curso y datos del período medio de pago.
INFORMES TRIMESTRAL
• Dentro de los veinte primeros días de cada trimestre deberá remitirse al Banco de España el cuestionario de Transacciones económicas y los saldos activos y pasivos financieros con el exterior.
INFORME ANUAL
• En el último trimestre del ejercicio, deberá enviarse el plan anual de actuaciones que se prevé realizar en los años 2022 y 2023 a la Dirección General de Presupuesto y Recursos Humanos.
• Formulario de activos financieros a la Intervención General de la Comunidad de Madrid.
• Informe sobre la naturaleza pública o privada de los ingresos a la Intervención General de la Comunidad de Madrid.
I) Apoyo en la adaptación a las exigencias de la normativa de la Comunidad de Madrid y mantenimiento de Código de Conducta de Inversiones Financieras Temporales de la FIB.
La Xxx xxx Xxxxxxx de Valores, texto refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 4/2015, de 23 de octubre, en su disposición adicional quinta, «restricciones relativas a las inversiones financieras temporales de entidades sin ánimo de lucro», que procede de la Ley 44/2002, de 22 de noviembre, de Medidas de Reforma del Sistema Financiero, dispone que “la Comisión Nacional xxx Xxxxxxx de Valores, el Banco de España y el Ministerio de Economía, cada uno en el ámbito de su supervisión, aprobarán códigos de conducta que contengan las reglas específicas a las que deberán ajustarse las inversiones financieras temporales que hagan las fundaciones”.
Con base en este precepto, la Comisión Nacional xxx Xxxxxxx de Valores (CNMV), mediante acuerdo de su Consejo de 20 de noviembre de 2003, aprobó un Código de Conducta de las entidades sin ánimo de lucro para la realización de inversiones financieras temporales.
Transcurridos más de quince años desde la aprobación del código de conducta aprobado por la CNMV, un periodo en el que ha habido cambios normativos y en el funcionamiento de los mercados muy relevantes en diversos aspectos, incluidos los que han afectado a la normativa contable, el Consejo de la CNMV, en su reunión del día 20 de febrero de 2018, aprobó nuevo código de conducta relativo a las inversiones de las entidades sin ánimo de lucro que sustituye al aprobado por el propio Consejo de la CNMV en 2003.
Sin embargo, hasta la fecha, la normativa en materia de inversiones financieras de la Comunidad de Madrid, aún no ha actualizado su redacción a las instrucciones de la CNMV en lo relativo las inversiones financieras de entidades sin ánimo de lucro pertenecientes a su sector público.
Dado que la FIBHULP disponía hasta la fecha de un Código de Conducta de Inversiones Financieras adaptado a la normativa y exigencias de la CNMV, procede adecuar el mismo, entre tanto la normativa de la Comunidad de Madrid no sea modificada, a esta última.
Procede en consecuencia que la FIBHULP apruebe un nuevo Código de Conducta que, si bien se adapte a la normativa de la Comunidad de Madrid, establezca sistemas de selección y gestión proporcionados al volumen y naturaleza de las inversiones financieras temporales que realice, en la búsqueda:
• Por un lado, de no menoscabar su patrimonio, ni su solvencia o liquidez, todo ello para hacer frente a sus obligaciones y cumplir sus fines.
• Por otro lado, de obtener los mayores rendimientos, dentro del nivel de riesgo que el Patronato de la Fundación fije como adecuado; teniendo en todo caso en cuenta los principios de preservación del capital, liquidez, diversificación y coherencia.
Corresponderá al asesor externo, colaborar en el diseño del Código Conducta para la aprobación, en su caso, del mismo por el Patronato.
4.1.- CARACTERÍSTICAS QUE DEBERÁ REUNIR EL SERVICIO
a. Servicio continúo de asesoramiento fiscal, tributario, contable y mercantil, a través de consultas on-line o presencial a demanda del cliente con plazo de respuesta no superior a 24 horas, desde su formulación por medio de conversación telefónica o correo electrónico.
b. Elaboración de memorias, informes y cualquier documento que la FIBHULP requiera.
c. Gestión presencial de una persona con cualificación y experiencia de, al menos cinco años en Fundaciones de Investigación Biomédica del Sector Público y/o entidades públicas gestoras de institutos de investigación sanitaria acreditados durante al menos cinco años, en las distintas materias del objeto del contrato, (mínimo una jornada de trabajo completa semanal). Será el responsable máximo del servicio.
d. Conocimiento del funcionamiento de órganos colegiados.
e. Disponibilidad de la misma persona (el responsable máximo del servicio) para asistir o atender a:
i. Comisión Delegada del Patronato (se reúne al menos una vez al trimestre).
ii. Patronato (se reúne al menos dos veces al año).
iii. Comisión Delegada de IdiPAZ (se reúne al menos una vez al trimestre).
iv. Consejo Rector de IdiPAZ (se reúne al menos dos veces al año).
v. Atención a los auditores externos en la revisión de las Cuentas Anuales.
vi. Atención a los organismos de supervisión y fiscalización.
f. Para la prestación del servicio objeto del presente contrato se exige asignar a su ejecución un equipo de trabajo (además del responsable del servicio) integrado por personal especializado en las materias objeto del asesoramiento:
• Titulación superior universitaria.
• Experiencia en el asesoramiento a Fundaciones de Investigación Biomédica del Sector Público y/o entidades públicas gestoras de institutos de investigación sanitaria acreditados durante al menos cinco años.
• Conocimiento y uso de las herramientas informáticas relacionadas con el objeto del contrato.
5. FUNCIONES Y COMPETENCIAS
La FIBHULP supervisará la ejecución del contrato; adoptará las decisiones y dictará las instrucciones necesarias con el fin de asegurar la correcta realización de la prestación pactada.
Las funciones del adjudicatario serán las que tengan por objeto desarrollar las prescripciones del presente pliego y se concretan en el asesoramiento permanente a la FIBHULP en las materias objeto del contrato.
Madrid, a 17 de diciembre de 2021.
POR EL ÓRGANO DE CONTRATACIÓN,
D. Xxxx Xxxx Xxxx Xxxxxx
Presidente de la Comisión Delegada de la FIBHULP
CONFORME:
EL ADJUDICATARIO FECHA Y FIRMA