3. RESPONSABLE
1. OBJETIVO : Adquirir bienes y servicios en el marco de la autonomía Universitaria en concordancia con lo dispuesto en el artículo 57 de la ley 30 de 1992 y el Estatuto de Contratación, bajo la modalidad de Contratación Directa, garantizando eficacia, eficiencia y oportunidad de la contratación, calidad en el bien o servicio suministrado y transparencia en el desarrollo del procedimiento.
2. ALCANCE : Inicia desde la elaboración del Plan de Compras hasta la identificación de acciones de mejora, preventivas y Correctivas
3. RESPONSABLE
Los docentes, personal administrativo de las diferentes unidades académicas o administrativas: Realizar la solicitud de adquisición de un bien o servicio contemplada en el Plan de Compras.
Los ordenadores del gasto: Analizar la solicitud, aprobarla y autorizar la contratación.
Los colaboradores en la contratación: adelantar el proceso contractual en cada una de sus etapas, una vez este autorizado por el Ordenador del Gasto.
Los supervisores: Garantizar el recibido a satisfacción de los compromisos contractuales y hacen el seguimiento al cumplimiento de los compromisos contractuales.
El proceso de gestión financiera: Efectuar el pago al proveedor. El ordenador del gasto y el supervisor: Evaluar al proveedor.
4.a INSUMO 4.b PROVEEDOR
Solicitud de Adquisición de un Bien o Servicio | Docentes Directores de Unidades Académico Administrativo |
Autorización de Compra o Contratación del servicio | Ordenador del Gasto |
Registro de Proveedores Base de Datos | Oficina de Planeación y Desarrollo |
Plan de Compras | Rector y Consejo de Administración |
Cotizaciones y Propuestas | Proveedores |
Presupuesto | Consejo Superior |
Orden de Compra /Prestación de Servicio | Ordenador del Gasto |
5.a RESULTADOS | 5.b QUIEN RECIBE LAS SALIDAS |
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (Aprobación de la necesidad del bien o servicio) | Directores de Unidades Académico Administrativo Centro de Gastos |
Registro Único de Solicitud de Bienes y/o Servicios – Estudio xx Xxxxxxx | Directores de Unidades Académico Administrativo Centro de Gastos |
Lista de Chequeo para Revisión de Requisitos del Proceso Contractual (revisión de documentos del proveedores) | Directores de Unidades Académico Administrativo Centro de Gastos |
Selección de Proveedores – Cuadro Comparativo | Directores de Unidades Académico Administrativo Centro de Gastos |
Registro Presupuestal y Registro PAC Orden de Compra Orden de Prestación de servicio | Proveedores Proceso Gestión Financiera ( Presupuesto, Revisoría de Cuentas, Contabilidad Tesorería |
Certificado de recibido a Satisfacción del bien o servicio | Ordenadores de Gasto Oficina xx Xxxxxxx y Servicios Proveedores Proceso Gestión Financiera ( Presupuesto, Revisoría de Cuentas, Contabilidad Tesorería |
6. REQUISITOS LEGALES:
Ver listado maestro de documentos externos.
7. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN UTILIZAR:
- Plan de Compras
- Formato Único de Solicitud de Bienes y/o Servicios – Estudio xx Xxxxxxx
- Carta de Presentación de la Propuesta
- Declaración de no inhabilidades y compromiso ético
- Capacidad Financiera del Proveedores
- Autorización para acceder la Información Proveedor
- Selección de Proveedores – Cuadro Comparativo
- Orden de Prestación del Servicio
- Orden de Compra – Orden de Prestación de Servicios
- Lista de Requisitos en el Proceso Contractual
8. REGISTROS QUE SE DEBEN GENERAR:
- Orden de Compra o la Orden de Prestación de Servicios
- Certificado de Recibido a Satisfacción del Bien o Servicio
- Orden de Pago
9.a. NOMBRE DEL INDICADOR 9.b. FÓRMULA 9.c. FRECUENCIA
Oportunidad en la realización del procedimiento de contratación | Tiempo entre la solicitud y la entrega del bien o servicio por parte del proveedor | Semestral |
Oportunidad en la realización del procedimiento de contratación | Tiempo entre la recepción del bien o servicio y la realización del pago | Semestral |
INICIO
Elaborar el Plan de Compras
P
Oficina de Planeación y Desarrollo/ Vicerrectoría Administrativa
En el mes xx Xxxxxx de cada año la Oficina de Planeación y Desarrollo solicitará a cada unidad académico administrativa una relación de los requerimientos de bienes y servicios para la siguiente vigencia, con el fin de consolidar el Plan de Compras.
Director de Departamento/
Solicitar la adquisición de bienes y servicios
En casos excepcionales debidamente motivados, el Rector tendrá la potestad de incluir bienes y servicios adicionales al plan inicial de compras
Docente /
Funcionario/Director
de acuerdo con el Plan La solicitud se debe realizar en el Formato Único de Solicitud de
de Dependencia académico - administrativa
P
de Compras
Bienes y/o Servicios y será remitido al Ordenador del Gasto para su aprobación y la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal teniendo en cuenta el Plan de Compras y el presupuesto asignado.
no Ordenador del Gasto
Verificar la necesidad de adquisición del bien y/o servicio solicitado
Esta actividad implica: :
- Que la solicitud del bien o servicio este incluida en el Plan de Compras
- Determinar la necesidad de la Compra o Servicio
- Verificar la Disponibilidad Presupuestal
1 día
H-V
La adquisición del bien o servicio cumple con los requisitos?
Si
- Verificar la Disponibilidad en Caja es decir el Certificado de Disponibilidad en el Plan Anual de Caja CPAC, con el fin de garantizar liquidez y efectuar el pago en el tiempo requerido.
- Designación de un Supervisor/ Interventor.
El Estudio xx Xxxxxxx se realiza teniendo en cuenta:
- Las especificaciones Técnicas (Experto Técnico – Ordenador del
1día
Ordenador del Gasto
H
Ordenador del Gasto
Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Realizar el estudio xx xxxxxxx
Gasto)
- Las especificaciones Jurídicas
- Las especificaciones Financieras
- Recursos Presupuestales (Propios – Estado).
- Análisis del Producto
- Análisis de Precio
- Análisis de los Posibles Proveedores
Nota: Desde la Plataforma de Contratación se enviará una invitación a participar a los proveedores con sus propuestas de acuerdo con los bienes o servicios solicitados. Cuando el
H
Dar apertura a la
Ordenador del Gasto considere necesario podrá obviar la Invitación Pública pero debera dejar consignado los motivos por los cuales tomo esta decisión.
2 días
Ordenador del Gasto
invitación a participar en la Contratación Directa
Se recomienda al Ordenador del Gasto que en lo posible se elija la opción de Convocatoria Pública. Se dará apertura a la invitación si así lo decide el Ordenador del Gasto.
H
1 día
Ordenador del Gasto/ Comité Técnico
Seleccionar el Proveedor
H
Con las propuestas presentadas el Ordenador del Gasto a través del Comité Técnico procede a elaborar el Cuadro Comparativo de Ofertas Económicas teniendo en cuenta el siguiente formato.
Con éste cuadro comparativo se procede a escoger al proponente que mejor cumpla con las especificaciones requeridas y de esta actividad debe quedar registrada en acta Cód. SGC-FR-01. .
4
1 día
Ordenadores del Gasto
H
4
Elaborar la Orden de Compra y/o la Orden de Prestación de Servicios
Se debe elaborar un Contrato sin formalidades plenas es decir la elaboración de las órdenes de compra, servicios y suministro, éstas órdenes deberán contener como mínimo el objeto, precio, forma de pago, duración, imputación presupuestal, garantías, si a ello hubiere lugar, finalmente se debe determinar el responsable de la supervisión.
Además en la Orden de Compra o de Prestación de Servicios se debe determinar si es necesario el anticipo y se debe exigir la garantía de buen manejo del anticipo por parte del proveedor.
Ordenador del Gasto
Legalizar la Orden de Compra o Prestación del Servicio
H
Esta actividad se realizará teniendo en cuenta los requisitos para el perfeccionamiento y la ejecución, contenidos en el artículo 41 del Estatuto de Contratación Acuerdo 126 de diciembre del 2014 y las correspondientes firmas del contratista y el Ordenador del Gasto.
Proveedor
Ordenador del Gasto
Constitución de la póliza del anticipo
H
Expedir el Registro Presupuestal y RPAC
del valor del contrato. Si
H
Aplica anticipos?
V
Los anticipos serán procedentes solamente para los contratos de que se ejecuten mediante contratación directa, oferta pública de menor mediana cuantía y para las compras en línea. Su monto no podrá sobrepasar el 50% del valor del contrato.
Ordenador del Gasto
Solicitar el pago del anticipo al proceso de gestión financiera
H
Aquí se empalma con Revisoría de Cuentas, Contabilidad y Tesorería.
El Ordenador del Gasto debe adjuntar el Registro Presupuestal, Registro PAC, la Póliza del Anticipo y la solicitud del pago
Ordenador del Gasto
H
No
Expedir el Registro Presupuestal y Registro del Plan Anual de Caja
Expedir el Registro Presupuestal con el fin de perfeccionar el compromiso y afectar la apropiación presupuestal y además se expide el Registro del Plan Anual de Caja con el de garantizar liquidez para efectuar el pago en el tiempo requerido.
Ordenador del Gasto
Solicitar la entrega de los bienes y/o servicios
X
0
0
Xxxxxxxxx xxx Xxxxx/ Supervisor
H
Recibir y revisar los bienes y/o servicios
Ordenador del
Expedir el cumplido
de la prestación de
¿Es compra de
Gasto/ Supervisor
H
servicios
No bienes?
V
Sí
Cuando se reciben los bienes o servicios el ordenador del
Ordenador del Gasto/ Supervisor
Expedir el certificado de recibido a satisfacción del bien
H
gasto con el supervisor proceden a elaborar el certificado de recibido a satisfacción del bien o servicio y entregarlo a la Oficina xx Xxxxxxx para el Ingreso en el Inventario, la asignación de la codificación Interna NUI y la expedición de la Nota de Xxxxxxx..
Ordenador del Gasto/ Supervisor/ Interventor
V
Evaluar al proveedor
Organizar la
A través del Sistema de Evaluación de Proveedores
Para cumplir esta actividad el personal de apoyo del ordenador del gasto procede a elaborar la Orden de Pago a través del Sistema Financiero con base en la factura, y debe anexar: el visto bueno de la solicitud del Bien o Servicio, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Orden de Prestación de Servicios o la Orden de Compra, Registro Presupuestal, Registro del Plan Anual de Caja, la factura, el certificado de recibido a satisfacción del bien o servicio.
Ordenador del Gasto
cuenta y solicitar el pago
H
Si se efectuó Xxxxxxxx se debe anexar la solicitud de Pago del Anticipo. La solicitud del Pago final del contrato se debe realizar restando el pago realizado por concepto del anticipo.
Revisoría de Cuentas
H
Se empalma con el procedimiento “Revisión de Cuentas”
Con estos documentos se solicita el pago de la cuenta, entregándola a la Oficina de Revisoría de Cuentas. Luego se empalma con los procedimientos de “Revisión de Cuentas”, “Liquidación y Causación de Cuentas” y "Pagos”.
6
6
Contabilidad
Se empalma con el procedimiento de “Liquidación y Causación de
Cuentas”
H
Tesorería
Se empalma con el procedimiento de “Pagos”
En este proceso se hace el pago o el desembolso del dinero correspondiente al Avance.
H
Oficina de Compras y Contratación / Oficina de Control Interno
Evaluar el proceso Contractual
V
Se debe verificar una vez al mes el proceso Contractual en el Formato Seguimiento a la Contratación
Oficina de Compras y Contratación
A
Identificar acciones de mejora, preventivas y Correctivas
Fin