TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS
TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS
(En adelante “Términos y Condiciones Estándar”)
CI PRODECO SA CARBONES DE LA JAGUA SA CONSORCIO MINERO UNIDO SA
CARBONES EL TESORO SA SOCIEDAD PORTUARIA PUERTO NUEVO SA
FUNDACIÓN PRODECO
(en adelante “la(s) Empresa(s)” – entidad(es) que expide(n) la Orden de Compra) y
EL PROVEEDOR RELACIONADO EN LA ORDEN DE COMPRA EXPEDIDA POR LA(S) EMPRESA(S) EN DESARROLLO DE LO SEÑALADO EN ESTOS TÉRMINOS Y CONDICIONES
(En adelante “el Proveedor”)
Dirección: Xxxxxxx 00 Xx. 000-000, Xxxx 00, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxx, Xxxxxxxx
Correo electrónico: Para correspondencia: Xxxxxx.Xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN E INTERPRETACIÓN. 3
2. OFERTA Y ACEPTACIÓN. 3
3. ENTREGA 5
4. PROPIEDAD Y RIESGO. 5
5. PROPIEDAD INTELECTUAL E INFORMACIÓN CONFIDENCIAL 6
6. CESIÓN DE DERECHOS 6
7. GARANTÍAS 7
8. GARANTÍA ESPECIAL 7
9. CALIDAD. 7
10. EMPAQUES Y ETIQUETAS 8
11. BASES DE LOS PRECIOS Y TARIFAS 8
12. FACTURACIÓN Y PAGO. 9
13. MODIFICACIONES 10
14. ESTÁNDARES DE SALUD Y SEGURIDAD. 11
15. CASO FORTUITO/FUERZA MAYOR. 11
16. INCUMPLIMIENTO Y TERMINACIÓN. 12
17. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO O REDUCCIÓN DE SU ALCANCE 13
18. LEY APLICABLE 14
19. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS 14
20. CUMPLIMIENTO DE LA LEY 15
21. CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES 15
22. CUMPLIMIENTO XX XXXXX Y POLÍTICAS Y PROHIBICIÓN DE INCENTIVOS INAPROPIADOS 19
23. DECLARACIONES, GARANTÍAS, COMPROMISOS Y RECONOCIMIENTOS 22
24. SANCIONES 24
25. DECLARACIONES, GARANTÍAS, COMPROMISOS Y RECONOCIMIENTOS 24
26. INFORMACIÓN. 27
27. LIBROS Y REGISTROS 28
28. INDEPENDENCIA 28
29. DISPOSICIONES GENERALES PARA LOS BIENES Y/O SERVICIOS 28
30. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA SERVICIOS 29
1. INTRODUCCIÓN E INTERPRETACIÓN
1.1. El Contrato entre el Proveedor y la(s) Empresa(s) se compone de los siguientes documentos y en caso de ambigüedad o contradicción entre ellos, se interpretará de conformidad con el siguiente orden de precedencia:
1.1.1. estos Términos y Condiciones Estándar; y
1.1.2. la(s) Orden(es) de Compra emitida(s) por la(s) Empresa(s) al Proveedor, incluyendo los términos y condiciones adicionales (si los hay).
1.2. El término “Empresa(s)” significa cada una de las personas jurídicas identificadas en forma individual en la portada de estos términos y condiciones estándar que emite una Orden de Compra. Para evitar cualquier duda, cada una de dichas personas jurídicas se obliga en el Contrato por su cuenta y riesgo, a pesar de que esta definición se refiera de manera colectiva a ellas como Empresa(s). Por ende, no habrá lugar a responsabilidad solidaria entre ellas derivada de costo, gasto y/o penalidad alguna, entre otras.
1.3. El “Proveedor” es la persona, personas o empresa a quien se dirige una Orden de Compra por parte de la(s) Empresa(s), que actúa a través de sus representantes, incluyendo sus sucesores y cesionarios.
1.4. Por "Bienes y/o Servicios” se entiende todo lo que se adquiere, incluyendo bienes físicos o servicios, servicios de consultoría o asesoría (si hay lugar a ellos), de acuerdo con los términos de la Orden de Compra.
2. OFERTA Y ACEPTACIÓN
2.1. La Orden de Compra constituirá una Oferta por parte de la(s) Empresa(s) para la adquisición de Bienes y/o Servicios, de acuerdo con el precio de compra (“Precio de Compra”) o la tarifa por servicios prestados (“Tarifa”) -según sea el caso-, y en la fecha de entrega (“Fecha de Entrega”) especificada en la Orden de Compra o en los términos y condiciones establecidos en este documento.
2.2. Las Partes acuerdan que por virtud de la suscripción de este Contrato entre ellas, se presume(n) aceptada(s) la(s) Orden(es) de Compra emitida(s) por la(s) Empresa(s) cuando sea(n)
recibida(s) por el Proveedor. Por lo tanto, cuando las Órdenes de Compra sea(n) recibida(s) por el Proveedor constituirá(n) un contrato vinculante de compraventa o de prestación de servicios entre la(s) Empresa(s) y el Proveedor, según sea el caso.
2.3. Los documentos mencionados en la cláusula 1.1 constituirán la totalidad del contrato (“Contrato”) entre la(s) Empresa(s) y el Proveedor y, por ende, ninguna alteración o modificación tendrá efecto, a menos que se acuerde por escrito entre la(s) Empresa(s) y el Proveedor.
2.4. El Contrato se aplicará de manera preferente y exclusiva sobre cualquier otro documento, términos o condiciones presentadas por el Proveedor y/o los términos y condiciones estándar del mismo, a menos que tales términos y condiciones sean aceptados por escrito por la(s) Empresa(s) e incorporados debidamente en la Orden de Compra.
2.5. El Contrato no le garantiza al Proveedor que suministrará una cantidad fija de Bienes y/o Servicios a la(s) Empresa(s) y cada suministro se efectuará caso por caso, de conformidad con la(s) Orden(es) de Compra emitida(s) por la(s) Empresa(s). El Proveedor no tendrá derecho a ninguna exclusividad con respecto al suministro de dichos Bienes y/o Servicios.
2.6. Ninguna entrega de Bienes y/o prestación de Servicios se iniciará antes de que la Orden de Compra sea enviada por correo electrónico vía SAP, Coupa o sistema equivalente de la(s) Empresa(s) y sea recibida por el Proveedor en el formato correcto y aceptada como lo dispone la cláusula 2.2.
2.7. Si el Proveedor entrega Bienes y/o presta Servicios para los cuales no existe una Orden de Compra, no tendrá derecho a ningún pago en relación con los mismos y renuncia a cualquier reclamación que pueda tener fundada en que dichos Bienes y/o Servicios puedan ser necesarios, útiles y/o beneficioso para la(s) Empresa(s), y el riesgo de esos Bienes y/o Servicios permanecerá en cabeza del Proveedor.
2.8. La(s) Empresa(s) puede(n) reprogramar la fecha de entrega de los Bienes o cambiar la dirección de entrega, siempre y cuando lo notifiquen oportunamente por escrito al Proveedor.
2.9. En ausencia de cualquier acuerdo especial, el empaque de los Bienes se entenderá incluido en el Precio de Compra y será de la propiedad de la(s) Empresa(s).
2.10. Los Bienes serán aceptados en el lugar de entrega únicamente si cumplen con los requisitos de número y condición de sus empaques. Sin perjuicio de cualquier constancia de recepción que pueda haber sido expedida, los Bienes pueden ser objeto de rechazo si no cumplen con lo dispuesto en la cláusula 2.11. Los Bienes rechazados se almacenarán por cuenta y riesgo del
Xxxxxxxxx, quien antes de recuperarlos deberá reembolsar el Precio de Xxxxxx y todos los gastos en que incurrió(eron) la(s) Empresa(s) para almacenar dichos Bienes.
2.11. El Proveedor suministrará los Bienes y/o Servicios:
2.11.1. en las condiciones estipuladas en la Orden de Compra;
2.11.2. de una calidad aceptable para la(s) Empresa(s), de acuerdo con las especificaciones establecidas en la Orden de Compra;
2.11.3. de una manera consistente con los estándares más altos en la industria del Proveedor y en concordancia con otros estándares dispuestos por la(s) Empresa(s) en la Orden de Compra; y
2.11.4. en cumplimiento de todas las normas y reglamentos aplicables al Proveedor en Colombia.
3. ENTREGA
3.1. La entrega de Bienes debe realizarse conforme con los términos y condiciones de la Orden de Compra. No se permiten entregas parciales a menos que la(s) Empresa(s) disponga(n) lo contrario.
3.2. El tiempo es de la esencia en la ejecución de una Orden de Compra. Si el Proveedor no efectúa la entrega de los Bienes y/o la prestación de Servicios en la fecha especificada en la Orden de Compra o antes, la(s) Empresa(s) tiene(n) derecho, sin perjuicio de cualquier acción que pueda(n) ejercer por el incumplimiento del Contrato por parte del Proveedor, de cancelar la Orden de Compra inmediatamente. A su discreción, la(s) Empresa(s) podrá(n) comprar los Bienes y/o Servicios de un Proveedor alternativo y exigir al Proveedor incumplido cualquier costo adicional en que haya tenido que incurrir, incluyendo los costos de entrega. La responsabilidad impuesta al Proveedor por medio de esta cláusula será adicional y no sustitutiva de cualquier otro tipo de responsabilidad en que pueda incurrir de conformidad con lo establecido en estos Términos y Condiciones estándar.
4. PROPIEDAD Y RIESGO
4.1. A menos que se disponga otra cosa en la Orden de Compra, la propiedad de los Bienes se transmitirá a la(s) Empresa(s) en el momento mismo de su entrega. No obstante, la(s)
Empresa(s) se reserva(n) el derecho a rechazar los Bienes posteriormente, en caso de no cumplir con lo dispuesto en la cláusula 2.11 del presente documento.
4.2. A menos que se disponga otra cosa en la Orden de Compra, el Proveedor será responsable por los Bienes hasta que hayan sido aceptados por un representante debidamente autorizado de la(s) Empresa(s).
4.3. La aceptación de los Bienes por parte de la(s) Empresa(s) o la suscripción de cualquier nota de entrega y/o nota de aceptación por cualquiera de sus representantes, se realizará sin detrimento de su derecho de rechazar posteriormente los Bienes, si se comprueba que están averiados, son defectuosos, no se ajustan a lo estipulado en la Orden de Compra o no cumplen con los estándares de calidad de la(s) Empresa(s) para Bienes de su especie.
4.4. El Proveedor deberá, a su propia xxxxx, tomar y mantener seguros contra toda pérdida o daño que pueda sufrir él mismo y/o la(s) Empresa(s), como resultado de cualquier incidente que surja de, o se relacione con, el proceso de entrega de los Bienes y/o la prestación de los Servicios, en el caso de los Bienes mientras su riesgo continúa en cabeza del Proveedor.
5. PROPIEDAD INTELECTUAL E INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
5.1. Propiedad Intelectual: El Proveedor garantiza que los Bienes y/o Servicios no infringen ninguna patente, derecho de autor, marca, diseño y/o derecho de propiedad intelectual. El Proveedor indemnizará cualquier pérdida que la(s) Empresa(s) pueda(n) sufrir como resultado de cualquier transgresión a la Propiedad Intelectual.
5.2. Información Confidencial: El Proveedor deberá mantener en secreto y no revelar a terceros (excepto los subcontratistas autorizados por la(s) Empresa(s) que suscriban un pacto de confidencialidad similar y solo para los efectos de su subcontrato) información (incluyendo este Contrato) entregada por la(s) Empresa(s), relacionada con el Contrato o que sea conocida por el Proveedor a través del suministro de Bienes y/o la prestación de Servicios conforme a la Orden de Compra. No podrán tomarse fotografías de cualquiera de los equipos, instalaciones y/o Bienes de la(s) Empresa(s), sin su autorización previa y por escrito.
6. CESIÓN DE DERECHOS
6.1. El Proveedor no podrá, en su totalidad o en parte, vender, ceder o transferir sus derechos y/u obligaciones bajo el Contrato sin el consentimiento previo por escrito de la(s) Empresa(s).
6.2. Sin necesidad de autorización previa del Proveedor, la(s) Empresa(s) podrá(n) ceder su posición dentro del Contrato o sus derechos y/u obligaciones contractuales a su casa matriz y/o a cualquier sociedad filial, subsidiaria y/o subordinada.
7. GARANTÍAS
El Proveedor garantiza que los Bienes:
7.1. estarán libres de defectos latentes o patentes;
7.2. serán adecuados para su uso ordinario y/o utilización prevista; y
7.3. estarán libres de defectos de fabricación y materiales.
8. GARANTÍA ESPECIAL
El Proveedor garantiza todos los Bienes contra materiales defectuosos, diseño defectuoso y mala fabricación durante un período de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de aceptación de los Bienes por parte de la(s) Empresa(s) o por el período de garantía extendido especificado en la Orden de Compra o establecido en la ley aplicable, cualquiera que sea el período más largo. El Proveedor asumirá todos los costos y riesgos del reemplazo o reparación de los Bienes, según sea el caso, así como los de su transporte, durante dicho período de garantía.
9. CALIDAD
9.1. El Proveedor deberá, si así lo solicita(n) la(s) Empresa(s), proporcionar a su costo los resultados de pruebas que indiquen: (i) que los Bienes y/o Servicios cumplen con los requisitos establecidos en el Contrato; y (ii) la fecha límite hasta la cual los Bienes podrán funcionar normalmente.
9.2. Si el Proveedor no puede proporcionar al Empresa la prueba de que los Bienes y/o Servicios cumplen con los requisitos, o si en cualquier momento se hace evidente que no los cumplen, la(s) Empresa(s) puede(n), además de ejercer los derechos que le corresponden por ley, devolver los Bienes y/o rechazar la prestación del servicio del Proveedor, y el Proveedor reembolsará el valor total del Precio de Compra o las Tarifas, según sea el caso, pagado(as) por tales Bienes y/o Servicios, junto con los correspondientes intereses a la tasa máxima legal permitida en Colombia, calculados a partir de la fecha de pago por parte de la(s) Empresa(s), hasta la fecha de reembolso por parte del Proveedor, ambos días incluidos. Estos recursos
podrán ser ejercidos por la(s) Empresa(s) incluso después de vencido el termino de cobertura de las garantías otorgadas por el Proveedor.
10. EMPAQUES Y ETIQUETAS
10.1. Todos los empaques, cajas, paquetes, contenedores, etc. deben estar claramente marcados o etiquetados con el número de la Orden de Compra, descripción y peso de los Bienes.
10.2. El número de Orden de Compra debe exhibirse en todas las facturas, comunicaciones, empaques y documentos de venta o transporte.
10.3. El Proveedor deberá utilizar envases y recipientes adecuados con el fin de asegurar que los Bienes sean debidamente conservados, transportados y entregados, teniendo en cuenta las condiciones meteorológicas y del transporte de la mercancía a las que puedan estar expuestas.
10.4. La(s) Empresa(s) podrá(n) rechazar los Bienes que resulten afectados como consecuencia de un empaque o embalaje deficiente o inadecuado. Los empaques o embalajes deberán cumplir con las Normas Técnicas Colombianas (NTCs) aplicables dependiendo del tipo de mercancía a transportar y lo indicado por la Organización Internacional de Estandarización (ISO) en el estándar ISO 3394:2012 o el que lo modifique o complemente.
11. BASES DE LOS PRECIOS Y TARIFAS
11.1. Todos los Precios y Xxxxxxx son fijos y no serán materia de ajustes, a menos que se indique lo contrario en la Orden de Compra. Tales Precios y Tarifas incluyen los costos, gastos, riesgos y beneficios que corresponden al Proveedor de conformidad con el Contrato.
11.2. Después de que se emite la Orden de Compra, el Proveedor asume todos los riesgos relacionados con los cambios en tales costos, gastos, riesgos y beneficios, y no podrá solicitar al Empresa ningún ajuste basado en dichos cambios.
A menos que se indique lo contrario en la Orden de Compra, la(s) Empresa(s) no pagará(n) comisiones de retención o de éxito adicionales, ni reembolsará(n) costos y gastos incurridos por el Proveedor en relación con el Contrato, tales como costos y gastos de viaje y alojamiento. En caso de pactarse el reembolso de costos y gastos, conforme a la ley aplicable, estos valores deberán ser facturados y sobre los mismos aplicarán tanto las retenciones que deba(n) practicar la(s) Empresa(s), como los impuestos a los que estén sujetos los Bienes o Servicios objeto del Contrato.
11.3. Cualquier factura recibida en exceso del valor de la Orden de Compra será rechazada y devuelta al Proveedor para su cancelación y crédito.
11.4. Se excluye cualquier responsabilidad por parte de la(s) Empresa(s) respecto de fluctuaciones en el poder adquisitivo de la moneda de curso legal en Colombia. Este riesgo corre por cuenta del Proveedor y debe ser asumido por él.
11.5. A menos que se indique lo contrario en la Orden de Compra, cualquier alteración en las tarifas de transporte por ferrocarril y carretera, y en cargos tales como pesaje, carga, almacenamiento y demora entre la fecha de la Orden de Compra de la(s) Empresa(s) y el tiempo de envío, despacho o entrega, según sea el caso, correrá por cuenta del Proveedor.
12. FACTURACIÓN Y PAGO
12.1. Las facturas deberán presentarse según lo dispuesto en la Orden de Compra.
12.2. El pago de todas las facturas que cumplan los requisitos de la(s) Empresa(s) y de la ley aplicable se efectuará de acuerdo con las condiciones acordadas entre las Partes y de acuerdo con la programación de pagos establecida en la(s) Empresa(s).
12.3. Para efectuar el pago oportuno, el Proveedor presentará sus facturas en la forma prevista por la ley aplicable. Las facturas deberán ser radicadas a través del portal de proveedores Coupa, de conformidad con las instrucciones que para el efecto imparta(n) la(s) Empresa(s).
12.4. Las facturas electrónicas deberán incluir como anexos al correo electrónico respectivo los siguientes archivos:
12.4.1. Formato electrónico de generación XML estándar;
12.4.2. Representación gráfica de la factura electrónica en formato digital; y
12.4.3. Los soportes indicados en el numeral 12.7 de la presente cláusula.
Lo anterior sin perjuicio de cualquier otra obligación legal en cuanto al envío de Facturas.
12.5. El pago del precio a cargo de la(s) Empresa(s) se efectuará en la cuenta bancaria del Proveedor indicada durante el proceso de precalificación. Las cantidades debidas serán objeto de transferencia bancaria y se considerará que la(s) Empresa(s) ha(n) cumplido con sus
obligaciones de pago cuando las respectivas sumas hayan sido recibidas por el banco del Proveedor en fondos inmediatamente disponibles.
12.6. Como soporte de cada factura y requisito para los pagos a que haya lugar, el Proveedor deberá anexar el acta de conciliación de Servicios correspondiente o comprobante de entrega de los Bienes, según sea el caso, así como los demás soportes que le sean exigidos por la(s) Empresa(s). Para tales efectos, se entiende como acta de conciliación de Servicios el documento en el cual se relacionen los Bienes y/o Servicios recibidos por el Proveedor en desarrollo del Contrato durante un período en particular, firmado por el administrador del Contrato por parte de la(s) Empresa(s) que se indique en la Orden de Compra.
12.7. La realización de pagos a favor del Proveedor por parte de la(s) Empresa(s) en ningún caso se entenderá como aceptación de los Bienes o Servicios, ni implicará su renuncia a efectuar posteriores reclamaciones sobre el cumplimiento del Contrato.
13. MODIFICACIONES
13.1. El Proveedor no podrá apartarse de los dibujos, diseños, planos, descripciones o especificaciones de los documentos que forman parte del Contrato, salvo que así lo solicite(n) la(s) Empresa(s). En efecto, durante la ejecución del Contrato la(s) Empresa(s) tendrá(n) el derecho de solicitar, mediante notificación por escrito, adiciones, omisiones y/o variaciones al alcance del trabajo y/o a las especificaciones de los Bienes y/o Servicios que deben ser suministrados, y el Proveedor deberá ejecutar dichas variaciones, como si las mismas estuvieran indicadas desde el principio en el Contrato. Todo ello de acuerdo con las siguientes disposiciones.
13.2. Cuando el Proveedor reciba cualquier instrucción por parte de la(s) Empresa(s) que pueda retrasar la fecha de entrega o aumentar el precio de la Orden de Compra, el Proveedor, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de dicha instrucción, notificará por escrito dicha situación a la(s) Empresa(s). Desde ese momento, el Proveedor contará con cinco (5) días adicionales para proporcionar a la(s) Empresa(s) los datos completos y la fundamentación de los tiempos o costos adicionales que sean necesarios. Si el Proveedor no se pronuncia sobre las instrucciones de la(s) Empresa(s) o no proporciona los datos completos o la fundamentación correspondiente dentro de los plazos aquí señalados, deberá cumplir con las instrucciones de la(s) Empresa(s) sin que tenga derecho a una extensión en la Fecha de Entrega o a una remuneración adicional. A su vez, si presenta dichos datos y fundamentaciones dentro de los plazos señalados, la extensión en la Fecha de Entrega o la remuneración adicional sólo procederán si la(s) Empresa(s) confirma(n) su aceptación por escrito mediante la expedición de
una Orden de Compra modificada que sea expresamente aceptada por el Proveedor dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su emisión.
13.3. Si el Proveedor considera que la modificación solicitada por la(s) Empresa(s) perjudica el efectivo cumplimiento del Contrato, deberá notificar a la(s) Empresa(s) esa situación de inmediato, y en cualquier caso dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de esas instrucciones. A menos que la(s) Empresa(s) confirme(n) sus instrucciones por escrito mediante la expedición de una Orden de Compra modificada y el Proveedor expresamente las acepte dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su emisión, el Proveedor deberá continuar con la ejecución del Contrato en los términos y condiciones de la Orden de Compra original.
13.4. A falta de acuerdo sobre el precio o la obligación modificados por las variaciones en la Orden de Compra, la diferencia será resuelta de acuerdo con lo dispuesto en la cláusula 20 (Resolución de Controversias).
14. ESTÁNDARES DE SALUD Y SEGURIDAD
14.1. Todos los Bienes y/o Servicios suministrados en los términos del Contrato deben cumplir plenamente con las leyes y reglamentos de salud y seguridad aplicables, al igual que con las normas o estándares establecidas en el siguiente enlace xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx.xxx/x/XXX0xXxX000X00x (contraseña de acceso Yts12345*) tal como sean aplicables al Proveedor de acuerdo con los requisitos señalados por la(s) Empresa(s) en la Orden de Compra.
14.2. El Proveedor proporcionará toda la información solicitada por la(s) Empresa(s) para cumplir con las leyes y reglamentos de salud y de seguridad aplicables.
14.3. La(s) Empresa(s) podrá(n) suspender total o parcialmente en cualquier momento y a su discreción la ejecución del Contrato en caso de violación o incumplimiento por parte del Proveedor de las leyes o reglamentos, normas o estándares mencionados en el numeral 14.1 de la presente cláusula.
15. CASO FORTUITO/FUERZA MAYOR
15.1. Cualquiera de las partes quedará exonerada de responsabilidad por el incumplimiento de cualquiera de sus obligaciones o por la demora en el cumplimiento de cualquiera de las prestaciones a su cargo, cuando la demora sea resultado de la ocurrencia de un evento de fuerza mayor o caso fortuito debidamente invocado y comprobado de acuerdo con la ley aplicable, salvo que el evento de fuerza mayor o caso fortuito haya ocurrido estando una de las
partes en xxxx de cualquiera de sus obligaciones. La ocurrencia del evento de fuerza mayor o caso fortuito deberá ser comunicada por la parte correspondiente a la brevedad posible luego de su ocurrencia.
15.2. Si quien sufre el evento de fuerza mayor o caso fortuito es el Proveedor y el evento no ha cesado dentro de los treinta (30) días siguientes a su ocurrencia, la(s) Empresa(s) podrá(n) cancelar o terminar unilateralmente la Orden de Compra sin lugar al pago de indemnización de perjuicios o sanción alguna por dicho concepto. En tal caso, sólo habrá lugar al pago de los Bienes que hubieran sido entregados o los Servicios que hubieran sido prestados a la fecha de la cancelación o terminación de la Orden de Compra.
15.3. El Proveedor no tendrá derecho a una remuneración adicional por razón del evento de fuerza mayor o caso fortuito y el Precio de Compra o las Tarifas, según sea el caso, no estarán sujetos a cambio alguno por tales circunstancias.
15.4. Cualquier decisión, instrucción o manifestación de una Autoridad Gubernamental competente que, directa o indirectamente, impida la ejecución de alguna de las obligaciones del Contrato, o que pueda generar su suspensión o terminación definitiva, será considerada para todos los efectos del Contrato como fuerza mayor o caso fortuito.
16. INCUMPLIMIENTO Y TERMINACIÓN
16.1. En caso de que el Proveedor:
16.1.1. incumpla cualquier término o condición del Contrato;
16.1.2. pague u ofrezca pagar o prestar dinero o bienes de cualquier naturaleza a empleados o personas naturales relacionadas directamente con la(s) Empresa(s) por actividades relacionadas con el Contrato y/o por ejecutar comportamientos contrarios a la ética;
16.1.3. viole cualquier norma anticorrupción;
16.1.4. viole cualquier disposición establecida en la cláusula 19 de estos Términos y Condiciones Estándar;
16.1.5. incumpla cualquiera de las declaraciones, garantías, compromisos y reconocimientos establecidos en la cláusula 22 de estos Términos y Condiciones; o
16.1.6. actúe de cualquier manera contraria a las disposiciones del Contrato;
la(s) Empresa(s) tendrá(n) derecho a cancelar la Orden de Compra y terminar el Contrato al igual que, entre otras cosas, a ejercer los derechos previstos en la cláusula 3.2 de estos Términos y Condiciones Estándar.
16.2. No obstante lo dispuesto en cualquier otra disposición de estos Términos y Condiciones Estándar, la(s) Empresa(s) podrá(n), a su discreción, terminar el Contrato de manera unilateral por cualquier razón mediante escrito remitido al Proveedor con catorce (14) días de antelación a la fecha en que deba hacerse efectiva la terminación, en cuyo caso el Proveedor deberá presentar un informe en el que indique el nivel de cumplimiento del Contrato hasta el momento de la terminación, sin que tenga derecho a reclamaciones adicionales. El informe deberá incluir el valor de los Bienes entregados y/o Servicios prestados por el Proveedor y el costo de los materiales pedidos para el suministro de los Bienes y/o Servicios, si fuere el caso, cuando el Proveedor no pueda cancelar las órdenes de compra efectuadas por los materiales pedidos a sus subcontratistas o proveedores y los materiales no hubieran sido ordenados de manera prematura por el Proveedor. La(s) Empresa(s) pagará(n) el valor de los materiales pedidos siempre que los mismos sean entregados y su propiedad transferida a la(s) Empresa(s). El Proveedor no tendrá derecho a ninguna otra remuneración o indemnización por razón de la terminación unilateral contemplada en este numeral.
17. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO O REDUCCIÓN DE SU ALCANCE
17.1. El Proveedor declara que conoce y asume los riesgos económicos, financieros y comerciales a los que está expuesto el negocio de la(s) Empresa(s).
17.2. Por consiguiente, las Partes acuerdan que la(s) Empresa(s) podrá(n) suspender total o parcialmente la ejecución del Contrato o de los pedidos de Bienes y/o Servicios que haya efectuado en virtud de Orden(es) de Compra, así como reducir su alcance en el evento en que tenga lugar una huelga, paro o cualquier tipo de cese de actividades en su(s) operaciones por cualquier causa, así como cuando su(s) necesidad(es) operacionales varíen por circunstancias xx xxxxxxx fuera de su control.
17.3. En los eventos previstos en el numeral anterior, la(s) Empresa(s) informarán al Proveedor e indicarán la fecha a partir de la cual deberá suspenderse o reducirse el suministro de Bienes y/o Servicios, sin que ello dé lugar a que se genere ningún tipo de responsabilidad a cargo de la(s) Empresa(s) ni haya lugar a reclamación judicial ni extrajudicial alguna por parte del Proveedor a la(s) Empresa(s), ni deba pagarse indemnización o compensación alguna por su parte.
17.4. El Proveedor deberá tomar todas las medidas necesarias para mitigar los efectos operativos y financieros que resulten a su cargo por la suspensión o cese de actividades de la(s) Empresa(s) en los términos aquí señalados.
18. LEY APLICABLE
El Contrato se regirá por las leyes y reglamentos de Colombia vigentes en el momento de su celebración.
19. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
19.1. Mecanismos de arreglo directo
Las Partes podrán resolver cualquier controversia o diferencia que surja entre las mismas, incluyendo pero sin limitarse a la celebración, perfeccionamiento, ejecución, interpretación, terminación, vigencia, o naturaleza del Contrato, mediante los mecanismos de (i) arreglo directo y/o (ii) conciliación ante el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá.
Para tal efecto, y en caso de optar por alguno de los mecanismos antes señalados, las Partes dispondrán de un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha en que una cualquiera de ellas requiera por escrito a la otra en tal sentido para resolver sus controversias.
19.2. Arbitramento
En caso de que las Partes no hayan solucionado sus diferencias sobre celebración, perfeccionamiento, ejecución, interpretación, terminación, vigencia, o naturaleza del Contrato mediante los mecanismos previstos en el numeral precedente, o en el evento en que las Partes hayan optado por no acudir a tales mecanismos para resolver sus conflictos, la disputa deberá ser resuelta por un tribunal de arbitramento de conformidad con las reglas del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá.
El tribunal de arbitramento funcionará en la ciudad de Bogotá en la sede de dicho Centro y estará integrado por tres (3) árbitros, salvo que el valor sobre el cual verse la controversia sea inferior a 400 SMMLV en cuyo caso solo se necesitará de un (1) árbitro.
Los árbitros serán abogados colombianos y decidirán en derecho conforme a la Ley Aplicable, serán designados de común acuerdo o a falta de acuerdo para dicho nombramiento dentro de los quince
(15) días hábiles siguientes a la solicitud de una de las Partes, el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de la Comercio de Bogotá efectuará la designación de los que no hayan sido nombrados mediante sorteo entre las personas inscritas en la lista A de árbitros de dicho Centro.
20. CUMPLIMIENTO DE LA LEY
20.1. El Proveedor deberá cumplir (y asegurarse de que sus subcontratistas también cumplan) con todas las normas legales y reglamentarias colombianas aplicables a su actividad, incluyendo órdenes de las autoridades gubernamentales. El Proveedor no podrá actuar de una manera que resulte en una violación de tales normas, incluyendo normas anticorrupción.
20.2. El Proveedor no podrá buscar, aceptar, ofrecer, dar o permitir cualquier pago, servicio, regalo o dádiva de cualquier persona o empresa como condición de hacer negocios con él o con la(s) Empresa(s) si hacerlo significa violación de una norma aplicable, incluidas las normas anticorrupción. El Proveedor tendrá especial cuidado en asegurar la legalidad de todas sus relaciones con funcionarios públicos y otras personas que pudieran tener autoridad o influencia, directa o indirecta, sobre clientes y/o cualquier asunto relacionado con los Bienes y/o Servicios objeto del Contrato, incluida la venta, comercialización, promoción, importación, licencia o distribución de tales Bienes y/o Servicios.
21. CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES
21.1. Compromiso de cumplimiento
El Proveedor declara conocer que la(s) Empresa(s) son subsidiarias de la sociedad extranjera Glencore Plc (“Glencore”), por lo cual la(s) Empresa(s) han adoptado el Código de Conducta para proveedores de Glencore, disponible en xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx (el «Código de Proveedores de Glencore»), cuyos términos con sus modificaciones periódicas se entienden incorporados al presente Contrato y deberán ser cumplidos por El Proveedor.
21.2. Procesos y controles
Las obligaciones del Proveedor en virtud del numeral 21.1 de la presente cláusula incluyen, entre otras:
21.2.1. Establecer y mantener procesos y controles diseñados para garantizar que el Proveedor cumpla, y que cada una de sus filiales y cualquier tercero que suministre bienes o servicios al Proveedor que estén relacionados con la ejecución de este Contrato por parte del Proveedor (ya sea que dichos bienes o servicios sean suministrados en su totalidad o en parte, directa o indirectamente, a Glencore o a la(s) Empresa(s), estén incorporados dentro de otros bienes o servicios suministrados por el Proveedor a Glencore o a la(s) Empresa(s)) (en cada caso un ”Tercero Relevante”), cumpla con el Código de Proveedores de Glencore; y
21.2.2. Llevar a cabo su negocio de acuerdo con el Código de Proveedores de Glencore.
21.3. Procedimientos de cumplimiento, supervisión y quejas del Proveedor.
21.3.1. El Proveedor se asegurará de establecer y mantener procedimientos y procesos para supervisar y garantizar de manera efectiva el cumplimiento del Código de Proveedores de Glencore por parte de ella, sus filiales y cada Tercero Relevante.
21.3.2. El Proveedor se asegurará de que todo su personal relevante conozca las obligaciones del Proveedor en virtud de los numerales 21.1 y 21.2 de la presente cláusula y reciba la formación y orientación adecuadas para garantizar que el Proveedor actúe de conformidad con este Contrato.
21.3.3. El Proveedor garantizará que se establezcan y mantengan los mecanismos apropiados a través de los cuales:
21.3.3.1 todas las partes interesadas (incluyendo, sin limitación, a los empleados o cualquier persona afectada por la esclavitud moderna) puedan comunicar infracciones y notificar casos y/o hechos y circunstancias que indiquen una violación de los numerales 21.1 y 21.2 de la presente cláusula, y
21.3.3.2 que cuando se notifiquen dichas infracciones o casos, se tomen medidas eficaces para identificar y abordar toda violación, incluidos los hechos y las circunstancias que dieron lugar a ellos.
21.4. Requisitos de notificación en relación con las obligaciones del Proveedor bajo la presente Cláusula
El Proveedor notificará a la(s) Empresa(s) tan pronto tenga conocimiento de que:
21.4.1. ha ocurrido, o se sospecha que ha ocurrido, una violación por parte del Proveedor de los numerales 21.1 y 21.2 de la presente cláusula.
21.4.2. no ha cumplido con sus obligaciones en virtud del numeral 21.3 de la presente cláusula.
21.5. Derechos de supervisión, revisión y auditoría de La(s) Empresa(s)
21.5.1. La(s) Empresa(s) se reserva(n) el derecho de supervisar, revisar y/o auditar el cumplimiento del Proveedor respecto al contenido de los numerales 21.1 a 21.4 y 21.6 a 21.8 del Contrato.
21.5.2. El Proveedor deberá cooperar, y procurará que sus filiales y Terceros Relevantes cooperen con la(s) Empresa(s) y le(s) proporcionen cualquier información y asistencia que razonablemente solicite(n) en relación con cualquier supervisión, revisión y/o auditoría que la(s) Empresa(s) realicen a su discreción.
21.5.3. Sin limitar la generalidad de los numerales 21.5.1 y 21.5.2 anteriores, la(s) Empresa(s) tendrá(n) derecho, como parte de cualquier supervisión, revisión y/o auditoría realizada en virtud de la presente sección 21.5, a:
21.5.3.1. acceder a los locales del Proveedor y a los locales de cualquier filial relevante o Tercero Relevante y a cualquier otra instalación relevante de la cadena de suministro del Proveedor;
21.5.3.2. inspeccionar los libros, registros y otros documentos relevantes que estén en posesión o control del Proveedor;
21.5.3.3. hablar o de cualquier otra manera comunicarse con los directores, gerentes, empleados, agentes y/o representantes del Proveedor.
21.6. Plan de acción correctivo
21.6.1. Si la(s) Empresa(s) tiene(n) conocimiento de hechos o circunstancias que, según su determinación razonable:
21.6.1.1. indican o pueden dar lugar a una violación por parte del Proveedor de los numerales 21.1 y 21.2 de la presente cláusula (“Incumplimiento de Obligaciones de Control”); o
21.6.1.2. indican un cambio adverso sustancial en el riesgo de abastecimiento responsable asociado con el Proveedor (”Riesgo Adicional”),
entonces, sin perjuicio de cualquier otro derecho que la(s) Empresa(s) tenga(n) a su disposición, la(s) Empresa(s) notificará(n) al Proveedor los hechos y circunstancias relevantes y el Proveedor deberá: (a) cooperar con la(s) Empresa(s) y le proporcionará(n) cualquier información y asistencia razonablemente solicitada en relación con el Incumplimiento de Obligaciones de Control y/o el Riesgo Adicional; y (b) si la(s) Empresa(s) lo solicita(n) tras la colaboración con la(s) Empresa(s), el Proveedor deberá proponer un plan de acción correctivo (”Plan de Acción Correctivo”) el cual, si es aceptable para la(s) Empresa(s) en cuanto a contenido y plazo, será llevado a cabo por el Proveedor para abordar
el Incumplimiento de Obligaciones de Control y/o el Riesgo Adicional a satisfacción de la(s) Empresa(s).
21.6.2. El Proveedor deberá tomar, a su propio costo, todas las medidas necesarias y apropiadas para remediar cualquier Incumplimiento y/o el Riesgo Adicional e implementar cualquier Plan de Acción Correctivo acordado según el numeral 21.6.1 de la presente cláusula.
21.7. Obligaciones espejo
En sus acuerdos contractuales con cualquier tercero relevante el Proveedor procurará que se impongan a dicho tercero obligaciones similares a las establecidas en los numerales 21.1 a 21.6 y 21.8 a 21.9 del Contrato.
21.8. Mantenimiento de registros
El Proveedor mantendrá un registro, incluidos los detalles de todos los Terceros Relevantes, suficiente para permitir a la(s) Empresa(s) rastrear todos los bienes y servicios suministrados por el Proveedor y, si la(s) Empresa(s) lo solicita(n), el Proveedor proporcionará a la(s) Empresa(s) una copia del contrato firmado por el Proveedor con cualquier Tercero Relevante.
El Proveedor mantendrá en todo momento libros, registros y cuentas precisos y completos de todas las transacciones relacionadas con el objeto del presente Contrato, de conformidad con los requisitos de la Ley Aplicable (incluidas, pero sin limitarse a ellas, las leyes de conservación de datos).
21.9. Consecuencias de la violación de obligaciones establecidas en la presente Cláusula
21.9.1. La(s) Empresa(s) podrá(n), además de cualquier otro recurso que tenga(n) en virtud de este Contrato o por ley, terminar o suspender este Contrato en su totalidad o en parte con efecto inmediato mediante una notificación escrita al Proveedor si:
21.9.1.1. El Proveedor viola el numeral 21.5 de la presente Cláusula de este Contrato;
21.9.1.2. El Proveedor viola el numeral 21.6 de la presente Cláusula de este Contrato;
21.9.1.3. Existe algún Incumplimiento de Obligaciones de Control y/o Riesgo Adicional que la(s) Empresa(s), a su razonable criterio, concluya(n) que es grave y que es poco probable que pueda ser remediado o mitigado de manera efectiva según el numeral 21.6 de este Contrato;
21.9.1.4. existe Incumplimiento de Obligaciones de Control reiterado; o
21.9.1.5. existe algún Incumplimiento de Obligaciones de Control intencionado.
21.9.2. Indemnización
El Proveedor indemnizará y mantendrá indemne a Glencore y/o la(s) Empresa(s), a su petición, con respecto a una violación por parte del Proveedor de cualquiera de sus obligaciones en virtud de los numerales 21.1 o 21.2 de este Contrato.
22. CUMPLIMIENTO XX XXXXX Y POLÍTICAS Y PROHIBICIÓN DE INCENTIVOS INAPROPIADOS
22.1. Declaraciones y Compromisos del Proveedor
El Proveedor declara, garantiza y se obliga con la(s) Empresa(s) a que, en relación con el objeto de este Contrato, el Proveedor, sus Empresas Vinculadas y sus directores, funcionarios, empleados, agentes, representantes y cualquier otra persona que actúe en su nombre y durante la vigencia de este Contrato y hasta la culminación de la entrega de los Bienes y/o la prestación de los Servicios solicitados en virtud de este Contrato:
(a) Han cumplido y seguirán cumpliendo con la Ley Aplicable, incluyendo sin limitación, sanciones, normas de prevención y lucha contra el soborno y la corrupción y el blanqueo de capitales, así como las normas tributarias
(b) no han autorizado, ofrecido, prometido, pagado o dado de otro modo, y no autorizarán, ofrecerán, prometerán, pagarán o darán de otro modo, ya sea directa o indirectamente, ninguna ventaja financiera o de otro tipo a cualquier funcionario público o particular, o para su uso o beneficio, (i) con el fin de inducir o recompensar el desempeño indebido de las funciones de su competencia por parte de esa persona, o (ii) que constituya una infracción de cualquier Ley Aplicable.
(c) mantendrá en todo momento libros, registros y cuentas contables precisas y completas de todas las transacciones relacionadas con el objeto de este Contrato de conformidad con los requerimientos establecidos en las leyes aplicables (incluyendo, sin limitación, las leyes de protección de datos).
(d) Acatarán los programas, políticas y procedimientos de la(s) Empresa(s), incluyendo los relacionados con la lucha contra la corrupción y otros delitos económicos incluidos en la Práctica Corporativa de la(s) Empresa(s) disponible en los siguientes hipervínculos, para facilitar el cumplimiento de la Ley Aplicable en contra de sobornos, corrupción, lavado de dinero y otros delitos económicos;
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x-xxxx-xx-xxxxxxxx xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxx
(e) Tendrán especial cuidado para asegurar la corrección de todas sus interacciones con funcionarios públicos y otras personas que puedan tener autoridad o influencia, directa o indirectamente, sobre clientes o asuntos relacionados con los Bienes y/o Servicios, incluida su venta, comercialización, promoción, importación, licencia o distribución. El Proveedor ha revelado al Cliente la totalidad de la información sobre sus relaciones antiguas o actuales con administradores, empleados, subcontratistas, representantes, distribuidores o agentes, y funcionarios públicos y/o candidatos a cargos públicos. El Proveedor también declara que ha revelado a la(s) Empresa(s) la totalidad de la información sobre los cargos públicos que ocupan o es probable que ocupen sus representantes. Si en algún momento ocurren cambios en la información proporcionada a la(s) Empresa(s), el Proveedor se obliga a notificarles de manera inmediata dichos cambios. La(s) Empresa(s) se reserva(n) el derecho a terminar este Contrato cuando ello sea necesario para garantizar que no se comete un acto contrario a la Práctica Corporativa de la(s) Empresa(s) o a la Ley Aplicable. El Proveedor acepta que ninguna parte de los fondos u otro importe pagado en virtud del Contrato se utilizará para el beneficio de cualquier funcionario público o candidato;
(f) Asegurará que todos sus representantes, empleados o subcontratistas involucrados en la entrega de los Bienes y/o la prestación de los Servicios cuentan con una formación exhaustiva para promover la comprensión y el cumplimiento de los asuntos reglados por este Contrato, junto con la información de apoyo que sea razonable. El Proveedor deberá notificar por escrito al Cliente de manera oportuna cualquier denuncia recibida sobre la violación de cualquier Ley Aplicable que pueda relacionarse con o afectar la compraventa de los Bienes y/o Servicios o cualquier incumplimiento de la Práctica Corporativa de la(s) Empresa(s).
22.2. Garantía anti-colusión
(a) El Proveedor garantiza que ni él ni sus Empresas Vinculadas han participado o participarán en cualquier Práctica Colusoria respecto de los asuntos regidos por este Contrato.
(b) Para los efectos de esta cláusula se entiende por “Práctica Colusoria” cualquier acuerdo (incluyendo, sin limitarse a, un contrato, arreglo o entendimiento, independientemente de si es o no legalmente vinculante) o práctica concertada entre dos o más personas (excepto entre el Proveedor y sus Empresas Vinculadas), independientemente de la eficiencia tecnológica lograda u otras ganancias favorables a la competencia, consistente en la fijación directa o indirecta de precios de compra o venta, o cualquier otra condición comercial, la repartición de mercados por asignación de clientes, proveedores, territorios o tipos de bienes o servicios, y/o presentación de propuestas.
22.3. Requisitos de Notificación en relación con las obligaciones del Proveedor
El Proveedor notificará a la(s) Empresa(s) por escrito tan pronto tenga conocimiento de que:
(a) Ha ocurrido, o se sospecha que ha ocurrido, una violación por parte del Proveedor de las disposiciones del numeral 22.1 (a), (b) o (c) de este Contrato;
(b) cualquiera de las garantías o declaraciones del numeral 22.1 (a) y (b) no es cierta o precisa en su conjunto; o
(c) el, o sus Empresas Vinculadas, son sometidas a una investigación en lo que se refiere a este Contrato por parte de cualquier agencia reguladora, gubernamental o de policía en relación con cualquier sanción, ley antisoborno y anticorrupción, ley para combatir el lavado de activos y/x xxx de evasión fiscal.
22.4. Derechos y facultades de la(s) Empresa(s)
Sin perjuicio de cualquier disposición en contrario en este Contrato, y sin limitación o restricción a los derechos de la(s) Empresa(s) conforme al Contrato y/o la Ley Aplicable:
22.2.1 En adición a cualquier otro recurso que tenga(n) en virtud de este Contrato o de la ley, La(s) Empresa(s) puede(n), dar por terminado o suspender el Contrato en su totalidad o en parte (incluyendo, sin limitación, cualquier obligación de realizar un pago al Proveedor en relación con este Contrato) inmediatamente mediante notificación por escrito al Proveedor, si
(a) El Proveedor ha incumplido alguna de las disposiciones del numeral 22.1
(a) y (b) en relación con cualquiera de las normas de prevención y lucha contra el soborno y la corrupción, las sanciones aplicables y el blanqueo de capitales o ha incumplido la cláusula o el numeral 22.3 de este Contrato; o
(b) si el Proveedor ha incumplido sustancialmente alguna de las disposiciones del numeral 22.1 (a) y (b) en relación con cualquier ley aplicable distinta a
las leyes que regulen la prevención y lucha contra el soborno, la corrupción y el blanqueo de capitales y dicho incumplimiento no es susceptible de ser subsanado, o en el evento en que el incumplimiento sea susceptible de ser subsanado, el Proveedor no lo hubiere subsanado dentro de un plazo de 14 días desde que la(s) Empresa(s) se lo hubiera(n) solicitado por escrito.
22.2.2 Sin perjuicio de cualquier otra disposición del presente Contrato, la(s) Empresa(s) no tendrá(n) obligación de pagar ninguna suma a favor del Proveedor en caso de cualquier incumplimiento real o razonablemente sospechoso de los aspectos descritos en el numeral 22.4.1(a) en relación con cualquier ley aplicable contra el soborno y la corrupción o cualquier ley contra el blanqueo de dinero. En caso de sospecha razonable de incumplimiento, La(s) Empresa(s) no tendrá(n) la obligación de realizar ningún pago a menos que y hasta que haya determinado (actuando razonablemente) que no existe un incumplimiento real y haya notificado al Proveedor por escrito su determinación.
23. DECLARACIONES, GARANTÍAS, COMPROMISOS Y RECONOCIMIENTOS
El Proveedor declara, garantiza y conviene que:
23.1. Sus recursos provienen de actividades lícitas y están ligados al desarrollo normal de las actividades propias de su objeto social, y no provienen de ninguna actividad, transacción u operación ilícita;
23.2. Ni él, ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente posean el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales, administradores y miembros de órganos societarios se encuentran en las listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional o en las listas de la Office of Foreign Assets Control (OFAC) del Gobierno de los Estados Unidos de América;
23.3. Si durante la ejecución del Contrato su composición accionaria o la titularidad de sus cuotas sociales o partes de interés se modifican en un porcentaje igual o superior al cinco por ciento (5%), informará a la(s) Empresa(s) de dicha modificación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la que ocurra, y permitirá a la(s) Empresa(s) efectuar la debida diligencia respecto de los nuevos socios o accionistas;
23.4. En caso de existir relaciones entre sus antiguos o actuales administradores, empleados, subcontratistas, representantes, distribuidores o agentes y funcionarios públicos y/o candidatos a cargos públicos, lo ha revelado o lo revelará inmediatamente a la(s) Empresa(s);
23.5. En caso de existir cargos públicos que son ocupados o es probable que ocupen sus representantes, lo ha revelado o lo revelará inmediatamente a la(s) Empresa(s). Si en algún momento ocurren cambios en la información proporcionada a la(s) Empresa(s), el Proveedor se obliga a notificárselos de manera inmediata. Para estos efectos, la(s) Empresa(s) se reserva(n) el derecho a modificar los términos del Contrato o a dar por terminado el mismo, cuando ello sea necesario para garantizar que no se comete un acto contrario a su Práctica Corporativa o a cualquier Ley Aplicable;
23.6. Ningún importe pagado se destinará beneficio de cualquier funcionario público o candidato a cargo público;
23.7. Conoce la Ley Aplicable sobre corrupción transnacional, su contenido y alcance, y se obliga a cumplir íntegramente y a cabalidad con sus disposiciones, todo lo cual hará que cumplan igualmente sus empleados, administradores, asociados y subcontratistas;
23.8. Implementará todos los controles y medidas para prevenir cualquier práctica corrupta, incluyendo pero sin limitarse a sobornos, pagos de facilitación y soborno;
23.9. Cualquier representante o empleado del Proveedor que emita o suscriba cualquier documento en nombre del Proveedor tiene la autoridad para comprometerlo y para llevar a cabo todos los actos necesarios para cumplir con el objeto del Contrato;
23.10.Por petición escrita de la(s) Empresa(s), proporcionará información detallada de sus representantes, incluyendo nombres y direcciones de correspondencia;
23.11.El Proveedor será el único responsable del desempeño de sus representantes o empleados que participen en la ejecución del Contrato y garantiza que éstos cumplen y cumplirán en su totalidad con los requisitos del Contrato de la misma manera que el Proveedor está obligado a cumplirlos;
23.12.El Proveedor se asegurará de que todos sus representantes y empleados cuenten con una capacitación para comprender y promover la comprensión y el cumplimiento de todos los aspectos establecidos o relacionados con el Contrato;
23.13.Notificará por escrito a la(s) Empresa(s) de manera oportuna cualquier denuncia recibida sobre la violación de cualquier norma que pueda relacionarse con o afectar la compraventa de los Bienes y/o Servicios;
23.14.Conoce las condiciones climáticas, ambientales, sociales y de orden público del área en la cual se encuentran las instalaciones de la(s) Empresa(s) y su área de influencia.
24. SANCIONES
La(s) Empresa(s) podrá(n), sin limitar ninguno de sus otros derechos o recursos y sin incurrir en responsabilidad de ninguna índole e independientemente de cualquier cambio posterior en la propiedad del Proveedor, terminar o suspender la totalidad del Contrato o una parte del mismo con efecto inmediato, mediante notificación por escrito al Proveedor, o tomar cualquier otra medida que considere necesaria para que Glencore y la(s) Empresa(s) cumpla(n) con las Sanciones o evite(n) el riesgo de ser designada(s) como Personas sancionadas por cualquier Autoridad Sancionadora Aplicable en los siguientes casos:
(a) Si el Proveedor, o cualquier parte que lo posea o controle directa o indirectamente, es sancionado por cualquier Autoridad Sancionadora Aplicable;
(b) La(s) Empresa(s) opina(n) razonablemente que el Proveedor ha violado o violará alguna de las Sanciones; o
(c) el cumplimiento por parte de la(s) Empresa(s) o Glencore de cualquier obligación exigida por el presente Contrato diera o pudiera dar lugar a la violación de cualquier Sanción o fuera incompatible con ella, o expusiera a Glencore o la(s) Empresa(s) a otros riesgos de Sanciones, incluyendo, sin limitación, el riesgo de ser designada como Persona sancionada por cualquier Autoridad Sancionadora Aplicable,
25. DECLARACIONES, GARANTÍAS, COMPROMISOS Y RECONOCIMIENTOS
El Proveedor declara, garantiza y conviene que:
25.1. Sus recursos provienen de actividades lícitas y están ligados al desarrollo normal de las actividades propias de su objeto social, y no provienen de ninguna actividad, transacción u operación ilícita;
25.2. Tanto él como sus representantes legales, administradores y apoderados, cumplen íntegramente y a cabalidad con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) que le sean aplicables, y que tiene implementadas las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control de LA/FT que se derivan de dichas normas;
25.3. Ni él, ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente posean el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales, administradores y miembros de órganos societarios se encuentran en las listas internacionales
vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional o en las listas de la Office of Foreign Assets Control (OFAC) del Gobierno de los Estados Unidos de América;
25.4. Si durante la ejecución del Contrato su composición accionaria o la titularidad de sus cuotas sociales o partes de interés se modifican en un porcentaje igual o superior al cinco por ciento (5%), informará a la(s) Empresa(s) de dicha modificación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la que ocurra, y permitirá a la(s) Empresa(s) efectuar la debida diligencia respecto de los nuevos socios o accionistas;
25.5. No proporcionará ningún valor o beneficio a otra persona o entidad si ello resulta en la violación de las normas aplicables;
25.6. En caso de existir relaciones entre sus antiguos o actuales administradores, empleados, subcontratistas, representantes, distribuidores o agentes y funcionarios públicos y/o candidatos a cargos públicos, lo ha revelado o lo revelará inmediatamente a la(s) Empresa(s);
25.7. En caso de existir cargos públicos que son ocupados o es probable que ocupen sus representantes, lo ha revelado o lo revelará inmediatamente a la(s) Empresa(s). Si en algún momento ocurren cambios en la información proporcionada a la(s) Empresa(s), el Proveedor se obliga a notificárselos de manera inmediata. Para estos efectos, la(s) Empresa(s) se reserva(n) el derecho a modificar los términos del Contrato o a dar por terminado el mismo, cuando ello sea necesario para garantizar que no se comete un acto contrario a su Práctica Corporativa o a cualquier Ley Aplicable;
25.8. Ningún importe pagado se destinará beneficio de cualquier funcionario público o candidato a cargo público;
25.9. Lleva y continuará llevando a cabo sus negocios respecto de los Bienes o Servicios objeto del Contrato entre las Partes de una manera ética y de acuerdo con la Práctica Corporativa de la(s) Empresa(s);
25.10.Conoce la Ley Aplicable sobre corrupción transnacional, su contenido y alcance, y se obliga a cumplir íntegramente y a cabalidad con sus disposiciones, todo lo cual hará que cumplan igualmente sus empleados, administradores, asociados y subcontratistas;
25.11.Ninguno de sus representantes, empleados, administradores, colaboradores, asociados o subcontratistas, ni los de su matriz o controlante, sociedades subordinadas, afiliadas o vinculadas económicas, da(rá) ni ofrece(rá) ni promete(rá) a un servidor público, nacional o extranjero, de manera directa o indirecta: (i) sumas de dinero, objetos de valor pecuniario, o (ii)
cualquier beneficio o utilidad a cambio de que ese servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción;
25.12.Implementará todos los controles y medidas para prevenir cualquier práctica corrupta, incluyendo pero sin limitarse a sobornos, pagos de facilitación y soborno;
25.13.Cualquier representante o empleado del Proveedor que emita o suscriba una aceptación de una Orden de Compra o cualquier otro documento en nombre del Proveedor tiene la autoridad para comprometerlo y para llevar a cabo todos los actos necesarios para cumplir con el objeto del Contrato;
25.14.Por petición escrita de la(s) Empresa(s), proporcionará información detallada de sus representantes, incluyendo nombres y direcciones de correspondencia;
25.15.El Proveedor será el único responsable del desempeño de sus representantes o empleados que participen en la ejecución del Contrato y garantiza que éstos cumplen y cumplirán en su totalidad con los requisitos del Contrato de la misma manera que el Proveedor está obligado a cumplirlos;
25.16.El Proveedor se asegurará de que todos sus representantes y empleados cuenten con una capacitación para comprender y promover la comprensión y el cumplimiento de todos los aspectos establecidos o relacionados con el Contrato;
25.17.Notificará por escrito a la Empresa(s) de manera oportuna cualquier denuncia recibida sobre la violación de cualquier norma que pueda relacionarse con o afectar la compraventa de los Bienes y/o Servicios o cualquier incumplimiento a la Práctica Corporativa de la(s) Empresa(s) y/o normas anticorrupción, de salud y seguridad indicadas en el presente Contrato;
25.18.Conoce las condiciones climáticas, ambientales, sociales y de orden público del área en la cual se encuentran las instalaciones de la(s) Empresa(s) y su área de influencia
25.19.Conoce sus obligaciones tributarias, y de manera expresa se compromete a cumplirlas íntegramente y a cabalidad, incluyendo pero sin limitarse a:
(i) la obligación de facturar a la(s) Empresa(s) conforme todos los requisitos contemplados para el efecto en las disposiciones legales vigentes;
(ii) la obligación de facturar o no los impuestos que sean procedentes conforme la Ley Aplicable, en cuyo caso el Proveedor será el único responsable de la determinación de la base gravable del impuesto y de su cobro en la oportunidad legal para que la(s) Empresa(s) pueda(n) solicitar el respectivo descuento en sus declaraciones fiscales; y
(iii) el deber del Proveedor de cumplir con la totalidad de las obligaciones sustanciales y formales en materia de impuestos nacionales y territoriales, o de cualquier carga
impositiva cualquiera que sea su denominación, origen, naturaleza y carácter, así como las obligaciones originadas en cualquier litigio que se deriven del Contrato.
25.20.Entiende y acepta que la(s) Empresa(s) efectuarán las retenciones en la fuente que correspondan conforme a la Ley Aplicable, incluyendo pero sin limitarse a aquellas que sean de carácter documental; y
25.21.Todos los impuestos, tasas, contribuciones o cualquier otra carga impositiva cualquiera que sea su denominación, origen, naturaleza y carácter, que surjan como consecuencia del Contrato, y que por la Ley Aplicable estén a cargo del Proveedor serán asumidos en su totalidad por el Proveedor quedando expresamente facultadas la(s) Empresa(s) para efectuar todas las retenciones y descuentos a que haya lugar para el efectivo cumplimiento de la Ley Aplicable al momento de efectuar el correspondiente abono en cuenta y/o el pago.
26. INFORMACIÓN
26.1. Además de la información proporcionada por el Proveedor durante el proceso de precalificación, el Proveedor autoriza a la(s) Empresa(s), sus representantes y empleados a realizar consultas y obtener cualquier tipo de información necesario para verificar la veracidad de la información proporcionada por el Proveedor.
26.2. El Proveedor se compromete a utilizar esfuerzos razonables para obtener autorizaciones similares de sus representantes, empleados y subcontratistas para los fines indicados en la cláusula 26.1 si así lo solicita(n) la(s) Empresa(s).
26.3. El Proveedor deberá cumplir con la Ley Aplicable y acepta las políticas de la(s) Empresa(s) relacionadas con la privacidad de la información y la protección de datos personales. El Proveedor acepta que la(s) Empresa(s) utilice(n) toda la información y los datos personales recibidos durante o en relación con la ejecución del Contrato para fines habituales de verificación y cumplimiento, así como para cualquier otro fin legítimo en relación con el Contrato (como por ejemplo, pagos, registro del personal del Proveedor, acceso a las instalaciones de la(s) Empresa(s), estadísticas de seguridad, entre otros).
26.4. El Proveedor garantiza que, previo a su transmisión a la(s) Empresa(s) en cumplimiento del Contrato, obtendrá las debidas autorizaciones de los titulares de los datos personales de conformidad con lo establecido en Ley Aplicable, sobre los cuales autoriza a la(s) Empresa(s) para efectuar su tratamiento, especialmente en lo que se refiere a los datos personales de los representantes, empleados o subcontratistas del Proveedor que sean requeridos por la(s) Empresa(s) durante la ejecución del Contrato.
27. LIBROS Y REGISTROS
El Proveedor deberá mantener en los términos y condiciones establecidos por la Ley Aplicable sobre la materia, y colocar a disposición de la(s) Empresa(s) para su inspección en cualquier momento durante horas normales de trabajo hasta por los cinco (5) años posteriores a la terminación del Contrato, los libros, registros y cuentas que reflejen de manera adecuada y completa la naturaleza de cada transacción relacionada con los Bienes y/o Servicios, y el cumplimiento del Proveedor con los términos del Contrato. La inspección de la(s) Empresa(s) conforme a esta cláusula podrá ser realizada para verificar el cumplimiento del Contrato y de la Ley Aplicable por parte del Proveedor.
28. INDEPENDENCIA
28.1. El Proveedor es una entidad independiente a la(s) Empresa(s), y en consecuencia, no es representante, agente o mandatario de estas. Por lo tanto, el Proveedor no tiene la facultad de efectuar declaración, representación o compromiso en nombre de la(s) Empresa(s), ni de tomar decisiones o iniciar acciones que generen obligaciones a cargo de estas.
28.2. El Proveedor no representará en ningún caso a la(s) Empresa(s) frente a autoridades y/o terceros y tampoco podrá identificarse ni como su representante o Proveedor. El Contrato no autoriza al Proveedor a aceptar o a celebrar acuerdos o arreglos en nombre y por cuenta de la(s) Empresa(s), y en particular no puede celebrar actos que puedan imponerle(s) cargas o restricciones o generar obligaciones legalmente vinculantes sobre la(s) Empresa(s), a menos que la(s) Empresa(s) otorgue(n) su consentimiento previo por escrito a dichos acuerdos o arreglos
29. DISPOSICIONES GENERALES PARA LOS BIENES Y/O SERVICIOS
29.1. Ningún tipo de concesión o condonación que la(s) Empresa(s) otorgue(n) al Proveedor constituirá renuncia a los derechos de la(s) Empresa(s) y no serán obstáculo para que la(s) Empresa(s) ejerza(n) los derechos que puedan haber surgido en el pasado o que puedan generarse en el futuro.
29.2. Cualquier aprobación o consentimiento otorgado por la(s) Empresa(s) en relación con el Contrato sólo será válido si consta en escrito suscrito por un representante debidamente autorizado y no liberará al Proveedor de ninguna responsabilidad respecto del cumplimiento de sus obligaciones.
29.3. El Proveedor está obligado a asegurar que el representante de la(s) Empresa(s) para los fines del proceso de precalificación dispone de información actualizada y correcta.
29.4. El Contrato constituye la totalidad de lo negociado y acordado entre la(s) Empresa(s) y el Proveedor, y sustituye completamente todas las negociaciones y acuerdos (ya sean verbales o escritos) celebrados entre las Partes antes de su fecha con relación al objeto del Contrato.
29.5. Si alguna disposición del Contrato es prohibida por la Ley Aplicable o se vuelve inexistente, inválida o inejecutable, dicha prohibición, inexistencia, nulidad o inaplicabilidad no afectará el cumplimiento, existencia, validez y aplicabilidad de otras disposiciones contractuales. Por lo tanto, a menos que los derechos y obligaciones de cualquiera de las Partes sean afectados sustancial y desfavorablemente:
(i) dicha disposición será totalmente separable de las otras.
(ii) el Contrato será interpretado y aplicado como si dicha disposición nunca hubiera sido parte de él.
(iii) las demás disposiciones del Contrato permanecerán en pleno vigor, y no serán afectadas por la disposición anulada.
29.6. El Contrato sólo podrá beneficiar a la(s) Empresa(s) y al Proveedor, y no concederá ningún derecho a terceros.
29.7. Si se hace referencia expresa en el Contrato a estándares técnicos, de seguridad, calidad u otras normas y/o documentos, se entenderá que el Proveedor tiene conocimiento de ellos. El Proveedor será responsable por los costos relacionados con la obtención de permisos y/o licencias, así como de obtenerlos en el tiempo oportuno para garantizar la correcta ejecución del Contrato, mantenerlos vigentes durante la ejecución del Contrato y cumplir con dichos estándares técnicos, de seguridad y calidad.
29.8. Por solicitud de la(s) Empresa(s), el Proveedor prestará toda la cooperación necesaria para atender cualquier reclamo del que sea(n) objeto la(s) Empresa(s) por parte de sus clientes y/o terceros en relación con los Bienes entregados y/o los Servicios prestados, o con derechos de propiedad industrial o intelectual relacionados.
30. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA SERVICIOS
30.1. Conforme al Contrato, el Proveedor deberá prestar a la(s) Empresa(s) los Servicios descritos detalladamente en la Orden de Compra.
30.2. El Proveedor garantiza que mantendrá a la(s) Empresa(s) plenamente informada(s) de todas las novedades y cambios relacionados con los Servicios. El Proveedor informará a la(s) Empresa(s) tan pronto como sea posible de todos las modificaciones o cambios, incluidas las mejores prácticas de terceros o requerimientos de la Ley Aplicable en relación con los Servicios.
30.3. El Proveedor deberá informar a la(s) Empresa(s) sobre todas las solicitudes, registros o acciones a ser efectuados frente a autoridades y/o terceros con el fin de asegurar que las operaciones y actividades comerciales de la(s) Empresa(s) continúen sin interrupción.
30.4. El Proveedor deberá responder cualquier solicitud razonable de información formulada por la(s) Empresa(s). La frecuencia de las solicitudes de información al Proveedor será especificada en la Orden de Compra, y el método de información puede ser a través de informes escritos, reuniones, llamadas telefónicas y correos electrónicos, tal como se estipule en la Orden de Compra.
30.5. Todos los derechos de propiedad sobre cualquier software, dibujo, etc., que haya sido colocado a disposición de la(s) Empresa(s) por parte del Proveedor como un entregable en virtud del Contrato (el “Entregable”) se considerará adquirido por la(s) Empresa(s) bajo el Contrato. La(s) Empresa(s) será(n) la(s) titular(es) exclusiva(s) de los derechos de propiedad intelectual o industrial sobre tales entregables.
30.6. El Proveedor se compromete, de manera incondicional e irrevocable, a garantizar que su personal tenga suficiente experiencia y calificaciones para la prestación de los Servicios contratados.
30.7. El Proveedor es autónomo e independiente en la prestación de los Servicios. En consecuencia:
(i) El Proveedor deberá, con autonomía e independencia, organizar sus actividades y sólo rendirá cuenta de los Servicios a prestar en virtud del Contrato, pero no estará obligado a dar cuenta de sus métodos de trabajo. La(s) Empresa(s) no ejercerá(n) sobre el Proveedor ni su personal la autoridad de los empleadores.
(ii) El Contrato no dará lugar a una relación de trabajo entre la(s) Empresa(s) y el Proveedor o el personal asignado por el Proveedor, quien asume única y exclusivamente toda responsabilidad por las obligaciones laborales y de seguridad social con respecto a sus representantes, empleados o subcontratistas. Por otra parte, la relación entre la(s) Empresa(s) y el Proveedor será la de un contratista independiente con un cliente y no la de empleo, agencia o asociación para cualquier propósito.
(iii) El Proveedor se obliga a indemnizar a la(s) Empresa(s) respecto de cualquier reclamación judicial o extrajudicial que cualquier persona natural o jurídica llegue a formularle(s) con cualquier fundamento de carácter laboral derivado directa o indirectamente de la ejecución del Contrato.
(iv) El Proveedor mantendrá a disposición de la(s) Empresa(s) los documentos en los cuales conste el cumplimiento de las obligaciones laborales y tributarias respecto del personal destinado a la ejecución del Contrato.
30.8. El Proveedor deberá, por su cuenta, obtener y mantener una cobertura de seguros adecuada respecto de todas las pérdidas o daños que puedan sufrir el Proveedor y/o la(s) Empresa(s) como resultado de cualquier incidente que surja de, o se relacione con, el proceso de entrega de los Bienes y/o Servicios y mientras el riesgo se encuentre a cargo del Proveedor de acuerdo con las condiciones indicadas en el Contrato o en la Orden de Compra.