INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA AUTORIZACIÓN Y GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN MERCANTIL EN LA FIBio HRC.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA AUTORIZACIÓN Y GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN MERCANTIL EN LA FIBio HRC.
(Régimen interior FIBIO HRC. INSTRUCCIÓN: 2 / 2011. Aprobada el 14/12/2011.
Sustituye a la Instrucción: 1 / 2010. Aprobada el 22/1/2010)
Por acuerdo del Patronato de la FIBio HRC de fecha 10 de diciembre de 2009, fueron aprobadas las “INSTRUCCIONES QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN NO SUJETA A
REGULACIÓN ARMONIZADA” de la Fundación. En dichas Instrucciones Generales se establecía que “…en el ámbito interno, podrán ser complementadas por otras específicas o adicionales atendiendo a las características singulares de los contratos a celebrar…”.
Con el fin de complementar las citadas Instrucciones Generales y de definir procedimientos de autorización y gestión del régimen interno de la contratación mercantil de la Fundación, se dictan las siguientes
INSTRUCCIONES:
PRIMERA: Ámbito de aplicación;
Están sometidos a las presentes instrucciones todo tipo de contratos de obras, de suministros y de servicios exteriores que celebre la Fundación, dentro de su tráfico mercantil, como receptora de la obra, suministro o servicio, a cambio de una contraprestación, cualquiera que sea su naturaleza de esta.
Las competencias internas para la autorización de contratos se dictan sin perjuicio de los poderes que otorgue el Patronato para su ejecución ante terceros.
Se exceptúan los que se relacionan a continuación, que quedan sometidos a la Instrucción General (en su caso), o a las específicas que correspondan por razón de la materia.
- Las obras, suministros o servicios en los que la Fundación sea prestadora o ejecutora de las mismas para terceros.
- La contratación laboral y la concesión de becas.
- Las donaciones recibidas, los convenios de colaboración con instituciones de carácter público y los que se celebren con entidades privadas que NO consistan en la recepción, por la Fundación, de obra, suministro o servicio a cambio de un precio.
- Los contratos relativos a: servicios financieros, de mediación y arbitraje, de auditoria de cuentas, de asesoramiento y defensa jurídica, de seguros, de registro o transferencia de propiedad intelectual y de patentes, los de investigación y los de desarrollo de ensayos clínicos.
- Los contratos o convenios que se deban otorgar entre la Fundación y el Hospital Xxxxx x Xxxxx.
- Los contratos que, por su naturaleza, sean declarados de especial reserva y confidencialidad en interés de la Fundación.
- Los contratos que, por su objeto, se encuentren regulados por normas o convenios específicos que dispongan su consideración singular.
SEGUNDA: Tramitación, documentación y autorización de contratos de compra o arrendamiento de locales o de vehículos a motor, y los de obras; de cualquier cuantía.
La compra o arrendamiento de locales, la compra o arrendamiento de vehículos a motor y la realización de obras, modificaciones o grandes reparaciones de locales, estarán sujetas al siguiente procedimiento:
1. PROPUESTA: El Investigador Principal, responsable del proyecto al que se refiere la obra, compra o arrendamiento (o el Jefe de la Oficina Técnica de la FIBio en operaciones corporativas o de estructura), constatada la existencia de crédito adecuado y suficiente en el Proyecto de que se trate, deberá presentar ante la Dirección de la Fundación, con carácter previo, memoria explicativa de la compra, arrendamiento u obra a realizar, donde se justifique:
o La necesidad y finalidad de la misma.
o El alcance pormenorizado de las actuaciones a realizar.
o El presupuesto estimado de ejecución y el proyecto al que se imputa.
2. TRAMITACIÓN: La Dirección de la Fundación, examinada la memoria, podrá denegar la actuación propuesta cuando la considere improcedente, no prioritaria o inviable por causas técnicas o económicas. En caso contrario, someterá la propuesta junto con los informes y consideraciones que sean oportunos a la aprobación por la Presidencia.
En caso de que resulte aprobada, la preparación contrato y la selección del proveedor corresponderá a la Administración de la FIBio, con la debida coordinación con el investigador principal y subordinación a la Subdirección Técnica del Hospital, cuando la actuación se refiera a locales o instalaciones del Centro.
3. AUTORIZACIÓN: Corresponde al Presidente la autorización previa y expresa del inicio de los expedientes de este tipo de actuaciones y la de los contratos que de ellos resulten. El Presidente, atendiendo a la naturaleza, alcance o cuantía de la actuación, podrá someterla a la consideración y aprobación por el Patronato.
TERCERA: Tramitación, documentación y autorización de compra o arrendamiento de bienes y servicios por importe total (IVA NO incluido), igual o menor a 18.000 €.
1. TRAMITACIÓN: El Investigador Principal, responsable del proyecto al que se refiere la compra o arrendamiento (o el Jefe de la Oficina Técnica de la FIBio en operaciones corporativas o de estructura), constatada la existencia de crédito adecuado y suficiente en el Proyecto de que se trate, podrán realizar por si mismos la gestión de compra del bien o servicio y la selección del proveedor o prestador del servicio que resulten más idóneos y económicamente más ventajosos, hasta la citada cuantía. (Incluido el pedido y la recepción del bien, albarán y factura)
Las facturas de los gastos incurridos, conformadas por el Investigador Principal, serán remitidas a la administración de la FIBio acompañadas de sus albaranes de entrega cuando se trate de suministros y de un impreso
“PROPUESTA DE PAGO” (Anexo I – PROPUESTA DE PAGO DE BIENES
Y SERVICIOS) que podrá ser individual (por cada pago o factura) cuando se trate de bienes inventariables, o agrupadas en una relación de propuestas de pago con cargo al mismo proyecto que no contengan entre ellos pagos de bienes inventariables (las cuales se tramitarán individualizadas), siempre que la cuantía de cada uno de los pagos propuestos no supere el importe de 18.000 €, aunque el conjunto de las relacionadas pueda superar esa cantidad.
2. AUTORIZACIÓN: La autorización de los pagos propuestos, comprobada la existencia de crédito y la adecuación a las Instrucciones Generales y a estas complementarias de contratación, corresponderá:
▪ Al Jefe de la Oficina Técnica (o al Director o al Presidente en las autorizaciones de los actos que realicen por sí), por importe total individual hasta 3.000€.
▪ Al Director (o al Presidente en las autorizaciones de los actos que avoque para si) para cuantías superiores.
La administración de la FIBio procederá al pago de las facturas conformes, siempre que la situación de tesorería lo permita, en un plazo no superior a 40 días, o de 30 a partir de 31 de diciembre de 2012.
3. COMPRAS Y/O PAGOS SUJETOS A DOCUMENTACIÓN O AUTORIZACIÓN ESPECIAL
Están sujetos al procedimiento especial que en cada caso indica, las siguientes compras y/o pagos:
a. Compras y/o pagos de equipos o material inventariable. Adicional al procedimiento, documentación o requisito que establezcan estas instrucciones en función de su naturaleza o importe, para la compra y pago de equipos o de bienes inventariables, el Investigador Principal, cuando realice la gestión de compra por si mismo deberá cumplimentar, para cada uno de los equipos, el impreso “ INFORMACION ADICIONAL DE MATERIAL INVENTARIABLE” (Anexo III), a fin de facilitar el inventario y posterior cesión del bien al Hospital.
b. Pago de servicios de hostelería y restauración cuando el importe total de dichos servicios exceda de 300 €, la factura correspondiente deberá estar acompañada de una memoria explicativa suscrita por el investigador principal que justifique la necesidad o finalidad del dicho gasto.
c. Compras de licencias de software o confección de programas informáticos “a medida”. Las compras de software y de sus derechos de uso, aunque no superen el importe total de 18.000 €, estarán sujetas a autorización previa a su materialización por parte de la Dirección de la FIBio, con el fin de asegurar con el Servicio de Informática del Centro, la compatibilidad y soporte del software a instalar.
d. Compras de bienes peligrosos o con atributos o requerimientos especiales, al igual que en el supuesto anterior, aunque no superen
el importe de 18.000 €, las compras de bienes que reúnan alguna o varias de las siguientes características, estarán sujetas a autorización previa a su materialización por parte de la Dirección de la FIBio con el fin de asegurar con el Servicio Técnico del Centro la viabilidad, seguridad y soporte del bien o equipo a instalar,:
• Bienes que produzcan radiaciones ionizantes o de alta toxicidad o peligrosidad física, química o biológica.
• Bienes que requieran obra civil para su instalación o funcionamiento (obras, gases, fluidos, desagües, climatización singular, alimentación continuada, etc.)
• Bienes de equipo cuyo peso supere 100 kg, o cuyo volumen exceda de dos metros cúbicos, o cuya forma no permita el paso por puertas de una sola hoja (90 cm x 190 cm de vano).
La solicitud de compra de los bienes sujetos a autorización previa se realizará ante la administración de la FIBio a través del impreso “SOLICITUD DE COMPRA, PROPUESTA DE ADJUDICACIÓN” (Anexo II).
CUARTA: Tramitación, documentación y autorización de compra o arrendamiento de bienes y servicios por importe (IVA No incluido), entre 18.001 € y 50.000 €.
1. TRAMITACIÓN: El Investigador Principal, responsable del proyecto al que se refiere la compra o arrendamiento (o el Jefe de la Oficina Técnica de la FIBio en operaciones corporativas o de estructura), constatada la existencia de crédito adecuado y suficiente en el Proyecto de que se trate, podrán realizar por si mismos las gestiones preparatorias de la compra del bien o servicio y la propuesta del proveedor o prestador del servicio que resulten más idóneos y económicamente más ventajosos.
El resultado de dichas gestiones se remitirán a la administración de la FIBio en el impreso “SOLICITUD DE COMPRA, PROPUESTA DE
ADJUDICACIÓN” (Anexo II) con carácter previo a su materialización. Este impreso podrá ser individualizado por cada bien o servicio a comprar, o conjunto para un sistema o grupo de bienes o servicios de la misma naturaleza que se propongan para adjudicar a un mismo proveedor (siempre que la cuantía individual de cada uno no exceda de 50.000 € y no sean bienes inventariables, en cuyo caso se formularán en solicitud individualizada).
Cuando las gestiones preparatorias de la compra alcancen hasta la propuesta de adjudicación a favor de un producto o servicio y a un proveedor concreto, con la solicitud de compra se deberá acompañar:
a. Siempre que sea posible, tres presupuestos presentados por casas comerciales independientes.
b. Cuando se trate de producto o servicio exclusivo de una casa comercial o esté necesariamente determinado por otro preexistente:
certificado de exclusividad de la empresa o declaración responsable de esta circunstancia por el Investigador Principal.
c. Cuando la adjudicación que se proponga no sea a favor de la oferta económica más ventajosa, informe de las causas objetivas que motivan la adjudicación de ofertas más costosas.
Cuando la gestión preparatoria de la compra corresponda directamente a la administración de la FIBio o le haya sido solicitada por el Investigador Principal, será la propia administración la que complete los trámites y la documentación reseñada, confeccionando los pliegos reguladores, en su caso.
Corresponde a la administración la formulación del pedido al proveedor propuesto, una vez que haya sido autorizada la compra.
El Investigador Principal del proyecto al que vaya destinada la compra, recibirá el bien o servicio y su factura, tramitando el pago (una vez conformada) ante la administración, mediante el impreso “PROPUESTA DE PAGO DE BIENES Y SERVICIOS”; individualizado y acompañado xxx xxxxxxx de entrega (en su caso) y del impreso “INFORMACION ADICIONAL DE MATERIAL INVENTARIABLE” (Anexo III), si se trata de
equipo inventariable.
2. AUTORIZACIÓN: La autorización de las compras de bienes y servicios por importe superior a 18.001 € e igual o menor de 50.000 €, comprobada por la administración la existencia de crédito y la adecuación a las Instrucciones Generales y a estas complementarias de contratación; corresponderá al Director de la FIBio (o al Presidente en los actos que avoque para si).
La administración procederá al pago de las facturas resultantes en este tramo de cuantías, una vez conformadas, en un plazo no superior a 40 días, o de 30 a partir de 31 de diciembre de 2012; siempre que la situación de tesorería lo permita.
QUINTA: Tramitación, documentación y autorización de compra o arrendamiento de bienes y servicios por importe superior a 50.000 €.
La compra o arrendamiento de bienes y servicios por importe superior a 50.000€, estarán sujetas al siguiente procedimiento:
1. PROPUESTA: El Investigador Principal, responsable del proyecto al que se refiere la compra o arrendamiento (o el Jefe de la Oficina Técnica de la FIBio en operaciones corporativas o de estructura), constatada la existencia de crédito adecuado y suficiente en el Proyecto de que se trate, deberá presentar ante la Dirección de la Fundación, con carácter previo, memoria explicativa de la compra o arrendamiento a realizar, donde se indique:
o La necesidad y finalidad de la compra.
o El detalle pormenorizado y las características técnicas o funcionales del bien o servicio a comprar y su emplazamiento exacto (en su caso).
o El presupuesto estimado y el proyecto al que se imputa.
2. TRAMITACIÓN: La Dirección de la Fundación, examinada la memoria, podrá denegar la actuación propuesta cuando la considere improcedente, no prioritaria o inviable por causas técnicas o económicas. En caso contrario, someterá la propuesta junto con los informes y consideraciones que sean oportunos a la aprobación por la Presidencia.
En caso de que resulte aprobada, o de oficio cuando se trate de Planes de Actuación de infraestructuras aprobados por el Patronato, la preparación del contrato y la selección del proveedor corresponderán a la administración de la FIBio, con la debida coordinación con el investigador principal y con la Subdirección Técnica del Hospital.
3. AUTORIZACIÓN: Corresponde al Presidente la autorización previa y expresa del inicio de los expedientes de este tipo de actuaciones y la de los contratos que de ellos resulten. El Presidente, atendiendo a la naturaleza, alcance o cuantía de la actuación, podrá someterla a la consideración y aprobación por el Patronato.
El Investigador Principal del proyecto al que vaya destinada la compra, recibirá el bien o servicio y su factura, tramitando el pago (una vez conformada) ante la administración, mediante el impreso “PROPUESTA DE PAGO DE BIENES Y SERVICIOS”; individualizado y acompañado xxx xxxxxxx de entrega (en su caso) y del impreso “INFORMACION ADICIONAL DE MATERIAL INVENTARIABLE” (Anexo III), si
se trata de equipo inventariable
La Administración procederá al pago de las facturas resultantes en este tramo de cuantías, una vez conformadas, en un plazo no superior a 40 días, o de 30 a partir de 31 de diciembre de 2012; siempre que la situación de tesorería lo permita.
SEXTA: Plazos de pago, fraccionamiento del pago, negociación de plazos y exigencia de garantías o fianzas para el cumplimiento de los contratos.
Con carácter general, el pago de los contratos se efectuará en pago único, con posterioridad a la recepción y conformidad del bien o servicio, mediante transferencia bancaria y en los plazos establecidos en estas instrucciones.
En el pliego regulador de la contratación o en la negociación del contrato (en su caso) podrán establecerse -por el órgano competente y cuando convenga a los intereses de la Fundación- otros plazos inferiores, otras formas de pago, el pago anticipado o su fraccionamiento.
Se faculta al Director de la FIBio (o al Presidente en los actos que avoque para si) para:
- Proponer el acortamiento, o acortar en las operaciones que realice por su competencia, los plazos de pago establecidos con carácter general, cuando de ello se deduzca beneficio para la Fundación.
- Autorizar el pago anticipado -total o parcial- y proponer el fraccionamiento o fraccionar el pago, cuando eso constituya el uso comercial de la compra u operación de que se trate, o de ello se deduzca beneficio o garantía para la Fundación.
- Prolongar el plazo de pago cuando la situación de tesorería de la FIBio lo exija o cuando, por las incidencias en el cumplimiento de los contratos, deba adoptarse esta cautela en interés de la Fundación.
- Proponer, o establecer en operaciones de su competencia, fianzas y garantías especiales para el cabal cumplimiento de los contratos con la Fundación.
SEPTIMA.- Procedimiento para la cesión en uso al Hospital de equipos y material inventariable adquirido por la Fundación.
El Convenio Xxxxx entre el SERMAS, La Agencia “Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx” y la Fundación, de 17 xx xxxxx de 2009, establece en su estipulación tercera, A, 8, la obligación de la Fundación de “…ceder en uso al Hospital los equipos y demás material inventariable que sea adquirido por la misma …”. Para de llevar a efecto esta prescripción, se establece el siguiente PROCEDIMIENTO:
Todos los bienes inventariables que adquiera la Fundación, ya sean a título oneroso o gratuito, serán cedidos al hospital para su uso compartido, en los términos fijados en el Convenio Marco de 17 xx xxxxx de 2009 y en el Acuerdo derivado Hospital-Fundación de 18 xx xxxxx.
La administración de la Fundación, verificado que el bien ha sido efectivamente recibido y que la adquisición (o la aceptación de la propiedad, cuando esta proceda de donación, legado o acto análogo) se ha realizado con arreglo a estas Instrucciones, a las generales de referencia, o a las normas que regulan la aceptación de donaciones por la FIBio; reunirá los documentos que resulten procedentes de entre los que se indican, y efectuará los asientos que procedan en el inventario y en la contabilidad de la Fundación.
A continuación, la administración tramitará la cesión en uso del bien al HOSPITAL XXXXX X XXXXX, que será formalizada mediante el ACUERDO DE CESION DE APARATOS, DISPOSITIVOS O SISTEMAS, (ANEXO IV), suscrito por ambas partes; y pondrá el bien a disposición del Hospital junto con la documentación que le de soporte.
Documentación necesaria (según precio y naturaleza del bien):
- Factura y albarán, conformados.
- Impreso “INFORMACION ADICIONAL DE MATERIAL INVENTARIABLE”
(Anexo III). La confección de este impreso corresponderá al Investigador Principal cuando sea este el que haya realizado o tramitado la compra, o a la administración en los restantes casos.
- Pliegos de especificaciones técnicas reguladores de la compra (en su caso).
- Certificación de marcado CE y/o de recepción y conformidad por los Servicios Técnicos del Centro cuando los haya determinado el pliego.
- Manuales técnicos y de usuario del equipo.
- Cuando se trate de SOFTWARE, códigos fuente del programa, o licencia de uso y/o software de instalación y conectividad.
- Otra documentación que hayan determinado los pliegos, el Hospital, o que sea requerida por normas específicas que afecten al bien, a su instalación o a su funcionamiento.
Octava. Derogación y Absorción. Quedan absorbidas y sin efecto las instrucciones anteriores R.I.1 / 2010. Aprobadas el 22/1/2010.